SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLETANGO GESTION

MÓDULO CONTABILIDAD

Funciones el Sistema

Maneja varias empresas en forma simultánea. Mantiene dos ejercicios simultánea con corrección de datos y movimientos. Plan de cuentas totalmente definible por el usuario con seis niveles de jerarquía de

análisis y once dígitos para distribuir entre ellos. Posibilidad de reubicación de cuentas y ramas de cuentas en el Plan de Cuentas

según las necesidades del usuario. Admite asientos desbalanceados en forma provisoria. El ingreso de asientos es independiente de la registración. Todo asiento ingresa a un

lote para su posterior registración. Posibilidad de ingresar asientos en moneda corriente y/o extranjera. Permite ingresar asientos con partidas cotizables y realizar consultas e informes

sobre las unidades físicas y cotizaciones registradas. Consultas por pantalla de saldos históricos y ajustados a cualquier fecha. Mayor y Saldos en Moneda extranjera Recibe asientos de otros módulos (Ventas, Sueldos, Proveedores, Fondos) Cierre y apertura automáticos con posible anulación. Emisión de Diario, Mayor, listados de Control del lote y listado por centro de

costos. Balances con nivel de análisis y con reexpresión de otras monedas. Emisión de un listado con información consolidada por empresas. Emisión de listados y consultas de saldos comparativos, históricos, ajustados y con

diferencias.

Definiciones previas.

Ejercicio y Períodos

El sistema mantiene dos ejercicios correlativos simultáneamente llamados "EjercicioActual" y "Ejercicio Anterior".

Al intervalo entre dos cortes de control se lo denomina Período.

Dentro de un ejercicio habrá uno o más períodos. La longitud de los períodos esdefinida por el usuario a medida que realiza los Cierres Periódicos. Por lo tanto, los períodospodrán tener longitudes diferentes.

Moneda Corriente y Moneda Extranjera.

Todo asiento, exceptuado los realizados por diferencias. de cambio en monedacorriente, tendrá una cotización asociada por lo tanto todo movimiento tendrá su expresión enmoneda corriente y extranjera, independientemente de la moneda en la cual se ingresan los valores.

El sistema mantiene toda la contabilidad general en moneda corriente: Diario,Mayor, Balances, Ajustes por Inflación y Cierre de ejercicio.

Todos los valores en moneda extranjera son extra contables, ya que los ajustes y saldosde cuentas al Cierre de Ejercicio se basan en los saldos en moneda corriente resultantes de lastransacciones realizadas. Adicionalmente permite obtener información en moneda extranjera paraanálisis de gestión de las cuentas.

Saldos en moneda extranjera

Al consultarse un saldo de cuenta se exhibe también el saldo de la reexpresión segúnla cotización a ese momento. No incluye las diferencias de cambio ya que se realizan para ajustar lacontabilidad en moneda corriente, debido a diferencias de cotización para operaciones pactadas.

Listados de Sumas y Saldos Bimonetarios

Es un listado donde se exhiben las sumas y saldos de cuentas en moneda corriente ymoneda extranjera.

Cuentas Cotizables

El sistema permite definir cuentas para las cuales se asocian unidades físicas en cadatransacción. Esto permite el seguimiento de unidades y además, al cierre de ejercicio.

Puesta en marcha del Sistema.

1 - Carga de Parámetros

Definir los Códigos de Jerarquía y los niveles de anidación dentro del Plan de cuentas

Declarar en la pantalla el Número del próximo asiente a cargar en el sistema, que será elque se tomará en el proceso de Ingreso de Asientos.

Hay como máximo 6 niveles de anidación y 11 dígitos para distribuir entre la cantidadde niveles elegidos. No obligatorio el uso de todos los niveles y dígitos.

EJEMPLO

nivel 1 nivel 2 nivel 3 nivel 4 nivel 5 nivel 6

1 1 2 3

El código de Jerarquía sería: 1.1.04.002

En este caso se podrán definir hasta 999 cuentas en el nivel 4 que dependan de una denivel 3. A su vez, el nivel 3 admite 99 posibilidades distintas con respecto a una cuenta de nivel 2,siendo posible definir 9 posibilidades en niveles 2 y 1 respectivamente.

2 - Carga de Datos del EjercicioNombre de la empresa: Este nombre aparecerá en el margen izquierdo superior de

todos los informes que brinda el sistema.Primera fecha del ejercicio: Se podrá modificar siempre que no se halla efectuado el

cierre de ejercicio, que no existan tampoco cierres periódicos, y que la fecha no sea posterior a lamenor de las fechas de las registraciones del lote.

Ultima fecha del ejercicio: ídem al anterior, pero en este caso la fecha deberá serposterior a la última registrada en el lote de asientos pendientes de registración.

Denominación: Leyenda que aparecerá en el margen derecho superior del BalanceGeneral, como por ejemplo el número de registro en la Inspección General de Personas Jurídicas.

3 - Carga de Tipos de Cotizaciones: Los datos a ingresar son Tipo de Cotización y Descripción.No es obligatorio cargarlo en este momento. Esta función se puede invocar en Actualización deCOTIZACIONES.

