Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP...

Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices

qrograma General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

PGI-84lWSl26

París, 1984

Original: Inglés

ANALISIS Y PLANEAMIENTO DE LA DOCUMENTACION: UN ESTUDIO RAMP CON DIRECTRICES

por Derek Charman

Programa General de Información y UNISIST

Organizacidn de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

PGI-84/WS/26 PARIS, junio de 1986

Asiento recomendado:

Charman, Derek

Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices / elaborado por Derek Charman [para el] Programa General de Informacibn y UNISIST. -París: 1984. -ii, 77 págs.; 30 cm.- (~GI-84/wS/26)

1. Título

II. Unesco. Programa General de Información y UNISIST

III. (RAMP) Programa de gestión de Documentos y Archivos

0 Unesco, 1986

PGI-84/WS/26

INDICE

Página

Prefacio...............................

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

ll.

Introducción ..........................

Autoridad y control ......................

Encuestas de registros - preparación ..............

Encuestas de registros - el inventario .............

Encuestas de registros - evaluación ..............

Autorización para la conversación de los documentos ......

Plan de los documentos .....................

Traslado de los documentos - el Centro de Documentación ....

Plan de los documentos - Evaluación de categorías especiales de documentos ....................

9.1. Documentos legibles a máquina ..............

9.2. Microformas .......................

9.3. Registros audiovisuales .................

9.4. Documentos cartográficos .................

Resúmenes de las directrices .................

Selección bibliográfica ....................

Apéndice A

El uso de las microcomputadoras en el planeamiento de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

El Consejo General de Enfermería de Inglaterra y el País de Gales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

CuadrosI-'V . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

1

3

7

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- ii -

FORMULARIOS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

ll.

12.

Encuestas de registros .....................

Cuestionario de encuestas de registros .............

Hojas de trabajo de inventario de registros ..........

Hoja de trabajo del avance de la encuesta ...........

Evaluación ...........................

Encuesta y programa de registros ................

Autorización para la conservación de los documentos ......

Plan general de traslado de documentos .............

Plan de conservación de documentos del organismo ........

Revisiones de la conservación de documentos ..........

Lista de muestras de transferencia ...............

Notificación y acuse de recibo de los documentos que serán destruidos en el Centro de Documentación .......

William Benedon Formularios 3 a 5, 9 a 12

Arte1 Ricks Formulario 6

Bethlehem Steel Corporation Formulario 7

Australian Archives Formulario 8

AGRADECIMIENTOS

Página

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PREFACIO

Con el fin de responder mejor a las necesidades de los Estados Miembros, particularmente los países en desarrollo, en las esferas especializadas que constituyen la gestión de los documentos y la administración de los archivos, la Divi- sión del Programa General de Información ha elaborado un programa coordinado y a largo plazo, el Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP.

En los elementos básicos del programa RAMP se reflejan los temas principales del Programa General de Información, por lo que se incluyen proyectos, estudios y otras actividades con ia finalidad de:

1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (en el plano nacional, regional e internacional).

2. Fomentar y difundir métodos, reglas y normas para el manejo de la info_r- mación.

3. Contribuir al desarrollo de las infraestructuras de la información.

4. Contribuir al desarrollo de unos sistemas de información especializados en las esferas de la educación, la cultura y la comunicación, las ciencias exactas y naturales y las ciencias sociales.

5. Fomentar la formación práctica y teórica de los profesionales y usuarios de la información.

El presente estudio, relativo al análisis y planeamiento de la documentación, tiene por objeto incorporar a los servicios de archivos el concepto de ciclo vital de los documentos y presenta la ventaja de establecer un programa global y legal- mente autorizado para determinar metódicamente el destino de la documentación institucional moderna. Aunque está basado principalmente en la práctica vigente en el Reino Unido, Canadá, Australia y Estados Unidos, las politicas y procedimientos que se estudian y resumen en él pueden aplicarse a los documentos de cualquier otra institución, pública o privada, y adaptarse a las necesidades de la práctica de la conservación de documentos de las diversas administraciones.

Se agradecerá cualquier observación o sugerencia relativa al presente estudio que puede comunicarse a la División del Programa General de Información, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 París. Se pueden obtener otros estudios reali- zados en el marco del programa RAMP dirigiéndose a dicha dirección.

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1. INTRODUCCION

1.1 La terminología básica de cualquier campo de actividad que experimente una transformación significativa es variable por definición. Este es el caso de la gestión de los documentos y, en grado menor, de la administración de los archivos. Como los términos básicos que se emplean actualmente han cobrado significados distintos, según los ámbitos y los países, en esta introducción se indican los significados particulares que se dan a los términos utilizados en el estudio. Las defi- niciones, a su vez, se basan en las propuestas en un glosario preparado por un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos , que se publicará en 1984.

1.2 Un documento puede definirse como "información registrada, sea cual fuere la forma o el medio, que recibe y conserva un organismo, institución, organización o individuo de conformidad con sus obligaciones jurídicas o como consecuencia de-un acuerdo contractual de cualquier naturaleza", Comprende "cualquier papel, libro, fotografía, microfilm, mapa, dibujo, gráfico, cinta magnética 0 cualquier copia 0 reproducción de los mismos **ll .

1.3 La gestión de los documentos puede definirse como "el sector de la gestión administrativa general relativo al logro de la economía y la eficacia en el establecimiento, conservación, uso y archivo o destrucción de los documentos durante su ciclo vital completo "2). El ciclo vital de un documento consiste en la evo- lución a partir de su creación hasta su archivo o destrucción definitivos. Com- prende las siguientes fases:

1.3.1 Documentos corrientes - son los utilizados regularmente para los asuntos corrientes de un organismo, institución u organización y que se conservan en su lugar de origen o recepción (a veces llamados documentos "activos");

1.3.2 Documentos semicorrientes - los que se utilizan con tan poca frecuencia para asuntos corrientes que deberían ser transferidos a algún centro de documentación hasta su destino definitivo (llamados a veces documentos "semiactivos");

1.3.3 Documentos no corrientes - los que no se necesitan para los asuntos corrientes y habría que destruirlos o transferirlos a un depósito de archivos (a veces llamados documentos "inactivos");

1.4 Los archivos son documentos no corrientes que conservan, en razón del valor permanente que representan, las organizaciones que los han producido o las que han sucedido en sus funciones o incluso un servicio de archivos apropiado.

1.5 Pueden incluirse numerosas actividades en una amplia definición de la ges- tión de los documentos, tales como las técnicas de elaboración de los documentos y la gestión de la correspondencia; la gestión de los formularios, informes e instrucciones (por ejemplo, instrucciones de carácter permanente y manuales técni- cos); clasificacibn y gestión de los ficheros, comprendida la utilización de ADP (proceso automático de datos) EDP (proceso electrónico de datos) y sistemas de

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microformatos para el almacenamiento y la recuperación de las informaciones; la gestión de correos; las máquinas de oficina y de gestión de suministros; las operaciones centralizadas de microformatos; las actividades de centros de documenta- ción; los programas de conservación de los archivos y documentos básicos3). Si bien es posible organizar un programa de gestión de documentos en torno a cualquiera de estas actividades, los elementos clave de un programa global son el aná- lisis y el planeamiento de la documentación, que determinan la conservación o la eliminación de los documentos. La información básica obtenida de esa manera faci- litará considerablemente el perfeccionamiento de la producción y conservación de los documentos. En particular, el análisis de la documentación es un prerrequisito fundamental para mejorar los sistemas de ficheros que constituyen la base de toda buena gestión documental.

1.6 El análisis de la documentación ha sido definido como "el acopio de informa- ción básica sobre los documentos, relativa a su cantidad, formato y tipo, ubica- j ción, estado físico, instalaciones de depósito, índice de acumulación, utilización y datos semejantes, a efectos de planificar programas de adquisición y archivo o de destrucción, operaciones de microfilmación, nuevas instalaciones y actividades afines de archivos '14). A esta definición, que sólo relaciona el análisis con las actividades de archivos, se suma el propósito de mejorar la gestión de documentos en las propias oficinas que los producen.

1.7 El plan de la documentación es un pliego en el que se describen los documentos de la organización y en virtud del cual se puede tener acceso a los mismos. Abarca la microfilmación, las interrupciones de ficheros, la transferencia a un centro de documentos, para los semicorrientes, hasta que expire el correspondiente periodo de conservación, y su destrucción o transferencia a un depósito cuando hayan perdido vigencia, por lo general al cabo de un plazo determinado (30 años después de su creación en el caso de los registros públicos de Gran Bretaña). '

1.8 Podrá alegarse que el análisis y el planeamiento de la documentación son medios complejos de alzanzar lo que en definitiva no es más que una simple finalidad, a saber, la destrucción de los documentos o su transferencia a los archivos. En realidad, la situación es muy diferente. Cuando la planificación documental no exista o sea deficiente no habrá un criterio orgánico y metódico para archivar o destruir los documentos. Aun cuando se disponga de sótanos u otras instalaciones de depósito, y se trate de documentos semi o no corrientes, en lugar de haberlos transferido o destruido, se conservarán en costosos locales de oficinas, ocupando innecesariamente ese espacio. Como se ha observado:

"Lamentablemente, es muy corriente que los documentos se retiren de la circulación sin responder a ninguna planificación. Por lo general se empieza relegando los documentos obsoletos a armarios, corredores, altillos, sótanos y otros rincones apartados, para poder clasificar en las oficinas los últimos documentos de uso corriente. Luego, cuando ya se han ocupado todos los huecos disponibles en los altillos y sótanos, y haya que ampliar las oficinas en actividad, los responsables del organismo de que se trate decidirán la destrucción de una mayor o menor parte de los viejos documentos, con un criterio por lo general arbitrario. El notable incre- mento de la producción de documentos, característico de los últimos dece- nios, ha contribuido decisivamente a aumentar esa tendencia a una destrucción irracional"5).

1.9 La oparición de los microformatos y, más recientemente, la de los microcir- cuitos integrados de silicio, ha convencido a algunas organizaciones de que es posible reducir la montaña de papeles o eliminarla completamente mediante la miniaturización o el tratamiento electrónico de los datos. Mucho dinero y tiempo

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se han derrochado en el pasado para microfilmar documentos que se hubiesen destruido, de haber existido una planificación documental apropiada. Suponer que en el futuro no será necesario conceder demasiada importancia a la eliminación de informaciones inútiles, debido al costo decreciente y a la capacidad cada vez mayor de las memorias de las computadoras, es casi tan peligroso como la idea opuesta, puesto que al inducir a conservar esa información inútil, se produce una consiguiente sobrecarga de las máquinas. Las autoridades competentes, también en este caso, terminarán por destruir, por lo general arbitrariamente, los viejos datos, en mayor o menor medida. Por consiguiente, es fundamental recurrir al aná- lisis y al planeamiento de la documentación, tanto para mejorar la gestión de los registros documentales como para introducir los microformatos y la informática e incluso -10 que que debería ser la norma en la actualidad- para determinar en cada caso la aplicación óptima de esas tres formas de documentos, sin olvidar que a veces es preciso conservar a largo plazo ciertos documentos, en soporte de papel, aunque hayan sido producidos en forma legible a máquina.

1.10 Por tanto, los objetivos del análisis de la documentación son ante todo lograr que la planificación documental sea completa y comprenda todos los tipos y formas de documentos y, en segundo lugar, contribuir a elaborar mejores sistemas de gestión de documentos, sin los cuales la correspondiente planificación perderla mucho valor. Los objetivos de planificar la documentación consisten en prever su duración desde el momento de su creación o recepción hasta la culminación del ciclo de su existencia mediante su destrucción o su conservación en forma de archivos. Las ventajas de un plan semejante son las siguientes:

1.10.1 Ahorro de tiempo, al reducir el volumen de los documentos destinados a la recuperación de la información;

1.10.2 Ahorro de espacio, al liberar las oficinas de documentos que han perdido vigencia;

1.10.3 Evitar costos adicionales de adquisición de equipos de depósito y superficie destinada a ese fin;

1.10.4 Promover un eficiente control documental;

1.10.5 Singularizar los documentos valiosos a efectos de su archivo.

Por consiguiente, planificar la documentación supone reducir el número de documentos, mejorar su calidad y eficacia y disminuir su costeó).

1.11 El Estudio y las Directrices están principalmente destinados a organizaciones que no se ocupan de la gestión documental y pueden estar o no dotados de un servicio de archivos. La práctica recomendada se basa en la creada por el Servicio Nacional de Archivos y Documentación de Estados Unidos de América, posteriormente adaptada para ser aplicada a organizaciones no gubernamentales, inclusive en empresas, e introducida con algunas modificaciones en otros países de habla inglesa. Sin embargo, las recomendaciones no coinciden siempre exactamente con la práctica norteamericana, puesto que proceden en parte de la propia experiencia del autor en materia de organización de servicios de archivos y gestión documental, tanto en organismos públicos como en el comercio y la industria. Se aludirá particularmente a la práctica vigente en Canadá, Australia y Gran Breta3a, según proceda.

-. -. --

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1.12 Entre las razones por las que tal vez estas técnicas no sean más difundidas internacionalmente, figuran la existencia de múltiples tradiciones en materia de archivos administrativos, la falta de una terminologia uniforme y el hecho de que sea difícil conseguir en otras lenguas las publicaciones inglesas sobre gestión de documentos. Su aplicación es, no obstante, universal, más allá de las diferencias lingüísticas.

NOTAS

1) William Benedon, Records Management 1961, pág. 258. En esta definición no se incluye el documento informatizado creado por computadora en un soporte de ' cinta magnética o disco, que abarca dos o más campos de datos según un orden predeterminado y tratado como una unidad. Un campo es una parte específica de un conjunto de documenos informatizados que contiene información de índole particular. Por ejemplo, la factura de una venta elaborada por computadora constará de campos especificos en los que se registrarán el nombre y apellido del cliente, su dirección, las caracteristicas de los bienes que se le han vendido, la cantidad y el precio. Este "documento" cobrará el sentido tradicional de la palabra cuando haya sido impreso para enviarlo al cliente. De otro modo la cinta magnética o el disco con los datos deberán considerarse como documento en el sentido que se da al término en el presente estudio.

2) Consejo Internacional de Archivos Glossary of Archiva1 Terms (proyecto no publicado).

3) Donald H. Bell, Records Management Program - Comprehensive Outline, Consejo Internacional de Gestión de Documentos, Informe N 3, 1982.

4) Consejo Internacional de Archivos, op. cit.

5) Morris Rieger, "Técnicas de retirada de documentos y normas de evolución" RUCIBA, Vol.1, N03, 1979, pág. 217.

6) New South Wales Government Records Management Office, Records Scheduling and Disposal, 1976 pág. 3.

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2. AUTORIDAD Y CONTROL

2.1 La decisión de emprender un análisis de la documentación para poder planifi- carla y organizarla más eficazmente entraña importantes consecuencias para una organización. Esta deber estar dispuesta a contratar a personal especializado para realizar los estudios, así como invertir dinero para incorporar a la práctica de gestión de documentos las mejoras que puedan aportar los estudios, con miras al futuro. Cuando se dispone de recursos limitados, como sucede en los países en desarrollo, puede resultar necesario ampliar las actividades correspondientes al servicio existente, como el de los archivos nacionales, e incorporar al mismo la gestión de documentos. Claro está, el primer cometido consistirá en crear un núcleo de personal calificado y experimentado, organizado preferentemente como unidad de gestión de documentos, capaz de:

2.1.1 Establecer los sistemas capaces de proceder al análisis y planeamiento de la documentación.

2.1.2 Formar a su propio personal y al de la organización, encargado del funcionamiento de los sistemas.

2.1.3 Proporcionar un servicio consultivo sobre sistemas de gestión documental para organismos 0 secciones, y

2.1.4 Proporcionar los demás servicios que puedan necesitar los nuevos sistemas.

2.2 La contratación y la formación del personal de la unidad de gestión de los documentos pueden plantear problemas en países donde escasee la necesaria compe- tencia en la materia. El elemento clave residirá en el nombramiento del jefe de la unidad de gestión de los documentos. Cuando no se encuentre localmente ningún candidato calificado será preferible contratar a un consultor que se encargue de crear la unidad y proceder al análisis y planificación y organizar cualquier otro mecanismo necesario, en vez de confiar esa tarea a algún experto especialista en otra materia que puede tener dificultades para adaptarse a la nueva disciplina. Después de proceder a esa designación clave se podrá reclutar al personal subordi- nado que seguirá cursos de formación dentro de la unidad o, en su defecto, se especializará en el extranjero. Cuando se haya contratado a un consultor para crear la unidad, se podrá preparar, de ese mismo modo, a un candidato idóneo para que se haga cargo de la dirección de la unidad, una vez concluido el contrato del consultor.

2.3 Puede resultar difícil hallar cursos para formar a especialistas en la gestión de los documentos. Los archiveros se dedican cada vez más a la gestión documental, tema que ocupa una proporción considerable de los programas de algunos cursos de gestión de archivos. Por ejemplo, el programa de estudios para el diploma de post- grado de estudios archiveros en el Centro Regional de Formación de Archiveros de Accra (Ghana) consagra un tiempo igual (18,6%) a la gestión de documentos y a la de archivos, comprendida la experiencia práctical). Los cursos para el diploma de archivero de las universidades de Liverpool y Londres (Reino Unido) consagran asimismo una parte considerable de su programa a la gestión documental. Sin embargo, en Estados Unidos se considera por lo general que las especialidades de archivero y documentalista son distintas, aunque sus intereses sean afines, con lo que suelen impartirse cursos separados para ambas formacionesa). La principal diferencia reside en que los archiveros tienden a ocuparse de la evaluación y conservación de los documentos, mientras que los especialistas de la gestión documental se encargan más bien de la administración eficaz de los documentos en las oficinas. Es fundamental que ambos puntos de vista aparezcan reflejados en la labor de la unidad de gestión de los documentos.

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2.4 Las dimensiones de la unidad de gestión de los documentos dependerán naturalmente de las de la organización central y de la velocidad con que se llevan a cabo el análisis y el planeamiento de la documentación. A efectos del presente estudio se supone que la organización es lo suficientemente grande como para que se dele- guen sus funciones a subdivisiones que en el presente estudio se denominan "dependencias". Sean cuales fueren las dimensiones de la organización será preciso que se lleven a cabo los estudios conforme a un sistema de prioridades que prevea los plazos y que, de preferencia, iniciará la labor en las dependencias clave encarga- das de la orientación y el control general de la organización, como el órgano ejecutivo y financiero central. Sin embargo, siempre deberán poderse modificar las prioridades conforme a las necesidades como sucede cuando se tiene que reorgani- zar a fondo una dependencia que no ha sido sometida a un estudio de evaluación.

2.5 Todos los miembros del personal de la unidad habrán de dominar las técnicas básicas del análisis y la planificación. Además, se fomentará la especialización \ individual del personal. Teóricamente, la unidad deberá disponer de suficientes especialistas para satisfacer consultas de las dependencias sobre todos los aspectos relativos a la gestión de los documentos. Deberá, pues, contarse con especialistas de la micrografía, la reprografía y las aplicaciones informáticas, así como de los sistemas de ficheros y otros aspectos de la gestión de documentos.

2.6 Además de la función consultiva, la unidad de gestión de los documentos pres- tará sus servicios corrientes siempre que sea necesario. Entre estos servicios los más importantes son los que prestan las instalaciones de los centros de documenta- ción para conservar los documentos semicorrientes, comprendidas las películas, las cintas magnéticas y los discos. En el momento de crear la unidad se preverá el espacio necesario para instalar el centro de documentación, puesto que la planifi- cación documental se llevará realmente a la práctica en función de la disponibili- dad de ese espacio a un costo módico, y su administración eficiente. Un segundo servicio común importante es una unidad central de microfilmación, cuyas dimensiones dependerán de la naturaleza y alcance de las necesidades de la organización principal, que se conocerán exactamente a medida que se realicen los estudios. Es preciso destacar que la aparición de la informática no ha quitado vigencia al concepto de centro de documentos, ni tampoco ha reemplazado el uso de los microformatos, pese a que mucho se haya conjeturado últimamente acerca de la posible reducción futura del volumen de papel que se utiliza.

