6 Manual General de Adm y Cont Activos Fijos Sector Publico

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁNPROV. DEL GUAYAS - ECUADORDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Administración 2009 – 2014Eco. Dalton Narváez Mendieta

Alcalde

INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS EINVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN

Este Instructivo para el control de existencias einversiones en bienes de larga duración está sujeto a lodispuesto al Manual General de Administración y Control delos Activos Fijos del Sector Público publicado en R.O. No. 59del 7 de Mayo de 1997, las Normas de Control Interno AcuerdoNo. 20-CG publicado en el R.O. No. 6 del 10 de Octubre del2002; y la Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamentalpublicadas en el R.O. No. 249 del 22 de Enero del 2001.

DE LOS ACTIVOS FIJOS (BIENES DE LARGA DURACIÓN)

Art. 1.- Son considerados bienes de larga duración todos losbienes tangibles o derechos de propiedad que dispone laentidad, destinados a actividades administrativas yoperacionales de la misma siempre y cuando cumpla lassiguientes condiciones:

a) Que sean bienes de propiedad privativa de laInstitución

b) Que sean destinados a actividades administrativos y/oproductivas

c) Que tengan una vida útil superior a un añod) Que el costo de adquisición se igual o mayor a 100

dólares (USD $ 100,00)

Estos bienes serán utilizados únicamente para llegar a cabolabores instituciones y por ningún motivo para finespersonales o particulares.

RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Art. 2.- La responsabilidad recae en la máxima autoridadAlcalde) siendo su obligación velar por la correctaadquisición, conservación, mantenimiento, valoración,enajenación de los activos fijos institucionales y deaquellos que no sean de propiedad del ente, que hayan sidorecibidos en fideicomiso, comodato, arrendamiento oalmacenaje, así como de mantener adecuados controles internosaplicables a esta área, de conformidad con la normativavigente y las disposiciones en el presente instructivo.



Alcalde

RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE LOSACTIVOS FIJOS

Art. 3.- El registro de los activos fijos lo ejecutará elContador General y el control contable de lo ejercerá unempleado de la unidad de Contabilidad del Municipio ensujeción a lo previsto en la Normativa de ContabilidadGubernamental 2.2.5.6 y el presente instructivo.

RESPONSABILIDAD EN LA CUSTODIA Y CONTROL FISICO DE LOSACTIVOS FIJOS

Art. 4.- El servidor con nombramiento y caucionado que cumplalas funciones de Guardalmacén será el responsable de lacustodia, control de todos los activos fijos del Municipio.También llevará mediante un sistema manual o automatizadomediante kardex de cada bien en forma individual o por elconjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una mismafecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo.

RESPOSABILIDAD EN EL USO Y CONSERVACIÓN DE LOS BIENES

Art. 5.-Los jefes de las unidades administrativas serándirectamente responsables por el uso, custodia y conservaciónde los activos fijos asignados a cada una de ellas, así comotambién los servidores del Municipio sujetos a la ley deservicios civil y carrera administrativa, código de trabajo,contrato por servicios personales a los cuales se les hayaasignado determinados activos fijos para el desempeño de susfunciones

DEL INGRESO DE LOS ACTIVOS FIJOS A BODEGA

Art. 6.- Los bienes considerados Activos Fijos seránentregados por el proveedor al Guardalmacén o quien a hagasus veces con la Orden de Compra, y la facturacorrespondiente. Sobre esta base el Guardalmacén verificaráque los bienes entregados por el Proveedor correspondan endescripción, cantidad, características especificadas en laOrden de Compra. Si están conforme llenará el correspondienteformulario de Ingreso de Activos Fijos, lo suscribirá y



Alcalde

entregará copia al Proveedor y copia al Departamento deContabilidad.

Si caso contrario hubiere disconformidad con los bienesrecibidos informará al Proveedor para que solucione lasnovedades.

Una vez realizado en ingreso a Bodega, el Guardalmacénprocederá a la entrega de los bienes a la UnidadAdministrativa solicitante que consta en la Orden de Compracon el Formulario Inventario de Activos Fijos por UnidadAdministrativa, y lo suscribirá en conjunto con elfuncionario o empleado responsable de la misma y entregarácopia al Departamento de Contabilidad, copia al funcionario oempleado responsable de la custodia del o los bienes yguardará en su archivo el original.

CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Art. 7.- Una vez realizados los procedimientos contempladosen el artículo 6 del presente instructivo, el Guardalmacénprocederá a codificar los bienes considerados Activos Fijospara lo cual tomará como instrucciones en el párrafosiguiente.

