Los 7 Hábitos de Covey y los 14 Puntos, de Deming

Como Implementar los 14 Puntos de Deming utilizando los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva de Covey

El éxito es un camino ...no un Destino

No es posible mejorar los sistemas sin mejorar primero las relaciones de interdependencia entre las personas.

Un principio fundamental de la Calidad escapa a muchos gerentes: No es posible mejorar continuamente sistemas y procesos interdependientes hasta que uno perfecciona en forma progresiva, las relaciones interdependientes.

Vivir los principios y procesos asociados a los 7 Hábitos permite a las personas trabajar juntas en forma más efectiva en un estado de interdependencia, condición necesaria para lograr los más altos niveles de comunicación, cooperación, sinergía, creatividad, mejoramiento de procesos, innovación y Calidad. La efectividad interpersonal es un aspecto fundamental para logros en Calidad tales como remover las barreras entre departamentos, desarrollar sociedades con los suplidores, comprometer a todos hacia la transformación, instituir el liderazgo, lograr el mejoramiento continuo y la innovación, anticipar la necesidades del consumidor, etc.

Gerencia es predicción.W. Edwards Deming decía que la data por si sola no significa nada sin teoría que permita explicarla e interpretarla, de forma que ello nos permita predecir. El propósito del análisis estadístico y del Control Estadístico de Procesos es ayudar a la gerencia a desarrollar la teoría, para comprender, predecir, y finalmente controlar el principal enemigo de la Calidad: La Variación.

La variación es el principal enemigo de la calidad.El objetivo principal de la gerencia es estabilizar todos los sistemas y predecir acertadamente las salidas de los procesos. Una vez que los procesos son estables y predecibles, podemos controlarlos y mejorarlos, y es entonces que podemos reducir la variación. El Análisis Estadístico es la herramienta básica para comprender, predecir, y por lo tanto reducir la variación en los sistemas y sus componentes. De todos los recursos que constituyen los sistemas o procesos, ¿Cuál es el más importante, el de mayor variación, el más inestable e impredecible? ¡Por supuesto …la Gente!

Podemos ser eficientes con las cosas. Con la gente debemos ser efectivos.La gente es única. No existen dos personas iguales. Ellas están sujetas a los acondicionamientos culturales, son seres emocionales; su conducta en el trabajo con frecuencia es un reflejo de su estado de ánimo, de la conducta de otros, y de las condiciones del ambiente en que se desenvuelven. El desempeño de la gente difiere de persona a persona y de día a día, sujeto a estas poderosas influencias.

Más del 90% de los problemas son causados por el sistema, no por la gente.

La gente diseña, desarrolla y controla todos los demás elementos de un sistema. Deming dice que más del 90% de todos los problemas de variación o de defectos son producto del sistema y no de los individuos. Mientras la gente sea más inestable y sujeta a variación, o a un comportamiento impredecible, más inestables y sujetos a variación serán los sistemas que ellos diseñen e implementen. Cualquier cosa que la gerencia pueda hacer para estabilizar el comportamiento de las personas, y facultarlas para ser más consistentes y más predecibles, será en beneficio mutuo.

La calidad de los productos se tornará más consistente, y los sistemas y procesos también se tornarán más estables y predecibles. “Debemos comprender a la gente”, dice Deming, “su interacción con otras personas, y los sistemas en los cuales trabajan y aprenden, y sus motivaciones, tanto intrínsecas como extrínsecas.”

La principal motivación viene de lo que no hemos logrado, no de lo que ya logramos.Un beneficio del Liderazgo Centrado en Principios aplicado a Calidad, es que faculta a la gente a motivarse intrínsecamente, a ser más consistentes en su desempeño personal, y por consecuencia más permeables al mejoramiento continuo; y ayuda a diseñar, implementar, y supervisar procesos y sistemas más estables, alineados y en armonía con los objetivos estratégicos de Calidad y de la Organización. Al aplicar profundamente la Proactividad y vivir intensamente los 7 Hábitos y sus procesos relacionados, la actitud de las personas y su interacción con otras se torna no una consecuencia de sus antojos emocionales o de la conducta de los otros, sino de su compromiso con Principios estables y permanentes.

Los 7 Hábitos Para Implementar Los 14 Puntos del Dr. Deming.Analicemos brevemente cada uno de los 7 Hábitos en la forma como se aplican a los 14 Puntos de Deming y otros aspectos relacionados con los principios de Calidad. Los 14 puntos están referenciadas en itálica y con números del (1) al (14).

HABITO No 1: SEA PROACTIVO.El Principio de la Toma de Conciencia, la Visión Personal y la Responsabilidad.

Proactividad va mucho más allá de ser agresivo o asertivo. Es tanto tomar la iniciativa como responder a los estímulos externos basados en nuestros propios principios (En lugar de hacerlo basado en nuestro estado de ánimo y emociones, o en la conducta de otros). La Proactividad rechaza el punto de vista que la gente y las organizaciones son controladas por fuerzas genéticas, históricas o ambientales.

La gente y las organizaciones proactivas toman conciencia, aceptan la responsabilidad por sus propias acciones, no culpan o acusan a otros cuando las cosas van mal, trabajan continuamente en su círculo de influencia; y cambian y se desarrollan a sí mismas para lograr mayor influencia sobre otros. Visualizan su capacidad para rechazar guiones de conducta preconcebidos y crear su propio destino, para convertirse exactamente en lo que quieren ser. Ellas aceptan el reto de cambio y ayudan a otros a hacer lo mismo.

La mayoría de la gerencia actual es reactiva. La reactividad es un comportamiento netamente primitivo.

