94.- PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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de inventarios

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94.- PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS

Nombre:

Cargo-puesto:

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Fecha: Junio 2016

Autorizó:


Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Almacenes)

94. Procedimiento para el levantamiento de inventarios

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1. PROPÓSITO

1.1 Verificar las existencias físicas de los bienes que se encuentran bajo el resguardo y custodia en los almacenes, a fin de que sirva como instrumento al personal que interviene en el proceso, así como garantizar que los controles, óptimos, eficaces y eficientes.

2. ALCANCE

2.1 A Nivel Interno: este procedimiento aplica al Subdirector (a) de Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes.

2.2 A Nivel Externo: este procedimiento aplica al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, a través del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS

3.1 Es responsabilidad del Subdirector (a) de Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes:

a) Determinar las fechas en que se llevará a cabo el levantamiento de la toma física de Inventarios.

b) Coordinar y supervisar los preparativos de acomodo, re orden y ubicación de los bienes, para asignar zonas de conteo.

c) Depurar el catálogo armonizado de productos, a efecto de identificar que no existan códigos duplicados con nombres y unidades de medida diferentes.

d) Elaborar los marbetes de los bienes que cuenten con existencias, verificando los datos de identificación (código de producto, nombre, unidad de medida y fecha del inventario), para posteriormente proceder a su colocación acorde a los bienes; en el caso de aquellos bienes que por su volumen se localicen en diferentes zonas de conteo, elaborar un marbete por cada lote con la misma nomenclatura y de manera serial (1/3, 2/3 y 3/3).

e) Solicitar por oficio al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas la designación del personal que participará en la toma de Inventario y Mesa de Control.

f) Comunicar a las áreas usarías así como proveedores, con 1 O días naturales de antelación a la toma física de inventario de las fechas y horarios en que los almacenes permanecerán cerrados para realizar los procesos correspondientes.

g) Cerciorar que se hayan registrado en SIGA-F todas las entradas almacenarías, así como salidas y otros movimientos inventario.

h) Vigilar que los Almacenes cierren y suspendan su atención a las áreas usuarias así como a los proveedores durante 3 días hábiles previos al inicio de la toma física del Inventario.

i) Elaborar 1 día hábil previo a la toma física del inventario un expediente para el Director (a) de Administración, el Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, Jefe (a) del Almacén, el cual contiene el reporte con valor del inventario de artículos, la relación de todos los

Autorizó: Nombre:

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Fecha: Junio 2016

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marbetes generados, copia fotostática de la última entrada almacenaría y salida capturada en el SIGA-F y como copia fotostática del primer y último marbete.

j) Dar inicio a la toma de levantamiento físico. k) Para el inventario se dividirá al personal que participa en la toma física del inventario, al

cual se designara las siguientes actividades:

Monitor: i. Verificar que todas las zonas sean contadas y serán consultados por los contadores

por cualquier duda que se presente durante el proceso. ii. Cerciorar con la mesa de control que no quede pendiente el desprendimiento de

ninguna parte del marbete antes de iniciar el segundo conteo; repitiendo este proceso al concluir el segundo conteo; en caso de requerirse un tercer conteo, se procede a realizar la misma actividad para iniciar el tercer conteo.

iii. Supervisar que en caso de detectarse algún error en los conteos, en el momento del mismo, se deberá cancelar con una cruz la cifra incorrecta y anotar en el recuadro, para tal fin se avala con la firma de los integrantes de la mesa de control, anotando en la zona de aclaraciones la justificación correspondiente.

iv. Participar con el Jefe (a) del Departamento de Almacenes en caso de requerirse un tercer conteo físico, anotando y rubricando en los marbetes las cantidades correspondientes.

v. Entregar a la mesa de control los marbetes del tercer conteo físico realizado.

Contadores: i. Realizar los conteos físicos de los bienes del primer y segundo conteo asentando las

cantidades y rubrica en los marbetes.

