Capítulo 2

Organización de los procesos

1. Conceptos previos.

2. Análisis de procesos y ciclos operativos.

3· El diagrama de procesos.

4· Distribución en planta del flujo de materiales.

s. Cálculo de medios requeridos.

6. Cálculo de estándares de ejecución.

1. Conceptos previos

Denominamos procesos operativos al conjunto de operaciones y tareas que hay que realizar en un determinado almacén para atender a los flujos de entrada y salida de materiales y mercancías, de acuerdo con unos objetivos de servicio establecidos en el mismo.

Los procesos se dividen además en fase o sub-procesos; así, por ejemplo, en todo proceso de salidas de mercancías cabe distinguir básicamente tres fases o sub-procesos, tal y como señalamos a continuación:

PROCESO DE SALIDAS

:~~~~~~~ - p~::~r::~~~N ---~ EXPEDICIÓN

"'< ... '4 ' 1 1

' 1 1 ' 1 1

' 1 , 1 • Albaranes 1

' 1 • Listas de picking ', • • Etiquetas ,' • Planificación transporte ~~'---------L------------~1----,

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Cada proceso tiene su propia tecnología operativa o forma de realizar su tra­bajo.

Con frecuencia el ritmo de estos procesos y su productividad van ligados a mejoras en la presentación del producto, por ejemplo sistemas unificados de empa­quetado, etiquetado, retractilado de pallets para su transporte, etc.; en otras ocasio­nes la mejora tecnológica afecta básicamente al proceso seguido, reduciendo su

132 Almacenes

tiempo de ciclo con maquinaria de manulención apropiada o bien mejorando los procesos de pick.ing con técnicas asi stidas por computador, etc.

No cabe duda de que toda mejora tecnológica debe justificarse bien por una mayor rapidez en el proceso (mejora del servicio), o bien por un coste unitario más barato en el tratamiento del mismo (o ambas cosas a la vez); sin embargo, hay que alertar del peligro que supone el conseguir mejoras sustanciales en una determinada fase de un proceso, por ejemplo mejora de la velocidad picking, que a su vez se traduzcan en cuellos de botella en procesos posteriores por no existir un equilibrio racional del nivel de capacidad utilizada.

En definitiva:

La capacidad operativa requerida debe estar equilibrada y armonizada con el flujo promedio de output que se espera de un determinado proceso.

Si perdemos la perspectiva global del proceso integral, corremos el riesgo de producir cuellos de botella que no mejoran el servicio en su conjunto y que gene­ran posiblemente un incremento en los costes totales del sector afectado.

Hay almacenes en los que por su naturaleza, los flujos de entrada tienen más importancia que los flujos de salida, siendo en definitiva los que condicionan la capacidad opera ti va del mismo, como pudiera ocurrir en un almacén de fábrica. En este caso, la capacidad operativa la mediríamos desde el punto de vista de input (entradas) en lugar de salidas, haciéndose extensibles al mismo todos los conceptos estudiados en el presente módulo.

Para comprender la fonna de caJcular la capacidad opera ti va, hemos de partir previamente del concepto de proceso y ciclos operativos que se expone en el párrafo siguiente.

2. Análisis de procesos y ciclos operativos

Los procesos operativos de un almacén podemos dividirlos en dos grandes grupos:

a) Procesos relacionados con los flujos de entradas.

b) Procesos relacionados con los flujos de salida.

Organización de los procesos 133

A su vez, a los procesos operativos del almacén los dividiremos en sub-pro­cesos, y dentro de los subprocesos tenemos que identificar los llamados ciclos operativos.

Un ciclo operativo es un conjunto de operaciones repetitivas de carácter secuencial que se realizan con el concurso de personas y/o máquinas.

Por ejemplo, descarga de vehículos, ubicación de mercancías en almacén, operaciones de picking, etc. De este modo podemos decir que todo proceso de entrada, almacenaje o salida de mercancías se c01npone a su vez de diferentes sub-procesos y "ciclos operativos".

En consecuencia, un ciclo se divide en operaciones elementales, pero nunca en sub-ciclos.