Deming reconoce este problema de la gerencia actual: “La mayoría de la gerencia actual es reactiva. Ud pone la mano en una hornilla caliente e inmediatamente la quita. Un gato puede hacer lo mismo.” La Proactividad crea la base para incorporar exitosamente prácticamente todos los 14 Puntos de Deming, por cuanto es el hábito de tomar decisiones y ejecutar acciones basadas en principios y valores. Compromiso con la constancia en el propósito (1), adoptar la nueva filosofía en toda la organización (2), tomar la decisión de cambiar los procedimientos de inspección (3), desarrollar nuevos tipos de relación con los suplidores (4), mejorar continuamente (5), y todas los Puntos subsiguientes requieren liderazgo y comportamiento proactivo.

Imagine las oportunidades y los resultados que se lograrían al trabajar para derribar barreras entre departamentos (9), eliminar el miedo (8), y poner a todo el mundo a trabajar en la transformación (14), si todos los trabajadores, la gerencia y la fuerza laboral aceptaran las responsabilidades de sus propias acciones; no culparan o acusaran a otros; y actuaran conforme a los principios de Calidad y Liderazgo Centrado en Principios. La iniciativa, la creatividad, las recomendaciones para mejoramiento, y la acción sobre esas recomendaciones fluirían abundantemente, entre otros muchos beneficios.

HABITO No 2: COMIENCE CON EL FINAL EN MENTE.El Principio del Liderazgo y la Misión y la Visión.

El liderazgo se enfoca más en la gente que en las cosas; más en el largo plazo más que en el corto; más en desarrollar relaciones que en mejorar maquinaria; más en los valores y principios que en las actividades; más en la misión, el propósito y la dirección, que en los métodos, las técnicas y la velocidad. La herramienta clave de implementación para aplicar este principio es Desarrollar su Visión y una Declaración de Misión, a través de un proceso especial que nos permita lograr la máxima efectividad.

Liderazgo se enfoca más en la gente, en sus relaciones, y en el futuro, que en las cosas.Poco antes de morir, Deming redefinió su Punto No. 1: “Crear y publicar para todos los empleados una declaración de propósito con las metas y el propósito de la organización hacia el mejoramiento de los productos y servicios” a que leyera: “Crear y publicar para todos los empleados una declaración de propósito con las metas y el propósito de la Organización. La Gerencia debe demostrar constantemente su compromiso con esta declaración.”

Lo que hace tan poderosa a la Misión y la Visión es el proceso para desarrollarla.Habiendo ayudado a cientos de organizaciones y miles de individuos a crear sus declaraciones de Visión y Misión, hemos podido constatar su tremendo poder para fomentar el compromiso, la motivación, y la claridad de Visión y Propósito, pero solamente si ciertos principios y procesos son seguidos adecuadamente en su desarrollo y despliegue posterior. De lo contrario, la declaración de misión puede deteriorarse hasta llegar a ser objeto de una cínica ridiculización, la antítesis de una poderosa constitución corporativa que forme las bases para la dirección estratégica y la acción. Muchos individuos han encontrado que descubrir su propia misión personal ha tenido un profundo efecto en sus vidas. No es el documento en sí, sino el proceso para desarrollarla lo que la hace tan poderosa.

Una visión poderosa entrelaza las visiones personales con las organizacionales.Adoptar la nueva filosofía (2), adoptar e institucionalizar el liderazgo (7), erradicar el miedo (8), eliminar los lemas y exhortaciones al personal (10), eliminar objetivos y cuotas (11), y poner a todos a trabajar en la transformación (14), todos ellos requieren de los principios de liderazgo y compromiso hacia una visión compartida. Cuando las organizaciones y los trabajadores se involucran en el proceso de identificar y comunicarse claramente entre sí sus propios principios, valores, necesidades, misión y visión, hasta el punto que ellas se entrelazan con las de la compañía y sus compañeros; la oportunidades para el compromiso, la creatividad, la innovación, sentirse facultados, y lograr la calidad, se potencian.

HABITO No 3: PONGA PRIMERO LO PRIMERO.El Principio de Gerenciar el Tiempo y las Prioridades de acuerdo a los Roles y Metas.

Es mucho más efectivo organizar nuestras prioridades que priorizar nuestro tiempo.Una vez que los individuos y las organizaciones hacen un compromiso proactivo para actuar conforme a sus principios y valores (Hábito 1), y luego identifican y articulan cuáles son esos principios y valores (Hábito 2), al aplicar el Hábito 3 comienzan a implementar y vivir esos valores y principios. La mayoría de las personas enfocan la administración del tiempo dentro del contexto de organizar su tiempo. Es mucho más efectivo organizar las prioridades que han sido identificadas conforme a los roles y metas claves que hemos determinado tomando en consideración nuestras misiones personales y organizacionales. El Hábito 3 aplica el principio de implementar nuestros planes de acción para lograr propósitos que tengan significado.

A medida que la gente aprende a definir y organizar sus prioridades, poniendo lo Primero, Primero; se hacen más efectivas en los logros tanto personales como organizacionales. La Organización desarrolla una mayor capacidad en los procesos de Calidad, y para los productos y servicios de alto perfil, a medida que las actividades de alta prioridad reciben más atención en forma más oportuna.

Lo más importante nunca debería estar a merced de lo menos importante.Crear constancia con el propósito (1), dice Deming, es una lucha entre los problemas de hoy y de mañana. Prioridades de corto plazo vs. Prioridades de largo plazo. “Es mucho más fácil permanecer enredados en los nudos de los problemas de hoy.” Adoptar la nueva filosofía (2), y poner a todos a trabajar para lograr la transformación (14), requiere cambios y planes de acción que el Hábito 3 ayuda a implementar. Para mejorar constantemente los sistemas de producción y servicio (5) también se requieren principios gerenciales y planes de acción que dependen de Poner lo Primero, Primero.