Recolector: i. Recoger los marbetes entregados por los contadores y entrega a la mesa de control

para su captura en SIGA-F

Mesa de control: i. Ordenar y registrar en la cédula de análisis de inventario físico los marbetes del primer

conteo, segundo conteo; en caso de discrepancias entre estos conteos separa los marbetes y entrega los juegos al Jefe (a) del Departamento de Almacenes, anexando relación para su identificación y así se proceda a realizar los terceros conteos.

ii. Registra en la cédula de análisis de inventario físico los marbetes del tercer conteo físico.

iii. Registrar en la cédula de análisis de inventario los marbetes generados que no hayan sido colocados por no contar con bienes físicamente, anotar con cantidad cero, procediendo a su cancelación.

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iv. Entregar al Jefe (a) del Departamento de Almacenes la cédula de análisis de inventario con los tres conteos físicos realizados y marbetes al concluir la captura de todos los conteos físicos.

v. Cuando el levantamiento de la toma física se realice en más de un día, se lleva a cabo la suspensión temporal del proceso del levantamiento de la toma física de inventario; verificando que el personal abandone las instalaciones y coloca sellos en la puerta principal, con la finalidad de reanudar actividades en las fechas y horarios establecidos acorde al calendario emitido.

vi. Concluir el levantamiento físico de inventario. vii. Supervisar que se realicen los registros en SIGA-F por las diferencias resultantes de

los conteos físicos, denominadas ajustes por decremento e incremento por diferencias de inventario.

viii. Enviar al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas cédula de análisis de inventario. ix. Elaborar y firmar el acta de inicio y acta final de la toma física del levantamiento de

inventario. x. Supervisar que se realicen las aclaraciones por las diferencias resultantes y envía al

Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas para su registro contable.

3.2 Es responsabilidad del Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, a través del Jefe de Contabilidad:

a) Informar al Subdirector (a) de Recursos Materiales mediante oficio la designación del personal que participará en la toma de Inventario y Mesa de Control.

b) Firmar acta de inicio y terminó del levantamiento de la toma física del inventario. c) Recibir cédula de análisis de inventario con los ajustes de decremento e incremento por

diferencia de inventario y aclaraciones de las diferencias encontradas. d) Realizar los registros contables procedentes e) Elaborar las conciliaciones del resultado del Levantamiento de la toma física de

inventarios.

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Cargo-puesto:

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Fecha: Junio 2016




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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE Subdirector (a)

Recursos Materiales, a través del Jefe (a)

del Departamento de Almacenes

NO. ACT.

1

2

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Determina las fechas en que se llevarán a cabo los levantamientos de Inventarios.

Supervisa los preparativos de acomodo, reorden y ubicación de los bienes.

DOCUMENTO O ANEXO

3 Asigna zonas de conteo.

4 Verifica que el catálogo armonizado de productos, no cuente con duplicidades en códigos.

5 Elabora los marbetes de los bienes que - Marbetes cuenten con existencias.

6 Verifica los datos de identificación en el - Marbetes marbete, con base en las políticas de operación, normas y lineamientos.

7 Coloca marbetes en cada uno de los bienes - Marbetes (en el caso de aquellos bienes que por su volumen se localicen en diferentes zonas de conteo), elaborara un marbete por cada lote con la misma nomenclatura y de manera seria.

- Oficio a Notifica a las áreas usarías así como

proveedores, las fechas y horarios en que los almacenes permanecerán cerrados para realizar el levantamiento física de la toma de los inventarios.

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Fecha: Junio 2016




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Responsable

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a)


Subdirector (a) de Contabilidad y

Finanzas, a través del Jefe (a) del

Departamento de Contabilidad

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a)


No. Act.

9

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Descripción De Actividades

Solicita por oficio al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas la designación del personal que participará en la toma de Inventario y Mesa de Control.

Recibe oficio del Subdirector (a) de Recursos Materiales donde solicita la relación del personal que participará en la toma de Inventario y Mesa de Control.

Informar mediante oficio al Subdirector (a) de Recursos Materiales la designación del personal que participará en la toma de Inventario y Mesa de Control. Cerciora el registrado en SIGA-F de todas las entradas almacenarías, así como salidas y otros movimientos inventario.

Vigila que los Almacenes cierren y suspendan su atención a las áreas usuarias así como a los proveedores.

