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1 PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA TEXTIL TEXVA ANDRES FELIPE JUYO MEDINA UNIVERSIDAD SANTO TOMÀS FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTA D.C 2021
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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
TEXTIL TEXVA
ANDRES FELIPE JUYO MEDINA
UNIVERSIDAD SANTO TOMÀS
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C
2021
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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
TEXTIL TEXVA
ANDRES FELIPE JUYO MEDINA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO
INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD SANTO TOMÀS
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTA D.C
2021
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Índice ÍNDICE DE TABLAS 6
RESUMEN 7
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 9
1.1. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN 13
2. JUSTIFICACIÓN 14
3. OBJETIVOS 15
3.1. Objetivo General 15
3.2. Objetivos Específicos 15
4. MARCO CONCEPTUAL 16
4.1. Inventario 16
4.2. Gestión de inventarios 17
4.3. Clasificación de los inventarios 18
4.4. Herramientas para el control del inventario 19
4.5. Sistemas de inventario 19
4.6. Método ABC de inventarios 19
4.7. Método Conteo cíclico 21
4.8. Método EOQ 21
4.9. Sistema de inventario con criterios múltiples (Árboles de decisión) 23
4.10. Inventarios y Transporte 24
4.11. PYME 25
5. MARCO TEÓRICO 26
6. DISEÑO METODOLÓGICO 28
4
6.1. Tipo de investigación 28
6.2. Población de estudio 29
6.3. Técnicas en instrumento de recolección 30
6.4. Fuentes de información 31
6.5. Análisis o procesamiento de datos 32
7. CRONOGRAMA 33
8. PRESUPUESTO DEL PROYECTO 34
9. DESARROLLO DE OBJETIVOS 35
9.1. Objetivo específico 1 35
9.1.1 Matriz DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas) de la Empresa
TEXVA 52
9.1.2 RESULTADOS DAFO 56
9.2. Objetivo específico 2 59
9.2.1 Desarrollo de la Propuesta 59
9.3. Objetivo específico 3 66
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 68
Referencias Bibliográficas 70
ANEXOS 73
5
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Enfoque multicriterio en la aplicación del método ABC ...................................................... 24
Gráfico 2 Cargo de desempeño ............................................................................................................ 43
Gráfico 3 Valoración de la gestión de inventario ................................................................................. 44
Gráfico 4 Valoración de inventarios ..................................................................................................... 45
Gráfico 5 Informe actualizado de los inventarios ................................................................................. 48
Gráfico 6 Proceso de planificación de los requerimientos de material ................................................. 51
Gráfico 7 Parámetros de la empresa sobre la gestión y control de inventario de la empresa por medio
de la planificación de los requerimientos del material. ......................................................................... 52
Gráfico 8 Niveles de importancia de factores del proyecto y categorías PESTEL ............................... 53
Gráfico 9 Debilidades y Amenazas ...................................................................................................... 54
Gráfico 10 Fortalezas y Oportunidades ................................................................................................ 55
Gráfico 11 Estrategia de supervivencia. Implementación de un nuevo sistema de inventario. ............. 56
Gráfico 12 Estrategia Ofensiva. Implementar un nuevo sistema de gestión de inventario de manera
integral en toda la empresa. .................................................................................................................. 57
Gráfico 13 Estrategia Defensiva. Formación del personal del área de inventario ................................. 58
6
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Cronograma del proyecto ........................................................................................................ 33
Tabla 2 Presupuesto del proyecto ......................................................................................................... 34
Tabla 3 Costos de mantener y preparar ................................................................................................ 37
Tabla 4 Histórico de producción .......................................................................................................... 38
Tabla 5 Histórico Inventario Stock ....................................................................................................... 39
Tabla 6 Histórico Demanda .................................................................................................................. 39
Tabla 7 Clasificación ABC ................................................................................................................... 61
Tabla 8 Conteo cíclico .......................................................................................................................... 61
Tabla 9 Pronostico toalla unicolor ........................................................................................................ 62
Tabla 10 Pronostico toalla estampada .................................................................................................. 63
Tabla 11 Pronostico camisero bayetilla ................................................................................................ 63
Tabla 12 Pronostico camisero nevada .................................................................................................. 64
Tabla 13 EOQ ...................................................................................................................................... 64
Tabla 14 Numero esperado de ordenes ................................................................................................. 65
Tabla 15 Tiempo de espera entre orden ................................................................................................ 65
Tabla 16 Costo anual ............................................................................................................................ 67
Tabla 17 Diferencia entre modelo y situación actual ............................................................................ 67
7
RESUMEN
La gestión de inventarios de las empresas cada día es más importante para lograr los
objetivos corporativos, por lo tanto, es necesario innovar para buscar la reducción de costos,
logrando obtener información real y precisa sobre el consumo. Enfocando en los productos que
más influyen dentro de la empresa ya sea económicamente o por su rotación.
El trabajo realizado para la empresa Textiles Vásquez Aragónes S.A.S dirigido al
sistema de inventarios permitió la propuesta de un modelo de inventarios que se acopla a la
realidad actual de la empresa.
La implementación del modelo inició a partir de la caracterización de la situación actual
de la empresa, posteriormente se propuso un método adecuado para la optimización del
inventario actual de la empresa y el que mejor se acopla a las necesidades, por último, se realizó
una estimación de costos obteniendo los datos para realizar la comparación entre el modelo
propuesto y el actual.
Palabras clave: Inventario, rotación, almacenamiento, modelo ABC, proyección
8
ABSTRACT
The inventory management of companies is becoming more competitive every day;
therefore, it is necessary to innovate to reduce costs, obtaining real and accurate information on
consumption. Focusing on the products that most influence within the company either
economically or by its rotation.
The work done for the company Textiles Vásquez Aragónes S.A.S. directed to the
inventory system allowed the proposal of an inventory model that is coupled to the current
reality of the company.
The implementation of the model started from the characterization of the current
situation of the company, then the most appropriate method for the optimization of the current
inventory of the company and the one that best suits the needs was proposed, finally, a cost
estimate was made obtaining the data to make the comparison between the proposed model and
the current one.
Key words: Inventory, rotation, storage, ABC model, projection.
9
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Toda organización constituida como empresaria (a excepción de las organizaciones sin
ánimo de lucro) tiene un fin, el generar rentabilidad para sus asociados, razón por la cual,
siempre están en la búsqueda de mejores prácticas que logren optimizar los procesos desde los
principios de eficiencia y eficacia. Si se alcanza este propósito, la mayoría de los objetivos y
metas establecidas en los procesos estratégicos direccionales se llevarán con éxito.
En ese sentido, se puede lograr que el riesgo financiero de una compañía se minimice,
debido a factores como la volatilidad del mercado, las atipicidades operativas y administrativos,
o de cualquier otro tipo al que está expuesta la empresa, lo cual, se hace merecedor de una
necesidad de un buen manejo en los procesos contables, administrativos y financiero, para
generar una investigación real, pertinente y consecuente para la toma de decisiones oportunas.
Por consiguiente, estos procesos se desarrollan en todos los niveles donde las empresas
hacen uso de las herramientas al permitir un mejor desarrollo de sus actividades, no sólo por
necesidades internas, sino en respuesta a nuevos escenarios del mercado internacional,
adquiriendo la responsabilidad de tomar medidas en todas las áreas de la organización; en
particular, las relacionadas con las ventas, la administrativa o gerencia, y la contabilidad con
el fin de generar resultados de rentabilidad; es así, como los procesos de control interno
permiten establecer mecanismos para determinar los riesgos en la gestión, que pueden
originarse en la ausencia o malas prácticas de políticas que impiden llevar con éxito las metas
de la organización.
Lo anterior, tiene en cuenta la importancia teórica-administrativa que busca en las
empresas una gestión orientadas a dar rumbo organizativo y sistémico a los procesos internos;
en la práctica cotidiana, se refleja en las compañías tradicionales una falta de organización;
ante ello, se crea la necesidad de afrontar los desafíos que se presenten en áreas administrativas,
10
contables y operativas, por parte de los que direccionan y toman las decisiones, teniendo que
apoye la mejora continua en todos los procesos con un monitoreo periódico sobre cada área
trabajo. La falta de comunicación y el desconocimiento de las personas sobre sus
responsabilidades, la poca capacitación y retroalimentación de los procesos que cada uno debe
ejecutar, son algunas de las barreras que impiden un correcto funcionamiento de la empresa.