La aplicación de este Hábito es lo que permite que los principios de Control Estadístico de Procesos y el Análisis de la Variación, de Deming, se conecten en forma efectiva con los otros principios de Calidad y Liderazgo Centrado en Principios.

HABITO No 4: PIENSE EN GANAR/GANAR.El Principio de Buscar el Beneficio Mutuo.

La mentalidad de Ganar/Perder es el principal causante de problemas en la gerencia.Este principio late en muchos de los 14 Puntos de Deming y en gran parte de su Teoría de Calidad. En sus “Fuerzas de la Destrucción” Deming discute sobre la grabación de experiencias Ganar/Perder a favor de la competencia que reina en nuestra sociedad, y las enseñanzas que se reciben en la escuela, en los deportes, en la política, en el mundo de los negocios y en la educación, que toman el lugar de grabaciones positivas dirigidas hacia la cooperación.

En toda relación interpersonal, pensar en Ganar/Ganar es esencial para la efectividad de largo plazo. Ello requiere la Mentalidad de la Abundancia, una actitud que nos dice que “Hay suficiente para todos”. Cultiva el genuino deseo de ver al contrario ganar también, la vivencia del concepto que toda relación debe buscar el beneficio mutuo para todos los involucrados.

Deming está convencido que el paradigma Ganar/Perder de nuestra sociedad es el principal responsable por los problemas en la gerencia, y aboga por relaciones de Ganar/Ganar entre todos los involucrados en el negocio, incluyendo a los competidores.

La implementación de estos principios por lo general se logra a través de Acuerdos de Desempeño Ganar/Ganar desarrollados a través de un proceso de comunicación y confianza.

Ganar / Ganar es muy exigente. Lo fácil es Ganar / Perder o Perder /GanarDesarrollar la Calidad para eliminar la inspección (3), moverse hacia un solo suplidor (4), mejorar constantemente los sistemas (5), instituir el entrenamiento en el trabajo (6), eliminar las barreras entre departamentos (9), eliminar las metas y cuotas, y la Gerencia por Objetivos (11), y remover las barreras que roban a los empleados del orgullo en el trabajo (12), todos ellos requieren de principios, procesos y las herramientas de aplicación basadas en el Hábito 4: Pensar en Ganar/Ganar. Los acuerdos de desempeño Ganar/Ganar en una sociedad de personas, los involucrados (Stakeholders), tales como suplidores, supervisores, y cabezas de departamento, sirven como poderosos vehículos de implementación para hacer efectivos los principios de Deming.

HABITO No 5: BUSQUE PRIMERO COMPRENDER ANTES DE SER COMPRENDIDO.El Principio de la Comunicación Empática.

Este es quizás el principio más poderoso de todas las formas de interacción humana: Buscar comprender al interlocutor en forma genuina antes de intentar ser comprendido. En la raíz de todos los problemas interpersonales está la imposibilidad de comprendernos unos a otros.

Con frecuencia no oímos con la intención de comprender, sino de responder.Los desacuerdos de fondo son magnificados por nuestra inhabilidad para ver las cosas no solamente a través de los ojos del interlocutor, sino también a través de su mente y su corazón. Dejamos de comprender y en consecuencia desconfiamos de los motivos y puntos

de vista, y egocéntricamente nos concentramos en transmitir nuestras propias ideas, en defender nuestra posición, en atacar la opinión contraria, juzgando, evaluando, hurgando y cuestionando, en un proceso en el cual oímos con la intención de responder, no de comprender.

La verdadera comunicación comparte sentimientos, emociones y sensaciones.A través de la comunicación empática no solo obtenemos una clara comprensión de las necesidades, ideas y paradigmas básicos del interlocutor, sino la seguridad que también seremos comprendidos. La verdadera comunicación empática comparte fielmente no solo palabras, ideas e información, sino también sentimientos, emociones y sensaciones.

Hemos sido formados en el entendido que invertir tiempo y energía emocional para comprender profundamente a otra persona, sin juzgar, defendernos o atacar, refleja acuerdo y aceptación. No es así; pero esos hábitos son difíciles de romper. El nuevo paradigma de buscar primero comprender es esencial para maximizar la Calidad.

Las mayores pérdidas son desconocidas e imposibles de conocer, y no aparecen en el balance.El Hábito 5 implementa un proceso integrado conocido como el SIS (Stakeholder Information System = Sistema de Información de la Sociedad de Personas). Por medio del SIS, la gerencia recaba e interpreta data más allá de la encontrada en los estados financieros tradicionales. Las cifras “Desconocidas o Imposibles de Conocer” que Deming dice son las más importantes de comprender cuando se maneja un negocio, se hacen más tangibles y manejables por medio del SIS.

Cada uno de los 14 Puntos de Deming descansa en la habilidad para comprender e interpretar claramente la interacción de la gente entre sí y con el sistema en el cual trabajan y crecen. La comunicación efectiva entre los individuos, la gerencia, los trabajadores, entre la Empresa y sus proveedores, y entre los clientes y la organización es esencial para la Calidad.

