Anexo Tecnico Resolucion 890_05ok

DECRETO NUMERO 1893 DE 1994

ANEXTO TCNICO BASE DE DATOS NICA BDUA

RESOLUCIN 890/02

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ANEXO TCNICO

BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA

RESOLUCIN 890/02

El presente anexo tcnico est dividido en cuatro (4) partes. La primera contiene aclaraciones para el envo a la Base de Datos nica de afiliados de las identificaciones. La segunda parte la estructura y especificaciones de los archivos de control, maestros y de novedades que de acuerdo con el rgimen deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA las entidades obligadas a su reporte. La tercera parte contiene el glosario de campos con los valores permitidos y especficos para la informacin de asegurados, contratos y Aportantes. La cuarta parte contiene las especificaciones tecnolgicas para la remisin de la informacin.

I. REPORTE DE IDENTIFICACIONES.Se utilizara para el reporte de identificacin de afiliados a la Base de datos nica de afiliados las siguientes tablas:

TABLA A. TIPOS DE DOCUMENTOS PARA POBLACIN ESPECIAL.

CONDICINTIPO DOCUMENTOCOMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN

Personas de la tercera edad en proteccin de ancianatos.ASDepartamento + municipio + S + Consecutivo por municipio (4 dgitos) S = Adulto mayor

Ej: 05001S0006

Comunidades Indgenas que no estn identificados por la Registradura Nacional Estado Civil.ASDepartamento + municipio + I + consecutivo por municipio (4 alfanumricos). I = Indgena

Ej: 05001ICW007

Poblacin indigente.

ASDepartamento + municipio +D + consecutivo por municipio (4 dgitos). D = indigente

Ej: 05001D0008

Poblacin infantil a cargo del ICBF.

MSDepartamento + municipio +A + consecutivo por municipio (4 dgitos). A = menor abandonado

Ej: 05001A0009

Menor de edad recin nacido vivo con edad menor o igual a 30 das.MSNmero de documento de la madre si existe o el nmero de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).

SOLO PARA ESTE CASO SE PERMITE LA LONGITUD MXIMA DE 17 POSICIONES.

El tipo de documento MS lo pueden utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen de Excepcin, medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, para el afiliado menor de edad recin nacido vivo con edad menor o igual a 30 das.

Si el afiliado indgena esta identificado con: Nmero nico de identificacin o cedula de ciudadana o tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento estos son los datos que se deben reportar a la Base de Datos Unica omo identificacin del afiliado, de lo contrario debe utilizar la codificacion de la tabla A. TIPOS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.

Para Las personas identificadas por la Registradura Nacional del estado Civil, se tendr en cuenta la siguiente tabla para su registro en la BDUA:

TABLA B. TIPOS DE IDENTIFICACIONES.

CARACTERSTICATIPO DE DOCUMENTO A REPORTARNUMERO DE DOCUMENTO A REPORTAROBSERVACIN

Cuando aparece NUIP (Nmero nico de Identificacin Personal) o NIP (Nmero de Identificacin Personal) solo el dato de la fecha de nacimiento. Por ejemplo: 930331

RCFecha de nacimiento seguido de nmero serial preimpreso en el documento papel.

Ejemplo: 9303313028316100Fecha se diligencia: aa/mm/dd, dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero serial sin ceros a la izquierda.

LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 16 POSICIONES.

Cuando no aparece ningn dato en el NUIP o NIP.RCFecha de nacimiento seguido de nmero serial preimpreso en el documento papel. Fecha se diligencia: aa/mm/dd dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero serial sin ceros a la izquierda.


Cuando aparece un dato diferente en el campo NUIP a fecha de nacimiento y el registro civil fue expedido antes de octubre de 2003.

RCFecha de nacimiento seguido de nmero serial preimpreso en el documento papel.Fecha se diligencia: aa/mm/dd dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero serial sin ceros a la izquierda.


Cuando no aparece en el papel el nmero NUIP o NIP asignado sino FOLIO o indicativo serial.RCFecha de nacimiento seguido del nmero de folio o indicativo serial I.Fecha se diligencia: aa/mm/dd dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero de FOLIO sin ceros a la izquierda.


Cuando en el registro civil aparece como identificacin la fecha de nacimiento mas el nmero o parte complementaria asignado por la RegistraduraRCSe reporta el nmero del documento impreso en el registro.No usar el nmero serial como el nmero complementario.

Esta asignacin de numero de registro es la correcta definida por la Registradura.


Cuando aparece el NUIP como un valor numrico y fue expedido a partir de octubre de 2003.RCSe reporta el nmero del documento impreso en el registro.No se utiliza tipo de documento NU.


Cuando aparece el NUIP como un valor alfanumrico en sus tres (3) primeros caracteres y la fecha de inscripcin o expedicin del certificado esta entre el ao 2000 y marzo 2004.NU Se reporta el nmero del documento alfanumrico impreso en el registro.Se utiliza tipo de documento NU y el nmero impreso.

Cuando la entidad ha recibido la homologacin de NUIP alfanumrico a numrico la Entidad debe realizar la novedad de actualizacin de acuerdo al caso anterior. LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 11 POSICIONES.

En el caso en que la fecha de nacimiento del nmero asignado por la Registradura no coincide con la fecha de nacimiento diligenciado en el registro civilRCSe utiliza el nmero NUIP o NIP impreso en el documento expedido por la Registradura.Tal como aparece en el Registro Civil de nacimiento (documento papel).


Cuando la persona sea mayor a 7 aos y menor de 18 aos y el nmero del documento de identificacin con nmero NUIP numrico o alfanumrico.TISe reporta el nmero impreso en el documento expedido por la Registradura con el tipo de documento TI.

Tal como aparece en el Documento tarjeta de identidad.


Cuando la persona sea mayor de 18 aos y presenta cdula de ciudadana con nmero NUIP.CCSe reporta el nmero impreso en el documento expedido por la Registradura con el tipo de documento CC.Tipo de dato es numrico.


