ANALISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA ...

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO

FACULTAD DE CONTADURÍA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ANÁLISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA CONTROL

ESCOLAR DE ALUMNOS, NIVEL PRIMARIA

TESINA

PARA OBTENER EL TITULO DE

LICENCIADO EN INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

PRESENTA

MARTIN BENÍTEZ ROJAS

ASESOR DRA. MA. HILDA RODALES TRUJILLO

MORELIA MICHOACÁN, FEBRERO 2011

Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo FCCA

Análisis y Diseño de Estructura de Base de Datos para Control Escolar de Alumnos nivel Primaria 2



ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ______________________________________________________________ 4

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ___________________________________________ 5

OBJETIVO GENERAL _________________________________________________________ 6

OBJETIVO PARTICULAR. _____________________________________________________ 7

CAPITULO I ____________________________________________________________ 8

EL PROFESIONISTA DE LA _____________________________________________ 8

INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA ________________________________________ 8

INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA _____________________________________________ 9

ANTECEDENTES _________________________________________________________________ 9

CAMPO DE ACCIÓN ______________________________________________________________ 11

CAPITULO II __________________________________________________________ 12

SISTEMAS DE INFORMACIÓN __________________________________________ 12

ANTECEDENTES ____________________________________________________________ 13

FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ________________________________ 17

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS __________________________________________ 20

1.- IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS _____________ 24

2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN ________________ 25

3.- ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA ________________________________ 27

4.- DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO ________________________________________ 27

5.- DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE ___________________________ 28

6.- PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA _____________________________________ 29

7.- IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA _______________________________ 29

MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO _________________ 30

TIPOS DE SISTEMAS ________________________________________________________ 32

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES _____________________________ 32 SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMA DEL TRABAJO DEL

CONOCIMIENTO _________________________________________________________________ 32

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL __________________________________________ 32

SISTEMA DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES _________________________________ 32

SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL _______________________________ 33 SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Y SISTEMAS DE

TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR COMPUTADORA ______________________ 33

SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS _____________________________________________ 33

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA ______________________________ 34



CAPITULO III __________________________________________________________ 36

BASES DE DATOS _____________________________________________________ 36

LA BASE DE DATOS COMO ESTRUCTURA DE LOS DATOS DE UNA EMPRESA 37

CONCEPTOS ________________________________________________________________ 39

ABSTRACCIÓN DE LOS DATOS ______________________________________________ 45

NIVEL FÍSICO O INTERNO. _______________________________________________________ 46

NIVEL CONCEPTUAL O LÓGICO. __________________________________________________ 46

NIVEL DE VISTA O EXTERNO. ____________________________________________________ 46

MODELO DE BASE DE DATOS _______________________________________________ 47

TIPOS DE BASES DE DATOS _____________________________________________________ 47

EL MODELO DE BASE DE DATOS PLANA __________________________________________ 47

EL MODELO DE BASE DE DATOS JERÁRQUICA ____________________________________ 47

MODELO DE LA RED _____________________________________________________________ 47

EL MODELO RELACIONAL ________________________________________________________ 48

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN ____________________________________________________ 49

ENTIDADES Y ATRIBUTOS _______________________________________________________ 49

ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS ______________________ 51

LENGUAJES DE BASES DE DATOS __________________________________________ 52

LENGUAJE DE MANIPULACIÓN DE DATOS (LANGUAGE DATA MANIPULATION) _____ 52

LENGUAJE DE DEFINICIÓN DE DATOS. ___________________________________________ 52

LENGUAJE DE CONTROL DE DATOS. _____________________________________________ 53

ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS __________________________________ 53

GESTORES DE BASE DE DATOS_____________________________________________ 55

GESTORES DE BASE DE DATOS LIBRES __________________________________________ 56

MySQL __________________________________________________________________________ 56

GESTORES DE BASE DE DATOS PROPIETARIOS __________________________________ 56

DICCIONARIO DE DATOS ____________________________________________________ 57

CONCEPTO _____________________________________________________________________ 57

NECESIDAD DE EL DICCIONARIO DE DATOS ______________________________________ 57

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR UNA BASE DE DATOS _____________ 58

CAPITULO IV __________________________________________________________ 60

APLICACIÓN DEL TEMA _______________________________________________ 60

HISTORIA ___________________________________________________________________ 61

CASO DE APLICACIÓN DEL TEMA ___________________________________________ 63

ANÁLISIS FODA _____________________________________________________________ 67

TIPO DE INVESTIGACIÓN ____________________________________________________ 71

INTRODUCCIÓN A APLICAR LA METODOLOGÍA ______________________________ 73



REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN _______________________________________ 75

ESTRUCTURAR BASE DE DATOS ____________________________________________ 76

TIPO DE MODELO. __________________________________________________________ 76

REQUERIMIENTOS Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS ______________________ 79

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE. ___________________________ 79

PROCESO DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ____________________________ 80

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS EN ACCESS ______________ 82

TABLA PARA INGRESAR LOS DATOS DE PLANTELES CON CADA UNO DE SUS

ATRIBUTOS _____________________________________________________________________ 82

TABLA DONDE SE INGRESARAN LOS DATOS DEL PERSONAL ______________________ 83

TABLA DE INGRESO DE ALUMNOS _______________________________________________ 84

GENERADOR DE CONSULTAS EN ACCESS ________________________________________ 86

UTILIZANDO WAMPSERVER _________________________________________________ 88

INGRESO PARA ESTRUCTURAR LA BASE DE DATOS ______________________________ 88

GENERAR TABLAS CON phpMyAdmin _____________________________________________ 89

IMPORTAR ARCHIVOS DE ORIGEN A BASE DE DATOS EN MYSQL __________________ 90

CONSULTAS A LA BASE DE DATOS CON phpMyAdmin ______________________________ 93

ESTRUCTURA DEL DICCIONARIO DE DATOS ______________________________________ 94

ALUMNOS _______________________________________________________________________ 94

PERSONAL ______________________________________________________________________ 94

PLANTELES _____________________________________________________________________ 95

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES____________________________________________ 96

CONCLUSIONES ____________________________________________________________ 97

ALTERNATIVA 1. ____________________________________________________________ 98

SOFTWARE COMERCIAL _________________________________________________________ 98

ALTERNATIVA 2. ____________________________________________________________ 99

SOFTWARE GRATUITO. __________________________________________________________ 99

PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA UN SISTEMA DE

INFORMACIÓN. ____________________________________________________________ 100

GLOSARIO _________________________________________________________________ 101

BIBLIOGRAFÍAS ________________________________________________________________ 102



INTRODUCCIÓN

La función del Licenciado en Informática Administrativa es utilizar de manera

efectiva los medios electrónicos para procesar y administrar la información dentro

de una organización, utilizando técnicas y herramientas de carácter administrativo

donde se implemente una solución informática de calidad para llegar y tener

organizado el flujo de información.

Las Bases de datos en la actualidad son métodos muy importantes para el

almacenamiento de la información, las podemos encontrar en grandes

aplicaciones de organizaciones con gran cantidad de datos para almacenar, como

en lo personal, donde por ejemplo tenemos nuestros teléfonos móviles o agendas

electrónicas los cuales cuentan con la tecnología de bases de datos para

facilitarnos la consulta e integridad de la información, desde la creación del modelo

de datos siguiendo con el gestor hasta llegar al desarrollo de la aplicación se

pueden utilizar bastantes conceptos y tecnologías, el objetivo final será siempre el

tener la información de manera optima, para tener éxito en el desarrollo de la base

de datos será de vital importancia que la estructura este integrada adecuadamente

para que las consultas de los datos sean los óptimos.

En este trabajo se abordaron los temas de Sistemas de información en donde se

mencionan los siete pasos del ciclo de vida del sistema, los tipos de sistemas de

información que mejor se adapten a cada organización. La revolución informática

dentro de las organizaciones ha sido significativo e importante ya que el manejo

de la información que se genera al utilizar la tecnología difiere de realizar de forma

manual el tratamiento de los datos, por lo que entender lo que es el proceso de los

sistemas de información dejara las bases para la realización de mejoras

administrativas dentro de la organización a la cual se hace mención.

Se menciona lo que es una base de datos, los antecedentes de estas, los modelos

de bases de datos así como los lenguajes que se aplican dentro de las mismas, se

explica el cómo se va estructurando la base de datos para que esta pueda ser

utilizada y funcional en un sistema de información.



PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad la zona escolar 165 cuenta con 19 planteles escolares a su cargo,

de los cuales la información de todos los alumnos que a ellos pertenecen se

conoce mediante formatos escritos que en cada plantel elaboran para la entrega

de información de cada alumno y personal que en este labora.

El Supervisor de la zona escolar no conoce los datos actuales de alumnos hasta

que es solicitado al director de de cada plantel , de estos es importante conocer

fechas de nacimiento, curp, alta, baja, incidencias de alumnos, se detecta que los

datos se envían con errores por lo que origina pérdida de tiempo y retrasa la

entrega e instancias superiores para su registro, motivo por el cual es necesario

que la información se registre y almacene en una base de datos para un mejor

manejo de los mismos que en la zona se generen.

En la secretaria de educación pública se tienen estipuladas fechas de entrega de

registros de los alumnos de cada zona escolar, que consiste al inicio del ciclo

escolar a mitad y final de este, por lo que no contar con la información adecuada

se corre el riesgo de que algún alumno no cuente con el registro correspondiente.



OBJETIVO GENERAL

Realizar análisis sobre el flujo de la información en la zona escolar 165 del

municipio de Tarímbaro, en la cual se propone diseñar la estructura de una base

de datos la cual sea una herramienta para que esta sea aplicada en un sistema

de información o bien diseñar un sistema en línea (el cual no se aplica en este

trabajo) donde se puedan realizar consultas, tener la información controlada y en

el momento que esta sea requerida.

Se pretende se conozca la importancia de tener una base de datos dentro de la

zona escolar, y que la estructura de la misma será lo básico para que la misma

funcione, ya que ahí tendremos que definir los datos de la información que se

requiere, de manera que el buen diseño se verá reflejado en el resultado de los

informes que esta pueda generar.



OBJETIVO PARTICULAR.

Diseño de la estructura de base de datos.

Mejorar los procesos mediante el cual se obtiene la información de

alumnado y personal.

Estructuración de formatos electrónicos estándar para toda la zona escolar,

para que sean únicos y la información se entrega tal cual fue requerida.

El ingreso de los datos sea mediante interfaz grafica, para que esta sea

más amigable para el usuario.

Capacitar a los usuarios para el manejo de los formatos electrónico a

utilizar, y la forma de realizar las operaciones a la base de datos.

Realizar pruebas con 4 planteles que son los de mayor población para

verificar la confiabilidad de los resultados.