El código para identificación de estos bienes consta de 2grupos:

El primer grupo se refiere al código del mayor contabley consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera:

BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA ADMINISTRACION

1.4.1.01.03 MOBILIARIOS1.4.1.01.04 MAQUINARIAS Y EQUIPOS1.4.1.01.05 VEHICULOS1.4.1.01.06 HERRAMIENTAS1.4.1.01.07 EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS1.4.1.01.08 BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES1.4.1.01.09 LIBROS Y COLECCIONES1.4.1.01.11 PARTES Y REPUESTOS1.4.1.03.01 TERRENOS1.4.1.03.02 EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS1.4.1.03.99 OTROS BIENES INMUEBLES



Alcalde

BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA PRODUCCIÓN

1.4.2.01.03 MOBILIARIOS1.4.2.01.04 MAQUINARIAS Y EQUIPOS1.4.2.01.05 VEHICULOS1.4.2.01.06 HERRAMIENTAS1.4.2.01.07 EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS1.4.2.01.08 BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES1.4.2.01.09 LIBROS Y COLECCIONES1.4.2.01.11 PARTES Y REPUESTOS1.4.2.03.01 TERRENOS1.4.2.03.02 EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS1.4.2.03.99 OTROS BIENES INMUEBLES

El segundo grupo de codificación que se presenta acontinuación comprende los campos y dígitos correspondientesque se establece para la ubicación identificación de losactivos fijos la cual será utilizada por la unidad encargadade la custodia y control físico en forma complementaria a lacodificación constante en el Plan General de Cuentas descritaanteriormente. Está conformada por campos o niveles de lasiguiente manera:

CAMPO O NIVEL6 7 C O N C E P T O

00000 Unidad Administrativa

000 Ordinal secuencial específico del bien

SEXTO CAMPO O NIVELEste campo está compuesto de 5 dígitos, los dos primeroscorresponde la codificación según la estructura programáticaestablecida en la L.O.R.M.

11 ADMINISTRACION GENERAL12 ADMINISTRACION FINANCIERA13 JUSTICIA, POLICIA Y VIGILANCIA21 EDUCACION Y CULTURA31 PLANIFICACION URBANA32 HIGIENE AMBIENTAL36 OBRAS PÚBLICAS

Los 3 siguientes dígitos corresponden a la codificación porunidad administrativa, llámese dirección, departamento osección de conformidad con el Orgánico Funcional vigentedentro de la estructura programática establecida en laL.O.R.M.:



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11001 Alcaldía11002 Planificación General11003 Auditoría Interna11004 Asesoría Jurídica11005 Promoción Cívica, Prensa y Publicidad11006 Secretaría General11007 Recursos Humanos11008 Mantenimiento11009 Turismo12001 Financiero12002 Tesorería12003 Presupuesto12004 Coactiva12005 Contabilidad12006 Recaudaciones12007 Rentas12008 Avalúos y Catastros12009 Proveeduría12010 Informática13001 Inquilinato13002 Comisaría13003 Policía Municipal21001 Biblioteca32001 Desarrollo Comunidad32002 Higiene Ambiental32003 Vía Pública32003 Mercado32004 Cementerio31001 Planificación Urbana35001 Obras Publicas35002 Terrenos

El séptimo campo o nivel corresponde al Ordinal secuencialespecífico del bien quedando finalmente estipulada lacodificación de los activos fijos de la siguiente manera:

Mobiliario ubicado en la Alcaldía

1.4.1.01.03.11001001 Escritorio ejecutivo 5 cajones1.4.1.01.03.11001002 Silla tipo Presidente1.4.1.01.03.11001003 Silla tipo secretaria1.4.1.01.03.11001004 .........1.4.1.01.03.11001005 .........

Maquinarias y Equipos ubicados en Asesoría Jurídica

1.4.1.01.04.11004001 A.A. Samsung 24000 BTU1.4.1.01.04.11004002 Máquina de escribir eléctrica IBM1.4.1.01.04.11004003 .......1.4.1.01.04.11.004004 .......



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Vehículos de Aseo de Calles

1.4.1.01.05.32003001 Camioneta Chevrolet Luv doble cabina 981.4.1.01.05.32003002 .........

Computadoras del Departamento de Contabilidad

1.4.1.01.07.12005001 Computador Compaq Deskpro 20001.4.1.01.07.12005002 Computadora clon Pentium 4 1.8 Ghz1.4.1.01.07.12005003 ........1.4.1.01.07.12005004 .........

Libros del Departamento de Asesoría Jurídica

1.4.1.01.09.11004001 Vademécum Ediciones Legales 20031.4.1.01.09.11004002 .........

DE LAS ETIQUETAS

Art. 8.- Cada uno de los bienes considerados Activos Fijosllevaran en una parte visible, la correspondiente etiquetacon su código de su identificación descrito en el artículoanterior, fecha de adquisición y el nombre del a UnidadAdministrativa en donde se encuentran ubicados.

MOVIMIENTO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

Art. 9.- Para conservar el buen estado de los Activos, sólose realizaran los traslados por estricta necesidad del bienpor parte de la unidad solicitante, previa autorización delJefe de la Unidad Administrativa; Jefes Departamental segúnsea el caso, o cuando se trate de devolución del Activo y elmismo deba trasladarse a la Bodega de la Institución.

Los Activos podrían trasladarse hacia los diferentesdepartamentos o viceversa entre los departamentos o entre ladependencia de una misma unidad Administrativa en formatemporal o definitiva, según las necesidades ydisponibilidades reales y previa aprobación de la autoridadcompetente.

Art. 10.- Los bienes podrán ser trasladados en forma temporalen calidad de préstamo hasta por 60 días, renovable por unperiodo igual. Sí transcurridos los 120 días no se han



Alcalde

devuelto los bienes a la Unidad de origen el Dpto. de Bodegao quien haga sus veces tramitara el traspaso definitivo.

