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Luis Edo Salamanca S.

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CONTROL PRESUPUESTAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

S.A.S. NIT 900.271.100-5

2013

MANUAL DEL USUARIO

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Código:GC-MAN-CYT-2013001

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SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO Página: 2 de 109

CONTENIDO

INTRODUCCION ......................................................................................................................................... 6 OBJETIVO MANUAL DEL USUARIO....................................................................................................... 6 1 SOPORTE TÉCNICO ......................................................................................................................... 7

3.1 INFORMACIÓN DE APLICACIÓN DEL SISTEMA ................................................................ 7

3.1.1 Requerimientos Del Sistema ............................................................................................. 7

3.1.2 Instalación Del Sistema ...................................................................................................... 8

3.1.3 Procedimiento para entrar a SINFA ”control presupuestal” .......................................... 8

3.2 Entrar al programa....................................................................................................................... 9

3.2.1 Acceso a SINFA Control Presupuestal ............................................................................ 9

3.3 Contenido del Menú Principal ..................................................................................................11

Administración “Inicio de sesión SINFA SOFTWARE” ............................................................11

3.3.1 Archivo ................................................................................................................................12

3.3.1.1 Plan Presupuestal .........................................................................................................13

Ingresar al Plan Presupuestal .................................................................................................14

Datos básicos del Plan Presupuestal ...................................................................................15

Descripción de campos del Plan presupuestal .....................................................................15

Dinámica del plan presupuestal ..........................................................................................19

3.3.1.2 Terceros ..........................................................................................................................25

Ingresar a la Tabla de Terceros ...............................................................................................26

Consultar y/o Modificar la Información de un Tercero. ....................................................27

Información Adicional ............................................................................................................28

3.3.1.3 Años y Meses. ................................................................................................................29

Crear un Registro Nuevo ......................................................................................................29


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3.3.1.4 Fuentes de recursos .....................................................................................................30

Crear un Concepto nuevo de fuente de recursos .............................................................30

3.3.1.5 Destinación de la inversión ..........................................................................................31

3.3.1.6 Responsables por dependencia ..................................................................................32

3.3.1.7 Responsables.................................................................................................................32

3.3.1.8 Dependencias. ...............................................................................................................33

3.3.1.9 Tipos de Comprobantes ...............................................................................................33

3.3.2 Movimientos .......................................................................................................................35

Utilidades de icono de movimiento: ........................................................................................36

3.3.2.1 Movimiento de ingresos: ...............................................................................................37

3.3.2.1.1 Reconocimiento de ingresos: ................................................................................37

3.3.2.1.2 Ingreso de tesorería: ...............................................................................................40

3.3.2.2 Movimientos de Gastos ................................................................................................42

3.3.2.2.1 Disponibilidades .......................................................................................................42

3.3.2.2.2 Registros de compromisos ....................................................................................45

3.3.2.2.3 Registro de la obligación cxp ................................................................................49

3.3.2.2.4 Pago de Tesorería ...................................................................................................52

3.3.2.2.5 Adición a Disponibilidad .........................................................................................55

3.3.2.2.6 Disminución a disponibilidad. ................................................................................56

3.3.2.2.7 Disminución a registro ............................................................................................58

3.3.2.3 Modificación A Apropiación ..........................................................................................59

3.3.2.3.1 Traslados ..................................................................................................................59

3.3.2.3.2 Adiciones ..................................................................................................................62


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3.3.2.3.3 Reducciones .............................................................................................................64

3.3.2.3.4 Aplazamientos..........................................................................................................66

3.3.2.3.5 Liberación de Aplazamiento ..................................................................................69

3.3.3 Informes ..............................................................................................................................72

3.3.3.1 Sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes SIRECI. ......................73

3.3.3.2 Informe CHIP- CGR. .....................................................................................................76

3.3.3.3 Informe CHIP- FUT .......................................................................................................85

3.3.3.4 Informe Sistema Integral de Auditoria SIA ................................................................87

3.3.3.5 Otros informes:...............................................................................................................91

3.1.1.1.1.1 Otros informes generados a partir de la plataforma principal de

prepuesto: 91

3.3.4 Informes generados a partir del menú principal de prepuesto: ..................................93

3.3.4.1 Ingresos: .........................................................................................................................93

3.3.4.2 Gastos: ............................................................................................................................94

3.3.4.3 De Apropiación: .............................................................................................................94

3.3.4.4 De Reserva y cuentas por pagar: ...............................................................................95

3.3.4.5 De PAC: ..........................................................................................................................95

3.3.4.6 Informes Entes de Control según departamento: .....................................................96

3.3.4.7 Informes Con destino Auditoria ...................................................................................96

3.3.4.8 Informes Relación de Gastos e ingresos: ..................................................................97

3.3.4.9 Otros listados de informes: ..........................................................................................98

3.3.4.9.1 Listado Plan Presupuestal .....................................................................................98

