Capítulo Puebla“Comprometidos con el desarrollo de la

Gestión de Proyectos”

Capítulo Puebla

1

Plan del proyecto (Tiempo, Costo, Recursos Humanos)Mariano Herrera

Capítulo Puebla

2

Agenda

• Introducción• Project Time Management • Project Cost Management• Evaluación

Capítulo Puebla

3

Introducción (Macro Procesos)

Procesos de Inicio

Procesos de Inicio

Procesos de Planeación

Procesos de Planeación

Procesos de Ejecución

Procesos de Ejecución

Procesos de Control

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre

Capítulo Puebla

4

Introducción (Macro Procesos)

Capítulo Puebla

5

Introducción (Macro Procesos)

Capítulo Puebla

GESTIÓN DE TIEMPO DEL

PROYECTO

Capítulo Puebla

7

Project Time Management

Capítulo Puebla

8

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Capítulo Puebla

9

* Ejercicio

6.1 Definir las Actividades

Capítulo Puebla

10

Salidas

ATRIBUTOS DE LA ACTIVIDAD

• Identificador de la actividad en WBS• Código de la actividad• Descripción de la actividad• Actividades predecesoras• Actividades sucesoras• Relaciones lógicas entre actividades• Los adelantos y los retrasos• Los requisitos de recursos• Las fechas impuestas• Las restricciones y las suposiciones

LISTA DE ACTIVIDADES

Código Actividad

F1 Fase de Estudio

F1ET Estudio Técnico

F1EM Estudio de Mercado

F1EE Estudio Económico

F1EF Estudio Financiero

F1TD Toma de Decisión

Capítulo Puebla

11

SalidasLista de Hitos

ITOS DE LAS ACTIVIDADESCódigo Actividad Hitos (obligatorios) Fecha FININICIO DE LAS ACTIVIADES 01/01/2010F1 FASE DE ESTUDIO2 meses Estudio de viabilidad económica 28/02/2010F2 FASE COMERCIALIZACIÓN1 mes Elaboración/Impresión Diseño Gráfico 31/03/2010F3 FASE DE PROYECTO3 meses Proyecto de ejecución 31/05/2010F4 FASE DE EJECUCIÓN24 meses Ejecución de la obra 31/05/2012F5 FASE DE CIERRE3 meses --------------------------------------------- 31/08/2012

                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

Capítulo Puebla

12

6.2 Secuenciar las Actividades

Capítulo Puebla

13

• Las flechas se utilizan para representar a las actividades

• Las actividades se conectan a través de nodos.

• Sólo utiliza dependencias “Finish to Start”

Define Business problem

Define Business Objectives

Define Alternative Solutions

Develop Business Justification

Prepare Feasibility Report

Approve Feasibility Report

Arrow Diagramming Method (ADM)

Capítulo Puebla

14

• Es un método para construir una red lógica utilizando nodos para representar

las actividades y conectarlas a través de líneas, mostrando dependencias.

• Actividades son representadas como cajas.

• Flechas muestran la relación entre actividades.

• Es más popular que el ADM y usado en la mayoría de las herramientas de

software.

• Mejor para mostrar diferentes tipos de dependencias (start to start, start to

finish, finish to start, finish to finish).

Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Define Business problem

Define Alternative Solutions

Develop Business

Justification

Approve Feasibility

Report

Define Business

Objectives

Prepare Feasibility

Report

Actividades en Nodos

Capítulo Puebla

15

SalidasDiagrama de Red del Cronograma del Proyecto

Capítulo Puebla

16

6.3 Estimar los Recursos de las Actividades

Capítulo Puebla

17

SalidasRequisitos de Recursos de las Actividades

Capítulo Puebla

18

SalidasRequisitos de Recursos de las Actividades

Capítulo Puebla

19

SalidasEstructura de Desglose de Recursos (EDR)

• Es una estructura jerárquica de los recursos identificados

por categoría y tipo de recurso.E s tru ctu ra d e D e sg lo se de R e cu rso s (E D R )

A rq u ite c to

In g e n ie ro C iv il

A lb a ñ il

Y e se ro

C a rp in te ro

P e rso n as

C a m ió n d e C a rga

C a m ió n d e V o lteo

E xca vad o ra

A p lan ad o ra

R e vo lve do ra d e C e m e n to

E q u ipo

L a d rillos

C e m e n to

V a rilla

A re na

G ra va

M a te ria l

R e cu rso s de l P ro ye c to

Capítulo Puebla

20

6.4 Estimar la Duración de las actividades

Capítulo Puebla

21

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

• PERT es una técnica de análisis de red utilizada para estimar la

duración del proyecto cuando existe un alto grado de incertidumbre

acerca de las estimaciones de las tareas individuales.