Art. 11.- Cuando el traslado de los bienes se realice desde ohacia la Edificio Principal del Municipio, se requerirápreviamente la autorización de Alcalde y/o DirectorDepartamental; la solicitud se cursara mediante memorando ysi es autorizado el traslado, se enviara al Dpto. de Bodegao quien haga sus veces, para que lo adjunte alFormulario “ Traspaso de Activos Fijos” el mismo que seincorpora al presente Instructivo como anexo No 1 si lasolicitud es negada, se comunicara al interesado y searchivara el tramite.

Art. 12.- Cuando el traslado de los Bienes se realice entrelos departamentos del Municipio o de una misma UnidadAdministrativa, se utilizara el Formulario “Traspaso Internode Activos Fijos” el mismo que sé Adjunta al presenteInstructivo como anexo No 2.

Art. 13.- La solicitud de la Unidad AdministrativaInteresada en entregar o recibir bienes de otra Unidad o dela Bodega, se cursara mediante memorando al Dpto. de Bodegaen el cual se especificara los bienes, su estado y losmotivos para el traslado, en caso de ser autorizado, seenviara esta solicitud al Dpto. de Bodega para el trámitesubsiguiente la misma que deberá ir adjunto al formulariocorrespondiente. Si no es autorizado el traslado del bien,sé comunicará al interesado y se archivara el trámite.

Art. 14.- Para el traslado de los Activos se utilizara elformulario respectivo, elaborado en original y tres copiasque se distribuirán de la siguiente manera: Original paracontabilidad, si es del caso, una copia para la Unidad quehace las funciones del Dpto. de Bodega , una copia para laUnidad que entrega y una copia para la Unidad que recibe elActivo.

Art. 15.- Cuando los Activos Fijos sean objeto de traspaso,en forma definitiva, se procederá a eliminarlo del inventariode la Unidad del origen y a ingresar este mismo activo alInventario correspondiente a esta ultima UnidadAdministrativa y procederá a cambiar la etiqueta del bien,



Alcalde

conservando la fecha de adquisición (F.A.) e indicando elnombre de la Unidad Administrativa final.

Art. 16.- Entrega-Recepción por cambio del responsableGeneral del Control y Custodia de los bienes. Siempre que laEntrega-Recepción tenga lugar en razón del cambio delservidor inmediatamente encargado de los bienes (caucionado),se practicará un examen especial sobre la gestión delservidor saliente por parte del Auditor Interno respectivo,cuando lo haya; si no hubiese el mencionado funcionario, serealizará la Entrega-recepción de los bienes, relacionadoscon los saldos contables a la fecha, con la intervención delDirector Financiero o un servidor designado por la más altaautoridad.

En todos los casos en que el servidor que debe entregarbienes hubiese fallecido o estuviere ausente, se contará parala diligencia de Entrega-Recepción, con sus legitimarios oherederos, según las órdenes de sucesión legal, o con susfiadores.

De no haber legitimarios o herederos ni fiadores, se contarácon un Agente Fiscal de la respectiva jurisdicción. Estaspersonas en su orden, harán las veces del empleado fallecidoo ausente y suscribirán en su nombre las actas respectivas.

Para que la diligencia de Entrega-Recepción por cambio delresponsable general del control y custodia de los bienestenga validez y confiabilidad en sus resultados, deberá estarrespaldada con la constatación física de los bienes de que setrate.

DE LOS BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO (EXISTENCIASPARA CONSUMO INTERNO)

Art. 17.- Los bienes que no son de larga duración y que estánsujetos a control Administrativo son aquellos que teniendouna vida útil superior a un año, su costo individual nosupera los 100 dólares, como: grapadoras, perforadoras,libros, herramientas de construcción, herramientas para aseode calles, etc.



Alcalde

DEL INGRESO A BODEGA DE LOS BIENES CONSUMO INTERNO

Art. 18.- Las existencias para consumo interno después de suadquisición serán entregados por el Proveedor al Guardalmacéno quien haga las veces, adjuntando la Orden de Compra, laautorización del Ordenador del Gasto y la facturacorrespondiente.

El Guardalmacén verificará que las existencias para consumointerno entregados por el proveedor concuerden en lascaracterísticas y cantidades estipuladas en la Orden deCompra. Caso contrario el Guardalmacén notificará alProveedor para que subsane las novedades.

El Guardalmacén suscribirá el recibí conforme en la factura,y llenará el formulario Ingreso de Bodega y suscribirá en elcasillero recibí conforme Guardalmacén y Entregué ConformeProveedor.

DE LOS EGRESOS DE BODEGA DE LAS EXISTENCIAS PARA CONSUMOINTERNO

Art. 19.- El funcionario o empleado de las diferentesunidades administrativas entregarán mediante memorando alGuardalmacén o quien haga sus veces, el pedido de existenciaspara consumo interno necesarios para el desempeño delaborales. El Guardalmacén entregará al solicitante yelaborará el Comprobante de Egreso de Inventario para ConsumoInterno. Firmarán en original y 3 copias en los casilleroscorrespondientes. 1 copia entregará al funcionario o empleadoque recibe los bienes, otra enviará al Departamento deContabilidad, y guardará el original en su archivo.