3.3.4.9.2 Listado de Fuente de Recurso ...........................................................................100


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3.3.5 Mantenimiento ..................................................................................................................101

3.3.6 Administración:.................................................................................................................105

3.3.6.1 Autorizaciones:.............................................................................................................105

3.3.7 Utilidades ..........................................................................................................................106

3.3.7.1 Copias de seguridad Backup. ....................................................................................106

Uso de teclas método abreviado .......................................................................................108


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INTRODUCCION

El módulo de Control Presupuestal está diseñado y ajustado a las normas y requerimientos vigentes (Título XII, Capítulo 3 de la Constitución Política; Decreto 586, 630 y 615 de 1996; Resolución 036 de 1998 y Ley 715 del 2001). La codificación del Plan Presupuestal permite hasta 16 dígitos y registrar auxiliares de tercero, Centros de Costo y Auxiliares Generales de acuerdo a las necesidades de la Entidad. Maneja en toda la estructura del Presupuesto el Plan Anual de Caja PAC. Realiza interfaces desde Contabilidad, nómina, Almacén, Impuestos Municipales y Facturación de servicios domiciliarios. Realiza interfaces hacia Contabilidad para el registro de las cuentas de Planeación y Presupuesto. A su vez genera documentos presupuestales, tales como: 1. Certificados de disponibilidad presupuestal 2. Registro de compromisos presupuestales. 3. Registro de obligación. 4. Pagos de Tesorería. Produce reportes e informes requeridos por la Entidad tanto internos como externos, de igual forma los solicitados por los Entes de Control. La importancia de control presupuestal dentro de una entidad, se constituye en una herramienta de gran utilidad para poder tomar las decisiones más adecuadas en cuanto al manejo y disposición de recursos con los cuales se cuenta. SINFA SQL SOFTWARE presenta en este documento, una completa guía de utilización del programa "SINFA Control Presupuestal", con el fin de que los usuarios del mismo obtengan de éste el máximo grado de efectividad, haciendo el mejor uso de todas y cada una de las herramientas que ofrece.

OBJETIVO MANUAL DEL USUARIO

El manual del usuario de SINFA Control Presupuestal tiene como objetivo, presentar una visión general del funcionamiento del producto y describir los procedimientos para el manejo y utilización del programa dentro de la organización, logrando así que las personas que tienen acceso al sistema, obtengan el beneficio total que el programa les ofrece.


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1 SOPORTE TÉCNICO

La Red de soporte de SINFA SOFTWARE ofrece opciones de soporte técnico de gran calidad que le permitirán obtener lo que necesita: respuestas correctas y rápidas. Si se tiene alguna inquietud sobre alguno de los productos SINFA SOFTWARE, siga algunos de los siguientes pasos: 1. Consulte la documentación y la información impresa incluida con el producto. 2. Consulte la Ayuda en pantalla. 3. Consulte las memorias, documentación o boletines de los seminarios, foros o cursos de capacitación, realizados por SINFA SOFTWARE. 4. Si no encuentra la solución, llame a SINFA SOFTWARE. Línea directa: (1)896 65 05, o a los celulares 3107799598, 3123876347, 3114468075, 3114497965, 3114508485, 3125225274, 3203716621. Cuando llame, deberá estar frente a su PC y tener a mano este documento (manual de usuario), así mismo, esté preparado para proporcionar la siguiente información: 1. El número de la versión del aplicativo SINFA SOFTWARE que esté utilizando. 2. El tipo de hardware que esté utilizando. 3. Cita textual de todo el mensaje que aparezca en la pantalla. 4. Una descripción de lo ocurrido y de lo que intentaba hacer cuando se produjo el problema. 5. Una descripción de cómo ha intentado resolver el problema.

3.1 INFORMACIÓN DE APLICACIÓN DEL SISTEMA

Este sistema se diseñó para el manejo de información Control Presupuestal se denomina “SINFA Control Presupuestal”. La aplicación se ejecuta sobre ambiente Windows95 o posterior, y como tal sigue los estándares de este sistema operativo.

3.1.1 Requerimientos Del Sistema

Para utilizar el sistema de SINFA Control Presupuestal se necesita:

Un PC con procesador 486 o superior (Pentium recomendado) de 66 MHz o más rápido.


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Sistema operativo Windows95 o posterior.

32 MB de memoria RAM; se recomiendan 64 MB o más

200 MB de espacio disponible en disco duro.

Unidad de disco de 3½(A:) Unidad de CD-ROM

Monitor de vídeo VGA o de mayor resolución.

Mouse o dispositivo de señalización compatible.