2.7 Una vez establecida la unidad de gestión de los documentos, será indispensa- ble definir debidamente su función mediante un reglamento administrativo o através de la legislación nacional. Claro está, que en su defecto, la unidad deberá de todos modos elaborar un programa de trabajo, hasta que se publique un documento oficial que rija sus actividades. Siendo su primer cometido el análisis de la documentación deberá disponer de la autoridad necesaria para hacer gestiones ante todas las dependencias, en el desempeño de sus funciones. Requisito esencial es que en materia de destrucción de documentos los distintos servicios se atengan a criterios aprobados por la unidad de gestión. Como la documentación que se estu- diará y planificará se encuentra en las oficinas de las dependencias que la han producido o recibido es esencial para la ejecución del programa, contar con su cooperación.

Por consiguiente, la responsabilidad de la ejecución del programa deberá recaer en la dirección de la dependencia, que actuará con el asesoramiento y el apoyo administrativo de la dirección de la unidad de gestión documental, y ésta se hará cargo de la responsabilidad de la labor de análisis y planificación documental. La unidad seguramente trabajará en colaboración con los funcionarios que designe cada dependencia para encargarse de la ejecución interna del programa.

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2.8 Cuando la unidad de gestión de los documentos forme parte del servicio de archivos, el responsable de este servicio, aunque pueda delegar la aprobación final de la planificación documental en el jefe de la unidad; tendrá la última palabra en la selección del material del archivo. Sin embargo, cuando la unidad de gestión de los documentos sea independiente del servicio de archivos se establece- rán los mecanismos necesarios para que los planes sean sometidos a la aprobación final del responsable de los archivos y para que el personal de este servicio coopere en todas las etapas del proceso de evaluación y examen.

2.9 Se ha discutido mucho últimamente acerca del lugar en que es más conveniente situar la unidad de gestión documental en una organización determinada, sobre todo teniendo en cuenta la naturaleza interdisciplinaria de la gestión de los documentos, en que intervienen las computadoras, los microformatos, los archivos y la gestión de la información. En las empresas comerciales su lugar es la secretaría de la compaaía o la sección financiera o administrativa. En los entes gubernamentales, su lugar natural es el servicio de archivos. Sin embargo, en los últimos años, la importancia creciente atribuida a la gestión de la información ha puesto de relieve su relación con las bibliotecas, los centros de documentación y los departamentos de informática. Los adelantos de la informática revolucionaron la gestión documental y también la gestión de la información que, hasta entonces, se limitaba con el material publicado, como libros, artículos, informes técnicos y estudios. Los documentos constituyen también una poderosa fuente de información por lo que se ha discutido hasta qué punto su gestión es sólo un aspecto de la gestión de la información. Siempre existirá una diferencia entre la gestión de los documentos que se van acumulando naturalmente a lo largo de la vida de una organi- zación y que tienen, por tanto, un valor jurídico y comprobatorio único, y la ges- tión de material de otra naturaleza que se acumula en las bibliotecas y los centros de documentación como resultado de una elección deliberada. Esta situación ha conducido a una forma de organización en la que se asocian, en un departamento de información, los archivos, la gestión de los documentos, la documentación biblio- tecaria y la informática, como componentes de igual peso. Quizás sea prematuro prever una aceptación generalizada de esta forma de organización, pero sea cual fuere la forma escogida, es fundamental que existan buenas relaciones interdisci- plinarias en todos los niveles, en el amplio marco de la gestión informativa. Es importante ante todo que una disciplina no prevalezca sobre las demás, porque podría acarrerar graves consecuencias a largo plazo. Por ejemplo, como la computadora es un buen vasallo pero un mal seiTor, el hecho de no consultar a la unidad de gestión documental cuando se proyecta la creación de un nuevo sistema de informa- ción puede comprometer gravemente la conservación de las informaciones contenidas en los documentos a plazo medio y largo3).

NOTAS

1) Regional Training Centre for Archivists - Accra, Proyect Findings and Recommendations, (UNDP) Unesco, París 1981, Appendix E.l.

2) Figura una lista de los cursos de gestión de documentos que se imparten en Estados Unidos en: "A Directory of Collegiate Schools Teaching Records Management", Records Management Quarterly, Vol. 15, N"1, enero de 1981.

3) William Benedon, "Management ín Information - An Interdisciplinary Approach", ibid., Vol. 12, N"4, octubre de 1978.

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3. ENCUESTAS DE REGISTROS - PREPARACION

3.1 No es posible exagerar la importancia de las encuestas de registros en la gestión de éstos a través de su ciclo vital. De tales encuestas no sólo dependen los programas de registros, que constituyen la otra preocupación principal de este estudio, sino también el desarrollo de técnicas mejoradas para la gestión de los registros. Una encuesta de registros pasa naturalmente por tres etapas:

3.1.1 Preparación, cuando se informa a los organismos que se ha iniciado una encuesta y que se lleva a cabo una investigación preliminar de los registros del organismo.

3.1.2 Inventario, cuando se obtienen los detalles de las series de registros llevados por cada dependencia del organismo.

3.1.3 Evaluación, cuando las series de registros identificadas durante la ' etapa del inventario se examinan para determinar los periodos de conservación adecuados a ellas.

3.2 Para los fines del presente estudio, se parte del supuesto de que la gestión de los registros se efectúa por primera vez en una organización o de que en la organización ya existente se establece una rama especializada para llevar a cabo encuestas de registros y elaborar programas de registros. En estas circunstancias, la dependencia para la gestión de los registros proporcionará los equipos de las encuestas. En algunos paises, como Canadá, Australia y Estados Unidos de América, este trabajo suele efectuarlo el personal del departamento, pero las bases legis- lativas para la gestión de los registros se han establecido desde hace mucho tiempo en estos países y se encuentran muy desarrolladas. En el caso de que no exista esa situación, es mejor concentrar el esfuerzo principal en la dependencia para la gestión de los registros y utilizar al personal del departamento sólo des- pués que se haya familiarizado con la práctica adecuada de gestión de registros. No obstante, en el caso de organismos muy grandes, puede estar justificada la creación de uno o más equipos, constituidos y pagados por el organismo para realizar la encuesta de sus registros y compilar los programas, y el jefe de la dependencia para la gestión de los registros debe estar preparado para considerar esta posibilidad. La relación de estos equipos con la dependencia para la gestión de los registros es, sin embargo, de importancia fundamental y deberían ser formados en los mismos procedimientos y sistemas, mientras que el jefe de la dependencia para la gestión de los registros tienen que responsabilizarse con el trabajo que realizan y con su reclutamiento.

3.3 Tan pronto como sea posible después de la creación de la dependencia para la gestión de los registros, el jefe ejecutivo o el funcionario responsable de mayor jerarquía emitirán un aviso, en forma de carta circular, directiva o folleto, en el que se fijen los objetivos y propósitos del programa de gestión de los registros. La cantidad de detalles que hay que incluir dependerá de la etapa de desarrollo ya alcanzada. Cuando exista un servicio de archivos, se mantendrán contac- tos con la mayoría de los organismos, procurando extenderlos al máximo. Cuando no exista ese servicio, se hará hincapié fundamentalmente en el ahorro de los costos, y se procurará evitarlos; se insistirá en una mayor eficacia a partir de una mejor gestión de los registros (lo que, en cualquier caso, debe ocupar un lugar desta- cado en el aviso) y en la importancia de seleccionar y conservar los archivos. El aviso debe comenzar con una declaración general de los principios de la gestión de registros y aludirá fundamentalmente a su conservación y protección y al propósito de desarrollar y aplicar dichos principios mediante encuestas de registros. Los aspectos de la protección de registros que se incluirán son el establecimiento de

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centros de registros de alta densidad y bajo costo, la protección de registros, vital para la pervivencia de la organización en caso de emergencia y la selección y conservación de los archivos. El anuncio señalará también la necesidad de desarrollar en el futuro otros medios afines tales como el control de formularios, informes y directivas y la gestión de la correspondencia y archivos. La dependencia para el control de los registros indicará que capacidad tiene de ofrecer asesoria y asistencia para establecer dichos elementos del programa, en el caso de que las encuestas revelen su necesidad.

3.4 Cuando el aviso esté listo para ser comunicado, se informará al primer organismo cuyos registros vayan a ser sometidos a encuesta sobre los objetivos y procedimientos que van a seguirse. Esto puede hacerse mejor cuando el jefe de la dependencia para la gestión de los registros concierta, en primera instancia, una entrevista personal con el jefe del organismo para explicarle las vastas intencio- nes generales de la encuesta e invitarlo a que coopere. El objetivo de la entrevista será convencer al jefe del organismo para que respalde con su autoridad la presentación de las proposiciones a los jefes de los departamentos de su organismo con miras a desarrollar un programa de encuestas para cada departamento. Se enviará copia del aviso al jefe del organismo antes de la entrevista, y el jefe de la dependencia para el control de los registros determinará el número de copias que el jefe del organismo hará circular entre todos los jefes de los departamentos. Dichas copias se enviarán lo más rápidamente posible una vez celebrada la entrevista, con una carta explicativa en la que se confirmen los detalles de la misma y se facilite cualquier tipo de información adicional que pudiese resultar útil. En el caso de un organismo muy grande, el jefe podrá decidir no ocuparse personalmente del asunto y delegar en uno de sus funcionarios. No obstante, el jefe del organismo debe mantenerse informado de la marcha de la encuesta en los términos y con la autoridad suficiente para poder garantizar la seriedad del asunto.

3.5 Tan pronto como se tomen con el jefe del organismo las disposiciones para llevar a cabo la encuesta, se le pedirá que comunique un memorándum a los jefes de los departamentos, informándoles de las medidas tomadas y que serán de la incum- bencia del jefe de la dependencia para el control de los registros. Al mismo tiempo se elaborará en términos generales un calendario de visitas. En esta etapa, el jefe de la dependencia para la gestión de los registros deberá decidir la cantidad de equipos que serán necesarios para realizarla. De ser posible, cada equipo estará integrado por un analista que pueda identificar las series de registros y un asistente que registre los detalles y se cerciore de que los resultados se tabulan adecuadamente. El jefe de la dependencia garantizará también que en cada departamento se nombre a un funcionario o administrador responsable para que ayude a su equipo a localizar todos los registros que van a ser sometidos a encuesta y responda a las preguntas sobre su carácter y significado.

3.6 Cuando un organismo aprueba la realización de una encuesta, es conveniente establecer el alcance de la tarea por medio de una investigación preliminar destinada a calcular el volumen de los registros llevados por cada departamento, su localización y el espacio que ocupan, con miras a planificar la preparación del inventario. (Formulario 1). La información obtenida se utiliza para proporcionar al organismo un análisis cuantitativo de la tarea, el cálculo del tiempo necesario para compilar el inventario y los beneficios que se esperan de la encuesta, como evitar los costos en la recuperación de equipos y de espacio. Es esencial que la investigación preliminar la efectúe un equipo calificado dirigido por un analista de registros y no el personal del organismo sobre la base de un cuestionario, ante todo porque se sabe que las respuestas a los cuestionarios no son dignas de confianza a menos que las registren investigadores capacitados, y después porque, al realizar la investigación preliminar, el equipo acopiará una información útil

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con la que podrá agilizarse el trabajo del inventario. Sin embargo, un cuestionario que sirva de guía al equipo de la dependencia puede ser de gran valor para garantizar que se ha recogido toda la información esencial a la preparación del inventario. (Formulario 2).

3.7 El diseño de los formularios que se utilicen en las encuestas y programas de registros variará de conformidad con los sistemas y procedimientos particulares adoptados por la dependencia de gestión de los registros, lo que, a su vez, depen- derá del carácter de las relaciones establecidas entre la dependencia y los organismos a quienes se presten los servicios. Cuanto mayores sean los poderes otorga- dos a la dependencia, más. uniformes serán los procedimientos y, por ende, los formularios. Al igual que los formularios utilizados en todos los trabajos sobre gestión de registros, los utilizados para ilustrar este estudio se basan en la obra precursora del difunto Emmet J. Leahy y Christopher A. Cameron, llevada a cabo en Estados Unidos de América y publicada en 1965 en Modern Records Management. \ En cierta medida, esta obra ha sido ya superada por otras, como Records Management, de William Benedon, y la serie de guías para la práctica de gestión de registros publicados por muchas organizaciones con el fin de ser utilizadas en sus organismos.

FORMULARIO 1

ENCUESTAS DE REGISTROS OFICtNA DE FINANZAS

Departamento Sección

CONTABILIDAD NOMINAS

Contacto Lugar

Sr. E. PAYMASTER OFICINA CENTRAL

Equip. Cantidad

F4 1.111

L6 11

s 1

SS6 1.111

MF 111

Cubículo

10

Fecha

20-12-83

TeléEono

3729

Vol. (pies3))

32

32

4

64

3

Observaciones TOTAL 135

F4 = Archivos de 4 gavetas

L6 = Ficheros laterales - 6 pulgadas de alto

S = Caja de caudales

SS6 = Estantería de metal - de b entrepa?ios de alto

MF = Gabinetes de microfichas

HOJA No 1

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FORMULARIO 2

CUESTIONARIO DE ENCUESTAS DE REGISTROS Fecha:

Oficina: Sección:

Departamento: Contacto:

Lugar: No de teléfono:

1. iCuáles son las funciones del Departamento/Sección?

2. iCuáles son las principales series de registros que se llevan?

3. a) iExiste un sistema uniforme de archivos?

b) iExisten procedimientos establecidos de archivos?

4. a) ¿Se utiliza el microfilm?

b) ¿En tarjetas perforadas con ventana?

c) iEn la recuperación de la información?

d) ¿En registros que van a conservarse durante menos de 10 años?

5. a) ¿Se utiliza con eficacia el equipo de archivos?

b) iQuién es el encargado de controlar la compra de los equipos?

6. a) iSe enumeran los formularios?

b) iQuién es el encargado de su diseño e impresión?

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7. a) iExiste un procedimiento estándar para la conservación de los registros?

b) iQuién establece los periodos de conservación?

c) iExisten programas de conservación?

8. a) iExisten fuera del piso almacenes destinados a registros no actualizados?

b) iDónde se hallan ubicados?

c) ¿Son compartidos?

d) iQuién se ocupa de ellos?

e) iExisten procedimientos para el traslado?

f) iPuede recuperarse la información de modo eficaz?

g) ¿Se utiliza eficazmente el espacio?

h) ¿Se destruyen periódicamente los registros?

i) iQuién los destruye?

j) ¿De qué forma se destruyen? ¿Se venden los que son desechados?

9. ¿Qué medidas se toman para proteger los registros esenciales, por ejemplo, contra incendios e inundaciones?

10. iQué otra información debe darse con respecto al mantenimiento de los registros?

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4. ENCUESTAS IIE REGISTROS - ET, INVENTARIO

4.1 El punto central de una encuesta de registros es el inventario de las series de registros bajo custodia de cada departamento del organismo. El inventario de los registros debe distinguirse del inventario de los archivos, que puede definirse como "un medio de localización en el que se enumeran y describen con diver- sos grados de detalles el contenido de uno o más grupos de archivos que, por lo general, incluyen una breve historia de la organización y las funciones del organismo, institución u organización de origen y, si es conveniente, los índices"l). El inventario de registros es una lista completa de los registros de un organismo, por series 0 categorías, con una información de apoyo capaz de permitir una valo- ración y evaluación adecuadas de la formación y actividad de los archivos 2). La serie de registros puede definirse como el conjunto de los registros organizado según un orden particular (numérico, cronológico o alfabético) o con una misma forma física (mapas, microfilm) o que resulta de una actividad o propósito especí- ficos, q ue se archiva o utiliza como una unidad3).

4.2 El inventario debe ser compilado por el mismo equipo o equipos que realizaron la investigación preliminar debido a que deben haber establecido una buena rela- ción de trabajo con el personal del departamento y haberse familiarizado con las actividades del organismo. El conocimiento de estas actividades, resultante de discusiones con el personal y a partir de la investigación de la organización del organismo, sus registros y su clasificación, constituye la base de un buen trabajo de inventario y hay que procurar por todos los medios posibles obtener dicha información, de ser posible, antes de la investigación preliminar. En ese sentido, debe pedirse al organismo que suministre en una primera etapa copias de toda reseña, esquema e informe de organización, reglamento vigente y sistema de clasi- ficación de archivos que puedan estar disponibles. Asimismo, la información sobre las prácticas de conservación de los registros existentes, aunque informal, tam- bién resulta esencial. El inventario se realiza sistemáticamente para cerciorarse que abarca todas las oficinas y zonas de almacenaje.

4.3 Cada formulario de inventario debe limitarse a una serie de registros, aunque haya series que requieran más de un formulario según sea el número de sitios en que se encuentran almacenados los registros. Para facilitar la tarea, el formulario no excederá la dimensión métrica A4. (Formulario 3). Se especificará la infor- mación siguiente:

4.3.1 Organismo. Los nombres del organismo y del departamento deben aparecer en el formulario, así como el nombre, dirección y número de teléfono del departamento o sección en que se encuentran realmente ubicados los registros. En los organismos muy grandes, puede ser imposible incluir todos los detalles de su estructura jerárquica sin sobrecargar el formulario. En esos casos se omitirán algunos niveles, siempre que se disponga de un esquema preciso de la organización del organismo en el que se especifiquen el lugar que el departamento ocupa en él.

4.3.2 Funcionario a cargo. El nombre, teléfono y números de extensión de la persona encargada de los registros.

4.3.3 Fecha del inventario. La fecha en que es inventariada la serie.

4.3.4 Título y Descripción de la serie de registros. El título y la descrip- ción asignados a la serie de registros constituyen la partida más importante del inventario. Los elementos esenciales se discuten más adelante.

4.3.5

4.3.6

4.3.7

4.3.8

4.3.9

4.3.10

4.3.11

4.3.12

4.3.13

4.3.14

4.3.15

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Fechas incluidas. Se incluirán las fechas del primero y del último registro de la serie. Deben seRalarse los intervalos de cualquier extensión existentes en la serie.

Ordenación. La ordenación de la serie, por ejemplo, de forma alfabé- tica, numérica o clasificada, conjuntamente con detalles de cualquier otro medio de localizaci6n tales como índices o sistemas de clasi- ficación.

Tipo y descripción física. Deben especificarse los principales tipos de registros que componen la serie; por ejemplo, correspondencia, memoránda, informes, etc., así como su descripción física, es decir, libro, fotografía, microfilm, mapa, dibujo, esquema, cinta magnética o disco, etc.

Equipo. La naturaleza del equipo de almacenaje utilizado; por ejemplo, archivos de 4 gavetas, ficheros de tarjetas índice, estantería de metal, etc.

Volumen. La cantidad de registros de la serie debe calcularse de acuerdo con una fórmula estándar, basándose en el tamaño del documento. Por ejemplo, los archivos con un promedio de 4 gavetas para documentos de dimensiones A4 tendrán una capacidad de .23 metros cúbi- cos, y cada gaveta tendrá una capacidad de .06 metros cúbicos.

Ubicación. Los sitios en que van a encontrarse los registros pertene- cientes a la serie, debiendo especificarse también el número del cubículo y la posición que en él ocupa cada elemento del equipo de archivos. El empleo de planos del piso con la disposición de cada pieza del equipo de archivos dentro de cada cubículo y la asignación de una letra o número a cada pieza del equipo, comenzando por el lado izquierdo de la habitación, facilitan la tarea de identificación. Cada gaveta o entrepaRo debe numerarse de abajo hacia arriba, ya que los muebles destinados a archivos variarán en cuanto a la altura.

Frecuencia de las referencias. Cuántas veces se hizo referencia a los registros durante el mes anterior a la fecha del inventario.

Tasa anual de acumulacibn. El volumen de los registros creados o reci- bidos durante el airo anterior.

Duplicados y registros conexos. Debe seí5alarse la existencia de duplicados dentro del organismo o en otros organismos, así como cualquier variación en la fecha registrada en ellos. También se indicarán los registros conexos que contengan una información igual 0 sustancial- mente análoga. En principio, se señalará la serie que contenga la cantidad máxima de información en la forma más adecuada como la "copia del registro" que hay que conservar para el periodo óptimo.

Función de los registros. Son importantes los objetivos para los cuales se acumularon y utilizaron los registros; por ejemplo, para satisfacer requisitos estatutarios, jurídicos o administrativos especiales. Se registrará cualquier restricción relativa al acceso, como resultado , por ejemplo, de una clasificación de seguridad.

Orden. La accidn llevada a cabo en el departamento para conservar o destruir los registros4).

