Analaura

Sistema Integrado de Gestión

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS

Versión 4

Código: GA.3.19.02.07

Proceso: Gestión Administrativa - GA

Noviembre de 2010

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS

Código: GC.3.19.02.07

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 2 de 9

“UNA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE CARA AL FUTURO”

1. OBJETIVO

Garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte.

2. ALCANCE Aplica para realizar las actividades de planeación, organización y control del mantenimiento de las instalaciones y equipos en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte.

3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento “Mantenimiento”, se encuentra documentada en el normograma vigente IG.1.19.01.03.

4. DEFINICIONES Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

MANTENIMIENTO: Es el conjunto de actividades desarrolladas con el fin de conservar la infraestructura (equipos, instalaciones) en condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y económico.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Consiste en corregir las fallas de infraestructura o equipos cuando estas se presentan.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Actividades que se realizan periódicamente y en forma planificada a la infraestructura y equipos, con el fin de prevenir fallas improvisadas y asegurar su correcto funcionamiento.

5. CONDICIONES GENERALES

a. Las fichas técnicas de los equipos, estarán compuestas por los datos básicos

del equipo y su historial de mantenimiento.


Código: GC.3.19.02.07

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 3 de 9


b. Las solicitudes para mantenimientos correctivos y/o preventivo deben ser escritas y diligenciadas en el formato Código: GA.3.19.04.21

c. Una vez prestado el servicio sea preventivo o correctivo, la orden de servicio es firmada a satisfacción por quien está encargado del área o quien solicito el mantenimiento.

d. El Plan de Mantenimiento se encuentran escrito y disponible en el área de

Servicios Generales. En el caso en que no se pueda cumplir el plan de mantenimiento por razones técnicas o presupuesto este debe de ser reprogramado y consignado en dicho plan.

e. Las personas encargadas de realizar el mantenimiento siempre deben tener en

cuenta las recomendaciones del fabricante y/o del proveedor.

f. Se realizarán inventarios cada tres (3) meses de insumos y materiales de aseo y cada seis (6) meses de materiales de ferretería mediante formato GA.3.19.04.26

g. Se realizará control de salida de insumos y materiales de aseo y ferretería

mediante el formato GA.3.19.04.24, cada vez que se requieren

h. Se realizará control de préstamo de herramientas para trabajos realizados mediante el formato préstamo de herramientas GA.3.19.04.25.

i. Sera responsabilidad de los coordinadores de las aéreas y laboratorios la

planificación control y seguimiento del plan de mantenimiento de los equipos que hacen parte de cada una de estas áreas, en coordinación con el área de mantenimiento de la Institución, de igual forma ellos estarán encargados de hacer el plan de control de los equipos de seguimiento y medición cuando estos se encuentren relacionados con la conformidad de servicio y/o producto entregado al Usuario y/o Beneficiario.

j. Independiente de quien realice el mantenimiento se deben llenar los registros

de soporte (servicio de mantenimiento y/o hoja de vida de activo).


Código: GC.3.19.02.01

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 4 de 9


5.1 Descripción Gráfica Detallada.

1 Resolución 303: Por medio de la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes propiedad planta y equipos de la Escuela Nacional del Deporte.

N° DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL - REGISTRO

1.

Actualice el inventario de las instalaciones, equipos, de la IU-END. En el caso de que sean equipos nuevos para la institución, codifique conforme resolución 303

1 del

29/10/ 2004 y repórtelo a contabilidad. Informe a la oficina de Servicios Generales o a Sistemas según el caso, el ingreso del bien para el levantamiento de la hoja de vida. Entregue los manuales y demás documentos del activo adquirido a la oficina de Servicios Generales o Sistemas según el caso

Técnico operativo - Almacén

Hoja de vida del activo. Planos de instalaciones

Anual o cada que ingrese un activo

Inventario Actualizado.

2

Cree la hoja de vida y registre los datos básicos del equipo, que debe contener la información general e historial de intervenciones realizadas tanto a los equipos como a las instalaciones locativas

Profesional Universitario – Sistemas.

Apoyo a Servicios Generales.

Manual del equipo

Cuando se adquiera el equipo

Hoja de vida GA.3.19.04.20- diligenciada.

3.

Elabore e implemente el plan de Mantenimiento preventivo, de conformidad con las hojas de vida de equipos e instalaciones. Los planes y cronogramas de mantenimiento preventivo se deben definir basados en la hoja de vida de los equipos, redes, planta e instalaciones. Teniendo en cuenta las recomendaciones del fabricante, uso del equipo y eventos que se presentan durante el uso.

Profesional Universitario – Sistemas.

Apoyo a Servicios Generales.

Plan de mantenimiento preventivo. Formato GA.3.19.04.22

Anual

Seguimiento plan de mantenimiento GA.3.19.04.22

Actualice el inventario e identifique los activos

nuevos.

Creación de hoja de vida del activo

1

Establezca los planes de mantenimiento


Código: GC.3.19.02.01

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 5 de 9


2 Responsable del Mantenimiento: Las labores son realizadas por los técnicos de mantenimiento que prestan su servicio a la IU-END y en algunos casos

como mantenimientos especializados, son contratados externamente.