Elabora expediente para el Director (a) de Administración, el Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, Jefe (a) del Almacén, el cual contiene el reporte con valor del inventario de artículos, la relación de todos los marbetes generados, copia fotostática de la última entrada almacenaría y salida capturada en el SIGA-F y como copia fotostática del primer y último marbete.

Documento o Anexo

- Oficio

- Oficio

- Reporte de valor del inventario de artículos.

- Relación de marbetes.

- Copia de la última entrada almacenaría

- Copia de la última salida.

- Copia del primer y último marbete.

Nombre:

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Fecha:

15 Da inicio al levantamiento de la toma física de inventario de bienes.

Junio 2016

Autorizó:




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HOJA: 7 DE: 24

Responsable

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes Subdirector(a) de recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes:

Subdirector(a) de recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes:

Subdirector(a) de recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes:

Subdirector(a) de recursos materiales a través del Jefe(a)

del Departamento de Almacenes:

No. Act.

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Divide al personal que participa en el levantamiento de la toma física de inventario de bienes.

Realiza mediante los contadores el primer conteo físico de los bienes asienta las cantidades y rubrica los marbetes.

Desprende mediante los contadores el marbete del bien al que se realizó el conteo

Entrega mediante los contadores al recolector los marbetes. Recoge los marbetes mediante el recolector del primer conteo entregados por los contadores

Entrega mediante el recolector a la mesa de control para su ca tura en SIGA-F Recibe mediante del recolector la mesa de control los marbetes del primer conteo.

Ordena mediante la mesa de control los marbetes

Registra mediante la mesa de control los marbetes en la cédula de análisis de inventario físico. Cerciora mediante la mesa de control el registro en SIGA-F del total de marbetes del primer conteo:

Existen marbetes por capturar:

Documento o Anexo

- Marbetes

- Marbetes

- Marbetes

- Marbetes

- Marbetes

- Marbetes

- Marbetes

- Cédula análisis inventario

- Marbete

- Marbete

de de

Nombre:

Cargo-puesto:

Firma:

Fecha:

26 No, continúa a la actividad 27.

27 Si, regresa a la actividad 18.

Junio 2016

Autorizó:

SALUD I

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Responsable

El Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes Subdirector(a) de recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes.

No. Act. 28 29

30

31


Da por concluido el primer conteo físico

Da inicio el segundo conteo físico

Realiza mediante los contadores el segundo conteo físico de los bienes asienta las cantidades y rubrica los marbetes.

Desprende mediante los contadores el marbete del bien al que se realizó el conteo

Documento o Anexo

- Marbetes

- Marbetes

32 Entrega mediante los contadores al recolector - Marbetes los marbetes.

Subdirector(a) de 33 recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes. 34

Subdirector(a) de 35 recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de 36 Almacenes.

Recoge mediante el recolector los marbetes - Marbetes del segundo conteo entregados por los contadores

Entrega mediante el recolector a la mesa de - Marbetes control para su captura en SIGA-F Recibe mediante el recolector la mesa de - Marbetes control los marbetes del segundo conteo.

Ordena mediante la mesa de control los - Marbetes marbetes

Subdirector(a) de recursos materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes.:

37

38

Registra mediante la mesa de control los marbetes en la cédula de análisis de inventario físico. Cerciora mediante la mesa de control el registro en SIGA-F del total de marbetes del segundo conteo:



- Marbete

- Marbete

de de

39 Si, regresa a la actividad 31.

40 No, continúa a la actividad 41.

Nombre:

Cargo-puesto:

Firma:

Fecha: Junio 2016

Autorizó:




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HOJA: 9 DE: 24

Responsable

El Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes. El Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes.

No. Act.

41

42


Informa mediante la mesa de control al Jefe (a) de Departamento cuando se haya concluido la captura de los marbetes del segundo conteo en la cédula de inventario físico. Da por concluido el segundo conteo físico

Documento o Anexo

- Marbetes - Cédula

análisis inventario

de de

El Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes.

El Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes


43

44

45

46

47 48

Imprime mediante la mesa de control la relación de las discrepancias entre el primer y segundo conteo físico.