EJEMPLO DE IDENTIFICACIÓN DE CICLOS

PROCESO 1 ENTRADAS ALMACÉN

t-----.~ SUB-PROCESO 1.1 ENTRADAS DE ALMACÉN FÁBRICA

CICLO 1 .1.0 DESCARGA DE CAMIONES

CICLO 1.1. 2 UBICACIÓN DE PRODUCTOS EN ALMACÉN

Para describir un ciclo operativo se utiliza normalmente la técnica Bedaux para el análisis de recorrido, siendo interesante para la simplificación y mejora de los métodos de trabajo.

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Ejemplo de ciclo:

CICLO 1.1.2. Ubicación en almacén

.---t~•v Pallets posicionados en muelle

O Selección y recogida de pallets con máquina elevadora

e:> Transporte al almacén general

D Anotar en ficha de estantería y puntear albarán

O Posicionar pallet en estantería

Retorno a muelle de carga

Almacenes

Una vez que hemos defnúdo y descrito el ciclo operativo, procederemos a su evaluación tanto en el aspecto cuantitativo (volumen de operaciones) como del tiempo invertido en el mismo, de acuerdo con la naturaleza de la operación que esta­mos analizando, y con ayuda de unos tiempos estándar previamente desarrollados.

Ejemplo de ciclo ubicación en almacén:

_ ... :.~v o e:> D o

TIEMPO ESTÁNDAR Pallets posicionados en muelle

Selección y recogida de pallets con máquina elevadora ... . 65 seg.

Transporte al almacén general ........ . .. . . . ......... . 6o seg.

Anotar en ficha de estantería y puntear albarán ...... . . .. 30 seg.

Posicionar pallet en estantería •.......... . . . ...... . ... 20 seg.

Retorno a muelle de carga ......................... .. 6o seg.

TOTAL= 235 Seg. = 3,9 min.

Organización de los procesos 135

3· El diagrama de procesos

En el párrafo anterior hemos defmido el concepto de proceso operativo como un conjunto de operaciones dentro de un subsistema con una finalidad determi­nada, dentro de los objetivos generales del sistema al que pertenece.

Conviene matizar que los procesos operativos logísticos conllevan siempre un movimiento físico de productos para diferenciarlos de los procesos operati­vos de información que por su naturaleza elaboran y transportan información.

La expresión gráfica de los procesos operativos, tanto a efectos de análisis como de diagnóstico, se debe realizar utilizando unas técnicas específicas, ya consagradas en el campo del análisis y mejora de sistemas, ingeniería, sistemas de información, logística, etc.

El diagramado o expresión simbólica de los procesos tiene pues una doble misión:

- Por un lado nos permite conocer el detalle sintetizado de las diferentes operaciones que intervienen.

- Por otro, permite evaluar el proceso en términos de tiempo y coste así como los recursos requeridos para su ejecución.

Hemos de distinguir dos clases de procesos:

A) Procesos operativos logísticos.

B) Procesos de información y documentación.

Recomendamos la utilización de técnicas de diagramado, tanto en el momento de efectuar el correspondiente análisis (por la claridad de la información que aportan) cotno a la hora de documentar los nuevos procesos y procedimientos a seguir en un eventual plan de mejora. Considerarnos que son imprescindibles como elementos de síntesis, que a su vez deben ir acompañados de una descrip­ción detallada del contenido y forma de ejecutar cada proceso.

A. Procesos operativos logísticos

Para los procesos operativos logísticos, que implican siempre un flujo de materiales, se utilizan los denominados "procesos de recorrido", basados en la técnica Bedaux, que usa la siguiente simbología:

136 Almacenes

e Operaciones manuales (con o sin ayuda de máquinas)

- Operaciones automáticas sin intervención humana

11 Operaciones mentales o burocráticas (incluida entrada de datos en terminales)

lit Demora o espera pendiente de otra operación

• Transporte o movimiento físico del producto de un área de trabajo a otro

T Almacenamiento del producto

La idea es dividir un proceso en las operaciones elementales de que consta, evaluando su frecuencia y tiempos estándar de ejecución, con los siguientes obje­tivos:

• Simplificar el proceso.

• Reducir transportes internos y tiempo de espera en lo posible (costes que no añaden valor al cliente).

• Evaluar los recursos necesarios (hombre y máquina).

• Facilitar el cálculo correcto del tiempo invertido en los procesos, que podrá traducirse fácilmente en términos de coste de los mismos.

