PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

POR

ANGEL ANTONIO RIVAS ZEA

Asesor

Gustavo Contreras Correa

Contador Público

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA – ODESAD

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

CUZ – APARTADÓ

2008

ENSAYO DE PAPELES DE TRABAJO

El presente ensayo esta encaminado a clarificar, profundizar y

ampliar los conocimientos fundamentales sobre los papeles de

trabajo dentro desarrollo o proceso de auditoria.

A demas de su clasificación, contenido y conceptos primordiales para

su preparación, ya que son una herramienta de vital importancia para

evaluación y el enjuiciamiento, por lo tanto resulta de gran valor

conocer como elaborarlos.

¿Que son los papeles de trabajo?

Son el conjunto de cédulas y documentos que el auditor utiliza para

registra los datos y la información obtenida durante su investigación,

los resultados de las pruebas realizadas y la descripción de las

mismas.

Son registros que mantiene el auditor de los procedimientos

aplicados, pruebas desarrolladas, información obtenida y

conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo de auditoria.

Los papeles de trabajo también pueden constituir la información

almacenada en cintas, películas u otros medios (diskettes).

Propósito de papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo tienen

los siguientes propósitos:

Ayudan en la planeación y desarrollo de la auditoría.

Ayudan en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

Registran la evidencia en la auditoría para respaldar el informe

del auditor.

Permiten organizar y coordinar las diferentes fases de auditoría

que se lleva a cabo.

Sirven de evidencia legal. Los papeles de trabajo constituyen

una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones

legales.

Los auditores utilizan los papeles de trabajo para apoyar su

conclusión de que realizaron la auditoría de un modo profesional, que

ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en el

desempeño de sus deberes y funciones. La obtención de evidencia

suficiente y competente y la adecuada preparación de los papeles de

trabajo constituyen el soporte fundamental de la opinión de los

auditores.

Los papeles de trabajo son de propiedad de los órganos

conformantes del Sistema Nacional de Control y de las Sociedades de

auditoria cuyos exámenes practicados contaron con la autorización

de la Contraloría General. El auditor debe guardar con cuidado y

vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar

en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carácter secreto

de la información contenida en los mismos.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los

papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son

importantes para auditorias futuras y para cumplir con los

requerimientos legales en caso de litigios.

Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden

dividirse en dos grupos básicos: Archivos corrientes y archivos

permanentes.

Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con

la planificación y supervisión que no son de uso continuo en

auditorias posteriores tales como: Revisiones corrientes de controles

administrativos, análisis de información financiera, correspondencias

corrientes, programas de auditoria y otros papeles que respaldan las

observaciones y preparación del informe, inclusive el borrador del

informe.

Los archivos permanentes deberán contener informaciones

importantes para utilizar en auditorias futuras tales como: El historial

legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y

actividades, la legislación de aplicabilidad continua en la entidad,

políticas y procedimientos de la entidad, financiamiento, organización

y personal, políticas y procedimientos de presupuestos, contabilidad e

informes, estatutos, memorias anuales, etc.

En los papeles de trabajo se registran la planeación, la naturaleza,

oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoria

desarrollados, los resultados, las conclusiones extraídas y las

evidencias obtenidas. Incluyen sólo asuntos importantes que se

requieran junto con la conclusión del auditor y los hechos que fueron

conocidos por el auditor durante el proceso de auditoria.

Igualmente indica que la forma y contenido de los papeles de trabajo

es afectada por los factores como: La naturaleza del trabajo de

auditoria, el tipo de dictamen o informe del auditor, la naturaleza y

evaluación de los sistemas de contabilidad y control interno de la

entidad; las necesidades en las circunstancias particulares, de

dirección, supervisión, y revisión de los trabajos realizados por los

auxiliares; metodología y tecnología de auditoria usadas en el curso

del examen.

Los papeles de trabajo son diseñados para cumplir con las

circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en

particular. Los papeles de trabajo facilitan la delegación de funciones,

y al mismo tiempo proporcionan un medio para control de su calidad.

Los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes

informaciones:

Información referente a la estructura orgánica de la entidad

examinada.

o Extractos o copias de documentos legales importantes,

convenios, y estatutos.

o Información concerniente al entorno económico y legislativo

dentro de los que opera la   entidad.

o Evidencia del proceso de planeamiento, incluyendo

programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.

o Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad

y de control interno.

o Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de

control.

o Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores

internos y las conclusiones alcanzadas.

o Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue

supervisado y revisado.

o Análisis de transacciones y balances.

o Análisis de tendencias e índice importantes.

o Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los

procedimientos de auditoría desarrollados y de los

resultados de dichos procedimientos.

o Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de

auditoría y cuando fueron desarrollados.

o Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y

otras terceras partes.

o Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría

comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los

términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control

interno.

o Cartas de presentación recibidas de la entidad.

o Conclusiones alcanzadas por el auditor concernientes a

aspectos importantes de la auditoria, incluyendo cómo se

resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados

por los procedimientos del auditor.

o Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes

del auditor, etcétera.

CLASIFICACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

Los papeles de trabajo pueden clasificarse según el punto de vista:

Por uso:

Según a la utilización que tengan los papeles de auditoria en el

período examinado o en varios períodos de clasifican en : archivo de

la auditoria y archivo continuo o permanente de auditoria

 

ARCHIVO DE LA AUDITORÍA: 

Son papeles de uso limitado para una sola auditoria; se preparan en

el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a

las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido

del archivo de la auditoria puede ser:

 

Estados financieros del período sujeto a examen y el período

anterior

Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen

  Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros

  Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias

  Resultados de las circularizaciones

  Análisis de las pruebas de auditoria practicadas

  Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoria

 

ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA:

 

Son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la

comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se

preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren

normalmente al pasado, al presente y al futuro. 

