[8.1] ¿Cómo estudiar este tema? [8.2] Introducción al concepto de … · 2019-05-06 · Gestión...

Gestión del tiempo y negociación eficiente

[8.1] ¿Cómo estudiar este tema?

[8.2] Introducción al concepto de tiempo

[8.3] Herramientas para gestionar adecuadamente nuestro

tiempo laboral

[8.4] Cómo gestionar el estrés

8T

EM

A

Técnicas de Negociación

TEMA 8 – Esquema © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Esquema

G

esti

ón d

el ti

emp

o y

neg

ocia

ción

efi

cien

te

Intr

od

ucc

ión

al

con

cep

to d

e ti

empo

Tip

os d

e ti

empo

Car

acte

ríst

icas

del

tiem

po la

bora

lA

lgun

os m

itos

del

tiem

po la

bora

lL

eyes

del

tiem

po

Her

ram

ien

tas

par

a ge

stio

nar

el t

iem

po

lab

ora

l

Pri

oriz

ar: A

ctiv

idad

es im

port

ante

s y u

rgen

tes

Pla

nif

icar

: Sol

o el

80%

del

tiem

po d

ispo

nibl

eD

eleg

ar: D

esce

nden

te y

asc

ende

nte

Có

mo

ges

tion

ar e

l es

trés

Tip

os d

e es

trés

: pos

itiv

o (E

ustr

és) y

neg

ativ

o (D

istr

és)

Fas

es d

el e

stré

s: A

larm

a, R

esis

tenc

ia y

Ago

tam

ient

o.

2


TEMA 8 – Ideas clave © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Ideas clave

8.1. ¿Cómo estudiar este tema?

En este tema estudiamos la gestión del tiempo laboral como factor básico a

controlar durante los procesos negociadores, tanto internos como externos. Para

ello, revisamos tres herramientas: priorizar, planificar y delegar.

Dentro de ellas, nos detenemos especialmente en las actividades importantes y

urgentes, fuente de casi todos nuestros problemas relacionados con la gestión del

tiempo laboral.

En el último apartado, nos centramos en la importancia de gestionar adecuadamente

el estrés propio para conseguir unos resultados óptimos durante la negociación.

8.2. Introducción al concepto de tiempo

El tiempo es un recurso limitado y complejo de optimizar. A todos nos gustaría tener

más tiempo, pero la cuestión más importante es el uso que le damos a los 1.440

minutos disponibles cada día de nuestra vida.

Si una persona vive una media de 80 años, lo hará durante 29.200 días, de los cuales

un tercio los pasará durmiendo, otro tercio trabajando y otro “viviendo”. La realidad

nos dice que dormimos menos de ese tercio, trabajamos más del segundo tercio y

“vivimos” lo que queda, en función de nuestra profesión y de otras circunstancias

incontrolables.

Tipos de tiempo

A continuación, definimos los tres tipos de tiempo más importantes: absoluto,

relativo y subjetivo.

3



El inglés Isaac Newton (siglos XVII-XVIII) nos dice que la idea del tiempo transcurre de manera inexorable e independiente de nosotros; el presente se transforma en pasado y el futuro en presente, en una sucesión continua y uniforme sin comienzo ni fin.

Absoluto:

Albert Einstein publicó en 1905 la “Teoría de la relatividad”, que sostiene que lo único constante en el universo es la velocidad de la luz en el vacío y todo lo demás (longitud, masa y paso del tiempo) varía según el observador.

Relativo:

Cada persona se relaciona de una forma distinta con el tiempo que tiene, sea personal o laboral.

Subjetivo:

El tiempo laboral presenta una serie de características que conviene repasar:

La empresa compra parte de nuestro tiempo y lo que hacemos con él.

Nuestro tiempo le cuesta dinero a la empresa. Aplicando este apartado al proceso

negociador, cuanto más largo sea, más dinero le suele costar (viajes, hoteles,

dietas,…)

Gestionamos el tiempo laboral de nuestros colaboradores, clientes y proveedores.

El poder una persona se mide por su capacidad para controlar el tiempo ajeno.

Mercadona controla el tiempo de sus interproveedores, el Consejero Delegado

controla el tiempo de sus directivos, etc.

