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ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO NETO OPERATIVO EN PREMIER CLEANING AND PAINTING INC

CAROLINA LÓPEZ CALDERÓN

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS ACADÉMICAS

2011

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ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO NETO OPERATIVO EN PREMIER CLEANING AND PAINTING INC

CAROLINA LÓPEZ CALDERÓN

INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA

TUTOR

GLORIA ESTELA SALAZAR YEPES

Administradora de empresas

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS ACADÉMICAS

2011

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DEDICATORIA

Dedico este logro a Dios, y a mis Padres, pues gracias a ellos he podido alcanzar todas mis metas. También dedico este logro a todas las personas que me apoyaron para el logro de este trabajo.

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios por todas las bendiciones que ha puesto en mi camino.

A mis padres por darme siempre apoyo para alcanzar mis metas.

Diana Betancourth quien fue mi jefa inmediata por darme la oportunidad y depositar en mí la confianza para realizar el proceso de práctica en su empresa.

Gloria Stella Salazar quien fue mi tutora por guiarme y compartir sus conocimientos durante este proceso, y por sus valiosas orientaciones.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 9

1 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ................................................... 10

1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................ 11

2 DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE

LAS NECESIDADES ............................................................................................ 12

3 EJE DE INTERVENCIÓN ............................................................................... 13

4 JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN ..................................................... 14

5 OBJETIVOS ................................................................................................... 15

5.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 15

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 15

6 MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 16

7 CRONOGRAMA ............................................................................................. 23

8 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .............................. 24

8.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ ................................................................. 24

8.1.1 Capital de trabajo neto contable. ....................................................... 24

8.1.2 Razón corriente ................................................................................. 25

8.1.3 Solidez ............................................................................................... 25

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8.1.4 Prueba acida...................................................................................... 26

8.2 INDICADORES DE ACTIVIDAD .............................................................. 26

8.2.1 Ciclo operacional ............................................................................... 27

8.2.2 Rotación de Cuentas por cobrar ........................................................ 27

8.2.3 Ciclo de caja o ciclo de efectivo ......................................................... 27

9 CONCLUSIONES ........................................................................................... 29

10 RECOMENDACIONES ............................................................................... 31

11 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................... 33

12 APÉNDICES ................................................................................................ 34

12.1 APÉNDICE 1 ............................................................................................ 34

12.2 APÉNDICE 2 ............................................................................................ 35

12.3 APÉNDICE 3 ............................................................................................ 36

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LISTA DE APÉNDICES

APÉNDICE 1 ...................................................................................................... 34

APÉNDICE 2 ...................................................................................................... 35

APÉNDICE 3 ...................................................................................................... 36

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SINTESIS

SINTESIS ABSTRACT

El trabajo presentado a continuación es sobre la administración del capital de trabajo neto operativo, por lo que se abordaron aspectos teóricos sobre este, y sobre las cuentas que lo conforman, que son inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a proveedores.

Para la realización de este se tomo información de los estados financieros de los primeros 3 meses del 2011 de Premier Cleaning and Painting y con base a estos se analizaron índices que permitieron observar la gestión de las cuentas que hacen parte del KTNO, para así generar propuestas que contribuyan al mejoramiento continuo de la organización.

Palabras claves: Capital de trabajo neto operativo

The project presented below is about net operating working capital in business; for that reason was necessary to talk about the three principal accounts that are part of it, which are supplies, account receivables, and accounts payable.

To achieve this, the information was analyzed from the financial statement of the first three months in 2011; it allows to find the way the management controls the operations under the net working capital, this was necessary to propose strategies that helps the continuous improvement of the business.

Key words: Net working capital

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INTRODUCCIÓN

El trabajo que se presenta a continuación ha sido realizado durante el periodo de práctica profesional de administración de empresas, en éste se abordan temas sobre aspectos financieros principalmente del capital de trabajo neto operativo y se contrastan los conocimientos adquiridos durante la carrera, con la situación financiera de Premier Cleaning and Painting, empresa donde se elaboro el proceso de práctica.

Los aspectos principales que fueron tenidos en cuenta, fueron las cuentas que hacen parte del KTNO (inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar), y la forma en que se estaba realizando la gestión de estas cuentas.

Para la realización de este trabajo fue necesario también la elaboración de un análisis financiero integral, que permitiese conocer la liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento de la organización, con base en la gestión de las cuentas del KTNO; para con base en los resultados de los índices obtenidos poder generar propuestas lo más acertadas posibles que permitan a Premier Cleaning and Painting tener un mejoramiento continuo en los aspectos financieros, lo cual se refleja en un crecimiento continuo y en una mayor solvencia económica para la organización en general.

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1 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Premier Cleaning and Painting Inc., fue creada en el año de 1985 en las actividades de prestación de servicios de limpieza y mantenimiento para todo tipo de dependencias.

Desde sus inicios se trabaja con una clara filosofía de superación y mejoramiento continuo, con el objetivo claro de no ser un simple proveedor si no un excelente colaborador, lo que hace de Premier Cleaning and Painting una compañía comprometida con sus clientes y lo que le ha permitido mantenerse en el sector como una de las mejores empresas en New Jersey.