En caso de no disponer en stock de las existencias paraconsumo interno el Guardalmacén mediante memorando comunicaráal Proveedor Municipal y este a su vez solicitará a la máximaautoridad la correspondiente autorización para la elaboraciónde la Orden de Compra previa verificación de lasdisponibilidades de los recursos presupuestarios en laDirección Financiera.



Alcalde

DEL CONTROL DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO

Art. 20.- La bodega de la Ilustre Municipalidad llevara elcontrol de los suministros y materiales por Ítem a través delKardex conteniendo la siguiente codificación:

El código para identificación de estos bienes consta de 2grupos:

El primer grupo se refiere al código del mayor contabley consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera:

EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE

1.3.01.01 Existencias de Alimentos y Bebidas1.3.01.02 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas deProtección1.3.01.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes1.3.01.04 Existencias de Materiales de Oficina1.3.01.05 Existencias de Materiales de Aseo1.3.01.06 Existencias de Herramientas1.3.01.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía,reproducción1.3.01.08 Existencias de Instrumental Médico menor1.3.01.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos1.3.01.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico1.3.01.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos,Plom. y ca1.3.01.12 Existencias de Materiales Didácticos1.3.01.13 Existencias de Repuestos y Accesorios1.3.01.14 Existencias para Actividades Agropecuarias, pesca ycaza1.3.05.02 Existencias de Suministros para la Defensa y SeguridadPública

EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSIÓNPara el control de artículos de consumo interno para laconstrucción de obra pública, proyectos o programasdestinados a favor de la comunidad y no para consumo delas unidades administrativas.

1.3.1.03.01 Existencias de Alimentos y Bebidas1.3.1.03.02 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de

Protección1.3.1.03.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes1.3.1.03.04 Existencias de Materiales de Oficina1.3.1.03.05 Existencias de Materiales de Aseo1.3.1.03.06 Existencias de Herramientas



Alcalde

1.3.1.03.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía,reproducción

1.3.1.03.08 Existencias de Instrumental Médico menor1.3.1.03.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos1.3.1.03.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico1.3.1.03.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos,

Plom. y ca1.3.1.03.12 Existencias de Materiales Didácticos1.3.1.03.13 Existencias de Repuestos y Accesorios

El segundo grupo se refiere a la identificación propiade estos bienes y consta de 2 campos o niveles de lasiguiente manera:

001 Papelería001.001 Ordinal del artículo ejemplo Hojas Bond A4 75 grms001.002 .......002 Accesorios002.001 Grapadora002.002 Perforadora002.003 ..........003 Toners003.001003.002003.004

La codificación completa sería:

1.3.1.03.04.001.001 Hojas Bond A4 75 grms.1.3.1.03.04.002.002 Grapadora azul1.3.1.03.04.003.003 Bolígrafos BIC negro1.3.1.03.04.002.003 Perforadora negra1.3.1.03.11.001.001 Palas punta cuadrada marca bellota1.3.1.03.06.005.007 Cintas métrica 30 metros

CODIGO GRUPO 1 CODIGO DESCRIPCCIONGRUPO 2

1.3.1.03.04 001 PAPELERIA1.3.1.03.04 002 EQUIPOS MENORES DE OFICINA1.3.1.03.04 003 BOLIGRAFOS1.3.1.03.04 004 CINTAS PARA MAQ. ESCRIBIR1.3.1.03.04 005 CINTAS PARA IMPRESORAS1.3.1.03.04 006 CINTAS PARA MA. CALCULA.1.3.1.03.04 007 LAPICES1.3.1.03.04 008 JUEGOS GEOMÉTRICOS1.3.1.03.04 009 RAPIDOGRAFOS1.3.1.03.04 010 SELLOS1.3.1.03.04 011 ARCHIVADORES1.3.1.03.04 012 CARTUCHOS TINTAS1.3.1.03.04 999 OTROS ARTICULOS PARA OFICINA