Ningn nmero de identificacin sobrepasa la longitud mxima requerida por este anexo tcnico, solo para el caso del menor sin identificar se permite el uso de la longitud mxima para este campo.

Para los efectos previstos en el presente anexo tcnico , se entiende como recin nacido al menor nacido vivo con una edad menor o igual a treinta (30) das.

II. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES DE LOS ARCHIVOS DE CONTROL, MAESTROS Y DE NOVEDADES

1. DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS.

Las Entidades debern enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, , los archivos de control y archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estndares que a continuacin se definen.

TABLA 1. SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS.

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

SIGLADESCRIPCINLONGITUD

CCControl Contributivo Archivo de control del maestro de afiliados de Rgimen Contributivo.2

CAControl Aportante Archivo de control del maestro de Aportantes Rgimen Contributivo, Rgimen de excepcin y medicina prepaga y seguros de salud2

CNCControl Novedades Contributivo Archivo de control de novedades Rgimen Contributivo.3

MCMaestro Contributivo Archivo Maestro de afiliados al Rgimen Contributivo2

MAMaestro Aportante Archivo Maestro de Aportantes de Rgimen Contributivo, Rgimen de excepcin y medicina prepaga y seguros de salud2

NCNovedades Contributivo Archivo Maestro de novedades de afiliados de Rgimen Contributivo2

CEControl Excepcin Archivo de control del maestro de afiliados de Rgimen de Excepcin.2

CNEControl Novedades excepcin archivo de Control de novedades de Rgimen de Excepcin.3

MEMaestro Excepcin Archivo Maestro de afiliados al Rgimen de Excepcin.2

NENovedades Excepcin Archivo Maestro de novedades de afiliados de Excepcin.2

CPControl Prepaga Archivo de control del maestro de afiliados de Medicina prepaga y Seguros de salud.2

CNPControl Novedades Prepaga archivo de Control de novedades de Medicina prepaga y Seguros de salud..3

CSControl Subsidiado Archivo de control del maestro de afiliados al Rgimen Subsidiado.2

MSControl Novedades excepcin archivo de Control de novedades de rgimen de Subsidiado.2

CTControl Contratos Archivo de control del maestro de contratos de Rgimen Subsidiado.2

MTMaestro Contratos Archivo maestro de contratos de Rgimen Subsidiado.2

CNSControl Novedades Subsidiado archivo de Control de novedades de contratos de Rgimen Subsidiado.3

NSNovedades Subsidiado Archivo Maestro de novedades de afiliados de Rgimen Subsidiado.2

CODENTIDADCdigo de la entidad de Salud que reporta la informacin6

DDMMAAAAFecha de generacin del archivo. No se debe utilizar ningn tipo de separador 8

DPTOCdigo del departamento segn codificacin DANE2

MPIOCdigo del municipio segn codificacin DANE3

V

Nmero de medios magnticos de archivos maestros enviados1

TABLA 2: NOMBRES DE ARCHIVOS DE CONTROL Y DE DATOS:

RGIMENTIPO DE ARCHIVONOMBRE DE ARCHIVOLONGITUD

Contributivo

Control AfiliadosCCCODENTIDADDDMMAAAAV17

Control AportantesCACODENTIDADDDMMAAAAV17

Control NovedadesCNCCODENTIDADDDMMAAAAV18

Maestro de AfiliadosMCCODENTIDADDDMMAAAA16

Maestro de AportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16

Maestro de NovedadesNCCODENTIDADDDMMAAAA16

ExcepcinControl AfiliadosCECODENTIDADDDMMAAAA16

Control AportantesCACODENTIDADDDMMAAAA16

Control NovedadesCNECODENTIDADDDMMAAAA17

Maestro de AfiliadosMECODENTIDADDDMMAAAA16


Maestro de NovedadesNECODENTIDADDDMMAAAA16

Prepaga y Seguros de salud

Control AfiliadosCPCODENTIDADDDMMAAAAV17

Control AportantesCACODENTIDADDDMMAAAAV17

Control NovedadesCNPCODENTIDADDDMMAAAAV18

Maestro de AfiliadosMPCODENTIDADDDMMAAAA16


Maestro de NovedadesNPCODENTIDADDDMMAAAA16

SubsidiadoControl Afiliados De ARS a

municipioCSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAAV22

De Municipio a DepartamentoCSDPTOMPIODDMMAAAAV16

De Departamento a FOSYGACSDPTODDMMAAAAV13

Maestro de afiliados De ARS a

MunicipioMSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA21

De Municipio a DepartamentoMSDPTOMPIODDMMAAAA15

De Departamento a FOSYGAMSDPTODDMMAAAA12

Control Contratos

De ARS a

MunicipioCTCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAAV22

De Municipio a DepartamentoCTDPTOMPIODDMMAAAAV16

De Departamento a FOSYGACTDPTODDMMAAAAV13

Maestro de ContratosDe ARS a

municipioMTCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA21

De Municipio a DepartamentoMTDPTOMPIODDMMAAAA15

De Departamento a FOSYGAMTDPTODDMMAAAA12

Control NovedadesDe ARS a

municipioCNSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAAV23

De Municipio a DepartamentoCNSDPTOMPIODDMMAAAAV17

De Departamento

a FOSYGACNSDPTODDMMAAAAV14

Maestro de novedadesDe ARS a

municipioNSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA21

De Municipio a DepartamentoNSDPTOMPIODDMMAAAA15

De Departamento a FOSYGANSDPTODDMMAAAA12

TABLA 3. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE CONTROL

Todos los archivos de datos deben venir acompaados de su correspondiente archivo de control segn la siguiente estructura:CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPODESCRIPCINLONGITUDVALOR PERMITIDOCONTRIBUTIVOSUBSIDIADOEXCEPCINPREPAGA Y SEGUROS DE SALUD

