5s: SECCIÓN DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Gipuzkoako Foru Aldundia

Servicio de Función Pública

Implantación 5S digitales.

• La Sección de Gestión del Conocimiento (en el momento de implantación Sección de Formación) ha implantado las 5 S digitales en su directorio de trabajo Z://PRESTAKUNTZA y abarca todos los directorios y archivos de la Sección.

• La Sección estaba formada por 3 personas, la Jefa de la Sección, una Técnico medio y una Administrativo, que son las que generan y modifican las carpetas y los archivos.

• El Jefe de Servicio también tenía todos los permisos para poder acceder a la información, pero no generaba ni modifica ningún archivo, aunque podía hacerlo.

• En este directorio de trabajo es donde se depositaba y se deposita la documentación necesaria para gestionar la formación general y específica.

• Se ha aprovechó la implantación para denominar en euskera los directorios.

DURACION y PARTICIPANTES

• INICIO: 23/02/2015• FIN: 24/04/2015

• Las personas implicadas fueron:– Alumna del curso de 5S y coordinadora del proyecto.– Jefa de Sección de Formación (Hoy Gestión del

Conocimiento)– T.M. de la Sección.– Administrativo de la Sección– Colaborador informática.

HORAS DE DEDICACIÓNSe recogieron las horas de dedicación en un excel.

EVENTOS JSC TM ADM ALUM. INF. TOTAL

57,91 36,91 27,58 3,75 8 1 77,24

68,24

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Desde el punto de vista de la seguridad de la información que se genera en el directorio Z://PRESTAKUNTZA, IZFE (empresa que gestiona la informática en la DFG) realiza diariamente copias de seguridad en sus servidores.

Siempre y cuando toda la documentación que se genere en la Sección se haga en este directorio, la seguridad de la información está garantizada.

Anteriormente a la implantación de las 5 S digitales, las carpetas personales de trabajo se ubicaban en el directorio C://. Esto significaba que, por un lado, a la información que se depositaba en este directorio no se le hacían copias de seguridad diaria, y por otro, que en el caso de ausencia de alguna de las personas de la Sección, el resto, en caso de necesidad, no podía acceder a la misma.

Este tema se ha solventado, guardando toda la información personal de trabajo en el directorio Z://PRESTAKUNTZA, creando una carpeta personal con las iniciales del nombre de cada una (Nire_AE; Nire_MC; Nire_II), de manera que esta información pueda estar disponible para todo el personal en caso de necesidad.

Seguridad durante la implantación de las 5S

Se solicitó a IZFE (Soporte informático) realizar una copia de seguridad de todo el contenido del directorio a trabajar, hasta la finalización del proyecto.

ESTRUCTURA DE ARCHIVADO

La estructura de las carpetas de nivel 1 y 2 se ha recogido en un Excel, donde se describe brevemente el contenido, además de las personas responsables de que la información contenida en ellas cumpla con los requisitos establecidos.

Entre las carpetas de nivel 1 se encuentra una denominada HISTORIKOAK, donde se repetirá la misma estructura del resto de carpetas, pero identificadas delante con una H_. Aquí se trasladará la información que NO SE ESTÉ UTILIZANDO pero que sea necesario conservar.

De ayer a hoy• Al finalizar el proyecto: • Hoy en día:

Carpeta Nivel 1 Carpeta Nivel 2Cod-Identif

PROP.Quiénes acceden

Descripción del contenido

BESTE_ADMINALEJANDRA

TODA LA SECCION + JSV

Beste erakundeak

ALDUNDIEN_PREST_ORG

IVAP eta 3 aldundiak prestakuntza koordinatzeko organoa.

DIPU_ALICANTEINST_ANDALUZ_ADMIN

IVAPIVAPeko prestakuntzari buruzko informazio orokorra.

GFA_ANTOLAKUNTZA

ALEJANDRA

TODA LA SECCION + JSV

Aldundiko informazioa: prestakuntzarako interesgarria dena.

GFA_araudiakGFA_berdintasunaGFA_besteorganoakGFA_datu_babesaGFA_eusk_erabil_planaGFA_legealdiakGFA_manual_acogidaGFA_plan_estrategikoakGFA_sindikatuak

HISTORIKOASe repiten las carpetas Nivel 1, identif. delante H_

ALEJANDRA

TODA LA SECCION + JSV

Orain ez dugun erabiltzen informazioa baina gorde behar duguna.

INFORMATIKAALEJANDRA

TODA LA SECCION + JSV

Informatikako gaiak

ELKARLANA

GURE_INFORMAZIOA

Guretzat egindako programa informatikoei buruzko informazioa, manualak, etab.