La presente investigación está delimitada al área de gestión de inventario, teniendo en
cuenta la necesidad de crear nuevos sistemas que ayuden a la reducción de los factores que
impiden alcanzar los propósitos de la empresa. Debido a que la gestión de los inventarios
pertenece a la cadena de suministros de logística en la organización.
El panorama que se vislumbra en materia de gastos destinados a inventarios es alto y
pueden llegar a incidir en la política de calidad y eficiencia de la empresa; en verbigracia, el
manejo del capital relacionado a los recursos necesarios para el producto en inventarios en
transcurso y producto final, pueden formar un componente viable para alcanzar progresos
significativos dentro de los intereses de la organización.
Teniendo lo mencionado, esta investigación tiene como fin realizar una propuesta
mediante un sistema de gestión de inventarios, el cual permita el mejoramiento del proceso de
la gestión y control de los inventarios en la empresa Textiles Vásquez Aragonés S.AS. Una
empresa destinada a la confección a grandes escalas de producción, distribución y ventas al por
mayor.
Textiles Vásquez Aragonés S.AS (TEXVA), es una empresa creada en el 2003 en la
ciudad de Bogotá, Colombia; pertenece al sector textil colombiano, está localizada en la zona
industrial de Montevideo en Bogotá, contando con un amplio recorrido en la industria
colombiana.
11
La investigación nace de la búsqueda por generar mejores estrategias en la gestión de
inventario de la empresa por medio de un análisis crítico de los procesos; debido al panorama
de presentar altos costos en almacenamiento, errores de inventariado y alto stock; lo cual, se
crea la necesidad de diseñar e implementar un método de gestión de inventarios, el cual ayude
a mejorar el flujo de caja, reducir costos de almacenamiento, lograr un manejo eficiente del
dinero que se invierte en la mercancía y asegurar el abastecimiento del producto.
Para lograr el diseño de un sistema de gestión eficaz y eficiente en la compañía, primero
se tiene que caracterizar el estado actual de la empresa, en elementos de gestión como
planificación, estructura organizacional, toma de decisión, niveles de participación, control y
evaluación.
Como acciones a implementar en el diagnóstico, y diseño de la propuesta de un sistema
de gestión de inventarios existen modeladores probabilísticos que ayudan a perfeccionar la
gestión de los inventarios, los cuales constituyen parámetros convenientes para la disminución
de costos de demandas, los cuales, se describen dentro de la presente investigación.
El panorama actual de la empresa, se ha vuelto expuesta a problemáticas logísticas de
grandes magnitudes, afectando en alto grado su economía debido a la manera como el mercado
se vuelve más dinámico; dichas circunstancias, han llevado a que la compañía se vea en la
necesidad de plantear un proyecto de método de gestión de inventarios para disminuir los costos
logísticos actuales; y así, elevar la complacencia del cliente y encaminar la toma de decisiones
con base a generar mayores estrategias competitivas.
En ese sentido, los retos que presenta la empresa ante un manejo inadecuado de las
compras, stock y organización de almacén, producto de unas tomas de decisiones ineficientes,
cuyas consecuencias se traducen en pérdidas para la compañía respecto al costo logístico final;
12
evidenciando que compañía no desempeña una clasificación de los productos correctamente, lo
cual, termina influyendo en los costos generales de la compañía (logísticos, compra, pedido,
almacenamiento). Efectuando una gestión de condición correctiva y no preventiva.
13
1.1. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
¿De qué manera se puede mejorar la gestión del inventario dentro de la empresa Textiles
Vásquez Aragonés S.A.S. (TEXVA)?
14
2. JUSTIFICACIÓN
Este proyecto tiene como finalidad dar los lineamientos necesarios para un buen
procedimiento en el sistema de gestión de inventarios en la empresa TEXVA, que permita
diagnosticar, determinar, evaluar y diseñar un buen control interno de estos mismos, y a la vez
mitigar el riesgo financiero para así poder buscar nuevas inversiones y crecimiento empresarial
satisfaciendo todas las necesidades propuestas e incrementando el capital. Para ello es
indispensable iniciar con un diagnóstico de las causas que ocasionan estos problemas entre el
área administrativa, financiera, y logística para buscar estrategias que mitiguen estos conflictos
para no verse afectada la empresa en su parte productiva.
Se busca, en la propuesta de un sistema de gestión en la compañía un enfoque al
progreso de la eficacia de los procesos y procedimientos, que permita un seguimiento y control
a su debido funcionamiento.
15
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Diseñar una propuesta de mejoramiento en la gestión de inventario dentro de la empresa
Textiles Vásquez Aragonés S.AS. (TEXVA)
3.2. Objetivos Específicos
● Caracterizar el estado actual en el área de inventarios de la empresa TEXVA a
través de diversas técnicas metodológicas para la obtención de resultados.
● Definir los parámetros que inciden en la gestión y control del inventario en la
empresa TEXVA a través de la aplicación de un sistema de inventario.
● Estimar los costos para la implementación de la propuesta del sistema de
inventario en la empresa TEXVA.
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4. MARCO CONCEPTUAL
4.1.Inventario
La raíz de la palabra “Inventario” en el lenguaje latín, tiene como significado la lista de
lo hallado; lo cual, tiene relación estrecha con la industria y comercialización de bienes, y la
importancia de la obtención de artículos en el periodo en el que se requiere, podría decirse
entonces que el inventario cumple con la necesidad de almacenar recursos y mercancías.
Para Hilmola (2020), el inventario entonces conlleva a la adquisición de recursos
convertidos inversamente a representaciones financieras en los pasivos más significativos en
una compañía, para evitar una afectación en la cadena de producción por falta de algún insumo
o deterioro de este, la compañía invierte altas sumas de dinero en la materia prima necesaria. En
ese orden de ideas, el objetivo del inventario agrupa el conjunto de operaciones cuya meta
establecida es hacerse cargo de los materiales que posee la compañía, y el manejo dentro de la
circulación óptima del proceso hacia la lograr sus fines en el mercado.
Es un área significativa donde cada empresa se debe de concentrar y diferenciarse con
sus competidores (Singh y Verma, 2018), constituyen no solamente en la materia prima, además
incluye materia prima en proceso, insumos necesarios para la fabricación (repuestos), producto
terminado, suministros y elementos consumibles en la producción (empaques y recipientes). En
el manejo del inventario, es importante tener en cuenta los movimientos que conlleva un
producto, las fuentes tanto externas como internas de la compañía, los récords en ventas, etc.;
todo esto con el fin de que se logre contar con un stock vital que no genere un incremento en
los costos de almacenamiento
17
4.2.Gestión de inventarios
La gestión de los inventarios, es un factor fundamental que capta la atención de
cualquier compañía; en las compañías que tienen unas utilidades con márgenes bajos, el manejo
incorrecto de los inventarios alcanza a perjudicarlos negativamente, el reto no es disminuir al
máximo los inventarios para reducir los costos, tampoco poseer una cantidad elevada de
inventarios para cumplir las demandas a corto y largo plazo, sino que es preciso tener la cantidad
apropiada y justa para que la empresa alcance sus metas en el mercado con una eficiencia
mayor.
Autores como Nemtajela & Mbohwa, (2017), propone que en todas las compañías es
primordial mantener niveles de inventario equilibrados, al poseer niveles altos de inventario
repercute en mayores costos de mantenimiento y, el tener inventarios significativamente bajos
influirá en costos impredecibles debido a que los clientes finales pueden abandonar la compañía
y terminar en la competencia. En ese sentido, el resultado de un correcto servicio al cliente es
mantener el orden de los materiales y los tamaños de los inventarios en tiempo apropiado
En ese orden de ideas, el costo generado debido a la administración de los inventarios
es variable para obtener productos disponibles. En los costos se encuentran: El interés,
administración y almacenamiento, seguros obtenidos e impuestos. En el instante en el que los
valores cambian de acuerdo con el cambio de los inventarios, lo mismo le pasa al costo de la
gestión de estos.
Los inventarios son recursos de resguardo de material cuya función es: lograr satisfacer
la demanda de los consumidores y asegurar la continuidad del ciclo del proceso (Singh y Verma
,2018). En el interior del sistema de producción, éstos operan como niveladores o
18
amortiguadores asociados a las proporciones de salida de una etapa y a su vez en la entrada de
la próxima etapa. El tratamiento de inventarios se entiende entonces como: el regular, planear
y registrar la sumatoria de los stocks propios de una compañía. Regular hace referencia a
instaurar lineamientos que ayudan en la organización y determinación de las cantidades más
adecuadas de cada producto.
