Analisis Funcional de Un Sistema Estadistico Ideal

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IASI, Estadstica, junio de 1979 ANALISIS FUNCIONAL DE UN SISTEMA ESTADISTICO IDEAL1 En esta ponencia se trata de presentar un modelo general de anlisis funcional del sistema estadstico, esto es, identificacin de los principales procesos componentes de esos sistemas, los insumos y productos, las regiones comunes entre las funciones y sus mecanismos de control. El objetivo que se persigue con esta forma de presentacin es ofrecer un modelo que, comparado con una situacin concreta determinada, pueda poner de relieve elementos omitidos o dbiles. Es decir, el sistema es ideal en el sentido de que todos los componentes estn desarrollados y en funcionamiento. Debemos destacar varios puntos: a.- No es accidental el uso del trmino sistema estadstico en lugar de oficina estadstica. No se hacen suposiciones sobre el tipo de organizacin del sistema, en particular si es centralizado o descentralizado. Cada autor da al trmino sistema estadstico un sentido diferente, lo utilizamos aqu en su sentido restringido, es decir, como la suma de todas las funciones que cumplen los organismos estadsticos exceptuando, por ejemplo, los usuarios externos de las estadsticas y los informantes. Tal vez hubiera sido ms adecuado hablar de servicio estadstico pero hemos querido poner nfasis en el funcionamiento de este servicio como un sistema. b.- Los artculos y debates generales sobre organizacin del servicio estadstico giran, en gran parte, alrededor del tema de la centralizacin versus la descentralizacin. Hay otras cuestiones que tambin influyen en esa organizacin: i.- El sistema poltico y la organizacin gubernamental. ii.- El ambiente sociocultural del pas (por ejemplo, la aceptacin pblica u otra del registro de las personas), iii.- La estructura econmica, iv.- El nivel de desarrollo tcnico. v.- El tipo y la calidad de los recursos humanos disponibles. Por lo dems, es bien sabido que la lnea de organizacin, cualquiera sea, slo puede proporcionar la ms rudimentaria indicacin de la manera como el servicio estadstico lleva a cabo realmente sus actividades, o sea, de modo de funcionar. Dado que los factores mencionados difieren probablemente en cada pas y a travs del tiempo, y reciben distintas ponderaciones en los planteos organizacionales, lo antedicho sugiere que un mtodo general fructfero para comprender el funcionamiento del servicio estadstico podra entraar un tipo de anlisis de funciones. Considerada como sistemas en lugar de unidades organizacionales. Una vez identificado el sistema con todos sus componentes, se puede analizar cualquier organizacin que exista dentro del contexto de ese sistema para determinar su fuerza, debilidades, lagunas, etc.1

Traduccin de Funcional Anlisis of An Ideal Statiscal System ponencia preparada por Ivan P.Fellegi, con la contribucin de G.J. Brackstone, D.J. Dodds, M.R. Hubbard E. Outrata y W.M. Podehl, de Statistics Canada, para el Seminario sobre los Servicios Estadsticos dentro de 10 aos, realizado bajo el patrocinio de la Conferencia de Estadsticos Europeos, en Washington. D.C. en el mes de marzo de 1977.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 c.- El anlisis procede de una manera jerrquica, comenzando con el sistema estadstico global y continuando, en sucesivas etapas, con sus subdivisiones (llamadas funciones y subfunciones, aun cuando podran tambin llamarse procesos componentes). El mtodo particular de divisin de las funciones est basado en los insumos y productos. Por consiguiente, lo que surge del anlisis est mucho ms orientado, hacia el proceso que, por ejemplo, hacia la organizacin. Se ponen de relieve as interrelaciones, incluyendo causalidades, tanto dentro del sistema como con el mundo exterior. d.- Adems de los insumos y productos de cada funcin hemos tratado de identificar los controles de cada una. Deseamos subrayar que en esta ponencia control es un trmino de sistema y no exclusivamente de administracin. Por consiguiente se debe entender que el control de una funcin o subfuncin es el mecanismo que asegura que un proceso determinado lleva a cabo la funcin que tiene asignada en armona con el resto del sistema. Para cada funcin (proceso) identificamos, cuando corresponde, puntos de verificacin en los que debe aplicarse la funcin de control y tambin los instrumentos y criterios mediante los cuales el control evala cada funcin. El diagrama sumario de sistemas, anexo a esta ponencia, no muestra explcitamente el mecanismo de control, no obstante, en el texto, se subraya su existencia y mtodo de operacin. e.- Dado el nfasis que en esta ponencia se da al proceso, no se examinan especficamente las actividades administrativas generales (es decir, aquellas que no guardan una relacin especfica con la supervisin de funciones particulares). Entre otras, esas actividades administrativas incluyen administracin financiera, administracin de personal, capacitacin y en general, actividades relativas al mantenimiento de una adecuada capacidad. f.- Superpuesta sobre la estructura orientada funcionalmente debe existir tambin una funcin global de integracin-coordinacin. Solamente algunos aspectos de ese tipo de funcin se pueden describir formalmente dentro del presente enfoque- aquellos con insumos y productos especificables. Sin embargo, se entiende que las consideraciones respecto a la integracin, dado su carcter global, alcanzan a todo el sistema estadstico ideal y a la mayora de sus funciones componentes. La ponencia pone de relieve aspectos ms concretos de la integracin. g.- En la lectura de las secciones siguientes es importante recordar que nuestro objetivo es describir las funciones del sistema estadstico y no su organizacin. Hemos tratado en lo posible de no utilizar trminos que tengan fuertes connotaciones organizacionales. Sin embargo, cuando no lo hemos podido evitar, el lector debe interpretar dichos trminos como descripciones de funciones y no identificacin de unidades organizacionales. No se debe inferir que una subfuncin particular es (ni tampoco que debera ser) responsabilidad exclusiva de una unidad organizacional dada. Por el contrario, creemos que muchas de las subfunciones slo se pueden llevar a cabo con xito mediante equipos interdisciplinarios. Recprocamente, cualquier unidad organizacional desempear, en general, un papel esencial en varias de las subfunciones identificadas aqu.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 ANALISIS FUNCIONAL Para comprender nuestro enfoque, es fundamentalmente reconocer la diferencia que existe entre la lineal de organizacin y el punto de vista funcional presentado en esta ponencia. El entendimiento de que las funciones y los procesos son muy diferentes de la organizacin facilita la identificacin de las necesidades de mecanismos y procedimientos para asegurar que la institucin cumplir, colectivamente, todas las funciones necesarias. II. EL SISTEMA GLOBAL En La presente ponencia se ha supuesto que el objetivo del sistema estadstico global es proporcionar al pblico (incluyendo en ste todos los niveles de gobierno) informacin coherente, apropiada, oportuna, bien comprensible y fcilmente accesible, sobre las estructuras, procesos y actitudes econmico-sociales. La expresin informacin estadstica abarca datos estadsticos (nmeros), informacin sobre el grado de confianza de talos datos, documentacin del proceso utilizando en la recopilacin de datos, comentarios y anlisis. (1) Como dijimos en la introduccin, no se interpreta necesariamente este sistema como un sistema que est aislado dentro de los lmites de una entidad nica sino ms bien como un sistema que incluye el suministro de toda informacin estadstica por todas las entidades gubernamentales respectivas y para las cuales existe un mecanismo comn de planificacin a mediano plazo y de sancin de normas, instrumentos operativos y prcticas comunes. No podemos evitar cierta arbitrariedad al tratar de definir el alcance de la presente ponencia. Hemos dicho que el sistema global incluye todos los procesos especficos de produccin estadstica su planificacin, coordinacin y fijacin de prioridades y anlisis y las interacciones entre ellos. Esta definicin no incluye lo que podra llamarse medio ambiente externo del servicio estadstico, salvo en la medida en que ste pueda afectar directamente su funcionamiento interno: el pblico del que se recopila la informacin. Los usuarios para los cuales se recoge la informacin o las bases de datos administrativos que podran ser fuente de informacin estadstica. La metodologa de la ponencia exige pensar en el control de cada funcin o subfuncin del sistema y, en realidad , en esta etapa, debemos examinar la naturaleza del control del sistema global. Como dijimos antes, cuando usamos el trmino control nos estamos refiriendo a la actividad que tiene por objeto asegurar que un proceso determinado realice la funcin que tiene asignada en armona con el resto del sistema. Este concepto , aplicado al sistema estadstico global con su ambiente (la actitud pblica hacia las estadsticas y la recoleccin de datos estadsticos y el ambiente social, econmico, poltico y legal) Tal armonizacin consiste en recibir retroalimentacin del sistema estadstico y de su medio ambiente y en suministrar estmulos dirigidos a influir sobre el sistema estadstico o, de hecho, sobre su ambiente. Los estmulos ms significativos dirigidos a influir sobre el sistema estadstico son las decisiones referente a prioridades emanadas de polticas generales; esas (1) Pasaremos por alto la cuestin de la cantidad de anlisis y la distincin entre el anlisis orientado especficamente hacia polticas versus el anlisis estadstico que pone de relieve, de una manera, neutral, lo que muestran los datos