• PERT utiliza 3 estimaciones probabilísticas de tiempo: optimista, más

probable y pesimista.

Promedio Ponderado de PERT = Optmista + 4 * Más Probable + Pesimista6

Capítulo Puebla

22

6.5 Desarrollar el Cronograma

Capítulo Puebla

23

Método de la Ruta Crítica (CPM)

• CPM es una técnica de diagramas de red utilizada para

predecir la duración total del proyecto.• Identificar todas las posibles rutas.• Sumar la duración de las actividades dentro de cada

ruta.• La ruta crítica es la ruta más larga a través del diagrama

de red y que tiene el menor monto de holgura.

• Una Ruta Crítica es la serie de actividades que determinan el

"tiempo mínimo" necesario para completar el proyecto.

• Holgura es el monto de tiempo que una actividad puede ser

retrasada sin retrasar el éxito de una actividad o la fecha de

terminación.

Capítulo Puebla

24

Calcular la Ruta Crítica

Activities on Arrows

Capítulo Puebla

25

Método de la Cadena Crítica• Es un método para calendarizar que considera recursos limitados e

incluye "buffers" para proteger la fecha de terminación.

• Intenta minimizar el multitasking, que ocurre cuando un recurso

trabaja en más de una tarea a la vez.

Capítulo Puebla

26

SalidasCronograma del Proyecto con Línea Base

ID WBS Task Nam e Duration Start Finis h

0 0 SAP Servicios Administrados para el Fondo Nacional de Fomento al Turismo802 days Mon 03/01/11 Tue 28/01/141 1 FASE DE TRANSICIÓN 46 days Mon 03/01/11 Tue 08/03/11

2 1.1 ST1 - PLANEACIÓN DETALLADA 41 days Mon 10/01/11 Tue 08/03/11

3 1.1.1 Kick-Off interno 0 days Mon 10/01/11 Mon 10/01/11

4 1.1.2 Kick-Off con FONATUR 0 days Mon 10/01/11 Mon 10/01/11

5 1.1.3 Plan de Transición 40 days Tue 11/01/11 Tue 08/03/11

6 1.1.3.1 Detallar Plan de Plazos 20 days Tue 11/01/11 Mon 07/02/11

7 1.1.3.2 Plan de Plazos de la Trans ición Detallado 0 days Tue 08/03/11 Tue 08/03/11

8 1.1.4 Actividades de Adminis tración del Proyecto 20 days Tue 08/02/11 Mon 07/03/11

9 1.2 ST2 - ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS Y DE INFRAESTRUCTURA42.75 days Thu 06/01/11 Tue 08/03/11

10 1.2.1 Conectividad entre FONATUR y TS 40 days Tue 11/01/11 Tue 08/03/11

11 1.2.1.1 Configuración y Pruebas de Enrutamiento 20 hrs Tue 11/01/11 Thu 13/01/11

12 1.2.1.2 Configuración y Pruebas de acces o 20 hrs Thu 03/03/11 Mon 07/03/11

13 1.2.1.3 Conectividad TS <-> FONATUR es tablecida 0 days Tue 08/03/11 Tue 08/03/11

14 1.2.2 Guiones de atención para incidentes y problemas comunes de nivel 142.75 days Thu 06/01/11 Tue 08/03/11

15 1.2.2.1 Mesa de Servicio 35.88 days Mon 17/01/11 Tue 08/03/11

16 1.2.2.1.1 Consultor para Setup 120 hrs Mon 17/01/11 Mon 07/02/11

17 1.2.2.1.2 Mesa de Servicio 0 days Tue 08/03/11 Tue 08/03/11

18 1.2.2.1.3 Supervisor SD para capacitación 13 hrs Mon 07/02/11 Tue 08/02/11

19 1.2.2.1.4 Asesor SD para capacitación 144 hrs Tue 08/02/11 Fri 04/03/11

20 1.2.2.1.5 Adm inis tración Telefónica, configuracion de clave y contratación 018003 hrs Fri 04/03/11 Mon 07/03/11