23Cdigo de entidadCdigo de la EPS, ARS, Excepcin, prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud.6xxxX

Fecha inicial Fecha inicial del perodo de la informacin.10Formato DD/MM/AAAAxxxX

Fecha finalFecha final del perodo de la informacin.10Formato DD/MM/AAAAxxxX

61Tipo de archivoMaestro o de Novedades11,2xxxX

Total registrosNmero de registros del archivo relacionado.xxxX

Nombre del archivoNombre del archivo de datos sin extensin .TXT (ver Tabla 2) NOMBRES DE ARCHIVOS DE CONTROL Y DE DATOS)xxxX

20Cdigo departamentoCodificacin DANE2vacoxvacoVaco

21Cdigo municipioCodificacin DANE3vacoxvacoVaco

Total contratosvacoxvacoVaco

2. DISEO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS

A continuacin se define el estndar de datos a presentar para cada unos de los regmenes: Contributivo, Subsidiado, Excepcin y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar informacin de afiliados al SGSSS. Los valores de cdigo y valores permitidos deben consultarse en el numeral II Glosario de Campos de este anexo tcnico.

2.1 RGIMEN CONTRIBUTIVO

Aplica para las EPS, EOC.

TABLA 4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN CONTRIBUTIVO

CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO

(VER TABLA 13. GLOSARIO DE CAMPOS)COTIZANTEBENEFICIARIO O ADICIONAL

23Cdigo Entidad 6Cdigo de la EPS o EOCXX

67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAvacoX

68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal17vacoX

1Tipo de identificacin del afiliado2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAXX

2Nmero de identificacin del afiliado17XX

3Primer apellido del afiliado20VER TABLA GLOSARIO DE CAMPOS..XX

4Segundo apellido del afiliado30X

Vaco X

Vaco

5Primer nombre del afiliado20XX

6Segundo nombre del afiliado30X

VacoX

Vaco

7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX

8Sexo del afiliado1M, FXX

9Tipo de cotizante21,2,3,4,5,10,11,12,13,14,15,16Xvaco

10Tipo de afiliado1C, B, AXX

11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11,2,3,4,5,6,7,9

(9 para cotizante principal)

(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)XX

12Tipo de identificacin del cnyuge o compaero (a) permanente2RC, NU, TI, CC, CE, PA X

VacoX

vaco

13Nmero identificacin del cnyuge o compaero (a) permanente16X

VacoX

vaco

19Declara incapacidad para trabajar (beneficiario mayor de 18 aos).1D, EVacoX

vaco

20Cdigo departamento2codificacin del DANEXX

21Cdigo municipio3codificacin del DANEXX

22Zona1U, RXX

24Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud. 10Formato DD/MM/AAAAXX

25Fecha de afiliacin a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX

27Estado actual de la afiliacin2AC, SU, DE, RE, RX, AF, IH, ISXX

31Tipo de identificacin del Aportante2NI, CC, CE, PA, TIXvaco

32Nmero de identificacin del aportante16Xvaco

33Digito de verificacin1Xvaco

42Sueldo Bsico 12Xvaco

43Actividad econmica 4Tabla CIIU revisin 3 DANE

(solo para independientes)X

vacovaco

Si un afiliado tiene ms de un aportante, la Entidad debe reportar un registro por cada uno de los Aportantes, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados.

Si un cotizante es independiente el mismo es su propio aportante, por lo tanto se reporta su informacin de identificacin en el maestro de afiliados y se enva el registro en el archivo maestro de aportantes.

TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES


(VER TABLA 13 GLOSARIO DE CAMPOS)OBSERVACIN

31Tipo de identificacin del Aportante2NI, CC, CE, PA, TI

32Nmero de identificacin del Aportante16

33Dgito de verificacin1

34Nombre o razn social del Aportante200Nombre del Aportante para Cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Empleadores.

35Tipo de aportante11, 2, 3Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su informacin como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser Empleador (1).

36Sector del aportante11, 2, 3

37Cdigo de la ARP4Vigente a fecha de generacin del archivo

43Actividad econmica4Tabla CIIU revisin 3 DANE

2.2 RGIMEN SUBSIDIADO

Aplica para las entidades administradoras de Rgimen Subsidiado, entidades locales y departamentales de salud que consolidan la informacin de afiliados.

TABLA 6. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN SUBSIDIADO


(VER GLOSARIO DE CAMPOS)CABEZA FAMILIAROTRO MIEMBRO DEL GRUPO FAMILIAR

Consecutivo afiliado8XX

23Cdigo Entidad 6Cdigo de la ARSXX

67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PA, ASvacoX

68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal 17vacoX

1Tipo de identificacin 2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PA, ASXX

2Nmero de identificacin del afiliado 17XX

3Primer apellido del afiliado20VER GLOSARIO DE CAMPOSXX


VacoX

Vaco


6Segundo nombre del afiliado30Vaco

XVaco

X



10Tipo de afiliado1F, OXX


(9 Para cabeza del grupo familiar)9X

15Grupo poblacional21, 2, 3, 4,5,6,7,

8,9,10,11,12,13,14,15,16XX

16Nivel SISBEN11,2,3,4,NXX

17Nmero de ficha SISBEN14XX

18Ncleo familiar SISBEN2XX

20Cdigo departamento2codificacin DANEXX

21Cdigo municipio3codificacin DANEXX

22Zona1U, RXX

24Fecha de afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud 10Formato DD/MM/AAAAXX

25Fecha de afiliacin a la Entidad 10Formato DD/MM/AAAAXX

50Nmero del contrato del ente territorial6XX

54Fecha de inicio del contrato Ente Territorial10Formato DD/MM/AAAAXX

53Tipo de Contrato2CO, AM, RC, RP, CN, CA, SP, OTXX

TABLA 7. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE CONTRATOS

CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDValor Permitido

(Ver TABLA 13. GLOSARIO DE CAMPOS)

Consecutivo

20Cdigo de departamento 2Codificacin DANE

21Cdigo de Municipio3Codificacin DANE

23Cdigo Entidad6Cdigo de la ARS

50Nmero del contrato del ente territorial6

51Tipo de Acto Administrativo 1A,R,O,N

52Nmero de Acto administrativo 6

53Tipo de contrato2CO, AM, RC, RP, CN, CA, SP ,OT

54Fecha de inicio del contrato Ente Territorial10Formato DD/MM/AAAA

55Duracin del Contrato Ente Territorial (en meses)2

56Nmero de afiliados del contrato Ente Territorial7

2.3 RGIMEN DE EXCEPCIN

Aplica para ECOPETROL, el Fondo prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.

