Manual COI 5.7

7/15/2019 Manual COI 5.7

http://slidepdf.com/reader/full/manual-coi-57 1/733

MANUAL DE AYUDA

Aspel-COI 5.7

Sistema de ContabilidadIntegral

.:: S anat as C r ac k e r T e am ::.

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Guí a Práctica de Procesos

¿Qué debo capturar y en qué orden?

Interacción entre módulos

¿Qué funciones hacen más eficiente mi sis tema?

¿QuéReportes puedo generar en mi sistema?

http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_9/6.htm








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¿Qué es Aspel-COI?

Caracter ísticas del sistema

Es un programa de cómputo que te permite un manejo más r ápido y seguro de tus procesos de organización y control, en aspec

operativos, fiscales y contables de tu empresa. La información que ingreses en tu computadora es la que podr ás procesar y aprovec

para obtener resultados financieros precisos que, de otra manera, te tomar ía más tiempo lograr.

Adicionalmente podr ás calcular la depreciación y revaluación de los activos fijos. Además de obtener reportes y gr áficas de alto nive

interactuar con los demás sis temas de la línea Aspel para lograr una administración automatizada.

Aprovecha las ventajas de la contabilización electrónica.

Esta aplicación te permite mantener la integridad de tu información con s encillos procedimientos que puedes ejecutar con el teclad

con la ayuda del ratón.

Para evitar errores de captura, el sistema está pensado de manera que confirmes cada uno de tus registros y puedas borrarlo

modificarlos.

Sin embargo, debido a la naturaleza de la informática electr ónica, deber ás proteger tu información respaldándola, as í como da

mantenimiento a tus datos cuando adviertas que tus catálogos se encuentran dañados. Con estos cuidados, el sistema ser á tu me

aliado para aminorar tu carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores.

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Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendr ás mayores beneficios con el manejo electr ónico de tu contabilidad:

Manejo de Base deDatos Abiertas

El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras bases de

datos com o: DBASE®, ORACLE®, DB2® y MS-SQL® esto te permitir á explotar la información generada

por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de datos.. La base de

datos de Aspel-COI está estructurada por omisión en PARADOX®.

Base de datos abierta

Administrador deperí odos

Esta consulta concentra algunos p rocesos que por su naturaleza o función están relacionados con un

ejercicio contable. En el administrador de per íodos podr ás consultar información relevante de todos

los per íodos creados, entre los que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del

per íodo, etc, también podr ás seleccionar el per íodo de trabajo y realizar diferentes operaciones tales

como:

Traspaso de saldos.

Creación del siguiente per íodo.

Configura la base de datos

Crear una nueva contabilidad.

Auditar /desauditar per íodo.

Elimina un per íodo

Generar respaldos, entre otros.

Cierre de perí odos En el Administrador de per íodos se adicionó la opción "Auditar/Desauditar pe r íodo" que te permitir á

marcar como cerrado un per íodo de trabajo, es decir, bloquear el acceso a dichos per íodos para que

éstos no puedan modificarse. Auditar /desauditar per íodo

Nueva interfase deconsultas

Para agilizar la consulta de información, la estructura y presentación de los principales catálogos y

ahora mediante consultas dinámicas es posible:

Revisar f ácilmente desde la misma consulta la información relacionada sin necesidad de desplegar

más catálogos, por ejemplo: desde el catálogo de cuentas podr ás consultar los movimientos

registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una subcuenta se desplegar án

automáticamente todas las pólizas que ésta tenga registradas y si as í lo deseas podr ás consultar el

detalle de las pólizas en es e mom ento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catálogo de pólizas

donde con sólo posicionarse sobre una póliza específica podr ás observar en la parte inferior de la

consulta los m ovimientos de cargo y abono registrados en ésta.

Personalizar las consultas de varias formas:

l Ordenando la información de manera ascendente o descendente, a partir de alguno de los

campos o columnas disponibles.

l Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta.

l Ordenando las columnas de la consulta según las necesidades específicas, para definir que

columna estar á en la primera posición, cual en la se gunda y así sucesivamente.

Personaliza tu consulta

Catálogo deCuentas

Las caracter ísticas y funciones más relevantes que pueden realizarse en el catálogo de cuentas son:

a) En la consulta:

l Identificar f ácilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular para su consulta

posterior.

l Realizar una Asociación de cuentas dependiendo del rubro al que pertenezcan.

l Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que pertenecer án a dicho rubro.

l Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos históricos.

l Exportar la consu lta de au xiliares a formato Excel®.

b) Al dar de alta una cuenta:

l Seleccionar la naturaleza de ésta (acreedora o deudora), lo que permitir á que el sistema no

tenga que manejar números negativos en los saldos de las cuentas, de tal forma que si esto

ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos.

l Definir la Cuenta complem entaria o de contrapartida para cuadrar una póliza.

l Asociar o des aso ciar la cuenta a un rubro.

Manejo de rubros decuentas

Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro en

particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que pertenecer án a él,

quedando disponible para su uso en cualquier cuenta.

Rubros de cuenta

Catálogo de cuentasdepartamentales

El sistema proporciona un catálogo de cuentas departamentales independiente al catálogo de

cuentas, en este catálogo podr ás asignar o asociar a una cuenta un departamento de los

previamente registrados. Cabe mencionar que los departamentos deber án ser dados de alta desde

su catálogo correspondiente. Adicionalmen te en este catálogo ser á posible revisar el auxiliar de cada

una de las cuentas departamen tales, exportarlos a Excel® y consultar los saldos históricos.

Cuentas departamentales

Pólizas En esta consulta además de encontrar el listado de pólizas agregadas, podr ás visualizar los

movimientos registrados en cada póliza sin necesidad de acceder al detalle, las pólizas estar ánorganizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos, etc, según lo definido en los par ámetros de

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configuración).

Manejo de pólizas

Pólizas Modelo Desde la ventana de pólizas modelo podr ás dar de alta y modificar pólizas de este tipo, sin que

tengas que acceder a la consulta de pólizas para realizar estas operaciones, de igual forma las

pólizas quedan a la mano para que si as í lo requieres puedas modificarlas en cualquier momento.

Pólizas modelo

Pólizas dedepreciación, ajustecambiario y cierre

Las pólizas de este tipo ya no se generar án como pólizas modelo, es decir, al solicitarse cualquiera

de los procesos se desplegar á la ventana de alta de p lizas con la información correspondiente para

que las pólizas, sean grabadas en es e mom ento.

Póliza de ajus te cambiario

Integración depólizas

El sistema te permitir á integrar masivamente las pólizas que aún no estén incorporadas y/o

contabilizadas en tu per íodo de trabajo.

Integración de pólizas

Captura de pólizasen monedaextranjera

Mediante la activación del par ámetro de configuración "Convertir montos de moneda extranjera encaptura de pólizas", se permitir á realizar la captura de la póliza en una moneda diferente a la base y

el sistema recalcular á automáticamente los montos a moneda contable conforme a lo registrado en

el histórico de tipos de cambio.

Digitalización de lacontabilidad(Documentosasociados a laspólizas)

En esta consulta podr ás asociar a una póliza uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos,

tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenar án en un directorio para ser

consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podr ás asociar comprobantes

fiscales digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar un óptimo s eguimiento.

Documentos asociados

Balanza decomprobación

Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades:

l Balanza acumulativa

Mediante la opción "Selección de perí odos para la balanza acumulativa" podr ás generar una

balanza acumulada que incluya varios per íodos y no sólo el del mes de trabajo.

Balanza de com probación

l Balanza de comprobación con departamentos

Mediante este nuevo catálogo tendr ás la posibilidad de obtener una balanza de comprobación

clasificada por departamentos. Este catálogo también permite obtener una balanza acumulativa.

Consulta la balanza de comprobación con departamentos

Exportación delreporte deAuxiliares a Excel®

El reporte de auxiliares cuenta con una opción, que te permitir á exportar la información emitida a una

hoja de Excel®, de tal forma que si as í lo requieres, podr ás a decuar y explotar la información desde

dicho programa.

Reporte de auxiliares

Balance General yEstado deResultadosMultimoneda

Ser á posible obtener vía un formato los reportes del Balance general y Estado de resultados,

expresados en una moneda diferente a la definida como moneda contable. La moneda se definir á al

momento de generar el reporte mediante el formato correspondiente.

Balance general

Estado de resultados

Reporte B10 Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la inflación en la información

financiera de la empresa. Se incluir á para su explotación como una hoja de cálculo estructurada en

Excel® y podr ás modificarla utilizando la barra de herramientas de Aspel-COI que se agrega en

Excel®. Finalmente, para su f ácil modificación podr ás consultar el reporte en el Administrador de

hojas de cálculo.

Formato B10

Administrador dereportes

En el Administrador de reportes podr ás crear y organizar reportes perso nalizados (QR2) de acuerdo

a tus necesidades, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas

incluir y mediante el uso de sentencias SQL. Adicionalmente en esta consulta podr ás generar

también reportes vía formato utilizando los com andos y campos del editor de formatos tradicional.

Reporte del usuario (Administrador de reportes)

Administrador dehojas fiscales yfinancieras (.XLS)

Con el fin de tener a la mano todas las hojas fiscales y financieras que provee el sistem a, se incluyó

en es ta versión un Administrador en el que se agrupan y enlistan los diferentes archivos en formato

Xls... Adicionalmente, podr ás añadir más hojas de las que por omisión proporciona el sistema.

Recuerda que median te la Barra de Herramientas Aspel-COI adicionada en Excel®, puedes generar

reportes y posteriormente añadirlos a este Administrador para su r ápida ubicación y consulta en

Aspel-COI.

Hojas fiscales y financieras

Herramientas Aspel-

COI para Excel®

Con el objetivo de facilitar la creación de reportes en Excel® utilizando los datos de tu empresa, al

instalar Aspel-COI se agregar á automáticamente en Excel® una barra de herramientas denominadaHerramientas Aspel-COI, la cual te permitir á diseñar r ápidamente reportes financieros y fiscales

pudiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de Aspel-

COI.

Exportar a Excel

Función@ACTIVO

Para facilitar la obtención de información mediante el uso o aplicación de funciones y f órmulas en

las hojas de cálculo (Excel®) se añadió la función @Activo, la cual servir á para obtener información

de un activo en particular mediante la utilización de par ámetros o sufijos. Para mayor información

consulta el a yuda electr ónica.

@Activo

Traspaso automáticode saldos

Ahora el traspa so de sald os se podr á realizar de manera automática, esto mediante la activación

del par ámetro de configuración "Traspaso automático", de esta forma, inmediatamente después de

registrarse un cambio en un per íodo determinado se realizar á un traspaso automático de saldos, el

cual iniciar á desde el per íodo donde se realice dicho cambio hasta el per íodo actual de trabajo.

Posteriormente podr ás consultar en el nuevo Administrador de per íodos el status del per íodo, es

decir, si requiere o no traspaso.

Traspaso de saldos

Interfase con Aspel-SAE 4.0

Se implementaron mejoras en el proceso de generación de pólizas, de tal forma que, la interfase

no s ea necesariamente vía un archivo, es decir, mediante p lizas modelo, sino que al momento de

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generarlas y guardarlas s e afecte directamente la base de datos de Aspel-COI. La interfase en línea

está disponible solam ente con Aspel-SAE 4.0 y la interfase vía pólizas modelo estar á disponible a

partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores.

Recepción y envío de pólizas modelo

Módulo de Perfiles de

usuarios

Ahora todos los s istem as de la l ínea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un módulo

de perfiles de usuario con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde

que sistema Aspel se haya agregado, éste quedar á disponible para todos los s istemas, lo único

que deber ás definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el us uario tendr á dentro del

mismo.

Traductor de datos deAspel-COI versiones3.X y 4.0

Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un traductor el cual se

ejecutar á de manera automática al abrir una base de datos creada con una versión anterior a

Aspel-COI 5.7 y te permitir á traducir información de:

l Par ámetros del sistema

l Archivos de d atos

l Perfiles de usuarios

Como ya se mencionó, ahora las bases de datos se generan por omisión en formato PARADOX®,

por lo que al traducirlas se es tructurar án automáticamente en dicho formato.

Traducción de datos

Exportación deconsultas a formato

Palm®

Podr ás exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a

formato Palm®, las cuales podr ás almacenar y consultar a través del programa Aspel-DB en tu

dispos itivo móvil compatible con Palm®.

Exportación de consultas

Infoweb: Publicaciónde información enInternet

El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en Aspel-NOI y Aspel-COI y que

pr óximamente se incluir á en los demás sistemas de la línea Aspel con la finalidad de permitir

publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas, estad ísticas y reportes

dependiendo del sistema), as í como otros archivos de diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.)

que pueden ser enviados al sitio Web de la empresa desde los sistemas Aspel.

Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podr ás armar tu página de

Internet previa contratación de es te servicio en aspel.com, publicando la información más relevante

de tu empresa, clasificándola y/o publicándola según las áreas adminis trativas de tu organización,

por ejem plo: Con tabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humano s "NOI", Producción "PROD",

etc., para la toma de decis iones.

Publicación en Infoweb

Generales Facilita el control de la información contable y de los activos fijos de tu negocio (este programa es

óptimo para empresas pequeñas y medianas).

Se puede Copiar y Pegar información con las opciones homónimas del menú Edición y en algunas

funciones, arrastrar los valores con el ratón, para colocar el dato en el campo q ue corresponde.

Facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de los reportes

financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario general, Libro mayor , Auxiliares

mensuales y anuales, Operaciones con terceros y Balanza anual.

Cuentas con ocho catálogos principales: Cuentas, Cuentas departamentales, Departamentos ,

Pólizas, Activos, Tipos de activo, Monedas, yConceptos de pólizas por empresa.

Se puede localizar r ápidamente un registro en particular o seleccionar información de un mismo

tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado.

Te ofrece cinco catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más

comunes en México, pudiendo dis eñar tu propio catálogo de cuentas.

La afectación a través de las pólizas es inmediata, de manera que se actualizan los saldos de las

cuentas del nivel especificado y superiores.

El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las

afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las originaron.

Se pueden utilizar varias opciones para la numeraci ón de tus pólizas (secuencial por tipo,

secuencial con folio único o asignada por el usuario).

Permite la generación de pólizas repetitivas con formatos diseñados por ti, manejando Pólizas

modelo. Con este proceso también podr ás guardar pólizas pendientes de se r contabilizadas.

También se podr á integrar y auditar pólizas de otras empresas y/o sucursales a la empresa dondese esté trabajando.

Se puede generar f ácilmente el siguiente per íodo de trabajo mediante un administrador de

per íodos.

Permite el ajuste en per íodos anteriores al actual, sin que s e descuadre tu contabilidad.

Permite trabajar con per íodos posteriores, aún cuando no se haya concluido el trabajo con dichos

per íodos o incluso los per íodos actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para

efectuar correcciones sobre los ya registrados.

Calcula los valores actualizados de los activos.

Genera Pólizas de depreciación para activos y de ajuste cambiario para cuentas en moneda

extranjera.

Permite generar infinidad de reportes de depreciación, entre los que destacan: Depreciación con

valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la

Renta), Impues to a los activos fijos, deducción inmediata y proyección de depreciación.

Puedes emitir un listado de los activos dados de alta, ordenándolos por tipo de activo, localización

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o por año o mes de adquisición.

Se pueden elaborar formatos de reportes específicos que se adapten a las necesidades de tu

empresa, con el Adminis trador de rep ortes.

Se pueden generar Gr áficas como: las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de ácido, Días de

cartera, Rotación de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital, Gastos de operaci ón y

Gr áficas del usuario, las cuales puedes pe rsonalizar y presentar con infinidad de opciones.

Tienes 9 tipos de presentación de las mismas (Pastel, Barras, L ínea, Área, etc.) en 2 y 3

dimensiones.

Facilita el mantenim iento y respaldo de los archivos de datos .

Para mantzener una comunicación completa que te ahorre tiempo de captura y errores, puedes

trabajar en conjunto con los dem ás sis temas de la línea: Aspel -BANCO, Aspel - CAJA, Aspel - NOI y Aspel - SAE, para contabilizar toda la información de tu empresa.

Puedes establecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows®de tu preferencia como Excel®, a

través del Copiado especial (DDE o Intercambio Dinámico de Datos).

Podr ás exportar a diferentes formatos como Excel®, PARADOX®, DBASE® y HTML®.

Puedes usar la calculadora de Windows®de tu elección, indicándolo desde la opción Aplicaciones

Asociadas, además de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear Hojas de Cálculo

financieras y fiscales, un man ejo de cuentas departame ntales, entre otras.

Ajuste de perí odos Permite el ajuste de per íodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad.

Respaldo de archivos Facilita el mantenim iento y respaldo de los archivos de datos .

Interfases Para mantener una comunicación completa que ahorre tiempo de captura y evite errores, se pue de

trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspe l-CAJA,

Aspel-NOI y Aspe l-SAE, para contabilizar toda la in formación de la empresa.

Copiado especial Desde las consultas o catálogos se pueden realizar copiados especiales (copiar información al

portapapeles) para utilizar la información en otras aplicaciones Windows®.

Ví nculos dinámicos Se puede es tablecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows® de tu preferencia como Excel®,

a través del Copiado especial. Esta funcionalidad sólo se podr á realizar en el catálogo de cuentas.

Exportación de datos Podr ás exportar la información de las principales consultas a diferentes formatos, tales como

Excel®, Páradox, Dbase, HTML, XML, entre otros.

Se puede usar la calculadora de Windows® de tu elección, indicándolo desde la opción

Aplicaciones aso ciadas , además de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear hojas

de cálculo financieras y fiscales, entre otras.

¡Todo esto hace de tu sistema una herramienta poderosa!

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Lo nuevo de la versión 5.7

Lo nuevo de la versión 5.6

Esta versión contempla los cam bios neces arios para cumplir con la Reforma Fiscal cons iderada en la nueva ley de ingresos que entra en vigor a partir del 1 de Enero del 2010.

Antecedentes

La reforma que im pacta a Aspel-COI es el cam bio de la tasa del Im puesto al Valor Agregado (IVA) la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% p ara las fronteras del país (Tasa de

fronterizo) y del 16% para el res to del territorio nacional (Tasa de IVA general).

Derivado de ello, los principales cambios del sistema son:

l Que al trabajar en periodos de 2010, en la captura de Operaciones con Terceros (necesarias para generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros o DIOT) y de

Ingresos para el Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU), se s ugiera el regis tro del IVA al 16%, 11%, 0% o Exento según corresponda a la operación.

l Que al trabajar en periodos de 2009 o an teriores, en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU el sis tema s ugiera el registro del IVA al 15%, 10%, 0% o Ex

según corresponda a la operación.

l Generación de los reportes relacionados con IVA, DIOT e IETU permitiendo filtrar por cada tasa del IVA general (15%, 16% o am bas) y por cada tasa de IVA fronterizo (10%, 11

ambas).

l Desglos e del ISR Retenido en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU.- Mejoras en la configuración del sistem a para agilizar el registro de Operaciones

Terceros y de Ingresos p ara IETU.

Parámetros del sis tema Se agrega una nueva sección denominada “Fiscal” donde se agrupan los par ámetros relacionados con la captura de Operaciones con Terceros

Ingresos IETU, tanto los que s e maneja ban en la versión anterior (ubicados en la sección Pólizas) como los nuevos, quedando de la siguiente forma:

Tasa de IVA default.- Ahora podr ás definir tanto para Operaciones con Terceros como para Ingresos IETU la tasa que por om isión el sis tema utilizar á parealización del desg lose de IVA de los movimientos que s e registren durante la captura de las pólizas, teniendo la posibilidad de elegir entre cuatro opcio

tasa de IVA fronteriza, tasa de IVA general, tas a de IVA Cero y Exento de IVA.

Montos incluye impuestos.- Podr ás definir por separado para Operaciones con Terceros y para Ingresos IETU si los valores capturados incluyen impues

no, lo cual determina la forma en que el sistema deber á sugerir el desglose de los impuestos: “extrayéndolos ” de los m ontos indicados en la póliza (“Mo

incluyen impues tos SI”) o “agregándolos ” a los montos de la póliza (“Montos incluyen impues tos NO”).

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en la Captura de Operaciones con Terceros e Ingresos IETU.- Estos par ámetros sirven para que el sist

de forma automática “recuerde” los datos de tasa de IVA, tasa de IVA Retenido y tasa de ISR Retenido del último registro realizado de Operaciones

Terceros y de Ingresos IETU y que los s ugiera en la siguien te captura, de acuerdo con lo que se d efina en estos par ámetros:

Para el caso de Operaciones con Terceros las opciones disponibles son:

RFC de Terceros. La sugerencia la hace con base en la última operación registrada del tercero involucrado en la captura.

Cuentas definidas para DIOT. La sugerencia la hace con base en la última operación registrada a la cuenta que se esté utilizando en la captur

operaciones con terceros.

No sugerir. Los datos sugeridos en la captura tomar án en cuenta los par ámetros del sistema.

En el caso de Ingresos IETU las opciones disponibles son:

Cuentas definidas para IETU. La sugerencia la hace con base en la última operación registrada a la cuenta que se esté utilizando en la captu

ingresos IETU.

No sugerir. Los datos sugeridos en la captura tomaran como referencia los par ámetros del sistema.

Captura de Operaciones con Terceros e Ingresos IETU

Tasas de impuesto

En las colum nas de la captura de Operaciones con terceros y de Ingresos IETU, ahora se indican las dos tasas de IVA general (15% y 16%) y de IVA front

(10% y 11%) posibles de aplicar en los movimientos. El s istema sug erir á la tasa que corresponda d e acuerdo al periodo de trabajo.

Porcentaje de IVA e ISR Retenido

El sistema ahora permite capturar los porcentajes y montos tanto de IVA Retenido com o de ISR Retenido en la o peración.

Reportes Para los Reportes fiscales de: Operaciones con terceros, Ingresos IETU, Deducciones IETU, IVA acreditable e IVA trasladado, se les agregó en el filtr

campo p ara elegir la tasa de IVA requerido: 15% o 16% para el IVA General y 10% u 11% para el IVA fronterizo. (También es posible indicar que se consid

los m ovimientos de amba s tasas para cada caso de IVA).

Se agregan dos nuevos reportes fiscales (con sus respectivos perfiles de usuario) para mostrar los impuestos retenidos indicados en la captura

Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, estos son: “Reporte de IVA e ISR retenidos en DIOT” y “Reporte de IVA e ISR retenidos en IETU”.

De acuerdo a las Reformas Fiscales vigentes a partir del ejercicio fiscal 2008, tanto las personas f ísicas como morales están sujetos a pagar un nuevo impuesto denominado Impues

Empresarial a Tasa Única (IETU). Guía Rápida para el cálculo del IETU

Para poder cumplir con las nuevas disposiciones, la nueva versión de Aspel-COI 5.6 ofrece la funcionalidad que facilitara el control, cálculo y seguimiento de las obligaciones de e

impuesto, las nuevas implementaciones son:

Parámetros del sis tema Podr ás indicar si las cantidades para los montos manejados en el Desglose de ingresos efectivamente cobrados o en la Captura de operaciones c

terceros/IETU ya tienen el IVA incluido.

Par ámetros de Pólizas

Definición de cuentaspara operaciones con

terceros/DeduccionesIETU

Las cuentas definidas para el control de operaciones con terceros ser án las mism as que se utilizar án para maneja r las deducciones IETU.

Cuentas para op eraciones con terceros / Deducciones IETU.

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Definición de cuentaspara ingreso IETU

Ventana muy parecida a la de Definición de cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU y s e emp lea para asignar del catálogo de cuent

aquellas cuantas que se usar án para llevar el registro de los ingreso s efectivamente cobrados. Esta selección de cuentas, s ervir á para desplegar una venta

de captura, en la que se deber á capturar el desglose de la op eración para el cálculo del ingreso gravable IETU.

Cuentas de ingres os efectivamente cobrados

Datos fiscales conterceros

Para el cálculo de deducciones IETU que se lleva a cabo en la Captura de operaciones con terceros/IETU se adicionaron nuevos campos que permitir án

calculo automático del monto de la deducción asociado al tipo de gas to que regularmente se lleva a cabo con el proveedor.

Datos fiscales de terceros

Desglose de Ingresos Esta ventana te permitir á desglosar el ingreso efectivamente cobrado, obteniendo por las diferentes tasas de IVA el valor de los actos y el IVA trasladado,

como el IVA retenido y el ingreso gravable IETU.

Captura de operacionescon terceros

Se adicionó una pestaña "Deducciones IETU", para llevar el des glose de la cuenta d e gas tos por concepto de IETU. Al esp ecificar el proveedor en operación c

terceros, se mostrar á en la pestaña "Deducciones IETU" la cuenta asociada al proveedor por concepto de gastos deducibles, y dependiendo de la forma

deducción indicada para el gasto, el sistema calcular á automáticamente el monto a deducir.

Captura de operaciones con terceros

Causación deIVA/Acumula

deducciones IETU

En esta consulta se adicionó una columna para mostrar el Monto deducible IETU, y la carpeta "Deducciones IETU", para llevar el desglose de la cuenta

gastos (Deducciones) por concepto de IETU. En esta consulta se pu ede es tablecer el periodo de causación del IVA acreditable y Acumulación de deduccion

IETU.

Podr ás elim inar las operaciones con terceros que ya no necesites, en la barra de herramien tas ya está disponible el botón eliminar.

Con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones, los montos que corresponden a este tipo de movimiento se mostrar án con sig

negativo tanto en la consulta "Causación de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deducciones IETU e IVA acreditable".

Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se mostrar án tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo.

Si eres usuario de COI 5.5 y tienes operaciones con terceros registradas como devolución, ver ás de manera transparente el mismo efecto en es

movimientos, siempre y cuando los montos se hayan grabado positivos, pero si se grabaron con signo negativo no se notar án cambios en la consu

"Causación de IVA / Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los m ovimientos, porque los mo ntos ya no se ver án con el s igno negativo.

Acumulación deingresos IETU

Esta consulta muestra la información de las operaciones grabadas para Ingresos IETU, las cuales se registran automáticamente con un periodo de causac

del mismo mes de trabajo en el que se efectuó la operación, si no deseas que s e aplique en ese periodo sólo deber ás definir manualmente el que se requie

Podr ás elim inar los registros de Ingreso s IETU que ya no necesites, en la barra de herram ientas está disponible el botón eliminar.

Para que puedas identificar de manera inmediata los ingresos registrados como devoluciones, en la consulta "Acumulación de Ingresos IETU" y en los repor

"Ingresos IETU e IVA trasladado", los montos que corresponden a estos movimientos se mostrar án con signo ne gativo. Sin embargo al consu ltar el detalle

cada movimientos los montos se ver án tal como los capturaste, es decir, sin signo n egativo.

Acumulados de Ingres o

Reportes Se adicionaron nuevos reportes para operaciones con IETU y para el desglose del IVA, reportes que te permitir án conciliar el IVA con sus diferentes tas

aplicadas. Los reportes son:

Reporte de Ingresos IETU

Reporte de Deducciones

Reporte de IVA Trasladado

Reporte de IVA Acreditable

Nuevas hojas de Excel El sistema proporciona dos hojas de Excel©, que se alimentar án mediante el Vínculo dinámico de datos (DDE), estas hojas las podr ás encontrar en

administrador de hojas fiscales y financieras:

ietu PROVI.xls. Permite obtener el cálculo provisional por concepto de IETU.

ietu ANUAL.xls Permite obtener el cálculo anual p or concepto de IETU.

Cómo obtener el pago provisional o anual d el IETU


Perfiles de usuario Se agregaron nuevos perfiles de usuario q ue permiten el control de las operaciones para Ingresos IETU,éstos son: Registrar cuentas de ingresos, Causac

IETU, Captura de ingres os IETU, Eliminar ingreso s IETU.

Las operaciones de deducciones IETU se controlan con los mismos perfiles de operaciones con terceros.

Nuevas funciones parael DDE para utilizadaspara obtener el pagoprovisional y anual delIETU

Intercambio dinámico de datos

Nombre de función :

CEDULADEDADICIONALIETU

Sintaxis:

el par ámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el qu e se quie

trabajar en COI en el formato mes -año (MMAA).


7/15/2019 Manual COI 5.7


CEDULACREDXINVERSION

Sintaxis:

el primer par ámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se pu ede indicar el periodo con el qu e

quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo par ámetro es u n double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercer par ámetro ind

si es un pago provisional(P) o anual (A).


CEDULACREDXINVENTARIO

Sintaxis:

@CEDULACREDXINVENTARIO[PERACT | MMAA, TASAIETU, P|A, N ] el primer par ámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica

periodo actual (en COI), o bien se puede ind icar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes -año (MMAA), el segundo par ámetro es

double que indica el % IETU que se va a aplicar, el tercer par ámetro nos ind ica si es un p ago provisional(P) o anual (A) y el cuarto par ámetro es un entero qse refiere al número de rango de cuen tas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cédula.

Nombre de función:

CEDULACREDXSUELDOS

Sintaxis:

@CEDULACREDXSUELDOS[PERACT | MMAA, TASAIETU, N ]el primer par ámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el perio

actual (en COI), o bien se pued e indicar el periodo con el que s e quiere trabajar en COI en el formato mes -año (MMAA), el segundo par ámetro es un double q

indica el % IETU que s e va a aplicar y el tercero par ámetro es un entero que se refiere al número de rango de cuentas (N) que el us uario quiere utilizar en e

cédula.

Funciones adicionales:

@INGRESOIETU[PERACT]

Devuelve el monto de los ingresos acumulados a un periodo determinado.

@DEDUCCIONIETU[PERACT]

Devuelve el monto de las deducciones acumuladas a un periodo determinado.

@ACTIVOEJERCICIOSANTERIORES[A]'

Devuelve una m atriz de activos que sirve como base para los cálculos de la cédula de cr édito fiscal para inversiones del 1/sep/1998 al 31/agos to/2007.

@DEDADISIONALIETU[M]

Devuelve el monto de las inversiones del 1/sep/2007 al 31/dic/2007, que sirve como ba se para el cálculo de la deducción adicional.

Adminis trador de ho jas de cálculo

Arma tus repo rtes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos)

Aspel Herramientas

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Guí a Rápida para el cálculo del IETU

Para obtener el cálculo provisional y anual del IETU debes seguir los siguientes pasos:

1. Definir en Par ámetros del sis tema / Fiscal: Las tasas de IVA por omisión, para el registro de las operaciones en general, así co

definir si los montos de las operaciones incluir án IVA.

2. Definir las cuentas que llevar án el control de los Ingresos efectivamente cobrados, en Archivos/ Operaciones con Tercero IE

Cuentas para ingresos IETU.

3. Verificar que la definición de cuentas para el control de Operaciones con terceros sean las mismas que vas a utilizar parcontrol de deducciones IETU, en Archivos/Operaciones con Terceros IETU / Cuentas para Operaciones con tercero

Deducciones IETU.

4. Asociar en los Datos fiscales de cada proveedor, el gasto asociado al mismo a través de la cuenta de gastos y definir la forma

la que se realizar á la deducción de la operación, en Archivos /Operaciones con Terceros IETU / Datos fiscales de terceros.

5. Definir dos rangos de cuentas una para Cr édito fiscal por Inventarios y otro para Cr édito fiscal por sueldos obtención del p

provis ional y anual del IETU.

6. Definir dos nuevos rangos de cuentas un para Cr édito fiscal por Inventarios y otro para Cr édito fiscal por sueldos y prestacione

7. En la consulta de Acumulación de Ingresos IETU podr ás revisar la información de los ingresos regis trados y cambiar el peri

de acumulación de las operaciones que no se reportan en el mes de trabajo.

8. Auxíliate de los reportes Fiscales para la revisión y conciliación de la información.

l Reporte de Ingresos IETU

l Reporte de Deducciones

l Reporte de IVA Trasladado

l Reporte de IVA Acreditable

l Reporte de IVA e ISR retenido para DIOT

l Reporte de IVA e ISR retenido para IETU

9. Finalmente, con las Hojas Fiscales definidas para el pago provisional y anual IETU podr ás obtener los montos a reportar al SA

l Pago anual del IETU

l Pago provisional del IETU

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Interfase con otros sistemas de la lí nea Aspel

Comunicación inmediata

Aspel-COI es la colum na medular en la adminis tración de tu empresa, ya que recibe información proveniente de todos los dem

programas de la línea Aspel para su contabilización.

Esto ahorra tiempo y te evita errores, ya que no tendr ás que volver a capturar información generada en procesos de otros s istemas .

Desde Aspel-SAE

Integración administrativa

En Aspel SAE generas una póliza modelo con las Ventas, Compras, Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar regis tradas

el sistema. Posteriormente, desde la opción Pólizas Modelo puedes grabar e integrar automáticamente toda esta información en

contabilidad.

A partir de la versión 5.0 de Aspel - COI y 4.0 de Aspel - SAE, esta integración o interfase podr á realizarse en línea, es decir, se afect

directamente la contabilidad de tu empresa.

Desde Aspel- BANCO

Integración bancaria

Puedes indicar Aspel - BANCO 3.0 una Contabilización en línea de los movimientos bancarios que tengan un concepto vinculado c

una cuenta contable de Aspel - COI.

Desde Aspel - NOI

Contabiliza aportaciones

Puedes contabilizar todos los conceptos de nómina (IMSS, SAR, ISR, etc.) por m edio de una póliza modelo generada en este siste

Posteriormente la integrar ás automáticamente en tu contabilidad por medio de la opción Pólizas Modelo.

Desde Aspel-CAJ A

Genera una póliza modelo de ventas e ingresos del día para ser contabilizadas en Aspel - COI.

Nota

Para conocer cómo s e lleva a cabo cada una de estas interfaces, dir ígete a los procesos que las explican con mayor detalle en s

respectivos manuales.

Para mayor información sobre estos productos, dir ígete a la página de Aspel en Internet aspel.com.mx/prdctos.html o comunícate co

distribuidor.

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Registro "en Lí nea"

Temas relacionados

Contabilizar en línea Par ámetros del sistema

Qué es

Los movimientos que captures de la información de tu empresa se registran de inmediato en los catálogos, modificand

complementando los datos de los archivos y catálogos interrelacionados.

Nota:

En algunas situaciones y dependiendo de la manera en que decidas operar tu programa, podr ás capturar tu información sin que afe

la contabilidad, para luego actualizarla con alguna de las herramientas diseñadas para ello.

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Tabla rápida de catálogos, parámetros y valores

Catálogo o Función Para qué sirve

Parámetros delsistema

Son los par ámetros de operación que repercuten directamente en el funcionamiento general del

sistema.

Par ámetros del s istema

Cuentas En este catálogo podr ás llevar una lista ordenada de las cuentas empleadas en la contabilidad de tu

empresa pudiendo identificarlas por su nombre y número correspondiente, regularmente sirve parasistematizar la contabilidad de tu empresa. En este catálogo se registran todas las variaciones que

dichas cuentas puedan tener por las operaciones efectuadas en el negocio, las variaciones a su vez

afectar án a las cuentas de Activo, Pasivo y Capital.

La información almacenada en es te catálogo también servir á para conocer los valores con los cuales

se forman los estados financieros, es por eso la importancia de llevar un registro de cuentas con todas

las variaciones de éstas.

Adicionalmente podr ás llevar:

l El saldo promedio diario de todas tus cuentas, as í como los saldos iniciales y finales.

l Los saldos según presupuesto.

l La naturaleza de la cuenta.

l Auxiliares de la cuenta, entre otras .

Catálogo de cuentas

Cuentasdepartamentales

Este catálogo contiene todas las cuentas manejadas por tu empresa pero ordenadas o concentradas

por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los

centros de costo que los originaron. Para llevar este control por departamentos la cuenta debe darse

de alta previamente desde el catálogo de cuentas o desde es te catálogo para posteriormente definirle

o asignarle los saldos por departamentos.

Adicionalmente podr ás llevar un control de:

l El saldo promedio diario de todas tus cuentas, as í como los saldos iniciales y finales.

l Auxiliares de la cuenta.

l Entre otras más.

Pólizas Las pólizas son aquellos documentos donde se registran cada una de las variaciones o movimientos

que puede tener una cuenta, es decir, los aumentos o disminuciones que sufran los valores del Activo,

Pasivo, o Capital por las operaciones del negocio, los cuales se registran en las cuentas

correspondientes por m edio de cargos y abonos.

Consulta de pólizas

Pólizas Modelo A diferencia del catálogo de pólizas, en este catálogo podr ás generar pólizas que no afecten de manera

inmediata la contabilidad de la empresa, de tal forma que pos teriormente, después de su revisión las

puedas integrar.

Estas pólizas se graban en un archivo, independiente al Catálogo de pólizas. De esta forma, podr ás

acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir

al momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que nosufren modificaciones sustanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva.

Departamentos En este catálogo se pueden dar de alta los diferentes departamentos en los que es tar án clasificadas

las cuentas. Las cuentas de tu catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los

movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros de costos que los originaron.

Departamentos

Conceptos depólizas

Este catálogo te permite dar de alta los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para

identificar una póliza y/o los diferentes m ovimientos realizados en ésta.

Conceptos de pólizas

Activos Es el catálogo donde se mues tran todos los bienes y derechos que s on propiedad de la empresa. Con

este catálogo el sistema te permitir á administrar mejor tus activos, proporcionándote información

contable y fiscal. Los datos indicados en cada activo ser án los que se consideren para realizar cálculoscomo la depreciación, revaluación, cálculo del impuesto al activo, etc. La consulta de este catálogo se

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podr á personalizar según tus necesidades.

Desde es te catálogo podr ás consultar el mantenimiento e información del seguro del activo.

Consulta de activos

Catálogo demantenimiento ySeguros

Desde el Catálogo de Mantenimiento y Seguros se muestran dos pestañas con los nombres de

Mantenimiento y Seguros, estos catálogos contienen información sobre el mantenimiento del activo as í como los datos de su seguro.

Información mantenimiento y seguros

Depreciación El sistema te proporciona una consulta donde podr ás observar un listado de los activos, con la

información de la depreciación de los activos. Los datos que el sistema considera para calcular la

depreciación, así como la actualización, se definen en par ámetros de depreciación.Consulta la depreciación de activos

Revaluación La revaluación de activos proporciona la información necesaria para calcular la revaluación, as í como

la actualización ubicada en par ámetros de revaluación.

Consulta de la revaluación

Tipos de activos Los tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos

sim ilares en cuanto a depreciación y revaluación.

Los datos definidos en los tipos de activos s er án los que el sis tema sugiera al dar de alta los activos.

Manejo de tipos de activos

Balanza decomprobación

Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo general al fin de cada mes, para

comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los as ientos

(debe y haber) durante cierto per íodos.Balanza de comprobación

Balanza decomprobación condepartamentos

Es la consulta o reporte que tiene como objetivo comprobar si todos los cargos y abonos de los

asientos del Diario han sido registrados en las cuentas de mayor, respetando la partida doble,

detallando los saldos de las cuentas que pertenecen a ciertos departamentos.

Catálogo demonedas

Contiene la información de los tipos de cambio que s e manejan en tu contabilidad.

Tabla del INPC Es una tabla que contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta básica y nos sirven

para reflejar los cambios en valor producidos por la inflación (e incluso por la deflación) de los activos.

Consulta, agrega o modifica la tabla del INPC

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Actualización en lí nea

Aspel actualización en línea (Aspel-AL), es un servicio que perm ite obtener la actualización de los sistemas Aspel vía Internet. Cuando

solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión del sistema desde el cual se solicitóproceso.

Caracterí sticas

Aspel-AL mues tra en su página los programas Aspel que tienes ins talados y que se pueden actualizar vía Internet.

Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalaci ón anterior del s istema (último reinstalable) e

ruta especificada en el módulo de configuración del programa Aspel-AL.

Recuerda que Aspel-AL sólo podr á actualizar los reinstalables correspondientes a la mis ma versión que se tiene instalada, es deci

ésta corresponde a Aspel-COI 4.0, entonces Aspel-AL te actualizar á al último reinstalable disponible, pero no te actualizar á a la últversión de Aspel - COI si hubiera uno disponible.

Desde Aspel-AL podr ás revisar el número de versión del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algún reinstalable.

En caso de haber instalado el sistema de manera local o Servidor, la actualizaci ón en línea de la versión se realizar á por FTP y en c

de instalar el sistema como una estación de trabajo la actualización en línea del sis tema se realizar á por medio de una Unidad de Re

Para mayor información consulta el ayuda de Aspel-AL.

Beneficios

Por este medio puedes actualizar un sis tema de la línea Aspel vía Internet, con sólo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina.

Consideraciones

No todas las versiones de los productos Aspel están preparadas para realizar una actualización en línea, solamente a partir de siguientes sistemas Aspel: SAE 3.0 y 4.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5 y 3.0, COI 4.0 y 5.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electr ónico 1

versiones posteriores.

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Consideraciones para trabajar con Windows Vista

-SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringi

seguridad del s istema, m otivo por el cuál solicita constantemente la autorización del usuario. Si el usuario no es un Administrador, V

solicita adicionalmente el usuario y contraseña para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requer ían autorización de

usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los s istemas Aspel deber ás tomar en cuenta lo siguiente:

Si tienes Aspel-AL versión 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic dere

sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtenga

funcionalidad adecuada; este proceso permitir á también que Aspel AL se actualice a la versión más reciente. Te dar ás cuenta requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre

mensaje:

"No se halló el regis tro del producto, por favor proporcione la ubicación del archivo de versión".

Al ejecutar Aspel-AL versión 2.00.6 o superior tendr á el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows:

Si eres Administrador, te aparecer á un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución de Aspel-AL. Acéptala.

Si no eres Administrador, te aparecer á un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la cono

proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sis tema en modo administrador, esto es : dar

derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opci ón "ejecutar coadministrador" ("run as administrator"). Te dar ás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el Ddentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directo

Probablemente no tenga permisos de escritura".

Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr á el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario

Windows:

Si eres Administrador, te aparecer á un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución del Servidor de Licencias. Debe

Aceptarla.

Si no eres Administrador, te aparecer á un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la cono

proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

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Requerimientos de equipo

Tema relacionado

Redes que soporta este sis tema

l Procesador Intel Pentium® de 1Ghz o superior*

l 512 MB de RAM*

l 140 MB de espacio libre en disco duro

l Monitor Super VGA (800x600) o superior

l Microsoft Windows® 2000, XP, 2003, Vista, 2008 ó 7

*Los requerimientos del sis tema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones prop

del Sistema Operativo instalado.

* Para una instalación en Servidor es recomendable una configuración mayor, dependiendo del número de usuarios y el número

empresas a operar en el mism o servidor.

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Redes que soporta este sistema

l Microsoft

l Novell

l Netware

l Cualquiera compatible con las anteriores

Nota:Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito que los equipos tengan 512MB de RAM como m ínAsimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el mismo en todas las computadoras , que se trabaje en una red de álocal (LAN) con cableado es tructurado y con tarjetas de red a una velocidad m ínima de 100 Mbps.

Tema relacionado


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Procedimiento de instalación

Antecedentes

Caracter ísticas del Sistema por Modalidad

Pasos de la instalación

Manejo El sistema por omisión se instala en modalidad de un usuario y podr ás dar de alta hasta 99 empresas. Encaso de requerir que el programa sea utilizado simultáneamente por más de un usuario a la vez en una misma

red de computadoras, deber ás adquirir licencias de us uarios adicionales as í como instalar el sistema en una

computadora que realice las funciones de servidor de la red de cómputo donde operar á el mismo.

La adquisición de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir,

si s e trata de una versión en renta o de una versión tradicional.

Manejo Al i ntroducir el dis co en la unidad de CD se des plegar á automáticamente una presentación, elige la opción

Instalar para iniciar el proceso de ins talación de Aspel-COI.

Es importante mencionar que ahora no se solicitar á el Número de serie y Código de activación para realizar la

instalación, posteriormente en el Asistente de Activación del sistema se solicitar án dichos datos. Activación del sistema

Mensajedebienvenida

El sis tema despliega una ventana de bienvenida, y a continuación se mos trar á el contrato de la licencia de us o, tendr ás que aceptarlo para p

continuar con la instalación del programa.

Seleccióndel tipo deinstalación

Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes:

1. Local o servidor. Utiliza es ta opción si:

¡ El sis tema va a utilizarse s olamente en una computadora o,

¡ El sistema se utilizar á en una red y el equipo donde estás ins talando ser á el se rvidor. Este tipo

de instalación te permitir á operar la computadora como servidor de licencias, es decir, los

equipos instalados como estaciones trabajo, validar án su acceso a través de dicho servidor.

Tomando en cuenta que desde dicho servidor hay que realizar la activación de las licencias de

los us uarios adicionales que se hayan adquirido.

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Incrementa el número de usuarios del sistema

Guía para la instalación de Aspel-COI en red.

2. Estación de trabajo. Selecciona esta opción si la computadora donde estás es una de las terminales

que acceder á al sis tema en red y ya cuentas con una instalación del programa en el equipo servidor.

Nota: Independientemente del tipo de instalación que se realice (Servidor o Estación de trabajo), el sistemase instalar á de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisión únicamente de lainformación a través de la red.

Esencial Si el sis tema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente:

l Que las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local.·

l Que el equipo de cómputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas

operativos: Microsoft Windows® NT, 2000, XP, 2003 o s uperior.

Instalaciónautomáticade la red

Deber ás efectuar la Instalación de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalación de tipoEstación de Trabajo en cada una de las terminales (como s e mues tra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal ó

el sistema esté encendido y previamente s e haya realizado la activación correspondiente del programa endicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias).

Actualización y enlace de usuarios adicionales

IndicarDirectorio deInstalación

En este paso deber ás seleccionar la carpeta en la que el programa instalar á los archivos.Por omisión se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\Aspel –COI 5.7, pero puede ser modificada,

utilizando el botón Examinar. Con el botón "siguiente" puedes continuar con el proceso de instalación.

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Directorio deArchivosComunes(DAC)

En este diálogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omis ión se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes

modificarla utilizando el botón Examinar.

Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Asis tente de configuración del directorio de archivos com unes

Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso común para los sis temas de la línea Aspel es

muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones:

Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalación de tipo Local o Servidor, deber ás crear la

carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de talforma que puedan compartir cierta información, como los perfiles de usuarios, los par ámetros de

configuración, etc. Para conocer más al detalle sobre la instalación de la carpeta de Archivos Comunes,

consulta el tema Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Durante la instalación de tipo Estación de trabajo se solicitar á la ruta donde el instalador crear á elDirectorio de Archivos Comunes , si ya existe una configuración previa de es te Directorio en e l equipo donde

la instalación se está realizando, el programa no s olicitar á esta especificación.

Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones

de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los

equipos trabajen con los mismos par ámetros de configuración, con la misma base de datos, quecompartan el módulo de perfiles del usuario y la aplicación Infoweb, etc, para que el trabajo en red sea

completo.

Posteriormente, si as í lo requieres en el m enú Utiler ías, opción Directorio común Aspel, podr ás reconfigurar

la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes.

Selección del

grupo deprogramas

Una vez elegido el tipo de instalación, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas

correspondiente a Aspel-COI 5.7; por omisión se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedesmodificarlo.

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Estado de lainstalación

Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botón Siguiente, el sistema proceder á a copiar

los archivos de acuerdo a lo indicado.

Instalación delos archivos delBDE

Los archivos del BDE son instalados durante la instalación Local o servidor, para ello el sis tema generar á

un subdirectorio con el nombre "BDE" (Borland Database Engine), en la misma ubicación donde se

instalar á el sistema, se sugiere por omisión la ruta: C:\Archivos de Programa\ASPEL\ASPEL–COI 5.7\Bde.

En este subdirectorio encontrar ás los drivers nativos, con los que podr ás exportar tus bases de datos parautilizarlas en formatos: MSSQL® ,DB2®, ORACLE®, DBASE®, FOXPRO®, PARADOX®, INFORMIX®,

INTRBASE®, MSACCESS® Y SYBASE®.

Esta carpeta NO ser á creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalación previa del BDE en

otra ruta ( es decir si en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en esecaso el instalador solamente actualizar á los drivers necesarios para trabajar.

Fin de la

instalación

Concluido el proceso, el sistema presentar á una ventana que indica el término de la instalación; asimismo preguntar á si deseas revisa

información de último momento y abrir á el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta información relevante sobre el s istema, así como los camde último minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatamente una sesión de Aspel-COI.

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Nota

Al instalar tu sistem a Aspel tendr ás 30 días de evaluación, si al concluir este per íodo no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta o tradicionejecutarlo se desplegar á una ventana donde se solicitar á la activación del sistema.

Temas relacionados

Directorio de Archivos Comunes(DAC)

Estructura del directorio de archivos com unes

Asis tente de configuración del directorio de archivos comunes





Concluida la instalación, en Windows® se crear á el grupo de programas correspondiente a Aspel-COI 5.7 y el icono para ejecut

programa.

Al abrir el sis tema automáticamente se presentar án las ventanas correspondientes a la activación del s istema, es decir, el Asis tente de Activac

Activación del sistema

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Guí a para la instalación en red

A) REDES MICROSOFT

En el servidor

En las Estaciones de Trabajo

B) REDES NOVELL

En el servidor

En las Estaciones de Trabajo

REDES MICROSOFT.

En el servidor:

1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), cr

desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archiv

Comunes Aspel que s on necesarios para el trabajo en red.

2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones ‘Compartir/Permisos’ y ‘Seguridad’ todos los permi

necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total (lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario Windows que acceder án al sistema o sólo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marca

par ámetro ‘

Hacer posible que los perm isos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto’ para que los

permisos se apliquen a todas las subcarpetas.

3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\.

4. Realiza la instalación del sis tema en su modalidad "Local o servidor".

5. Para el directorio de instalación del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la rutainstalación de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3.

6. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la secc

‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR ’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron

Archivos Comunes Aspel en el pas o 5; p.e O:\ NETDIR.

7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, utilizando un número de serie que tenga Licencia para Usuar Adicionales .

8. Finalmente debes acceder a la opción Utiler ías / Servidor de L icencias y seleccionar el par ámetro "Activar el servicio de Licenc

de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As í mismo debes verifica

el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se esté ejecutando, ya que de

contrario no ser á posible trabajar con las es taciones de trabajo.

Importante

Si ya instalaste tu sis tema con las opciones que se sugieren por omis ión, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el dis

duro del servidor, entonces realiza lo siguiente:

a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron

Archivos Comunes Aspel.

b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utiler ías / Directorio Común Aspel", se presentar á el Asistente

configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio

archivos comunes ’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunt

los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente.

c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar ’ y el sistema

reinicializar á para cargar la nueva configuración.

d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red.

En las Estaciones de Trabajo:

7/15/2019 Manual COI 5.7


1. Crea la misma unidad virtual que se registr ó en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archiv

Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows.

2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sis tema en su m odalidad "Estación de trabajo".

3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalación de

Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el pas o 1.

4. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que

encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel.

Importante

Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisi ón en

instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:

a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estación de trabajo anteriormente sugerido.

b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utiler ías / Directorio Común Aspel", se presentar á el Asistente

configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio

archivos comunes ’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apuntlos Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente.

c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar ’ y el sistemareinicializar á para cargar la nueva configuración.

REDES NOVELL.

En el servidor:

1. Realiza la instalación del sis tema en su modalidad "Local o servidor".

2. Para el directorio de instalación del sis tema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien ele

un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel).

3. Para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (s

directorio no existe el instalador lo generar á). Este directorio contendr á los Archivos Comunes Aspel que son necesarios ppoder trabajar con este tipo de red.

4. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la secc

‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR ’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron

Archivos Comunes Aspel en el pas o3.

5. Accede al sis tema y lleva a cabo el proceso de Activación, recuerda que preferentemente al número de serie que indiqudebiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sis tema

6. Debes acceder a la opción Utiler ías / Servidor de Licencias y seleccionar el par ámetro "Activar el servicio de Licencias

Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en

Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se es té ejecutando, ya que de lo contra

no ser á posible trabajar con las es taciones de trabajo.

7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contraseña con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instala

sistema.8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario accede

la opción Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios:

a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel

b. Activa el menú flotante y selecciona la opción: "Propiedades"

c. En la carpeta "Iniciar ses ión", activa la opción: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registra

en el paso 7 con el que se realizó la ins talación del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectur

escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez)

d. Indica la contraseña que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios .e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuración aplique.

De esta forma garantizar ás que el sistema Aspel-COI funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adiciona

7/15/2019 Manual COI 5.7


Tema relacionado


puedan acceder concurrentemente.

Para el acceso de las estaciones de trabajo, es im portante verificar que los usuarios de Novell con los que s e inicie la ses ión del equ

tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-COI y/o los Archivos Comunes Aspel se encuent

instalados.

En las Estaciones de Trabajo:

1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sis tema en su m odalidad "Estación de trabajo".

2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalación de

Archivos Com unes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Com unes Aspel que ins talóservidor.

3. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que

encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell.

Importante

Si en el servidor o en las es taciones de trabajo, ya instalaste el sis tema con las opciones que se s ugieren por omis ión en el instalad

es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:

En el servidor:

a) Accede al sistema a la opción ‘Utiler ías / Directorio Común Aspel’, se presentar á el Asistente de configuración del Directorio

Archivos Comunes , oprime el botón siguiente y elige la opción ‘ Crear un nuevo directorio de archivos comunes ’, después indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta

seleccionarla mediante el botón examinar(...), si la carpeta no existe el asis tente la crear á, posteriormente oprime s iguiente.

b) Al concluir el proceso de creación de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar ’ y el sis tema se reinicializar á para carga

nueva configuración.

En las estaciones de trabajo:

a) En cada uno de los equipos, accede al sis tema y selecciona la opción ‘Utiler ías / Directorio Común Aspel’, se presentar á el Asistede configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archi

comunes ’, después mediante el botón examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instaló los Archi

Comunes Aspel y oprime Siguiente.

b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar ’ y el sis tema se reinicializar á p

cargar la nueva configuración.

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Manejo

Las nuevas versiones de los sistemas Aspel (NOI 4.0, COI 5.7, BANCO 3.0, SAE 4.0 y PROD 2.0), crean una carpeta de Archi

comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos

sistemas de la línea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso común , tales como: Aspel-

Infoweb, el módulo de perfiles de usuarios, as í como otros documentos de uso común entre los s istemas Aspel, entre otros.

Esta capeta por omisión se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicación puede va

dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalación del sistema.

El directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que en dicho directorio se almacenan

perfiles de usuario, el archivo empresaw que contiene los par ámetros de configuración de cada una de las empresas , la carpeta Da

donde se localizan los formatos y reportes que el s istema proporciona por omisión (archivos fto y qr2 ), la aplicación Infoweb, el arch

de control que administra el acceso concurrente al número de usuarios permitidos y en general todas las aplicaciones de

compartido para las estaciones de trabajo, por esa razón, es en esta carpeta que debe ubicarse la base de datos. Para garantizar q

todas las terminales que accedan al sistema utilicen los mismos par ámetros de configuración, la misma base de datos, as í como

mismo módulo de perfiles de usuario o la aplicación Infoweb, etc, es necesario que al momento de instalar Aspel-COI tanto el servi

como las estaciones de trabajo apunten al mis mo directorio de archivos comunes as egurando que el trabajo en red sea completo.

Nota

Es im portante mencionar que cualquier modificación o alteración que se realice s obre estos archivos repercutir á en todos los sistem

Aspel instalados, por lo que s e sugiere no moverlos.

El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:

l Aspel-AL

l Infoweb.

Además de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente información:

l Archivos de perfiles de usuario

l Archivos de inform ación de los sistemas instalados

l Archivos con recurs os de imágenes Aspel

l Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos com unes y propiedades de un archivo.

l El archivo empresa

l Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.

Este directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalación bajo el siguiente esquema:·

l Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora

El directorio se crear á si :

1. Existen programas o aplicaciones que deber ían ubicarse en dicho directorio, este es el caso de Aspel-AL ya que en version

anteriores del instalador, esta aplicación se copiaba en un directorio específico.

2. No hay ningún producto Aspel instalado.

En ambos casos s e crear á f ísicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.

l Si ya existe un directorio de archivos comunes

Se realizar á un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comun

existente.

Cuando se quiera instalar otro s istema Aspel, el sis tema realizar á lo s iguiente:

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Temas relacionados

Estructura del directorio de archivos com unes


1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes.

2. Configura el sis tema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes ins talado, si la ruta donde se copió el directorio

la que por omis ión sugiere el proceso de ins talación, dicha ruta ser á: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel.

3. El programa verifica que las versiones de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes se

posteriores o iguales, sino, procede a actualizarlas.

4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes sea diferente a

encontrada en la ruta destino.

Con el proceso anterior se as egura que sólo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC) en lugar de crear un nuevo directopor cada producto Aspel que se instale.

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Modo de mantenimiento

Manejo

Tema relacionado


l Este modo de mantenimiento lo podr ás realizar, al ejecutar nuevamente la instalación del sistema en un equipo donde

programa ya fue instalado previamente.


Opciones disponibles

Si el programa de instalación detecta que ya está instalado Aspel-COI 5.7 en la PC (es decir que lo que estás realizando es u

reinstalación), se mostrar á una ventana donde podr ás s eleccionar alguna de las siguientes opciones, según sea el caso:

Reparar: Esta opción te permite realizar una reinstalación del sistema; utiliza esta opción como una operación de mantenimientcuando por alguna razón se haya dañado algún archivo, por ejemplo: afectado por algún virus. Al se leccionar el botón "Siguiente" iniciel proceso de reinstalación del sistema.

Eliminar: Esta opción te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botón "Siguiente" se enviar á un mens aje preguntan

si deseas eliminar por completo la aplicación seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciar á el proceso de

desinstalación, eliminándose todos los componentes instalados.

Si no se acepta la confirmación de eliminar la ins talación el proceso se cancela presentándose nuevamente la ventana de esta opció

NotaOtra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a través del servicio: Aspel Actualización en línea (Aspel-AL), el cual te permitir áInternet la actualización a las últimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con sólo un clic desde la comodidad de tu casoficina. Es importante mencionar que Aspel-AL, solamente puede actualizar los reinstalables disponibles para la misma versión

sistema.Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versi ón desde la cual se solicitóproceso.

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Acceso al sistema

Acceso

l Desde la carpeta de ins talación del programa con el archivo COIWIN.EXE

l Desde el archivo de acceso directo

Manejo Aspel

Para ingresar al sistema ejecuta el programa COIWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambi én puedes uti

el icono correspondiente que encuentra en el grupo de programa.

Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar á varias ventanas antes iniciar una ses ión con el sistema

orden en la que aparecer án es la s iguiente:

Ventana de Bienvenida

En seguida de la ejecución del sistema, se presentar á una ventana informativa dándote la bienvenida al sistema Aspel-COI que aca

de adquirir. Para continuar deber ás aceptar la ventana.

Asistente para la activación del sistema

Este Asistente te informa el tiempo límite que puedes operar el s istema antes de requerir su activación, los días que podr ás evalua

sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalación. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opción " Ac

sistema ahora", para activarlo posteriormente selecciona la opción "Activar sistema MAS TARDE"

7/15/2019 Manual COI 5.7


Cada vez que inicies una s esión con el sistema y hasta que realices la activación del mismo, se desplegar á una ventana de recordat

para la activación. De manera informática en este Asistente podr ás consultar los que ya han transcurrido s in la activación del sis tema

importante que tomes en cuenta que si el sis tema no se activa antes de los 30 d ías de evaluación que Aspel te proporciona, el progradejar á de operar al 100%, siendo posible únicamente acceder para consultar la información registrada.

Abrir empresa

Posterior a esta ventana se desplegar á la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajar ás. Para mainformación consulta el tema: Abrir empresa

Asignación de directorio de datos

Al instalar por primera vez el s is tema, éste te preguntar á si des eas es tablecer una ruta por default para la base de datos:

Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema te mostrar á una pantalla donde configurar ás la base de datos. En caso de s eleccionar No

sistema as ignar á la ruta Ejemplos .

Para mayor información consulta el tema: Instalación de base de datos .

Administrador de reportes

Una vez indicado el directorio de base de datos, podr ás modificar su ruta, agregar un nuevo per íodo, una nueva contabilidad y otro

este administrador.

Para mayor información consulta el tema: Administrador de per íodos

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Abrir empresa

Manejo

Acceso al sistema

Ingresa al sistema ejecutando el programa COIWIN.EXE o a través del icono correspondiente que se encuentra en el grupo

programas donde hayas instalado el programa. En seguida el sis tema presentar á la s iguiente pantalla:

Al acceder por primera vez al programa, se desplegar á un Asistente para la Activación del sistema. En dicho Asistente se infor

acerca del tiempo límite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activación, los días que podr ás evaluar el sistema

activarlo son 30 a partir de s u instalación. Si deseas activar el sis tema en ese mom ento, selecciona la opción "Activar sistema AHORpara activarlo posteriormente selecciona la opción "Activar sistema MÁS TARDE".

Cada vez que inicies una sesión con el sistema y hasta que realices la activación del mismo s e desplegar á una ventana de recordato

para la Activación. De manera informativa en este Asistente podr ás consultar los días que ya han transcurrido sin la activación sis tema. Es importante que tomes en cuenta que si el sis tema no se activa antes de los 30 d ías de evaluación que Aspel te proporcio

el programa dejar á de operar al 100%, siendo posible únicamente acceder para consultar la información regis trada.

Proceso de activación

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Nota

Temas relacionados

Abrir empresa dentro de la sesión

Acceso al s is tema Administrador de per íodos

Cerrar empresa

Asis tente para la configuración de Aspel-COI

Registra la clave maestra de acceso al sis tema

Modifica los datos de una em presa

Perfiles de usuario

En el diálogo de acceso al programa, por omisión se sugerir á el nombre del usuario "Administrador" y éste por omisión tiene defin

la clave "Aspel1", por lo que para acceder al s istema por primera vez, deber ás anotar la clave de acces o temporal "Aspel1" o teclearPosteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el módulo de perfiles del usuario por una

sólo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser á la única que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que

dar á acceso total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que sólo debe ser conocida por el responsable de la instalaci

manejo y administración del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al s istema.

Esta clave maes tra o clave del administrador te permitir á dar de alta a los dis tintos usuarios que trabajar án en tu sistema, definiéndo

su perfil de acuerdo a las actividades que desempeñan dentro de la empresa, es decir, estipular a qué operaciones del s istema tend

acceso, teniendo de esta manera un control total de la operación de tu sis tema.

Perfiles de usuario

Registra la clave principal de acceso al s istema

Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, deber án proporcionar su respectivo nombre de usuario y clave que

corresponda para la autorización de acceso al sis tema.

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Registra la clave maestra de acceso al sistema

Acceso

l Menú Utiler ías, Configuración, Perfiles de usuarios

Qué es

Manejo

Nota

La clave principal la clave de acceso as ignada al adminis trador del sis tema y debe ser conocida sólo por él. Quien utilice esta cla

podr á ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sis tema.

También puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la secci ón en donde es posible limitar el acceso a otros usuario

funciones o procesos de la nómina que requieran mantenerse inactivas.

El sistema siempre solicitar á una clave para acceder a él y sólo si proporcionas la clave del adminis trador podr ás acceder a todos

procesos s in restricción alguna y podr ás acceder también a la empresa que desees.

La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la l ínea Aspel q

tengas instalados, esta es una caracter ística del nuevo manejo de los Perfiles del usuario .

Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatame

después de terminada la instalación de tu sis tema, ya que por omis ión tiene definida la clave aspel1.

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Cerrar empresa

Acceso

l Menú Archivos, Cerrar empresa

l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

Tema relacionado

Abrir empresa

Qué es

Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema

Nota

l Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicar án exclusivamente a la contabilidad de la empresa q

elegiste.

l Recuerda que es necesario que las empresas con las que laboras, estén Registradas dentro del sis tema o las tengas dadas

alta para poder acceder a estas.

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Salir

Acceso

l Menú Archivos, Salir.

l Desde la Barra de herramientas, con el botón

Qué es

Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión del sistema.

Temas relacionados

Abrir empresa

Cerrar empresa

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Manejo

Temas relacionados



Como parte de una evolución en la seguridad de los sistemas, Aspel modificó la mecánica para el registro de su línea de produc

Aspel-NOI, Aspel-COI, Aspel-SAE, Aspel-BANCO, etc. Esta mecánica consiste en lo s iguiente:

Al instalar un sistema, adquieres derechos de us o para 1 us uario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el s iste

sin necesidad de registrarse durante los 30 d ías siguientes a su instalación, posterior a este per íodo, el s istema deber á ser Registravía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema.

Durante el per íodo en el que no s e realice la Activación, el sistema sólo operar á para una empresa, s in poder personalizar los datos

la misma y tendr á otras limitantes en cuanto a operación; sin embargo, después de que hayan transcurrido los 30 d ías del per íodo

evaluación y en caso de no realizar el proceso de Activación aunque se podr á acceder al sistema solamente se tendr á derech

consultar información.


Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deber ás adquirir licencias de usuarios adiciona

según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com.mx para su activación posterior desde el Asistente

Activación del sistema.


Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son:

1 Usuario

2 Usuarios

5 Usuarios10 Usuarios

Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisición de usuarios adicionales es un p

diferente, ya que al momento de realizar la contratación de es te servicio en la página http://www.aspel.com.mx podr ás adquirir el núm

de usuarios adicionales que requieras.

Pasos para la contratación del servicio de renta

Si necesitaras un número mayor de empresas, deber ás adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual deber á operarmanera independiente al primero, es decir, deber á instalarse en equipos diferentes.

Ahora sólo existir á un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versi ón normal) del sistema, es decir, en

proceso de ins talación no habr á diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la deferencia radicar á en la forma de activación, po

que ambos casos puedes instalar el sistema y antes del término de los 30 días de evaluación decidir si lo activas como versión

Renta o versión Normal. Sólo deber ás tomar en cuenta que para activar una versión en Renta primero debes realizar la contratación

este servicio en http://www.aspel.com.mx y como resultado de esta operación te informar á vía correo electr ónico el Número de serietu sistema con su correspondiente Código de activación.

Adicionalmente a la activación del sistema, para continuar en operación las versiones Tradicionales (o normales) requieren de u

Validación de uso semestral a partir de su Activación. Esto significa que seis meses de calendario, después de haber realizado

proceso de Activación, se debe repetir esta operación para reactivar el sistema. Esta Validación de uso consis te en acceder al siste

y a través del Asis tente de Activación conectarse vía Internet a Aspel de México para obtener un Archivo de respuesta de validación y el sis tema pueda continuar en operación.

Al igual que la Activación la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sis tem

a través de un equipo de cómputo diferente. Cuando un s istema no es validado y reactivado nuevamente al término del per íodo de gra

se podr á tener acceso a él solo en modalidad de lectura, permitiendo sólo la consulta de la información, hasta su activación.

http://www.aspel.com.mx/







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Caracterí sticas del Sistema por Modalidad

Modalidades de operación del sistema

Antecedente

Al instalar un sistema Aspel, adquieres derechos de uso para 1 usuario y una empresa y podr ás una vez activado tu sis tema dar de

hasta 99 empresas. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterio

este per íodo, el sistema deber á ser Registrado vía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a eproceso se le denomina Activación del sistema.Activación del sistema

Modalidad Demostrativa

Inicialmente se contar á con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, por lo que si deseas utilizarlo co

versión demostrativa, Aspel te proporciona 30 días de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operación tiene algun

restricciones tales como: que sólo podr ás trabajar con un usuario y una empresa y que no podr ás modificar la razón social de

empresa hasta que el sis tema sea activado. Al concluir los 30 días del per íodo de evaluación o en el m omento que lo decidas, pod

activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta".

Cuando el plazo de evaluación de 30 días otorgado por Aspel para la activación del sistema haya concluido y aún no se haya realizad

activación del mismo, éste dejar á de funcionar al 100%, es decir, podr ás acceder para consultar tu información pero no podr ás regis

nuevos datos, hasta que actives tu s istema. Puedes activar el s istema en cualquiera de sus m odalidades de uso "Tradicional o Norm

y "Renta".

Es importante considerar que NO podr ás utilizar Aspel-COI en modalidad de Red hasta que se active el sistema.

Modalidad Tradicional o Normal

Cuando adquieres un sis tema Aspel, éste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el número de serie del sistem

el código de activación correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sis tema.

Al ins talar el programa se contar á con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, una vez activado para activaciones posteriores (semes trales) se contar á con 30 días de per íodo de gracia para realizar este proceso. Estas reactivacion

semestrales son obligatorias, ya que s i no se realizan, después de los 30 días de gracia el s istema ya no podr á operar con el 100%

la funcionalidad.

Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deber ás adquirir licencias de usuarios adiciona

según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com para su activación posterior en el Asis tente de Activación

sistema. Recuerda que para este tipo de instalación, debes asegurarte que la computadora donde se instaló el sistema rea

funciones de servidor en la red.

Para conocer cuáles s on las modalidades de licencias de usuarios que puedes adquirir, revisa el tema: Actualización y enlace de usuarios adicionales

Modalidad en Renta

Esta modalidad consis te en el aprovechamiento y derecho de uso de un s istema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, e

mediante la contratación previa de este servicio por un per íodo determinado en http://www.aspel.com.mx.

Al instalar el sis tema s e contar á con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del program a, una vez activado ser á necesarealizar validaciones mens uales para que el s istema pueda continuar en operación y para realizar este proceso en Aspel-COI se cont

con 10 días de per íodo de gracia contados a partir del d ía de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha

activación por Internet del programa o al de la última validación de uso del mismo.

Para las versiones en Renta, el número de s erie y código de activación indispensables para activar el sis tema, ser án proporcionados

correo electr ónico o en la página de aspel.com.mx al llevar a cabo la contratación del servicio de renta.

El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere del uso actual o que tradicionalmente conocemos.

igual forma en ambas modalidades (renta y tradicional) podr ás controlar la adminis tración de tu negocio.

Esencial







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Temas relacionados


Asis tente para la activación del sistema

Validación y reactivación de un sis tema

Revisa cuántos usuarios tienes permitidos

Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una "Validación de uso" mensual o semestral (según

modalidad adquirida) a partir de su Activación. Al igual que la Activación, la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sis te

o a través de un equipo de cómputo diferente.

Asistente para la activación del sistema Validación y reactivación de un sistema

NotaEs indispensable que la instalación y Activación del sistema se efectúe en la computadora definitiva, es decir, donde el sistema

utilizar á.

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Especificaciones de un producto Aspel en Renta

Selecciona la opción que deseas consultar sobre el tema de los productos en renta:

Pasos para la contratación del sistema

Per íodo de vigencia


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Contratación del servicio de renta

Manejo

Para contratar el servicio de renta de un programa de la línea Aspel, deber ás realizar los siguientes pasos :

Registro en www.aspel.com.mx

Deber ás registrarte en www.aspel.com.mx y as í obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la página www.aspel.com.

selecciona la liga "Regístrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la página). Al ingresar a la sección de registro debellenar un formulario, en el cual s e solicita la s iguiente información:

l Datos de Contacto o Responsable de la empresa, tales como: nombre, correo electr ónico, entre otros.

l Datos de Facturación de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, dirección, etc.

l Definición del usuario y contraseña de acceso en aspel.com.mx. Con esta clave te identificar ás en www.aspel.com.mx co

usuario registrado.

Es im portante considerar que tu contraseña de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx, funcionar á como el Código

activación del número de serie que adquieras para tu sistema en Renta.

Selección de los productos y/o servicios que deseas contratar.

Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta", ahí deber ás indic

usuario y contraseña.

En tu escritorio de s ervicios, selecciona las opciones Sis temas en renta / Rentar nuevo s istema Aspel, se desplegar á una ventana

asis tente que te guiar á paso a paso en la contratación de es te servicio, y deber ás realizar lo siguiente:

a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el perí odo de renta. Entre los per íodos de renta que puedes elegir están: Mens

Bimestral, Trimestral o Semestral, el número de usuarios depender á de tus necesidades, inicialmente se sugiere la contratación con

usuario.

b) Firmar electrónicamente el contrato. Deber ás aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contraseña de www.aspel.com.mx.

c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.

l Para pagar y activar el servicio, ingresa a la s ección de pago de s ervicios. Aquí deber ás especificar la forma de pago y de envío

l Al concluir el proceso de pago se pres entar á un mensaje de confirmación en pantalla y recibir ás un correo electr ónico para dar

conocer el Número de serie del sistema adquirido con su correspondiente Código de activación.

Nota:Estos pasos s e reducir án si ya estás previamente registrado en www.aspel.com.mx.

Una vez obtenidos tu Número de serie y su Código de activación, estar ás en condiciones de activar tu sis tema.

Para más información dir ígete a la página en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activación del sistema

























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Perí odo de vigencia

Manejo

El per íodo de vigencia inicia el día en que por Internet se activa el número de serie del sistema y concluye el último día del per

contratado en www.aspel.com.mx. La posibilidad de realizar pagos de per íodos mayores a un mes sólo la podr á determinar Aspe

momento de la contratación del servicio de Renta, pero independientemente del per íodo contratado, por ejemplo: un per íodo trimestra

sis tema requiere de una validación de us o mensual a partir de su activación para continuar en operación.

Esta validación de uso consiste en es tablecer comunicación vía Internet con www.aspel.com.mx el día de calendario que correspond

de la fecha de activación en cada uno de los mes es comprendidos en el per íodo de vigencia.

Al terminar el tiempo de vigencia deber ás realizar lo siguiente:

l Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente per íodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx

l Realiza el pago por el o los meses que desees .

l Ingresa al sistema y realiza el proceso de validación mensual para el número de serie y que de es ta forma se obtenga la clav

renta para el nuevo per íodo de vigencia.

Validación y reactivación de un sis tema










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Proceso de activación del sistema

Qué es

Proceso que se realiza vía Internet y que es necesario para habilitar la operación del sis tema en la computadora donde ha sido ins tal

Después de instalar el sistema s e tiene un plazo de 30 días para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activaci ón no se

realizado se s uspender á el funcionamiento del s istema pudiendo trabajar en forma de lectura, es decir, se podr á consultar la informa

registrada pero no se permitir á agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activación, el sistema sólo operar á para

empresa, s in poder personalizar los datos de la mis ma, es decir, la razón social utilizada ser á: "Empresa Inválida".

Manejo

La activación de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activaci ón, e independientemente de la m odalidad (Ren

Normal) adquirida el procedimiento de activación es el s iguiente:

1. Accede al Asistente de Activación disponible en el menú Utiler ías \ Activar sis tema y sigue las instrucciones s ugeridas en di

Asis tente.

2. Indica el número de serie y el código de activación de tu sis tema; para la modalidad tradicional es tos datos s e encuentran e

Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el n úmero de serie como el código de activación se

proporcionados al contratar el servicio de renta en www.aspel.com.mx

3. Proporciona los datos de la persona f ísica o moral propietaria de la licencia de uso del sis tema.4. Elige la forma en la que activar ás tu sistema, es decir, en l ínea o mediante otro equipo con conexión a Internet, posterior a e

elección se generar á con el asistente de activación un archivo de petición. En este archivo se empaca toda la informac

necesaria para la activación del sis tema para su envío a Aspel, entre los datos que s e empacan se encuentran: número de secódigo de activación, datos del cliente, etc.

5. Una vez generado el archivo de petición de activación, se real izar á la transmisión de éste a través de Internet al sitio aspel.com

Si en el equipo donde instalaste el sis tema no cuentas con una conexión a Internet, hay una opción en el Asis tente de Activaciócual te permitir á generar el archivo de petición de activación para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cue

con conexión a Internet) depositándolo en la página aspel.com.mx/activación y una vez recibida la respuesta deber ás ejec

nuevamente el asis tente de Activación.


http://www.aspel.com.mx/mx/serv_elec.exe/renta?idsa=



http://www.aspel.com.mx/mx/sol_claves.exe?idsa=







7/15/2019 Manual COI 5.7



Acceso

Pasos del asistente:

1.- Selecciona el método a utilizar para activar el s istema

2.- Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema

3.- Datos de Registro del Cliente

4.- Petición de Activación del Sistema

5.- Nombre de archivo para la sol icitud de Activación del Sistema

6.- Resumen de la información

7.- Procesar la sol icitud de Activación del Sistema

8.- Finalización del Asis tente para la Activación del Sistema

l La primera vez que accedas al sis tema, o en su caso en accesos posteriores si el s istema no ha sido activado.

l Menú Utiler ías, Activar Sis tema.

Manejo

Como se mencionó anteriormente, la activación de un sistema consiste en proporcionar a Aspel vía Internet el Número de seriCódigo de activación correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sis tema pueda operar.

Registrar tu sistema no sólo te permite activarlo para su uso, sino que además te acredita como un usuario de software leg

abriéndote puertas a múltiples beneficios:

l Soporte Técnico por teléfono, Chat, e-mail, etc.,

l Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso.

NotasEs indispensable que la instalación y activación del sistema se efectúe en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde

sis tema se utilizar á.

Si no realizas la activación del sis tema, cada vez que inicies una sesión se desplegar á una ventana que te informar á los días que res

para llevar a cabo la activación de tu s istema. En es ta misma ventana encontrar ás una liga para desplegar el asistente de activación.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

Manejo

Durante el proceso de activación se pueden presentar mensajes informáticos indicando algún aspecto importante sobre el proces

continuación se en lis tan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las recomendaciones a pu

a revisar, con la finalidad de orientarte para la solución del problema.

Si persiste el problema te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte técnico.

Para su mayor ubicación, los m ensajes están agrupados dependiendo del lugar donde s e pudieran dar.

Activación proceso en general

Activación desde otro equipo

Mensaje Recomendación

Su Sistema no ha sido instaladoadecuadamente... Por favor,intenta reinstalar el sistema.

Utiliza tu CD original para Reins talar o Reparar.

El nombre de la empresa debetener al menos 5 caracteres.

El nombre proporcionado como razón social de la empresa es menor de 4 caracteres y

no ser á considerado una nombre valido para registrar.

Demasiados caracteres inválidos

en la razón social de la empresa.

El nombre proporcionado como razón social de la empresa incluye caracteres que s e

consideran inválidos tales como: (),%, etc.

El RFC es incorrecto Ocurre cuando no se indicó ningún valor para el RFC o cuando el valor indicado no es

correcto, por ejemplo: no cumple con la longitud establecida o la fecha (del RFC) no es

válida.

Proporciona el nombre delResponsable de la Empresa.

El mensaje se presenta porque el campo está marcado como requerido y no se

especificó ningún valor, es decir, se quedo vacío.

La dirección electrónica esincorrecta.

Verifica que la información proporcionada como e-mail s ea válida.

Proporciona la Clave Lada Verifica que los campos m arcados como requeridos no es tén vacíos.

Proporciona el Número deteléfono

Verifica que los campos m arcados como requeridos no es tén vacíos.

El Sistema se encuentraregistrado a Nombre de<EmpresaSolicitante>

Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que está solicitando la

activación del sistema no coincide con la de la empresa con la que inicialmente se

registr ó el sistema.

No fue posible hacer la Activacióndel sistema, por favorcomuní quese con SoporteTécnico.

El mensaje se presenta cuando la activación del sistema no se realiza en línea, ocurre

al momento de ingresar el archivo de respuesta de activación del sis tema s i el archivo

indicado no es válido.

El Número de Serie y/o el Códigode Activación proporcionados sonincorrectos .

Verifica que el Número de s erie y Código de Activación capturados correspondan a los

indicados en tu Certificado de Autenticidad(por el caso de las versiones tradicionales) o

correspondan a los proporcionados en www.aspel.com.mx para activar el sistema en

renta.

El Número de Serie se encuentraCancelado o Suspendido, porfavor, comuní quese con SoporteTécnico.

El número de serie se encuentra bloqueado, para conocer la razón comunícate con

soporte técnico.


El archivo de Respuesta deActivación: xxxx.Respasp ha

caducado. Deberá generar unnuevo Archivo de Respuesta de

El archivo que se especificó no corresponde al que se gener ó mediante el asistente o

se encuentra en otra ruta.




7/15/2019 Manual COI 5.7


Activación en lí nea

Actualización y enlace de sistemas

Activación válido

Ocurrió un Error al intentar leer elArchivo de Respuesta deActivación.Por favor, verifique que sea elarchivo correcto.

El archivo se encuentra dañado o no es el que se gener ó en la activación del sistema.

El número de serie es incorrecto. El número de serie que estás proporcionando para la activación no corresponde al

sistema que estás registrando o no es exactamente igual al incluido en el certificado de

autenticidad del sistema o en el caso de los s istemas en renta no corresponde con el

número de serie proporcionado al momento de la contratación.

Por favor, proporciona la Ruta deAcceso y el Nombre del Archivode Petición de Activación.

Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o cuando no se escribe el

nombre del archivo de petición a generar.

El Archivo de Respuesta deActivación (nombre_archivo) HACADUCADO. Deberás generar unnuevo Archivo de Respuesta deActivación válido.

Se da en el momento en que se quiere activar el sis tema con un archivo de respuesta

de activación, que no corresponde al per íodo de Activación del Sistema.

El archivo (nombre_archivo) nocorresponde al Archivo de

Activación de este equipo. Estearchivo de Activación sólo puedeser utilizado en el equipo:(nombre_equipo)

Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de respuesta de activaci ón

que no corresponde al equipo donde se gener ó el archivo de petición de activación.

El archivo (nombre_archivo) nocorresponde al archivo derespuesta de activaci n de esteSistema.

Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de respuesta inválido o que hacaducado, (b) El archivo de respuesta de activación es válida, fue generado para ese

equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar, por ejemplo: se

proporciona un archivo de Aspel-SAE en Aspel-COI.

Por favor, proporciona la Ruta deAcceso y el Nombre del Archivode Respuesta de Activación.

Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o cuando no se escribe elnombre del archivo de donde se van a leer los datos de respuesta de activación.

No se pueden guardar los datosen el archivo (nombre_archivo) enla ruta especificada.

Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es decir, inválido (cuandocontiene caracteres inválidos) o no se tiene permiso de escritura en dicho directorio.

No fue posible imprimir lasinstrucciones, verifica que laimpresora esté lista.

El error puede deberse a que la impresora no está en línea, está apagada o es un

recurso compartido en la red que no está accesible en la computadora donde sesolicitó el proceso.


No es posible establecer unaconexión en este momento con el

Servidor Aspel, por favor, intentamás tarde.

Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexión de Internet activa en el

momento en que se solicitó el proceso o cuando se suspendió el servicio

momentáneamente.


No es posible realizar unaActualización con los números deserie proporcionados pues nocorresponden al mismo sistema.

Ocurre cuando al tratar de realizar una actualización de sistemas, los números de serie

proporcionados (Nuevo y Anterior) no son del mis mo s istema, por ejemplo uno es de

Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI.

El Número de serie

<SerieAnterior> ya no puede serusada para Actualizar, ya que no

Se presenta cuando el número de serie de la versión anterior que se está utilizando

para actualizar usuarios, ya ha sido utilizada con anterioridad y todos los usuarios yahan sido actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya es 0 (Cero).

7/15/2019 Manual COI 5.7


Activación sistema en renta

Temas relacionado



le restan usuarios.

Imposible realizar laActualización, existe unadiferencia en la cantidad deusuarios que quiere actualizar ylos disponibles en la SerieAnterior.

Se presenta cuando la Serie de la versión anterior del sistema ya ha sido utilizada con

anterioridad y ya no cuenta con capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se

solicitan más usuarios de los que se pueden todavía actualizar.

Ambos Números de Seriecorresponden a la misma versión.

Se presenta cuando se quiere actualizar usando un número de serie de la misma

versión, es decir, el número de serie actual y el anterior son del mismo producto o

versión.

Petición de Activación denegada,se ha excedido el lí mite permitidode PCs en las que puede Activarel Sistema.

Se presenta cuando se excede el l ímite de activaciones permitidas para el número de

serie del sis tema a registrar.


No es posible realizar otraActivación durante el mismo

perí odo para un sistema en Renta.

Sucede cuando se in tenta hacer una segunda activación de un número de serie en otra

computadora y aún se encuentra activa y/o vigente para la PC que originalmente la

activó.

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Validación y reactivación de un sistema

Acceso

l Menú Utiler ías, Activar Sis tema

Temas relacionados



Manejo

El sis tema requiere de una validación de us o, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente:

Validación de un sistema en modalidad tradicional o normal

El Sistema requiere de una "Validación de Uso" sem estral a partir de su Activación para continuar en operación. Esto significa que s

meses después de haber realizado "Proceso de Activación", se debe repetir este proceso para re-activar el sistema. De esta forma

"Validación de Uso" consiste en acceder al sistema y a través del Asistente de Activación conectarse vía Internet con Aspel de Méx

para obtener un "Archivo de respuesta de Validación". Al igual que la computadora en la que se tiene instalado el s istema o a través

un equipo de cómputo diferente.

Tienes un per íodo de gracia de 30 días para llevar a cabo la "Validación de Uso" del s istema. Durante ese per íodo, el s istema notific

los días que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el per íodo de gracia no se ha llevado a cabo la "Validación de Uso"sistema suspender á su operación normal has ta que se lleve a cabo dicho proceso.

Validación de un sistema en modalidad de renta

La validación del programa en m odalidad de renta es un proceso que el sis tema Aspel realiza cada mes para cerciorarse de la vigen

de la renta. El proceso de validación, consiste en acceder al programa al diálogo de "Activar sis tema" y seguir los mismos pasos q

realizaste desde el Asistente de activación la primera vez que lo activaste. De esta forma se recibir á la autorización para permiti

operación del sis tema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia, el sis tema inicia operaciones normalm ente.

Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un per íodo de gracia de 15 días (a excepción de Aspel-COI donde son 10 d ías únicamenpara realizar la validación mensual (también conocida como reactivación). Al termino del per íodo de gracia si la validación mensual

se ha realizado, el sis tema dejar á de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se podr á consultar la información registrada p

no se permitir á agregar nuevos registros.

Observaciones

Independientemente del número de meses pagados, al m omento de contratar el s ervicio de renta, después de haber concluido un m

de renta es necesario realizar el proceso de Validación.

Dado que con el proceso de validación se verifican los derechos del sis tema, en ese momento podr ás realizar procesos como: Modif

cualquier información proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en validaciones subsecuentes, de tal forque se mantenga actualizada la información registrada en www.aspel.com.mx

Para mantener la continuidad en el uso de los sis temas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando la vigen

de la renta haya caducado, el sistema mandar á avisos por medio de m ensajes indicando la proximidad del fin del per íodo de gracia.




7/15/2019 Manual COI 5.7



Acceso

l Menú Ayuda, Acerca de COI

l Menú Archivo, Abrir empresa

Manejo

En esta ventana podr ás consultar cuántos usuarios tiene registrado el sis tema Aspel-COI que instalaste. Por omisión tienes derecde uso para un usuario, posteriormente podr ás adquirir licencias de usuarios adicionales para incrementar el número de usuarios q

pueden acceder al mismo tiempo al sistema.


Mensajes de error que se des pliegan en el proceso de activación

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Manejo

Cuando compras un s istema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas . Por lo que si neces

que varios usuarios a la vez accedan al sistema, deber ás adquirir licencias de usuarios adicionales en las s iguientes modalidades:

l 1, 2, 5 ó 10 Usuarios: Sólo se efectúa la venta de Licencias de Usuarios Adicionales para las versiones normal o tradicional. P

ello, antes de activar el sis tema, es necesario relacionar el número de serie de cada Licencia de Usuarios Adicionales conúmero de serie de la versión normal o tradicional a través del proceso de "Enlace de Números de Serie" (enlazar). S

adquisición del Sistema y sus Licencias corresponde a una actualización de versión anterior, también se deben enlazar

números de serie anteriores.

Nota

Una vez adquiridos tus usuarios adicionales deber ás enlazarlos al primer número de serie que compraste para tu sistem

posteriormente deber ás real izar el proceso de Activar sis tema para increm entar el número de usuarios permitidos en el programa.


l Para el caso de Sistemas en Renta, el incremento de usuarios se realiza al m omento de la Validación del uso del sistema.Validación y reactivación de un siste

Para mayor información acerca de los precios, comunícate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la pág

www.aspel.com.mx



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Actualización y enlace de sistemas

Qué es

En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitir á añadir derechos de uso al primer número de se

adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios adicionales con el fin

incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, deber ás realizar este proceso para enlaza

paquete original la o las licencias adicionales. Esta operación debe realizarse directamente en la página www.aspel.com.mx.

También en la página www.spel.com.mx. podr ás enlazar tus números de serie de actualizaciones. Para mas información, acced

www.aspel.com.mx / Productos / Activa tu sis tema.

l Para una Actualización del sistema se relaciona el número de serie del sistema en su versión con el número de serie

sis tema en su versión anterior.

l Para habilitar Usuarios Adicionales se tendr á que relacionar el número de serie de cada licencia de usuario adicional con

número de serie del paquete base.

Las opciones disponibles en la página son:

l Nuevo Licenciamiento, donde activar ás los sistemas a partir de la liberación del sistema Aspel-NOI 4.0, Aspel-SAE 4.0, Asp

BANCO 3.0 y Aspel-PROD 2.0.

Incrementa el número de usuarios del siste

l Licenciamiento Anterior (claves), donde activar ás los sistemas para las versiones Aspel-NOI 3.52, Aspel-COI 4.0, Aspel-S

3.0, Aspel-BANCO 2.5, Aspel-PROD 1.7 y Aspel-CAJA 1.0 o anteriores. La activación de estos sistemas no aplica para el nue

licenciamiento, por lo que su manejo es el mismo que se manejaba anteriormente y exclusivamente se pueden adqupaquetes de 1 usuario 4 empresas .

Los usuarios adicionales adquiridos deben ser habilitados comunicándose vía telef ónica al departamento de Atención a clientes Asp

Para mayor información del funcionamiento visita la página aspel.com.mx en Productos / Activa tu sistema/ Licenciamiento Ante

Claves.

Esencial

Para llevar a cabo el "Enlace de Números de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del Sistema (modalid

1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 o 10 usuarios).

Si se trata de una actualización del sistema, además se deber á tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los usuar

Adicionales, correspondientes a la versión anterior o en su caso el número de s erie y código de activación de cada uno.

Para proporcionar adecuadamente la información requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qué modalid(normal, renta o demostrativa) pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a través de la leyenda que cada uno tenga impre

en la parte de "Producto" pudiendo ser: Sistemas Aspel-COI, Licencias de Usuarios Adicionales, Actualización del sistema

Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales.

Manejo

Para actualizar un sistema y enlazar una licencia de Usuarios Adicionales, se deber án realizar los siguientes pasos:

1. Acceder a la página aspel.com.mx/enlace

2. Indicar el Número de Serie de tu sistema, la licencia de Usuarios Adicionales y sus correspondientes Códigos de Activac

(CDAs) los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo.

3. En caso de actualización, proporcionar el(los) número(s) de serie de la versión anterior.4. Seleccionar la liga "Enlazar"








http://www.aspel.com.mx/enlace







7/15/2019 Manual COI 5.7


5. En cuanto se haya procesado la información, se presentar á una página en la que se informar á que el proceso se ha realiza

exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo más tarde o bien comunicarse a Soporte Técnico

6. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr á que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias.

7. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los números de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, deber ás acce

al as istente de Activación del s istema Aspel para realizar el proceso de Activación correspondiente.

8. Por ultimo deber ás acceder en la PC Servidor a la opción "Servidor de licencias" del menú Utiler ías, para indicar al sistema q

ese equipo ser á el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir á o negar á el acceso a

usuarios de las estaciones de trabajo.

9. Con esto ya puedes acceder a tu sistema con los usuarios adicionales que actualizaste y ya podr ás trabajar en el sistema.

Nota

En caso de no haber enlazado los usuarios adicionales antes de activar el sis tema, deber ás realizar los pasos para enlazar una licen

de usuarios adicionales mencionados anteriormente y ejecutar nuevamente el asistente de activaci ón del sistema.

Procedimiento de Instalac

Esencial

Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el número de usuarios adicionales que pueden acce

concurrentemente al sistema, podr ás adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a aspel.com.mx y una

adquiridos deber ás ejecutar el proceso de activación del s istema para incrementar el número de usuarios permitidos en el prograPara mayor información, consulta el tema "Contratación del servicio de renta ".





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Servidor de licencias

Acceso

l Menú Utiler ías, Servidor de licencias

Temas relacionados

Actualización y enlace de us uarios adicionales

Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel

Qué es

En esta ventana podr ás indicarle al s istema que permita la conexión de usuarios s imultáneos, lo que llamamos trabajo en Red.

Manejo

Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una licencia de usuar

adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el número de serie los derechos para más de un usuario, recuerda que

paquete base proporciona solamente derechos para un usuario.


Una vez realizado el proceso de enlace y activación del s istema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios adiciona

en el equipo servidor deber ás acceder al menú Utiler ías \ Servidor de licencias y seleccionar el campo "Activar el servicio de licencde usuarios adicionales". De esta forma le indicar ás al sistema que permita el acceso concurrente a los usuarios que la licenenlazada especifique.

Después de activar este servicio, ser á necesario finalizar la sesión del sistema para que al acceder nuevamente el programa detectenueva configuración. Una vez realizado esta operación las es taciones de trabajo podr án acceder al sistema y operar normalmente pre

instalación de cada una de las estaciones de trabajo.

Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los usuarios que

ese momento estén conectados ya no podr án seguir trabajando en el sis tema, suspendiéndose el servicio de conexión en red.

Ayuda del monitor de Licencias de Us uarios Aspel

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Administrador de perí odos

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos


Qué es

En este módulo se encuentran los per íodos dados de alta en la empresa; dentro éste, podr ás dar de alta un per íodo, crear el siguie

realizar traspaso de saldos as í como asignar el manejador en que trabajar á la base de datos del per íodo, auditar o desauditar el per

as í como cambiar la ruta del per íodo.

Las tareas que podr ás realizar, son las s iguientes:

Incorpora un per íodo en el administrador

Elimina el per íodo del adminis trador

Crear siguiente per íodo

Auditar o desaudi tar un per íodo Iniciar una nueva contabilidad

Traducción de archivos

Control de archivos

Generación de un respaldo

Reinstalación del respaldo

Configura la base de datos en el administrador de per íodos

Traspaso de saldos

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Crear nuevos perí odos

Acceso

l Menú archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón

Crea el s iguiente per íodo

Iniciar nueva contabilidad

Crear nuevos per íodos

Temas relacionados


Auditar o desaudi tar un per íodo


Control de archivos




Traspaso de saldos

Qué es

Con es ta opción tendr ás la posibilidad de crear un siguiente per íodo en base a los saldos finales del per íodo anterior, crear una nucontabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo per íodo en ceros; además de poder crear

per íodo siempre y cuando no haya sido creado.

Manejo

Selecciona la opción que mejor te convenga de las dos opciones que te ofrece la siguiente ventana:

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Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, botón o menú flotante, opción Agregar un per íodo o Alt + Ins

l Desde la Barra de herramientas botón , botón

Qué es

Este proceso permite crear un nuevo per íodo en un directorio para la contabilidad de la em presa.

Si quieres agregar otra contabilidad, ésta ser á en un directorio diferente ya que el sistema no permitir á la creación.

Campos de este proceso

Problemas / Soluciones

Temas relacionados


Campo Descripción

Perí odo Selecciona el mes que quieres crear.

Ejercicio Selecciona el año a que corresponder á el mes del per íodo.

Directorio o alias Indica la ruta donde se va a crear el archivo del per íodo.

Nota:La ruta deber á ser diferente ya que el sis tema no dejar á crear la base de datos para evitar incongruencias.

Manejo

Una vez que hayas indicado la información del per íodo a crear, al oprimir el botón Aceptar, comenzar á la ins talación automática de

catálogos; el sis tema te mos trar á la ventana de Creación del catálogo de cuentas, en donde se elige el tipo de catálogo de cuentas q

necesitas:

l Catálogo vací o (sin cuentas)l Catálogo estándar general.- Contiene las cuentas que se emplean en la mayor ía de las compañías, sin importar el giro al q

pertenezcan.

l Catálogo de empresas manufactureras.- Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricación.

l Catálogo para empresas comerciales.- Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de aho

Viáticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc

l Catálogo para empresas de servicios.- Este catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus Gastos de ve

tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesor ía, Gastos de viaje, Gastos de representación, Boletos

avión, y otras.

l Catálogo para paquete demostrativo.- Este tipo de catálogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paqu

demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas .

PROBLEMAS SOLUCIONES

El directorio o alias no existe o nocorresponde al driver especificado

Indica correctamente la ruta o alias donde se guardar á el archivo de registro del

per íodo, si el campo se encuentra en blanco nos m andar á este mensaje.

Ya existe una base de datos válidaen este perí odo o alias. No sepuede continuar con el proceso.

Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no tenga alguna base de

datos.

7/15/2019 Manual COI 5.7






Control de archivos



Traspaso de saldos

7/15/2019 Manual COI 5.7


Elimina el perí odo del administrador

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, botón

l Desde la Barra de herramientas, con el botón o menú flotante opción Borra per íodos Alt+Del

Temas relacionados




Iniciar una nueva contabilidad


Control de archivos



Traspaso de saldos

Qué es

Este procedimiento elimina el per íodo sólo del administrador de per íodos, de modos que f ísicamente todavía se encuentra en

directorio donde se creó el per íodo.

Manejo

Selecciona el per íodo que des eas elim inar y con un clic al botón se desplegar á una ventana en donde se advierte que sólo

eliminar á la referencia el per íodo e el administrador pero que los datos permanecen en la base de datos.

Si quieres recuperar el per íodo necesitas ejecutar el proceso de Incorporar un per íodo en el Administrador de per íodos.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Auditar /desauditar perí odo

Acceso

l Desde la Barra de herramientas con el botón o desde el menú flotante, opción Auditar / Desauditar per íodo

Temas relacionados






Control de archivos



Traspaso de saldos

Qué es

Este proceso audita el per íodo de modo que no puedas realizar las operaciones básicas de la consulta de Cuentas, Cuendepartamentales, Pólizas, Activos

Podr ás realizar consultas a las cuentas, pólizas, activos, balanza de comprobación, control, de archivos, etc., siempre y cuando no afe

a las tablas principales.

Para poder desauditar el per íodo deber ás entrar al módulo de Administración de per íodos y abrir el per íodo con la tecla F5, el bo

o la opción auditar/Desauditar per íodo desde el menú flotante.

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Control de archivos

Escoge el tema a consultar:

Para qué sirve esta función

Diagnóstico de archivos

Verifica tus regis tros

Creación de archivos

Recuperación de archivos

Regeneración de índices

Instalación automática

Avanzado

Conversión

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Asistente para la configuración de Aspel-COI 5.7

Acceso

l Menú Utiler ías, Traducción de archivos


l Al acceder al sistema en el directorio indicado se detecta una base de datos de otra vers ión, te dar á la opción de man

automática para que realices esta operación (traducción en línea).


Qué es

El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la información contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 3.x y 4.0) p

que esta pueda ser leída por la versión 5.7. Te recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar movimientos, para que no

sobrescriba la información anteriormente capturada. Podr ás traducir los archivos de datos, los par ámetros del sistema y los perfiles

usuario.

Nota

Para la versión 5.0 no se necesitar á traducir la base de datos, basta con indicar el directorio donde se encuentra la base de datos

Aspel COI 5.0.

Traducción en lí nea

Si el asistente de traducción se está ejecutando al momento de acceder el sistema (ver especificación en la sección "Acceso")

propone sólo la traducción de par ámetros, por lo que para traducir los datos o los perfiles del usuario, deber ás ejecutar el asiste

desde el menú Utiler ías especificando dicha traducción.

Cuando utilizas la Traducción en lí nea sólo podr ás traducir los par ámetros de la empresa con la que iniciaste, es decir, el siste

automáticamente verificar á que en la versión anterior exista el mismo número de empresa donde tomar á la información de

par ámetros. Si ejecutas el proceso desde el menú Utiler ías o Administrador de per íodos, se enlistan todas las em presas dadas de en la versión anterior y deber ás indicar la empresa de la que se tomar án los datos para esta empresa y/o versión.

Se recomienda que antes de ejecutar este proceso realices lo siguiente:

l La recuperación de archivos y regeneración de índices de todos los archivos en la versión en la cual vas a traducir.

l El respaldo de los archivos que vas a traducir.

l Revisa que tengas espacio suficiente en tu disco, mismo que ocupar á la información traducida.

l Una vez revisado lo anterior, ejecuta es te proceso.

Nota

Este proceso de traducción también lo podr ás realizar desde el Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7 desde el m

Configuración, agregar empresa al seleccionar Actualizar empresa de la versión Aspel - COI 3.x, 4.0

Manejo

Este asistente consta de varios pasos los cuales veremos a continuación:

Que deseas traducir?

Selección del directorio

Selecciona empresa a traducir

Traducción de los par ámetros del sistema


Traducción de perfiles

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Generación del respaldo de archivos

Acceso

l Menú Utiler ías, Respaldo de archivos, Generación del respaldo

l Desde el administrador de per íodos, con el botón


Qué es

Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora,

mismo disco duro, en otro directorio.

El asistente crear á un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr á uno o más archivos coextensión .ZIP que a su vez contendr án los archivos con los datos que se quieren respaldar.

Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún arc

se dañe definitivamente, puedas res tablecerlo en tu directorio de trabajo.

Nota:Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de índices sean respaldados.

Manejo

La ventana que se presenta es la siguiente:

El procedimiento es muy sencillo:

1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar á tu respaldo.

2. Selecciona el tipo de información que vayas a res paldar, para este caso Aspel - COI 5.7 te da varias opciones :

Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidosel directorio de datos.

Archivos de configuración Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuraci ón

sis tema y datos de tu empresa.

Perfiles de usuario Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos p

tus sistemas Aspel.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Oprime el botón Respaldar para que tu información quede grabada.


Comprobantes fiscalesdigitales

Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.

INFOWEB Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Inter

para la publicación de tus documentos.

Campo Descripción

Detalles de instalación de Aspel - COI 5.70

Ruta de instalación Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.70

Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando.

Ruta de archivoscomunes

Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

Detalle del respaldo

Directorio destino Anota la ruta del dis pos itivo y lugar donde se deposi tar á la información de tu empresa. Por razones

de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que est án tus datosoriginales.

Nombre del archivo Anota el nombre que llevar á el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con

extensión .zip. Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el número de la

empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un

respaldo de la contabilidad del 14 de s eptiembre del 2002, de la empresa 01.

Proteger con contraseña

Contraseña Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contraseña deber ás activar esta opción al igual

que deber ás escribir una clave.

Confirmar Vuelve a escribir la contraseña para confirmar que has escrito bien la contraseña.

¿Qué quieresrespaldar?

Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar.

Máscara para nombrede archivo

Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada

uno de los datos a respaldar, por ejemplo:

Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto deber ás poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensi ón de diferente tipo;

también podr ás buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para

sus tituir uno o más caracteres.

Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo máscara; este

manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb.

Para respaldar archivos específicos de configuración deber ás escribirlos como * o ? para

seleccionar uno o más caracteres pero con las extensiones .coi, .xml , .ver, .inf o .ini.

Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.coi, sólo tomar á en cuenta

ese archivo de ese módulo, en este caso Archivos de configuración, y el sistema lo tomar á en

cuenta.

NotaEs necesario que interrumpas la operación de todos los usuarios conectados al sis tema has ta que se termine de elaborar el respa

ya que, si otra persona está trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se está respaldando, el sis tema indic

que el archivo No existe.

Para el caso de base de datos, sólo se podr á respaldar cuando se encuentre estructurada en los formatos locales, es decir nati

(paradox, Dbase, etc, ).

7/15/2019 Manual COI 5.7



Tema relacionado



La ruta o directorio destino no es válido. Escribe correctamente la ruta donde se guardar á el archivo de respaldo, de lo contrari

no existe el directorio se originar á este error.

Ya existe un archivo con ese nombre. ¿Está seguro que desea remplazarlo?

Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya existente

asis tente lo indicar á. Escribe un nombre diferente de lo contrario lo sobrescribir á.

El nombre proporcionado para el archivo derespaldo no es válido. Si no ingresas ningún nombre para el respaldo el asistente lo indicar á y proporcionun nombre por omis ión para el respaldo.

Las contraseñas ingresadas no coinciden. Si el respaldo va ha protegerse con contraseña e ingresa dos contraseñas diferentes

asis tente m arca un error.

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Reinstalación de respaldo

Acceso

l Menú Utiler ías, Respaldo de archivos, Reins talación de respaldo.

l Administrador de per íodos, con el botón


Qué es

El procedimiento es muy sencillo:

1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar.

Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.7 te da varias opciones:

Oprime el botón Restaurar para que tu información se instale.

Utiliza esta opción si tu base de datos se daño, utiliza tu respaldo para reins talar y/o recuperar tu información. Por eso es muy importa

que realices respaldos diariamente.

Mis datos Recupera todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidos en

directorio de datos.

Archivos de

configuración

Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuración del siste

y datos de tu empresa.

Perfiles de usuario Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de us uario definidos para

sistemas Aspel.

Comprobantesfiscalesdigitales

Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.

INFOWEB Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Internet para

publicación de tus documentos.

DAC Esta opción te permite restaurar tus archivos de configuración del DAC.

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Campo Descripción

Detalles deinstalación deAspel-COI5.7

Ruta deinstalación

Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.70

Ruta de datos Ruta donde se encuentra la base de datos con que estás trabajando. Es importante que tomes en cuenta

que en la ruta seleccionada en este campo se bajar á el respaldo al iniciar el proceso de reinstalación.

Ruta de archivoscomunes

Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

Respaldo a restaurar

Directorio origen Anota la ruta del dispos itivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensión .ZIP

Respaldo protegido con contraseña

Contraseña Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, deber ás escribirla, de lo contrario no podr ás realizar el

proceso de reins talación.

¿Qué quieresrestaurar?

Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sis tema detecta los

archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitar án en la parte de los datos que se quieren

restaurar.

Nota

Cuando en el directorio de trabajo tienes creados al menos un per íodo, posteriormente de la reinstalación de un respaldo

regeneración no ser á automática y por lo tanto deber ás hacerlo manualmente desde el Adminis trador de per íodos con el botón .

Te sugerimos que la reinstalación de un respaldo lo hagas en un directorio vac ío para evitar problemas en el proceso y que se pierd

datos.


El archivo de respaldo no contiene lainformación necesaria para ser restauradopor este asistente.

Si el archivo que seleccionó no fue creado con el asis tente o s i es uno de los archivos z

que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por el asistente; no se po

restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicar á.

El archivo de respaldo no existe. Verifiquela ruta y el nombre.

Verifica que la ruta o el nombre del archivo estén correctamente escritos de lo contrario

sistema mandar á este error.

No se restauró el respaldo debido a que lacontraseña ingresada es incorrecta.

Escribe correctamente la contraseña que le asignaste al archivo de lo contrario no pod

restaurarlo.

Es necesario introducir la contraseña pararestaurar el respaldo.

Escribe la contraseña que fue asignada a es te archivo de respaldo, s i no ingresas algcontraseña y dejas el es pacio en blanco, no podr ás restaurarlo.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Configura la base de datos

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón botón Avanzado


Temas relacionados

Conversión


Qué es

Este proceso permite establecer el tipo de manejador de base de datos que manejar ás en la empresa en el sistema as í comodirectorio donde se encuentran los datos para el manejo de la mism a. Por omisión el s istema maneja base de datos en Paradox po

que al crear una nueva contabilidad ésta se crear á en Paradox.

Si necesitas manejar la base de datos en un m anejador diferente lo podr ás hacer con este proceso.

Esencial

l Se sugiere que sólo una vez realices este proceso ya que puedes dañar la base de datos.

l También se sugiere que manejes un solo m anejador, es decir, si tiene varias bases de datos y éstas están en Paradox, Dba

u otro, debes unificar éstas.

Campo Descripción

Driver Selecciona el manejador de base de datos que quieres configurar.

Directorio de trabajo o Alias Selecciona la ruta donde se encuentra la base de datos.

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Regenera el archivo del Administrador de perí odos

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón

Qué es

Este proceso regenera el archivo del administrador de per íodos.

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¿Qué deseas traducir?

Qué es

Mediante este asistente podr ás traducir f ácilmente los par ámetros generales as í como sus datos y perfiles de usuarios.

La ventana que se despliega es la siguiente:


Al terminar de seleccionar lo que se traducir á, oprime el botón siguiente para seleccionar la nueva opción.

Tema relacionado

Asis tente para la configuración de Aspel - COI 5.7

Campo Descripción

Par ámetros dela empresa

Activa este cam po si deseas traducir los par ámetros de configuración definidos en la versión anterior.

NotaEs recomendable que para que la estructura de las tablas de cuentas se genere correctamente al

momento de traducir los datos, es necesario traducir conjuntamente los par ámetros del s istema, ya que el

proceso de traducción necesita los niveles de cuenta para que no se generen incongruencias. Si la

traducción se hace en línea antes de traducir deber ás establecer los niveles correspondientes en los

par ámetros de COI.

Archivos de

datos

Este proceso actualiza los archivos de datos de la versión anterior de Aspel - COI, con los de Aspel - COI

5.7. Es necesario que tus archivos no se estén utilizando. Antes de empezar la traducción, es

recomendable tener un respaldo de la información. Recuerda que sólo necesitar ás realizar la traducción,

si eres usuario de Aspel-COI 4.0 o m enor a ésta.