21 1.2.2.1.6 VSI config. PBX 2 hrs Mon 07/03/11 Mon 07/03/11

22 1.2.2.1.7 VSI config. En servidores 3 hrs Mon 07/03/11 Mon 07/03/11

23 1.2.2.1.8 VSI config Telefonos 2 hrs Mon 07/03/11 Mon 07/03/11

24 1.2.2.2 Procesos ITIL 42.75 days Thu 06/01/11 Tue 08/03/11

25 1.2.2.2.1 Transition mngr. 342 hrs Thu 06/01/11 Mon 07/03/11

26 1.2.2.2.2 Tools speciallist 33 hrs Tue 01/03/11 Mon 07/03/11

27 1.2.2.2.3 Proces os de ITIL implementados 0 days Tue 08/03/11 Tue 08/03/11

28 1.2.3 Respaldos UNIX 29.38 days Tue 25/01/11 Mon 07/03/11

29 1.2.3.1 Transicion de Servidores para soporte de Backups N415 hrs Tue 25/01/11 Thu 27/01/11

30 1.2.3.2 Setup de Servidores para soporte de Backups N3 42 hrs Thu 10/02/11 Thu 17/02/11

31 1.2.3.3 Setup de Servidores para soporte de Backups N4 18 hrs Thu 03/03/11 Mon 07/03/11

0%

0%

0%

10/01

10/01

0%

0%

08/03

0%

0%

0%

0%

0%

08/03

0%

0%

0%

08/03

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

08/03

0%

0%

0%

0%

48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14Novem ber Decem ber January February March April

Capítulo Puebla

GESTIÓN DE COSTOS DEL

PROYECTO

Capítulo Puebla

28

Cost Management

Capítulo Puebla

29

7.4 Estimar los costos

Capítulo Puebla

30

SalidasEstimaciones de Costos de las ActividadesActivity Work Duration CostVirtual Sourcing 1,678 hrs 290 days $107,415.00

Plan del modelo a emplear para alcanzar el Go-Live del 24 de Enero. 32 hrs 244.5 days $1,024.00 Junta para decisión de Go-live del 31 de Enero de Fase 2 8 hrs 0.5 days $432.00 Configuración Virtual Sourcing fase 2 (VWM) 16 hrs 2 days $352.00 Base de datos 8 hrs 1 day $240.00 Confirmació de Go live a Alemania 0 hrs 0 days $0.00 Seguimiento pre-actividades Go live 0 hrs 5 days $0.00

Deployment Go live 176 hrs 4 days $10,720.00 Base de datos 48 hrs 2 days $3,968.00 Aplicación 32 hrs 2 days $1,280.00 Staffware 32 hrs 2 days $1,280.00 Validación de funcionalidad Virtual Sourcing fase 2 64 hrs 2 days $4,192.00 Presentar resultados validación funcionalidad VS fase 2 0 hrs 0 days $0.00

Set up Sistema 14 hrs 6 days $487.00 Asignación de perfiles usuarios UMS productivo 4 hrs 0.5 days $88.00 Configuración parámetros Virtual Sourcing fase 2 4 hrs 0.5 days $88.00 Cargas única vez 6 hrs 2 days $311.00

Post conversion Go-Live 1,456 hrs 45 days $95,184.00 Seguimiento diario Go-Live 0 hrs 11 days $0.00

Junta Resultado Post Convertion Go-Live y entrega Mantenimiento 0 hrs 1 day $0.00 Soporte al cierre del ciclo de 1 Proceso en Productivo 0 hrs 30 days $0.00 Definición y aceptación del SLA para el VS 16 hrs 1 day $864.00

Knowledge Transfer a mantenimiento 0 hrs 10 days $0.00 Explicación del proceso Virtual Soucing 0 hrs 2 days $0.00 Modulos 0 hrs 3.5 days $0.00 Otros temas de Mantenimiento 0 hrs 4.5 days $0.00

Capítulo Puebla

31

7.2 Determinar el presupuesto

Capítulo Puebla

32

SalidasLínea Base del Desempeño de CostosRequisitos de Financiamiento del Proyecto

