Unidad 3.Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

INDUSTRIAS BBCreunión de apertura procesos de

auditoria internaFecha:10/08/2015Página 1/1

Lugar: Sala de juntas industrias BBC 2 piso.Para: Personal área de compras.Fecha y hora: martes 11 de agosto del 2015De: Equipo auditor.Objetivo: Constatar que el proceso de compras cumple con todo los

compromisos adquiridos con la empresa y con los clientes frente al seguimiento de los criterios de calidad emanados de la norma técnica ISO 9001.

Alcance: Auditoria al proceso de compras de la empresa Industrias bbc.Criterios: Norma ISO 9001, instructivos y procedimientos de compra,

manual de compras, requerimientos establecidos y documentación que respalde los cumplimientos de dichos requerimientos.

Cordial saludo.

Por la presente, invito a el proceso de compras a una reunió el día martes 11 de agosto del 2015 a una reunión en la sala de juntas con el fin de iniciar el proceso de auditoría interna, presentar al equipo auditor y planear y coordinar el proceso de revisión y análisis de documentos y procesos.

Esperando su puntual asistencias,Cordialmente,

Cesar Ramírez.Coordinador Auditor líder.

ASISTENCIANombre Apellido Función (en la

sección)Firma

Observaciones

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

1 Manual de compras Última versión 6 noviembre 2014

2 Plan de compras Última versión 7enero 2015

3Especificaciones del producto

Última versión 5 octubre 2014

4 Procedimientos Última versión 8 mayo 2014

5 Registros Última versión 6 junio 2014

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Utilizar un lenguaje claro, respetuoso y directo.Observar, analizar lo observado, analizar y registrar

Contrastar las bases documentales con los procesos prácticos.

Exigir siempre soportes. d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

Lista de chequeoResponsable: Cesar Ramírez

Revisión documentalDocumento conforme OBSERVACIONES

Plan estratégico SI NOInformes de auditorías previasManual de comprasPlan de comprasEspecificaciones del productoProcedimientosRegistrosManual de calidad

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha:11/08/2015 Auditor(es):Cesar RamírezProceso auditado: Compras Auditado(s):Manuel contreras

N°Evidencia de

auditoríaCriterios de la

auditoríaHallazgos de la

auditoríaC NCM NCm

1

Procedimiento de compras

Claridad frente a los requisitos de calidad del producto

Concordancia entre lo exigido para garantizar la calidad del producto y lo requerido a los proveedores

X

2 Manual de compras

Concordancia entre los objetivos de calidad y lo suministrado a producción

Compra de productos , verificación de calidad, idoneidad de los proveedores

x

3

Almacenamiento

Orden y cuidado de los productos adquiridos

Producto en orden, debidamente documentados y ubicados

x

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

El proceso de compras es responsable y coherente con la política de calidad de la empresa.

Es ordenada y lleva los documentos al día Exige de los proveedores la calidad en los productos necesaria para

satisfacer nuestras metas en calidad y colmar las expectativas de los clientes.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. El orden y la planeación es muy importante en la realización de una

auditoria interna. Los auditados deben ser tratados con respecto y con objetividad. Los registros deben ser contratados, en la medida de lo posible, con

evidencias. La documentación en una auditoria ayuda al orden y coherencia en el

proceso y esto redunda en la calidad, objetividad y veracidad de las conclusiones.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad.Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría.Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.