Separa mediante la mesa de control los marbetes del primer y segundo conteo.

Entrega mediante la mesa de control los marbetes y relación de las discrepancias del primer y segundo conteo físico al Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) de Departamento de Almacenes Recibe de la mesa de control los marbetes y relación de las discrepancias del primer y segundo conteo físico.

Da inicio el tercer conteo físico con el Jefe (a) de Departamento de Almacenes y el monitor. Lleva acabo el tercer conteo físico mediante el monitor junto con el Jefe(a) de Departamento de Almacenes anotando y rubricando en los marbetes las cantidades contadas.

Relación del primer y segundo conteo físico

- Marbete

- Marbete - Relación del

primer y segundo conteo

- Marbetes - Relación del

primer y segundo conteo

- Marbetes

49 Entrega mediante el monitor a la mesa de - Marbetes control los marbetes del tercer conteo físico.

Nombre:

Cargo-puesto:

Firma:

Fecha: Junio 2016




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HOJA: 10 DE: 24

Responsable


No. Act.

50

51


Recibe mediante la mesa de control los marbetes del tercer conteo físico.

Registra mediante la mesa de control, en la cédula de análisis de inventario físico los marbetes del tercer conteo.

Documento o Anexo

- Marbetes

- Marbetes - Cedula de

análisis

52 Registra mediante la mesa de control, en la cédula de análisis de inventario físico la cantidad de cero en aquellos marbetes que no hayan sido colocados por no contar con bienes físicamente.

- Marbetes - Cédula

análisis inventario

de de

53 Procede mediante la mesa de control a la - Marbetes cancelación del marbete que no cuente con existencia física y que no haya sido colocado.

54 Genera mediante la mesa de control la cédula - Cédula de análisis de inventario análisis

inventario

de de

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes. Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes.

55

56

57

58

Entrega mediante la mesa de control al Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) de Departamento de Almacenes la cédula de análisis de inventario y el total de marbetes utilizados durante el levantamiento físico de inventario. Recibe de la mesa de control la cédula de análisis de inventario con el total de marbetes utilizados durante el levantamiento físico del inventario.

Concluye el levantamiento de la toma física del inventario.

Elabora y firma el acta de inicio y de término del levantamiento físico del inventario.

- Marbetes - Cédula de

análisis de inventario

- Cédula de análisis de inventario

- Marbetes

- Acta de inicio y termino del levantamiento de la toma física de inventario

Nombre:

Cargo-puesto:

Firma:

Fecha: Junio 2016

SALUD f �. ¡.:;.; .. ,J,.¡_,t , .. ,, .� '




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HOJA: 11 DE: 24

Responsable

Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas a través del Jefe (a) de Departamento de Contabilidad

No. Act.

59


Firma acta de inicio y terminó del levantamiento de la toma física del inventario.

Documento o Anexo

- Acta de inicio y termino del levantamiento de la toma física de inventario

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes

Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas a través del Jefe (a) de Departamento de Contabilidad

60

61

62

63

Realiza los registros de ajustes por decremento e incremento por diferencias de inventario en SIGA-F.

Envía al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas la cédula de análisis del inventario con los ajustes de incremento y decremento.

Recibe del Subdirector (a) de Recursos Materiales la cédula de análisis del inventario con los ajustes de incremento y decremento.

Registra los ajustes de incremento y decremento del inventario

- Ajustes decremento incremento diferencias inventario



- Cédula análisis inventario.


por e

por de

de de

por e

por de

de de

por e

por de

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes

Nombre:

Cargo-puesto:

Firma:

Fecha:

64

65

Supervisa que se realicen las aclaraciones por - las diferencias resultantes.

Envía al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas las aclaraciones de las diferencias resultantes de la toma física del inventario.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Junio 2016

Aclaraciones

Autorizó:

SALUD




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5. DIAGRAMA DE FLUJO

Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes .

Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, a través del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad .

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-Copia de la última salida. Oficio 1 -Copla del primer y último marbete.

