Antologia COI NOI SAE (1)

7/22/2019 Antologia COI NOI SAE (1)

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Submodulo II: Manejar Software Administrativo y Contable

que requieren las Empresas.

Manual de COINOISAE

C.B.T.A 96 Xalatlaco Mxico


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Manual del usuario COI, NOI Y SAE.

Este manual es para uso didctico, se utilizo una versin de prueba de COI 5.6, NOI4.5 ySAE4.0, con el objetivo de ensear al alumno a conocer las herramientas que nos ofrecen.

Recomendaciones:

Se recomienda crear una sesin para el trabajo en la base de datos.

Todos los cambios debern guardarse en C, no se podrn guardar ni crear archivos en

memorias USB, CD, o cualquier medio de almacenamiento externo.

COI

PROCESO 1: Creacin y configuracin de la base de datos.

A) Crear una carpeta que contenga la palabra COI y tu nombre.Ejemplo: ( COIPedro ).

*Para su fcil ubicacin crea la carpeta en el escritorio.

PROCESO 2: Instalar la Base de Datos para el periodo de trabajo.

A) Ubica el icono del programa dando doble clic para tener acceso a l. (Desde elescritorio)

Ruta alterna: Inicio/Todos los programas/Aspel/Aspel COI 5.6.


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B) En la siguiente ventana damos un clic en el botn de aceptar, trabajaremos en laempresa: 1 EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V., no modificando el usuario y la clave.

No modificar el usuario, y no

introducir ninguna clave,

debido a que trabajaremos en

un programa demostrativo


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C) De la siguiente ventana emergente dar un clic Si para crear la ruta de nuestra basede datos .

D) Instalar la base de datos para el periodo de trabajo: enero 2010

Damos un clic en si

1.-Seleccionar el periodo de

Enero

2.-Seleccionar el ejercicio 2010

3.-Dar un clic en este botn y

seleccionar la carpeta que

previamente creamos. (COIPedro)


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Seleccionamos el catalogo de cuentas vacio.

1.-Seleccionamos la carpeta que creamos

en este caso la carpeta con la palabra COI y

tu nombre (COIPedro).

2.-Dar un clic en el botn de aceptar


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E)Al aceptar la carpeta en la que vamos a trabajar, el programa nos ofrece lasiguiente opcin: Que es crear un catalogo estndar de Rubros: nos permite

realizar clculos en el programa.

F) Aceptamos el Catalogo estndar de Departamentos.

Seleccionar la opcin de Si

Seleccionar la opcin de Si


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G) Acepta sin ninguna modificacin el catalogo de monedas, nicamente trabajaremoscon moneda nacional.

F) Al aceptar sin ninguna modificacin el catalogo de monedas, aparecer la siguiente ventana.

No seleccionar ningn

tipo de moneda

Dar clic en aceptar

Cerrar la ventana.


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H) Inmediatamente despus aparecer una ventana compuesta por una barra en laparte izquierda con la descripcin de cuentas de activo pasivo y capital. En la parte

central aparecer en blanco.

2.- Cerrar1.-Verificar que el Periodo sea el


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PROCESO 3: Configuracin de los parmetros del sistema mediante las siguientes

instrucciones:

A) Dar un clic en: men configuracin/ parmetros del sistema.

B) Inmediatamente despus aparecer una ventana emergente pidiendo los datos de laempresa, como se trata de un software demostrativo, no se realizara ningn cambioen esta ventana.

No realizar

modificaciones .

Seleccionar la opcin de

cuentas


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C) Se trabajara con cuentas de dos niveles, COI 5.6 nos permite crear hasta nueveniveles en nuestras claves de nuestras cuentas.

EJEMPLO DE CUENTAS DE DOS NIVELES:

D) Para indicar los dgitos por nivel, nos desplazaremos en la ventana mediante nuestrotabulador.

000-00

Primer nivel 3 Dgitos

Segundo nivel 2 Dgitos

1.-Indicamos los dgitos por nivel . (Primer

nivel 3 dgitos , Segundo nivel 2 dgitos)

2.-Verificar que estn activas estas

3.-Dar un clic en plizas.


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E) Configuracin de nuestras plizas mediante las siguientes instrucciones:Para realizar el ejercicio de prctica se trabajara con plizas de ingreso, egreso y

diario.

1.-Verificamos que estn activas los 3 tipos de

plizas que utilizaremos, Dr (Diario), Ig (Ingreso), Eg

(Egreso).