Instaladores del sistema suministrados por SINFA SOFTWARE

3.1.2 Instalación Del Sistema

El proceso de instalación del sistema de SINFA Control Presupuestal, se debe seguir los siguientes pasos: Inserte el CD-ROM de instalación en la respectiva unidad, a continuación se observa una ventana de Bienvenida al proceso de instalación. A medida que avanza el proceso se presentan opciones donde se debe indicar el tipo de instalación a ejecutar así como el folder o Directorio donde se instala la aplicación, la predeterminada es C:\SINFA si desea cambiarla haga CLICK en el botón Change Folder, s e g u i d a m e n t e OK para continuar la instalación. Las opciones de instalación: Typical(Típica Recomendada) Custom(Personalizada) y Compact(Compacta), Haga CLICK en la deseada y así continuará el proceso hasta terminar. Para los demás casos siga las instrucciones. Se recomienda seleccionar las opciones que presenta el instalador como predeterminado. Opción Explorador de Windows. Si su equipo no posee unidad de CD-ROM puede ejecutarlo por medio de una Red de Área Local, utilizando una unidad compartida por otro terminal. Localice en el Folder Componte Setup.exe y haga doble CLICK en o elija la opción ABRIR del menú Archivo con el cual se iniciará el proceso de instalación.

3.1.3 Procedimiento para entrar a SINFA ”control presupuestal”

Para trabajar con el sistema SINFA SOFTWARE debe tener en cuenta las especificaciones que se mencionaran en este manual.


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3.2 Entrar al programa

Si el proceso de instalación se realiza satisfactoriamente en Inicio de Windows, Programas, SINFA SOFTWARE aparece un menú con la opción Control Presupuestal, sobre la cual se debe hacer clic, para ingresar al programa.

3.2.1 Acceso a SINFA Control Presupuestal

Al ingresar al programa presupuestal y siga las siguientes indicaciones:

Seleccionar la compañía. En el cuadro de compañía seleccione el nombre de

la compañía en la que desea trabajar (Nit de la entidad).

Digitar el nombre del usuario. Identificación del usuario que entra al sistema.

El número máximo de caracteres asignado a cada usuario es de siete. (La

identificación del usuario y la clave de acceso, se definen en la opción Usuarios

del Sistema).


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Digitar la clave de acceso. Clave exclusiva para cada usuario, con la cual se le da

acceso al sistema. El número máximo de caracteres asignado para la clave, es

de 12 caracteres y puede ser alfanumérico o numérico. SINFA tiene a disposición

la siguiente clave, como opción de ingresar inicialmente al sistema, y de igual

forma para que ustedes puedan modificarla para su seguridad.

Para realizar el cambio de clave, Haga doble clic en el botón Cambio de Clave después de identificarse con la clave anterior. El sistema le pedirá que transcriba su nueva clave, teniendo en cuenta que al digitarla no se ve en la pantalla si no , *******, sin embargo el sistema permite utilizar la tecla de retroceso para corregirla. El administrador del sistema le autorizará los privilegios que tiene.


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3.3 Contenido del Menú Principal

Al identificarse con el sistema aparecerá un Menú General que contiene varios Sub-Menús según el nivel de acceso. Para seleccionar una de los sub-menús utilice el teclado presionando ALT+Tecla Subrayada o con el Mouse posesione el puntero en la opción respectiva: Archivo, movimiento, informes, mantenimiento administración, utilidades o ayuda, según sea el caso.

Administración “Inicio de sesión SINFA SOFTWARE” Para iniciar por primera vez el sistema SINFA SOFTWARE Control Presupuestal debe seguir las siguientes indicaciones: Ingrese al menú general y posicionarse en la opción Administración, al hacer clic desplaza una ventana donde aparece la opción Parámetros del Sistema, puede entrar ubicándose sobre esta opción y haciendo clic con el mouse. Podrá configurarse los parámetros ubicados en la columna valor, teniendo como base los establecidos en la columna de parámetros, esto permitirá que el sistema funcione adecuadamente y bajo las indicaciones establecidas por el usuario. En él podrá configurar los cargos, los funcionarios responsables, entre otros.


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3.3.1 Archivo

Presenta los iconos que permiten en primera medida incorporar información básica de

la entidad y principalmente las relacionadas a la información que permite el pleno


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desarrollo de modulo de presupuesto:

3.3.1.1 Plan Presupuestal

El archivo de Plan Presupuestal hace referencia a la armonización del proceso presupuestal con el marco más amplio de los programas de la Entidad, en el se ve reflejado el PRINCIPIO DE UNIDAD PRESUPUESTAL entre el ingreso y el gasto. En el plan presupuestal, se puede reflejar todo tipo de transacciones comprobantes y documentos que se manejan en el Sistema de Información.


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Ingresar al Plan Presupuestal

Inicialmente debe tener en cuenta la estructuración del plan presupuestal, el sistema es adaptable a cualquier plan presupuestal de cada Entidad. Para el primer nivel o grupo debe definirse un solo dígito que corresponde a las cuentas de ingresos o gastos. Las cuentas por defecto tienen la siguiente naturaleza:

CREDITO

DEBITO

INGRESOS

GASTOS

Nota: Esta norma está aceptada por las entidades fiscales y de control del país


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especialmente por el Plan Único de Cuentas para Comerciantes. Es importante aclarar que este programa maneja presupuesto anual que no requiere cierres mensuales y que permite manejar uno o más meses y uno o más años al mismo tiempo sin problema.