Organización de los procesos 137

Ejemplo:

PROCESO DE RECORRIDO

Proceso: ........................ Entradas en almacén central procedentes de fábrica ............................................ .

~~~1l ~ ·, -t ..... ~ Code. .~ ' .·· ~ -~· . . ~ Tr :.-·n:.:• r it~J~ -Denomlnad6n

~~-.;~,·;.: Oper. :~. •: --··r .. •. <~. -~~pif,i<.í _:~ . -~. :.•.

e vc:>oo 1 Descarga camión Descarga manual del producto en muelle 30min.

e vc:>oo 2 Paletizar Identificar producto y poner en contenedor o palet 40min.

O'Vc:>D• 3 Control recepción Puntear albarán con mercancfa ya paletizada 3 min.

ovc:>• o 4 Espera Pendiente albarán de entrada y etiquetas 10 min.

O'Vc:>D• Documento Introducir datos en terminal para obtener 3 min. S entrada albarán de entrada y etiquetas

e \lc:>DD 6 Etiquetar pallets Poner etiquetas de identificación en pallets 1 min.

ov .. oo 7 Transporte Transporte a almacén general 15 min.

o • c:>oo 8 Almacenar Ubicación en almacén general 6min.

ovc:>o• 9 Confirmar entrada Entrega a oficina para procesar datos 3min.

O 'V e:> DO O'Vc:>DD O'Vc:>DD

RESUMEN DE DATOS:

Documentos/ año: .. ....... ............. 580 . . ........ ............ (TEMS por documento: ....... ............... 6 ..................... .

• Operaciones manuales 3 71 ... Operaciones automáticas o o

'Y Almacenamiento o archivo 1 6 ... Transportes 1 15

• Demora o espera 1 10

• Operaciones burocráticas 3 9

TIEMPO TOTAL 111 minutos

E n el ejemplo anterior observamos que el proceso sugiere automatizar algu­nas operaciones manuales relacionadas con el acondicionamiento del producto, así como reducir los transportes y tiempos de espera.

Almacenes

B. Procesos de información y documentación

Un diagrama de flujo de información (D.F.I.) es una expresión sintetizada del origen y destino de la "documentación" que utiliza la empresa para activar los diferentes procesos operativos de la misma.

La existencia de sistemas integrales de información vía ordenador hace que con frecuencia la información fluya entre los distintos terminales sin que apa­rezca un documento físico. Esta situación se plantea gráficamente mediante líneas de puntos.

Cuando hablamos de "documentación" nos referimos a los diversos docu­mentos físicos tanto fuente como formales (albaranes, listas de picking, hojas de ruta, etc.) que se utilizan en la empresa, bien sean de carácter externo, por ejem­plo el pedido de un cliente, o generados en la propia empresa, por ejemplo un albarán.

La eliminación de documentos utilizando sistemas electrónicos de comunica­ción (E.D.I., radiofrecuencia, etc.) nos obligaría a expresar esta información como documentos virtuales (pantallas de ordenador).

Todo documento tiene oficialmente un nombre o código con el cual se le iden­tifica en la empresa, tal como factura proveedor, albaranes de entrada, etiquetas de producción, hojas de ruta, etc., o términos similares de conocimiento general por parte del personal.

Para el trazado de un D.F.I., conviene tener en cuenta una serie de principios:

- El D.F. l. se debe compartimentar convenientemente, teniendo en cuenta las diferentes unidades operativas que intervienen en el proceso (departamen­tos, secciones, almacenes, etc.) y a los cuales va dirigida la información.

- La filosofía es ·que el D.F. l. sea un esquema simplificado del sistema de información y comunicación que sirve de base para activar los diferentes procesos logísticos derivados del mismo

- El diagramado debe realizarse de modo que se permita su lectura de izquierda a derecha siempre que sea posible.

- La simbología recomendada y ampliamente utilizada es la siguiente:

Organización de los procesos

DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN (simbología recomendada)

Documento fuente o formal externo o [J Documento fuente interno o output de información

o o

Terminales informáticos

Descripción genérica de operaciones

~ Proceso lógico de decisión

o Proceso automát ico

o Proceso operativo sin detallar

"&. Control

LJ Mercancía

Conector o - Líneas de comunicación o entrega