A la fecha la compañía cuenta con 60 colaboradores de tiempo completo para las diferentes actividades que se realizan, y cuando la temporada lo demanda se realizan gran números de contratos temporales.

Premier Cleaning and Painting actualmente tiene contratos con 5 de las mejores empresas encargadas de la administración de condominios y residencias de lujo, también cuenta con contratos con compañías constructoras de unidades residenciales y comerciales, además de los clientes independientes, que día a día quieren conocer los servicios que la empresa tiene para ofrecer.

La estrategia de la empresa es brindar un servicio de alta calidad, una atención altamente profesionalizada, y con trato personal y próximo al cliente, ofreciendo soluciones a cualquiera de sus posibles necesidades.

Premier Cleaning and Painting cuenta con los siguientes servicios:

Limpiezas regulares ( apartamentos ocupados)

Limpiezas para apartamentos desocupados.

Mantenimiento de edificios.

Personal técnico capacitado disponible para empleos temporales.

Limpiezas de construcción.

Shampoo de alfombras.

Pintura tanto para el exterior como para el interior del inmueble.

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Pulido de pisos en madera y cerámica.

Limpieza de vidrios.

Organización de espacios interiores ( closet, y cajones en general )

Plomeros certificados y con licencia

Electricistas certificados y con licencia

Carpinteros certificados y con licencia

Técnicos de aires acondicionados y con licencia

Todos los servicios mencionados anteriormente están asegurados en el caso de inconvenientes.

1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La empresa cuenta principalmente con tres áreas. Financiera, recursos humanos y control de calidad.

La estructura organizacional esta principalmente liderada por un gerente general, quien es el encargado de delegar funciones a los directores de las 3 áreas mencionadas anteriormente; el área financiera se encarga básicamente de administrar todos los recursos de la organización, de realizar los cobros a las empresas, de mantener inventario y de realizar los pagos correspondientes en las fechas correspondientes; el área de recursos humanos se encarga de realizar las contrataciones y de designar a los empleados en los diferentes lugares de trabajo, de establecer y mantener las mejores relaciones con los clientes y también se encarga de realizar los horarios correspondientes para poder cumplir con la demanda , y por último el área de control de calidad es la encargada de que se cumplan los estándares y de que verificar que todos los servicios prestados se hagan de una manera eficiente y eficaz, para así evitar posibles inconvenientes con los clientes, lo que genera no solo perdida de dinero al tener que volver a prestar el servicio realizando retoques, sino que también puede generar la pérdida de clientes lo que es aun peor para la empresa.

Dentro de las áreas mencionadas anteriormente, la práctica realizada actualmente hace parte de las funciones del área financiera de la organización, pues se está apoyando esta área al desempeñar funciones como conciliación de cuentas con el banco, verificación de los balances financieros, cuadre de caja semanal, verificación de cuentas por cobrar y de pago de nomina.

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2 DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES

El área financiera de Premier Cleaning and Painting actualmente se encuentra muy bien establecida en la organización, lo cual se evidencia en las cuentas y estados financieros; aunque se ha podido observar que el manejo que se le da al capital de trabajo neto operativo podría mejorar significativamente lo que le daría mayor liquidez a la organización, y así mismo aumentaría la rentabilidad de la misma.

La manera en la que se obtuvo la información de las necesidades de la empresa, o el área en la que se puede intervenir para realizar un mejoramiento fue principalmente la observación directa y la indagación que se realizó en la fase de entrenamiento o de inducción; y al existir conocimientos previos sobre el capital de trabajo neto operativo de las empresas, se pudo constatar el hecho de que una mejora en este aspecto podría significar una gran mejora para la organización.

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3 EJE DE INTERVENCIÓN

El eje de intervención en el proceso de práctica es el capital de trabajo neto operativo de la empresa, debido a que Premier Cleaning and Painting no cuenta actualmente con políticas claras para el manejo de las cuentas que hacen parte de este rubro, las cuales son cuentas por cobrar, inventario, y cuentas por pagar. El hecho de que en la empresa no existan políticas para una efectiva administración del capital de trabajo genera que los tiempos de recolección de cartera en algunos casos se extiendan demasiado, generando que en determinados momentos no se cuente con la liquidez necesaria para cubrir las obligaciones financieras de corto plazo; y por otro lado el manejo que se le da al inventario no es el más apropiado, ya que no se cuenta con un sistema establecido para poder llevar el control de los suministros entregados para que la prestación de servicios se realice de manera efectiva, lo cual genera pérdidas de materiales, o insuficiencia de estos en el momento requerido.

Realizar esta intervención en el área financiera es posible puesto que entre las funciones realizadas por el practicante están las de verificación de cuentas por cobrar, verificación del pago de nomina; y reconciliación con el banco, cuentas que hacen parte del capital de trabajo neto operativo de las empresas.

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4 JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN

El área financiera en todas las organizaciones, es una pieza fundamental y determinante para el crecimiento y sostenimiento de estas, es por esta razón que debe ser administrada de la mejor manera posible, para asegurar un óptimo desempeño organizacional y un eficaz manejo de los recursos; esta efectiva administración financiera se logra mediante la implementación de políticas y estrategias que aplicadas de la mejor manera contribuyen al logro no solo del objetivo básico financiero, sino también de todos los objetivos propuestos por la organización.