Podemos gestionar lo que hacemos con nuestro tiempo, pero el tiempo no es

gestionable: no se puede comprar, vender o guardar.

Existe un tiempo individual y otro colectivo.

Existe un tiempo objetivo y otro subjetivo, ligados a la edad (cronológica y

mental), el estado de ánimo, la actitud ante la vida, y la actividad que estemos

realizando.

Una gestión del tiempo inadecuada puede provocarnos estrés negativo (concepto

que explicaremos en el último apartado de este tema).

El tiempo es equitativo para todas las personas. Todos disponemos de horas de 60

minutos y días de 24 horas.

El tiempo no se puede parar cuando no tenemos nada que hacer.

El tiempo laboral no tiene término medio: o se aprovecha o se pierde.

4



Cada cierto tiempo, hay días considerados “clave” en los que hay cumplir con

tareas impostergables. Evite cualquier ladrón de su tiempo, concéntrese en lo que

realmente es importante.

Para optimizar el tiempo al máximo diferencie entre lo importante y lo urgente.

Distinga entre el tiempo disponible y el tiempo necesario.

“Quien no administra bien su tiempo, no puede administrar bien ninguna otra cosa”

afirmaba Peter Drucker hace unos años.

Pero Víctor Hugo (1802-1885) ya dijo algo similar cuando escribió que “Aquel que

prepara las cosas que tiene que hacer durante el día y cumple ese plan, tendrá una vida

ocupada y plena. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde el tiempo disponible se

deja en manos del azar, no tardará en reinar el caos”.

Imprescindible para todo. Nada se puede alcanzar o disfrutar de nada sin él.

Insustituible. Ningún otro recurso puede ser utilizado en su lugar.

Regla de las “Cuatro Íes”:

Inexorable. Aparece y desaparece, a un ritmo fijo e inalterable.

Inelástico. No lo podemos estirar a voluntad. Pero a veces, actuamos de espaldas a esta realidad.

Contra lo que suele creerse, un directivo es una persona que:

Tiene una posición con límites borrosos, por lo que debe estar asignando

prioridades constantemente.

En cada momento de la jornada laboral puede abordar distintas tareas, con

importancia y rentabilidad muy diversa. Lo usual es que tenga más cosas que hacer

que tiempo para hacerlas, por lo que debe priorizar el tiempo disponible.

A cada tarea elegida debe dedicarle un tiempo determinado si quiere cumplir con los

objetivos prefijados.

Recordemos que muchos directivos pasan la mayor parte de su jornada laboral de

reunión en reunión, negociando en cada una de ellas temas diferentes.

Por tanto, para descubrir lo que realmente hacemos con nuestro tiempo laboral, se

5



propone la siguiente metodología en cuatro pasos:

Establecer METAS (Objetivos a medio plazo)

Definir las ACTIVIDADES DE MAYOR VALOR AÑADIDO y establecer PRIORIDADES (Pueden venir desde arriba).

Metodología en cuatro pasos :

PLANIFICAR. Redactar objetivos por actividades

PROGRAMAR actividades y asignar recursos (más importantes y más escasos).

“Lo que el ser humano no mejora el tiempo lo deteriora. Mejoremos cada día, no

bajemos nunca la guardia, escuchemos a nuestro entorno, y surquemos por el mar de la

vida, viento en popa a toda vela hacia el destino deseado. La vida no es para pasarla,

sino para vivirla, y los más atrevidos, para construirla”.

(Del libro “La travesía” -2007- de Gustavo Piera)

Quizá el dinero es el recurso que más se le parece al tiempo, al ser igualmente escaso

y deseado por la mayoría de las personas. Pero el dinero es mucho más fácil de

gestionar que el tiempo. Se puede ahorrar lo que nos sobra para gastarlo más

adelante; se puede pedir prestado; disponemos de tarjetas de crédito, cheques,

pagarés, letras de cambio,...

El tiempo, por el contrario, nos llega en la misma cantidad cada día en forma de

segundos, minutos y horas. Sólo podemos usarlo, mejor o peor, antes de que

desaparezca.

¿Qué solemos hacer con nuestro tiempo laboral?