Alcalde

1.3.1.03.02 001 UNIFORMES1.3.1.03.02 002 PRENDA DE PROTECCIÓN PERSON1.3.1.03.02 003 GORRAS1.3.1.03.02 004 CAMISETAS1.3.1.03.02 005 PANTALONES1.3.1.03.02 999 OTROS VESTUARIOS1.3.1.03.03 001 GASOLINAS1.3.1.03.03 002 DIESEL1.3.1.03.03 003 ACEITES LUBRICANTES1.3.1.03.03 004 ACEITES INDUSTRIALES1.3.1.03.03 005 GRASA1.3.1.03.03 006 ADITIVOS COMBUSTIBLES1.3.1.03.03 007 ADITIVOS VARIOS1.3.1.03.03 999 OTROS COMBUSTIBLES Y LUBRI.1.3.1.03.05 001 DETERGENTES1.3.1.03.05 002 JABONES1.3.1.03.05 003 PAÑOS LIMPIEZA1.3.1.03.05 004 ESCOBAS1.3.1.03.05 005 RECOGEDORAS1.3.1.03.05 006 DESINFECTANTES1.3.1.03.05 007 DESODORIZANTES1.3.1.03.05 008 CEPILLOS1.3.1.03.05 009 TRAPEADORES1.3.1.03.05 999 OTROS MATERIALES PARA ASEO1.3.1.03.06 001 HERRAMIENTAS PARA CONSTRU1.3.1.03.06 002 HERRAMIENTAS PARA JARDINE1.3.1.03.06 003 HERRAMIENTAS PARA ELECTRI1.3.1.03.06 004 HERRAMIENTAS PARA INGENIER1.3.1.03.06 005 HERRAMIENTAS PARA ARQUITE1.3.1.03.06 999 OTRAS HERRAMIENTAS1.3.1.03.07 001 TINTAS PARA IMPRENTAS1.3.1.03.07 002 SUMINISTROS PARA OFFSET1.3.1.03.07 003 ROLLO PELÍCULAS1.3.1.03.07 004 PILAS1.3.1.03.07 005 REVISTAS1.3.1.03.07 006 PERIODICOS1.3.1.03.07 007 SUMINISTROS PARA COPIADORAS1.3.1.03.07 009 MANUALES, LIBROS1.3.1.03.07 010 PAPELERIA PARA IMPRENTAS1.3.1.03.07 999 OTROS DE IMPRESIÓN, REPROD. Y FOTO1.3.1.03.09 001 MEDICINAS PARA HUMANOS1.3.1.03.09 002 MEDICINAS PARA ANIMALES1.3.1.03.09 999 OTROS PRODUCTOS MEDICINALES1.3.1.03.10 001 QIMICOS PARA LABORATORIOS1.3.1.03.10 002 RECIPIENTES PARA LABORATORIOS1.3.1.03.10 003 VESTUARIO PARA LABORATORIOS1.3.1.03.10 004 MATERIALES PARA CONSULTORIOS1.3.1.03.10 005 EQUIPOS PARA CONSULTORIOS1.3.1.03.10 999 OTROS MATERIALES LABORATORIO1.3.1.03.11 001 MATERIALES PARA CONSTRUCCION1.3.1.03.11 002 MATERIALES PARA ELECTRICIDAD1.3.1.03.11 003 SUMINISTRO PARA PLOMERÍA1.3.1.03.11 004 MATERIALES PARA CARPINTERÍA



Alcalde

1.3.1.03.11 999 OTROS MATERIALES1.3.1.03.12 001 LIBROS DIDACTICOS1.3.1.03.12 002 REVISTAS DIDÁCTICAS1.3.1.03.12 003 PUBLICACIONES DIDÁCTICAS1.3.1.03.12 004 SUMINISTROS ACTIVIDADES EDUCATI.1.3.1.03.12 005 PUBLICACIONES POR DISTRIBUIR1.3.1.03.12 999 OTROS DIDÁCTICOS1.3.1.03.13 001 REPUESTOS PARA VEHÍCULOS1.3.1.03.13 002 REPUESTOS PARA COMPUTADORAS1.3.1.03.13 003 REPUESTOS PARA MAQUINARIAS1.3.1.03.13 004 REPUESTOS PARA MOTOS1.3.1.03.13 005 REPUESTOS PARA EQUIPOS OFICINA1.3.1.03.13 006 REPUESTOS PARA MOBILIARIOS1.3.1.03.13 007 REPUESTOS PARA EDIFICIOS, LOCALES1.3.1.03.13 008 REPUESTOS PARA EQUIPOS RADIO, TEL.1.3.1.03.13 999 OTROS REPUESTOS Y ACCESORIOS

Art. 21.- Cuando se realice el ingreso de Bienes de controlAdministrativo, se los codificara en forma secuencial yascendente en función del tipo de Grupo que corresponda.

Art.- 22 Los movimientos internos de los bienes sujetos aControl Administrativo, se realizaran directamente a travésde la unidad del Dpto. de Bodega o de quien haga sus veces yse regirán por las normas y procedimientos establecidos enlos artículos 18 y 19 del presente instructivo.

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 23.- Los bienes dados en comodato, serán codificados deacuerdo a la unidad Administrativa a la que pertenecen yetiquetadas en el sitio en la que el Municipio los mantieneen uso.

Estos bienes de control administrativo según corresponda, conla respectiva nota aclaratoria.

Art. 24.- El Departamento de Inventarios procederá acodificar sus activos fijos y bienes sujetos a controladministrativo con la identificación expuesta en el presenteinstructivo, y en el plan de cuentas, codificación eidentificación de los Activos Fijos publicado, en registroOficial No 59 del 7 de Mayo de 1997 de la Contraloría Generaldel Estado.



Alcalde

La Dirección Financiera a través de la Unidad de Bodega,conjuntamente con la Unidad de Activo Fijo, realizaranconstatación física de los Activos Fijos y de los Bienessujetos a control Administrativo, por lo menos una vez alaño.

Art. 25.- Mientras se realice la constatación física nohabrán autorización de egresos, traspasos, bajas o cualquieraotra operación referente a los Activos Fijos o Bienessujetos al control Administrativo que pudiera afectar a laexactitud de los resultados obtenidos, excepto en casosespeciales dispuestos por la autoridad competente.

Art. 26.- Para el control de los Activos Fijos por UnidadAdministrativa y por cada usuario, el Guardalmacén o quienhaga sus veces se utilizaran los siguientes formularios:“Inventario de Activos Fijos por unidad Administrativa, yControl e Activos Fijos por cada usuario.

