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SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLETANGO GESTION

MÓDULO VENTAS

I) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema Ventas presenta los siguientes módulos:

A) ArchivosIncluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema.

Estos datos permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la Gestión Ventas.

B) PedidosAbarca la generación y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta

modalidad.

C) FacturaciónAbarca la generación de los comprobantes de ventas: Facturas, N/D , N/C y Remitos a

Clientes.

D) Cuentas CorrientesAbarca las funciones referentes a Cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. También

cualquier actualización o novedad sobre comprobantes ya generados.

E) Procesos periódicosAbarca procesos tales como generaciones contables y depuración de información.

F) InformesConcentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de Ventas y

cuentas corrientes, además de los informes legales.

G) Análisis Multidimensional

II) PUESTA EN MARCHA:

La puesta en marcha del módulo Ventas, también involucra la puesta en marcha conjunta delMódulo Stock.

El orden en que se debe efectuar la implementación es el siguiente:

A) MÓDULO ARCHIVOS

Dentro de Carga Inicial:1) Parámetros Generales- Obligatorio.2) Alícuotas- Obligatorio (Dentro de Actualizaciones)3) Tipos de asientos- Obligatorio.4) Talonarios5) Tipos de comprobantes6) Formularios7) Longitud de agrupaciones8) Agrupación de Clientes

Dentro de Actualizaciones:

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9) Provincias10) Zonas11) Vendedores12) Transportes13) Precio de Venta - A) Definición de Listas de Precios14) Condiciones de Ventas.15) Clientes/Grupos Empresarios.

- Para poder continuar , previamente hay que ingresar al MÓDULO STOCK y definir :a) Parámetros Generalesb) Longitud de Agrupacionesc) Agrupación de Artículosd) Artículose) Depósitos

16) Precio de Venta - B) Actualización.

17) Definir el formato de comprobantes que puede emitir el sistema. (Dentro de TALONARIOS -Comando: DIBUJAR)

18) Composición inicial de Saldos. Permite inicializar saldos de ctas. ctes. de operaciones anteriores ala utilización del sistema.

1) PARÁMETROS GENERALES:

Este proceso se utiliza para definir una serie de parámetros y valores iniciales quepermiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada usuario en particular.

Descarga Stock al facturar NO: La actualización de stock deberá realizarse con un REMITO.SI : Al facturar se realiza la actualización correspondiente del stock.

Sigla para I.V.A, Moneda Corriente, Moneda Extranjera: I.V.A., PESOS, DOLARES. Edita Descripciones Adicionales: Permite habilitar o no el ingreso en los procesos de emisión deNotas de Débito y Créditos. Permite alta de Clientes desde procesos: Permite dar de alta nuevos Clientes desde los distintosprocesos de ingreso de comprobantes (Pedidos, Facturas, Créditos, Débitos, Remitos, Cobros, etc.) Numeración Automática de Recibos y Pedidos / Próximo Número: Este campo permite indicar sise enumeran en forma automática o si se permite la modificación manual del mismo al momento delingreso. Imprime Facturas de Crédito en Facturación / Próximo Número. Código de alícuotas para el cálculo del I.V.A. del flete y de los Intereses: Colocar el código quese les asigne a dichas alícuotas.(Para I.V.A.: 1 y para Sobretasa: 11). Base de cálculo de I.V.A. para intereses y Fletes: Se puede optar por: - Importes Gravados.

- Totales.

Pulsando F10 , se desplegará una ventana para ingresar los valores por defecto para elcálculo de impuestos . Se sugiere ingresar los valores habituales , siendo posible en el alta de Clientessu modificación. Se deberá indicar si se calcula I.V.A., IMPUESTOS INTERNOS, PERCEPCIONESde INGRESOS BRUTOS y si se discriminan los mismos en los comprobantes. El campo Sobretasa /Subtasa se utiliza para Clientes a los cuales se les aplica Percepciones de I.V.A. en la facturación.

2) ACTUALIZACIÓN DE ALÍCUOTAS.

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En este proceso se definen las distintas tasas de cada tipo de impuestos que se le pueden aplicara los artículos y a los clientes. Para impuestos no requeridos se debe definir un código con porcentajecero.

Los códigos se dividen en los siguientes grupos:

Código 1 al 10 : Tasas de I.V.A. para artículos.Código 11 al 20 : Sobretasas/ Subtasas de I.V.A.( Se aplican sobre el total gravado del comprobante).Código 21 al 39 : Tasas de Impuestos internos.Código 40 : Impuesto interno por importe fijo.Código 41 al 50 : Sobretasas/ Subtasas de Impuestos internos.(Se calculan sobre el importe de ImpuestoInterno del comprobante).Código 51 al 60 : Percepciones de Ingresos Brutos.Código 90 : Tasa de retención para R.N.I. ( Es el porcentaje de retención que se aplica sobre el total deI.V.A. de la factura a clientes R.N.I. - 50 % ).Código 91 : I.V.A. liberado.

Importe Mínimo: Indica el importe mínimo gravado a partir del cual se realizará el cálculo de lasobretasa correspondiente.

3) TIPOS DE ASIENTOS.

Define los modelos de tipos de asientos que generará el sistema en el proceso Pasaje aContabilidad. Es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos.Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y un Concepto que se utilizará como conceptode asiento en el Pasaje a Contabilidad. Es recomendable realizar la correcta definición de los tiposde asiento antes de comenzar con el ingreso de los comprobantes.

A continuación se realizará el ingreso de las líneas del asiento:

Código de cuenta: Este campo puede dejarse en blanco cuando los subtotales se desean imputar alas cuentas contables por artículos ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el quese indique como Cuenta Venta en el artículo.

Debe / Haber: Luego de ingresar la cuenta, se deberá posicionar el cursor en la columna Debe oHaber según corresponda. En este campo se podrá seleccionar un “ valor “ desde una ventana .