Lo más agradable

Lo más conocido

Lo más corto (por lo que se aplazan los temas importantes)

Lo que hemos programado: citas, viajes, reuniones...

Lo que tenemos costumbre de hacer

Lo que nos exige la cultura de empresa

Lo más urgente, que no siempre es lo más importante

6



Lo más fácil, cuando otros temas más complejos e importantes son los que deberían

ocupar el tiempo disponible.

Lo último que se nos pide

Si seguimos los sistemas de elección anteriores, nos estamos equivocando. Se

debería elegir lo más importante que se deba y pueda hacer en cada momento, en

función del tiempo disponible.

“Dios siempre perdona, las personas a veces perdonamos, pero el tiempo nunca

perdona”.

Algunos mitos respecto al tiempo laboral

Existen una serie de mitos sobre el tiempo laboral que impulsan a

comportamientos inadecuados y contraproducentes. Son los siguientes:

Utilizar bien el tiempo laboral es cuestión de trabajar más horas.

Mejorar el uso del tiempo laboral es cuestión de reducir el que se emplea en ciertas

actividades.

Hacer varias tareas a la vez es mejor que centrarnos en una sola.

Mantenerse atareado supone lograr los mejores resultados.

Simplificar las funciones directivas ahorra tiempo.

Controlar el tiempo hace perder muchas oportunidades inesperadas pero

interesantes.

No delegar: si lo quiere pronto y bien hecho, hágalo usted mismo.

La calidad de las decisiones se mejora tomándolas con más tiempo.

Las posiciones más altas en la jerarquía empresarial suelen tomar mejores

decisiones.

7



Leyes del tiempo

Algunas leyes del tiempo que debemos aplicar al ámbito profesional son las

siguientes:

El 20 por ciento de las actividades que hacemos durante nuestro tiempo laboral, originan el 80 por ciento de los resultados. Estas actividades deben tener prioridad absoluta.

Principio de Pareto:

A efectos prácticos resulta recomendable manejar tres bloques en lugar de dos. Eso supone utilizar el Criterio ABC, que se apoya en el Principio de Pareto. Al bloque A, con el 10 por ciento del tiempo, corresponden el 60 por ciento de los resultados; al B, el 25 y 25 respectivamente; y al C el 65 y 15 restantes. Las actividades clasificadas como A son atendidas prioritariamente. Las C se delegan, se olvidan o se atienden en un tiempo mínimo.

Criterio ABC:

Las cosas llevan más tiempo del que deberían: las tareas tienden a dilatarse hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización.

Ley de Parkinson:

Citamos tres de las leyes de este ingeniero norteamericano:•Casi nada es tan sencillo como parece. Por tanto,•Casi todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio.•Si algo puede ir mal irá mal y siempre en el peor momento.

Leyes de Murphy:

Ley de Acosta

Primera ley de Acosta. El tiempo que requiere una tarea se incrementa cuantas

más veces la interrumpimos y reanudamos. Las interrupciones son enemigas de la

eficacia y sufrimos decenas en una jornada laboral: correos electrónicos, llamadas

telefónicas, visitas a nuestro puesto de trabajo (¿tienes un minuto?).

Segunda ley de Acosta. Para una tarea corta, siempre se encuentra tiempo. Para

una larga, resulta más difícil encontrar el tiempo necesario.

8



Tercera ley de Acosta. El valor de una tarea crece en forma de “S”, no en

proporción al tiempo que se le dedica. Por tanto, lo perfecto rara vez resulta

rentable. El perfeccionismo resulta tan poco rentable como la chapuza. Lo más

probable es que seamos chapuzas en unos temas y perfeccionistas en otros. En

ocasiones, nos falta tiempo para tareas largas e importantes, que resolvemos de

forma chapucera por haberlas empezado tarde. Pero somos perfeccionistas en otras

actividades cortas y sin importancia (un correo electrónico, una llamada telefónica)

a las que dedicamos demasiado tiempo.

Cuarta ley de Acosta. Las personas eficaces dedican cuatro veces más tiempo a

los asuntos importantes que aún no son urgentes que las ineficaces. Así evitan que se

conviertan en crisis.

Las leyes de Acosta, están redactadas por José María Acosta Vera, Doctor Ingeniero

Industrial madrileño que ha pasado parte de su vida laboral trabajando en USA. En la

bibliografía, recomendamos uno de sus libros.

