1Puntos bsicos para el clculo de nmina

GUA PARA CALCULAR SUELDOS E IMPUESTOS DE LOS TRABAJADORES

Junio 2014

2Por qu utilizar esta gua?...................................................................................................03

Bsico 1

Cmo elegir un rgimen de contratacin?....................................................................04

Bsico 2

Ofrece prestaciones superiores a la ley............................................................................06

Aguinaldo..............................................................................................................................08

Horas Extras.........................................................................................................................08

Prima Dominical..................................................................................................................11

Fondo de Ahorro.................................................................................................................11

Vacaciones............................................................................................................................12

Prima Vacacional.................................................................................................................13

Vales de Despensa.............................................................................................................13

Premios de Puntualidad y Asistencia.............................................................................14

Bonos y/o Comisiones.......................................................................................................14

Prstamos.............................................................................................................................14

Crdito INFONAVIT.............................................................................................................15

Bsico 3.

Un, dos, tres por todos tus periodos de pago.................................................................16

Bsico 4.

Aprende a calcular el ISR manualmente...........................................................................18

Bsico 5. .

Dile adis a tu Excel y calcula nminas en lnea..............................................................21

NDICE

3Por qu utilizar esta gua?

Recientemente abr una mercera y afortunadamente cada da tengo ms clientes. Por ello, quiero contratar a dos personas de tiempo completo y una para el fin de semana para que me ayuden. Sin embargo, no s nada de cmo hacer una nmina. Cunto debera pagarles a mis empleados y cmo puedo saber que los

impuestos que me cobran son los correctos? Cmo debo calcular su sueldo?

As surgen las dudas de muchos emprendedores que desconocen el proceso para realizar clculos, cumplir cuotas obrero-patronales y pagar el sueldo a sus empleados.

Si has decidido sumar nuevo personal, comienza por consolidar tu nivel de empresario atendiendo a estas recomendaciones:

Identifica cul es el giro de tu empresa.

Verifica la capacidad de tus ingresos.

Revisa el perfil de los trabajadores para fijar su forma de pago.

Con ello sabrs cul es la liquidez que necesitas para solventar los impuestos y salarios a aplicar.

Esta gua te ayudar a identificar los elementos indispensables para pagar el sueldo de tus trabajadores adecuadamente. Conocers cules son los regmenes que existen para la contratacin, el tipo de prestaciones que puedes ofrecer, los periodos de pago ms comunes, y a realizar el clculo de impuestos.

Descubrirs que actualmente hay herramientas tecnolgicas que te facilitan todos estos procesos. Checa cules son lleva tu empresa al xito!

4Bsico 1 Cmo elegir un rgimen

de contratacinDe acuerdo con el Sistema de Administracin Tributaria (SAT) existen nueve regmenes de contratacin del trabajador.

5Los regmenes ms utilizados por las Pequeas y Medianas Empresas o PyMEs son: Sueldos y Salarios (clave 2) y Asimilados a Salarios (clave 7 para directivos y 9 para profesionistas en general). Aqu te damos algunas caractersticas de cada uno.

REGIMEN CARACTERSTICASSueldos y Salarios Este rgimen se recomienda para aquellas

empresas que planean una relacin de larga duracin con el empleado.

Obligaciones patronales:- Pagar prestaciones - Dar de alta en el IMSS- Pagar carga patronal- Pagar impuestos sobre nmina- Retener impuestos al empleado

Asimilados a Salarios Este rgimen se recomienda para aquellas empresas que realizan pagos a profesionistas independientes o trabajadores eventuales.

Obligaciones patronales:- Retener el ISR al empleado- No ofrece Seguro Social

Ahora t decide bajo qu esquema quieres tener a tu personal. Recuerda mencionarlo en el contrato y ser claro con el trabajador!

6Bsico 2Ofrece prestaciones superiores a la ley

En un artculo publicado por La Red de Empresarios Visa las pequeas y medianas empresas de nuestro pas se enfrentan a la difcil situacin de competir con los grandes monopolios a la hora de contratar personal capacitado y con talento, por ello deben esforzarse mucho ms y delimitar, de manera organizada, la manera de atraerlos a su compaa.

Uno de estos son las prestaciones superiores a la ley, un plus que las empresas en ocasiones dejan a un lado pero que pueden significar el obtener no slo al mejor personal disponible, sino tambin potencializar los resultados de los trabajadores que ya se encuentran dentro de tu compaa.