Datos básicos del Plan Presupuestal

Por medio de esta carpeta el sistema permite definir los datos básicos de las cuentas en el plan presupuestal como son:

Descripción de campos del Plan presupuestal

Código: Código de la Cuenta presupuestal, generado de acuerdo con los niveles definidos. Adicione un nuevo código haciendo clic en el botón de ADICIONAR registros y digítelo cuando este en blanco. Nombre: Digite el nombre de la nueva cuenta de presupuesto o modifíquela según el caso. Clase: Seleccione si la cuenta es de Ingresos o de Gastos Destino: Seleccione en el cuadro de lista desplegable si la cuenta es de Funcionamiento o Inversión o Servicio de la Deuda. Código Equivalente: Digite el código equivalente si se desea una codificación diferente. Movimiento: En esta casilla de chequeo se indica si la cuenta tiene o no movimiento.


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Si la cuenta tiene subcuenta y a su vez cuenta con auxiliar de centro de costos o tercero NO se registra nada en la caja de chequeo. En el caso de que la cuenta ya este en el Nivel más bajo debe dársele movimiento haciendo clic sobre la caja de chequeo. Con fuente de Recursos: Indica si la cuenta maneja fuente de recurso, para aquellas cuentas que manejan saldos y se requiere controlar su movimiento. Dar clic sobre la

caja de chequeo , Si se indica que la cuenta relaciona centro de costo debe seleccionarse el correspondiente en el cuadro de lista desplegable que aparece en la parte derecha de la pantalla.

Maneja Auxiliar General: Si la cuenta relaciona un auxiliar, debe indicarse haciendo clic con el mouse en la caja de chequeo y seleccionarse en el cuadro de lista desplegable el correspondiente.


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Maneja Auxiliar de Terceros: Si la Cuenta permite manejar Auxiliares por terceros, haga clic sobre la caja de chequeo. Si se indica que la cuenta relaciona tercero debe seleccionarse el correspondiente en el cuadro de lista desplegable que aparece en la parte derecha de la pantalla.

Maneja PAC: en el instante que usted seleccione que la cuenta tiene movimiento, por efecto el sistema le selecciona cuenta Maneja PAC. Detalles: Permite una descripción general de centro de costo, tercero o del auxiliar general.

Cuenta por pagar año anterior: Haga clic sobre la caja de chequeo, cuando la cuenta creada por usted haga referencia a cuentas por pagar .Esto identificara y su naturaleza.


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Reserva de Apropiación: De acuerdo a lo anterior se indica también si la cuenta es de reserva de apropiación.


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Dinámica del plan presupuestal Por medio de esta ventana el sistema permite definir textualmente una descripción del movimiento de una cuenta presupuestal.

Botón Apropiación Al hacer clic sobre el botón Apropiación permite verificar el saldo inicial, adiciones, reducciones, traslados, y aplazamientos ejecutados durante el año y mes a mes.


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Programar PAC Admite Programar el PAC Anual de Caja acordado Inicialmente, según la apropiación Inicial. Solamente para las cuentas que manejan PAC. En la programación del PAC, se define el valor de la apropiación inicial el sistema, permitiendo el sistema que el usuario programe mes a mes lo proyectado de acuerdo a los meses que se desee que afecte y a partir del mes seleccionado en el cuadro de lista desplegable. De igual forma permite ver el valor de los compromisos adquiridos, registros y ejecuciones realizadas en cada uno de los meses. El botón Programar permite la distribución de valores iguales a partir del mes inicial. El botón cerrar permite cerrar la ventana activa haciendo clic sobre él.


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PAC El botón PAC, permite ver lo apropiado mes a mes, de igual forma se puede identificar las modificaciones crédito, modificaciones al contra crédito y los compromisos ejecutados, como también los totales y el saldo por ejecutar.

Botón Movimiento Presupuestal Mediante este botón, el sistema le permite visualizar los movimientos que ha tenido la cuenta de presupuesto durante un periodo mensual seleccionado, además permite


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imprimirlos en listado. A su vez imprimir los movimientos haciendo clic con el Mouse en el botón de IMPRIMIR. En el cuadro de lista desplegable de mes puede elegir el mes para ver el movimiento. Botón Cerrar: Cierra la ventana activa y regresa al formulario anterior.

Botón Movimiento Contable. Dando clic sobre movimiento contable, el sistema genera una visualización de los movimientos contables que ha tenido la cuenta de presupuesto durante un periodo mensual seleccionado, además permite imprimirlos en listado. Dicho listado, contiene datos como el tipo de comprobante que se está manejando, el número del comprobante, fecha del movimiento, nombre del tercero y descripción.


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Botón Resumen Al hacer clic sobre este icono, permite ver un resumen sobre apropiaciones, disponibilidades, registros, PAC , ejecutados y pagados.