Todos los conceptos y leyes anteriores son fácilmente aplicables al proceso

negociador, tanto interno como externo.

8.3. Herramientas para gestionar adecuadamente nuestro

tiempo laboral

Para gestionar adecuadamente nuestro tiempo laboral, podemos utilizar tres

herramientas:

Priorizar

Planificar

Delegar

Priorizar

Para establecer prioridades, es fundamental que distingamos entre las actividades que

son importantes (se pueden planificar) y las que son urgentes (no se pueden

planificar porque surgen de repente). Como norma general, a las actividades

importantes se les debe dedicar más tiempo que a las urgentes.

9



De no hacerlo así, nos convertimos en bomberos: siempre vamos corriendo y

apagando fuegos de un sitio a otro.

Para decidir cuáles son las actividades más importantes, construimos una matriz con

nueve tipos de actividades laborales. Esta matriz nos debe advertir de las trampas

en las que nos hacen caer las actividades importantes y poco urgentes (3) y las

muy urgentes pero poco importantes (7).

IMPORTANTES

URGENTES

Alta Media Baja

Alta 1 4 7

Media 2 5 8

Baja 3 6 9

Las actividades 3, importantes y poco urgentes, se van postergando hasta que llega

un momento en que se convierten en 2 (importantes con una urgencia media) y, si

seguimos sin hacerlas terminan convirtiéndose en actividades 1 (urgentes e

importantes).

Puede llegar el día en que se junten varias actividades 1 (urgentes e importantes) y

tengamos que dejar alguna sin hacer. Por ejemplo, cada año cuando tenemos que hacer

la declaración de Hacienda, muchas personas se esperan al último día para hacerla,

cuando si la hubieran hecho al principio del período, hubieran tenido que invertir

mucho menos tiempo.

Casi al final de la tabla nos encontramos con las actividades 7, urgentes pero poco

importantes. Este tipo de actividades son las que nos convierten en “bomberos”,

impidiendo que dediquemos nuestro tiempo laboral a las tareas verdaderamente

importantes.

Es mucho más fácil mantenerse ocupado que ser efectivo.

10



Ante las crisis que provocan las urgencias, es conveniente preguntarnos:

¿Es esta actividad más importante que las previstas?

Determinar el grado en que una actividad puede sufrir o generar el efecto dominó.

Evaluar durante cuánto tiempo podemos demorar una actividad sin originar

problemas que no podamos solucionar.

Actuar primero sobre las oportunidades que pueden desaparecer si no son atendidas

inmediatamente.

Optar por las actividades que generen máximas ganancias y mínimas pérdidas.

Las actividades urgentes se relacionan inconscientemente con la velocidad: hay

que resolverlas inmediatamente. La importancia que se otorga en algunas empresas a

la inmediatez, a las actividades urgentes que debemos resolver a toda velocidad la

definió Lewis Carroll en su obra “Alicia en el país de las maravillas”, cuando dijo:

“Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto, pero si quiere llegar a

otra parte, debe ir dos veces más rápido”.

Clasificar las actividades diarias en dos grupos:

Asignarles un tiempo en la agenda (diario o semanal)

Para priorizar las actividades laborales, debemos:

Unificar criterios para diferenciar entre actividades urgentes e importantes.

Proactivas. Dependen de mí

Reactivas. Dependen de otras personas (compañeros, proveedores, clientes, jefes,…).

Planificar (excavar el pozo antes de tener sed)

Una vez que hemos priorizado nuestras actividades laborales, podemos empezar a

planificarlas. Planificando nos anticipamos a los acontecimientos y les ponemos una

etiqueta con el tiempo que pensamos dedicarles.

Debemos planificar (por día, semana y mes) lo que creemos que vamos a cumplir,

teniendo en cuenta los ladrones de tiempo y los imprevistos.

11



Recuerde que los minutos más productivos del día son los que dedicamos a

planificar. Así, 20 minutos de planificación pueden ahorrarle hasta una hora diaria de

trabajo, esto le puede ahorrar hasta 5 horas semanales, es decir, 250 horas anuales.