TABLA 8. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL RGIMEN DE EXCEPCIN


(VER GLOSARIO DE CAMPOS)COTIZANTEBENEFICIARIO

23Cdigo de la entidad6Cdigo de la entidad de ExcepcinXX

67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAvacoX

68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal 17vacoX

1Tipo de identificacin del afiliado2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAXX

2Nmero de identificacin del afiliado17XX

3Primer apellido del afiliado20VER GLOSARIO DE CAMPOSXX


VacoX

Vaco


6Segundo nombre del afiliado30X

VacoX

Vaco



10Tipo de afiliado1C, BXX


(9 para el cabeza del grupo familiar)9X

20Cdigo departamento2Codificacin DANEXX

21Cdigo municipio3Codificacin DANEXX

25Fecha de afiliacin a la entidad.10Formato DD/MM/AAAAXX

31Tipo de identificacin del aportante2CC, CE, PA, TI,NU,NIXvaco

32Nmero de identificacin del aportante16SIN GUIONXvaco

33Digito de verificacin1Xvaco

42Salario Bsico 12Xvaco

Para este rgimen se debe reportar el Archivo de Aportantes conforme a la estructura definida en la tabla 5 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES.

2.4 MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD Y PLANES COMPLEMENTARIOS DE SALUD.

TABLA 9. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A MEDICINA PREPAGADA O DE SEGUROS DE SALUD

CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDValor Permitido

(Ver glosario)ASEGURADO principalASEGURADO

Beneficiario

23Cdigo entidad6Cdigo de la Aseguradora o de prepagaXX

67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAvacox

68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal 17vacox

1Tipo de identificacin Asegurado2CC, CE, PA, TI, RC, NUXX

2Nmero de identificacin asegurado17XX

3Primer apellido del asegurado20VER GLOSARIO DE CAMPOSXX

4Segundo apellido del asegurado30XX

5Primer nombre del asegurado20XX

6Segundo nombre del asegurado30XX

7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX


10Tipo de afiliado1S,BXX


(9 Para cabeza del grupo familiar o asegurado principal)9X

20Cdigo departamento2codificacin DANEXX

21Cdigo municipio3codificacin DANEXX

25Fecha de afiliacin a la entidad 10Formato DD/MM/AAAA

Fecha de afiliacin a la Entidad aseguradora o entidad de medicina prepagada.XX

57Numero de pliza o contrato plan adicional de salud PAS10XX

58Fecha de Inicio de pliza o contrato plan adicional de salud 2Formato DD/MM/AAAAXX

59Fecha final de pliza o contrato plan adicional de salud 16Formato DD/MM/AAAAXX

60Tipo de pliza o contrato plan adicional de salud11,2,3,4XX

3. ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE NOVEDADESAplica para todos los regmenes, contributivo, subsidiado, exceptuados, medicina prepagada y seguros de salud.

TIPOS DE ARCHIVOS DE NOVEDADES3.1 NOVEDADES DE INGRESO

Se entiende por INGRESO la informacin de afiliacin que por primera vez se ingresa a la Base de Datos Unica de Afiliados BDUA o la que se reporta para la movilidad entre regmenes previo cumplimiento de requisitos. Para este caso se debe reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro para el rgimen que aplique.

Las entidades deben reportar las novedades de ingreso utilizando el diseo y nombres de los archivos Maestros de Afiliados o de Aportantes segn rgimen.

3.2 NOVEDADES DE ACTUALIZACIN DE DATOS Y DE MODIFICACIN, RETIRO, MOVILIDAD, SUSPENSIN, INTERRUPCIN Y DESAFILIACIN

Las Entidades deben mantener actualizada la informacin mediante el reporte de novedades, identificando el tipo y fecha de la novedad y conservando la informacin histrica.

3.2.1 Novedades directas

Estas novedades se realizan cuando se actualizarn los campos: sexo, grupo poblacional, fecha de afiliacin al sistema y/o fecha de afiliacin a la entidad. Utilizando en el archivo maestro de novedades en el campo Cdigo de novedad se utiliza el Cdigo de Campo del dato a cambiar, de la siguiente tabla:

TABLA 10. CAMPOS DE NOVEDADES DIRECTAS:

CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALORES PERMITIDOSRGIMEN

8Sexo del afiliado1MMasculinoCSEP

FFemeninoCSEP

15Grupo poblacional21IndigentesS

2Poblacin infantil a cargo del ICBFS

3Madres comunitariasS

4Artistas, autores, compositoresS

5OtrosS

6Recin Nacidos o menores de 5 aosS

7DiscapacitadoS

8DesmovilizadosS

9DesplazadosS

10Poblacin ROMS

11Poblacin RaizalS

12Poblacin en centros psiquitricosS

13MigratorioS

14IndgenaS

15AfrocolombianoS

24Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud10Formato DD/MM/AAAACSEP

25Fecha de afiliacin a la entidad10Formato DD/MM/AAAACSEP

3.2.2 Novedades de Actualizacin:

Las entidades obligadas deben enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA como novedades, las modificaciones a los datos reportados en los archivos maestros de afiliados de las tablas 4, 6, 8 y 9 de acuerdo con los cdigos de la tabla 12. CDIGOS DE NOVEDADES, en la estructura de la tabla 11. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES.