Art. 27.- El control de los Inmuebles sé lo hará mediante elformulario denominado “Kardex” del control de Inmueble queconsta en el manual General de Administración y Control delos Activos Fijos del Sector Publico identifican el inmueblecon el respectivo código asignado según este instructivo.

Art. 28.- La Unidad de Inventarios de la DirecciónFinanciera, o quien haga sus veces efectuara anualmente lasupervisión de la correcta aplicación del presenteInstructivo, en las diferentes unidades Administrativas yrealizaran los correctivos necesarios.



Alcalde

ANEXOSINSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN

BIENES DE LARGA DURACIÓN

KARDEX DEL CONTROL DE INMUEBLES

FINALIDAD:Llevar un control de los bienes inmuebles de propiedad de la entidadrespecto a la ubicación geográfica e información notarial de estos.Registro que será llevado por la Unidad del Departamento de Inventarios.

FORMA DE LLENAR.- UBICACIÓN GEOGRAFICA

DENOMINACION.- Nombre Genérico del inmuebleCODIGO.- Dígito asignado al inmueble, según plan de cuentas,para su identificación.PROVINCIA.- Nombre de la provincia donde se encuentra ubicado elinmueble.

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURANDEPARTAMENTO DE INVENTARIOS

KARDEX DE CONTROL DE INMUEBLESUBICACIÓN GEOGRAFICA

DENOMINACION................................................... CODIGO.............................

PROVINCIA........................................................... CANTON.............................

PARROQUIA......................................................... SECTOR.............................

CALLES .............................................................. NUMERO.............................

INFORMACIÓN NOTARIAL

NOTARIA............................................................... NOTARIO.............................................

CANTON................................................................ PARROQUIA.........................................

FECHA DE LA ESCRITURA................................. VALOR INMUEBLES..............................

CABIDA TERRENO.............................................. AREA DE CONSTRUCCIÓN..................

ORIGEN DEL INMUEBLE:

COMPRA........ TRANSFE. GRATUITA........ EXPROPIACIÓN.......... OTROS........

LINDEROS: NORTE.......................... SUR...............................

ESTE............................. OESTE...........................



Alcalde

PARROQUIA.- Nombre de la parroquia a la que pertenecen las callesen las que está ubica el inmueble.

SECTOR.- Identificación del código numérico de sectorización,señalado en el Catastro Municipal.

CALLE.- Nombre de las calles en que se sitúa el inmueble.NUMERO.- Dígitos asignados por el municipio al inmueble, para suidentificación.

INFORMACION NOTARIAL:

NOTARIA No.- Dígitos que identifican a la notaria en el cual seregistro la escritura.

NOTARIO.- Nombre del Notario ante el cual se efectúo elregistro de la escritura.

CANTON.- Nombre del Cantón en el que se encuentra ubicadala Notaria.

PARROQUIA Nombre de la parroquia a la que pertenece laubicación de las calles de la notaria.

FECHA DE LA ESCRITURA Año, mes y día en la que se extendió la escritura.VALOR DEL INMUEBLE Costo histórico de adquisición, construcción del

inmueble.CABIDA TERRENO Cantidad en metros cuadrados de la construcción

del inmueble.ORIGEN DEL INMUEBLE Señalar con una (X) en el casillero que

corresponda según sea el caso.LINDEROS Limites del inmueble en los cuatro puntoscardinales: Norte, sur, este y

Oeste.



Alcalde

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USARIO

OBJETIVOS:

Permite mantener el control de los Activos Fijos que están bajo laresponsabilidad de cada usuario.

INSTRUCTIVO:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa donde seencuentra el usuario del bien y el Código de dichaunidad.

USUARIO: Nombre y Apellidos del usuario y de su código.FECHA: Año, mes y día del ingreso del bien al uso yresponsabilidad del usuario.CODIGO DEL BIEN: Número del código del bien asignado al usuario.


CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA………………………………………… CODIGO…………………………

USUARIO........................................................................................... CODIGO....................................

REPORTE CODIGO DEVOLUCIÓN DEL BIENFECHA DE DEL DESCRIPCIÓN ACTA U

INGRESO BIEN OFICIO TRASPASO NUEVODE ENTREGA UUSARIO

OBSERVACIONES...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME CONTROL UNIDAD VISTO BUENO

ADMINISTRADOR A.F USUARIO RESPONSABLE JEFE UNIDAD ADMINIS.



Alcalde

DESCRIPCION.- Características del bien.

DEVOLUCIÓN DEL BIENACTA U OFICION DEENTREGA No.: Dígitos que identifican el acta u oficio enque se deja constancia del la

Entrega-recepción del bienTRASPASO No: Dígitos que identifican al informe de traspaso de

una unidad administrativa a otra.NUEVO USUARIO: Dígitos asignados al nuevo servidor que se hacecargo del cargo y custodiaOBSERVACIONES: Descripción detallada de las novedades que seobservasen en los bienes,

Durante la entrega-recepción de los mismos.ENTREGUE CONFORMERECIBI CONFORMECONTROL UNIDADVISTO BUENO: Firmas del administrador de activos fijos,

servidor responsable del manejo los bienes a élentregados, del servidor encargado del control delos mismos en la unidad administrativa y firmadel jefe de la unidad administrativa donde laborael servidor que recibe los bienes.