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Botón Acumulado Este icono, visualizar mes a mes los giros presupuestales de las cuentas y los pagos de tesorería realizados.


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3.3.1.2 Terceros

El archivo de terceros está conformado por la información correspondiente a Clientes, Proveedores, contratas, empleados y otros Terceros a quienes se les asigna un código, necesario para la realización de todo tipo de transacciones comprobantes y documentos que se manejan en el Sistema de Información Gerencial. Es importante tener en cuenta que en la creación del Nit o cédula del tercero no se digitan puntos ni guiones, de igual forma el código de verificación es tomado automáticamente.


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Ingresar a la Tabla de Terceros

Del menú de Archivos seleccionar la opción Terceros, y dar clic en nuevo registro , generando una nueva pantalla en limpio para el registro de la información correspondiente a Clientes y Proveedores.

Se requiere que usted diligencie todos los campos, iniciando por Digitar el Nit del Tercero en el espacio en blanco que aparece, si al digitar el Nit ya existe en el sistema este le trae los datos correspondientes al tercero ya registrado, esto con el fin de evitar duplicidad en la asignación de códigos. Seguidamente seleccione el tipo de identificación según el caso Nit o cédula, registre el Nombre completo del tercero en los campos creados para el mismo, el sistema se encarga de validar, digite el nombre del


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representante legal. Seleccione según el cado el régimen tributario y la clase, diligencie la información adicional del tercero: dirección, teléfono, país de origen, departamento y ciudad. Selecciones la retención y embargos que son aplicables al tercero que está creando, si es una entidad oficial seleccione y escoja el código CGN. Nota: del debido correcto proceso de creación del tercero dependerá el éxito del cargue de los informes como por ejemplo el envió de la exógenas. Consultar y/o Modificar la Información de un Tercero. Si desea consultar y/o modificar la información de un tercero, diríjase al cuadro de lista desplegable. Al ir digitando el código el sistema le va ubicándose en el código respectivo. En la parte inferior del pantallazo, está ubicado el icono de movimientos del tercero, en ellos usted puede consultar los movimientos presupuestales y contables de tercero que usted desee: de la misma manera le arroja información por vigencias y periodos de tercero que usted está consultando.


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Información Adicional

Esta ventana, permite diligenciar información adicional del tercero como: Zona: En el caso de que sea un vendedor digitar la zona que le corresponde. Forma de Pago: Tiempo pactado con el tercero, para cancelación de créditos. Máximo crédito: Máximo crédito permitido al tercero Cartera promedio: Valor cartera promedio Días promedio: número de días promedio de la cartera Valor máximo crédito: Valor del máximo crédito Fecha última factura: Fecha última factura Valor última factura: Valor última factura Nombre del contacto: Nombre del contacto Cargo del contacto: Cargo que desempeña el contacto Vendedor: Nombre del vendedor Sucursal del vendedor: Sucursal a que pertenece el vendedor


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3.3.1.3 Años y Meses.

En él se crea el periodo que va tener vigencia el plan presupuestal que se va ejecutar (Año y meses Crear un Registro Nuevo Año: Digitar el Periodo en año Estado: Selecc ionar sí el periodo esta Activo o Cerrado, si está cerrado no permitirá modificaciones Mes: Clic en la columna mes desde saldo inicial hasta saldo final, completar 14 registros.

Estado: Haga clic para seleccionar el estado del saldo inicial, los doce meses y saldo final.


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3.3.1.4 Fuentes de recursos

El sistema le permite definir las fuentes de recursos, a fin de tener mayor claridad y facilitar el envió de los informes a los diferentes entes de control, establecer en cualquier momento la inversión por fuentes de recursos.

Crear un Concepto nuevo de fuente de recursos

Para adicionar un nuevo concepto de fuente de recurso seleccione el botón de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Año: lo toma automáticamente en la vigencia que se está trabajando

Código: Digitar el código nuevo de la fuente de recursos

Nombre: Digitar el nombre o descripción del código de la fuente de recurso

Tipo: Seleccionar Fuente de Financiación.

Clase de recurso: Seleccionar de la lista la clase de recurso, a su vez si demanda

crear una nueva clase de recurso lo puede hacer haciendo clic “nueva clase”.

Movimiento: definir si tiene movimiento o no.

Sigla: defina la sigla al la fuente de recurso que está creando


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Libre asignación: defina si la fuente de recurso es de libre destinación.

3.3.1.5 Destinación de la inversión

Permite definir hacia donde será destinado los recursos en general .


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3.3.1.6 Responsables por dependencia

Contiene los datos de los responsables de los diversos movimientos presupuestales: Cédula, Nombre y Cargo .

3.3.1.7 Responsables

Esta opción permite determinar o establecer el estado del funcionario responsable dentro del manejo de software “Activo” y/o “Retirado”.


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3.3.1.8 Dependencias.