Los valores posibles que se pueden seleccionar son los siguientes :

TO Total del ComprobanteSB Subtotal GravadoEX Subtotal ExentoBO Importe de BonificaciónFL Importe de FleteIN InteresesAC Subtotal por artículo1 al 91 Importes de Impuestos según la alícuota correspondiente.

El valor “AC” se puede ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código deCuenta, es decir cuando se desean imputar a cuentas contables por artículos. Dichas cuentas sedefinieron previamente en la “ficha” de cada artículo en el Módulo Stock .

En el campo Concepto de la línea , se consignan los nombres de las cuentas afectadas, este esel que se asignará por defecto en la leyenda del asiento de cada comprobante.

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4) TALONARIOS

Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas operaciones en lascuales se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y lanumeración de los comprobantes.

Se presentan los sig. campos :

Nro. de Talonario : Número que lo identifica. Descripción : Puede utilizarse para describir al talonario definido. Tipo Asociado : Letra correspondiente al Comprobante , puede ser A , B , C , E , X . Sucursal Asociada : Número de sucursal . Comprobante : este campo sirve para indicar que tipos de comprobantes puede utilizar este

talonario .

Los posibles son :

- FAC : Factura- CRE : Nta. de Crédito- DEB : Nta. de Débito- REC : Recibo de Cobranzas- REM : Remito de Stock- _ _ _ : (Tres espacios en blanco ) : Formulario multipropósito : Puede ser

utilizado tanto para Facturas como para Ntas. de Débitos y/ o Créditos .

Edita nº de Comprobante : Permite indicar si el comprobante se enumera en forma automática, ose permite la modificación manual del mismo en el momento del ingreso.

Destino de impresión : Uso opcional - Permite definir un dispositivo que será tomado por defectoal realizar un comprobante. Se puede indicar nombre de archivo o una impresora (LPT1, LPT2).

Cantidad máxima de iteraciones : Se debe ingresar la cantidad máxima de renglones que puedetener un comprobante. En todos los casos debe ser menor o igual a 100. Para imprimirse en un soloformulario, esta cantidad debe ser igual a la cantidad definida en el archivo con extensión .TYP .(Ver Definición Formato de Comprobantes.)

Rango de nº habilitados : Se utilizan para controlar, desde los procesos de emisión decomprobantes, la correcta numeración de los mismos.

Próximo Número a emitir : será el próximo nº a emitir por el sistema. Modelo de Impresión : Indica el nombre del archivo . TYP que se utilizará como modelo para

impresión del Comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime.

COMANDO DIBUJAR : Permite ingresar a modificar el diseño del formulario asociado al talonario.Si este último no tiene modelo de impresión , no se activará el uso de este comando.

( VER PUNTO 17 )

5)TIPOS DE COMPROBANTES

En este proceso se encuentra ya creado el comprobante FAC como débito , el que seráutilizado en forma automática por los procesos de Ingresos de Facturas.

Permite definir los tipos de Notas de Créditos y Notas de Débitos que se deseen registrar en elsistema pudiendo indicar distintos parámetros tales como : si registra diferencias de cambio, importe deI.V.A. únicamente, si interviene en I.V.A. Compras, Tipo de asiento asociado, si afecta Stock, siActualiza Precio Promedio Ponderado, si afecta Rankings en Valores, Rankings en cantidades, etc.

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6) FORMULARIOS

Esta opción permite configurar el formato de impresión de los formularios correspondientes aPedidos , Cancelación de Documentos , Factura de Crédito y Cancelación de Factura de Crédito .

El resto de los Formularios definibles , se actualiza desde el proceso correspondiente aACTUALIZACIÓN DE TALONARIOS - COMANDO : DIBUJAR

7) LONGITUD DE AGRUPACIONES

Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de clientes . Pueden ser divididosen tres agrupaciones : Familia, Grupo e Individuo. En el caso de clientes es de 6 dígitos. Teniendodefinido la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y el grupo, automáticamente quedará definidala longitud del individuo.

8) AGRUPACIONES DE CLIENTES

Permite definir un nombre para cada agrupación , vale decir para cada familia y grupo.

9 - 12) ACTUALIZACIÓN DE PROVINCIAS , ZONAS , VENDEDORES Y TRANSPORTES

Este proceso le permite agregar , consultar , listar y modificar . Se utiliza para clasificar a losclientes y así obtener listados de ventas distintos.

13) PRECIO DE VENTA - A) DEFINICIÓN DE LISTAS DE PRECIOS

Cada una de las listas deberá indicar su nombre , si es en moneda corriente o extranjera , siincluye impuestos o no , la cantidad de decimales , y si siempre se encuentra habilitada .

Si se define que una lista de precios incluye I.V.A. y/o impuestos internos , cuando se facturecon ella , el sistema desglosa en forma automática los impuestos que correspondan ; exponiendo en unafactura a Responsable Inscripto los impuestos discriminados .

14) CONDICIONES DE VENTAS

Este proceso le permite agregar nuevas condiciones de venta , consultar , listar y modificarcondiciones de venta existentes o bien darlas de baja .

La definición de una condición de venta incluye el desglose de los porcentajes del monto quedeberán ser abonados a una cantidad de días, a partir de la fecha de la factura. Para cada desglose esposible establecer un porcentaje de interés por la financiación .

Pueden definirse distintas formas de cálculo de interés y la cantidad de cuotas es ilimitada .

Para cada Porcentaje del monto será posible definir : Cantidad de cuotas : Cantidad de vencimientos en que se dividirá el importe resultante de aplicar el

porcentaje al total del comprobante.

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A vencer en : días para el vencimiento de la primera de las cuotas. Cantidad de días/ meses entre cuotas : Diferencia entre días / meses entre cuotas a partir de la

primera.

Porcentaje de Interés : porcentaje a aplicar al monto correspondiente . Cálculo de los intereses : Los valores posibles son :

- D : Directo : Se aplicará el interés correspondiente al importe total y luego seprorrateará el mismo en la cantidad de cuotas indicadas .

- A : Acumulado : Se calculará el importe de cada cuota y se acumularán los interesespara cada una .