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IASI, Estadstica, junio de 1979 Prioridades, a niveles ms bajos de control, se traducen en asignaciones de recursos. Cada uno de los atributos deseables de la informacin estadstica arriba mencionados (coherencia, relevancia, oportunidad, buena compresin y fcil accesibilidad) entraa matices de la prioridad a ser asignada a las diferentes funciones y subfunciones del sistema estadstico. Desde el momento que existen prioridades (preferencias), stas se dirigen a encauzar el sistema estadstico dentro de un estado de armona ms intima con su ambiente. En ese nivel global general, las prioridades difcilmente se relacionan con determinados proyectos sino ms bien con programas amplios con lo cual esta funcin de control global podra influir sobre la funcin de planificacin a mediano plazo del sistema. Otros tipos no programticos de prioridades es probable se relacionen con funciones, por ejemplo, refuerzo de la coherencia de las estadsticas (lo que puede envolver nuevos programas; afianzamiento de la funcin analtica o se retroalimentacin hacia las operaciones actuales; obtencin de una mejor integracin operacional); mejoramiento de la accesibilidad de las estadsticas ( lo que puede afectar la funcin de difusin y la de mantenimiento de las bases de datos apropiadas al igual que los mtodos de acceso); mejoramiento del resguardo del carcter confidencial, de las declaraciones identificables; reduccin de la carga del trabajo de respuesta; agregacin, en las series clave, de medidas del grado de confianza. Etc..La asignacin de recursos se considera habitualmente a nivel de programas o proyectos estadsticos competitivos; por supuesto, las prioridades de tipo polticas generales, mencionadas antes, afectarn los recursos que se asignen a determinados proyectos o, en realidad, la distribucin de los recursos entre diferentes aspectos ( funciones) de proyectos dados- aun cuando esto ocurre nivel inferior de control. Finalmente, corresponde al mecanismo de control la aprobacin del plan a mediano plazo del sistema estadstico. Para que la actividad de control pueda cumplir sus funciones de armonizacin tiene que estar en una posicin que le permita captar seales no slo del sistema estadstico en s sino tambin de su medio ambiente. De hecho debe supervisar visiblemente el estado, imagen y aceptacin pblica del sistema estadstico ( preocupacin del pblico por el derecho privado y la ndole confidencial de la informacin; carga del trabajo de respuesta y su distribucin, valoracin de los puntos de vista de los usuarios con respecto a la coherencia, relevancia, claridad y accesibilidad de las estadsticas; marcos jurdicos cambiantes, etc) La actividad de control puede recibir esas seales a travs del propio sistema estadstico (quejas de los informantes, observacin de las tasa de rechazo, resultados de conferencias de usuarios) o directamente desde el exterior del sistema (sondeando el medio a travs de la organizacin de audiencias pblicas o semipblicas, etc) . Adems, aun cuando la principal retroalimentacin de la actividad de control es hacia el sistema estadstico, al inducir a ste a cambiar en la direccin de una armona ms ntima con su medio ambiente, tratar tambin de cambiar al ltimo, por ejemplo, iniciando pedidos de modificacin de las leyes vigentes, influyendo en el lmite que separa los datos recogidos para fines administrativos y los destinados a satisfacer propsitos estadsticos, asumiendo pblicamente, si fuera necesario, la defensa del sistema estadstico y procurando mejorar el conocimiento y la conciencia estadstica del pblico en general. En algunos sistemas descentralizados, las llamadas oficinas centrales de estadstica realizan en gran parte esta funcin de control; en ciertos pases, dicha funcin esta ligada a algunos ministerios, finalmente, en otros existen comits legislativos o cuerpos especiales que cumplen algunas, al menos, de las actividades. En los pases con un sistema estadsticos centralizados se han organizado grupos pblico, similares a una junta de directores, para efectuar algunas de esas funciones de control.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 De los prrafos anteriores, al igual que de principios bien conocidos de ciberntica, se deduce que una funcin de control del tipo expuesto antes debe, a conciencia, disearse de modo que reciba seales del sistema estadstico y tambin de su medio ambiente y que proporcione a uno y otros estmulos de retroalimentacin . Por lo menos en esta medida, el mecanismo de control tiene que gozar de cierto grado de autoridad independiente. El producto del sistema estadstico, en conjunto, es la informacin estadstica, de acuerdo con la definicin de sta dada anteriormente. Sus insumos incluyen prioridades (tanto las actuales como las pronosticadas), del gobierno y de otros organismos de toma de decisiones, modelos de comportamiento de la sociedad y la economa, solicitudes especficas de informacin estadstica, datos recolectados en encuestas y datos tomados de registros administrativos. En las secciones siguientes se presenta un examen detallado de las dos principales funciones del sistema estadstico. En cada caso se mencionan las respectivas subfunciones, los insumos y productos, las medidas posibles de efectividad y las medidas de control que pueden tomarse si el sistema no satisface sus criterios de efectividad. En los casos posibles se agregan ejemplos de la experiencia profesional (disciplinas) requerida para cumplir una funcin o subfuncin. Debe recordarse que se trata slo de ejemplos y no de listas exhaustivas y que, adems, la organizacin que se menciona no se considera necesariamente la ideal. A continuacin de esta ponencia se encontrar un grfico en el que estn identificadas las principales funciones, sus subfunciones y algunas de las ms importantes interacciones y retroalimentos entre unas y otras. Es conveniente que el lector consulte dicho grfico a medida que lee el texto; los crculos sealados en la figura indican los instrumentos que utiliza cada funcin. III LAS DOS FUNCIONES PRINCIPALES El sistema global se descompone, de manera natural, en dos funciones principales. La primera (mitad superior del grfico) es la que proporciona informacin estadstica (es decir, las operaciones de recoleccin, elaboracin y difusin). La segunda (mitad inferior del grfico), a menudo menos desarrollada, es la funcin que mantienen y ajusta el marco de trabajo del cual opera la primera; planes a medio plazo, polticas, instrumentos y clasificaciones estndar, etc. Mediante esta segunda funcin es que se toman en cuenta, en gran parte, los requerimientos a largo plazo, incluyendo los requerimientos de integracin y cambios que afectan finalmente el medio ambiente de la primera funcin. La primera funcin principal llamada funcin 1 se define de la manera siguiente: Es la encargada de proporcionar informacin estadstica a los que toman decisiones y al pblico en general. Tiene la responsabilidad de proporcionar dicha informacin con la mayor eficiencia posible dentro del marco existente definitivo por la funcin 2 en trminos de un plan a medio plazo, polticas de operacin apropiadas e instrumentos y clasificaciones estndar.

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El producto principal es, como se dijo antes, la informacin estadstica, segn la definicin general dada. Esta funcin proporciona adems a la funcin 2 informacin sobre la naturaleza y frecuencia de las necesidades no satisfechas, de los usuarios; lagunas existentes en los datos; y las polticas, instrumentos, conceptos y clasificaciones que faltan. Sus insumos incluyen las prioridades a breve plazo de los gobiernos y otros organismos encargados de tomar decisiones (las prioridades a un plazo ms largo son insumos de la funcin 2); solicitudes especficas de informacin estadstica; datos obtenidos de informantes o de expedientes administrativos; y el plan a medio plazo, las polticas y los conceptos, clasificaciones e instrumentos de operacin Standard, establecidos por la funcin 2. Las actividades que componen la funcin 1 son: 1.1. Analizar requerimientos 1.2. Identificar la viabilidad, prioridad y metodologa de todas las dems actividades; 1.3. Reunir datos. 1.4. Agregar, analizar e interpretar la informacin. 1.5. Diseminar la informacin. 1.6. Mantener las bases de datos necesarias (incluyendo informacin sobre los datos, es decir, su grado de confianza, documentacin de la metodoga. etc).

Todos estos componentes estn considerados como subfunciones separadas de la funcin 1 y sern examinadas en forma detallada. La efectividad y/o eficiencia de la funcin 1 se puede evaluar examinando, por ejemplo, el uso que se le da a la informacin estadstica que se produce, la oportunidad y costo del trabajo realizado, el nmero y prioridad de los usuarios satisfechos o insatisfechos, la cantidad de informacin obtenida por unidad de carga del trabajo de respuesta y la medida en que se siguen los planos, polticas y normas indicados por la funcin 2. Entre las actividades principales del mecanismo de control de esta funcin se incluye el ajustamiento de las prioridades de los proyectos por medio de la asignacin de recursos entre los componentes; la adopcin de decisiones sobre la exactitud de las medidas requeridas, en particular con respecto a los objetivos de integracin y coordinacin; y la adopcin de tarifas a ser cobradas a los usuarios externos de los productos elaborados. Como se ver ms adelante, la actividad de control se puede identificar substancialmente con al subfuncin 1.2 arriba mencionada. En resumen, la funcin 1 cumple la actividad de producir y difundir la informacin; a esta tarea la mayora de los organismos estadsticos dedican una proporcin abrumadora de sus recursos. En los pases con un sistema estadstico descentralizado, la funcin 1 puede muy bien realizarse dentro de los confines de cada una de las distintas oficinas de estadstica, en ese caso la actividad 6