Pero recuerde planificar solo el 80% del tiempo. Del resto se encargarán los

imprevistos y los ladrones de tiempo. Si comete el error de planificar el 100% del

tiempo disponible, nunca llegará a resolver todos los temas, ni a todas las reuniones

previstas y, además, generará una gran cantidad de estrés.

Los imprevistos son actividades urgentes que no se pueden planificar y que suelen

desplazar a las actividades más importantes (pero menos urgentes) que estamos

haciendo en ese momento.

Los ladrones de tiempo pueden ser internos o externos. Algunos ladrones de nuestro

tiempo laboral internos son:

Mis jefes (por razones varias)

Algunos compañeros o colaboradores que vienen a nuestro despacho o nos hacen

consultas telefónicas.

Falta de información

Órdenes confusas, comunicación defectuosa

Ausencia o falta de claridad en los objetivos

Reuniones imprevistas o sin orden del día

Urgencias: crisis de último momento con reunión no prevista

Yo mismo porque:

o Soy desorganizado en mi puesto de trabajo

o A veces, estoy espeso mentalmente

o No sé decir “NO” a tiempo

o Dejo las cosas para después

o Tengo obsesión por los detalles, soy perfeccionista

o Soy inconstante (dejo las tareas sin acabar)

o No me gusta mi trabajo

Respecto a los ladrones de nuestro tiempo laboral externos, podemos citar los

siguientes:

Interrupciones de clientes o proveedores que restan valor, no lo añaden.

Esperas en cualquiera de nuestras gestiones externas: en persona o telefónicas.

Reuniones con clientes o proveedores sin orden del día o sin acta.

12



Familiares o amigos dependientes.

Urgencias de todo tipo.

Piense en las respuestas a las preguntas siguientes:

De cada 60 minutos, ¿cuánto dedicamos a lo que teníamos planificado? El resto de

tiempo laboral lo consumen los imprevistos y los ladrones de tiempo.

¿Cuándo somos más productivos: por la mañana o por la tarde? Si somos más

productivos por la mañana a primera hora, somos “Alondras”. Si lo somos por la

tarde, somos “Búhos”. Para saber si es una cosa u otra, piense cuando es más

productivo estudiando.

Planificar no es perder el tiempo, es invertirlo: “Si tuviera nueve horas para

talar un árbol, emplearía la mayoría en afilar el hacha”

Planificación y casualidad son inversamente proporcionales. Cuanto más y mejor

se planifica, menos interviene la casualidad.

La trampa de la eficiencia

Es bueno ser eficiente al realizar una tarea, pero a veces sería preferible poner más

énfasis en la eficacia y no hacerla.

Dejar de hacer unas cosas para poder hacer otras es uno de los secretos del uso eficaz

del tiempo.

Realizar una tarea de modo que se logre alcanzar el objetivo (énfasis en el fin, en el QUÉ).

Eficacia:

Realizar una tarea optimizando al máximo los recursos disponibles (énfasis en el método, en el CÓMO).

Eficiencia:

Por todo lo anterior, es preferible realizar una tarea importante con relativa

eficiencia, antes que hacer otra actividad muy bien pero poco importante, que debiera

ser delegada o, incluso, olvidada, pero que nos gusta hacer.

13



En el proceso negociador se puede dar el caso de que prefiramos hacer unas tareas

más sencillas y cortas antes que otras más importantes, complejas y largas. Si

negociamos en equipo, podremos delegar y repartir las tareas. Si lo hacemos en

solitario, debemos encargarnos de todas ellas, nos gusten más o menos.

Por ejemplo, hay personas que no les gusta tomar notas para redactar el acta,

sabiendo que el acta es fundamental para dejar por escrito las conclusiones de cada

sesión negociadora.

Delegar

La tercera y última de las herramientas para gestionar nuestro tiempo laboral es la

delegación. Una vez que hemos priorizado y planificado nuestras actividades laborales,

podemos delegar algunas de ellas.

Para saber exactamente qué podemos delegar, debemos clasificar nuestras

actividades en tres grupos:

A (Indelegables)

B (Necesarias, algunas de las cuales podemos delegar)

Clasificación de actividades en tres grupos:

C (Sin importancia)

Las actividades “A”, son indelegables por razones varias: por nuestra posición

jerárquica, por formación, por información, etc. Las tenemos que asumir siempre

porque forman el núcleo de nuestro trabajo.