Pero cmo saber qu es lo que se le debe ofrecer al trabajador?

La Primera Percepcin del trabajador es su Salario.

Cuando contratas personal para trabajar en tu empresa, se origina una relacin laboral en la que se acuerda con el empleado el pago de un salario por la funcin o tareas que realice en un determinado tiempo.

El Salario es la retribucin que debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo. Puede fijarse por unidad de tiempo, obra, comisin u otras.

Se compone con los pagos hechos en efectivo por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones, primas, comisiones, prestaciones en especie o por cualquier otra cantidad que sea entregada al trabajador, a cambio de su actividad laboral.

7El salario puede fijarse:

Por unidad de tiempo: Es decir, el salario se fija dependiendo del tiempo que el trabajador est a disposicin del patrn.

Por unidad de obra: El salario se fija dependiendo de las unidades producidas y sin importar el tiempo que conlleve terminarlas. Cuando el salario se fija mediante este mtodo, se debe especificar la naturaleza de la obra, el estado y tiempo de las herramientas y tiles necesarios, y jams se podr exigir al trabajador cantidad alguna por el desgaste de dichos instrumentos.

Por comisin: La comisin puede ser determinada como un porcentaje del precio de venta del producto, o una cantidad fija por unidad vendida o con base en un tabulador de comisiones.

A precio alzado: El trabajador pone su actividad y se le pagar conforme a la cantidad de trabajo materializado.

Incentivalaproductividadymejoraelclimalaboralofreciendootrosbeneficios

Adicionales a las prestaciones mnimas de ley, es recomendable dar otros beneficios a los trabajadores que, bien establecidos, apoyen a su economa y bienestar; en tanto no representen para el patrn gastos o impuestos no deducibles.

A continuacin se describen los conceptos ms comunes que se pueden agregar a la nmina. Algunos causan retencin del Impuesto Sobre la Renta (ISR) al pago del trabajador. Cuando esto pasa, se dice que el ingreso a retener es gravable, por lo que debe pagar el ISR. Y toda vez que el beneficio otorgado al subordinado no cause retencin, o est dentro de las reglas que expide la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), el monto quedar exento.

8Aguinaldo

Es una prestacin anual que deber pagarse antes del 20 de diciembre y equivale, por lo menos, a quince das de salario para los trabajadores que han cumplido un ao de servicio. A los que trabajaron por un periodo menor se les paga la parte proporcional.

Ingreso Exento de ISR: Hasta 30 veces el Salario Mnimo General (SMG) correspondiente al rea geogrfica del trabajador. Por lo tanto, el aguinaldo exenta hasta por las siguientes cantidades.

Ingreso Gravado de ISR: nicamente el excedente entre el monto del aguinaldo y el ingreso exento.

reaGeogrfica SMG Vigente Importe Exento del AguinaldoA y B $67.29 $2,018.70C $63.77 $1,913.10

Horas Extras

Es la retribucin que se le da a un empleado por laborar tiempo adicional a su jornada de trabajo.

Cundo se pagan dobles?

Cuando las horas extras que se trabajen estn dentro de un rango de tres horas extras al da por mximo tres das consecutivos, es decir nueve, el trabajador recibir el 100% de lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, doble. Por ejemplo, si un trabajador gana a $50 pesos la hora, entonces la extra se paga en $100.

Cundo se pagan triples?

Cuando las horas extras laboradas excedan de nueve horas a la semana establecidas por la Ley. A partir de la hora diez se le pagarn al trabajador al 200% de lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, triple.

Ingreso Exento de ISR:

- Cuando se obtiene por un trabajo que no excede de tres horas extras diarias y/o de tres veces por semana, es decir, un total de nueve horas extras.

- Cuando el trabajador gane como cuota diaria lo equivalente a un salario mnimo, es decir, para la zona geogrfica A y B $67.29 pesos y para la zona C $63.77 pesos.

- Cuando el trabajador gane ms de un salario mnimo mensual ($2,018.70 pesos para la zona geogrfica Ay B, y $1,913.10 para la zona geogrfica C) exenta slo el 50% de la

9cantidad percibida.

- Cuando el monto obtenido por las horas extras no rebase cinco veces el SMG del rea geogrfica.

Ingreso Gravado de ISR:

- El excedente de las horas extras dobles cuando se cumplen cualquiera de las reglas mencionadas para el ingreso exento.