IASI, Estadstica, junio de 1979 de control puede perfectamente atribuirse al jefe de cada una de las respectivas oficinas. Cuando el sistema estadstico es centralizado, la actividad de control de la funcin 1 puede delegarse en los funcionarios superiores o en subcomits del rgano ejecutivo. La funcin 2, como se dijo anteriormente, est dirigida a: Mantener el marco de trabajo para las actividades de las operaciones a corto plazo y de anlisis de la funcin 1. La responsabilidad de la funcin 2 por lo tanto, es formular y obtener- a la luz de su proyeccin de los futuros requerimientos que plantearn los encargados de tomar decisiones y de las prioridades gubernamentales de largo plazo el marco de trabajo para las operaciones de la funcin 1. Dado el lapso que media entre las decisiones relativas a las necesidades de ciertos tipos de estadsticas y la disponibilidad de stas en una forma til (generalmente como series cronolgicas), el conocimiento o la prediccin de las necesidades estadsticas a largo plazo es esencialmente una actividad de la funcin 2. Los insumos comprenden los planes gubernamentales a largo plazo y los desarrollos sociales y econmicos, esperados que podran necesitar apoyo estadstico o informacin para supervisin, adems de las seales provenientes de la funcin 1 , referente a la naturaleza y frecuencia de las necesidades insatisfechas de los usuarios, grado de confianza e integridad de las estadsticas actuales, problemas de operacin y preocupaciones sobre la carencia de polticas, crticas y de instrumentos, conceptos y clasificaciones estndar. Los productos incluyen la creacin y actualizacin de los planes a medio plazo propuestos, nuevas polticas, y conceptos, clasificaciones, instrumentos y prcticas estndar para uso de la funcin 1. El plan a medio plazo es el vehculo con el que se espera satisfacer los requerimientos estadsticos a largo plazo incluyendo las necesidades proyectadas, la atencin de las necesidades actuales no satisfechas, los problemas de integracin y el grado de confianza de las estadsticas. Los componentes de esta funcin, que examinaremos por separado en detalle, son: 2.1. Planificacin de medio plazo. 2.2. Formulacin y promulgacin de conceptos y clasificaciones estndar; 2.3. Formulacin y promulgacin de instrumentos y prcticas estndar. La efectividad de esta funcin se puede medir principalmente a travs de la relevancia de la informacin producida por la funcin 1 (es decir, el grado en que la informacin estadstica, de calidad, formato y oportunidad necesarias, est disponible para aquellos que tienen a su cargo la toma de decisiones y el pblico en general ); la eficiencia del sistema estadstico ( por ejemplo, necesidad de duplicacin de desarrollos en la funcin 1 debido a la falta de instrumentos y prcticas estndar efectivas) y el nivel de integridad del sistema global ( el mantenimiento de normas apropiadas de proteccin de la ndole confidencia de los datos y el nivel general y distribucin del trabajo de respuesta). El control de la funcin 2 en s (que no debe confundirse con el control del sistema estadstico total) consiste bsicamente en la asignacin de recursos entre las subfunciones. Puesto que en la 7

IASI, Estadstica, junio de 1979 mayora de los pases y oficinas de estadsticas la funcin 2 est, por necesidad, extendida a toda la organizacin, la ubicacin del control global de la funcin 2 deber estar en el centro. Como ya se mencion anteriormente, en los pases con un sistema estadstico descentralizado, la funcin 1 puede llevarse a cabo en varias oficinas diferentes, en cambio la funcin 2, aunque puede ser difusa en trminos organizacionales, tiene que existir como una funcin individual.

Esto es fundamental para la nocin de un sistema estadstico nacional nico. IV. FUNCIN 1: GENERALIDADES La funcin 1 es la que produce informacin Por un extremo entra el conjunto de necesidades expresadas por lo encargados de tomar decisiones y sealadas en las prioridades gubernamentales a corto plazo 2.; por el otro, sale la informacin estadstica (de acuerdo con su definicin dada en la seccin II) Entre uno y otro extremo han sido identificadas seis funciones distintas: 1.1. Analizar requerimientos. 1.2. Identificar viabilidad, prioridad y mtodo; 1.3. Reunir datos; 1.4. Analizar, interpretar, transformar dato, 1.5. Difundir datos; 1.6. Mantener bases de micro y meta-datos .3 A continuacin se describen las relaciones entre ellas. 1.1. Analizar requerimientos: Esta es la subfuncin que en trminos sobremanera simplificados se puede concebir como la que recibe las seales del mundo exterior indicativas de las demandas de estadsticas y que interpreta dichas seales y las traslada al resto del sistema. Tanto la nocin de explicacin. recepcin como la de interpretacin de las seales requiere una

En la realidad las demandas de estadsticas surgen en distintas forma y llegan a travs de una variedad de canales. La demanda externa se descubre por medios formales (conferencias, comits, grupos de trabajo) y medios informales (contactos personales, asistencia a conferencias

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IASI, Estadstica, junio de 1979 auspiciadas por organizaciones de investigacin oficiales y privadas, etc). Adems, la demanda puede relacionarse con la recuperacin de tabulaciones en las bases de datos existentes, el suministro de nueva informacin o la necesidad de introducir cambios en la informacin existente (puede necesitarse mayor grado de confianza, mejor oportunidad, ms frecuencia, cambios en los conceptos, etc) Ciertamente, en su gran mayora, las oficinas de estadsticas consideran que una de sus funciones principales es mantenerse atentas a la demanda exterior de informacin estadstica; en esa forma, casi todas ellas, destinan recursos significativos y diversos entre los que est incluido el personal jerrquico superior- a descubrir la demanda externa que, en nuestra ponencia, se la representa, en trminos muy simples, como una seal externa. Sin embargo, al menos conceptualmente, es esencial separar la funcin de descubrir la demanda de las otras distintas. (2) A corto plazo significa necesidades especficas que toman de uno a tres para satisfacerlas pero que ya han sido manifestadas en la actualidad. (3) Se entiende por meta-datos la siguiente informacin acerca de los datos; explicaciones, descripcin de conceptos y mtodos utilizados ; estimaciones del grado de confianza; descripcin de la estructura y forma de almacenamiento y mtodos de recuperacin . Los micro-datos son datos no agregados, incluyendo datos derivados. Funciones que pueden estar envueltas en satisfacerla de otro modo sera demasiado fcil pensar en trminos de satisfacer cada nueva demanda con nuevas encuestas. En la interpretacin de las seales la primera pregunta que surge es: Se puede satisfacer la demanda con la base de datos existentes? Aun para contestar una pregunta relativamente tan simple se tiene que traducir la demanda en cuestin: la base de datos existentes slo puede ser examinada en funcin de conceptos ya utilizados en la recoleccin y almacenamiento de los datos anteriores. As, tericamente, para llevar a cabo esta funcin de modo sistemtico, deber existir un diccionario de conceptos estndar que permita traducir, a esos trminos, La demanda plateada (o que seale la falta de un concepto estndar adecuado). Se deber disponer asimismo de directorios en los que estn indicadas las bases de datos particulares que contienen informacin referente a los conceptos en cuestin y de meta datos que describan con ms detalles la informacin (medidas del grado de confianza, frecuencia de recopilacin, cantidad de detalle de las clasificaciones afines, etc.) Slo al final de ese proceso de bsqueda se puede responder al interrogante de si es posible satisfacer la demanda que se ha planteado con la base de datos existente, Si la respuesta es afirmativa, se eleva una solicitud a la subfuncin 1.5 de difusin para que sta tome la accin que corresponda. Si la demanda de informacin no puede ser atendida plenamente con la base de datos que existe, tal vez haya bastante informacin, ntimamente relacionada con el asunto, que podra servir para el propsito dado. Sin embargo, como no hay medidas formales de la distancia entre conceptos, la subfuncin 1.1. tienen que cumplir, trabajando conjuntamente con los solicitantes, la tarea intuitiva de identificar conceptos estndar especfico alternativos que podran satisfacer la necesidad del momento y explorar, en trminos de ellos, la base de datos existentes. Cuando la demanda no puede ser satisfecha, ni siquiera aproximadamente, con la base de datos disponibles, cabe entonces considerar la posibilidad de generar nuevos datos. Esto puede no 9

IASI, Estadstica, junio de 1979 implicar una nueva recopilacin como tal, sino limitarse a la generacin de nuevos micro o macro datos mediante modelos y otras tcnicas analticas usando, como variable independiente, micro o macro datos existentes, incluso los provenientes de registro administrativos. Y an en el caso en que slo se pueda satisfacer la demanda mediante un nuevo estudio, muy bien se puede tomar la decisin de no atenderla en el momento actual. Siempre que el nico camino para responder a una demanda es generar nuevos datos, las decisiones que tienen que ver con el s y cmo generarlos no se toman en la subfuncin 1.1. Lo qu sta debe hacer es articular la demanda en trminos estndar que permitan a la subfuncin siguiente la de identificar la viabilidad, prioridad y mtodo, esto es, la 1.2 tomar al respecto una decisin explcita. Los trminos estndar debern incluir los conceptos para los que se requieren datos; La prioridad externa atribuida a la solicitud de datos; los efectos del grado de confianza en la utilizacin propuesta de los datos; cantidad de detaller requeridos; frecuencia, fechas lmites, etc. Esta subfuncin claramente exige una conduccin de alto nivel profesional. Goldberg(4) El productor debe basarse, para evaluar la demanda, en Como afirma

(4) The demand for oficial Statistics and their Utilization in Canada, with Special Reference to the National Accounts, por S.A. Goldberg, Belletin of the intenacional statical Insttitute, Vol XLII, N 2, Sydney 1967. p 959