4.3. Clasificación de los inventarios
Por parte de la gerencia en la gestión de los inventarios se ven involucradas distintas
acciones que son realizadas para disminuir las pérdidas, recortar los costos y mantener el stock
y la producción constantes Nemtajela & Mbohwa, (2017).
● Stock de seguridad: En esta clasificación prevalecen las expectativas
inesperadas tanto de la oferta como de la demanda.
● Inventario de ciclo: En el momento en que las fases del proceso no logran
proveer respecto a la demanda, están disponibles las reservas de inventarios de
productos mientras se fabrican los demás productos
● Desacoplamiento de inventario: Todas las etapas del proceso logran
funcionar de forma independiente y razonable.
● Anticipación del inventario: Es acumulable para dos casos: futura
demanda y perturbación de la cadena de suministro no adelantada.
● Inventario de tubería: En el momento de transportar el material no es
posible hacerlo de una vez.
19
4.4. Herramientas para el control del inventario
Para Nyemba & Mbohwa (2017), el mecanismo de extracción o Kanban tiende a la
alineación del consumo real con el inventario, en el cual la producción conlleva a unas
decisiones de compra en el ambiente de fabricación justo a tiempo, lo cual, se concibe de forma
infrecuente y ajustable a entornos repetitivos con un bajo nivel de turbulencia empresarial.
La planificación de las obligaciones de material (MRP), es un sistema de administración
asociado a un software de control de inventario y planificación de la producción; esta
metodología, sirve a la gerencia a suministrar la cantidad correcta en el momento correcto, para
lograr cumplir con todos los cronogramas de los productos finalizados, mientras suministra
planes consecuentes para cada número, bien sean, componentes, materia prima o los mismos
productos terminados (Nyemba & Mbohwa, 2017).
4.5. Sistemas de inventario
Los sistemas de inventarios son herramientas que se utilizan para registrar las
existencias movimientos de los productos o materiales preparados para fines de ventas.
(Horngren, 2004); entre los sistemas se destacan: Inventarios perpetuos, encargados de llevar
una corriente del inventario y de igual manera del costo de los bienes vendidos, se encuentran
en constante actualización; y los inventarios periódicos, se usa para bienes respectivamente de
bajos en costos.
4.6. Método ABC de inventarios
Principalmente, se debe hacer distinción, que no pertenece a un sistema, sino que es un
método de costos en relación con las tareas de producción, al hacer referencias a compañías
20
manufactureras, y/ o de servicios, en empresas dedicadas a esa labor. Sus iniciales de A.B.C.
responde al Sistema de costos basado en actividades.
Su fin es la capacidad de racionalización de los costos de los productos de una forma
íntegra; guardando un componente de igualación de costos y "out puts", a partir de la teorización
del costo variable de forma innovadora. En lo referente a la metodología, se trata sobre los
costos indirectos que no son fácilmente identificables, conocidos como "out puts".
El método ABC, consiste en la modificación a largo plazo de los costos indirectos, lo
cual, resulta provecho para la toma de decisión dentro de la gestión. El método tiene una utilidad
en el costeo de transacciones llamado "cost drivers", frente al volumen de movimientos que se
hagan por unidad de producción, siendo cada vez más alto su proporción con respecto a
procesos de la manufactura. (El Método ABC. Características, uso e Implementación, s.f)
El método ABC, es una herramienta eficaz y bastante utilizada en la clasificación de los
inventarios en las empresas (Torabi, Hatefi, y Pay, 2012); permite seleccionar el rango de
vigilancia, y el sistema de administración apropiado para cada uno de los productos del
inventario, alcanzando a minimizar costos y gastos en almacenamiento, además, de lograr
mejorar la gestión del tiempo invertido en artículos que casi no aportan el valor añadido (Pérez
et al. 2020).
21
4.7. Método Conteo cíclico
Las compañías normalmente realizan un gran esfuerzo por llevar un preciso registro de
su inventario, sin embargo, es necesario verificar estos registros mediante una auditoria
continua. A estas auditorias se les conoce como conteo cíclico, este usa la organización del
modelo ABC de esta forma se realiza un conteo cíclico para llevar un informe más detallado
del inventario y lograr reportar las inconsistencias presentadas para que de esta manera se logre
llegar al origen del problema y así tomar las acciones necesarias. (Heizer & Render, 2009)
“El conteo cíclico es una Conciliación continua del inventario y los registros de
inventario.” ( Heizer & Render, 2009,P.487)
4.8.Método EOQ
En el modelo de cantidad económica de pedido se obtiene una reducción al mínimo del
costo general del inventario en las compañías. Por medio de este modelo se logra identificar las
cantidades exactas de pedido que debe solicitar esto con el objetivo de que los costos del
inventario se minimicen.
El método se fundamenta en tres suposiciones principales, como primer punto asume
que la compañía conoce e identifica anualmente la utilización de los productos que se hallan en
el inventario, en segundo punto que la frecuencia en que la compañía usa el inventario no
cambia con el paso del tiempo y en el tercer punto que los pedidos se reciben en el momento
22
exacto en que se agotan los inventarios, estos son colocados para reemplazar las existencias de
inventario.
A continuación, se muestra el cálculo matemático del Método EOQ
𝐸𝑂𝑄 = √2𝐷𝑆
𝐻
Dónde:
D = Cantidad de unidades requeridas por etapa
S = Costo de ordenar.
H = Costo de mantener el inventario
Con el método EOQ también se puede calcular el numero esperado de ordenes y el
tiempo esperado entre ordenes mediante las siguientes ecuaciones.
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 = 𝑁 =𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎
𝐸𝑂𝑄
𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 = 𝑇 = 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑎𝑠 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑎ñ𝑜
𝑁
23
Para calcular el costo total se utiliza la siguiente ecuación.
𝑇𝐶 =𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛× 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑎𝑟
+𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛
2× 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟
4.9.Sistema de inventario con criterios múltiples (Árboles de decisión)
Se manifiesta al proporcionar un conjunto de productos y un método de inventarios
incluyendo mayor cantidad de manejo del reordenamiento, con el fin de vincular cada producto
o artículo en el manejo de manera individual. En ese sentido, la categorización recomendable
para los demás productos o artículos se generan a partir de los índices supervisados como lo
son: Bosque aleatorio y árbol de decisión (Lolli et al,2017).
Existe una dificultad real en las empresas y/u organizaciones en la presentación de
inventarios; debido, a la cantidad de artículos, su naturaleza, en casos de tipologías diversas,
desde la materia prima hasta su producción. Lo anterior, conlleva a la diferenciación de los
artículos, para realizar una gestión de inventarios, focalizando los criterios distintos que refieren
un enfoque multicriterio, caracterizado por la implementación de distintos métodos, como lo
son: Un análisis matricial y jerárquico, la optimización lineal, las reglas heurísticas y los árboles
de decisiones. (Gutierrez,2009)
Como caracterización de los juicios, sobresalen según: Calidad del artículo, circulación
del artículo, precio, Valor del consumo, persistencia de la demanda en el tiempo, dificultad en
el aprovisionamiento, entre otros. (Gutiérrez, 2009) Ver Gráfico 1
24
Gráfico 1 Enfoque multicriterio en la aplicación del método ABC
Fuente: Gutiérrez (2009)
4.10. Inventarios y Transporte
La gestión de los inventarios teniendo en cuenta el proceso de transporte reúne medidas
tomadas frente a los inventarios y transporte de manera simultánea. El equilibrio de los costos
en relación con las dos actividades se considera en el resultado final buscando la minimización
del costo total. En el continuo desarrollo de este modelo se han incluido dos categorías Mosca,
Vidyarthi & Satir (2019):
● Modelo de inventario con dimensionamiento de lotes: Uno de los
problemas que más se presentan actualmente es el tiempo de entrega del transporte,
convirtiéndose en un gran problema de dimensionamiento de lotes de solamente un
producto, debido a que el costo total relacionado con los tiempos de entrega variantes y
prolongados pueden ser muy relevantes, especialmente cuando la demanda es
25
estocástica. En búsqueda de determinar la cantidad necesaria de artículos para
transportar o comprar, minimizando así el inventario, su costo, y el costo de transporte.
● Modelos de inventario con enrutamiento: Tiene en cuenta tanto la
gestión del inventario como el enrutamiento de los vehículos, con el fin de minimizar
los costos totales. Para que pueda existir la decisión de enrutamiento se deben tener
varios proveedores o clientes. La configuración simple-múltiple se tomó primero por
medio del uso de diversos productos, sin tener en cuenta el desabastecimiento y teniendo
la demanda determinada.