- Las horas extras triples siempre gravan al 100%.

Veamos algunos ejemplos de cmo se calculan las Horas Extras:

Caso 1. Un empleado gana un salario mnimo mensual de $2,018.70 pesos (para la zona geogrfica A) por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal equivale a $8.42 pesos. Sin embargo, trabaj un total de 10 horas extras en una semana.

- Clculo:

1. Se le pagan las primeras 9 horas extras de manera doble.$8.42 x 9 horas x 2 = $151.56 Monto Exento

2. La hora diez, se le paga al triple.$8.42 x 1 hora x 3 = $25.26 Monto Gravable.

Caso 2. Un empleado gana $5,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal equivale a $20.84 pesos. Sin embargo, trabaj un total de 10 horas extras en una semana.

- Clculo:

1. Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble.$20.84 x 9 horas x 2 =$375.12 $187.56 Monto Gravable 50% $187.56 Monto Exento 50%

Como el trabajador gana ms de un salario mnimo mensual delazonageogrficaA,sesumaralmontogravable(deacuerdo a la regla) el 50% del total obtenido en las horas

dobles

10

2. La hora diez, se le paga al triple.

$20.84 x 1 hora x 3 = $62.52 Monto Gravable.

3. Suma el total de todos los gravables por concepto de Horas Extras.

$187.56 + $62.52 = $250.08

Caso 3. Un empleado gana $10,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su jornada de trabajo normal equivale a $41.67 pesos. Sin embargo trabaj un total de 10 horas extras en una semana.

- Clculo

1. Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble.

$41.67 x 9 horas x 2 = $750.06 $375.03 Monto Gravable 50% $375.03 Monto Exento 50%

2. Como el monto exento de las horas extras dobles (de acuerdo con la regla) rebasa el importe equivalente a cinco veces el salario mnimo de la zona A, se debe restar el resultado y el excedente se sumar al monto gravable.

Monto Exento $375.03Monto Exento en 5 veces el SM de la zona A - $336.45Monto Excedente Gravable $38.58

3. La hora diez, se le paga al triple.

$41.67 x 1 hora x 3 = $125.01 Monto Gravable.

4. Suma todos los gravables para el concepto de Horas Extras$375.03 + $38.58 + $125.01 = 538.62

Como el trabajador gana ms de un salario mnimo mensual delazonageogrficaA,sesumaralmontogravable(de

acuerdo con la regla) el 50% del total obtenido en las horas dobles

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Prima Dominical

Se le paga al trabajador lo correspondiente al 25% de su salario ordinario, de manera adicional, cuando trabaje los domingos.

Ingreso Exento de ISR: Lo equivalente a un SMG del rea geogrfica correspondiente.

Ingreso Gravado de ISR: nicamente el excedente entre el monto de la prima dominical y el ingreso exento.

Fondo de Ahorro

Es un beneficio que tiene como primordial objetivo fomentar el hbito del ahorro en los trabajadores. Se conforma de una aportacin establecida en una parte por el patrn y otra por el trabajador, para que al final del ao, ste obtenga una suma doble a la que ahorr.

Ingreso Exento de ISR:

- Cuando las cantidades se otorgan en forma general para todos los trabajadores.

- Cuando la cantidad que aporta el patrn es igual a la del trabajador.

- Cuando la cantidad del trabajador no exceda el 13% de su salario mensual.

- Cuando las aportaciones no excedan de 1.30 veces el SMG acorde a la rea geogrfica elevada al ao.

- Cuando se retire una vez al ao un monto ahorrado.

Ingreso Gravado de ISR:

- Cuando no se cumpla con cualquiera de los requisitos descritos anteriormente para exentar.

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Vacaciones

Los trabajadores que laboren ms de un ao en una empresa, gozarn de vacaciones pagadas por seis das. A partir del segundo ao se aumentarn en dos hasta llegar a 12 das, por cada ao subsecuente. Despus del cuarto ao, el periodo de vacaciones aumentar en dos das por cada cinco.

Antigedad(AosdeServicio)

Das de Vacaciones Correspondientes

1 ao 62 aos 83 aos 104 aos 125 a 9 aos 1410 a 14 aos 1615 a 19 aos 18

Ingreso Exento de ISR: Este concepto no est exento de pagar impuestos.

Ingreso Gravado de ISR: Se aplica al 100%, durante el periodo de vacaciones del trabajador.

