DIVISION ORGANIZACIONAL:

El Departamento.

Para organizar una empresa hay que establecer departamentos la palabra departamento designa un rea, divisin o sucursal especifica de una organizacin sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeo de actividades.

Un departamento puede ser, la divisin de produccin, el departamento de ventas, la sucursal de la costa Oeste, la seccin de investigacin de mercado, o la unidad de cuentas por cobrar.

En algunas empresas la terminologa departamental se usa con libertad, en otras en especial las grandes, esta es ms estricta porque indica relaciones jerrquicas. As un vicepresidente puede encabezar una divisin; un director, un departamento; un gerente, una sucursal y un jefe, una seccin.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y EL AMBITO DE LA ADMINISTRACIN

El propsito de organizar es hacer efectiva la cooperacin humana, los niveles organizacionales son la limitacin del mbito de administracin. En sntesis los niveles organizacionales existen porque hay un limite de personas que un gerente puede supervisar con efectividad a veces este limite varia dependiendo de las circunstancias. Un amplio mbito de administracin se asocia con pocos niveles.

Organizacin con tramos estrechos:

Ventajas

Desventajas* Supervisin estrecha * Los superiores tienden a

* Control estricto Involucrarse en exceso en

* Comunicacin rpida entre el Trabajo de los subordinados

* Subordinados y superiores * Muchos niveles administrativos

Organizacin con tramos amplios

Ventajas

Desventajas

* Los superiores se ven

*Tendencia de los superiores

Obligados a delegar

sobrecargados de trabajo * Se debe establecer polticas

a convertirse en cuellos de

Claras

botella en las decisiones.

Los subordinados deben ser

* Riesgo de prdida de Seleccionados con sumo

control para el superior Cuidado

* Se requiere de admires.

Administradores de Calidad

excepcionales PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES:

Se considera a la organizacin y a la divisin por departamentos como fines en si mismos y medir la efectividad de las estructuras de la organizacin con claridad e integridad en los departamentos y los niveles departamentales.

La divisin de actividades no son deseables por completo en s mismos, en primer lugar, los niveles que crean en una empresa son costosos, porque mientras mas y mas crece, mas esfuerzo y dinero son dedicados a administrar, debido a que hay que crear gerentes adicionales y el personal que los asiste en la coordinacin de actividades departamentales, as como tomar en cuenta el gasto que repercute la instalacin de ellos en la empresa. Los contadores llaman a estos costos: Gastos indirectos.

La produccin real se logra por empleados de fbrica, ingeniera o ventas, que son o podran ser contabilizados como mano de obra directa. Los niveles por encima de la lnea de fuego estn dotados de gerentes cuyos costos seria deseable eliminar, si en realidad esto fuera posible.

En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicacin dentro de una empresa, porque cuando existe muchos niveles tiene ms dificultad para comunicar sus objetivos, planes y polticas hacia abajo, siguiendo la estructura organizacional; a diferencia de una empresa donde el gerente principal se comunica con sus empleados de manera directa. En este tipo de organizaciones existe una problemtica con el flujo de la informacin, porque ocurren omisiones y malas interpretaciones mientras la informacin fluye lnea abajo.

Los niveles as como complican la informacin hacia abajo, sucede de igual manera hacia arriba, al complicar la comunicacin desde la Lnea de Fuego a los comandantes superiores, lo que es igual de importante que la comunicacin descendente. Con esta problemtica llegamos a la conclusin de que los niveles son Filtros de la informacin.

Por ultimo, los numerosos departamentos y niveles complican la planeacin y el control porque un plan puede estar muy bien definido y estar completo al ms alto nivel pero pierde coordinacin y claridad al ser subdividido a niveles inferiores. El control se vuelve ms difcil conforme se agregan niveles y gerentes esta situacin de complejidad en la planeacin y la dificultad de comunicacin son los que le dan ms importancia al control.

LA POSICIN DE LA ADMINISTRACIN OPERATIVA:

UN ENFOQUE SITUACIONAL.

El enfoque de la escuela clsica al mbito de la administracin se ocupa de especificar el nmero de subordinados para un mbito efectivo. Los tericos de la administracin asumen que hay demasiadas variables subyacentes en una situacin administrativa como para especificar un nmero concreto de subordinados que un gerente puede supervisar con efectividad. Porque el nmero exacto depender del efecto de factores subyacentes.

En otras palabras hay que buscar cual es la gua dominante actual que es la causante del tramo limitado en situaciones individuales con los subordinados. Examinando que consume el tiempo de los gerentes en su manejo de relaciones con los subordinados superiores y reducir estas presiones de tiempo, es una herramienta poderosa el determinar como puede extender el mbito sin destruir una supervisin efectiva.

FACTORES QUE DETERMINAN UN AMBITO EFECTIVO:

El nmero de subordinados que un gerente puede administrar con efectividad depende del efecto de los factores subyacentes. Aparte de las capacidades personales que son una fcil comprensin, llevarse bien con otras personas y comandar con lealtad y respeto, pero el factor de mayor importancia es la habilidad de un gerente de reducir el tiempo que dedica a sus subordinados.

NECESIDAD DE EQUILIBRIO

Los gerentes pueden llegar a tener ms subordinados, que los que pueden administrar con efectividad, aun cuando deleguen autoridad, realicen capacitacin formulen planes y polticas claras y adopten tcnicas de control y comunicacin eficiente.

Lo que se requiere es un equilibrio ms preciso, ampliar mbito y reducir el nmero de niveles puede ser la respuesta en algunos casos; lo contrario puede ser la respuesta en algunos casos; lo contrario puede ser valido en otros. Debemos equilibrar todos los costos de adoptar un proyecto u otro, no slo los costos financieros, sino los costos en la moral, el desarrollo personal y la consecucin de los objetivos de la empresa.

TABLA 7.1 Factores que influyen en el mbito administrativo

mbitos estrechos (mucho tiempo dedicado a los subordinados)mbitos amplios (poco tiempo dedicado a los subordinados)

* Poca o ninguna capacitacin de los subordinados* Plena capacitacin de los subordinados

* Delegacin de autoridad poco clara* Delegacin clara y tareas bien definidas

* Planes poco claros para operaciones no repetitivas* Planes bien definidos para operaciones repetitivas

* Objetivos y estndares no verificables* Objetivos verificables usados como estndares

* Cambios rpidos en ambientes internos y externos* Cambios lentos en ambientes externos e internos

* Uso de tcnicas de comunicacin malas o inapropiadas, instrucciones vagas* Uso de tcnicas apropiadas como una estructura de organizacin y comunicacin oral y escrita formales

* Interaccin ineficaz del superior y el subordinado* Interaccin efectiva entre el superior y el subordinado

* Reuniones ineficaces* Reuniones efectivas

* Mayor nmero de especialidades en los niveles medio y bajo* Mayor nmero de especialidades en los niveles superiores (altos gerentes preocupados por el ambiente externo)

* Gerente incompetente y no capacitado * Gerente competente y capacitado

* Tarea Compleja* Tarea sencilla

* Falta de disposicin de los subordinados a aceptar responsabilidades y riesgos razonables* Disposicin de los subordinados a aceptar responsabilidades y riesgos razonables

* Subordinados inmaduros* Subordinados maduros