Informacin suficientemente precisa, acerca de su uso, aunque sta sea a veces inferida o supuesta La esencia de esta funcin es penetrar la mente del usuario cuya necesidad est por lo general articulada en trminos vagos- e inferir y suponer cual es el uso que intenta dar la informacin. Al mismo tiempo hay que subrayar que la decisin sobre lo que se har finalmente con las solicitudes de datos debe ser tomada por la subfuncin 1.2, salvo cuando la solicitud puede ser satisfecha con los datos existentes. La razn de insistir en este punto es sealar la bsica economa de recursos del enfoque. El sistema estadstico tiene que poseer mecanismos que, por una parte, aseguren la utilizacin ms amplia de los datos existentes y, por la otra, eviten caer de modo imperceptible de una solicitud de datos a un nuevo estudio. En nuestra opinin, esto slo puede lograrse si se separa formalmente (no necesariamente en trminos organizacionales) la funcin de recibir las seales de los que estn encargados de responder a ella. Sin embargo, para que el resto del sistema sea capaz de contestar a las seales en su mayora inestructuradas- hay que traducirlas a lo que hemos llamado antes trminos estndar. Los requerimientos que se examinan de esta manera pueden ser nuevos o antiguos- es aqu donde se cumple la tarea de determinar si la informacin suministrada regularmente todava se necesita o si los cambio en los pedidos de datos o de precisin son sales de que hay que revisar los proyectos en marcha. La funcin 1.1. llega a esta determinacin sobre la base de contactos regulares (formales e informales) con los usuarios y a travs del control de las estadsticas de resumen o de la difusin. Los insumos de esta subfuncin son, por lo tanto, las diversas necesidades de estadsticas que ha sido expresadas; prioridades gubernamentales a corto plazo, informacin concisa sobre el programa de difusin de las estadsticas producidas actualmente, concepto y clasificacin 10

IASI, Estadstica, junio de 1979 estndar proporcionados a esta subfuncin por la funcin 2; y meta-datos relativos a la base de datos estadsticos disponible en el momento. Los productos son los requerimientos traducidos a trminos estndar. Si la base de datos permite satisfacer el requerimiento, el producto se enva a la subfuncin de difusin 1.5 si no es as, se remite a la subfuncin 1.2 para que ella determine el grado de confianza, prioridad y mtodo. La nica excepcin es el caso en que sea claramente imposible atender el requerimiento de datos ( por ejemplo, cuando la legislacin vigente no lo permite o cuando excede marcadamente la capacidad interna) , la decisin de rechazo se toma en esta etapa. Otro tipo especial de productos es la retroalimentacin hacia la funcin 2, en lo que concierne a los conceptos y definiciones omitidos. El control de esta subfuncin examina la proporcin de requerimientos mal enunciados y el tiempo y costo que demanda a 1.1; luego ajusta los recursos dentro de 1.1. o suministra, al segundo sistema, retroalimentacin sobre los conceptos y clasificaciones que falta. En la actualidad, slo en raras ocasiones, los requerimientos parecen estar enunciados explcitamente antes de pasar a la funcin 1.2 Con bastante frecuencia, en particular cuando la informacin no se encuentra a mano, el requerimiento se expresa ms como la necesidad de un estudio de cierta magnitud , que como la necesidad de una informacin estadstica de exactitud especificada. Sin embargo, si no se seala cierto grado de exactitud, la componente identificar el grado de confianza de la funcin 1.2. carece de mayor significado y es casi imposible de evaluar.1 1.2. Identificar viabilidad, prioridad y mtodo Esta funcin recibe de 1.1 (Analizar requerimientos) solicitudes formuladas, en la medida posible, en trminos estndar. Tales solicitudes tienen que ver con las necesidades de datos que aparentemente no se pueden satisfacer con la informacin disponible y divulgable. Asimismo recibe seales de la funcin 1.4 acerca de las lagunas e incoherencias identificadas en la base de datos y derivadas de la confrontacin de datos diferentes de los marcos proporcionados por modelos econmicos y sociales. La funcin 1.2 debe evaluar la solicitud desde varios puntos de vista. En primer lugar debe asignarle una prioridad preliminar, basada sta en una serie de consideraciones (5) auspicio de la demanda (esto es, las demandas que son de inters general nacional tienen mayor probabilidad de ser satisfechas); medida en que esas estadsticas podran satisfacer varias necesidades, capacidad interna inmediata del sistema estadstico, y por ltimo lo que no implica que sea lo de menos importancia- la medida en la que la satisfaccin de la solicitud est en armona con los objetivos del plan a medio plazo, incluyendo los objetivos de la integracin que se relacionan con el proceso de completar ciertas lagunas en los datos destinados a modelos econmicos y sociales. Particularmente cuando el requerimiento de datos no se ajusta al plan a medio plazo, un prerrequisito de importancia para satisfacerlo puede ser la disponibilidad de financiacin externa. La evaluacin de la solicitud puede llevar al rechazo de sta o una bsqueda ms a fondo. En el ltimo caso, esta subfuncin especfica otros mtodos factibles, estima las necesidades de recursos de cada uno de ellos y recomienda una estrategia.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 La estrategia puede entraar el uso de informacin comunicables (6) , la reunin de datos que necesitan ser recopilados o la utilizacin de datos disponibles conjuntamente con tcnicas de formulacin de modelos, anlisis e interpretacin. La estrategia recomendada se examina con el solicitante y asumiendo que ste la aprueba, se la da a conocer a la apropiada funcin subsiguiente para que tome accin. Si no se encuentra una estrategia que se factible y aceptable por el solicitante, se rechaza el pedido. En la prctica, por supuesto, las solicitudes rechazadas se dejan a un lado hasta que exista suficiente presin como para que el sistema las acoja, sea bajo contrato o como parte del volumen de trabajo en proceso. Conceptualmente, sin embargo, se las puede considerar como rechazadas y realimentadas ms tarde en el sistema. Las solicitudes no se manejan necesariamente una por vez. Podemos pensar en diversas solicitudes afines que se consideran en conjunto con alguna otra, como por ejemplo, cuando se recoge una variedad de informacin agregando preguntas suplementarias a un programa en marcha de encuestas de hogares. De cualquier modo, todas las solicitudes se evalan siempre en trminos de los criterios globales generales enumerados al comienzo de esta seccin. Tales criterios tienden, en conjunto a asegurar un grado de coordinacin inmediata en la satisfaccin de las demandas- los objetivos de largo plazo de integracin y coordinacin estn incorporados al plan a medio plazo formulado por la funcin 2. 5 Ibid. 6 Aun cuando la funcin 1.1. haya determinado que la informacin comunicable no satisface una cierta necesidad, una valoracin posterior puede muy bien hacer ver que existe informacin que puede considerarse un sustituto adecuado para el particular requerimiento. Esta funcin debe tener fcil acceso a la informacin sobre costos (informacin contable del proyecto) de las subfunciones posteriores y asumir la responsabilidad de aplicar prioridades del primer sistema y establecer los calendarios de trabajo de esas otras subfunciones. Corresponde hacer notar que desde un punto de vista formal (en trminos de insumos y productos perceptibles), otras tres funciones las 1.3, 1.4 y 1.5 (reunir, analizar e interpretar y difundir)solo se comunican a travs de esa funcin. De ese modo, un mandato de recolectar datos entraa, implcitamente, otros dos mandatos: uno de analizarlos e interpretarlos despus de recogidos y uno de difundirlos posteriormente. Por consiguiente, en un sentido muy real, esta subfuncin coincide con la actividad de control del programa global de la funcin 1. Visualizamos la ejecucin de esta funcin al nivel del personal jerrquico superior de las oficinas de estadstica, ayudado por equipos interdisciplinarios organizados, solamente por el tiempo de duracin del estudio, para proyectos especficos o grupos de proyectos de distintas unidades gubernamentales. La experiencia profesional que se requiere es del tipo que uno encontrara normalmente en el equipo superior de un proyecto materia de que se trate, metodologa de encuestas, sistemas, procesamientos de datos, operaciones, recoleccin en el terreno si es necesario etc.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 La efectividad de esta funcin se puede evaluar en trminos de la proporcin de solicitudes mal enunciadas, tiempo y costo desde el insumo al producto. Tiempo real, costo y grado de confianza reales logrados en las otras funciones en relacin con las estimaciones utilizadas en el estudio de viabilidad, nivel de insatisfaccin del informante y cantidad de traslapos innecesarios entre encuestas. En resumen, los insumos de esta funcin son: la informacin sobre todos los datos disponibles en el sistema estadstico; pedidos de nueva informacin expresados en trminos estndar por la funcin 1.1 (analizar requerimientos); el plan a medio plazo preparado por la funcin 2; los resultados de estudios de mercado y las estadsticas sobre uso de los datos recibidas de la funcin 1.5 de difusin; evaluaciones del grado de confianza de las encuestas en marcha recibidas de la funcin 1.3 de reunin (recoleccin) de datos; lagunas o faltas de coordinacin notadas en la base de datos por la funcin 1.4 de anlisis ; y datos de contabilidad. Los productos incluyen, mandatos a la subfuncin 1.3 de reunir datos que necesitan ser recogidos, a la 1.4 de totalizar, analizar o transformar datos: a la 1.5 de difundir datos, rechazar solicitudes y retroalimentar a la funcin 2 (para hacerle saber a sta cules son las necesidades no satisfechas que se debern considerar en un plan revisado a medio plazo y las polticas, conceptos e instrumentos que faltan). En nuestro sistema estadstico ideal, cada vez que el producto incluye un mandato a la subfuncin 1,3 de reunir datos que necesitan ser recogidos, tal mandato debe ir acompaado de una especificacin de tipo similar a la que se mencion en conexin con la funcin anterior, si bien ahora se la habr refinado mediante un estudio del grado de confianza. 1.3 Reunir datos que requieren ser recogidos. Esta es la subfuncin, dentro del primer sistema, que tienen contacto directo con las fuentes de datos (sean los respondientes potenciales de un cuestionario, sean los registros administrativos) y con las bases de micro y meta-datos del sistema estadstico. El mandato de reunir los datos le llega de la subfuncin 1.2 A esta subfuncin le corresponde preparar y ensayar el diseo detallado de las encuestas, manejar los expedientes administrativos (por ejemplo, encadenar registros) o coordinar ambas fuente. En lo que respecta a las encuestas tendr que encargarse de determinar el marco de la encuestas y mtodo de muestreo, disear el cuestionario (si se va a usar) elegir el mtodo de encuesta (es decir, mtodo de recoleccin y procesamiento) y el de operacin de sta (es decir, el que se aplicar en las operaciones reales de recopilacin, procesamiento y evaluacin). Tambin tiene a su cargo la tarea de mantener los instrumentos de integracin regional, por ejemplo, mtodos apropiados de apoyo a los instrumentos de las encuestad de propsitos mltiples. Al igual que todas las otras subfunciones, sta aporta asimismo su contribucin a la integracin. Una vez determinada la carga de trabajo, de acuerdo con el total de encuestas aprobadas por la subfuncin 1.2 la distribucin equitativa de dicha carga es parte de esta subfuncin. Por ltimo, es asimismo la funcin 1.2 la que tiene que mantener cierto nivel de capacidad funcional (mano de obra calificada, tecnologa, procedimientos de operacin) en armona con los requerimientos del plan a medio plazo. Un punto natural de verificacin es cuando se han decidido los detalles pero antes de iniciar la recoleccin; otro (que incluye seguridad de la calidad) es cuando ya se ha terminado la