INF_PROGR_ADOCPrestakutza atalerako informazio: sarbideak, etab.

MAPAS_MENTALES Tresna informatikoa

KONTRATUAK MATILDETODA LA SECCION + JSV

Ikastaroen kontratazioa

2015 (año actual)fakturazioakon_araudiakon_ereduakkon_bidalketa_ae/_mc.doc

Lehen mailako karpeta Bigarren mailako karpeta JabeaSarbide baimena daukatenak

Edukien deskribapena

Carpeta Nivel 1 Carpeta Nivel 2 Propietar. Quiénes acceden Descripción del contenido

BESTE_ADMIN ALEJANDRATODA LA SECCION + JSV

Beste erakundeak

ALDUNDIEN_PREST_ORGIVAP eta 3 aldundiak prestakuntza koordinatzeko organoa.

FA_ARABA Arabako foru Aldundia

DIPU_ALICANTE

EUROPA

INAP_NAVARRA

INST_ADMIN_ANDALUZ

IVAPIVAPeko prestakuntzari buruzko informazio orokorra.

GFA_ANTOLAKUNTZA ALEJANDRATODA LA SECCION + JSV

Aldundiko informazioa: prestakuntzarako interesgarria dena.

ARAUDIAK Prestakuntzatik kanpo.

BERDINTASUNAInformazio orokorra: estrukturak, komizioak, etab.

BESTEORGANOAK Kabia, Uliazpi, etab.

DATU_BABESA Informazio orokorra.

EUSK_ERABIL_PLANA Jarraipide orokorra

LEGEALDIAK Estrukturak, izendapenak, etab.

PREST_ATALA Prestakuntza atalaren antolakuntza

PROZEDURAKAldundiko orokorrak. Prestakuntza arlotik kanpo.

SINDIKATUAK Sindikatuen antolakuntza

HISTORIKOASe repiten las carpetas Nivel 1, añadiendo x delante H_

ALEJANDRATODA LA SECCION + JSV

Orain ez dugun erabiltzen informazioa baina gorde behar duguna.

INFORMATIKA ALEJANDRATODA LA SECCION + JSV

Informatikako gaiak

_GURE_INFORMAZIOAGuretzat egindako programa informatikoei buruzko informazioa, manualak, etab.

_LANEKO_TRESNAKLanean erabiltzen ditugun tresnak, edo nola lortu kanpotik informazioa.

_PROIEKTUAKInformatikako proiektuak martxan daudenak edo jarri behar direnak.

BESTELAKOAK Informazio interesgarria orokorrean

JAULA Behin-behineko lekua

KONPETENTZIAK ALEJANDRATODA LA SECCION + JSV

Konpetentziaren proiektuak

ENPRESAK Parte-hartzeko kanpokoak

ESKULIBURUA Eskuliburua proiektua sabaltzeko

IKASTAROAKKonpetentziarekin lotuta eskaintzen ditugun ikastaroak

JARRAIPENAK Egindako txanden jarraipena

KONTRATUAK MATILDETODA LA SECCION + JSV

Ikastaroen kontratazioa

20xx (año actual)Urteko informazioa: eginten ari diren kontratuak.

FAKTURAZIOA Informazio orokorra.

KON_ARAUDIA

KON_EREDUAK

kon_bidalketa_ae/_mc.doc Enpresa-pertsona > bidaltzeko informazioa

• 24/05/2015

CARPETAS N.1: 8

CARPETAS N.2: 35 • 19/01/2017

CARPETAS N.1: 11

• 3 nuevos proyectos:

KONPETENTZIAK

PARTEKATUZ

PRAKTIKAK

CARPETAS N.2: 35 +KONPETENTZIAK: 4

PARTEKATUZ: 4

PRAKTIKAK: En proceso.

CODIFICACIÓN FICHEROSEn el fichero excel de seguimiento, se ha creado una pestaña con las reglas de codificación de los ficheros.

Aspecto codificado Cómo se va a codificar-identificar Ejemplo

1Carpetas y ficheros Nombres cortos y significativos. 15INOO1_outlook

2Carpetas y ficheros Sin espacios en blanco (los espacios en blanco se sustituyen por guión bajo) 15_pretakuntza_plana.doc

3Carpetas y ficheros Sin caracteres estraños, ni acentos. ( / " \ , . - + @ # ~ ? ¿ : ª º > <).

4Carpetas y ficheros De preferencia se denominarán en euskara.