CAPITULO I

EL PROFESIONISTA DE LA

INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA



INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

ANTECEDENTES

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes

cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución

y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrentar los

frecuentes retos encontrados en el mismo.

Así hablar de informática puedo mencionar primeramente el significado de esta

palabra para lo cual la podemos dividir en infor=información y matica=automatizar,

por lo que informática administrativa se encarga administrar y automatizar la

información por medio de la tecnología.

A la par con la administración surge la necesidad de realizar cálculos sin errores

proporcionando resultados independientes pero también casi sucesivos con las

calculadoras, calculadores analógicos y los calculadores no electrónicos hasta

llegar a los ordenadores electrónicos de hace ya unos sesenta años.

La acción de la administración está cada vez más marcada por la utilización de los

recursos de la electrónica, la informática se muestra como un medio privilegiado

para la organización de las empresas u organizaciones que así lo requieran.

En los años de 1890 se da un ejemplo muy evidente con el censo de los Estados

Unidos de Norte América cuando Herman Hollerith diseña una maquina con

tarjetas perforadas para la cuantificación de los resultados, estos ayudaron a tener

los resultados en menor tiempo, así también se tuvo que modificar el mecanismo

para recoger las encuestas contestando un simple si o no a las preguntas

realizadas por el personal.

En México alrededor de los años 70´s se comienzan a utilizar equipos informáticos

dentro de la administración de grandes empresas, tales como bancos, compañías

de seguros, instituciones públicas como el Seguro Social, esto con la necesidad

de organizar la gran cantidad de datos con que estos operaban, este mecanismo



administrador ha sido un elemento fundamental que ha hecho posible la

modernización informática.

Así pues el concepto de informática como aquella disciplina encargada del estudio

de métodos, procesos, técnicas, desarrollos y su utilización en ordenadores

(computadores) con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos

en formato digital.

Entre las funciones principales de la informática se cuenta las siguientes:

Creación de nuevas especificaciones de trabajo.

Desarrollo e implementación de sistemas informáticos.

Sistematización de procesos.

Optimización de los métodos y sistemas informáticos existentes.

La informática es aplicada en numerosos y diversos sectores de la actividad

humana. Sólo algunos de ellos son: medicina, biología, física, química,

meteorología, ingeniería, industria, investigación científica, comunicaciones, arte,

nivel empresarial (gestión), etc.

En los inicios del procesado de información, con la informática sólo se facilitaba

los trabajos repetitivos y monótonos del área administrativa, gracias a la

automatización de esos procesos, ello trajo como consecuencia directa una

disminución de los costes y un incremento en la producción.

Actualmente es difícil concebir un área que no use, de alguna forma, el apoyo de

la informática; en un enorme abanico que cubre desde las más simples cuestiones

hogareñas hasta los más complejos cálculos científicos.

Una de la utilidades más importantes de la informática es facilitar información en

forma oportuna y veraz, lo cual, puede tanto facilitar la toma de decisiones a nivel

gerencial como permitir el control de procesos críticos.



CAMPO DE ACCIÓN

En la actualidad todas las organizaciones que manejen información han sido

beneficiada por el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática, los

directivos de las empresas han visto la importancia que de ella se tiene, la rapidez

y flexibilidad para el manejo y tratamiento de la misma ha sido necesaria para la

toma de decisiones las cuales se toman con mayor rapidez ya que la información

fluye mediante los sistemas informáticos que las organizaciones aplican porque

que la recepción, elaboración, registro y trasmisión se realiza con mayor fluidez y

eficacia.



CAPITULO II

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN



ANTECEDENTES

Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía conocimientos

de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras

recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes

animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los

cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás

especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos

estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenía estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la

deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de

almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar

cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos

entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía

porque se encontraba deteriorada. Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre

comienza a desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus

operaciones a mayor velocidad la cual va mas allá de las expectativas y se

convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como

―COMPUTACIÓN‖ a partir de este momento los sistemas informativos que se

resumían en Dato-Procesamiento-Información pasan a tomar un carácter mayor,

formándose así un conjunto más amplio de elementos.

Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los

diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización

compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e

instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un

objeto determinado.

Otra definición muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quien lo presenta como ―un

sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en

información y para comunicar esta forma apropiada a los directivos de todos los

niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y



oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales

ellos son responsables‖1.

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas

funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc), pero para la

administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se

debe crear una Base de Datos Central o Base de Datos Centralizada.

La Base de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del

entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la

organización.

El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información

por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son las

herramientas básicas para diseñar los SI.

El SI es un proceso de planificación diseño y análisis y control de los datos, que

afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar

los flujos y registros de la información tanto internas, como la que proviene del

entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de

decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de

forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de

apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.

Definición de sistemas de información se puede definir como:

―Un sistema de información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que

operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las

necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye la información necesaria

para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que

nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo a

sus estrategias.‖2

1 Lucey, T. [1987] "Management information systems" -Sed- GB:DP Publications LTD

2 Estrategias y sistemas de información. 2.ª ed.Andreu Aznar, Rafael, (aut.) McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A. 1.

ed.(04/1996)



Dentro de las organizaciones, el análisis y diseño de sistemas de información se

refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de

mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está

formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información.

PROCESO

DE DATOS,

ARCHIVOS

ENTRADA DE DATOSSALIDA DE

INFORMACION,REPORTES

RETROALIMENTACION

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Ilustración 1



Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las

entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se

proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son

datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Esto último se denomina interfaces automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,

las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los

escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades

o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de

esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o

proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de

información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los

discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos

compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información

para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones

preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos

recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta

característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en

información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace

posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección

financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance

general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las

unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas



magnéticas, la voz, plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un

Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información

o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por

ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de

salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los

movimientos procesales de los clientes.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El SI lleva a cabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro

grandes grupos:

Funciones de captación y recolección de datos

Almacenamiento de la información

Tratamiento de la información

Distribución de la información



CAPTACIÓN Y RECOLECCIÓN DE DATOS.

Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha

información a través del sistema de captación a los órganos del SI, encargados de

reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de

información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la

información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno,

este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma

continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a mas cambios,

sin dejar de vigilar las áreas mas estables aunque de forma puntual.

ALMACENAMIENTO.

Una vez filtrada la información relevante, esta se almacenara, puede ser en un

lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios o

bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario

que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño,

dispersión geográfica o cantidad de la información, quien determine el sistema a

adoptar.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información

almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite en la

medida y formato que el usuario requiera.

Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad

de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costos que

representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

DISTRIBUCIÓN Y DISEMINACIÓN.

Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información

requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta

interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de

la empresa y su entorno sean conocidos por diferentes miembros de la



organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones

que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y

adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la

empresa.



ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

El análisis y diseño de sistemas, tal como lo realizan los analistas de sistemas,

tiene el propósito de analizar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos,

procesar o transformar datos, el almacenamiento de datos y la salida de

información en el contexto de una empresa u organización en particular. Más aun,

el análisis de sistemas se emplea para analizar, diseñar e implementar mejoras en

el funcionamiento de las empresas, a través de sistemas de información

computarizados.

La instalación de un sistema sin una planeación adecuada conduce a una gran

decepción y con frecuencia provoca que el sistema deje de utilizarse. El análisis y

diseño de sistemas da forma al análisis y diseño de sistemas de información, un

esfuerzo muy valioso que de otra manera podría haberse realizado de una manera

fortuita. Se le puede considerar como una serie sistemáticamente emprendidos

con el propósito de mejorar un negocio con ayuda de sistemas de información

computarizados. Gran parte del análisis y diseño de sistemas implica trabajar con

usuarios actuales y ocasionales de los sistemas de información.

Es importante que los usuarios intervengan de alguna manera durante el proyecto

para completar con éxito los sistemas de información computarizados. Los

analistas de sistemas cuyos roles de la organización constituyen un componente

esencial en el desarrollo de sistemas de información útiles.



ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un

negocio mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su

consiguiente producción de información, con el propósito de mejorar los procesos

de una organización. Muchas mejoras incluyen un mayor apoyo a las funciones de

negocios a través del uso de sistemas de información computarizados. Esta

definición pone énfasis en un enfoque sistemático y metódico para analizar —y en

consecuencia mejorar— lo que sucede en el contexto específico creado por un

negocio.

El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con

suficiente experiencia en computadoras.

El analista desempeña diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo

tiempo. Los tres roles principales del analista de sistemas son el de consultor,

experto en soporte técnico y agente de cambio.

EL ROL DE CONSULTOR DEL ANALISTA DE SISTEMAS

Con frecuencia, el analista de sistemas desempeña el rol de consultor para un

negocio y, por tanto, podría ser contratado de manera específica para enfrentar los

problemas de sistemas de información de una empresa. Esta contratación se

puede traducir en una ventaja porque los consultores externos tienen una

perspectiva fresca de la cual carecen los demás miembros de una organización.

También se puede traducir en una desventaja porque alguien externo nunca

conocerá la verdadera cultura organizacional.

Además, tendrá que apoyarse en los usuarios de los sistemas de información para

entender la cultura organizacional desde la perspectiva que tienen ellos.



EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TÉCNICO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

Otro rol que tendrá que desempeñar es el de experto en soporte técnico dentro de

la empresa en la cual labora de manera regular. En este rol el analista recurre a su

experiencia profesional con el hardware y software de cómputo y al uso que se le

da en el negocio. Con frecuencia, este trabajo no implica un proyecto completo de

sistemas, sino más bien la realización de pequeñas modificaciones o la toma de

decisiones que se circunscriben a un solo departamento.

Como experto de soporte técnico, usted no está a cargo del proyecto; tan sólo

actúa como recurso para aquellos que sí lo están. Si usted es un analista de

sistemas contratado por una empresa de manufactura o servicios, gran parte de

sus actividades podrían ajustarse a este rol.

EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El rol más completo y de mayor responsabilidad que asume el analista de

sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo para la empresa.

Como analista, usted es un agente de cambio si desempeña cualquiera de las

actividades relacionadas con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (que se

explicará en la siguiente sección) y está presente en la empresa durante un largo

periodo (de dos semanas a más de un año}. Un agente de cambio se puede definir

como alguien que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el

cambio y coopera con los demás para facilitar el cambio.

Su presencia en el negocio inicia el cambio. Como analista de datos, usted debe

estar consciente de este hecho y utilizarlo como punto de partida para su análisis.

De ahí que tenga que interactuar con los usuarios y la administración (si no son

uno solo y el mismo) desde el principio de su proyecto. Sin su colaboración usted

no podría entender lo que ocurre en una organización y el cambio real nunca se

daría.

Si el cambio (es decir, las mejoras al negocio que se pueden concretar mediante

los sistemas de información) parece factible después de efectuar el análisis, el

siguiente paso es desarrollar un plan para el cambio de manera conjunta con

quienes tienen la facultad de autorizarlo.