- S: Interés sobre saldo ( Sistema Francés ) : Con este método se aplica una fórmulaque calcula cuotas iguales , con intereses sobre saldo .

Los comprobantes de clientes ocasionales (000000) siempre deben ingresarse con una condiciónde contado, ya que los mismos no se registran en cta. cte. Para crear condición de compras al contado seindicará que el 100 % del monto deberá ser abonado en “una cuota” a “cero días”.

15) CLIENTES

Permite agregar nuevos clientes , consultar y modificar datos de clientes ya existentes o dar debaja a aquellos que no posean saldos en cta. cte. ni movimientos vigentes.

Mediante este proceso no es posible modificar saldos de clientes , ya que estos son actualizadosautomáticamente a través de procesos específicos.

Los datos a ingresar son : Código de cliente : Permite identificar en forma unívoca al cliente a ingresar, definiendo el código

de individuo (cliente). Puede contener tanto números como letras. Se debe tener en cuenta que no esnecesario ocupar todos los caracteres disponibles para el “código”, pero si se deben respetar lasubicaciones de cada agrupación.

Código de Zona y Provincia : Estos campos son obligatorios. Código de Vendedor y Transporte : Estos son opcionales . Si habitualmente corresponde al

cliente uno específico , es conveniente ingresarlo para que sean sugeridos por el sistema durante elingreso de comprobantes .

Fecha de Inhabilitación : Permite inhabilitar a un cliente de manera que no se puedan ingresar oanular los comprobantes asociados. Si la fecha está en blanco significa que el cliente está habilitado .

Condición de Venta : Debe indicar el código de Condición de Venta habitual asociado al cliente.Este código será sugerido posteriormente en el ingreso de Comprobantes y podrá ser modificado.

Cupo de Crédito : Este campo le permite indicar un importe de crédito en cta. cte. para el cliente.El sistema cotrolará los importes al ingresarse comprobantes , emitiendo un mensaje en caso queexceda el crédito disponible.

Porcentaje de Bonificación : Si habitualmente corresponde al cliente un porcentaje de bonificación,es conveniente ingresarlo .

Lista de Precios Habitual : Permite ingresar opcionalmente la lista de precios habitual asociada alcliente , que será sugerida en los procesos de facturación .

C.U.I.T. o Identificación CARACTERÍSTICAS DE FACTURACIÓN : Luego de ingresar los datos del Cliente ,

pulsando “F10” se desplegará una ventana para ingresar información correspondiente al cálculode impuestos . Se indica qué impuestos deben gravarse al cliente cuando se le emite la factura , y laforma de exponerlos .

Los valores posibles para el campo Liquida I.V.A. son :S cuando el cliente paga IVAN no paga IVA , ya que es exento en sus comprasI paga IVA pero su categoría es IVA no Responsable (no discrimina )E paga IVA pero su categoría es IVA Exento (no discrimina )

Impuestos Internos : se debe indicar si corresponde aplicarlos al facturar , si se discriminan y si seaplican tasas o sobretasas .

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IVA liberado : contestar N ya que actualmente está en desuso .Paga retención por R. no I.Percepción de Ingresos Brutos : se debe indicar si se calcula o no para el cliente .Podrá ingresarseopcionalmente un código de alícuota .

16) PRECIO DE VENTA B) ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS DE VENTAPara cargar precios ya deben existir artículos definidos en el módulo Stock. Estos procesos

permiten agregar nuevos precios y consultar, eliminar o modificar precios de venta en las listasexistentes.

Las listas de precios pueden ser actualizadas en forma Individual o Global :

ACTUALIZACION DE PRECIOS INDIVIDUAL :Para cargar por primera vez los precios de un artículo , es necesario haber dado de alta

previamente alguna lista de precios .Esta opción permite actualizar los precios de cada artículo por separado en cada una de las

listas.

ACTUALIZACION DE PRECIOS GLOBAL :Permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos o bien toda una lista completa.

Lista Base : se refiera a la lista desde la cual se toman los precios para calcular el nuevo precio .Lista a Actualizar : debe seleccionarse la lista de precios de Venta que se desea actualizar .

Si se utiliza como lista base la misma que se indique en lista a actualizar, se modificarán los preciosde la lista sobre si misma .Si por el contrario, la lista base es distinta a la lista a actualizar, se estarán creando o actualizandolos precios de la lista a actualizar a partir de los precios de la lista base. En este último caso, se puedeestar creando una lista nueva o modificando una ya existente.La actualización puede realizarse aplicando un porcentaje al precio de la lista base o bienmultiplicando el precio por un coeficiente , o aplicando el margen de utilidad definido para cadaartículo .

17) DEFINIR EL FORMATO DE COMPROBANTES QUE PUEDE EMITIR EL SISTEMA.

El formato de los comprobantes que emite el sistema es totalmente definible por el usuario .Para cada tipo de comprobante, existe un formato de formulario predefinido que puede ser

utilizado o modificado de acuerdo a las necesidades.El usuario puede modificar el formato de los comprobantes a través del :

Comando Dibujar del proceso Actualización de Talonarios : para los comprobantes que tenganasociados talonarios. Para poder editar el formato del talonario, se debe indicar el nombre delmodelo de impresión en el talonario. Estos son : Factura , Nta. de Débito y de Crédito , Remito ,Recibo de Cobranza .

Comando Formularios del Administrador de la Base de Datos : para aquellos comprobantes queno tengan asociados talonarios. Esto son : Pedido y Comprobante de Cancelación de Documentos .

Para modificar la definición del contenido de los formularios, es necesario conocer cierta nomenclatura,conforme a lo siguiente :

Todo aquello que se escriba dentro del formulario saldrá impreso textualmente salvo quelleve el símbolo “@ (arroba)” al comienzo de la expresión, que identifica a las Palabras deControl y Palabras de Reemplazo.

Palabras de Control : Son comandos predefinidos que especifican ciertas características de laimpresión del formulario, p. ejm. : cantidad de copias.

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Palabras de Reemplazo : Son variables que al imprimir el comprobante, son reemplazadaspor los valores correspondientes.

