Administración

Mg. CPC. Patricio Roberto Harvey Elguera

Que es la Administración

“Diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos

cumplan eficientemente objetivos específicos”. H. Koontz

Proceso que comprende funciones y actividades laborales qué los

administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la empresa”

Elementos de la Organización

PERSONAS

TAREAS

ADMINISTRACIÓN : Proceso de Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Que es la Organización

Conjunto de personas y tecnología combinadas para alcanzar metas

Las organizaciones existen dentro de un medio ambiente

Evolución de la Administración

La administración tiene una historia, será conveniente repasar esta y ver como ha ido cambiando según el tiempo

La administración fue mutando según los requerimientos de las organizaciones y de la sociedad

Evolución de la Administración

PRIMEROS EMPRENDIMIENTOS ORGANIZADOS (dirigir personas,planear, etc.)

SIGLO XV (similitud con línea de montaje, sistema de inventario)

ACONTECIMIENTOS PREVIOS AL S XX

PIRÁMIDES EGIPTO MURALLA CHINA

CIUDAD DE VENECIA

1776-ADAM SMITH REVOLUCIÓN

INDUSTRIAL

Evolución de la Administración

1776 - ADAM SMITH LIBRO: La riqueza de las naciones

REVOLUCIÓN INDUSTRIAL 1780

DIVISIÓN DEL TRABAJO

ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO

PODER DE LAS MÁQUINAS

PRODUCCIÓN EN MASA

TRANSPORTE EFICIENTE

Teorías de la Administración

Administración científica: Taylor Teorías generales de la administración:

Fayol Comportamiento organización: Elton Mayo Enfoque sistemático Enfoque de las contingencias

Administración Científica : Taylor

Análisis del trabajo a ser realizado Tarea a ser ejecutada

Movimiento y tiempos necesarios para ello

Conclusión: El trabajo puede ser ejecutado mejor y eficientemente

a través de la subdivisión de funciones El trabajo de cada persona en la organización debería

limitarse a un única tarea o función predominante Especializo y entreno a operarios según sus

conclusiones

Teorías generales de la Administración: Fayol

Clasificó las actividades de la organización en 6 funciones:

Técnica Comercial Financiera De seguridad Contabilidad Administración

Plantación Organización Dirección Coordinación Control

Comportamiento Organizacional

Enfoque de las relaciones humanas: pensado como el área de estudio que se preocupa de las acciones (conducta de las personas) en el ELTON MAYO:

Realización de estudios:

Fábrica textil (1920): Cuarto de hilado con Alto índice de rotación. MAYO observa FATIGA, sugiere intervalos de descanso.

Western Electric (1925):Estudio sobre incidencia de la iluminación en productividad.MAYO observa que no influye este factor en el rendimiento, sino que los grupos producen más.

Comportamiento Organizacional

ConclusiónLos Estudios arrojaron nuevos conocimientos sobre el comportamiento de individuos y grupos:

Interrelaciones satisfactorias dentro de un grupo.

Sentido de pertenencia al grupo. Influencias grupales afectan conductas Seguridad laboral grupal, actitudes es

importante para la productividad.

Método Sistemático

Se analizan las organizaciones como un sistema Sistema: Conjunto de partes

relacionadas dispuestas de tal manera que producen un todo unificado.

Cerrado: No son influidos ni se relacionan con el medio ambiente.

Abierto: Interactúan dinámicamente con su entorno.

Método de las Contingencias

Definición de contingencia

Es la posibilidad de que una cosa suceda o no suceda. Algo incierto o eventual, proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la

experiencia o por la evidencia y no por la razón.

Método de las Contingencias

DefiniciónPlantea que hay una relación funcional,

entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la

organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran

variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como

variables dependientes.

Método de las Contingencias

Algunas variables del enfoque: Tamaño de la organización: A medida que

aumenta se acrecientan los problemas de coordinación, y tendrá diferente estructura una organización de 50 empleados que de 50.000.

Diferencias individuales: Influyen en las técnicas de motivación y estilos de liderazgo.

Incertidumbre ambiental: Lo que funciona en un entorno estable pude ser inapropiado en un contexto de cambio rápido.

Tendencias Actuales

Resumen

Tendencias Actuales

Globalización Ética Comercio electrónico Calidad total Administración del conocimiento Aprendizaje organizacional

Globalización

Entendemos por Globalización al proceso político, económico, social, cultural y ecológico que está teniendo lugar actualmente a nivel mundial, gracias al cual cada vez existe una mayor interrelación económica entre los diferentes países - por alejados que estén, siempre bajo el control de las grandes empresas multinacionales. Cada vez más ámbitos de la vida son regulados por el "libre mercado", la ideología neoliberal se aplica en casi todos los países con mayor intensidad y las megacorporaciones consiguen cada vez más poder

Ventajas de la Globalización

Reducción de Costos: Economía de escala: se pueden realizar aunando la

producción u otras actividades para dos o más países. Costo mas bajo de factores: se pueden lograr

llevando la manufactura u otras actividades a países de bajos costos.