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IASI, Estadstica, junio de 1979 recoleccin y el procesamiento pero antes de aadir a las bases va la funcin 1.6 de mantenimiento de la base de datos los meta y micro-datos. Estas verificaciones son parte de la funcin misma y las realizan normalmente los administradores de las reas participantes. Es importante hacer una distincin entre los aspectos de la determinacin de la metodologa de recopilacin que corresponden, respectivamente a la funcin 1.2 y 1.3. La primera considera la viabilidad de distintos enfoques posibles- es decir, si se necesita efectuar una recopilacin o se puede deducir la informacin requerida de los datos disponibles, si su puede deducir la informacin solicitada eslabonando formularios de distintos registros, cules son los marcos de encuestas disponibles; si se puede hacer la recoleccin como suplemento de alguna encuesta existente o es necesario llevar a cabo una nueva, etc. Una vez decidido el mtodo general, el diseo detallado y las tentativas de optimizarlo son parte de 1.3. como lo es tambin la conduccin de las operaciones correspondientes. Los insumos principales de esta funcin son : mandatos de reunir datos recibidos de la funcin 1.2; informacin recolectada de respondientes; formularios administrativos (como fuente de informacin estadstica y tambin para actualizacin de registros); datos de encuestas realizadas previamente y meta datos (por ejemplo. Datos de costos, datos del grado de confianza de diseos distintos, evaluacin de la efectividad de las diferentes operaciones, etc.) y los instrumentos, prcticas y conceptos estndar suministrados por la funcin 2. Como ejemplo de los instrumentos estndar que se utilizan aqu estn las polticas concernientes al empleo en encuestas de registros, seleccin generalizada de muestras, crticas, sistemas de imputacin y sistemas de tabulacin, etc. Los productos de esta funcin, incluyen, ante todo y sobre todo, micro-datos resultantes de la operacin de recoleccin. Ciertamente, la produccin de micro-datos debe incluir micro-datos depurados (es decir, ya sometidos a la crtica, imputacin y ponderacin) y, dependiendo de las posibles necesidades futuras, tambin datos no imputados. Asimismo deber incluir lo que hemos llamado meta-datos, es decir, toda la informacin relevante sobre los datos, definicin de conceptos utilizados, perodo de referencia, medida del grado de confianza, detalles acerca de la metodologa, descripcin de la estructura y forma de los datos almacenados, mtodos de recuperacin. La produccin tambin incluye informacin sobre costos, tiempo desde el insumo al producto y, para los estudios en marcha, resultados de la supervisin de la calidad, los que pueden incluir la posible necesidad de un rediseo. La efectividad de esta funcin se mide en trminos del tiempo desde el insumo al producto, costo y calidad de la operacin de recoleccin de los datos y nivel de disatisfaccin de los informantes. La experiencia profesional requerida para cumplir esta funcin es, dependiendo del proyecto particular, administracin de proyectos, materia especfica, diseo de encuestas, diseo de sistemas, recoleccin en el terreno y diversas habilidades funcionales. 1.4 Analizar, interpretar, transformar datos. Esta funcin, opera en las bases de micro y meta-datos (incluso los expedientes administrativos) y, al menos convencionalmente, obra por mandato de la funcin 1.2. Decimos as porque en nuestro sistema ideal se entiende que cada mandato en el sentido de reunir nuevos datos va