4.11. PYME
Hace referencia a las medianas y pequeñas empresas, dentro de la industria nacional de
un Estado-Nación, principalmente se destaca por su actividad económica destinada a la
manufactura, de forma organizada desde su desarrollo y expansión como empresa. Las
pequeñas empresas, se destacan por tener menos de 20 trabajadores; y las medianas son las que
no excedan los 500 empleos directos. Esta definición, aunque se da en un contexto general, el
concepto no es único, dependiendo de la categorización de acuerdo con su capacidad dentro del
mercado. (Iavarone, 2012)
26
5. MARCO TEÓRICO
En el presente apartado, se tomaron dos referencias en las cuales se aplicaron y
ejecutaron distintos modelos y gestiones del inventario: El primer caso, hace referencia a las
Pymes para Zimbabwe et al (2019), las PYMES del sector manufacturero no logran sincronizar
la demanda y la oferta, llegando a una mayor cantidad de existencias o existencias agotadas.
El estudio se realizó en la población del complejo Gleview, Siya So Mbare, Kuwadzana,
Gazaland y los sitios industriales de Magaba. Se utilizó un diseño de investigación cualitativa
de naturaleza descriptiva, además de utilizarse la técnica de muestreo intencional, el tamaño de
muestra fue de 244 encuestados.
En el estudio, 70% de los que se encuestaron muestran que las PYME manufactureras
en Harare usaron el Justo a Tiempo a la hora de realizar la gestión de sus inventarios; el cual,
reduce la inversión que se hace al inventario al hacer que los productos lleguen en el momento
solicitados. Se evidencia que el 76% de los que se encuestaron no estaban de acuerdo con que
las PYME realizará la planificación de requerimiento de material (MRP), el 18% estaba de
acuerdo y el 6% no tenían seguridad si las PYME usaron el MRP durante el tiempo de estudio.
Esto puede darse debido a que gran parte de las PYME se encuentran paralizadas
financieramente, hasta llegar a no poder utilizar los sistemas de planificación y control de los
inventarios por medio de un computador.
Render, B., & Heizer, J. (2009) a pesar de que una empresa se empeñe en el manejo de
inventarios de forma eficiente puede surgir inconsistencias entre sus registros, con la
implementación del conteo cíclico se evidencia una mayor precisión en los controles de
inventario debido a que por medio de auditorias se respalda el trabajo y el control de las
unidades disponibles en el inventario.
27
Esta practica es bastante utilizada con la implementación de un modelo ABC de
inventarios debido a que con una clasificación por importancia de los productos se puede definir
de forma mas eficaz la constancia con la que se realizan las auditorias de inventario.
Mediante un estudio a una empresa de Santa Marta con el fin de reducir los costos y
ampliar los beneficios de una empresa, se realizó mediante la implementación del modelo ABC
y un modelo EOQ, demostrando que la implementación del modelo EOQ da pie a la integración
de otras variables que se adapten mejor al mercado real; la gestión de inventarios es fundamental
en las empresas, sin embargo cuando no se le brinda la suficiente importancia, puede
desencadenar una serie de costos que no benefician a la empresa. Rodríguez (2015)
El control de inventario de una empresa permite dar solución a varias incógnitas que se
encuentran dentro de las problemáticas de mismas. Dentro de la gestión de las empresas, el
manejo de los inventarios es uno de los puntos mas importantes y al que menos atención se le
presta, en la mayoría de los casos, siendo este una herramienta fundamenta para ampliar la
utilidad de una empresa además de que puede influir en otros ámbitos como lo son los tiempos
de entrega.
28
6. DISEÑO METODOLÓGICO
El presente trabajo está enfocado en el diseño metodológico del estudio de caso desde
el enfoque cualitativo de investigación, tipo de investigación descriptiva, teniendo en cuenta las
técnicas de entrevista semiestructurada utilizadas para la recolección de la información y
posterior interpretación de resultados.
6.1.Tipo de investigación
La investigación está orientada al método de recolección de datos a partir de la finalidad
general del estudio. En ese sentido, el tipo de investigación es descriptiva con enfoque
cualitativo, a partir del análisis de la realidad natural del fenómeno estudiado, para llegar al
diseño de la investigación; luego, aplicarlo a través de recolección de datos e inducir a una
respuesta final. En la investigación cualitativa, se recogen y analizan datos, de acuerdo con las
variables del objeto de estudio. La investigación cualitativa tiende a ser de orden descriptivo
por la fundamentación epistemológica y el enfoque metodológico.
La presente revisión documental es de tipo cualitativa-descriptiva en donde se observa y se
evidencia, el tipo de investigación con cierto grado de más pertenencia, cuyo objetivo es realizar
una propuesta mediante un sistema de gestión de inventarios para el mejoramiento del proceso
de control y gestión de inventario en la empresa Textiles Vásquez Aragonés S.A.S. (TEXVA)
El diseño metodológico que se aplicará para el sistema de gestión de inventario en la empresa
textil TexVa es un estudio de caso, en la búsqueda de las posibles razones iniciales aplicando
un diagnóstico del contexto actual de la empresa TexVa S.A.S., siguiendo un análisis basado
en la investigación realizada y proponer una posible solución al problema de un sistema de
29
gestión de inventario. Según Bernal (2010 el tipo de investigación del estudio de caso tiene
como objetivo principal indagar profundamente una unidad muestral definida.
El estudio de caso es una investigación de ámbito empírico, es decir, se da como estudio del
fenómeno en una realidad concreta; su importancia radica en evidenciar datos específicos que
permita aproximar al objeto de estudio. Un investigador es conocedor de la realidad
acercándose de acuerdo con lo informado en off-fine desde ella, o bien sea de forma
independiente. (López, 2013, p. 140)
El procedimiento de estudio de caso es un instrumento de gran relevancia dentro de cualquier
investigación, destacándose por la descripción y diagnóstico de la conducta de objeto de
estudio, en relación con la realidad concreta, lo cual, le otorga una distinción frente a los
métodos de enfoque cuantitativo que solo centran información recopilada por medio de
cuestionarios.
6.2.Población de estudio
El estudio se centra en una unidad muestral y se aplicará a la empresa Textil “TexVa SAS.”
La población de estudio es un conjunto infinito o finito a partir del rango en que se mida, ya sea
calificable o cuantificablemente, almacenando una verificación del fenómeno a investigar.
En la investigación, el universo poblacional es la empresa TexVa S.A.S
La muestra:
La cantidad determinada previamente de la población a su vez representa directamente
a los individuos para la obtención respectiva de los resultados; de acuerdo con lo que se desee
medir se debe caracterizar la muestra. En la presente investigación, la muestra está conformada
por 13 entrevistados, conformado por 9 hombres y 3 mujeres, en representación de los
30
principales cargos dentro del área de inventario y despacho, como lo son: Gerente de Mercadeo;
Asistente de Gerencia, Operarios de Urdidor.
6.3.Técnicas en instrumento de recolección
Como se mencionó en pasajes anteriores, el estudio de caso es el objeto de esta
investigación cualitativa, entendido, como una búsqueda empírica, de acuerdo con la manera
de investigar en un contexto real el fenómeno. El método de recolección de información se da
a través de la técnica de entrevista semiestructurada, ejecutada a los empleados encargados o
que intervienen en el manejo de los inventarios de la empresa TexVa SAS.
La entrevista, hace parte de un método cualitativo y hace referencia a un contacto entre
la persona que realiza la entrevista y el entrevistado, anteriormente planificada, que tiene con
objetivo una toma de decisiones basado en las respuestas generadas por parte del entrevistador
que por lo general son beneficiosas para las dos partes participantes. (Grados & Sánchez, 2007)
En consiguiente, el formato de entrevista abierta accede a que la persona entrevistada
comenta de forma eficaz y eficiente las carencias que de acuerdo con su juicio afectan en la
actividad continua, ayudando a la identificación de insuficiencias de la empresa y conlleva a un
planteamiento de soluciones de mejora (Bernal, 2010).
La entrevista semiestructurada, es una técnica ampliamente referenciada y utilizada por
el investigador, es el trabajo de ofrecer preguntas y obtener respuestas para un fin determinado.
En este sentido, para hacer énfasis en la entrevista semiestructurada, es más una conversación
abierta entre el entrevistado y el entrevistador, pero guardando la habilidad de caracterizar las
respuestas de acuerdo con las categorías que estén previamente definidas en el guion. Una de
las ventajas, es el profundizar en la pregunta a partir del diálogo.