Producción concentrada: significa reducir el numero de productos que se fabrican, de muchos modelos

locales a unos pocos globales.

Ventajas de la Globalización

Reducción de Costos: Flexibilidad: se puede explotar pasando la producción

de un sitio a otro en breve plazo, a fin de aprovechar el costo mas bajo en un momento dado.

Aumento de poder negociador: con una estrategia que permita trasladar la producción entre múltiples

sitios de manufactura en diferentes países, se aumenta grandemente el poder negociador de una

compañía con los proveedores, los trabajadores y los gobiernos.

Ventajas de la Globalización

Calidad Mejorada de Productos y Programas:

La concentración en un numero menor de productos y programas, en lugar de los muchos productos y programas que son típicos de una estrategia multilocal, puede mejorar la calidad tanto de los productos como de los programas.

Ventajas de la Globalización

Mas Preferencia de Los Clientes:

La disponibilidad, el servicio y el reconocimiento globales aumentan la preferencia de la clientela mediante el refuerzo.

Ventajas de la Globalización

Mayor Eficacia Competitiva:

Una estrategia global ofrece mas puntos de ataque y contraataque contra los competidores.

Globalización

Organizaciones Domesticas

Organizaciones Internacionales

Organizaciones Multinacionales

Organizaciones Transnacionales

Globalización

Organizaciones DomesticasSon organizaciones cuyo campo de acción

se desarrolla dentro del mismo país, eventualmente tienen relaciones

comerciales con empresas de otros países, por lo general son compañías pequeñas,

pero es cada vez más frecuente, la tendencia a incurrir en mercados

internacionales.

Globalización

Organizaciones Internacionales Son aquellas empresas que tienen la sede

en un solo país, pero que realizan actividades de compra y venta a nivel

internacional

Globalización

Organizaciones Multinacionales

Se reconoce este tipo de organizaciones por su participación significativa en otros países, sus objetivos están encaminados a ejercer una mayor participación en los mercados internacionales, para lo cual logran sus objetivos, abriendo plantas en otros países o a través de distribuidores

Globalización

La complejidad de administrar una corporación multinacional

1. Diferentes soberanías nacionales. 2. Condiciones económicas dispares.

3. Gente que vive con un sistema diferente de instituciones y valores.

4. Lugares que experimentan la revolución industrial en diferentes momentos.

5. Problemas geográficos.6. Mercados nacionales que varían en gran

medida en población y en área.

Globalización

El gerente debe adquirir las habilidades pertinentes para identificar los patrones culturales de cada región, cobran importancia factores como:

El idioma Las conductas culturales Las necesidades básicas

Ética

La forma en que un país se muestra ante una economía internacional, valida a cada

ciudadano a potenciar dicha ética, apocándola a nivel personal

La integridad es un valor fundamental para todos los países siendo la corrupción un

aspecto crítico que puede limitar gravemente la capacidad de la administración por cumplir

su misión

Ética

L corrupción en las economías puede debilitar el prestigio y credibilidad

Las administraciones desempeñan un papel fundamental en la capacidad de

las empresas para cumplir sus objetivos sociales y económico; por ende la ética

debe estar presente en cada uno de ellos

Ética

Las empresas deben mostrar voluntad para incluir la ética dentro de los apoyos de

procedimientos administrativos

La promoción de la ética en la administración ayuda a fortalecer las medidas estratégicas

para bien de la empresa

Es relevante que las empresas estimulen acciones que fortalezcan la ética al interior de

sus organizaciones

Comercio Electrónico

Disminución de tiempos Optimización en manejo de inventarios Reporteo eficiente Seguimiento de bienes y servicios Control de entradas y salidas de productos Rastreo en cualquier punto Mayor servicio al cliente

Calidad Total

Definición Grado en que un conjunto de

características inherentes cumplen con unos requisitos”(ISO 9000:2000)

Cumplir con los requerimientos mutuamente acordados con el

cliente”

Calidad Total

El papel de los paradigmas en la organización. Percepción: modelo a seguir, supuesto o

marco de referencia que se acepta como válido y que marca el modo en que

percibimos las cosas. Nuestra forma de pensar define cómo

hacemos las cosas. Son actitudes definidas por la forma en que

se han venido desarrollando las actividades.

Calidad Total

Competitividd ficacia

fectividad

ficiencia

Calidad Total ¿Qué es el servicio? Servir es hacer algo en

favor de otra persona.El servicio es como lo ve el cliente, no como lo ve el proveedor de dicho servicio.

¿Qué es Calidad en el Servicio?