Cuando la novedad de actualizacin afecte ms de un campo en el registro del afiliado o asegurado, se debe tener en cuenta el orden de las variables a actualizar segn el cdigo de novedad contenido en la tabla 12. CDIGOS DE NOVEDADES adems, del rgimen al que aplica. TABLA 11. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES

CDIGONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO

(VER TABLA 13. GLOSARIO DE CAMPOS)CONTRIBUTIVOSUBSIDIADOEXCEPCINPREPAGO y SEGUROS SALUDOBSERVACIONES

Consecutivo de la novedad8XXXXConsecutivo por archivo, iniciando en uno (1)

23Cdigo de Entidad6XXXX

31Tipo de Identificacin afiliado o asegurado2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PA, ASXXXXDatos con el que figura el afiliado en el ltimo registro de la BDUA

2Nmero de identificacin afiliado o asegurado16XXXX

3Primer apellido del afiliado 30XXXX

4Segundo apellido del afiliado20XXXX

5Primer nombre del afiliado30XXXX

6Segundo nombre del afiliado20XXXX

7Fecha de Nacimiento del Afiliado10Formato

DD/MM/AAAAXXXX

20Cdigo del Departamento del Afiliado2Codificacin DANEXXXX

21Cdigo del Municipio del Afiliado3Codificacin DANEXXXX

50 57Nmero de contrato o pliza6vacoXXX

54Fecha de inicio del contrato10Formato

DD/MM/AAAAvacoXvacovaco

Cdigo de la novedad 3Tabla 12 Cdigos de Novedades (NXX) o Cdigo del Campo Tabla 10 Campos de novedades directas.XXXXRegistrar el cdigo de campo a afectar o cdigo de novedad segn rgimen.

30Fecha inicio de novedad10Formato

DD/MM/AAAAXXXXFecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.

Nuevo valor 1XXXXDependiendo del cdigo de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el Mismo orden en que aparecen en la tabla 12 CDIGOS DE NOVEDADES.

Nuevo valor 2X vacoX vacoX vacoX vaco






TABLA 12. CDIGOS DE NOVEDADES: Estos cdigos prevalecen sobre las novedades directas. Se deben diligenciar todos los campos a actualizar, as, solo uno de ellos cambie.

Cdigo de NovedadDescripcinOrden de las Variables a

ActualizarCONTRIBUTIVOSUBSIDIADOEXCEPCINPREPAGO - SEGUROS SALUDObservaciones

X = aplica para el rgimen

SOMBREADO =No aplica para el rgimen

N01Actualiza documento de identificacin del afiliado y/o fecha de nacimiento1,2,7XXXXPara cambio de tipo y/o nmero de documento y/o fecha de nacimiento. Si se desea actualizar cualquiera de las 3 variables deben ser diligenciadas obligatoriamente las 3.

1= tipo de identificacin del afiliado

2= nmero de identificacin del afiliado

7= fecha de nacimiento

N02Actualiza nombres5,6XXXX5= Primer nombre: no vaco, no nulo, sin espacios, no nmeros, no caracteres especiales. Este campo debe identificar nicamente el primer nombre del afiliado.

6= Segundo nombre: todos los dems nombres del afiliado distintos al primer nombre. Por Ej.: DEL CARMEN. Puede permitir vaco y espacios entre nombres compuestos.

N03Actualiza apellidos3,4XXXX3= Primer apellido: no vaco, no nulo, con espacios cuando el primer apellido sea compuesto, por Ej.: DE LA ROSA, no nmeros, no caracteres especiales. Este campo debe identificar nicamente el primer apellido del afiliado.

4= Segundo apellido: Todos los dems apellidos del afiliado distintos al primer apellido. Por Ej.: DEL CASTILLO. Puede permitir vaco y espacios entre apellidos compuestos o de casada.

N04Reporta cambio de Departamento, Municipio, Zona rural.20, 21,22XXXSolo aplica para los regmenes Contributivo y de Excepcin.

Para subsidiado se generara novedad N15 de traslado de contrato o continuidad.

20= Cdigo Departamento21= Cdigo Municipio

22 = Zona (R,U)

N05Reporta exclusin de beneficiario o adicional o miembro del grupo familiar67,68XXXXSe considera exclusin cuando se pierde el derecho como beneficiario o por manifestacin del cotizante, de acuerdo a las normas vigentes o por cambio de beneficiario a cotizante.

67,68 = tipo y nmero de identificacin del cabeza de familia o cotizante con el cual se encuentra inscrito en BDUA el beneficiario o adicional o miembro del grupo familiar.

N06Inclusin de aportante adicional o cambio de aportante del afiliado o cambio de tipo de cotizante. Cambio de beneficiario a Cotizante.9,11,31,

32,33,41, 42XAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.

Aplica para adicionar otra relacin con Aportante diferente a cotizante independiente.

Si la persona se encuentra afiliada como independiente en BDUA y quiere incluir un aportante diferente debe utilizar esta novedad.

Esta novedad permite realizar cambio de tipo de cotizante.

9= Tipo de cotizante (para diferente a cotizante independiente)11= relacin con cotizante o cabeza de familia - parentesco (= 9 para identificar si es cabeza grupo de familia o cotizante principal)

31= tipo de identificacin del aportante

32= nmero de identificacin del aportante

33 = Digito de verificacin

41= Fecha de vinculacin al aportante 42= salario Bsico

N07Inclusin como beneficiario o adicional al grupo familiar67,68, 10,11,19XXXAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.

Aplica nicamente para cuando un cotizante se vuelve beneficiario o un beneficiario cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad.

No aplica para segundo cotizante del grupo familiar.

67,68 = tipo y nmero de identificacin del cotizante al que se va a unir el beneficiario.

10: Tipo de afiliado: solo para Beneficiario o Adicional

11: Relacin con el cotizante

19: Exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 aos. (Estudiantes o Discapacitados).