¿Como puede la empresa lograr constancia de propósito hacia el mejoramiento de sus productos y servicios (1) si la comunicación clara entre los empleados a todos los niveles no es constante ni consistente? ¿Cómo puede la empresa innovar sus productos y servicios (1) a menos que logre primero comprender su mercado? ¿Cómo motivamos a los empleados a adoptar la nueva filosofía (2), o ponemos a todo el mundo a lograr la transformación (14), si por causa de una comunicación confusa ellos no comprenden la nueva filosofía o desconfían de la transformación deseada? ¿Cómo removemos las barreras que roban al trabajador del orgullo en su trabajo (12), o podemos tener éxito en eliminar metas, cuotas y Gerencia Por Objetivos (11), o eliminamos lemas y exhortaciones (10), o lo que es más difícil aún, eliminamos las barreras entre departamentos (9) que se han estado construyendo por años? Solo mediante un diálogo sincero, genuino y preciso en ambas direcciones pueden las partes involucradas comprender exactamente lo que está sucediendo y porqué, cómo los beneficia, y cuáles son sus responsabilidades y oportunidades a consecuencia de ello.

Adoptar e institucionalizar el liderazgo (7), lograr el mejoramiento continuo (5), e implementar el entrenamiento (6,13); todos ellos requieren del mayor nivel de claridad en la comprensión y comunicación efectiva a cada nivel.

Los dos puntales de la Calidad son el liderazgo y la gente.Liderazgo y gente, los dos puntales, los paradigmas básicos de la Calidad, requieren comunicación empática a todos los niveles. Sin embargo, ¡las técnicas de comunicación solas no son suficientes! Por lo tanto, la necesidad del Hábito 5 es Comunicación Empática. Mientras la gerencia se centra en principios mediante la proactividad, actuando acorde a valores en lugar de en base a estímulos externos (Hábito 1); mientras identificamos nuestra Misión y nuestro Propósito, y el compromiso mutuo cristaliza interpersonalmente y con la Organización (Hábito 2); mientras la gerencia comienza no solo a practicar lo que predica, sino a vivir sus valores, tornándose lo suficientemente confiables para merecer la confianza de los empleados (Hábito 3); mientras el espíritu del beneficio mutuo, pensar en Ganar/Ganar, es implementado consistentemente (Hábito 4); —mientras todas estas condiciones no hayan sido desarrolladas, no se podrá lograr que las comunicaciones entre la gente y entre las organizaciones logren su máxima efectividad, ni que los objetivos de Calidad que fluyen de ellas se consoliden.

HABITO No 6: SINERGICE.El Principio de la Cooperación Creativa.

El todo es mayor que la suma de sus partes …logrado a través de la sinergía, fomentado y nutrido cuando facultamos estilos gerenciales y sistemas de apoyo. En un ambiente de confianza y comunicación abierta, la gente, trabajando interdependientemente es capaz de generar creatividad, mejoramiento, e innovación en niveles muy superiores a sus capacidades individuales tomadas separadamente.

A medida que los empleados y los gerentes viven el espíritu de Ganar/Ganar, practican la comunicación empática, transmiten confiabilidad, y construyen relaciones basadas en la confianza, la Sinergía se transforma en el fruto de esos esfuerzos; y con la sinergía llega el logro final de la Calidad: Mejoramiento continuo e innovación constante.

Cada aspecto resaltado en los 14 Puntos de Deming, así como vencer las 7 Enfermedades Mortales de la Gerencia, derribar los Obstáculos, y superar las Fuerzas de la Destrucción, son abordados con más satisfacción y efectividad por medio de la sinergía interdependiente, que a través de acciones independientes.

Aplicando sinérgicamente la resolución de problemas.Los espinosos temas de hoy y del mañana necesitan ser enfocados con constancia de propósito (1). La Sinergía facilita nuevas modalidades de análisis de mercado y de diseño de procesos productivos para reemplazar la inspección en masa para lograr la calidad (3). Crear sociedades con los suplidores para establecer nuevos tipos de relación (4), incluyendo acuerdos de desempeño Ganar/Ganar, requieren una sinergía efectiva.

¿Cómo puede la empresa mejorar para siempre el sistema de producción y servicio (5), sino es a través de un liderazgo creativo y sinérgico? Remover los obstáculos que inhiben el

buen trabajo (12), y desarrollar los sistemas de entrenamiento (6) más apropiados para maximizar el aprovechamiento de las habilidades de la gente, y que es el resultado de la sinergía efectiva.

La confianza fluye de la interacción sinérgica entre la gente.Para erradicar el miedo (8) debemos desarrollar la confianza …y la confianza fluye de la interacción sinérgica entre las personas.

Cuando las evaluaciones de desempeño se convierten en un proceso de seguimiento y ayuda, dando el ejemplo, con experiencias para solucionar problemas; en lugar de una ocasión para juzgar y buscar culpables; la confianza y la confiabilidad reemplazan al temor y la duda, abriendo nuevas oportunidades para una mayor creatividad y sinergía (8,12)

Si feudos departamentales y barreras van a ser reemplazadas por cooperación y comunicación, la sinergía dese ser un catalizador que genere la necesaria coordinación y efectividad (9)

HABITO No 7: AFILANDO LA SIERRA.El Principio del Mejoramiento Continuo.

La gente y las organizaciones tienen cuatro necesidades o características fundamentales: 1. Física o Económica; 2. Intelectual o Sicológica; 3. Social o Emocional; y 4. Espiritual u Holística.

Desarrollar dentro de los seres humanos y organizaciones un compromiso consistente y un desempeño continuado para refinar y expandir sus habilidades en estas cuatro áreas es la clave para el mejoramiento continuo en otras. El Liderazgo Centrado en Principios se enfoca en la forma como los individuos y las organizaciones pueden ser capaces de desarrollar sus habilidades y enfrentar sus necesidades en estas áreas.