Una vez que se haya alcanzado el consenso acerca de los cambios por realizar,

usted tendrá que interactuar constantemente con quienes vayan a cambiar.

En su calidad de analista de sistemas desempeñando la función de agente de

cambio, debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de

información. También es parte de su tarea enseñar a los usuarios el proceso del

cambio, ya que las modificaciones a un sistema de información no sólo afectan a

éste sino que provocan cambios en el resto de la organización.

CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

De las descripciones anteriores sobre los roles que desempeña el analista de

sistemas, se deduce fácilmente que el analista exitoso debe contar con una amplia

gama de cualidades.

Hay una gran diversidad de personas trabajando como analistas de sistemas, por

lo que cualquier descripción que intente ser general está destinada a quedarse

corta en algún sentido.

No obstante, la mayoría de los analistas de sistemas tienen algunas cualidades

comunes. En primer lugar, el analista es un solucionador de problemas. Es una

persona que aborda como un reto el análisis de problemas y que disfruta al

diseñar soluciones factibles.

Cuando es necesario, el analista debe contar con la capacidad de afrontar

sistemáticamente cualquier situación mediante la correcta aplicación de

herramientas, técnicas y su experiencia.

El analista también debe ser un comunicador con capacidad para relacionarse con

los demás durante extensos periodos. Necesita suficiente experiencia en

computación para programar, entender las capacidades de las computadoras,

recabar los requisitos de información de los usuarios y comunicarlos a los

programadores. Asimismo, debe tener una ética personal y profesional firme que

le ayude a moldear las relaciones con sus clientes.

El analista de sistemas debe ser una persona autodisciplinada y automotivada,

con la capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un

proyecto, incluyendo a otras personas. La profesión de analista de sistemas es



muy exigente; pero es una profesión en constante evolución que siempre trae

nuevos retos.

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. IDENTIFICACIÓN DE

PROBLEMAS

2. DETERMINAR

REQUERIMIENTOS

3. ANÁLISIS DE

NECESIDAD DEL

SISTEMA

4. DISEÑO DEL SISTEMA

RECOMENDADO

5. DESARROLLO E

IMPLEMENTACIÓN DEL

SOFTWARE

6. PRUEBA Y MATTO.

DEL SISTEMA

7. IMPLEMENTACIÓN Y

EVALUACIÓN DEL

SISTEMA

Ilustración 2

3

1.- IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se

ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica

para el éxito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo

trabajando en un problema que no era el que se debía resolver.

3 Análisis y Diseño de Sistemas de Información,E. KENDALL, KENNETH y E. KENDALL, JULIE,PEARSON EDUCACIÓN,

México, 2005



La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase.

En primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir. A

continuación, podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los

sistemas de información pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos

aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.

Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el

proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase

consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el

conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los

resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una

definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la

administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto. SI el

grupo de usuarios no cuenta con fondos suficientes, si desea atacar problemas

distintos, o si la solución a estos problemas no amerita un sistema de cómputo, se

podría sugerir una solución diferente y el proyecto de sistemas se cancelaría.

2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas

importantes de las partes de la empresa u organización que se encuentra bajo

estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben

estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes

preguntas claves:

1. ¿Qué es lo que se hace?

2. ¿Cómo se hace?

3. ¿Con que frecuencia se presenta?

4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?

5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

6. ¿Existe algún problema?

7. Si existe algún problema ¿Qué tan serio es?

8. Si existe algún problema ¿Cuál es la causa que lo origina?



Esta fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de

información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar

los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos

interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos

impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el

usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar las

decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance

como la elaboración de prototipos.

En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el

analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios

para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para

determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente

con los usuarios. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene

de la organización y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras

fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría

tener un propósito distinto y por lo general la lleva a la práctica un especialista

conocido como analista de información.

Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general

trabajadores y gerentes del área de operaciones. El analista de sistemas necesita

conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quién (la gente

involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se

desarrollan las actividades), el cuándo (el momento oportuno) y el cómo (la

manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se

estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se utiliza el

sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los

métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar un nuevo

sistema.

Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se

han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los

procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para

conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el



analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy

completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos

implicados.

3.- ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las

necesidades del sistema.

Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar

las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma

gráfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un

diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como

sus respectivas especificaciones.

En este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una

propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de

costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo

que se debe hacer. Si la administración de la empresa considera factible alguna

de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas

es único, y nunca existe sólo una solución correcta. La manera de formular una

recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional

de cada analista.

4.- DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO

En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza

la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del

sistema de información.

El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran

que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el

analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante

técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema

de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es

sumamente importante.



Entre los ejemplos de interfaces de usuario se encuentran el teclado (para teclear

preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de

usuario) y diversas interfaces gráficas de usuario (GUIs, Graphical User Interfaces]

que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto. La fase de

diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que almacenarán

gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las

decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento

de cualquier sistema de información.

En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para diseñar la salida

(en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de información de estos

últimos.

Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que

protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de

programa para los programadores.

5.- DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE

En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de

manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software

original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar

software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-

Shneiderman y el pseudocódigo. El analista se vale de una o más de estas

herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar.

Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar

documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos,

ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ,

Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integrarán en el nuevo

software. La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el software y lo que

deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso. Los

programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan, codifican y

eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo.



6.- PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho

menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los

usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y otra la

llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se

realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión

cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del

sistema actual. El mantenimiento del sistema de información y su documentación

empiezan en esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida

útil. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento,

y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del

mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de

manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos

sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de

sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al

mínimo.

7.- IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA

Ésta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la

implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los

usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los

fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del analista de

sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del

sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos de

formato anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la

instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.



MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO

El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar esta

dificultad por medio de:

La división del sistema en componentes

La construcción de un modelo de sistemas

El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el

sistema o la aplicación. No se establece como se cumplirán los requerimientos o la

forma en que implantara la aplicación. Más bien permite que las personas

observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los

componentes físicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento,

etc.) después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la

situación donde será utilizado.

ELEMENTOS DEL ANÁLISIS ESTRUCTURADO

Los elementos del análisis estructurado son símbolos gráficos, diagramas de flujo

de datos y el diccionario centralizado de datos.

DESCRIPCIÓN GRAFICA.

En lugar de las palabras el análisis estructurado utiliza símbolos o iconos, para

crear un modelo grafico del sistema. Los modelos de este tipo muestran los

detalles del sistema pero sin introducir procesos manuales o computarizados,

archivos en cinta, o disco magnético, o procedimientos operativos y de programas.

Si se seleccionan los símbolos y notación correctos entonces casi cualquier

persona puede seguir la forma en que los componentes se acomodaran entre sí

para formar el sistema.



DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.

Para desarrollar una descripción del sistema por el método del análisis

estructurado se sigue un proceso descendente, el modelo original se detalla en

diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema.

Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujo de datos cada vez mas

detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes detalles que

permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se

encuentra bajo investigación.

EL DISEÑO ESTRUCTURADO.

El diseño estructurado es una técnica específica para el diseño de programas y no

de un método de diseño de comprensión. Es decir, no indica nada relacionado con

el diseño de archivos o bases de datos, la presentación de entradas o salidas, la

secuencia de procesamiento o el hardware que dará soporte a la aplicación. Esta

técnica conduce a la especificación de módulos de programa que son

funcionalmente independientes.



TIPOS DE SISTEMAS

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing

Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar

grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de

negocios, como las nóminas y los inventarios.

SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMA DEL TRABAJO

DEL CONOCIMIENTO

Los sistemas de automatización de la oficina [OAS, Office Automation Systems]

apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan

conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de

transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o,

en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en

ocasiones más allá de ésta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los MIS son sistemas de información computarizados cuyo propósito es contribuir

a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que

requieren que los usuarios, el software [los programas de cómputo] y el hardware

(las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los

sistemas de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas

organizacionales mucho más amplio que los sistemas de procesamiento de

transacciones, como el análisis y la toma de decisiones.

SISTEMA DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

Constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada.

Los DSS coinciden con los sistemas de información gerencial en que ambos

dependen de una base de datos para abastecerse de datos.



SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

La inteligencia artificial (AI, Artificial Intelligence] se puede considerar como el

campo general para los sistemas expertos. La motivación principal de la AI ha sido

desarrollar máquinas que tengan un comportamiento inteligente.

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Y SISTEMAS

DE TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR COMPUTADORA

Este tipo de sistemas, que se utilizan en salones especiales equipados con

diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo

electrónico —casi siempre software especializado— y la asistencia de un

facilitador especial. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo

tienen el propósito de unir a un grupo en la búsqueda de la solución a un problema

con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la

lluvia de ideas y la creación de escenarios.

SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS

Cuando los ejecutivos recurren a la computadora, por lo general lo hacen en

busca de métodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratégico.

Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) ayudan a

estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo

mediante herramientas gráficas y de comunicaciones, que por lo general se

encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales.



SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Los sistemas de información administrativa ayudan a los directivos a tomar

decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados

como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también

emplean otra información.

En cualquier organización se deben de tomar decisiones sobre muchos asuntos

que se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre etc.) y para

hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión

están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria

para formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de información para

que, en forma periódica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada

vez que se necesita la información, esta se prepara y presenta en una forma y

formatos diseñados con anterioridad.



RAZONES PARA PROPONER UN PROYECTO

La solicitud de de sistemas de información están motivadas por uno de los

siguientes tres objetivos generales:

Resolver un problema.

Actividades, procesos o funciones que en la actualidad, o quizá en el futuro,

no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas y para lo

que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades.

Ejemplo. Disminuir el número excesivo de errores en los datos de entrada

eliminando la introducción manual de los detalles de las ventas.

Aprovechar una oportunidad.

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa

y su competitividad.

Ejemplo. Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo

programa con mayor número de vuelos directos y descuentos en el precio

del pasaje.

Dar respuesta a Directivos.

Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos

originados por una autoridad legislativa o administrativa; llevar a cabo

tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el

desempeño.

Ejemplo. Notificar anualmente a quien corresponda, utilizando para ello los

formatos adecuados, los intereses obtenidos por ahorros, cuentas de

cheques y de depósito.



CAPITULO III

BASES DE DATOS



LA BASE DE DATOS COMO ESTRUCTURA DE LOS DATOS DE UNA

EMPRESA

Una de las principales aportaciones, que para los SI ha traído consigo la

informática es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en

la organización y acceso a los datos que posee la empresa, según las

necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para:

Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un único lugar

Evita duplicaciones, evitando equivocaciones, al no repetirse los datos.

Estructura los datos de una única forma desde la perspectiva del SI a lo

largo del tiempo.