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Prima Vacacional

Es la cantidad que recibe el trabajador por el derecho a disfrutar de un periodo vacacional y se le otorga, como mnimo, el 25% del salario correspondiente al mismo.

Ingreso Exento de ISR: Obedece a 15 veces el SMG, acorde al rea geogrfica del trabajador. Por lo tanto, la prima vacacional exenta hasta por las siguientes cantidades.

reaGeogrfica SMG Vigente Importe Exento del Aguinaldo

A y B $67.29 $1,009.35C $63.77 $956.55

Ingreso Gravado de ISR: nicamente el excedente entre el monto de la prima vacacional y el ingreso exento.

Vales de Despensa

Se trata de una prestacin en especie y que forma parte del salario. Consiste en brindarle al trabajador una ayuda econmica, a travs de una tarjeta electrnica, para el consumo o compra de productos de consumo cotidiano.

Ingreso Exento de ISR: Cuando el monto no rebase el 40% del SMG diario. Es decir, queda exento cuando el importe sea menor a $26.92 por da, de un salario mnimo vigente del DF.

Ingreso Gravado de ISR: nicamente el excedente entre el monto de los vales de despensa y el ingreso exento.

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Premios de Puntualidad y Asistencia

Son los estmulos en efectivo que se le otorgan a un empleado por ser ejemplar con los tiempos establecidos al cumplir su jornada laboral.

Ingreso Exento de ISR: Este concepto no est exento de pagar impuestos.

Ingreso Gravado de ISR: Se aplica al 100% del monto pagado.

Bonos y/o Comisiones

Son compensaciones econmicas que se otorgan por alcanzar metas establecidas dentro de un rea. Funcionan como incentivo al esfuerzo y el empeo que ponga el empleado en el desarrollo de sus funciones as como su contribucin a la empresa.

Ingreso Exento de ISR: No aplica.

Ingreso Gravado de ISR: Grava el 100% de la cantidad que se le otorgue al trabajador.

Prstamos

Es una cantidad que se le ofrece al empleado como anticipo y que, por acuerdo entre empleados y patrones, se puede descontar va nmina, sin generar intereses. Implementar este concepto posiciona la flexibilidad que tiene una empresa con su personal, dndoles mejor impresin.

Esta slo es una deduccin, por lo que no aplica para descuento de ISR.

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Crditos INFONAVIT

Toda empresa agrcola, industrial, minera o de cualquier otra clase de trabajo, est obligada a proporcionar a los trabajadores habitaciones cmodas e higinicas. Para dar cumplimiento a esta obligacin, las empresas debern aportar al Fondo Nacional de Vivienda a fin de constituir depsitos a favor de los trabajadores que establezca un sistema de financiamiento que permita otorgar a stos un crdito barato y suficiente para que adquieran en propiedad tales habitaciones.

La aportacin que deben dar las empresas al INFONAVIT equivale al 5% sobre los salarios de los trabajadores a su servicio.

Ganast,ganantodos

Otorgar prestaciones superiores a la ley puede ser un excelente gancho para atraer mejor talento a tu empresa.

Disminuyes la rotacin de personal gracias a un esquema que le permita desarrollarse y tener estabilidad econmica.

Incrementa la productividad y se favorece el clima laboral.

Tienes empleados ms satisfechos y en constante motivacin gracias a los diferentes estmulos econmicos o en especie que le proporciones.

Un empleado es ms feliz cuando reconocen su esfuerzo y trabajo que realiza.

Recuerda que es obligacin de los patrones comprobar ante el SAT los pagos que se les entregan a los trabajadores, as como las retenciones de contribuciones que se le hacen a cada uno segn su periodo de pago.

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Bsico 3Un,dos,tresportodostus periodos de pago

Existen diferentes esquemas que te permiten llevar una mejor administracin de los pagos que realizas a tu personal.

De acuerdo a las necesidades que tengas de operacin en tu organizacin, al contratar nuevo personal puedes identificar cul es el periodo ms adecuado para ti y cada uno de ellos.

Los periodos de pago ms comunes son:

Semanal

Decenal

Catorcenal

Quincenal

Mensual

Al hacer tu nmina es importante que tengas claro cul es la periodicidad que vas a aplicar, ya que, con base en ello, se realizan los clculos de impuestos usando las tablas de Impuesto Sobre la Renta (ISR) que el SAT establece.