Es el grado en el que el servicio satisface las necesidades o requerimientos del consumidor, y en lo posible excederlos, lo que implica hacer las cosas necesarias bien y a la primera, con actitud positiva y espíritu de servicio.

Calidad TotalFactores del Servicio (Evaluación del cliente)

Elementos Tangibles: Elementos Tangibles: apariencia de instalaciones, del personal, baños, equipos, exhibidores.

Cumplimiento de promesaCumplimiento de promesa: Entrega correcta y oportuna.

Actitud de servicio: Actitud de servicio: Disposición para escuchar y resolver problemas

Competencia del personalCompetencia del personal: Sí es cortés, conocimiento de la empresa y productos, si domina condiciones y políticas.

EmpatíaEmpatía: Facilidad de contacto, comunicación, gustos y necesidades.

Calidad Total

Las 4 A´s del Servicio (etapas) Atender al cliente: Atender al cliente: Identificación de las

necesidades del cliente. Aclarar la situación: Aclarar la situación: Identificación de las

necesidades del cliente. Actuar: Actuar: Satisfacer las necesidades. Asegurese de la satisfacción: Asegurese de la satisfacción: Cierre del

proceso.

Calidad Total

Definición de momento de la verdad

Es todo momento o experiencia en el que un cliente entra en contacto con nuestra empresa y que da como resultado su impresión o percepción sobre la calidad de nuestro servicio.

“Un cliente se forma 11 impresiones en los primeros 7 segundos de contacto con la

empresa”.

Aprendizaje Organizacional

Para que las empresas puedan mejorar, antes tienen que aprender...”

APRENDIZAJEAPRENDIZAJE

Proceso donde se integran conocimientos, habilidades y actitudes para conseguir

cambios y mejoras de conducta. Es una acción que toma el conocimiento como input y genera nuevo conocimiento. Se puede aplicar a: personas, equipos y

organizaciones

Administración del Conocimiento

El proceso por el que se busca construir de manera consciente, conformar y explicar el cuerpo de conocimientos dentro de la organización

Son las actividades encaminadas a la adquisición, diseminación y utilización del conocimiento por parte de los empleados para alcanzar los objetivos de la organización.

Administración del Conocimiento

Conocimiento Datos: Se refieren a hechos, cifras, nombres y

direcciones.Una agencia de automóviles mantiene registros de número de unidades vendidas, modelos, colores y detalles de los propietarios.

Información: Datos “procesados”, interpretados y presentados en una forma útil, quizá con una explicación sobre la forma de utilizarlos o dentro de un contexto.

“ En la primavera del año pasado, hubo un aumento del 20% en el número de automóviles familiares adquiridos por hombres de 30 a 49 años”

Administración del Conocimiento

Conocimiento: Es más que datos e información, abarca a sí mismo

Creencias y valores, creatividad, juicio, habilidades y experiencia, teorías, reglas, relaciones, opiniones, conceptos, experiencias previas.

Estos elementos se utilizan para convertir la información en conocimiento.

El conocimiento ayuda a manejar situaciones, realizar tareas y actividades complejas, aprender de las experiencias y refinar las conductas futuras en consecuencia.

En la organización, este conocimiento se combina con el de los demás empleados, para contribuir al éxito de la empresa.

Administración del Conocimiento

Conocimiento explícito Puede describirse, documentarse y comunicarse

entre personas. El conocimiento puede comunicarse indirectamente en forma de textos, videos, sonido, software, entre otros.

Proceso para rembolsar gastos a los empleados, configurar una computadora.

Conocimiento tácito Proviene de las experiencias personales de alguien, y

se ve afectado por sus creencias, valores y perspectiva. No es visible o no se documenta, y necesita una comunicación más personal y directa.

Explicar y analizar la capacidad de manejar con eficacia a un cliente inesperadamente molesto o abusivo, con base a técnicas y experiencias aprendidas en varias ocasiones.

Administración del Conocimiento

Adquisición Resolución de problemas, información histórica,

capacitación y entrenamiento, asesoría externa, relaciones con clientes y proveedores, libros, revistas, Internet

Diseminación Manuales, capacitación, pláticas informales

Utilización Resolución de nuevos problemas, mejorar

procesos, ofrecer mejor servicio al cliente, Desarrollar nuevos productos y o servicios

Administración del Conocimiento

Memoria OrganizacionalEs el lugar donde se almacena el

conocimiento organizacional generado en el pasado para utilizarlo de forma

racional en el presente y en el futuro, con la característica de que este

repositorio sea fácil de accesar por todos los miembros de la organización.

Aprendizaje Organizacional

Proceso donde se integran conocimientos, habilidades y actitudes para conseguir

cambios y mejoras de conducta. Es una acción que toma el conocimiento como input y genera nuevo conocimiento. Se puede aplicar a: personas, equipos y

organizaciones.