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FORMULARIO 3

HOJAS DE TRABAJO DE INVENTARIO DE REGISTROS

T HOJA DE TRABAJO DE INVENTARIO DE REGISTROS

AÑOS SERIE AREA UBICACION EQUIPO PIES31 ACCION

DESCRIPCION Ofic. Pies3)

Almac. Pies31

TITULO DEL REGISTRO

Cámara Pies31

ORGANIZACION

l DESCRIPCION Pies31 I

Almac. Pies31

TITULO DEL REGISTRO

Cámara Pies3)

ORGANIZACION

<, ., ..,. .‘..._<. . . _” .,.... “...

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4.4 Una vez iniciado el inventario, es importante cerciorarse que no se destruyan ni trasladen los registros a otro sitio que el equipo lo sepa. A este efecto, se darán instrucciones antes de iniciar estas tareas. Del mismo modo, el equipo de encuesta se cerciorará de la inclusión en ella de la evaluación y la programación y de que se concluya en el plazo debido.

4.5 La calidad del inventario dependerá de la exactitud con que se definen las series de registros y con que se asignan los titulos. Es fundamental que los titulos de las series asignados por el departamento se registren durante la encuesta, aunque los títulos no sean necesariamente los que se utilizarán para clasificar y archivar los formularios antes de su evaluación e incorporación al programa de conservación de los registros. La necesidad de estandarización se debe al uso de sinónimos para describir la misma serie de registros en los diferentes departamentos de un mismo organismo. Por ejemplo, lo que se denomina un registro en un departamento puede llamarse lista en otro, y una factura puede denominarse cuenta. Sin embargo, cuando la estandarización es necesaria, la versión estándar aparecerá en el formulario antes de la versión del departamento, y ésta figurará entre corchetes. Asimismo, es importante que las palabras del tftulo de una serie están- dar estén colocadas según un orden regular, por lo general comenzando con el tftulo del registro. Por ejemplo, la palabra "orden" debe aparecer antes de origen administrativo (Junta de la Administración Pública), función (solicitud de subvención), materia y frecuencia (mensual, trimestral, anual).

4.6 Algunas series de registros requerirán una consideración especial, como es el caso de la correspondencia general, que consta de archivos individuales por materias o de series de documentos de gran tamaiTo como mapas, planos y dibujos de ingeniería. En la mayoría de los casos es imposible inscribir por separado el título de cada carpeta individual u otro elemento de archivo en los formularios individuales de inventario. En lugar de ello, debe hacerse una decripción general de las series, capaz de permitir una valoración y evaluación de las mismas. En caso de que existan registros o índices de los archivos o dibujos, debe ser posible brindar una descripción que permita tratar todos los asuntos de la serie tan solo como de rutina y, por lo tanto, de valor a corto plazo o bien como de importancia considerable, y ello de valor a largo plazo o permanente. Hay casos, no obstante, en que puede resultar imposible tomar semejante decisión, ya sea porque la serie es demasiado grande y variada, ya sea por falta de datos tales como información de los registros e fndices sobre los que hay que tomar una decisión satisfactoria. En esos casos, los registros individuales deben someterse a revisión archivo por archivo, de cuyo carácter se trata en el siguiente capitulo.

4.7 Los registros en microformularios o cintas magnéticas o discos pueden presentar también un problema especial. En este caso, una descripción de los datos individuales es aún menos posible debido a que su volumen total es impresionante. En esas circunstancias, las series deben evaluarse, al menos en parte, con arreglo a los análisis de sistemas y a los detalles del programa elaborados antes de su introducción. El mismo problema surge a menudo con relación a las series de registros fotográficos y de grabaciones de sonido y video. Una vez más, se procederá a la descripción de inventario mediante una valoración general del carácter de los registros de datos más bien que con arreglo a los propios datos. Otro factor de gran importancia que hay que tomar en cuenta en la fase de inventario es la naturaleza y el tiempo (lector de microfilm, computadora, proyector) necesarios para leer los registros, ya que hay que tomar medidas para lograr disponer de la infor- mación mientras se necesite, sin olvidar la pronta caducidad de dichos equipos.

4.8 El orden en que deben inventariarse los registros dependerá de las disposiciones tomadas con el departamento. Resulta ventajoso empezar por los registros no actualizados en las zonas de almacenamiento, ya que puede procederse al inventario

.I_---..--. _----- __.._ ---.s----

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con muy pocas perturbaciones del personal y llegar a despachos ya sea mediante su destrucción o trasladándolos a algún centro de registros o a un depósito de archivos. Además, un estudio cuidadoso de los registros más viejos brindará al equipo de encuesta una visión del trabajo del organismo y de la estructura de sus métodos de conservación de los registros, lo que será muy útil cuando se analicen los registros actuales en las oficinas. Al personal del organismo generalmente le suele complacer que se tenga un modesto conocimiento de sus actividades, derivado del estudio de sus antecedentes y de los registros más antiguos, y siempre estará dispuesto a cooperar más a gusto con alguien que comprende y valora su trabajo.

4.9 Es también fundamental supervisar la marcha del inventario para cerciorarse que no se olvida ninguna partida. El mejor modo de hacerlo es rellenar sencilla- mente un formulario en el que se mencionen los departamentos y se refleje la fecha de terminación del inventario y el número de los registros sometidos a encuesta. Puede emplearse el mismo formulario para registrar las fechas en que culminan las etapas ulteriores del proceso de encuesta y programación. Estas incluyen la eva- luación de las series de registros y la autorización dada por el jefe del departamento u otro funcionario, incluido el jefe de los archivos en lo tocante a los periodos de conservación. Por último, debe registrarse la fecha de salida del programa de registros aprobado que deberá ejecutar el organismo. (Formulario 4).

4.10 El objetivo principal del inventario es realizar una valoración global y sistemática de las series de registros y preparar las autorizaciones para la con- servación de los registros con arreglo a las cuales se emitan los programas que tengan que ejecutar las dependencias del organismo, aunque el inventario se utili- zará también para identificar los problemas de gestión de los registros y conducir a la introducción de sistemas alternativos de tenencia de dichos registros. Por ejemplo es lógico que se reduzca, una gran serie de registros a los que se hace referencia frecuentemente durante un largo periodo, tales como los archivos de jubilaciones, antes que los microfilmes cubiertos, lo que ahorrará un valioso espacio en las oficinas. La información clave también puede mantenerse "en línea" en una computadora, con lo que la recuperación puede ser prácticamente instantánea.

4.11 Con arreglo a los datos recopilados durante la encuesta, la dependencia de gestión de los registros preparará un inventario general del espacio y del equipo utilizados por el organismo para los registros, lo que permitirá determinar los ahorros directos y evitará costos mediante una utilización más eficaz de los recursos. Estos inventarios se revisarán y actualizarán todos los años con objeto de obtener los mejores resultados.

4.12 Sin embargo, esas aplicaciones del inventario rebasan el alcance del presente estudio, ya que se limita al uso de la información recabada en el desarrollo de los programas de registros. A tales efectos, los formularios de los inventarios de cada departamento se agruparán por orden alfabético de tftulos de series o bien se clasificarán cuando la dependencia cuente con un sistema detallado de clasificación de archivos. Seguidamente, los registros se someterán a una evaluación pormeno- rizada.

4.13 Para facilitar la ordenación y su ulterior modificación, los datos procedentes de los formularios de los inventarios se incorporarán a un programa de gestión de datos de una microcomputadora. Con ello se tiene la ventaja de que, si a cada serie se le asigna una referencia de computadora única, la información puede entrar en un orden aleatorio y ser clasificada después por la computadora siguiendo cualquier tipo de orden que resulte conveniente para preparar los proyectos de programas de registros. Después, y a medida que se reciben los comentarios de los funcionarios con poder de autorización, los proyectos de programa podrán

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actualizarse, imprimiéndose las versiones finales para su circulación. En el apén- dice figura un ejemplo del uso de microcomputadora para la compilación de programas de registros conjuntamente con muestras de la documentación. La limitada memoria disponible en una microcomputadora puede, no obstante, afectar ,su capacidad para ordenar de manera eficaz grandes bases de datos. En dichos casos sería necesario recurrir a una computadora central principal.

NOTAS

1. CIA, Glosario de términos de archivo (proyecto no publicado).

2. Benedon, Records Management, pág. 13.

3. Nueva Gales del Sur, Records Sheduling and Disposal, pág. 4.

4. John W. Gross, "Inventory and Sheduling of Records", RMQ, abril de 1973; Arte1 Ricks, Republic of the Philippines, Ramp Pilot Project for the establishment of a Regional Archives and Records Centre, Unesco, París, 1981.

__.. - --... .-..

HOJA DE TRABAJO DEL AVANCE DE LA ENCUESTA

, , GENERAL

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5. ENCUESTAS DE REGISTROS - EVALUACION

5.1 La 'evaluación' puede definirse como la función básica de archivo destinada a determinar la clarificación posible de los registros según sus usos administrativos, fiscales y legales, jurídicos, tanto presentes como futuros, y sus valores testimoniales, informativos e investigativos. A veces se denomina evaluación o conservación selectival). La evaluación en el sentido de cálculo del valor que tienen los registros para un organismo, gobierno u organización en su conjunto, es el proceso continuo a lo largo de la encuesta y, en particular, durante la compi- lación del inventario, en el que el analista debe observar y anotar la información relativa al uso real y potencial y al significado de cada serie de registros. No obstante, no se procederá a la evaluación final hasta no haber terminado el inventario de los registros de un organismo, ya que el valor relativo de cualquier serie dependerá en parte de su relación con otras series. La evaluación es en realidad responsabilidad conjunta de la dependencia de ordenación de los registros, del organismo y del servicio de archivos, y se desarrolla en dos niveles. En el primer nivel, se someterá a la consideración del organismo una evaluación provisional de cada serie y un periodo recomendado de conservación, además de los detalles del inventario. El personal del organismo determinará entonces el tiempo de conservación de cada serie según las necesidades. En el segundo nivel, el servicio de archivos determinará qué series de registros tienen valor de archivo y haY, en consecuencia, que conservar con carácter permanente.

5.2 En el primer nivel, el objetivo es determinar el valor de uso administrativo, jurfdico, fiscal, operacional e informativo de cada serie de registros para decidir la duración del tiempo que estos valores y usos pueden justificar el costo inherente a su conservación. Gran parte de la información sobre la que se tomarán las decisiones se habrá obtenido en el transcurso de la encuesta y quedará registrada en los formularios del inventario, auqnue surgirán inevitablemente dudas que habrá que aclarar con el organismo y el servicio de archivos antes de decidir definitivamente lo que hay que desechar. Las preguntas que corresponden al primer nivel de la evaluación son: ¿con qué frecuencia se hace referencia a los registros y por quién? ¿En qué momento termina el periodo de gran referencia? iExiste algún requisito jurfdico o administrativo por el que los registros tengan que conservarse? ¿Se duplican los registros? En ese caso, jcuál es la copia del 'registro' que debe conservarse por más tiempo? iSe encontrará la información contenida en esos registros de forma completa o parcial en otras series o informes de registros, impresos 0 no? iCon qué rapidez aumenta la serie y hay suficiente espacio para almacenarla en la dependencia del organismo2). De acuerdo con las respuestas a estas preguntas, la dependencia de ordenación de los registros y el organismo establecerán los periodos de conservación, en función del valor que tienen para la marcha del negocio de este último.

5.3 El valor administrativo de los registros resulta de la importancia que tienen para determinar la polftica y los procedimientos necesarios con los que llevar a cabo las actividades del organismo u organización. Los registros de valor administrativo incluirán estatutos y órdenes ejecutivas, informes y actas de consejos y comités, presupuestos y estimaciones presupuestarias, informes y esquemas organi- zativos, manuales de procedimientos, directivas, reglamentos, circulares, estadís- ticas e informes anuales y otros de carácter periódico y especial. También inclui- rán registros 'internos' 'que faciliten las labores' tales como expedientes personales, expedientes relativos a la compra y mantenimiento de la propiedad, equipos y suministros. El valor jurfdico de los registros emana de su importancia para definir los derechos y obligaciones de la organización, de su personal y de los individuos y organizaciones que tienen que ver con ella. Tales registros incluirán contratos, tftulos, contratos de arrendamiento, convenios y patentes. El

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valor fiscal de los registros se deriva de su importancia en mostrar cómo el dinero se obtiene, se asigna, se controla, se gasta y se justifica. Los registros con valor fiscal incluirán libros mayores, contabilidad de caja, facturas, inventarios y registros de sueldos y jubilaciones. El valor operacional, 'funcional' o 'sus- tantivo' de los registros emana de su importancia para cumplir las funciones de la dependencia del organismo sobre una base diaria. Los registros de esta categorfa dependerán de la fndole de las actividades del organismo, pero con seguridad incluirán correspondencia, memoranda y formularios, por lo general organizados en carpetas por temas relativos a las transacciones individuales de diversa fndole, archivos cientfficos y tecnológicos, publicaciones y, en el caso de empresas comerciales, registros de producción y venta y material publicitario. El valor informativo de los registros dependerá de su forma o función y resulta de su contenido, es decir, de la información que contienen sobre las personas, los lugares y los asuntos3).

5.4 En el primer nivel de la evaluación, los valores deben considerarse en _ virtud de la utilización de los registros en cuanto a la marcha y documentación de las actividades del organismo. El valor de los registros y la información que contienen no puede ni deben a este respecto bajo ningún otro criterio como puede ser el valor que tengan para la investigación histórica u otro cualquiera. En el segundo nivel, al decidir cual es el valor de los archivos y, por consiguiente, la necesidad de conservarlos como tales, los registros serán evaluados por el servicio de archivos según su valor testimonial, informativo e histórico. El valor testimonial de los registros dependerá de las pruebas que encierren en cuanto al origen, estructura, funciones, procedimientos y transacciones importantes del órgano que los produce, mientras que el valor informativo de los registros depen- derá de la información que contienen sobre las organizaciones, los problemas, las condiciones y también las personas, lugares y asuntos a que se hace referencia en los registros 4). De ese modo, es probable que los registros de valor testimonial figuren entre los de mayor valor administrativo, jurfdico, fiscal y operacional, a los que se asignan los periodos de conservación de mayor duración en el primer nivel de la evaluación. Es probable que los registros de valor informativo a largo plazo se seleccionen entre los de mayores valores informativos identificados en ese mismo momento.

5.5 Solamente los registros de mayor valor testimonial e informativo pueden conservarse permanentemente debido al costo de conservación, pero deben tomarse medidas para cerciorarse de que el posible material de archivos no se destruye por aplicación de una norma arbitraria que prescriba el porcentaje máximo del cuerpo total de registros que hay que conservar. Por ejemplo, el British Public Record Office, en una Guía para los Funcionarios del Departamento de Registros, sugirió en 1958 la cifra del uno por ciento, pero el informe de Wilson Committee on Modern Public Records precisó que "cifras generales como este 1% son peligrosas y no se atienen al proceso de selección para la conservación en cualquier departamento", y que "incluso en departamentos de alta polftica, el personal consideró que no cumplfa bien su trabajo si no se acercaba a esta cifra eliminando cerca del 90% de la documentación que llegaba a ellos para su examen"5). Resulta esencial, por tanto, que el servicio de archivos evalúe todas las series de registros antes de tomar cualquier decisión sobre su desalojo final y que ningún registro se destruya sin contar con su autorización expresa. Debe aceptarse, empero, que no siempre puede ser posible conservar integramente una serie voluminosa de registros tales como documentos de casos, por muy importante que pueda ser el valor informativo de las carpetas individuales. Esto es particularmente cierto en la serie de registros fiscales y operacionales. Por tanto, puede ser necesario emplear uno o más métodos de muestreo para garantizar que se conserve un ejemplar representativo de una serie de registros, común a más de una zona regional o geográfica, o de los registros de una de esas series 6).

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5.6 La existencia de esos dos niveles o etapas de evaluación que atañen a la dependencia de ordenación de los registros, del organismo y del servicio de archivos plantea la pregunta de cómo y cuándo deben llevarse a cabo. Es obvio que la primera etapa de evaluación a cargo de la dependencia de ordenación de los registros y del organismo debe realizarse tan pronto como se ultime el inventario, ya que, de no ser asi, seria imposible pasar a la próxima etapa de emisión de los programas de registros obligatorios. El problema principal es el momento en que el servicio de archivos ejercerá su derecho de evaluación. El gobierno británico, que ha adoptado el sistema de examen recomendado por el Informe Grigg, no exige que el públic Record Office intervenga en el primer nivel de la evaluación, o primer examen, que es efectuado por los departamentos en función de todos los registros cerrados por un periodo máximo de cinco silos, con miras a eliminar los registros puramente efímeros que no son ya necesarios a las actividades actuales. Los funcionarios de inspección del Public Record Office ya no tienen que garantizar la realización del primer examen y efectuar pruebas de chequeo sobre la cantidad de registros conservados a este nivel. El Public Record Office se ocupa tan sólo del segundo nivel de evaluación o examen, conjuntamente con el departamento, en rela- ción con los registros que sobrevivieron al primer examen. Con este sistema, el segundo examen se efectuará pasado el plazo de veinticinco aíios después del cierre de los registros. No obstante, debe observarse que estos exámenes están específi- camente destinados a la evaluación individual de las carpetas acumuladas en los archivos gubernamentales y no de las series de registros incluidas en los programas de registros, aunque eso sí, el sistema exige el desarrollo de Listas de Desa- lojo que incluirán los "detalles de documentos no registrados (tales como los registros de contabilidad, la terrudiría del servicio, los formularios, etc.), además de documentos registrados de tipo estándar que no varian de un año a otro y a todas las demás clases de registros que pueden destruirse sin más examen después de los periodos de conservación acordados". El término 'Lista de Desalojo' es en Gran Bretaña un tipo de programa de registros en el que se maneja cerca de los dos tercios de los registros producidos por el gobierno, aunque hasta ahora el único requisito de evaluación establecido por el Public Record Office consiste en el acuerdo al que llega el funcionario de inspección con el funcionario del Departa- mento de Registros sobre todas las partidas incluidas en las listas y que serán examinadas anualmente para cerciorarse de que están al dia7).

5.7 La eficacia del primer examen ha sido criticada por el Comité Wilson, basán- dose en que no son analizados por "los funcionarios de inspección, en su mayoria, sobre todo por falta de tiempo. Creemos que es esencial que el Public Record Office participe en los primeros exámenes, por ser el aspecto menos conocido de los departamentos y en el que las decisiones extemporáneas pueden provocar mayores pérdidas, no ya de cara a la posteridad, sino también a los efectos de la adminis- tración actual". El Comité recomendó asimismo que "los departamentos que no cuenten con listas de desalojo realizarán una encuesta de sus registros para identificar los de tipo estándar que no varian de un aíio a otro, ya sean registrados o no registrados, incluidos los registros destinados a la lectura a máquina, para los que se promulgarian instrucciones estándar", y que "el Public Record Office se cerciorará que se establezcan, con la asesoria adecuada unos periodos de conserva- ción uniformes en lo tocante al material común a varios departamentos". Aunque en la respuesta del gobierno al Informe del Comité Wilson se aceptaban las recomendaciones del Comité, las comprobaciones rápidas realizadas en una serie de departamentos y que se expusieron al Comité de la Cámara de los Comunes encargado de analizar el Informe Wilson indicaron que los procedimientos del primer examen no habían sido completamente satisfactorios; el nuevo Manual de Administración de Registros publicado por el Public Record Office estipula que los funcionarios de inspección deben ,ofrecer más información para la compilación de las listas de desalojo8).

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5.8 Las recomendaciones del Comité Wilson subrayan, por consiguiente, la importancia de la participación del servicio de archivos en el primer nivel de la eva- luación y en el desarrollo de los programas de registros. Con ello no quiere decirse que el servicio de archivos pueda ultimarse mediante la sola operación de evaluación final, sino que el valor de una encuesta de registros basada en el inventario detallado reside en el desglose de los sistemas de archivo en muchas series para su inclusión en un programa de registros con miras a su evaluación, con lo que se reducirá en gran medida el volumen de los registros que hay que someterse a evaluación por carpeta, ya sea en el primero o en el segundo nivel.

