5TA CLASE - SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL EN UN PROYECTO.ppt

7/23/2019 5TA CLASE - SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL EN UN PROYECTO.ppt

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GERENCIA DE

PROYECTOS

ADRIANA CRISTINA ULLOA RIAOEspecialista en Gerencia de Proyectos

SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Y

CONTROL


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SISTEMA DE CONTROL

Se define como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen,

mediante su interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin enun momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella

Los sistemas de control : deben cumplir con una serie de requisitos para su

funcionamiento eficiente:

Ser entendibles.

Seguir la forma de organizacin.

Rpidos.

Flexibles.

conmicos.

l proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro de informacin.

!"entro de responsabilidad#.

$ebe tener bien definido qu% informacin es la necesaria y cmo se recoger, procesar y

lle&ar a la direccin para la toma de decisiones.


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Segn Gerry Johnson y Kevan Acholes (!!"# p$ %&'$: )*a menudo los directivos

tienen una visi+n muy limitada de en qu, consiste el control directivo de un conte-to

estrat,gico$)

. Ambos consideran los sistemas de control en dos grandes categor/as:

Sistemas de informaci+n y medici+n: Sistemas financieros, indicadores, etc.

Sistemas que regulan el comportamiento de las personas.

'tros autores establecen momentos por los cuales debe atra&esar cualquier sistema de

control.

0ara 1arold Koont2 y 1ein2 3eihroh (!!'# p$ %4$ todo sistema de control debeatravesar por ,stas tres etapas:

(stablecimiento de estndares y puntos cr)ticos.

*edicin del desempe+o.

"orreccin de las des&iaciones.(


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SEGUIMIENTO Y CONTROL EN UNPROYECTOAtener en cuenta

La eal!aci"n y el se#!i$iento son ins!$os %&sicos para to$ar decisiones y$e'orar los res!ltados de las pol(ticas p)%licas*

La +or$a $&s e+ectia de reci%ir apoyo y rec!rsos para s!s proyectos,pro#ra$as o pol(ticas, es $ostrando res!ltados*

Para $ostrar res!ltados, se de%en -acer $ediciones y para -acer

$ediciones adec!adas es necesario !tili.ar %!enos indicadores*Todo %!en indicador de%e ser claro, releante con el o%'eto de $edici"n yde%e proporcionar in+or$aci"n peri"dica para $edir si se lo#raron o no loso%'etios prop!estos*

Una #esti"n orientada a res!ltados no es posi%le sin indicadores /!eper$itan la adec!ada $edici"n de dic-os res!ltados

Los indicadores:

son instrumentos centrales en la gerencia moderna, toda &ez que permiten

acer seguimiento y e&aluacin, "on el propsito de fortalecer la capacidad

de las entidades p-blicas o pri&adas para el cumplimiento de los objeti&os


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Para de0nir indicadores se de%en tener enc!enta las si#!ientes pre#!ntas

1* 23!4 se /!iere$edir5,

6* 2C"$oseleccionar el$e'or indicador5

7* 23!e in+or$aci"nse re/!iere para$edir5


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0A5A S65 A7689A7S# LS ;ciles de identificar y recopilar

0ertinentes (para los que deseamos medir

?ieles (que informen con fidelidad de las condiciones de los datos que

se recogen

b@etivos (no ambiguos en su interpretaci+n

0recisos (para la acci+n que se quiere estimar

9n/vocos (par>metros e-clusivos de lo que se mide y Sensibles (quepermitan recoger y estimar variaciones de aquello que son referente$


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8AY DISTINTAS CLASES DEINDICADORES9

;ndicadores de e@ecuci+n

Son los que aluden a resultados de la acti&idad. ueden ser/

0 $e econom)a/ 12 recursos empleados3disponibles

0 $e eficiencia/ 4aloran los recursos empleados en relacin a los resultados concretos

obtenidos

7e eficacia: "omparan los resultados obtenidos con los pre&istos

7e efectividad: 4aloran el resultado global concreto con el pre&isto.

;ndicadores de proceso

5luden a los procesos intermedios de la acti&idad. ueden ser/

6strat,gicos: 6nforman de qu% factores externos influyen en el proceso de acti&idad

7e 6structura: 4aloran los recursos disponibles y los necesarios$

7e 0roceso: &al-an cmo se desarrollan las acti&idades intermedias del proceso de

gestin

7e 5esultado: *iden los resultados finales del proceso


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EFICIENCIA - Producto

N)$ero de inspecciones:n)$ero de inspectores

N)$ero de e;pedientes res!eltos por se$estre:dotaci"n de personal en la tarea

N)$ero de inspecciones al transporte de pasa'eros:personal /!e participa en latarea

N)$ero de cons!ltas:n)$ero de $4dicos

EFICACIA

Po%laci"n escolar en pro#ra$a : po%laci"n escolar total

EFICIENCIA

Costo pro$edio de las raciones9 #asto total pro#ra$a : n)$ero de raciones

CALIDAD

Calor(as por raci"n : Porcenta'e de aceptaci"n de los escolares


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No confundas el tener menos con el ser menos;tener ms no signica ser ms; tampoco

confundas lo que posees con quin eres. ~ NoahbenShea

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