-· :-..-:::·:.-._ _ .. ···� ,,.. . .. -�1:··,. !Vigila que los Almacenes cierren y suspendan su atención a la{ áreas usuarias así como a los proveedores. 1 ·-····-·- - __ ,_,

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Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas , a través del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad .

l.�,,,.·-···- ·1,··· - - .. , ····"'

........ ····· .. . .. . . 2.1 ¡ Entrega mediante el recolector a la mesa de control para s� 1_ �aptu ra en �·��F.- ·- .. --------·-·-··-·-·-·-----·-··--- .. -·-·-r- .. _ .. _ .. _ .. _ .... ,_ .. i ·l

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l··Recibe''f"'nedi3rlte del recotecto rtarnesa de c'ontr"Oi los marbeteS d�I pr!��r c�nte<?,, _ . r r···1

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Subdirector (a) Recursos Materiales. a través del Jefe (a) del Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas • a través Departamento de Almacenes. del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad .

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Junio 2016

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SALUD




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Subdirector (a) Recursos Materiales, a través del Jefe (a) del Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, a través Departamento de Almacenes . del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad .

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r RegiSt'�ª mediante la mesa de control los marbet'et 1 er:i}� cé_�ula de �n9'ál�i� de inv¡nt�!��:c:e-anállsis de···

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i cantea ¡ · . Marbet�_. .... J · 1

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· '"·.. capturar.

. ... . 1_�: ·��·-; ·;· ª"'ª"ªª «'°] ., Informa mediante la mesa de control al Jefe (a) de I Departamento cuando se haya concluido la captura de los

marbetes del segundo conteo en la cédula de inventado

",,,.,.-• ... -•, •• ··-•, •,••-t,•• .,.,., "•• -¡1••v•, •. ,.. ..... !��.!�.� .. •• •• • H· •,•••·�,,� ... ..,,,,,,,.,,.,_- .. ,.,, "''' "'�"V"'"'""•

1-Marbete

.. ,.,· 1

! Separa mediante la mes� fe .. control los marbetes deli l �ri,!1'1er y ;esundo conteo ,.. i

J I �- Marbete .........

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J::�-��l::��:i��:�t.a�io _ !, _ D a p o r .. c .. o .. ncluido el segundo conteo físico }

' -· .. . . . l . . ... . ... ·-· ... 43' ¡ imprime mediante la mesa control la relación de la� ¡ discr�pancias e_ntre el prim�r y �egu_��o co_r:ite� fís�co. . . 1

! Relación del primer y segundo conteo j físico. t ••• �-

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Subdirector (a) Recursos Materiales. a través del Jefe (a) del Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas , a través Departamento de Almacenes . del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad

1i;r��:-� _: _��;;E;:ii� . ::1;:;:��;;f ) _. ! Jefe (a) de Departamento de Almacenes.

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I junto con el Jefe(a) de Departamento de AlmaceneJ,

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Marbete

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I Registra mediante la mesa de control, en la cédula de} análisis de Inventario físico la cantidad de cero en aquellos

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I Procede mediante la mesa de control a la cancelación dtl marbete que no cuente con existencia física y que no hay

l sido colocada : ¡ ..... ... � l Marbe;es , ;

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Nombre:

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Fecha: Junio 2016

Autorizó:

HOJA: 17 DE: 24

SAIUD




REV: 03


Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas, a través del Jefe (a) del Departamento de Contabilidad .

L ...... -·�· - ...... ........ -

!-Cedula de análisis de inventario .

] Recibe del Subdirect�r (a) de Recursos Materiales la cédula }

, de análisis del inventario con los ajustes de incremento y i ¡_�ec_�emen:° ·-· . ..,.. _ - ,. -.................. ..-·--..·-...-··.,·v·..-- _ ;

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y termlno .. del l��tamien�o f

I de la toma física de inventario. ¡ , ·--. .. ��:�.--·····:,r ss 1Elabora y firma el acta de inicio y de término ·d·;¡·._ l �--+-,�¡ Firma acta de inicio Y terminó del l;;antamiento de la tome{