5.9 Otra razón apremiante de la participación del servicio de archivos en la primera etapa de la evaluación es el rápido desarrollo de registros destinados a ser leídos por las máquinas, un número creciente de los cuales se mantiene ahora en línea. Las decisiones de evaluación que hay que tomar, se tomarán pronto para cerciorarse de que, al conservar la información en cinta magnética o disco, se garantice su conservación y legibilidad una vez trasladada a los archivos. La legibilidad dependerá de la existencia de equipos compatibles con las cintas y discos, así como del estado físico en que se encuentren, lo que a su vez dependerá de las condiciones de almacenamiento con las cintas y discos. Cuando la informa- ción de valor permanente se mantiene sobre todo en línea y es de un tipo que requiera su despersonalización pasado el plazo legislativo que ampara la protec- ción de los datos, será esencial que en el programa se incluyan facilidades para informes estadísticos periódicos o de otra índole, compatibles con las necesidades del servicio de archivos, y de ahí la necesidad de estar en contacto con el departamento de procesamiento de datos en la etapa de planificación del programa, como medio de garantizar la conversión de los datos semiactuales y actuales en el caso de que se operara algún cambio del sistema, ya que la conversión retrospectiva de los datos semiactuales sería mucho más onerosa. La misma condición es también aplicable al video, al microfilm y a la cinta cinematográfica, a cuyo respecto se tomarán medidas especiales de almacenamiento y conservación de los materiales con gran prontitud, como también, de ser necesario, en lo tocante al equipo de lectura.

5.10 Cuando la dependencia de ordenación de los registros forma parte del servicio de archivos, no habrá ninguna dificultad en disponer la evaluación en ambas etapas, ya sea por conducto de la propia dependencia o sometiendo los programas de registros al examen del personal de archivos. Cuando la dependencia de ordenación de los registros no tiene esa ubicación, p uede resultar necesario constituir un panel de evaluación, integrado por miembros del personal de la dependencia de ordenación de los registros, del organismo y del servicio de archivos. El panel de evaluación debe poder identificar las series de registros de posible interés en materia de archivos que deben ser trasladadas a los archivos cuando puedan ser liberadas por el organismo, 0 sea, cuando se desactualicen. Asimismo, debe especificarse la fecha del traslado. En caso de que exista un reglamento de acceso general, como el reglamento de 30 años en Gran BretaKa, las series de archivo serán trasladadas generalmente en un periodo establecido después de la última fecha en el registro, por ejemplo, 25 años. En tales casos, sólo las excepciones deben ser registradas en el programa, es decir, los casos, en que el organismo tiene que conservar los registros como referencia más allá del periodo fijado. En esta etapa deben tomarse también decisiones sobre las series de registros que hay que aplazar para ser evaluados más tarde por los archivos, carpeta por carpeta. La mejor forma de hacerlo es estipular una segunda evaluación después de un lapso específico de tiempo de siete, diez, quince o veinte años después de la fecha de cierre del registro. ES

preferible fijar un intervalo estándar para la segunda evaluación con raras excepciones, en lugar de fijar varios, lo que dificultaría el control por la dependencia del organismo del material que debe ser examinado en todo momento.

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5.11 Los tipos de registro cuya evaluación puede aplazarse son principalmente los archivos por temas, particularmente los clasificados por razones de seguridad, y las series sometidas a procesos estadísticos u otros procesos de muestreo. Los archivos con clasificaci6n de seguridad deben siempre inventariarse e incluirse en el programa de registros, aunque pueden ser desclasificados antes de la evalua- ción. Hay que incluir en el programa los detalles de todas las series de registros cuya evaluación se ha aplazado para un segundo examen, como también las fechas de desclasificación a que se llegue con la dependencia del organismo y otros organismos cuya autorización pueda resultar necesaria. Sin embargo, es importante lograr que el volumen de los registros clasificados cuyo examen se ha aplazado se reduzca al mínimo. No se aplazará el registro de documentos cuya clasificación esté por debajo de 'secreto', ya que los registros 'confidenciales' o 'personales' deben siempre programarse según los procedimientos normales. Es también de la mayor importancia que el personal de más alto nivel de la dependencia de ordenación de los registros y el del servicio de archivos, tengan acceso a los archivos clasificados como semiactuales, con el fin de que la encuesta sea verdaderamente global.

5.12 Para resumir, los principales datos que son necesarios para la evaluación de alguna serie de registros consisten en:

5.12.1 El análisis de la información contenida en los registros;

5.12.2 La base estatutaria , jurídica y administrativa de la serie;

5.12.3 Los objetivos para los que se utiliza la serie en la oficina de origen;

5.12.4 La frecuencia con que la oficina de origen hace referencia a la serie;

5.12.5 La tasa anual de acumulación de los registros;

5.12.6 Las restricciones al acceso y uso de las series que impone la oficina de origen por razones administrativas, jurídicas, de seguridad o de otra índole;

5.12.7 La ubicación de las series duplicadas de registros;

5.12.8 Detalles de otras series de registros, impresas o no, que contengan información igual 0 similar.

5.13 Esta información se registrará en el momento de ser obtenida para lo que se utilizará un Modelo de Evaluación (formulario 5), aunque también puede registrarse en un Modelo combinado de Inventario y Evaluación (formulario 6).

_- - ..__ --Mm.-- ..- _“-.c--

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FORMULARIO 5

Título del Registro

EVALUACION

Formulario No

Requisitos jurídicos - Copia del registro ND Datos campar. Mín. Máx. Ave. compañía

CONSERVACION DE REGISTROS , l Politica de la compañía

Tarjeta los antecedentes Oficina Centro Destruir Micro.

A Ofic. Orig. Jefe Depto. Controlador Legal Ejecutivo Fecha real P R Pnicia- @ les B

A

C Recom. OCD OCD OCD OCD OCD 1 Conserv. 0

N l II l 1 I l

DATOS DEL REGISTRO

lbservaciones Archivo del Archivo de registro no registro

1 u

Importancia del registro

Citulo del registro Función Departamento

..I I* /“. I^;L . _ -. . . . . _” .” .^_. -..“““^-” ._-. _. , ._ _

PGI-84/WS/26 - pág. 29

FORMULARIO 6

ENCUESTA Y PROGRAMA DE REGISTROS

1. Organismo 2. Dirección y teléfono

3. Dependencia organizativa 4 Encargado del archivo

5. Título y descripción de la serie de registros

6. Duplicado

7. Periodo cubierto

10. Tasa anual de acumulación

12. Tipo de equipo

cl archivo de 4 gavetas

!Il almacenamiento

cl estante abierto

q otros (especifique)

8. Ubicación

11. Auxiliares de investigación

13. Sistema de archivo

cl alfabético

a cronológico

ii numérico

Ll otros (especifique)

9. Volumen (m3)

14. Frecuencia de referencia

q diaria

cl mensual

cl cuando sea necesario

cl otros (especifique)

15. Carácter del uso por el organismo 16. Prácticas de disposición actuales

17. Valor y uso actual y anticipado

Administrativo ü De archivo c]

Fiscal (financiero) (3 Legal u

Otros Cl

_----- ---

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18. Periodo de conservación recomendado

aHos en archivos años en centro de la oficina de registro

por tanto El destruir ü trasladar a archivos

19. Aprobación del representante del Archivo Nacional

20. Preparado y Recomendado por: 21. Situación 22. Fecha

23. Observaciones

No obstante, debe tratarse de no sobrecargar el formulario con demasiados datos lo que dificultaría su utilización por el analista.

NOTAS

1) CIA, Glosario de términos de archivo (proyecto no publicado).

2) Public Archives of Canada, Records Scheduling and Disposal, Serie de Ordenación de Archivos, Ottawa, 1980;

3) Ibid, págs. 21 a 25.

4) T.R. Schellenberg, Modern Archives, primera edición en 1956 reimpresión Midway, Chicago, 1978, pág. 139.

5) Wilson Report, pág. 35.

6) Felix Hull, The use of sampling Techniques in the Retention of Records, Unesco, París, 1981.

7) Public Record Office, Guide for Departmental Record Officers, 3a. edición, Londres, 1971, pág. 6; que ha sido sustituida por el Manual of Records Administration. 1983.

8) Wilson Report, pág. 40, 42; Modern Public Records, HMSO, 1983 (Cmnd 8531), Pág. 3; Cámara de los Comunes, Comité de Educación, Ciencia y Arte, Public Records Minutes of Evidente, HMSO, 1983, pág. 48 a 53; Manual, Sección 3.2.

PGI-84/WS/26 - pág. 31

6. AUTORIZACION PARA LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

6.1 El análisis que tiene que examinar los documentos de un departamento o sec- ción de una unidad del organismo somete cada serie de documentos a una evaluación preliminar, en el marco de otras series de documentos que el propio departamento o sección ha creado y mantenido. Una vez completado el inventario, corresponde al analista presentar las recomendaciones concretas para que la dirección de la unidad de gestión de documentos, del organismo y de los servicios de archivos apruebe la conservación de cada serie.

6.2 En estas recomendaciones para la conservación es preciso especificar:

6.1.2 El periodo durante el que estos documentos de la serie son de uso corriente y que, por consiguiente, deben permanecer en la oficina de origen como material de referencia inmediata. Esto suele indicarse por medio de signaturas que constan de una letra que representa el periodo durante el cual los documentos pueden incluirse en una serie (por ejemplo, la 'C' representa la serie en la que deben archivarse documentos durante el año (fiscal) corriente; la 'T' representa la serie de archivos donde se pueden incluir documentos hasta que haya terminado el tema o el caso de que trata dicho archivo, seguida de un signo más y del número de meses o aRos que se precisan para que los documentos permanezcan en la oficina de origen. Por ejemplo, 'C + 1' significará que una serie que contiene documentos constituidos exclusivamente por transacciones de un año fiscal, como son las facturas, deben permanecer en la oficina como referencia durante un lapso que no rebasará el año consecutivo al año fiscal al que se refieren. Por lo general, los documentos de una serie pasan a ser 'semicorrientes' cuando la oficina de origen utiliza como referencia, la carpeta de archivo (0,06 metros cúbicos) menos de dos veces al mes, en cuyo caso deben ser trasladados a centros de documentos de gran densidad y bajo costo de almacenamiento para garantizar la óptima utilización de las capacidades de la oficina de archivo de los documentos primordiales;

6.2.2 El tiempo que deben permanecer los documentos semicorrientes de una serie en los centros de documentos para referencia adicional. Esto se indica con una cifra que representa el número de años en que habrá que conservarse los documentos de la serie en el centro antes de su traslado;

6.2.3 El traslado definitivo de los documentos, ya sea mediante su des- trucción o el envío a los depósitos de archivos cuando pasen a ser no corrientes, es decir, cuando la frecuencia con que la oficina de origen los utiliza como referencia deja de justiciar su conservación en los lugares destinados a los documentos semicorrientes. Esto suele representarse con una denominación, por ejemplo, 'D' para Des- trucción y 'A' para transferencia a los Archivos.

6.3 En las recomendaciones también es preciso especificar:

6.3.1 Los documentos que es menester conservar durante largos periodos puesto que la información que contienen es de importancia capital para el organismo o sus empleados; por ejemplo, los documentos fiscales y jurídicos que son imprescindibles para la reconstrucción de un' organismo y los derechos jurídicos de los empleados en caso de catástrofes tales como incendios o inundaciones. La organización de

PGI+34/WS/26 - pág. 32

6.3.2

6.3.3

6.3.4

6.3.5

6.4 Estas

un programa de planificación detallado para los documentos fundamen- tales rebasa el marco de este estudio en el caso de las catástrofes aunque, siempre debe procurarse identificar dichos documentos en el transcurso del examen de los archivos;

Las series de documentos tales como archivos de casos, demasiado voluminosas para justificar cada conservación individual y que deben pasar por un proceso de muestreo a fin de conservar una selección representativa del conjunto. Asimismo hay que especificar el método de muestreo recomendado;

Las series de documentos duplicados que existen en el propio departamento 0 en otros, indicando cuáles son las series de 'documentos que se deben conservar durante más tiempo;

Las series de documentos que se conservan en la oficina de origen para referencia a largo plazo, como archivos de personal, que pueden ser convertidas de un soporte a otro, por ejemplo, pasando de papel a microfilme, para mejorar la eficacia de la recuperación y ahorrar espacio en la oficina.

La series de documentos de acceso limitado, por ejemplo, las que han sido clasificadas como 'secretas' y que es preciso tomar en cuenta al recomendar el periodo de conservación, señalando además el momento en que se debe suprimir esa clasificación.

recomendaciones, conjuntamente con una información suficiente que las - avale, deberán figurar en un formulario de autorización para la conservación de documentos (Formulario 7) que se someterá a la dirección de la unidad de gestión de los documentos para su aprobación y ésta, a su vez, con el mismo fin, lo some- terá a la dirección del organismo, del departamento y de los servicios de archivos.

6.5 Cuando corresponda, también será preciso obtener la aprobación de otras entidades como las juridicas, financieras y administrativas. Siempre que sea posible se encargará a funcionarios designados por los organismos interesados, aunque cabe que se considere necesario constituir un comité de conservación de los documentos del organismo en el que los representantes de las entidades administrativas, jurídicas y financieras, junto a los representantes del organismo interesado, la unidad de gestión de documentos y el servicio de archivos, decidirán de consuno los periodos polémicos de conservación.

6.6 La dirección de la unidad de gestión de los documentos coordinará todos los procedimientos para la autorización de los periodos de conservación e incorporará las enmiendas a las recomendaciones originales en otro formulario de autorización de conservación de los documentos para que las apruebe el organismo. En el formulario figurará un espacio para la firma del jefe del departamento, la del de la unidad del organismo y la del de la unidad de gestión de documentos. Una vez obte- nidas las aprobaciones necesarias se procederá a lo siguiente:

6.6.1 El organismo, bajo la supervisión de la unidad de gestión de documentos, destruirá los documentos cuyo periodo de conservación haya expirado.

PGI-84/WS/26 - pág. 33

6.6.2 Los funcionarios del organismo deberán trasladar los documentos semiactuales que se encuentren archivados en la Oficina hacia centros de documentos de almacenamiento a bajo costo, de conformidad con los procedimientos establecidos por las unidades de gestión de documentos. Como parte del programa de gestión de documentos, se crearán las condiciones en los centros de documentos bajo el control de la unidad de gestión de documentos;

6.6.3 Los funcionarios del organismo deberán trasladar los documentos identificados como fondos hacia los depósitos de archivos, con el asesoramiento y ayuda del servicio de archivos;

6.6.4 Las series continuas de documentos se incorporarán al plan de documentos elaborado y sancionado por la unidad de gestión de los documentos, con la aprobación de los servicios de archivos.

NOTAS

1. Bethlehem Steel Corporation, Records Retention Program Procedure Manual, agosto de 1972.

PII____. _I--_ -.

. . _.. -__

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FORMULARIO 7

AUTORIZACION PARA LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS 17450 (Rev.E 11-71) Página Na l.....

Fecha....................

Operación Departamento/División Planta Metalúrgico

Sección General

Unidad

Des- trui

5

1

Apro- bado por

JT EC

JT

IN- ACT

JT

5 JT

Par- tida

No

con 0

2r. c

Observaciones

5 - 1

- ACT

~ 2

-

3

- 0

-

-

-

3

-

-

-

-

-

Seguridad

El original se encuentra archivado en el departamento de ingeniería

3 JT Solicitud de deci- sión jurídica

10 JT

5 5

- ACT IN-

ACT + 1c

- - istrador Firma del Director

NOMBRE DEL DOCUMENTO :nform Form No No

Informe de accidentes 2.533 (1969-1972) 135

Registro de asistencia 17.611 ( -1972) 534

3 Planos y diseños ( -1972) 10,2

RCI Registro de reclamación incluido:

Informe metalúrgico de la visita al cliente

2.510

Informe de reclamación 2.359 Inter-Planta

Informe de los análisis 24.253 del laboratorio quimico

Reclamación 16,6 27.121 (1967-1971)

4 Archivo de resúmenes de reclamaciones incluidas: Reclamaciones mensuales

5

(1950-1972) 231

Informe diario del análi- 15.880 sis del hierro y la escoria Incluidos: Informe de los análisis !4.253 Análisis diario del hierro 18.732

(1960-1971) 10,5

Media anual de gas, carb6n y coque (1940-1971) 493

Informe del laboratorio 2.445 metalúrgico incluidas: fotografias (1970-1971) 6

Firma del jefe del Departamento/División Firma del Ado

Departamento de Documentos -Solicitud de decisión jurfdica- Referencia restringida y Centro de Documentos, etc.

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7. PLAN DE LOS DOCUMENTOS

7.1 Corresponde al jefe de la unidad de gestión de documentos confeccionar los planes de documentos tan pronto como los organismos de que se trate hayan aprobado formalmente los periodos de conservación que se seHalan en las autorizaciones de conservación de los documentos pertinentes. Estos son de dos tipos, el general, que abarca documentos comunes a varios organismos o a todos, por ejemplo, documen- tación financiera, y el del organismo, que se limita únicamente a los documentos de un organismo.

7.2 Los planes generales suelen basarse en inventarios de varias oficinas que realizan en esencia el mismo trabajo, pero que no siempre utilizan igual termino- logía ni llevan los documentos exactamente de la misma manera. Habitualmente, los planes generales describen los documentos según sus funciones, de modo que las diferencias terminológicas no afectan su exhaución. En ellos se debe incluir la siguiente información para cada una de las series que abarca el plan:

7.2.1

7.2.2

7.2.3

7.2.4

7.2.5

un solo número de referencia que permita identificar las series;

una categoría por materia, como Contabilidad, Reparaciones y Mante- nimiento, Transporte, que permita la ordenación del plan;

una definición del tipo de documentos que contendrá la serie (por ejemplo, planes y especificaciones, fotografias) y la función que desempeña la serie (por ejemplo, planificación);

una descripci6n de las series, por ejemplo, 'Archivo de correspondencia relativo a la preparación y procesamiento de las nóminas de pago' ;

instrucciones para el traslado de los documentos, donde se recomien- den los periodeos de conservación, a saber, 'conservar permanentemente', 'destruir pasado 1 año, 2 aHos, etc.' y la custodia, por ejemplo, 'mantener en el organismo pendiente de su destrucción', 'trasladar a un centro de documentos pasados dos aXos de cerrado el archivo', 'transferir a los archivos'.

7.3 Los planes generales pueden ser facultativos u obligatorios y es preciso aplicarlos a cada organismo en la medida en que sean pertinentes. En consecuencia, los proyectos deben ser enviados a todos los organismos para ser analizados antes de su aprobación definitiva (1. Formulario 8). Los planes generales serán facultativos cuando los periodos de conservación de determinadas series que éstos sella- lan sólo sirvan de orientación a los organismos al elaborar sus propios planes. Serán obligatorios cuando el cumplimiento de los periodos de conservación sea obli- gatorio. Normalmente, los planes generales que incluyen series de fondos suelen ser obligatorios.

7.4 Los planes del organismo se basan en el inventario de un solo organismo, cuyas series de documentos no serán comunes a los demás; por ejemplo, las series de documentos de una entidad de registro de propiedades será básicamente diferente de los que proceden de una entidad fiscal. No obstante, cuando sea pertinente, podrán incoporar periodos de conservacibn tomados de los planes generales.

FORMULARIO 8

PLAN GENERAL DE TRASLADO DE DOCUMENTOS No 6

*

PROPUESTO A TRASLADAR DESTINO Asiento

No Categoría Descripción de la actividad Conservación/ temática Tipo/función transacción, etc. destrucción Custodia

1.1.1 Cuentas Formularios de contabilidad Véase también . Formularios -

Formularios contables

. Inventario general de desalojo 6A

1.2.1 Pago de cuentas Disposiciones para la tramitación de las reclamaciones de pago re- lacionadas con el organismo, incluidos, reembolsos , gastos de viajes, llamadas telefónicas ofi- ciales y semioficiales, etc.

a) correspondencia de rutina rela- Destruir pa- Transferir a los tiva a la rendición de cuentas y sados 6 años archivos pasados dudas respecto de estas - recti- de tomada la dos aí?os de toma- ficación de gastos, cálculos, medida da la medida documentación suplementaria, etc.

b) solicitudes de aprobación de con- Destruir pa- Transferir a los formidad con la Sección 46 del sados 6 años archivos pasados Audit Acta de tomada la dos a'lios de toma-

medida da la medida

1.3.1 Varias cuentas Copia del organismo de varias noti- Destruir pa- Transferir a los de liquidación ficaciones de deudoresltarjetas de sados 6 a?ios archivos pasados de deudores y liquidación de acreedores de tomada la dos años de toma- acreedores medida da la medida

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7.5 En los planes del organismo figurará esencialmente la misma información que la contenida en la versión final aprobada de la autorización para la conservación de documentos del organismo, salvo dos excepciones. No incluirán ninguna informa- ción que justifique los periodos de conservación acordados, puesto que ya se habrá tomado en consideración durante los procedimientos de autorización; tampoco se incluirán ninguna serie de documentos identificada durante el acopio del inventario en tanto que documentos no actuales, puesto que deben haber sido destruidos o transferidos a los archivos. Es menester compilar los planes del organismo de conformidad con sus necesidades y tener un sistema de referencias único mediante el cual se puedan identificar todas las series de documentos que se originan en éste. (Formulario 9).