SOPORTE FRECUENCIA


4.

Reciba las solicitudes de prestación de servicio de mantenimiento y coordine con el área responsable del equipo la disponibilidad de tiempo y defina el responsable que realizara el mantenimiento

2,

Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales.

Formato servicio de mantenimiento GA.3.19.04.21 y/o hoja de vida de activo. Formato GA.3.19.04.20

Según solicitud

Formato servicio de mantenimiento. GA.3.19.04.21

Hoja de vida de activo. – Diligenciados GA.3.19.04.20

5

El mantenimiento a realizar es? 1. Preventivo 2. Correctivo

Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales .

Formato Código: GA.3.19.04.21 (solicitud de servicio de mantenimiento)

Según requerimiento

N/A

6

Detecté la necesidad del mantenimiento correctivo por la falla presentada, diligencie el formato solicitud de servicio. Determine si la actividad puede realizarse con personal interno o es necesario contratar externamente.


Formato Código: GA.3.19.04.21 (solicitud de servicio de mantenimiento)


GA.3.19.04.21 diligenciado

Preventivo Correctivo

1

Recibo y asignación del servicio

2

Solicite mantenimiento correctivo

El Mantenimiento es?

7


Código: GC.3.19.02.01

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 6 de 9



SOPORTE FRECUENCIA


7

Determine los repuestos requeridos, verifique primero la existencia en el almacén.

Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales .

Inventarios GA.3.19.04.26


GA.3.19.04.26

8

Requiere insumos y/o mantenimiento externo ? Si: Pase solicitud a la oficina de compras conforme al manual de contratación No: preste el servicio de mantenimiento

Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales

Formato Código: GA.3.19.04.21 (solicitud de servicio de mantenimiento) y GA.3.19.04.24 (entrega de insumos y materiales de ferretería)

Según requerimientos

N/A

9

Realice solicitud de compra o contratación del servicio a la Oficina correspondiente.


Formato Código: IG.1.19.04.02 (solicitud de bienes o servicios)

Según requerimientos

Oficina de Bienes y Servicios

No

Si

Verificación de existencia de insumos

Realice solicitud

2

3

10

Requiere Contratación?


Código: GC.3.19.02.01

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 7 de 9



SOPORTE FRECUENCIA


10

Reciba los repuestos y ejecute el mantenimiento con forme al Plan de Mantenimiento y las guías o instructivos que tienen los equipos y/o planes de mantenimiento.

Apoyo a Servicios Generales .

Formato código GA.3.19.04.20 y/o GA.3.19.04.21 (recibo de servicio)


GA.3.19.04.20 GA.3.19.04.21

11

Realice entrega del mantenimiento del equipo o instalación y solicite verificar al responsable del equipo su funcionamiento y el estado a la entrega. Esta actividad también aplica para servicios contratados.


Formato GA.3.19.04.20 y GA.3.19.04.21

(hoja de vida de equipo y solicitud servicio de mantenimiento)


GA.3.19.04.20 GA.3.19.04.21 diligenciados

12

Ejecute el mantenimiento

3

Entrega del servicio de mantenimiento

Fin


Código: GA.3.19.02.07

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 8 de 9


6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Este procedimiento será elaborado por el Jefe de Servicios Generales, revisado por Vicerrectoría Administrativa cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta las conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

7. FORMATOS ASOCIADOS

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES

NOMBRE DEL FORMATO CODIGO

Hoja de vida de equipos GA.3.19.04.20

Solicitud de servicio de mantenimiento GA.3.19.04.21

Plan de mantenimiento GA.3.19.04.22

Listado o inventario maestro de equipos GA.3.19.04.23

Salida De Insumos Cafetería y/o Materiales GA.3.19.04.24

Préstamo herramienta GA.3.19.04.25

Inventario de insumos y/o materiales GA.3.19.04.26

Aprobación del Documento

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaboró Rafael Eduardo Laverde Contratista Of. Servicios Generales

18/11/2010

Revisó María Isabel Andrade García

Vicerrectora Institución Educativa Administrativa,

22/11/2010

Aprobó José Fernando Arroyo Valencia

Rector 26/11/2010


Código: GA.3.19.02.07

Fecha: 26/11/2010

Versión: 4

Página 9 de 9


Control de los Cambios

Versión No.

Fecha de Aprobación

Descripción de los Cambios Justificación del cambio

1 05/09/2008 Ajuste del desarrollo del procedimiento y los riesgos que lo afectan.

Representante de la Calidad

2 18/10/2009

Se retiran los riesgos del proceso y se establecen en el documento mapa institucional de riesgos IG.1.19.01.04. Se revisa y ajusta el procedimiento.

Gestión de calidad

3 18/11/2009

Se revisa y ajusta el procedimiento. Se ajusta el numeral 3 Se revisan las actividades de la descripción grafica.

Revisión del proceso.

Analaura

Documents

Transcript of Analaura