El aprendizaje continuo, el crecimiento, y el desarrollo de nuevas capacidades y la expansión de las existentes, es el vehículo a través del cual el éxito sostenido al aplicar principios relacionados y usar las herramientas necesarias se hace posible.

La aplicación del Hábito 7 es el principio que potencia la efectividad de vivir los otros hábitos.

Mejorar constantemente nuestros sistemas de producción y servicio es la más obvia aplicación del Hábito 7.

La aplicación del Hábito 7 a nivel organizacional resulta en lo que Peter Senge de MIT llama “La organización que aprende.” Kaizen es el paraguas del mejoramiento continuo bajo el cual se implementa la Calidad, los sistemas organizacionales, los procesos, y finalmente los productos y servicios. Al practicar este proceso y el Hábito 7, la Organización en sí mejora y aumenta su capacidad en todas las áreas para aumentar su capacidad aún más.

El Punto No. 5 de Deming: “Mejorar constantemente y para siempre el sistema de producción y servicio” es la más obvia aplicación de Afilar la Sierra. La utilización del Hábito 7 incorpora todos los elementos de cómo implementar este proceso de mejoramiento. La mayor consistencia del potencial de los trabajadores no se logra solamente al institucionalizar el entrenamiento (6) y la aplicación del Hábito 7, sino que todos los elementos del Liderazgo Centrado en Principios resulta en estabilidad y consistencia en el desempeño de la gente.

El requisito de Deming de institucionalizar un vigoroso programa de educación y mejoramiento personal (13) es activado por medio de las aplicaciones de procesos y principios aprendido por medio Hábito 7 del Liderazgo Centrado en Principios:

Afilar la Sierra.Los beneficios efectivos prácticos de vivir el Liderazgo Centrado en Principios al tiempo que cultivamos la Calidad son sustanciales y evidentes. El Liderazgo Centrado en Principios hace funcionar la Calidad.

Hacer fluir de cada empleado su compromiso más profundo, su lealtad a toda prueba, la más fina creatividad, un excelente y consistente nivel de productividad, y el mayor potencial de contribución para lograr la Visión de la Organización, para el mejoramiento continuo de los procesos, y de los productos y servicios, …todo ello representa un gran reto para el liderazgo. Este es el requisito de la Calidad y el resultado del Liderazgo Centrado en Principios.

Los 14 Puntos del Dr. W. Edwards Deming 1. ! Crear Constancia de Propósito hacia el mejoramiento de productos y servicios, con la

meta de ser competitivos, mantenerse en el negocio, y proveer empleos. ! Crear y publicar para todos los empleados una Declaración de Propósito con las metas y el propósito de la compañía u otra organización. La gerencia debe demostrar constantemente su compromiso son esta Declaración.

2. ! Adoptar la nueva filosofía, la alta gerencia y todo el mundo. La gerencia Occidental debe despertar ante el reto de una nueva era económica, aprender sus responsabilidades, y asumir el liderazgo por la transformación.

3. ! Cesar la dependencia de la inspección para lograr la calidad. Eliminar la necesidad de la inspección en masa diseñando la calidad en el producto desde su etapa inicial. ! Comprender el propósito de la inspección, para el mejoramiento de los procesos y la reducción de costos.

4. ! Terminar con la práctica de dar la buena pro sobre la base del precio únicamente. En su lugar minimice el costo total. Muévase hacia un solo suplidor para cada Item, basado en una relación de largo plazo de lealtad y confianza.

5. ! Mejore constantemente y para siempre el sistema de producción y servicio, para mejorar la calidad y la productividad, y en consecuencia disminuir los costos constantemente.

6. ! Institucionalice el entrenamiento en el trabajo, para desarrollar las destrezas de los nuevos trabajadores, para asistir a la gerencia a comprender todos los procesos de la organización.

7. ! Enseñe y establezca el liderazgo. La supervisión por la gerencia y los trabajadores de producción debería ayudar a la gente y a las máquinas, trabajando juntas, a hacer un mejor trabajo.

8. ! Erradique el miedo para aumentar la efectividad de todos. Cree confianza. Cree un clima para la innovación.

9. ! Derribe las barreras entre departamentos. Optimice los esfuerzos de los equipos, grupos, y áreas de supervisión hacia las metas y propósitos de la compañía.

10. ! Elimine lemas, exhortaciones, y metas de producción para la fuerza de trabajo.11. ! Elimine metas numéricas y cuotas para producción. En su lugar, aprenda y establezca

métodos para el mejoramiento. ! Elimine la Gerencia por Objetivos. En su lugar, aprenda la capacidad de los procesos y cómo mejorarlos.

12. ! Remueva las barreras que roban al trabajador asalariado, así como a la gerencia, de su derecho a tener orgullo por su trabajo. Elimine la evaluación anual y el sistema de méritos.

13. ! Establezca un vigoroso programa de educación y mejoramiento propio para todo el mundo.

14. ! Establezca un plan de acción, y ponga a todo el mundo en la compañía a trabajar para lograr la transformación.

Los 7 Hábitos de los Empresarios Altamente Efectivospor: Stephen R. Covey

Ser empresario es una de las decisiones más excitantes que uno puede tomar, pero puede estremecerlo personal y profesionalmente hasta los cimientos. Yo he creado una empresa, así que sé los retos que uno tiene que enfrentar. De lo que muchos dueños de empresas no se dan cuenta es que atenerse a los principios seguidos por empresarios exitosos para fortalecer su carácter, pueden mejorar considerablemente su calidad de vida al mismo tiempo que aumentan las posibilidades de lograr sus metas.