Perfiles del

usuario

La activación de es te campo traducir á los perfiles de usuario, de manera automática y transparente. Antes

de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no esté siendo utilizado, por algún usuario

en la versión anterior.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Selección del directorio

Qué es

Selecciona el directorio de donde se tomar án los archivos de datos, par ámetros o perfiles según corresponda, para realizar la traduc

de los mismos , los cuales fueron generados desde versiones anteriores. Se entiende como versiones anteriores válidas, la versión 3

4.0 de Aspel - COI.


Manejo

Debes indicar la ruta y versión que vas a traducir para poder comenzar a trabajar.



Tema relacionado


Campo Descripción

Versión a traducir Selecciona la versión de Aspel - COI que deseas traducir.

Ruta donde está instaladoAspel - COI 3.Xó 4.0

Selecciona el directorio donde está instalado Aspel-COI. Se podr án traducir las versiones 3.xy 4.0 de Aspel - COI.


No existe una instalación deCOI en la ruta especificada. Es indis pensable que la ruta indicada en "Ruta donde está instalado Aspel - COI 3.x ó 4.0 "corresponda o contenga la versión de Aspel - COI, ya que con este dato se basar á el

asistente para configurar la nueva versión (5.7).

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Selecciona la empresa que deseas traducir

Tema relacionado


Qué es

En es te apartado seleccionar ás la empresa que quieres traducir, para que el traductor actualice los datos a la nueva empresa,

ejemplo, se podr án traducir los perfiles, par ámetros y datos de la empresa 5 a la empresa 2, por lo que también el número de empr

se actualizar á.

Nota

Si la empresa que estás traduciendo difiere del número de empresa a la actual, al traducir en línea, el sistema no podr á traducir

archivos. El sistema no reconoce la empresa, por lo que te sugiere crear una nueva contabilidad en un directorio diferente.

Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Siguiente" y sigue el orden de los pasos.

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Traducción de los parámetros del sistema

Qué es

En este paso se traducir án los par ámetros del sistema definidos en la versión anterior. Para consultar y/o modificar los par ámet

selecciona el botón "Configurar". En este proceso podr ás modificar la razón social y demás datos de la misma en la traducción

archivos o puedes m odificarlos después en Menú Configuración / Datos de la empresa, botón cambios.

Nota

La razón social de la empresa no se podr á modificar en el caso que estés manejando una versión demostrativa o educativa, se tenque activar el sistema para poder modificar este dato.

Manejo

La ventana de este paso es la siguiente:

En términos generales podr ás configurar lo siguiente:

Cuentas

Póliza

Activos

Multimoneda

Nota

Los par ámetros mostrados en este proceso son los definidos en la versión anterior, los par ámetros nuevos para la versión de Asp

COI 5.7 ( Traspaso automático y Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas), estar án inactivos, con la opción de po

activarlos si as í se requiere.

Hay que tomar en cuenta que si en la versión anterior se tenían definidos los par ámetros de Activos y Cuenta de cuadre, las cuen

correspondientes a estos par ámetros no se mostrar án, dado que el proceso de traducción sólo lee el archivo empresa de la ver

anterior, y la información de estos par ámetros se guarda en un archivo distinto; por lo que se tendr án que definir nuevamente dic

cuentas.

7/15/2019 Manual COI 5.7



Qué es

Este proceso actualiza los archivos de datos de la versi ón Aspel - COI anterior, con los de Aspel - COI 5.7. Es necesario que tus arch

no se estén utilizando. Antes de actualizar es recomendable tener un respaldo de la in formación.

Antes de llevar a cabo es te proces o te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos , asegur ándote que

contengan errores los archivos de datos ni los de índices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos

Recuperación de archivos y Regeneración de índices desde la versión donde se crearon.




Tema relacionado


Campo Descripción

Directorio dedatos fuente

Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la versión

anterior y de la cual se tomar á toda la información para empezar a trabajar con esta nueva versión de

Aspel - COI.

Perí odoDesde/Hasta

A través de es tos campos podr ás traducir la información de un mes , de varios m eses y hasta de varios

años. Indica las fechas respetando el formato y verificando que no estás dejando a un lado ningún

per íodo.

Directorio dedatos destino

Especifica la unidad de disco y trayectoria en la que se depos itar án los datos traducidos. Por seguridad,

no es conveniente que es ta ruta sea igual a la del Directorio fuente.


"Debes proporcionar la rutadel directorio fuente ydestino".

Para que se realice la traducción de archivos, se debe proporcionar tanto la ruta donde se

encuentran los datos a traducir, as í como la ruta donde se depositar án los datos ya

traducidos.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Traducción de perfiles

Qué es

Este paso Traducir á los perfiles de usuario, de manera automática y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendam

que el archivo no esté siendo utilizado, por algún usuario en la versión anterior.


Botones de este proceso

Traducción de perfiles ventana

Nota

Los usuarios que estén dados de alta en el sistema podr án quedarse con la mis ma configuración o se puede cambiar su configura

por nuevos usuarios o asignarle un perfil diferente al que ya tenían.

Una vez concluido es te paso, se dar á por terminada la traducción de tu empresa.

Temas relacionados


Perfiles de usuario

Botón Descripción

Configurar Este botón despliega la ventana de Perfiles del usuario, con el fin de verificar o dar de alta los usuarios

que podr án acceder al sistema, as í como asignar el perfil de los mismos .Si previamente ya habías dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traducción de perfiles, el

archivo de éstos se sobrescribir á con la información proveniente de dicha traducción.

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Parámetros del sistema

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del s istema

Datos de la empresa

Cuentas

Pólizas

Activos

Multimoneda

Fiscal

Qué es

Los par ámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para u

operación más adecuada a tus necesidades (tu sis tema viene configurado con algunas modalidades de operación básicas, las cuase adaptan al manejo común de las empresas m exicanas, pero puedes m odificarlas).

Estos par ámetros afectan directamente a la constitución y funcionamiento de los catálogos de Cuentas, Cuentas departamenta

Pólizas, Histórico de tipos de cambio y Catálogo de Monedas. Es decir que, cualquier modificación, repercutir á directamente en

resultados de tu contabilidad.

La ventana de es ta opción muestra a estos par ámetros agrupados en las siguientes carpetas

7/15/2019 Manual COI 5.7


Parámetros Datos de la empresa

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sis tema, Datos de la empresa

Que es

Aquí se muestra y configuras la información de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicación, R.F.C, c

maes tra, etc. con la que el sis tema se registr ó.

Campos

Temas relacionados

Par ámetros de Cuentas


Par ámetros de Activos

Par ámetros Multimoneda Par ámetros Fiscal

Campo Descripción

No. de empresa Muestra el número de empresa con la que estás trabajando, este campo no se m odifica.

No. de serie Muestra el número de serie con el que diste de alta el sistema.

Razón social Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como

Empresa 1 ser á la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos

los derechos sobre él.

Dirección Anota la ubicación de la empresa.

Población Anota la ubicación geogr áfica de la empresa.

R.F.C. Este dato ser á impreso en diversos reportes, la cual har á tus listados aún más completos.

Registroestatal

Este dato ser á impreso en diversos reportes, la cual har á tus listados aún más completos.

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Parámetros de Cuentas

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sis tema, Cuentas

Campos

Campo Descripción

Dí gitos por nivel Por omisión el sistema configura 4 dígitos para el primer nivel y para el segundo y tercer niveles de 3dígitos.

Es im portante que es ta definición de dígitos se realice antes de iniciar la operación del sistema, es to a

fin de evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus cuentas.

La definición de un catálogo estándar o propio de tu empresa debe hacerse al principio de operación, afin de evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus cuentas.

Captura de cuentas

Cuentas con guión Activado

l

Separa las cuentas por niveles añadiéndoles un guión. Este manejo es automático ya quegenera las separaciones aún cuando tú teclees únicamente los números. Al momento de

capturar tus cuentas no necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un gui ón, pudiendo

capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14

Desactivado

l Las cuentas aparecen sin guiones.

l En la captura de cuentas, deber ás teclear todos los dígitos que tengan éstas.

Captura de saldoinicial

Activado

l Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta. Adem ás de los saldos iniciales, también

podr ás modificar la naturaleza de la cuenta definida por omisión por el sistema.

Desactivado

l No podr ás capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de darlas de alta. S ólo

podr ás afectarlas con una póliza de apertura, para evitar cualquier tipo de des cuadre.

Nota: Como es sabido, es más recomendable la alimentación de saldos de las cuentas utilizando

pólizas.

Alta en traspasos Activado

l Al momento de hacer un traspaso de saldos , el sistema dar á de alta automáticamente lascuentas que no existan en los per íodos subsecuentes.

Desactivado

l Cuando efectúes un traspaso de saldos, el sistema no agregar á las cuentas que no existan al

catálogo de cuentas del per íodo destino.

Repercusiones - Posible problema

Puede ocurrir que, después de haber creado los per íodos de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des dealta una cuenta en febrero, pero con el mismo número de una cuenta ya creada. Entonces, cuando

hagas el traspaso de saldos de febrero a los demás meses, habr ás mezclado los saldos de dos

conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior,

revises tu catálogo de cuentas actual.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Nota

Si ya realizaste la activación de tu sistema los datos proporcionados desde dicho proceso ser án los que se sugieran en estos campo

Temas relacionados

Datos de la empresa

Par ámetros de pólizas


Par ámetros multimoneda

Par ámetros Fiscal

Traspaso de saldos

Traspasoautomático

Activado

l El sistema har á un traspaso automático para los per íodos subsecuentes cuando se modifique

una póliza en sus partidas, después de contabilizar una póliza, al dar de baja una póliza, al

correr el proceso de integración de pólizas, al correr el proceso de contabilización, al modificar

el saldo inicial de la cuenta o al dar de alta una cuenta y cuenta departamental.

Nota:Cuando se realiza alguno de los m ovimientos antes mencionados, al momento de cerrar la ventana

del Catálogo el sistema te advertir á del avance del traspaso de los saldos mediante una barra de

avance del proceso.

Desactivado

l Cuando efectúes un movimiento en los casos mencionados anteriormente, el traspaso

automático no se realizar á.

Repercusiones - Posible problema

l Puede ocurrir que, después de haber creado el per íodo de marzo, abril y mayo (por ejemplo),

des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo número de una cuenta ya creada.

Entonces, cuando esté activo el par ámetro Traspaso automático, habr ás mezclado los saldos

de dos conceptos dis tintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en

un mes anterior, revises tu catálogo de cuentas actual. También se aplica para las cuentas

departamentales y p lizas en caso de que s u clave sea la mis ma.

l Cuando se ejecute el Borrado de m ovimientos en un per íodo anterior al de trabajo, el sistema

no realizar á el Traspaso automático y se deber á correr el proceso de traspaso de s aldos.

Manejo dedepartamentos

Activado

l Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o departamentos, es decir,

pudiendo conocer el detalle de los ingresos o egresos por el área de tu empresa que los

gener ó.

l Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes dar de alta tu catálogo deDepartamentos, puedes dar de alta un saldo inicial departamental para cada cuenta.

Desactivado

l No tomar á en cuenta las Cuentas departamentales.

l Se deshabilitar án los catálogos de cuentas departamentales, departamentos y balanza de

comprobación con departamentos.

Base de datos Con el botón de configuración seleccionas la ruta de la base de datos que manejar á el sistema, para

mayor información de este manejo dir ígete al tema Configura la base de datos

7/15/2019 Manual COI 5.7


Parámetros de Pólizas

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sistema, Pólizas

Campos

Campo Descripción

Tipos de pólizal Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus pólizas.

l Las tres primeras son las más comunes: de diario (Dr), de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).

Repercusiones Al clasi ficar tus pólizas por tipo, podr ás realizar consultas más r ápidas y delimitar el reporte de Diario

general.

Captura de pólizas

Número secuencial Activado

l Si sólo está activo el par ámetro número secuencial, al dar de alta una póliza

automáticamente se le asignar á un número consecutivo considerando el tipo de p liza; esto

es, si la última póliza registrada para el tipo Ingresos corresponde al número 16, al agregar otra de este mism o tipo, el folio asignado ser á el número 17.

l En la captura de las pólizas es te campo no podr á modificarse.

Desactivado

l Puedes indicar manualmente el número de una nueva póliza.

l Mientras esté desactivado este campo y el de folio único podr ás asignar un folio

alfanumérico.

Folio único Este campo no estar á disponible si no está habilitada la opción "Número secuencial"

Activado

l Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignar á un número de póliza sin importar el tipo

al que pertenezca, es decir consecutivo.

l Si está activado el par ámetro "Folio único", al dar de alta una póliza automáticamente se le

asignar á un número consecutivo sin importar el tipo de póliza; esto es, si la última póliza para

el tipo Ingresos corresponde al número 1 al agregar otra pero de tipo egresos, el folio

asignado ser á el número 2, y as í sucesivamente sin importar el tipo de póliza.

Desactivado

l El folio o número de póliza se asignar á de acuerdo al estado en que se encuentre el

par ámetro número secuencial.

Sin decimales Activado

El sistema no considerar á los decimales capturados en las pólizas en los diferentes cálculos y

procesos que realiza.

Desactivado

l El sistema permite capturar cantidades decimales en la póliza, tanto en la columna DEBE

como el HABER, donde podr ás capturar hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal.

Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el sistema puede presentar

imprecisiones en los cálculos.

Mes de ajuste (13) Activado

7/15/2019 Manual COI 5.7


Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al m omento de crear el siguiente per íodo, se crear á un

mes de Ajuste (Mes 13), en el cual podr ás hacer pólizas de ajuste o registrar la póliza de cierre del

ejercicio s in que se mezcle la información del último mes capturado.

Nota: Si indicas que el mes de cierre fiscal es junio, con este par ámetro activado el sistema crear á

el mes 13 antes del mes de julio.

Auxiliares por fecha Activado

l En la consulta e impresión de los Auxiliares mensuales y anuales, las pólizas se ordenar ánpor fecha.

Desactivado

l Las pólizas se presentar án organizadas por tipo y número de póliza.

Contabilizar en lí nea Activado

l Al grabar las pólizas, el sistema afectar á automáticamente los saldos de las cuentas que se

están utilizando.

Desactivado

l Al grabar una póliza, no se afectar án los saldos de las cuentas correspondientes. Paraactualizarlos, deber ás ejecutar el proceso de Contabilización.

NOTA:Para ejecutar el proceso de Contabilización se requiere que esté desactivado este par ámetro.

Ver: Contabilización

Alta de cuentas enpólizas

Te permite dar de alta cuentas a dicho catálogo al momento de capturar una p liza (siempre y

cuando las cuentas sean de detalle)

Cuadrar pólizasAutomáticamente

Con este par ámetro de configuración y la cuenta de cuadre definida, podr ás cuadrar una póliza

automáticamente.

Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no s e hayan terminado

de capturar todos sus registros, si el sis tema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado lacuenta de cuadre, ésta ser á grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar á en la consulta de

pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla f ácilmente y posteriormente sea editada paracontinuar con su captura.

Alta de pólizas

Botones de la ventana de la captura de pólizas


Cuenta de cuadre. Especifica la cuenta que le servir á al sistema para cuadrar las pólizas. Esta

cuenta deber á ser de detalle.

Con el botón o F2, podr ás seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que servir á como

cuenta de cuadre al capturar una póliza.

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Temas relacionados

Consulta de auxiliares

Consulta de saldos históricos


Reporte del libro mayor



Par ámetros Fiscal

Mes de cierre fiscall Escribe aquí el mes en el que se efectuar á el cierre fiscal de tu empresa, donde casi s iempre

es el m es de diciembre. Este par ámetro está relacionado con la operación del mes de ajus te

explicado anteriormente.

l

Si señalaste que trabajar ás con el mes de ajuste y el mes de cierre fiscal corresponde adiciembre, entonces el mes 13 se ubicar á entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierrees junio, entonces el s istema localizar á el mes de ajuste entre junio y julio.

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Parámetros de Activos

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sistema, Activos

Qué es

Al configurar la cuenta contable, el s istema te proporcionara en la partida correspondiente, en la póliza de activos.

Temas relacionados

Par ámetros Datos de la empresa



Par ámetros Multimoneda

Par ámetros Fiscal

Campo Descripción

Cuenta Banco En este campo deber ás indicar la cuenta contable que el sistema sugerir á en la partida correspondiente

a Banco, en la póliza de alta de activos.

Puedes utilizar la tecla F2 o el botón para seleccionar la cuenta en del catálogo.

Cuenta IVA En este campo deber ás indicar la cuenta contable que el sistema sugerir á en la partida correspondiente

a IVA, en la póliza de alta de activos.

Puedes utilizar la tecla F2 o el botón para seleccionar la cuenta en del catálogo.

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Parámetros Multimoneda

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sis tema, Multimoneda

Campos

Repercusiones

Tendr ás que dar de alta las monedas a manejar en tu contabilidad e indicar cual ser á el tipo de cambio que se manejar á en el díatrabajo, también deber ás almacenar en el Historial de tipos de cambio, el tipo de cambio para cada una de las monedas a manejar.

Temas relacionados

Manejo de m ultimoneda

Histórico de tipos de cambio




Par ámetros de Activos Par ámetros Fiscal

Campo Descripción

Trabajar conmonedasextranjeras

Al activar este par ámetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y se activar án loscampos correspondientes a dicho manejo:

Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez que entres al sistema se

presente el Historial de tipos de cambio para almacenar el tipo de cambio del día.

Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas: Si quieres que al momento de capturar pólizas te

sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial de tipos de cambio.

Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas. Al momento de capturar la póliza si se

elige una cuenta que maneje moneda extranjera, los montos que se capturen se convertir án en la

moneda base.

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Parámetros Fiscal

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sis tema, Fiscal

Manejo


Campo Descripción

Tasa de IVAdefault

Para operacionesconterceros/ParaIngresos IETU

Es la tasa por omis ión con la que el sistema calcular á los impuestos tanto "Para operaciones con

terceros" como "Para Ingresos IETU" y se podr á definir una tasa de IVA por cada opción: Tasa de IVA

general, Tasa de IVA fronterizo, Tasa cero o Exento.

Desglose de ingresos


En el módulo de pólizas cuando se capture una cuenta que esté configurada para trabajar con

operaciones con terceros e ingresos IETU la ventana de la captura del desglose de impuestos, se

desplegar á con las cantidades calculadas en la columnas en donde se haya definido la tasa, deacuerdo a lo que se haya definido en los par ámetros.

Nota:Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de operaciones con terceros yIETU las columnas s e mostrar án en ceros.

Montos incluyenimpuestos

- En Operaciones con terceros . Selecciona este par ámetro si el m onto de la operación manejado en el

desglose de operaciones con terceros, ya tiene el im puesto incluido.

Si este par ámetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operación no tiene el impuestoincluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos ser á igual al monto de la operación.

Revisa en el tema: Captura de operaciones con terceros como se interpreta y aplica este par ámetro.

-En Ingresos IETU. Selecciona este par ámetro si el monto de la operación manejado en el desglose deoperaciones con IETU, ya tiene el impuesto incluido.

Si este par ámetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operación no tiene el impuesto

incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos ser á igual al monto de la operación.

Revisa en el tema: Desglose de ingresos como se interpreta y aplica este par ámetro.

.

Sugerir últimosdatos deimpuestos

utilizados encaptura para

Estos par ámetros s irven para definir que tasa por omis ión se tomar á para la captura del DIOT o el IETU.

Operaciones con terceros .- Este par ámetro tiene tres posibles valores:l RFC de terceros.- Indica al sistema que ser á el RFC de terceros el campo que utilice para

almacenar la información de Tasa IVA default, Montos con IVA, % retención de IVA y %retención

del ISR y que con estos har á los cálculos automáticos en subsecuentes capturas que utilicen en

ese mismo RFC.

l Cuentas definidas para DIOT.- Indica que deber á almacenar la información de tasa de IVA por

omisión, montos con IVA, % retención de IVA, %retención del ISR en la cuenta de terceros, para

que as í en la siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer los

cálculos automáticos de des glose de IVA, IVA retenido, ISR retenido.

l No sugerir.- Indica al sistema que operar á normalmente, es decir, el sistema no almacena

ninguna información adicional a la que actualmente se graba.

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Temas relacionados






Ingresos IETU.- Este par ámetro tiene dos pos ibles opciones:

l No sugerir.- El sistema operar á normalmente, es decir, el sistema no almacena ningunainformación adicional a la que actualmente se graba.

l Cuentas definidas para IETU.- El sistema llevar á el cálculo de los porcentajes de impuesto

basados en una captura anterior del IETU y se grabar á asociado a la cuenta para el control del

IETU, además que se guardar á en memoria s i el monto incluye impues to y retenciones.

Para un mayor entendimiento del manejo de estos par ámetros, te recomendamos que consultes el

siguiente tema:Ejemplos para la captura de DIOT e Ingresos IETU

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Datos de la empresa

Acceso

l Menú Configuración, Datos de la em presa

Temas relacionados

Alta de la empresa

Modifica los datos de tu empresa

Solicita la clave de tu empres a

Registra la clave de tu empresa

Revisa cuantos usuarios y empresas tienes permitidos

Incrementa tus derechos

Qué es

Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INV ÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta

una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 d ías que Aspel te otorga como per íodo de evaluación, posteriovencimiento de dicho per íodo se solicitar á la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta secci ón pod

agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu siste

indiques el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 5.7.

Una vez que hayas activado tu sistema podr ás modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que

decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selecciónempresa.

Manejo

Es importante que consideres que deber ás activar el sis tema antes del término de los 30 días de evaluación, de lo contrario el s istedejar á de operar habilitándose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, s

que estar á disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podr ás reanudar la captura

información.

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Da de alta la empresa en tu sistema

Acceso

l Menú Configuración, Datos de la empresa, con el botón Altas.

l Desde la Barra de herramientas, con el botón y después el botón Altas (*)

Datos de identificación de la empresa

Problemas y Soluciones

Temas relacionados




Da de alta la empresa en tu sistema



Qué es

El proceso de. "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sis tema el nombre o razón so

de las empresas con las que trabajar ás, as í como los datos de registro básicos de las mismas. Una vez registradas las empres

desde esta opción, al momento de iniciar una sesión con el sistema se listar án todas las em presas disponibles para que seleccion

aquella con la que iniciar ás la sesión del sis tema; de igual forma el nombre definido en es ta opción aparecer á en todos los reporte

documentos que emitas.

Recuerda que el sistema por omisión tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar á como u

empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razón s ocial de tu empresa. NO podr ás dar de alta más empresa

tu sistema aún no ha s ido Activado, de igual forma no podr ás modificar los datos de la EMPRESA INVALIDA.

Campo Descripción

No. de empresa Este número es asignado consecutivamente por el sis tema y no puedes modificarlo.

Razón social Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre comoEmpresa 1 s er á la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos

los derechos sobre él. Por ello te recomendamos que la primer razón social que des de alta sea la de

la empresa corporativa.


Dirección Anota la ubicación de la empresa.

Población Anota la ubicación geogr áfica de la empresa.

R.F.C. Este dato ser á impreso en diversos reportes, la cual har á tus listados aún más completos.

RegistroEstatal

Este dato ser á impreso en diversos reportes, la cual har á tus listados aún más completos.


Quieres cambiar el ordenen el que aparecen lasempresas en la ventana deSelección de empresa.

El número de empresa es progresivo y no puede ser modificado, solamente podr ás modificar

la razón social asociada

Tuviste algún error al darde alta los datos de laempresa.

Dir ígete al apartado "Modificar los datos de la empresa".

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Modifica los datos de una empresa

Acceso

l Menú Configuración, Datos de la empresa, con el botón Cambios.

Tema relacionado


Qué es

A través de es ta opción podr ás modificar los datos (dirección, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas .

La ventana que se presenta es Datos de identificación de la empresa. En caso de que sea la primera vez que ingreses a es ta venta

se te pedir á la Clave de alta de la empresa, que te proporcionar án en el Departamento de Claves de Aspel.

Esencial

No es pos ible modificar el número de la empresa.

Ver: Solicita tu clave de a lta a Aspel

NOTA: Es a través de esta opción que debes realizar el cambio de EMPRESA INV ÁLIDA S.A. DE C.V. por la razón social y datos de

empresa.

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Barra de herramientas

Acceso

l Menú Configuración, Preferencias, Barra de herramientas

Campos

Temas relacionadosModo alterno de captura

Qué es

Esta opción sirve para personalizar tu barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar botones puedas ejecutar m ás r áp

las operaciones de tu sis tema.

Manejo

El sistema m aneja dos Barras de herramientas, una es la principal y otra es la que se mues tra en las consultas o catálogos, es deci

principal muestra todos los botones disponibles en el sistema, a diferencia de la barra de herramientas que se despliega en

catálogos la cual mues tra sólo los botones asociados a las funciones de dicho catálogo, Ejemplo. Para el catálogo de cuentas se tien

disponibles los botones, Alta, Modificación, filtro, etc.

Por omisión la barra de herramientas tanto la principal como la de los catálogos, viene configurada con los botones de uso común, p

podr ás acceder a ésta para personalizarla dependiendo de tus necesidades.

Procedimiento para agregar botones a la barra actual1. Ubica el ratón en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botón derecho, al hacerlo se presentar á la opc

"Personalizar barra..."

2. Elige el botón que requieras de la sección de botones dis ponibles de la ventana.

3. Oprime el botón Agregar o, manteniendo oprimido el botón izquierdo del ratón, arrastra el icono hacia la sección de boto

activos.

Procedimiento para quitar botones de la barra actual

1. Ubica el ratón en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botón derecho, al hacerlo se presentar á la opc

"Personalizar Barra"

2. Elige de la barra actual el botón a eliminar

3. Haz clic en el botón Eliminar o arrastra el botón hacia la barra de botones disponibles.

Esencial

El sis tema asigna en forma predeterminada la función de cada botón, por lo que no ser á posible modificarla.

Campo Observaciones

Barra Actual Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas.

Disponibles Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas.

Descripción Este campo es informativo y describe la función que tiene asignado cada botón.

Botón Agregar Te permite agregar un botón a la barra de herramientas

Botón Eliminar Elimina un botón de la barra de herramientas

Botón Original La Barra original es la selección básica, que contiene los botones más utilizados, y puedes basarte enella para completarla y adecuarla a tus necesidades. Restablece a su estado original la barra de

herramientas.

Botón Separador Inserta espacios entre botones, para que te sea m ás f ácil identificar grupos de botones, de acuerdo a suuso.

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Preferencias

Calculadora

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Activar sugerencias

Acceso

l Menú Configuración, Activar Sugerencias

Qué es

El objetivo de esta herramienta es m ostrarte "Tips" o recomendaciones sobre los procesos y actividades novedosas e importantes e

sistema, as í como s ugerencias para un eficiente manejo.

Las sugerencias se muestran al iniciar la ses ión siempre y esté activa es ta opción.

Nota: Si desea desactivarlas puedes hacerlo desde el Menú Configuración / Activar sugerencias o desde la ventana de sugerenc

marcando la casilla " No volver a mostrar sugerencias".

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Calculadora

Acceso

l Menú Utiler ías, Calculadora

l Desde la Barra de herramientas principal, con el botón

Utiliza la de tu preferencia

El sis tema te ofrece las dos calculadoras de Windows: científica o es tándar, en caso de haber proporcionado la ruta del ejecutable en

aplicaciones asociadas. De lo contrario, la calculadora que se desplegar á ser á la que se mues tra en los campos de tipo monto.

Temas relacionados

Barra de Herramientas

Aplicaciones asociadas

En qué consisten las preferencias

Modo alterno de captura

Calculadora dentro de los campos del catálogo

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Funciones y campos generales

Qué son

En este apartado encontrar ás una explicación general de funciones que se encuentran en diversas operaciones de tu sistema, as í co

de algunos campos que son f áciles de reconocer y de utilizar. Una vez que conozcas estos procedimientos, la operación de tu progra

ser á más efectiva:

Barra de herramientas Teclas de Acceso Rápido

Teclas de Función

Agregar (alta)

Modificar (cambios)

Eliminar (baja)

Pegar

Buscar

Siguiente

Filtrar

Restaurar

Especificar impresora

Impresión

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Teclas de acceso rápido

Qué son

Manejo

Notas

Con esta opción podr ás tener acceso a las funciones del s istema por medio del teclado.

Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna función específica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por

opciones del menú la función deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del m enú, ya que ahí es don

se encuentran las teclas de acceso r ápido.

Existen dos tipos de teclas de acceso r ápido:

l Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opción del menú, si es una opción del menú principal ésta debe

activada con la combinación de teclas: ALT + "la letra subrayada".

Ejemplo: "Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso r ápido, y épuede ser activada mediante la combinación de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opción a la que des eas acceder (ALT + E Si la opción a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submenú, sólo es necesario presionar en orden todas las tec

subrayadas hasta desplegar la opción deseada.

El otro tipo de teclas de acceso r ápido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en es tos casos se mues tran combinaciones de teclas que se deben de presionar.

Ejemplo: En el menú Edición se encuentra la opción Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que

presionas la combinación de teclas CTRL + Ins, se realizar á o ejecutar á la opción de copiado.

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Tema relacionado

Funciones y campos generales

Teclas de función

En todos los ejemplos debes de es tar ubicado en la ventana principal del s istema. Te sugerimos que elabores una guía de referen

r ápida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que em pleas con m ayor frecuencia.

Recuerda que para ver las teclas de acceso r ápido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces

mostrar án marcadas en los menús las teclas de acceso r ápido.

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Teclas de función

Qué es

Estas teclas tienen asignadas las funciones más generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con s

oprimirlas se ejecutar án.

Algunos teclados tienen teclas denominadas "de función", como éstas:

Teclas de función generales de tu sistema

Éstas son las teclas de función que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en alg ún catálogo alguna de es tas funciovar íe, se te informar á del uso indicado.

Tecla Función que realiza

F1 AYUDA EN LÍNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor.

F2 AYUDA POR CAMPO. Esta tecla de función se comporta de diferentes formas s egún el tipo de campo que estésconsultando, es decir:

l Si dentro del campo hay un signo de interrogación (?), al activarla el sis tema despliega un listado con las

opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres.

l Dentro de los campos numéricos el s istema te proporcionar á una calculadora dentro del m ismo campo.Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las Aplicaciones asociadas, para más información

de su m anejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos numéricos.

l Y si el campo es de fecha el sistema te desplegar á un calendario, para más información del manejo de

éste, consulta el siguiente tema: Uso del calendario dentro de los campos fecha

F3 BUSCAR. Activa la opción de Búsqueda de registros, la cual s e explica adelante.

GRABAR/ CONTABILIZAR. Registra en el sistema el alta de un movimiento.

F4 SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una búsqueda, esta función localiza los siguientes datos que cumplan con

las caracter ísticas definidas.

F5 FILTRAR. Activa la opción de Filtro de información, que se explica en esta mism a sección.

PÓLIZAS. Desde la captura de pólizas, cuadra la póliza.

F6 RESTAURAR. Sirve para lis tar la información de un catálogo tal y como s e encontraba antes de filtrar.

F7 PÓLIZAS. En la captura de pólizas, inserta una partida.

F8 CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada al sis tema, s irve para anotar la clave de acceso de f ábrica, que es

ASPEL1, la cual no ser á válida al definir la clave de acceso personal.

PÓLIZAS. En la captura de pólizas, elimina una partida.

F9 PÓLIZAS. En la captura de pólizas, graba la póliza como póliza modelo.

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Uso del calendario dentro de los campos fecha

l Si deseas volver a la fecha actual del sistema, sólo presiona la fecha que se muestra abajo del calendario.

Qué es

En diversos filtros y procesos, como el alta de activos, al estar sobre los campos de tipo Fecha y oprimir F2, o seleccionando el botónel sistema te muestra un calendario, con el que puedes encontrar y asignar la fecha en el campo correspondiente.

Funcionamiento

l Presionando las flechas podr ás moverte de mes en m es.

Para agilizar el cambio del año, haz clic sobre el año que aparece en el encabezado de la ventana, y el sistema te mostrar á un

botones que te permiten cambiar de año sin tener que desplazarte por los doce meses.

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Cómo sacarle provecho a tu información

Ver:

Filtrar

Volver a la Guía Rápida de Aspel - COI 5.7

Qué es

Para aprovechar al máximo tu sistema, un ordenamiento adecuado de tus claves te servir á para explotar f ácilmente tu informaciópoder conocer el avance financiero por rubros específicos.

Manejo

Te recomendamos establecer una clasificación inteligente para identificar tus activos. Cuentas con 13 espacios alfanuméricos p

diseñarla. Por ejemplo: puedes ordenar tus claves de la s iguiente manera:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 (Espacios alfanuméricos)

Los primeros 3 caracteres podr ías utilizarlos para definir el activo, en este caso un escritorio. En los espacios 4 y 5 puedes numerar

activo. Las clasificaciones 6 a 9 servir ían para indicar que dicho activo se encuentra en el edificio 1, tercer piso. Finalmente, en

espacio 10 al 13 puedes anotar la fecha de adquisición.

Independientemente de la manera como ordenes tu clasificación, ésta te ser á de gran utilidad cuando requieras conocer cuan

escritorios tienes en el tercer piso de tu empresa (por ejemplo), o aquellos activos de cierta antigüedad en el edificio.

Puedes "exprimir" esta información con procesos como el de filtrado (que te permite "filtrar" o seleccionar la información de

registros. En este proceso puedes emplear el signo de interrogación (?) como comodín, para que el sistema muestre todos

registros que empiecen o lleven una letra o un número determinado, sin ocultar el resto.

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Información general de las consultas

Temas relacionados

Configurar columnas

Organización de consultas

Qué es

Con las nuevas caracter ísticas de la versión, en la personalización de consultas ahora forman parte los catálogos principales

sis tema, por lo que se excluye del m enú Ver.

La personalización de consultas sólo se puede realizar en el Catálogo de cuentas, Activos, Depreciación, Revaluación y Pólizhaciendo uso de la opción "Configurar las columnas", la cual se puede localizar en el men ú flotante de los catálogos mencionad

además de poder organizar los datos en forma ascendente y descendente por columna.

Para los catálogos de Cuentas departamentales, Tipos de activos, Monedas, Departamentos, Balanza de comprobaci ón, Balanza

comprobación con departamentos y Conceptos de pólizas, podr ás organizar la información en forma ascendente o descendente,

podr ás configurar las columnas .

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Configurar columnas

Acceso

l En la sección principal del catálogo o consulta, por ejemplo Catálogo de cuentas o consulta de pólizas, menú flotante/ Configu

columnas.

Qué es

Es la forma en que puedes incorporar en los catálogos o consultas principales del sistema, columnas con información que simportante para ti. Este manejo estar á disponible para el Catálogo de cuentas, Pólizas, Activos, Depreciación, y Revaluación.

Para habilitar las columnas de la ventana, deber ás hacer clic sobre el nombre de la columna en, botón derecho del ratón, opc

Configurar columnas , al hacer clic sobre el nom bre de la columna, quedar á marcada con una paloma indicando que está habilita

para deshabilitarla, colócate sobre la columna habilitada y haz clic sobre la m isma.

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Nota

No podr ás elim inar todas las columnas ya que el sistema deja al menos una columna para mostrar en la consulta

En caso que quieras cambiar de pos ición una columna, basta que hagas clic en la cabecera de la columna y arr ástrala hasta el ludonde se vaya a posicionar.

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Organización de consultas

Acceso

l Desde la ventana de consulta, en el encabezado de la consulta, botón derecho del ratón, opción Configurar columnas

Qué es

Es la forma en que puedes reorganizar la información que se mues tra de una consulta. Puedes personalizar cada uno de tus catálog

con el fin de obtener más r ápido la información que tu requieras consultar.

Manejo

La información de las consultas se podr án ordenar o en su caso agrupar de la siguiente manera:

Ordenamiento ascendente o descendente por campo: La información de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de

campos de la m isma. Este ordenamiento lo podr ás realizar por columna con sólo hacer clic sobre el nom bre del campo, as í, el sis te

ordenar á los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentac

bastar á con hacer clic sobre la imagen (ordenando la información de manera descendente) y para regresar la información al ord

ascendente con la imagen .

Nota:Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catálogo que se tenga activo.

Ver Ejemplo: Ascendente

Ver Ejemplo: Descendente

Nota

Este tipo de organización se podr á encontrar en los catálogos: cuentas, cuentas departamentales, pólizas, balanza de comprobac

balanza de comprobación por departamentos, activos, tipos de activos, departamentos, conceptos de pólizas y monedas y enAdministrador de reportes .

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Acceso

l Desde la Barra de herramientas de cualquier consulta o catálogo, con el botón

Qué es

Esta función permitir á convertir datos de las diferentes consultas del s istema en archivos de diferentes formatos.


Campo Descripción

Formato deExportación

De la consulta que estés realizando podr ás exportar la información a los siguientes formatos (uno a la

vez):

Formato Texto: genera un archivo con la extensión .txt el cual podr ás abrir en el Bloc de notas delsis tema Windows®

Formato Excel®: Puedes tener disponible tu información en ésta otra hoja de cálculo.

Formato Paradox®: Se adapta a la es tructura de es te tipo de bases de datos.

Formato HTML®: Genera un archivo con terminación HTML, mismo que podr ás visualizar desde

cualquier navegador de Internet.

Formato XML®: Genera un archivo con terminación XML. Se sugiere que consultes este archivo en

Internet Explorer debido a que en otros navegadores la presentación no ser á buena.

Formato DBase®: El archivo que generar á el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de

cálculo o programa que maneje el formato Dbase.

Separador detexto

Los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu información puede ser

interpretada correctamente por la otra aplicación.

El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores, para adaptar el formato a otras

aplicaciones. Estos separadores se m anejar án para un archivo txt.

Ruta y nombre delarchivo de salida

Es importante que anotes el nombre que llevar á el archivo generado, as í como la ruta donde éste se

encontrar á; si no lo indicaste, el sistema no te dejar á continuar con el procedimiento. Al hacer clic en el

signo de interrogación o al oprimir la tecla F2 podr ás indicar la ruta donde ser á mandada tu información,

indicando el nombre con el que se guardar á.

Enviar por correo Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electr ónico el archivo a exportar.

Al momento de dar aceptar al diálogo, el sistema te presentar á la ventana correspondiente a laaplicación predeterminada para el envío de correos, y deber ás llenar los datos que se piden a

7/15/2019 Manual COI 5.7


Temas relacionados

Consulta del catálogo de cuentas

Consulta de balanza de comprobación


Consulta de activos

Consulta de revaluación

Consulta de depreciación

continuación:

Para o CC: Indica la dirección del correo a la que se le enviar á la información, si deseas que el envío serealice para varios destinatarios deber ás escribir la dirección de éstos separado por comas, y

automáticamente se anexar á en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas

predeterminada en tu PC.

Asunto: Éste es el título del encabezado del correo.

Adjuntar: Se mostrar á el archivo que enviar á el mensaje.

Mensaje: Es el texto que se anexar á al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o

posteriormente.

Nota:

El proceso de exportación de consultas sólo puede ser efectuado para un sólo archivo a la vez. Los archivos a exportar corresponde

únicamente al per íodo que estás trabajando. Si deseas procesar los archivos de otro per íodo, efectúa el cambio desde el Adminis tra

de per íodos.

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Aspel Herramientas

Botones Herramientas Aspel - COI

Botones Infoweb

Dentro de Excel se tiene una barra de herramientas "Herramientas Aspel-COI" en donde podr ás crear una Hoja de Cálculo

información que se toma de la base de datos de Aspel-COI y se actualiza mediante v ínculos. Se puede crear una plantilla e interact

con información de otros per íodos.

Cuentas también con una barra de herramientas que contiene procesos para enviar información a Internet, clasificarla de acuerdo

sis tema que pertenezca, y además guardar el archivo como una plantilla para futuros trabajos.

Botones Descripción

Crea un nuevo documento a partir de una plantilla de Excel.

Muestra una lista de las f órmulas que permite diseñar r ápida y automáticamente los reportes financieros

o fiscales que necesites, permitiendo interactuar en l ínea con el sis tema, es decir, obtener información

directamente de Aspel -COI.

Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos)

Selecciona el per íodo de trabajo para actualizar los datos.


Guarda la hoja de cálculo como plantilla con la opción de poder guardarlas en varias ubicaciones..

Prepara la información que se enviar á a Internet.

Selecciona un sistema ya sea Aspel-SAE, Aspel-COI o Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-BANCO para publica

documento en Infoweb.

Dependiendo del sistema que se elija es la carpeta que se tomar á para publicar la información, esto es, para ca

sistema se tiene una carpeta por default propuesta, entonces algún sistema considerar á esa carpeta para publica

información.

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Acceso

l Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botón

Qué es

Es una barra de f órmulas DDE que permite al usuario diseñar r ápida y automáticamente hojas de cálculo financieras o fiscales q

necesite, permitiendo interactuar en línea con el s istema, es decir, obtener información directamente de Aspel - COI.Este proceso se instalar á automáticamente en la ruta C:/Archivos de Programa/Microsoft Office/Office/Macros, y esta ruta puede va

dependiendo de donde hayas instalado Microsoft Office, por lo que al abrir Excel® podr ás ver en la barra de Herramientas Aspel – CO

botón .

Nota

Esta barra de f órmulas no se desplegar á si no está abierto un per íodo en Aspel – COI 5.7, por lo que al solicitar el botón de

Excel, te sugerir á ejecutar el s istema para poder trabajar con las dos interfaces.

Si al abrir Excel no se tiene disponible el botón , ser á necesario que desde el Menú Herramientas/Complementos en Micro

Excel®, selecciones la opción Herramientas Aspel-COI para que se habilite el botón.

Manejo

Estando en Excel, crea un nuevo libro y al oprim ir el botón , se desplegar á la siguiente ventana:

Funciones especiales que puedes utilizar

Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU

Por ejemplo:

Se requiere una hoja de cálculo con información del catálogo de cuentas con todos los datos im portantes, adicionando los datos de

empresa.

1. - Al oprimir el botón se desplegar á el Lis tado de funciones, selecciona la categor ía Datos de la em presa para que mues

las funciones disponibles .

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2. - Selecciona la función Catálogo de cuentas (la cual te permite especificar que datos quieres incluir del cat álogo en la hoja

cálculo) dicha función se localiza dentro de la categor ía Cuentas; y especifica los datos de las cuentas a incluir.

3. - Una vez que definiste los datos a incluir en la hoja de cálculo, se presenta la información correspondiente con base en

información contable. Adicionalmente si lo requieres puedes personalizar tu hoja de cálculo, haciendo uso de las herramien

disponibles para ello desde Excel. De tal forma que tu informaci ón se puede presentar de la siguiente forma:

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Si requieres analizar los datos de otro per íodo de trabajo diferente al definido actualmente en tu hoja de cálculo, con el botón pod

modificar el per íodo de tal forma que los datos se actualizar án conforme se seleccione el mismo, esto siempre y cuando no se hadefinido algún per íodo al mom ento de especificar los datos cuando se creó la hoja de cálculo.

Nota

Con el Administrador de hojas de cálculo podr ás integrar el reporte y abrirlo para no tener que ejecutar Excel. Debes tomar en cue

que el reporte lo guardar ás con la extensión .xls.

Para mayor información dir ígete al tema: Administrador de hojas de cálculo

Algunas funciones te pedir án datos adicionales para poder mostrar el resultado en la hoja de cálculo, estos son:

Campo Descripción

Rubros Selecciona el rubro de cuentas si quieres que la hoja de cálculo sólo contenga información de las

7/15/2019 Manual COI 5.7


cuentas que pertenecen a dicho rubro.

Número decuenta

Selecciona el número de cuenta de la cual se tomar án los datos.

Incluir hasta lacuenta

En caso de incluir más de una cuenta en al hoja de cálculo marca esta casilla para que se habilite el

campo y se pueda indicar otra cuenta o subcuenta.

Datos a incluiren la matriz

Marca alguna de las casillas de estos campos para que se incluyan en la hoja de cálculo, estos campos

son: Número de cuenta (U), Descripción o nombre de la cuenta (N), Saldo inicial (I), Saldo final (F),

Presupuesto mensual (M), Presupuesto anual (A), Presupuesto acumulado (C), Total de cargos (Debe)

(D), Total de abonos (Haber)(H), Promedio Calculado (S.Inicial + S.Final) / 2 (P), Diferencia entre Debe yHaber (E).

Estos s on sólo algunos de los campos disponibles.

Incluir lostotales de lascolumnas

Marca esta casilla s i quieres que aparezcan los totales de las columnas que contengan cantidades.

#Departamento Se mos traran los saldos de las cuentas con base de acuerdo al departamento definido.

#Perí odo Selecciona el per íodo del cual quieres que se mues tren los datos en la hoja de cálculo.

#Niveles a

incluir

Indica el límite de niveles de una cuenta que s e podr á incluir en el reporte, es decir, si indico que el nivel

ser á tres, podr é mos trar hasta las cuentas con tres niveles 1000-000-000 sub-subcuenta.

#Moneda Se presentar án las cuentas de acuerdo al número de moneda indicada en este campo.

Incluircabeceras

Marca esta casilla s i quieres que salgan las cabeceras o nombres de las columnas correspondientes.

Activar autofiltro Marca esta casilla si quieres que se active un autofiltrado por cada columna.

Cuenta Selecciona el número de cuenta de la cual se tomar án los datos para el reporte.

Meses deadelanto oatraso a partirdel mes activo

Indica el mes (MM) que quieres que te muestre el reporte. Por ejemplo, si el mes activo es enero de 2002

y necesitas saber cual es el INPC de 4 meses adelantados (mayo), entonces indica 4 o con los botones

puedes adelantar o atrasar el número. Si quieres de tres meses antes, puedes

poner –3.

Año(AAAA) Indica el año (AAAA) que quieres te muestre el reporte.

Mes(MM) Indica el número de meses antes o después del m es activo a Aspel - COI.

Clave del tipo deactivo

Selecciona la clave del tipo de activo para mostrar la información en la hoja de cálculo. Si seleccionas el

campo Todos se mostrar á la información de los tipos de activos que tengas en tu catálogo.

#Ejercicio Indica el per íodo del cual quieres que se mues tren los datos en el reporte.

Incluir los totalesde las columnas

Marca esta casilla si quieres que s e muestren los totales o sumatorias de las columnas que contienen

datos numéricos y que se incluyeron en la hoja de cálculo.

Rango de

depreciación

Indica el rango de per íodos que quieres que se tomen en cuenta en el reporte.

Rango delejercicio

Indica el rango de per íodos que quieres que se mues tren en el reporte.

Rubros Selecciona el número de cuenta o rubro de cuenta desde donde se tomar án los datos para el reporte.

Dato aseleccionar

Marca los campos o saldos que se mostrar án en el reporte.

Nota

En la parte de especificaciones, al indicar las caracter ísticas para mostrar en el reporte, si no se encontr ó alguna cuenta con

7/15/2019 Manual COI 5.7


caracter ísticas especificadas, devolver á 0. Se sugiere que se indiquen correctamente estos campos ya que con un campo err óneo

resultado no ser á el satisfactorio.

Los campos de las ventanas se habilitar án y deshabilitar án conforme la función a la que pertenezcan.

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Administrador de hojas de cálculo


Insertar una hoja de cálculo

Modifica una hoja de cálculo

Elimina una hoja de cálculo

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Agregar (alta)

Acceso

l Menú Edición, Agregar, las teclas Alt + Insert o con el botón

Campos generales de Agregar

Esta opción estar á disponible para los s iguientes catálogos:


Catálogo de pólizas

Catálogo de activos

Catálogo de tipos de activos

Catálogo de monedas

Catálogo de departamentos

Rubros de cuentas

Qué es

Al ejecutar esta opción teniendo un catálogo abierto, ver ás la ventana de captura correspondiente al catálogo, la cual te permite daralta un nuevo registro. Puedes activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT +INS

Campo Descripción

Númerol El sistema s ugiere un número secuencial.

l El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta nuevamente otro registro.

Descripción Para llevar un control más completo, puedes anotar una descripción a todos los registros que agregues

a lo largo de tu sis tema.

Nota

l Una vez capturada la información, deber ás oprimir el botón Aceptar, con lo que podr ás cerciorarte de que el registro que acab

de ingresar se encuentra debidamente capturado en tu catálogo.

l En el caso de pólizas es necesario dar clic en el botón "contabilizar".

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Modificar (cambios)

Acceso

l Menú Edición, Modificar, las teclas Alt + Backspace o con e l botón








Catálogo de conceptos de pólizas

Qué es

Esta opción te permite cambiar la información de los regis tros de tus catálogos. Para ingresar a esta función haz doble clic o un Ensobre el regis tro a modi ficar, con lo que ver ás una ventana sim ilar a la de alta, con algunos campos en gris, indicándote que no pod

ser modificados.

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Eliminar (baja)

Acceso

l Menú Edición, Eliminar, las teclas Alt + Del o con el botón





Qué es

Con esta opción podr ás dar de baja diversos registros. El sistema mandar á un mensaje de confirmación por si deseas cancelaoperación. También puedes solicitar esta función seleccionando el registro a eliminar en el catálogo donde te encuentres y oprimie

las teclas ALT +Supr.

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Pegar

Acceso

l Menú Edición, Pegar o con las teclas Shift+ Insert

Qué es

Pega la información proveniente del portapapeles de Windows®en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener q

teclear la información nuevamente.

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Generador de hojas

Acceso

l Menú Edición , Copiado especial

l Desde la barra de herramientas con el botón (*)


Temas relacionados

DDE, Intercambio dinámico de datos Copiado especial con Microsoft Excel®

Qué

es

Desde el sistema podr ás copiar información de manera estática o dinámica a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Window

El copiado de datos estático se refiere a un simple copiado de información, que se envía desde el Portapapeles hacia la aplicac

deseada (p.ej. una hoja de cálculo).

El Copiado especial te permite generar un Intercambio dinámico de datos (DDE), es decir, que cada vez que abras esta informac

desde otra aplicación, automáticamente se actualizar á con los últimos cambios que hayas hecho en Aspel-COI.

Gracias al copiado especial puedes generar hojas de cálculo, documentos, bases de datos, de acuerdo a la información que dese

utilizar del Catálogo de cuentas, siempre y cuando la aplicación de Windows que utilices tenga la capacidad para soportar el copia

especial.

Campo Descripción

Cuenta inicial Anota o elige la primera cuenta que se cons iderar á para incluirla en el copiado especial.

Cuenta final Anota o elige la última cuenta que se cons iderar á para realizar el copiado especial.

Perí odo Elige el per íodo a copiar. El sis tema sólo puede copiar la información de un per íodo de trabajo.

Sólo cuentas conmovts.

Indica que sólo se incluir án las cuentas que hayan tenido movimientos.

Incluye sólocuentas de nivel Indica que la información debe contener a todos los niveles de cuenta o únicamente hasta cierto nivel(Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar).

Departamento Indica que departamento se considerar á para incluir las cuentas correspondientes al copiado

especial.

Moneda Anota o elige la moneda que deber á manejar las cuentas que se incluyan en el copiado.

Incluye Puedes elegir que se incluyan los siguientes campos: Número de cuenta, Descripción, Saldo Final,Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tipo de cuenta, Saldo inicial, Presupuesto mensual,

Presupuesto acumulado, Haber, Debe – Haber.

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DDE, Intercambio dinámico de datos

Acceso

l Menú Edición , Copiado especial

Qué es

Esta opción es de gran utilidad cuando requieras utilizar periódicamente información generada en Aspel-COI en tu hoja de cálculo

necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento.

Manejo

l Esta información se genera por medio del proceso Generador de hojas en el cual podr ás escoger la información que neces

para generar tu reporte en Excel®.

l Abre la hoja de cálculo donde insertar ás es ta información y ejecuta la opción Pegar con Vínculo, la cual se encuentra en el m e

Edición de dicha aplicación.

l Al efectuar el pagado con vínculos, no sólo se copiar án los datos incluidos en la hoja generada, sino que también se incluir áel archivo de la aplicación cliente (la hoja de cálculo) la f órmula que define el vínculo de los datos originales de Aspel-COI y

aplicación utilizada.

Ejemplo:

Para realizar un copiado es pecial al programa Excel®; debes s eguir el siguiente procedimiento:

1. Ejecuta el proceso de Copiado especial. .

2 . La información ya se encuentra en el portapapeles . Ahora dir ígete a la aplicación de Windows®de tu elección (para este ejem

usaremos Excel® y selecciona la opción "Pegado especial" disponible desde menú Edición.

3. La ventana que se desplegar á es la s iguiente:

Dependiendo de la versión de Excel® con la que se esté trabajando las opciones var ía, para mayor información consulta el manua

dicho programa.

4. Al seleccionar "Aceptar", se copiar á la información de Aspel-COI a la que le aplicaste el copiado especial.

Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de cálculo, podr ás observar la siguiente instrucción:

7/15/2019 Manual COI 5.7


=COIWIN|Matriz!'@cta[1110-000-000..8000-000-000, U, N, T, I, F, M, A, C, D, H, P, E, #3]{0405}'

Esta instrucción se arma con los s iguientes par ámetros:

1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-COI el nombre de la aplicación es COIW

2. Tema o tópico del que provienen los datos: Aspel-COI matriz de datos

3. Campos de datos de donde se tomar án los datos, son recibidos a través del copiado especial y se crean o se arman con

nombre de pendiendo del s istema del que s e trate y del número de empresa del que se envíen datos.

Para más información, consulta los s iguientes temas :

¿Cómo utilizar mi información en otras aplicaciones?

Copiado especial con Microsoft Excel®

¿Cómo se actualiza la información del copiado especial?

Al momento de abrir un documento que contenga un pegado especial con vínculos el sistema mues tra el siguiente mensaje:

"Este libro contiene ví nculos automáticos con otro libro. ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro?

Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en Sí .

Para mantener la información anterior, haga clic en No."

NotaPara que la actualización se realice, debes tener abierto el programa de Aspel-COI, de lo contrario Excel® mandar á el siguie

mensaje:

Imposible obtener acceso a los datos remotos. ¿Desea iniciar la aplicación "COIWIN.EXE"?

Te recomendamos que antes de abrir un documento con vínculos dinámicos te asegures de tener activo el programa Aspel-COI.

En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si ten ías abierto el documento, deber ás cerrar

volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectar á la misma advertencia que si tuvie

abierto el documento y deber ás seguir los pasos de la explicación anterior. Otra opción, es volver a realizar nuevamente el pega

especial en un documento en blanco.

Si seleccionas más celdas rebasando el número de registros agregados en tu consulta de Aspel-COI, al hacer el pagado espec

nuevamente los registros sobrantes se llenar án con s ímbolos como estos (#¡REF!), (#N/A). Estos símbolos ser án sustituidos

registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel®.