;¡��.ta�i4:,!:'�º tr:��º del inventario· ) I �sica.del _inven�aril�cta

de inicio y t.ermino del 1evanta';-nient1 ·1

60 1 de la toma física de inventario. t [Realiza los registros de ajustes por d·;�rem·�-�t� --��"' 1---+-------� l,......_·-· �-..-...,..,..., -.�···.,.., . .,.. : ., ,, ,.,,,...,..� ·v,.,...,�,J' (incremento por diferencias de inventario en SIGA-F. J. ... ·�

. . . . (Ajust� ��r decreme��-o e

·;�cr_e.�ento �or I , diferencias de Inventario. 1 ......... .,,J

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1-Cedula de análisis de inventarlo. � �Ajustes por decremento e Incremento por diferencias de Inventario. r .......... - � .. � �··· .. ..,·· «··· ·. . ·�---��-'

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I Genera mediante la_ mesa de control la cédula!

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¡-cédula de análisis de inventario �

······ .. '-�-� ·::·:., . " .... :··r:�� ..... ' ��"I• ¡ Recibe de la mesa de control la cédula de análisis de inventarlo con �I total ?e marbetes utilizados durante el levantamiento físico def

,!nventa.no ,, ·�·· _ .. ., _,, _ ,, .. � � .. , � ., , ,� , ,. J ·1 !-Marbetes !-Cédula de análisis de inventario

Registra los ajustes de Incremento y decremento del Inventario . ... . ...-r- .. •···· .. . . .. ···- ·······--·-······- .. - ,. �.- ,., .. ir:,.,,-,.··�·

IAJustes por decremento e Incremento por 1diferencias de Inventario.

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64 r��;:es:q·ue "":se .... realicen las aclaraciones por �

1, � •• , ��1ª:.ª1

��•�W'•'"•,J . EnVra ·al súbdiiect-��(a) de

Conta9bilidad y Finanzas las

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: de las diferencias resultantes de la toma ftsica del inventarlo . '. -----·-·-·······---·-- .· .... J ..... : ....... ---•-•" -·······--·-··· TERMINA

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5. DOCUMENTO DE REFERENCIA

REV: 03

HOJA: 18 DE: 24

Documentos Código (cuando aplique)

6.1 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal N/P 6.2 Ley Federal de las Institutos Nacionales de Salud N/P 6.3 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores N/P Públicos. 6.4 Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas. N/P 6.5 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública N/P Gubernamental

6.6 Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2016. N/P 6. 7 Ley General de Bienes Nacionales. N/P 6.8 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. N/P 6.9 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. N/P 6.1 O Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018. N/P

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Fecha: Junio 2016

Autorizó: rrez


f��) Subdirección de Recursos Materiales \:: . .,,.,,t (Departamento de Almacenes)

·- 1--��-----��----t 94. Procedimiento para el levantamiento

de inventarios

6. REGISTROS

REV: 03

HOJA: 19 DE: 24

CÓDIGO DE

REGISTROS TIEMPO DE RESPONSABLE DE REGISTRO O CONSERVACIÓN CONSERVARLO IDENTIFICACIÓN

ÚNICA 7 .1 Acta de inicio de la Subdirector de Recursos toma física del 5Años Materiales (Departamento Fecha levantamiento de inventarios

de Almacenes)

7.2 Acta de término Subdirector de Recursos de la toma física del 5Años Materiales (Departamento Fecha levantamiento de inventarios de Almacenes)

Subdirector de Recursos 7.3 Oficio 5 años Materiales (Departamento Fecha

de Almacenes) 7.4 Reporte de valor Subdirector de Recursos

del inventario de 5 años Materiales (Departamento Fecha artículos. de Almacenes)

7.5 Relación de Subdirector de Recursos

marbetes. 5 años Materiales (Departamento Fecha de Almacenes)

7.6 Copia de la última Subdirector de Recursos 5 años Materiales (Departamento No. consecutivo entrada almacenaría de Almacenes)

7.7 Copia de la última Subdirector de Recursos 5 años Materiales (Departamento No. consecutivo salida. de Almacenes)

7.8 Copia del primer y Subdirector de Recursos 5 años Materiales (Departamento No. consecutivo último marbete. de Almacenes)

Subdirector de Recursos 7.9 Marbetes 5 años Materiales (Departamento No. consecutivo

de Almacenes)

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Fecha: Junio 2016

SALUD


f. · .·'. Subdirección de Recursos Materiales �- ·. l (Departamento de Almacenes) .,.,�.. l--!-------------------1


REV: 03

HOJA: 20 DE: 24

7. GLOSARIO

8.1 Acta de inicio del levantamiento de la toma física de inventario: Documento oficial para hacer constar el inicio de la toma física de inventarios.