Proporciona un acceso fácil a los datos.

La BD ha sido muy útil para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de

forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la información para toda la

empresa.

Exige disciplina en el proceso de definición de las colecciones de datos

necesarias en las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos que

se van a utilizar.

Ha incorporado una visión global única, del conjunto de datos de la

empresa, en cuyo diseño participan todos los departamentos de forma

consensuada.

Facilita la estructuración del SI, para poder ser accesible y comprensible

por todas las personas de la organización.

La BD se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos

por SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para

consultarlos, modificarlos o eliminarlos.

Debido a estas funciones que realiza la BD, los responsables de las áreas

funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseño y creación de la BD

que más se adecue a sus necesidades.



La BD le da un grado de centralización al SI, pues este gira alrededor de la BD

como núcleo central del cual parten las funciones del SI. Esta centralización de

datos, contribuye a visionar la empresa como un todo, de forma global, por ello se

debe diseñar la estructura de la BD, su administración y uso de forma conjunta,

acercando los datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan, sin tener

que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la empresa, con una

pérdida de tiempo innecesario.



CONCEPTOS

En el mundo actual existe una cada vez mayor demanda de datos. Esta demanda

siempre ha sido patente en empresas y sociedades, pero en estos años la

demanda todavía de ha disparado más debido al acceso multitudinario a las

Internet. Por ello las bases de datos se reconocen como una de las principales

aplicaciones de la informática.

Tenemos entonces que informática se conoce como dato a cualquier elemento

informativo que tenga relevancia para un usuario. Desde el primer momento de

esta ciencia se ha reconocido al dato como al elemento fundamental de trabajo en

un ordenador. Por ello se han realizado numerosos estudios y aplicaciones para

mejorar la gestión que desde las computadoras se realiza de los datos.

La escritura fue la herramienta que permitió al ser humano poder gestionar bases

cada vez más grandes de datos. Con el tiempo aparecieron herramientas como

archivos, cajones, carpetas y fichas en las que se almacenaban los datos.

Antes de la aparición del ordenador, el tiempo requerido para manipular estos

datos era enorme. Sin embargo el proceso de aprendizaje era relativamente

sencillo ya que se usaban elementos que el usuario reconocía perfectamente.

Por esa razón, la informática ha adaptado sus herramientas para que los

elementos que el usuario maneja en el ordenador se parezcan a los que utilizaba

manualmente. Así en informática se sigue hablado de ficheros, formularios,

carpetas, directorios,....

Además las empresas requieren utilizar aplicaciones informáticas para realizar

tareas propias de la empresa a fin de mecanizar a las mismas. Estas aplicaciones

requieren manejar los datos de la empresa.

En los inicios de la era informática, cada programa almacenaba y utilizaba sus

propios datos de forma un tanto caótica. La ventaja de este sistema (la única

ventaja), es que los procesos eran independientes por lo que la modificación de

uno no afectaba al resto. Pero tiene grandes inconvenientes:

Coste de almacenamiento elevado

Datos redundantes (se repiten continuamente)

Probabilidad alta de inconsistencia en los datos



Difícil modificación en los datos y facilidad de problemas de inconsistencia

al realizar esas modificaciones (ya que es difícil que esa modificación afecte

a todos los datos)

Lógicamente la solución a este problema es hacer que todas las aplicaciones

utilicen los mismos datos. Esto provoca que los datos deban estar mucho más

protegidos y controlados. Además los datos forman una estructura física y

funcional que es lo que se conoce como base de datos.

Las bases de datos y su tecnología están teniendo un impacto decisivo sobre el

creciente uso de las computadoras. Las bases de datos desempeñan un papel

crucial en casi todas las áreas de aplicación de las computadoras, como los

negocios, la ingeniería, la medicina, el derecho, la educación, y la biblioteconomía,

por mencionar solo unas cuantas. El termino base de datos es tan común que

debemos comenzar por definir qué quiere decir.

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos

entendemos hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado

implícito. Por ejemplo, consideramos los nombres, números telefónicos y

direcciones de personas que conocemos. Tal vez hayamos registrado estos datos

en una libreta de direcciones indizada, o quizá lo hayamos hecho en un disquete,

empleando una computadora personal y software del tipo DBASE IV, PARADOX,

o EXCEL. Se trata de un conjunto de datos relacionados entre sí y que tienen un

significado implícito; por tanto constituyen una base de datos.



Los sistemas de base de datos se diseñan para gestionar grandes cantidades de

información. La gestión de los datos implica tanto la definición de estructuras para

almacenar la información como la provisión de mecanismos para la manipulación

de la información. Además, los sistemas de bases de datos deben garantizar la

fiabilidad de la información almacenada, a pesar de las caídas del sistema o de los

intentos de acceso no autorizados. Si los datos van a ser compartidos entre

diferentes usuarios, el sistema debe evitar posibles resultados anómalos.

Pero la acepción común del término base de datos suele ser más restringida. Una

base de datos tiene las siguientes propiedades implícitas:

Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones

llamado mimundo o universo del discurso. Las modificaciones del mimundo

se reflejan en la base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con

cierto significado inherente. Una colección aleatoria de datos no puede

considerarse propiamente una base de datos.

Una base de datos se diseña, construye y prueba con datos para un

propósito especifico. Esta dirigida a un grupo de usuarios y tiene ciertas

aplicaciones preconcebidas que interesan a dichos usuarios.

En otras palabras, una base de datos tiene una fuente de la cual se derivan los

datos, cierto grado de interacción con los acontecimientos del mundo real y un

público que esta activamente interesado en el contenido de la base de datos.

Las bases de datos se usan ampliamente. Algunas de sus aplicaciones

representativas son:

Banca. Para información de los clientes, cuentas, préstamos y

transacciones bancarias.

Líneas Aéreas. Para reservas e información de horarios. Las líneas aéreas

fueron de las primeras en usar las bases de datos de forma distribuida

geográficamente.



Universidades. Para información de los estudiantes, matriculas en las

asignaturas y cursos.

Transacciones de tarjetas de crédito. Para compras con tarjeta de crédito y

la generación de los extractos mensuales.

Telecomunicaciones. Para guardar un registro de las llamadas realizadas,

generar las facturas mensuales, mantener el saldo de las tarjetas

telefónicas de prepago y para almacenar información sobre las redes de

comunicaciones.

Finanzas. Para almacenar información sobre compañías tenedoras, ventas

y compras de productos financieros, como acciones y bonos; también para

almacenar datos del mercado en tiempo real para permitir a los clientes la

compraventa en línea y a la compañía la compraventa automática.

Ventas. Para información de clientes, productos y compras.

Comercio en línea. Para los datos de ventas ya mencionados y para el

seguimiento de los pedidos Web, generación de listas de recomendaciones

y mantenimiento de evaluaciones de productos en línea.

Producción. Para la gestión de la cadena de proveedores y para el

seguimiento de la producción de artículos en las factorías, inventarios en

los almacenes y pedidos.

Recursos humanos. Para información sobre los empleados, salarios,

impuestos, sobre los sueldos, prestaciones sociales, y para la generación

de las nominas.

Como muestra esta lista, las bases de datos forman una parte esencial de casi

todas las empresas actuales.



Durante las últimas cuatro décadas del siglo veinte, el uso de las bases de datos

creció en todas las empresas. En los primeros días, muy pocas personas

interactuaban indirectamente con bases de datos –con informes impresos como

los extractos de las tarjetas de crédito, o mediante agentes como los cajeros de

los bancos y los agentes de reservas de las líneas aéreas. Después vinieron los

cajeros automáticos y permitieron a los usuarios interactuar directamente con las

bases de datos. Las interfaces telefónicas con las computadoras (sistemas de

respuesta vocal interactiva) también permitieron a los usuarios tratar directamente

con las bases de datos – la persona que llamaba podía marcar un numero y pulsar

las teclas del teléfono para introducir información o para seleccionar opciones

alternativas, para conocer las horas de llegada o salida de los vuelos, por ejemplo,

o para matricularse de asignaturas en una universidad.

La revolución de internet a finales de los años noventa aumento significativamente

el acceso directo del usuario a las bases de datos. Las organizaciones convirtieron

muchas de sus interfaces telefónicas a las bases de datos en interfaces web, y

dejaron disponibles en línea muchos servicios.

La importancia de los sistemas de bases de datos se puede juzgar de otra forma –

actualmente los fabricantes de sistemas de bases de datos como Oracle están

entre las mayores compañías de software del mundo, y los sistemas de bases de

datos forman una parte importante de la línea de productos de compañías más

diversificada como Microsoft o IBM.

Las bases de datos computarizadas se pueden crear y mantener con un grupo de

programas de aplicación escritos específicamente para esa tarea, o bien mediante

un sistema de gestión de base de datos.

Un sistema de gestión de base de datos (SGBD, en ingles Database Management

System, DBMS) es un conjunto de programas que permite a los usuarios crear y

mantener una base de datos. Por tanto, el SGBD es un sistema de software de

propósito general que facilita el proceso de definir, construir y manipular bases de

datos para diversas aplicaciones. Para definir una base de datos hay que

especificar los tipos de datos, las estructuras, y las restricciones de los datos que



se almacenaran en ella. Construir una base de datos es el proceso de guardar los

datos mismos en algún medio de almacenamiento controlado por SGBD. En la

manipulación de una base de datos intervienen funciones como consultar la base

de datos para obtener datos específicos, actualizar la base de datos para reflejar

cambios en el mini mundo y generar informes a partir de los datos.

No hace falta un software de SGBD de propósito general para implementar una

base de datos computarizada. Podríamos escribir nuestro propio conjunto de

programas para crear y mantener la base de datos, con lo cual estaríamos

creando de hecho nuestro propio software de SGBD de propósito especifico. En

todo caso, ya sea que utilicemos un SGBD de propósito general o no, casi siempre

requeriremos un software de gran capacidad para manipular la base de datos,

además de la base de datos misma.



ABSTRACCIÓN DE LOS DATOS

Para que el sistema sea útil debe recuperar los datos eficientemente. La

necesidad de eficiencia ha llevado a los diseñadores a usar estructuras de datos

complejas para la representación de los datos en la base de datos. Dado que

muchos de los usuarios de sistemas de bases de datos no tienen formación en

informática, los desarrolladores ocultan esa complejidad a los usuarios mediante

varios niveles de abstracción para simplificar la interacción de los usuarios del

sistema.

DEFINICION DE LA BASE DE DATOS

Estación de trabajo

PROGRAMAS DE APLICACIÓN

Y CONSULTAS PARA LOS USUARIOS

SOFTWARE

GENERADOR

DE BASES DE

DATOS

SOFTWARE

PARA TENER

ACCESO A LOS

DATOS

BASE DE DATOS

ALMACENADA

SISTEMAS DE BASES DE DATOS

NIVEL FÍSICO

NIVEL LOGICO

NIVEL EXTERNO

Ilustración 3



NIVEL FÍSICO O INTERNO.