Algunas de nuestras actividades “B” las podemos delegar si tenemos la persona

adecuada. Es conveniente preguntarnos:

Qué podemos delegar

Porqué lo debemos delegar

Para qué

A quién

Cuándo

14



Durante cuánto tiempo

Cómo

Recuerde que la delegación nos sirve para progresar profesionalmente tanto a

nosotros como a la persona en la cual delegamos.

La delegación también puede ser ascendente: cuando nuestros colaboradores delegan

en sus jefes directos algunas de sus tareas. Sobre todo, si no se sabe decir “no” a

tiempo.

Por último, nos encontramos con las actividades “C”, pérdidas de tiempo que

debemos minimizar, aunque es complicado eliminar por completo. Como ejemplos de

este tipo de actividades laborales tenemos aquellas relacionadas con la tecnología

(caída de la red, el tóner de la fotocopiadora que se termina cuando más importante es

el documento que debíamos imprimir, etc.).

Como resumen, diremos que para optimizar el tiempo laboral, debemos tener en cuenta

una serie de normas:

Darnos prisa, pero hacerlo con orden

Acercarnos a la perfección, pero no ser perfeccionista

Para optimizar el tiempo laboral, debemos tener en cuenta una serie de normas:

Aprender a priorizar: lo importante va antes

Planificar siempre es posterior a priorizar

Delegar lo que sea posible

Trabajar duro, pero descansar para ser más eficaz

Cuidar los detalles, los clientes se fijan en ellos

PRIORIZAR PLANIFICAR DELEGAR

15



Aplicando lo dicho al proceso negociador, ya hemos enfatizado en temas anteriores

acerca de la importancia que tiene la preparación o planificación de cada sesión

negociadora. A esto debemos añadir la necesidad de priorizar los objetivos a

conseguir durante la misma, así como delegar las tareas que sean necesarias, en caso

de que contemos con las personas adecuadas.

8.4. Cómo gestionar el estrés

Definimos estrés como la respuesta del organismo (fisiológica y psicológica) a las

demandas del medio. El término estrés proviene de la física y la arquitectura. En este

contexto se refiere a la fuerza que puede deformar o romper un objeto o un edificio.

Fue el médico austriaco, obligado a emigrar a Canadá en la Segunda Guerra

Mundial, Hans Selye (1907-1982) quien aplicó por primera vez este concepto a las

ciencias del comportamiento humano, dándolo a conocer en su obra “El estrés de

la vida”, publicada en 1956.

En sus investigaciones, comprobó que muchos de sus pacientes padecían trastornos

físicos que no eran causados directamente por su enfermedad, sino que venían

provocados por sus respuestas individuales a ciertos estímulos ambientales.

Características del estrés

El ser humano está preparado para sufrir grandes cantidades de estrés (presión),

sólo se vuelve negativo más allá de un determinado nivel que es subjetivo. Hay

personas que se ahogan en medio vaso de agua. Otras sobreviven a grandes

catástrofes (reisilencia).

Para nuestro cuerpo, estrés es igual a cambio. Para algunas personas, cambio es

sinónimo de estrés.

Todo lo importante que aprendemos durante nuestra vida,

lo hacemos bajo presión.

La tensión es fundamental para extraer lo mejor de nosotros mismos. La cantidad de

estrés adecuado para cada uno de nosotros lo debemos descubrir a través de la

experiencia.

La falta completa de estrés es la muerte.

El estrés constituye una reacción subjetiva e individual.

16



Un mismo acontecimiento puede generar estrés positivo en

una persona (eustrés) y estrés negativo en otra (distrés).

Una experiencia en sí es neutral pero nosotros la interpretamos en función de

nuestras actitudes, creencias y escala de valores.

El tipo de estrés que aparece depende de nuestra respuesta a lo que nos pasa. Para

algunas personas, una promoción interna es una desmotivación, para otras una

alegría.

En general, el estrés es dinamita para nuestro sistema inmune. Cuando nos

estresamos se producen unas sustancias llamadas citoquinas que están relacionadas

con muchas enfermedades.