7.6 Análisis de los planes de los documentos del organismo. Es preciso analizar constantemente los planes de los documentos del organismo a la luz de:

7.6.1 los cambios en la organización de la entidad;

7.6.2 los cambios en la práctica de conservación de los documentos;

7.6.3 los cambios en los criterios juridicos de otra índole respecto de la conservación;

7.6.4 creación e interrupción de las series de documentos;

7.6.5 cambios en la tecnología de la oficina, lo que trae aparejada la utilización de otros medios como, por ejemplo, microformas o sistemas de cómputo para las series de documentos existentes.

7.7 Sin embargo, es particularmente importante no modificar sin actualizar nin- gún plan sin la autorización expresa del jefe de la unidad de gestión de documentos, quien será la única persona facultada para coordinar todo el procedimiento de análisis y planeamiento.

7.8 La unidad de gestión de documentos y el organismo deben analizar anualmente los planes; el organismo, el jefe del centro de documentos o el de la unidad de gestión de documentos, pueden dar inicio a las revisiones propuestas. Estas se deben presentar al jefe de la unidad de gestión de documentos para su tramitación. En el formulario (Formulario 10) figurará la información siguiente:

7.8.1

7.8.2

7.8.3

7.8.4

7.8.5

7.8.6

7.8.7

el nombre del organismo y de la unidad;

el nombre, dirección y número de teléfono de la oficina que propone la enmienda;

la referencia del plan de los documentos, si se propone revisar el periodo de conservación de una serie de documentos incluidos en el plan;

la modificación recomendada, inclusi6n o supresi6n de asientos;

la explicación o justificación de la revisión propuesta;

las firmas de los funcionarios que solicitan y autorizan las modificaciones;

las fechas de la propuesta y de la autorización de las modificaciones.

-- _.__.- ---

c

R~CfiDS RETENTION SCH-EDULi 9 ---- __

I

PGI-84/WS/26 - pág. 39

7.9 Examen de los planes generales. El jefe de la unidad de gestión de los documentos es el encargado de revisar los planes generales, ya que la información que servirá de base para ello procede de los análisis que realiza la unidad de gestión de documentos con respecto a los documentos del organismo. Las revisiones se dis- tribuirán a todos los organismos de modo sistemático, preferiblemente una vez al a?io.

NOTAS

1. Archivos australianos, General Disposal Schedules, Canberra, 1979.

_-___- ” .._

PGI+34/WS/26 - pág. 40

FORMULARIO 10

REVISIONES DE LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Fecha

Control No

A: Director, Centro de documentos

Entidad Departamento División SecciónlUnidad

Autorización de la(s) revisión

Se autoriza a revisar el Plan de Conservación de Documentos, Formulario BW3803 (antiguo modelo BW22) y la Ficha de

Evaluación de Documentos, Formulario BW3817 del departamento mencionado supra, como sigue:

Partida No

Nombre del documento

Observaciones

Con copias a:

Informe No

Formulario No

Conservar -

en la en el oficina centro

Destruir

Director, Gestión de Documentos

.--m-“- .._ . ._ ,.

PGI-84/WS/26 - pág. 41

8. TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS - EL CENTRO DE DOCUMENTACION

8.1 En cada organismo el personal consagrará una parte de su tiempo para aplicar los planes generales y los del organismo a las series de documentos, a medida que éstos sean obsoletos. Esto entra?ia el análisis constante de los sistemas de orde- namiento a fin de identificar los documentos corrientes y no corrientes que hay que trasladar al centro de documentación para conservarlos por más tiempo hasta que se tome una decisión definitiva , ya sea para destruirlos inmediatamente ya sea para trasladarlos al depósito de archivos.

8.2 En el caso de series de documentos compuestas por documentos de índole particular, como facturas o documentos sobre casos, se pueden agrupar en lotes tri- mestrales, semestrales 0 anuales. Cuando la serie consta de archivos temáticos individuales, es preciso que el organismo establezca un sistema de separadores de archivos para que éstos no se hagan voluminosos o abarquen un periodo demasiado largo. Durante el análisis es preciso cerrar esos archivos y eliminar del sistema de ordenación los que se cerraron durante el análisis previo si no se consultaron en el periodo anterior, o si no es probable que se necesiten como referencia en un futuro inmediato. Debe evitarse 'romper' o 'suprimir' los documentos individuales de poca importancia que se sacan de los archivos, puesto que es una pérdida inútil de tiempo, aunque siempre que sea posible los documentos de naturaleza efímera tales como agradecimientos y avisos de reuniones se agruparán en carpetas provisionales para facilitar su eliminación.

8.3 La mayoría de los documentos analizados en esta fase serán semicorrientes, y según el plan, habrá que trasladarlos a un centro de documentación. Se trata de un edificio diseñado y construido especialmente para almacenar, conservar y dar curso a bajo costo a los documentos semicorrientes, en espera de una decisión definitiva respecto a ellos. A este centro suele llamársele depósito intermedio o limbo. En ocasiones es posible transformar satisfactoriamente las instalaciones ya existentes en centro de documentación. La creación y organización de los centros de documenta- ción rebasa el marco de este estudio, si bien constituyen un elemento esencial en un programa de gestión de documentos. La diferencia fundamental entre un centro de documentación y un almacén donde depositar los documentos de los departamentos radica en que el primero está previsto para el almacenamiento de series de documentos procedentes de muchos departamentos y organismos y está atendido por un personal capacitado en las técnicas del manejo, la recuperación y la eliminación de los documentos en grandes cantidadesll. Por lo general, la unidad de gestión de archivos o de documentos proporciona los centros de documentación y los dirige, aunque a veces pueden ser facilitados por el organismo. En esos casos se utili- zarán exclusivamente para el almacenamiento de documentos por cortos periodos de conservación y estarán organizados de conformidad con las directrices establecidas por la unidad de gestión de los documentos.

8.4 Los documentos semicorrientes suelen trasladarse a los centros de documen- tación en contenedores suministrados por éstos y que se ajustan al tamaiio de los documentos de que se trate, es decir, que en lo tocante a los ficheros y planes, se requerirán contenedores diferentes. Los documentos irán acompañados además de dos copias de la lista de transferencia donde se recogerá la información siguiente:

8.4.1 denominación de la unidad del organismo y nombre y dirección del departamento o sección que transfiere los documentos;

PGI-84/WS/26 - pág. 42

8.4.2 número asignado a cada caja del lote por el departamento que realiza la transferencia;

8.4.3 descripción de los documentos que contiene cada caja y fechas que acompañan a los documentos archivados en las cajas;

8.4.4 fecha y forma de evacuación establecida en el plan de los documentos;

8.4.5 nombre del funcionario que procede a la transferencia y fecha.

8.5 Al llegar al centro de documentación, el funcionario de este lugar axadirá algunos datos a la lista de transferencia relativos a la colocación de las cajas en el centro de documentación y devolverá al departamento que hizo la transferencia una copia de la lista, firmada y fechada por el funcionario que recibió el envío, como acuse de recibo.

8.6 Mientras los documentos permanecen en el centro, la oficina de origen utiliza la lista de transferencia para recuperar los documentos. Para ello, consigna la referencia de la partida que solicita, incluido el número asignado por el centro de documentos, en un formulario de solicitud enviado como correspondencia interna 0 por correos, 0 por teléfono.

8.7 Corresponde al personal del centro de documentación eliminar los documentos transferidos a dicho lugar. Empero, no estarán facultados para aplicar los planes de conservación sin la autorización expresa de la oficina de origen. En el momento en que se transfieren los documentos se puede pedir a las oficinas de origen que autoricen la aplicación automática de un plan. De lo contrazlo, la autorización se obtiene por siguiente:

8.7.1

lo general mediante un formulario en el que figurará la información

denominación del organismo y de la unidad y nombre y dirección de la oficina de origen;

8.7.2

8.7.3

número de referencia del plan de documentos de las series;

descripción y fechas que acompañan a los documentos que se van a trasladar;

8.7.4 de ser necesario, hacer una solicitud de prórroga del periodo de conservación y presentar una justificación para dicha solicitud;

8.7.5 firmas de los funcionarios encargados de solicitar y autorizar el traslado;

8.7.6 fechas de entrega y devolución del formulario. (Formulario 12).

8.8 Por lo general, uno o más funcionarios de la oficina de origen están facultados para autorizar la eliminación de los documentos, pero para evitar demoras innecesarias los formularios suelen indicar que lo consignado en el plan de los documentos se aplicará dentro de un periodo concreto, por ejemplo, de cuatro semanas, si no se recibe respuesta de la oficina de origen en ese lapso.

PGI-84/WS/26 - p6g. 43

FORMULARIO ll

LISTA DE MUESTRAS DE TRANSFERENCIA

RECORDSTRANSFERLIST

Inc.-Valstep-King Corp. ----

RECORDS CENTER USE

I

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I L1IRC

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_-___-__-. ._...-

PGI-84/WS/26 - pág. 44

FORMULARIO 12

NOTIFICACION Y ACUSE DE RECIBO DE LOS DOCUMENTOS QUE SERAN DESTRUIDOS EN EL CENTRO DE DOCUMENTACION

Lugar Fecha

Nombre Titulo Lugar

Se notifica que se destruirán los siguientes documentos en el Centro de Documentación el En caso de que fuera preciso conservar alguno de los documentos enumerados, sirvase excluirlos e indique en destruirse cada documento.

la columna 1) la fecha aproximada en que puede

Descripciõn Formu- o nombre No de la lario del formu- partida

No lario del F.C.C.

Periodo que abarcan los Formulario T-1241 D-pósito

Lugar De hasta

al b) d) el f) -- c) -- - s> h)i)

Elaborado por el Centro de Documentación y expedido a los departamentos

Fecha en que han de ser destruidos (cuando sea preciso conservarlos por más tiempo)

-LL

cuando los documentos están listos para ser destruidos. Los departamentos pueden aprobar o prorrogar el periodo de conservación.

Firma Supervisor del Centro de Documentación

Documentos de la Paciílo Company u

Documentos de la Bel1 of Nevada Company 0

Lugar Fecha

Supervisor del Centro de Documentación Lugar

Se acusa recibo de la mencionada notificación de los documentos que se destruirán.

Firma

Título

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8.9 Cuando se van a transferir al depósito de archivos los documentos no corrientes corresponde al director del centro de documentación notificarlo al jefe del depósito. Cuando una serie está sujeta a un procedimiento concreto de muestreo, como una selección sistemática, es preciso llevar a cabo la labor en el centro de documentación antes de que se produzca la transferencia. Empero, en el caso de una serie que corresponde analizar archivo por archivo, puede ser más conveniente transferir los documentos en lotes al depósito de archivos, a menos que la propor- ción de documentos con probabilidades de ser conservados tras el análisis sea pequeña.

8.10 Si los documentos se van a destruir en el centro de documentación al final del periodo de conservación, es preciso tener debidamente en cuenta si la informa- ción es confidencial y en qué grado a la hora de seleccionar el método de destruc- ción. En el caso de documentos no clasificados, que constituye la inmensa mayoría, el método más eficaz y económico es venderlos como papel de desecho. Empero, pudiera ser necesario hacer una selección previa, ya que algunos tipos de materiales, como el de los indicadores de catálogo, valen mucho más que otros. Es preciso destruir de alguna forma los documentos clasificados antes de eliminarlos. Se pueden obtener algunas ganancias financieras si se trituran antes de verderlos como papel de desecho, pero los documentos de alta clasificación requieren ser tan triturados que es tarea muy laboriosa y larga; otra posibilidad es convertirlos en pulpa. Otra opción sería incinerarlos, lo cual suele estipularse en lo tocante a materiales estrictamente confidenciales. Cualquiera que sea el método de destruc- ción que se adopte, es preciso tomar precauciones estrictas para que los desechos de documentos sumamente confidenciales queden realmente destruidos, siendo imprescindible llevar un control de la destrucción de cada lote de documentos, así como la autorización de su destrucción.

NOTAS

1. Leahy y Cameron, Modern Records Management y Benedon, Records Management ofrecen descripciones pormenorizadas de la creación y organización de los centros de documentos. Véanse también Arte1 Ricks, on. - cit.: Victor Gordos - . I Jr. (ed.) Reader for Archives and Records Centre Buildings, Society of Ameritan Archivists, Washington D.C., 1970; A.W. Mabbs y Guy Duboscq, The organisation of intermediate records storage, Unesco, París, 1974.

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9. PLAN DE LOS DOCUMENTOS - EVALLIACION DE CATEGORIAS ESPECIALES DE DOCUMENTOS

9.1 Documentos legibles a máquina

9.1.1 Los documentos legibles a máquina son aquellos que se encuentran en un soporte que requiere la utilización de una computadora y dotación lógica asociada para interpretar y manipular la información que contienen 1).

9.1.2 Los adelantos tecnológicos de los métodos de registro y recuperación de información por Proceso Automático de Datos (ADP) han tenido una profunda repercusión sobre la forma de conservar los documentos. La mayoría de los organismos conservarán los documentos en cintas y discos magnéticos, así como en papel o microforma durante muchos a?ios, pero el volumen de información que se mantiene "conectado a la línea" de la computadora aumenta rápidamente. Esto sucede de dos formas; en primer lugar el acceso a mayor información mantenida en la unidad principal de la computadora solamente se logra mediante terminales de Tubo de Rayos Catódicos (CRT) o Representación Visual (VDU) sin "copia impresa" alguna en papel 0 microforma; en segundo lugar, el perfeccionamiento de -la microcomputadora como estación de trabajo, que se intercomunica con otras estaciones de trabajo similares y con la unidad principal de la computadora, ha dado como resultado el desarrollo de la correspondencia electrónica, lo que significa que los comunicados internos, informes y otros documentos ya no se encuentran necesariamente en copias impresas y se conservan en 'disquetes', a menos que se consideren de importancia suficiente como para ser transferidos a la unidad principal de la computadora. Al propio tiempo, el alto costo de la memoria de la unidad principal impone límites al volumen de la información que se puede conservar en la línea para acceso general; de ahí que se apremie a los que están utilizando el sistema para introducir información a que tomen decisiones rápidas respecto de la conservación de la información que les corresponde.

9.1.3 No es desacertado procurar que los encargados de la gestión de documentos tomen conciencia del volumen de información que les corresponde con la esperanza de que logren disciplinarse para crear y mantener menos y mejores documentos, ya sea en la forma tradicional de copia impresa o conectada a la línea. Empero, la 'revolución de la información' no ha cambiado las necesidades básicas de conservación de los documentos, cualquiera que sea la forma en que se manten- gan. Por ejemplo, los documentos de contabilidad, que en muchos países están suje- tos a periodos de conservación legal de seis afíos o más, deben conservarse durante esos periodos, cualquiera que sea la forma en que hayan sido creados y conservados. Muchos documentos, como los de personal, que también se han estado conectando cada vez más a la línea, necesitan ser conservados durante periodos aún más largos.

9.1.4 En consecuencia, el análisis de los documentos y el perfeccionamiento de los planes de documentos cobrará aun mayor significación en el futuro dada la necesidad de dicidir no sólo la extensión de tiempo, sino la forma en que se deben conservar los documentos. Con mucho, la computadora es el mejor soporte como medio de manipular y transmitir la información. Empero, como medio de conservar documentos durante largos periodos es mucho menos satisfactoria, no sólo por la rápidez con que envejecen los nuevos sistemas de dotación física sino también porque la naturaleza del soporte electrónico que contiene los datos es vulnerable a factores ambientales como la temperatura, la humedad y los campos magnéticos, y lo que es aún más alarmante, al acceso no autorizado y a la falsificación en gran escala. Cuanta más información se tenga conectada a la línea, más complicadas serán las precauciones de seguridad necesarias y mayor será el peligro de pérdida y destruc- ción de los datos.

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9.1.5 Es de suma importancia para la integridad futura de los documentos legibles a máquina el que, además de la información que contienen, se tomen decisiones conscientes en cuanto al soporte en que se deben conservar. En consecuencia, es imprescindible que en el futuro, cuando se preparen los planes de los documentos, los gestores procuren elegir el soporte idóneo para los documentos del organismo en todas las etapas de su desarrollo, de modo que la información que contienen se mantenga durante todo el periodo de conservación.

9.1.6 En algunos casos sería conveniente transferir la información a otro soporte para su conservación a largo plazo, ya sea imprimiéndola en papel, ya sea copiándola directamente en microfilmes o microfichas. Esto es particularmente necesario en el caso de la información contenida exclusivamente en 'disquetes', que se da?ian con facilidad y que sólo sirven para periodos de conservación cortos, si se hacen sistemáticamente copias de respaldo. Sin embargo, en el caso de que se mantenga la información en la unidad principal de la computadora podría ser conveniente conservar los datos en forma legible a máquina, de modo que se mantenga la facultad de manipularla en una computadora. Ejemplos típicos de datos de esta naturaleza son los documentos nacionales, locales o especiales de empadronamiento.

9.1.7 La necesidad de mantener datos en forma legible a máquina será tanto mayor cuanta más sea la información que se conserve conectada exclusivamente a la línea, aunque su costo será alto ya que no basta tan solo con conservar las cintas o discos donde están registrados los datos, sino que habrá que conservar además todos los detalles de los programas de soporte lógico relacionados con ellos y la forma en que fueron acopiados y mantenidos. En consecuencia, la evaluación de cada programa deberá hacerse en una fase inicial de su creación, de modo que las cintas o discos sean seleccionados a intervalos idóneos para su conservación a largo Plazo 0 permanente. El intervalo adecuado para cada programa individual dependerá de la forma en que se actualicen los datos. Cuanto más frecuente sea la actualiza- ción, menor será el intervalo para que no se pierda en ese proceso ningún dato imprescindible. De ahí que, además de lo que se requiere para otros tipos de documentos y que se expone en el capítulo 5.10, habrá que recabar la información siguiente para la evaluación de los documentos legibles a máquina:

9.1.7.1 la finalidad que se persigue con el acopio de los datos;

9.1.7.2 los detalles de los documentos fuentes utilizados como entrada;

9.1.7.3 los detalles de salida de fichero y sus usos;

9.1.7.4 los detalles de actualizaciones periódicas.

9.1.8 Es importante también cerciorarse de que, cuando se conserven los documentos legibles a máquina durante largos periodos, se dispone de soporte físico para leerlos. De ahí que, cuando un organismo adquiera una nueva generación de computadoras, se puedan leer las cintas y discos de anteriores generaciones, adecuando a este efecto el nuevo soporte físico al viejo o convirtiendo los datos semicorrientes y corrientes de modo que se puedan leer con cualquier nuevo sistema de operaciones que se introduzca, ya que la conversión retrospectiva será mucho más cara. No obstante, al haberse sustituido en la mayor parte de los casos los programas usados en los sistemas obsoletos, puede ser poco aconsejable desde un punto de vista económico u otro conservar las cintas o los discos que les son propios en el centro original de cómputo. En esas circunstancias convendría crear un Centro de Archivo de Datos (DAC), bajo la supervisión de los archivos, donde se pueda contar con los sistemas operativos necesarios y se puedan almacenar las cintas y los discos en condiciones ideales.

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9.1.9 Hay que reconocer, sin embargo, que la conservación de las cintas y de los discos en un Centro de Archivo de Datos será costosa, dadas las medidas que es preciso tomar para salvaguardar la integridad de los datos electrónicos, que se deteriorarán a veces muy rápidamente si no se conservan de manera adecuada y sistemática. En consecuencia, el costo será un factor fundamental a la hora de determinar el soporte en que deben conservarse los documentos legibles a máquina una vez envejecidos los propios sistemas 2).

