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Administracion de Centros Informaticos. Magister Iris Yadira Moreno

PLANEACIÓN DE CENTROS DE INFORMÁTICA

ÍNDICE

1. Planeación de centros de informática.

3.1 Aplicación de los niveles de planeación.

3.1.1 Planeación estratégica.

3.1.2 Planeación táctica.

3.1.3 Planeación operativa.

3.1.4 Planeación de recursos.

3.1.5 Planeación de personal.

3.1.6 Planeación de infraestructura física.

3.1.7 Planeación de infraestructura tecnológica.

3.2 Evaluación financiera.

3.2.1 Estudio técnico.

3.2.2 Estudio económico.

3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).

3.4 Planes operativos anuales (POA).

PLANEACIÓN DE CENTROS DE INFORMÁTICA.

"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación

de tiempos y números necesarios para su realización".

3.1 Aplicación de los niveles de planeación.

Planeación. "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de

suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que

se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados".

Razones por las cuales es importante la planeación

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores

garantías de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar

las cosas.

Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. 1


Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales

operará la empresa.

Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos

rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

Ventajas de la planeación

Requiere actividades con orden y propósito:

Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de

los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es

la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.

Señala la necesidad de cambios futuros:

La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave

para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas

corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.

Contesta a las preguntas "y qué paso sí…": Tales preguntas permiten al que hace la

planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea

emprender.

Proporciona una base para el control: Por medio de la planeación, se determinan las fechas

críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de

desempeño, estas sirven de base de control.

Ayuda al gerente a obtener status: La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar

un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario

evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

3.1.1 Planeación estratégica.

La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad

en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta

dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo. Es una

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técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones. Refuerza el

pensamiento de los directivos hacia el largo plazo más que a la reacción ante los problemas en el

corto plazo.

Proceso mediante el cual los ejecutivos diseñan la dirección a largo plazo de una entidad

estableciendo objetivos específicos en el desempeño tomando en cuenta circunstancias internas y

externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Se desarrolla dentro de las

organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de

tácticas y procedimientos empleados al logro de un objetivo especifico.

Características:

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos

subsecuentes.

Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

Establece un marco de referencia general para toda la organización.

Se maneja información fundamentalmente externa.

Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

Normalmente cubre amplios períodos.

No define lineamientos detallados.

Su parámetro principal es la efectividad.

Importancia. La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha

demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso

por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a

largo plazo.

La planeación estratégica es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las

organizaciones y que se considera como un conocimiento indispensable en la capacitación de

funcionarios de la seguridad social.

La Planeación Estratégica permite adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de

operación. Se trata de diseñar el futuro, la imagen objetivo, que sus directivos desean para la misma.

En el proceso de planeación se detectan oportunidades, ventajas competitivas, riesgos y debilidades

vigentes de la empresa en un horizonte de análisis. Como resultado de esto se elabora un

documento que contiene las líneas de acción que permitirán a la empresa consolidar una posición en

su ambiente de desarrollo.

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Beneficios

Visión de largo plazo.

Claridad estratégica.

Sinergia y optimización de recursos.

Trabajo en equipo.

Satisfacción de la comunidad.

Ventajas

La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al

administrador dar soluciones oportunas.

Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y

objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.

Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las

actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.

Desventajas

La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo, personal y

dinero.

Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular estrategias,

ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigación de

mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.

La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede seguir

el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se favorece siguiendo unos

marcos básicos.

3.1.2 Planeación táctica.

Hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas

establecidas.

La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o empresa,

cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado.

También conocida como media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta

características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la

toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por

el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y

correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta,

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dinámica e interactiva con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para

conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar.

La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la

planeación intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del

nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se convierte en planes que se pueden

emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel

operativo.

El nivel táctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.

Una planeación táctica trata de la selección de los medios por los cuales han de perseguirse

objetivos específicos. Estos objetivos, en general, los fija normalmente un nivel directivo en la

empresa.

La Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones que

incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles medios en la

jerarquía.

La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el

logro de objetivos dados y específicos.

La planeación táctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo,

tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.

La plantación táctica parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a

las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de la empresa.

Partes de la Planeación Táctica

Objetivos.- Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades

de la organización.

Políticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos

a quien corresponde tomar decisiones.

Procedimientos.- Es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr

óptimos resultados en cualquier área de la organización.