El estrés activa un sistema de alertas en el organismo que nos prepara para la

acción, lo cual es bueno ante un peligro, pero si nos fijamos, la mayoría de las veces lo

que nos estresa no supone una amenaza real.

Está claro que nos encontramos ante una percepción subjetiva: si interpretamos las

cosas que nos suceden de forma dramática, nuestro cuerpo reacciona de la misma

forma. Por tanto, si trabajamos para una organización que fomenta las urgencias,

las crisis y las reuniones sin previo aviso, tendremos más posibilidades de sufrir

enfermedades relacionadas con el estrés.

Aplicando lo dicho anteriormente a las negociaciones internas o externas, hay

factores de la personalidad del coordinador de estas reuniones que afectan al

aprovechamiento de nuestro tiempo laboral. Por ejemplo:

Una personalidad impulsiva, activa y dominante por parte del coordinador,

suelen desembocar en procesos negociadores tensos, desmotivadores y con

resultados inciertos.

Puntualidad o impuntualidad por actitud. Está relacionada con la empatía.

Si el coordinador es impuntual se convierte en un ladrón del tiempo laboral muy

importante de todas las personas que acuden a esa reunión.

Todos somos alondras o búhos. Cada persona tiene una curva de rendimiento

distinta. Conviene ser consciente de ella. Si el coordinador es búho y la reunión de

negociación se convoca a las 9 de la mañana, puede que los resultados que se

obtengan no sean los mejores.

17



El estrés pasa por tres etapas antes de que nos haga perder la batalla:

Alarma

Resistencia

Tres etapas del estrés:

Agotamiento

Alarma

Nuestro cuerpo puede resistir cierto nivel de incertidumbre, a partir del cual, empieza a enviar señales de carácter físico, psíquico y conductual.

Alarma:

Señales físicas. Arritmias, dolor de cabeza, transpiración, úlceras, insomnio,

hipertensión, diarrea, herpes, tensión en cuello y hombros, pérdida o aumento de

peso, cansancio, llagas en la boca, manchas rojas en la piel, …

Psíquicas. Apatía, inseguridad, sentimiento de culpa, propensión a llorar,

irritabilidad, agresividad, temor, desconfianza.

Conductuales. Conducta caótica, indecisión, aislamiento social, falta de memoria,

despistes continuos, problemas de concentración, uso abusivo de calmantes,

cambios en la alimentación,…

Resistencia

Debemos aprender que en el trabajo y en la vida personal hay factores que no podemos controlar. Debemos centrarnos en los que sí podemos controlar y gestionar el estrés que nos provocan.

Resistencia:

Para lograr un control eficaz del estrés, no solo se deben afrontar las causas,

también debemos aumentar nuestra resistencia.

18



Nuestra resistencia está determinada, en primer lugar, por nuestro estado físico. En

segundo lugar, por nuestra actitud, ya que se sufre lo que se teme. Por último, pueden

intervenir los ambientes familiar, social o laboral.

En las negociaciones de Convenios Colectivos en grandes empresas como Ford,

las reuniones de negociación son muy largas y frecuentes, por lo que hace falta ser un

corredor de maratón, más que de cien metros lisos.

Agotamiento

Momento a partir del cual, el estrés negativo nos domina. La preocupación excesiva que se prolonga durante más de seis meses nos lleva al “Trastorno de ansiedad generalizada” (TAG).

Agotamiento:

El síntoma principal es la presencia casi constante de preocupación o tensión,

incluso cuando no existen causas que la justifiquen. Las preocupaciones parecen

saltar de un problema a otro, sea de índole familiar, interpersonal, laboral, económica,

intrapersonal, etc.

Otros síntomas son:

Fatiga

Ineficiencia, improductividad

Irritabilidad

Dificultad para concentrarse

Bloqueo ante la toma de decisiones

Inquietud constante

Inseguridad

Sobresaltarse con facilidad

Para sobrellevar el estrés negativo (distrés) durante el proceso negociador, es

conveniente seguir las siguientes normas:

Aprender a decir NO a tiempo

No preocuparse innecesariamente. Preocuparse es conveniente porque nos

prepara ante circunstancias futuras, pero lo que no debemos hacer es bloquearnos

por preocuparnos excesivamente. Preocuparse por todo, siempre y mucho no es

aconsejable para nuestro equilibrio emocional.