4 - Carga de Tipos de Índices: Los datos a ingresar sonTipo de índice,descripción.,mes/año, ycoeficiente de ajuste resultante de la relación entre Índice a Fecha de Cierre/Índice afecha de origen.Esta función se puede invocar en Actualización de TIPOS DE ÍNDICES.

5 - Carga del Plan de cuentas, en el proceso ACTUALIZACIÓN DE CUENTAS. Este procesopermite la confección del Plan de Cuentas y la definición de sus atributos.

1 - Código de cuenta: Se utiliza para la carga de las imputaciones, por ese motivo esconveniente que tengan pocos dígitos. Este dato no es modificable.

2 - Código de jerarquía: Mediante este código se le asigna una ubicación dentro del Plan decuentas. La interpretación de este código será la definida por el usuario en la CARGA DEPARÁMETROS donde se definen los niveles de sumarización.

PROCESO A R C H I V O S

Actualización del Plan de Cuentas

Agregar Descripto en Puesta en Marcha.Código de cuentaDescripciónCódigo de JerarquíaSaldo habitual(D/H)Imputable(S/N)ÍndiceTipos de CotizaciónCentro de CostosResultado (S/N)Leyenda Nro.1/Leyenda Nro.2 DeudorasLeyenda Nro.1/Leyenda Nro.2 Acreedora

EliminarRestricciones:

1) Que no tenga movimientos asociados.2) Que no sea sumarizadora. Para poder eliminarla, deben borrarse todos sus hijos.

ModificarTodos los datos son modificables, excepto Código de Cuenta y de Jerarquía bajo esta

opción.

Comando JERARQUÍASSe puede variar la ubicación y somatización de las cuentas, lo que implica cambiar el

código de jerarquía. Al invocar este comando se presenta el Plan de Cuentas jerarquizado

Actualización de DATOS DEL EJERCICIO Descripto en Puesta en marcha.Nombre de la EmpresaPrimera fecha del EjercicioUltima fecha del EjercicioDenominaciónActualización de ÍndicesAgregar

Tipo de IndicesDescripciónControl de CambiosEliminar

Actualización de Centros de Costos Este proceso permite agregar un nuevo centro decostos, modificarlo o eliminarlo en la medida que no tenga cuenta asociadas a el. Permite laexposición en los informes que brinda el sistema sirviendo esto para análisis de gestión.

Actualización de Tipos de Cotización. Ver Puesta en Marcha.

Actualización de Asientos Modelo Ver Puesta en Marcha.

Asiento Modelo Es el código con el cual se identifica el modelo.Descripción

C importe en moneda corrienteE importes en moneda extranjeraM importes en moneda corriente y extranjera sin conversiónautomáticaD asiento con diferencia de cambioN ningún tipo habitual.

Concepto del AsientoTipo de AsientoCuenta cuenta ya definida e imputableD/HLeyenda

Pasaje de Archivos Este proceso realiza la copia de un conjunto de archivos utilizados en elEjercicio AnteriorParámetros Explicado en Puesta en marcha.

PROCESO A S I E N T O S

Todo asiento que se ingrese se incorpora al LOTE de Trabajo que es el conjunto deasientos pendientes de registración. En este estado, es posible modificarlos, eliminarlos,puede estar desbalanceados, etc. Por medio de esta opción de REGISTRACION losasientos del LOTE pasan a la Contabilidad, y es allí donde se controla su balanceo. Todoasiento que no balancee no se acepta y queda en el lote hasta que se complete debidamente.

Tipos de Asientos admitidos.C importe en moneda corriente. Los valores que se ingresen sereexpresarán en base a la evolución del índice al que se asocie. Sevisualizará si se consultan saldos o mayores en moneda corriente.E importes en moneda extranjera. Los valores que se ingresen sereexpresarán en base a la evolución del índice al que se asocie. Sevisualizará si se consultan saldos o mayores en moneda corriente.M importes en moneda corriente y extranjera sin conversiónautomática

D asiento con diferencia de cambio . Afectan únicamente lacontabilidad en moneda corriente debido a diferencias. de cotizaciónpara operaciones pactadas en moneda extranjera.N ningún tipo habitual.

IngresoConfiguración: Se define para que tome por omisión en los próximos ingresos elTIPO DE ASIENTO p.e. "C".

Agregar Se realiza el ingreso de asientos.Tipo de Asiento Se confirma el configurado o bien se ingresa el que

corresponde.Fecha de Asiento Debe ser posterior a la fecha de cierre del últimoejercicio, y anterior o igual a la fecha de carga.Fecha de Valorización Es la fecha real la que se tomará para la valorización. Debe ser anterior o igual a la fecha del asiento.Concepto De ingreso obligatorio.Ingreso de información en línea

Cod.de cuenta Debe ser una cuenta definida como imputable. Sepodrá obtener ayuda en línea, presionando la tecla ENTER.Unidades a Cotizar y Cotización es obligatorio ya que es necesariopara el Ajuste a Valor de Mercado en el cierre de ejercicio, dentro delproceso de Ajuste por Inflación que es totalmente automático.D/H Se indica ubicando el cursor en la columna correspondiente .IMPORTE Debe ingresarse el valor en la moneda que está definidael Tipo de Asiento.LEYENDA es el concepto en línea .