Reglas.- Son guías de acción, más que para el pensamiento.

Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.

Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos,

procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo

propuesto.

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Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.

Características fundamentales:

Establece los canales o rutas por donde se desarrollarán las acciones.

Define lo elementos clave o componentes críticos de éxito para el seguimiento.

Establece hasta dónde se va ha llegar dentro de una línea de tiempo.

3.1.3 Planeación operativa.

Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan

dentro de su departamento:

Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la

informática, por lo general es el encargado de administrar los centros de cómputo.

Lic. En sistemas de cómputo: Persona con conocimientos informáticos enfocados al área de la

administración.

Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el

mantenimiento de la red.

Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que

surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros

recursos del analista.

Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales

desarrolla y programa las computadoras del centro de cómputo.

Capturita de datos: Responsable de alimentar la información al sistema de cómputo, sus

capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de

cálculo, bases de datos y paquetería en general.

Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos

sus sistemas.

Realiza una microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla la forma en

que las metas se cumplirán en su totalidad.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y

sometidos a un proceso reduccionistas típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base

a los procesos programables y técnicas computacionales, se preocupa del por qué hacer y cómo

hacer, orientándose a la optimización y maximización de resultados. Su alcance es inmediato y local,

distinguiéndose por definir las tareas operacionales y su problema básico es la eficiencia.

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Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con métodos, dinero,

tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están relacionados con métodos se denominan

procedimientos.

Realmente planificar operativamente significa, convertir una idea en realidad, o el propósito de una

acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles.

Características:

Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.

Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.

Trata con actividades normalmente programables.

Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

Normalmente cubre períodos reducidos.

Su parámetro principal es la eficiencia.

3.1.4 Planeación de recursos.

En esta etapa de la planeación el jefe, encargado ó administrador del centro de cómputo, organiza

los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios

para la subsistencia de cada departamento.

La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y

determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:

Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos

de seguridad, etc.

Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.

Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales

directos e indirectos.

3.1.5 Planeación de personal.

Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función de personal y para desarrollar

estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeación de recursos humanos puede

hacerse de una manera relativamente formal o informal. El proceso de planeación de recursos

humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales,

pronósticos, planes y programas, evaluación.

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Responde a cambios o reducciones internas de personal así como las rápidas y cambiantes

influencias de la sociedad incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de

trabajo, legislación laboral. Por tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio.

En esta etapa de la planeación, el administrador de centros de cómputo debe seleccionar al personal

que se requiere para la operación del centro de sistemas de acuerdo con su perfil profesional, su

preparación y su experiencia en el ámbito laboral.

Una de las partes más importantes dentro de la planeación de la auditoría en informática es el

personal que deberá participar y sus características.

Unos de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal

que intervenga esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cuál se le exija la

optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo.

Con estas bases se debe considerar las características de conocimientos, práctica profesional y

capacitación que debe tener el personal que intervendrá en la auditoría. En primer lugar se debe

pensar que hay personal asignado por la organización, con el suficiente nivel para poder coordinar el

desarrollo de la auditoría, proporcionar toda la información que se solicite y programar las reuniones

y entrevistas requeridas.

Este es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta dirección, ni contar con un

grupo multidisciplinario en el cuál estén presentes una o varias personas del área a auditoría es casi

imposible obtener información en el momento y con las características deseadas.

También se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se

solicite información o bien se efectúe alguna entrevista de comprobación de hipótesis, nos

proporcionen aquello que se está solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se

debe analizar no sólo el punto de vista de la dirección de información, sino también el del usuario del

sistema.

Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoría se deben

tener personas con las siguientes características:

Técnico en informática

Experiencia en el área de informática

Experiencia en operación y análisis de sistemas

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Conocimientos de sistemas más importantes

En caso de sistemas complejos se deberá contar con personal con conocimientos y experiencia en

áreas específicas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona

tenga los conocimientos y experiencias señaladas, pero si debe intervenir una o varias personas con

las características apuntadas.

Importancia

A través de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior

debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción presupuestar sus gastos,

preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.

Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y

capacitación y, al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles

cuando se necesiten.

Debe indicar una acción a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de

fracaso.

Las organizaciones realizan una planeación de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y

productividad por un largo período.

3.1.6 Planeación de infraestructura física.

La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos

factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener,

las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc.

Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo menos los

siguientes puntos:

Local físico.- Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal,

instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad

disponibles.

Espacio y movilidad.- Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas,

posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.

Iluminación.- El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las

pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre

los equipos.

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Tratamiento acústico.- Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de

aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto

el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.

Seguridad física del local.- Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que

los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías,

etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que

puedan afectar a la instalación.

Suministro eléctrico.- El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la

alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la

utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con

elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de

alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.).

Los principales requisitos de un centro de sistemas son:

Conexión a tierra física

No Break (Baterías o pilas)

Reguladores de corriente

Aire acondicionado

Extinguidores

Mobiliario

3.1.7 Planeación de infraestructura tecnológica.

Los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a

las estrategias empresariales respecto a:

La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizará la empresa, la

manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al cual pretende

llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sistemas, y aspectos similares.

La dirección tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y software de

base. En general lo habitual es que se decida la ejecución de cierto tipo de aplicaciones

utilizando una línea de hardware y software, y otra en otro tipo de aplicaciones. Los tipos de

aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Análisis de Datos,

Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimática, Editoración Electrónica, Inteligencia Artificial,

etc.

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Las estrategias de migración: La constante evolución tecnológica exige cada vez más

frecuentes procesos de migración desde las plataformas anteriores a las nuevas. Las

estrategias de migración se refieren a la determinación de que sistemas serán migrados,

hacia qué tipos de plataforma, en qué momento, y de qué manera.

El Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere principalmente a un mayor grado de detalle en la

definición de estos tres aspectos. Mientras los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo

plazo se refieren a la tecnología de manera conceptual, el Plan de Infraestructura Tecnológica se

refiere a la misma de manera más precisa, y puede llegar a especificar fabricantes, marcas, y

normas específicas.

El Plan de Infraestructura Tecnológica debe contemplar siempre aspectos de contingencia tales

como:

Redundancia: Las aplicaciones críticas que requieren niveles de servicio que no aceptan

interrupciones (como varias de las aplicaciones del sistema financiero), requieren de la

previsión de situaciones de contingencia tales como la falla del procesador central, la falla del

disco donde reside el sistema operativo, falla de memoria central, etc., las cuales tienen

soluciones tecnológicas con la introducción de hardware redundante (tolerable a fallas) y el

software apropiado.

Flexibilidad: Se refiere a la posibilidad de utilizar equipos y componentes diversos de diversas

maneras, a fin de solucionar situaciones de contingencia con la aplicación de ellos en los

requerimientos prioritarios, en substitución de aquellos que hayan quedado fuera de servicio,

a fin de cumplir con los niveles de servicio establecidos.

Adecuación: Las situaciones contingentes pueden afectar de diversas maneras al software y

hardware, por tanto deberían preverse diversas maneras en que se podrían adecuar los

procesos en caso de que cualquiera de dichas situaciones se presente. Por ejemplo, en caso

de que sea imposible procesar los datos con el equipo computacional de la empresa, debería

ser posible efectuar las adecuaciones necesarias en un tiempo mínimo para que puedan ser

procesados en otros equipos, de empresas con las cuales se tenga un convenio vigente.

Adaptabilidad evolutiva del Plan: El Plan de Contingencia que forma parte del Plan de

Infraestructura Tecnológica debe estar en constante revisión y evolución, puesto que ello

llevará a soluciones de mayor calidad, es decir que permitan sobrellevar de mejor manera las

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situaciones de contingencia, lo cual posibilita mejores niveles de servicio en estos casos, y en

consecuencia acarrea costos menores.

3.2 Evaluación financiera.

La evaluación financiera es aquella que toma en consideración la manera como se obtengan y se

paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se

distribuyen las utilidades que genera.

En este apartado se debe explicar el monto y origen de los recursos económicos y financieros con

que se cuenta para llevar a cabo el proyecto, debiendo incluir los aspectos siguientes:

1. Origen y monto del capital.- Para tal efecto se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado

con que iniciará la entidad, así como la descripción y documentación que compruebe el origen y

legitimidad de los fondos.

2. Políticas, metodología y supuestos.- Se describirán las políticas, metodología y supuestos que se

utilizarán para el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado financiero en

particular y la economía en general, sobre los aspectos siguientes:

a) De captación;

b) De colocación; y,

c) De administración.