Permite crear las dependencias que estarán relacionadas con el manejo presupuestal. El usuario debe digitar la siguiente información: AÑO: vigencia en a que va hacer efecto la creación de las dependencias.

Código: código de identificación de la dependencia

Nombre: Nombre de la dependencia

Tiene movimiento: Casilla de chequeo para registrar si tiene o no movimiento

Sigla: Se anota la abreviatura con la cual se identifica la dependencia

3.3.1.9 Tipos de Comprobantes

Los comprobante presupuestal son documento que representa una transacción y por lo tanto permite registrar en uno solo, o en varios documentos las transacciones reales. En el Tipo de comprobante permite realizar los enlaces, con la finalidad que el sistema se conecte entre si y el proceso, generando de esta manera la conexión entre uno y otro documento. Los principales tipos de comprobantes ya vienen preestablecidos,


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pero si el usuario llegase a requerir un nuevo tipo de comprobante, puede realizar la creación y parametrización a que halla a lugar, seguido de los existentes.

En la creación de un comprobante contable, seleccione el botón de adicionar un registro del la barra de herramientas para crear un nuevo Comprobante. Aparece una ventana donde debe digitar el código de la clase del comprobante a crear y Registrar la información del Comprobante. Si el comprobante existe el sistema le trae la información respectiva.

Código: Código del comprobante, de acuerdo con la codificación definida.

Nombre: Nombre del comprobante

Clase: Clase de comprobante contable ingreso, disponibilidad, aplazamiento, etc.

Consecutivo: Número consecutivo base según el periodo de trabajo (año)

Obliga afectación: Haciendo clic sobre la caja de chequeo Indica obligación

Afectación


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Tercero Igual: Si tercero relacionado es el mismo.

NOTA : Es importante que el procedimiento anterior, se realice correctamente pues de

eso depende que el sistema realice las interfaces en línea en forma correcta e imprima

los documentos en tiempo real.

3.3.2 Movimientos

El menú de MOVIMIENTOS, permite registran las diferentes transacciones de presupuesto, en él, crear y actualizar los movimientos presupuestales. La plataforma de SINFA, ofrece una línea estándar de formato, con la finalidad de hacer a un más sencillo el manejo de software. Su ingreso general: Selección del icono de movimiento a donde va ingresar: movimiento de ingresos (reconocimiento de ingresos y/o ingreso de tesorería), movimiento de gastos (disponibilidad, registro presupuestal; registro de obligación, pago de tesorería, entre otros), modificación a apropiaciones (traslados, adiciones, reducciones, aplazamientos y liberación de aplazamientos). Posterior al haber seleccionado algunos de los anteriores movimientos, se elige el periodo y el tipo de transacción según sea el caso.


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Utilidades de icono de movimiento:


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3.3.2.1 Movimiento de ingresos:

Este movimiento está definido por el reconocimiento del ingreso y el ingreso de tesorería.

3.3.2.1.1 Reconocimiento de ingresos:

Hace referencia a los ingresos ciertos que están pendientes de de ingresos de tesorería, dicho recursos requieren se causados en el PRESUPUESTO a fin de que se vean reflejados en el mismo: ejm recursos confirmados por ingresar por impuesto de tabaco.


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3.3.2.1.2 Ingreso de tesorería:

Ingresos efectivamente recaudados al fisco municipal, los cuales solo habían sido contabilización pero no registrados en PRESUPUESTO: EXCEDENTES, SUPERAVIT FISCAL, entre otros.


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3.3.2.2 Movimientos de Gastos

En los movimientos de gastos, se registran y se realiza las afectaciones presupuestales correspondientes a la sección de gastos (disponibilidades, registros de presupuestal, registro de la obligación, pago de tesorería y entre otros).

3.3.2.2.1 Disponibilidades

Documento que garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender los diferentes gastos de una Entidad. Pasos a seguir para efectuar la disponibilidad presupuestal:


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3.3.2.2.2 Registros de compromisos

Con este movimiento presupuestal se efectúa el registro del compromiso como. En el queda en firme el proceso contractual. Procedimiento a seguir:


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3.3.2.2.3 Registro de la obligación cxp

Es la causación que se genera solo afectando la parte presupuestal y dejando independiente la contable, este proceso es utilizado en su mayor parte en la causación de nomina y aportes patronales.


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3.3.2.2.4 Pago de Tesorería

Registro del pago desde la parte presupuestal y dejando independiente el proceso contable, este proceso es utilizado en su mayor parte en la causación de nomina y aportes patronales.


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3.3.2.2.5 Adición a Disponibilidad

Permite realizar adición a una disponibilidad, siempre y cuando exista apropiación para afectar:


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3.3.2.2.6 Disminución a disponibilidad.

Opción para efectuar disminución a una disponibilidad, cuando esta no se requiere o su valor a comprometer es menor al dado:


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3.3.2.2.7 Disminución a registro

Comprobante presupuestal, que se efectúa como consecuencia de no ser utilizado el 100% del valor del registro, y con la finalidad de liberar afectación presupuestal.