Describe la estructura física de almacenamiento de la base de datos. El esquema

interno emplea un modelo físico de los datos y describe todos los detalles para su

almacenamiento, así como los caminos de acceso para la base de datos.

NIVEL CONCEPTUAL O LÓGICO.

El nivel inmediatamente superior de abstracción describe que datos se almacenan

en la base de datos y que relaciones existen entre esos datos. Este nivel por lo

tanto describe toda la base de datos en términos de un numero pequeño de

estructuras relativamente simples.

NIVEL DE VISTA O EXTERNO.

Este es el nivel más elevado de abstracción solo describe una parte de la base de

datos o bien la vista que puede tener el usuario.

Cada esquema externo describe la parte de la base de datos que interesa a un

grupo de usuarios determinado, y oculta a ese grupo el resto de la base de datos.



MODELO DE BASE DE DATOS

TIPOS DE BASES DE DATOS

Existen varios tipos de bases de datos; cada tipo de base de datos tiene su propio

modelo de datos (los datos de cómo está estructurado). Entre ellas se incluyen;

plana Modelo, modelo jerárquico, modelo relacional y modelo de red.

EL MODELO DE BASE DE DATOS PLANA

En un modelo de base de datos global, hay dos dimensiones (estructura plana)

conjunto de datos. Por ejemplo, hay una columna de información y dentro de esta

columna, se supone que cada dato se referirá a la otra. Por ejemplo, un piso

modelo de base de datos sólo incluye los códigos postales. Dentro de la base de

datos, sólo habrá una columna y cada nueva fila dentro de una columna que será

un nuevo código postal.

EL MODELO DE BASE DE DATOS JERÁRQUICA

El modelo jerárquico de bases de datos se asemeja a un árbol como la estructura,

tales como Microsoft Windows organiza las carpetas y archivos. En un modelo

jerárquico de bases de datos, cada enlace es al alza anidado con el fin de

conservar los datos organizados en un orden particular en un mismo nivel de lista.

Por ejemplo, una base de datos jerárquico de las ventas, puede incluir las ventas

de cada día como un archivo separado. Anidadas dentro de este archivo están

todas las ventas (el mismo tipo de datos) para el día.

MODELO DE LA RED

En un modelo de red, la característica definitoria es que se almacena un registro

con un enlace a otros registros - en efecto red. Estas redes (o, a veces, a que se

refiere como punteros) puede ser una variedad de diferentes tipos de información

como números de nodo de un disco o incluso la dirección.



EL MODELO RELACIONAL

El modelo relacional es el más popular tipo de base de datos y una herramienta

extremadamente potente, no sólo para almacenar información, pero para acceder

a ella también. Bases de datos relacionales son organizadas en forma de tablas.

La belleza de un cuadro es que la información se puede acceder o añadido sin

reorganizar las tablas. Una tabla puede tener muchos registros y cada registro

puede tener muchos campos.

Cuadros que a veces se llama una relación. Por ejemplo, una empresa puede

tener una base de datos denominada los pedidos de los clientes, dentro de esta

base de datos serán diferentes tablas o relaciones de todos los relativos a los

pedidos de los clientes. Tablas pueden incluir la información del cliente (nombre,

dirección, contacto, información, número de cliente, etc.) y otras tablas

(relaciones), como las órdenes que el cliente compró anteriormente (esto puede

incluir un número de artículo, la descripción del artículo, cantidad de pago, la

forma de pago, etc.). Cabe señalar que cada registro (grupo de campos) en una

base de datos relacional tiene su propia clave principal. Una clave principal es el

único campo que hace que sea fácil identificar a un registro.

Las Bases de datos relacionales utilizan un programa llamado interfaz estándar

SQL o Structured Query Language. SQL se utiliza actualmente en prácticamente

todas las bases de datos relacionales.

Las Bases de datos relacionales son extremadamente fáciles de personalizar para

adaptarse a casi cualquier tipo de almacenamiento de datos. Usted puede crear

fácilmente las relaciones de los artículos que usted vende, los empleados que

trabajan para su empresa, etc.



MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

El modelo entidad-relación (E-R) está basado en una percepción del mundo real

que consiste en un conjunto de objetos básicos, denominados entidades, y de las

relaciones entre sus objetos. Una entidad es una cosa u objeto del mundo real que

es distinguible de otros objetos.

Por ejemplo, cada persona es una entidad y las cuentas bancarias pueden

considerarse entidades.

Las entidades se describen en las bases de datos mediante un conjunto de

atributos.

Una relación es una asociación entre varias entidades, es en si el elemento del

modelo que permite relacionar en si los datos.

CARDINALIDAD

Indica el número de relaciones en las que una entidad puede aparecer. Se puede

tener en los siguientes términos:

Cardinalidad mínima. Indica el numero de mínimo de asociaciones en las

que aparecerá cada ejemplar de la unidad ( puede ser de cero a uno )

Cardinalidad máxima. Indica el número máximo de relaciones en las que

puede aparecer cada ejemplar de la entidad ( puede ser de uno a muchos )

ENTIDADES Y ATRIBUTOS

El objeto básico que se representa en el modelo ER es la entidad: una cosa del

mundo real con existencia independiente. Una entidad puede ser un objeto con

existencia física –una cierta persona, un automóvil, una casa o un empleado- o un

objeto con existencia conceptual, como una compañía, un puesto de trabajo o un

curso universitario. Cada entidad tiene propiedades específicas, llamadas

atributos que la describen.



PASOS PARA EL DISEÑO

1. Encontrar entidades.

Se deberá analizar el proyecto a realizar para la definición de las entidades

las cuales nos servirán para almacenar los datos

2. Identificar atributos de las entidades

Se les asignaran los atributos a cada entidad, que serán los datos que se

requieren para almacenar y tratar en la base de datos

3. Buscar identificadores

Nos servirán para unir o relacionar las tablas entre sí

4. Especificar las relaciones



ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS

Bases de datos pueden ser muy pequeñas (menos de 1 MB) o muy grande y

complicado (como en muchos terabytes de datos del gobierno), sin embargo todas

las bases de datos normalmente se almacenan y ubicado en el disco duro u otro

tipo de dispositivos de almacenamiento y se accede a través de ordenador.

Grandes bases de datos pueden requerir servidores distintos lugares y, sin

embargo muchas pequeñas bases de datos pueden encajar fácilmente como

archivos ubicados en el disco duro del equipo.

Obviamente, muchas bases de datos confidenciales y almacenar la información

importante que no debe ser fácilmente accesible por cualquiera. Muchas bases de

datos requieren contraseñas y otras características de seguridad para poder

acceder a la información. Aunque algunas bases de datos se pueden acceder a

través de Internet a través de una red, otras bases de datos son sistemas cerrados

y sólo se puede acceder en el sitio.



LENGUAJES DE BASES DE DATOS

Los sistemas de de bases de datos proporcionan un lenguaje de definición de

datos para especificar el esquema de la base de datos y un lenguaje de

manipulación de datos para expresar las consultas y las modificaciones de la base

de datos.

LENGUAJE DE MANIPULACIÓN DE DATOS (LANGUAGE DATA

MANIPULATION)

Mediante esta función los usuarios de la base de datos pueden buscar, añadir,

borrar, o modificar los datos de la base. El usuario gracias a este lenguaje puede

referirse a determinados conjuntos de datos que cumplan un criterio de selección,

como que un atributo tenga un valor determinado valor, o que un conjunto de

atributos y valores satisfagan una expresión lógica.

LENGUAJE DE DEFINICIÓN DE DATOS.

Esta función debe permitir al DBA especificar los datos que integran la base de

datos, su estructura y las relaciones entre ellos. Además debe establecer reglas

de integridad, controles de acceso y vista externa de los usuarios.

El DBA desde el punto de vista lógico utiliza DDL para asignar nombres a los

campos, establecer longitudes, tipos de datos, características y relaciones entre

estos elementos.



LENGUAJE DE CONTROL DE DATOS.

Mediante esta función los administradores poseen mecanismos para proteger las

visiones de los datos permitidas a cada usuario, además de proporcionar

elementos de creación y modificación de esos usuarios.

Se suelen incluir aquí las tareas de copia de seguridad, carga de ficheros,

auditoria, protección ante ataques externos, configuración del sistema,...

El lenguaje que implementa esta función es el lenguaje de control de datos o DCL.

En una base de datos lo normal sería que una persona lo defina, construya y

manipule, en cambio muchas personas participan en el diseño, uso y

mantenimiento de una base de datos grande con algunos cientos de usuarios

ADMINISTRADORES DE BASES DE DATOS

La administración de estos recursos es responsabilidad del Administrador de Base

de Datos (DBA, Database Administrator). El DBA se encarga de autorizar el

acceso a la base de datos, de coordinar y vigilar su empleo, y de adquirir los

recursos necesarios de software y hardware. El DBA es la persona responsable

cuando surgen problemas como violaciones de seguridad o una respuesta lenta

del sistema. En organizaciones grandes el DBA cuenta con mayor personal para

desempeñar sus funciones.

DISEÑADORES DE LAS BASES DE DATOS

Se encargan de identificar los datos que se almacenaran en la base de datos y

elegir las estructuras apropiadas para representar y almacenar dichos datos, esta

actividad se realiza antes de implementar la base de datos. Estos deberán de

tener la suficiente comunicación con los usuarios de la misma para así

comprender las necesidades para presentar un diseño que satisfaga las

necesidades para la cuales fue creada.



USUARIOS FINALES

Son las personas que tendrán acceso a la base de datos para consultarla,

actualizarla, y generar informes, la base de datos es creada para que estos la

usen.



GESTORES DE BASE DE DATOS

La elección de una base de datos ha sido por mucho tiempo un punto de discusión

necesaria dentro de los departamentos de sistemas de las empresas, debido a

que dicha decisión acarrea muchas importantes consecuencias para la

organización, a veces de manera permanente. Para aplicaciones de misión crítica

esta discusión es aún mucho más importante, y los factores que inciden dentro de

la decisión de adoptar una u otra plataforma son muy variados y complejos a la

vez.

La característica que más se nota en un sistema de base de datos es la velocidad

de procesamiento, pero en la medida en que aumenta la complejidad de un

proyecto informático otras características se hacen necesarias.

Características de las base de datos libres

●Pueda ser usado sin restricciones de ningún tipo.

●Pueda ser estudiado (debe permitir el acceso a su código fuente).

●Puede ser redistribuido (la copia no constituye delito).

●Puede ser modificado y es permitido distribuirlo con las modificaciones.