3. Proyecciones financieras.- Deberá elaborarse proyecciones financieras que comprendan un

período no menor de 5 años de operación, presentando la información siguiente:

a) Supuestos para cada año de las proyecciones financieras;

b) Balance general;

c) Estado de resultados;

d) Flujo de efectivo;

e) Punto de equilibrio;

f) Estado de posición patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley de Bancos y Grupos

Financieros; y,

g) Proyección de la posición de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d, deberán detallarse

los presupuestos que sustenten las cifras que se consignen.

4. Cálculo de indicadores financieros.- Entre los aspectos a evaluar se encuentran:

a) Tasa de retorno mínima esperada;

b) Análisis de rentabilidad;

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c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada;

d) Tasa interna de retorno del proyecto; y,

e) Análisis de sensibilidad.

El análisis de sensibilidad del proyecto deberá considerar factores endógenos y exógenos que

puedan afectar el proyecto, planteando los escenarios pesimista, normal y optimista.

3.2.1 Estudio técnico.

Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender

el segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de

operación de la entidad en formación, especificándose lo siguiente:

1. Organización empresarial.- Se describirá la organización interna de la institución, así como los

distintos órganos de administración, especificando número de personal, experiencia, nivel académico

y ubicación dentro de la organización.

2. Localización y descripción.- Probable ubicación geográfica de la oficina central y de las agencias,

así como explicación técnica de dicha decisión.

3. Sistemas de información.- Descripción de los sistemas contables, administrativos, de

comunicación y de monitoreo de riesgos y prevención de lavado de dinero; así como el software y

hardware a utilizar.

4. Marco legal.- El estudio deberá sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes

aplicables, debiendo considerar la incidencia de éstas en las proyecciones financieras de la entidad.

¿Para que sirve un estudio Técnico? Sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un

bien o la prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra,

maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de las

instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación.

¿Y cómo se hace un Estudio Técnico? Empiece haciendo una explicación detallada de su producto

o servicio, incluyendo sus características físicas, presentaciones, dimensiones, colores, materiales y

otras características que los definen. En este apartado sería conveniente la utilización de dibujos que

faciliten las explicaciones y mejoren la comprensión.

El objetivo del estudio técnico es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una

idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad

gusta de modo especial. En el estudio técnico se define:

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Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto.

Donde obtener los materiales o materia prima.

Que maquinas y procesos usar.

Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.

En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto, que se necesita

para producir y vender. Estos serán los presupuestos de inversión y de gastos.

3.2.2 Estudio económico.

Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos:

ventas, inversión, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto

es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas

mas baratas o gastar menos.

Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la

ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles

entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversión.

Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se

pasara al último estudio.

Verificar la necesidad del proceso contractual, teniendo en cuenta lo precisado en los estudios

técnicos, el encargado deberá determinar si se cuentan con los recursos suficientes para solventar

las prestaciones que al contratista

Estos estudios económicos, deberán prever en muchos de los casos, la adquisición de bienes con

antelación a la suscripción del contrato, y necesarios para la ejecución del objeto del mismo. Éstos

pueden ser: predios, equipos, edificaciones, licencias (Cuando éstas no sean exigidas al contratista)

y permisos.

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El estudio económico trata, de determinar cual será la cantidad de recursos económicos que son

necesarios para que el proyecto se realice, es decir, cuanto dinero se necesita para que la planta

opere.

3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo).

En este contexto, la elaboración del Programa Integral de Desarrollo Informático, es resultado de la

experiencia, vocación y participación de quienes conducimos el desarrollo informático, coordinadores

sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores públicos interesados en el

impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la información.

Este programa de mediano plazo, de carácter indicativo en informática, se realizó en el marco de un

escenario mundial y nacional globalizado, con una tecnología en constante evolución, en donde la

calidad y la satisfacción del usuario son factores que determinan tanto la competitividad de una

administración pública como la percepción de la ciudadanía.

El presente programa por sí mismo no resuelve ni disminuye la problemática inherente a la materia

en el marco de la gestión gubernamental, por lo que se hace necesario contar con la voluntad,

compromiso, imaginación y coordinación de quienes toman las decisiones, de los encargados de los

procesos y áreas usuarias, así como de la comunidad que atiende la función informática en sus

diferentes vertientes.