9.2 Microformas

9.2.1 Las microformas han sido de uso corriente durante muchos aí'ios:

9.2.1.1 para sustitución, cuando se microfilman los documentos originales de papel y se destruyen los originales para ahorrar espacio de almacenamiento y en la oficina, así como para acelerar la recuperación de la información;

9.2.1.2 para intercambio de información, cuando se conservan los documentos originales de papel y se utilizan las copias en microforma para difundir la información que contienen;

9.2.1.3 por razones de seguridad, cuando se utilizan las microformas para referencia, con el fin de proteger los originales contra pérdida, da?io o robo;

9.2.1.4 como Salida de Computadora por Microforma (COM), donde se utiliza la microforma como alternativa al papel para la salida de computadora.

9.2.2 En el caso de que se utilicen microformas para sustituir a los originales de papel, 0 como otra opción, es preciso inventariarlas y valorarlas de conformidad con los procedimientos descritos anteriormente 3). Empero, el valor probatorio de las microformas en un juzgado dependerá de las exigencias jurídicas del determinado país en que se crean y utilizan. Por lo general, esto entrañará un registro meticuloso de los detalles del sistema de microformas y de las circunstancias en que se hicieron las copias utilizadas como pruebas. Es menester tener en cuenta estos factores al diseRar y evaluar definitivamente un sistema de micro- forma4).

9.2.3 Las microformas que se utilizan comúnmente para el registro de documentos son rollos de películas y microfichas de 16 mm y 35 mm, aunque,también se utilizan de 8 mm y otros mayores, de 70 mm y 105 mm. Los microfilmes de 35 mm y más se suelen utilizar para el registro de documentos grandes, como mapas, planos y diseños de ingeniería. En esos casos, las imágenes de la película por lo general se cortan y se insertan en tarjetas perforadas con ventanas, es decir, en tarjetas sobre las que se puede escribir información para el indizado.

9.2.4 El microfilme de 16 mm se utiliza de tres formas:

9.2.4.1 simple, donde los documentos se filman en secuencia y se leen ya sea de extremo a extremo de la película o a todo lo largo;

9.2.4.2 doble, donde el anverso y el reverso de los documentos se filman juntos en una operación;

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9.2.4.3 d&, donde los documentos se filman en secuencia ascendente, por un lado de la película, y descendente, por el otro, lo que crea en realidad un formato de 8 mm.

9.2.5 El microfilme se puede utilizar como rollo de película, asistido en la mayoría de los casos por alguna forma de recuperación automatizada. La forma de tecnología más avanzada es la Recuperación Asistida por Computadora (CAR), en que se indizan los carretes de la película en una computadora para acelerar el proceso de la recuperacidn de la información. También puede ir asociado a cápsulas de microfilmes, donde la película simple o doble de 16 mm se corta en trozos y se inserta en cápsulas de acetato o plásticos transparentes, pudiendo ser indizadas y archivadas en la misma forma que las tarjetas de índice. El tamaño más común es aproximadamente A6 (105 mm x 148 mm). En algunos formatos, las películas de 16 mm y 35 mm se pueden incorporar a la misma cápsula. La ventaja principal de la cápsula es que se puede actualizar. De ahí que sea comúnmente utilizada para archivos por materias, o los que pudiera ser necesario añadir documentos con frecuencia.

9.2.6 La microficha es un hoja translúcida de película sobre la que se filman los documentos en secuencias. El tamaño más común es A6 (105 x 148 mm). Su capacidad en cuanto a páginas varia de 98 a 420 en documentos de tamaleo A4. En la parte superior de cada ficha hay un espacio para la información de indización, de modo que la ficha pueda ser archivada en gabinetes para índices. La ficha suele utilizarse para documentos que no requieren actualización, como informes y datos técnicos. También se utiliza ampliamente como Salida de Computadora por Microforma para informes periódicos que serán ampliamente distribuidos. Se han creado formas de microfichas que se pueden actualizar, lo que permite a?iadir otras imágenes a una ficha que ya se ha utilizado. Esto le confiere características similares a las de la cápsula de microfilme. La microficha también se puede encontrar asociada a la Recuperación Asistida por Computadora.

9.2.7 La durabilidad de la microforma depende del tipo de emulsión utilizada para formar las imágenes y el método de procesamiento. Los tres tipos de emulsidn más comunes son el haluro de plata, el diazo y el vesicular. La emulsión de haluro de plata es la más duradera, por lo que debe elegirse para la conserva- ción permanente o a largo plazo. No obstante, es preciso cuidar que la película haya sido adecuadamente procesada para eliminar residuos químicos tales como el tiosulfato que puede provocar el envejecimiento prematuro. Las microformas de diazo y vesicular se utilizan para obtener copias baratas de distribución general por periodos de referencia cortos. periodos de conservación largos4).

No deben utilizarse ni seleccionarse por

9.2.8 Sin excepción, se requiere equipo especializado para leer las microformas. Las microfichas y microfilmes en cápsula se pueden leer en el mismo equipo. En ocasiones las películas de 16 mm y 35 mm se pueden leer en el mismo equipo, pero, al ser distintos los requisitos de ampliación para estas formas, es conveniente utilizar diferentes tipos de equipos. La tarjeta perforada con ventanas también requiere lectores especializados, generalmente capaces de ampliar las imágenes hasta un tamai'io igual al del documento original , que puede ser considerable en el caso de planos o diseños de ingeniería. En consecuencia, es imprescindible disponer del equipo de lectura idóneo durante el periodo de conservación asignado a una serie de microformas.

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9.2.9 En el caso de que la microforma forme parte de un sistema de recupe- ración manual, el equipo de lectura será por lo general de tipo estándar y de fácil adquisicidn. Sin embargo cuando forme parte de un sistema de recuperación automatizada, como el CAR, habrá que disponer necesariamente del soporte físico necesario , que puede ser muy especializado, durante el mismo periodo que la microforma, ya que, de lo contrario, sería prácticamente inútil.

9.2.10 Es aconsejable la normalización de las microformas y de los sistemas de recuperación utilizadas por un organismo para la conservación a largo plazo de la información, siendo necesario cerciorarse de que el centro de documentación al que se transfieren las microformas cuente con los equipos idóneos de lectura y de recuperación de la informacidn. Cuando se hace un plan para conservar una serie a largo plazo o en los archivos, hay que prever que las áreas de almacenamiento estén provistas de aire acondicionado y llevar un control estricto de la temperatura y la humedad. Se deben utilizar cajas de plástico o metal inertes, en lugar de cartones, p ara evitar las manchas de redox.

9.3 Registros audiovisuales

9.3.1 Los registros audiovisuales se dividen en cuatro categorías principales, a saber:

9.3.1.1

9.3.1.2

9.3.1.3

9.3.1.4

Películas cinematográficas, de las que los tipos más comunes son las de 16 mm y 35 mm, aunque se pueden encontrar de 8 mm, 9,5 mm y 70 mm;

Grabaciones de video, cuyas características son comunes a las de las películas cinematográficas y las grabaciones sonoras y se encuentran ya sea en cintas o en discos magné- ticos;

Grabaciones sonoras, que se encuentran comúnmente en forma de discos y de cintas magnéticas, aunque las más antiguas también pueden encontrarse en otra forma, como cilindros encerados;

Fotos fijas, en negativo y en positivo.

9.3.2 Los registros audiovisuales son importantes por:

9.3.2.1 su valor funcional o probatorio, en la documentación de las políticas y programas de los organismos patrocinadores, o como complemento a los documentos en otros soportes;

9.3.2.2 su valor histórico o de investidación, en la documentación de la vida económica, política, científica, tecnológica, social y cultural de un país, ya sea de actualidad (es decir, documentales y noticieros) o escenificados.

9.3.3 La importancia de los registros audiovisuales con que cuentan la mayoría de los organismos radicará principalmente en su valor funcional o probatorio, pero algunos organismos sin duda mantendrán oficinas o unidades de prensa para la producción de películas y vídeos documentales y publicitarios, que serán también importantes desde el punto de vista histórico.

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9.3.4 Las primeras dos categorías de registros audiovisuales, a saber, las películas cinematográficas y los vídeos, tienen características comunes con los documentos de imágenes móviles, aunque el formato sea diferente. Lo más importante en la gestidn de los recursos de las imágenes en movimiento es conservar todos los elementos de todas las producciones hasta tanto no se haga un plan para su elimi- nación que garantice que no se destruya la película ni se borre el video para uti- lizarlo nuevamente mientras no se hayan seleccionado los materiales que van a ser conservados permanentemente en los archivos 5).

9.3.5 Los registros de imágenes en movimiento requieren un plan elaborado . materia por materia, y el inventario incluirá los detalles de la película en nega-

tivo y positivo y el metraje no editado (es decir el material que no se utilizó en la producción final) y el editado. La cantidad de metraje de película o cinta no editado suele ser considerable, aunque su valor sociológico y probatorio puede ser el mismo. La decisión final acerca de la cantidad de metraje no editado que se conserve dependerá del análisis costo-beneficios.

9.3.6 El plan para conservar la documentación afín abarcará el mismo periodo que la película 0 la cinta, incluyendo los archivos de producción, los libretos, las fotos fijas y los recortes de los periódicos y diarios.

9.3.7 Las grabaciones de sonido difieren de las grabaciones de imágenes móviles principalmente en que las primeras carecen de imágenes visuales. La necesidad de conservar la documentación afín es igualmente importante, pero el requisito de hacer un plan del metraje no editado se aplicará únicamente a las cintas de audio, como discos y cilindros, ya que otros formatos son por lo general com- pletos por sí mismos.

9.3.8 Las fotos fijas, que son imágenes puramente visuales, revisten tanto un formato en negativo como en positivo. Los negativos pueden ser o películas o placas de vidrio; los positivos pueden estar impresos o consistir en diapositivas de película y vidrio aptas para su proyección. En un organismo, las fotografías suelen encontrarse asociadas a archivos u otra documentación afín, por lo que su examen y programación serán comunes. Es menester destacar el formato, tamaño y tipo de cada fotografía o grupo de fotografías junto a su tema por materia.

9.3.9 Las colecciones de fotos y negativos fotográficos realizadas por los departamentos en el transcurso de su trabajo, como oficinas de prensa u organizaciones técnicas y científicas, requerirán un tratamiento especial. Suelen registrarse o indizarse grandes colecciones de este tipo, y los registros e índice cuyas copias se trasladarán al centro de documentación o archivos junto con las fotografías deben constituir la base para la evaluación. En la fase administrativa las colecciones no indizadas son difíciles de evaluar y hay que recurrir por lo general directamente a los archivos.

9.3.10 Para poder ver las proyecciones de películas cinematográficas, vídeos, grabaciones sonoras y diapositivas fotográficas, hay que disponer de equipos especializados, por lo general antagónicos entre sí y fácilmente caidos en desuso. Así, por ejemplo, ha sucedido con los rollos de 9,5 mm, lo que ha llevado a la destrucción de los correspondientes equipos de proyección. En el caso de los registros que van a ser conservados durante mucho tiempo habrá que disponer de centros de documentación que cuenten con el equipo idóneo. Brindar esos medios puede ser costoso y tal vez sea preciso analizar la posibilidad de crear archivos centrales para los registros de imágenes móviles y las grabaciones sonoras.

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9.3.11 Las condiciones en que se pueden almacenar los documentos fotográfi- cos en blanco y negro no son díficiles, si bien podría ser aconsajable crear un archivo especializado para grandes colecciones que requieran formas especializadas de catalogación. Los negativos deben ser considerados como los patrones a partir de los cuales se sacan los positivos y deberán almacenarse, siempre que sea posible, en lugares con aire acondicionado. Los positivos deben usarse como referencias.

9.3.12 Las condiciones de almacenamiento de las películas y cintas cinemato- gráficas son mucho más criticas, y para periodos de conservación más largos será conveniente contar con aire acondicionado. La pelfcula cinematográfica moderna tiene una base no inflamable, de acetato de celulosa, pero las antiguas tenían una base de nitrocelulosa muy inflamable y que se modifica con el tiempo. En consecuencia, es esencial hacer una pronta valoración de la pelicula con base de nitrocelulosa y destruirla; en caso que se decida conservarla como fondo, habrá que darle un soporte de acetato de celulosa tan pronto como sea posible. Mientras tanto hay que almacenarla en total aislamiento.

9.3.13 También pudieran surgir problemas con respecto a la conservación de la película de colores que se difuminan con la exposición a la luz. Es preciso almacenar esas peliculas en completa oscuridad y, si se van a archivar, hacerlo a bajas temperaturas.

9.4 Documentos cartográficos

9.4.1 Los documentos cartográficos son de tres categorlas principales, a saber, mapas, planos (incluido el alzamiento) y diseños de ingenierfa:

9.4.1.1 un mapa es la representación de una parte relativamente grande de la superficie de la tierra, con sus características fisicas y politicas, trazada sobre una superficie plana de papel u otro material, según una escala 0 proyección definidos;

9.4.1.2 un plano es el mapa a gran escala de un distrito o ciudad, o el diseño de cualquier objeto hecho por proyección en una superficie plana, como el plano de una planta de un edificio (los alzamientos son diseños de edificios hechos en proyec- ción sobre un plano vertical);

9.4.1.3 un diseño de ingenierfa es el plano o alzamiento de trabajos de ingeniería, incluidos los diseños de construcción y los diseños detallados de piezas de maquinariaó).

9.4.2 Pueden presentarse como originales impresos o manuscritos de preferencia a otros formatos para ser conservados a largo plazo o en archivos, tales como transparencias hechas para reproducción e impresiones fotográficas, térmicas o de diazo. A falta de los originales, se preferirán las transparencias y las fotografías impresas para largos periodos de conservación.

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9.4.3 En algún lugar nos hemos referido a la práctica de microfilmar los documentos cartográficos en 35 mm y en microfilmes de mayor tamaño, que se cortan e insertan en tarjetas perforadas con ventanas para facilitar la referencia7). No es conveniente en esos casos destruir los originales, dada la dificultad de reproducirlos exactamente a escala a partir de una copia microfilmada. Por este motivo, las copias de los microfilmes deben ser utilizadas para referencia, ya que son más fáciles de manejar y ocupan menos espacio; los originales deben ser almacenados en lugares a bajo costo, preferiblemente en un centro de documentación, con el fin de utilizarlos como referencia cuando se requiera precisión en la escala.

9.4.4 Los criterios de evaluación son análogos a los de otros documentos cuyo soporte es el papel, pero es preciso seleccionar cuidadosamente las partidas que se van a conservar permanentemente para estar seguros de que las copias podrán conservarse para ediciones sucesivas de mapas, con cambios producidos a lo largo del tiempo. También es preciso cuidar que junto a los diseños de arquitectura se conserven los planos de servicios, por ejemplo, de alcantarillas y vertederos, de los edificios existentes. Los registros e índices de mapas, planos y diseños de ingeniería, cuando existen, son instrumentos esenciales para la valoración. Entre otras cosas, permitirán al evaluador descartar diseños de ingenieria que pormeno- rizan detalles de plantas que han sido substituidos mediante modificaciones o reconstrucciones.

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NOTAS

1. Wilson Report, pág. 121.

2. La evaluación y conservación de los documentos legibles a máquina fueron debatidos por Michael Cook en Archives and the Computer, Londres, 1980, págs. 161 a 178. Véase también, The Public Record Office, The Selection and Preparation for Transfer of Machine-Readable Records, Londres, 1974; National Archives and Records Service of the USA, Handbook of Recommended Environ- mental Conditions and Handling Procedures for Magnetic Tape, Washington D.C., 1972.

3. Véanse los capítulos 4 y 5.

4. Para el análisis pormenorizado de los requisitos jurídicos de diferentes países respecto de la admisibilidad probatoria de las microformas, véase George Weill, The Admissibility of Microforms as Evidente: a RAMP Study, Unesco, París, 1981.

5. Sam Kula, The Archiva1 Appraisal of moving images: a RAMP Study with guidelines, Unesco, París, 1983, pág. 85.

6. Direction des Archives de France, Manuel D'Archivistique, París, 1970, págs. 471 a 474.

7. Véase el capítulo 9.2.3.

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10. Resúmenes de las directrices

10.1 La gestión de documentos está encaminada a conseguir la economía y la eficacia en la creación, mantenimiento y eliminación de los documentos a través de su ciclo de utilización, pudiendo dividirse en tres fases: documentos corrientes, semicorrientes y no corrientes. Los archivos son documentos no corrientes que se conservan en razón del valor permanente o prolongado que representan (1.3, 1.4).

10.2 El Análisis de la documentación es el proceso de reunir información básica sobre los documentos, su cantidad, formato, tipo, ubicación, situación física, instalaciones de depósito, índice de acumulación, utilización y datos semejantes, a efectos de planificar programas de adquisición y archivo o destrucción, operaciones de microfilmación, nuevas instalaciones y actividades de archivo conexas (1.6).

10.3 El plan de la documentacibn es un pliego en el que se describen los documentos de una organización con todos los procedimientos que deben realizarse para su utilización, incluyendo la microfilmación, las interrupciones de ficheros y la destrucción o conservación como archivos, luego de finalizado un periodo de con- servación determinado (1.7).

10.4 Los objetivos del análisis de la documentación consisten en lograr que la planificación documental sea completa y comprenda todas las formas de documentos y en contribuir a elaborar sistemas más eficaces de conservación de documentos y de recuperación de la información. Los objetivos de la planificación de la documenta- ción consisten en prever la duración del mismo desde el momento de su creación o recepción hasta que finalice el ciclo de utilización, ya sea mediante su destruc- cibn 0 su conservación (1.10).

10.5 La utilización de la planificación de la documentación permite ahorrar tiempo, al reducir el volumen de documentos no imprescindibles destinados a la recuperación de información; ahorrar espacio, al liberar las oficinas de documentos que han perdido vigencia; evitar costos de adquisición de espacio adicional y de equipos de depósito y promover el control documental eficaz (1.10).

10.6 Las organizaciones que desean emprender un programa de análisis y planifica- ción de documentos deben estar dispuestas a crear una unidad de gestión de los documentos, empleando a personal especializado, con miras a establecer sistemas para proceder al análisis y a la planificación de la documentación; formar a su propio personal y el de la dependencia, para hacer funcionar los sistemas; proporcionar un servicio consultivo sobre sistemas de gestión documental para organismos 0 secciones; proporcionar los demás servicios que puedan necesitar los nuevos sistemas tales como centros de documentación y oficinas de micropelículas (2.1, 2.6).

10.7 En caso de existir una escasez de administradores de documentos profesionales y experimentados a partir de los cuales seleccionar al jefe adecuado para la unidad de gestión de documentos, será preferible contratar a un consultor externo que se encargue de crear la unidad y organizar la formación inicial del personal. Una vez establecida la misma, deben proporcionarse los adecuados cursos de forma- ción para el personal.

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10.8 La función de la unidad de gestión de documentos debe ser definida mediante un reglamento administrativo o por la ley, de modo que el jefe de la unidad disponga de la autoridad necesaria para inspeccionar los documentos de todas las dependencias, con el fin de analizar y planificar los mismos y prohibir la des- trucción de documentos con anterioridad al análisis. La responsabilidad de la ejecución del análisis deberá recaer en la dirección de la dependencia, aunque sea el jefe de la unidad de gestión de los documentos quien asuma la responsabilidad del trabajo de análisis y de la aprobación de los planes. Las dependencias desig- narán a los funcionarios para colaborar con la unidad de gestión de documentos (2.7).

10.9 Cuando la unidad de gestión de documentos forma parte de la organización de archivos, el responsable de los archivos puede delegar la responsabilidad de la aprobación final de la planificación documental en el jefe de la unidad. Si la unidad es independiente de los archivos, deben establecerse los mecanismos necesarios para hacer que los planes sean sometidos a la aprobación final del responsable de los archivos.

10.10 El análisis de los documentos pasa naturalmente por tres etapas:

10.10.1

10.10.2

10.10.3

Preparación, cuando se informa a las dependencias que se ha iniciado el análisis y que se lleva a cabo la investigación preliminar de los documentos de dichas dependencias;

Inventario, cuando se obtienen los datos de las series de documentos en poder de cada unidad de la dependencia;

Evaluación, cuando se examinan las series de documentos que se han identificado en la etapa de inventario, para determinar los periodos de conservación idóneos (3.1, 3.4).