2.-Verificar que no est activa esta casilla, de lo contrario el

programa, siempre me va a cuadrar la suma de las cuentas aunque se

presenten errores.

3.- Dar clic en aceptar.


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PROCESO 4: Configuracin de los departamentos.

Mediante la siguiente ruta: men archivo /Departamentos.

Para la realizacin del ejercicio se capturan los departamentos de: ALMACEN,

GERENCIA y VENTAS.


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Para modificar los departamentos se realiza mediante los siguientes pasos:

1.- Seleccionamos el departamento que

deseamos modificar

2.- Dar clic en el botn modificar registro

3.-Anotamos el departamento que deseamos modificar

4.-Dar un clic en aceptar.


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PROCESO 5: Captura de las cuentas para la realizacin de nuestro ejercicio.

Existen dos tipos de cuentas (Cuentas Acumulativas y cuentas de Detalle).

IMPORTANTE: Cuando se capturen las cuentas y subcuentas en el catalogo decuentas, es recomendable verificar el numero de cuentas su descripcin y el tipo una vez

capturada no se podrn hacer modificaciones a las cuentas.

Para realizar el proceso de captura de nuestras cuentas se realiza mediante los

siguientes pasos:

Ruta: men archivo/ catalogo de cuentas.

Ruta alterna:

Cuentas Acumulativas.

Son las cuentas que

terminan en : 00

Cuentas de balance o de mayor: caja,

bancos, clientes, almacn, edificios,

deudores diversos, etc.

Ejemplo: 112-00 BANCOS

Cuentas de Detalle

Son las cuentas que

terminan en:

01,02,03,etc

Subcuentas de balance o de mayor:

Ejemplo: Banamex es una subcuenta de

BANCOS.

112-01 BANAMEX

Dar un clic en el Botn Catalogo de cuentas.


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A) Al dar clic en el botn de catalogo de cuentas me despliega la siguiente ventana,en la cual me permite capturar las cuentas con las que trabajare.

1.- Dar un clic en el botn de agregar registro

2.- Anotar el nmero de cuenta.3.-Anotar la descripcin

4.-Verificar el tipo

de cuenta

acumulativa o de

detalle

5.- Dar un clic en aceptar.


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PROCESO 6: Captura de plizas para la realizacin del ejercicio

Para realizar el proceso de captura de nuestras cuentas se realiza mediante los

siguientes pasos:

Ruta: Men archivo/ plizas.

Ruta alterna:

A) Al dar un clic en el botn de plizas me despliega la siguiente ventana , en la cualme permitir ir capturando las plizas del ejercicio con el que trabajare.

Dar un clic en el Botn de plizas.

Indica el periodo en el que me

encuentro.

En el debe y en el

haber siempre deben dar

sumas iguales

Permite agregar una nueva

pliza, o registro


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B) Al dar clic en el botn de nuevo registro o pliza, me despliega la siguiente pantallaen donde podre captura los datos de cada una de las plizas.

1.- verificamos el tipo de pliza con el que trabajare recuerdapuede ser Dr:Diario, Eg: egreso, Ig: Ingreso

2.-Anotar la fecha correcta

3.- Anotar el concepto

correspondiente a la pliza4.-Dar un clic en esta parte


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Al ejecutar el paso 4 observas que aparece un rengln sombreado, en este rengln se van a

notar el nmero de cuenta , el concepto de movimiento o nombre de la cuenta y los

importes en las columnas del debe y el haber. Para desplazarnos en el rengln utilizaremos

la tecla de Tabs.

Para poder guardar los cabios realizados en mis plizas es necesario que en mi ltimo rengln

este completamente en 0 y no quede ningn registro pendiente, inmediatamente pulsamos

F3.

1.-Anotar el nmero de

cuenta

2.- Anotar el concepto

del movimiento2.- Anotar los importes

correspondientes en

las columnas del debe

y haber


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Para realizar modificaciones , a la tasa de depreciacin contable o modelo de depreciacin

seguiremos los siguientes pasos.

1.- Seleccionamos la cuenta a

modificar y damos enter2.- Se modifica la tasa contable y fiscal, de

acurdo al porcentaje que se va a depreciar

3.- Una vez realizadas las modificaciones damos

un clic en aceptar


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PROCESO 7: Captura de activos fijos adquiridos.