31
El instrumento por utilizar es el cuestionario, en el cual se recolecta la información por
medio del almacenamiento de la información; su aplicabilidad evaluativa tiene como objetivo
a los programas de formación, personas y procesos (García, s.f). El análisis metodológico se
halla en los modelos cuantitativos, cualitativos y mixtos. Este instrumento hace que el contacto
humano pase a un segundo plano, dando la posibilidad de llegar a más espacios y contextos
desde los espacios virtuales.
En el estudio de caso, las metodologías son: grupos focales, investigaciones y
entrevistas semiestructuradas, una de las principales técnicas es la observación participante,
desde la percepción que se tiene sobre la importancia de implementación de un sistema de
gestión de inventario en la empresa TexVa SAS.
6.4.Fuentes de información
Uno de los puntos esenciales en cualquier investigación, es la validez del objeto de estudio.
Cuya relevancia consta del nivel y calidad de información que la sustenten; de allí, se desprende
la necesidad de la recolección de la información constatadas a partir de la recolección de fuentes
confiables dentro de la investigación.
Cabe destacar, que las fuentes de información son aquellas acciones de manifestación
debidamente recopilada para el objeto de estudio del investigador. Estas se dividen en dos:
fuentes primarias y fuentes secundarias.
Las fuentes primarias se destacan por ser los actores dentro del objeto de estudio, para la
obtención de la información. En el caso de la presente investigación, los datos del área de
operación y funcionamiento, y la percepción frente a la empresa, son obtenidas a partir de la
información que brindan los entrevistados. Son fuentes originales, recopiladas genuinamente,
sin padecer algún tipo de filtración por el investigador. (Miranda y Acosta, 2009, p.2)
32
Y, las fuentes secundarias se encuentran compuestas por la información que se encuentra
consolidadas en: Documentos, artículos, libros o actas de la empresa, acerca de la gestión y
correcto manejo de los inventarios, los cuales serán indagados para fortalecer la investigación
propia.
6.5.Análisis o procesamiento de datos
Para el análisis de datos, primero se analizarán las preguntas principales que se realizaron, y en
un segundo momento, la tabulación se obtiene de forma cruzada y se filtrarán los resultados, se
triangula; y por último se sacarán las conclusiones pertinentes a los resultados.
Después de identificar la situación inicial de la empresa, se elabora una matriz DOFA para tener
un conocimiento amplio de los factores que inciden en la empresa, específicamente en los
inventarios, para la realización de una comparación de los sistemas de gestión de inventarios
preexistentes, y saber si existe relación con la naturaleza de la empresa.
33
7. CRONOGRAMA
Tabla 1 Cronograma del proyecto
Elaboración propia
34
8. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Tabla 2 Presupuesto del proyecto
Elaboración propia
35
9. DESARROLLO DE OBJETIVOS
9.1.Objetivo específico 1
Descripción general del proceso.
La empresa textil Texva se ha destacado por el servicio que presta a sus clientes, la empresa
se encarga de convertir la materia prima (hilaza) en rollos de tela para que posteriormente sus
clientes se encarguen de confeccionar la tela.
En un principio la empresa no se tenía que encargar de adquirir materia prima ni de almacenar
el producto terminado puesto que al ser un servicio sus clientes se encargaban de la
adquisición de la materia prima, del almacenamiento y transporte. Recientemente Texva vio
una oportunidad de negocio y opto por empezar a producir sus rollos de tela, adquiriendo su
propia materia prima y encargándose del proceso completo.
El proceso empieza con el montado de la hilaza y finaliza con el etiquetado y almacenamiento
del producto terminado. En el siguiente diagrama se puede observar el proceso por el cual
pasa la materia prima para convertirse en producto terminado.
36
Diagrama de proceso
Elaboración Propia
37
El anterior diagrama hace referencia a la descripción general del proceso de producción tanto
para rollos de toalla como para rollos de camisero a diferencia de que el rollo de camisero es
enviado a tinturar al finalizar el proceso.
Actualmente la empresa Texva solo cuenta con 4 productos sin embargo a futuro se quiere
introducir todos los tipos de tela con los que han venido trabajando al momento de prestar el
servicio de tejeduría.
Dentro del proceso de producción hay dos costos muy importantes los cuales son el costo de
preparar y el costo de mantener. El costo de mantener para los 4 productos es de $10.130
anuales por unidad (rollos que equivale a 100 metros de tela) mientras que el costo de
preparar es diferente en cada producto.
El costo de mantener fue calculado mediante los costos asociados a almacenar los productos
durante un determinado tiempo en las instalaciones, estos costos son, el costo de espacio que
es calculado mediante la distribución del arriendo en función del volumen también se tiene en
cuenta los costos de impuestos y los seguros que se tienen en caso de algún deterioro o robo.
Tabla 3 Costos de mantener y preparar
Producto Costo de mantener Costo de preparar
Toalla (Unicolor) $10.130 $530.000
Toalla (Estampada) $10.130 $640.000
Camisero (Bayetilla) $10.130 $450.000
Camisero (Nevada) $10.130 $570.000
Fuente propia
También se tomó la demanda del año 2019 puesto que el 2020 al ser un año tan inusual no es
posible dar una información acertada, teniendo en cuanta que debido a la cuarentena la
empresa permaneció cerrada por un tiempo.
38
Tabla 4 Histórico de producción
Fuente propia
39
Tabla 5 Histórico Inventario Stock
Fuente propia
Tabla 6 Histórico Demanda
Fuente propia
40
El manejo de inventario de producto terminado dentro de la empresa es casi nulo, no es
controlado rigurosamente puesto que al ser una nueva actividad aun no se maneja de la
manera adecuada, lo cual genera que los registros se limiten a las planillas que llenan sus
operarios, sin embargo, a final de cada mes el registro del inventario es un aproximado debido
a que no se tuvo la supervisión necesaria par brindar seguridad en el área de inventarios.
Se conoce que actualmente se manejan proveedores de materia prima cuyo tiempo de entrega
es de horas, lo cual facilita la implementación de un modelo EOQ.
Análisis.
El proceso de producción de los rollos de tela tanto para camiseta como para toalla tiene que
estar siendo monitoreado constantemente por los operarios desde el momento en el que se
monta la hilaza hasta el momento en el que es pesado debido a la delicadeza del proceso, con
un error se puede echar a perder el producto terminado generando así perdidas para la
empresa.
La empresa se caracteriza por la calidad de sus telas, calidad que se adquirió gracias a su larga
experiencia en la producción de tela, sin embargo, se introdujo la producción de tela propia
para ser comercializada directamente a los clientes interesados, esto trajo consigo
inconvenientes al momento del almacenar el producto terminado.
Al ser un proceso nuevo dentro de la empresa no se tiene un control optimo del inventario de
producto terminado y en el momento de su almacenamiento no se tiene un número exacto y
confiable. En el momento en que finaliza el proceso de elaboración de los rollos de tela el
producto pasa a ser almacenado en un cuarto a la espera de la llegada de un cliente interesado
en este, sin embargo, se han presentado varias incongruencias durante el proceso de venta
41
porque no se sabe que tanto producto hay en el inventario ni de qué tipo de producto hay, esto
debido al mal manejo del inventario que se ha venido presentando.
Los inconvenientes presentados se han convertido en una oportunidad de mejora tanto a nivel
logístico como económico para la empresa con la optimización del manejo de inventario.
Para la optimización del manejo de inventario dentro de la empresa Texva se realizó un
pronóstico de la demanda con una proyección simple y regresión lineal y así lograr tener un
panorama claro con respecto al futuro del inventario. Se tuvo en cuenta el modelo de ABC
puesto que la empresa manifiesta la intención de ampliar su portfolio para clasificar los
productos en inventario de acuerdo a su importancia y su impacto en la empresa. El método
que finalmente se eligió fue el de conteo cíclico junto con una reducción de costos en el
inventario.
Se puede establecer el costo anual del año 2019 que manejo la empresa en su inventario
mediante la ecuación del costo total anual.
𝑇𝐶 =𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛× 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑎𝑟
+𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛
2× 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟
Para el cálculo del número de unidades por orden se tuvo en cuenta el número de unidades
que la empresa fabrico durante el año 2019 para así obtener un costo total de producir y
mantener que manejo la empresa durante ese año.
Para la tela tipo toalla unicolor el costo serio de $7.553.993 anuales.