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IASI, Estadstica, junio de 1979 acompaado de un mandato de emprender ciertos analtica total debe estar bajo el control de la funcin 1.2 control del programa. Existen por supuesto diversas clases de actividad analtica, todas ellas incluidas dentro de este ttulo general: interpretacin de los datos resultantes de una o varias actividades diferentes de recopilacin, preparacin de conclusiones importantes para publicacin, evaluacin del grado de coordinacin e integracin a travs del anlisis, comparacin de datos dentro de modelos y cuentas econmicas y sociales, clculo de ndices y agregados ( por ejemplo, cuentas nacionales) transformacin de datos mediante estimaciones, diseo de modelos, proyecciones ,etc. En un sentido estructural, esta funcin es anloga a la 1.3 Siempre que se va a utilizar un nuevo mtodo analtico se prepara y ensaya ste de la misma manera que se prepara y ensaya un diseo detallado de encuesta. Existen en esta funcin puntos de verificacin comparables a los de la funcin 1.3 de reunin de datos: el primero despus de la preparacin y ensayo, pero antes de la ejecucin del mtodo, y el segundo despus de la evaluacin, pero antes de enviar los nuevos o meta-datos a las bases de micro y meta-datos, va la funcin 1.6 de mantenimientote la base de datos. Existe an otra analoga importante: la produccin puede consistir de datos nuevos y tambin del material analtico ms usual. Dichos datos nuevos pueden tener forma de agregados (por ejemplo, cuentas econmicas, cuadros de insumos- productos) ndice (por ejemplo, de precios o empleo), desagregaciones conforme a modelos (por ejemplo, estimaciones de pequeas reas terica) y micro-datos derivados (por ejemplo, resultados de eslabonamientos tericos de los micro-datos de distintas encuestas y estimaciones del ingreso o la produccin derivada al micro nivel de los datos de tributacin) Una vez ms, al igual que en la funcin 1.3 el control se ejerce examinando el tiempo desde el insumo al producto y el costo y calidad del trabajo efectuado, si corresponde se toma despus una medida correctiva. Esta funcin, requiere habilidad para efectuar diferentes tipos de anlisis en materia especfica, experiencia en econometra y metodologa estadstica y conocimientos propios del personal que trabaja en cuentas nacionales o sistemas de estadsticas sociales y demogrficas. Los insumos formales de esta funcin son los mandatos recibidos de la funcin 1.2 y las bases disponibles de micro y meta-datos. Por supuesto, forma parte del modo natural de operar de esta funcin, el contacto intimo con la funcin de recoleccin para tener conocimiento de las consecuencias de los mtodos de recoleccin y con los usuarios claves. La produccin incluye anlisis, comentarios, descripciones de conceptos y mtodos usados, estimaciones del grado de confianza de los nuevos datos producidos aqu, nuevos agregados de datos, nuevos micro-datos e informacin sobre costos.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 Un tipo particularmente importante de metas-datos se produce esta funcin entraa evaluaciones del grado de coordinacin e integracin de las base de datos y retroalimentacin a la funcin 1.2 para tomar una accin correctiva inmediata, as como la funcin 2, para planificar una accin correctiva ms profunda a travs del plan a medio plazo. 1.5 Difundir datos. La razn de ser del sistema estadstico es, por supuesto, su produccin. Atendiendo en parte a esto es que hemos aislado esta funcin como una funcin separada. Desde un punto de vista ms tradicional . La difusin de los datos debera haber sido agrupada con la subfuncin , mayormente operacional. 1.3 de reunir datos ya que una de sus ltimas actividades, es la produccin de una publicacin. Debemos subrayar que la difusin es una actividad que va mucho ms all que la produccin de una publicacin. Abarca la produccin de informacin estadstica en una variedad de formatos y a travs de diversos medio con el objeto de maximizar la utilidad de los datos para sus usuarios. As, adems de la produccin de publicaciones se incluye aqu la produccin de informacin estadstica agregada impresa en cinta, microfilmes y microfichas de resumen. En la medida en que se mantenga un banco de agregado estadsticos (sea en forma de una biblioteca de publicaciones impresas, sea como un banco de lectura mecnica) esta actividad tambin forma parte de 1.5 . El mantenimiento de tal biblioteca de informacin estadstica divulgable, envuelve (como se muestra en el grfico) el almacenamiento de agregados en el medio apropiado, es decir, la eleccin, entre millones de detalles informativos potenciales de aquellos que deben ser almacenados y del medio en el cual se tiene que almacenar cada uno de dichos detalles informativos. Tal eleccin encierra difciles pronsticos de mercado con consecuencias importantes respecto a costos y beneficios, por ejemplo, la omisin en el almacenamiento de un agregado implica que, si se lo necesitase, slo podra ser reproducido como tabulacin especial sacada de la base de micro-datos a un costo relativamente alto. La alternativa inmediata ms econmica es el almacenamiento mediante impresin en papel o micro film/microficha, pero esta forma es menos accesible que los datos lebles con una mquina, almacenados dentro de un banco de datos. Dado que esta subfuncin tiene la responsabilidad de la produccin de todos los datos agregados derivados del sistema estadstico, es evidente que tambin le corresponde la aplicacin de las rutinas apropiadas para proteger la ndole confidencial de la informacin rutinas que le hace llegar en forma de polticas o logaritmos la funcin 2. Una de las principales razones del presente documento es subrayar los mecanismos requeridos dentro del sistema estadstico para alentar la explotacin, intensiva y extensiva, del capital de datos acumulados. Un importante medio para lograrlo es estimular lo que Goldberg (7) llama a la utilizacin secundaria de datos, es decir, la utilizacin que trasciende la mera satisfaccin de las necesidades estadsticas iniciales que fueron la justificacin original de la recoleccin de un tipo determinado de datos de encuestas. Esta actividad de mercado forma tambin parte de la su funcin de difusin as como lo estudios de mercado ms formales dirigidos a descubrir las necesidades de los grupos de usuarios ms importantes.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 Por ltimo, es asimismo tarea de esta subfuncin, satisfacer necesidades de tabulaciones ad hoc (es decir, atencin de las demandas que pueden ser satisfechas con la base de micro-datos del sistema estadstico, pero no con la biblioteca de informacin comunicables). Desde un punto de vista formal esta funcin obra siguiendo mandatos recibidos de la subfuncin 1.1. de analizar los requerimientos- si la solicitud puede ser atendida con los micro-datos o datos agregados disponibles- o de la funcin 1.2 de control del programa- si la difusin implica nuevas encuestas o micro-datos nuevos de creacin reciente. En la prctica algunos de estos requerimientos pasan por alto la funcin 1.1. particularmente en el caso de abonados regulares a los datos publicados o de usuarios que tienen acceso a la informacin de los bancos de datos a disposicin del pblico en estos casos la traduccin de las necesidades del usuario a trminos estndar tendr que haber tenido lugar anteriormente o haber sido llevada a cabo por el propio usuario. De cualquier modo, sin embargo, esta funcin suministra a la funcin 1.1. informacin sumaria sobre uso de los datos y a la 1.2 informacin obtenida en los estudios de mercado. Su control examina el costo del acceso a la biblioteca y el correspondiente tiempo del insumo al producto, la medida del conocimiento que tiene el pblico de la disponibilidad de informacin estadstica y sus usos, la efectividad de la produccin de tabulaciones ad hoc, el grado de utilizacin secundaria de los datos y la importancia de la informacin de mercado. Si es necesario, toma luego las medidas correctivas apropiadas. Los insumos son mandatos de proceder a la difusin recibidos de 1.1 1.2 micro y meta-datos, biblioteca de informacin divulgable, leyes, polticas y normas referentes a la difusin de los datos. El principal producto, por supuesto, es la informacin estadstica (interpretada sta en los amplios trminos dados en las secciones anteriores) datos de contabilidad y resultados de la coordinacin con los usuarios y de los estudios de mercado. La mayora de las oficinas estadsticas ofrecen ejemplos de esta operacin, por lo menos en una forma embrionaria: distribucin de publicaciones diversas, difusin, formulacin de usos, enlace con los usuarios. 1.6 Mantener bases de micro y meta-datos. Tanto el grfico anexo como las secciones anteriores hacen ver la importancia fundamental de las llamadas bases de micro y meta-datos. La particular actividad de Recoleccin o de anlisis que deposita datos en las bases no es, de ningn modo, la nica que tiene acceso a ellas. Esto hace ver la suma importancia que tiene la nocin de la base de datos como ente colectivo- lo que Nordbotten llama el capital de datos del sistema estadstico. Ntese que en este documento todas las funciones se presentan, de manera implcita, ligada a esta funcin. Sin ella, la 1.1. no podra explorar la base de datos para tratar de encontrar informacin apropiada para atender una solicitud dada; la 1.5 tropezara con serias dificultades para cumplir su actividad de diseminacin y de mercado; la 1.4 se vera limitada para analizar los datos provenientes de diferentes fuentes de recoleccin.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 La misin vital de esta funcin es custodiar el capital de datos en nombre de todo el sistema estadstico y de todos sus usuarios, presentes y futuros. Tal proteccin entraa mantener la integridad de la base de datos, esto es, protegerla fsicamente y asegurar que los datos pasaran las crticas que seala la documentacin) y mantener tambin la documentacin apropiada sobre el contenido de la base de datos y su estructura fsica. La funcin 1.6 adems mantiene los mecanismos de acceso adecuados (incluyendo programas) para poder recuperar datos en las bases de micro y meta-datos. Una actividad particularmente importante de esa funcin es la confeccin de directorios de datos, es decir, directorios que muestren cuales son los archivos fsicos que contienen informacin acerca de determinados conceptos estndar. As como la descripcin de una funcin dada no implica que sta exista separadamente como una unidad organizacional lineal, de igual manera el hecho de que en el grfico se muestren las bases de micro y meta-datos como entidad separada tampoco implica que exista una base de datos individual fsicamente separada. S entraa, en cambio , que existe la subfuncin 1.6 probablemente ejecutada dentro de varias unidades organizacionales pero condicionada esa ejecucin a polticas y estndares de almacenamiento y documentacin comunes que faciliten el amplio acceso a la totalidad de las bases dentro del sistema estadstico. La utilizacin de conceptos estndar reunidos en diccionarios y directorios de datos estndar es la clave para que esta funcin cumpla su mandato. El control de esta subfuncin se lleva a cabo mediante el examen de la accesibilidad de los micro y meta-datos, el tiempo desde el insumo al producto y el costo del acceso a los datos . El control puede ajustar las polticas concernientes a la organizacin o al acceso a los datos y/o tomar otras medidas correctivas si fuese necesario. Los insumos son los micros y meta-datos provenientes de la subfuncin 1.3 de recolectar datos y de la subfuncin 1.4 de analizar. Su producto es el conjunto de bases de micro y meta-datos actualizados.-V. FUNCION 2: GENERALIDADES Esta es la funcin que mantiene el marco de trabajo para la operacin de la funcin 1. Para los propsitos de este documento, el marco consiste en el plan a medio plazo y las polticas, instrumentos, clasificaciones y conceptos estndar. Mientras que, se dijo en la Seccin III Vital para la existencia de un sistema nacional coordinado global que exista un nico mecanismo nacional para realizar las tareas de la funcin 2. Los insumos, productos y medidas de efectividad de la funcin 2, en conjunto se describen en la Seccin III. Las subfunciones que componen la funcin 2 son: 2.1 Preparar el plan a medio plazo. 2.2. Formular, mantener y promulgar conceptos y clasificaciones estndar: 2.3. Formular, mantener y promulgar instrumentos y prcticas estndar. Se expone a continuacin los detalles de cada una de estas subfunciones.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 2.1 Preparar el plan a medio plazo. Esta subfuncin desempea un papel central, no solamente dentro de la funcin 2, sino dentro de todo el sistema estadstico. Analiza y resume las necesidades identificadas en y fuera del sistema estadstico y prepara un plan a medio plazo que le suministra mandato operativo a la funcin 1. En un sentido muy real, esta funcin forma parte esencial de lo que podra ser llamada la administracin colectiva del sistema estadstico. El plan a medio plazo, al igual que el programa de accin del sistema estadstico, debe incorporar una cantidad de aspectos diferentes. Especficamente debe encargarse de: a. Los nuevos programas o proyectos estadsticos y el desfase y/o reemplazo de los proyectos de menor prioridad. b. Los requerimientos de coordinacin e integracin. c. Los cambios funcionales y/o estructuras requeridos. d. La determinacin de un nivel de capacidad para la funcin 1 que le pueda permitir a sta responder a las necesidades a corto plazo no contempladas en el plan a medio plazo. Aunque el presente documento no es un tratado sobre planificacin, puede ser conveniente decir algunas palabras en conexin con los cuatro puntos arriba mencionados. Con respecto al primero. Los insumos son las necesidades insatisfechas registradas, provenientes de la funcin 1: los resultados de estudios de mercado y la supervisin de la actividad de difusin (tambin provenientes de la funcin 1) prioridades a mayor plazo del gobierno y de otros usuarios, anlisis que anticipan probables necesidades futuras que surgen de nuevas preocupaciones por programas sociales, econmicos y gubernamentales (una actividad particularmente importante dado el lapso que media entre las necesidades estadstica percibidas y la disponibilidad de series estadsticas utilizables); y necesidades, percibidas dentro de las funciones de anlisis y/o de reunin de datos, debidas a lagunas informativas u otros puntos dbiles en la produccin estadstica actual de la funcin 1. La totalidad de estas demandas al sistema estadstico es tpicamente mayor de lo que se puede, en trminos realistas, esperar satisfacer. Los factores que afectan la eleccin estn expuestos con todo detalle en un documento de Naciones Unidad (8) Ellos incluyen, el (8) La organizacin de los servicios nacionales de estadstica: Examen de las Cuestiones Econmico y Social. Naciones Unidas 1976.