Alcalde

FORMULARIO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS:Permite mantener actualizado el registro de los activos fijos y sucontrol a nivel de unidad administrativa así como constataciones físicas.

INSTRUCTIVO:UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad donde se encuentra el bien.CODIGO: Numero del código de la Unidad Administrativa

donde se encuentra el bienDESCRIPCIÓN: Detalle y nombre del bien: marca, modelo y serie.ESTADO: Calificación del Estado del bien: bueno, regular y

malo.OBSERVACIONES: Espacio para detallar las observaciones que genera

la constatación física del bien u otrascircunstancias.

RECIBO UNIDADADMINISTRATIVA: Firma de aceptación del responsable de la unidad

administrativa que tiene el bien.GUARDALMACÉN: O quien entregue el bien al responsable asignado

para su uso.DEPARTAMENTOINVENTARIO: Firma del responsable del Departamento de

Inventario que controla el movimiento del bien.


INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA................................... CODIGO...........................

CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA, MODELO ESTADO OBSERVACIONESACTUAL SERIE B R M

RECIBI ENTREGUE VISTO BUENO

RESP. UNIDAD GUARDALMACEN DEPARTAMENTOADMINISTRATIVA INVENTARIOS



Alcalde

FORMULARIO CONTROL ACTIVO FIJO POR BIEN

OBJETIVOLlevar un adecuado control del activo Fijo desde su adquisición, surevalorización, su depreciación a través del tiempo y de su estado, segúnconstataciones físicas periódicas, así como del usuario mismo. EsteFormulario deberá ser manejado por contabilidad.

INSTRUCTIVOCODIGO.- El que corresponde al plan de cuentas descrito en elinstructivo del Manual General para el control, codificación eidentificación de Activos Fijos del Sector Publico.


CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN

CODIGO CONTABLE...........................UNIDAD ADMINISTRATIVA............................. CODIGO...................................CLASE DEL BIEN (CODIGO)………………..REPORTE INGRESO No.................................VIDA UTIL ESTAMADA...................................

COSTO DISMI SALDOFECHA DESCRIPCIPON INICIAL ADICION NUCION

TENENCIA CONSTATACIONES FISICAS

FECHA TRASPASO CODIGO FECHA ACTA NO. ESTADO DEL BIEN No. UNIDAD BUENO REGULAR MALO

PERIODO DE DEPRECIACIÓN VALOR A DEPRECIAR CUOTA DEPRECIACIÓN DEPRECIACIÓN ACUMULADA

OBSERVACIONES:



Alcalde

UNIDADADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentraubicado el bien.CLASE DE BIEN Detalle de la Clase del bien o del grupo al queperteneceINGRESO DEL BIEN Fecha de adquisición, para dejar constancia del ingresodel bien.VIDA ESTIMADA. La que corresponda según el Activo de que se trate.FECHA Año, mes y día en que fue ingresado el bien, en que serealizó la adición o la

Disminución del bien.DESCRIPCION Breve detalle de las características del bien comomarca, modelo, serie etc.COSTO INICIAL Valor Histórico con el que fue adquirido u originado elActivo Fijo.ADICION Valor que por efectos de adiciones o reparacionesmayores, aumenten la vida útil

del bien, y por ende su costo histórico, también porrevaluación o corrección

Monetaria.DISMINUCION Valor que disminuye el bien por efecto de ladepreciación anual, por la destrucción

Parcial por enajenación o baja.SALDO Valor calculado basándose en el aumento o disminución,producido en el costo

Histórico del bien Actual).

TENENCIA

FECHA: Año, mes y día en que el usuario se hace responsabledel bienTRASPASO: dígito que identifican al informe en el cual se dejóconstancia del traspaso del bien

De una unidad administrativa a otra.CODIGO UNIDAD Dígitos que identifican a la Unidad Administrativa querecibe el bien cada vez que

hay un traspaso.USUARIO: Código mediante el cual se le identifica al usuario delbien, que se registra al inicio

y luego de un traspaso.

CONSTATACIONES FÍSICAS

FECHA: Año, mes y día en que se realiza la constatación físicadel bienACTA No. Número de referencia del acta en la que se dejaconstancia de la constatación física

del bien.ESTADO DEL BIEN: Se colocará una X en la casilla correspondiente segúnse determine el estado bien.PERIODO DEDEPRECIACIÓN: El año o años completos por los que se aplica elajuste, en funciona de la vida útil.



Alcalde

VALOR ADEPRECIAR: Se registra el resultado de restar el valor contabledel valor residual (10% del valor

contableCUOTA DEDEPRECIACIÓN: Se anota el valor luego de aplicar la fórmulaestablecida en la N.T.C.G. No. 2.2.6.4

Publicada en el R.O. No. 249 del 22/01/2001DEPRECIACIÓNACUMULADA: Registra el valor por concepto de depreciación se vanacumulando a una fecha

Determinada.OBSERVACIONES: Se anotará cualquier novedad presentada en los bienes,como ser enajenación, baja,

Arrendamiento, comodato, reparación, etc.

REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS


REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOSNo...................

Fecha.............

UNIDAD ADMINISTRATIVA................................ CODIGO...................