5Todos los ficheros. Un mismo fichero con versiones en euskera y castellano: mismo nombre, a ser posible en euskera, seguido de _eu /_es

prest_plana_eu / pres_plana_es

6Todos los ficheros. Versión bilingüe: nombre a ser posible en euskera

7Todos los ficheros. Para diferentes versiones utilizar: .. _v01; …_v02; prest_plana_eu_v01.doc

8Carpetas de nivel 1 y 2 Con MAYUSCULAS PREST_PLANA

9Carpetas de nivel 3 y siguientes

Con minúsculas. 5S_digitala

10Ficheros De preferencia, con minúsculas, salvo excepciones como la codificación del curso.

11Carpetas y Ficheros: por materia

Si tenemos distintos ficheros de una misma materia, pondremos primeramente la identificación dela materia, en minúsculas, mediante un nombre o las iniciales, principalmente.

db_??? (datu babesa) / araudia_??

12Ficheros: diferenciados por propietario.

Primeras 2 iniciales de la persona propietaria del fichero. mc_nire_ikastaroak

13Ficheros: diferenciados x año.

Primero los 2 últimos dígitos del año. 15_memoria.doc

14Ficheros: diferenciados x fecha

Si la denominación es la misma, pero son de fechas diferentes. Así estarán ordenados correlativamente.

15_akta_2016_01_15.doc / 15_akta_2016_03_18.doc

15Ficheros: con nombreCuando se necesite identificar el nombre (Inicial del nombre en mayusc. seguida del apellido con sólo la primera letra en mayúsculas)

esk_ezonartua_Aechave.doc

16Fichero: de cursoAl crear la carpeta de un curso, cuando todavía NO sabemos que número vamos a darle, indicar año y area, pero sin número: esto puede suceder puntualmente, cuando estamos organizando un curso.

15IN_nombrecurso

17Fichero: de cursoSe les identifica con el código del curso, sin \ por ser carácer problemático, seguido de una parte significativa de la denominación del curso.

16IC001_aniztasuna

18Fichero: de curso Sólo se crearán ficheros, identificados en función de los contenidos: 15IN001_inf_basica

19Fichero: de curso Si la información hace referencia al turno, se incluirá éste en la denominación del fichero. 15IN001A_asist.doc/.pdf

CRITERIOS NECESARIOS E INNECESARIOS

Criterios de

elementos

necesarios

Contenidos a los que aplica Observaciones Responsable

FICHA CURSO

PROVEEDOR

Propuesta curso proveedores +

presupuesto + ficha terceros

Se mantiene en el directorio del AÑO >

hornitzaileak_15 JSC + TM 06/03/2015

FICHA CURSO

PROVEEDOR Propuesta curso proveedores

Las propuestas que se consideren

interesantes a futuro, se archivarán en la

carpeta:" IK_PROPOSAMENAK", dentro

de PREST_PLANA JSC + TM 17/07/2015

MANUALES Manuales de proveedores

Cuando se repitan, mantener SOLO el del

último año. JSC + TM 06/03/2015

MANUALES Manuales de proveedores

Si hay más de un documento, unificarlos

en un ARCHIVO COMPRIMIDO

JSC + TM +

ADM 29/04/2015

Criterios de innecesarios Duplicado ObsoletoMal

ubicadoContramedida Observaciones

CARPETA ANUAL DE CONTRATOS

DE MAS DE 5 AÑOS X Eliminar

FOCOS DE SUCIEDAD

Foco de suciedad Eliminar Contener Contramedida

Gestión diaria de los cursos x xUna vez finalizado el curso, revisar y eliminar los

ficheros provisionales según criterios establecidos

Carpeta de KONTRATUAK x Eliminar las carpetas con antigüedad mayor de 5 años

Carpeta del folleto anual x xTras realizar el del año siguiente, mantener unicamente

el documento definitivo en PDF

Para todas las carpetas de caracter

general anual.x x

Pasar los modelos de uso a las carpetas del año

siguiente y borrar del anterior (egutegiak, reserva de

salas,…)

Duplicidad de manuales del mismo

curso en diferentes añosx x

Guardar el último manual, y eliminar los de años

anteriores

Manuales por curso xReducirlos a un solo fichero. Según el caso: unir pdfs,

words o comprimir los documentos (winzip/rar)

Personas usuarias "no habituales"        x

Ante la posibilidad de que se pueda cambiar la

ubicación de algún archivo, o incluso borrar algún

fichero, se le faciltiarán los criterios establecidos en la

metodología 5S.

ALERTAS

Alertas: elemento a monitorizar ¿De qué forma? Responsable FechaObservacio

nes

Focos de suciedad detectadosMarcar en Prestakuntza-outlook

alerta de limpiezaAlejandra/Matilde jul./ag.