Aprendizaje Organizacional Actividad social donde el conocimiento y las

habilidades se ponen en práctica, se critican y son integradas como oportunidades para optimizar el aprendizaje y efectividad en el ámbito laboral.

Aporte activo de las personas que inician procesos a través del cual exploran, descubren nuevos conocimientos a partir del quehacer cotidiano en la búsqueda de respuestas y soluciones a problemas definidos en conjunto.

Características del Aprendizaje Organizacional

Tienen que surgir nuevas ideas (de la creatividad, percepción, o desde el exterior de la empresa).

El aprendizaje en la empresa es un proceso que se va desarrollando en el tiempo.

El aprendizaje organizacional desarrolla actividades tangibles: nuevas ideas, innovaciones en programación, nuevos métodos de dirección y herramientas para cambiar la manera como la gente realiza su trabajo.

Características del Aprendizaje Organizacional El proceso recompensará a la organización

con niveles más altos de diversidad, compromiso, innovación y talento.

Se debe desarrollar una cultura de apertura, crear nuevas relaciones de

autoridad, en donde se muestren más vulnerables los unos a los otros y se pueda ver como cada persona a contribuido a los

éxitos y fracasos de la organización(ambiente con un alto grado

de confianza).

Objetivos del Aprendizaje Organizacional

Incrementar la capacidad de una persona para tomar decisiones efectivas.

Desarrollar nuevo conocimiento que tengan potencial para influenciar el comportamiento organizacional.

Solución de problemas para el desarrollo o mejoramiento de procesos y productos.

Aprendizaje Organizacional

CONCEPTUALIZAR (3)

HACER (1)

REFLEXIONAR (2)

DECIDIR (4)

Implementación del Implementación del Aprendizaje Organizacional Adquisición de información: Fomentar

sentimiento de exploración de la mayor cantidad de datos pertinentes a las situaciones a las cuales se enfrenta la misma diariamente.

Diseminación de la Información: Aplicarse una educación continua.

Interpretación y utilización de la información compartida: Fomentar la operatividad a partir de los conocimientos brindados a la organización

Características con Aprendizaje Organizacional Valores como: iniciativa, innovación, flexibilidad,

incentivos se hallan arraigados en la cultura de la organización e incluidos en los sistemas de recompensas y evaluación.

El respaldo de la alta dirección es patente y sólido.

Hay mecanismos y estructuras para apoyar y alimentar las ideas generadas por quienes se hallan en niveles inferiores de la organización.

El conocimiento y la información se difunden o se ponen a disposición de todos los que la necesitan, y se alienta a la gente para que los aplique en su trabajo.

Características con Aprendizaje Organizacional Se invierten recursos para promover el aprendizaje en

todos los niveles. Se delega autoridad en los empleados para que

resuelvan problemas y para que busquen mejores maneras de hacer su trabajo.

Se subraya igual el desempeño de corto y largo plazos de la organización.

Hay un deseo profundo de toda la organización de desarrollar y perfeccionar el conocimiento sobre el funcionamiento de las cosas, la adaptación al ambiente y la consecución de los objetivos organizacionales.

La gente no le teme a las equivocaciones.

Barreras en el Aprendizaje Organizacional Barreras culturales:Tabúes, deseo de ser “práctico”

y “económico” sobre todas las cosas.

Barreras del medio ambiente: Falta de cooperación y confianza entre colegas, jefes autocráticos que no reconocen ni recompensan las ideas de otros, falta de apoyo para llevar a cabo las ideas, castigos por arriesgarse a proyectos que no funcionaron.

Barreras intelectuales: Preponderancia en el pensamiento lógico, superficialidad en la solución de problemas,prejuicios, fuerte tendencia a utilizar sólo aquello que ha funcionado.

Barreras en el Aprendizaje Organizacional Problemas de percepción: Poca claridad al

momento de resolver un problema, en donde en ocasiones se limita demasiado el problema, perdiendo el todo, inhabilidad de separar el problema básico de una serie de problemas que lo relacionan o la dificultad de identificar la causa y el efecto, falla al usar todos los sentidos al observar el problema.

Barreras emocionales: temor a equivocarse, fallar, arriesgarse, falta de retos, miedo y desconfianza hacia supervisores, asociados u subordinados, indisposición para tomar atajos en busca de una solución, actitudes negativas hacia nuevas ideas, etc.

Implementación con el Aprendizaje Organizacional Adquisición de información: Fomentar

sentimiento de exploración de la mayor cantidad de datos pertinentes a las situaciones a las cuales se enfrenta la misma diariamente.

Diseminación de la Información: Aplicarse una educación continua.

Interpretación y utilización de la información compartida: Fomentar la operatividad a partir de los conocimientos brindados a la organización