𝑇𝐶 =1223
1400× 530000 +
1400
2× 10130
42
Para la tela tipo toalla estampada el costo sería de $6.938.090 anuales.
𝑇𝐶 =1095
1260× 640000 +
1260
2× 10130
Para la tela tipo camiseta bayetilla el costo sería de $4.569.600 anuales.
𝑇𝐶 =588
840× 450000 +
840
2× 10130
Para la tela tipo camiseta nevada el costo sería de $2.897.567 anuales.
𝑇𝐶 =301
505× 570000 +
505
2× 10130
En total la empresa tuvo un costo total anual de $21.959.250
A continuación, se obtuvieron 12 entrevista al personal de la empresa con el fin de conocer la
percepción sobre el manejo del inventario, de las cuales, 9 eran de sexo masculino, y 3
pertenecientes al sexo femenino; cuya edad, oscilan entre 21 y 55 años. Los participantes
desempeñan los siguientes cargos: Gerente de Mercadeo (1), Asistente de gerencia (2),
Montador de rollos (1), Operario de gerencia (8). El porcentaje mayor lo tienen los de Urdido
con 67% de la muestra. Ver Gráfico 2
43
Gráfico 2 Cargo de desempeño
Elaboración propia (2021)
Análisis:
El dueño de la empresa asegura que para su compañía prefiere empleados de una edad mayor
ya que ellos tendrán más responsabilidades lo que generará un mayor compromiso frente a las
actividades asignadas, además los puestos de trabajo que reflejan la Gráfica 2 son los que tienen
un mayor contacto con el inventario.
Una de las preguntas iniciales,” ¿Actualmente en la empresa TexVá, se maneja un sistema de
gestión y control del inventario?” se realizó en referencia al manejo de un sistema de gestión
y control del inventario. 11 entrevistados, manifestaron su conocimiento frente a la existencia
del manejo de inventario; sin embargo, uno de ellos, en uno de los cargos más relevantes dentro
44
de la empresa, como lo es la gerencia de mercadeo, cuyas funciones están representadas en el
manejo de personal, inventarios, mercadeo, ventas, y atención al cliente, manifiesta que en lo
concreto no se cuenta un sistema de gestión óptimo.
Referente a considerar la administración de inventarios dentro de la compañía, el 42 % de la
muestra la consideran buena, con miras a seguir optimizando el sistema dentro de la empresa;
de acuerdo, a la gestión de inventario como conjunto de políticas dentro de la empresa, para la
gestión de los niveles de inventarios para la determinación de acciones a implementar. Ver
Gráfico 3.
Gráfico 3 Valoración de la gestión de inventario
45
Elaboración propia (2021)
Análisis:
La mayoría de los empleados dentro de la empresa son personas que generalmente no cuentan
con estudios tecnológicos o profesionales, es por ello por lo que en la entrevista se explicaron
a detalle los significados de “Inventario” y “Gestión del inventario”.
En cuanto a los registros de los inventarios rigurosamente controlados, las respuestas están casi
en iguales condiciones. Ver Gráfico 4. Sin embargo, uno de los entrevistados, el número 10,
considera que “No, ya que en algunas ocasiones no se hace un registro oportuno y verás”.
Gráfico 4 Valoración de inventarios
Elaboración propia (2021)
46
Análisis:
Se encontró una similitud en el registro de los inventarios ya que la mayoría de las personas
que votaron “Si” no hacen parte de la Gerencia y por ende asumen que su labor no se ve
afectada. En los votos por el “No” se encontraron puestos de la alta gerencia que no concuerdan
con un registro oportuno de los inventarios porque se han visto en situaciones de retrasos en
entregas e inexistencias al momento de despachar.
En cuanto a la realización del control del inventario dentro de la empresa, las respuestas difieren
una de otras entre los inventarios. Para el entrevistado número 1, es una cuestión de
temporalidad al considerar la realización de forma periódica, para el resto, se manifiesta de
forma operativa, entre los que se destaca: Por listas; a través de planilla; “Al momento de
recepción y despacho de mercancía ”; “El control global de los inventarios se registra
manualmente mediante las remisiones físicas, pero no se tiene registro de las referencias
específicas en el sistema”; “Se ingresa toda la materia prima y el producto terminado al sistema,
y a medida que se va gastando o despachando se va a descargando en el Excel”: “Cada rollo
está debidamente marcado con su consecutivo y de igual manera con su número de lote.” Sin
embargo, para el entrevistado número 3 en el cargo de Gerente de mercadeo, “No se realiza un
control exhaustivo.”
En cuanto al personal que autoriza los despachos de los inventarios dentro de la empresa, todos
responden al cargo superior de gerencia. Esto, es propio de la mayoría de las empresas y
organizaciones, en el cual, su estructura organizativa se encuentra conformada piramidalmente.
La toma de decisiones está bajo la responsabilidad de cargos superiores. En lo referente a la
consideración del personal de inventarios competente en su función, todos unen criterio, en que
es un buen manejo de la gestión.
47
Ahora bien, en lo referente al proceso previamente establecido para lograr identificar faltantes
a la hora de recibir los bienes y los suministros, los entrevistado considera que el proceso se
logra mediante la verificación de planillas de entrada y salida de mercancía; “Para saber si hay
faltantes en las descargas se procede a hacer el conteo físico de los suministros y productos en
el momento de llegada.”
Análisis:
Esta verificación cruzada genera inconvenientes ya que se hace de manera manual a través de
papel y lápiz lo que abre aún más la brecha de errores humanos que llegan a afectar la
producción de la empresa.
En lo referente a contar con informes debidamente actualizados de los inventarios, para facilitar
el análisis entre las pérdidas y el manejo de los suministros. La mitad de los entrevistados, es
decir el 50%, considera que, si existen informes en planilla de los inventarios, en el cual se
describe la situación actual. “Las plantillas hacen esa función, aunque no es seguro si facilitan
el análisis de faltantes ya que no se encuentran actualizados tan constantemente.” El 33 %
considera que no existen informes actualizados, y el 17%, no tiene conocimiento sobre el
tema. Ver Gráfico 5.
48
Gráfico 5 Informe actualizado de los inventarios
Elaboración propia (2021)
Análisis:
Los informes actualizados generan más confiablidad y seguridad e influyen en la toma de
decisiones por parte de la gerencia para el correcto despacho de productos, todo el personal
debe contar con un conocimiento de cómo es el manejo de la empresa en la mayoría de sus
áreas, es por ello que debe ser importante capacitaciones constantes a todos sus empleados para
que la comunicación entre las áreas sea más fluida.
Los recursos tecnológicos o software utilizados en el área de gestión de inventarios para el
desarrollo de sus competencias, se logró identificar que cuenta con el paquete office, entre los
que se destaca el manejo del programa de Excel. En cuanto a las ventajas y desventajas que
ofrece la utilización de estos recursos tecnológicos, los entrevistados destacan entre las
ventajas: “Ofrece tener una excelente estadística”; “Control en el abastecimiento y existencia
de insumos”; “Tener una respuesta ágil y oportuna de inventarios”; “Tener un buen sistema de
actualización correcto”; “Se controla el inventario de manera periódica”; “Excel es una
herramienta tecnológica que permite un fácil registro y control de los inventarios de la
49
empresa”. Y entre las desventajas, “si no se maneja bien no hay una rotación adecuada del
inventario”; “No se actualiza de manera correcta”.
Entre las estrategias que utiliza la empresa dentro del área de inventario para alcanzar los
objetivos de forma más eficiente, se destacan entre la muestra de entrevistado, el considerar:
“Organiza todo a tiempo”; “Mantener un inventario constante”; el “Abastecimiento constante
de insumos”; “Se hacen controles periódicos”; “dar pequeños discursos para poder entender
cosas de la empresa” ; “Dependiendo del producto se manejan diversas estrategias que nos
permiten minimizar las pérdidas y los faltantes en los despachos como por ejemplo en los
despachos a X ciudad se maneja un tipo de referenciación que permite identificar el telar
utilizado en su producción para luego proceder al proceso de cepillado y finalmente pesado,
esta información se consigna en un registro físico el cual se pasa al sistema”. En cambio, 2 de
12 entrevistados admiten no conocer el tema; y 1 manifiesta, que no existen estrategias.