Intervenir el área financiera de la empresa y más específicamente la gestión de la administración en el capital de trabajo neto operativo, es de gran importancia tanto para la organización como para el practicante de la misma; en primer lugar para la organización pues a través de este trabajo se busca aportar elementos para mejorar la gestión de cuentas por cobrar (clientes), inventarios y proveedores, lo que contribuye a su vez a mejorar la solvencia financiera de la empresa a corto plazo, lo cual puede ayudar a reportar una mayor rentabilidad operativa del activo. En segundo lugar la realización de este trabajo le brinda también la oportunidad al practicante de contrastar los conocimientos adquiridos durante la etapa de formación como administrador de empresas, ya que tiene la posibilidad de generar propuestas para el mejoramiento de la gestión del capital de trabajo neto operativo, aspecto que es de gran importancia en el ámbito empresarial, pues de una buena administración de este, depende el éxito de una compañía, pues el capital de trabajo neto operativo está compuesto por cuentas que hacen posible el funcionamiento correcto de una organización.

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5 OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL

Analizar la gestión financiera de la Premier Cleaning and Painting, en cuanto a la administración del capital de trabajo neto operativo y formular propuestas de mejoramiento para el manejo de las cuentas por cobrar y por pagar, con el fin de aportar elementos para el uso eficiente de este recurso operacional.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Contrastar los conocimientos teóricos adquiridos en la etapa de formación como administrador de empresas; sobre la administración del capital de trabajo neto operativo, y la gestión que se debe realizar con las cuentas que hacen parte de este.

Analizar la manera como la empresa administra los rubros que hacen parte del capital de trabajo neto operativo.

Generar propuestas lo más acertadas posibles, que permitan disminuir el tiempo de la recuperación de los créditos otorgados.

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6 MARCO TEÓRICO

Todas las empresas, ya sean comerciales, industriales o de servicios necesitan de una buena administración de todos sus rubros, pero principalmente de los rubros que hacen parte del capital de trabajo neto operativo, pues estas cuentas son las que garantizan la operación de la empresa, y también garantiza que las empresas puedan tener solvencia financiera, es decir capacidad para asumir las obligaciones operacionales, tales como proveedores, mano de obra directa y/o gastos operacionales de acuerdo a la naturaleza de la empresa.

El capital de trabajo neto operativo está integrado por: inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a proveedores de bienes y servicios, todas ellas denominadas cuentas de corto plazo o corrientes, pues estas deben tener una buena rotación, ya que una buena administración de este genera liquidez y rentabilidad empresarial.

Las cuentas que hacen parte de este pueden ser también clasificadas como existentes, disponibles, y exigibles; las cuales pueden ser apreciadas en el siguiente grafico:

Fuente: Universidad Mayor de San Simón, 2011.

El capital de trabajo es un elemento fundamental para el progreso de las empresas, pues “mide en gran parte el nivel de solvencia y asegura un margen de

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seguridad razonable para la expectativa de los gerentes y administradores de alcanzar el equilibrio adecuado entre los grados de utilidad y el riesgo que maximiza el valor de la organización” (Córdoba, 2007, 141).

Es necesario resaltar para claridad del lector que el efectivo no se tomara en cuenta para la realización de este trabajo; en primer lugar porque este no hace parte del capital de trabajo neto operativo, y en segundo lugar porque es una de las cuentas que mayor rotación debe tener, pues un alto índice de efectivo demuestra la ineficiencia que tiene la empresa para realizar inversiones, lo cual hace incurrir en costos de oportunidad al tener recursos inoficiosos; por estas dos razones, en el desarrollo del trabajo solo se tendrán en cuenta el inventario, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar a proveedores de bienes y servicios, como parte del capital de trabajo neto operativo.

La administración del capital de trabajo, debe procurar manejar sus cuentas de forma diferente cada una, ya que su naturaleza es diferente y su comportamiento debe ser también así; lo cual será explicado detalladamente a continuación.

La primera cuenta que se explicará es el inventario, el cual se define como el almacenamiento de bienes o productos; en el caso de las empresas comercializadoras se refiere a productos para ser vendidos; para las empresas industriales el inventario puede hacer referencia a materiales, productos en proceso o productos terminados; y en el caso de las empresas prestadoras de servicios el inventario está conformado por los insumos que hacen posible que el servicio pueda ser prestado de forma correcta.

Para los tres tipos de empresas mencionadas anteriormente, el administrador de empresas debe estar en la capacidad de gestionar el inventario de la forma apropiada y en definir el nivel que se va a tener de estos, pues un alto índice de inventario no solo demuestra la ineficiencia de la empresa para realizar su actividad, sino que también hace incurrir a la empresa no solo en gastos de almacenamiento, sino también de depreciación, de seguros, y de oportunidad pues los recursos invertidos en el inventario no están siendo rentables al estar almacenados.