10.11 La investigación preliminar tiene por objeto calcular el volumen de los documentos existentes en cada unidad de la dependencia, su ubicación y el equipo y superficie ocupados, con miras a planificar la preparación del inventario. Esta investigación debe ser realizada por un equipo calificado dirigido por un analista de documentos, que trabaje bajo la supervisión de la unidad de gestión de documentos. Puede resultar útil disponer de un cuestionario que sirva de guía al equipo de la unidad para cerciorarse de que se ha reunido toda la información esencial con miras a la preparación del inventario (3.6, 3.7).

10.12 El elemento central del análisis de los documentos es un inventario de las series documentales, bajo custodia de cada dependencia. El inventario de los documentos es una lista completa con los documentos de una dependencia, por series o categorías, con suficiente información complementaria como para permitir una valo- ración y evaluación bien informadas. La serie de documentos es el conjunto de los documentos dispuestos por orden (númerico, cronológico o alfabético), o que resulta de una actividad o finalidad específica y que se archiva y utiliza como una unidad. El inventario debe ser realizado por el mismo equipo que realizó la investigación preliminar (4.1, 4.3).

10.13 Una vez iniciado el inventario, los documentos no deben ser eliminados ni trasladados sin notificación previa al equipo. La calidad del inventario dependerá de la exactitud con que se definen las series de documentos y se asignan los títu- los (4.4, 4.5). Algunas series exigirán una consideración especial, como los documentos cartográficos, las microformas, las cintas magnéticas y los documentos audiovisuales (4.6-4.8, 9.1-9.4). Puede ser ventajoso iniciar el inventario de los documentos no corrientes que hay en los locales de depósito. Se supervisará la marcha del inventario, de modo que no quede ningún elemento que haya sido pasado por alto (4.8, 4.9).

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10.14 Si el inventario es suficientemente detallado, se utilizará para identificar los problemas de la gestión de los documentos y estudiar la posibilidad de introducir otros sistemas de conservación; en consecuencia, deberá ser revisado y actualizado todos los ailios. (4.11).

10.15 Una vez finalizado el inventario, los formularios se clasificarán por orden alfabético según las series de documentos para su evaluación. Los datos provenientes de los formularios de inventario pueden insertarse ventajosamente en un programa de gestión de datos de una microcomputadora, para la elaboración de los planes de documentación. (4.12, 4.13).

10.16 La evaluación es una función básica de los archivos destinada a determinar lo que puede archivarse o debe destruirse de los documentos según sus usos actuales y futuros tanto a nivel administrativo, como fiscal y jurídico, y el valor testimonial, informativo y de investigación que poseen; a veces se denomina eva- luación 0 conservación selectiva. La evaluación tiene lugar a dos niveles. En el primero, se comunicará a la unidad de la dependencia la evaluación provisional de cada serie y el periodo de conservación recomendado, para que el personal de la misma pueda determinar cuánto tiempo se conservará en razón de la actividad; en el segundo nivel, el servicio de archivos determinará qué series de documentos poseen valor de archivo y, en consecuencia, deben conservarse. (5.1, 5.11)

10.17 Una vez que el analista de documentos ha finalizado la evaluación provisional de cada serie, sus recomendaciones serán incluidas en una Autorización de con- servación de documentos, especificando el periodo durante el cual los documentos de cada serie son corrientes y tienen que permanecer en la oficina de origen; el momento en que se convierten en semicorrientes y deben ser transferidos a un centro de documentación para su ulterior conservación, y la disposición final de los documentos, una vez que no son de actualidad, ya sea mediante la eliminación, ya sea mediante la transferencia a los archivos. (6.1, 6.2)

10.18 En la autorizacibn de conservar los documentos debe también especificarse qué documentos son vitales para la supervivencia de la organización, con miras a un planeamiento en caso de catástrofe, las series de documentos demasiaso voluminosas para ser conservadas íntegramente y el método de muestreo que será utilizado para conservar una selección representativa. Las series de documentos pueden ser convertidas a otro medio, por ejemplo, del papel a la micropelícula, para mejorar la velocidad y eficacia de recuperación y ahorrar espacio. En la autorización se especificará, asimismo, qué series de documentos podrían ser de acceso res- tringido. (6.3).

10.19 La autorización de conservar los documentos se comunicará, para su aproba- ción, a la dependencia, al servicio de archivos y, cuando corresponda, a otras dependencias, ya sea jurídicas, financieras o administrativas. Una vez recibida la aprobación final, los documentos cuyo periodo de utilización ha expirado serán eliminados; los documentos semicorrientes se trasladarán a un centro de documenta- ción; los destinados a ser archivados se enviarán a los archivos mientras que las series de documentos aún vigentes se incorporarán al planeamiento de la documenta- ción. (6.4, 6.6)

10.20 El jefe de la unidad de gestión de documentos es responsable de los planes de documentación. Estos son de dos tipos: los planes generales, basados en los inventarios de cada dependencia u organismo que realizan esencialmente el mismo trabajo, aunque no siempre utilicen la misma terminología ni conserven los documentos de la misma forma y los planes de la dependencia, basados en inventarios provenientes de una sola dependencia, que cuentan con series exclusivas de documentos e incorporan periodos de conservación tomados de los planes generales. (7.1, 7.4)

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10.21 Los planes de dependencia contendrán esencialmente la misma información que la versión final aprobada de la autorización de conservación de los documentos de cada dependencia, exceptuando la información que sirva de base para los periodos de conservación concertados y las series no corrientes que hayan sido destruidas o transferidas a los archivos. Los planes se revisarán anualmente, en función de los cambios de la organización y la práctica de conservación de los documentos, según criterios de conservación de índole legal u otra, la creación y cesación de series de documentos y las modificaciones de la tecnología de la dependencia. (7.4, 7.8)

10.22 Corresponde al personal de la dependencia poner en práctica los planes generales o los planes de la dependencia a medida que los documentos dejan de ser de uso corriente. Esto implica el examen periódico de los sistemas de clasifica- ción para identificar los documentos semicorrientes y el uso no corriente que deben ser transferidos al centro de documentación para ser conservados durante un periodo complementario, hasta su eliminación final, 0 para su eliminación inmediata o su transferencia directa a los archivos. (8.1, 8.2)

10.23 El Centro de Documentación es el edificio, diseñado y construido especialmente para almacenamiento a bajo costo, mantenimiento y comunicación de documentos semicorrientes a la espera de su eliminación final; a veces se denomina depósito central o "limbo". La diferencia fundamental entre el centro de documentación y el depósito de documentos departamentales consiste en que el primero recibe material proveniente de muchas dependencias y está administrado por personal formado en las técnicas de manejo, recuperación y archivo o eliminación de grandes cantidades de documentos. Suelen ser abastecidos y administrados por las unidades de gestión de los documentos o por las de los archivos. (8.3)

10.24 El traslado de los documentos semicorrientes a los centros de documentación se efectúa en cajas normalizadas y con las listas de transferencias, de conformidad con las normas establecidas por la unidad de gestión de documentos. Mientras que los primeros se conservan en el centro de documentación, las listas de transferencias se utilizan para la recuperación y el archivo o la eliminación de los documentos. (8.4, 8.6)

10.25 El centro de documentación, bajo la autoridad de la oficina de origen de los mismos, es responsable de la eliminación de los documentos en función de los planes de conservación. Hay que atenerse a la confidencialidad de la información contenida en los documentos cuando se proceda a elegir el método de destrucción. Los documentos confidenciales deberán ser detenidos antes de ser eliminados. (8.7, 8.9).

10.26 Los adelantos tecnológicos en los métodos de registro y recuperación de la información, mediante el uso de documentos de lectura mecánica disponibles para consulta en línea, tienen importantes consecuencias sobre la gestión de los documentos. Estos documentos se incluirán en el ámbito de los análisis y planeamiento de la documentación, prestándose sin embargo especial atención al medio seleccionado para la conservación a largo plazo de la información derivada de dichos documentos. Para la conservación permanente, puede resultar ventajoso obtener copias en papel 0 en microformas, aunque parte de la información deba conservarse en cintas magnéticas, para seguir siendo manipulada en una computadora. En ese caso, se hará lo necesario para poder disponer del material necesario a la lectura de los documentos durante todo el tiempo en que se conserven en las cintas. (9.1).

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ll. Selección bibliográfica

11.1 La bibliografía que figura a continuación no es exhaustiva dado que la práctica del análisis de los documentos y los planes de la documentación en papel, expuesta en el presente estudio, suele ser conforme a los procedimientos normali- zados sobre la gestión de los documentos que se repiten, con modificaciones, en muchas publicaciones. Por otra parte, siguen evaluándose todavía las repercusiones de la nueva tecnología administrativa en los análisis y planeamientos y, al no haberse tampoco elaborado prácticas normalizadas, los textos fidedignos en la materia son escasos y se publican con grandes intervalos. La bibliografía se divide en cuatro secciones:

11.1.1 Bibliografías

11.1.2 Textos básicos sobre gestión de documentos

11.1.3 Aspectos del análisis y de los planes

11.1.4 Aplicaciones prácticas

ll.2 Bibliografías

11.2.1 Frank B. Evans (compilador), The Administration of Modern Archives: a Select Bibliographical Guide, National Archives and Records Service, Washington D.C., 1970.

11.2.2 Institute of Certified Records Managers, Bibliography for Certified Records Manager Examination, Washington D.C., 1975.

ll.3 Textos básicos sobre gestión de documentos

11.3.1 Donald H. Bell, Records Management Program - Comprehensive Outline, Report No 3, International Records Management Council, 22243 Miston Drive, Woodland Hills CA 91364, Estados Unidos de América, 1969.

11.3.2 William Benedon, Records Management, Los Angeles, Estados Unidos de América, 1969.

11.3.3 Michael Cook, Archives Administration: a manual for intermediate and smaller organisations and for local government, Londres, 1971.

11.3.4 Emmett J. Leahy y Christopher A. Cameron, Modern Records Management, Nueva York 1965.

11.3.5 T.R. Schellenberg, Modern Archives: Principies and Techniques, publicado en 1956, Reedición Midway 1975.

ll.4 Aspectos del análisis y el planeamiento

a) Documentos audiovisuales

11.4.1 British Records Association, Report to the Council of the Working Party on Audio-Visual Records, Londres, 1983.

11.4.2 Sam Kula, The Archiva1 Appraisal of Moving Images: a RAMP Study with Guidelines, Unesco, París, 1983. La evolución de las imágenes en movimiento de los archivos: estudio del RAMP con directrices. Unesco, París. 1983.

___- _I_. ..-. .- - -- -_

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b) Autoridad y control

11.4.3 William Benedon, 'Management in Information - an Interdisciplinary Approach', Records Management Quarterly, vol. 12, No 4, 1979.

c) Automatización

11.4.4 William Benedon, 'Automated SchedulinglRecords Centre Operations', ibid, vol. 4, No 2, 1980.

11.4.5 D.J. Butler y W.H. Nicholson, 'ARMS - a Computer-based Records Management System developed by the Tyne and Wear County Council', Journal of the Society of Archivists, vol. 6, No 4, 1979.

11.4.6 C.W. Sieberling, 'Computer Package for Records Management', Readings in Records Management from the Records Management Quarterly, Ciudad de Kansas, 1978.

11.4.7 S.C. Newton, Office Automation and Records Management, RMP 1, Society of Archivists Records Management Group, 1981.

11.4.8 Michael Cook, Archives and the Computer, Londres, 1980.

11.4.9 The Public Record Office, The Selection and Preparation for Transfer of Machine Readable Records, Londres, 1980.

11.4.10 National Archives and Records Service, Handbook of Recommended Environmental Conditions and Handling Procedures for Magnetic Tape, Washington D.C., 1972.

11.4.11 C.L. Geda, et al., Archives and Machine - Readable Records, Chicago, SAA, 1980.

11.4.12 M. Fishbein, Guidelines for Administering Machine Readable Archives, ICA Automation Committee, 1980.

11.4.13 T. Hendley, Archiva1 storage potential of microforms, magnetic media and optical data disks, Publicaciones NRCD N" 19.1, Hertford, 1983.

d) Micrográfica

11.4.14 Gerald F. Brown, 'Micrographics', Readings in Records Management from the Records Management Quarterly, Ciudad de Kansas, 1978.

11.4.15 National Micrographics Association, An Introduction to Micro- graphics, Silver Spring, MD 20910, Estados Unidos de América.

11.4.16 George Weill, El valor probatorio de las microformas - Estudio del RAMP. The Admissibility of Microforms as Evidente, a RAMP Study, Unesco, París, 1982. 84 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

e) Evaluación y planeamiento

11.4.17 John W. Gross, 'Investigating and Scheduling of Records', Records Management Quarterly, abril de 1973.

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11.4.18 Felix Hull, The Use of Sampling Techniques in the Retention of Records: a RAMP Study with Guidelines, Unesco, París, 1981. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de registros. Estudio del RAMP y directrices al respecto. París, Unesco, 64 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

11.4.19 Ronald E. Raven, 'Appraisal Check List: Tools for the Records Manager', Readings in Records Management from the Records Management Quarterpy, Ciudad de Kansas, 1978.

11.4.20 Morris Rieger, 'Técnicas modernas de retirada de documentos y normas de evaluación' Modern Records retirement and appraisal RUGIBA vol. 1, No 3, Unesco, París, 1979. págs. 217-227.

practice',

f) Centros de Documentos

11.4.21 Victor Gondos Jr. (editor), Reader for Archives and Records Center Buildings, Society of Ameritan Archivists, Washington D.C., 1970.

11.4.22 A.W. Mabbs y Guy Duboscq, The organisation of intermediate records storage, Unesco, París, 1974.

ll.5 Aplicaciones prácticas del análisis de documentos y del planeamiento de la documentación.

a) Australia

11.5.1 Australian Archives, Guide to Records Disposal Procedures, Canberra, 1978.

11.5.2 Ibid., General Disposal Schedules, Canberra, 1978.

11.5.3 M.J. Leigh, The Australian Records Retention Manual, Professional Archives (HQ), Kew East, Victoria 3120, NSW, 1982.

11.5.4 Gobierno de Nueva Gales del Sur, Records Scheduling and Disposal, Records Management Office, Gobierno de Nueva Gales del Sur, Sydney 2000, NSW, 1976.

b) Canadá

11.5.5 Public Archives of Canada, Records Scheduling and Disposal, Records Management Service, Ottawa, 1980.

11.5.6 Ibid., General Records Disposal Schedules of the Government of Canada, 3a. edición, Ottawa, 1978.

c) Francia

11.5.7 Direction des Archives de France, Manuel d'Archivistique, París, 1970.

d) Filipinas

11.5.8 Arte1 Ricks, RAMP pilot project for the establishement of a regional archives and records centre, Informes Nos. 1 y 2, Unesco, París, 1981 y 1982.

PGI-84/WS/26 - pág. 62

e) Reino Unido

11.5.9 The Grigg Committee, The Report of the Committee on Departmental Records, Omnd. 9136, HMSO, London, 1954, Reeditado en 1972.

11.5.10 The Wilson Committee, Modern Public Records: Selection and Access, Omnd. 8204, HMSO, Londres, 1981.

11.5.11 Public Record Office, Manual of Records Administration, 1983.

f) Estados Unidos de América

11.5.12 Bethlehem Steel Corporation, Records Retention Program Procedure Manual, Bethlehem, 1972.

11.5.13 National Archives and Records Service, Disposition of Federal Records, Washington D.C., 1981.

11.5.14 NARS., Federal Records Centers, Washington D.C. 1967.

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APENDICE A

EL USO DE LAS MICROCOMPUTADORAS EN EL PLANEAMIENTO DE LA DOCLJMENTACION

El Consejo General de Enfermería de Inglaterra y el País de Gales

1. El Consejo General de Enfermería de Inglaterra y el País de Gales (GNC) fue creado por la Ley de Registro de Enfermeras de 1919. Las funciones del mismo eran:

1.1 elaborar y mantener al día un registro profesional de las enfermeras calificadas;

1.2 establecer un sistema único de formación para estudiantes en enfermería y habilitar institutos de formación;

1.3 establecer el examen tipo para enfermeras diplomadas con reconocimiento estatal (SRN);

1.4 velar por la disciplina profesional.

2. Las reponsabilidades del GNC fueron ampliadas por la Ley de Enfermeras de 1943, para incluir una Lista de Asistentes de Enfermería, denominada más tarde Lista de Enfermeras Matriculadas con reconocimiento Estatal (SEN) por la Ley de Enfermeras (modificada) de 1961. Las SEN pueden realizar cursos de formación de enfermeras, a los que se accede por evaluación general y no mediante exámenes de ingreso.

3. El número de enfermeras diplomadas y matriculadas había aumentado tanto hasta 1959 que se decidió para ahorrar espacio transferir los ficheros de los registros de enfermeras a micropelículas compactas. El proceso finalizó en 1973. Los registros y las listas, con el resumen de las calificaciones de cada enfermera diploma- da y matriculada, fueron también informatizados en 1973.

4. El Consejo General de Enfermería delegó sus funciones, el 30 de junio de 1983, en tres nuevas organizaciones creadas por la Ley de Enfermeras, Parteras e Inspec- tores de Sanidad de 1979: el Consejo Central de Enfermería, Obstetricia e Inspec- ción Sanitaria del Reino Unido (UKCC) y los Consejos Nacionales inglés y galés de Enfermería, Obstetricia e Inspección Sanitaria. El UKCC es actualmente responsable de la inscripción, el mantenimiento y el desarrollo de las normas de formación y de conducta profesional. Los consejos nacionales se ocupan de la ejecución de la política educativa y de formación y del examen y evaluación de estudiantes y resi- dentes de enfermería. Se encargan también de investigar los casos de mala conducta profesional. En el momento del traspaso de los registros y listas, había más de 750.000 miembros inscritos en ellos.

5. Con anterioridad a 1979, cuando fue autorizada por estatuto la reorganización no se había realizado ningún análisis de documentos ni de planes de documentación del GNC desde sus comienzos, en 1919, exceptuando las medidas tomadas para microfilmar y automatizar los registros y las listas. Por lo tanto, en julio de 1982, el Consejo decidió nombrar a un consultor en gestión de documentos (el autor del presente informe) para realizar una investigación preliminar del problema y efectuar recomendaciones para la gestión de los documentos en el futuro, ya que se deseaba conservar los archivos en la Oficina de Documentación Pública.

~GI-k34/WS/26 - pág. 64

6. En el inEorme del consultor, presentado el 25 de agosto de 1982, se señal.abn la necesidad de planificar un volumen total de 2.000 pies cúbicos de documentos, recomendando Las medirlas siguientes:

6.1 Realizar, en un periodo de cuatro semanas, el inventario detallado de los documentos, para preparar los planes de conservación;

6.2 Transferir los documentos catalogados como archivos a la Oficina de Documentación Pública en Kew, en virtud de los acuerdos en que se esta- ban negociando entre el Consejo y el Jefe de Archivos de la Oficina mencionada;

6.3 Contratar a un equipo de proyecto para disponer de Los documentos, incluyendo el examen de los archivos para su transferencia a la Oficina de Documentación Pública;

6.4 Sacar copia de archivo del Registro y Lista informatizados hasta el 30 de junio de 1983 para la Oficina de Documentación Pública.

7. En septiembre de 1982 el Consejo General de Enfermería aceptó estas recomendaciones y el Jefe de Archivos de la Oficina de Documentación Pública accedió a recibir todo el material archivado con más de cinco años de antigüedad, a condi- ción de que los archivos restantes hasta el 20 de junio de 1983 fueran transferidos tan pronto como pudieran enviarlos los departamentos correspondientes de las nuevas organizaciones. Los documentos se prepararían de acuerdo con los requisitos establecidos por la Oficina de Documentación Pública con respecto a las dependencias gubernamentales, y la transferencia sería supervisada por el Sr. Kelvin Smith, uno de los funcionarios inspectores de la PRO.

8. El inventario fue terminado el 30 de noviembre de 1982. Sus resultados se resumen en el Cuadro 1. Fueron inventariados 2.219 pies cúbicos de documentos, de los que se consideraron con valor de archivo 626 pies cúbicos, decidiéndose examinar también, por su posible valor de archivo, otros 499 pies cúbicos más. El inventario se hizo con arreglo al Formulario de Inventario y de Evaluación, elaborado al efecto, (Cuadro II).