No podemos modernizar la administración pública sólo con disponer de nuevos y mejores productos

tecnológicos, es necesario analizar y replantear las acciones sustantivas que llevan a cabo nuestras

instituciones públicas, así como asumir una actitud innovadora que privilegie la simplificación y

economía de los procesos y la confiabilidad, oportunidad y no redundancia de la información y del

conocimiento que ésta produce.

Este Programa Integral de Desarrollo Informático (PIDI), es un instrumento de impulso al uso

sistemático de procesos en la administración pública, de privilegio a la información y al conocimiento

sobre la tecnología, de vinculación de la informática con los objetivos estratégicos gubernamentales

y de fomento a la cultura de la calidad, del trabajo en equipo y del servicio al ciudadano, en aras de

contribuir a que cada día se proporcione atención en más lugares, en horarios más cómodos y en

diversas modalidades.

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3.4 Planes operativos anuales (POA).

Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo

subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención),

para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar

cumplimiento a resultados intermedios.

¿Quién elabora el POA?

La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad

de Gestión – UG, algunas de las modalidades siguientes (sin menoscabo de la responsabilidad de la

Co-dirección en cuanto a la tramitación, ejecución y seguimiento de los POAs):

El POA es elaborado únicamente por los Co-directores.

La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto es delegada por la Co-dirección

para elaborar el POA.

Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyecto

una contribución al POA, cada uno por su área de especialización; contribución que es

posteriormente socializada en un documento armónico.

De acuerdo al esquema óptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegación local, por lo

menos tres meses antes del comienzo de la ejecución del nuevo plan.

¿Cuál es el período cubierto por el POA?

Por lo general, el plan operativo cubre el período equivalente a un año calendario. Sin embargo,

existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un período

inferior o superior a un año, o que cubra períodos de doce meses, diferentes del año calendario

(solar).

¿Quién aprueba el POA?

Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestión (UG) deberá someter este documento a un circuito

de aprobaciones que prevé varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un

Comité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión del mismo para revisión y comentarios

al POA. La revisión por parte del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación del plan,

correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a las Entidades de Resguardo.

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La UG deberá considerar, en el POA del primer año, que las previsiones contenidas en el documento

sean suficientemente realistas, tomando en cuenta las dificultades de arranque que normalmente

sufren los Proyectos.

El primer POA del Proyecto cubrirá los 6 meses finales del primer año, dado que incorporará como

parte de sus acciones, los 6 meses iniciales, correspondientes al POP (Plan Operativo Provisional).

La UG debe presentar a las Entidades de Resguardo una propuesta de transferencia y cierre, a más

tardar entre 9 y 6 meses antes del cierre formal.

¿Cuáles deben ser los aspectos básicos por considerar, antes de la preparación de un POA?

En la preparación de un POA, deberá utilizarse un formato estándar y considerar los aspectos

siguientes:

El propósito o la utilidad del documento;

Las características de los lectores/revisores de POAs; y

Las características de los autores del plan.

i) El propósito o la utilidad del documento

El POA sirve principalmente para 4 fines: a) es un medio para operativizar la planificación global y

para profundizar en las intervenciones previstas; b) permite que responsables del seguimiento

conozcan los problemas por atender, las actividades por realizar, los recursos por invertir y los

resultados por obtener en el Proyecto, durante el período en cuestión; c) constituye una herramienta

para el seguimiento y evaluación periódica de las actuaciones del Proyecto; y d) es el instrumento

que permite a los financiadores autorizar el desembolso de los recursos, para subvencionar las

actividades previstas.

ii) Las características de los lectores del plan

Los destinatarios (lectores) del POA constituyen un conjunto heterogéneo. Típicamente el mismo

plan es enviado a los Servicios en Bruselas y a la Delegación local de la Comisión Europea, a la

institución de Contraparte nacional/regional, a las autoridades del CC y a otras instituciones

colaboradoras.

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Entre los supuestos lectores de los planes, hay personas que disponen de muy poco tiempo para

leerlos y también hay personas que tienen muy poca información previa sobre el Proyecto y quienes

no disponen de otros documentos ligados

iii) Las características de los autores del plan

Los autores del plan forman parte del equipo ejecutor y tienen buenos conocimientos de la situación,

tanto en la parte física como en la parte financiera. Por lo general, los autores también tienen otras

funciones, las cuales frecuentemente requieren una atención prioritaria.

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