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3.3.2.3 Modificación A Apropiación

Es el registro de los diferentes actos administrativos que tiene que ver con la parte presupuestal de la Entidad (reducción, adición, traslado, aplazamiento y liberación de aplazamiento).

3.3.2.3.1 Traslados

Los traslados presupuestales se dan entre una misma sección “gastos”, y siempre el crédito y contra-credito debe dar sumas iguales, con la finalidad de que no se desequilibre la sección afectada.


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3.3.2.3.2 Adiciones

Las adiciones presupuestales afectan la sección de Ingresos y gastos de presupuesto de la entidad, ésta se incorpora al modulo de presupuesto, cuando quede en firme el acto administrativo que los sustente. De igual forma el crédito y contra-crédito debe dar sumas iguales, lo anterior para mantener el equilibrio presupuestal.


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3.3.2.3.3 Reducciones

Son modificaciones al presupuesto que de igual forma afectan la sección de ingresos y gastos, manejan la misma estructura y requisitos que los procedimientos anteriores pero su diferencia aplica en que el ingreso va al crédito y el gasto al contra-crédito, para que de esta forma se ejecute la reducción.


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3.3.2.3.4 Aplazamientos

Los aplazamientos, se generan en el momento en que la Entidad una vez realizado análisis de ingresos, establece que el valor presentado inicialmente no va alcanzar sus límites esperados en recaudo según lo programado en PAC de ingresos “plan anual mensualizado de caja ”; por lo que se requiere realizar unos aplazamientos en rubros presupuestales de gastos, a fin de no sobrepasar en gastos sin contar con recurso efectivo.


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3.3.2.3.5 Liberación de Aplazamiento

Es reversión del aplazamiento, la ejecución del PAC de ingresos cumplió con su objetivo (el recaudo se ha dado por cumplido y se cuenta con los recursos para comprometer)


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3.3.3 Informes

El software Sistema de información financiero y administrativo “SINFA”, ofrece mediante su programa, la generación de informes para los diferentes Entes de control y que tienen que ver con la parte presupuestal y contable (SIRECI, SIA, CHIP CGR, FUT). De igual forma aquellos que demandan a nivel interno.


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3.3.3.1 Sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes SIRECI.

Informe a rendir a la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA al terminar cada vigencia, ejecución recursos del sistema general de participaciones y regalías.


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3.3.3.2 Informe CHIP- CGR.

Informe a rendir a la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA trimestralmente, ejecución recursos del sistema general de participaciones.


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3.3.3.3 Informe CHIP- FUT

Informe a rendir a la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA trimestralmente, ejecución recursos del sistema general de participaciones en sus diferentes sectores. Este informe maneja la estructura y parametrizacion idéntica a CHIO – CGR, visto anteriormente.


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3.3.3.4 Informe Sistema Integral de Auditoria SIA

Informe que se requiere presentar a la contraloría departamental, la paremetrizacion de este informe, se efectúa siguiendo los siguientes pasos:


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Terminada la parametrizacion, nos regresamos a página principal de SINFA, seleccionamos formulario SIA según el departamento al que corresponda su municipio.


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Una vez ingresado, seleccionas periodo y meses a reportar, seguidamente ingresa a cada uno de los formatos y los exportas a Excel para su respectivo cargue. Recuerde: de la parametrizacion que usted efectúe depende el éxito del cargue y por su puesto de la información a reportar.


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3.3.3.5 Otros informes:

3.1.1.1.1.1 Otros informes generados a partir de la plataforma principal de prepuesto:

Finalmente, en la página principal encontramos otros informes como “procesos” y “nuevos informes”, los cuales dan la posibilidad de generar o crear el presupuesto para vigencia siguiente, como a su vez las cuentas por pagar, basándose en el presupuesto de la vigencia actual. De igual manera permite general informe de relación de pagos con descuentos de retenciones como además los pagos que no tuvieron efecto de deducciones.


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3.3.4 Informes generados a partir del menú principal de prepuesto:

En este icono de informes, usted encontrara un sin número de informes según las necesidades que requiera la entidad: informes de ingreso, gasto, de apropiación, cuentas por pagar vigencia anterior, informes de contraloría, informes para auditoria, relación de ingreso y otros que como se había dicho el sistema generar según su necesidad. A continuación, se reflejaran a groso modo los diferentes informes que se pueden generar según su tipo de clasificación anunciada anteriormente.