En relación, al conocimiento del proceso de toma de decisión en el área de gestión de
inventarios, las opiniones de los entrevistados varían, para algunos, “Son tomados directamente
por el jefe”; “De acuerdo con la necesidad la parte administrativa toma las decisiones”;
También, hay quienes lo asocian a la productividad, “De acuerdo con la producción que se
requiera.” Uno de los entrevistado, entra más al detalle, y señala: “El área administrativa es
la encargada de recibir las solicitudes de pedidos, se verifica la existencia de los productos
solicitados y se procede a alistar el pedido, se remisiona y se presenta a Gerencia para el
proceso de aprobación.” Por último, 2 de los 12 entrevistados desconocen. En lo referente al
nivel de decisión que ocupan los entrevistados dentro del área de gestión de inventario, solo
guardan incidencia los de cargos gerenciales y asistenciales, es decir, 4 de 12 trabajadores.
Los factores que influyen en el desempeño de la gestión de inventarios, según cada uno de los
actores son: Diálogo y orden; Responsabilidad; Producción y presupuesto; Coordinación;
50
Organización y necesidades; Trabajo en equipo; Registro de inventarios; Despacho de pedidos;
Buen manejo del sistema; y, Control de ingresos.
Las debilidades que se identifican en el área de gestión de inventarios de la empresa TexVá, se
destacan según los entrevistados: “Baja confiabilidad en los datos”; “Datos incompletos”;
“La empresa no cuenta con un buen sistema de gestión de inventarios”; “No se tiene un control
estricto de inventarios”; “la información no es muy verídica”; 5 de 12 entrevistados,
manifestaron que no existe ninguna debilidad.
En cuanto a las fortalezas dentro del área de gestión de inventarios, se encuentran: “Siempre
hay disponibilidad”; “Se maneja un inventario riguroso y constante”; “Alta rotación”; “Buen
control”; “Disponibilidad de materia prima”; “Registros están siempre actualizados”. 2 de
12 entrevistados, consideran que no existe ninguna fortaleza.
Las amenazas que se identifican en el área de gestión de inventarios, 7 de 12 entrevistados no
manifiestan algún conocimiento sobre amenazas; sin embargo, otros consideran que se deben
tener en cuenta los errores humanos, la capacidad y espacio de almacenamiento, pérdida de
unidades; y no hay rotación de inventarios.
Entre las oportunidades que se visualizan a través del proceso de gestión de inventarios en la
empresa, se encuentran: La sistematización de inventarios; el aprendizaje del manejo de
inventarios para su optimización de ejecución; el implemento de “un sistema estricto de
inventarios, por código de barras o algún sistema avanzado.”
En la labor de planificación de los requerimientos de material en la empresa y su
funcionamiento, el 50 % de los entrevistados los conoce, mientras que el 8% muestra
desconocimiento. Ver Gráfico 6.
51
Gráfico 6 Proceso de planificación de los requerimientos de material
Elaboración propia (2021)
Análisis:
Cada empleado antes de comenzar sus actividades debe tener conocimiento de que necesita y
cuales instrumentos deberá utilizar para desarrollar sus actividades correctamente ya que
influye en encontrar cuellos de botella que retrasan las operaciones.
Referente a los parámetros que cumple la empresa sobre el control y la gestión del inventario
de la empresa por medio de la planificación de los requerimientos de material. Ver Gráfico
7. El 50% de los 12 entrevistados, mostraron falta de conocimiento sobre el cumplimiento de
los parámetros de la compañía en el control y la gestión de los inventarios, mientras que, el 48%
resalta aspectos positivos como: Buen control, constante abastecimiento de insumos, constante
información de insumo en los empleados.
52
Gráfico 7 Parámetros de la empresa sobre la gestión y control de inventario de la empresa
por medio de la planificación de los requerimientos del material.
Elaboración propia (2021)
9.1.1 Matriz DOFA (Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas) de la
Empresa TEXVA
A continuación, se presentan los resultados del análisis de matriz DOFA aplicados a la empresa
Tex Va, a partir de los niveles de importancia de factores del proyecto y categorías PESTEL.
Ver Gráfico 8 de un nuevo sistema de gestión de inventario. Todos los datos han sido
sistematizados a través de https://dafo.ipyme.org/Home
53
Gráfico 8 Niveles de importancia de factores del proyecto y categorías PESTEL
Elaboración propia
54
● Debilidades y Amenazas
Gráfico 9 Debilidades y Amenazas
Elaboración propia
Se puede evidenciar que la empresa Tex Va presenta varias posibilidades de mejora que
pueden ser superadas mediante la potencialización de las fortalezas con lo que se lograría una
mayor confiabilidad en los datos limitando la posibilidad del error humano.
55
● Fortalezas y Oportunidades
Gráfico 10 Fortalezas y Oportunidades
Elaboración propia
Las oportunidades de mejora son bastante altas lo cual permite que se pueda tener la
posibilidad de aprovecharlas para que las fortalezas de la empresa brinden las herramientas
necesarias para lograr implementar un nuevo sistema de inventarios que se adapte a las
necesidades de Tex Va.
56
9.1.2 RESULTADOS DOFA
A continuación, se presenta la matriz de factores y las estrategias por prioridad ordenadas.
El orden está relacionado con los factores DOFA asociados a cada estrategia.
● Estrategia de supervivencia
Gráfico 11 Estrategia de supervivencia. Implementación de un nuevo sistema de inventario.
Elaboración propia
57
● Estrategia Ofensiva.
Gráfico 12 Estrategia Ofensiva. Implementar un nuevo sistema de gestión de inventario de
manera integral en toda la empresa.
Elaboración propia.
Con la implementación de un nuevo sistema de inventario se puede lograr una estabilidad
financiera para la empresa mediante el manejo de inventario rigurosos y constante además
esto brinda la oportunidad de una optimización de los recursos sistematizando el inventario.
58
● Estrategia Defensiva
Gráfico 13 Estrategia Defensiva. Formación del personal del área de inventario
Elaboración propia
Con la posibilidad de capacitar el personal se obtiene una fortaleza clara la cual es un manejo
de inventario constante sin embargo sigue exponiendo la posibilidad del error humano.
59
9.2.Objetivo específico 2
9.2.1 Desarrollo de la Propuesta
Para introducir e implementar un nuevo sistema de inventarios se establecen unas condiciones
y variables ligadas a la realidad de Tex Va.
El método de análisis ABC es un modelo que se puede adaptar a futuro puesto que, como se
ha mencionado anteriormente, la empresa tiene la intención de introducir muchos más
productos a su portafolio. De momento la empresa cuenta con 4 productos los cuales tiene una
problemática que se debe a que no hay un control riguroso de su inventario lo que conlleva a
que no se tenga un registro exacto de las unidades disponibles, por lo tanto, un conteo cíclico
puede aportar a que la administración del inventario sea mucho más precisa teniendo un
control más riguroso de las unidades disponibles. La implementación del conteo cíclico junto
con el modelo EOQ permitirá la disminución de costos además de brindar la seguridad a la
empresa al momento de tomar decisiones concretas sobre los pedidos.
Después de definir el modelo a implementar, es necesario definir las variables que se utilizan
en cada modelo de gestión de inventarios junto con las variables que utiliza la empresa con la
que hacen seguimiento de su unidad de negocio.
Variables de los modelos de inventarios.
1. Costos de ordenar y preparar: Son los gastos que tienen una relación directa con la
producción de un producto que ofrece la empresa, dentro de estos costos se encuentran
aquellos que hacen parte del proceso de ordenar o realizar el pedido y también los
costos de los procesos para realizar la producción.
60
2. Costos de mantener: Los costos de mantener hacen referencia a los costos de
mantener o llevar el inventario donde también se tienen en cuenta costos como
obsolescencias y otros costos relacionados al inventario como pueden ser:
2.1. Arriendo: Hace referencia al gasto por el alquiler del terreno y es
calculado mediante una distribución en función del volumen, cuando el espacio
es rentado como el caso de tex va es determinado mediante la distribución del
costo en función del volumen de las unidades.
2.2. Costos de seguros: Hace referencia a los seguros que se pagan
dependiendo del tamaño del inventario.
2.3. Riesgos de inventario: Son los costos que se relacionan con el deterioro o
daño que puedan sufrir los productos que hacen parte del inventario.
9.2.2. PROPUESTA
Debido a las condiciones actuales de la empresa TEXVA, se puede afirmar que el modelo ABC
no es viable por el momento, sin embargo se puede pensar a futuro en la implementación de
este gracias a que con la propuesta del modelo ABC se busca priorizar los productos que más
beneficios aportan a la empresa, asimismo identificar los de mayor rotación y con este criterio
se clasificó, siendo la Toalla Unicolor y Estampada las más importantes por lo que su
clasificación será “A”, estos productos terminados aportan al 80% de los movimientos de
almacén e ingresos; la Tela Camisero Bayetilla genera alrededor del 20% de los movimientos
de la empresa por lo tanto su clasificación será “B” y por último se encuentra que la Tela
Camisero Nevada cuyos movimientos no llegan a ser más del 50% de las referencias de
productos se encuentra en clasificación “C” debido a su bajo impacto en los ingresos.