Una buena administración y gestión del inventario, debe estar enfocada en lograr que el inventario tenga un alto índice de rotación, pues “entre mayor sea el

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resultado de la rotación, mayor utilización se le está dando a la inversión en los inventarios” (Estupiñan, 2003, 122); esta gestión debe estar también orientada en mantener el inventario en un nivel razonable y que no genere altos costos por lo conceptos mencionados anteriormente, pues en muchos casos “los costos de no tenerlo cuando los clientes lo demandan sobrepasa el costo de afrontar dichos costos”, Instituto Pyme, 2011.

El administrador de empresas al realizar la gestión del inventario debe enfocarse en planificar y controlar el inventario existente; la planificación debe buscar realizar los pedidos en el momento apropiado, y no esperar a que el nivel de inventario sea cero, pues en este caso se puede correr el riesgo de que los materiales necesarios no lleguen el tiempo esperado y por lo tanto no se pueda satisfacer la demanda; por otra parte la planificación procura pedir la cantidad necesaria, en algunos casos para disminuir el costo de envío, y en otros para evitar la acumulación de inventario en bodega.

Después de realizada la labor de planificación, el inventario debe ser controlado periódicamente, y para realizar esta labor existen diversos tipos de sistemas o métodos; uno de los sistemas más importantes es el ABC, este se encarga de clasificar el inventario teniendo en cuenta el costo de cada producto siendo los productos de tipo A los más costosos y de los que menor cantidad se debe tener, esto es entre un 5 y 10% del volumen total; el inventario clasificado como B debe tener un volumen de entre el 20% y 30% y su costo es moderado, y los productos clasificados como C son productos de bajo costo y de los que se tiene un gran volumen (el resto del porcentaje de los anteriores); esta clasificación se utiliza para definir las políticas de manejo de cada uno y los recursos que se deben invertir para su seguridad; pues lo racional es que a los producto clasificados como A se les haga mayor inversión en seguridad y en revisiones, que a los clasificados como B y C.

Otro sistema que sirve para realizar la gestión de los inventarios es el justo a tiempo, just in time o método Toyota, sistema desarrollado en Japón; utilizado especialmente en empresas industriales, y cuando el espacio para almacenamiento es muy poco, por lo que el nivel de inventario solo está conformado por los materiales que van a ser utilizados en el momento de la producción o prestación de servicios; este método no permite que exista margen de error, pues no se cuenta con inventario disponible para poder solucionar los errores causados, por lo que en algunos casos no es aconsejable implantar este sistema.

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Para concluir el tema sobre los inventarios y continuar con las otras cuentas que hacen parte del capital de trabajo neto operativo, se puede decir que la gestión sobre el inventario debe ser integral, pues se debe hacer planificación y control de estos, ya que como se menciono anteriormente el inventario son los insumos o materias primas que permiten que las empresas puedan llevar a cabo su actividad de la forma apropiada; por lo tanto su gestión debe procurar que el nivel de este no se demasiado alto haciendo a la empresa incurrir en costos por manejo de estos; ni tan bajo que pueda provocar incumplimiento con la demanda y por lo tanto un gasto aún mayor.

Entre las otras cuentas que conforman el capital de trabajo neto operativo de las empresas están las cuentas por cobrar o cartera; estos son “al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro” Ríos Cesar, (2011). estos activos son adquiridos al prestar un servicio o comercializar algún producto a un cliente, cuyo pago no fue realizado de contado en su totalidad; las cuentas por cobrar hacen parte del activo circulante de una empresa y del capital de trabajo neto operativo de esta, por lo que la gestión o administración que se le dé es de vital importancia para la organización.

La gestión de las cuentas por cobrar debe estar enfocada en realizar una efectiva recolección de cartera en los tiempos estipulados, con el fin de que la empresa tenga la liquidez necesaria para cubrir sus obligaciones financieras a corto plazo; esta administración va desde definir políticas adecuadas para el otorgamiento de créditos, estipular el tiempo del crédito y monto de este, y definir las políticas de recolección de cartera.

La política de crédito es una modelo que muestra que pasos se deben seguir para establecer si se concede o no un crédito a un cliente, y cuáles serán las condiciones de este; pero las empresas no solo deben ocuparse de crear políticas eficaces para el otorgamiento de crédito; sino que también debe manejar los créditos de la forma correcta.

Las políticas para definir el crédito de los clientes puede basarse en el historial crediticio de estos con otras empresas en el caso de clientes nuevos, o en el historial crediticio que han tenido con su empresa en el caso de clientes antiguos; también puede estar basado en los ingresos de sus clientes o en el posicionamiento de estos para empresas comerciales; es por esto que una buena

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política para el otorgamiento de crédito facilita una efectiva recuperación de cartera y por lo tanto brinda mayor liquidez a la organización

Para una buena gestión de las cuentas por cobrar, no solo es suficiente con definir las políticas de otorgamiento de crédito, sino que también se deben especificar los estándares de estos, los cuales se expresan en monto, tiempo y condiciones del crédito; lo cual debe estar basado en la situación financiera de la empresa y más importante aún en la liquidez con que se cuente en ese momento; pues un estándar de crédito flexible aumenta los gastos de la organización al tener que manejar un gran número de cuentas por cobrar, además de que se corre el riesgo de que los créditos no sean pagados en el tiempo estipulado, lo cual impactaría directamente la liquidez de la empresa; por el contrario un estándar de crédito más rígido disminuye los gastos por este concepto, pero a su vez disminuye los ingresos por ventas o servicios prestados; lo que se resumen en: “si bien una política restrictiva resultaría en un volumen de ventas pequeño, la compañía tendría una inversión más pequeña en cuentas por cobrar. Por el contrario, una política menos selectiva produciría ventas mayores, pero el nivel de cuentas por cobrar también aumentaría” (BERK, 2008, 836).