ORIGEN DEL BIEN:

Compra................ Fabricación................. Donación..................... Reposición...................

DOCUMENTOS HABILIATNTES:..........................................................................................................................................................................................................................................................................................

CODIGO DEL BIEN CONTABILIZACION DESCRIPCIÓN VALOR

CLASE –ORDINAL DEBE HABER

CONTROL CONTABLE ADQUISICIONES ACTIVOS FIJOS

CONTADOR PROVEEDOR GUARDALMACEN

OBSERVACIONES...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................



Alcalde

OBJETIVOPermite registrar el ingreso de los Activos Fijos a la entidad, sea estepor compra, fabricación, donación y por reposición documento que seráelaborado por la Unidad de Contabilidad.

FORMA DE LLENAR:

No.: Dígitos que identifican al reporte de ingresos estosdeben ser prenumerados y tener

secuencia ascendente.FECHA: Año, mes, y día en que se elabora el reporte deIngresos de los Activos Fijos.UNIDADADMINISTRATIVA Nombre de la unidad Administrativa que recibe losActivos Fijos. (Generalmente la

Unidad de Activos Fijos)ORIGEN DEL BIEN Se determinara con una “ X “ en el casilleropertinente, el origen del ingreso de los

Activos Fijos.DOCUMENTOSHABILITANTES Se registrara los números que identifican a loscomprobantes sustenta-torios del

Desembolso, Ej.: Comprobante de egreso, cheque, oficiocon el que sé efectúa la

Donación, la reposición según sea el caso.CODIGO DEL BIEN Dígitos que identifican a la clase del bien y alordinal especifico del mismo.DESCRIPCIÓN Nombre y características como marca, serie, etc.VALOR Costo histórico del bien adquirido, fabricado,transferido, según sea el caso.CONTROL CONTABLE Firma del Contador que realiza la afectación delingreso de los activos fijosAQUISICIONES Firma del servidor responsable de la adquisiciónde los activos fijos, a fin de dejar

Constancia de la entrega de los mismosACTIVOS FIJOS Firma del Servidor caucionado que recibe los bienessean estos adquiridos,

Fabricados, transferidos o repuestosOBSERVACIONES Se registra la o las novedades que se observasen en losbienes al momento de

Recibirlos.



Alcalde

FORMULARIO TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO:Mantener el registro y control del movimiento interno de los activosfijos que se dan en las distintas unidades administrativas de lainstitución, así como también a nivel de usuarios.

FORMA DE LLENAR:

No. Dígitos que identifican al formulario de traspaso y quees prenumerado en forma

Secuencial ascendente.FECHA: Año, mes y día que se efectúa el traspaso de los

Activos fijos.UNIDAD


TRASPASO DE ACTIVOS FIJOSNo..........................

Fecha....................

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA....................................................

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE........................................................

TRASPASO TEMPORAL (..........) No. Días..............

TRASPASO DEFINITIVO (...........)

CODIGOSANTERIOR ACTUAL DESCRIPCIÓN VALOR

UNIDAD QUE ENTREGA UNIDAD QUE RECIBE ACTIVOS FIJOS

RESPONSABLE UNIDAD RESPONSABLE UNIDADADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA GUARDALMACEN

OBSERVACIONES..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................



Alcalde

ADMINISTRATIVAQUE ENTREGA Nombre de la unidad administrativa que tiene el bien yprocede a entregar a otra

Unidad.UNIDADADMINISTRATIVAQUE RECIBE: Nombre de la unidad administrativa que recibe el o losbienes.

TRASPASOTEMPORAL Se marcara con un “ X ” y se anotara el numero de díasque dure el traspaso, si es

ese el caso.TRASPASODEFINITIVO Se marcara con un “ X ” si es del caso.CODIGOS: Anterior.- se registra el código que consta en laetiqueta o rótulo de identificación

del bien en la unidad administrativa que entrega.Actual.- Se registra el código cambiando solamente los

dígitos de la unidadAdministrativa que recibe el bien.

DESCRIPCIÓN Nombre y características del bien como marca, serie,modelo, etc.UNIDAD QUEENTREGA: Firma del responsable del control de los bienes en launidad que entrega.UNIDAD QUERECIBE: Firma del responsable del control de los bienes en launidad que recibe.ACTIVOS FIJOS Firma del responsable general del control y custodia delos bienes en este caso del

Guardalmacén.OBSERVACIONES: Se anotará cualquier novedad que se presentare en elbien(es) sujeto(s) a traspaso.



Alcalde

ETIQUETA O ROTULO DE IDENTIFICACION DEL ACTIVO FIJO

FINALIDADPermitir en forma rápida y precisa la identificación y ubicación delbien, que debe ser colocada en una parte visible del mismo, la etiquetaserá actualizado cada vez que el código del bien sufra cambios, tal es elcaso de un traspaso.

FORMA DE LLENARCODIGO: Dígitos que identifican a la clase del bien y alordinal especifico del mismo.UNIDADADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentraubicado el bien.FECHA INVENTARIO: Año, mes y día de la última constatación física delbien.


ACTIVO FIJO

CODIGO:

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

FECHA INVENTARIO:

6 Manual General de Adm y Cont Activos Fijos Sector Publico

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