Agregar con MODELO Se invoca los modelos predefinidos en el procesoACTUALIZACIÓN DE MODELOS PREDEFINIDOS. Se solicita el código delmodelo se debe confirmar el tipo de asiento, y luego se procede a completarimportes.Registración Los asientos de lote se registrarán, actualizando los saldos de lascuentas afectadas. Los asientos registrados quedan contabilizados, registrándoseúnicamente los que balancean. Se podrán listar los aceptados y/o los no aceptados.El asiento se incorporara por su fecha de asiento, y se enumerará n en formacorrelativa, a partir del último registrado

Anulación de asientos delLote de trabajo Se lo ubica , y luego se invoca la opción ELIMINAR.Período Actual Se lo ubica, se lo elimina, y automáticamente se actualizanlos saldos de cuentas involucradas, tanto los históricos como los ajustados.Período Anterior La anulación implica un re cálculo automático de lossaldos históricos y ajustados a cada cierre periódico afectado por asiento

anulado. Se debe CAMBIAR PERIODO y buscar el asiento. Una vezseleccionado se lo debe eliminar.

Modificación Ídem al punto anterior, pero se lo modifica.

Transporte Este proceso permite INCORPORAR asientos generados en otrossistemas (Gestión de Ventas, Proveedores) Se debe indicar el dispositivo desde elcual se leerán los asientos a transportar. En nuestro caso se debe seleccionar laopción disco por encontrarse instalado todo en un mismo equipo, para lo cual sepresenta una pantalla para seleccionar una empresa. Tener presente las siguientesconsideraciones:

- Las fechas deben corresponder al período actual.- Deben ser cuentas imputables- Los importes deben balancear.

Es muy conveniente listar los asientos rechazados., ya que los aceptados quedan en ellote, y los rechazados deben ingresarse en forma manual dado que no se recuperan.

AperturaEste proceso permite realizar el Asiento de Apertura del nuevo Ejercicio en

forma automática, sobre la base del asiento de cierre del ejercicio anterior.

La primera vez, se debe ingresar mediante el PROCESO DE INGRESO DEASIENTO. En los ejercicio sucesivos, se verificará que las cuentas involucradas seanimputables. La apertura tomará e; número de asiento que corresponda en el momentoque se invoque la opción APERTURA.. Una vez finalizado el proceso de aperturaautomática, el asiento podrá ser consultado, listado o modificado como cualquierotro.

Ajustes Moneda Extranjera Este proceso permite ingresar ajustes extracontables enmoneda extranjera. Este tipo de movimiento no ingresa a la contabilidad en monedacorriente. La finalidad es la de permitir ajustes manuales.

Afectan: Saldos de cuentas en moneda extranjera.Listado de saldos binonetarios.

Mayores en moneda extranjera.

P R O C E S O S P E R I O D I C O S

Este submódulo contiene los procesos:

Cierre de PeríodoCierre de EjercicioAnulación Cierre de Ejercicio

Recomposición de SaldosIntegración de Personas Jurídicas

CIERRE DE PERIODOCerrar El cierre de período no es obligatorio, aunque agiliza las consultas ygeneración de informes. Es razonable cerrar periodos mensualmente. La longitud delos mismos puede ser variable. El sistema valida que al realizarse el cierre de periodono existan asientos en el lote cuya fecha corresponda al período a listar.Anular Se podrá anular el último cierre de período ejecutado.

CIERRE DE EJERCICIO Una vez ejecutado, el Ejercicio actual pasa a ser EjercicioAnterior.

Pasos:Cierre del último Período

Asiento de Ajuste por inflación Es automático y da opción a imprimirlistados de saldos comparativos históricos o ajustados. Deberá ingresarse elconcepto general del asiento. Se puede anular, en cuyo caso se anula todo elpaso 1 o bien eliminar, agregar o modificar un movimiento, en cuyo caso seproducirá el ajuste automático de la modificación.

Obtención de Valores de Mercado. Asiento de Ajuste a Valor de Mercado. Losmov. de este asiento surgen de comparar los saldos en momeda corriente ya ajustadospor inflación con los valores de mercado que el usuario desea ajustar. El valor demercado de cada una de estas cuentas Cotizables se obtiene en base a las unidadesfísicas acumuladas multiplicadas por el valor al cierre de la cotización que tieneasignada esa cuenta. Las cuentas definidas como no cotizables, se deberán ajustarmanualmente.

Atención con los tipos de cotización en cero, ya que no serán incluidas en elasiento las cuentas que tienen asignadas esa cotización.

Asiento de cuentas de Resultado. y de cuentas Patrimoniales. Se pedirá lacontrapartida deudora y acreedora para el asiento de Cierre de Resultados. Una vezfinalizado este proceso, las consultas deberán hacerse al Ejercicio Anterior.