 

Y debe considerarse como parte integral del conjunto de papeles de

trabajo de todas y cada una de las auditorias a las cuales se refieran

los datos que contiene.  También se conoce como el archivo

permanente y su contenido puede ser:

 

Historia de la Compañía

Contratos y Convenios a largo plazo

Sistema y Políticas Contables

Estados Financieros de los últimos años

Estado Tributario

Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorias

Hojas de trabajo de la última auditoria

 

Por su contenido:

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican

en: hojas de trabajo, cédulas sumarias y cédulas analíticas.

 

HOJA DE TRABAJO: 

Son hojas multicolumnares en las cuales se agrupan las cuentas de

mayor con los saldos sujetos a examen. Y se usan de resumen y guía

o índice de las cedulas restantes cada cuenta.

Además representan los estados financieros en conjunto, y dando así

inicio al análisis puesto que se empieza a descomponer el todo en

unidades de estudio más pequeñas siguiendo el orden del Balance

General y del Estado de Resultados. 

 

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula

Sumaria.  El criterio para agrupar las cuentas en cédulas sumarias  es

la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las

conclusiones del examen del grupo sean aplicables a todas las

cuentas examinadas.

 

Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el

fin de hacer comparaciones.  También se anotarán en estas hojas de

trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para

obtener en ellas las cifras finales o de auditoria que son las referidas

en  el dictamen.

 

Es importante destacar que en la hoja de trabajo la columna que

contiene los saldos a examinar representa el primer término de la

ecuación de auditoria, es decir, la evidencia primaria. Siendo estos la

primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados

financieros a enjuiciar,  por tanto él debe comprobar la razonabilidad

de estos saldos para emitir su opinión, en otras palabras debe

obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para

encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma

relativa a la ejecución del trabajo.

 

La obtención dicha evidencia, constituye en sí el trabajo de campo y

es la labor más dispendiosa de la auditoria y  se obtiene por medio de

técnicas y procedimientos de auditoria, las cuales tienen el propósito

de convencer al auditor de la razonabilidad o no de los saldos

sometidos a estudio 

CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN:

En estas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y

contienen el análisis y la  comprobación de los datos de estas últimas,

desglosando los renglones o datos específicos  con  las pruebas o

procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente

y competente.  Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se

deben elaborar subcédulas.

 

En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de

estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen

casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un

mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente

describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de

auditoria que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas

cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son

las que sirven de prueba del trabajo realizado.

 

Las cédulas presentan estructuralmente tres partes claramente

diferenciadas como son: Encabezado, cuerpo y pie.

El encabezado es la parte superior de la cédula y contiene los

siguientes datos:

o Nombre de la dependencia o entidad.

o Nombre del área especifica que realiza la auditoría.

o Nombre del área sujeta a revisión.

o Nombre especifico del rubro, concepto u operación a revisar.

o Nombre especifico del procedimiento que se está realizando y

cuyos datos de plasman en la cédula.

o Tipo de cédula que se elabora.

o Fecha de elaboración.

o Iniciales y firma del auditor que elaboró la cédula.

o Iniciales y firma del auditor que revisó la cédula.

El Cuerpo Es donde se plasma la información obtenida y los

resultados, contiene los siguientes elementos:

o Referencias: Enlace entre cifras o información que aparecen en

cédulas diferentes.

o Información obtenida: Cifras y/o conceptos sobre los que se

trabajó.

o Marcas: Señales que indican en forma sintética las pruebas

realizadas.

o Notas aclaratorias: Comentarios especiales que clarifiquen el

contenido de la cédula y que el auditor considere necesario

incorporar.

o Observaciones: Deficiencias, irregularidades, desviaciones y

oportunidades de mejora en las operaciones revisadas.

o Conclusión: Grado razonable de convencimiento a que llegue

el auditor principalmente sobre los aspectos positivos de la

operación, ya que respecto a los negativos sólo bastará con

reverenciarlos en las observaciones correspondientes.

Pie es donde se menciona la fuente documental de los datos

contenidos en la cédula y el significado de las marcas.

ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean

rápidos de localizar y fáciles de comprender, es recomendable la

aplicación de las siguientes medidas:

PREVIAS A SU FORMULACIÓN

o Determinar su necesidad de elaboración, teniendo presente

que se alcancen los objetivos de la auditoría.

o Planear su diseño, de acuerdo con la información por obtener

así como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan

a realizarse.

o Determinar el índice en tal forma que los papeles se

estructuren en secciones similares al programa de trabajo

o Aprovechar, hasta donde sea posible y práctico, la

documentación de la dependencia o entidad como cédulas

propias.

AL FORMULARLOS

o Elaborar cédulas sumarias por cada sección o capítulo del

programa de trabajo.

o Pensar lo que se desea expresar antes de plasmarlo por

escrito.

o Redactar en forma clara y precisa.

o Utilizar letra legible.

o Anotar en una columna la información que se va a revisar y en

otra, las revisiones efectuadas.

o Anotar la información conforme se obtenga.

o Respetar el orden en que aparece la información en los

documentos fuente.

o Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que

se deriven de las pruebas realizadas.

o Anotar las marcas que sean necesarias.

o No pasar las cédulas en limpio, salvo casos excepcionales.

o Cruzar la información entre cédulas.