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Administracin

Definicin de Administracin: su naturaleza y propsito

La administracin se define como el proceso dedisear y mantener un ambiente en que laspersonas, trabajando en grupos, alcancen coneficiencia metas seleccionadas.

Ampliando esta definicin

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Como administradores, las personas realizanfunciones administrativas de planeacin,organizacin, personal, direccin y control.

La administracin se aplica a todo tipo deorganizaciones.

Es aplicable a los administradores en todos losniveles organizacionales

La meta de todos los administradores es lamisma: la eficiencia

La administracin se ocupa de la productividad:esto implica eficacia y eficiencia.

Funciones de la Administracin

El anlisis de la administracin se facilita mediante laorganizacin til y clara del conocimiento. Al conoceresta disciplina, resulta til dividirla en cincofunciones:

Planeacin

Organizacin

Personal

Direccin

Control

Alrededor de las cuales se puedeorganizar el conocimiento en que sefundamentan. Los conceptos,principios, teora y tcnicas de laadministracin se agrupan enconsecuencia.

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La Administracin, parte esencial de cualquierorganizacin

Los administradores tienen la responsabilidad derealizar acciones que permitan que las personashagan sus mejores esfuerzos para lograr losobjetivos del grupo. Por lo que la administracin seaplica a organizaciones pequeas y grandes, aempresas con o sin fines de lucro, a las industriasmanufactureras y de servicios.

El concepto empresa es aplicable a negocios,reparticiones de gobierno, hospitales, universidades,etc.

Funciones Administrativas en Diferentes Niveles

Una situacin en particular puede diferir en formaconsiderable entre los distintos niveles de unaorganizacin o entre varios tipos de empresas. Unapersona o administrador estn dispuestos a obtenerresultados al establecer un ambiente para lograr unesfuerzo eficaz del grupo.

Por ejemplo todos los gerentes desempeanfunciones administrativas, pero el tiempo quededican a cada una de ellas puede ser diferente.

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Plane

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nizac

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Dire

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Contr

olGerentes de Alto Nivel

Gerentes de Nivel Medio

Supervisores de primera Lnea

Tiempo dedicado a desempear funciones administrativas

Jera

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a Or

gan

izacio

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Figura N 1

En la figura N 1 se muestra una aproximacin del tiempo relativo que se destinaa cada una de las funciones de la administracin.

Habilidades Administrativas y la JerarquaOrganizacional

A travs del tiempo se han identificado tres clasesde habilidades administrativas, aunque se puedaaadir una cuarta habilidad para disear soluciones.

1.La habilidad tcnica : es el conocimiento y lapericia para realizar actividades que incluyenmtodos, procesos y procedimientos. Por lo querepresenta trabajar con ciertas tcnicas yherramientas.

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2.La habilidad humana : es la capacidad paratrabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo;es el trabajo en equipo; es la creacin deambientes de trabajo propicios, para que laspersonas expresen sus opiniones.

3.La habilidad conceptual : es la capacidad dever la imagen de conjunto, de reconocer loselementos importantes en una situacin dada ycomprender la relacin entre ellos.

4.La habilidad del diseo : es la capacidad parasolucionar problemas en forma tal que laempresa se beneficie.

H a b i li d a d e sT c n i c a s

H a b i li d a d e sH u m a n a s

H a b i lid a d e sC o n c e p t u a l e s

y d e D i s e o

A l ta g e r e n c i a

G e re n c i a m e d i a

S u p e rv i so re s

F ig u r a N 2

La importancia relativa de estas habilidades puedediferir en los diversos niveles de la jerarquaorganizacional.

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Las Mujeres en la Jerarqua Organizacional

Durante la ultima dcada las mujeres han hechoavances importantes para obtener puestosdestacados en las organizaciones. Una de lasrazones principales es la aplicacin justa de lasleyes que rigen los empleos, las cambiantesactitudes sociales hacia la mujer en su lugar detrabajo y el deseo de las empresas en colocar amujeres calificadas en puestos claves y gerenciales.

Las Metas de los Administradores y lasOrganizaciones

Existe una tendencia de los ejecutivos de empresasno relacionadas con los negocios, a inferir que losobjetivos de los administrador de una empresa denegocios es buscar utilidades o beneficios. Noobstante, esta realidad no es ms que una medidade supervit de dinero en ventas sobre los gastos.Parta lograr esto deben establecer un ambiente detrabajo en que las personas puedan alcanzar lasmetas de grupo con la menor cantidad de tiempo,dinero, materiales, etc.

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Con respecto a empresas no lucrativas losadministradores tambin tienen metas y debenesforzarse por lograrlas con el mnimo de recursos oalcanzarlas hasta donde sea posible con los recursosdisponibles.

En una sociedad como la nuestra la rentabilidad esuna medida importante de la excelencia de unaempresa. Sin embargo, se usan criterios quefrecuentemente coinciden con el rendimientofinanciero de las empresas. Como por ejemplocrecimiento de los activos, de las acciones, elrendimiento sobre el capital total, etc.