Se adjuntan fotocopias de las palabras de Control y de Reemplazo disponibles.( VER ANEXO ).

18) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS :

Se aplica dentro del módulo cuentas corrientes. No es obligatorio. Permite inicializar los saldosde cuentas corrientes resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.

B) MÓDULO PEDIDOS

I ) INGRESO DE PEDIDOS

Por medio de este proceso se ingresan los pedidos efectuados por los clientes , que quedaránregistrados como pendientes hasta el momento en que sean facturados y entregados en su totalidad.

El ingreso de pedidos implica comprometer el stock involucrado.Los pedidos registrados podrán ser facturados ¨en lote¨, a través del proceso de Facturación de

Pedidos , o bien ¨uno por uno¨ , a través del proceso de Facturación en Mostrador .

COMANDO INGRESAR

Este comando permite ingresar el pedido de un cliente.

Los datos de un pedido son :

- Pedido Número : depende de los Parámetros Generales ingresados . Si no se utiliza numeraciónautomática se deberá ingresar un número que no exista ya en el sistema.

- Talonario : indica el código de talonario con el que se van a imprimir las facturas asociadas alpedido. Debe ingresarse un código asociado a Facturas.

- Código de Cliente : debe ingresarse el cliente para el cual se toma el pedido .En caso de tener que definir un nuevo cliente , pulsando F6 se puede agregar un nuevo ( previamentedebe estar definido en Parámetros Generales que permita alta de clientes desde procesos )Si se indica en código de cliente : 000000 corresponderá a un cliente ocasional y se desplegará unaventana para ingresar sus datos , pero no quedará grabado en la base de clientes.

- Los campos % de Bonificación , Condición de Venta , Código de Vendedor y Código deTransporte se tomarán por defecto de los cargados en Clientes , pero pueden modificarse para cadapedido , sin que se altere el definido en la cta. cte. del Cliente .

- Código de Depósito : indica el depósito del cual se realizará la descarga de las unidades .

- Lista de Precios : corresponde a la lista seleccionada para sugerir los precios de los artículos .

- Fecha de Entrega : corresponde a la fecha prevista del pedido . Este campo no es obligatorio , peroes de utilidad para el cálculo del Stock Proyectado .

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- Número de Remito : se asigna en forma automática , con referencia al último generado.

Ingreso de Renglones :

- Código del Artículo : Pulsando Enter se pude visualizar la lista de los artículos a fin de seleccionarel deseado .

Por cada artículo que lleva stock asociado , debe indicarse la Cantidad Pedida y las Cantidades aFacturar y a Descargar de Stock , que deben ser menores o iguales a la pedida. Estas cantidades seránlas que se incluyan en la factura o remito asociados al pedido .Pulsando F9 permite visualizar los saldos de stock de cada uno de los artículos discriminados pordepósitos.

Ingreso de descripciones adicionales por artículo : una vez ingresados los datos del artículo ,posicionando el cursor en el campo Código de artículo del siguiente renglón , se pulsa F3 y el sistemahabilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo , pulsandonuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.

COMANDO LISTAR

Permite imprimir pedidos ingresados previamente con formato de informe o bien con formatode formulario .

II ) MODIFICACIÓN DE PEDIDOS

A través de este proceso podrá acceder a modificar datos de pedidos ya ingresados .La modificación de pedidos incluye la actualización de algunos datos , el agregado o

eliminación de líneas . Si se modifican cantidades del pedido , el sistema valida la consistencia de lasnuevas cantidades ingresadas , con respecto a lo pendiente de facturar y de descargar de stock .

III ) ACTIVACIÓN DE PEDIDOS

Este proceso es utilizado para indicar la cantidad de artículos a facturar y a descargar en unpedido , para ser remitidos al cliente .

Si la descarga de stock es independiente de la facturación , el proceso de Facturación dePedidos tomará la cantidad a facturar activada y el proceso de Emisión de Remitos tomará la cantidada descargar activada .

IV ) ANULACIÓN DE PEDIDOS

Con este proceso es posible eliminar un pedido en el estado que se encuentre (todo pendiente ocon comprobantes aplicados ) .

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V ) PEDIDOS AUTOMÁTICOS

Este proceso es Optativo . Se utiliza en la práctica para agilizar los pedidos de clientes con ítemshabituales .ACTUALIZACIÓN DE MODELOS DE PEDIDOS

Se pueden definir configuraciones habituales de pedidos , llamadas modelos , las cuales tendránasociados clientes y renglones a facturar . De esta manera , se podrá generar en forma periódica lospedidos en forma automática , sin necesidad de ingresar los mismos en forma manual .

C) MÓDULO FACTURACIÓN

A través de este menú es posible ingresar a todos los procesos que emiten Facturas Notas deDébito , Notas de Crédito y Remitos .

En el proceso de Actualización de Parámetros Generales se define el comportamiento de lafactura con respecto a la descarga de stock . Si se definió que la factura descarga stock , la emisión de lamisma implica la actualización correspondiente en el stock ; si en cambio se definió que la factura nodescarga de stock , la actualización deberá realizarse a través de la emisión de un remito .

El circuito lógico utilizado es :1) Pedido ( Explicado anteriormente en el módulo B) PEDIDOS )2) Remito3) Factura4) Notas de Débito y Crédito

2) REMITOS :

El sistema prevé el ingreso de los remitos para su posterior imputación a la factura, ladevolución de los mismos, su anulación, consulta y la imputación de remitos a facturas ya ingresadas.

I) EMISIÓN DE REMITOS

Mediante este proceso se podrán emitir los remitos de stock , generando el movimiento desalida de stock correspondiente.

Talonario: Para ingresar un remito es necesario haber definido un talonario en el procesocorrespondiente, para el control de la numeración interna y su impresión, corresponde un código deTalonario con Tipo de comprobante = REM ( remito ) .

Cliente: Se pueden emitir remitos a clientes de cta. cte. o clientes ocasionales, indicando 000000 enel código de Cliente.