GESTORES DE BASE DE DATOS LIBRES

Firebird

BDB

PostgreSQL

Sqlite

MySQL

GESTORES DE BASE DE DATOS PROPIETARIOS

dBase

FileMaker

Fox Pro

IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB)

IBM Informix

MAGIC

Paradox

PervasiveSQL

Progress (DBMS)

Sybase ASE

Sybase ASA

Sybase IQ

WindowBase

Microsoft SQL Server

Access

Oracle



DICCIONARIO DE DATOS

CONCEPTO

El diccionario de datos es una aplicación especializada de los tipos de diccionarios

usados como referencia en la vida cotidiana. El diccionario de datos es una obra

de consulta con información acerca de los datos (es decir, metadatos), compilada

por los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño. Como un

documento, el diccionario de datos recopila y coordina términos de datos

específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas

en la organización.

Una razón importante para mantener un diccionario de datos es guardar datos

ordenados. Esto significa que los datos deben, ser consistentes. Si usted guarda

datos acerca del sexo de un hombre como "M" en un registro, "Masculino" en un

segundo registro y como el número "1" en un tercer registro, los datos no son

consistentes. Un diccionario de datos ayudará en este aspecto.

NECESIDAD DE EL DICCIONARIO DE DATOS

Muchos sistemas de administración de base de datos están equipados con un

diccionario de datos automatizado. Estos diccionarios pueden ser complejos o

sencillos. Algunos diccionarios de datos computarizados catalogan

automáticamente los elementos de datos cuando se hace la programación; otros

simplemente proporcionan una plantilla para motivar a la persona que llene el

diccionario a que lo haga de una manera uniforme para cada entrada.

A pesar de la existencia de los diccionarios de datos automatizados, entender qué

datos conforman un diccionario de datos, las convenciones usadas en estos

últimos y cómo se desarrolla un diccionario de datos, son problemas que el

analista de sistemas debe tener siempre presentes durante el esfuerzo de

sistemas. Entender el proceso de compilar un diccionario de datos puede ayudar

al analista de sistemas a visualizar el sistema y su funcionamiento.



VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR UNA BASE DE DATOS

VENTAJAS

Cuadro Resumen de las Ventajas de las Bases de Datos

Referidas Ventajas

Los Datos

Independencia de estos respecto de los tratamientos y viceversa.

Mejor disponibilidad de los mismos.

Mayor eficiencia en la recogida, codificación y entrada.

Los Resultados

Mayor coherencia.

Mayor valor informativo.

Mejor y más normalizada documentación de la información.

Los Usuarios

Acceso más rápido y sencillo de los usuarios finales.

Más facilidades para compartir los datos por el conjunto de los usuarios.

Mayor flexibilidad para atender a demandas cambiantes.



DESVENTAJAS

Se podrían mencionar algunos aspectos por lo que podría ser una objeción para la

aplicación de una base de datos de los que podríamos mencionar:

Una fuerte inversión inicial en software y capacitación de personal.

La generalidad que ofrece un SGBD para definir y procesar los

datos.

Los costos que implica ofrecer las funciones de seguridad, control de

concurrencia, recuperación e integridad.

Diseño inadecuado para la operación y recuperación de información

dentro de la base de datos.



CAPITULO IV

APLICACIÓN DEL TEMA



HISTORIA

La zona escolar 165 se ubica en el municipio de Tarímbaro Michoacán, dentro de

la región Morelia, esta consta de 19 planteles de los cuales dos tienen turno

matutino y vespertino.

UBICACIÓN

Tarímbaro Matutino

Tarímbaro Vespertino

Cañada de los Sauces

Cañada del Herrero

El Puesto

El Curiro

Rancho Nuevo

Ex Hacienda de Guadalupe

Col. Independencia

Santa María

Peña del Panal

El Colegio

San José

El Carrizal

La Magdalena

Col. Francisco Villa

Fracc. Erandeni

Fracc. Puerta del Sol Matutino

Fracc. Puerta del Sol Vespertino

Fracc. Galaxia

Fracc. Metrópolis



Cada uno de estos se encuentra con organización completa, por lo que se tiene un

profesor para cada grado según sea el caso, estos están conformados por un

director del plantel, profesor de apoyo, docentes en cada grado, así como personal

de apoyo.

Es una de las zonas escolares con más años de servicio en la región Morelia, esta

cuenta aproximadamente con 38 años de constituida, de las escuelas con mayor

antigüedad se tiene la de Tarímbaro, y la de ex Hacienda de Guadalupe, así como

también la más joven que es la del Fracc. Metrópolis.

Como toda escuela de las que se encuentran en comunidades, estas se han

iniciado como comúnmente las llaman ―escuela de palitos‖, pero sobre todo

imaginemos este municipio hace treinta y ocho años, para esa época no se

contaba con caminos para llegar a cada plantel, por lo que los docentes se tenían

que transportar en caballo o en su defecto caminando, tenían que ―hospedarse‖

toda la semana en cada escuela porque no alcanzaban a regresar a su lugar de

origen, pero una de las motivaciones importantes para que la labor educativa se

hubiera dado, ha sido el calor y las ganas de aprender de su gente, labor que en la

actualidad se sigue dando y motivando para que dicha zona escolar siga

creciendo.

Actualmente la Supervisión Escolar de la Zona 165 se encuentra ubicada en la

población de Tarímbaro, los accesos para llegar a cada plantel ha mejorado en su

totalidad, por lo que desplazarse desde ahí a cualquier centro escolar nos podrá

llevar aproximadamente de 15 a 20 minutos.

La mayoría de los planteles ya cuentan con todos los servicios, excepto los de

Fracc. Galaxia y Metrópolis los cuales están en etapa de construcción pero se

tienen aulas provisionales de madera, pero no ha sido impedimento para continuar

la labor educativa de los profesores en cada centro escolar.

El padrón que en ella se tiene es de 3,550 alumnos en los planteles descritos, y

128 profesores, 15 personal de apoyo.



CASO DE APLICACIÓN DEL TEMA

A medida que ha ido creciendo la población escolar dentro del municipio de

Tarímbaro, también la información que de esta se desprende se ha incrementado

en forma ascendente, por lo que ha sido necesario estudiar una reestructuración

para la administración de la misma.

En la zona escolar 165 se concentra la información de los planteles antes

mencionados, para que de ahí posteriormente sea analizada para su reenvió a la

Secretaria de Educación en el Estado.

Es necesario se tenga la información de cada alumno que ingresa al plantel en

cada uno de los grados que se encuentren, por lo que es necesario concentrar la

información de cada plantel en la supervisión escolar.

De las problemáticas que se tienen en la actualidad es que todo se lleva

manualmente, esto se realiza desde que iniciaron operaciones cada una de las

escuelas, por lo que la recolección de la misma ha sido problemático en cuanto a

los tiempos se refiere, ya que a pesar de que existe un calendario para la entrega

de esta, no se respeta por lo que la misma retrasa la entrega a la Secretaria de

Educación.

El margen de error por llevar el control manualmente es mayor toda vez que es

más fácil de equivocar las operaciones que en ella se tenga que hacer, la

legibilidad en los reportes retrasa el concentrado a realizar ya que es necesario

acudir a los centros escolares para aclarar cuál es el numero o letra correcto

según corresponda, por lo que los tiempos se agotan para la entrega a tiempo.

Los tiempos que invierten los docentes para la realización de cada información a

entregar es bastante por lo que en ocasiones sacrifican el tiempo de clase para

tener que terminarlo y si agregamos que en ocasiones se necesitan hacer

correcciones los tiempos perdidos de clase se incrementan, por lo que el

desperdicio de atención al alumno se acentúan cada vez mas.



DEFINICIÓN DEL OBJETIVO.

Concentrar la información de alumnos y personal de los planteles escolares

pertenecientes a la zona escolar 165, del municipio de Tarímbaro el cual consta de

19 planteles los cuales los cuales se tiene aproximadamente 3550 alumnos, y

laboran 128 profesores y 14 empleados de personal de apoyo.

La supervisión escolar tiene la obligación de reportar al inicio, en el transcurso y al

final del ciclo escolar información de alumnos y del personal que labora en cada

una de las instituciones al Jefe del Sector No. 36, así como las incidencias que se

originen dentro de dicho ciclo.

Se estructura una base de datos en donde se pueda almacenar y controlar la

información requerida para las autoridades, y mejorar la administración y el flujo

de información que sea necesario para el buen funcionamiento de dichos planteles

y que la autoridades tengan los datos necesarios en los tiempos requeridos para

altas o modificaciones de alumnos y del personal a cargo.



LA PROBLEMÁTICA.

La información que se genera de los planteles que ocupan la zona escolar 165,

llámese inscripciones de alumnos, incidencias, altas , bajas, modificaciones d

personal, etc., se concentra en las oficinas de la supervisión escolar de la zona

escolar en mención, se cuenta con la problemática de controlar y actualizar de

manera efectiva la información de la zona escolar para hacerla llegar a las

autoridades superiores, los planteles pertenecientes a la misma realizan sus

operaciones de forma manual, escrita en documentos no oficiales los cuales

elaboran cada uno de los directores de cada escuela según vayan requiriendo la

información, está a su vez llega a la supervisión escolar con mucho tiempo de

retraso por cometer errores al realizarlo de forma manual, así que al llegar a la

supervisión se les vuelve a regresar para su corrección por lo que los tiempos para

la entrega y revisión se llega a retrasar hasta con meses para controlar de

manera efectiva y correcta la información generada en cada escuela.



CARACTERÍSTICAS

Los planteles educativos se encuentran a diferentes distancias de la supervisión

escolar, 10, 15 , o hasta 20 km para llegar a ellos, no se cuenta con líneas

telefónicas mucho menos con internet, pero una de las ventajas con las que se

favorecen es que todas cuentan con equipo de computo en condiciones

aceptables para lo que se tiene planeado.

En 15 de los planteles se tiene un profesor adicional a los requeridos para cada

grupo, que realiza las actividades administrativas, en los restantes las realiza el

director personalmente, los cuales tienen nociones de computación para así

capacitarse para el manejo de formatos que se tengan que realizar.



ANÁLISIS FODA

Se utiliza el análisis FODA como herramienta para evaluar la posición actual con

que cuenta la Institución a la que se hace referencia, esto permitirá entender mejor

los factores favorables o desfavorables que influyen en el desarrollo para el

manejo de los datos.

Se enumeran los factores internos (fortalezas, debilidades), donde podremos

conocer las ventajas que se tiene para poder aprovecharlas, los factores externos

(Oportunidades, Amenazas) serán también de importancia ya que serán

obstáculos a los cuales se tendrá que enfrentar.