Para asegurar o disminuir el riesgo de que los clientes no paguen dentro del tiempo previsto se debe realizar un control de los créditos otorgados, lo cual puede ser realizarlo mediante sistemas o herramientas, entre estos existen “dos herramientas que utilizan las compañías para vigilarlas son los días de cuentas por cobrar (o periodo de cobranza promedio) y el programa de envejecimiento” (BERK, 2008, 836); las dos enfocadas a la verificación de la efectividad de la empresa para otorgar créditos y recuperar la cartera; los días de cuentas por cobrar se refiere a los días que una empresa tarda para recuperar la cartera después de haber realizado un servicio o una venta a crédito; y el programa de envejecimiento para clasificar las cuentas por cobrar según el número de días que lleven los créditos otorgados. Después de realizar el control de las cuentas por cobrar, se deben definir políticas para los casos en los que la recolección es efectiva, así como también para los que no, dentro de estas políticas se incluye que estrategias implementar para que los clientes sean estimulados a pagar los créditos otorgados dentro del plazo previsto, un ejemplo de un incentivo puede ser un descuento por pronto pago, o aumento del crédito financiero; las políticas deben incluir también una acción de pasos a seguir cuando los créditos no son pagados en el tiempo previsto, lo cual puede ser dado en sanciones como disminución de créditos futuros o tiempo de este, y en multas lo cual es expresado en el pago de intereses.

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Una efectiva recolección de cartera le brinda liquidez a la organización, la cual es utilizada para cubrir los gastos diarios por concepto de inventarios, y también para realizar el pago de las cuentas con trabajadores y entidades financieras, cuentas denominadas por pagar.

La última de las cuentas que hace parte del capital de trabajo neto operativo de las empresas es las cuentas por pagar, las cuales “surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso” Gonzales (2011), estas cuentas pueden ser a proveedores de bienes y servicios, los proveedores de bienes como su nombre lo indica son entidades que proveen materia prima, o insumos para que la organización pueda llevar a cabo su actividad, o entidades crediticias que prestan recursos para financiar los proyectos de las organizaciones ; y los proveedores de servicios son los recursos humanos de la organización (trabajadores), quienes contribuyen con su mano de obra o capacidad intelectual para llevar a cabo la operación de la empresa. Entre estas dos mencionadas anteriormente las más importantes y las que deben ser primordiales son las cuentas por pagar a proveedores de servicios (nomina), principalmente porque son las de menor plazo y también porque el incumplimiento de estos no solo afecta emocionalmente a los trabajadores disminuyendo así su efectividad, sino que también puede tener repercusiones legales sobre la organización. A las cuentas por pagar a proveedores de bienes también se les debe prestar un gran cuidado, principalmente en su selección, pues siempre se debe buscar realizar el financiamiento con la fuente más barata, que más facilidades de pago otorgue, y que ofrezca descuentos por prontos pagos.

A las cuentas por pagar también se les debe llevar un control similar que el de las cuentas por cobrar, esto con el fin de que no quede alguna cuenta sin ser pagada en el plazo establecido y por lo tanto se generen gastos de oportunidad por no haber realizado el pago en el tiempo establecido, gastos legales y gastos financieros como sanciones o intereses por mora.

En conclusión la gestión que debe realizar un administrador de empresas con el capital de trabajo neto operativo de las organizaciones consiste en tener el inventario necesario para no incurrir en costos por no tenerlo, ni tampoco por exceso de este; en dar los créditos necesarios a sus clientes siempre y cuando estos cumplan con los requisitos necesarios y el margen de pérdida o atraso en los pagos se muy bajo, y en llevar un control sobre estas cuentas; y en pagar las cuentas lo más lento posible dentro del plazo estipulado para así hacer uso de

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este dinero en inversiones, y no generar un gasto de intereses en la organización por vencimiento del término.

Si bien las razones mencionadas anteriormente sobre la importancia de una buena gestión del capital de trabajo neto operativo en las organizaciones son bastantes, existen otras que hacen que esta importancia sea aún más relevante; como es la relación directa que tiene con la razón corriente y el ciclo de caja de las empresas.