Medio social (el grado de apoyo, tanto financiamiento como pblico, que pueda esperar el sistema estadstico para vivir de acuerdo con un nivel y tipo de carga de respuesta); los auspicios de la demanda (es decir, la medida en la que un nuevo proyecto o programa estadsticos propuestos favorece amplios objetivos nacionales); la medida en la que la demanda sirve propsitos mltiples y objetivos de integracin (es decir si dar satisfaccin a una variedad de usuarios o si la informacin en cuestin es un elemento significativo de un

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IASI, Estadstica, junio de 1979 agregado estadstico mas general) La medida en que llenara importantes lagunas de datos que afectan el anlisis coordinado de series estadsticas, la capacidad de investigacin de la funcin 1, particularmente la subfuncin 1.3, haga frente a un nivel dado de realizacin y procesamiento de encuestas en trminos tanto de recursos humanos como de capital): formulaciones en el arte de la ciencia de la medicin. Con respecto al punto b, es importante subrayar que el plan a medio plazo es uno de los principales vehculos a travs del cual se pueden abordar los problemas de integracin y coordinacin descubiertos. Los problemas de integracin pueden por supuesto, ser de diferentes clases: brechas informativas en los agregados de los modelos econmicos y sociales si son muy importantes pueden recibir atencin prioritaria entre los nuevos proyectos estadsticos. Falta de estndares adecuados esto podra llevar a la necesidad de formular o actualizar los estndares apropiados mediante la subfuncin 2,2, y los proyectos de revisin correspondientes en las encuestas pertinentes falta de coordinacin en la cobertura de las investigaciones, particularmente en las de tipo econmico- esto puede conducir a dar prioridad al desarrollo de mecanismos de control apropiado, por ejemplo, registros nicos de firmas comerciales, etc. Aun cuando es grande el nmero de problemas potenciales de integracin y de sus posibles soluciones, el punto principal es que ellos se manejan de modo ms efectivo dentro del mecanismote un plan a medio plazo. En forma anloga, los cambios en los tipos de prioridades fijadas por las polticas funcionales, expuestas en la Seccin II, se pueden asimismo enfrentar ms efectivamente del plan a medio plazo (por ejemplo, mejoramiento, de una manera especfica, del esfuerzo global de difusin , refuerzo de la capacidad analtica dentro del sistema estadstico, adopcin de polticas relativas a asuntos tales como la proteccin de la ndole confidencial de los datos o la reduccin o redistribucin del trabajo de respuesta; incorporacin de medidas del grado de confianza a los productos estadsticos clave, etc) Esas prioridades establecidas por polticas funcionales pueden dar lugar a proyectos especficos que atraviesan los limites de investigaciones o afectan los requerimientos de recursos (tanto en trminos de magnitud como de clase) de los proyectos estadsticos individuales . En cualquiera de los casos, dado que estn involucrados compromisos de recursos a largo plazo, dichas polticas y sus consecuencias pueden considerarse dentro del marco de la planificacin a medio plazo. Por ltimo, tambin se debe estudiar la cuestin de la capacidad interna. Es evidente que el plan debe no exceder la capacidad interna del sistema estadstico menos , armonizar con la valoracin realista de la velocidad a la que se puede ampliar (o disminuir) la capacidad interna. Sin embargo, tambin se debe planificar una capacidad sobrante la funcin 1, si bien opera dentro de un plan a medio plazo debe con todo ser de responder

De otras entidades) de nueva informacin estadstica. Dichos requerimientos a corto plazo pueden o no estar acompaados de nuevas financiaciones, sin embargo, en muchos sentidos. La capacidad interna del sistema estadstico slo puede ser alterada de una manera relativamente a corto plazo, ni an en el caso de ofrecimientos de nuevos fondos. Sin un esfuerzo determinado dentro del plan a medio plazo tienen, a menudo, el efecto de desbaratar la ejecucin ordenada del plan a medio plazo.

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IASI, Estadstica, junio de 1979 Se ha insistido aqu repetidamente que, en lo respecta a todas las subfunciones, ellas no deben interpretarse como entidades organizacionales. Queremos subrayar esto una vez ms en relacin con la 2.1: la actividad de planificacin y anlisis, propia de esta funcin debe pernear el sistema estadstico; su accin carece de significado si se la encierra en una torre de marfil. Con ese criterio, esa funcin debe tener vnculos muy estrechos con la funcin 1 al igual que con los usuarios ms importantes (incluyendo los potenciales) de la informacin estadstica. Los funcionarios ejecutivos del sistema estadstico deben llevar a cabo colectivamente esta funcin corporativa aun cuando podrn ser ayudados en la integracin de los planes por secretariados especiales, por una junta de directores o por algn otro mecanismo. En el sistema ideal de este documento la planificacin es una funcin que tiene un producto altamente visible obtenido posiblemente slo despus de varias interacciones. En resumen, podemos considerar los insumos y productos formales de esta subfuncin de la manera siguiente. Sus insumos son las necesidades insatisfechas pero persistentes de la funcin 1.2 y, prioridades a largo plazo del gobierno y otros usuarios que incluyen el anlisis anticipado de probables necesidades futuras resultantes de nuevas preocupaciones programticas sociales, econmicas o gubernamentales. Un insumo esencial implica el acceso a los meta-datos generados por la funcin 1, los que se refieren a lagunas en los datos y el grado de confianza de las estadsticas producidas actualmente, a las clasificaciones y normas utilizadas, incluyendo sus fallas, a los instrumentos y polticas omitidas y a la extensin del trabajo de respuestas y reaccin del pblico al respecto. Sus productos son nuevos planes a medio plazo; mandatos a 2.2 y 2.3 para desarrollar, respectivamente, nuevos conceptos y clasificaciones y nuevos instrumentos y estndares de operacin. La medida de efectividad de esta funcin es la existencia de un cuerpo viable de polticas y de un plan visible a medio plazo- el que cuenta con la aprobacin de la comunidad usuaria y del Ministerio de Hacienda (representados posiblemente ambos dentro del mecanismo de control del sistema estadstico que examinamos en la Seccin II) que la funcin 1 tiene la obligacin de cumplir y que concuerda con la capacidad total, actual y futura, del sistema estadstico. 2.2 Formular, mantener y promulgar conceptos y clasificaciones estndar. La importancia de esta funcin esta claramente implcita en gran parte de este documento. Para ser breves, presentaremos solamente un resumen de esta subfuncin. Ella obra por mandatos recibidos de 2.1. y formula, ensaya, evala y mantiene conceptos y clasificaciones estndar. Un punto de verificacin adecuado se presenta y se hace cumplir antes de la etapa final de promulgacin de esas normas para su uso por la funcin 1. Sus insumos proceden de la funcin 1, bajo la forma de meta-datos concernientes a las limitaciones de los conceptos y clasificaciones estndar existentes, y de la 2.1, bajo la forma de mandatos de desarrollar otros nuevos. Sus productos son los nuevos conceptos y clasificaciones estndar revisados y probados. Su control examina la posibilidad del cumplimiento de los nuevos estndares por la funcin 1, su efectividad (medida por la reaccin del usuario) el tiempo desde el insumo al producto y el costo de formulacin. La existencia de conceptos y clasificaciones estndar es fundamental para el marco de la funcin 1, como se esboz anteriormente. Ellos suministran una gran parte del marco

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IASI, Estadstica, junio de 1979 operacional de las funciones 1.1, 1.5 y 1.6- analizar requerimientos, difundir datos y mantener las bases de datos, respectivamente- y el marco conceptual de 1.3 y 1.4 reunir datos y analizar e interpretar datos, respectivamente. Tambin constituyen instrumentos esenciales de integracin. 2.3 Formular, mantener y promulgar instrumentos y prcticas estndar. La existencia de prcticas e instrumentos estndar probados determina, en gran parte la eficiencia, efectividad e integrabilidad de la produccin de la funcin 1 . Entre los ejemplos de instrumentos estndar se pueden mencionar las estratgicas del diseo de encuestas, es decir, los mtodos concretos dirigidos a lograr un balance casi ptimo entre diferentes componentes de los errores de encuestas, mtodos para llegar a diseos de encuestas con errores medibles, mtodos de diseos para equilibrar los requerimientos de estadsticas nacionales y de reas ms pequeas, herramientas de recopilacin tales como manuales de adiestramiento estndar para los entrevistadores, sistemas generales de procesamiento tales como seleccin de muestra, crtica, imputacin, eslabonamiento de archivos o sistemas de tabulacin, mtodos probados de relaciones pblicas, polticas referentes a la distribucin del trabajo de respuesta, polticas referentes a los mtodos mediante los cuales se informa a los usuarios sobre el grado de confianza de las estadsticas producidas por la funcin 1. Esta funcin es claramente del tipo investigacin y formulacin. Sin embargo, debido a que su produccin consiste en instrumentos y prcticas estndar, estos deben ser ensayados y evaluados completamente antes de su promulgacin. De este modo, la funcin contiene un punto de verificacin despus de la formulacin, ensayo y evaluacin pero antes de la promulgacin Al igual que en el caso de la funcin 2.2 esta debe tambin estar profundamente enraizada en la operacin de la funcin 1, en particular las subfunciones 1.2,1.3 y 1.6. Su efectividad se evala en trminos de la viabilidad de la aplicacin de los instrumentos, de su contribucin a la eficiencia y efectividad de la operacin de la funcin 1 y tambin de su contribucin a la integridad metodolgico, integracin sustantiva y accesibilidad de la base de datos producida por la funcin 1. VI COORDINACIN E INTEGRACIN La orientacin de esta ponencia hacia el sistema resulta necesariamente en el nfasis en procesos concretos con insumos y productos bien definidos. En consecuencia esperamos que estn razonablemente articulados los aspectos verticales del sistema estadstico que Proyecto dado o un grupo de proyectos afines. Al mismo tiempo tenemos plena conciencia del hecho de que este mtodo de presentacin puede no haber puesto de relieve, en forma correcta, todos los aspectos de los que Goldberg (9) llama la dimensin horizontal del sistema estadstico. Algunas citas directas (10) explican bien los que tenemos en mente, La dimensin horizontalse refiere a las actividades generales entre divisiones y entre sectores Esta dimensin es menos visible que la vertical: no aparece en cuadro de organizacin salvo, tal vez, en la forma impresionista. Pero no es menos importante, especialmente en una organizacin estadstica interesada en la integracin de su producto (es 22