INTERNOS EXTERNO

FORTALEZAS

EQUIPO DE COMPUTO

PERSONAL SUFICIENTE

TIEMPO NECESARIO

INSTALACIONES

OPORTUNIDADES

TECNOLOGÍA

SOFTWARE LIBRE

MEJORA DE INFORMACIÓN

DEBILIDADES

RESISTENCIA AL CAMBIO

FALTA DE CONOCIMIENTO

UNIFICACIÓN DE

PROCESOS

MATTO. EQUIPO DE

COMPUTO

RECURSOS PARA

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS

AMENAZAS

CONEXIÓN INTERNET

CONFLICTOS POLÍTICOS

BUROCRACIA

CAPACITACIÓN

CONSTANTE



En la fase exploratoria se encontraron los formatos que se utilizan para la

concentrar los datos, en donde se encontraron formas los cuales se realizan

manualmente, y son elaborados por los docentes de cada escuela y estos a su

vez los remiten a los directores de la misma para hacer posteriormente un

concentrado de lo que se solicita, sea del alumnado o bien del personal asignado

a cada plantel.

En la ilustración No. 4 se muestra el formato que utilizan para registrar los

alumnos al ingresar a uno de los planteles que se encuentran en la zona escolar

165, como se observa es de forma manual, por lo que la legibilidad en ocasiones

puede ser un problema para equivocarse en fecha o nombre de algún alumno.

Ilustración 4

En la ilustración No. 5 se realiza un desglose de los alumnos que se inscribieron

en cada grupo y cada plantel, ordenado por grupo, sexo, edad, es necesario saber

si es un alumno que repite año o es de nuevo ingreso, posteriormente se contra la

información de cada plantel.



Ilustración 5

Para el ciclo escolar actual los formatos cambiaron un poco, pero el llenado sigue

siendo el mismo, de forma manual y realizada con máquina de escribir. Se

presenta en la fig. 6 que mejoraron los conceptos pero no deja de ser un proceso

mecánico que hace que la salida de la información se retrase un tiempo

considerable.

Ilustración 6



Aunque el concentrado de la información de alumnos mejora, no deja de ser un

problema por tener archivados los datos de forma manual y por separado, como

se muestra en la ilustración 6 y 7, ya que en una se concentran los alumnos y en

la otra los padres de familia.

Ilustración 7



TIPO DE INVESTIGACIÓN

Mediante la Investigación descriptiva se realizaron visitas a 2 planteles para

entrevistar al personal encargado de la información que se genera dentro del

mismo, dentro del cual se busca conocer el conocimiento que se pueda tener de

contar con una base de datos estructurada para el mejor manejo de la

información, siempre y cuando esta se tenga funcionando en un sistema

informático.

CUESTIONARIO

1.- CONOCE LOS MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE ALUMNOS Y

PERSONAL DENTRO DE LA INSTITUCIÓN?

SI __ NO __

2.- COMO SE RECOPILA LA INFORMACIÓN?

ESCRITOS __ AUTOMATIZADO __

3.- QUIEN RECIBE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ALUMNOS EN LA

INSTITUCIÓN?

MAESTRO __ DIRECTOR __ TODOS __

4.- DONDE SE CONCENTRA LA INFORMACIÓN?

DIRECCIÓN __ SALONES __

5.- SE CUENTA CON EQUIPO DE COMPUTO DENTRO DE LA INSTITUCIÓN?

SI __ NO __

6.- CREE USTED QUE AYUDARÍA PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE

LA INFORMACIÓN DENTRO DE LA ESCUELA?

SI __ NO __ PORQUE __________________________________

__________________________________________________________________



7.- CONOCE EL MANEJO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO?

BIEN __ REGULAR __ NADA __

8.- SABE LO QUE ES UNA BASE DE DATOS?

SI __ NO __

9.- UTILIZA EL EQUIPO DE COMPUTO PARA EL MANEJO DE SU

INFORMACIÓN?

SI __ NO __ POR QUE __________________________________

__________________________________________________________________

10.- MEJORARÍA EL TIEMPO DE ENTREGA AL UTILIZAR EL EQUIPO DE

COMPUTO PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN?

SI __ NO __

11.- CONOCE ALGÚN PROGRAMA O SISTEMA ADMINISTRATIVO?

CUAL? ________________________________________

12.- MARQUE QUE PROGRAMA PUEDE MANEJAR?

EXCEL __ ACCESS __ WORD __



INTRODUCCIÓN A APLICAR LA METODOLOGÍA

Se utiliza como técnica de investigación el método cualitativo, con la finalidad de

conocer los procesos y actividades que se ejecutan dentro de la zona escolar

para la recopilación de los datos.

INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

1. RECEPCIÓN O INSCRIPCIÓN CON MAESTRO EN FORMATOS ESCRITOS.

2. SE PASAN A DIRECCIÓN

3. CUANDO SE SOLICITA CONCENTRADO SE REALIZA CON TODOS LOS

PROFESORES.

4. TIEMPO DE REALIZACIÓN 2 A 3 DÍAS

5. MARGEN DE ERROR ALTO

Se proponen estandarizar formatos y procesos en todos los planteles para que

estos generen la información de manera única y puedan ser captados de manera

sistemática para poder ser importados a la estructura de la base de datos

(ilustración 8).

Se aplican cuestionarios con personal involucrado en el manejo de los datos para

evaluar el por qué será necesario implementar la estructura de la base de datos

para que esta sea utilizada posteriormente en un sistema o bien en una página

web donde la información pueda fluir de manera efectiva.



1.- PADRES DE FAMILIA

2.- INSCRIPCIÓN EN

ESCUELA

3.- FORMULARIOS

PARA

LA CAPTACIÓN DE

INFORMACIÓN

4.- RECEPCIÓN DE

INFORMACIÓN

MEDIANTE

FORMULARIOS

5.- IMPORTAR LOS

DATOS QUE SE

RECIBEN A LA

ESTRUCTURA DE LA

BASE DE DATOS

6.- SE ALMACENAN EN

BASE DE DATOS

8.- EMISIÓN Y CONSULTA DE

INFORMACIÓN

Ilustración 8



REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Se busca tener los datos de referencia del alumnado, profesores, y planteles en la

zona escolar para la estructuración de la base de datos por lo que será necesario

contar con:

Información del personal

Claves de empleado

Asignación a planteles

Cambios de adscripción

Inscripciones de alumnos

Tipo de inscripción de alumnos

Grupos asignados a cada profesor

Edades de alumnos

Promovidos

Altas y bajas de alumnos durante el ciclo escolar

La captura de la información de alumnos se podrá llevar al inicio del ciclo escolar

en cada uno de los planteles en formatos diseñados y estandarizados para todos

por igual.



ESTRUCTURAR BASE DE DATOS

Se utilizara para estructurar la base de datos el modelo Entidad-Relación por ser

uno de los modelos más utilizados y que se adapta a las necesidades reales de

la problemática a resolver.

TIPO DE MODELO.

Se opta por el modelo entidad relación, donde se definen las entidades

ALUMNOS, PLANTELES, PROFESORES Y CALIFICACIONES, se les asignan

los atributos a cada entidad así como su llave principal para diferenciarlo de los

demás.

Ilustración 9



DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS DE CADA UNA DE LAS TABLAS.

Se definen los atributos de cada una de las tablas en mención, de acuerdo a los

datos necesarios de cada una.

ESCUELA

PK id_plantel

nombre

ubicacion

PERSONAL

PK id_profesor

apellidos

nombre

puesto

escolaridad

domicilio

telef

ALUMNOS

PK id_alumno

apellmat

apellpat

nombre

sexo

fnacimiento

curp

grado

edad

estado_alum

padre

domicilio

telefono

CALIFICACIONES

PK id_periodo

matematicas

español

educ_civica

conoc_medio

historia

educ_fisica

Ilustración 10

Como se observa en la figura anterior se le asigna una llave principal a cada tabla

con la cual se identificaran para formar las relaciones entre ellas y poder relacionar

los datos, a los atributos se le define cuantos caracteres ocupara cada uno de

ellos, así como si es atributo NULL O NOT NULL.



RELACIÓN ENTRE LAS TABLAS

Se generan las relaciones entre las tablas para poder tener una amplia flexibilidad

al realizar consultas.

ESCUELA

PK id_plantel

nombre

ubicacion

PERSONAL

PK id_profesor

apellidos

nombre

puesto

escolaridad

domicilio

telef

FK1 id_plantel

ALUMNOS

PK id_alumno

apellmat

apellpat

nombre

sexo

fnacimiento

curp

grado

edad

estado_alum

padre

domicilio

telefono

FK1 id_profesor

CALIFICACIONES

PK id_periodo

matematicas

español

educ_civica

conoc_medio

historia

educ_fisica

FK1 id_alumno

Ilustración 11



REQUERIMIENTOS Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS

De acuerdo a las necesidades requeridas para el diseño de base de datos se

proponen dos alternativas factibles para la solución de la problemática que se

pretende realizar, así como los requerimientos de equipo para la supervisión

escolar él será necesario actualizarlo, no será necesario adquirir un equipo de

marca se podrá comprar uno ensamblado para reducir el costo y que dará las

mismas

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE.

Procesador intel core i3 2.93 GHZ

Memoria Ram 4 gb

Disco duro de 500 gb

Quemador DVD

Multilector de tarjetas

Sistema operativo Windows 7, Linux

Office 2007, o bien 2010.



PROCESO DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Formularios para la inscripción en cada uno de los planteles educativos en

formatos elaborados en Excel, en el cual contendrá la información necesaria para

la emisión de reportes requeridos, serán guardados en un diskette o memoria

externa para hacerlo llegar a la supervisión, si existen incidencias de cada alumno

se realizara por escrito y de igual manera se remitirá a la supervisión, cabe hacer

mención que los formularios a llenar se hacen con Excel por la facilidad para

importarlos a ACCESS o bien a MySQL y así de esa manera actualizar los datos.

Ilustración 12



Si se requiere tener la información de calificaciones estas se harán llegar máximo

5 días después de que termine el bimestre, al igual en formato de Excel.

Ilustración 13

En lo que respecta a los datos del personal que labora en cada plantel se

ingresaran en los formatos enviados a cada escuela para anotar al inicio del ciclo

la captura de los mismos y actualizar de la base del personal adscrito a la zona

escolar 165.

Ilustración 14



DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS EN ACCESS

Primeramente se elaboraran las tablas correspondientes para cada entidad

programada, se hará la asignación del tipo de datos a cada atributo, así como

definir llave principal para el mejor manejo y relación de la misma con otras tablas.

TABLA PARA INGRESAR LOS DATOS DE PLANTELES CON CADA UNO DE

SUS ATRIBUTOS

En esta imagen de Access se diseña la tabla donde se guardaran los datos de

cada uno de los planteles que conforman la zona escolar, se diseño para guardar

un numero consecutivo (llave principal) para identificar a cada escuela, y que esta

será la referencia para relacionar con las demás tablas.