Para realizar el proceso de captura de activos se realiza mediante los siguientes

pasos:

RUTA: Men archivo/ activos.

Al seleccionar dl men activos me despliega la siguiente ventana.


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Para realizar la captura de activos que se adquirieron recientemente, se realiza mediante los

siguientes pasos.

1.-Dar un clic en el botn de agregar registro,

para dar de alta nuevos activos

2.-Anotar la clave del activo

3.-Anotar su descripcin

4.-Anotar al departamento

al que pertenece


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Al dar clic

me despliega

las siguientes

ventanas

emergentes.

Es importante seleccionar, el tipo de

activo y a que rea pertenece

Es importante seleccionar, en que

departamento se dar de alta el nuevo

activo


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PROCESO 5: Crear un nuevo periodo de trabajo

Para crear un nuevo periodo de trabajo se realiza mediante los siguientes pasos:

RUTA: Men archivo/administrador de periodos.

1.- Dar un clic en el botn de crear un

nuevo periodo 2.- Dar un clic en la primera opcin,

para crear el siguiente periodo de

trabajo

3.- al Dar un clic en aceptar

despliega la siguiente cuadro de

dialo

4.- Confirmamos nuevamente el

periodo , dando clic en el botn de

aceptar


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Como cambiar de directorio de trabajo en COI.

Para poder cambiar de directorio de trabajo se realiza mediante la ventana de:

Administracin de Periodos.

Ruta: ARCHIVO/ ADMINISTRACION DE PERIODOS.

Ubicamos el botn de : Directorio de trabajo o bien pulsando F11

Botn directorio de trabajo me permite cambiar de carpeta para

poder trabajar con otra base de datos .


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Manual del usuario COI, NOI Y SAE.

Este manual es para uso didctico, se utilizo una versin de prueba de COI 5.6, NOI4.5 y

SAE4.0, con el objetivo de ensear al alumno a conocer las herramientas que nos ofrecen.

Recomendaciones:

Se recomienda crear una sesin para el trabajo en la base de datos.

Todos los cambios debern guardarse en C, no se podrn guardar ni crear archivos en

memorias USB, CD, o cualquier medio de almacenamiento externo.

NOI

PROCESO 1: Creacin y configuracin de la base de datos.

B) Crear una carpeta que contenga la palabra NOI y tu nombre.Ejemplo: ( NOIPedro ).

*Para su fcil ubicacin crea la carpeta en el escritorio.

PROCESO 2: Instalar la base de datos para el periodo de trabajo.

A) Ubica el icono del programa NOI dando doble clic para tener acceso a l. (Desdeel escritorio).

Ruta alterna: Inicio /Todos los programas/ Aspel/Aspel NOI 4.5.


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B) En la siguiente ventana damos un clic en el botn de aceptar, trabajaremos en laempresa: 1 EMPRESA INVALIDA S.A. DE C.V., no modificando el usuario y la clave.

No modificar el usuario, y no

introducir ninguna clave,

debido a que trabajaremos en

un programa demostrativo

Dar clic en el botn de

aceptar.


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C) Seguir los siguientes pasos:

1.- Seleccionar la carpeta de

trabajo que creamos para el

ejercicio.

2.- Dar un clic en

aceptar.


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D) Se establece la fecha que comprender la nomina.

1.- Establecer el periodo de

trabajo

2.- Dar un clic en aceptar.

3.- Dar un clic en SI para

instalar la base de datos

que comprender nuestra

nomina


crear nuestro catalogo

estndar de percepciones

y deducciones


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PROCESO 3: Configuracin de los parmetros de la nomina, mediante los siguientes pasos:


crear nuestro archivo

estndar de tablas.

6.- Dar un clic aceptar.

1.- Dar un clic en el men

utileras

2.- Seleccionar del men

emergente la opcin de

Parmetros de nomina


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3.- Seleccionar el numero de

nomina correspondiente

4.- Verificar los das de pagoes el resultado de dividir 365/

24 quincenas.

Con este calculo se cubren

todos los das del ao de lo

contrario sobraran 5 das

por no pagar,

5.- Establecer el tipo decalculo puede ser: Mensual,

Ajustado y Anual.

6.- Establecer el tipo de

clculo del salario C.S puede

ser: con devolucin,

desglosado y sin evolucin

7.- Activar el lmite de salario

mnimo.