N08Adicionar cotizante independiente como otro aportante41,42XXAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.

Aplica para adicionar el cotizante independiente como su propio aportante.

Esta novedad tambin aplica para cambio de tipo de cotizante diferente de independiente a independiente.

41= Fecha de vinculacin al aportante (fecha en la que empieza como cotizante independiente)

42 = Salario Bsico.

N09Retiro por muerte27, 63XXXXSe reporta la novedad de retiro por muerte del afiliado

27= estado de afiliacin = AF

63= fecha de defuncin

N10ELIMINADA

N11ELIMINADA

N12Activacin por regreso del exterior en calidad de

Cotizante dependiente.31,32,33, 41, 42XXActivacin de un cotizante que previamente report novedad de viajero. Cuando existen variaciones del grupo familiar se debe reportar la novedad del afiliado que cambio.

En la base de datos se actualiza tipo de cotizante igual a dependiente, si llega en calidad de independiente se debe reportar a travs de la novedad N08.

31= Tipo de identificacin del aportante 32= Nmero de identificacin del aportante33= Digito de verificacin 41= Fecha de vinculacin al aportante

42= Salario Bsico.

N13Finalizacin o interrupcin de relacin con un aportante31,32,33XXRetiro de alguna de las relaciones con algn aportante Reportado, si es suspensin de la relacin laboral o Si es interrupcin por suspensin disciplinaria o licencia no remunerada. Cuando un cotizante diferente de independiente presenta relacin con ms de un Aportante.

31= Tipo de identificacin del aportante 32= Nmero de identificacin del aportante33= Digito de verificacin

N14ELIMINADA

N15Traslados entre ARS de un mismo municipio y/o actualizacin de nmero de contrato y/o de fecha de contrato del Rgimen Subsidiado23,

50,53,54XAplica para actualizar las contrataciones de continuidad a la vigencia actual. 23, Cdigo de Entidad (ARS)50 = nmero del contrato ente territorial

53 = Tipo de contrato

54 = Fecha inicial del Contrato

N16Renovacin pliza de seguro salud57,58,

59,60X57 = nmero de la pliza de seguro de salud 58 = Fecha de Inicio de pliza

59 = Fecha final de pliza

60 = tipo de pliza

N17Cancelacin contrato o pliza seguro salud57,59XFecha hasta la cual permaneci vigente lo pliza de salud

57 = nmero de la pliza de seguro de salud

59 = Fecha final de pliza

N18ELIMINADA

N19Paso transitorio del Rgimen Subsidiado al Rgimen Contributivo27,62XNovedad reportada solo por el Subsidiado para identificar estado de afiliacin suspendido por paso temporal al rgimen contributivo.

27 = Estado de afiliacin = SU62 = Fecha final de la novedad (corresponde a tres meses a partir de la fecha en que ocurri la novedad).

N20Actualizacin datos del cnyuge 10,12,13XXXXActualizacin de datos del cnyuge para unificacin del grupo familiar.

Aplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.

Cnyuges deben existir en BDUA.

10 = Tipo de afiliado 12 = Tipo de identificacin del cnyuge (a) permanente

13 = Nmero de identificacin del Cnyuge compaero (a) permanente

N21Novedad de movilidad entre EPSs.26,25,9, 10,11,20, 21XNovedad que aplica solo para el Rgimen Contributivo cuando se presenta una movilidad del afiliado entre EPS y/o EOC, cumpliendo con los trminos establecidos en la normatividad vigente.

Esta novedad puede aplicarse si el afiliado tiene uno de los siguientes estados de afiliacin en BDUA: Activo, desafiliado, retirado, Interrupcin por viaje al exterior. Teniendo en cuenta los trminos establecidos en la normatividad vigente y el correspondiente a porte al sistema. Quedando con estado Activo en la nueva entidad.

26= Cdigo de EPS anterior

25= Fecha de afiliacin a la entidad (EPS nueva)9 = Tipo de cotizante10 = Tipo de afiliado 11 = relacin con cotizante o cabeza de familia20 = cdigo departamento21 = cdigo municipio.Para el caso de traslado de beneficiario se diligencian los campos 26,25,,10,20,21 (Vaco el campo tipo de cotizante)

Para el caso en que se genere la novedad de traslado y el cotizante tenga ms de un aportante debe reportarse la novedad de traslado y la novedad N06 y/o N08 segn el caso.

Si cambian Aportantes generar novedad de actualizacin N05 o N08.

N22Cambio de otro miembro del grupo familiar a Cabeza de Familia67,68XAplica solo para el Rgimen Subsidiado.

Aplica para afiliaciones diferentes a la primera vez.

Cuando el otro miembro del grupo pasa a ser cabeza del grupo familiar el campo 11 = relacin con cotizante o cabeza de familia = 9 (para identificarlo como cabeza principal del grupo de familia).

67,68= Tipo y nmero de identificacin del cabeza de familia con el que se encuentra inscrito en BDUA el otro miembro del Grupo familiar.

N23Inclusin como otro miembro del grupo familiar67,68,11XAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.

Aplica solo para el Rgimen Subsidiado.

Aplica cuando un cabeza de familia se vuelve otro miembro del grupo familiar, o cuando un miembro del grupo se cambia de grupo familiar

67,68= Tipo y nmero de identificacin del cabeza de familia al que se va a unir.

11 = Relacin con el cabeza de familia

N24Actualizacin datos del SISBEN.16,17,18XSe deben diligenciar todos los campos aunque solo se requiera el cambio de uno de ellos.

16 = Nivel de SISBEN

17 = Nmero de Ficha SISBEN

18 = Ncleo familiar SISBEN

N25Carnetizacin del afiliado28,29XXXX28 = Nmero de carn.29 = Fecha de Carnetizacin. (Fecha en la cual se carnetiza o renueva el carn al afiliado)

N26Activacin del Estado de fallecido.1,2,64,65XXXXNovedad utilizada para cambiar el estado fallecido (AF) a activo (AC) debido a error en el reporte del estado y comprobacin legal de sobrevivencia.