Estas son las tablas para el clculo de ISR que maneja el SAT. Aplica slo para los periodos semanal, catorcenal, quincenal y mensual.

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Bsico 4 Aprende a calcular el ISR

manualmenteHagamos un breve check list.

Ya contrataste a tu trabajador bajo un rgimen especfico.

Ya sabes qu es lo que le vas a pagar.

Ya sabes cundo se lo vas a pagar

Ahora conocers cmo y cunto le debes pagar al trabajador.

Recuerda que el Salario de un empleado est sujeto a diversas deducciones que se reflejan en su recibo de pago.

Dentro de estos descuentos se encuentra el ISR, el cual depende del periodo de pago que seleccionaste pues se aplicarn las tablas de impuestos establecidas por el SAT.

El monto final que obtengas de este clculo, ser el total que le des al trabajador.

Usa la siguiente infografa para realizar el clculo ISR manualmente con un ejemplo prctico, aplicado nicamente para el sueldo, el cul grava al 100% para impuestos.

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Bsico 5 Dile adis a tu Excel y

calcula nminas en lnea El proceso ms convencional para calcular una nmina y obtener el monto

a pagar de los trabajadores con sus debidos beneficios y descuentos, sola ser en una hoja de clculo.

Administrar todos los conceptos que se le otorgan al trabajador en este simple programa lleg a ser engorroso y conllevaba una prdida de tiempo importante.

Capturar manualmente todos los valores del clculo implicaba posibles errores o diferencias con los pagos correctos a los trabajadores.

Continuar o terminar la nmina en otro momento era prcticamente imposible debido a que slo se tena el archivo en una computadora y pesaba demasiado para transportarlo a otra mquina, con el riesgo de perder informacin.

Por increble que parezca, todava hay empresas que utilizan este mtodo tradicional y poco confiable.

Yalodicenlosexpertosentecnologa,aquellosqueseresistenalcambioylainnovacin quedarn fuera de la competencia empresarial del futuro.

Si los clculos para el pago de nmina de tus trabajadores te parece un procedimiento tedioso, con la llegada de nuevas tecnologas este difcil trabajo se acab.

El avance tecnolgico revoluciona la forma de hacer las cosas. Una de las soluciones cada vez ms populares y que han sido adoptadas rpidamente por las micros, pequeas y medianas empresas es el servicio de cmputo en la nube o cloud computing.

Quiz, este trmino ya lo has escuchado en tu vida diaria. Pareciera ser complejo pero en realidad los usuarios de internet lo utilizan ms frecuentemente de lo que creen. Por ejemplo, al enviar un correo electrnico, compartir una fotografa en sus redes sociales o, realizar una transaccin bancaria en lnea.

Tanto el correo electrnico, como el Facebook son aplicaciones en la nube que funcionan de forma independiente al ordenador, es decir, slo se requiere un equipo fsico (computadora, smartphone) y conexin a internet para acceder.

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Esta tecnologa ofrece grandes beneficios para las PyMEs.

Ahorro: Pagas por lo que usas.

Accesoremoto: Se puede tener acceso a la informacin donde quiera que ests, gracias al almacenamiento en la nube.

Rpidoyfcil:No pierdas tiempo instalando programas que podran demorar horas.

Serviciodeprimera: las aplicaciones en la nube son muy completas, prcticas y te brindan resultados de muy alta calidad, semejantes a los de los grandes corporativos.

Multiusuario: Comparte los recursos y economiza tiempo, esfuerzo y dinero.

Especialistas en el tema infieren que las aplicaciones en la nube para empresas son una tendencia en crecimiento.

Migrar a esta tecnologa es la alternativa ms preponderante para aquellos que, incluso, desean hacer trmites y pagos de manera ms segura y sin la preocupacin de saturar el disco de su ordenador.

Aplicado a la nmina de tu empresa, ya no tendrs que usar Excel u otros sistemas cero funcionales.

Puedes pagar tus cuotas e impuestos a tus trabajadores desde cualquier lugar en el que te encuentres, utilizando un dispositivo conectado a internet.

Descubre y explora las herramientas que te ayudarn a realizar la nmina y tus clculos de manera muy sencilla. Verifica que cuenten con el aval de los institutos Mexicano del Seguro Social (IMSS) e INFONAVIT el cual da la certeza que los clculos son correctos.

Es hora de crecer y s el empresario exitoso y cumplidor que siempre quisiste!

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