-------.. Lfneas de control

--z.___.. Líneas de telecomunicación

Ejemplo diagrama flujo de información:

OFIC. PEDIDOS CENTRAL EXPED.

SUB-51ST. 2

ALMACtN CENTRAL

HOIAN• t

ALMAC N TRANSPORTE

ARCH IVO

¡;g; ~:~:,~~:)======= ·::----~;;;,~:~ -;f 1

,' t PlANif . CARGAS

PlANi f. RUTAS PlANJF. VEHfCULOS

ARCHIVO

139

Almacenes

4· Distribución en planta del flujo de materiales

La distribución en planta del flujo de productos, básicamente la podemos rea­lizar de dos formas diferentes; cada una de ellas tiene unas características espe­cificas que conviene resaltar.

Flujos en U

En este caso la nave está dotada de una sola zona de muelles que se utilizan tanto para tráfico de entradas como de salidas de mercancías.

El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la figura anexa

DISEÑO EN FORMA DE U

NOTA: Una variedad de este modelo (llamado diseño en forma de T) es cuando los muelles están situados a la derecha e izquierda de la nave, a causa de que el almacén está situado entre dos calles o carreteras.

En este caso cabe una doble especialización de muelles, una para recep­ción y otra para expe~ción.

Organización de los procesos

Flujos en forma de 1 (línea recta)

Este sistema se utiliza cuando la nave está dotada de dos muelles, uno para la recepción de mercancías y el otro para la expedición del producto.

Las características más importantes se derivan precisamente de esa especiali­zación de muelles, ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepción de productos en camiones de gran tonelaje (tipo traillers), lo que obliga a unas características especiales en la instalación de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos lige­ros (furgonetas) cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en plaza.

DISEÑO EN FORMA DE 1

En deímitiva, es conveniente tener presentes estos conceptos básicos para poder enjuiciar los diferentes aspectos relacionados con la capacidad y rendimiento de distintos almacenes, ya que es peligroso sacar conclusiones "a priori" basadas en ratios sin tener una "fotografía" de los condicionantes físicos del almacén.

5· Cálculo de medios requeridos

La evaluación tanto del número de operarios como de máquinas requeridos se puede efectuar de la siguiente forma:

- En primer lugar tenemos que pru.tir, tal y como hemos descrito anteriormente, del diseño del flujo y de los diferentes ciclos operativos de que se compone.

- A continuación procederemos a su evaluación cuantitativa en términos de pallets, bultos, etc., para determinar la importancia del mismo.

- Posteriormente, con ayuda de unos estándares de ejecución (tiempos pre­calculados de las diferentes operaciones), estimaremos el tiempo total requerido para la tramitación del proceso en cuestión.

142 Almacenes

Si a esto le añadimos el tiempo de que disponen1os para realizar el ciclo correspondiente (en función de la programación de operaciones), ya tenemos todos los elementos de juicio para determinar el número de personas y/o máqui­nas requerido en el referido ciclo operativo. En definitiva, aplicaríamos la si­guiente fórmula:

Denominando:

R = Recursos necesarios,

F =Flujo de productos (pallets, bultos, cajas, etc.),

Te = Tiempo precalculado para cada ciclo,

Td = Tiempo disponible para efectuar el proceso según la programaCión efectuada:

R = (F x Te) 1 Td

A continuación vemos en el ejemplo anterior la aplicación de este principio en el cual los tiempos aplicados han sido previamente desarrollados a través del estudio de unos "estándares de ejecución".

CICLO

PROCESO DE ENTRADAS Ciclo de ubicación en pallets en almacén

EJEMPLO DE CÁLCULO DE MEDIOS Pallets posicionados en muelle

Selección y recogida de pallets con máquina elevadora .... 65 seg.

Transporte al almacén general (250 m. promedio) . ....... 6o seg.

Anotar en ficha de estantería y puntear albarán .......... 30 seg.

Posicionar pallet en estantería ........................ 20 seg.

Retorno a muelle de descarga ............•........... 6o seg.