Se que estos métodos funcionan. Practicarlos diariamente me ha permitido crear un equipo capaz de transformar lo que una vez fue una pequeña empresa de consultoría llamada Covey Leadership Center en lo que hoy es FranklinCovey Co., empresa resultante de la fusión con FranklinQuest Co, cotizada en la bolsa con ingresos anuales de 550 millones de dólares. Aunque la empresa ha experimentado algunas dificultades de crecimiento derivadas de la fusión y cambios en el mercado, hemos usado los siete hábitos como brújula para guiarnos a través de esos retos y preparar nuestra empresa para los años de crecimiento.

Hábito No: 1SEA PROACTIVOMucha gente acomete nuevos proyectos solo cuando las condiciones se presentan favorables y positivas. Pierden mucho tiempo preocupándose o reaccionando ante circunstancias sobre las que no tienen control, tales como tener que trabajar con gente difícil. En lugar de reaccionar, dejan que las fuerzas externas actúen sobre ellos.

Un empresario efectivo, por el contrario, se embarcará en un proyecto aún si las condiciones son poco favorables y tiene que nadar contra la corriente. Encontrará razones por las cuales este proyecto va a caminar, y la forma de hacerlo caminar. Si Ud. está planeando iniciar una vida empresarial, debe forzarse a asumir esta actitud aún en lascircunstancias más difíciles.

Cada quien tiene un cierto circulo de influencia en la vida, compuesto por la gente a la que tenemos acceso o situaciones en las que podemos influir.

Concéntrese en los cambios que puede realizar en estas áreas, y de esa forma mejorará las posibilidades de alcanzar los logros que se ha propuesto. Y cuando tenga que enfrentar una situación que está fuera de su control, tome conciencia que todavía tiene una alternativa: Ud. puede decidir la forma en que va a reaccionar ante ella. Puede aceptarlo y dirigir sus energías a las áreas en las que puede tener impacto.

Una acotación: La Proactividad es esencial para una persona emprendedora, pero no la lleve al extremo.

Los empresarios son personas proclives a la acción y muchos tienden a lanzarse a decisiones sin evaluarlas con suficiente cuidado. De hecho, muchas nuevas empresas fracasan porque su fundador se lanzó a nuevos proyectos sin evaluar las necesidades de flujo de caja de su negocio.

A lo largo de los años, he aprendido a usar una sencilla técnica para mantenerme alejado de problemas. Cuando tengo una nueva idea en mi negocio o un fuerte impulso creativo, cuento hasta 10, a veces hasta 50, para así insertar una pausa entre el estímulo y mi respuesta a él. Mientras cuento me pregunto: ¿Qué es lo prudente en este momento? Esta técnica tan elemental ayuda a evitar sobrereaccionar o actuar en una forma exagerada o demasiado entusiasta.

Hábito No. 2:COMIENCE CON EL FINAL EN MENTELa Cultura de una Compañía se define en las primeras etapas de su crecimiento, por lo que es muy importante comenzar con un claro sentido de su propósito, su visión y sus valores. Crear nuestra propia visión personal nos ayuda a comenzar con buen pie.

Hay una forma sencilla para diseñar este instrumento.

Imagínese que tiene solo tres años de vida. Entonces visualice su propio funeral. ¿Que quisiera Ud. que dijeran su familia, sus amigos, sus compañeros de trabajo, los miembros de su comunidad cuando dirigieran el servicio?

Ahora, liste los roles principales en su vida. Ellos pudieran ser, por ejemplo, esposo o esposa, padre o madre, hijo o hija, hermano o hermana, empresario, miembro de la iglesia, corredor de larga distancia. Para cada Rol piense en una o dos metas fundamentales que Ud. quiere lograr en su vida. Escriba un enunciado de Misión que describa el propósito de su vida y que incorpore estas metas. Por ejemplo, si Ud. es un empresario, su meta puede ser crear una empresa bien manejada con ventas anuales de $ 100 millones de dólares, activamente involucrada en hacer de su comunidad un mejor lugar para vivir realizando programas de caridad. Tomar el tiempo necesario para configurar un enunciado de Visión y Misión lo ayudará a mantenerse en el camino y decir NO a las actividades que no se ajustan a sus prioridades de largo plazo. Lo ayudará a evitar ser avasallado o sofocado por la cantidad de cosas que uno necesita realizar.

Cuando tenga que decidir la forma de utilizar su tiempo cada día, dele la prioridad debida a los roles relacionados con su Misión.

Mi recomendación es destinar 20 a 30 minutos cada semana en los que Ud. planificará lo que debe hacer en los próximos siete días. Yo acostumbro a hacerlo los días domingo, cuando estoy más relajado, pero Ud. puede hacerlo cuando lo crea conveniente. En su planificación, liste dos o tres cosas que puede lograr esa semana para moverse hacia sus metas futuras para cada uno de sus roles. La meta más importante para su negocio esa semana podría ser preparar una presentación para ese cliente que espera captar.

Una vez que ha establecido sus metas para la semana, encuentre tiempo en su calendario para cada una. No sobrecargue su agenda. Dese tiempo suficiente para hablar con sus empleados sobre los eventos del día y responder a aquellos eventos que Ud. siente que son verdaderamente esenciales. Para que su empresa progrese, es imprescindible que Ud. construya una relación de genuina confianza con los integrantes de su Staff.

Donde la cosa se pone delicada es en evitar distraerse de aquellos eventos que Ud. ha definido como esenciales. Al establecer prioridades, muchos empresarios se confunden cuando tienen que distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante.

Pasan la mayor parte de su tiempo contestando llamadas telefónicas y “apagando incendios” llevados a su atención por clientes y empleados.

