Algo sobre redaccion

Algo sobre redacción

Dra. Nitza I. Cortés

Hola

Dra. Nitza I. Cortes 2

Objetivos

Al finalizar, el estudiante debe:

Saber redactar documentos de oficina como la carta, memorando, entre otros.


Introducción

Es bien sabido que un escrito influye favorablemente en el lector. Para conseguir la impresión y reacción positiva que se desea, el redactor ha de aplicar las normas y principios de la redacción correcta. Cada uno de los géneros o clases de comunicaciones escritas tiene sus normas de estilo y unos principios para la redacción y composición del mensaje que deben seguirse.


Requisitos

1. Claridad – redactar el mensaje para que se entienda.

2. Brevedad – expresar el máximo de ideas con un mínimo de palabras.

3. Precisión – expresar las ideas sin rodeos.4. Corrección – aplicar las reglas

gramaticales, de puntuación y de lenguaje; usar un tono respetuoso.


Requisitos cont. 5. Totalidad – transmitir el mensaje

completo sin dejar lagunas.6. Originalidad – utilizar el sello de su

personalidad.


Importancia de la redacción correcta de documentos en la comunicación empresarial

1. Motivo – por qué escribimos la carta.2. Mensaje – lo que vamos a redactar.

Puede ser una idea, pensamiento, etc. Es bien importante la ortografía, puntuación, acentuación y buena organización de las ideas en oraciones y párrafos.


Importancia de la… cont.

3. Orden – la colocación de oraciones y párrafos debe seguir una secuencia lógica de acuerdo con el tema o asunto de cada párrafo. Por lógica se entiende pensar correcto en el siguiente orden:

• Identificar el asunto, problema o tema para poder escribir; preguntarse, qué voy a decir.• Cómo lo voy a decir, son los detalles

relacionados con el tema en diferentes párrafos. • A quién lo voy a decir.



4. Redacción – se utiliza lenguaje sencillo, claro, conciso, correcto, preciso, natural y agradable al lector.

5. Evaluación – permite hacer cambios en el orden de las oraciones, corregir, revisar, añadir y eliminar.



6. Presentación – el trabajo cotejado, corregido, editado e impreso en computadora en correcta ortografía, siguiendo las reglas de acentuación, puntuación, sintaxis, estilo y formato.


Términos comerciales

Quedamos de usted

En el día de hoyAgradezco de

antemanoAdjunto le incluyoA la espera deMe despido

AtentamenteHoyAgradezcoAdjunto o IncluyoEspero,

esperamosCordialmente,

Atentamente

Anticuados

Modernos


Cartas comerciales

ConsultaPedido o SolicitudRemesaCréditoCobroReclamación

RecomendaciónAgradecimientoFelicitaciónVentasSolicitud de

EmpleoRenuncia


Carta de consultaSolicita información acerca de

personas, artículos o viajes.

Personas: responsabilidad, puntualidad, honradez, tiempo que tiene trabajando, salario, estudios, etc.

Artículos: precios, calidad, marcas, garantías, términos de pagos.


Carta de consulta cont.

Viajes: costo, horarios, recorrido, documentos, forma de pagos y otros.

Características:Breve, clara, concisa y cortés.


Carta de pedido o solicitud

Requiere información sobre la mercancía, artículo o servicio que se interesa, descripción del mismo, cantidad, referencia, precio por unidad y precio total. También se necesita conocer las condiciones de pago de esa negociación, formas de embarque como aéreo, marítimo, terrestre, empaque, embalaje, cargos de flete y otros que creas pertinente.


Carta de pedido cont.

Bosquejo:

1. Solicitud de despacho, servicio o artículo deseado.

2. Descripción del mismo, precio y condición de pago.

3. Agradecimiento.


Carta de remesa Va acompañada de envío de dinero para pagar mercancía o servicio prestado y agradecerlo. Esta carta es corta con un máximo de dos párrafos, pero debe ser bien específica y exacta.

Bosquejo:1. Específica número del cheque o giro,

cantidad y banco.2. Despedida (agradecimiento).


Carta de crédito

Se solicita crédito para establecer un negocio, proyecto, comprar mercancía, pagar por algún servicio; también para solicitar información de crédito de algún futuro cliente. Antes de otorgar un crédito, hay que reunir suficientes referencias sobre la persona que lo solicita para no darlo a “ciegas”.


Carta de crédito cont.

Bosquejo:

1. Necesidad del crédito y cantidad o solicitud de información de crédito sobre alguien.

2. Garantías y referencias a ofrecer.3. Agradecimiento por la prestación del

crédito o por la información requerida sobre alguna persona.


Carta de cobroSe cobra para liquidar una cuenta vencida, ayudar y retener al cliente. Debido a lo difícil de este asunto, esta comunicación requiere mucho tacto, trato cordial y cortesía.

Bosquejo:1. Recordar fecha vencimiento y cantidad

adeudada.2. Solicitud de envío y ofrecimiento de ayuda.3. Agradecimiento.


Carta de reclamación

Muestra la inconformidad de un cliente por un mal servicio, como demora, un producto defectuoso, mal empacado o de mala calidad, un error en la cantidad de mercancía enviada o en la facturación. Esta debe ser: breve, clara, amistosa y diplomática.


Carta de reclamación cont.

Bosquejo:

1. Origen o referencia del reclamo.2. Explicación detallada del mismo.3. Acción a tomar, ofrecer alguna

solución.4. Despedida.


Carta de recomendación

Se envía información específica sobre quien se recomienda, y deberá probar que la persona sirve para el cargo. Se deja saber al destinatario la ganancia que obtiene al contratar a la persona recomendada. Al especificar las cualidades de ésta, se debe notificar su preparación académica, experiencia y el tiempo que la conoce.

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Carta de recomendación cont.

Bosquejo:

1. Introducción de quien se recomienda.

2. Datos específicos sobre funciones realizadas.

3. Preparación académica y recomendación.

Dra. Nitza I. Cortes


Carta de agradecimiento

Se reconoce lo que alguien hace por uno o por la empresa. Es un mensaje de buena voluntad con un tono afectuoso, sincero, natural y amistoso de manera que el destinatario se sienta importante.


Carta de agradecimiento cont.

Bosquejo:

1. Origen del agradecimiento por una buena labor, proyecto, alguna sugerencia recibida, por pagar a tiempo, etc.

2. Solidaridad hacia el destinatario.3. Despedida.


Carta de felicitación

Es un mensaje social, profesional y de alegría, y se envía con el propósito de apoyar, testimoniar y solidarizarse con el destinatario por algún logro, premio o promoción obtenida. Además, ayuda a integrar a la compañía con sus clientes para mantener buenas relaciones personales y profesionales creando buena voluntad en el destinatario.


Carta de felicitación cont.

Bosquejo:

1. Motivo del mensaje.2. Demuestra su alegría,

solidaridad y le desea éxito.3. Felicitar por la situación

acontecida.


Resumen

Al momento de redactar documentos comerciales es importante seguir los requisitos y consejos prácticos que son comunes en la redacción de todo tipo de comunicación. Adicional, considerar los términos comerciales anticuados y modernos.


Referencias

Arraiza, M. (2003). Guía práctica para redacción comercial directa a la computadora. Publicaciones Puertorriqueñas.

Quiñones, J. y Acosta, M. (2010). Guía de consulta para el personal de oficina. Publicaciones Puertorriqueñas.

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