La razón corriente es un indicador que permite conocer el nivel de solvencia y la liquidez con la que cuenta una empresa para responder con las obligaciones financieras a corto plazo; la manera en que se haya esta razón es dividiendo todos sus activos corrientes entre los pasivos corrientes y su resultado es el índice de razón corriente, en donde se busca como mínimo obtener un resultado de 1; pues esto significa que por cada unidad monetaria que la empresa debe, tiene también una unidad monetaria para cancelar su deuda; pero este índice puede ser mayor, y entre mayor sea es mejor para la empresa, pues significa que tiene mayor numero de recursos para responder con las obligaciones financieras, lo que hace que a su vez los acreedores brinden mayor crédito a la organización; es necesario resaltar que muchas veces este indicador no es tan confiable, ya que todos los activos corrientes de las organizaciones no tiene la misma capacidad de rotación para convertirse en flujo de efectivo, es por esto que la rotación de los activos es de gran importancia para la generación de rentabilidad, pues demuestra el dinamismo de la organización en la realización de sus operaciones.

Por su parte el ciclo de caja es el tiempo que transcurre desde que una salida de efectivo es realizada, hasta la recuperación de este; es decir desde que la empresa compra los materiales que hacen parte del inventario para vender el producto, elaborarlo, o prestar el servicio; hasta que la empresa después de llevada a cabo su operación recupera este efectivo, ya sea de forma inmediata o mediante la recuperación de cartera cuando el cliente no paga de contado el beneficio obtenido. Mediante una buena gestión del capital de trabajo neto operativo, se debe procurar que el ciclo de efectivo sea bajo, pues se debe tener efectivo, por si ocurre algún gasto imprevisto que debe ser cancelado de manera inmediato.

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7 CRONOGRAMA

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Presentacion de la organización

Induccion al puesto de trabajo

Realizacion practica profesional

Asesoria con el tutor

Realizacion informe de ubicación

Entrega informe de ubicación

Realizacion plan de practica

Correccion plan de practica

Envio plan de practica

Entrega carta de aprobacion

Informe de avance

Carta de aprobacion informe avance

Entrega borrador final

Correciones borrador final

Entrega informe final

Entrega carta de aprobacion informe final

Analisis de la gestion del KTNO

Finalizacion de la practica profesional

ACTIVIDAD

Realizacion de modelo para manejo de

inventario

FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Generacion de propuestas para disminuir

tiempo de recoleccion de la cartera

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8 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Con la información obtenida durante el proceso de práctica académica fue posible realizar un análisis de los índices presentados a continuación, los cuales permitieron conocer de cierta manera la situación financiera de la organización, y así mismo formular propuestas lo más acertadas posibles para realizar una mejora en el área financiera de Premier Cleaning and Painting; para este análisis se comenzara realizando una breve explicación de los índices analizados, e inmediatamente se ejecutara el análisis con la información de la empresa y se explicara el porqué del resultado.

Para comenzar con la explicación de estos indicadores financieros, cabe resaltar que estos pueden dividirse en grupos, entre los cuales están los indicadores de liquidez, de actividad, de rentabilidad, de endeudamiento, y de apalancamiento, entre otros; y que para el desarrollo de este análisis solo se tendrá en cuenta algunos de los indicadores de liquidez y de actividad.

8.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ

8.1.1 Capital de trabajo neto contable.

Aunque este no es propiamente un indicador financiero, permite observar el monto de dinero que le queda a la empresa después de haber cubierto sus obligaciones financieras a corto plazo; para Premier Cleaning and Painting en los primeros tres meses del 2011 el capital de trabajo neto contable fue de

Enero $ 41,923.02

Febrero $ 4,753.77

Marzo $ 21,972.00

Este gran cambio de enero a febrero y marzo fue debido a las condiciones climáticas del país, pues el servicio prestado por la empresa tiene mayor demanda

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en otras épocas del año, por lo que los ingresos de la compañía bajan significativamente en estos meses.

8.1.2 Razón corriente

Como se menciono anteriormente en el marco teórico, la razón corriente es el indicador que mide la capacidad que tiene la empresa para cubrir con sus obligaciones financieras a corto plazo; y las organizaciones deben buscar tener como mínimo una razón corriente de 1 pues esto significa que por cada unidad monetaria adeudada, la empresa cuenta también con una para cubrir estas obligaciones. Para la empresa Premier Cleaning and Painting el análisis de la razón corriente dio los siguientes resultados para los primeros tres meses del 2011.

Enero 1,44

Febrero 1,04

Marzo 1,19

Esto demuestra que Premier Cleaning and Painting ha venido teniendo fluctuaciones históricas en su curva de demanda, debido a las temporadas o estaciones climáticas del país, pero aunque en algunos meses la demanda de servicios siempre ha sido más baja, la empresa ha contado siempre con suficientes recursos para cubrir las obligaciones financieras y laborales principalmente.

8.1.3 Solidez

La solidez demuestra la capacidad que tiene una organización para cubrir con sus obligaciones financieras tanto a largo como a corto plazo, para Premier Cleaning and Painting la solidez en los primeros tres meses del 2011 fue de:

Enero 1,76

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Febrero 1,33

Marzo 1,46

Esto significa que la organización se encuentra financieramente solida y que cuenta con los recursos suficientes tanto corrientes como fijos para cubrir no solo con las obligaciones financieras previstas tanto a corto como a largo plazo, sino que también tiene la capacidad de cubrir obligaciones financieras y gastos imprevistos.