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7/15/2019 Manual COI 5.7


Copiado especial con Microsoft Excel®

Cuando se necesita realizar un Copiado Especial (DDE) con Excel, y se requiere "pegar" un conjunto de datos, editando directamente

f órmula en Excel (utilizando el com ando de MATRIZ), se debe realizar lo siguiente:

1. Escribir en la celda la f órmula que s e requiera. Por ejemplo:

{=COIWIN½MATRIZ!'@cta[1000..1199,U,N,F,#1]'}

2. Marcar el área que van a ocupar los datos a copiar de Aspel- COI, tomando como punto de partida la celda que contiene

f órmula.

3. Oprim ir F2, con lo que debe aparecer en modo de edición la celda que contiene la f órmula.

4. Oprimir simultáneamente las teclas Ctrl+Shift+Enter. Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel - COI.

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Filtrar

Acceso

l Menú Ver, Filtrar, con el botón o con la tecla F5

Campos generales de filtrar

Esta opción estará disponible para los s iguientes catálogos:

Qué es

Sirve para seleccionar la información de tus catálogos y mostrar sólo aquélla que cumpla con los criterios que establezcas. Es uherramienta muyútil para extraer información específica, la cual aparecer á en la ventana de consulta para que puedas imprimirla.

Campo Descripción

Desde Indica el número, fecha, clave, etc. del primer registro que des eas que aparezca en la consulta.

Hasta Indica el último número, fecha, clave, etc. del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes

en este campo, el sistema entender á que realizar á la selección hasta el último registro del catálogo.

Manejo

Analiza el s iguiente ejem plo. La primera ventana presenta una porción del catálogo de cuentas estándar (que te ofrece el sistema) y

segunda muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de función F5 o elegir el botón debido).

En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rubro de cuentas, por ejemplo, únicamente de la cue

1120-000-000 a la 1250-00-000. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sis tema mos trar á todos los regis tros que van desde la prim

hasta la última cuenta del rubro indicado.

No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre m ás datos especifiques, el filtrado ser á m

selectivo. Puedes filtrar la información de un catálogo más de una vez.

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Balanza de comprobación

Balanza de comprobación por departamentos

Activos

Pólizas

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Aplicar/Desaplicar filtro

Acceso

l Menú Ver, Aplicar/Desaplicar filtro o con el botón

Qué es

Esta opción te servir á para quitar el filtro previamente utilizado en la consul ta actual. Al desactivar el filtro la consulta regresa a s u estaoriginal mostrando todos los registros, pero si vuelves a seleccionarlo te devolver á el último filtro utilizado.

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Restaurar

Acceso

l Menú Ver, Restaurar, con el botón o con la tecla F6

Qué es

l Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro.

l También se puede restaurar después de haber usado la función Buscar.

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Buscar

Acceso

l Menú Ver, Buscar, con el botón o con la tecla F3




Balanza de comprobación por departamentos

Concepto de póliza

Pólizas

Tipos de activos

Activos

Moneda

Qué es

Permite localizar dentro del catálogo el registro que cumpla con las caracter ísticas indicadas en la ventana de búsqueda.

Al oprim ir el botón , el sis tema despliega una barra donde anotar ás el texto a buscar, al darle Enter, comenzar á la búsqueda

registro que indicaste.

Nota

l No es necesario poner la palabra completa ya que el sistema comienza la búsqueda tomando como base los prime

caracteres y posicionando el cursor en el primer registro que encuentra, debes tomar en cuenta que se facilitar á la búsqued

pones la palabra completa.

l La búsqueda de la palabra se hace en todas las columnas hasta dar con la coincidencia.

Campos generales de Buscar

Nota

Para ocultar la barra de búsqueda una vez que terminaste de utilizarla, oprime el botón y se ocultar á la barra.

Campo Descripción

Texto a buscar Anota la descripción del registro a localizar. El sistema localizar á el primer registro, cuya descripciócontenga la cadena indicada.

La localización puede realizarse hacia adelante o hacia atr ás de la posición donde te localizas en e

catálogo, eligiendo los botones atr ás o s iguiente, y el sis tema buscar á el registro en dicha dirección.

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Siguiente

Acceso

l Menú Ver, Siguiente o con la tecla F4

Qué es

Al ejecutar esta opción, el s istema localizar á el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si señalaste Atrás

los botones que indican la dirección de la búsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscar á dicho registro hacia atr ás (haarriba) del registro donde te encontrabas.

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Impresión

Acceso

l Elige cualquiera de los catálogos del sis tema y después la opción Archivos , Imprimir o con el botón

Qué es

El sistema te permite obtener listados de los diferentes catálogos con la información de tu operación contable, además de imprimir

reportes que te ofrece el s istema.

Manejo

Opciones de impresión desde un reporte

Dentro de algunos reportes se tiene el botón , el cual deber ás especificar la información a imprimir, es decir, el sistem

despliega un filtro con los campos necesarios para la emis ión de información. Puedes especificar algunos par ámetros de configurac

que determinar án tu impresión.

Una vez realizado el filtro del reporte y seleccionar el botón "Aceptar", se mostrar á el reporte seleccionado en presentación prelimi

(esto si dicho formato no esta editado para enviar el reporte directo a la impresora), enseguida con el botón podr ás elegir el ran

de páginas a imprimir, luego se da clic al botón Aceptar y se mandar á la información a la impresora configurada para su impres ión.

Opciones de impresión desde un catálogo o consulta

Cuando eliges imprimir desde un catálogo o consulta: Por ejemplo el catálogo de departamentos, tipos de activos, monedas, catálo

de conceptos de pólizas, balanza de comprobación o rubros de cuentas, al darle clic al botón saldr á la ventana para las Opcio

de impresión..

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Catálogo de conceptos de pólizas


Depreciación

Revaluación

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Acceso

l Menú Archivos, Especificar impresora

Qué es

En esta opción definir ás el equipo a utilizar para la impres ión de tus reportes y configuración correspondiente.

Opciones

Si deseas configurar los par ámetros de impresión, oprime el botón Configurar. Éste te permite definir los par ámetros propios

Software de impresión, los cuales básicamente definen lo siguiente:

l Tipo de papel

l Orientación del papel

l Fuente de alimentación de papel

l Calidad de impresión

l Puerto de conexión

NOTA: Si NO tienes impresoras predefinidas en Windows®, tendr ás que ingresar a la opción Impresoras del Panel de ControlWindows®, para dar de alta aquélla(s) que utilices. Consulta el manual del usuario de Windows®para más información. Recuerda q

la configuración desde esta ventana tendr á validez para los reportes de todas las consultas que se presentan en el sis tema. Para mainformación consulta el manual de tu impresora.

Utiliza los campos de márgenes para definir los márgenes de la hoja cuando tu impresora es de matriz de puntos y su manejador

soporta la definición de área no imprimible. Estos márgenes se utilizan para dejar separaciones entre las hojas que se imprimen

formas continuas.

Recomendación:Los s iguientes tipos de letra son los recomendados para la impresión de un reporte:

Encabezado:Arial Negrita 12 ptos . Normal: Arial Normal 10 ptos. Condensada:Arial Normal 7 ptos.

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Opciones de impresión

Acceso

l Dentro de los filtros de los reportes, con el botón

Campos de esta ventana

Carpeta Destino

Qué es

Te permite seleccionar la forma en que se va a presentar la informaci ón del reporte, puedes ver la presentación preliminar del reposino lo puedes mandar por email o guardarlo en disco; tambi én puedes configurar la letra de los encabezados y de la informac

impresa.

Campos Observación

Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte:

Presentación preliminar: Se presenta en el sis tema el preliminar del reporte.

Disco: Anota en el campo, la ruta en disco en la que deseas grabar la impresión, as í como el nombre del

archivo con que se generar á. De esta manera, la información podr á ser modificada y/o impresa desde

cualquier editor de Windows.

Impresora: En este caso, deber ás revisar s i el tipo de impresora que el sistema m uestra por omisión es la

que deseas utilizar; si no es as í, busca la im presora deseada en la lista desplegable de impresoras que

presenta esta ventana, al seleccionar esta opción se activar á el botón de

Email: Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electr nico el archivo delreporte del catálogo o consulta.

A: Indica la dirección del correo a la que se le enviar á la información, si deseas que el envío se realice para

varios destinatarios deber ás escribir la dirección de éstos separado por comas, y automáticamente se

anexar á en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC.

Asunto: Este es el título del encabezado del correo.

Mensaje: Es el texto que se anexar á al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o

posteriormente.

Al momento de dar aceptar al diálogo, el sis tema te presentar á la ventana correspondiente a la aplicaciónpredeterminada para el envío de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podr ás

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Carpeta Fuentes

Tema relacionado


realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Rango depáginas

Para las opciones de Presentación preliminar, Disco e impresora, el sis tema permite seleccionar el rango

de páginas que ser án consideradas en el lis tado. Si dejas en blanco esta solicitud, se im primir án todas

las hojas.

Tipos de letra Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir,

Nombre de la empresa, Fecha, No. de página y Título), Letra normal (para el cuerpo del reporte) y Letra

condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar á en función del número de

fuentes tipogr áficas que tengas registradas en el directorio de Windows ®.

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Presentación preliminar

Para qué sirve

Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte den

del mismo y mejorar su presentación:

Manejo

Por la diversidad en los tipos de formatos y estructuras en que la información es generada, se manejan tres ventanas para

presentación preliminar de dicha información, la clasificación es la s iguiente:

l Presentación preliminar para reportes con formato FTO

l Presentación preliminar para reportes con formato Qr2 y Reporte de auxiliares

l Imprimir una presentación preliminar para algunos catálogos o consultas

En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones m encionadas anteriormente:

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Botones de la presentación preliminar para reportes con formato FTO

Botones de la presentación preliminar para reportes con formato QR2

Botones Función

Salir del reporte.

Imprime el reporte.

Se mueve a la página que le indiques. Después de capturar el número de página pulsa la tecla

Enter.

Zoom para modificar el porcentaje de visualización del reporte.

Avanza a la primera o a la última página del reporte.

Regresa a la página anterior o avanza a la s iguiente.

Permite colocar el archivo .BMP con el logotipo de tu empresa.

NotaTodos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la em presa, la fecha de emisión del reporte número de página.

Botón Función

Sirve para ver en pantalla el reporte en pequeño.

Permite ver una ampliación de la presentación.

Con este botón podr ás ver el reporte a lo ancho de la página.

Permite regresar a la primera página del reporte.

Permite adelantar o ir hacia atr ás las páginas del reporte.

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Tema relacionado

Vista preliminar avanzada

Con este botón podr ás ir a la última página del reporte.

Cuando los reportes tengan muchas hojas se sugiere que se maneje este botón ya que automáticamentete llevar á a la página que tu le indicaste.

Con este botón configurar ás las propiedades de la impresora.

Imprime directo hacia la impresora.

Graba el reporte después que s e hayan hecho los movimientos necesarios.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en internet.

Envía y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad.

En caso que quieras ver un reporte ya hecho podr ás abrirlo con este botón.

Envía el reporte vía e-mail.

Muestra el ayuda electr ónica que te ofrece el sistema para consultar el manejo de este proceso.

Permite salir de la vista preliminar.

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Acceso

l Desde los catálogos o consultas, con el botón

Qué es

La vista preliminar visualiza el documento antes de imprimirse, además tienes la oportunidad de modificar los márgenes, encabezadpie de página, fondo, etc.


Botón Descripción

Envía directamente a la impresora el reporte.

Despliega el diálogo de impresión del reporte.

Muestra las páginas del reporte en miniatura.

Reduce el contenido del reporte en la página.

Cambia el color de fondo de la página.

Muestra vista de la página al 100%.

Muestra la vista a todo lo ancho de la página.

Muestra toda la página en pantalla.

Muestra dos páginas en pantalla.

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Muestra cuatro páginas en pantalla.

Selecciona cuantas páginas quieres que se visualicen en pantalla.

Visualiza la presentación de todas las páginas del reporte.

Escribe un porcentaje de visualización ya sea para aumentar o disminuir la vista del reporte.

Te lleva a la prim era página del reporte.

Te lleva a la página anterior del reporte.

Escribe la página que quieres visualizar y también mues tra la página que tienes activa en ese momento.

Te lleva a la página siguiente del reporte.

Te lleva a la última página del reporte.

Nota

El visor puede visualizar los botones de la barra de herramientas en un tamaño más grande o muestra los botones en su esta

normal, tal como s e mues tran los botones que se acaban de indicar.

Para poder seleccionar alguna opción, posiciónate sobre la barra de herramientas y con el menú flotante opción BotonBarraHerramientas planos o Botones BarraHerramientas grandes.

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Configurar impresión

Acceso

l Desde la vista preliminar de cualquier consulta / Menú Archivo, Imprim ir o con e l botón

Temas relacionados

Propiedades de la impresora

Configurar página

Qué esDesde esta ventana podr ás mandar a imprimir el reporte y también podr ás configurar la impresora a fin de que la impresión sea

óptima.

Manejo

Impresora

l Nombre.- Indica la impresora donde se enviar á la solicitud de impresión

l Estado.- Indica el es tado en que se encuentra la impresora, puede ser que es té imprimiendo otro documento.

l Tipo y Ubicación.- Señala el tipo de impresora y la ubicación donde se encuentra instalada.

l Imprimir en Archivo.- El documento que se envía, también se puede guardar en un archivo en lenguaje de impresión. Indica

nombre del archivo en la ruta donde quieres que se grabe.

Intervalo de páginasAntes de que el reporte s e imprima, el sistema te permitir á indicar, desde es ta opción, el rango de páginas que deseas, por defecto

tiene seleccionado imprimir Todo, todas las páginas que se cuenten del listado del reporte. La opción de Página Actual solo imprim

la página que se muestra del reporte y la última opción de Páginas te permite imprimir solo algunas o en su caso todas las páginas

reporte.

Copias

l Número de Páginas.- Indica si quieres imprimir todas las páginas, sólo pares o impares.

l Número de copias.- Indica el número de copias que quieres que se impriman.

l Intercalar copias.- Marca esta casilla en caso que se manden a imprimir varios juegos de copias.

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Opciones de presentación

Acceso

l Desde la vista preliminar de cualquier consulta/ Menú Archivos, Opciones

Qué es

Podr ás configurar las opciones para visualizar márgenes, configurar unidades de medida, etc.


Campo Descripción

Márgenes Habilita este campo si quieres que se muestren los márgenes en la vista preliminar.

Márgenes sugerencias Habilita este campo s i quieres que se visualicen los indicadores de márgenes en la vista preliminar.

Márgenes sugerenciasdurante dibujo

Habilita este campo s i quieres que se m uestren los indicadores de márgenes al arrastrar.

Agrandar al girar larueda del ratón

Podr ás realizar un acercamiento y viceversa de la vista prelim inar con la ayuda del roll del ratón.

Agrandar paso Se refiere al tamaño en que se ir á disminuyendo o aumentando el zoom con el roll del ratón.

Unidades de medida Indica la unidad de medida que deseas para mostrar los márgenes.

Márgenes Color Indica el color para mos trar los márgenes.

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Opciones del MenúVista

Acceso

l Desde la vista preliminar de cualquier consulta/ Menú Vista

Qué es

Este menú ofrece una variedad de opciones para ver el reporte en la vista preliminar, estas opciones son:

Márgenes . Elige esta opción si quieres que se muestren los márgenes en la vista preliminar.

Botones Barraherramientas planos.- Activa esta opción si quieres que se muestren los botones a su tamaño normal en la barra

herramientas.

Botones Barraherramientas grandes.- Activa esta opción si quieres que se muestren los botones a un tamaño más grande.

Barra márgenes .- Selecciona esta opción si quieres que s e mues tre la barra de márgenes en la vista preliminar. Barra estado.- Selecciona esta opción si quieres que se mues tre la barra de estado en la vista preliminar.

Miniaturas.- Selecciona la opción si quieres visualizar el reporte en miniatura.

Agrandar.- Podr ás seleccionar diferentes opciones para visualizar el reporte, es decir, si quieres ver la p ágina al 100%, al ancho de

página, toda la página, dos páginas, cuatro páginas, ver todas las páginas, configurar el tamaño del zoom. Página Encabezados.- Selecciona esta opción si quieres visualizar el encabezado de página.

Página pie de páginas.- Selecciona esta opción si quieres visualizar el pie de página.

Nota

Estas opciones se podr án visualizar si están marcadas con una .

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Numeración de página

Acceso

l Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Menú Formato, Página numeraci n.

Qué es

En este módulo se configura el formato de número que se manejar á en la página del reporte.


Tema relacionado


Campo Descripción

Formatode número

Selecciona el tipo de numeración que contendr á el reporte.

Página numeración

Continuardesde lasección previa

Si quieres que el número de página continúe con la sección anterior, elige esta

opción.

Empezar en: Escribe la página con la que quieres que comience la numeración de página.

Predefinido El sis tema asigna un formato ya establecido en caso de no configurar manualmente.

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Formato tí tulo

Acceso

l Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Menú Formato, Título

Qué es

En este proceso se puede escribir el título del reporte y as í colocar en la primera página, en todas o no poner el título.

Opciones del Titulo

Opción Descripción

Modo Selecciona el modo en que se presentar á el título del reporte, ya sea En cada página, En la primera

página o Ninguna.

Texto Escribe el texto que llevar á el titulo del reporte.

Propiedades

Transparente Activa esta cas illa s i quieres que el fondo del titulo del reporte sea trans parente.

Color Selecciona un color de fondo para el título.

Fuente Selecciona el tipo, tamaño y/o efecto que tendr á el tipo de letra para el título del reporte.

Ajustar a escala Activa esta opción si quieres que se ajuste el titulo del reporte a la escala de la vista de la página.

Alineación Horizontalmente.- Selecciona la opción para alinear el titulo del reporte, ya sea a la derecha,

izquierda o al centro de la página.

Verticalmente.- Selecciona la opción para alinear el titulo del reporte, ya sea titulo Centrado,

Superior o inferior.

Restaurar defaults El sis tema restaura los valores y los deja a s u configuración que por omis ión presenta.

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Formato fecha y hora

Acceso

l Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Menú Formato, Fecha y hora.

Qué es

El sis tema permite configurar la fecha y hora en el formato que le des ignemos.

Si quieres que los formatos ofrecidos en la ventana sean correspondientes a la fecha que corresponde el día de trabajo, activa la opcActualizar automáticamente sino el s istema te ofrece por omisión la fecha y hora predeterminada.

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Creación del Catálogo de monedas

Acceso

l Menú Utiler ías, Control de archivos, Instalación automática

l Menú Utiler ías, Control de archivos, Monedas , Botón Crea

Qué es

Dentro de esta ventana podr ás seleccionar las monedas con las que deseas trabajar dentro de tu sistema Aspel -COI, con el fin de sólo se utilicen las que necesitas.

Manejo

El catálogo de monedas s e crea cuando se genera una nueva contabilidad o cuando se crea desde el proceso en Control de archivos

En caso de no s eleccionar alguna moneda, el catálogo se crear á sólo con la moneda base.

El sistema ofrece un listado de monedas disponibles para seleccionar e instalar las que requieras, hay que tomar en cuenta que

monedas seleccionadas formar án parte del catálogo de monedas, y éste se tendr á disponible cuando se trabaje con el par ám

Monedas extranjeras.


Importante

Hay que tener cuidado al ejecutar este proceso ya que al crear nuevamente el catálogo de monedas, se perder á toda la informa

almacenada hasta el momento en dicho catálogo; si esto ocurre, tendr ás que volver a capturar las monedas y su tipo de cam

correspondiente.

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Manejo Multimoneda

Acceso

l Menú Archivos, Monedas


Qué es

Por omisión, el catálogo de monedas contiene los tipos de cambio que se manejar án, las cuales ser án actualizadas mediant

Histórico de tipos de cambio.

Al configurar el s istema para el manejo de multim oneda, es posible:

l Indicar por cada moneda definida sus caracter ísticas particulares de s imbología, escritura y par ámetros que determinan el tipo

cambio con respecto a la moneda nacional, que es la moneda base.

l Definir el tipo de cambio para cada moneda, el cual puede ser propuesto durante la captura de pólizas o en su caso, seleccio

el tipo de cambio con el que se registrar á cada partida (cada registro) de una póliza.

l Asignar a cada cuenta de tu catálogo una moneda, con la cual se indica al sistema que los montos y saldos relacionados

cuenta podr án ser expresados y consultados considerando su tipo de cambio.

l Consultar los auxiliares tanto en m oneda nacional como extranjera. Esto es posible dado que al dar de alta una póliza, los mon

se capturan en moneda nacional y se indica en cada partida el tipo de cambio de la moneda extranjera, lo cual permite hace

conversión para dicha consulta.

l Con el par ámetro multimoneda "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas" , al capturar una póliza

cuentas en moneda extranjera, los montos que se capturen se convertir án automáticamente a moneda base.

l Mediante la opción "Histórico de tipos de cambio" ubicado en el catálogo de monedas, podr ás almacenar día con díadistintos tipos de cambio que s ufre una moneda extranjera. Este histórico también ser á de gran utilidad en la captura de póli

de tal forma que puedas consultar y seleccionar el tipo de cambio con el que se registrar á una partida (cada registro).

l Generar una póliza de ajus te cambiario en la que s e concilian las diferencias ocasionadas por la variación de los tipos de cam

l Puedes generar pólizas en moneda extranjera.

NOTA: Para que es té activado el catálogo de monedas debe estar habilitada la opción de multimoneda en Par ámetros del sistema.

El sistema presentar á la ventana de captura de tipos de cambio (Histórico de tipos de cambio) cada vez que inicies el programa, e

dependiendo del tipo de configuración.

Repercusiones

l Dentro del catálogo de monedas y dentro del Histórico de tipos de cambio no se cuenta con la opci ón Eliminar, debido a

riesgos que resultar ía para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen mon

extranjera.

Temas relacionados

Agregar una m oneda

Modifica una moneda

Consulta una moneda

Reporte de m onedas

Par ámetros del sistema

Control de archivos

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Acceso

l Menú Archivos, Monedas


Qué es

Con es ta opción puedes conocer todos los datos que conforman a cada m oneda definida dentro del catálogo de monedas y, en el cde que lo requieras, modificar sus datos.

Dentro del catálogo de monedas podr ás realizar las siguientes operaciones:

Manejo

l Para el manejo eficiente de tus monedas, el sistema te proporciona una ventana; en donde podr ás observar un listado co


Te permite agregar una moneda.

Este botón te permite modificar una moneda en el sis tema.

Realiza una búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime el reporte del catálogo de monedas.

Con este botón podr ás visualizar la presentación preliminar del reporte del catálogo de monedas; podr ásmodificar la presentación del mis mo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con

anterioridad.

Exporta las consultas a formato Palm®

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nombre de la moneda, simbología, fecha de último cambio y el tipo de cambio (actualizado por el Histórico de tipos de cambio)

l Este catálogo se podr á personalizar desde el módulo de Control de archivos/ Seleccionando el catálogo de Monedas/ Botón Cen el cual podr ás s eleccionar sólo aquellas monedas con las que deseas trabajar.

l Este catálogo es actualizado por el Histórico de tipos de cambio, por lo que te recomendamos tenerlo siempre al día.

l El sistema también maneja una póliza de ajuste cambiario para aquellas cuentas que trabajen con monedas extranjeras.

Nota

Este catálogo estar á disponible si tienes activo el par ámetro Trabajar con monedas extranjeras. en los Par ámetros del sistem

Multimoneda.

Temas relacionados

Reporte de m onedas

Agregar una m oneda

Modificar una moneda

Póliza de ajuste cambiario

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Agregar una moneda

Acceso

l Menú Archivos, Monedas, botón

l Menú Archivos, Monedas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins.

Qué es

l Esta función te permite agregar monedas que usar á el sistema.

El proceso que debes llevar a cabo es el s iguiente:

1. Abre el catálogo que s e indica y ejecuta el proceso de Agregar.

2. Anota la información que se solicita en los campos.

3. Graba el registro de la moneda tecleando Enter, o con el botón Aceptar.

Campos especí ficos de este proceso

Tema relacionado

Modificación de una moneda

Campo Descripción

Moneda Deber ás anotar el nombre de la m oneda que vas a dar de alta.

Sí mbolo Define el símbolo con el que se identificar á la moneda.

Tipo decambio

Escribe el tipo de cambio que va a manejar la moneda o mediante el ayuda del Histórico de Tipos de

cambio podr ás seleccionarlo.

Para desplegar el histórico de tipos de cambio ayúdate con la tecla F2 o con el botón . Este campo

ser á actualizado cada vez que se almacene en el histórico, un tipo de cambio con fecha mayor al

registrado en el catálogo de monedas.

Dentro del Histórico de tipos de cambio con el botón (F3), podr ás grabar el tipo de cambio en la

fecha seleccionada, una vez grabado el valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor capturado.

Fecha Campo informativo. El sistema propone la fecha en la que se está dando de alta la moneda,

posteriormente conforme se realicen las actualizaciones desde el Histórico de tipos de cambio, seindicar á la fecha del último tipo de cambio actualizado para la moneda.

Desplazamiento Anota el des lizamiento que diariamente pres entar á esta moneda con respecto a la moneda base.

Desplazamientoautomático

Si está activada esta opción, el sistema diariamente calcular á la nueva paridad para esta moneda. Noactualiza el tipo de cambio proporcionado, el desplazamiento será calculado al momento que seutilice esta moneda durante la captura de pólizas.

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Acceso

l Menú Archivos, Monedas/ Menú Edición , Modificar o Alt + BkSp

l Desde el catálogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter, hacer doble clic en el regis tro o pres ion

botón

Qué es

Esta opción es de gran utilidad para que cambies datos espec íficos de alguna de las monedas manejadas dentro del catálogo

monedas.


Campo Descripción

Moneda Puedes cambiar el nombre de la moneda.

Sí mbolo Puedes cambiar el s ímbolo con el que se identificar á a la moneda

Tipo de cambio Modifica el tipo de cambio que maneja la moneda o mediante el ayuda del Histórico de tipos de

cambio puedes cambiar el tipo de cambio de una fecha a la que anteriormente ya se haya asignadouno.

Para desplegar el histórico de tipos de cambio ayúdate con la tecla F2 o con e l botón . Este campo

ser á actualizado cada vez que se almacene en el histórico, un tipo de cambio con fecha mayor alregistrado en el catálogo de monedas.

Dentro del His tórico de tipos de cambio con el botón (F3), podr ás grabar el tipo de cambio en la

fecha seleccionada, una vez grabado el valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor

capturado.

Fecha Campo informativo. Muestra la fecha del último tipo de cambio actualizado para la moneda. Este

campo es actualizado por el his tórico de tipos de cambio.

Desplazamiento Puedes cambiar el des lizamiento que diariamente presentar á la moneda con respecto a la moneda

base.

Desplazamientoautomático

Si está activada es ta opción, el s istema diariamente calcular á la nueva paridad para esta moneda. Noactualiza el tipo de cambio proporcionado, el desplazamiento ser á calculado al momento que se

utilice esta moneda durante la captura de pólizas.

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Busca una moneda

La búsqueda de la moneda en el catálogo tiene dos formas:

Búsqueda de registros por columna

Qué es

Para localizar una moneda por columna, basta con que te coloques en algún registro de la columna que te interese, ya sea Nom

Símbolo, Fecha de último cambio o Tipo de cambio.

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Nombre, la moneda Dólar Canadiense.

Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna Nombre y comienza a escribir la palabra, el s istema comenzar á a bus

el registro de acuerdo a la posición de la letra, es decir comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre q

estés buscando.

Búsqueda por registros

Acceso

l Menú Archivos, Monedas/ Menú Ver, opción Buscar o F3

l Dentro del catálogo, oprimir el botón

Qué es

También puedes realizar una búsqueda por medio del botón , donde saldr á una ventana para que puedas escribir la informac

que requieras encontrar.

Buscar

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Reporte de monedas

Acceso

l Catálogo de monedas, Menú Archivos, Imprimir

l Catálogo de monedas, oprimir el botón

Qué es

Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catálogo de monedas:

l Título del reporte.

l Nombre de la moneda.

l Símbolo de la moneda.

l Fecha de último cambio

l Tipo de cambio.

Para configurar las opciones de impresión dir ígete al tema Impresión desde un catálogo o consulta.



El reporte está vací o. No tienes ninguna moneda dada de alta.

No puedes imprimir elreporte.

No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dir ígete al manual detu impresora o de la red que utiliza tu empresa.

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Acceso

l Menú Archivos, Monedas, botón .

l Al iniciar el s istema, s i se configur ó desde Menú Configuración, Par ámetros del sis tema, Multimoneda, Solicitar tipo de camb

iniciar el programa.

l Desde cualquier campo donde se requiera obtener un tipo de cambio.

l Dentro de la calculadora del sis tema con el botón .

Qué es

Esta opción te ser á de gran utilidad para consultar y almacenar los dis tintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras d

día. De esta forma podr ás obtener un historial del tipo de cambio de una moneda extranjera en particular.

Es importante que tomes en cuenta que sólo se solicitar á el tipo de cambio al iniciar el sistema, si en el m ódulo Configuraci

Par ámetros del sistema, tienes activada la opción Trabajar con monedas extranjeras / Solicitar tipo de cambio al iniciar el prograDe otra forma para almacenar el tipo de cambio de la moneda, deber ás acceder al Menú Archivos / Monedas / Histórico de tiposcambio.

Manejo

Al momento de acceder al sistema, se solicitar á o en su caso te mostrar á el Tipo de cambio del dí a, independientemente del per íodo

el que estés trabajando, es decir, el que corresponda a la fecha de tu computadora; de igual forma cuando accedes desde el MArchivos / Monedas / Histórico de tipos de cambio.

Caso contrario, desde la Captura de pólizas, el tipo de cambio que se propone es del per íodo o fecha en que se esté capturand

póliza.

Si deseas, desde la captura de pólizas o desde cualquier campo que contemple un manejo de multimoneda, podr ás consult

seleccionar el tipo de cambio a usar, hasta podr ás consultar el tipo de cambio almacenado en otras monedas y usarlo sin que se

afectado el nombre de la moneda definida para dicho campo.

Una vez anotado el tipo de cambio para la moneda seleccionada, deber ás usar el botón para guardar los datos de acuerdo

fecha de cambio, de lo contrario sólo se guardar á el tipo de cambio de la última fecha.

Para más información del manejo del calendario consulta el tema: Uso_del_calendario_dentro_de_los_campos_fecha.

Lo almacenado en esta ventana de tipos de cambio, te servir á para que al momento de capturar una póliza, el sistema proponga el

de cambio del día en el que se está capturando dicha póliza, o bien, consultar el histórico de la moneda, con el fin de seleccionar el de cambio con el que s e generar á la p liza. Nada más deber ás tomar en cuenta, que s i no existe un tipo de cambio almacenado par

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fecha en la que se está efectuando la póliza, el tipo de cambio que se propone, ser á el almacenado recientemente partiendo de

fecha, es decir, buscar á en fechas anteriores el tipo de cambio más actualizado, de no existir ningún tipo de cambio, se propone

omisión el valor 1.

También servir á para tener actualizado el catálogo de m onedas, de tal forma que cada vez que se almacene un tipo de cambio para

fecha mayor a la registrada en el catálogo de monedas, el tipo de cambio se actualiza.

Nota

l No ser á necesario actualizar diariamente el tipo de cambio si éste no sufrió actualizaciones, de tal manera que el v

proporcionado en una fecha determinada servir á como valor para fechas subs iguientes (respetando la fecha en la que se esolicitando el tipo de cambio).

l Por otra parte, al almacenar un tipo de cambio en una determinada fecha y para una m oneda en particular, el sis tema validar áel valor proporcionado sea distinto al almacenado en una fecha anterior, ya que si es igual no se almacenar á, por lo que

seguir á tomando el valor de la fecha anterior, sólo si el valor es diferente se grabar á y almacenar á en el Histórico de TiposCambio.


Nota

Si existiera en la fecha seleccionada un tipo de cambio para la moneda, el sistema te enviar á un mensaje en el cual preguntardeseas sobrescribir el tipo de cambio anteriormente definido.

Por ejemplo: Si a la moneda Dólar Americano ya se le hab ía asignado un tipo de cambio (11), a partir del d ía 22/02/2006 y se de

asignar otro valor dentro de la misma fecha, entonces presentar á el siguiente mensaje al mom ento de grabar nuevamente:

Botones y sus Teclas de función

Campo Descripción

Lista de Monedas En este campo se en lis tan las diferentes monedas extranjeras que el s istema tiene registradas en el

Catálogo de monedas. Selecciona la moneda a la que le indicar ás su tipo de cambio del día, de días

atr ás o incluso de meses.

Recuerda que al generar la Base de datos o al Crear nuevamente el archivo de monedas, podr ás

seleccionar las monedas que usar ás, de tal forma que en el catálogo de monedas sólo aparezcan las

monedas que tu contabilidad requiera.


Calendario Mediante este calendario podr ás desplazarte entre los días, meses o años, en los que requieras

indicar el tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada, o bien, sólo consultarla.También podr ás seleccionar un rango de fechas consecutivas (varias fechas), esto mediante la ayuda

del ratón y la tecla SHIFT.

Uso_del_calendario_dentro_de_los_campos_fecha

Tipo cambio En este campo deber ás indicar el tipo de cambio correspondiente a la fecha y moneda seleccionada.

Para consultar el tipo de cambio proporcionado en otras fechas, desplázate con ayuda del ratón.

Se podr á seleccionar o grabar un tipo de cambio con Enter.

Para las fechas en donde no hayas proporcionado el tipo de cambio, observar ás la leyenda Nocapturado,o en su caso el tipo de cambio de la ultima fecha actualizada.

Botón Tecla de función Descripción

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Nota

Cuando se esté realizando una consulta del histórico de tipos de cambio, desde cualquier campo donde se requiera obtener el tipo

cambio, ejemplo en la captura de pólizas campo "Tipo de cambio", sólo estar án disponibles los botones de seleccionar valor (F3), ce(F4) y ayuda (F1).


Tema relacionado

Consulta el catálogo de monedas

F3, Seleccionarvalor, Grabar tipode cambio

Al des plegarse el His tórico de tipos de cambio al inicio del sistema y desde el catálogo de

monedas, podr ás grabar el tipo de cambio as ignado a una moneda.

Cuando estés consultando el histórico de tipos de cambio, mediante este botón o con la tecla

de función F3, podr ás utilizar el valor en el campo en el cual es tés consultando el histórico.

F4, Salir Este botón te permite cerrar la ventana de Histórico de tipos de cambio, es necesario que al

cerrar la ventana hayas grabado los cambios, de lo contrario la captura de tipo de cambio se

cerrar á sin grabar cambio alguno.

Ver: Problemas/Soluciones

Reporte Mediante este botón podr ás generar el reporte del tipo de cambio por moneda y sus valores

históricos (tipos de cambio que ha sufrido o tenido una moneda).

Reporte de tipos de cambio

F1, Ayuda en lí nea Este botón despliega el ayuda electr ónica del sis tema.


El tipo de cambio para la moneda DólarAmericano, del dí a (dd/mm/aa), ya exis te, conel valor (xxxxxxxxxx) ¿Desea sobreescribirlo?

Este mensaje se despliega cuando al grabar el tipo de cambio para una moneda, éya tenía registrado un tipo de cambio en la fecha indicada, por lo que el siste

corroborar á que deseas modificar el tipo de cambio proporcionado anteriormente p

la moneda y fecha seleccionada.

Por favor, capture un tipo de cambio válido. Significa que al m omento de seleccionar el botón Grabar, no se ha proporcionadotipo de cambio correspondiente, o bien, no es un formato de tipo numérico, por lo q

no es válido para el sis tema.

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Reporte de Histórico de tipos de cambio

Acceso

l Menú Archivos, Monedas, botón , botón .

Qué es

Mediante este reporte podr ás em itir un historial de los diferentes tipos de cambio que ha s ufrido una moneda en particular, en una fe

determinada. Las fechas que no aparezcan en este reporte, es porque no han s ido capturadas en el histórico de tipos de cambio.

Nota

La moneda base del catálogo de monedas, por default está dado de alta en el catálogo, por lo que no hay forma de dejarlo vac íoreporte im primir á al menos la información de la moneda base.

Con este reporte podr ás em itir la siguiente información:

Cabecera

l Título del reporte

l Nombre de la moneda

l Per íodo del cual se es tá tomando la información (Desde-Hasta)

Cuerpo del reporte

l Fecha en la que se registr ó y/o actualizó el tipo de cambio para la moneda

l Tipo de cambio registrado en la fecha

Campos de este reporte


Campo Descripción

Moneda Selecciona de la lista desplegable, la moneda de la cual deseas obtener el histórico de tipos de cambio.

Fecha Inicial Proporciona la fecha en la cual se empezar á a emitir los tipos de cambio para la moneda seleccionada.

Fecha final Proporciona la fecha en la cual se finalizar á la emisión de los tipos de cambio para la monedaseleccionada.



No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dir ígete al manual de

impresora o de la red que utilizan en tu empresa.

El reporte no muestrainformación

No se ha realizado algún ajuste al tipo de cambio en el d ía o de días anteriores o subsiguientes.

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Tipos de catálogos de cuentas

Catálogos de empresas

La lista siguiente muestra los tipos de catálogos de cuentas que se encuentran en el sistema

Al momento de ins talar tu sistema, en la ventana de Creación del catálogo de cuentas, deber ás elegir la opción Catálogo vacío

cuentas). Entonces, ser á tu responsabilidad dar de alta todas las cuentas que compondr án tu catálogo, lo cual deber ás hacer de

siguiente manera: captura la cuenta de Mayor y a continuación todas las cuentas que dependen de ella.

Dir ígete a la explicación del alta de cuentas: Agregar una cuenta

Si ya instalaste tu s istema, también puedes crear nuevamente el archivo de cuentas y elegir un catálogo vacío.

Catálogos predefinidos

Este sistema te ofrece cuatro opciones predefinidas para poder trabajar con un catálogo que se adapte mejor a las necesidades de

empresa. Estos catálogos cuentan con 4 caracteres para el nivel Mayor, 3 para las Subcuentas. Todos los catálogos predefinid

contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Seguros, Rentas, I.S

Proveedores y acreedores d iversos , Ventas, IVA por pagar, etc.

Catálogo estándar

Contiene las cuentas que se emplean en la mayor ía de las compañías, sin importar el giro al que pertenezcan, ejemplos: indust

computo, etc.

Catálogo paraempresasmanufactureras

Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricación, como Almacén de materiales, Almacén de productos en proceso, Almacén de productos terminados, Mano de obra, Costos de

Fabricación, Horas extras, etc.

Catálogo paraempresascomerciales

Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro, Vi áticos,Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comis iones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS,

etc. Por no requerirla, es te catálogo no tiene cuentas como la de Gastos de fabricación.

Catálogo paraempresas deservicios

Este catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus Gastos de venta tiene cuentascomo Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesor ía, Gastos de viaje, Gastos de

representación, Boletos de avión, y otras.

Catálogo parapaquetedemostrativo

Este tipo de catálogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo,contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas .

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Cuentas acumulativas y de Detalle


Manejo

Aspel – COI maneja cuentas acumulativas y de detalle, a continuación se explicar án más ampliamente:

Cuentas Acumulativas

Son cuentas que no se ven afectadas por movimientos de las pólizas, sino que se actualizan automáticamente de acuerdo a

movimientos que se efectúan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de Mayor son definidas como cuen

acumulativas.

Nota

No podr ás agregar una subcuenta acumulativa a una cuenta de detalle.

Agregar cuentas


¿Cómo puedes convertir unacuenta de Detalle aAcumulativa?

Modifica la cuenta al hacer doble clic sobre el regis tro.

Selecciona que la cuenta sea acumulativa, siempre y cuando:

l La cuenta no tenga movimientos ni saldo en el mes .

l La cuenta antecedente no sea de detalle.

¿Cómo puedes convertir unacuenta Acumulativa a deDetalle?

Primero necesitas eliminar las subcuentas o cuentas de detalle (sin que éstas tengan

saldo ni m ovimientos en el mes correspondiente).

Después modifica la cuenta acumulativa a de detalle.

Modificar cuentas

Cuentas de Detalle

Pueden ser afectadas a través de las pólizas. Generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a través de ellas como se

afectando los niveles superiores.

Nota

En algunas ocasiones existen cuentas de mayor de las cuales no depende ninguna cuenta, por lo que ésta debe ser definida como

detalle, ya que de otra manera no podr ás afectarla.

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Creación de un catálogo de cuentas

Tema relacionado

Control de archivos

Introduce el catálogo de cuentas

Para empezar a trabajar, deber ás introducir el catálogo de cuentas de tu empresa. Tienes 2 opciones para ello:

l Introducir el catálogo de tu empresa, o

l Elegir un catálogo estándar, que es creado automáticamente por el sistema (puedes utilizar este catálogo adaptándote

ordenamiento de cada una de sus cuentas y actualizarlo periódicamente).

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Niveles de cuentas permitidos

Qué es

El sistema te da la capacidad de utilizar un catálogo de hasta 9 niveles hasta 20 d ígitos entre todos los niveles, con el cual pod

clasificar tus cuentas y obtener subtotales en todos los grupos. El sis tema te ofrece un catálogo estándar de 3 niveles (4 dígitos para

cuentas de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los auxiliares).

Consideraciones y ejemplos

Para Aspel - COI, los niveles se denominan: De Mayor, Subcuenta, Subsubcuenta y as í sucesivamente hasta llegar al último nivel, q

es el de auxiliar:

Las cuentas de niveles inferiores reportan a las superiores:

A continuación puedes ver un ejemplo de un catálogo de 1 a 3 niveles (aunque puedes manejar hasta 9 niveles):

Niveles Cuenta y Descripción Descripción

1. 1110 CAJA

2110 PROVEEDORES

3100 CAPITAL SOCIAL

Para afectar estas cuentas, deber ás definirlas como de Detalle, aunque sean de

Mayor, por lo que no podr ás obtener subtotales.

2. 1150-000 CLIENTES

(Acumulativa)

1150-001 CONTADO

(Detalle)

1150-002 CREDITO

(Detalle)

La primer cuenta es de Mayor y las otras dos son auxiliares, que reportan a la cuenta

acumulativa de Clientes.

3. 1000-00-000 CAJA Y

BANCOS (mayor)1000-01-000 CAJA (Sub-

cuenta)1000-01-001 EFECTIVO

(Auxiliar)

1000-02-000 BANCOS

(Sub-cuenta)

1000-02-001 BANCOMER

(Auxiliar)

1000-02-002 BANAMEX

(Auxiliar)

BANAMEX y BANCOMER reportan la sub-cuenta de BANCOS y la cuenta de

EFECTIVO a la de CAJA tanto la sub-cuenta de CAJA como la de BANCO reportan ala cuenta de Mayor de CAJA y BANCOS.

4. 6000-00-00-000 GASTOS

DE OPERACIÓN (Mayor -

Acum)6000-10-00-000 SUELDOS

En ciertas áreas el nivel de auxiliar no se utiliza, quedando las cuentas como si

fueran sólo de tres niveles.

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(Subcta Acum)

6000-10-10-000 DIR.

CORPORATIVA

(Sub-Subcta Acum)

6000-10-10-001 FINANZAS(Aux – Detalle)

6000-10-20-000

PRODUCCION

(Sub-Subcta-Acum)

6000-10-20-001

PLASTICOS (Aux-Detal le)

6000-10-20-002 PINTURAS(Aux-Detalle)

6000-20-00-000 GASTOS

GRALES

(Subcta – Acum)6000-20-01-000

DIRECCIÓN GRAL

(Sub-Subcta – Detalle)

6000-20-02-000

DIRECCION DE VTAS

Sub-Subcta - Detalle

Subniveles alfanuméricos

Puedes agregar cuentas Acumulativas donde el último nivel maneje caracteres alfanuméricos. Para poder realizar esto, debes tener

cuenta que debe haber como antecedente, una cuenta acumulativa con subniveles en ceros, de otro modo el sistema impedir á q

crees la cuenta. Por ejemplo:

Cuenta Antecedente: 1170-000-000 Acumulativa

Cuenta Alfanumérica: 1170-000-ABC (las letras pueden ser mayúsculas o minúsculas)

1170-000-def

1170-000-1EF

En este caso, para agregar pólizas que las afecten, estas cuentas deber án tener, a su vez, cuentas de Detalle como las siguientes:

1170-000-ABC-001, el subnivel anterior al nivel alfanumérico debe estar en ceros. No se te olvide configurar el último nivel

Par ámetros del sistema.

Observaciones

Este manejo impide que el sis tema pueda reconocer el número de cuenta consecutivo, por lo que al agregar una cuenta alfanumér

la tendr ás que dar de alta manualmente.

En caso de pérdida de datos, el manejo de este tipo de cuentas alfanuméricas, al terminar de introducir tu catálogo de cuentas defini

y antes de capturar alguna póliza, haz un respaldo de tu catálogo de cuentas (bastar á que copies los archivos CCmmaaee.

CCmmaaee.PX, CCmmaaee.X02 y CCmmaaee.Y02; donde mmes el mes, aa es el año de trabajo y ee es el número de la empresa)


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Manejo de presupuestos

Temas relacionados

Agregar cuentas

Reporte de presupuestos

Qué es

Al agregar cada una de tus cuentas , podr ás as ignar 3 tipos de presupuesto:

l Mensual.- Aspel - COI te permite as ignar el presupuesto mensual cuyo monto se podr á comparar con los saldos mensuales q

va arrojando el sis tema.

l Anual.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

l Acumulado.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de cada per íodo, el cual se reinicializa cuando se llega al mesajuste.

Cuentas con el reporte de Presupuestos para comparar estos valores programados con los resultados que obtienes al final de ca

per íodo.

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Consulta el catálogo de cuentas

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas.

l Desde la Barra de herramientas principal con el botón (*)

Qué es

En esta consulta s e encuentran las cuentas contables y todas s us caracter ísticas, por omis ión el s istema mues tra en ella el númerocuenta, la descripción y saldo final; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus neces idades.

Dentro de este módulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma ventana del catálogo de cuen

Adicionalmente podr ás hacer una exportación y/o copiado especial de la consulta.

Podr ás editar la póliza desde el módulo de auxiliares, as í como consultar los Saldos His tóricos, exportar la consulta a Excel e imprimi

consulta de auxiliares.

Nota

Podr ás personalizar la información que mostrar á la consulta; la información que podr ás añadir o eliminar es:

l Tipo de cuenta

l Descripción de la cuenta

l Presupuesto mensual

l Presupuesto anual

l Presupuesto acumulado

l Saldo Inicial

l Saldo inicial ME

l Total de cargos

l Total de cargos ME

l Total de abonos

l Total de abonos ME

l Contrapartida

l Saldo final

l Saldo final ME

ME = moneda extranjera

También podr ás ordenar la información por columna de manera as cendente o descendente de acuerdo al valor del registro.

En la parte de rubros de cuentas podr ás modificar y/o agregar rubros de acuerdo a tus necesidades.

Dentro de este catálogo puedes realizar las siguientes operaciones:


Te permite Agregar una cuenta.

Este botón te permite Modificar la cuenta en el sis tema.

Permite Eliminar cuentas capturadas anteriormente.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como s e encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Imprime la consulta de cuentas.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de cuentas; podr ásmodificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema.

Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.



anterioridad.


Te permite Editar la póliza que contiene movimientos sobre esta cuenta.

Podr ás Exportar los auxiliares de las cuentas que s e encuentren en el catálogo.

Podr ás Imprimir el reporte de auxiliares del sis tema.

Muestra el detalle del Saldo histórico del auxiliar de la cuenta.

Manejo

Esta consulta se visualiza por per íodos de tiempo indicados en las pestañas localizadas en la parte inferior de la ventana. Es pos

que tu consulta la realices filtrando la información por tipo de cuenta (acumulativa y de detalle), para Activos, Pasivos, o Capita

personalizando este filtro con otras especificaciones.

Para poder visualizar las cuentas que pertenecen a los rubros, haz clic sobre el mismo y aparecer án las cuentas pertenecientes a dirubro.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Temas relacionados

Agregar cuentas


Modificar cuentas


Eliminar cuentas

Buscar cuentas

Filtrar cuentas


Consulta de auxiliares, saldos históricos y saldo promedio diario

Nota

Podr ás visualizar las cuentas de dos formas, para ver sólo cuentas de mayor (acumulativas), debes indicarlo por medio de la opc

Contraer Cuenta; si deseas que s e visualicen con las s ubcuentas, debes indicarlo por medio de la opción Expandir cuentas.

Si deseas expandir o contraer de manera individual alguna cuenta en particular, indica la cuenta que deseas desplegar y utiliza entonlos s ignos "+" para expandir y ver las s ubcuentas de la cuenta o "-" para contraer la cuenta.

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Agregar cuentas


Carpeta Generales

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins

l Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de cuentas, con el botón , Menú flotante (botón derecho del rató Agregar

Qué es

l Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catálogo de cuentas.

l También podr ás agregar el saldo inicial de la cuenta que estés dando de alta, siempre y cuando tengas habilitada la opc

Capturar Saldo inicial en Par ámetros del sistema.

l Puedes elegir el tipo de moneda en el que s e registrar án los m ovimientos de esa cuenta.

l Adicionalmente, te perm ite indicar si la cuenta manejada en m oneda extranjera afectar á a la póliza de ajuste cambiario.

l Podr ás indicar la naturaleza ya sea acreedora o deudora de la cuenta, además de poder asignar una cuenta complementaria.

l Desde es te proceso puedes asociar una cuenta a un rubro de cuenta disponible.

Campo Descripción

No. de cuenta Indica el número de la cuenta a dar de alta; si la cuenta es de detalle el sis tema te sugiere la subcuenta

de la cuenta de mayor, sólo si te colocas sobre la cuenta de mayor haciendo clic en el botón . Con

el botón o la tecla de función F2, se desplegar á el catálogo de cuentas para que te gu íes sobre la

cuenta de detalle o de mayor que le corresponde.

Tecla de ayuda F2

Descripción Define el nombre que le pondr ás a la cuenta.

Tipo de cuenta Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.

Campo Descripción

Es departamental Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el cat álogo de

cuentas departamentales deber ás dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la información

correspondiente a sus saldos iniciales y finales.

Agregar cuentas departamentales

Este campo se activa si en los par ámetros de configuración está activado el campo "Manejo de

departamentos" para reactivar en el sis tema es te manejo.

Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a través de una póliza(recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas).

Pero es más recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a través de una póliza de inicio.

NotaSólo se podr án registrar saldos iniciales, si se tiene activo el par ámetro "Captura del saldo inicial" desde

los Par ámetros del s istema / Carpeta Cuentas.

Par ámetros de cuentas / Captura de saldo inicial

Saldo final Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el

sis tema, por lo que no está permitido el acceso para la captura.

Presupuestomensual

Aspel - COI te perm ite as ignar un pres upuesto m ensual, cuyo monto se podr á comparar con los s aldos

mensuales que va arrojando el s istema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual

de la cuenta para el per íodo de trabajo.

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Carpeta Atributos

Presupuestoanual

Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

Presupuestoacumulado

El sistema acumular á el presupuesto de cada per íodo en este campo, el cual se reinicia cuando se

llega al mes de ajuste.

Nota

En los campos de saldo inicial, presupuesto anual, mensual y acumulado, podr ás solicitar la calculadora del s istema mediante la te

F2 o con el botón .

Carpeta Moneda

Esta Carpeta de Monedas, estar á activada en caso de que el sistema este manejando el Parámetro de sistema "Trabajar

monedas extranjeras".

Par ámetros de multimoneda

Campo Descripción

Afecta la pólizade Ajustecambiario

Al activar este par ámetro, la cuenta en cuestión ser á incluida en la póliza de ajuste cambiario.

Póliza de Ajuste cambiario

Tipo de moneda El sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu Catálogo de

Monedas.Nota: En algunas ocasiones el campo tipo de moneda puede estar inactivo, esto puede ser por dosrazones:

Las cuentas de detalle ya tienen movimientos y sus saldos están en términos de esa moneda.

Cuando una cuenta acumulativa tiene una moneda diferente a la moneda contable, todas sus

subcuentas deben tener la misma moneda para que los saldos no se combinen con los de otra

moneda, manteniendo as í la integridad de los saldos.

Saldo Inicial /Final

Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta; si se capturo un saldo inicial

en la carpeta Generales el saldo inicial en la carpeta Monedas se ver á afectado y, en caso de indicar una

moneda diferente a la base, este saldo har á la conversión automáticamente de acuerdo al tipo de

cambio de ese día. Pero el campo Saldo final estar á inactivo y se ir á actualizando conforme el registro de

movimientos que s e realicen a la cuenta, en es tos campos se m ostrar á esta cantidad, pero expresada al

tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada.

Para expresar los saldos en moneda extranjera, se toma el tipo de cambio para dicha monedaalmacenado en el Histórico de Tipos de cambio.


Campo Descripción

Naturalezaacreedora odeudora

Indica la naturaleza contable que tendr á la cuenta.

Pertenece aestos rubros Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde es tá dándose de alta la subcuenta.Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mis mas cuentas asociadas a la cuenta mayor y

automáticamente si se añade una cuenta desde la cuenta mayor, esta también visualizar á el de la

subcuenta.

Contrapartida Es la cuenta que servir á como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la

póliza quede igual tanto en el cargo como en el abono.

Asociar cuenta Podr ás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta

que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredar án las cuentas asociadas.

Asociación de cuentas

Desasociarcuenta

Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las

cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.

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Cuentas de saldos deudoras

Son aquellas que registran costos, gastos y pérdidas, por lo tanto, aumentar án cargando, disminuir án abonando y su saldo s

deudor.

Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos soventa, los gastos de venta, los gastos de administración, los gastos financieros y los otros gastos.

Cuentas de saldos acreedoras

Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentar án abonando, diminuir án cargando y

saldo ser á acreedor.

Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra, productos financieros y los otros productos.

Contrapartida

Esta cuenta de naturaleza contraria a la cuenta correlativa para mostrar un saldo apropiado para la partida registrada a la cuenta en u

póliza; esta cuenta ser á de naturaleza contraria, esto es, que si realizas una póliza con una cuenta que se le definió una cue

complementaria, al momento de capturar la siguiente cuenta en la póliza automáticamente te pondr á la cuenta complementa

posicionándola del otro lado de la columna.

Por Ejemplo:

A la cuenta FONDO FIJO 11110-001-000 se le asigna la cuenta complem entaria INTERESES PAGADOS 7500-001-000, al momento

capturar la partida de la cuenta FONDO FIJO, la cantidad en el debe $500.00 y al darle Enter o TAB, automáticamente la partida siguie

se completar á con la cuenta complementaria asignada a la cuenta FONDO FIJO y la cantidad $500.00 se pondr á en el Haber departida.