IASI, Estadstica, junio de 1979 decir que los miles de piezas se ajusten de alguna manera) y la coordinacin de sus programas (es decir que los miles de piezas se ajusten de alguna manera) y la coordinacin de sus programas (es decir que se mantenga un equilibrio entre los diversos proyectos y actividades)Las diarias presiones externas se concentran en que se cumplan las tareas en las secciones y divisiones, as como los plazos fijados, etc. La repercusin de la dimensin horizontal es ms sutil, se refleja- o debera reflejarse- en la filosofa de la organizacin, debera penetrar las medias y polticas de todas las partes de la organizacin, proveer una conciencia colectiva, mantener el control y el equilibrio frente a diversas presiones de las secciones individuales, promover la planificacin y ejecucin de proyectos interdisciplinarios y vencer obstculos, reales o imaginarios, entre las diversas partes de la organizacin. Tiene que asegurar que los conceptos comunes, las definiciones, las clasificaciones y los mtodos no solamente estn disponibles sino que sean efectivamente aplicados en las diversas divisiones y secciones, de modo que la serie estadstica represente elementos de un contexto integrado y sea lo ms lgica y comparable posible. En el mismo documento se enumeran algunos instrumentos para que funcione la dimensin horizontal; sistemas estndar de clasificacin, registros comerciales de empresas y establecimientos, control central de cuestionarios y medios de asegurar la adhesin a los estndares, sistema de cuentas y balances nacionales y cuando existan ciertas funciones como la organizacin central de campo y la programacin central de computadoras y el diseo de sistemas. Todos estos instrumentos han sido mencionados en nuestra ponencia o bien estn, de cierta manera implcitos en ella. Se pueden asimismo identificar en nuestra presentacin algunos aspectos adicionales: el diseo de encuestas, en la funcin 1.3 los aspectos de distribucin de la funcin 1.5 de diseminacin; la funcin 1.6 que mantiene las bases de micro y meta-datos y casi todas las actividades que cumplen la funcin 2. Sin embargo, como se seala en el documento de las Naciones Unidas en relacin con las cuentas nacionales, para aplicar las influencias unificadoras de las cuentas, debe establecerse un mecanismo especial (11) dentro de la organizacin. Lo mismo cabe decir con respecto a los otros instrumentos y estndares. Este mecanismo puede tomar la forma de grupos de trabajo entre divisiones e entre departamentos, comits etc. En un sistema descentralizado la responsabilidad le corresponde a la oficina central de estadstica y en su sistema centralizado se pueden asignar a este efecto funcionarios especiales para mantenerlo vivo. El presente documento no es el medio apropiado para desarrollar con ms profundidad esta actividad. Los instrumentos y algunos de los mecanismos que juegan (9) Op. Cit , (10) Naciones Unidas op. Cit p.8 (11) Ibid p.9 Un papel vital en la dimensin horizontal estn esbozados, sin embargo, lo que no se ve y que solo podemos subrayar aqu, es que, a pesar de la presencia de instrumentos, nicamente el constante y firme apoyo del director del sistema estadstico, su jefe ejecutivo y sus administradores pueden mantener vivas las influencias horizontales. Cuanto ms grande sea el sistema estadstico, ms grande ser el peligro de su fragmentacin y no significamos con esto necesariamente la fragmentacin de la organizacin sino ms bien de la coherencia de la base de informacin estadstica total del pas. De este modo, aunque no se explcitamente evidente, pedimos al lector que reconozca la existencia en parte superpuesta

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IASI, Estadstica, junio de 1979 y en parte contenida en el grfico anexo- de una red de canales y conexiones horizontales viables y plenamente apoyados. VII. OBSERVACIONES FINALES Tal como se indicara al comienzo, el objetivo de esta ponencia era presentar la descripcin de un sistema estadstico ideal en trminos funcionales, es decir, libre de las necesarias coacciones y compromisos impuestos por consideraciones organizacionales. Habiendo completado la preparacin de dicho modelo cabe retomar a las consideraciones de su aplicacin lo que inevitablemente involucra organizaciones. Como conclusin quisiramos poner de relieve, en forma de una serie de preguntas, lo que consideramos que constituyen algunos de los problemas ms difciles de cualquier ejecucin concreta del modelo mencionado antes. 1. Cul es el mecanismo apropiado que debera ejercer el control global del sistema estadstico? Este deber representar claramente los puntos de vista de los principales usuarios (incluyendo entre ellos, en su sistema federal, tanto los usuarios nacionales como provinciales); tener un alcance suficiente como para ser capaz de incluir en el ambiente externo del sistema, y funcionar dentro del constreimiento financiero, evaluado en forma realista, impuesto por el gobierno en particular al considerar el plan a medio plazo. 2. 2. A travs de que medios concretos el mecanismo de control global ejerce su influencia sobre el sistema estadstico (Incluyendo tanto a la funcin 1 como a la 2)?. 3. El control de la funcin 1 es, en trminos relativos, ms claros; presumiblemente en una oficina estadstica centralizada, est a cargo de los funcionarios ejecutivos de ms alto rango y, en un sistema descentralizado, de los jefes de los diversos organismos. Sin embargo, desde el punto de vista conceptual, el control de la funcin 2 es ms difcil. En un sistema descentralizado cules son los mecanismos apropiados para que el personal clave de la funcin 1 participe realmente (como debera) dentro de la funcin 2? E inversamente, en un sistema centralizado cmo podemos asegurar que las presiones diarias (que surgen usualmente de la funcin 1) no hagan apartarse del examen de las actividades principales involucradas en la funcin 2? 4. La subfuncin 1.1 de anlisis de requerimientos normalmente tendra que ser llevada a acabo por una variedad de estadsticos especialistas en materia individuales. Es evidente que estos necesitarn recibir alguna orientacin y capacitacin respecto a la actividad clave traducir los requerimientos de los usuarios en trminos estndar Existe algn pas que tenga experiencia respecto a dicha orientacin?. 5. Se tiene que reconocer que no puede esperarse que un usuario externo establezca diferencias entre funcionarios de la oficina estadstica que cumplen sus diferentes funciones. Aun as, se debe hacer una clara distincin entre el anlisis de los requerimientos y el compromiso de los recursos. Esto ltimo es el privilegio de la subfunciones 1.2 la que examina solicitudes determinadas a la luz de una serie de consideraciones ms amplias esbozadas en la ponencia. No obstante cul es el mtodo de operacin ms efectivo de la subfuncin 1.2 de control de programas?

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IASI, Estadstica, junio de 1979 6. Un instrumento clave para la operacin efectiva de la subfuncin 1.1. de anlisis de los requerimientos, 1.3 de reunin de datos, 1.6 de mantenimiento de las bases de datos y 1.5 de difusin es la existencia de conceptos estndar reunidos en un diccionario de datos. Ciertamente que acogeramos con beneplcito un debate de la metodologa empleada por los pases que tienen experiencia en este campo respecto a la creacin y mantenimiento de dicho diccionario de datos. 7. La subfuncin de datos es el canal primordial a travs del cual se comunica a los usuarios la informacin estadstica y se obtiene de ellos la informacin de mercado. Aun cuando la plena actividad involucrada por esta funcin pueda no estar organizada como una entidad operativa seccional, si se desea que funcione efectivamente desde el punto de vista de los usuarios, se necesitar una orientacin y polticas funcionales de tipo global. Cules son las diferentes experiencias y planes de los pases a este respecto. 8. Una pregunta similar a la planteada en conexin con la difusin de datos es igualmente oportuna respecto a la subfuncin de mantenimientos de la base de datos. Mediante qu medios tcnicos y polticos se mantiene la base de datos colectiva y el acceso a ella? Existe una distincin til entre el concepto global de una base de datos colectiva (conteniendo los reglones de datos ms importantes) y el concepto mucho ms amplio de todos los renglones de datos recopilados hasta el momento por el sistema ? Si la respuesta es afirmativa Qu renglones de datos sern vlidos para ser incluidos en la base de datos colectiva? 9. Tienen algunos pases experiencia con respecto a un mtodo sistemtico de almacenamiento de meta-datos? 10. Cules son las lneas directrices, en los diferentes pases que poseen un plan a medio plazo, para mantener un margen de capacidad para satisfacer necesidades a corto plazo no incluidas en el plan?

Copia fiel del artculo publicado en la revista del IASI, Estadstica. 1 -24. Anlisis Funcional de un Sistema Estadstico Ideal. Ivan Fellegi, G.J. Brackstone, D.J. Dodds, M. R. Hubbard, E. Outrata y W. M. Podehl, (Statistic Canada), presentado en el Seminario sobre Servicios Estadsticos para los prximos 10 aos, Washigton D.C. 1977.

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