8.1.4 Prueba acida

Esta prueba permite medir la capacidad que tiene la empresa de cubrir las obligaciones financieras a corto plazo, al realizar esta prueba se tiene en cuenta todos los activos corrientes menos el inventario, pues se supone que las empresas deben estar en la capacidad de pagar sus cuentas a corto plazo sin tener que recurrir a la venta del inventario, pues la venta de este puede tardar tiempo. El análisis de esta prueba en Premier Cleaning and Painting tuvo unos resultados para los primeros tres meses del 2011 de:

Enero 1,72

Febrero 1,30

Marzo 1,43

Estos tres resultados significan que los inventarios tienen muy poca participación en las cuentas de la empresa, y que al ser esta una empresa de servicios y no una empresa comercial, la capacidad que esta tiene para cubrir con sus obligaciones financieras no tiene ninguna dependencia del inventario de la organización, debido a la actividad a la cual se dedica.

8.2 INDICADORES DE ACTIVIDAD

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8.2.1 Ciclo operacional

El ciclo operacional es el tiempo que tarda una organización en convertir todos los recursos invertidos en dinero, esto es desde la compra de materia prima o insumos hasta la venta del producto o prestación del servicio; las empresas deben procurar que este ciclo de caja se bajo, pues esto significa que los recursos se están administrando de una manera eficiente.

El ciclo operacional de Premier Cleaning and Painting para los primero tres meses del 2011 fue de 8 días, pues el inventario es adquirido semanalmente, ya que durante la semana laboral este se agota, y no se tienen política bien establecidas para el manejo de este.

8.2.2 Rotación de Cuentas por cobrar

La rotación de las cuentas por cobrar permite medir el promedio de días que la

empresa tarda en recaudar todos los recursos que se encuentran congelados en

cuantas por cobra en un periodo; o el número de veces que estas cuentas se

convierten en efectivo durante el periodo.

Para el análisis de las cuentas por cobrar de Premier Cleaning and Painting se

tomo en cuenta el promedio de días que la empresa tarda en recaudar estas

cuentas, y el resultado fue de 40 días, puesto a que una gran cantidad de clientes

presentaron demoras en los pagos, debido a la ausencia de políticas para la

recuperación de créditos otorgados.

8.2.3 Ciclo de caja o ciclo de efectivo

El ciclo de caja esta determinado por las salidas y entradas de efectivo de la empresa, este es el tiempo que transcurre desde que la empresa utiliza dinero para la compra de materiales para prestar el servicio o vender el producto, hasta que el cliente cancela el dinero por el beneficio obtenido (producto o servicio).

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El ciclo de caja para Premier Cleaning and Painting para los primeros tres meses del 2011 fue de 48 días ya que aunque el inventario fue y es rotado de una manera efectiva, la ausencia de políticas y estrategias para manejar las cuentas por cobrar hacia que este ciclo tardara mayor tiempo y por lo tanto los resultados de la empresa no fueran mejores que los obtenidos, ya que se incurría en un gran costo de oportunidad.

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9 CONCLUSIONES

El capital de trabajo neto operativo, es el rubro que permite a las organizaciones funcionar de forma correcta, y también permite responder con todas las obligaciones financieras adquiridas; por lo que una buena administración de este puede contribuir al éxito de una compañía.

El administrador de empresas, al gestionar el capital de trabajo debe procurar mantener el inventario en un nivel razonable, pagar las obligaciones financieras lo más lento posible dentro del plazo, y recuperar la cartera lo más rápido posible; también debe procurar tener liquidez pero no en exceso para no incurrir en costos de oportunidad.

Premier Cleaning and Painting es una compañía dedicada a la prestación de servicios para clientes comerciales y particulares, inicialmente solo prestaba servicios de limpieza, pero a ampliado su portafolio y también presta servicios de mantenimiento y reparación, lo que le ha permitido no solo generar mayores ingresos, sino que también ha permitido que la empresa haya ampliado sus mercados y tenga mayor reconocimiento.

Durante el proceso de práctica se evidencio que la empresa no tenia políticas definidas para manejar las cuentas por cobrar, pues no se tenía claro cuál era el tiempo de los créditos, tampoco se tenía establecida una herramienta que permitiese hacer un seguimiento a los créditos, ni estrategias para incentivar al cliente a pagar rápidamente; por lo que la empresa en algunos momentos no contaba con la liquidez necesaria para cubrir con sus obligaciones financieras sin tener que recurrir a fuentes externas.

La participación de las ventas a crédito es muy alta, lo cual significa un gran riesgo para la empresa.

Para Premier Cleaning and Painting, y sus directivos, cumplir con las obligaciones financieras con sus proveedores de servicios (colaboradores), es una de sus prioridades, ya que esto hace parte de sus valores empresariales, y así mismo contribuyen a la motivación de sus colaboradores.

Como muchas otras empresas, Premier Cleaning and Painting tiene temporadas en donde la demanda de servicios es mayor, esto es en verano (entre los meses de mayo a agosto), por lo que requiere una mayor contratación de empleados; pero esta labor en muchos casos se dificulta

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pues a cada empleado se le debe realizar un entrenamiento que requiere tiempo de parte del personal de tiempo completo.