Comprobante de Referencia : El tipo de Comprobante de Referencia puede ser : PED para elcaso de ser un pedido y de ser una factura será FAC . En ambos casos se debe ingresar el número delcomprobante correspondiente . Pulsando ENTER se desplegará la lista de aquellos que tenganunidades pendientes de remitir y se podrá seleccionar el que corresponda .

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Ingreso de renglones: En el caso de seleccionar un Comprobante de Referencia , el sistemasugerirá los renglones del remito. De lo contrario se debe ingresar :

Código del Artículo : es el código definido en el Módulo de Stock .

II ) DEVOLUCIÓN DE REMITOS:

Este proceso permite ingresar comprobantes correspondientes a devoluciones parciales o totales deremitos emitidos .Este comprobante generará un ingreso de stock por la mercadería devuelta. Se deberá indicar uncódigo de Talonario, correspondiente a devoluciones el cual permite controlar la numeración eimprimir el comprobante de devolución. ( Tipo de Comprobante = DEV )El remito a devolver debe tener un estado de pendiente, es decir que no puede estar totalmentefacturado o anulado.

Pulsando ENTER en el campo "Remito Nº:" se desplegará una lista con todos los remitospendientes del Cliente. El sistema mostrará los renglones del remito con la cantidad de unidadesoriginales y la cantidad a devolver, mostrando por defecto la cantidad pendiente ( Diferencia entrecantidad del remito - cantidad facturada - cantidad devuelta.)

La devolución de remitos siempre se realiza en unidades de stock, independientemente de la unidadde medida en la cual haya sido ingresado el comprobante original.

III ) ANULACIÓN DE REMITOS:

La anulación de un remito previamente ingresado borrará todos los renglones del mismoactualizando los saldos de stock. El nº interno no podrá volver a utilizarse, quedando registrado comoAnulado.

Para permitir la anulación el remito debe encontrarse totalmente pendiente ( no tener cantidadesfacturadas ni devueltas ) , si se utiliza P.P.P. la fecha del remito debe ser mayor a la del último cierrede P.P.P.

IV) IMPUTACIÓN DE REMITOS:

Este proceso es de utilidad cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:

1) Si se generan normalmente facturas pendientes de remitir ( es decir la factura antes que el envío de lamercadería) , una vez ingresado el remito se utilizará este proceso para relacionar amboscomprobantes.

2) Si por error se omitió imputar los remitos al momento de ingresar la factura, también se puedeestablecer la relación entre la factura y los remitos.

En primer término se deberá seleccionar la factura a la cual se desean imputar los remitospendientes.

Comando IMPUTAR: Una vez seleccionada la factura se accederá a la ventana de remitospara indicar uno o varios remitos que se imputarán a la factura. Una vez seleccionados losremitos, el cursor se posicionará en los renglones de la Factura , indicando la cantidadpendiente de imputar y la cantidad asignada.

- Pulsando ( F 3 ) se visualizarán los renglones de los remitos seleccionados quecorrespondan al artículo de la factura.

En esta ventana se realizará la asignación de las cantidades a los renglones de los remitos.La cantidad asignada no podrá ser mayor a la pendiente de la factura.

- Pulsando ( F 10 ) se confirma el renglón, mostrando el sistema la cantidad asignadaen pantalla.

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Una vez imputados todos los renglones, pulsando ( F 10 ) se confirmará el procedimientogenerándose las actualizaciones correspondientes.

V) CONSULTA DE REMITOS

Permite consultar remitos o devoluciones previamente ingresados.El campo Estado en el encabezamiento indicará el estado del comprobante en relación al stock

Los valores posibles son: Pendiente: si tiene cantidades pendientes de facturar. Cerrado: si el comprobante se encuentra totalmente facturado o devuelto. Anulado: si el mismo fue anulado.

Si se utiliza partidas, será posible consultar las mismas pulsando ( F 7 ) desde losrenglones del remito.En el caso de series, se podrá consultar pulsando (F 8 ).

3) FACTURA :

Existen dos tipos de Facturación : I) - En MostradorII) - De Pedidos

I) Facturación en Mostrador

Este proceso permite emitir facturas a Clientes ingresando los datos correspondientes a lafactura en ese momento ; o bien la factura puede ser confeccionada con referencia a un comprobantepreviamente ingresado ( pedido o remito ). Se trabajará con la factura en pantalla .

COMANDO FACTURAR

A través de este comando es posible emitir facturas a clientes existentes , en cuyo caso seregistrará el movimiento correspondiente , o a clientes que no figuren en cta. cte. , como ser clientesocasionales o por ventas al contado .

Datos a ingresar :

Talonario de Factura : Indica el código de talonario con el cual se va a imprimir la factura . Debeingresarse un código asociado a Factura o Multipropósito . El talonario seleccionado asignará lanumeración y el archivo de impresión correspondiente según la letra asociada al talonario .

Código de Cliente : Pulsando ( Enter ) se visualizará una ventana con los Clientes existentes, paraseleccionar el correspondiente.

( F 6 ) ALTA DE CLIENTES : Si se activó el parámetro Permite Alta de Clientes en el procesode Parámetros Generales, pulsando la tecla ( F 6 ) desde el campo código será posible agregar unnuevo Cliente .

CLIENTES OCASIONALES: Si se desea ingresar Facturas a Clientes no habituales, y no se deseaasignarle un código de identificación, en este caso se ingresará como Cliente Ocasional ,correspondiendo la Factura a una venta al contado ya que no se registrará en cuenta corriente.

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Para cargar clientes ocasionales se deberá ingresar " 000000" como código. Se visualizará una ventanapara cargar datos necesarios para la Factura y el Subdiario de I.V.A. Ventas .

Condición de Venta : El sistema sugerirá la condición habitual asociada al cliente , previamentecargada .

Ingreso de Renglones :

Código del Artículo

Precio Unitario : Si la factura se ingresa referenciada a un pedido el sistema sugerirá los precios yaingresados en el mismo . En caso contrario , sugerirá los que correspondan a la lista de preciosseleccionada , siempre da la posibilidad de modificarlos.