Podr ás realizar varias partidas que contengan las cuentas complementarias, en es te caso deber ás verificar que tanto en el DEBE y e

HABER tengan las mismas cantidades para poder cuadrarlas.

Puedes utilizar cuentas con o s in cuentas complem entarias teniendo en cuenta que deber ás cuadrar tu póliza posteriormente.

Podr ás cuadrar la póliza con la cuenta de cuadre que hayas indicado en los par ámetros de configuración

Sugerencia Aspel

Una vez que termines de capturar todas las cuentas de tu catálogo y que indiques todos sus datos, imprime un reporte del m ismo p

que verifiques que la información es correcta y que las dependencias entre las cuentas es la adecuada.A fin de asegurar la integridad de tu catálogo de cuentas, antes de empezar a capturar tus pólizas, efectúa un respaldo de tu base

datos, donde deber ás respaldar los archivos CCmmaaee.DB, CCmmaaee.PX, CCmmaa.X02 y CCmmaaee.Y02, donde mmes el maa es el año, ee es el número de la empresa.



Quieres modificar ladistribución de los dí gitos pornivel del número de cuenta.

Hazlo en el m enú de Configuración, en la opción de Par ámetros del sis tema. Cuentas hasta

con 20 dígitos y 9 niveles para definir la estructura de tus cuentas .Par ámetros de cuentas / Dígitos por nivel

Apareció el mensaje: La

cuenta ya existe.

Verifica el número de cuenta que estás tratando de dar de alta, porque Aspel - COI no acepta

números de cuentas repetidos.

Te dice que la cuenta no tieneantecedentes.

Quisis te dar de alta una Subcuenta sin haber creado la de Mayor. Trataste de dar de alta una

cuenta de detalle o auxiliar antes de dar de alta la cuenta de mayor a la que debe reportar

Te dijo que el siguiente mesya fue creado.

Diste de alta una cuenta y hay per íodos siguientes, el mens aje es una forma de indicar que

deber ás realizar el traspaso de s aldos.

No te permite utilizar guionesen la definición de tu clave.

Activa el par ámetro Captura de cuentas con guión, en los Parámetros del sistema.

Te dice que la cuentaantecedente es de detalle.

Intentaste dar de alta una cuenta como Acumulativa cuando la cuenta a la que reportar á está

definida como de Detalle.

La opción de Departamentos

aparece en gris y no puedesasignarlos.

Activa el par ámetro de Manejo de departamentos en Par ámetros del sistema.

Par ámetros de cuentas / Manejo de departamentos

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Temas relacionados

Modificar cuentas

Eliminar cuentas

No te permite capturar elcampo de Saldo inicial.

Revisa si en los Parámetros del sistema tienes activada la opción de Captura del Saldoinicial.

No aparece la pestañamultimoneda

Revisa si en los Parámetros del sistema tienes activada la opción trabajar con monedasextranjeras.

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Modifica cuentas


Carpeta Generales

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas (colocarse en el registro a cambiar)/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter

l En el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir , menú flotante (botón derecho del ratón), opcModificar.

Qué es

Este proceso te permitir á realizar modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer el detalle de cada una de las cuentas de

catálogo.

También podr ás modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (s i tienes activada es ta opción en los par ámetros del sistema

la cuenta no tiene movimientos), el cambio s e debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el cambio se haga automáticamente

las cuentas de detalle que dependan de ésta.

Campo Descripción

No. de cuenta No se puede modificar este campo, debido a que se perder ían los registros de la cuenta. Para cambiar

algún número de cuenta deber ás dar de baja la cuenta que tiene el número equivocado o que deseaseliminar. Posteriormente, deber ás de dar nuevamente de alta la cuenta con el número correcto.

Tecla de ayuda F2

Descripción Modifica el nombre asignado a la cuenta.

Tipo de cuenta Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, deber ás verificar que dicha cuenta no

tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre

alguna de las dos circunstancias el sis tema no permitir á que se efectúe dicho cambio.

Campo Descripción

Es departamental Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catálogo de

cuentas departamentales deber ás dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la información

correspondientes a sus saldos iniciales y finales.

Agregar cuentas departam entales

Este campo se activa si en los par ámetros de configuración está activado el campo "Manejo de

departamentos" para reactivar en el sis tema es te manejo.

Saldo inicial Éste se podr á modificar únicamente si la cuenta no es departamental, pero no es recomendable

hacerlo para que no se alteren los saldos

NotaSólo se podr án registrar saldos iniciales, si se tiene activo el par ámetro "Captura del saldo inicial"

desde los Par ámetros del s istema / Carpeta Cuentas.Par ámetros de cuentas / Captura de saldo inicial

Saldo final Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el

sis tema, por lo que no está permitido el acceso para la captura.

Presupuestomensual

Aspel - COI te permi te asignar un pres upuesto mensual, cuyo m onto se podr á comparar con los saldos

mensuales que va arrojando el s istema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual

de la cuenta para el per íodo de trabajo.

Presupuestoanual

Modifica la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

Presupuesto El sistema acumular á el presupuesto de cada per íodo en este campo, el cual se reinicia cuando se

7/15/2019 Manual COI 5.7


Carpeta Atributos

acumulado llega al mes de ajuste.

Carpeta Moneda

Esta Carpeta de Monedas, estar á activada en caso de que el sistema este manejando el Parámetro de sistema "Trabajar

monedas extranjeras".

Par ámetros de multimoneda

Campo Descripción

Afecta la póliza deAjuste cambiario

Puedes activar o desactivar la opción. Al activar este par ámetro, la cuenta en cuestión ser á incluida en lapóliza de ajuste cambiario.

Póliza de Ajuste cambiario

Tipo de moneda Campo informativo. El sis tema te presenta la moneda con que fue asignada a la cuenta.

Saldo Inicial / Final Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta. Se sugiere no modificar el

saldo ya que afectar ía la contabilidad de tu empresa. El saldo final es un campo informativo que temostrar á el saldo después de los m ovimientos que haya realizado en el s istema.


Campo Descripción

Naturalezaacreedora odeudora

Puedes cambiar la naturaleza contable de la cuenta pero debes tomar en cuenta que afectar ía en tu

contabilidad.

Pertenece a losrubros

Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde es tá dándose de alta la subcuenta.

Inicialmente si s e da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas as ociadas a la cuenta mayor y

automáticamente si se añade una cuenta desde la cuenta mayor, esta también visualizar á el de la

subcuenta.

Contrapartida Es la cuenta que s ervir á como complem ento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la

póliza quede igual tanto en el cargo como en e l abono.

Asociar cuenta Podr ás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuentaque al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de m ayor no heredar án las cuentas asociadas.


Desasociarcuenta

Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las

cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Elimina cuentas


Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas , Seleccionar el registro a borrar/ Menú Edición, Eliminar o Alt + Del

l Sobre el catálogo, elegir el registro con el ratón y oprimir el botón

Qué

es

Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catálogo de cuentas.

Manejo

Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se cumplan algunas condiciones:

Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta deber án ser iguales a cero.

Si quieres eliminar una cuenta no deber á contener subcuentas.

La cuenta no deber á tener movimientos de cargo o abono en el mes (s i haces un movimiento y luego m odificas o elim inas la pól

tampoco podr ás dar de baja la cuenta, por lo que es más f ácil eliminarla al inicio de un nuevo mes).

Para eliminar la cuenta da clic al botón o con la opción Eliminar del menú flotante, aparecer á el detalle de la cuenta y al darle cli

botón Aceptar se eliminar á la cuenta; en caso de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botón Cancelar o cierra la ventana de detalle

la cuenta.

Nota

Trata de dar de baja cuentas de tu catálogo lo menos posible, lo que le dar á mayor consistencia a tu información. Te recomendam

realizar todas las bajas del catálogo sólo una vez al año, al iniciar un nuevo ejercicio.


La cuenta tiene saldo, no es posibleeliminarla.

Deber ás hacer una póliza que deje en ceros la cuenta y dar de baja la cuenta en el m

siguiente.

La cuenta tiene movimientos, no esposible eliminarla.

No se puede eliminar cuentas que presenten movimientos en el per íodo aunque hayas realiz

una póliza y después la hayas dado de baja.

La cuenta tiene Subcuentas, no esposible eliminarla.

La cuenta que quieres eliminar le reporta a otras Subcuentas, por lo que deber ás dar de bajasubcuentas que dependen de ella antes de eliminarla.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Buscar cuentas

Temas relacionadosAgregar cuenta

La búsqueda de cuentas en el catálogo tiene dos formas:


Qué es

Para realizar una búsqueda de una cuenta deber ás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuentas dependiendo

método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Des cripción, Número de cuenta, saldos, etc.

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Des cripción, la cuenta pagos anticipados.

Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sis tema comenzar

buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre

nombre que estés buscando.


Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ Menú Ver, Buscar o F3


Qué es

También puedes realizar una búsqueda por medio del botón , donde aparecer á una ventana para que puedas escribir

información que requieras encontrar.

Buscar

7/15/2019 Manual COI 5.7


Modificar cuenta

Filtrar cuenta

7/15/2019 Manual COI 5.7


Filtrar cuentas

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ Menú Ver, Filtrar o F5

l Catálogo de cuentas, con el botón


Campo Descripción

Número decuentaDesde / Hasta

En el delimitador Desde deber ás anotar el primer rango de cuenta que deseas que aparezca en el

reporte y, en el delimitador Hasta, especificar el último rango que deseas incluir en la consulta.

Con la tecla F2 o con el botón podr ás desplegar el catálogo de cuentas y seleccionar la que

necesites.

Tipo de cuenta Selecciona que se desplieguen Todas las cuentas independientemente de su tipo, únicamente las que

sean Sólo Acumulativas o cuentas con Sólo detalle.

Monedas Selecciona la moneda con la cual se har á el filtro.

Este campo estar á activado s i se trabaja con el Par ámetro de multimoneda.

Saldo final Define el saldo que tienen las cuentas que quieres s eleccionar.Con la tecla F2 o con el botón podr ás des plegar la calculadora para que indiques el saldo final que

requieras.

Incluye Elige entre las s iguientes opciones: Todos (ignorar á el saldo final anotado y mostrar á los registros que

cumplan con el campo de descripción), Exacto (mostrara las cuentas cuyo monto sea exactamente igual

al anotado en el campo de saldo Final), Mayor (filtrar á las cuentas cuyo saldo sea mayor al indicado),

Mayor o igual (el saldo de los registros a filtrar ser á exactamente igual o mayor al indicado), Menor y

Menor o igual ( el saldo de los registros a localizar ser á exactamente igual o menor al indicado)

Nota

En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botón y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre

botón

7/15/2019 Manual COI 5.7



Las cuentas de tu catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta

conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite as ignar las partidas de una póliza a un departamento en particul

Gráfico de un centro de costos

En el siguiente caso, los gastos de teléfono de una empresa se asignan a la cuenta general de tel éfono, desglosados por áreadepartamentos:

Al momento de hacer la instalación automática, si se trabaja con departamentos, el sis tema crear á algunos departamentos, dado qu

catálogo estándar incluye cuentas departamentales.

Manejo

En la ventana del catálogo de cuentas departamentales mos trar á la consulta agrupada, ya sea por cuenta o por departamento.

También te mostrar á el detalle del movimiento de la cuenta, en aquellas p lizas en donde se incluyó esta cuenta departamental. En e

apartado te indicar á el Tipo de póliza, Número, Fecha, Concepto y Monto por el cual s e realizó la partida.

Si vas a manejar departamentos en tus cuentas, primero debes dar de alta las cuentas y los departamentos.

Posteriormente, deber ás asociar las cuentas con los departamentos respectivos des de el catálogo de cuentas departamentales.

Nota


7/15/2019 Manual COI 5.7


Dentro de la consulta podr ás realizar las operaciones s iguientes:




Este botón te permite Modificar la cuenta en el sis tema.

Permite Eliminar cuentas departamentales capturadas anteriormente.



Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.



Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de cuentas

departamentales; podr ás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas

que te ofrece el s istema.





anterioridad.


Te permite Editar la cuenta que contiene movimientos sobre esta cuenta.

Podr ás Exportar los auxiliares de las cuentas que se encuentren en el catálogo.

Podr ás Imprimir el reporte de auxiliares del sis tema.



Cuidado: perí odo condepartamentos activos

Los pasos a realizar son los s iguientes:

1. Respalda los archivos de los movimientos del mes.

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Temas relacionados

Generación de respaldo

Borrado de movimientos

Par ámetros del sis tema/ Cuentas

Modificar cuentas


Modificar una póliza

2. Borra todos los movimientos del per íodo.

3. Configura el sistema para que maneje departamentos.

4. Asigna un departamento a cada cuenta de su respectivo catálogo.

5. Reinstala el archivo de pólizas.

6. Asigna un departamento a cada póliza.

Si quieres que todo el año trabaje con departamentos, debes realizar los pasos anteriores

desde el mes de Enero hasta el per íodo en que estés trabajando.

7/15/2019 Manual COI 5.7




Temas relacionados

Modificar cuentas departamentales

Modificar departamentos

Reporte de departamentos

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, agregar o Alt + Ins

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, con el botón

l Posicionándote sobre la ventana de catálogo de cuentas departamentales, Menú flotante (botón derecho del ratón), Agregar.

l Desde el catálogo de cuentas activando el par ámetro de "es departamental", el resultado se ver á en el catálogo de cuentas haque se realice algún movimiento.

Qué es

Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que es tar án asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa.

Sólo podr ás as ociar cuentas de detalle a los departamentos.

Campo Descripción

No. de cuentaSelecciona la cuenta a la que le asociar ás el departamento, ayúdate de la tecla o con F2 para quedespliegue el catálogo de las cuentas.

Tecla de ayuda F2

Departamento Selecciona el departamento con que asociar ás la cuenta, ayúdate del botón o la tecla de función F2

para que despliegue el catálogo de los departamentos.

Tecla de ayuda F2

Saldo inicial Captura el saldo inicial de la cuenta departamental; toma en cuenta que el saldo inicial de tu cuenta

departamental es el saldo final de la cuenta en el catálogo, es decir, el saldo final es igual a la sum atoria

de todos los saldos de tus cuentas departamentales que pertenezcan a la mis ma.

Este campo estar á habilitado si se tiene activo el Par ámetro del sis tema "Captura del saldo inicial".

MonedaContable

Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la cuenta en donde se asociar á el departamento está enmoneda extranjera, se escribir á el saldo inicial en moneda contable y autom áticamente, al darle Enter o

TAB se realizar á la conversión en moneda extranjera, ayúdate del botón o la tecla de función F2 para

que despliegue la calculadora.

Si la cuenta se encuentra en moneda base en el campo m oneda extranjera no se realizar á la conversión.

Monedaextranjera

Indica el saldo en moneda extranjera de la cuenta departamental, en este campo la conversión se

realizar á al momento de captura la cantidad en moneda contable, ayúdate del botón o la tecla de

función F2 para que despliegue la calculadora.

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Temas relacionados

Agregar departamentos

Agrega cuentas departam entales

Buscar cuentas departamentales

Filtrar cuentas departamentales

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, Modificar o con e l botón o Alt+BkSp

l Posicionándote sobre la consulta del catálogo de cuentas departamentales/ Menú flotante (botón derecho del ratón, Modificar.

Qué

es

En este proceso podr ás modificar el saldo tanto en moneda contable como en moneda extranjera de la cuenta departamental.

Nota

Debes tomar en cuenta que al m odificar un saldo de tu cuenta departamental, la cuenta de mayor ver á afectado su saldo final.

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Elimina cuentas departamentales

Temas relacionados





Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, Eliminar o con el botón o Alt + Del

l Posicionandote sobre la consulta del catálogo de cuentas departamentales, Menú flotante (botón derecho del ratón)/ Eliminar

Qué

es

Con este proceso eliminar ás las cuentas departamentales que diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminar

tendr ás una póliza con movimientos de una cuenta que ya no existe.

Nota

No podr ás eliminar cuentas departamentales si en la cuenta tiene saldos y/o movimientos.

Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra a varios departamentos, por lo que para eliminar la cuenta deb

eliminarse en todos los departamentos.

También desde el catálogo de cuentas puedes eliminar una cuenta departamental:

1. Elimina la cuenta departamental del catálogo de cuentas departamentales.

2. En el catálogo de cuentas deber ás des habilitar el campo Es departamental

3. Elimina la cuenta con el botón .

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Busca cuentas departamentales

Temas relacionados


Reporte de departamentos Agregar cuentas departam entales

La búsqueda de cuentas en el catálogo tiene dos formas:


Qué es

Para realizar una búsqueda de una cuenta departamental deber ás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuendependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Clave, Descripción o Saldo Final M

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripci n, cuenta departamental de Gastos de operación.





Acceso

l Menú Archivos/ Catálogo de cuentas departamentales, Menú Ver, Buscar o F3


Qué es



Para mayor información dirí gete al tema de Buscar.

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Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú edición, Filtrar o F5 o con el botón


Temas relacionados




Campo Descripción

Rango de cuentas Selecciona el rango de cuentas que des eas filtrar, es decir la primera y última cuenta a incluir.

Departamento Selecciona que aparezcan sólo las cuentas de un departamento en particular. Además de que puedes

elegir que muestre sólo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta,

puedes elegir la opción Todos los departamentos.

Monedas Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna moneda

extranjera.

Saldo final Anota un s aldo y elige entre las siguientes opciones : Todos (ignorar á el saldo final anotado y mostrar á

el registro que cumpla con el campo de descripción), Exacto (indicar á la primera cuenta cuyo monto

sea exactamente igual al anotado en el campo de s aldo final), Mayor (localizar á la primera cuenta cuyo

saldo sea mayor al que indicaste), Mayor o igual (mostrar á el registro cuyo saldo sea exactamente

igual o mayor al que anotaste) y Menor o Menor o igual (mostrar á el registro cuyo saldo seaexactamente igual o menor al que anotaste)

Nota


botón

7/15/2019 Manual COI 5.7



Tema relacionado

Consulta de Saldos his tóricos

Acceso

l Desde la ventana del Catálogo de cuentas y cuentas departamentales , parte inferior de la ventana.

Qué es

Este proceso te permite consultar y reportar los saldos y afectaciones de las subcuentas de tu cat álogo, una por una.

La consulta de auxiliares dentro del catálogo de cuentas y cuentas departamentales se encuentra en la parte inferior del detalle de cuentas, te mostrar á la siguiente información: Tipo de póliza donde se encuentra la cuenta, número de póliza, Fecha de elaborac

monto del movimiento en el Debe y en el Haber, así como el total del Debe y del Haber.

Notas

Si necesitas consultar los saldos y afectaciones de una de tus cuentas ya sea de un mes, o hasta de un a ño completo, dir ígete

reporte de Libro mayor.

Reporte de libro mayor

Si tienes abierto el catálogo de cuentas y catálogo de cuentas departamentales, puedes consultar el auxiliar en forma directa. No podconsultar auxiliares en cuentas acumulativas.

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Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas, módulo Auxiliares , menú flotante, opción Saldos Históricos

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, módulo Auxiliares , menú flotante, opción Saldos Históricos

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas y cuentas departamentales, con el botón

Qué es

Esta ventana muestra la información de los saldos de la cuenta en uno o varios per íodos de tu contabilidad.


Temas relacionados


Reporte Saldo promedio diario mensual

Campo Descripción

No. de cuenta Número que describe a la cuenta que se es tá consultando.

Descripción Nombre de la cuenta.

Saldo Inicial Es el s aldo inicial de la cuenta al momento de darla de alta en el catálogo de cuentas.

Agregar cuentas

Columnas Fecha.- Mes o per íodo de trabajo de la cuenta.

Debe- Es el m onto total de los cargos de la cuenta en el per íodo indicado.

Haber- Es el m onto total de los abonos de la cuenta en el per íodo indicado.

Final- Es el saldo final del per íodo de la cuenta como resultado de sumar o restar los totales de los

cargos o abonos del per íodo al saldo final de la cuenta, dependiendo de la naturaleza de la cuenta.

Totales Muestra la sum atoria de los cargos y de los abonos que se realizaron en el per íodo y los s aldos inicial yfinal de la cuenta en el per íodo.

Saldo Final Es la cantidad con la que quedar á la cuenta después de realizar cada movimiento ya sea un cargo o un

abono.

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Exportar a Excel

Temas relacionados



Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Exportar a Excel

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales,módulo Auxiliares , menú flotante, opción Exportar a Excel

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas y catálogo de cuentas departamentales, con el botón

Qué es

El sistema guarda el archivo con extensión .XLS que se abrir á en Excel, y mos trar á la consulta de los auxiliares tal y como aparecen

la pantalla.

Te mostrar á el tipo de póliza, número de póliza, fecha de elaboración, concepto de las pólizas, monto en el Debe y en el Haber de

cuenta seleccionada. Este funcionamiento también se realiza para las cuentas departamentales.

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Imprimir auxiliares

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ módulo Auxiliares , menú flotante, opción Imprimir Auxiliares.

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, módulo Auxiliares , menú flotante, opción imprimir Auxiliares.

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas y cuentas departamentales, con el botón

Qué es

Este proceso muestra el reporte de auxiliares de la cuenta indicada.

La información que contiene es la siguiente:

Encabezado

l Nombre de la empresa

l Fecha de elaboración del reporte

l Nombre del reporte

l Per íodo seleccionado

l Folio

l Tipo de moneda en la cuenta

Contenido

l Tipo de póliza

l No. Póliza

l Fecha de elaboración de la póliza

l Concepto del movimiento

l Cargos

l Abonos

l Saldos

l Total Cargos

l Total Abonos

l Total Saldo

l Total de cargos y abonos en el per íodo.

Temas relacionadosConsulta de auxiliares


Exportar a Excel

Editar póliza

7/15/2019 Manual COI 5.7


Editar póliza

Temas relacionados



Exportar a Excel

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Editar póliza

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, módulo Auxiliares , menú flotante, opción Editar póliza

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas y Cuentas departamentales, con el botón

Qué es

Este proceso permite realizar la modificación de la póliza desde el módulo de catálogo de cuentas y cuentas departamentales y nopólizas.

El proceso para m odificar pólizas es el mis mo que el tema de Modificar pólizas.

Modificar pólizas

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Acceso

l Desde la ventana de cuentas, menú flotante, botón derecho del ratón, opción Asociar cuentas

l Menú Archivos, Rubros

l Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botón Asociar cuenta

l Desde la Barra de herramientas principal, botón (*)

l Durante el proceso de importación de archivos

Qué es

El módulo de asociación de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catálogo.

Nota

Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podr ás obtener debidamente tu Balance general, as í como reportes que se forman con

información de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta.

Rubros de cuenta en el catálogo estándar:

El catálogo estándar que ofrece el s istema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubr

las cuentas que son utilizadas para la obtención de los reportes financieros.

Esencial

Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, éstas podr án asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros

cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitaci ón de rubros.

El sistema por omisión te sugiere ins talar el catálogo estándar de cuentas el cual contiene:

# Descripción Cuentas

1. ActivoCirculante

Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacén, Deudores diversos, funcionarios y

empleados , Documentos por cobrar, IVA por acreditar.

2. Activo noCirculante

Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cómputo, Equipo de oficina, Depreciación de

edificios, depreciación de mobiliario y equipo de oficina, Depreciación de equipo de cómputo, Pagos

anticipados, Depósitos en garantía, Gastos de organización, Gastos de ins talación, Amortización de

gastos de organización e ins talación.

3. Pasivo acorto plazo

Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar,

Anticipos de clientes .

4. Pasivo alargo plaza

Cr éditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP

5. Capital Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversión, Superavit por actualización de Act. Fijo,

Resultado de ejercicios anteriores.

6. Ventas Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas.

7. Costo deventas

Costo de ventas y mano de obra.

8. Gastos deoperación

Gastos de operación.

9. Otrosingresos yGastos

Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.

10. ISR y PTU ISR y PTU

Manejo

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En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripción de los rubros del catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrar ácuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:

Esencial

Tendr ás dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botón o arrastrando la cuenta hacia el rubro de

cuenta por medio del ratón.

Puedes seleccionar más de una cuenta para asociarla a un rubro.

Del lado derecho se encuentran las cuentas que es tán disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso q

quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botón pase del lado de

cuentas disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuendisponibles.

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Temas relacionados

Agregar un rubro

Agregar cuentas

En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate en la cuenta que deseas desasociar y con el menú flotante, opción desasociar cuenta rubro realizar ás es te proceso.

Nota:Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)


No se puede asociar la cuenta:‘No. cuenta’, porque su cuentabase ‘No. de cuenta’ ya seencuentra asociada a esterubro

Si ya asociaste una cuenta de mayor el sistema automáticamente asocia también sus

subcuentas. Si sólo quieres asociar una s ubcuenta, debes pos icionarte sobre la cuenta a

asociar y mediante el botón o arrastr ándola hacia el rubro correspondiente.

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Agregar un rubro

Temas relacionadosCatálogo de cuentas

Renombra un rubro

Agregar cuentas

Rubros de cuenta


Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas, desde un rubro de cuentas con el botón

l Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Menú flotante (botón derecho del ratón), Agregar o A

Ins

Qué es

Aquí podr ás agregar un nuevo rubro con el fin de crear y asociar cuentas ya sea acreedoras o deudoras y hacer los cargos y aboncorrespondientes.

Recuerda que una vez dado de alta los rubros de cuentas, estos no podr án eliminarse, sólo se podr án m odificar.

Manejo

Ubícate en la zona donde se encuentran los rubros de cuentas y con el botón se agregar á un campo donde pondr ás el nom

que llevar á el rubro. La numeración de los rubros es consecutiva, por lo tanto no tienes que poner número, el sistema lo col

automáticamente.

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Renombra un rubro

Temas relacionados


Agregar un rubro

Agregar cuentas

Rubros de cuenta

Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas, desde un Rubro o la Barra de herramientas con el botón

l Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Menú flotante (botón derecho del ratón), Modificar o A

BkSp

Qué es

Podr ás modificar el nombre del rubro con un clic sobre el mismo o con el botón derecho del ratón, opción modificar o el botón

campo se activar á para que puedas modificar el nombre.

Nota

No se puede eliminar (dar de baja) un Rubro. Generalmente, cuando tienes un rubro que no va a serte útil, bastar á con eliminarlo de

formatos de los reportes en que lo hayas incluido.

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Consulta la balanza de comprobación

Acceso

l Menú Archivos, Balanza de comprobación


Dentro de la consulta puedes realizar varias operaciones, estas son:

Qué es

l Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobación de los per íodos de trabajo que tengas instalados, a fin de corrobo

todas las cuentas con sus movimientos y saldos.

l Puedes buscar, filtrar e im primir la información de tu balanza.

l Podr ás configurar las consultas s egún tus necesidades, as í como exportarlas y copiarlas.

l Podr ás clasificarlas por su Descripción en orden alfabético, y por Número de cuenta, saldo inicial , saldo final, Total cargos y T

abonos, puedes ordenarlo numéricamente de mayor a menor o viceversa, haciendo clic sobre la barra de título de la columna

detalle.

Saldos que presenta la balanza

l El primer saldo que se muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas

cuentas de detalle.l El segundo y tercer valor corresponden al total de los cargos y abonos de las cuentas de detalle.

l El cuarto valor es la sum a de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emis ión de la balanza.


Permite Acumular los saldos de varios per íodos.

Este botón mostrar á los saldos en moneda extranjera dentro de la balanza.





Imprime la consulta de la balanza de comprobación.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar de la balanza de comprobación; podr ás

modificar la presentación del mis mo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema.




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Temas relacionados

Opciones de Impres ión



Reporte de balanza de comprobación


anterioridad.


Nota

Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si

presenta en números negativos, el saldo ser á acreedor (cuenta de naturaleza acreedora).También puedes verificar los saldos de per íodos anteriores o posteriores ayudándote con las pestañas en la parte in ferior de la venta

de Balanza de comprobación.

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Balanza de comprobación acumulativa

Acceso

l Desde la ventana de Balanza de comprobación, botón

l Desde la ventana de Balanza de comprobación con departamentos, botón

Temas relacionados


Balanza de comprobación con departamentos

Qué es

Podr ás acumular las cuentas de los per íodos que desees, siempre que los per íodos estén dados de alta.

Manejo

Selecciona el rango de per íodos que desees que se acumule, haz clic sobre el botón aceptar y se acumular án las cuentas en

per íodo acumulativo.

Esto sirve para que puedas ver los saldos hasta el per íodo que dis te de alta o entre el rango escogido.

Para visualizar los resultados, el sis tema crea una pestaña junto con los per íodos que se encuentran en la parte inferior de la venta

de balanza de comprobación con o sin departamentos.

Nota

Para este proceso se habilitar á el botón el cual te mos trar á los saldos en moneda extranjera, hay que tomar que la conversión

moneda se realizar á de acuerdo a la configuración de moneda que le hayas dado a la cuenta.

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Filtro de la balanza de comprobación

Acceso

l Menú Archivos, Balanza de comprobación/ Menú Ver, Filtrar o F5

l Desde la Balanza de comprobación, con el botón

Qué es

Esta función te permite ver dentro del catálogo sólo las cuentas que cumpla con las caracter ísticas indicadas.


Campo Descripción

No. de cuentaDesde / Hasta

Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir, entre esas cuentas se buscar án las caracter ísti

necesarias para el filtrado.

Tipo de moneda Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera

Nivel de Balanza Puedes elegir que la selección incluya desde el nivel de Mayor o sólo las cuentas subsiguientes (Subcuen

Subsubcuenta, etc., hasta el nivel de Auxiliar).

Sólo con saldo Si activas esta casilla, el filtrado presentar á sólo aquellas cuentas que presentan saldos en el per íodo.

Sólo conmovimientos

Si activas esta casilla, el filtrado presentar á sólo aquellas cuentas que presentan movimientos en el per íodo.

Nota

El sistema siempre sumar á los Saldos, el Debe y el Haber de las cuentas de detalle que se presenten hasta el nivel solicitado.

generas una Balanza de Mayor, el sistema presentar á la suma del total de las cuentas de detalle que dependen de la cuenta de Mayo


botón

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Buscar en la balanza de comprobación

La búsqueda de la balanza de comprobación tiene dos formas :


Qué es

Para realizar una búsqueda de una cuenta deber ás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuentas dependiendo

método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Des cripción, Número de cuenta, saldos, etc.

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción, la cuenta pagos anticipados.





Acceso

l Menú Archivos, Balanza de comprobación/ Menú Ver, Buscar o F3

l Dentro de la consulta, oprimir el botón

Qué es



Para mayor información sobre el proceso de búsqueda, dir ígete al tema: Buscar

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7/15/2019 Manual COI 5.7



Acceso

l Menú Archivos, Balanza de comprobación con departamentos


Qué es

l Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobación del per íodo de trabajo en e l que te encuentras, a fin de corroborar tod

las cuentas con departamentos con sus movimientos y saldos.

l En las pestañas inferiores puedes consultar per íodos anteriores o posteriores, per íodos acumulativos, siempre y cuando és

hayan s ido creados.

l Puedes buscar, filtrar e im primir la información de tu balanza, como veremos a continuación.

l Podr ás exportar y copiar la cons ulta.

l Podr ás clasificarlas por su Departamento, Descripción en orden alfabético, y por Número de cuenta, saldo inicial, saldo final, to

de cargos y total de abonos, puedes ordenarlo num éricamente de mayor a menor o viceversa, haciendo clic sobre la barra

titulo de la columna del detalle.

Saldos que presenta la balanza

El primer saldo que s e muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas

detalle.

El segundo y tercer valor corresponden al total del Cargo y Abono de las cuentas de detalle.

El cuarto valor es la sum a de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emis ión de la balanza.

Dentro de la consulta se encuentras las siguientes operaciones que podr ás real izar:


Permite Acumular los saldos de varios per íodos.

Este botón mostrar á los saldos en moneda extranjera dentro de la balanza.





Imprime la consulta de la balanza de comprobación con departamentos.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar de la balanza de comprobación con

departamentos; podr ás modificar la presentación del m ismo de acuerdo a las herramientas avanzadas quete ofrece el s istema.



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Temas relacionados




Busca en la balanza de comprobación con departamentos



anterioridad.


Nota

Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si

presenta en números negativos, el saldo ser á acreedor (cuenta de naturaleza acreedora).

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Filtra la balanza de comprobación con departamentos

Acceso

l Menú Archivos, Balanza de comprobación con departamentos/ Menú Ver, opción Filtrar

l Desde la Balanza de comprobación con departamentos, con el botón


Temas relacionados


Búsqueda en la balanza con departamentos

Campo Descripción

No. de cuentaDesde / Hasta

Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir la primera y última cuenta a incluir.

Departamentos Selecciona que aparezcan sólo las cuentas de un departamento en particular. Además de que puedes

elegir que muestre sólo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta o

puedes elegir la opción Todos los departamentos para mostrar en la información de tu balanza.

Tipo de moneda Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna monedaextranjera.

Nivel de Balanza Este campo no es modificable ya que tomar á desde el nivel auxiliar de la cuenta.

Sólo con saldo Si activas esta casilla, el filtrado presentar á sólo aquellas cuentas departamentales que presentansaldos en el per íodo.

Sólo conmovimientos

Si activas esta casilla, el filtrado presentar á sólo aquellas cuentas departamentales que presentan

movimientos en el per íodo.

Nota


botón .

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Busca en la balanza de comprobación con departamentos

La búsqueda de cuentas en la balanza de comprobación tiene dos formas :


Qué es

Para realizar una búsqueda de una cuenta departamental deber ás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuen

dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Clave, Descripción o Saldo Final M

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripci n, cuenta departamental de Gastos de operación.





Acceso

l Menú Archivos, Balanza de comprobación con departamentos/ Menú Ver, opción Buscar o F3

l Dentro de la consulta, oprimir el botón

Qué es

También puedes realizar una búsqueda por medio del botón , donde saldr á una ventana para que puedas escribir la informacque requieras encontrar.

Para mayor información acerca del manejo de esta búsqueda, dir ígete al tema Buscar.

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Departamentos

Acceso

l Menú Archivos, Departamentos

l Desde la Barra de herramientas mediante el botón (*)

Temas relacionados

Agregar un departamento

Modificar un departamento

Reporte de Departamentos

Qué es

En esta ventana se mostrar á el catálogo de Departamentos y te despliegan los Centros de costo que estés manejando para

empresa.

Repercusiones

Sólo si agregas departamentos en este catálogo, después podr ás asignar a cada cuenta contable, que dés de alta en el catálogo

cuentas, un Centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental.

NotaEsta opción estar á desactivada, si en el sis tema es ta trabajando sin departamentos, esto m ediante la configuración de los Par ámet

del s istema, Cuentas, Manejo de departamentos.


Te permite Agregar un departamento.

Este botón te permite Modificar el nombre del departamento en el sis tema.


Imprime el reporte del catálogo de departamentos.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de departamentos;

podr ás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece elsistema.



anterioridad.


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Acceso

l Menú Archivos, Departamentos/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins

l Desde el catálogo de Departamentos, con el botón


Problemas, Soluciones

Temas relacionados

Buscar departamentos



Qué

es

Esta opción te permite agregar departamentos que podr ás m anejar dentro del catálogo de cuentas departamentales, podr ás dar de

hasta 999 departamentos, además de que la captura es cíclica.

Repercusiones

Sólo si agregas departamentos en este catálogo, después podr ás asignar a cada cuenta contable, del catálogo de cuen

departamentales, un centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental.

Campo Descripción

Número dedepartamento

El sistema automáticamente le asigna un número secuencial al departamento que vas a dar de alta,por lo que este campo es únicamente informativo.

Nombre deldepartamento

Debes capturar nombre o descripción del departamento con el que vas a trabajar.


Está desactivada la función yno puedes dar de alta un

departamento.

Recuerda para que puedas dar de alta un departamento requieres tener activada la funci ón

correspondiente en los Par ámetros de tu sistema.

Par ámetros de cuentas / Manejo de departamentos

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Modificar departamentos

Nota

No se pueden eliminar (dar de baja) Departamentos; únicamente podr ás cambiar los datos asignados.

Temas relacionados



Reportes de departamentos

Acceso

l Menú Archivos, Departamentos/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp

l Sobre la ventana del catálogo de Departamentos, hacer doble clic sobre el registro deseado.

l Sobre la ventana del catálogo de Departamentos, con el botón

Qué es

Con esta opción puedes modificar la descripción de cualquiera de tus departamentos.


Campo Descripción

Número deDepartamento

Campo informativo, donde se indica el número de departamento que se está

modificando.

Nombre del departamento Puedes cambiar el nombre o descripción del departamento de acuerdo a tus

necesidades.

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Temas relacionados




La búsqueda de departamentos en el catálogo tiene dos formas:


Qué es

Para realizar una búsqueda de un departamento deber ás colocarte sobre la columna de la descripción del departamento dependien

del método de búsqueda que gus tes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Número o descripción.

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Des cripción para el departamento de control de calidad.

Coloca el ratón s obre cualquiera de los registros de la columna de Descripción y escribe la palabra, el sistema comenzar á a busca

registro de acuerdo a la pos ición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre q

estés buscando.


Acceso

l Menú Archivos, Departamentos/ Menú Ver, Buscar o F3

l Dentro del catálogo, con el botón

Qué es



Para mayor información dir ígete al tema de Buscar.

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Acceso

l Desde el catálogo de Departamentos/ Menú Archivos, Imprimir

l Desde el catálogo de Departamentos, Botón o con las teclas de acceso r ápido Alt+A+R

Temas relacionados



Qué es

Este reporte muestra la información de todos los departamentos dados de alta en el sistema. Puedes obtener un listado con

siguientes datos del catálogo de departamentos:

l Clave

l Descripción

l Tasa de depreciación contable

l Tasa de depreciación fiscal

l Máximo deducible

l Método de depreciación

l Depreciación Proyectada

Para configurar las opciones de impresión dir ígete a Impresión desde un catálogo o consulta.

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Cómo obtener el pago provisional o anual del IETU

Revisa los temas :

Pago anual del IETU

Pago provisional del IETU

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Cuentas para operaciones de terceros /deducciones IETU

Acceso

l Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU.

Qué es

Esta ventana se emplea para asignar del catálogo de cuentas, aquellas cuentas que trabajar án como cuentas de operaciones

terceros/IETU.

Nota

Si no defines bien tus cuentas al as ignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de im puestos con terceros se ve

afectados.

Sólo se podr án asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas.

Manejo

En la parte izquierda se encuentra el "Catálogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (número de cuenta y Descripción) que tie

dadas de alta en el catálogo del sistema y del lado derecho se encuentran las "Cuentas con operaciones de terceros" (n úmero

cuenta, descripción y Tipo de m ovimiento).

Al definir una cuenta como cuenta con operaciones a terceros por om isión el tipo de movimiento que se asigna ser á Todos es decir

define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, deber ás asignarlos con los botones

respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle los d

movimientos utiliza el botón .

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Temas relacionados

Agregar una póliza

Captura de Operaciones con terceros/deducciones IETU

Esencial

l Tienes dos formas de definir las cuentas de terceros:

1. Por medio del botón

2. Arrastrando por medio del ratón la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones de terceros.

l Puedes seleccionar más de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros.

l Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que es tán disponibles y a la derecha las cuentas con operaciones de terceros

caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas con operaciones de Terceros basta que la selecciones y con

botón pase del lado de las cuentas disponibles (catálogo de cuentas), o arrastrando con el ratón la cue

seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas con operaciones de terceros se eliminen, usa el bo

.

l Con el botón podr ás filtrar el catálogo de cuentas de modo que sólo se muestren las de tu inter és, en cas o de querer vo

a desplegar todas las cuentas utiliza el botón .

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Captura de operaciones con terceros/IETU

Acceso

l Desde la consulta de pólizas, con el botón .

l Menú Pólizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de las operaciones

terceros.

Qué es

Permite capturar las operaciones con terceros as í como las deducciones IETU que aplican para la cuenta registrada en la p óliza.

Manejo

Al capturar una póliza que contenga una o más cuentas que se definió como cuenta con operaciones a terceros/IETU, se desplegar áventana en donde capturar ás el tipo de operación y las cantidades que corresponden a los impuestos por cada cuenta que se h

agregado a la póliza.

Al contabilizar la póliza este diálogo de desglose se desplegar á una vez por cada partida donde se encuentre una cuenta configur

para trabajar con operaciones con terceros/IETU.

Cuando seleccionas el botón sobre una partida o cuenta que no está definida para trabajar con operaciones a terceros

desplegar á el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de operaciones con terceros", al seleccionar que "Si" e

cuenta se incluir á en las "Cuentas para operaciones con terceros/IETU”.

Desde el detalle de la póliza sólo podr ás indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones de terceros. Pero

podr ás dar de alta una operación. Para dar de alta la operación, deber ás solicitar la captura de operaciones con terceros desd

consulta de pólizas, con el botón o con la tecla de acceso r ápido "F11".

La ventana es la s iguiente:

Importante

7/15/2019 Manual COI 5.7


Cuando se elimine una póliza también se eliminar án las operaciones registradas para las cuentas de las partidas que ten

operaciones con terceros, se m andar á un mensaje advirtiendo de la eliminación de la operación y el cual se deber á confirmar.

Para eliminar únicamente la operación con terceros/IETU sin que necesariamente deba eliminarse la póliza podr ás hacerlo desd

"Captura de causación de IVA".

Pestaña "Deducciones IETU"

Desde esta pestaña, podr ás consultar el desglose de las deducciones IETU asociados a la operación con terceros. Para un cál

automático del monto de las deducciones es necesario la correcta definici ón desde el catálogo de Datos fiscales de terceros. Tam

se podr án adicionar deducciones indicando los montos y porcentajes deducibles, y si es necesario eliminarlos con el botón de Suprdel teclado.

Nota:

El monto del "Gasto as ociado" se cambiar á cuando el monto del "Valor de los actos" var íe, siempre y cuando la captura del DIOT sea

"alta y sólo exista una partida de gastos.


Campo Descripción

Datos de la partida

Cuenta Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se apl icar á la operación de terceros.

Fecha Campo informativo. Fecha de elaboración de la póliza.

Póliza Campo informativo. Muestra el número y el tipo de póliza.

Datos de operación

RFC o ID Fiscal Es la clave de identificación del proveedor con hacienda. Puedes ayudarte de la tecla F2 o el botón

para seleccionar un proveedor.

Con el botón se desplegar á la ventana de Datos fiscales de terceros en donde podr ás dar de

alta el RFC o ID Fiscal de terceros.

Con el botón podr ás modificar los datos del RFC o Tercero.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Tipo de operación Muestra el tipo de operación que se asignó al RFC o ID fiscal del proveedor.

Es una devolución Marca este campo si el tipo de operación se trata de una devolución.

Monto de operación Monto total de la operación o partida. Para este campo se debe considerar el par ámetro "Montos

incluyen impuestos / En Oper. con terceros , ya que le indicar á al sistema si este monto tiene el

impuesto incluido o no.

Con la tecla F2 o el botón se desplegar á la calculadora en donde podr ás indicar la cantidad a

utilizar en este campo.

Columna TASA % En estas columnas especificar ás la tasa que se aplicar á a la captura estos valores depender án delper íodo que estés trabajando si trabajas hasta el año 2009 las tasas deben corresponder al 15%

para el IVA general, el 10% para el IVA fronterizo, tasa cero y exento; para trabajar a partir del a ño2010 deber ás trabajar con el 16% para el IVA general, 11% para IVA fronterizo, tasa cero y Exento.

Valor de los actos Este campo se rige por el par ámetro de configuración "Montos incluyen IVA/En ingresos", es decir:

Si está Activado el par ámetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de

operación" ya tiene el impuesto por omisión especificado en Par ámetros del sistema, por lo quepara obtener el valor de los actos, deber ás dividir el monto de la operación con la tasa del impuesto

default. Ejemplo:

Monto de la operación: 755.00

Tasa de impuesto default: 15%

Valor de los actos: 656.52

Valor de los actos = Monto de la Operación /(1- % IVA retenido - %ISR retenido + % IVA)

Si el par ámetro esta Desactivado, la cantidad especificada en el campo "Valor de los actos" no

tendr á el impuesto incluido, por lo que en este campo obs ervar ás la misma cantidad especificada

en el m onto de operación y a este valor es al que s e le calcular á el impuesto default especificado en

par ámetros. Ejemplo:



Este campo se rige por los porcentajes que se indicaron en los campos %IVA retenido, %ISRretenido, es decir, si se indica un m onto en estos campos , el Valor de los actos cambiar á:

Nota:

Al modificar el % de retención y se tiene activado el par ámetro de "Montos incluye impuestos" y se

tiene activado el Sugerir, el sis tema despliega el mensaje: ¿Deseas que se ajuste el valor de los

actos por esta retención?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de

que la respuesta fue negativa, sólo cambiar á el monto del IVA /ISR retenido.

Cuentas con el botón o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando lacalculadora.

IVA Acreditable Se calcula automáticamente y puede ser modificado. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de

IVA.

IVA no Acreditable Se deber á capturar (el sistema no lo calcula) y una vez capturado se recalcular á automáticamente el

IVA Acreditable restándole la cantidad capturada. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA –

IVA no Acreditable.

Cuentas con el botón o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la calculadora.

Monto Ded. ISR Monto Deducible para ISR, el monto se calcular á automáticamente de la suma de los "valores delos actos", pero podr ás modificarlo.

Cuentas con el botón o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la

calculadora.

% IVA Retenido Indica el porcentaje que se aplicar á automáticamente a los m ontos de IVA e ISR Retenido, esto evita

7/15/2019 Manual COI 5.7


Temas relacionados

Agregar una póliza

Captura de causación de IVA

Reporte de operaciones con terceros

Guía Rápida para el cálculo del IETU

% ISR Retenido capturar manualmente los montos según sea la tasa indicada.

Cuando se realice una modificación los campos de % de IVA Ret y % de ISR Ret no se visualizar án,

sin embargo los montos de retención si ser án editables .





Otras retenciones En el caso de que el par ámetro Montos incluyen IVA es te Activado: se calcular á automáticamente de

tal forma que el Monto de la Operación y el Total queden cuadrados, pero se podr á modificar, y lo

que se indique en ese m omento, no afectar á el monto de la operación ni el valor de los actos.

TOTALES Total del valor de los actos = Valor de los actos al 15% o 16%+ Valor de los actos al 10% u 11% +

Valor de los actos al 0% + Valor de los actos con tasa exenta.

Total del IVA Acreditable = IVA Acreditable al 15% o 16% + IVA Acreditable al 10% u 11% Total del IVA No Acreditable = IVA No Acreditable al 15% o 16%+ IVA No Acreditable al 10% u 11% +IVA No Acreditable con tasa exenta.

IVA Trasladado = Total del IVA Acreditable + Total de IVA No Acreditable.

IVA Retenido =Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transacción.

Total Es el total de la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir:

Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado – IVA Retenido – Otras retenciones.

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Captura de causación de IVA/Acumula deducciones IETU

Acceso

l Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causación de IVA/Acumula deducciones IETU

Qué es

Esta consulta muestra la información de las operaciones con terceros registradas y las cuales no se les haya asignado un per íodo

causación. Adicionalmente podr ás consultar el monto de las deducciones IETU, así como sus acumulados por cada operación.

Manejo

Ahora con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones , los montos que corresponden a este movimiento

mostraran con signo negativo tanto en la consulta "Causación de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deduccion

IETU e IVA acreditable".

Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos s e mostraran tal como los capturaste, es decir, sin s igno negati

Si eres usuario de COI 5.7 y tienes operaciones con terceros registradas como devoluci ón, ver ás de manera trasparente el mis

efecto en estos movimientos, s iempre y cuando los montos se hayan grabado pos itivos, pero si se grabaron con signo negativo no

notar án cambios en la consulta "Causación de IVA/Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los movimientos, porq

los m ontos ya no se ver án con el s igno negativo.

Definición del perí odo de causación

Para poder definir el per íodo de causación selecciona el registro y haciendo clic escribe el campo fecha del per íodo de causac

escribe o indica el per íodo de causación del IVA.

Con el botón podr ás indicar la fecha del per íodo mediante el calendario que se despliega.


También podr ás definir el per íodo de causación con el menú flotante opción Definir perí odo de causación, podr ás definir la fe

indicándolo dentro del campo o con el calendario haciendo clic sobre la flecha .

Por omisión el formato del campo ser á mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el año, sin embargo podr ás ingresar fechas con ot

formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo número, por ejemplo 04, el sistema lo tomar á comocuarto mes que corresponde al mes de abril.

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La consulta permite seleccionar más de un registro mediante la tecla shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la selección haz

sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A.

Para filtrar la consulta podr ás hacerlo con la tecla de función F5.

Filtrar operaciones

La información que se mues tra es la siguiente:

l Tipo de póliza

l Número de póliza de COI

l Fecha de captura de las operaciones

l Monto de la operación

l Monto deducible IETU (En la Pestaña Deducciones IETU podr ás ver el desglose de este monto)

l Número de cuenta

l RFC o ID Fiscal

l Tipo de operación

l Tipo de proveedor

l Per íodo de causación del IVA

Pestaña "Deducciones IETU"

Desde esta pestaña, podr ás consultar el desglose de la cuenta de gastos asociada al proveedor. Para modificar la cuenta de gas

asociada a la operación, su gasto y el monto a deducir, regresa a la captura de Operaciones con terceros/IETU carpeta deduccio

IETU.

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Temas relacionados

Captura de Operaciones con terceros

Filtrar operaciones con terceros

Botón Descripción

Se despliega la ventana de operaciones donde podr ás consultar el detalle de captura de operaciones con

terceros. También tienes la opción de desplegar esta ventana con la opción Consultar operación que se

encuentra en el m enú flotante, doble clic sobre el regis tro o con las teclas Alt+BkSp.


Este botón elimina la operación con terceros s eleccionada.

Filtra la información de acuerdo a lo requerido.

Filtrar operaciones con terceros

Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

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Acceso

l Menú Archivo, Operaciones con terceros/IETU, Datos fiscales de terceros

l Desde la ventana de captura de operaciones con terceros/IETU, RFC o ID Fiscal con el botón o

Qué es

Con esta ventana se puede agregar, modificar o borrar la información fiscal de los proveedores o terceros que s e tomar án en cuenta p

realizar la captura de operaciones con terceros/IETU as í como importar la lista de proveedores desde Aspel-SAE.

Manejo

Agregar un RFC

Puedes agregar la información directamente desde Menú Archivo/Operaciones con terceros/IETU/ Datos fiscales de terceros con el bo

o desde la captura de operaciones con terceros al escribir un RFC o ID Fiscal que no esté dado de alta en los datos fiscales

terceros y haciendo clic sobre el botón .

Campos de este procesoCampos Descripción

RFC o ID Fiscal Indica el RFC tratándose de persona moral o f ísica o ID Fiscal para el caso de una persona Extranjera.

Nota:Para personas f ísicas el formato es : AAAAaammddHHD, en donde:

AAAA= s iglas del contribuyente; aamm dd= Fecha de nacim iento (año, mes , dia); HH= Homonimia; D=

Dígito verificador.Para persona moral el formato es: AAAaammddHHD, en donde:

AAA= siglas del contribuyente; aammdd= fecha de cons titución; HH= homonimia; D= dígito verificador.

Clave SAE Campo informativo. Es la clave que el sistema asigna automáticamente para identificar al Tercero.

Por medio del botón se importar á la lista de proveedores que se encuentra en el sistema

Aspel-SAE.

Nombre Escribe el nombre o razón social con el que se identificar á el proveedor o Tercero.

Tipo de tercero Indica el tipo de tercero que identifica a la persona m oral o f ísica.

Los tipos de tercero que puedes indicar son: 04 Proveedor Nacional; 05 Proveedor Extranjero, 15

Proveedor global.

Tipo de Operación Selecciona el tipo de operación que se le asignar á al proveedor o tercero.

Nota:Dependiendo del tipo de tercero que se haya indicado son las operaciones que puedes realizar y que

se desplegar án en el campo.

Paí s Selecciona el país de residencia.

Nota:Este campo se activar á cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero.

Nacionalidad Escribe la nacionalidad del Tercero.

Nota:Este campo se activar á cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero.

Asociación de Gastos deducibles para IETU

7/15/2019 Manual COI 5.7



Tema relacionado



Cuenta de gastoasociada

Selecciona la cuenta de gasto asociada al proveedor, donde se acumular án las deducciones por

concepto de IETU.

El número de cuenta que se elija solo le s ervir á de referencia al sis tema para la emis ión de Reportes,

no se le generar á ningún movimiento, as í por ejemplo, si las compras al proveedor Papeler íaModerna, S.A. de C.V. son en su mayor ía de Papeler ía la cuenta de gasto asociada que se

seleccionar ía es la 6000-026-000 Papeler ía y Artículos de oficina.

Deducibilidad Por Porcentaje o por Monto

Indica la forma en la que se deber á calcular la parte deducible de la operación, según lo indique la ley

deber ás especificar si la parte que se deducir á ser á por un monto o por porcentaje. Si por ejemplo laCuenta de gasto asociada es de Papeler ía el tipo de deducibilidad ser á por Porcentaje pero si es por

Renta de Autos ser á por Monto.

Porcentaje/Monto Si indicaste que la deducción de la operación se llevar á a cabo por Porcentaje deber ás capturarlo, por el contrario si elegiste Monto deber ás anotar el monto tope que indique la Ley. Para el ejemplo de

Papeler ía el porcentaje ser á del 100% y para el de Renta de Autos ser á un monto de 750 pesos .

Nota: Lo definido en estos tres últimos campos, le servir á al sistema para calcular de manera

automática el monto de deducción IETU cada vez que se este capturando una operación conterceros/IETU.




Este botón sirve para dar de alta a un proveedor o tercero.

Podr ás modificar los datos del proveedor o tercero.

Con este botón eliminas la información del Tercero que hayas seleccionado.


Con este botón se importar án los proveedores que hayas dado de alta en el sistema Aspel-SAE y

deseas tener esta información en tu sis tema.

Captura ruta SAE

Con estos botones avanza al primer o al último proveedor o tercero.

Con es tos botones regresa a l anterior o avanza al siguiente proveedor o tercero.

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Filtrar operaciones con terceros (deducciones) o operaciones IETU (Ingresos)

Operación con terceros

Acceso

l Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causación del IVA, botón

Ingresos IETU

l Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Acumulados de Ingreso, botón

Qué es

Esta función te permite filtrar ciertas operaciones, de tal forma que s ólo se vean en pantalla aquellas operaciones que cumplan co

especificado en el filtro.


Tema relacionado


Desglose de ingresos efectivamente cobrados

Campo Descripción

Tipo de póliza Selecciona el tipo de póliza que deseas filtrar ya sea: Todos (incluir á todos los tipos de pólizas que

existan), Dr (diario), Ig (ingresos), Eg(Egresos) y todas aquellas que hayas definido.