NOTA: 25 veces el salario

mnimo no necesita IMSS

7.- Dar un clic en Aceptar


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PROCESO 4: Configuracin en parmetros de la nomina las cuotas del IMSS

Se modifican algunos parmetros si se presentan aumentos y disminuciones en los

porcentajes aportados por el patrn o cuotas por pagar al IMSS.

A) Es necesario deshabilitar algunas claves secuenciales, para evitar: Nmeros consecutivos en los trabajadores, puestos y departamentos. Para evitar que se formen palabras anti sonantes, con los nombres de los

trabajadores. Cuando ocurre el programa sustituye la primera letra del

nombre por una X.


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PROCESO 5: Establecer los parmetros para el clculo de vacaciones.

Se realiza mediante los siguientes pasos.

1.-Dar un clic en el men

archivo.

2.-Seleccionar del men

emergente la opcin tablas

del sistema

3.-Dar un clic en el botn de

agregar

4.-Seleccionar en tipo de Tabla que

vamos a dar de alta, en este caso

Vacaiones


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PROCESO 6: Captura del catalogo de departamentos.

1.- Dar clic en el men archivo

2.- Seleccionar la opcin de

departamentos

3.- Dar clic en el botn de agregar

registro

4.- Dar de alta los departamentos con

los que cuenta la organizacin


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PROCESO 6: Captura del catalogo de puestos.

1.- Dar clic en el men archivo

2.- Seleccionar la opcin de puestos

3.- Dar clic en el botn de agregar

registro

4.- Dar de alta los puestos vigentes

en la organizacin


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B) Al dar clic en el botn de agregar registro me despliega la siguiente ventana que mepermitir crear al listado de el catalogo de trabajadores de la organizacin.

Proceso 7: horas extras a trabajadores: Para asignar horas extras a los trabajadores serealiza mediantes los siguientes pasos.

NOTA: Las horas extras se Calculan de lunes a Domingo.

a) Una vez capturado tu catalogo de trabajadores realizamos los siguientes pasos paradar de alta el monto de las horas extras que le corresponden a cada trabajador.


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Movimientos ms comunes en NOI:

Dentro de mi catalogo de trabajadores, mediante al siguiente botn puedo dar de alta

algunos movimientos, es decir, anexar algn monto extra al salario del trabajador por alguna

prestacin.

4.- Anoto la clave del trabajador y tabulo,

hasta la tabla en donde empiezo a

contabilizar las horas extras

5.- Verifico el nombre del

trabajador6.- Empiezo a capturar las

horas extras por da

Movimientos ms comunes:

Premio de puntualidad. Prima dominical. Retardos. Comisiones. Otros.


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1.- Dar un clic en el men archivo

2.- Seleccionar la opcin de Percepciones y

deducciones

3.-Seleccionar del catalogo la percepcin que

deseamos modificar.

4.- Dar clic en el botn de modificar registro


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PROCESO 7: Captura de prima vacacional. Se realiza mediante los siguientes pasos.

5.- Anotamos la formula

correspondiente para el clculo

de la prestacin o deduccin

1.-Dar un clic en el botn

de vacaciones.


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1.-Selecionamos la pestaa de

movimientos

2.- Dar un clic en el botn de

agregar.

1.- Seleccionamos la clave de la deduccin o

bien al dar un clic en el signo de interrogacin

en el men emergente seleccionamos elconcepto

2.- Anotamos mediante formula el

monto de la deduccin para la

pensin alimenticia es la

siguiente:

(TP-(IMMSS+ISPT))*.5

3.- Dar clic en aceptar


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c) En la siguiente ventana emergente dar un clic en SI para crear la rutade nuestra base de datos

d)

Instalar la base de datos para el periodo de trabajo (R

Damos clic en si

Verificar que se

encuentren activas las

casillas

Seleccionar la carpeta

de trabajo, en este

caso la carpeta

SAEPedro, que est

alojada en el escritorio

Multialmacen: Se utiliza cuando existen varias lneas de productos .


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e) Instalacin de la base de datos para el periodo de trabajo.

Ubicar nuestra carpeta

de trabajo.

Dar un clic en aceptar


Del siguiente cuadro

de dialogo, dar un clic

en el botn de aceptar


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Seleccionar opcin de

Compras

Dar un clic en la pestaa

por partida

Desactivar las tres casillas.