Ingreso de descripciones adicionales por artículo : una vez ingresados los datos del artículo ,posicionando el cursor en el campo Código de artículo del siguiente renglón , se pulsa F3 y el sistemahabilita una pantalla para el ingreso de descripciones adicionales asociadas a ese artículo , pulsandonuevamente F3 , retorna a la pantalla anterior.

II) Facturación de Pedidos

Este proceso se utiliza para facturar en forma automática un rango de pedidos existentes en elsistema . En este caso las facturas se confeccionarán con los datos de los pedidos , sin posibilidad demodificarlos . Se realizará la registración del movimiento en la cta. cte. y la actualización del stock.

Este proceso no permite facturar pedidos de clientes ocasionales.

4) NOTA DE DÉBITO Y/O NOTA DE CRÉDITO :

Este proceso permite emitir notas de débito o crédito a clientes que figuran en cta. cte. como aclientes ocasionales .

Los distintos tipos de Notas fueron definidas en el proceso de Actualización de Tipos deComprobantes .

Toda Nota de Débito o Crédito debe ser imputada a uno o varios comprobantes. El sistemaprevé dos maneras :

- Colocando un comprobante de referencia en el momento en que se emite la misma.- Aplicando la Nota a uno o más comprobantes después de haberse emitido , a través del

proceso Imputación de Comprobantes .

El Talonario seleccionado debe corresponder a un Tipo de Comprobante DEB o a unMultipropósito (_ _ _ ) .

Si el comprobante de referencia es una Factura con descarga de Stock , la Nota de Crédito afectatambién al stock .

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D) MÓDULO CUENTAS CORRIENTES

Las ctas. ctes. deudoras son bimonetarias .

I ) COMPOSICIÓN INICIAL DE SALDOS

Este proceso se utiliza cuando se comienza a usar el sistema en una Empresa con movimientosanteriores , se define la composición inicial del saldo en la cta. cte. de cada cliente .

Los comprobantes ingresados no serán incluidos en el Subdiario IVA Ventas , Estadísticas deVentas , Informes Legales .

Pueden ser ingresados : Facturas , Recibos , Notas de Débito y Notas de Crédito .

La pantalla de Composición Inicial de Saldos contiene la siguiente información :

Saldo : se debe indicar el saldo de la cta. del Cliente , si el saldo es Acreedor deberá ser ingresadocon signo negativo .

Fecha del Saldo : se debe indicar la fecha del saldo inicial de la cta. cte. del Cliente , esta fechadebe ser anterior a cualquier comprobante ya ingresado .

Diferencia : en este campo el sistema irá desplegando la diferencia entre el Saldo ingresado y losimportes de los comprobantes que se van ingresando . Controla la correcta composición del saldo .

Detalle de Comprobantes que componen el Saldo : aquí se ingresan los comprobantes pendientesdel Cliente .

Vencimientos : Fecha e Importe : sólo se activará cuando se ingresen Facturas . Comprobante de Referencia : Tipo y Número : se activarán cuando se ingresen Notas de Débito

y/o Crédito .

II ) INGRESO DE COBRANZAS

Este proceso permite emitir y registrar recibos, imputados o a cuenta , actualizando la cta. cte.del Cliente y el estado de cada comprobante afectado .

COMANDO INGRESAR

La primer pantalla corresponde al ingreso de los datos generales y a la imputación del recibo .

IMPUTACION :

Se ingresan los comprobantes afectados , pueden ser : Facturas , Notas de Débito o Notas deCrédito (que se encuentren sin imputar ) Deberá ingresarse el Nro. del Comprobante , Importe yFecha de Vencimiento .

III ) IMPUTACIÓN DE COMPROBANTES

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A través de este proceso se realizan las imputaciones de todos los comprobantes que no seencuentren aplicados , como así también consultar o modificar las imputaciones realizadas .

La pantalla se encuentra dividida en dos mitades :- Composición: contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos , más los

comprobantes que ya la han afectado.- Comprobantes a Cuenta : contiene los comprobantes que aún no se encuentran

imputados .

Al seleccionar un Cliente , se presenta en pantalla la composición de facturas y loscomprobantes a cuenta .

Pasos para realizar la Imputación :

Tecla F 3 : permite posicionarse en Comprobantes a cta. para seleccionar , de a uno por vez , elcomprobante a imputar .La selección se realiza mediante las teclas de dirección .

Pulsando ENTER : se retorna a la pantalla anterior , y con las teclas de dirección se selecciona laposición en la que se desea colocar el comprobante a cta.

Pulsando nuevamente ENTER : se recalcula el saldo de la factura imputada y se posiciona elcursor en el campo Importe del comprobante trasladado . El Importe puede modificarse por unomenor, retornando automáticamente a la otra parte de la pantalla el saldo , para poder ser aplicado aotra factura o vencimiento.

Tecla F 2 : permite revertir un comprobante ya imputado a la porción de Comprobantes a cta.recalculando el saldo de la factura afectada.

Cuando el Saldo de una factura es cero , el estado de la misma pasa a ser Cancelado .Si una Factura tiene varios vencimientos se deben realizar las imputaciones a cada uno de ellos ,

de lo contrario no serán consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidasy Cobranzas a Realizar .

IV ) CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando la forma de pago de una operación incluye documentos , se genera un movimientodeudor en la Cuenta Documentos del cliente . Cuando se cancela el documento , dicha cancelación debeser ingresada para generar el movimiento acreedor correspondiente .

Ingresando el Código del Cliente , se muestran en pantalla todos aquellos documentos recibidosdel cliente que aún no han sido cancelados . Utilizando las flechas de dirección , se selecciona eldocumento que se desee cancelar y luego pulsar ENTER . Si se posee el Módulo Fondos ,el sistemaregistra automáticamente el ingreso del cobro .

V ) MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES

Este proceso permite modificar algunos datos acerca de los comprobantes emitidos .Para todos los tipos de comprobantes ( que no sean de composición inicial de saldos ) se

pueden modificar los siguientes datos :

Fecha de Emisión (si el comprobante no afecta stock ) Observaciones Código del Vendedor

Para Factura , Notas de Crédito y Notas de Débito , se pueden modificar :

Condición de Venta Tipo de Operación

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Código de Vendedor Si el comprobante se encuentra contabilizado Datos de Cliente Ocasional ( se debe pulsar F 4 para acceder a una ventana con los datos )

Pulsando F 3 se puede consultar los renglones del comprobante

Para Facturas unicamente :

Fecha de Vencimiento Importes a cada Vencimiento

VI ) MODIFICACIÓN DE FECHAS DE DOCUMENTOS

Este proceso permite modificar la fechas de vencimiento de los documentos de un determinadocliente, que no hayan sido cancelados .

VII ) CONSULTAS

- CONSULTA DE COMPROBANTES

Permite consultar Facturas , Notas de Crédito , Notas de Débito y Recibos registrados en elsistema .

Pulsando la tecla : - F 4 permite consultar los datos del cliente ocasional- F 3 permite consultar los renglones de los formularios

- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - ACTUAL

Permite consultar Saldos , Resumen de Cuentas y Composición de Saldos , en monedacorriente o extranjera .

Los pasos a seguir son :

Seleccionando la opción Buscar es posible seleccionar al cliente del que se requiere información . Una vez seleccionado el cliente , se presentará la pantalla de Saldos , en moneda cte. y extranjera y

el Saldo de Documentos . Si se desea consultar los movimientos del cliente , seleccionar la opción Consultar , se puede ver :

- Resumen de Cuentas- Composición de Saldos

- CONSULTA DE CUENTAS CORRIENTES - HISTÓRICO

Este proceso permite consultar movimientos de ctas. ctes. que ya han pasado al archivohistórico. Los pasos a seguir son los mismos que en el proceso anterior.

VIII ) REGISTRO DE ANULACIONES

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- ANULACIÓN DE COMPROBANTES

A través de esta opción es posible anular comprobantes correspondientes a Facturación(Facturas , Ntas.de Crédito y Débito) o Recibos .

El sistema prevé dos tipos de anulación de Comprobantes :

Anulación de Comprobantes ya generadosSe puede anular una operación previamente realizada . Si se poseen todas las copias del

comprobante , legalmente se puede proceder a su anulación conservando la documentación. Otraopción para anular es emitir un comprobante opuesto .

Anulación de NumeraciónPermite anular un número de comprobante que aún no se encuentra registrado en el sistema. Es

de utilidad cuando se produce un daño físico en el formulario preimpreso o fallas en la impresión . Unnúmero de Comprobante anulado no puede volver a utilizarse .

Para anular un Comprobante se debe ingresar el Tipo de Comprobante y el Número . Elsistema exhibe en pantalla al Cliente , la Fecha de Emisión y el Importe Total y pide la confirmación .

Restricciones que deben ser tenidas en cuenta :

Cuando se anula una factura previamente emitida que surge de un pedido , no se reconstruye elpedido.

Cuando se anula una factura que hacía referencia a uno o varios remitos , se actualizan lospendientes de facturar en los remitos , que podrán ser facturados nuevamente por otro comprobante .

El sistema realiza una serie de controles para permitir la anulación de un comprobante generado, las mismas son :

El comprobante no puede estar imputado en cta. cte. a una factura , y si es una factura no puede tenerimputaciones. De estar imputado , se puede primero desimputar el mismo con el procesoImputación de Comprobantes.

Si corresponde a un comprobante de facturación , el mismo no debe estar Contabilizado . De se asíse puede modificar con el proceso de Modificación de Comprobantes .

E) MÓDULO PROCESOS PERIÓDICOS

I ) PASAJE A CONTABILIDAD

Este proceso permite generar asientos automáticos que surgen de la Facturación a Clientes .Las imputaciones contables dependen del código de tipo de asiento asociado a cada

comprobante en particular . Esta información se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta yModificación de Comprobantes .

Los asientos generados a través de este proceso quedarán registrados en un almacenamientocomún a los Módulos Contabilidad y Ventas , pero no se registran automáticamente en los archivoscontables , ya que su incorporación al Sistema Contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte deotros módulos ( Contabilidad )

Se presentan dos opciones para la selección general de comprobantes a contabilizar :

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Por Fecha : permitirá seleccionar un rango de tipos de comprobantes y un rango de fechas para lageneración de los asientos .

Por Comprobante : permitirá seleccionar para un único tipo de comprobante , un rango denúmeros correlativos .

Luego de la selección general se debe indicar :

Tipo de Agrupación : El tipo de agrupación indica el nivel de detalle o resumen con el cual segenerarán los asientos , es posible generar asientos automáticos según cuatro criterios posibles deagrupación , ellos son :

Agrupación por Tipo de Asiento y Comprobante Agrupación por Fecha Agrupación por Comprobante Resumen General por Tipo de Asiento

. Recomendamos utilizar : Agrupación por Comprobante

Los comprobantes que se incluyan en los asientos , actualizan su estado . El mismo pasa a serContabilizado.

Se da opción a imprimir los asientos generados , y es el único momento en que puedenvisualizarse a través del Módulo Ventas .

II ) EXPORTACIÓN CONTABLE

Este proceso permite transferir información a un diskette o dispositivo externo , con la finalidadde poder procesar dicha información en otro equipo . La información que puede exportar el MóduloVentas es la que genera el proceso de Pasaje a Contabilidad , es decir los asientos de facturación aclientes .

III ) CUENTAS CORRIENTES

BALANCE DE CTAS. CTES

Este es un proceso previo al cierre de período o de consulta , que permite emitir los balances dectas. ctes. , verificando la composición de saldos de cada cliente

Brinda dos opciones : - Totales : se emitirá un listado que incluye los saldos anterior y actualde todos los clientes.

- Movimientos : se deberá ingresar el rango de clientes a procesar . Seemitirá un listado con los movimientos de cuenta corriente de cada cliente en el período actual .