Número de póliza Podr ás seleccionar las pólizas de acuerdo a su número de póliza.

Número de cuenta Indica la cuenta del catálogo de cuentas que desplegar á las pólizas que contengan movimientos conesta cuenta.

Ayúdate del botón o la tecla de función F2 para que despliegue el catálogo de cuentas e indiques

la cuenta que se tomar á para el filtro.

RFC o ID Fiscal Te permite ver en pantalla las pólizas que contengan operaciones con RFC o ID fiscal del proveedor o

tercero. Este campo sólo estar á habilitado para las operaciones con terceros (Deducciones)

Fecha de la pólizaDesde / Hasta

Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar las pólizas que cumplancon esta caracter ística.

-Para deducciones-

Perí odo decausación

-Para Ingresos-

Perí odo ReportaIETU

Desde / Hasta . Indica la fecha del per íodo de causación de las deducciones que deseas consultar

en pantalla.

Desde / Hasta . Indica la fecha del per íodo reportado para los ingresos efectivamente cobrados que

deseas consultar en pantalla.

Observaciones

El botón restaura un filtro definido, además si en la consulta se modificó el per íodo de causación o periodo reporta IETU al ha

clic sobre algún registro se desplegar á el mensaje " Existen cambios pendientes, si restauras el filtro los cambios se perderDeseas guardar los cambios antes de restaurarlo?" , si deseas , el mensaje te da la opción de guardar los cambios.

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Cuentas para ingresos IETU

Acceso

l Menú Archivos, Operaciones con terceros/ IETU, Cuentas para ingresos IETU

Qué es

Esta ventana se em plea para as ignar del catálogo de cuentas, aquellas cuentas en las que se llevar á el registro de los ingresos par

cálculo del impuesto empresarial a tasa única (IETU). Esta selección o asignación de cuentas, servir á para desplegar un desglose dcuenta al m omento de garbar la póliza.

Si no especificas que cuentas se utilizar án para llevar el registro de los ingresos , al momento de m odificar desde el detalle una pó

mediante el botón lo podr ás indicar.

Nota

Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de ingresos s e ver án afectados.

Sólo se podr án asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas.

Manejo

En la parte izquierda se encuentra el "Catálogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (número de cuenta y Descripción) que tiedadas de alta en el catálogo y del lado derecho se encuentran las "Cuentas que podr ás usar para registrar operaciones

IETU" (número de cuenta, descripción y Tipo de m ovimiento).

Al definir una cuenta como cuenta para regis trar operaciones con IETU, por omisión el tipo de movimiento que se as igna ser á Tododecir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, deber ás asignarlos con los boto

o respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asign

los dos m ovimientos utiliza el botón .

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Esencial

l Tienes dos formas de definir las cuentas de ingresos:

1. Por medio del botón

2. Arrastrando por medio del ratón la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones IETU.

l Puedes seleccionar más de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros.

l Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que están disponibles y a la derecha las cuentas que ya es tán configuradas p

trabajar con operaciones IETU, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas de ingresos basta qu

selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas disponibles (catálogo de cuentas), o arrastrando co

ratón la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas s e eliminen, usa el botón

l Con el botón podr ás filtrar el catálogo de cuentas de modo que sólo se muestren las de tu inter és, en caso de querer vo

a desplegar todas las cuentas utiliza el botón .


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Desglose de ingresos efectivamente cobrados

Acceso

l Desde la consulta de pólizas, con el botón

l Menú Pólizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de los ingresos,

Qué es

Desde esta ventana podr ás des glosar los ingresos que gravan para IETU.

Manejo

Al contabilizar y/o grabar la póliza, esta ventana se desplegar á por cada cuenta definida para la captura de ingresos efectivame

cobrados, calculando los datos de acuerdo a los Par ámetros definidos por empresa.

Cuando seleccionas el botón sobre una partida o cuenta que no está seleccionada para trabajar como ingresos IETU

desplegar á el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de IETU", al seleccionar que "Si" esta cuenta se incl

en las "Cuentas para ingresos IETU".

Desde el detalle de una póliza, sólo podr ás indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones IETU. Para da

alta la operación, deber ás solicitar el desglose de ingresos desde la consulta de pólizas, botón o con la tecla de acceso r áp"F12". Es importante señalar que en el alta de una póliza aunque se va a poder definir una cuenta para el manejo de Ingresos IETU

grabar la póliza no se registran los movimientos de ingresos en la bitácora.

La ventana es la s iguiente:

Importante

Al modificar una operación con IETU, el sistema ya no calcula las cantidades en automático, por lo que deber ás realizar los cálculadaptaciones manualmente, verificando que estén correctas antes de grabarlas.

Cuando se elimine una póliza que contenga Ingresos IETU, también se eliminar án estas operaciones asociadas, es decir, desapar

su registro de la consulta Acumulación de ingresos IETU . Al eliminar una póliza, se pedi r á la confirmación de dicha eliminación

Para eliminar las operaciones con IETU directamente desde su bitácora de movimientos, dir ígete al Tema " Acumulación de ingre

IETU".

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Campo Descripción

Datos de la partida

Cuenta Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se apl icar á la operación IETU.

Fecha Campo informativo. Fecha de elaboración de la póliza.

Póliza Campo informativo. Muestra el número y tipo de póliza.

Datos de operación

Tipo de actividad Selecciona el tipo de actividad relacionada con el ingreso efectivamente cobrado que se esta

capturando. Los tipos de actividad disponible son: Enajenación de bienes , prestación de serviciosindependientes y Otorgamiento del us o o goce temporal de bienes.

Es una devolución Marca este campo si la operación se trata de una devolución, al seleccionar esta opción los montos

capturados ser án restados para el cálculo total de ingresos gravados para IETU. Esta opciónpodr ás usarla por ejemplo para devoluciones, descuentos o bonificaciones que afecten a los

ingresos de la empresa.

Columna TASA % En estas columnas especificar ás la tasa que se aplicar á a la captura estos valores depender án delper íodo que estés trabajando si trabajas hasta el año 2009 las tasas deben corresponder al 15%

para el IVA general, el 10% para el IVA fronterizo, tasa cero y exento; para trabajar a partir del a ño

2010 deber ás trabajar con el 16% para el IVA general, 11% para IVA fronterizo, tasa cero y Exento.

Monto de operación Monto total de la operación. Para este campo s e debe considerar el par ámetro "Montos incluyen IVA /En Ingresos, ya que le indicar á al sis tema si es te monto tiene el impuesto incluido o no.

Con la tecla F2 o el botón se desplegar á la calculadora en donde podr ás realizar las

operaciones aritméticas para ser usadas en es te campo.

Valor de los actos Este campo se rige por el par ámetro de configuración "Montos incluyen IVA/En ingresos", es decir:

Si está Activado el par ámetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de

operación" ya tiene el impuesto por omisión especificado en Par ámetros del sistema, por lo que

para obtener el valor de los actos, deber ás dividir el monto de la operación con la tasa del impuesto

default. Ejemplo:


Tasa de impuesto default: 15%


Valor de los actos = Monto de la Operación /(1- % IVA retenido - %ISR retenido + % IVA)

Si el par ámetro esta Desactivado, la cantidad especificada en el campo "Valor de los actos" no

tendr á el impuesto incluido, por lo que en este campo obs ervar ás la misma cantidad especificada

en el m onto de operación y a este valor es al que s e le calcular á el impuesto default especificado en

par ámetros. Ejemplo:



Este campo se rige por los porcentajes que se indicaron en los campos %IVA retenido, %ISR

retenido, es decir, si se indica un m onto en estos campos , el Valor de los actos cambiar á:

Nota:



actos por esta retención?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso deque la respuesta fue negativa, sólo cambiar á el monto del IVA /ISR retenido.

Cuentas con el botón o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la

calculadora.

IVA Trasladado Se calcula automáticamente y no podr á ser m odificado.

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Temas relacionados

Agregar una póliza


Acumulados de Ingreso


IVA Trasladado = Valor de los actos * % de impuesto.

IVA Retenido Indica el IVA Retenido en la operación, este valor deber á ser capturado por el usuario para las

operaciones que apliquen, as í por ejemplo para un ingreso por 100 pesos por concepto de Fletes

el IVA Retenido al 4% que se deber á especificar es de 4 pesos.

Otras retenciones En el caso de que el par ámetro Montos incluyen IVA es te Activado: se calcular á automáticamente de

tal forma que el Monto de la Operación y el Total queden cuadrados, pero se podr á modificar, y lo

que se indique en ese m omento, no afectar á el monto de la operación ni el valor de los actos.

Ingreso Gravable IETU Ingreso Gravable para IETU, el monto se calcular á automáticamente de la suma de los "valores delos actos", pero es m odificable.

%IVA retenido

%ISR retenido

Indica el porcentaje que se aplicar á automáticamente a los m ontos de IVA e ISR Retenido, esto evita

capturar manualmente los montos según sea la tasa indicada.

Cuando se realice una modificación los campos de % de IVA Ret y % de ISR Ret no se visualizar án,

sin embargo los montos de retención si ser án editables .





TOTALES Total de valores de los actos = Suma de todas las cantidades definidas en valores de los actos

Total del IVA Trasladado = Suma del IVA al 15% + IVA al 10%. IVA Retenido = Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transacci ón, este dato lo

deber ás alimentar manualmente.

Otras retenciones (cuando el par ámetro Montos incluyen IVA este Activado )= Monto de la operación

– Total de valor de los actos + IVA Trasladado – IVA Retenido.

Total Es la sum a de los totales de los m ontos del impuesto, es decir:

Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado – IVA Retenido – Otras retenciones.

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Definición del periodo de acumulación de Ingresos

Acceso

l Menú Archivos, Operaciones con terceros /IETU, Acumulación de Ingresos IETU

Qué es

Esta consulta mues tra la información de los ingresos efectivamente cobrados indicando el periodo en que s er á reportado al SAT. Cua

se captura un ingreso gravable para IETU, queda definido automáticamente el periodo a reportar en el mes de trabajo en el que se dioalta pero el s istema tiene la flexibilidad de modificar manualmente este periodo.

Manejo

Para que puedas identificar de m anera inmediata los ingresos registrados como devoluciones, en la consulta "Acumulación de Ingres

IETU" y en los reportes "Ingresos IETU e IVA trasladado", los montos que corresponden a estos movimientos se mostraran con signo

negativo. Sin embargo al consultar el detalle de cada movimiento los montos se ver án tal y como fueron capturados, es decir, sin el sig

negativo.

Definición del perí odo de causación

Cuando se captura o se registra una operación con IETU, queda definido automáticamente el periodo a reportar IETU en el mestrabajo en el que se efectuó, sólo deber ás definir manualmente el periodo a reportar para las operaciones que no apliquen en

periodo.

Para poder definir el per íodo de causación selecciona el registro o campo a definir y haciendo clic escribe el campo fecha del per íodocausación escribe o indica el per íodo de causación del IVA.

Con el botón podr ás indicar la fecha del per íodo mediante el calendario que se despliega.


También podr ás definir el per íodo de causación con el menú flotante opción Definir perí odo de causación, podr ás definir la fe

indicándolo dentro del campo o con el calendario haciendo clic sobre la flecha .

Por omisión el formato del campo ser á mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el año, sin em bargo podr ás ingresar fechas con o

7/15/2019 Manual COI 5.7


formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo número, por ejemplo 04, el sistema lo tomar á com

cuarto mes que corresponde al mes de abril.

La consulta permite seleccionar más de un registro mediante la tecla Shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la selección haz

sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A.

Para filtrar la consulta podr ás hacerlo con la tecla de función F5.

La ventana también cuenta con menú flotante:

Filtrar operaciones

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La información que se mues tra es la s iguiente:

l Tipo de póliza

l Número de póliza de COI

l Ingreso gravable

l Número de cuenta

l Descripción

l Periodo reporta IETU

l Total ingreso gravable


Temas relacionados


Botón Descripción

Se despliega la ventana de operaciones donde podr ás consultar el detalle de captura de operaciones con

IETU. También tienes la opción de desplegar esta ventana con la opción Consultar operación que se

encuentra en el m enú flotante, doble clic sobre el regis tro o con las teclas Alt+BkSp.

Desglose de ingresos

Este botón elimina la operación con IETU seleccionada.

Filtra la información de acuerdo a lo requerido.Filtrar operaciones


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TIPOS DE PÓLIZAS

Temas relacionados

Pólizas modelo

Consulta de pólizas Folio único de pólizas

Folio inicial de pólizas

Copiar póliza de otro per íodo

Acceso

l Menú Configuración, Par ámetros del sistema, Carpeta Pólizas, puedes definir los tipos de póliza que sean necesarios en

empresa.

Qué es

l

Dentro del sis tema puedes m anejar hasta 12 diferentes tipos de pólizas.l Por omisión, el s istema presenta los 3 tipos más usados: Póliza de Diario (Dr), Póliza de Ingresos (Ig), Póliza de Egresos (E

Además podr ás añadir otras clasificaciones en los espacios correspondientes, para clasificar las pólizas de acuerdo a

necesidades.

l Recuerda que no se podr án eliminar los tipos de pólizas mientras existan p lizas con este tipo en el per íodo.

NotaAdicionalmente a es tos tipos de póliza, puedes generar pólizas m odelo, que son pólizas que se pueden utilizar para contabilizar la póen repetidas ocasiones y que agilizan la captura de tus documentos.

Pólizas modelo

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Catálogo de Pólizas

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas


Qué es

En este catálogo se encuentran las pólizas y todas sus caracter ísticas, por omisión el sistema muestra información del Tipo de pól

Número, Fecha, Concepto o descripción de la póliza, los atributos Auditada o Contabilizada; sin embargo tú puedes personaliza

catálogo ocultando o mostrando las columnas según tus necesidades.

Ver: Personalización de consultas

Desde la ventana de consulta podr ás:

l Exportar y copiar tu información de una manera más f ácil.

l Filtrar, restaurar y hacer la búsqueda de pólizas.

l Realizar un copiado y pegado de pólizas.

Manejo

Esta ventana consta de tres partes:

1. Cuentas con un módulo donde te mos trar á los tipos de póliza dados de alta en los par ámetros de la empresa.

2. Además cuentas con un módulo, el cual por omisión presenta información sobre el Tipo de póliza, Número, Fecha

elaboración, Concepto de la póliza; así como sus atributos; es decir si están o no auditadas y/o contabilizadas; sin embapodr ás personalizar dichas columnas de tal forma que el catálogo mues tre la información de acuerdo a tus necesidades

3. Se tiene disponible un módulo en el cual se muestra el detalle de la póliza; es decir al posicionarte sobre una póliza, en dimódulo se mostrar án los movimientos o partidas que se registraron en la misma. Estas partidas contienen información co

número de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida, movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de montos de las partidas.

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En la parte inferior s e presentan las pes tañas correspondientes a los meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consver ás las pólizas correspondientes a ese per íodo de trabajo.

Nota


l Tipo de póliza

l Número de póliza

l Fecha de elaboración

l Concepto de póliza

l Auditada

l Contabilizada


Personalización de consultas


Te permite Agregar una póliza.

Este botón te permite Modificar la póliza en el s istema.

Permite Dar de baja pólizas capturadas anteriormente.

Esta opción te permitir á Copiar pólizas dentro de la consulta de pólizas.

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Temas relacionados

Agregar una póliza

Modifica una póliza

Elimina pólizas



Esta opción te permitir á Pegar pólizas dentro de la consulta de pólizas.


Activa o desactiva el Filtro que tienes aplicado en la consulta.



Imprime la consulta de pólizas.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de pólizas; podr ásmodificar la presentación del mis mo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema.




Envía y publica en tu espacio de hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con

anterioridad.

Exporta las consultas a formato Palm®.

Podr ás Asociar documentos de otros s istemas .

Este botón sirve para consultar o modificar la captura de operaciones con terceros.

Nota:En caso que una partida tenga una cuenta que no está definida como cuenta para trabajar con terceros, al

hacer clic sobre el botón el sis tema te lo indicar á y te sugerir á si quieres agregarla.

Cuentas con operaciones de terceros

7/15/2019 Manual COI 5.7


Agregar una póliza

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins

l Desde la consulta de pólizas, botón


Qué

esl Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente es tos movimientos s e afec

automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos m ovimientos podr ás consultarlos también en la consu

del catálogo de cuentas.

Manejo

l El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:

1. Abre el catálogo que se indica y ejecuta la opción de agregar .

2. Anota la información que se solicita en los campos.

3. Graba la póliza con la tecla F3 o con el botón .

Botones de la ventana de captura

Al dar de alta una póliza, el sistema cuenta con varias posibilidades que te facilitar án tu trabajo, para más información consulta e

tema: Botones de la ventana de captura de pólizas

Campo Descripción

Tipo Deber ás elegir el tipo de póliza que se agregar á; ésta puede ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr) o según

tipos de póliza definidos en los par ámetros.

Número Capturable: Si tienes inhibida la opción de folio secuencial y/o único en tus par ámetros, podr ás indicar el número

póliza que quieras.

No-Capturable: La numeración de las pólizas se dar á en forma consecutiva y automática si tienes activados

par ámetros de folio secuencial.


Fecha Deber ás capturar la fecha del movimiento que estés realizando; el sistema te da por omisión la fecha del día en q

estás trabajando y sólo acepta fechas del m es de trabajo. Con el botón o la tecla de función F2, se desplegar ácalendario para que selecciones la fecha de la póliza a capturar.

Calendario

Concepto Podr ás capturar la razón o descripción de la póliza que se efectuar á.

Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegar á el catálogo de conceptos de pólizas, de tal forma q

puedas seleccionar el concepto o descripción de la póliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botón

la tecla F6 podr ás agregar conceptos de pólizas al catálogo, el cual, al momento de darse de alta quedar á refleja

dentro del campo Concepto.Tecla de ayuda F2

NotaLo anotado o seleccionado en este campo, se desplegar á en la columna "Concepto del movimiento".Conceptos de pólizas

Columnas

No. Cuenta Deber ás anotar el número de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quiera

seleccionarla.

NotaSi la cuenta que estás utilizando en la captura de tu póliza tiene as ignada una cuenta contrapartida, automáticamenteagregar á una partida con dicha cuenta y se le asignar á el monto capturado en la cuenta que le da origen.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Puedes ayudarte de la tecla F2 para desplegar el catálogo de cuentas y realizar una búsqueda de la cuenta.

La búsqueda para este campo en particular se puede escribir parte de la cuenta o parte de la descripci ón de la cue

sobre el campo No.Cuenta, enseguida la tecla F2 para que busque las cuentas que cumplan con lo tecleado en

campo.

En este ejemplo de la imagen, al teclear la palabra "almacen" sin acento el sistema te despliega las cuentas cu

descripción contenga la palabra "almacen" ya sea Mayúscula o minúscula o combinada, si la palabra s e le pone ace

el resultado desplegar á las cuentas con descripción con la palabra acentuada y no lo contrario. Si escribes 1120sistema desplegar á en la ventana de Catálogo de cuentas todas las cuentas que comiencen con 1120.

Departamento Deber ás anotar el número del departamento que originó el movimiento.

El campo estar á disponible s i tienes activo el par ámetro Manejo de departamentos, y para indicar algún valor en di

campo, es necesario que también se tengan definidas cuentas departamentales.

Mediante la tecla F2 podr ás desplegar los departamentos asociados a la cuenta y para consultar todos

departamentos dados de alta con Shift +F2.Tecla de ayuda F2

Concepto delmovimiento

Podr ás capturar la razón del movimiento que se efectuar á. Por omisión se muestra la descripción proporcionada en

campo "Concepto de la póliza".

Nota

Puedes desplegar el diálogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botón , haciendo clic sobr

campo u oprimiendo la combinación de teclas ALT+Enter.

En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podr á tomar el concepto del movimiento de la part

anterior utilizando la tecla F2. Para la primera partida se tomar á la descripción del campo Concepto.

Tipo de cambio Se presenta el tipo de cambio de la moneda usada por la cuenta, si en el hist rico hay un tipo de cambio para la fec

en la que se está elaborando la p liza, el sistema lo propone, de lo contrario se propone el tipo de cambio inmedi

anterior a la fecha en la que se esté registrando la póliza, de no existir ningún tipo de cambio por omisión se propon

el valor 1.

Ejemplo: Si se tiene capturado un tipo de cambio para el 6 y 10 de algún mes, y la fecha de la póliza es 8, el sis tepropone el tipo de cambio del d ía 6.

Mediante e l botón o presionando la tecla F2,se despliega la ventana de Histórico de tipos de cambio, con el fin

seleccionar el tipo de cambio con el que s e generar á el movimiento.

Este campo estar á disponible cuando se Manejen multimoneda.

DEBE Deber ás anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptar á hasta 15 números entre entero

decimales; para desplegar la Calculadora dentro de es te campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón .

NotaSi en par ámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas", por ca

partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automáticamente se realizar áconversión a moneda base.

Al capturar una cantidad con decim ales sólo se tomar án y/o redondear án las primeras cinco posiciones de decimale


HABER Deber ás anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptar á hasta 15 números entre entero

decimales; para desplegar la Calculadora dentro de es te campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón .

Nota

Si en par ámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas", por capartida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automáticamente se realizar á

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Temas relacionados

Modificar Póliza

Póliza modelo


conversión a moneda base.

Al capturar una cantidad con decim ales sólo se tomar án y/o redondear án las primeras cinco posiciones de decimale


Notas:

l Recuerda que sólo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la feccorresponda al mes que estás trabajando. Si la fecha pertenece a otro per íodo no la aceptar á.

l Sólo se propondr á el tipo de cambio de la cuenta, cuando ésta maneje multimoneda y esté definido en Par ámetros generales


Repercusiones

Si el sistema se encuentra configurado para la contabilización en línea, al grabar la póliza se afectar án los saldos de aquellas cuen

que estén involucradas. De lo contrario sólo quedar á registrada la póliza, pero sin afectar los saldos de las cuentas, los cuales

actualizar án hasta que ejecutes el proceso de contabilización.


La cuenta debe ser de detalle. Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que sea únicamente de detalle.

La cuenta no existe. ¿Deseadarla de alta?

Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo, en caso de

contestar afirmativamente, se presentar á la ventana de captura del Catálogo de cuentas.

Agregar cuentas

Número de departamentoinválido.

La cuenta que ha seleccionado requiere un departamento que esté registrado en el

catálogo correspondiente. El número de departamento no ha sido dado de alta.


Las sumas no cuadran. Las sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debesanotar los importes correctos.

Sólo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber.

Si no cuadra y necesitas revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla

temporalmente como póliza modelo. Después cuando hayas corregido la información,

puedes incluirla dentro del Archivo de pólizas y contabilizarla sin problemas.

El sistema no te permite grabarla póliza.

La póliza no tiene partidas, ni movimientos, ni número de póliza y/o las sumas no

cuadran.

La póliza ya fue dada de alta. Anotaste un número repetido de algún tipo de póliza.

La cuenta es de activos, serecomienda dar de alta losactivos donde se propondrá lapóliza. ¿Desea continuarcapturando la póliza?

Este mensaje se muestra cuando se indicó una cuenta de activos, se sugiere que

primero se de alta los activos para luego generar la póliza correspondiente.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Modificar póliza

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas (posicionarse en la póliza a cambiar)/ Menú Edición , Modificar o Alt + BkSp

l Desde la consulta de Pólizas, hacer doble clic sobre la póliza a cambiar.

l Desde la consulta de pólizas, pos icionarse sobre el registro, oprimir el botón

l Menú Archivos, Catálogo de cuentas y Catálogo de cuentas departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos

póliza, botón


Qué es

Por medio de esta función se realizar án cambios a las pólizas ya capturadas, y automáticamente afectar án las correcciones a

auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.

Manejo

El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:

1. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de modificar .

2. Anota la información que quieras cambiar.

3. Graba la póliza con la tecla F3 o con el botón

La ventana de captura, te permite usar varias alternativas para m odificar las pólizas usando diversos botones (ver Botones de la vent

de captura de pólizas).

Campo Descripción

Tipo de póliza Campo informativo. Muestra el tipo de póliza que se gener ó.

Número de póliza Campo informativo. Muestra el número de póliza con el que se gener ó; además no podr ás modificarlo

ya que e l número de póliza es cons ecutivo y podr ías duplicar una póliza.

Fecha Puedes cambiar la fecha del movimiento siempre y cuando pertenezca al per íodo de trabajo.

Concepto Podr ás capturar la razón o descripción de la póliza que se efectuar á. Así mismo, puedes modificar en

forma parcial o total el concepto de la póliza.

Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegar á el catálogo de conceptos de pólizas, de tal

forma que puedas seleccionar el concepto o descripción de la póliza a registrar. Dentro de esta

ventana mediante el botón o la tecla F6 podr ás agregar conceptos de pólizas al catálogo, el cual,

al mom ento de darse de alta quedar á reflejado dentro del campo Concepto.

Tecla de ayuda F2

Conceptos de pólizas / Agregar

No. decuenta

Puedes cambiar el número de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la

que quieras y seleccionarla.

Nota

En este campo al dar clic al botón , se desplegar á la cuenta que se indica en la partida, si se

quiere desplegar todas las cuentas, deber ás restaurar la consulta del catálogo de cuentas con el

7/15/2019 Manual COI 5.7



botón o con la tecla de función F6.

Departamento Puedes cambiar el Número del departamento que originó el m ovimiento.

Mediante la tecla F2 podr ás desplegar los departamentos asociados a la cuenta, y para consultar

todos los departamentos dados de alta con Shift +F2.

Concepto delmovimiento

Muestra la descripción del concepto del movimiento.

Nota

Puedes desplegar el diálogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botón ,

haciendo clic sobre el campo u oprimiendo la combinación de teclas ALT+Enter.

En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podr á tomar el concepto del movimientode la partida anterior utilizando la tecla F2.

Tipo de cambio Se muestra el tipo de cambio con el que fue registrada la partida de la p liza, dependiendo la moneda

usada por la cuenta.

Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la ventana de Histórico de tipos de

cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se modificar á el m ovimiento.

Este campo estar á disponible cuando se Maneje multimoneda.

DEBE Deber ás anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptar á hasta 15 números

entre enteros y decimales; para des plegar la Calculadora dentro de es te campo presiona las teclas

F2, SHIFT F2 o el botón .

NotaSi en par ámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de

pólizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo,

automáticamente se realizar á la conversión a moneda base.

Al capturar una cantidad con decim ales sólo se tomar án y/o redondear án las primeras cinco

posiciones de decimales.


Para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona la tecla F2, SHIFT+F2 o el botón .

HABER Podr ás modificar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptar á hasta 15 números

entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de es te campo presiona las teclas F2,

SHIFT F2 o el botón .

Nota

Si en par ámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura depólizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo,

automáticamente se realizar á la conversión a moneda base.

Al capturar una cantidad con decim ales sólo se tomar án y/o redondear án las primeras cinco

posiciones de decimales.


Nota:Puedes modificar una póliza independientemente de si es tás utilizando el par ámetro de Contabilizar en línea.

Si modificas pólizas de m eses anteriores al de trabajo, ser á necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, ya que este proc

tiene por objeto actualizar los saldos iniciales de los meses subsecuentes a aquél donde se efectúa el cambio.

RepercusionesSi tus pólizas son contabilizadas en el momento de registrarse, al hacer cualquier corrección, el saldo de las cuentas afectadas s

actualizado.




Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo, en caso decontestar afirmativamente, se presentar á la ventana de captura del Catálogo de cuentas.

Agregar cuentas


La cuenta que ha seleccionado requiere un departamento que esté registrado en el

catálogo correspondiente. El número de departamento no ha sido dado de alta. Agregar departamentos

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Temas relacionados

Póliza modelo



Las sumas no cuadran. Las sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes

anotar los importes correctos.

Sólo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber.

Si no cuadra y necesitas revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla

temporalmente como póliza modelo. Después cuando hayas corregido la información,puedes incluirla dentro del Archivo de pólizas y contabilizarla sin problemas.

El sistema no te permite grabarla póliza.

La póliza no tiene partidas, ni movimientos, ni número de póliza y/o las sumas no

cuadran.

La póliza ya fue dada de alta. Anotaste un número repetido de algún tipo de póliza.

La cuenta es de activos, serecomienda dar de alta losactivos donde se propondrá lapóliza. ¿Desea continuarcapturando la póliza?

Este mensaje se muestra cuando se indicó una cuenta de activos, se sugiere que

primero se de alta los activos para luego generar la póliza correspondiente.

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Eliminar pólizas

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas (elegir la póliza a borrar)/ Menú Edición, opción elim inar o Alt + Del

l Desde la consulta de pólizas, elegir la póliza a borrar y oprimir el botón

Qué

esl Este proceso permite dar de baja pólizas capturadas anteriormente, esto afectar á las cuentas que integraron la póliza.

l Dentro de este proceso deber ás seleccionar la póliza que quieres dar de baja en el catálogo de pólizas, aparecer á un mens

que dir á: ¿Está seguro que desea eliminar la póliza (tipo y número)?, con las opciones Sí y No. Si decides afirmativamente

póliza se borrar á inmediatamente.

Repercusiones

l Al eliminar la póliza, no se afectar á la numeración subsecuente de las demás pólizas.

Nota: Si eliminas pólizas de m eses anteriores, ser á necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, que actualizar á los saldos

los meses subsecuentes a aquellas cuentas donde se efectúo el cambio.

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Buscar pólizas

La búsqueda de pólizas en el catálogo tiene dos formas:


Qué es

l Para localizar una póliza por columna, basta con que te coloques en algún registro de la columna que te interese, ya sea de T

Número, Fecha, Concepto, etc.

l Ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda de acuerdo a la descripción del concepto Depósito en cue

bancaria Bital. Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna Concepto, comienza a escribir la palabra

sis tema comenzar á a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra; es decir, com ienza a verificar desde la prim era lehasta que encuentre el nombre que es tés buscando.


Acceso

l Menú Archivos , Pólizas/ Menú Ver, opción Buscar o F3


Qué es



Para mayor información dir ígete al tema de Buscar

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Copiado y pegado de pólizas

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Copiar o Pegar, Ctrl+Ins o Shift+Ins

l Desde el catálogo de Pólizas, oprimir el botón (copiar), (pegar).

Qué

es

Esta opción permitir á copiar y pegar pólizas dentro del catálogo con el fin de utilizar las pólizas previamente dadas de alta, ya sea en

mismo o en otro per íodo.

Manejo

El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar una póliza es el s iguiente:

1. Posiciónate sobre la póliza a copiar y selecciona el botón .

2. Ubícate en el per íodo donde s e va a pegar la póliza.

3. Luego selecciona el botón

4. El sistema te preguntar á si deseas editar la póliza antes de pegarla, si tu repuesta es "S í" se mos trar á la ventana de captura

pólizas, s i tu respuesta es "No" se copiar á la póliza tal y como fue registrada y para que no se realice el proceso selecciona

botón "Cancelar".

5. Posteriormente, podr ás editar la póliza.

El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar varias pólizas es el siguiente:

1. Selecciona las pólizas que quieres copiar y oprime el botón . Para seleccionar varias pólizas consecutivas oprime la teShift + el rat n o flecha abajo/arriba, por el contrario si tu selección es aleatoria oprime la tecla "CTRL" y sin dejar de oprimi

selecciona con ayuda del ratón las p lizas a copiar.

2. Ubícate en el per íodo donde se van a pegar las pólizas.

3. Luego selecciona el botón

4. El sistema te advierte de que vas a pegar varias pólizas, si tu respuesta es "No" se cancela el proceso de copiado y pegado, de

contrario el sis tema comienza el pegado de cada póliza.

Si al pegar una póliza está coincide, en número de póliza, con otra por estar en el mismo per íodo, el número de póliza que se

asignar á ser á el siguiente al último generado, tomando en cuenta el tipo de póliza que se esté manejando.

5. Posteriormente, podr ás editar las pólizas.

Nota

Al copiar y pegar una póliza se conservar án las caracter ísticas con las que fue dada de alta, sólo se modificar á el número de la póadquiriendo un número cons ecutivo, es decir, el número s iguiente a la última póliza dada de alta en el catálogo de pólizas.

Es importante mencionar que el número consecutivo que s e va asignando a las p lizas es por per íodo de trabajo, es decir, en el m isper íodo no se va a poder repetir un número; s in embargo en otro per íodo de trabajo puede ser posible tener una póliza del m ismo tip

número que un per íodo anterior o posterior, debido a que es to depende de los números iniciales que especifiques en el per íodo,

acuerdo a la opción que tengas activada ya sea número secuencial y/o folio único (especificado en los par ámetros del sis tema/ Núm

secuencial y Folio único).

Captura del folio único de pólizas

Captura del folio inicial de pólizas

Si no estás trabajando con la Configuración "Número secuencial" dentro de la captura de pólizas, el sistema te permite copiar y pe

una sola póliza y en es te caso se abrir á el detalle de la mism a para que proporciones el folio que le corresponda.

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Emite una póliza

Acceso

l Desde agregar o m odificar una póliza, con el botón


Qué es

Puedes emitir (obtener la impresión) de una póliza al momento de darla de alta, modificarla o consultarla.

Manejo


1. Desde el catálogo de pólizas ejecuta el proceso de Agregar o Modificar póliza.

2. En el detalle de la póliza con el botón indica el nombre del formato, por omis ión es EMIPZW.FTO, y anota el número

copias a imprimir.

3. Si s e es tá modificando una póliza, realiza los cambios correspondientes y enseguida emite la póliza con el botón .

4. Para el caso de las pólizas auditadas también podr ás em itirlas con el botón .

El formato para la impresión y contenido de este reporte puede ser modificado al editar cualquiera de los archivos: EMIPZDW.FEMIPZDW2.FTO, EMIPZDWL.FTO, EMIPZMSA.FTO, EMIPZW.FTO, EMIPZW2.FTO, EMIPZWL.FTO. Para comprender el procedimient

repercusiones de es to, dir ígete al Editor de formatos.

Editor de formatos

Campo Descripción

Ruta Selecciona el directorio donde se localiza el archivo con el formato para imprimir la póliza.

Nombre delformato

Al momento de s eleccionar la ruta donde se encuentre el formato a emplear para la em is ión de la póliza

se indicar á el nombre, en caso de anotar el nombre y no coincidir con la ruta del formato, el sistema

enviar á un mensaje para que se proporcione correctamente la ruta.Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder emitir la póliza con el formato que deseas.

Número de copias Indica el número de copias que deseas s e emitan de la póliza. Puedes emitir hasta 999 copias.


Editar formato Permite modificar el formato del reporte para poder imprimir la información que te interesa.

Si no has indicado desde Aplicaciones asociadas el editor de tu preferencia, el sistema no te permitir á

editar en ese momento el formato. Aplicaciones Asociadas

Nota

Ahora el sistema te perm ite capturar un concepto por partida mayor a los 30 caracteres, por lo que se te recom ienda que antes imprimir tu póliza verifiques desde Presentación preliminar cómo quedar á tu información, ya que de ser necesario tendr ás que ajus

los formatos para que obtengas correctamente la información impresa.

Por ejemplo: Si vas a utilizar el formato Em ipzw.fto lo que tendr ás que modificar ser á la siguiente línea:

Com>>>…Inicia la Impresión de la Póliza…>>>

Encabezado

Inicia PAR

Si <95>>23 Este número es el que tendr ás que modificar, su función es indicar cuántas partidas s e van imprimir por página.

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La modificación la podr ás efectuar desde la opción Editar formato.

ImportanteDependiendo del formato ser án las adecuaciones que tendr ás que realizar.


No imprime la

póliza.

Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para

comprobar si la impresora a utilizar está definida adecuadamente, ingresa a la opción Especificar impresora y comprueba si el dispos itivo es el correcto.


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Copiar póliza de otro perí odo

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar, con el botón (Copiar póliza de otro per íodo)

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar/ Menú Edición, Copiar póliza desde.


Qué

es

Esta herramienta está diseñada para que copies pólizas que fueron capturadas en diferentes per íodos de tu base de datos. Pue

copiarlas de cualquier per íodo excepto las que correspondan al mismo per íodo en el que estás ubicado. Las p lizas que copies tend

como fecha la que corresponda al per íodo de trabajo.

Manejo de la función de copiar póliza de otro perí odo.

1. Una vez que se ha ingresado a esta opción se presentar á la siguiente ventana:

2. Selecciona el per íodo de donde tomar ás la póliza a copiar, luego te desplegar á la lista de las pólizas realizadas en ese per íoBastar á con darle doble clic o pres ionar la tecla Enter.

3. La póliza se integrar á al catálogo de pólizas con el botón

Nota:

Sólo aquellas personas que tengan activado en el m ódulo de Perfiles del usuario la opción "Copiar póliza de otro per íodo", pod

realizar este proceso.


Archivo de perí odo actual Estás seleccionando el archivo de pólizas del mismo per íodo en el que te encuentras.

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Auditar póliza

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas, doble clic o enter sobre la póliza a modificar, con el botón

l Menú Edición, Auditar Póliza, sólo si está abierta la póliza que s e desea auditar.

Temas relacionados

Agregar una póliza


Qué

es

Esta herramienta está diseñada para que el contador o auditor verifique las p lizas y las m arque como auditadas, para evitar que pued

ser m odificadas pos teriormente.

Manejo

l Cuando estás modificando la póliza, sólo deber ás seleccionar el botón ubicado en la barra de herramientas, para que

póliza sea auditada. En la consulta de las pólizas se indicar á en la columna "Auditada" si la póliza se encuentra auditada o no.

l Si el botón está presionado indica que la póliza ha sido auditada, y sólo debe ser modificada por el administrador. Pueddeshabilitar esta opción para posteriormente modificarla; se recomienda no realizar este proceso posteriormente debido a q

se ven afectados los saldos de las cuentas involucradas.

l Aquellos usuarios que no tengan derechos para modificar una póliza que ya está auditada, el botón correspondiente a e

opción estar á deshabilitado.

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Filtrar pólizas

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Ver, opción Filtrar o F5

l Desde la consulta de pólizas, oprimir el botón

Qué es

Esta función te permite ver dentro del catálogo sólo las pólizas que cumplan con las caracter ísticas indicadas.


Problema / Solución

Campo Descripción

Tipo de póliza Selecciona el tipo de póliza que deseas filtrar, entre las siguientes opciones: Todos (incluir á todos los

tipos de pólizas que existan), Ig (ingresos), Eg (egresos), Dr (diario) y todas aquéllas que hayas

definido.

Pólizas Puedes indicarle que haga el filtrado para todas o por rango. Si marcaste por rango, selecciona el

rango de números de pólizas que quieras consultar.

Fecha Te permite ver en pantalla (filtrar) las pólizas registradas en una fecha determinada, selecciona elrango de fechas a considerar.

Atributos Puedes filtrar las pólizas con más detalle seleccionándolas por m edio del atributo que tengan:

Contabilizadas .- Son aquellas pólizas que ya afectaron en la contabilidad. Este proceso es el quecomúnmente se conoce como grabar (contabilizar póliza). Una póliza ser á contabilizada, cuando en los

par ámetros del sis tema esté activado el cam po "Contabilizar en línea", si no está activado dicho campo

la póliza se grabar á con estatus de No Contabilizada.

No contabilizadas.- Este atributo se obtiene cuando el sistema no está trabajando con el par ámetro

"Contabilizar en línea", por lo que al grabar la póliza no se contabiliza. Posteriormente podr ás

contabilizarlas desde el proceso Contabilización. También se mostrar án las pólizas que sean

grabadas como pendientes.

Pendientes.- La póliza tiene estatus de pendiente, cuando la póliza es grabada automáticamente conla cuenta de cuadre, definida en Par ámetros del sistema / Pólizas. Para diferenciar una póliza conestatus de Pendiente, desde el catálogo se observar á en color rojo.

No pendientes.- Son aquellas pólizas que al momento de grabarlas, no utilizaron la cuenta de cuadre

definida en Par ámetros del sistema.

Auditadas.- Indica el estado de las pólizas que ya están revisadas por el auditor, y por lo tanto no

podr án ser modificadas.

No auditadas.- Estado en que donde las pólizas todavía no han sido revisadas por el auditor de la

empresa. Auditar póliza


No aparecedesplegadaninguna póliza.

No localizó el registro que cumplía con las caracter ísticas que especificaste. Revisa que los campos

indicados en el filtro, sean los correctos. Tal vez la p liza que deseas consultar ya fue eliminada.

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Contabiliza una póliza

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar con el botón

l Menú Archivos, Pólizas modelo, con el botón


Tema relacionado

Contabilización

Qué es

Cuando necesites que una póliza modelo ya sea considerada en tu contabilidad, debes realizar el siguiente proceso:

1. Selecciona del Menú Archivos, la opción Pólizas Modelo

2. Modifica una póliza pódelo con el botón

3. Graba la póliza con el botón

Si tienes configurado el sistema para Contabilizar en l ínea, la póliza quedar á contabilizada al momento de grabarla; de no ser as

grabar la póliza ésta quedar á registrada en el Catálogo de pólizas pero no afectar á los saldos de las cuentas involucradas hasta q

ejecutes el proceso de Contabilización.

Recomendación

Se recomienda que el nombre de los archivos de pólizas contengan la terminaci n .POL; de esta manera te ser á f ácilmente identificarAdemás, si estás manejando varias empresas, ser á conveniente que indiques en el nombre de la póliza a cuál empresa pertenece;

ejemplo, si estás elaborando la póliza modelo de depreciación de la empresa 2, el nombre podr ía ser DEPRE02.POL.




Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo; en caso de contes

afirmativamente, se presentar á la ventana de captura del Catálogo de cuentas.

Agregar cuentas

Es necesario indicar un númerode departamento.

La cuenta que se afecta está configurada como cuenta departamental, y no se le asignó un núm

de departamento al momento de capturar la póliza.

Par ámetros de pólizas


El número de departamento no ha sido dado de alta.

El sis tema no te permite grabar lapóliza.

La póliza no tiene partidas, ni movimientos , ni número de póliza o la sum a de los saldos no cuadr

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Pólizas modelo

Temas relacionados

Grabar póliza modelo

Modificar póliza modelo

Enviar pólizas modelo por correo

Recepción y Envío de pólizas modelo

Qué es

Las pólizas modelo son pólizas que se graban en un archivo independiente al Catálogo de pólizas con la extensión *.POL. De e

forma, podr ás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al momento de

captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren m odificaciones substanciales en su conten

y que se deben aplicar de forma repetitiva.Debido a los procesos de redondeo en la generación de pólizas modelo, en ocasiones el total de cargos y el total de abonos var ían

centavos, en cuyo caso es necesario que ajus tes la diferencia manualmente.

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Recepción y enví o de pólizas modelo

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas Modelo


Manejo

Qué es

Desde este módulo se podr á tener un manejo eficiente de las pólizas modelo, de tal forma que puedas consultar las pólizas mod

grabadas, así como organizar y/o almacenar las pólizas recibidas vía correo electr ónico y clasificarlas por sistema. Adicionalme

podr ás: contabilizarlas, enviarlas vía correo electr nico, as í como la obtención de una vista previa del contenido de cada una de

pólizas, sin tener que abrirlas.

Este módulo actuar á como un visor, es decir, el programa encargado de la recepci ón y envío por correo electr ónico, ser ápredeterminado en tu máquina, como puede ser Microsoft Outlook, etc. Los correos se almacenar án en este módulo de recepcióenvío, pero también los podr ás consultar desde tu programa de correo predeterminado.

Las pólizas modelo que lleguen a Aspel - COI vía correo son organizadas y/o clasificadas por sistema, también se organizan las que

llegan por correo, observándolas en la lista de todas las pólizas puedes clasificarlas por s istema a través del menú flotante.

Nota:Se recomienda usar para la recepción y envío de pólizas modelo los programas de correo electr ónico Outlook, Outlook 2000 y Outl

Express.

Todas: En este apartado podr ás consultar las pólizas modelo que se encuentren grabadas en el directorio de trabTambién es posible consultar las pólizas modelo de otro directorio, siempre y cuando se indique la ruta en el cam

"Directorio".

Se muestra el detalle de la póliza seleccionada:

l Póliza. Nombre de la póliza.

l Fecha.Fecha en que se gener ó la póliza.

Por sistema: Los nodos o carpetas que aquí se muestran, representan cada sistema de la l ínea Aspel que gene

pólizas modelo y se mues tran con su icono correspondiente, esto con el fin de poder ordenar las pólizas por s istema.

Si el Asunto del correo se arma sólo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomar á como si fuera de Aspel - COI y lo clasi

como tal y al momento de recibir un correo

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Botones del módulo de pólizas modelo

Una vez clasi ficados, la póliza en la columna Enviado por tomar á el nombre de acuerdo al sistema al que se clasifico:

Sistema Subject o Asunto

Aspel - SAE [ASPMSAE]USUARIO

Aspel - COI [ASPMCOI]USUARIO

Aspel - NOI [ASPMNOI]USUARIO

Aspel - CAJ A [ASPMCAJA]USUARIO

Todas ellas deben ir encerradas entre corchetes: [PREFIJO+NOMBREDESISTEMA]USUARIO

Al seleccionar alguno de los iconos de los sistemas, se mues tran los datos de las pólizas como:

Póliza. Nombre de la póliza.

Enviado por. Sistema por el que fue generada la póliza, asunto del correo electr ónico.

Cuando la póliza modelo es clasificada por el usuario es decir, no fue recibida por correo electr ónico, esta columna se armar ála leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que se clasificó, ejemplo: "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que

clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Esto con el fin de que puedas diferenciar entre

pólizas recibidas vía correo electr ónico y las que fueron clasificadas por tí.Fecha.Ésta es tomada del servidor de correo de donde se envió la póliza, fecha de envío del correo.

Ver: Descripción de los campos.

Notas

Cabe m encionar que la clasificación por s istema se realiza por per íodo, es decir, cuando se crea el siguiente per íodo de trab

todas aquellas pólizas que es tán clasificadas por sistema no se presentar án en la opción correspondiente, sino que las podencontrar en la opción Todas.

Cuando la póliza no es recibida por correo electr ónico pero es clasificada por sis tema, la fecha del archivo se tomar á como

fecha de envío.

Correos nuevos: La función principal de este proceso es obtener mediante el correo predeterminado, las pólizas enviadas

correo electr ónico, esto se realiza de la siguiente manera:

l El sistema te pedir á la contraseña de correo para el usuario configurado, lo que es lo mismo la contraseña p

conectarse al servidor de tu empresa y obtener tus correos.

La contraseña se s olicitar á siempre y cuando en el programa de correo predeterminado, as í se haya configurado.

l Mediante el programa de correo, se obtienen (se bajan), se identifican y se muestran los correos nuevos para Aspel - CO

Observaciones

Es importante que tomes en cuenta que se obtendr án todos los correos que se encuentren en el servidor de tu proveedor

Internet (servidor de tu empresa), pero sólo podr ás consultar desde este módulo aquéllos que en su descripción o asunto teng

leyenda ASPMCOI o en su caso ASPMSAE, ASPMNOI o ASPMCAJ A, dependiendo del sis tema que lo envíe. Si el Asunto del cor

se arma sólo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomar á como s i fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal.

Los correos deben contener un archivo tipo póliza (Pol, etc.) de lo contrario no se bajar á, ya que este proceso verifica que

contenido del archivo sea el correcto.

También deber ás tomar en cuenta que si te mandan una póliza modelo por correo y ésta es recibida con cualquier programa

correo (Outlook), mientras no sea leída, Aspel - COI la va a detectar como nueva y la mostrar á.

Los correos también podr án ser consultados des de el programa de correo en el que fueron recibidos.

Botón Función

Con este botón podr ás agregar una póliza desde el módulo de pólizas modelo.

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Campos del módulo

Nota:

Es importante mencionar que para aquellos archivos que no sean del formato requerido, las opciones como Contabilizar póliza, notas, Enviar póliza, etc., no es tar án disponibles.

Este botón si rve para abrir la póliza y poder modificar alguna partida u otra información.

Este botón despliega la ventana de captura de la póliza con el fin de contabilizar la póliza, para esto utiliza el

botón .

Este proceso también se podr á llevar a cabo oprimiendo doble clic sobre la p liza modelo, o menú flotante

opción contabilizar pólizas.

Con este botón envías por correo electr ónico la póliza modelo seleccionada, desplegando el programa de

correo predeterminado en tu PC. Indica la dirección del des tinatario, asunto y texto del mensaje.

Se verifica nuevamente si existen correos nuevos para Aspel - COI.

En su caso, se s olicitar á la contraseña del usuario, para la obtención de los correos.

Recuerda que para que se visualicen los correos deben de tener como asunto la leyenda [ASPM] y deben

contener un archivo tipo póliza (*.pol;*.p01;*.p02), de lo contrario no se bajar án, ya que este proceso verifica que

el contenido del correo sea el correcto.

Ver: Problema / Solución

Campos Descripción

DirectorioSelecciona la ruta donde se encuentran los archivos de pólizas m odelo, ayúdate con el botón o con la

tecla F2. Por omis ión, se muestra el directorio con el que estás trabajando en Aspel - COI.

Tipos dearchivo

En este campo se muestra el formato o extensión de las pólizas modelo grabadas en Aspel - COI, esta

extensión le servir á al sistema para filtrar las pólizas modelo del directorio especificado. Por omisión se

mostrar á la extensión *.Pol, para desplegar varios tipos de archivo a la vez, sepáralos mediante el punto y

coma (;) Ejemplo: *.pol;*.p01;*.p02. Esto te ser á de utilidad, cuando las p lizas sean generadas por otro

sistema de la línea Aspel, por ejemplo: Aspel-SAE, ya que los archivos de pólizas se generan con extensiónP01, P02, dependiendo de la empresa.

Si el campo se deja vacío se mostrar án las pólizas modelo grabadas en el directorio de trabajo con

extensión *.Pol, o bien, las grabadas en la ruta especificada en el campo "Directorio".

Si se indica otro tipo de extensión, el sis tema te mostrar á la lista de los archivos correspondiente, pero al noser reconocido como una extensión de póliza válida, es decir *.Pol o en su caso P01…., se enviar á un

mensaje dentro del campo "Concepto" con la siguiente leyenda " Póliza modelo no válida o dañada".

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Detalle de una póliza modelo

Opciones del menú flotante (botón derecho del ratón)

Lista dearchivos

Póliza. En este apartado se en listan todos los archivos filtrados por el tipo de archivo. Por omisión el

sistema m ostrar á todas las pólizas modelo con extensión *.Pol encontradas en el directorio seleccionado.

Fecha.Ésta es tomada del servidor de correo de donde se envió la póliza, fecha de envío del correo.

Nota: Cuando la póliza no es recibida por correo electr ónico la fecha del archivo se tomar á como la fecha de

envío.

Enviado por. Sistema por el que fue generada la póliza, asunto del correo electr ónico.

Cuando la póliza modelo es clasificada por el usuario, es decir, no fue recibida por correo electr ónico, esta

columna se armar á con la leyenda ASPM, el nombre del s istema en el que es clas ificado por ejemplo "NOI",y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma:

[ASPMNOI]USUARIO.

Sólo estar á disponible esta columna, para las carpetas o nodos por sistema.

Tipo Muestra el tipo de póliza; éstas pueden ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr).

etc.

Fecha Fecha en la que se gener ó la póliza día/mes/año.

Concepto Muestra la razón o des cripción de la póliza.

Cuenta Número de cuenta afectada.

Departamento Número del departamento que originó el movimiento.

Concepto Razón o des cripción por movimiento.

T. Cambio Tipo de cambio de la moneda con la que se afectó el m ovimiento.

Debe Cantidad que se cargó a la cuenta.

Haber Cantidad que se abonó a la cuenta.

Opción Descripción

Ver notas Contenido o texto del correo electr ónico enviado con el archivo de póliza adjunto.

Enviar póliza Despliega el correo predeterminado de tu PC o computadora y adjunta el archivo de la póliza a enviarse.

Eliminar de estesistema

Elimina la póliza seleccionada. Esta opción no estar á disponible para los archivos que se graben en el

directorio de trabajo o en un d irectorio diferente como pólizas modelo; sólo para aquéllos que hayan sido

clasificados por ti o recibidos por correo electr ónico.

Sólo elimina la póliza modelo de la clasificación del sistema y no f ísicamente del directorio donde segener ó.

Agregar Con esta opción despliega la ventana de captura de pólizas para agregar una.

Modificar Esta opción despliega la ventana de captura de la póliza para modificarla y volver a grabarla con el botón

ubicado en d icha ventana de captura.

Contabilizarpóliza

Selecciona esta opción cuando necesites que una póliza modelo sea considerada en tu contabilidad.

Clasificarcomo…

Esta opción sólo estar á disponible si estás situado en la opción de TODAS, de tal forma que te permita

clasificar las pólizas por sis tema. Esta opción es útil para las pólizas que fueron generadas en versiones

anteriores y se desean es pecificar bajo un nodo de sis tema en específico.

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Nota

Para la correcta visualización de la información desde este módulo, deber ás asegurarte que en cada uno de los sistemas Aspel, e

definidas las cuentas involucradas para la generación de pólizas y correspondan en número y descripción.


Temas relacionados





No se pudo realizar laconexión.

Indica que el servidor de correo no está disponible o ocurrió algún error en la conexión, revisa que

servidor es té disponible o bien si no se interrumpió el servicio de Internet.

Error al intentar acceder alservidor.

Indica que el servidor de correo no está disponible o ocurrió algún error en la conexión, revisa que

servidor es té disponible o bien si no se interrumpió el servicio de Internet.

No hay correos nuevos paraCOI.

Este mensaje está indicando que al descargar todos los correos, no se encontr ó ningún correo nu

para Aspel - COI, es decir, no se encontr ó ningún correo armado con el asunto [ASPM] o en su ca

[ASPMNOI], [ASPMCAJA], etc.

Error durante la lectura delcorreo

Este mensaje se despliega cuando por alguna razón el o los correos recibidos por el programa

correo predeterminado están dañados, o bien al momento de su envío, éste no se rea

satisfactoriamente.

Error al querer desplegar elcorreo predeterminado

Es importante que tu correo predeterminado tenga configurado "Usar el correo desde las aplicacion

MAPI" esto dentro de las preferencias del servidor de correos .

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Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar o modificar una póliza con la tecla F9 o el Botón

l Menú Pólizas modelo, al agregar o modificar una póliza modelo, Botón

Qué es

Utiliza esta opción s i no deseas que la póliza sea contabilizada y afecte la contabilidad de tu em presa, o bien, deseas que la póliza s

de modelo para realizar otras.

Manejo

Módulo de Pólizas


1. Abre el catálogo de pólizas y ejecuta el proceso de Agregar con el botón o Menú Edición, opción agregar o en su c

modificar.