19



Aprender a vivir con la incertidumbre, le acompañará siempre. En el proceso

negociador no solemos tener toda la información disponible en el momento que la

necesitamos, por lo que la toma de decisiones no suele hacerse en situación de

certidumbre.

“Los primeros cuarenta años de vida nos dan el texto. Los siguientes, el comentario”

(Arthur Schopenhauer, 1788-1860).

20


TEMA 8 – Lo + recomendado © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Lo + recomendado No dejes de ver…

José María Acosta

Entrevista a José María Acosta, autor de Gestión eficaz del tiempo y control del estrés.

El vídeo está disponible en el aula virtual o en la siguiente dirección web:

https://www.youtube.com/watch?v=vNymsekVQsc&feature=youtu.be

21

https://www.youtube.com/watch?v=vNymsekVQsc&feature=youtu.be


TEMA 8 – + Información © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

+ Información

Bibliografía

ACOSTA VERA, José María (5ª ed. - 2009): Gestión eficaz del tiempo y control del

estrés. Esic Editorial.

ISBN: 978-8473566193

22


TEMA 8 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Test

1. Los tres tipos de tiempo más importantes son:

A. Relativo, absoluto y compuesto.

B. Simple, compuesto y absoluto.

C. Absoluto, relativo y objetivo.

D. Absoluto, relativo y subjetivo.

2. El poder de una persona se mide por su capacidad para controlar su propio tiempo.

A. Verdadero.

B. Falso.

3. Para descubrir realmente lo que hacemos con nuestro tiempo laboral, debemos

programar actividades y asignar los recursos:

A. Más caros y escasos.

B. Más importantes y escasos.

C. Más abundantes y baratos.

D. Más baratos y escasos.

4. Dentro del criterio ABC aplicado a la gestión del tiempo laboral y a los resultados

obtenidos, las actividades A, nos permiten:

A. Conseguir el 60% de resultados con el 10% del tiempo.

B. Conseguir el 80% de resultados con el 20% de tiempo.

C. Conseguir el 70% de resultados con el 30% de tiempo.

D. Conseguir el 60% de resultados con el 40% de tiempo.

5. Las tres herramientas fundamentales para gestionar nuestro tiempo laboral son, por

orden temporal:

A. Planificar, priorizar y delegar.

B. Priorizar, delegar y planificar.

C. Priorizar, planificar y delegar.

D. Delegar, planificar y priorizar.

23


TEMA 8 – Test © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

6. Las actividades que nos convierten en “bomberos” son:

A. Las muy urgentes y poco importantes.

B. Las importantes y poco urgentes.

C. Las poco urgentes y sin importancia.

D. Ninguna de las anteriores.

7. Debemos planificar solo el 80% del tiempo disponible. Del 20% restante se

encargarán:

A. Los ladrones del tiempo y las reuniones sin orden del día.

B. Los imprevistos y las llamadas telefónicas.

C. Los ladrones de tiempo y el jefe directo.

D. Los imprevistos y los ladrones de tiempo.

8. La eficacia y la eficiencia ponen el énfasis en cosas distintas:

A. Eficacia en el CÓMO y Eficiencia en el QUÉ.

B. Eficacia en el QUÉ y Eficiencia en el CÓMO.

C. Eficacia en el CUÁNDO y Eficiencia en el CÓMO.

D. Eficacia en el QUÉ y Eficiencia en el DÓNDE.

9. La delegación ascendente se simplifica cuando:

A. Las tareas son complejas.

B. Las tareas son sencillas.

C. El jefe directo no saber decir NO.

D. El jefe directo dice NO con facilidad.

10. El tipo de estrés que aparece (positivo o negativo) depende de:

A. La respuesta a lo que nos pasa.

B. Nuestra infancia.

C. Nuestra educación.

D. Nuestra familia.

24

[8.1] ¿Cómo estudiar este tema? [8.2] Introducción al concepto de … · 2019-05-06 · Gestión...

Documents

Transcript of [8.1] ¿Cómo estudiar este tema? [8.2] Introducción al concepto de … · 2019-05-06 · Gestión...