Todo el directorio "prestakuntza"Control del antes y después de la

limpiezaAlejandra jul./ag.

Carpeta JAULARevisar el contenido y tomar

decisionesAlejandra/Matilde jul./ag.

REVISIONES

Fecha Resultados obtenidos.

15/07/2015 Tras la finalización del proyecto. Los resultdos obtenidos son muy positivos.

Se ha reducido la ocupación del disco de forma importante.

Las carpetas de nivel 1 y 2 se han identificado claramente, con los temas a tratar en cada una de ellas.

El número de carpetas se ha reducido de forma importante, así como el número de archivos.

No hay archivos sin identificar, sueltos.

2017/jul-ag Previsión de la próxima revisión.

En los resultados hay que tener en cuenta que los contenidos de la sección se han ampliado desde la situación anterior,

participando en varios nuevos proyectos: KONPETENTZIAK, PARTEKATUZ Y PRAKTIKAK.

Se entiende que el aumento de ficheros es debido a las necesidades provocadas por estos nuevos proyectos y que a lo

largo del 2017-8, tras la reestructuración y revisión del directorio de prácticas, podremos reducir el número de ficheros

considerablemente.

2019/jul-agosto Previsión de la próxima revisión.

11/08/17 > 31/08/2017

ACCIONES CORRECTORAS

Fecha Nº Desviación / problema detectado Descripción acción correctora Fase Quién Cuándo OK

6.05.2015 1

Modo de identificar varios impartidores y manuales

para un mismo curso Identificar con el código del curso_manual_1 2 Matilde Julio SÍ

2

Modo de identificar varios impartidores y manuales

para un mismo curso en el mismo día

Identificar con el código del curso_manual_1_(inicial

nombre+inicial apellido) 2 Matilde Julio SI

3

Identificar los resultados enviados por las empresas

y codificarlos 1 Alejandra 17/07/2015 HECHO

4

Abrir la nueva carpeta de "IK_PROPOSAMENAK"

en PREST_PLANA

No perder la documentación que pueda ser de

utilidad a futuro 2 Alejandra 17/07/2015 HECHO

11.08.2017 1 Situación directorio PLAN_ESTRATEGIKOAK

Se elimina porque se entiende que dicha

información estará recogida en el directorio de la

legislatura correspondiente. Alejandra 11/08/2017 HECHO

2 Directorio INFORMATIKA ha crecido Se reorganizan los contenidos en áreas. Alejandra 11/08/2017 HECHO

3

Incorporación del proyecto de konpetencias a la

Sección Se crea el directorio KONPETENTZIAK Alejandra 11/08/2017 HECHO

4

Incorporación del proyecto de transvase

conocmientos por jubilaciones Se crea del directorio PARTEKATUZ Alejandra 11/08/2017 HECHO

5

Incoporación de las prácticas de alumnado a la

Sección Se crea el directorio de PRAKTIKAK Alejandra 11/08/2017 HECHO

6

Organización de la información contenida en el

directorio de PRAKTIKAK

Se reorganizará en cuanto se estudie sus

contenidos Alejandra 2017/2018 en proceso

Acciones correctoras 5S Digital

INDICADORESA B C D A - D E

ADIERAZLEAK LEHEN GERO GERO GERO Murrizketa GERO

INDICADORES ANTES DESPUES DESPUES DESPUES Reducción DESPUES

DATAK / FECHAS 24/02/2015 24/03/2015 15/04/2015 28/04/2015 29/04/2015 15/07/2015

Diskaren okupazioa Espacio ocupado en disco 13,20 10,50 9,43 8,53 4,67 8,74

1. Mailako karpetak Número carpetas nivel 1 42,00 8,00 8,00 8,00 34,00 8,00

Karpeta kopurua Número carpetas 6.135 4.775 3.550 2.499 3.636 2.610

Artxibo kopurua Número de archivos 36.314 21.562 18.274 15.028 21.286 15.458

Artxibo Nº de archivos sueltos

NOTA:

Entre el E y el F, debido a

la asunción de proyectos,

se crean 3 nuevos

directororios

F G

ADIERAZLEAK GERO

INDICADORES DESPUES

DATAK / FECHAS 11/08/2017

Diskaren okupazioa Espacio ocupado en disco 15,1

1. Mailako karpetak Número carpetas nivel 1 11

Karpeta kopurua Número carpetas 4.569

Artxibo kopurua Número de archivos 36.542

Artxibo Nº de archivos sueltos