Aceptar las modificaciones


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Seleccionar el men archivo

Seleccionar la opcin

Catalogo de linea de

Productos


agregar


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PROCESO 6: Captura del inventario existente de productos o servicios.

Este campo me permite

cambiar la leyenda de la

etiqueta de la pestaa



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Dar un clic en la pestaa

registros y acumulados

Alimentar la casilla del costo

ultimo al que se adquiri la

mercanca


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PROCESO 6: Captura del catlogo de proveedores, una vez capturado todo tu

inventario, cierra tu ventana, posteriormente da un clic en el men Mdulos y

selecciona la opcin proveedores y cuentas por pagar

Dar un clic en la opcin

mdulos

Selecciona proveedores y

cuentas por pagar

Dar un clic en el botn de

Agregar Registro

Alimentar los campos sealados en

la pestaa de generales


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PROCESO 7 : Captura del Catlogo de rdenes de compra, es necesario cerrar la

ventana Catalogo de Proveedores

Dar un clic en la pestaa de ventas para alimentar los

campos Das de crdito, limite de crdito y descuentos

Dar un clic en Mdulos

Seleccionar la opcin

de compras


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Verificar el orden de compra

Dar un clic e n la interrogante para

seleccionar al proveedor

Seleccionar el almacn que recibir

la mercancia


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Se anota la cantidad de

producto que se desea

comprar

Se anota la clave del

producto

El ultimo costo al que se

adquirio el producto

Seleccionar como factor

de unidades el 1

Dar clic en Aceptar


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PROCESO 7: Configuracin del catlogo de recepciones compras realizadas

Cancelamos la emisin de documentos

y posteriormente cerramos la ventana

de rdenes de compra

Dar un clic en el botn de compras o

recepciones

Dar un clic en el botn de agregar

registro


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Anotar la

cantidad recibida

Anotar la clave

del producto

NOTA IMPORTANTE: S e recomienda usar la tecla de

tabulacin para cambiar de campo

Seleccionar como factor

de unidades el 1


Dar clic en Aceptar si no se tienen

observaciones de la artida


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Anotar el total de cargos

indirectos

Se verifica la fecha y el plazo de

pago de la mercanca

Se graban los totalesSe cancela la emisin de

documentos, se cierra la venta

de compras o recepciones


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PROCESO 8: Configuracin del catlogo de devoluciones.

Dar un clic en catlogo

de devoluciones

Dar un clic en botn

agregar registro

Se alimentan los campos indicados a continuacin guardando

con F3 o la opcin del disco en la barra de herramientas


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PROCESO 9: Configuracin del catlogo de vendedores.

NOTA: Para la configuracin del catlogo de vendedores, clientes y cotizaciones se siguen los

mismos pasos para su configuracin , por lo que se explica nicamente el procedimiento para

uno de ellos

Dar un clic en el men mdulos

Seleccionar la opcin facturas y

vendedores

Dentro de la opcin facturas y

vendedores dar un clic en archivo


vendedores


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Dar un clic en el men archivo


clientes

Dar un clic en la opcin

agregar registro

Se Anotan los datos

generales del cliente


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Dar un clic en la pestaa de ventas: En la que me permite

establecer los das de crdito, lmite de crdito el % de descuento

Dar un clic en el botn

aceptar

En este cuadro de

dialogo seleccionar la

opcin No


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PROCESO 11: Configuracin del catlogo de Cotizaciones.

Dar un clic en el men mdulos

Seleccionar la opcin de facturas y

vendedores



cotizaciones


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Dar un clic en el botn gravar

Cancelamos la emisin de

documentos


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PROCESO 12: Configuracin del catlogo de pedidos.

Dentro del Mdulo de Facturas y vendedores de SAE selecciona la opcin de pedidos


Seleccionar la opcin de pedidos

Dar un clic en la

opcin agregar

registro


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Llenar los campos correspondientes.

PROCESO 12: Configuracin del catlogo de Remisiones

Dentro del mdulo de facturas y vendedores tambin encontramos el catlogo de

remisiones el procedimiento para alimentar es muy similar a los anteriores por lo que

nicamente se dar a conocer la ruta de acceso.

Dar un clic en la

opcin Remisiones

Dar un clic en el

men archivo


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PROCESO 13 : Catalogo de facturas

Para capturar las facturas en SAE proseguimos de la siguiente forma

Dar un clic en el

Botn de Facturacin

Dar un clic en el Botn de

Agregar Registro


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