Ilustración 15

Atributos de la tabla de

planteles



TABLA DONDE SE INGRESARAN LOS DATOS DEL PERSONAL

Diseño de la tabla para almacenar los datos del personal que labora en cada

institución, dentro de esta guardaremos desde nombre, claves, año de ingreso al

servicio, etc., lo identificaremos con la clave principal id_empleado.

Ilustración 16

Tipo de datos de los

campos de la tabla.



TABLA DE INGRESO DE ALUMNOS

Otra de las tablas importantes dentro de la base de datos es la siguiente, en la

cual almacenaremos todos los datos que identifican a los alumnos, el cual

consiste en 14 campos identificado por su clave principal id_alumno, para lo que

se le designa también diferentes tipos de datos de cada uno de los campos según

sea requerido.

Ilustración 17



Como se menciona anteriormente la captación de información de los alumnos se

realizara en cada una de las instituciones en los formatos que se les asigno en

Excel, para después de enviados a la supervisión importarlos y almacenarlos en la

base datos que corresponda, siendo Access de Microsoft, o bien en MySQL

mediante PHPMYADMIN.

Los datos se tendrán al inicio de cada ciclo escolar, para la actualización de todas

las tablas correspondiente.

Teniendo la información en la Supervisión escolar, se podrán consultar y generar

los reportes correspondientes, de manera inmediata para así evitar la pérdida de

tiempo para saber datos de alumnos o empleados que se solicitan en el transcurso

del ciclo escolar.



GENERADOR DE CONSULTAS EN ACCESS

En la figura siguiente se muestra la forma de realizar las consultas dentro de

Access, teniendo la facilidad de realizarlo mediante ambiente grafico.

Ilustración 18

También nos muestra el código en SQL

SELECT PLANTELES.Id_plantel, PLANTELES.Nombre,

PLANTELES.Localidad

FROM PLANTELES;



En la figura siguiente nos muestra la forma de realizar reportes mediante el

asistente pero combinando varias tablas, en el siguiente reporte se combino la

tabla alumnos (nombre, grado, grupo), planteles (nombre), personal (profesor que

les imparte clases).

Ilustración 19

Código SQL para esta consulta:

SELECT Alumnos.Nombre, Alumnos.Grado, Alumnos.Grupo,

PLANTELES.Nombre, Personal.Nombre

FROM PLANTELES INNER JOIN (Personal INNER JOIN

(Alumnos INNER JOIN Calificaciones ON Alumnos.Id_alumno

= Calificaciones.id_alumno) ON Personal.Id_empleado =

Alumnos.id_empleado) ON (PLANTELES.Id_plantel =

Personal.Id_plantel) AND (PLANTELES.Id_plantel =

Alumnos.id_plantel);



UTILIZANDO WAMPSERVER

Como se mencionaba anteriormente, al utilizar wampserver se busca tener

simplicidad en la elaboración de la base de datos ya que este se puede utilizar

mediante ambiente grafico, así como teniendo la posibilidad de posteriormente

diseñar una página web para tener una mejor comunicación con la comunidad

interesada en la información de alumnos y personal que labora en la zona escolar

165.

INGRESO PARA ESTRUCTURAR LA BASE DE DATOS

Menú de inicio mediante phpMyAdmin

Ilustración 20

Se ingresa el nombre que le deseamos asignar a la base de

datos.



GENERAR TABLAS CON phpMyAdmin

Posteriormente se generan las tablas, asignando los campos y atributos a cada

uno de ellos.

Ilustración 21

Se diseñan las tablas, nombre de cada campo, y atributo del mismo.



Ilustración 22

IMPORTAR ARCHIVOS DE ORIGEN A BASE DE DATOS EN MYSQL

El ingreso de los datos se realizara importando los archivos de Excel enviados por

cada escuela, convertido a en formato con extensión .csv para su ingreso y este

sea compatible para el ingreso a SQL.

Ilustración 23

Los datos quedan separados en el mismo orden que se tienen

los campos en la base de datos y separado por comas.



Se selecciona la tabla a la que se desean importar los datos, dentro de la base de

datos y se pulsa la opción importar, seleccionamos el archivo en donde se

encuentre (equipo, memoria o unidad donde se encuentre) e importamos,

automáticamente los datos se guardaran en la tabla seleccionada, y quedaran

listos para su manipulación dentro de la base de datos.

Ilustración 24

Archivo de

donde

provienen los

datos

El archivo con

extensión csv



Así es como quedaran ingresados y ordenados los datos en la tabla seleccionada.

Ilustración 25



CONSULTAS A LA BASE DE DATOS CON phpMyAdmin

Así posteriormente se podrán realizar las consultas mediante código o bien la

interfaz grafica de phpMyAdmin.

Ilustración 26

consulta SQL: SELECT àlumnos`.`nombre` , àlumnos`.`grado` , àlumnos`.`grupo` FROM alumnos

Los reportes se podrán imprimir o bien exportar a archivos de Excel o PDF para su

envió a donde corresponda o se requiera.

Vista de la consulta a imprimir

Exportar a diferentes formatos

Ilustración 27

Ilustración 28



ESTRUCTURA DEL DICCIONARIO DE DATOS

ALUMNOS Comentarios de la tabla: InnoDB free: 4096 kB; (`id_empleado`) REFER

`zonaesc165/personal`(`id_empleado`)

Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

id_alumno int(11) No

nombre varchar(35) No

sexo varchar(1) No

fnacimiento date No

curp varchar(18) No

grado int(11) No

grupo varchar(1) No

edad varchar(2) No

estado_insc varchar(2) No

padre_tutor varchar(25) No

domicilio varchar(35) No

telefono varchar(25) No

id_empleado int(11) No

id_plantel int(11) No

PERSONAL


id_empleado int(11) No


CURP varchar(18) No

RFC varchar(13) No

sistema varchar(10) No

unidad varchar(4) No

sub varchar(10) No

categoria varchar(10) No



clave varchar(8) No

ingreso_a int(2) No

ingreso_q int(2) No

escolaridad varchar(30) No

pareib varchar(1) Sí NULL

CM varchar(2) Sí NULL

funcion varchar(10) No

TVT varchar(1) Sí NULL

id_plantel int(11) Sí NULL

PLANTELES


id_plantel int(11) No


CCT varchar(25) No

domicilio varchar(50) No

localidad varchar(50) No

municipio varchar(20) No

turno varchar(10) No

telefono varchar(15) No

director int(11) Sí NULL



CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Se pretende que en aproximadamente 3 meses se tenga dentro de los 19

planteles los formatos así como la estructura de la Base de Datos propuesta para

la recopilación de la información.

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 PREPARACION ANTEPROYECTO 2 PRESENTACION A DOCENTES 3 EVALUACION POYECTO POR DOCENTES 4 NECESIDAD DE INFORMACION (RECOPILAR) 5 DEFINIR MARCO TEORICO 6 ELABORACION DE BASE DE DATOS EN SOFTWARE REQUERIDO 7 CAPACITACION DOCENTES 8 INSTALACION EN PLANTELES 9 INGRESO DE DATOS 10 REVISION DE RESULTADOS 11 INFORMACION FINAL 12 REVISION DEL ASESOR 13 REPORTE FINAL A ZONA

DURACION EN SEMANAS

ELABORACION DE BASE DE DATOS ZONA ESCOLAR 165

Ilustración 29



CONCLUSIONES

Dentro de la zona escolar en la cual se realizo la investigación del caso, se tuvo la

aceptación para poner en práctica la propuesta a la cual se tuvo a bien dejar en

dichos planteles, esto con la finalidad de mejorar el flujo de información dentro de

este sector, también servirá de base para la implementación de un sistema en el

cual la base de datos sirva de estructura para almacenar la información que se

generen en las escuelas que así lo vayan a requerir.

El mejoramiento de los procesos y la automatización de los mismos para la

recolección de la información mejorara los tiempos así como la exactitud con que

se manejen los datos de cada alumno y personal labore en cada plantel educativo,

al igual será importante seguir capacitando y actualizando al personal ya que se

cuenta con un rezago tecnológico significativo dentro de la zona escolar analizada

por lo que es factor importante para seguir llevando a cabo y mejoras en los

procesos del sistema de información.

La estructura de la base de datos se realiza con el fin de que el proyecto siga su

curso para seguir mejorando los sistemas de información dentro de la

organización, se propone la realización de una página web de la zona escolar

165, para que mediante los avances tecnológicos que existen en la actualidad los

datos puedan ser consultados al momento.



ALTERNATIVA 1.

SOFTWARE COMERCIAL

Se propone realizar la base de datos con software comercial, se utilizaría la

herramienta de Office ACCESS 2007, el cual se facilita por el ambiente grafico y

la usabilidad que se tiene para los usuarios, la capacidad de almacenamiento que

en este se tiene y cubre las necesidades de la estructura de la base de datos a

diseñar.

Se requiere tener instalado Office 2007 en cada uno de los equipos de los

planteles de la zona, ya que se utilizaran formularios en Excel para la recopilación

de la información.

De esta manera se tendrán en cada uno de los equipos los formatos necesarios

para la captación de la información.



ALTERNATIVA 2.

SOFTWARE GRATUITO.

Se propone utilizar otro sistema de infraestructura y de utilización gratuita llamado

WAMPSERVER, esto para la utilización de MySQL como gestor de bases de

datos, teniendo APACHE como servidor web, PHP como lenguaje de

programación, la instalación de este software nos permitirá posteriormente

gestionar una página WEB de la zona escolar y así poder consultar o gestionar los

datos de cualquier parte que se solicite.



PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA UN

SISTEMA DE INFORMACIÓN.

La base de datos se queda estructurada para poder utilizarla en un sistema de

información o bien una página web, desde donde puedan manipular los datos

almacenados mediante un ambiente grafico más amigable.



GLOSARIO

SI Sistemas de Información

SSI Subsistemas de Información

TI Tecnologías de Información

GUI (Graphical User Interface) Interfaz Grafica de Usuario

FAQ Preguntas más frecuentes

BD Base de Datos

SGBD Sistema Generador de Base de Datos

DBA Administrador de Base de Datos

DDL Lenguaje de Definición de Datos

DSS Sistema de apoyo a la toma de decisiones

ESS Sistema de apoyo a ejecutivos



BIBLIOGRAFÍAS

Análisis y Diseño de Sistemas de Información

E. KENDALL, KENNETH y E. KENDALL, JULIE

PEARSON EDUCACIÓN, México, 2005

Páginas: 752

Análisis y Diseño de Sistemas de Información

James A. Senn

McGrawHill

Paginas: 728

Sistema de Bases de Datos

Conceptos Fundamentales

ELMASRI/NAVATHE

Addison-Wesley Iberoamericana

Informatica Aplicada a la Gestion de Empresas

Jose Joaquin Lopez-Hermoso

Esic Editorial 2000

Paginas: 204

ANALISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS PARA ...

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