Como se caracteriza una Empresa Exitosa yExcelente?

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Al realizar un anlisis de todas empresas excelentesse identificaron ocho caractersticas:

Se orientan hacia la accin.

Investigan las necesidades de sus consumidores.

Fomentan la autonoma administrativa y lahabilidad empresarial interna

Obtenan productividad al poner nfasis en lasnecesidades de su personal.

Se impulsaban por una filosofa de empresa que sebasaba principalmente en los valores de suslideres.

Todos los esfuerzos se concentraban en losnegocios que conocan mejor.

Se caracterizaban por una estructura sencilla, conpoco personal

Estaban centralizadas o descentralizadas, segn loque fuera apropiado.

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Productividad, Eficacia y Eficiencia

Otra forma de considerar la meta de todos losadministradores consiste en decir que deben serproductivos. Los problemas de productividad ocurrenpor que se pasa por alto la importancia de realizar,de un modo eficaz, las actividades bsicasadministrativas y no administrativas.

Definicin de Productividad.

Es la relacin de resultados (productos) v/s insumosdentro de un perodo con la debida calidad. Sepuede expresar de la siguiente forma:

Insumossultadosdoductivida RePr =

Insumos son por ejemplo; el trabajo, losmateriales y el capital.

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La productividad del factor total combina diversosinsumos para llegar a un insumo compuesto.

La productividad implica eficiencia y eficacia en eldesempeo individual y organizacional.

La Eficacia

es el logro de los objetivos.

La Eficiencia

es la obtencin de los objetivos, pero con lamnima cantidad de recursos.

Administracin Ciencia o Arte?

La administracin al igual que otras actividades odisciplinas, es un arte, ya que se trata deconocimientos prcticos que tratan de hacer las cosasde acuerdo con el contexto de la situacin, estosconocimientos prcticos lo transforman en unaciencia.

En este contexto ciencia y arte no son mutuamenteexcluyentes sino complementarios. A medida queavanza la ciencia, tambin debe hacerlo el arte.

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Elementos de la Ciencia

La ciencia es conocimiento organizado. Lacaracterstica esencial de cualquier ciencia es laaplicacin del mtodo cientfico al desarrollo delconocimiento. En consecuencia, una ciencia incluyeconceptos claros, teora y otros conocimientosacumulados que se han desarrollado a partir dehiptesis, experimentacin y anlisis.

El Enfoque Cientfico

Teora

PrincipiosPrincipios Principios

MTODO CIENTFICOBsqueda de hechos y

relaciones causales Prueba de las hiptesis

Concepto

Aspectos particulares

Aspectos particulares

Aspectos particulares

Concepto

Enfoque Cientfico

Figura N 3

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El enfoque cientfico (figura N 3), requiereprimero de conceptos claros: imgenes mentalesde cualquier cosa que se forman porgeneralizaciones a partir de aspectos particulares.Estas palabras y trminos deben ser exactos,pertinentes a lo que se est analizando einformativos, tanto como para el cientfico comopara el profesional. A partir de esta base, elmtodo cientfico incluye la determinacin dehechos a travs de la observacin. Despusclasificarlos y analizarlos, los cientficos buscanrelaciones causales.

Cuando se comprueba la exactitud de estasgeneralizaciones y parecen ser verdaderas, es decir,explican la realidad, se les denominan principios.Tienen valor de predecir lo que ocurrir ensituaciones similares.

La teora es un agrupamiento sistemtico deconceptos y principios interdependientes queproporcionan una estructura. La teora en suforma ms elemental, una clasificacin, unconjunto de casilleros, un gabinete de archivo, enque se pueden acumular datos. Nada est msperdido que un dato suelto (segn Homans).

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El Papel de la Teora en la Administracin

El papel de la teora consiste en proporcionar unmedio para clasificar los conocimientosadministrativos significativos y pertinentes.

En la administracin, los principios son verdadesfundamentales que explican las relaciones entre doso ms grupo de variables, por lo general unavariable independiente y una dependiente

Tcnicas Administrativas

Las tcnicas son esencialmente formas de hacer lascosas, mtodos para lograr un determinadoresultado. Son importantes en todos los campos dela actividad. Desde luego lo son en la administracin,aunque son muy pocas las tcnicas administrativasimportantes que se han inventado.

Entre ellas se encuentra la elaboracin depresupuestos, la contabilidad de costos, laplaneacin de redes y las tcnicas de planeacin decontrol.

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El Enfoque Sistmico de la Administracin Operacional

Fig. N 4Modelo Insumo Producto

El Proceso de Transformacin Administrativa

Es labor de los administradores en transformar losinsumos en resultados (productos) en una formaeficaz y eficiente. El proceso de transformacinpuede contemplarse desde diferentes perspectivas,as es posible centrarse en funciones tan diversascomo finanzas, produccin, personal, y marketing.

Sin embargo, el enfoque ms amplio y til paraanalizar el trabajo de los gerentes consiste en usarlas funciones administrativas de planeacin,organizacin, personal, direccin y control como unaestructura para organizar el conocimientoadministrativo.