9. Fue necesario concentrar en un periodo de tiempo relativamente breve la eva- luación y el planeamiento de cada serie de documentos, para poder respetar la fecha límite fijada para el traspaso, es decir, el 30 de junio de 1983. Por lo tanto, los datos de evaluación fueron programados mediante el sistema de gestión de datos Compsoft (DMS) en una computadora Commodore CBM 8032, con un doble disco flexible CBM 8050 y una impresora CBM 8026. Este programa se utilizó en combina- ción con un programa de tratamiento de textos Wordcraft 80 en el mismo equipo, para la elaboración de material de introducción normalizado para los planeamientos.

10. Los planes fueron clasificados por departamentos (Cuadro III) y presentados, para su aprobación, con una carátula (Cuadro IV/l) y una introducción general (Cuadro IV/2). Se asignó un número único de cinco cifras a las partidas de cada plan (Cuadro TV/3), designando los dos primeros dígitos el número de clasificación del departamento y los tres últimos el número atribuido a la serie por dicho departamento. El título estaba constituido por tres elementos: la designación del departamento, el tipo de documento, el tema de la serie y el volumen correspondiente. En las columnas 4 a 7 se incluían datos relativos a la conservación; en las columnas 8 y 9 se identificaban las copias de los documentos en poder de otros departamentos y sus periodos de conservación, cuando correspondía. La columna final estaba reservada a los comentarios eventuales.

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ll. Los proyectos de planeamiento fueron enviados a los jefes de los departamentos para ser aprobados, y tanto la estructura del programa DMS como la facilidad con que podía efectuarse la actualización utilizando dicho programa aceleraron considerablemente la elaboración del planeamiento.

12. En marzo de 1983 se contrató al equipo del proyecto, financiado mediante sub- vención de Manpower Services Commission. Estaba compuesto por un experto en gestión de documentos, cinco archiveros asistentes para identificar y catalogar los documentos y catorce asistentes de proyecto a tiempo parcial para poner en condiciones, guardar y rotular los archivos, que serían transferidos luego a la Oficina de Documentación Pública. En un principio, se pensó poder realizar el proyecto en seis meses, pero después se prorrogb otros cuatro meses, hasta finales de enero de 1984.

13. Bajo la supervisibn del experto en gestión de documentos, los asistentes de archivos identificaron cada serie de documentos a partir de hojas de inventario y de evaluación y, con la ayuda de los asistentes de proyecto, las procesaron de acuerdo con los requisitos de los planes de conservación del departamento interesado. Las listas manuscritas que elaboraron fueron incorporadas a la máquina de tratamiento de textos y modificadas de acuerdo con la Oficina de Documentación Pública, antes de ser impresas (Cuadro V).

14. Durante el periodo de ejecución del proyecto, los sótanos y las oficinas fueron desalojados de documentos no corrientes. El equipo examinó 1.267 pies cúbicos de documentos, catalogándose 513 pies cúbicos que serían transferidos a la Oficina de Documentación Pública; en ésta había más de 8.000 archivos, volúmenes, planos, fotografías, microformas y otros documentos. Del material restante fueron destruidos 273 pies cúbicos, mientras que otros 418 pies cúbicos, cuya conservación ulterior se había previsto, fueron examinados y almacenados en un centro de documentos creado en un local del sótano, del que se desalojaron los documentos no corrientes.

15. Los departamentos del GNC tuvieron la responsabilidad de examinar 952 pies cúbicos de documentos que permanecían en su poder, 'de acuerdo con los planes aprobados por los respectivos jefes de los mismos. Estos documentos fueron eliminados 0 se transfirieron a nuevas organizaciones.

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Cuadro 1

Inventario de documentos del Consejo General de Enfermería

Análisis de los documentos conservados por los departamentos 30-11-81

Departamento

Finanzas 47 110 201 358

Archivero: Distribución

Registro

Oficinas

Consejo y Comités

Sótano

Inscripcción

Disciplina

Ultramar

Exámenes

Educación

Procurador

Procesamiento de datos

Personal

Administración

Otros

Total 626

Archivos Examen Otros Total pies cúbicos pies cúbicos pies cúbicos pies cúbicos

3 40 83 126

37 38 4 79

9 22 17 43

125

91

98

18

80

72

4

3

30

9

11 98 234

116 11 218

57 170 325

4 60 64

2 230 250

8 6 94

41 107 220

5 52 61

4 4 11

25 20 45

16 31 77

9

499 1.094 2.219

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Cuadro II

TITULO DEL DOCUMENTO FORMULARIO DE INFORME No

)ESCRIPCION

BJMERO DE .A PARTIDA

I

t I Oficina pies cúbico!

Almacen. pies cúbico!

Depósito pies cúbicos

EVALUACION DEL DOCUMENTO

TITULO DEL DOCUMENTO AÑOS VOLUMEN

:OPIA DEL DOCUMENTO

:EQUISITOS LEGALES

:ONSERVACION COMPARABLE

'ALOR DE ARCHIVO

COPIA NO DOCUMENTAL

AÑOS

Minima Máx. Promedio

:OMENTARIOS

< 'ERIODO CONSERV. RECOMEND. PLANEAMIENTO )E CONSERV.

Símb. Ofic. Depós. Total Elimin. Ofic. Depós. Total Elimin,

;IMBOLOS DE CONSERVACION

C = año en curso T= terminación A = verificación

Números = No de años

SIMBOLOS DE ELIMINACION

T = transferencia a depósito A = destrucción R = examen A = transferencia a los archivos

Formulario de inventario y evaluación de documentos

--.-_._-- _- _~..

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Cuadro III

01

02

03

04

05

06

07

08

CONSTITUCION 09

CONSEJO Y COMITES 10

SECRETARIO ARCHIVERO 11

INSCRIPCION 12

PROCURADOR 13

DISCIPLINA 14

INVESTIGACION 15

EDUCACION 16

CONSEJO GENERAL DE ENFERMERIA

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

EXAMFNZS

ULTRAMAR

FINANZAS

ADMINISTRACION

PERSONAL .

TRATAMIENTO DE DATOS

UNIDAD DE INVESTIGACION DEL GNC

ADMINISTRADORES FIDUCIARIOS DE LA ASISTENCIA SOCIAL

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Cuadro IV/1


PLAN DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Departamento: Jefe de archivos en ejercicio - Constitución

Símbolos de conservación Símbolos de eliminación

C = Aiio en curso T = Terminación de la transaccidn

o cierre del registro A = Verificación P = Permanente no de archivos -

D = Destrucción R = Examen A = Transferencia a archivo M = Micropelícula T = Transferencia al registro

Números = Número de a?ios Conservado = Conservado por el departamento

Revisado 26-02-84

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CUADRO IV/2

PLAN DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

INTRODUCCION

El planeamiento adjunto resume los detalles de las series de documentos identificadas durante la recopilación del inventario de los documentos del Consejo General de Enfermería. Su finalidad es determinar cuánto tiempo hay que conservar cada serie para su uso en el departamento y cuándo debe ser destruida o transferida a la Oficina de Documentación Pública en Kew, para integrar los archivos del Con- sejo General de Enfermería. Cada plan será presentado al Jefe del Departamento y, posteriormente, al Jefe de Archivos en ejercicio para su enmienda y aprobación, antes de ser remitido a la Oficina de Documentación Pública para la aceptación de aquellas series identificadas como de archivo. Las notas que siguen pueden ser de utilidad en la lectura de los planes:

Item. Los números de esta columna corresponden al programa automatizado, al planeamiento y a las hojas de inventario, sobre cuya base serán procesadas las series.

Título del documento. Esta columna identifica la función o el departamento a los que pertenece cada serie, el tipo y el tema de las series, los periodos que abarcan los documentos en las series y el volumen de documentos encontrados, calculado en pies cúbicos.

Conservación. Los símbolos de la tercera columna, enumerados en la hoja volante, indican el momento en que finaliza el uso de un documento, por ejemplo, T significa terminación de una transacción o cierre de un registro. Los números de las columnas encabezadas con las leyendas Oficina y Depósito, que se adicionan en la sexta columna, indican el periodo durante el cual las series permanecerán bajo el control del departamento. La fórmula T+O-O-O significa que la serie debe ser destruida o transferida a la PRO al delegar el GNC sus funciones en ella el 30 de junio de 1983. Cuando una serie identificada como de archivo sigue siendo corriente, la PRO aceptará todos los documentos, salvo los de los cinco últimos aîios, que serán transferidos a medida que puedan ser liberados por el departamento.

Eliminación. Los símbolos de esta columna, enumerados en la hoja volante, indican cómo deben ser eliminados los documentos a la expiración del ciclo de utilización.

Copia de documentos. Esta columna indica dónde puede encontrarse la copia de un documento de una serie determinada, así como su eliminación, si no se c.onserva en el departamento al que hace referencia el planeamiento.

Conservado. Esta columna indica el periodo de conservación de copias de documentos en poder de otros departamentos.

Comentarios. Los comentarios de esta columna tienen por objeto asistir a la PRO en la evaluación de la importancia relativa de una serie de documentos.

27-04-83 Derek Charman Archivero Consultor

CUADRO IV/3

Punto Titulo del documento

11001 Finanzas Cartas preliminares Departamento de Salud 1961-1982 0,5 pies3

11002 Finanzas Ordenes del Día y Actas Consejo y Comités 1973-1982 ll,0 pies3

11003 Finanzas Ordenes del Día

Provisionales e Informes

Comité de Finanzas 1973-lY79 1,25 pies3

11004 Finanzas Acuerdos Alquileres y servicios 1980-1982 0,25 pies3

11005 Finanzas Evaluación Listas de candidatos 1982-1983 1,O pies3

11006 Finanzas Circulares Salud Pública 1969-1973 5,25 pies3

11007 Finanzas Circulares del GNC 1975-1982 0,5 pies3

Conser- Ofic. Depós. Total Elimin. Copia do- Conser- Comen- vación cumental vador tarios

T+ 1 4 5 D Archi- vero

c+

c+

T+ 1 5 6 D

A+

T+

T+

2 0 2 D Archi- vero

1 0 1 D

1 0 1 D Exámenes

1 4 5 D Archivero

1 4 5 D Archivero

Copias de Oficina

Destruir luego del control

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CUADRO V

Referencia CONSEJO Y COMITES: ACTAS DT 5

DT 5

1

2

3

4

5

6

7

8

Fecha Descripción Referencia anterior


11 de mayo de 1920- 28 de octubre de 1922

3 de febrero de 1922- 15 de diciembre de 1922


20 de enero de 1928- 16 de diciembre de 1932




lo de enero de 1946- 28 febrero de 1947

Actas impresas

Reuniones: Nos. l-18

Idem: Nos. 20-22, 24-31, con la reunión especial del 6 de octubre de 1922

Idem: Nos. 32-86 con la reunión especial del 2 de diciembre de 1927

Indizado

Idem: Nos. 87-141 con las reuniones especiales del 21 de junio de 1929 y del 11 de marzo de 1931 y la reunión del Comité Permanente del Consejo del 24 de junio de 1932

Indizado

Idem: Nos. 142-198 con la reu- nión especial del 10 de marzo de 1933

Indizado

Idem: Nos. 199-238 con las reuniones especiales del 17 de marzo de 1938, 10 de marzo de 1939 y 9 de junio de 1939 y las

Volumen

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reuniones del Comité de Emergencia Nos. l-3, del 27 de octubre de 1939,. 24 de noviembre de 1939 y 15 de diciembre de 1939 Véase también DT 51277

Indizado

Actas manuscritas de las reuniones: Nos. 239-282 con las reuniones especiales del 10 de junio de 1943, 20 de agosto de 1943, 7 de septiembre de 1944 y 7 de junio de 1945

Reuniones: Nos. 283-294

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Referencia CONSEJO Y COMITES: ACTAS DT 5

DT 5

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- 1 Fecha Descripción Referencia anterior

Actas manuscritas

11 de mayo de 1920 16 de febrero de 1923


Reuniones: Nos. l-32 con la Libro 1 reunión de emergencia del 14 de julio de 1921 y la reunión especial del 6 de octubre de 1922

Indizado hasta fines de 1922 3 partes

Idem: Nos. 32-42 con la reunión Libro 2 especial del 11 de mayo de 1923

Indizado

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Documentos del RAMP y otros documentos conexos

Unesco. General Information Programme. Expert Consultation on the Development of a Recods and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. París, Working Document (PGI-79/WS/l). Paris, Unesco, 1979. 19 págs. Igualmente disponible en francés.

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Unesco. General Information Programme. Expert Consultation on the Development of a Records and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. París, Final Report (PGI-79/WS/II). París, Unesco, 1979. 36 págs. Igualmente disponible en francés.

Manning, Raymond, Gilberte Pt?rotin y Sven Welander, compiladores y editores. Guide to the Archives of International Organizations. Part 1. The United Nations System. Preliminary version (PGI-79/WS/7). París, 1979. 301 págs.

Cook, Michael. The Education and Training of Archivists - Status Report of Archiva1 Training Programmes and Assessment of Manpower Needs (PGI-79/ CONF.604/COL.2). París, Unesco, 1979. 71 págs; Igualmente disponible en francés.

Delmas, Bruno. The Training of Archivists - Analysis of the Study Programmes of Different Countries and Thoughts of the Possibilities of Harmonization (PGI-79/CONF.604/COL.l). París, Unesco, 1979. 75 págs. Igualmente disponible en francés.

Unesco. Division of the General Information Programme. Meeting of Experts on the Harmonization of Archiva1 Training Programmes, 26-30 November. París, 1979, Final Report (PGI-79/CONF.604/COL.7). París, Unesco, 1980. 18 págs. Igualmente disponible en francés.

Roper, Michael. Democratic Republic of the Sudan: Establishment of a Technical Training Centre in Archiva1 Restoration and Reprography (FMR/PGI/80/180). París, Unesco, 1980. 31 págs.

Kecskeméti, Charles y Evert Van Laar. Acuerdos y Convenios: Modelos Bilatera- les y Multilaterales Relativos a las Transferencias de Archivos (PGI-81/WS/3). París, Unesco, 1981. 34 págs. Disponible igualmente en árabe, francés, inglés y ruso.

Silva, G.P.S.H. de. A Survey of Archives and Manuscripts Relating to Sri Lanka and Located in Major London Repositories (PGI-81/WS/4). París, Unesco, 1981. 100 págs.

White, Brenda. Archives Journals: A Study of their Coverage by Primary and Secondary Sources. (RAMP Studies and Guidelines). (PGI-81/WS/lO). París, IJnesco. 1981. 72 DáPS. Igualmente disponible en francés.

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12. Pieyns, Jean. Feasibility Study of a Data Base on National Historical Sources in Foreign Repositories (PGI-81/WS/24). París, Unesco, 1981. 66 págs. Igual- mente disponible en francés.

13. Weill, Georges. El valor probatorio de las microformas: Estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) (PGI-81/WS/25). París, Unesco, 1982. 84 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

14. Hull, Felix. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de registros: Estudio del RAMP y directrices al respecto. (PGI-81/WS/26). París, Unesco, 1981. 64 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

15. Cortés Alonso, Vicenta. Perú: Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Docu- mentos: RAMP Proyecto Piloto (FMR/PGI/81/110). París, Unesco, 1981. 56 págs.

16. Crespo, Carmen. República Argentina: Establecimiento de un centro de formación en técnicas de restauración y reprografía en la Escuela de Archiveros, Uni- versidad de Córdoba (FMR/PGI/81/116 E), París, Unesco, 1981. 28 págs. Dispo- nible igualmente en inglés.

17. Ricks, Artel. Republic of the Philippines: RAMP pilot project for the establishement of a regional archives and records center (FMR/PGI/81/158). París, Unesco, 1981. 49 págs.

18. Evans, Frank B. The Republic of Cyprus: Development of an archiva1 and records management programme (FMR/PGI/81/166). París, Unesco, 1981. 64 págs.

19. Unesco. General Information Programme. Survey of Archiva1 and Records Mana- gement Systems and Services 1982 (PGI-82/WS/3). París, Unesco, 1982. Igualmente disponible en francés.

20. Rhoads, James B. La Aplicabilidad de las Directrices del UNISIST y de las Normas Internacionales de la ISO a la Gestión de Registros y la Administración de Archivos: un Estudio del RAMP (PGI-82/WS/4). París, Unesco, 1982. 95 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

21. Unesco. Division of the General Information Programme. Second Expert Consul- tation on RAMP (RAMP II) Berlin (West), 9-11 June 1982. Working Document (PGI-82/~~/6). París, Unesco, 1982. 31 págs.

22. White, Brenda. Directory of Audio-Visual Materials for Use in Records Mana- gement and Archives Administration Training (PGI-82/WS/8). París, Unesco, 1982. 71 págs.

23. Tirmizi, S.A.I. Guide to Records Relating to Science and Technology in the National Archives of India: a RAMP Study (PGI-82/WS/12). París, Unesco, 1982. 84 págs.

24. Cook, Michael. Directrices para la preparación de programas de estudios sobre la gestión de documentos y la administración de archivos modernos: un estudio del RAMP (PGI-82/WS/16). París, Unesco, 1982, 61 págs.

25. Unesco. Division del Programa General de Información. Segunda Consulta de Expertos sobre el RAMP (RAMP II). Berlín (Occidental), 9-11 de junio de 1982. Informe Final. París, Unesco, 1982. 52 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

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Evans, Frank B. Malaysia: Development of the Archives and Records Management Programme (FMR/PGI/82/110). París, Unesco, 1982. 54 págs.

Ricks, Artel. Philippines: KAMP Pilot Project for the Establishement of a Regional Archives and Records Centre (Report N " 2) (FMR/PGI/82/161). París, Unesco, 1982. 24 págs.

Evans, Frank B. Writings on Archives Published by and with the Assitance of Unesco: A RAMP Study (PGI-83/WS/5). París, Unesco, 1983. 33 págs.

Evans, Frank B. and Eric Ketelaar Guía para la encuesta sobre los sistemas y servicios de la gestión de documentos y la administración de archivos. Un estudio del RAMP. (PGI-83/WS/6). París, Unesco, 1983. 37 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

Hildesheimer, Fraqoise. Guidelines for the Preparation of General Guides to National Archives: a RAMP Study (PGI-83/WS/9). Paris, Unesco 1983. 67 págs. Disponible igualmente en francés.

Kula, Sam. The Archiva1 Appraisal of Moving Images: a RAMP Study with Guidelines (PGI-83/WS/18). París, Unesco, 1983. 130 págs.

Moideen, P.S.M. A Survey of Archives Relating to India and Located in Major Repositories in France and Great-Britain (PGI-83/WS/19). París, Unesco, 1983. 72 págs.

Duchein. Michel. Obstacles to the Access. Use and Transfer of Information from Archives: a RAMP Study (PGI-83/WS/2Ó). París, Unesco, 1983. 80 págs. Disponible igualmente en francés.

Rhoads, James B. The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: a JXAMP Study (PGI-83/WS/21). París, Unesco, 1983. 56 págs. Disponible igualmente en francés.

Hendriks, Klaus B. The Preservation and Restoration of Photographic Materials in Archives and Libraries: a RAMP Study with Guidelines (PGI-84/WS/l). París, Unesco, 1984. 121 págs.

Stark, Marie C. Development of Records Management and Archives Services within United Nations Agencies (PGI-83/WS/26). París, Unesco, 1983. 215 págs.

Kathpalia, Y.P. Modelo de Programa de Estudios para la Formación 'de Especia- listas en Conservación y Restauración de documentos: Un Estudio del RAMP y Directrices (PGI-84/WS/2). Paris, Unesco 1984. 36 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

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38. Seton, Rosemary E. Conservación y Administración de los Archivos Privados: Un Estudio del RAMP (PGI-84/WS/6). París, 1984. 65 págs. Disponible igualmente en francés e inglés.

39. Taylor, Hugh A. Los Servicios de archivo y el concepto de usuario: Estudio del RAMP (PGI-84/WS/5). París, Unesco, 1984. 71 págs.

Pueden obtenerse sin cargo copias de los estudios e informes enumerados más arriba, en funcidn de las existencias, escribiendo a:

Division of the General Information Programme Documentation Centre 7, place de Fontenoy 75700 París, Francia

Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP...

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