Aunque muchas de estas situaciones parecen importantes, la mayoría no lo son. Son cosas que otras personas consideran urgentes. Si Ud. se dedica a responder a todas a medida que ocurren, no tendrá oportunidad de lograr nada que le permita alcanzar sus metas de largo plazo; y si continua actuando en esa forma, corre el riesgo de descuidar a su familia, su salud y sus amigos hasta el punto que no tenga más vida que su trabajo y ya no pueda tomar decisiones racionales ni en su propio trabajo. Es posible que caiga en tomar decisiones improvisadas ante los problemas que se presentan en su empresa, omitiendo acciones que pudieran ser provechosas para el futuro.

La respuesta: posponga tratar con interrupciones que no son importantes hasta que Ud. esté en condiciones de responder en una forma mesurada, o entrene a su personal para que les pueda delegar algunas tareas. Eso le permitirá ver las cosas desde una perspectiva más amplia, que a fin de cuentas es lo que liderazgo significa.

Hábito No. 3:PONGA LO PRIMERO, PRIMEROMuchos empresarios que usan este sistema fallan cuando tienen que atenerse diariamente a sus metas. Son seducidos por los eventos que los llevan a poner lo secundario primero. Como consecuencia, pierden el control de su propia dirección.

Para lograr la paz interior que proviene de practicar los siete hábitos fehacientemente, Ud. debe aprender a decir NO amablemente a las distracciones. Si Ud. ha sido honesto consigo mismo al registrar en su declaración de Misión las metas que desea alcanzar en su vida, tendrá un deseo ferviente en decir SI a aquello que verdaderamente persigue. Eso debería facilitarle rechazar actividades que no representan un uso adecuado de su tiempo. Por cuanto Ud. ya no estará tan accesible como antes, es posible que haga infelices a algunas personas, que pero Ud. no está en un concurso de popularidad. Ud. consolidará a confianza de la gente al mostrarles que está comprometido con metas de largo alcance que no justifican desperdiciar tiempo en cosas banales. Al ganar esta victoria privada manteniéndose enfocado en sus principios, aumentará las oportunidades de alcanzar esas metas. Es mejor ser confiable que ser popular.

Pero recuerde: Cosas importantes pero inesperadas se presentan, y algunas de ellas serán más importantes que aquellos planes o metas que Ud. ya determinó. Cuando eso pasa, es crucial tomarse unos momentos para revisar sus prioridades en la vida y tener el coraje de actuar basado en sus principios.

Hábito No. 4:PIENSE EN GANAR / GANAR

Es imposible desarrollar un negocio exitoso sin el apoyo de otras personas.

Desafortunadamente, muchos empresarios olvidan esto. En su lugar, tratan de lograr que sus empleados compitan unos con otros en su propia compañía, en la falsa creencia que esto aumentará la productividad; pero lo que en realidad hacen es crear conflictos y rivalidades interdepartamentales.

Ya hay suficiente competencia en el mercado para intentar crear más en nuestras empresas.

Consideren el caso del presidente de una empresa que me preguntó una vez como podía hacer para que sus empleados trabajaran mejor juntos; el pensaba que los estaba motivando a desarrollar trabajo de equipo. Le pedí que echara una mirada detrás de su escritorio. En la cartelera había una fotografía de una carrera de caballos. La foto de cada uno de sus gerentes estaba pegada en la cabeza de cada uno de los caballos.

Al lado de ellos, una bellísima foto de las Islas Bermudas con una leyenda: ¿Quien ganará el viaje a las Bermudas? Este tipo de concurso puede parecer que motiva a los empleados a esforzarse más, pero en realidad crea un sentimiento que si alguien gana, los otros van a perder. Sería preferible organizar un programa en el cual todos puedan ir a las Bermudas si el grupo logra sus metas.

Acuerdos de desempeño Ganar/Ganar funcionan bien en empresas emprendedoras. Estos son acuerdos individuales escritos o informales que nos sentamos a discutir con cada empleado, detallando la metas que los beneficiarán tanto a ellos como a la empresa. Estas metas deben ser ajustadas al nivel de conocimiento, experiencia y habilidades del empleado. La obligación del empleado es lograr las metas que definieron desde el principio. La parte que le corresponde a Ud. es hacer todo lo que este en sus manos para ayudarlo a alcanzar los resultados deseados. Después de un lapso de tiempo mutuamente acordado, ambos evalúan juntos los resultados. Si los empleados han cumplido con el acuerdo, Ud. los recompensa. Cuando todo el mundo sabe que él o ella tienen la oportunidad de ganar en sus propios términos, la productividad mejora consecuentemente (ver: La Gerencia del Cambio Cultural por Roque Alfonzo & Heliodoro Ventocilla)

Hábito No. 5:BUSQUE PRIMERO COMPRENDER Y LUEGO SER COMPRENDIDO

Muchos empresarios tratan de mantener sus cartas ocultas.

Aunque tengan empleados, son ellos quienes toman las decisiones importantes. Están tan comprometidos con su propio punto de vista que después de un tiempo tienden a emplear solo a “gente Si”. Gradualmente crean una cultura de adulación que no hace otra cosa que consolidar su único punto de vista. Manejan empresas operativamente individualistas.

MATRIZ DE INTERACCIÓN GANAR/GANAR

AL

TA

Yo PIERD O Tú GANAS Yo GANO Tú GANAS

CO

NS

ID

ER

AC

IÓN

Yo PIERDO Tú PIERDES Yo GANO Tú PIERDES

BA

JA

BAJO CORAJE ALTO

El problema es que los empleados no estacionan su mente a la entrada de la empresa. Ellos pretenderán que les gustan sus ideas, pero en el fondo no le serán leales si no les da la oportunidad de tener una participación sicológica y financiera es su negocio. Eventualmente perderán su interés y su motivación.