3.3.4.1 Ingresos:


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3.3.4.2 Gastos:

3.3.4.3 De Apropiación:


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3.3.4.4 De Reserva y cuentas por pagar:

3.3.4.5 De PAC:


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3.3.4.6 Informes Entes de Control según departamento:

3.3.4.7 Informes Con destino Auditoria


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3.3.4.8 Informes Relación de Gastos e ingresos:


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3.3.4.9 Otros listados de informes:

3.3.4.9.1 Listado Plan Presupuestal


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3.3.4.9.2 Listado de Fuente de Recurso


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3.3.5 Mantenimiento

Este procedimiento, se ejecuta cuando se presentan problemas de energía eléctrica, y el software de SINFA se encuentra e operación, generando un estambay en la información que estaba en proceso al momento de presentarse la falla eléctrica. De igual forma, se ejecuta cuando se considere pertinente, debido al no cargue del alguna información que ya se encuentra incorporada en el sistema. El proceso de mantenimiento, tiene el objetivo de realizar un barrido de la información y efectuar los cuadres pertinentes entre los diferentes procesos presupuestales y contables. Procedimiento: ingrese al icono de mantenimiento, seleccionar en forma descendente cada uno de los mantenimientos, parametrizando la información solicitada y dando clic en el icono aceptar. El sistema una vez haya ejecutado el procedimiento LE INFORMARA mediante un pantallazo. Es portante tener en cuenta, que en tiempo que se está ejecutando el mantenimiento, no se debe trabajar en los puntos de red que estén instalados y relacionados al software contable SINFA. Lo anterior, a fin de evitar conflicto interno de software, y el debido cargue y cruce de información.


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3.3.6 Administración:

En el se parametrizar los datos principales de la entidad y del modulo, al igual que las autorizaciones de los usuarios que manipulas el software.

3.3.6.1 Autorizaciones:

Permite creación de los usuarios que manejaran el modulo, su procedimientos es ir al icono de nuevo registro, paso a seguir es diligenciar la información requerida: Usuario (nombre con el que ingresara al modulo ejemplo (CARLOS, MIGUEL, GLORIA), Nit o C.C, del la persona que se le está creando el acceso, nombre completo, nivel de autorización (desplegando la pestaña se selecciona según el caso), se digita la clave nueva y se confirma, en el espacio de contraseña actual se deja en blanco ya que se está es creando el usuario. Finalmente se copia los permisos del usuario, seleccionando el icono copiar que está en la parte inferior y se escoge el usuario del cual se quiere copiar.


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3.3.7 Utilidades

3.3.7.1 Copias de seguridad Backup.

Procedimiento que se debe efectuar periódicamente, se recomienda generar copia de seguridad cada segundo o tercer día guardándola en un disco extraíble. Lo anterior como seguridad, al presentarse daños definitivos en los equipos de cómputo.


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Para realizar copias de seguridad haga lo siguiente:

Seleccionar base de datos a la cual la va ha realizar la copia

Clic en “Generar copia de Seguridad de la Base de Datos”


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Uso de teclas método abreviado

Usar las teclas de método abreviado para modificar texto o datos Nota: Si el punto de inserción no está visible, presione F2 para mostrarlo.

Al mover el punto de inserción en un campo Presione

Para moverlo un carácter a la derecha FLECHA DERECHA

Para moverlo una palabra a la derecha CTRL+FLECHA DERECHA

Para moverlo un carácter a la izquierda FLECHA IZQUIERDA

Para moverlo una palabra a la izquierda CTRL+FLECHA IZQUIERDA

Para moverlo al final del campo, en los Campos de una sola línea

FIN

Al mover el punto de inserción en un campo

Presione

Para moverlo al final del campo, en los Campos de varias líneas

CTRL+FIN

Para moverlo al principio del campo, en Los campos de una sola línea

INICIO

Para moverlo al principio del campo en Los campos de varias líneas

CTRL+INICIO

Al copiar, mover o eliminar texto Presione

Para copiar la selección al Portapapeles CTRL+C

Para cortar selección y copiarla al Portapapeles

CTRL+X

Para pegar el contenido del Portapapeles en el punto de inserción

CTRL+V

Para eliminar la selección o el carácter situado a la izquierda del punto de inserción

RETROCESO

Para eliminar la selección o el carácter situado a la derecha del punto de inserción

SUPR

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Al introducir datos en Hoja de datos o Formulario

Presione

Para insertar la fecha actual CTRL+PUNTO Y COMA (;)

Para insertar la hora actual CTRL+DOS PUNTOS (:)

Para insertar el valor predeterminado para un campo

CTRL+ALT+BARRA ESPACIADORA

Para insertar el valor del mismo campo del registro anterior

CTRL+APÓSTROFO (')

Para agregar un registro nuevo CTRL+SIGNO MÁS (+)

Para eliminar el registro actual CTRL+SIGNO MENOS (-)

Para guardar los cambios realizados en el registro actual

MAYÚS+ENTRAR

Para cambiar entre los valores de una casilla de verificación o un botón de opción

BARRA ESPACIADORA

Al deshacer cambios Presione

Para deshacer la escritura CTRL+Z o ALT+RETROCESO

Para deshacer cambios realizados en el Campo actual en el registro actual; si ambos han cambiado, presione ESC dos veces para deshacer primero los cambios del campo actual y, a continuación, los del registro actual

ESC

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