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10 RECOMENDACIONES

Todas las recomendaciones que se presentan a continuación a los directivos de Premier Cleaning and Painting son hechas con todo el respeto del caso, y no significa que la gestión de la empresa no sea la adecuada, sino que existen aspectos en los cuales se pueda realizar una intervención y una mejora, lo que le permite a la empresa seguir creciendo y mejorando continuamente

Exigir a sus empleados que los registros de los trabajos realizados sean entregados diariamente, esto con el fin de aclarar inconvenientes en el caso de que hayan existido y principalmente que las cuentas por cobrar sean ingresadas al sistema y enviadas el día en que se origino el servicio, lo cual agilizará la gestión de recolección de cuentas por cobrar y contribuirá a tener un mayor índice de liquidez.

Realizar y mantener actualizado un formato de caja menor, para registrar diariamente todas las salidas de efectivo, y el concepto por el cual fueron efectuadas, así como el soporte contable (factura, recibo, o comprobante).

Mantener un stock de inventario de uniformes, para evitar inconvenientes cuando la demanda de servicios es mayor o cuando se realizan nuevos contratos.

Crear políticas para gestionar el día de las cuentas por cobrar, para que la empresa no pierda liquidez por créditos excesivamente demorados en el pago.

Generar una dinámica de cobro en donde a los clientes se les ofrezcan descuentos o bonificaciones por realizar el pago dentro del tiempo acordado, o la generación de intereses por mora, por no pagar en el tiempo estipulado.

Procurar que los trabajadores vivan en zonas cercanas a los trabajos que deben realizar, esto para no tener que incurrir en gastos de gasolina cuando se realizan largos trayectos; ni tampoco por pagar tiempo extra a las personas al tener que esperar por ser recogidas o dejadas en el lugar de trabajo.

Crear una base de datos con nombres y números de acceso a personas que hayan trabajado para la empresa, esto con el objetivo de que cuando la temporada demande gran número de servicios, se pueda satisfacer a esta, sin tener que estar buscando y entrenando personas cuando el tiempo no lo permite.

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Invertir los excedentes de efectivo durante el periodo, para así no incurrir en costos de oportunidad, sino que al contrario generar mayor rentabilidad para la organización y sus dueños.

Diseñar un formato o sistema para llevar un control sobre los activos de la empresa (vacum, en donde se tenga en cuenta la fecha y lugar de compra; fecha de entrega, nombre de la persona que entrega y recibe y propiedad en la que va a ser utilizada; lo cual va a permitir evitar pérdidas de los productos y perdidas de la garantía.

Llevar un control sobre los créditos otorgados a los clientes, el cual debe ser realizado desde el momento de enviar el cobro lo cual es realizado semanalmente, hasta el momento de recibir respuesta de los clientes.

Continuar gestionando las obligaciones laborales o cuentas por pagar a proveedores de servicios de la misma manera en que se viene haciendo, pues como se menciono en las conclusiones, el pago de la nomina es una de las prioridades de Premier Cleaning and Painting, lo cual mantiene a los colaboradores motivados, y hace que la empresa una organización integral.

Se le recomienda a la persona encargada del área de inventarios, codificar los insumos, pues esto mejorará la administración de este rubro y principalmente facilitara el manejo de estos.

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11 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BERK, Jonathan. Finanzas corporativas. México. Editorial Pearson educación. 2008. 1080 p.

CORDOBA, Marcial. Gerencia financiera empresarial. Bogotá. Ecoe ediciones. 2007. 610 p.

ESTUPIÑAN, R. Análisis financiero y de gestión. Bogotá. Ecoe ediciones. 2003. 406 p.

Otras de Internet

Smettoolkit Herramientas Pyme. (2008). Gestión de inventarios http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/587/Gesti%C3%B3n-de-inventario/ (25 marzo. 2011)

GONZÁLEZ, José Pedro. (2011). Aspectos fundamentales: Cuentas por Pagar.: http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar/

(2 marzo. 2011)

RIOS, Cesar. (2011). Economía en general: Cuentas por cobrar.

http://www.soloeconomia.com/cuentas/cobrar.html/ (25 marzo. 2011)

Universidad Mayor de San Simón. Facultad de ciencias y tecnología. Inversiones y financiamiento del proyecto: Inversión en capital de trabajo. http://www.umss.edu.bo/epubs/etexts/downloads/18/alumno/cap4.html/ (11 mayo. 2011)

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12 APÉNDICES

12.1 APÉNDICE 1

REGISTRO VACUM

VACUM #

FECHA DE COMPRA

LUGAR DE COMPRA

TIEMPO DE GARANTIA

ENTREGADA POR

ENTREGADA A

PROPIEDAD DE SERVICIO

Elaborado por: Carolina López Calderón

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12.2 APÉNDICE 2

FECHA DE ELABORACION DEL

COBRO CLIENTE MONTO DEL SERVICIO

EXISTIO RESPUEST

A POR PARTE DEL

CLIENTE

SI NO

Elaborado por: Carolina López Calderón

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12.3 APÉNDICE 3

REGISTRO DE CAJA MENOR

FECHA CONCEPTO NUMERO DE SOPORTE CANTIDAD PERSONA RESPONSABLE

Elaborada por: Carolina López Calderón

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