Ud puede crear mayor riqueza, empoderamiento y oportunidad si aprende a compartir ideas, información, propiedad, y poder. Esto exige su disposición a oír detenidamente lo que dicen sus empleados, aunque difiera de aquello en que Ud. cree. Una forma de empezar es pedirle a su Staff que proponga soluciones a los problemas más presionantes que ha estado tratando de resolver solo. Es sorprendente cuan ingeniosa puede ser la gente si Ud. hace las preguntas adecuadas.

Muchos empresarios que culpan a sus empleados de no ser buenos apoyos fallan en oírlos, y luego despotrican contra los sindicatos y comentan sobre la falta de ética en el trabajo. Lo que en realidad están viendo es una profecía auto cumplida de gente como ellos, que carece de fe en los demás. Para prosperar, Ud. necesita crear un núcleo de gran fortaleza a su alrededor. Ello involucra contratar empleados con habilidades complementarias, que tengan el coraje de enfrentarse a Ud. si se encamina por el sendero equivocado.

Si Ud. está creando una nueva empresa, una buena idea es crear un grupo de consejeros.

Necesita gente fuerte, independiente, y objetiva que tenga experiencia no solo en su campo sino en otras áreas. Este debe ser un grupo que no le diga lo que Ud. quiere oír sino lo que necesita oír, y evite que Ud. sea cegado por el entusiasmo. Si su negocio resulta bueno, ese grupo de consejeros puede transformarse en su Consejo Directivo.

Hábito No. 6:SINERGICE

Para tener éxito en los negocios, es importante que Ud. ensamble un Staff de apoyo. Busque fortalezas que compensen sus debilidades.

Cundo comencé a crear el Covey Leadership Center, tenia una gran confianza en el material que estaba desarrollando. Pero hubo momentos que los problemas de flujo de caja fueron tan tremendos que llegaron a aterrorizarme. Finalmente tuve que admitir que tengo grandes fortalezas para escribir y enseñar, pero que cuando llega el momento de llevar un negocio desde un sano punto de vista financiero, necesito ayuda. Necesito gente a mi alrededor que sepa gerenciar, que sepa de costos, de inventarios, de cuentas por cobrar y de flujo de caja.

Desde que decidimos crear un equipo de apoyo de gerencia, pudimos orquestar una fusión satisfactoria con Franklin Quest en 1997. Si pudiera volver al pasado y cambiar una sola cosa en la forma como hemos actuado, trataría de destinar más tiempo al reclutamiento de nuevos empleados. Cuando Ud. es un empresario enfrentado crisis frecuentes, es posible que no pueda destinar más tiempo para entrevistar profundamente a la gente. Como resultado, contratará gente que no tenga la competencia o el carácter que Ud. busca, sino laapariencia de esas cualidades.

He encontrado que la gente que es más interdependiente que independiente son el tipo de personas más adecuadas para ayudarlo a hacer que su empresa crezca. La gente interdependiente es eficiente porque sabe llevarse bien con otras personas para sacar adelante las cosas. La gente independiente pueda que esté dispuesta a sumir grandes responsabilidades, pero a lo mejor no saben mantener un equipo trabajando fluidamente.

Una manea de hallar empleados interdependientes es hacer las preguntas adecuadas en una entrevista. Pregúnteles cuales actividades han disfrutado más o realizado mejor durante sus primeros años. Si un candidato ama los deportes individualistas, por ejemplo, ello pudiera sugerir un patrón de independencia, que a lo mejor no caza muy bien con el equipo que Ud. está tratando de crear en su trabajo. Esto no quiere decir que Ud. vaya a poner esto como un impedimento infranqueable, pero sí es una señal de alerta que debemos considerar.

A fin de cuentas, si Ud. cree en mente y en corazón que alguien es la persona correcta para su empresa, debería escogerlo a él o a ella.

Hábito No. 7:AFILANDO LA SIERRA

Hasta los empresarios que llevan vidas bien equilibradas necesitan tiempo para renovar sus energías periódicamente. Destinar de tres a seis horas semanales para ejercitarnos no es un lujo, es esencial. Esto equivale a unos 30 minutos diarios una inversión muy pequeña considerando los tremendos beneficios en salud que Ud. cosechará a lo largo de los años.

También es importante renovar su dimensión espiritual.

Yo acostumbro hacerlo con la oración diaria o meditando sobre las escrituras. Pero no se pare en la meditación. Renueve su intelecto reduciendo el tiempo de ver televisión y destinando tiempo cada semana para leer un buen libro o escribir cosas profundas.

También tome tiempo para revitalizar las relaciones con la gente importante en su vida.

Busque la forma de servir a otros, quizás involucrándose con obras de caridad. Todas estas actividades lo ayudarán a mantener un estilo de vida que lo llevarán al éxito equilibrado en el largo plazo.

Al final, cuando Ud. decanta los 7 hábitos, ellos tratan esencialmente sobre el pensamiento a largo plazo. Puede ser difícil separarse suficientemente de la agitación del trajinar diario para planificar su vida. Habrá momentos en que se encontrará fuera de balance, pero si Ud. incorpora un mejor proceso de planificación en su rutina, el intenso estress que resulta de trabajar largas horas y pasar menos tiempo del que debería con la gente que ama aparecerá con menos frecuencia. Ud. encontrará su negocio y su vida mucho más gratificante.