61
De acuerdo a la situación actual esta sería la clasificación ABC del inventario.
Tabla 7 Clasificación ABC
Fuente propia
Con la implementación de este modelo el control de stock será más riguroso en los productos
de categoría “A”, asignando un nivel de producción mensual, para los productos de categoría
“B” se asigna un nivel de producción trimestral y para los productos de categoría “C” se asigna
un nivel de producción semestral.
Actualmente todos los productos de la empresa cuentan con una gran importancia por lo que no
es válido darles un control más riguroso a unos, se necesita darles un control riguroso a todos
los productos y esto se puede lograr mediante el conteo cíclico, con la implementación de
auditorías que permiten documentar las imprecisiones y encontrarles soluciones.
Tabla 8 Conteo cíclico
Fuente propia
62
Mediante el conteo cíclico se puede decir que es mucho más eficiente la auditoria de 13
productos por día, además de que mediante estas se brinda precisión al control de inventarios,
dando así seguridad a una de las debilidades de la empresa en cuanto a su gestión de inventarios.
Teniendo en cuenta que la empresa no realizaba ningún tipo de auditoria sobre el producto
terminado disponible, sino que confiaban en las planillas que llenaban sus operarios, con la
implementación de las auditorias se puede llegar a tener una conciliación constante entre el
inventario disponible y el registro que se lleva.
Después de haber brindado precisión al control del inventario se utiliza el modelo EOQ para
lograr una gestión mas optima en cuanto a los costos de inventario, para el desarrollo del modelo
se realizo el pronostico de la demanda mediante una proyección simple y regresión lineal,
siendo estos los pronósticos.
Tabla 9 Pronostico toalla unicolor
Fuente propia
63
Tabla 10 Pronostico toalla estampada
Fuente propia
Tabla 11 Pronostico camisero bayetilla
Fuente propia
64
Tabla 12 Pronostico camisero nevada
Fuente propia
Con la ecuación del modelo EOQ se pudo determinar el número de unidades óptimas a
producir por orden.
𝐸𝑂𝑄 = √2𝐷𝑆
𝐻
Tabla 13 EOQ
Fuente Propia
Con este cálculo la empresa conoce la cantidad de materia prima que debe solicitar para dar
cumplimiento a la cantidad de rollos de tela que se deben producir en cada orden con el fin de
reducir al máximo los costos.
65
Posteriormente se necesita conocer cuantas ordenes se deben realizar en el año y cada cuanto
se deben realizar para así lograr una disminución de costos, para esto se utilizaron las
siguientes ecuaciones:
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 = 𝑁 =𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎
𝐸𝑂𝑄
𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 = 𝑇 = 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑎𝑠 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑎ñ𝑜
𝑁
Tabla 14 Numero esperado de ordenes
Fuente propia
Tabla 15 Tiempo de espera entre orden
Fuente propia
66
Gracias al modelo EOQ la empresa sabe que debe realizar 3 ordenes al año para la tela toalla
unicolor, las ordenes se deben realizar para la producción de 352 rollos de tela y se deben
realizar cada 71 días; De la tela toalla estampada debe realizar 3 órdenes al año para la
producción de 374 rollos de tela y debe realizarse cada 81 días ; Para el tipo de tela camisero
bayetilla de debe realizar 3 órdenes al año para dar cumplimiento a la producción de 232
rollos de tela y debe ser realizada cada 92 días; Finalmente para el tipo camisero nevada debe
realizar 2 pedidos al año para dar cumplimiento a la producción de 182 rollos de tela y el
pedido se debe realizar cada 148 días.
De acuerdo al planteamiento de la situación actual se puede observar que con la
implementación del modelo de conteo cíclico y EOQ se logra una optimización del control de
inventarios, brindando un control riguroso logrando así la solución a una de las mayores
problemáticas de la empresa.
9.3.Objetivo específico 3
Estimación de costos
Para el desarrollo financiero se recolectaron los datos brindados por la empresa respecto a la
producción mensual de sus productos, anteriormente se obtuvo el valor del costo total del
inventario de la empresa, el cual fue de $21.959.250
Se realizo el cálculo del costo total con la implementación del modelo EOQ obteniendo un valor
total de inventario de $11.541.415 es decir, se redujo en un 47,4% el costo total del inventario
siendo esta una cifra considerable teniendo en cuenta las intenciones de la empresa por ampliar
la participación e importancia del producto terminado dentro de la empresa.
67
𝑇𝐶 =𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎
𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛× 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑎𝑟
+𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛
2× 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟
Tabla 16 Costo anual
Fuente propia
Con los valores totales por cada pronóstico se logró hacer la comparación con el valor del
inventario actual y hallar la diferencia entre el método actual utilizado y la propuesta a
implementar.
Tabla 17 Diferencia entre modelo y situación actual
Fuente propia
Con esta información se puede apreciar que la empresa gasta un 47,4% más debido al mal
manejo del inventario, lo cual es un porcentaje a tener en cuenta si la empresa llega a cumplir
su objetivo de colocar el producto terminado como su actividad principal.
68
Teniendo en cuenta que la empresa cuenta con un ingeniero industrial dentro de su plantel, la
implementación del modelo requiere una inversión mínima puesto que del ingeniero industrial
podría encargarse de la planeación de la demanda, de las auditorias para garantizar una mayor
exactitud en el inventario y del constante monitoreo del modelo EOQ.
Estimando que el ingeniero industrial requiera de dos horas extra a la semana para dar
cumplimiento a sus labores y que una hora extra cuesta $7.813 gracias a que su salario es de
$1.500.000, la empresa tendría que invertir $750.048 anuales a cambio de ahorrar $10.417.835.
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. El control riguroso sobre el inventario otorga a la empresa la seguridad de tomar las
decisiones adecuadas con respecto a la realización de pedidos además del gran impacto
en la economía de la empresa.
2. El método EOQ es un paso importante hacia la optimización del control de inventarios,
logrando minimizar el costo total de inventario a cambio de una pequeña inversión
gracias a su facilidad de uso e implementación.
3. La empresa TEXVA al haber iniciado recientemente su producción de producto
terminado cuenta con varias falencias, una de ellas es el manejo del inventario;
principalmente la empresa se dedicaba al servicio de tejeduría, razón por la cual no era
necesario tener un control riguroso de su inventario ya que sus clientes se encargaban
del almacenamiento, con la incorporación del conteo cíclico se logra tener una mayor
precisión en el registro del inventario logrando así una mejor administración además de
que es un método bastante sencillo y útil.
69
4. Para La empresa el modelo ABC puede llegar a surtir efectos positivos si se logra
continuar con la idea de incluir muchos mas productos a su portafolio de telas
terminadas, puesto que este sistema de inventarios permite dar un control riguroso a los
productos de mayor impacto y va de la mano con el conteo cíclico.
5. Teniendo en cuenta que la actividad principal de la empresa es el servicio de tejeduría,
la producción de tela terminada simbolizaba un costo de inventario bastante alto, la
implementación del modelo EOQ abre las puertas para una continua mejora y
disminución de los costos a futuro.
RECOMENDACIONES
1. El modelo EOQ depende de una demanda constante por lo que es supremamente
importante llevar un control riguroso de el pronostico de la demanda y mas en estos
tiempos donde se atraviesa una nueva realidad a causa de la pandemia.
2. Debido a la sencillez del modelo EOQ pueden fallar algunos supuestos por lo que hay
que estar pendiente de los tiempos de entrega de los proveedores, en caso tal de que se
presente un tiempo de espera es necesario el calculo de un punto de reorden para dar
cumplimiento al modelo
3. Es necesario actualizar el pronóstico de la demanda en un periódicamente de acuerdo a
las contingencias anteriores y actuales que afectan a todos los sectores empresariales.
4. En los anexos la empresa podrá encontrar las plantillas creadas para la realización de
las proyecciones y al estar formuladas es posible modificarlas de acuerdo a como se
vaya presentando la situación actual.
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ANEXOS
Enlace de anexo:
https://drive.google.com/drive/folders/1NPcbBzbDHQDJQi8qpMOk0JDIYdnd2w4C?usp=sh
aring
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