Si es cotizante se actualiza al grupo familiar

1, 2 = Tipo y nmero del documento del afiliado con el cual queda activo.

64 = Fecha del documento en el cual la Entidad de salud (EPS, ARS, EXCEPCIN, PREPAGA) reporta la novedad.

65 = Fecha documento expedido por Registradura o notaria.

66 = Tipo de entidad que expide el documento aclaratorio (1= Registradura, 2= Notaria)

N27Cambio de estado de Afiliacin a IS 27,62XXX27 = Estado de afiliacin: (IS = Interrupcin por suspensin disciplinaria o licencia no remunerada servidores pblicos).

62 = Fecha final de la Novedad.

No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido.

N28Cambio del estado de Afiliacin a DE o RE. 27,69XXXX27 = Estado de afiliacin: (DE = desafiliado, RE = Retirado)

69 = Fecha de cambio de estado de afiliacin.No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido

N29Cambio del estado de Afiliacin a IH o RX.27,69X27 = Estado de afiliacin: (IH = Por Interrupcin por periodo de Huelga, RX = afiliacin interrumpida por viaje al exterior)

69 = Fecha de cambio de estado de afiliacin.

No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido

N30Activacin del estado de Afiliacin cuando es igual a IS o SU o IH.27,69XXXX27 = Estado de afiliacin = AC.69 = Fecha de cambio de estado de afiliacin.

No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido

Cuando un afiliado presente en un mismo periodo ms de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Para el Rgimen Subsidiado los afiliados correspondientes a contratos suscritos en la modalidad de continuidad, se deben actualizar con la novedad N15 de traslado entre ARS o de actualizacin de nmero y fecha de inicio del contrato, cuando se cambia de vigencia.

III. GLOSARIO DE CAMPOS

Son los datos que las entidades, deben mantener en su sistema de informacin, independiente de los dems previstos en los formularios de afiliacin y de todos los necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a los afiliados, as como para atender los requerimientos especiales de la Superintendencia Nacional de Salud para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspeccin y control.

Para los nombres y apellidos compuestos se tomar como primer nombre ser el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos.

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del FOSYGA para la actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.

En la columna CODIGO se registra consecutivo asignado a cada variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripcin de la variable, en la columna LONGITUD el tamao mximo que puede tomar la variable, en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripcin y en REGIMEN se indica a qu rgimen es aplicable.

TABLA 12: GLOSARIO DE CAMPOS

CDIGO DEL CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALORES PERMITIDOSRGIMEN

1Tipo de identificacin del afiliado2MSMenor sin identificacin CSEP

RCRegistro civilCSEP

NUNmero nico de identificacin personalCSEP

TITarjeta de identidadCSEP

CCCdula de ciudadanaCSEP

CECdula de extranjeraCSEP

PAPasaporteCSEP

ASAdulto sin identificacinS

2Nmero de identificacin del afiliado 17Validado segn el tipo de documentoCSEP

3Primer apellido del afiliado20Para los nombres y apellidos compuestos se tomar como primer nombre ser el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Marco Alejandro Martnez del Castillo.

Primer nombre: JULIO, segundo nombre: MARCO ALEJANDRO. Primer apellido: MARTINEZ, segundo apellido: DEL CASTILLO.

Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reporta vaco en estos campos.

Se utilizar a la abreviatura VDA para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O)

CSEP

4Segundo apellido del afiliado30CSEP

5Primer nombre del afiliado20CSEP

6Segundo nombre del afiliado30CSEP

7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAACSEP

8Sexo del afiliado1MMasculinoCSEP

FFemeninoCSEP

9Tipo de cotizante21DependienteC

2Empleada domesticaC

3IndependienteC

4Madre comunitaria con cobertura familiar.C

5Madre comunitaria sin cobertura familiar.C

10PensionadoC

11Pensionado por sustitucinC

12Aprendices del SENAC

13Ex empleado publico con reconocimiento sin vinculacinC

14Ex empleado publico vinculado con empleador privadoC

15Desempleado con subsidio Caja de Compensacin FamiliarC

16Independiente agremiadoC

10Tipo de afiliado1CCotizanteCE

BBeneficiarioCEP

AAdicionalC

FCabeza de familiaS

OOtro miembro del ncleo familiarS

SAseguradoP

11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11Cnyuge o compaero(a) permanenteCSEP

2Hijo (a)CSEP

3Padre o madreCEP

4Segundo grado de consanguinidadCP

5Tercer grado de consanguinidadCP

6Menor de 12 aos sin consanguinidadCP

7Padre o madre del cnyugeCP

9Cabeza del Grupo Familiar o Cotizante PrincipalCSEP

12Tipo de identificacin cnyuge o compaero (a) permanente2RCRegistro civilC

NUNmero nico de identificacin personalC

TITarjeta de identidadC

CCCdula de ciudadanaC

CECdula de extranjeraC

PAPasaporteC

13Nmero de Identificacin cnyuge o compaero(a) permanente16Validado segn el tipo de documentoC

15Grupo poblacional21IndigentesS

2Poblacin infantil a cargo del ICBFS

3Madres comunitariasS

4Artistas, autores, compositoresS

5OtrosS

6Recin Nacidos S

7DiscapacitadoS

8DesmovilizadosS

9DesplazadosS

10Poblacin ROMS

11Poblacin RaizalS

12Poblacin en centros psiquitricosS

13MigratorioS

14Poblacin en centros carcelarios.