8.2 Acta de término del levantamiento de la toma física de inventarios: Documento oficial para hacer constar el final de la toma física de inventarios.

8.3 Bienes de consumo: Los adquiridos por el Instituto para satisfacer las necesidades de operación de sus áreas Sustantivas y Operativas.

8.4 Cédula de análisis de inventario: Hoja de trabajo generada en el SIGA-F donde se concentran los resultados de los conteos físicos de los bienes propiedad del Instituto.

8.5 Contador: Persona designada para realizar los conteos de bienes asignados en el levantamiento del Inventario Físico.

8.6 Coordinador de almacén: El Responsable de la operación y manejo del almacén adscrito a la Jefatura del Departamento de Almacenes.

8.7 Grupo de trabajo: El personal designado por el Jefe del Departamento de Almacenes y los Coordinadores de Almacén para realizar las diferentes etapas de los conteos.

8.8 Instancias fiscalizadoras: Órgano de Control Interno y Auditores Externos.

8.9 Marbete: Etiqueta descriptiva de los atributos específicos del bien ingresado y registrado en almacén que permite su clasificación diferenciación e identificación.

8.10 Mesa de control: El personal designado para recibir los conteos a través de los marbetes, registrar las cifras en el sistema informático, elaborar una relación de artículos localizados sin marbete, caducados y en mal estado que se hayan detectado, así como verificar los marbetes correspondiente al tercer conteo y la identificación de diferencias.

8.11 Monitores: Los Coordinadores de Almacén, que darán seguimiento a los conteos y aclararan las duda que se presenten.

8.12 Recolector: Persona designada para recabar los Marbetes.

8.13 Resguardo: el documento emitido por el responsable adscrito el área de recursos materiales y servicios generales, donde constan los bienes muebles que se encuentra bajo la custodia de un servidor público.

Nombre:

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Fecha: Junio 2016

Autorizó:


SALUD ¡ i�:3i Subdirección de Recursos Materiales 1 ,��:.,: .. r (Departamento de Almacenes) t--��--1


REV: 03

HOJA: 21 DE: 24

8.14 SIGA-F: Sistema de Información de Gestión Administrativa y Financiera, en el que se registran las entradas, salidas y movimientos almacenarios.

8.15 Supervisión: Los encargados de vigilar que se cumpla con los procedimientos y normatividad. Son el Subdirector de Recursos Materiales y el Jefe del Departamento de Almacenes.

8.16 Conciliación: Establecer y tomar en consideración los saldos en existencias, para identificar las diferencias entre las compras, consumos y movimientos del mes en el almacén, contra los reportes contables y determinar las operaciones pendientes del registro; así como verificar si los movimientos del almacén y los registros contables se han realizado de forma oportuna y adecuada.

9. CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO

Número de Revisión Fecha de la Descripción del cambio actualización

3 Junio 2016 Actualización del Procedimiento

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Fecha: Junio 2016

tiérrez

SALUD


/.![·\:� Subdirección de Recursos Materiales \��¿J (Departamento de Almacenes) � t--��-1


REV: 03

HOJA: 22 DE: 24

10. ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

10.1 Marbete de inventario

�) 1 .-iJmaci-.ndt.�·,:� AflfS�l ·��! .._ ........ ..._�,..,__.,,.��- .. �tl'J.Q;e�'!rtt:i.OA --

Nombre:

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Fecha: Junio 2016

SALUD f ----

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REV: 03

HOJA: 23 DE: 24

10.2 Cédula de inventario

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Nombre:

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Fecha:

....

Junio 2016

SALUD




REV: 03

HOJA: 24 DE: 24

10.3 Cédula de análisis de inventario

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Fecha: Junio 2016

94.- PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE...

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