TOTAL= 235 seg. = 3.9 m in.

FLUJO DIARIO = 180 PALLETS TIEMPO DISPONIBLE: 4 HORAS

RECURSOS • (180 x 3,9)/240 minutos= 2,92, o sea. 3 operarios y 3 máquinas.

Organización de los procesos 11¡3

6. Cálculo de estándares de ejecución

En el ejemplo anterior de cálculo de tiempos de ciclo hemos definido los tiem­pos de cada operación en términos de segundos, así como el tiempo total del ciclo evaluado en el ejemplo en 3,9 minutos.

Los estándares de ejecución son los "tiempos normales" aplica­bles a los diferentes ciclos operativos a efectos tanto de costes como de cálculo de capacidades.

En el ejemplo anterior, 3,9 minutos por pallet daría un estándar de ejecución para el ciclo de posicionamiento de pallets en estantería de 15 pallets por hora (rendimiento).

Para el cálculo de los estándares de ejecución hemos de distinguir claramente dos aspectos:

a) Ritmo de ejecución impuesto básicamente por la máquina o útil de trabajo empleado, en cuyo caso el "estándar de ejecución" viene dado en las pro­pias especificaciones tecnológicas del equipo en función de unas determi­nadas características de la instalación; por ejemplo, el caso del tiempo de ciclo de recogida de pallets en almacenes con transelevadores.

b) Ritmo de ejecución impuesto por el hombre (procesos manuales o seudo­manuales).

En este caso, los estándares se pueden calcular por diferentes procedimientos; entre los que merecen destaca los siguientes:

• Cálculos basados en resultados previos

En este caso, se considera válido el resultado histórico promedio de output, obtenido a través de procedimientos estadísticos apropiados. Su validez estará supeditada a que exista una estabilidad en las cifras históricas, así como que los procedimientos aplicados hayan sido objeto de revisión y se consideren suficientemente aceptables.

• Estándares obtenidos por muestreo o cronometraje

Es una técnica interesante, pero requiere la intervención de expertos, así como la necesidad de crear unas condiciones laborales especiales de comu-

144 Almacenes

nicación y colaboración de los operarios, para que no se sientan presiona­dos a la hora de efectuar la medición.

• Estándares basados en utilización de tiempos predeterminados

Esta técnica está basada en un estudio pormenorizado de tiempos y movi­mientos apoyados por diagramas de recorrido de flujo, con los cuales se analizan de forma exhaustiva todos y cada uno de los movimientos ele­mentales que componen una operación, valorándose su ejecución con ayuda de unas tablas que tienen en cuenta factores tales como postura del operario, peso, distancia, factor fatiga, absentismo, etc.; entre estas técnicas cabe mencionar el llamado Ready Work Factor.

El inconveniente fundamental de esta técnica estriba en que tiene que rea­lizarse con ayuda de expertos y someterse a revisiones periódicas cuando hay algún cambio en las condiciones de trabajo.

Como subproducto del mismo se suele obtener también una referencia del coste estándar de los diferentes ciclos, muy útiles para procesos posteriores de análisis.

ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN

CÁLCULO BASADO EN RESULTADOS PREVIOS

MUESTREO O CRONOMETRAJE

UTIUZACIÓN DE TIEMPOS PREDETERMINADOS

En todo caso, la homologación de estos estándares se puede realizar midiendo a posteriori el grado de eficiencia conseguido, que nos da una idea del grado de cumplimiento por parte de los operarios de los estándares indicados.

Organización de los procesos 145

EJEMPLO DE ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN

I ~T.., ~m""·~--- ~ · ;/~ .. ,:~.,J?! S.Q~: ~UALE$,.$~~-CII.~ ._;~.y .:~ ¡: 11 ~~jfq lk··,'·'"IH-. 111!1 ',~ ~',;>

• Recoger artículos pequeños (hasta '/ 2

kg.) 10 seg.

• Recoger artículos hasta 5 kg. 15 seg.

• Recoger artfculos hasta 20 kg. 20 seg.

• Colocar artfculos hasta 5 kg. 15 seg.

• Colocar artículos hasta 20 kg. 20 seg.

OPERACIONES CO~ CARRETILLAS ELEVADORAS 'f ~: ,·~. ,:: ~ • Recoger y colocar carga 65 seg.

• Elevación y descenso de la carga 19,7seg.

• Transporte 122 m./minuto