15IndgenaS

16AfrocolombianoS

16Nivel SISBEN11Nivel IS

2Nivel IIS

3Nivel IIIS

4Nivel IV S

NNo aplicaS

17Nmero de ficha SISBEN14S

18Ncleo familiar SISBEN2S

19Declara incapacidad para trabajar (beneficiario mayor de 18 aos).1DDiscapacidadC

EEstudianteC

20Cdigo de departamento2Codificacin DANECSEP

21Cdigo de municipio3Codificacin DANECSEP

22Zona1UUrbanaCSEP

RRuralCSEP

23Cdigo Entidad6Cdigo de la EPS o EOC o ARS o Entidad de Excepcin o Aseguradora o Prepaga o planes complementarios de salud.CSEP

24Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud10Formato DD/MM/AAAACSEP

25Fecha de afiliacin a la entidad de salud10Formato DD/MM/AAAACSEP

26Cdigo entidad anterior 6Cdigo de la EPS o EOC en que se encontraba el afiliado antes de la movilidadC

27Estado actual de la afiliacin2ACActivo CSEP

SUSuspendidoCSEP

DEDesafiliadoCSEP

RERetiradoCSEP

RXAfiliacin interrumpida por viaje al exteriorCSEP

AFAfiliado fallecidoCSEP

IHInterrupcin por periodo de Huelga o suspensin temporal contrato de trabajo.CSEP

ISInterrupcin por suspensin disciplinaria o licencia no remunerada servicios pblicosCSEP

28Nmero de Carn14Alfanumrico CSEP

29Fecha de Carnetizacin 10Formato DD/MM/AAAACSEP

30Fecha de inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAACEP

31Tipo de identificacin del Aportante2NINmero de identificacin tributariaCEP

CCCdula de ciudadanaCEP

CECdula de extranjeraCEP

PAPasaporteCEP

TITarjeta de identidadCEP

32Nmero de identificacin del Aportante16SIN GUIONCEP

33Digito de verificacin1CEP

34Nombre o razn social del aportante200Nombre del Aportante para Cotizantes Dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes.CEP

35Tipo de aportante11EmpleadorCEP

2Administrador de pensionesCEP

3Entidad agrupadoraCEP

36Sector del aportante11Pblico CEP

2PrivadoCEP

3MixtoCEP

37Cdigo de la ARP4Segn Tabla de ARPCEP

41Fecha de vinculacin al aportante10Formato DD/MM/AAAACEP

42Salario Bsico 12Sin formatoCEP

43Actividad econmica4Segn Tabla CIIU revisin 3 DANECEP

50Nmero del contrato del ente territorial6S

51Tipo de Acto Administrativo1AAcuerdoS

RResolucinS

OOtroS

NNingunoS

52Nmero de Acto administrativo6S

53Tipo de contrato2COContinuidadS

AMAmpliacin de coberturaS

RCRecursos de cajasS

RPRecursos propiosS

CNCONPESS

CACafeterosS

SPSubsidios ParcialesS

OTOtrosS

54Fecha de inicio del contrato Ente Territorial10Formato DD/MM/AAAAS

55Duracin del Contrato Ente Territorial (en meses)2S

56Nmero de afiliados del contrato Ente Territorial7S

57Numero de pliza o contrato plan adicional de salud - PAS15P

58Fecha de Inicio de pliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAAP

59Fecha final de pliza o contrato plan adicional de salud 10Formato DD/MM/AAAAP

60Tipo de pliza o contrato plan adicional de salud11Medicina prepagadaP

2Seguros privados en saludP

3Planes complementariosP

4Servicio de ambulancia prepagada

61Tipo de archivo11MaestrosCSEP

2NovedadesCSEP

62Fecha final de novedadFormato dd/mm/aaaaCSEP

63Fecha de expedicin del documento papel de aclaracin de nmero de documento invalido o con estado de fallecido en la RNEC o notaria.10Formato dd/mm/aaaaCSEP

64Fecha de reporte de la Entidad de salud que informa aclaracin de nmero documento invalido o con estado de fallecido en RNEC.10Formato dd/mm/aaaaCSEP

65Numero de resolucin aclaratoria o nmero de declaracin de supervivencia del nmero de documento invalido o con estado de fallecido en RNEC.10AlfanumricoCSEP

66Tipo de entidad que expide el documento aclaratorio.11RegistraduraCSEP

2NotaraCSEP

67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal.2MSMenor sin identificacin CSEP

RCRegistro civilCSEP

NUNmero nico de identificacin personalCSEP

TITarjeta de identidadCSEP

CCCdula de ciudadanaCSEP

CECdula de extranjeraCSEP

PAPasaporteCSEP

ASAdulto sin identificacinS

68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal. 16Validado segn el tipo de documentoCSEP

69Fecha de cambio de estado de afiliacin 10Formato dd/mm/aaaaCSEP

IV. ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION

1. MEDIOS.

La informacin debe presentarse en medio magntico o electrnico. Los siguientes son los formatos tecnolgicos de los medios aceptados:

a. CD-ROM, de 74 minutos, 650 Megabytes o superior

b. Disquete ZIP, 120 MB o superior

c. Transferencia Electrnica.

2. CARACTERSTICAS DE FORMATO.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones tcnicas:

a. Todos los datos deben ser grabados como alfanumricos en archivos planos, con extensin .txt.

b. Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras MAYSCULAS.

c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.

d. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningn valor, es decir, debe ser vaco y reportarse en el archivo plano como (,,).

e. Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas () ni ningn otro carcter especial.

f. Los campos tipo fecha deben tener el formato dia/mes/ao (dd/mm/aaaa) incluido el carcter slash (/) a excepcin de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g. Los campos numricos deben venir sin ningn formato de valor ni separacin de miles ni decimales.

h. Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo tcnico se deben entender como el tamao mximo del campo.

i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacin, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos nmero de identificacin, apellidos y nombres.

j. Tener en cuenta que cuando el cdigo de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal O la cual es un carcter diferente a cero.

k. Los archivos planos no deben traer ningn carcter especial de fin de archivo ni de final de registro.

l. El nmero total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magntico.

m. Para optimizar el proceso de envo de los archivos se pueden comprimir con formato ZIP.

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Anexo Tecnico Resolucion 890_05ok

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