2. Anota o modifica la información de la póliza.

3. Graba la póliza con el botón o con la tecla F9.

4. Selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se grabar á la póliza modelo y escribe el nombre del archivo que va a ser cread

Módulo Póliza Modelo

1. Agrega o modifica una póliza modelo con el botón o respectivamente

2. Anota o modifica la información de la póliza m odelo.

3. Y graba la póliza modelo con el botón

Nota

Cuando se está trabajando sin Contabilización en Línea, con el botón la póliza modelo se grabar á como una póliza y en

Consulta del Catálogo de pólizas s e mos trar á con el estado sin Contabilizar.

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Temas relacionados

Agregar una póliza


Para poder contabilizar una póliza modelo deber ás configurar tu sistema para trabajar la Contabilización en línea de lo contrario debe

realizar el proceso de Contabilización que se encuentra en el menú Procesos.

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Enviar póliza modelo por correo

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, agregar o modi ficar, con el botón

l Menú Archivos, Pólizas modelo, con el botón

Temas relacionados

Recepción y envío de pólizas m odelo


Qué es

Esta opción te permite enviar por correo electr ónico la póliza consultada o creada.

Manejo

Antes de enviar la póliza, ésta deber á ser guardada como una póliza m odelo, el s istema te desplegar á la ventana correspondiente p

guardarla.

Una vez grabada la póliza modelo, el sistema te desplegar á la aplicación de correo predeterminado en tu máquina por ejem

Microsoft® Outlook para el envío de la póliza, indica los datos correspondientes para el envío satisfactorio.

También desde el módulo de pólizas m odelo puedes enviar las pólizas m odelo, por medio del botón .

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Modificar una póliza modelo

Acceso

l Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar y oprimir e l botón

l Menú Archivos, Pólizas modelo, doble clic sobre la póliza modelo seleccionada o con el botón

Qué esPuedes modificar las partidas de las pólizas m odelo.

Manejo


Módulo de Pólizas

El proceso que debes llevar a cabo en el catálogo de pólizas es el siguiente:

1. Carga la póliza modelo con el botón .

2. Anota el nombre del archivo de la póliza modelo, selecciona el directorio y/o subdirectorio donde s e encuentra el archivo.

3. Cambia los campos que desees.

4. Graba la póliza modelo con el botón o con la tecla F9.

Módulo de Pólizas Modelo

El proceso que debes llevar a cabo en el módulo de pólizas m odelo es el s iguiente:

1. Selecciona la póliza que quieres modificar.

2. Con el botón desplegar ás el detalle de la póliza modelo para que realices las modificaciones que necesites.

3. Por último con el botón guarda la póliza.

NotaNo es pos ible eliminar una póliza modelo desde el sis tema, sólo modificar sus datos. Puedes salir del s istema y borrar los archivos

las pólizas modelo desde Windows o en DOS.

Ver: Grabar póliza modelo


La cuenta debe serde detalle.

Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que sea únicamente de detalle.

La cuenta no existe.¿Desea darla de alta?

Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo; en caso de contestar

afirmativamente, se presentar á la ventana de captura de Catálogo de cuentas.

Agregar cuentas

Es necesario indicarun número dedepartamento.

La cuenta que se afecta está configurada como cuenta departamental, y no se le asignó un número

de departamento al momento de capturar la póliza.

Agregar una póliza

Número dedepartamentoinválido.

El número de departamento no ha sido dado de alta.

El sistema no te

permite grabar lapóliza.

Alguno de los campos o partidas s e encuentran incompletos .

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El archivo ya existe¿Deseassobreescribirlo?

Ya tienes grabada una póliza con el mismo nombre de archivo. Si contestas afirmativamente, los

datos ser án actualizados en el archivo que ya está creado. En caso de ser negativa tu respuesta,

regresar ás a la ventana de agregar pólizas y deber ás volver a realizar el procedim iento de grabar la

póliza modelo con otro nombre de archivo.

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Acceso

l Menú Archivos, Conceptos de pólizas.

Botones de la ventana

Temas relacionadosAgregar conceptos de pólizas

Modificar concepto de póliza

Reporte de conceptos de pólizas

Qué es

Este catálogo te permite dar de alta y modificar los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para identificar una p óliza y/o

diferentes movimientos realizados en ésta.

Para agregar un concepto de póliza al catálogo utiliza del botón y con el botón para modificar el concepto que diste de alta

esta ventana.

Nota

Al momento de dar de alta o modificar una póliza, desde el campo "Concepto" podr ás desplegar el catálogo, y seleccionar aquél co

que se grabar á la p liza; además desde estos procesos podr ás dar de alta conceptos mediante el botón .


Permite Agregar un concepto de póliza.

Este botón te permite Modificar el concepto de póliza.

Este botón te permite generar el Reporte de conceptos de póliza, para el manejo del botón consulta el

siguiente tema Impresión

Permite realizar una búsqueda por descripción o clave.

Muestra la vista previa del reporte antes de que lo envíes a im primir.

Presentación prelim inar avanzada

Prepara la consulta para su envío y/o publ icación en Internet.


Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con

anterioridad.

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Agregar conceptos de pólizas

Acceso

l Menú Archivos, Conceptos de pólizas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins

l Desde el catálogo de Conceptos de pólizas, con el botón

l Dentro de la captura de póliza, con el botón


Nota

Podr ás agregar conceptos al catálogo desde el alta o modificación de la p liza, con el botón .

Temas relacionados


Modificar conceptos de pólizas


Qué es

Esta opción permite dar de alta los diferentes conceptos de pólizas que se utilizar án dentro de la captura de pólizas.

Estos conceptos podr án ser utilizados des de el catálogo de pólizas/ Agregar póliza y/o Modificar , dentro del campo Concepto.

Campo Descripción

Concepto No. El sistema automáticamente le asigna un número secuencial al concepto que vas a dar de alta, por lo

que este campo es únicamente informativo.

Nombre delConcepto

Debes anotar el nombre o descripción del concepto.

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Modificar un concepto de póliza

Acceso

l Menú Archivos, Conceptos de pólizas/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp

l Desde el catálogo de Conceptos de pólizas, con el botón

l Desde el catálogo de Conceptos de pólizas, doble clic o Enter sobre el registro a modificar.

Qué es

Con esta opción puedes modificar la descripción de cualquiera de tus conceptos.

Campos especí ficos

NOTA:No se pueden eliminar (dar de baja) Conceptos de pólizas; únicamente podr ás cambiar los datos asignados.

Temas relacionados




Campo Descripción

Concepto No. Campo informativo.

Nombre del concepto Puedes cambiar el nombre o descripción del concepto de acuerdo a tus necesidades.

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Buscar un concepto de póliza

Manejo

La búsqueda en el catálogo de conceptos de pólizas tiene dos formas:


Qué es

Para realizar esta búsqueda deber ás colocarte sobre un registro de la columna que contenga la información a buscar, es de

Descripción o clave.

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda para el concepto Pago de nómina.

Coloca el ratón sobre la columna de Descripción y comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar á a buscar el registro de acue

a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.


Acceso

l

Menú Archivos, Conceptos de pólizas, Menú Ver, Buscar o F3


Qué es



Para más información de esta ventana consulta el siguiente tema: Buscar

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Acceso

l Catálogo de Conceptos de pólizas/ Menú Archivos, Imprimir

l Catálogo de Conceptos de pólizas, oprimir el botón

Qué es

Este reporte incluye los conceptos registrados en el catálogo.

La información que te ofrece es la siguiente:

l Nombre de la empresa


l Fecha del reporte

l Clave

l Descripción del concepto

l Total de registros im presos


Temas relacionados


Modificar concepto de póliza


No hay conceptosregistrados.

No tienes ningún concepto registrado, es decir no se han dado de alta.


No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dir ígete al manual de

tu impresora o de la red que utilizar án en tu empresa.

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Catálogo de Activos


Acceso

l Menú Archivos, Activos

l Desde la Barra de herramientas con el botón (*)

Qué es

l Con este catálogo el sis tema te permitir á administrar mejor tus activos, proporcionándote información contable y fiscal .

l El catálogo de activos es la consulta en donde están registrados todos los activos de la empresa; los datos indicados en ca

activo ser án los que se consideren para realizar cálculos como la depreciación, revaluación, cálculo del impuesto al activo, etc

Personaliza tu cons

Ventana del catálogo de activos

l Dentro de la ventana de consulta se muestra la información tanto de activos com o de los tipos de activos.

l Si te colocas en la parte de activos, podr ás realizar los procesos que te muestra la barra de herramientas y el menú flotante.

l Se podr án registrar y consultar información de Mantenimiento y Seguro de los activos dados de alta.

l Además puedes dar de baja contablemente a los activos.

l Podr ás ordenar de forma ascendente o descendente por columna, además de realizar una búsqueda r ápida por columna de

información.

Personaliza tu cons

Configurar columl Para esta versión no se podr á realizar el copiado especial con vínculos, pero ahora se tienen los procesos de Copiad

Exportación a formatos como Excel, Paradox, etc., para que puedas m anipular tu información.

NotaPodr ás personalizar la información que mostrar á la consulta; la información que podr ás añadir o eliminar es:

Activos

Mantenimiento

Seguros


7/15/2019 Manual COI 5.7


Temas relacionados

Agregar un activo

Modificar un activo

Baja Contable de una activo

Eliminar un activo

Busca activo

Filtra activo

Te permite Agregar un activo.

Este botón te permite Modificar un activo en el sis tema.

Permite Dar de baja un activo en el sis tema.





Imprime la consulta de activos.

Con es te botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de activos;

podr ás modificar la presentación del mis mo de acuerdo a las herramientas avanzadas que teofrece el sis tema.




Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta

preparados con anterioridad.


Podr ás Dar de baja el activo en tu contabilidad.

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Agregar un activo

Acceso

l Menú Archivos, Activos/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins

l Desde la consulta de activos, oprimir el botón

Qué es

Esta función agrega nuevos Activos al catálogo, recopilando todos los datos del mis mo para s u posterior procesamiento.

Para dar de alta un activo, el proceso que debes llevar a cabo es el s iguiente:


2. Anota la información solicitada en los campos.

3. Graba el activo con el botón Aceptar.

Campos de la carpeta "Generales"

Campo Descripción

Clave del activo Deber ás anotar la clave del activo fijo, ya que este dato es im portante para la identificación del mismo.

Presionando la tecla F2 o el botón en este campo, podr ás ver las claves de los activos ya existentes

y realizar una búsqueda de los mismos.

Tecla de ayuda F2

Descripción Puedes anotar la descripción genérica del activo fijo (marca, modelo, etc.).

Fecha deadquisición

Deber ás capturar la fecha en la que adquiriste el activo fijo. Es importante porque indicar á la fecha del

INPC a utilizar en el cálculo del factor de actualización. Con la tecla F2 o el botón se desplegar á el

calendario para elegir la fecha de adquisición.

Monto original Anota el valor original del activo. Mediante la tecla F2, o con el botón despliega la calculadora.

Calculadora

% Vida útilremanente

Puedes cambiar el porcentaje de vida útil de l activo fijo. Si el activo es nuevo su vida útil ser á al 100%.

Mediante la tecla F2, o con el botón despliega la calculadora.

Valor de mercado El sistema anotar á de manera automática el mismo valor que colocaste en el campo del monto

original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado. Mediante la tecla F2

o con el botón despliega la calculadora.

Tipo de activo ydescripción

Anota o selecciona el tipo de activo al cual pertenecer á el nuevo activo. Puedes ver la lis ta de los tipos

de activo existentes s i pres ionas la tecla F2 o con el botón . Al seleccionar el tipo de activo ver ás s u

descripción además de poder realizar una búsqueda.


Moneda Este es un campo informativo que muestra la m oneda que se encuentra asociada al tipo de activo queseleccionaste.

Localización Puedes anotar el lugar f ísico donde s e encontrar á el activo fijo.

Departamento Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecer á el activo fijo. Mediante la tecla

F2 o con el botón despliega la lista de los activos dados de alta, además de poder realizar una

búsqueda escribiendo el nombre en el campo para que al hacer clic sobre el botón { } y busque el

nombre es crito.

Tecla de ayuda F2

NºSerie Aquí podr ás registrar el número de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios. Reporte de tipos de activos

Nota

7/15/2019 Manual COI 5.7


Campos de la carpeta "Depreciación Contable"

Reporte de Deducción inmediata

Campos de la carpeta "Depreciación fiscal"

Es importante que evalúes con cuidado la definición de las claves de tus activos, ya que no podr án s er modificadas posteriormente

única manera de cam biar una clave es e liminando el activo y volver a realizar el proceso de agregar un activo fijo.

Campo Descripción

Fecha de iniciodepreciación

Deber ás capturar la fecha en la que se empezar á a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema

sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisición. Mediante la tecla F2, o con el botón

despliega el calendario.

Tasa dedepreciación

Anota el porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de

depreciación, pues es la que se utilizar á para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el

porcentaje asociado al tipo de activo.

Mediante la tecla F2, o con el botón despliega la calculadora.

Depreciaciónacumulada últimocierre

Anota el m onto de depreciación acumulada al 31 de diciembre del ejercicio anterior, es decir al último

cierre. Mediante la tecla F2 o con el botón despliega la calculadora.

Métodos dedepreciación

Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al nuevo activo (L ínea recta, Doble saldo

declinante, Suma de años dígitos).

Depreciación

Saldos para el cálculo de la depreciación

Campo Descripción

Métodosdepreciación

Campo Informativo, para la depreciación fiscal, siempre se usar á el método de línea recta.

Depreciación

Fecha de iniciodepreciación

Deber ás capturar la fecha en la que se empezar á a depreciar e l activo fijo.

Tasa dedepreciación fiscal

Anota el porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa dedepreciación, pues es la que se utilizar á para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el


Deduccióninmediata

Deber ás indicar si al activo fijo que estás dando de alta se le aplicar á una deducción inmediata o no.

Depreciaciónacumulada últimocierre

Anota la depreciación acumulada al último cierre del ejercicio.

Monto máximodeducible

Anota el monto tope máximo permitido para la depreciación del activo fijo.

Nota Si está activa la opción de Deducción inmediata, la fecha de inicio de depreciación fiscal determinar á la fecha de aplicación dededucción, y el porcentaje de depreciación fiscal corresponder á al porcentaje de deducción inmediata.

Campos de la carpeta "Moneda extranjera"

Esta carpeta se mostrar á dentro de esta opción, si está activado el par ámetro "Trabajar con monedas extranjeras", definido en

par ámetros del sistema.

Campo Descripción

Valor del activo en El sistema te proporciona el monto o valor original del activo en relación con el tipo de moneda

correspondiente.

Tipo de cambio Anota el tipo de cambio al cual compraste el activo. El sis tema te proporcionar á el tipo de cambio para

7/15/2019 Manual COI 5.7


actual el primer día del mes en que estés trabajando de la moneda definida en el tipo de activo, si no existe

un tipo de cambio almacenado para esa fecha, se propone por omis ión el valor 1.

Nota:Mediante el botón o presionando la tecla F2,se des pliega la ventana del Histórico de tipos de

cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se registrar á el activo. Al pres entarse el

histórico se presentar á la primera m oneda registrada en el catálogo de monedas, en el primer día del

mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese día. Podr ás cambiarte de moneda sin

ninguna restricción y podr ás usar el valor registrado para cualquier moneda.


Campos de la carpeta "Mantenimiento y Seguro"

En esta carpeta podr ás capturar los datos de la póliza de seguro del activo en cuestión. Los datos se mostrar án en la ventana de

consulta de activos.

Campo Descripción

Póliza de seguro Escribe la clave de póliza de seguro del activo que se está dando de alta, esta puede contener

números y letras.

Compañí aaseguradora

Teclea el nombre de la compañía aseguradora de la póliza que pertenece e l activo.

Agente de seguro Escribe el nombre del representante de la compañía aseguradora.

Tel. siniestro En caso de sinies tro se deber á llamar a es te teléfono para reportar el caso.

Tipo cobertura La cobertura depender á de la póliza por el que fue asegurado el activo.

Monto asegurado Deber ás poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de s eguro en

caso de que se produzca el s iniestro.

Prima total Indica la aportación económica que hace el asegurado a la compañía de seguros como pago paraque ésta cubra el riesgo am parado por el seguro contratado.

Deducible Indica la cantidad proporcional que deber á pagar el asegurado por los daños del sinies tro de acuerdo

al tipo de cobertura que se tenga.

Vigencia Teclea la fecha de vigencia del s eguro.

Últimomantenimiento

Indica la última fecha de mantenimiento que se le dio al activo.

Costomantenimiento

Indica el m onto por el último mantenimiento que se le dio al activo.

Perí odomantenimiento(mes)

Indica el per íodo dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 meses, 6

meses, etc.

Próx.mantenimiento

Fecha en la cual se debe de realizar el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra

automáticamente al indicar el per íodo de mantenimiento.

Definición "Carpeta de observaciones"

Puedes guardar observaciones y/o comentarios del detalle del activo.

Nota

Estos datos los podr ás cons ultar en la ventana principal del catálogo de activos en las pes tañas Mantenimiento y Seguro de la cons u


Pestaña Mantenimiento

l Clave del activo

l Descripción

Pestaña Seguro

l Clave del activo

l Depreciación

7/15/2019 Manual COI 5.7



Temas relacionados

Modificar un activo


Contabilización Eliminar un activo

Baja Contable de un activo

l Fecha de adquisición

l Valor de marcado

l Estado

l Número de serie

l Pr óximo mantenimiento

l Último mantenimiento

l Periodicidad del mantenimiento

l

Costo del mantenimiento

l Monto original MN

l Monto original ME

l Depreciación acumulada fiscal


l Aseguradora


l Agente de seguros

l

Teléfono de sinies trosl Cobertura

l Monto asegurado

l Prima total

l Deducible

l Vigencia póliza

Póliza de registro de Activos

l Cuando se Cancela el proceso de Agregar activos, el sistema sugiere una póliza por la compra de activos; si la grabas,

afectar án contablemente los saldos de las cuentas que hayas ocupado en la póliza, si está activado el Par ámetro del siste

Contabilización en línea.

l Si deseas una póliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerir ápóliza para ese activo.

l En cambio, si deseas una póliza para registrar todos los activos recién capturados, elige Aceptar después de cada activ

cuando termines indica Cancelar; la póliza sugerida incluir á los m ontos de todos los activos.

l La póliza está desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda del activo.


El activo ya existe. Anotaste una clave de activo ya existente; teclea una clave diferente.

El sis tema no te permitegrabar el activo fijo. No indicas te el tipo de activo, el porcentaje de depreciación es cero o la fecha de adquisición esincorrecta.

¿Deseas crear la póliza deregistro de activos?

En caso de ser tu respuesta afirmativa, el sistema te mostrar á una ventana de captura de

póliza.

En caso de ser negativa, el sis tema te mostrar á un recordatorio para que crees la póliza de alta

del activo.

Agregar una pólizas

7/15/2019 Manual COI 5.7


Buscar activos

La búsqueda de activos en el catálogo tiene dos formas :


Qué es

Para realizar esta búsqueda deber ás colocarte sobre un registro de la columna que contenga la información a buscar, es decir, Cl

del Activo, Descripción, Monto Original, etc., dependiendo de las columnas que se tengan configuradas y enseguida teclear el primcar ácter del registro buscado. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción, el activo cuade

profesional cuadrado.





Acceso

l Menú Archivos, Catálogo de activos/ Menú Ver, Buscar o F3


Qué es



Buscar

Nota

Esta búsqueda funciona de la misma manera para los catálogos de Mantenimiento y Seguro de los activos, ya que se encuentran e

misma consulta de activos.

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Temas relacionados

Agregar un activo

Modificar un activo


Eliminar un activo

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Filtra activos

Acceso

l Menú Archivos, Activos/ Menú Ver, Filtrar o F5 o con el botón

l Desde la consulta de Activos fijos, oprimir el botón

l Menú Archivos/ Depreciación/ Menú Ver, Filtrar o F5 o con el botón

l Menú Archivos, Revaluación/ Menú Ver, Filtrar o F5 o con el botón

Qué es

Esta función te permite ver dentro del catálogo sólo los activos que cumplan con las caracter ísticas indicadas.

Esta filtro servir á también para la Depreciación y Revaluación de los activos, ya que se encuentran en la misma consulta de activos y

var ía el modo de búsqueda.



Campo Descripción

Clave Anota un rango de claves de los Activos, desde el primero que quieres ver en la cons ulta has ta el

último. También puedes elegir las claves de tu catálogo con la tecla F2 o con el botón .Tecla de ayuda F2

Fecha adquisición Indica el rango de fechas de adquisición que deber án tener los activos que se visualizar án en la

consulta. Puedes ayudarte del botón o la tecla F2 para desplegar el calendario e indicar la fecha

que quieres consultar.

Tipo de activo Anota el tipo de activo al cual pertenecen los Activos que deseas que aparezcan en tu selección.

Puedes ayudarte del botón o la tecla F2 para desplegar los tipos de activos dados de alta en el

catálogo de tipos de activo.Tecla de ayuda F2

Localización Anota el lugar f ísico donde se encuentran los Activos a consultar.

Con Deduccióninmediata

Selecciona si los Activos que estás buscando tienen una deducción inmediata o no.

Baja contable delactivo.

Aquí podr ás especificar si deseas consultar únicamente los activos dados de baja.

Departamento Podr ás indicar si se seleccionan los activos por el departamento al que pertenecen o no.

Monto original Podr ás seleccionar los activos por su monto original; indica el monto que se tomar á como

referencia.

Incluye Elige que incluyan los activos que cumplan con las condiciones: No importa, Mayor que, Menor que,

Igual que, Mayor igual que, Menor igual que, Diferente de.


En la consulta noaparecen los activosque deberí an.

Verifica el filtro, ya que indicaste opciones o rangos que no coinciden con ninguna de las

caracter ísticas de tus activos.

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Modificar un activo

Acceso

l Menú Archivos, Activos (posicionarse en el activo a cambiar)/ Menú Edición

l Ventana de consul ta de Activos, doble clic s obre el registro o Enter o Alt + BkSp

l Ventana de consulta de Activos, posicionars e en el regis tro, oprimir el botón

Qué es

Esta función te permite realizar cambios a los datos de los activos, capturados anteriormente.


1. Abre la consulta de activos.

2. Cambia la información de los campos que requieras.

3. Graba el activo con el botón Aceptar.

Campos de la carpeta "Generales"

Campos de la carpeta "Depreciación Contable"

Campo Descripción

Clave del activo Este campo es informativo, as í que la clave del activo no podr á ser m odificada.

Descripción Puedes cambiar la descripción genérica del activo fijo.


Puedes cambiar la fecha de adquis ición; ésta puede ser de per íodos anteriores o pos teriores.

Monto Original Aquí podr ás cambiar el m onto asignado originalmente al activo fijo.

% de vida útilremanente

Puedes cambiar el porcentaje de vida útil del activo fijo.

Valor de Mercado El sistema anotar á de manera automática el mismo valor que colocaste en el campo del monto

original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado.

Tipo de activo ydescripción

Puedes cambiar el tipo de activo al cual pertenecer á el activo. Podr ás ver la lista de los tipos de activo

existentes s i presionas F2. Al seleccionar el tipo de activo ver ás su descripción.

Tecla de ayuda F2

Catálogo de Tipos de activos

Moneda Este es un campo informativo que muestra la moneda que se encuentra asociada al tipo de activo

que seleccionaste.

Localización Puedes cambiar el lugar f ísico donde s e encontrar á el activo fijo.

Departamento Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecer á el activo fijo.

NºSerie Aquí podr ás regis trar el número de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios. Reporte de Inventario de activos fijos

Notas

l Si quieres cambiar la Clave del activo, sólo ser á posible hacerlo e liminando el activo y volviéndolo a dar de alta.

l Si cambias la fecha de adquisición, deber ás actualizar debidamente el monto de depreciación acumulada, para que éste s

congruente con el inicio de depreciación.

Campo Descripción

Fecha de inicio Anota la nueva fecha en la que s e empezar á a depreciar el activo fijo. La fecha de inicio de depreciación q

7/15/2019 Manual COI 5.7


Campos de la carpeta "Depreciación fiscal"

Campos de la carpeta "Moneda extranjera"

depreciación sugiere el sistema es el primer día del siguiente mes de la fecha de adquisición.

Tasa de depreciación Anota el nuevo porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa

depreciación, pues es la que se utilizar á para los cálculos correspondientes.

Depreciación acumulada

último cierre Anota la depreciación acumulada hasta el último ejercicio fiscal.

Métodos de depreciación Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al activo (L ínea recta, Doble saldo declinante, Su

de años dígitos).

Depreciación

Repercusiones

l Si por un error cometido necesitas cambiar el porcentaje de depreciación, asegúrate de actualizar también el monto

depreciación acumulada.

Campo Descripción

Saldos para el cálculo de la depreciación

Método dedepreciación

Campo informativo, siempre s er á línea recta.

Depreciación

Fecha de inicio dedepreciación

Deber ás capturar la fecha en la que se empezar á a depreciar e l activo fijo.

Tasa dedepreciación fiscal

Anota el porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de

depreciación, pues es la que se utilizar á para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el


Deduccióninmediata

Deber ás indicar si al activo fijo que estás m odificando se le aplicar á una deducción inmediata o no.

Depreciaciónacumulada.

Anota la depreciación acumulada hasta el último cierre del ejercicio.

Monto máximodeducible Anota el máximo permitido para la depreciación del activo fijo.

Repercusiones

l Si por un error cometido necesitas cambiar el porcentaje de depreciación, asegúrate de actualizar también el monto

depreciación acumulada.

Campo Descripción

Valor del activo en El sistema proporciona el monto o valor original del activo expresado en la moneda indicada en el tipo

de activo.

Tipo de cambioactual

Anota el tipo de cam bio del activo a modificar.

Nota: Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la ventana del Histórico de tiposde cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se modificar á el activo. Al

presentarse el histórico se presentar á la primera m oneda registrada en el catálogo de monedas, en

el primer día del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese día. Podr ás cambiarte

de moneda s in ninguna restricción y podr ás usar el valor registrado para cualquier moneda.


Campos de la carpeta "Mantenimiento y Seguro"

En esta carpeta podr ás capturar los datos de la póliza de seguro del activo en cuestión. Los datos se mostrar án en la ventana de

consulta de activos.

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Temas relacionados

Agregar un activo


Eliminar un activo

Campo Descripción

Póliza de seguro Escribe la clave de póliza de seguro del activo que se está dando de alta, esta puede contener

números y letras.

Compañí aaseguradora

Teclea el nombre de la compañía aseguradora de la póliza que a la que pertenece e l activo.

Agente de seguro Se consideran agentes de seguros las personas f ísicas o morales que intervienen en la contratación

del seguros mediante el intercambio de propuestas y aceptaciones, y en el asesoramiento para

celebrarlos, para conservarlos o modificarlos, según la mejor conveniencia de los contratantes.

Tel. siniestro En caso de sinies tro se deber á llamar a es te teléfono para reportar el caso.

Tipo cobertura La cobertura depender á de la póliza por el que fue asegurado el activo.

Monto asegurado Deber ás poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de seguro

en caso de que se produzca el s iniestro.

Prima total Indica la aportación económica que hace el asegurado a la compañía de seguros como pago para

que ésta cubra el riesgo am parado por el seguro contratado.

Deducible Indica la cantidad proporcional que deber á pagar el asegurado por los daños del s iniestro de acuerdo

al tipo de cobertura que se tenga.

Vigencia Teclea la fecha de vigencia del s eguro.

Últimomantenimiento

Indica la última fecha de mantenimiento que se le dio al activo.

Costomantenimiento

Indica el monto por el último mantenimiento que se le dio al activo.

Perí odomantenimiento(mes)

Indica el per íodo dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 mes es, 6

meses, etc.

Próx.mantenimiento

Fecha en la cual se debe de realiza el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra

automáticamente al indicar el per íodo de mantenimiento.


El sistema no te permite grabar el activo fijomodificado.

No indicaste el Tipo de activo, el porcentaje de depreciación es cero y/o la Fecha

adquisición es incorrecta.

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Baja Contable de un Activo

Acceso

l Menú Archivos, Activos, Elegir el activo a dar de baja, oprim ir el botón

l Ventana de consulta de activos/ Menú Edición, Baja contable del activo o Alt +Del

Sin depreciación


Qué

es

Con esta opción se indica que el activo fue vendido, robado o perdido, por lo cual debe ser eliminado contablemente. El sistema

preguntar á si deseas dar de baja el activo, a continuación de contestar afirmativamente te mostrar á el detalle del activo y luego la fe

de baja del activo.

Repercusiones

l Después de dar de baja un activo, el s istema sugiere elaborar la póliza que corresponde a la baja, con la que se afectar án

saldos de las cuentas que estén involucradas.

l Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciación el total del remanente

depreciar del activo a valor his tórico.

l

Los activos dados de baja seguir án apareciendo en el catálogo de activos, pero con status de baja.l Al dar de baja un activo las cuentas que se afectar án ser án: Cuentas de acuerdo al tipo de activo al que pertenece, Cuenta

depreciación del activo y cuentas en ventas de activo fijo.

Ejemplo:

Se dio de baja al Activo A001 Hojas Blancas 100H que pertenece al tipo de activo Equipo de oficina, con valor de 50.00. Se gener ó u

póliza por la baja contable del activo, por lo tanto en el catálogo de cuentas se afectaron las cuentas: En VENTA DE ACTIVO FIJO e

debe con 50.00 y en la cuenta de EQUIPO DE OFICINA en el haber 50.00, al depreciarse, en el debe se afecta la cuenta

DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA con el monto de depreciaci ón acumulada hasta la fecha de baja y la cuenta

VENTAS DEL ACTIVO FIJO con la cantidad restante a depreciar, as í en el haber EQUIPO DE OFICINA la cantidad no varió.

Con depreciación

CUENTA CONCEPTO DEBE HABER

7200-001-000 EN VENTAS DE ACTIVO FIJO 49.58

1252-000-000 DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA 0.42

1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA 50.00

CUENTA CONCEPTO DEBE HABER

7200-001-000 EN VENTAS DE ACTIVO FIJO 50.00

1252-000-000 DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA 0.0

1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA 50.00

Nota

Si la baja del activo fue por venta, el sistema asume que se facturar á, y que contabilizar ás adecuadamente la póliza de dicha venta

separado.

Por otro lado, cuando al crear el siguiente per íodo el sis tema detecta que se es tá creando el primer per íodo de un nuevo Ejercicio Fis

(por ejemplo, que desde Diciembre de 2004 se haga la creación de Enero de 2005, el s istema elimina del Catálogo de activos aque

con Status de Baja.

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Temas relacionados

Agregar un activo

Modificar un activo

Eliminar un activo


¿Deseas dar debaja el Activo?

El sistema quiere que confirmes si de verdad quieres dar de baja el activo. En caso de ser afirmativa tu

respuesta, el sistema te mos trar á el detalle del activo, la ventana de captura de fecha de baja contable

del activo y la póliza de la respectiva baja del activo.

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Eliminar un activo

Acceso

l Menú Archivos, Activos, se leccionar el activo a dar de baja/ Menú Edición, Eliminar o Alt + Supr.

l Desde la consulta de activos, elegi r el activo a eliminar y oprimir el botón


Temas relacionados

Agregar un activo

Modificar un activo


Qué

esl Esta función te permite eliminar por completo el activo del catálogo, por lo que si quieres volver a agregarlo, deber ás teclear

datos nuevamente.

l Esta opción se utiliza para corregir errores , y no para el caso de ventas, pérdida o robo de activos, para los cuales se debe util

la opción de Baja contable de un activo fijo.


Nota

Al seleccionar este proces o, el sis tema te mostrar á todos los datos del activo a eliminar, pero éstos no se podr án m odificar.

Si eliminas un activo no podr ás recuperarlo ni consultar información referente a él.


¿Estás seguro que deseas eliminar elActivo, "clave del activo"?

El sistema pide que confirmes si de verdad quieres eliminar el activo. En caso de

afirmativa tu respues ta, el sis tema desaparecer á el activo del catálogo.

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Tipos de activos

Acceso

l Menú Archivos, Tipos de activos

l Desde la Barra de herramientas botón (*)

Qué es

l Los Tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuant

depreciación y revaluación.

l Los datos definidos en los tipos de activos s er án los que el sis tema sugiera al dar de alta los activos.

Ventana del catálogo de Tipos de activos

Dentro del catálogo de tipos de activos, podr ás observar un listado de los tipos de activos existentes con s u número, descripción, tasa

depreciación, método de depreciación y monto máximo deducible.

Nota

No podr ás eliminar los tipos de activos. Sólo podr ás realizar modificaciones de los campos que los definen, con excepción del núm

de tipo de activo, el cual es asignado s ecuencialmente por el s istema.

Dentro de este catálogo puedes realizar diversas operaciones.


Te permite Agregar un tipo de activo.

Este botón te permite Modificar la información del activo menos su clave.


Imprime la consulta de tipos de activos.

Con este botón podr ás visual izar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de tipos de activos; podr ás



Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con

anterioridad.


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Temas relacionados

Agregar un tipo de activo fijo

Modificar un tipo de activo fijo

Reporte de tipos de activos

7/15/2019 Manual COI 5.7


Agregar un tipo de activo

Acceso

l Menú Archivos, Tipos de activos/ Menú Edición, Agregar o Alt + Insert.

l Desde el Catálogo de Tipos de activos, con el botón

l Menú Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botón

Qué es

Esta función te permite dar de alta los diferentes tipos de activos que agrupar án a su vez a los activos que se utilizar án en tu contabilid



2. Anota la información solicitada en los campos.

3. Graba el tipo de activo con el botón Aceptar.

Nota

El sistema te da por omisión los tipos de activos más comunes (equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de transporte y edific

pudiendo dar de alta todos los que tú necesites.

Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sis tema sugerir á al dar de alta los activos que sean de ese tipo.


Campo Descripción

Número de tipo deactivo

Campo informativo. El sistema asignar á el número en forma secuencial por cada tipo de activo que

des de alta.

Descripción Debes anotar una des cripción genérica del tipo de activo, con la cual te ser á f ácil identificar el tipo de

activo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de Com puto, etc.).

Tasa contable Debes anotar el porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo que estés dando de

alta.

Tasa fiscal Debes anotar el porcentaje de deducción fiscal anual para el tipo de activo que des de alta.

Máximo deducible Deber ás anotar la cantidad máxima que se puede deducir el activo, independientemente de los años

que tarde en depreciarse.

Método dedepreciaciónproyectada

Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al nuevo tipo de activo (Línea recta, Doble

saldo declinante, Suma de años dígitos).

El método de depreciación indicado en este campo sólo se usar á en el reporte de proyección dedepreciación, y no significa que los activos de es te tipo se van a depreciar por este método, ya que el

método utilizado, para los cálculos, se tomar á del definido dentro de Catálogo de Activos / AgregarActivo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerir á el método de

depreciación especificado en este campo.

Agregar un activo

Depreciación

Reporte de proyección de la depreciación

% de Depr.proyectada

Anota el porcentaje de depreciación que creas necesario para el nuevo tipo de activo; generalmente

se proyecta el porcentaje de depreciación anual es tablecido en la ley del ISR.

Moneda Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos.

Este campo estar á activado si el s istema es tá configurado para El manejo de multimoneda.

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Modificar un tipo de activo

Nota

l Es im portante que tengas cuidado al dar de alta un tipo de activo, ya que el número no se podr á cambiar.

l Las cuentas contables deben es tar relacionadas con la m oneda seleccionada para ese tipo de activo.

l En el campo "Depreciación proyectada" del Catálogo de Tipos de activos se tiene que indicar el porcentaje de depreciación an

de los activos que agrupa, este porcentaje sirve para el reporte de "Proyección de la Depreciación", ya que cuando se da de a lta

activo, el sis tema sugiere los m ontos anotados en Tasa fiscal y Tasa contable.

l El porcentaje de Deducción Inmediata NO se indica en el catálogo de Tipos de Activos. Debe indicarse en el Activo al momento

registrarlo.

l Es posible asignar cuentas multimoneda en el catálogo de Tipos de activos, con lo cual se podr á conocer el valor y montos

depreciaciones de los activos en otra divisa, no obstante, todos los datos del activo DEBEN capturarse en moneda nacional.

Sugerencia Aspel

Se recomienda crear un tipo de activo para cada tasa de depreciación o tipo de moneda diferente.

Teclas de función

Presionando la tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podr ás ver los registros existentes en el catál

correspondiente.


Temas relacionados

Agregar un activo

Reporte del Impuesto a los activos fijos (IMPAC)

Cuentas contables

Cuenta del activo Anota o el ige la cuenta contable que se afectar á por la compra de este tipo de activo.

Depreciación delactivo

Anota o el ige la cuenta contable que se afectar á al depreciar activos de este tipo.

Gastos dedepreciación

Anota o elige la cuenta contable que se afectar á con los gastos de depreciación de este tipo deactivo.

Baja o venta de

activos

Anota o elige la cuenta contable que se afectar á en caso de que se dé de baja o se venda algún

activo de este tipo.


La Cuenta del activo es inválida Anotas te un número de cuenta que no existe o que no está dado de alta. Anota alguna cuenta que

sí exista o, en su caso, antes de realizar este proceso da de alta las cuentas que vas a necesitar.

El tipo de moneda de la cuentadel activo no corresponde.

La cuenta que s eleccionaste para el tipo cuenta no tiene asociada la m isma moneda con la que

estás asociando este tipo de activo.

La cuenta contable del Activo y de la Depreciación deben tener la mism a moneda que el Tipo de

activo.

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Acceso

l Menú Archivos, Tipos de activo (pos icionarse en el tipo a cambiar)/ Menú Edici n, Modificar o Alt + Back Space.

l Hacer doble clic sobre el registro a cambiar.

l Desde Tipos de activos, posicionarse sobre el registro, oprimir el botón

l Menú Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botón

Qué es

Esta opción te permite realizar cambios a los datos de los tipos de activos que hayas dado de alta con anterioridad.

Nota: El único campo que no puedes modificar es el número de tipo de activo, ya que el sistema lo da en forma secuencial.


Teclas de función

Campo Descripción

Número de tipo deactivo

Campo informativo. El sistema asignar á el número en forma secuencial por cada tipo de activo que

des de alta.

Descripción Debes anotar una des cripción genérica del tipo de activo, con la cual te ser á f ácil identificar el tipo deactivo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de C mputo, etc.).

Deducción contable Debes anotar el porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo que estés m odificando.

Deducción fiscal Debes anotar el porcentaje de deducción fiscal anual para el tipo de activo que es tés m odificando.

Máximo deducible Deber ás anotar la cantidad máxima que se pueden deducir los activos del tipo de activo que estés

modificando.

Método dedepreciaciónproyectada

Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al tipo de activo modificado (Línea recta, Doblesaldo declinante, Suma de años d ígitos).

El método de depreciación indicado en este campo sólo se usar á en el reporte de proyección de la

depreciación, y no significa que los activos de es te tipo s e van a depreciar por este método, ya que el

método utilizado para los cálculos, se tomar á del definido dentro de Catálogo de Activos / AgregarActivo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerir á el método de

depreciación especificado en este campo.

Agregar un activo

Depreciación Reporte de proyección de la depreciación

Moneda Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos.

El campo estar á activado s i es tá configurado el sistema con el manejo de m ultimoneda.

% de depreciaciónproyectada

Anota el porcentaje de depreciación que creas necesario para el tipo de activo; generalmente seproyecta a un porcentaje de depreciación anual es tablecido en la Ley del ISR.

Cuenta del activo Anota o elige la cuenta contable que se afectar á por la compra de este tipo de activo.

Depreciación delactivo

Indica o elige la cuenta contable que se afectar á al depreciar activos de este tipo.

Gastos dedepreciación

Anota o elige la cuenta contable que se afectar á con los gastos de depreciaci n de este tipo de activo.

Baja o venta deactivos

Selecciona la cuenta contable que se afectar á en caso de que se dé de baja o se venda algún activo

de este tipo.

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Presionando la Tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podr ás ver las cuentas existentes en el catálogo

cuentas.

Repercusiones

En caso de que cambies algún campo, el sistema sugerir á los nuevos datos al momento de dar de alta un activo en su respec

catálogo, pero no afectar á a los activos que ya hayan sido dados de alta utilizando el tipo de activo modificado, ya que éstos fue

registrados utilizando las caracter ísticas que el tipo de activo tenía anteriormente.

Si modificas las cuentas relacionadas al tipo de activo, los movimientos de todos los activos de ese tipo afectar án en lo sucesivo anuevas cuentas contables definidas, ignorando las anteriores. Esto puede ocasionar diferencias entre las cuentas y el total de los sal

de Monto original y Depreciación acumulada de todos los activos de ese tipo. Puedes verificar si existe un descuadre utilizando el repde Conciliación de activos.


Temas relacionados

Agrega un tipo de activo

Buscar tipos de activos


La Cuenta del activo esinválida

Anotaste un número de cuenta que no existe o que no está dado de alta. Anota alguna cuenta

que s í exista o, en su caso, antes de realizar este proceso da de alta las cuentas que vas a

necesitar.

El tipo de moneda de la

cuenta del activo nocorresponde.

La cuenta que s eleccionaste para el tipo cuenta no tiene asociada la mis ma m oneda con la que

estás asociando este tipo de activo. La cuenta contable del Activo y de la Depreciación debentener la misma moneda que el Tipo de activo.

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Reporte de tipos de activos

Acceso

l Menú Archivos, Tipos de activos/ Menú Archivos, Imprimir

l Desde la consulta de tipos de activos, con el botón

Qué es

Esta opción te permitir á emitir un reporte de la información de todos los tipos de activos que s e encuentren dados de alta en el s istem

Manejo

l Al oprimir el botón se desplegar á la ventana de imprimir, selecciona los campos para imprimir el reporte.

l Antes de imprim ir el reporte, puedes ver el reporte de acuerdo al botón Vista preliminar que se encuentra en la ventana; adem

también podr ás configurar la página de acuerdo a la presentación que quieres de la hoja de reporte.

Para mayor información consulta los siguientes temas , donde se explica con mayor detalle estas opciones:

Impresión

Configurar página




No imprime elreporte de los tiposde activo.

Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para

comprobar si la impresora a utilizar está definida debidamente, ingresa a la opción Especificar

Impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto.

Especificar im presora

7/15/2019 Manual COI 5.7


Consulta, agrega o modifica la tabla del INPC

Acceso

l Menú Archivos, Tabla de INPC


Temas relacionados

Reporte de INPC

Tabla de INPC

Qué es

Esta tabla contiene información del Índice Nacional de Precios al Consum idor (INPC) desde 1950 has ta 2006.

1. Para agregar datos en la tabla:

2. Elige el año y el mes que des eas agregar o modificar

3. Anota el valor en el mes indicado, y

4. Oprime el botón Grabar.

Repercusiones

Alguna modificación de datos en la tabla de INPC puede ocasionar cambios en los cálculos de las depreciaciones, revaluacion

reexpresiones, etc., ya que algunos valores son tomados directamente de esta tabla.

La información capturada en esta tabla corresponde a los valores oficiales, pero los mes es que falten deber ás añadirlos m es con m

dependiendo de la información publicada por el Banco de México (http://www.banxico.com o bien, utilizar el botón FTP para realiza

actualización mediante un servicio de FTP (Internet), en caso de no contar con Internet la actualización de esta tabla se realiz

manualmente.

http://www.banxico.com/

http://www.banxico.com/

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Tabla del INPC

Problema / Solución

Qué es

l El Índice Nacional de Precios al Consumidor contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta básica que em

mensualmente el Banco de México, por medio del Diario Oficial de la Federación (en promedio son emitidos el día 10 de cames); los cuales nos sirven para medir los efectos inflacionarios en la econom ía del país.

l El sistema tiene cargados los Índices desde el año de 1950, hasta Enero de 2003; para los índices posteriores, debe

registrarlos, actualizarlos y grabarlos a medida que s ean emitidos.

l Para el sis tema, la tabla del INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la contabilidad de la em presa, de tal forque se reflejen los cambios en valor producidos por la inflación (e incluso por la deflación) como en los siguientes casos:

1. Depreciaciones fiscales.

2. Revaluaciones.

3. Cálculo de la depreciación con valores actualizados para el ajus te de ISR.

4. Para el cálculo del Impuesto al activo.

5. Reexpres ión de saldos.

Ventana de Índice Nacional de Precios al Consumidor

Podr ás observar un listado con los años y los res pectivos índices mensuales que existen y los pendientes por capturar.

Botón FTP

Mediante este botón, podr ás realizar automáticamente la actualización del archivo del INPC (INPC01.DB) mediante una conexión a

servidor FTP, manteniendo el índice de precios al día de una manera más di recta y r ápida, sólo necesitar ás estar conectado a Intern

hacer clic en este botón. Al realizar la conexi n, se baja el archivo nuevo y se sustituye el anterior, posteriormente se actualizar án valores en pantalla.

Cuando el sistema haya realizado correctamente la actualización, enviar á el mensaje " Archivo de INPC actualizado". Recuerda q

para que esta actualización se pueda realizar, debes estar conectado a Internet de lo contrario el sistema mandar á el mensaje "Nopudo actualizar el archivo de INPC". Este mensaje también se muestra cuando la página o s ervidor FTP no está disponible.

Se recomienda que se tenga un respaldo del archivo INPC01.DB, ya que al momento de bajar el archivo de la tabla de INPC de Inter

éste se sobrescribir á.


"No se pudo actualizar Para poder actualizar automáticamente este archivo desde un servidor FTP es necesario estar

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Temas relacionados

Consulta / Agregar / Modificar la tabla de INPC

Reporte de la tabla de INPC

el archivo de INPC" conectado a Internet, revisa si esta conexión se encuentra activa, para poder llevar acabo la

actualización.

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Reporte de la tabla del INPC

Acceso

l Menú Archivos, Tabla de INPC, Botón Reporte

l Desde la Barra de herramientas, con el botón y en la ventana de INPC con el botón Reporte.

Qué es

Al oprimir el botón Reporte, obtienes un listado con la siguiente información:

l Desde el primer año que elegiste hasta el último.

l Mes de cada año s olicitado.

l Índice correspondiente a cada mes.


Tema relacionado

Tabla del I.N.P.C

Campo Descripción

Desde Anota el año con el cual quieres que inicie el reporte de INPC.

Hasta Anota el año con el cual quieres que finalice el reporte.

NotaDependiendo de las opciones que hayas configurado en la ventana opciones, podr ás ver una presentación preliminar o en ca

contrario mandar a imprimir directamente a la im presora.

Consulta el siguiente tema para el Botón opciones

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Información básica de depreciación

Depreciación histórica o contable

Depreciación actualizada

Qué es

l La depreciación es el reconocimiento cuantitativo de la pérdida en valor, o el desuso de los Activos de la empresa, ya sea po

uso normal del activo o por el transcurso del tiempo.

l El sis tema calcula la depreciación y la deducción inmediata en los casos en que se opte por ella, la cual consiste en dedu

durante un ejercicio fiscal un porcentaje máximo de deducción sobre la inversión.

l Permitir á emitir reportes de depreciación para llevar un mejor control de las variaciones en el precio de los activos.

l El s istema cuenta con el proceso de generar pólizas de depreciación el cual sirve para observar las afectaciones de los sald

de las cuentas especificadas para la depreciación de los activos.

l Contiene una pr áctica consulta donde puedes visualizar los datos de la depreciación histórica y actualizada.

l Los montos de la depreciación acumulada y el porcentaje de vida útil remanente de cada uno de los activos registrados,

actualizar án automáticamente si el siguiente per íodo que se está creando es el primero de un nuevo ejercicio fiscal (por ejem

que desde Diciembre de 2002 se haga la creación de Enero de 2003), el sistema realiza un "corte de activos" y sólo pasa

catálogo del nuevo per íodo los activos que se encuentran vigentes.

Tipos de depreciación

El sistema m aneja dos tipos de depreciación, que a continuación se describen:

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Consulta la depreciación de activos

Acceso

l Menú Archivos, Depreciación

Qué es

La depreciación es la disminución del valor o precio de un bien. La depreciación es una pérdida en el valor material o funcional del ac

fijo.El sistema te proporciona una consulta donde podr ás observar un listado de los activos, con su descripción, clave, monto origi

depreciación acumulada, depreciación del per íodo y depreciación actualizada.

Los datos que el sis tema considera para calcular la depreciación, as í como la actualización, se definen en:

l Tasa de depreciación contable y fiscal

l El monto original

l Valores del INPC

Los cálculos de la depreciación se basan en el método de depreciación especificado en el detalle de activos y en lo definido en

Par ámetros de depreciación .

En esta consulta podr ás filtrar información, imprimir el reporte de depreciación de todos los activos, realizar una clasificación por tipo

activo, una búsqueda de información avanzada, realizar un copiado de información como exportar la consulta, Preparar y Publicarinternet, Exportar la consulta a un dis positivo Palm; mostrar el detalle de depreciación y los par ámetros de depreciación.


Podr ás personalizar la información que mos trar á la consulta quitando o agregando las columnas correspondiente a la información ddepreciación:

l Tipo de activo

l Descripción

l Monto original MN

l Monto original ME

l Tasa de depreciación contable

l Tasa de depreciación fiscal

l Estado

l Deducción inmediata

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Temas relacionados



Busca activos

Par ámetros de depreciación


l Máximo deducible

l Depreciación acumulada


l Inicio de depreciación contable

l Inicio de depreciación fiscal

l Depreciación acumulada fiscal






Imprime la consulta de depreciación.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de depreciación; podr ás

modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema.





anterioridad.


Podr ás as ignar el Par ámetro de depreciación a los activos.

Mostrar á el Detalle de depreciación del activo.

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Parámetros de depreciación

Acceso

l Menú Archivos, Depreciación, con el botón

l Menú Archivos, Depreciación, Revaluación o Activos/ Menú Edición, Par ámetros, Depreciación


Nota

Es importante que definas adecuadamente los par ámetros de depreciación, porque basándose en ellos se realizar án todos los cálcu

Ver: Detalle de la depreciación


Qué

es

En esta opción debes establecer el per íodo fiscal y de depreciación que ser án considerados para los cálculos de depreciación y valo

actualizados correspondientes.

Campo Descripción

Perí odo dedepreciación

Anota o elige el rango de fechas en que empezar á el per íodo de depreciación y la fecha de terminación

de éste; generalmente es la fecha del per íodo en que estés trabajando. Por ejemplo si estás trabando

en Abril de 2003 y deseas la depreciación de este mes , anota del 1 de Abril al 30 de Abril de 2003.

Perí odo fiscal Anota la fecha en que empezar á el ejercicio fiscal y la fecha de terminación del mism o; el sistema da

por omisión del 1 de Enero al 31 de Diciembre, que es el per íodo que marca la LISR, pero si son

ejercicios irregulares, anota desde la fecha de inicio de actividades (ésta puede ser cualquier mes del

año), hasta el 31 de Diciembre. Con base en el per íodo indicado, y a la fecha de inicio de depreciación

fiscal, se calcular á el factor de actualización.

PROBLEMA SOLUCIÓN

Fecha inválida La fecha que anotaste no es válida o la fecha se encuentra fuera del per íodo fiscal. El per íodo de

depreciación debe estar incluido dentro del per íodo fiscal.

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Detalle de depreciación

Acceso

l Menú Archivos, Depreciación, con el botón

l Menú Archivos, Depreciación, Revaluación o Activos/ Menú Edición, Detalles, Depreciación

Los datos que se muestran son:

Ver: Par ámetros de la depreciación

Qué

es

El sistema te proporciona una ventana donde podr ás observar un listado con información de los cambios resultantes en la depreciac

del activo en el per íodo, esta depreciación se aplica según lo indicado en el detalle del activo y de acuerdo al método de depreciac

contable y fiscal del activo seleccionado.

Datos generales:

l Nombre y clave del artículo

l Tipo de activo

l Localización

l Número de serie


l Fecha de baja


l Monto original

l Máximo deducible

l Porcentaje de vida útil remanente

l Per íodo fiscal

l Per íodo de depreciación

Depreciación contable:

l Fecha Inicio depreciación contable

l Porcentaje depreciación contable


l Depreciación del per íodo

l Total restante a depreciar

l Depreciación total del per íodo

Depreciación fiscal:

l Fecha Inicio Depreciación fiscal

l Porcentaje depreciación fiscal

l Factor de ajus te

l Valor actualizado


l Depreciación acumulada actualizada

l Depreciación total

l Depreciación total actualizada

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Información general de la revaluación

Qué es

l La revaluación es el reconocimiento de los efectos de la inflación sobre el valor de los activos.

l Por medio de la revaluación se pueden calcular los valores actualizados de los activos.

l La revaluación tiene tres opciones: la consulta, el reporte y la actualización por revaluación. La consulta y el reporte s

preliminares que te permiten analizar la revaluación que se va a llevar a cabo, mientras que la actualización es el regisdefinitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados.

l La revaluación te permite también calcular el valor neto de los activos, el cual independientemente del m étodo de revaluación

calcula como:

Valor neto =(Valor de mercado) (% de Vida útil remanente)

l El porcentaje de vida útil remanente se toma del catálogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al q

se tenía a principios de año, puede ser actualizado por los m eses transcurridos desde esa fecha hasta el per íodo de revaluac

solicitado. Por ello en par ámetros de revaluación y en el diálogo de emisión del reporte, se encuentra el dato actualizar % de v

útil, con el cual se le indica al s istema s i considera el porcentaje tal y como está en el catálogo de activos o si lo actualiza.

El sis tema te permite realizar la revaluación con base a tres métodos:

1. Factor para valor de mercado

Esta opción consiste en multiplicar un factor por el valor de mercado que se encuentra en el catálogo de activos. Este factor se de

anotar en el campo de "Factor de revaluación ". Este factor puede partir de una estimación tuya de la evolución del precio de los activo

pudiera venir de una agencia de valuaci n de activos.

Monto revaluado =Valor de mercado x factor de revaluación

Ejemplo:

Se tiene un activo con los siguientes datos:

Valor original: 10,000Fecha de adquisición: 15 de Diciembre de 2001Tasa de depreciación: 10% anualValor de mercado: 9,000% Vida útil remanente: 90%,

Estos dos últimos datos se actualizaron al hacer la creación de Enero de 2002, pero no incluyen los movimientos transcurridos en 20

Se requiere revaluar en Mayo de 2002 y el factor de revaluación estimado es de 1.30:

Valor de mercado = 9,000 x 1.30 = 11,700 (Monto revaluado).

Siguiendo con el ejemplo anterior, si se solicita actualización de vida útil remanente:

Meses transcurridos para actualizar porcentaje = 5, porque se solicita la revaluación para Mayo.