ETAPAConcept

o

Categoria de

servicio al cliente

Horas totale

sFTE Nivel Perfil

Costo / hr

Total costo

Mes inici

o

Meses totales

de duració

n

Financiamiento

Meses de financiamiento

MANPOWER                        

SETUP / Stage_1

Manpower Planning 40 0.28

4 / Senior

SI AMS Consultant

39.541,582 1 1 NO  

SETUP / Stage_2

Manpower

Knowledge Transfer 160 1.11

4 / Senior

SI AMS Consultant

39.546,326 2 1 NO  

SETUP / Stage_3

Manpower

Shadow / Share 120 0.83

4 / Senior

SI AMS Consultant

39.544,745 3 1 NO  

SETUP / Stage_4

Manpower Lead 120 0.83

4 / Senior

SI AMS Consultant

39.544,745 4 1 NO  

      0 0.00     0.00 0       

SETUP / Stage_1

Manpower Planning 80 0.55

5 / Executiv

e

SI AMS Project

Manager48.97

3,917 1 1 SI 2

SETUP / Stage_2

Manpower

Knowledge Transfer 40 0.28

5 / Executiv

e

SI AMS Project

Manager48.97

1,959 2 1 SI 2

SETUP / Stage_3

Manpower

Shadow / Share 32 0.22

5 / Executiv

e

SI AMS Project

Manager48.97

1,567 3 1 SI 1

SETUP / Stage_4

Manpower Lead 32 0.22

5 / Executiv

e

SI AMS Project

Manager48.97

1,567 4 1 SI 1

      624 4.33    

26,408       

Capítulo Puebla

GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS DEL PROYECTO

Capítulo Puebla

Project Human Resource Management

Capítulo Puebla

9.1 Desarrollo del Plan de Recursos Humanos

Capítulo Puebla

RAM – Roles Assignment Matrix ( RACI - )

Plan de Administración del Personal

Descripción de Puestos

Diagrama Organizacional

Diagramas Organizacionales: Formatos para documentar

roles y responsabilidades de los miembros de un equipo

Hay 3 categorías: Jerárquico, Matricial y basados en texto.

Objetivo: Asegurar que cada paquete de trabajo tenga un

propietario sin ambigüedades y tener un claro

entendimiento de sus roles y responsabilidades.

Diagramas Organizacionales

Capítulo Puebla

M. CLíder Técnico

M. CLíder Técnico

P. MLíder de Proyecto VWM

P. MLíder de Proyecto VWM

E. FQuality Executive

E. FQuality Executive

M. A. CHAccount Manager

M. A. CHAccount Manager

R. V.Key User Ventas

R. V.Key User Ventas

M. AKey User C

M. AKey User C

Ma. C. M. J.Key-User A

Ma. C. M. J.Key-User A

A. A.Key-User B

A. A.Key-User B

M. PKey-User

M. PKey-User

V. H OArq/Des. ASP, COM

V. H OArq/Des. ASP, COM

V. H. RDesarrollador ASP,COM

V. H. RDesarrollador ASP,COM

G. P.Arquitecto Batch

G. P.Arquitecto Batch

A. PDesarrollador Galaxy

A. PDesarrollador Galaxy

M. H.Project Manager

M. H.Project Manager

J. BArquitecto/Des. Galaxy

J. BArquitecto/Des. Galaxy

E. NIT Cliente

E. NIT Cliente

G.PDirector Sales / CRM

G.PDirector Sales / CRM

Eric MerckelDirector Proy. y Sist. Área Comercial

Eric MerckelDirector Proy. y Sist. Área Comercial

Personal con Derechos de Firma en el proyecto

J. H.A.Proy. Área Comercial

J. H.A.Proy. Área Comercial

Diagrama Organizacional

Capítulo Puebla

Capítulo Puebla“Comprometidos con el desarrollo de la

Gestión de Proyectos”

Plan del proyecto (Tiempo, Costo, Recursos Humanos)

Gabriel Pérez Huesca

Capítulo Puebla

Diapositivas de Respaldo

Capítulo Puebla

40

Método de la Ruta CríticaActividades en Fechas

Capítulo Puebla

41

Método de la Ruta Crítica Actividades en Nodos