CIERRE DE CTAS. CTES

Este proceso realiza el cierre periódico de ctas. ctes. Seleccionando la opción Cerrar , se realizaautomáticamente.

Se debe ingresar la fecha de cierre , la que debe ser anterior o igual a la del día , y posterior oigual a la fecha del último cierre o composición inicial de saldos .Luego del cierre , el sistema almacenala fecha de cierre como fecha inicial del siguiente balance .; por lo tanto , no podrán registrarsecomprobantes con fecha igual o anterior a ésta.

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PASAJE A HISTÓRICO

Este proceso permite realizar el pasaje a histórico de los movimientos de ctas. ctes. yfacturación.

El proceso almacena en el archivo “Histórico” todos aquellos movimientos de ctas. ctes. que yahan sido cancelados , con la finalidad de liberar espacio en disco . Se debe realizar este proceso luegode realizar el cierre periódico .

RECONSTRUCCIÓN DE ESTADOS

Este proceso analiza la consistencia de fechas de vencimiento , imputación de comprobantes yestado de éstos , realizando las correcciones necesarias . Reconstruye los estados de los comprobantesen función de las imputaciones . Se utiliza , cuando surge una diferencia como resultado de algúnproblema de hardware , cortes de luz , etc. y luego se deberá ejecutar el proceso de Recomposición deSaldos .

RECOMPOSICIÓN DE SALDOS

Este proceso recalcula los saldos de la cta. cte. y cuenta documento de cada cliente en base a losmovimientos existentes.

F) INFORMES

I ) INFORMES DE PEDIDOS

A través de esta opción es posible acceder a los distintos procesos que emiten informesrelacionados con el seguimiento de pedidos , corresponde a pedidos pendientes que aún no fueronfacturados y entregados en su totalidad .

Se pueden emitir pedidos pendientes por: - Cliente- Artículo- Fecha

Seguimiento de Pedidos : emite un informe de las facturas y remitos aplicados a cada uno delos pedidos generados.

II ) INFORMES DE FACTURACIÓN

I.V.A. Ventas : Este proceso emite el Subdiario de I.V.A. Ventas para un rango de fechas aseleccionar. Se puede imprimir : - Únicamente los encabezados , para mandar a rubricarlos .

- Sólo el cuerpo para imprimirlo en las hojas ya rubricadas- El listado completo ( encabezados y cuerpo ).

Impuestos Registrados : Emite un listado de todos los impuestos registrados , ordenado por tipode impuesto y/o por fecha . Estos impuestos son los definidos en el proceso de Actualización deAlícuotas.

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Resumen de Ventas : Informa el total facturado en un período determinado . Se puede listar por :- Cliente- Provincia- Vendedor- Zona- Depósito- Provincia / Actividad- Condición de Venta

Ranking de Ventas : Permite obtener un informe de los totales de Ventas ordenado en forma deRanking , con porcentajes de participación y acumulados .Las opciones son por :

- Cliente- Artículo- Cliente / Artículo- Artículo / Cliente

Comprobantes Emitidos : Emite un listado de comprobantes de facturación emitidos en un rangode fechas , ordenados por número de comprobante , o bien por fecha de emisión . Los importes quediscrimina el listado son : total sin impuesto , I.V.A. , otros impuestos y total general . Las opcionesson las siguientes :

- Por Tipo de Comprobante- Notas de Crédito en General- Notas de Débito en General

Detalle de Comprobantes : Emite un listado de los Comprobantes de Facturación , ordenado porclientes , con el detalle de los renglones de cada comprobante. También permite visualizar larelación de las facturas con los distintos remitos entregados al cliente .

Comisiones a Vendedores : Calcula las comisiones a Vendedores tomando como base de cálculolas siguientes :

- Porcentaje Individual : por cada vendedor un porcentaje fijo de comisión . Se puede tomarcomo base para el cálculo las Ventas o las Cobranzas .

- Artículo : cada artículo tiene asignado un porcentaje de comisión .- Zona : cada zona posee un prcentaje de comisión .

Facturas Pendientes de Remitir : Emite un listado de las facturas generadas sin descarga de stock ,ni relación con pedidos .

Remitos : Emite un informe de los remitos emitidos por :- Cliente- Pendientes de Facturar- Devueltos- Anulados

Contabilidad : Permite emitir :- Subdiario de Ventas- Listado por Imputación Contable

III ) INFORMES DE CUENTAS CORRIENTES

Resumen de Cuentas : Lista para un rango de Clientes , el detalle de los movimientos de su cuentaen un período ( indicando el saldo anterior al período detallado ) . Permite imprimir la Cta. Cte. o laCta. de Documentos.

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Composición de Saldos : Lista cómo se compone el saldo de cada factura emitida , exhibe todos loscomprobantes aplicados a cada factura y el saldo que resulta de cada aplicación .También se detallanlos comprobantes pendientes de imputar .

Comprobantes Pendientes de Imputación : Los lista para un rango de Clientes.

Deudas Vencidas : Permite listarlas :- Por rango de Clientes- Por fecha de Vencimiento- Por Vendedor

Cobranzas a Realizar : Lista las cobranzas a realizar en un período determinado . Puedenordenarse:

- Por rango de Clientes- Por fecha de Vencimiento- Por Vendedor

Listado de Saldos : Lista para un rango de clientes , su saldo en cta. cte. a una fecha determinada. Recibos Emitidos Listado de Deudas Ranking de Deudas Vencimiento de Documentos Consolidación de Saldos : Permite obtener un informe consolidado de Saldos de Ctas. Ctes. de

varias Empresas pertenecientes al mismo grupo empresario.

IV ) LISTAS DE PRECIOS

Emite listas de precios de Venta. Pueden ser ordenadas por código de artículo o por descripción.

V ) ARCHIVO D.G.I.Permite generar los archivos solicitados por la D.G.I.

VI ) NÓMINA DE CLIENTES

Permite obtener un informe de los datos personales de los clientes.

VII ) ETIQUETAS DE CLIENTES

Permite emitir etiquetas para un rango de clientes.