Tasa de depreciación mensual: (10% anual / 12 meses) * 5 meses = 4.17%

% Vida útil remanente = 90% - 4.17% = 85.83%

Valor Neto = 11,700 x .8583 = 10,042.11

Si no se s olicita actualización:Valor neto = 11,700 x .90 = 10,530

A partir de lo anterior se puede verificar que es más exacto el monto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida útil. Por otro la

es importante mencionar que la actualización sobre el porcentaje de vida útil, sólo se realiza para fines de consulta, no se alteran

datos del activo.En los siguientes ejemplos sólo se har án los cálculos considerando que se solicita actualizar el porcentaje de vida útil remanente.

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Temas relacionados

Par ámetros de Revaluación


2. Con INPC desde laúltima revaluación

Esta opción consis te en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la última revaluación (el sis tema arch

esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluación entre el IN

de la fecha de la última revaluación.

Ejemplo:

Se tiene un activo con un valor de adquisición de 120,000 con fecha de 4 de Noviembre de 2001, y fue revaluado en Diciembre de 20

arrojando los siguientes datos:

Valor de mercado: 170,000

Se quiere revaluar en Febrero del 2002.

Se tiene un porcentaje de vida útil remanente a Febrero de 2002 de 96.67

INPC del m es a revaluar / INPC del mes de la última revaluación = Factor de actualización

Monto revaluado = Factor de actualización x Valor de mercado.

Se tiene:

INPC Febrero 2002 = 98.190 = 1.0085

INPC Diciembre 2001 97.354

170,000 x 1.0085 = 171,445 (valor de mercado revaluado)

El valor neto se calcula: Valor de m ercado revaluado x % de vida útil remanente.

171,459.82 x .9667 = 165,750.2

Revaluación

3. Con INPC desde la fecha de adquisición

Consiste en multiplicar el valor original del activo por el índice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC enfecha de adquis ici n del activo.

Por ejemplo:

Se tiene un Mobiliario con un valor de adquis ición de 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2001.

Quieres revaluarlo al mes de Enero de 2002 (per íodo de trabajo).

La f órmula a emplear ser á:

(INPC del mes a revaluar / INPC del mes de adquisición) x Valor de adquis ición = Monto revaluado.

INPC Enero 2002 =98.253 =1.0479 x 5,000 =5,239.32 (Valor revaluado del activo).INPC Febrero 2001 93.765

Al mes de Enero de 2002 tiene una vida útil remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciación es del 10% anual.

5, 239.32 x .9083 =4,758.87 (Valor neto revaluado)

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Acceso

l Menú Archivos, Revaluación


Qué es

El sis tema proporciona una consulta en la que podr ás observar un listado con la información de revaluación de los activos: Clave

activo, Des cripción, Monto Original, Valor del m ercado, Última revaluación, Revaluación del per íodo.

En esta consulta podr ás filtrar información, imprimir el reporte de depreciación de todos los activos, realizar una búsqueda por tipo

activo así como una búsqueda de información avanzada, realizar un pegado especial as í como exportar la consulta, también pod

preparar y publicar en internet, exportar la consulta a un dispositivo Palm; mostrar el detalle de revaluación y los par ámetros

revaluación.


l Clave del activo

l Tipo de activo

l

Descripciónl Monto Original

l Monto original en moneda extranjera

l Valor de mercado

l Estado

l

Última revaluaciónl Revaluación del per íodo






Imprime la consulta de revaluación.

Con este botón podr ás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de revaluación; podr ás






anterioridad.


Podr ás as ignar el Par ámetro de revaluación a los activos.

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Temas relacionados

Información general de revaluación Par ámetros para la revaluación

Detalle revaluación de activos


Reporte de revaluación de activos

Revaluación de activos / Actualización

Mostrar á el Detalle de revaluación del activo.

Si al estar trabajando con las consultas de Activos, Depreciaci ón o Revaluación, aparecen as teriscos (*) en algún campo que conte

información actualizada como el Valor de mercado, debes verificar que estén registrados todos los INPC que se estén utilizando p

los cálculos de actualización de los activos, ya que cuando el sistema realizó los cálculos correspondientes no encontr ó estos dato

entonces "No" logr ó concluir dicho cálculo.

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Parámetros de Revaluación

Acceso

l Menú Archivos, Revaluación, con el botón

l Menú Archivos, Revaluación, Depreciación o Activos/ Menú Edición, Par ámetros, Revaluación

Qué es

Desde es ta opción podr ás indicar la forma en la que se revaluar án los activos dados de alta en tu catálogo.

Nota

Los par ámetros de revaluación, ser án aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo

particular.



Temas relacionados




Campo Descripción

Tipos de revaluación Deber ás elegir una de las siguientes opciones:

1. Factor para valor de mercado.

2. Con INPC desde última revaluación.

3. Con INPC desde la fecha de adquisición.

Fecha de revaluación Debes anotar la fecha a la que desees revaluar los activos.

Factor de revaluación Debes anotar el factor de revaluación; se utilizar á en el proceso sólo si está activa la opción

de revaluación con factor para valor de mercado.

Actualizar el % de vidaútil Puedes elegir si quieres que se actualice el porcentaje de vida útil del activo fijo

automáticamente cada vez que se realice la revaluación, con lo que se determina el cálculo

del Valor neto.

Nota

l Una vez que hayas seleccionado el tipo de revaluación que deseas, y en dado caso, el factor de revaluación, el sis tema calcu

los m ontos revaluados, los cuales se visualizan en la consulta y detalle de la misma.

l Los cálculos que realiza el sistema al modificar los par ámetros de revaluación son temporales y se aplicar án definitivame

cuando se realice el proceso de revaluación de activos.


El valor de mercado calculado esincorrecto.

Verifica la tabla de INPC, as í como los datos de Valor de mercado definidos para ca

activo.

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Detalle de revaluación de activos

Acceso

l Menú Archivos, Revaluación, con el botón

l Menú Archivos, Revaluación, Depreciación o Activos/ Menú Edición, Detalles, Revaluación

Temas relacionados


Par ámetros de revaluación

Qué

es

Aquí podr ás ver una pantalla más detallada con información de la Revaluación del activo seleccionado.

Nota

En la consulta se despliega la información:

l El valor de mercado es siempre el valor revaluado al 100%, sin quitarle nada por reducción en vida útil. Esto implica q

corresponde al valor de un activo nuevo. El valor de mercado que se presenta en la pantalla resulta de multiplicar el valormercado registrado en el catálogo de activos por el factor de revaluación tecleado, o el calculado con los índices de inflac

dependiendo del método.

l El porcentaje de vida útil remanente que se presenta en la pantalla se obtiene restando al porcentaje de vida útil al último co

anual de la pérdida de vida útil, la cual se calcula dividiendo la depreciación anual entre 12 y multiplicando el resultado ponúmero de meses transcurridos desde el pasado cierre del ejercicio hasta el per íodo de revaluación solicitado (en caso de q

en par ámetros del sis tema indiques que no deseas actualización del porcentaje de vida útil, no se restar á esta pérdida de vid

porcentaje que se encuentra en el catálogo de activos).

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Manejo de reportes

TABLA RESUMEN

Conoce los listados que el MENÚ REPORTES te ofrece:

Una vez que tengas conocimiento de los par ámetros de operación con los que estás trabajando en tu sistema y captures tus partid

con la información contable de tu empresa, puedes generar reportes que te ayudar án a responder a las necesidades financieras m

apremiantes:

REPORTE CONTIENE:

Catálogo de cuentas y Saldopromedio diario mensual

Obtiene un listado de todas las cuentas as í como el desglose de ajuste anual y el reporte

de saldo promedio diario de una o más cuentas del catálogo.

Emisión de pólizas Permite filtrar las pólizas que se des ean imprimir, en el formato seleccionado de acuerdo

a la impresora y a la hoja impresa Aspel que manejes.

Balanza de comprobación Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del per íodo en el que estés

trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicación de la partida doble; y que los saldos

de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora.

Diario general Permite obtener un listado con el detalle de todas las pólizas que s e seleccionen de estecatálogo.

Auxiliares Expide los auxiliares de las cuentas de tu catálogo, en el per íodo que determines.

Catálogo de activos Muestra información detallada del o los activos tal como su clave, descripci n, etc.

Revaluación de activos fijos Este reporte permite conocer el es tado de la revaluación de tus activos.

Inventario de activos fijos Este reporte permite llevar un control de la ubicación de los activos fijos que se utilizan en

tu empresa.

Depreciación contable Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación m ismos que se aplican

para el título II y IV de la Ley del Impuesto s obre la Renta.

Activos que ya no sedesprecian

Te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad yno se han dado de baja.

Proyección de depreciación Permite obtener un reporte sobre la proyección de la depreciación de los activos de la

empresa.

Conciliación de activos Este reporte ofrece una comparación de las cuentas de los activos contra los valores

reales de los bienes (surge de la conciliación entre los catálogos de cuentas y activos).

Depreciación fiscal convalores actualizados (factoranual)

Presenta la depreciación sobre los valores actualizados por la inflación.

Depreciación fiscal convalores actualizados (ajustesISR)

Presenta la depreciación sobre los valores actualizados por la inflación.

Depreciación fiscal condeducción inmediata

Este reporte te ayuda a realizar los cálculos para aquéllos activos que se deprecian por el

método de deducción inmediata.

Depreciación fiscal - impuestoa los activos fijos (IMPAC)

Te facilita el cálculo del impuesto s obre activos. El sis tema obtiene únicamente el cálculo

de la parte que corresponde al promedio anual de los activos fijos de tu empresa. (IMPAC)

Balance general Con esta opción obtendr ás un reporte del balance general o estado de situación financiera

de la empresa.

Estado de resultados Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado per íodo

de tiempo.

Libro mayor Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite lis tar los s aldos y afectaciones

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efectuadas a cada una de las cuentas en un m es o varios m eses hasta llegar a un año.

Reexpresión de saldos Te permite conocer el monto de la reexpresión de los saldos de tus cuentas.

Presupuestos Refleja los s aldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catálogo.

NotaComo un apoyo adicional a la automatización de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las hojas de cálc

fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la información contable de tu negocio emanejador de hojas de cálculo de tu preferencia, para obtener cálculos fiscales como la declaración anual de im puestos, entre otros.

Tabla de reportes modificables por el usuario

Considera la siguiente tabla, que te indica los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar para adaptarlos a tus necesidades.

Archivo .FTO Descripción

Auxiliar Este formato te permite generar el reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo.

Bgralmow Este formato genera un balance general, el cual es expresado a cualquier moneda extranjera. Como

usuario proporcionas el nombre de la moneda extranjera y el tipo de cambio que deseas utilizar en la

conversión. Simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado.

Bgralw Este formato genera un balance general en la moneda contable del sis tema.

Diariow Formato para la emis ión del diario de pólizas.

Edorew Formato para la emis ión del estado de resultados.

Emipzwl Formato para la emis ión de pólizas, s in considerar departamentos. Está diseñado para ajustarse a formasimpresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora láser.

Emipzdwl Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Está

diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresoraláser.

Emipzw Formato para la emisión de pólizas, una sola o un rango de ellas. No considera departamentos y está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresorade matriz.

Emipzdw Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Está

diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora

de matriz.

Emipzw2 Formato para la emis ión de pólizas, indicando las cuentas que fueron afectadas e indicando si el total de

cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quién elabor ó, modificó o corrigió

la póliza. Cada póliza aparece por separado. No considera Departamentos. Está diseñado para ser impreso en hoja blanca e impresora de m atriz.

Emipzdw2 Formato para la emis ión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas; indica

si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber qui én elaboro,modificó o corrigió la póliza. Cada póliza aparece por separado. Está diseñado para hoja blanca eimpresora de matriz.

Emipzmsa Formato para la emis ión de pólizas, indicando el formato mayor - subcuenta - auxiliar. Está diseñado para

hoja blanca e impresora de matriz.

Gastosw Formato para la emisión del reporte de gastos por departamento (considera como máximo hasta 4

departamentos).

Mayorw Formato para la emis ión del libro mayor.

Presupw Formato para la emis ión del reporte de presupuestos.

Reexpw Formato para emitir el cálculo de la reexpresión de saldos.

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Tema relacionado

Botones de la presentación preliminar de los reportes

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Emisión de pólizas

Acceso

l Menú Reportes, Emis ión de pólizas

Qué es

Para la emis ión de pólizas puedes elegir que se impriman:

l Todos los tipos de póliza o un rango de tipos de póliza que hayas elegido

l Todas las pólizas o sólo aquellas que establezcas en un rango numérico



Temas relacionados

Reportes de usuario


La forma y contenido de las pólizas puede ser modificado, al editar el archivo de impresión correspondiente. Para hacerlo, deb

referirte al funcionamiento del Editor de formatos y a la relación de los diferentes formatos de impresión que te ofrece el sis tema.

Campo Descripción

Tipo de póliza Elige entre las s iguientes opciones:

Todos: Se incluir án todos los tipos de pólizas que existan.Rango: Seleccionas el tipo de póliza que deseas por ejemplo, de Ig (ingresos ), Eg (egresos), Dr (diario).

Pólizas Especifica mediante un rango el o los números de las pólizas a emitir, este campo depende de lo

seleccionado en el campo "Tipo de póliza". Por omis ión el sistema tiene activado el campo "Todas"

Por ejemplo: si seleccionaste que el reporte imprima las pólizas tipo Dr. pero sólo las numeradas del 1

al 3, entonces el sis tema sólo va a generar el reporte con es tas pólizas.

Ruta Selecciona el directorio donde se encuentra el archivo del formato de la p liza a emitir.

Nombre delformato

Muestra el nombre del formato a emplear para la emis ión de la póliza.

Número de

copias

Puedes emitir hasta 999 copias de cada una de las pólizas a emitir.

Editar formato Este botón te despliega el editor de texto predefinido en las aplicaciones asociadas, en donde podr ás

modificar el reporte.

Para más información de cómo editar un reporte dir ígete al siguiente tema: Editor de formatos


No imprime lapóliza.

Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para comprobar

si la impresora a utilizar está definida adecuadamente, ingresa a la opción Especificar Impresora y

comprueba si el dispos itivo es el correcto.

Especificar im presora

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Acceso

l Menú Reportes, Balanza de comprobación



Consulta el s iguiente tema para el Botón opciones

Tema relacionado


Qué es

Puedes emitir el listado de tu balanza de comprobación, para un rubro determinado de cuentas, para un departamento y/o mostran

distintos niveles, con la elección de tener en el reporte todas las cuentas del catálogo o sólo aquellas que tienen movimientos.

Encabezado

l Datos generales de la empresa

l Titulo del reporte

l Número y descripción de departamento en caso que se seleccione

para uno en particular

l Rubro de cuentas

l Tipo de moneda

Detalle

l Número y descripción de la cuenta.

l Número de departamento

l Saldo anterior.

l Total de cargos (Debe) y abonos (Haber)

l Saldo actual (saldo anterior + total de Cargos - to

de abonos)

l Totales de las columnas saldo anterior, De

Haber y Saldo actual.

Campo Descripción

Nºde cuenta Puedes especificar el rango de cuentas que saldr án en el reporte. Si no especificas las cuentas, elsistema por omisión tomar á todas las cuentas.

Tipo de moneda Puedes elegir que se impriman todas las cuentas o s ólo aquellas que se manejan en alguna moneda

extranjera.Este campo estar á activado si el s istema es tá Configurado para m ultimoneda.

Departamento Escoge que la impresión de tu Balanza de comprobación incluya todas las cuentas o sólo aquellas que

sean departamentales y que fueron afectadas por movimientos. En el reporte s ólo aparecen los saldos

de la cuenta de ese departamento, y el nombre del mismo aparecer á en la parte superior de la pantalla.

Sólo con saldoy/o movimientos

Si activas esta casilla, el reporte presentar á sólo aquellas cuentas que presentan saldos y movimientos

en el per íodo.

Nivel de balanza Puedes elegir que la impresión incluya desde el nivel de mayor o sólo las cuentas subsiguientes

(subcuenta, subsubcuenta, etc, hasta el nivel de auxiliar).

Tí tulo delreporte

El sistema sugiere un título, pero podr ás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

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Diario general

Acceso

l Menú Reportes , Diario general


Qué es

Este listado permite obtener el detalle de todas las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza.

El reporte emite la siguiente información en:


Botón opciones: Opciones de impresión

Nota:

El orden en que se presentan los tipos de póliza en este reporte depender á de cómo los hayas registrado en los Par ámetros del s iste

en la carpeta de pólizas.

Tema relacionado


Encabezado

l Datos de la empresa


l Fecha del reporte y folio de cada hoja

Detalle

l Número de la cuenta

l Departamento



l Monto del cargo (Debe)

l Monto del abono (Haber)

l Total de la póliza

l Total del reporte (suma los totales de las pólizas que se es tán reportando)

Campo Descripción

Tipo de póliza Elige entre las s iguientes opciones:

Todos Incluir á todos los tipos de pólizas que existan.

Rango: Aquel rango de pólizas que hayas definido como las de Ig (ingresos), Eg (egresos) o Dr

(diario).

Pólizas Especifica el rango de números de póliza a reportar. También puedes imprimirlas todas.

Folio inicial Anota el número con el que iniciar á la paginación de las hojas del reporte (esto te servir á cuando

quieras expedir información previamente seleccionada y que inicie con un número de hoja).

Tí tulo del reporte El sistema sugiere un título, pero podr ás m odificarlo de acuerdo a tus necesidades .

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Acceso

l Menú Reportes, Auxiliares.

l Desde la Barra de herramientas, oprimir el botón (*)

Qué es

Esta opción te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un per íodo determinado.

Este reporte te emite la siguiente información:

Además, es te reporte permite realizar un corte de página por cuenta, subcuenta, auxiliar o sin corte.


Encabezado



l Fecha del reporte

l Folio del reporte

l Per íodo de trabajo.

l

Monedas

Detalle

l Tipo, No. y fecha de la póliza


l Cargos

l Abonos

l Saldos

Campo Descripción

Nºde cuentaInicial / Final

Puedes especificar el rango de las cuentas que s aldr án en el reporte. Si no especificas las cuentas, el

reporte generar á el de todas.

Perí odo Elige el rango del per íodo de trabajo que deseas emitir en el reporte.

Cuentas

Todas. Incluye todas las cuentas sin exclusión alguna.

Sólo con movimiento.Si es ta marcada, el sistema solamente mostrar á aquellas cuentas que contengan

movimientos.

Sólo con saldo y/o movimientos. Si está marcada esta opción, además de incluir las cuentas con

movimientos, también se incluyen las cuentas que tengan saldo.

Pordepartamento

Deber ás elegir si quieres que el reporte presente únicamente los auxiliares de un departamento en

específico. Este campo no estar á disponible si en los Par ámetros del sistema / Cuentas, no está

habilitada la opción "Manejo de departamentos".

Departamento Selecciona el departamento al que pertenezcan los auxiliares de las cuentas que deseas emitir.

Folio inicial Deber ás anotar por cuál número de folio empezar á el reporte.

Corte de páginaa nivel

Deber ás elegir entre las s iguientes opciones: Sin corte (el reporte mostrar á todos los movimientos sin

saltarse de página), Corte por mayor (mostrar á la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un

corte), Corte por subcuentas (mostrara los movimientos por separado, es decir, primero la cuenta de

mayor, después la subcuenta), corte por auxiliares (mostrar á por separado la cuenta mayor, después la

subcuenta y al final el auxiliar de la subcuenta).

Nombre de lamoneda

Si Manejas m ultimoneda, puedes seleccionar la moneda de las cuentas que deseas que aparezcan en el

reporte. De esta manera, sólo se mostrar án los auxiliares de las cuentas que tengan configurada la

moneda indicada; así mismo, los montos se presentar án en esa moneda, tomando en cuenta el tipo de

cambio con el que fue registrado cada movimiento durante la captura de las pólizas. Si eliges Todas, sepresentar án los auxiliares de las cuentas que cumplan con las especificaciones del res to de los filtros,

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Nota: Si no anotas los datos de los campos, el s istema realizar á el reporte con todas las cuentas y movimientos.


mos trando los montos en moneda nacional.

Tí tulo delreporte

El sistema te sugiere un título, pero podr ás m odificarlo de acuerdo a tus necesidades .

Exportar a Excel Al activar esta cas illa, el reporte se guardar á con el formato de Excel para poder visual izarlo.


El sistema no te muestra ningúnmovimiento de alguna cuenta.

La cuenta no tiene ningún movimiento en el per íodo que elegiste.

El sistema no te permite ver el reporte. El rango de cuentas es incorrecto, la cuenta no existe y/o alguna fecha está

incorrecta.

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Reporte de Balance general

Acceso

l Menú Reportes, Balance general, Moneda extranjera o Moneda contable

l Desde la Barra de herramientas, con el botón , solo con balance general en moneda contable (*)



Tema relacionado


Qué esEsta opción te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posición financiera, tanto en moneda conta

como extranjera, el cual refleja la situación financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catálogo en Activo (circulante y

circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capital contable.

Los registros que emite son los s iguientes:

l Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital).

l Totales de los rubros de activo, pasivo y capital.

l Fecha del reporte.

El reporte se generar á por la emisión de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades.

1. Bgralmow.fto, el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo ésta proporcionada po

usuario, as í como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionad2. Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sis tema.

Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicación del Editor de formatos.

Campo Descripción

Ruta Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema

solicitar á que se especifique la ruta y el archivo correctos.

Nombre delformato Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.

Editar formato Puedes m odificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas.

Fecha delreporte

Escribe la fecha del día en que se tomar án los movimientos para realizar el reporte.

Moneda Escribe el nombre de la moneda con que trabajar á el balance. (Moneda extranjera)

Tipo de cambio Indica el tipo de cambio que manejar á el reporte en los saldos de las cuentas.(Moneda extranjera)


No puedes imprimir el reporte. No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dir ígete

manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa.

No cuadran las cifras con respecto atus demás reportes

Ten presente que si asociaste mal una cuenta a un rubro que no corresponde, se reflejar átu balance.

Rubros de cuentas

El reporte tiene todas las cantidades enceros.

No realizaste ningún movimiento en el mes que afectó las cuentas de balance.

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Acceso

l Menú Reportes, Estado de resultados, moneda contable o moneda extranjera

l Desde la Barra de herramientas oprimir el botón (*)


Qué es

Esta opción permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, tanto en moneda contable como moneda extranjera

cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado per íodo de tiempo.

Agrupa las cuentas del catálogo llamadas de resultados, de la siguiente manera:

VENTAS

menos COSTO DE VENTAS

igual UTILIDAD BRUTA

menos GASTOS DE OPERACIÓN (Gastos de venta y Gastos de administración)

igual UTILIDAD EN OPERACIÓN

más PRODUCTOS FINANCIEROS

menos GASTOS FINANCIEROS

igual a UTILIDAD NETA

Este reporte emite los siguientes registros:

l Nombres de las cuentas de resultado

l Movimientos del mes

l Porcentajes sobre las ventas del mes

l

Movimientos acumulados del mesl Porcentajes sobre las ventas acumuladas

Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este lis tado, al editar el archivo EDOREW.FTO. Para hacerlo, debes referir

la explicación del Editor de formatos.

EDOREMOW.FTO, este formato genera el reporte de los estados de resultados pero en moneda diferente a la contable, los resultad

se dan de acuerdo al tipo de cambio que le indiques al s istema.

Nota:Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)

Campo Descripción

Ruta Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el

sistema solicitar á que se especifique la ruta y el archivo correctos.

Nombre del formato Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.

Editar formato Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que

deseas.

Fecha del reporte Escribe la fecha del día en que se tomar án los movimientos para realizar el reporte.

Moneda Escribe el nombre de la moneda con que trabajar á el reporte. (Moneda extranjera)

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Tema relacionado


Tipo de cambio Indica el tipo de cambio que manejar á el reporte en los saldos de las cuentas.(Moneda extranjera)


El reporte tiene todaslas cantidades enceros.

No realizaste ningún movimiento en el mes que afectó las cuentas de resultados.

No puedes imprimir elreporte. No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dir ígete al manualde tu impresora o de la red que corre en tu empresa.

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Libro mayor

Acceso

l Menú Reportes, Libro Mayor



Temas relacionados



Qué es

l Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de

cuentas de Mayor en un mes o varios meses , hasta llegar a un año.

l Refleja el saldo inicial, el total de cargos, el total de abonos y el saldo final de dichas cuentas.

Los datos que imprime es te reporte son los s iguientes:

l Encabezado (Nombre de la empresa, dirección, RFC, cédula de registro estatal)

l Título o encabezado del reporte

l Número y descripción de la cuenta de mayor

l Saldo inicial de cada cuenta

l Per íodos o meses que consider ó el reporte

l Cargos y abonos en el per íodo

l Saldo en cada per íodo

l Cargos y abonos acumulados por cuenta del m es inicial a tomar en cuenta hasta el final.

Puedes modificar el formato de im presión y el contenido de este listado, al editar el archivo MAYORW.FTO. Para saber cómo hace

debes referirte a la explicación del Editor de formatos.

Campo Descripción

Ruta Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicit

que se especifique la ruta y el archivo correctos.



Año Año de los datos del reporte.

Número de mes

inicial/ final

Fecha en que se comenzar á y se terminar á a tomar en cuenta para la obtención del reporte.

NotaSi quieres consultar los valores que presentar á este lis tado, dir ígete a la opción de Consulta de auxiliares.


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Reexpresión de saldos

Acceso

l Menú Reportes, Reexpresión de saldos


Al solicitar la generación del lis tado, el s istema te preguntar á los siguientes datos:

Tema relacionado


Qué es

Este reporte, además de los datos del encabezado (nombre, dirección, R.F.C., etc), ofrece los siguientes datos:

l Número y descripción de la cuenta (únicamente considera cuentas de mayor).

l Per íodo de la reexpresión por cuenta (INPC correspondiente al último per íodo solicitado / INPC del per íodo de reexpresión).

l Movimientos reexpresados por cuenta (monto de los cargos X factor de reexpresi ón; monto de los abonos X factor

reexpresión).

l Saldo inicial de la cuenta en el último per íodo.

l Saldo final de la cuenta en cada per íodo reexpresado (saldo final del per íodo anterior + cargos del per íodo reexpresado - abon

del per íodo reexpresado).

l Diferencia por reexpresión (saldo final reexpresado saldo final de la cuenta, sin reexpresar).

l Totales por cuenta de: cargos, abonos , saldo final y diferencia por reexpresión.

Para poder expedir correctamente este listado es indispensable contar con la tabla del INPC actualizada.

Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el siguiente archivo: REEXPW.FTO, el cual emite

cálculo de la reexpresión de saldos, y puede ser modificado de acuerdo a tus necesidades. Para hacerlo, debes referirte a la explicac

del Editor de formatos .

Nombre Descripción

Ruta Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicita

que se especifique la ruta y el archivo correctos.



Para más información de cómo editar un reporte dir ígete al siguiente tema: Editor de formatos

Encabezado Nombre que se le dar á al reporte para su im presión.

Año Año de los datos del reporte.

Número de mesinicial / Final

Fecha en que se comenzar á y se terminar á a tomar en cuenta para la obtención del reporte.

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Presupuestos

Acceso

l Menú Reportes, Presupues tos.

l Desde la Barra de herramientas oprimir el botón (*)


l No. de cuenta

l Descripción

l Saldo presupuesto

l Saldo final

l Diferencia (saldo presupuesto menos saldo final)

l Totales de las columnas de Saldo presupuesto, Saldo final y la Deferencia de saldos.


Al solicitar la generación del lis tado, el s istema te preguntar á los siguientes datos:


Qué es

Esta función te permite generar el reporte de presupuestos, el cual refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de

cuentas del catálogo.

Una vez elegida esta función, aparecer á una ventana que indicar á el directorio de ubicación del formato que imprimir á el reporte y

nombre del archivo de reporte.

El listado contendr á los siguientes registros:

Nombre Descripción

Ruta Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema

solicitar á que se especifique la ruta y el archivo correctos.

Nombre delformato

Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.


Para más im portación de cómo editar un reporte dir ígete al siguiente tema: Editor de formatos

Nota: Al em itir el reporte, éste te mostrar á todos los saldos presupuestados y los saldos finales de todas las cuentas del catálogo.

Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el archivo PRESUPW.FTO. Para saber cómo hace

debes referirte al Editor de formatos.


El reporte tiene todas las cantidades enceros.

No realizaste ningún movimiento en el mes que afectó las cuentas.

El reporte tiene solamente ceros en lacolumna de saldo presupuesto.

No anotaste ningún presupuesto en la cuenta.

Agregar cuentas



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Formas Aspel continuas y láser

O dir ígete a la página de Aspel en Internet haciendo clic aquí: aspel.com.mx/mx/formas_preimp.exe

Los sistemas Aspel se complementan con las Formas Aspel, que son formas de impresión continua o para impresoras láser queajustan a las dimensiones de ancho y altura de los formatos de reportes que manejan los sistemas. Estas formas poseen

siguientes cualidades:

l Van personalizadas con el logotipo de tu empresa.

l Se adaptan a las disposiciones fiscales y legales de nuestro pa ís (previo envío de cierta documentación necesaria para

personalización).

l Te facilitan la impresión de tu documentación y una organización más r ápida y mejor ordenada de los regis tros de tu empresa

Para conocer la variedad de formas que te ofrece Aspel y las ventajas del uso de este servicio, comunícate de inmediato a los s iguien

teléfonos:

MÉXICO

Cerrada de Suiza No. 17

Col. San Jer ónimo Aculco

C.P. 10400, México D.F.

Tel: (55)-325-23-23

GUADALAJ ARA

Av. Mariano Otero No. 3431, 2º. Piso,

Col. Verde Valle

C.P 44510, Guadalajara, Jal.

Tels: (33) 647-7301

MONTERREY

Manuel Barragán No. 6736

Col. Villas de Anáhuac

C.P.66450 San Nicolás de los Garza, N.L.

Tels: (81) 8352-5661

http://www.aspel.com.mx/mx/formas_preimp.exe/formas?nopest=0&idsa=



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Acceso

l Reportes, Fiscales, Operaciones con terceros

Qué es

Este reporte muestra la información de las operaciones con terceros.

l Detallado

l Concentrado

l Con formato SAT

La información que se despliega tanto en el reporte Detallado y Concentrado es la siguiente, excepto que en el Detallado se agreg

columna Tipo y No. de póliza.


l Clave tipo de tercero (Nacional o Extranjero)

l Tipo de Operación

l Concepto o bien del s ervicio

l RFC del proveedor

l Número de ID Fiscal

l Nombre del extranjero

l País de residencia

l Nacionalidad

l Tipo y No. de póliza ( Reporte Detallado)

l Monto de la operación pagada a proveedores (incluyendo IVA)

l Monto de la operación deducible para ISR

l Valor de los actos o actividades pagados a tasa de IVA general, 15% o 16%

l Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa de IVA general, 15% o 16% (correspondiente en la proporción deducible

de ISR)

l Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a tasa de IVA fronterizo, 10% u 11%

l Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa del IVA fronterizo 10% u 11%(correspondiente en la proporción deducible

de ISR)

l Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importación de bienes y servicios a la tasa del IVA

general, 15% o 16%

l Monto del IVA pagado no Acreditable por la importación a la tasa del IVA general, 15% 0 16% (correspondiente en la

proporción deducible de ISR)

l Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importación de bienes y servicios a la tasa del IVA

general, 15% 0 16%

l Monto del IVA pagado no Acreditable por la importación a la tasa del IVA fronterizo, 10% u 11% (correspondiente en la

proporción deducible de ISR)l Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importación de bienes y servicios por los que no se

pagar á el IVA (Exentos )

l Valor de los demás actos o actividades pagados a proveedores a la Tasa del 0% de IVA

l Valor de los demás actos o actividades pagados a proveedores por los que no paga el IVA (Exentos)

l IVA retenido por el contribuyente

l Total del IVA Trasladado al contribuyente (pagado a proveedores excepto importaciones de bienes y servicios)

l Total del IVA pagado en las importaciones de bienes y servicios

l IVA correspondiente a las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.

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Temas relacionados

Agregar una póliza


Campo Descripción

Fecha decausaciónDesde / Hasta

Indica el rango de fechas de las operaciones con terceros.

Con el botón o la tecla de función F2, se desplegar á el calendario para que selecciones la fecha a

capturar.

ProveedoresDesde/Hasta

Escribe o selecciona un rango de proveedores a través del RFC o ID Fiscal según el caso y que quieras

que se m uestre en el reporte.

Con el botón o la tecla de función F2, se desplegar án los datos fiscales de terceros de la cualindicar ás el que te interesa.

Tipo deProveedor

Marca las casillas de acuerdo al tipo de proveedor de tu inter és y por el cual quieres que se despliegue

en el reporte; si quieres que se desplieguen todos los proveedores marca la casilla Todos o de locontrario marca todas las casillas.

Tipo deoperación

Marca las casillas de acuerdo al tipo de operación y por el cual quieres que se despliegue en el reporte,

la ventana te da la opción de desplegar todos los tipos de operación marcando la casilla Todos o de locontrario marca todas las casillas.

Tasa de IVA

General Al indicar el valor de IVA general, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al valor

que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al valor


Tipo de reporte Selecciona el tipo de reporte con el que quieres que s e muestre la información necesaria.

Concentrado.- El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan

realizado con terceros de acuerdo a l RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor.

Al generar el reporte se desplegar á una ventana con la información requerida y desde ahí puedes

generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato SAT.

Detallado.- Mostrar á la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros.

La diferencia entre uno otro reporte es que el concentrado no muestra el número y tipo de póliza.

Formato SAT.- Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia que este

reporte es el que tendr á el formato para el envío a Internet al SAT.

Al seleccionar es te tipo de reporte deber ás indicar la ruta donde se guardar á el archivo con extensión .txt.

Por default el sis tema te sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt,

donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al SAT y se gener ó el 1 de diciembre del

2004; pero puedes modificar el nombre.

Nota

l En el reporte concentrado y el archivo que se exporta a Excel® desde este reporte mos trar án los montos de los impuestos scomo enteros; para mostrar los montos con decimales se muestran con el reporte detallado, tambi én se muestran es

cantidades con decimales en el archivo que se exporta en Excel®.

l El reporte despliega la información en forma de columnas en donde podr ás ver el resultado de las operaciones con proveedo

o terceros.

l Cuando generas un reporte de forma detallada o concentrado se despliega éste en forma de consulta y contiene el botón

en donde lo podr ás guardar como archivo con extensión .XLS y que se podr á abrir con Microsoft Excel® y al abrirlo en eprograma se mostrar á tal y como se muestra en pantalla.

l Si deseas salir del reporte lo podr ás hacer con el botón .

l Cuando generas el reporte en formato para el SAT se habilita el botón donde se exportar á el archivo que servir á para en

al SAT y se generar á en la ruta que previamente indicaste en el filtro del reporte; al hacer clic sobre este bot ón se genera

mostrar á en pantalla es te archivo.

Exportar a Excel

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Reporte de Ingresos IETU

Acceso

l Menú Reportes, Fiscales , Operaciones con IETU, Ingresos IETU

Qué es

Este reporte muestra la información de los ingresos de las operaciones con IETU.

Manejo

Antes de generarse e l reporte, se desplegar á un filtro para obtener información específica, el filtro es el s iguiente:

Campos de la ventana del filtro

Posterior a la definición del filtro, el reporte se mostrar á en pantalla. La ventana donde podr ás consultar el reporte es la s iguiente:

Campo Descripción

Fecha de póliza

Desde / Hasta

Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas

que cumplan con esta caracter ística.

Fecha de causación

Desde / Hasta

Indica la fecha de causación de las operaciones (Ingresos) que deseas incluir en el reporte.

Valor de IVA

General Al indicar el valor de IVA general, s e desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al

valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al


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Información que proporciona el reporte:

Botones de esta ventana

Tema relacionado

Cuenta para ingresos (IETU)

l Póliza l IVA

l Fecha l Otras retenciones

l Tipo de actividad l IVA Retenido

l Ingreso gravable l Monto de la operación

Botón Función

Te permi te exportar el reporte a formato Excel®.

Podr ás expandir o contraer la información visualizada en el reporte.

Utiliza es te botón s i deseas cerrar el reporte.

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Reporte de Deducciones IETU

Acceso

l Menú Reportes, Fiscales , Operaciones con IETU, Deducciones IETU

Qué es

Este reporte muestra la información de las deducciones de las operaciones con IETU.

Importante: Es necesario que para que en el reporte se visualicen las operaciones por concepto de IETU, dichas operaciones debe

tener asignada una cuenta de gastos. Si la operación no tiene una cuenta de gasto, bastar á con asociar una cuenta y modificar el mo

deducible con cero para que se visualicen las operaciones.

Manejo

Antes de generarse e l reporte, se desplegar á un filtro para obtener información específica, el filtro es el s iguiente:


Campo Descripción

Fecha de póliza

Desde / HastaPuedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte laspólizas que cumplan con esta caracter ística.

Fecha de causación

Desde / Hasta

Indica la fecha de causación de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte.

Valor de IVA

General Al indicar el valor de IVA general, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al


Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo

al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos

porcentajes).

7/15/2019 Manual COI 5.7


Posterior a la definición del filtro, el reporte se mostrar á en pantalla. La ventana donde podr ás consultar el reporte es la s iguiente:



Tema relacionado

Cuenta para operaciones con terceros

l Póliza l Monto deducible

l Cuenta l Monto no deducible

l Concepto l Gasto asociado

Botón Función

Te permite exportar el reporte a formato Excel®.

Podr ás expandir o contraer la información visualizada en pantalla del reporte.

Utiliza es te botón si des eas salir del reporte.

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Reporte de IVA Acreditable

Acceso

l Menú Reportes, Fiscales, Desglose IVA, IVA Acreditable

Qué es

Este reporte muestra la información del desglose del IVA Acreditable.

Manejo

Los campos de la ventana del filtro son los siguientes:

Una vez definido el filtro, se desplegar á el reporte en pantalla donde podr ás agrupar la información dependiendo tus necesidades, es d

mediante el menú flotante selecciona la manera en la que deseas visualizar el reporte, las opciones disponibles s on: Por póliza o por operaci

La información que despliega este reporte es la siguiente:

Campo Descripción

Fecha de póliza

Desde / Hasta

Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar en el reporte las p ólizas q

cumplan con esta caracter ística.

Fecha de causación

Desde / Hasta

Despliega en el reporte las pólizas que tengan un per íodo de causación de acuerdo a lo especificado en

campo.

Tasa de IVA

General Al indicar e l valor de IVA general , se desplegar

ála informaci

ón de las operaciones de acuerdo al valor q

indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

Fronterizo Se agrega una nueva sección denominada “Fiscal” donde se agrupan los par ámetros relacionados con

captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, tanto los que se manejaban en la versión anter

(ubicados en la sección Pólizas) como los nuevos, quedando de la siguiente forma:

l Póliza l Monto de IVA Acreditable a una tasa de IVA general, 15% o 16%.

l Operación l Monto de IVA acredi table a una tasa de IVA fronterizo, 10% y 11%

l Valor de los actos de IVA general,15% o 16% l Monto del IVA acreditable a una tasa del 0%

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Tema relacionado

Cuentas para operaciones con terceros

l Valor de los actos de IVA fronterizo, 10% u 11% l Monto del IVA acreditable a una tasa exenta

l Valor de los actos a una tasa del 0% l Total del IVA acreditable

l Valor de los actos a una tasa exenta l Monto del IVA no acreditable

l Total valor de los actos l Monto del IVA retenido

Botón Función


Podr ás expandir o contraer la información visualizada en pantalla del reporte.

Utiliza este botón si des eas s alir del reporte.

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Reporte de IVA trasladado

Acceso

l Menú Reportes, Fiscales, Desglose IVA, IVA Trasladado

Qué es

Este reporte muestra la información del desglose del IVA Trasladado.

Manejo Aspel

Los campos de la ventana del filtro son los s iguientes:

Una vez definido el filtro, se desplegar á el reporte en pantalla donde podr ás agrupar la información dependiendo tus necesidades

decir, mediante el m enú flotante selecciona la manera en la que deseas visualizar el reporte, las opciones disponibles son: Por póli

por actividad.

La información que despliega el reporte es la s iguiente:

Campo Descripción

Fecha de póliza

Desde / Hasta

Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar en el reporte las póliza

que cumplan con esta caracter ística.

Fecha de causación

Desde / Hasta

Despliega en el reporte las pólizas que tengan un per íodo de causación de acuerdo a lo especificad

en el campo.

Tasa de IVA

General Al indicar el valor de IVA general, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al val


Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar á la información de las operaciones de acuerdo al val


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Tema relacionado

Cuentas para ingresos (IETU)

l Póliza l Total del valor de los actos

l Fecha l Valor del IVA trasladado a una tasa de IVA

general, 15% o 16%

l Tipo de actividad l Valor de IVA trasladado a una tasa de IVAfronterizo, 10% u 11%.

l Valor de los actos a una tasa de IVA

general, 15% o 16%l Valor del IVA trasladado a una tasa del 0%

l Valor de los actos a una tasa de IVAfronterizo, 10% u 11%

l Valor del IVA trasladado a una tasa exenta

l Valor de los actos a una tasa del 0% l Total del IVA trasladado

l Valor de los actos a una tasa exenta

Botón Función

Te permi te exportar el reporte a formato Excel®.

Podr ás expandir o contraer la información visualizada en el reporte.

Utiliza es te botón s i deseas cerrar el reporte.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Reporte de IVA e ISR retenido para DIOT

Acceso

l Menú Reportes, Fiscales , Retenciones, IVA e ISR retenido en DIOT

Qué es

Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con DIOT.

Manejo




Campo Descripción

Fecha de póliza

Desde / Hasta

Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte laspólizas que cumplan con esta caracter ística.

Fecha de causación

Desde / Hasta


Valor de IVA





porcentajes).

l Tipo l IVA retenido

l Número l ISR retenido

l Operación l Otras retenciones

Botón Función



7/15/2019 Manual COI 5.7


Reporte de IVA e ISR retenido para IETU

Acceso

l Menú Reportes, Fiscales , Retenciones, IVA e ISR retenido en IETU

Qué es

Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con IETU.

Manejo




Campo Descripción

Fecha de póliza

Desde / Hasta

Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las

pólizas que cumplan con esta caracter ística.

Fecha de causación

Desde / Hasta


Valor de IVA





porcentajes).

l Tipo l IVA retenido

l Número l ISR retenido

l Operación l Otras retenciones

Botón Función



7/15/2019 Manual COI 5.7



Acceso

l Menú Reportes, Reporte del usuario

l Desde la Barra de Herramientas, con el botón

Qué es

Desde este Adminis trador de reportes podr ás crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensión QR2, selecciona

de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente pod

consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formato tradicional.

De manera general desde es te administrador podr ás:

l Dar de alta tus reportes personalizados en formato QR2 y FTO.

l Modificar los reportes previamente creados con este administrador.

l Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo.

l Borrar un reporte

l Añadir un reporte creado en formato FTO

l Preparar el archivo para su envío a internet.

l Enviar el reporte vía e-mail.

Manejo

El sistema por omisión incluye reportes en formato QR2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, depende

del módulo en el cual estés utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar á disponible desde cualquier módulo, p

sólo podr ás consultar los reportes del módulo correspondiente.

La ventana del Administrador de reportes, mostrar á los reportes pertenecientes a cada grupo (Activos, Cuentas, Cuen

departamentales, Depreciación, Mantenimiento, Seguros, etc). Cada grupo muestra los datos (Título del reporte y Formato) y ubicac

del reporte(Archivo y Ruta).

NotaPara el grupo de pólizas no s e podr án agregar reportes con formato qr2 y con el formato FTO se tendr án algunas limitaciones.

La ventana es la siguiente:

Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar á el filtro correspondie

7/15/2019 Manual COI 5.7


Botones

para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el repo

Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero identifiques el grupo donde deseas incluirlo antes de dar

alta un reporte.

Botón Función

Con este botón podr ás realizar lo siguiente:

Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar á el Diseñador de reportes . Para mayor informaciónconsulta el tema Diseñador de reportes. Para este caso debes s eleccionar la opción "Nuevo".

Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sis tema despliega la Ventana en la cual podr ás f ácil

y r ápidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opción "Archivo FTO".

Nota: Para ambas opciones deber ás primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas añadir el

reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean añadidos o creados es el tipo de filtro que

adoptan.

Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar á una ventana deWindows® para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para añadir un reporte

son los siguientes:

l Posicionate sobre el grupo de reportes en el cual deseas añadir el reporte. Recuerda que estos grupos

ya los tiene asignado el sis tema por omisión.

l Utiliza es te botón, selecciona la opción Agregar e indica la ruta del reporte a inclui r.

l

Nota: Es importante que tomes en cuenta que no podr ás añadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema

ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona muy particularmente por el grupo de reporte en el cual

fue creado.

Con esta opción podr ás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser á

el s iguiente:

Formato QR2El reporte se abrir á con el diseñador de reportes.

Modifica un reporte exixtente

Formato FTOSe abrir á el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte

utiliza la Lista de campos y f órmulas disponibles des de la barra de herramientas con el botón

Para mayor información consulta el Editor de formatos

Con este botón podr ás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al administrador de reportes. Al

eliminar un reporte deber ás tomar en cuenta los siguientes puntos:

l El reporte se elimina del administrador de reportes y también se elimina de la ruta o carpeta donde se

encuentre.

l Los reportes personalizados desde el diseñador de reportes o mediante la programación de reportes

(FTO), también ser án eliminados por completo.

Muestra una vista prelim inar del reporte. Al sol icitar la vista previa se despliega el filtro del reporte para delimitar

la información a emitir en el reporte.

Nota: Recuerda que si no especificas ningún dato en el filtro el reporte considerar á todos los datos.

Tipo de filtros por grupo de reportes

Con este botón podr ás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar á su

Filtro correspondiente por si deseas especificar que s ólo cierta información se emita y posteriormente se

7/15/2019 Manual COI 5.7


Temas relacionados

Formas continuas y láser


desplegar á la ventana de Windows® para configurar ciertas opciones para la impresión del reporte.

Prepara el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podr á ser enviado en PDF o HTML.

Nota:Esta opción sólo estar á disponible para los reportes en formato QR2.

Envía y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consultas.


Despliega la lista de f órmulas y campos que podr ás utilizar para armar tus reportes fto (vía formato) a la

medida de tus necesidades.

Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por correo electr nico. Al seleccionar este botón,

primero se desplegar á un Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo

se generar á el archivo pdf con la información del reporte y por último, dicho reporte se adjunta como un archivo

en la aplicación de correo predeterminado en tu computadora.


7/15/2019 Manual COI 5.7


Agregar un reporte

Acceso

l Dentro del Administrador de reportes, con la flecha , opción Agregar

Qué es

Esta opción sirve para agregar reportes que no se encuentran por default en el Administrador de reportes.

Podr ás modificarlo pos teriormente con la opción Editar reporte que se encuentra en el menú flotante (botón derecho del ratón).

Tema relacionado

Crear un reporte en FTO

7/15/2019 Manual COI 5.7


Crear un reporte FTO

Acceso

l Dentro del Administrador de reportes, con el botón botón , opción Nuevo FTO.

l Posicionándote sobre un reporte, menú flotante (botón derecho del ratón), opci n Nuevo FTO

Campos generales

Tema relacionado

Reporte en blanco

Qué es

Para realizar un reporte en formato FTO, el sis tema te ofrece el Bloc de notas que es un editor de texto básico que se puede utilizar p

crear documentos s encillos, en este caso para crear reportes.

Manejo

Para crear el reporte con formato FTO, debes seleccionar el tipo de reporte que quieres que se genere, ya sea de cuentas, cuent

departamentales, pólizas, activos, depreciación, mantenimiento, seguros o rubros de cuentas, selecciona la opción de Archivo FTO

la flecha del botón y enseguida escribe los datos que se te pide para generar el reporte y luego de confirmar los datos se ab

la ventana del Bloc de notas .

Campo Descripción

Tí tulo Teclea el título que llevar á el reporte.

Ruta Indica la ruta donde se guardar á el reporte.

Archivo Escribe el nombre con que se guardar á f ísicamente el reporte en el

sistema.

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Estructura de cada formato de reporte

Qué es

En general, todos los formatos s e dividen en las siguientes secciones:

Manejo

Sección Función

Parámetros del reporte Le indica al sis tema las caracter ísticas generales que tendr á el reporte, como son: número de los

caracteres que se im primir án, tipo de letra, dispositivo de salida, etc.

Encabezados Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la l ínea divisora, los textos, los

espacios entre éstos, etc.

Contenido del reportey/o partidas y ciclos

Define los campos que mostrar á el reporte, es decir, los valores a emitir, con los cálculos que sequieran añadir y las especificaciones o textos complementarios que acompañen a dichas

cantidades.

Totales Indica la sección de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las

anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Ver: Consulta la lista de campos para formatos

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Lista de comandos y f órmulas para formatos

Acceso

l Menú Archivos, Editor de formatos, Lista de comandos del Editor.

Qué es

l El Editor de formatos permite utilizar diferentes comandos y f órmulas para la edición de los formatos de reportes, los cuales instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los m ismos.

l Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten

operación.

l La tabla que presenta esta lista es una guía de apoyo la cual está en orden alfabético, y que puedes consultar al mismo tiemque modificas un formato de reporte, gracias a las ventajas del ambiente .

Para la consulta de los comando y formulas consulta los s iguientes temas :

Comandos

Fórmulas

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CAMPOS

Cuentas con los siguientes campos:

Campos <001> al <019>

Campos con datos de la empresa

Campos con datos de la cuenta

Campos con datos de las pólizas

Campos con datos del departamento

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Comandos del editor

Qué es

En este apartado localiza cada uno de los comandos que se utilizan en el s istema, y conoce de cada uno de ellos:

Esencial

Considera lo siguiente dentro del uso de los comandos:

l Un campo o una variable específica deber á ir entre < >. Por ejemplo: <049>.

l Los textos que requieres que se impriman deber án de ir entre comillas. Por ejemplo: "Reporte Final".

l El número de columna o longitud de un comando se indican únicamente con un número.

l Los comandos de impresión se escribir án indistintamente con mayúsculas o minúsculas.

Revisa los siguientes comandos:

@CTA

@DEPRECIA

@DEPRECIAC

@EMPRESA

@INPC

@RAN

@RED

@SDIARIO

@SI

@SUBCADENA

@MFC

ABRE

AJUSTA

ANCHO_CARACTERES

ASIGNA

BRINCA

CARACTERES

CENTRA

COMENTARIOS

DATO

DEFINE

DISCO

ENCABEZADOS

ESCRIBE FENCABEZADOS

Elemento Quiere decir

SINTAXIS La manera de escribir los comandos dentro del reporte.

DESCRIPCION Para qué sirven los comandos o qué ejecutan dentro del reporte.

UBICACION En qué parte de la estructura de los formatos se utilizan es tos comandos.

LOS SISTEMAS DONDE SEOCUPAN

Cada comando se usa en s istemas específicos de la línea Aspel.

EJ EMPLO DE SU USO Este breve ejemplo te indica cómo debes aplicar un comando dentro del formato que le

corresponda.

COMANDOS CON LOS QUEESTA RELACIONADO

Cada comando tiene relación con otro u otros comandos, por lo que puedes dirigirte a ellos

para saber de qué manera se utilizan.

7/15/2019 Manual COI 5.7


FIN

FONT

IMPRESOR

INICIA

INICIARANGO

M ÁSCARA

PANTALLA

RAYA

REDONDEO

SALTA

SI

SIFIN

SINO

TERMINA

TIPO

TRADUCE

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FÓRMULAS

Fórmula en el editor Ejemplo de sintaxis

@EMPRESA[Sufijo] @EMPRESA [E]

@SI[Cond., Verdad, Falso] @SI[<34> > <36>, <34>*10, <36> /2*10]

@RED[Valor, Redondeo] @RED[<34>,1]

@CTA[Cuenta,Sufijo] @CTA[100 001,F]

@CTA[Cuenta,Sufijo,Dpto] @CTA[100 001,F,1]

@CTA[#Campo1>,<#Campo2>,Sufijo] @CTA[<46>,<47>,F]

@CTA[<#Campo1>,<#Campo2>,Sufijo,Dpto] @CTA[<46>,<47>,F,1]

@CTA[Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] @CTA[100 001,500 001,F]

@CTA[Cuenta1,Cuenta2,Sufijo,Dpto] @CTA[100 001,500 001,F1]

@MFC[CampoFecha, "Formato", "Idioma" ] @MFC[ <025>,"dd/mm/aa","E"]

@RAN[R#rango,Sufijo] @RAN[R11,F]

@RAN[Cuenta1..Cuenta2,Sufijo] @RAN[2100 000..2199 999,F]

@INPC[Mes,Año] @INPC[12,1994]

@SUBCADENA[Cadena,Desde,Cuantos] @SUBCADENA[<20>,5,7]

@SDIARIO[No.cuenta] @SDIARIO[100 002]

@DEPRECIA[<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FfinDepre,Que, FlniEjer]

@DEPRECIA[T2,0596,0596,9,0196,1296] @DEPRECIA[AACT1,0596,0596,P,0196,0196]

@DEPRECIAC[<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FfinDepre>,Que, FlniEjer,FfinEjer]

@DEPRECIAC[T2,0596,0596,p,0196,1296 @DEPRECIAC[AACT1,0596,0596,p,0196,1296]

Ver: Más acerca de Comandos del editor

7/15/2019 Manual COI 5.7


Mensajes de error del editor

Qué es

l Los mensajes de error sirven para orientarte cuando estés ejecutando un formato y éste no se pueda llevar a cabo exitosamen

l Generalmente el mens aje indica la línea del formato con el problema, lo que har á más f ácil que lo identifiques y corrijas.

A continuación te presentamos los mensajes de error más importantes, en orden alfabético:

MENSAJ E DEERROR

APARECE

Archivosinexistentes paracambio deperí odo.

Este mensaje aparece seguido por el aviso: "No se puede accesar el archivo: (Nombre del archivo);<ENTER>" y se des pliega generalm ente cuando especificas una fecha inexistente a través del comando

ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificación del directorio de datos.

Asignacióninválida oCadena Inválida

Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el

comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena de

caracteres delimitada por comillas. Ocurrir á también si defines un car ácter para un campo que requiere

un número o viceversa. Aparece Igualmente cuando haces una asignación sobre un campo reservado,

es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de los campos que ya están

definidos dentro del editor.

Campo inválido. Tienes hasta un campo límite para definir variables de usuario. Este número de campo var ía de

acuerdo al sistema o módulo de que se trate. Si dentro de un formato utilizas un número de campo

mayor al seleccionado, el sistema te enviar á este mensaje.

Campo nodefinido.

Aparece cuando solici tas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002> para que despliegue el contenido

de una variable alfanumérica que no ha sido definida con el comando DATO, ni se le ha especificado

ningún "Texto".

Columna inválida. El mensaje aparecer á cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el par ámetro

correspondiente al número de columna especifiques un número que no s ea entero.

Comando inválido. Cuando las tres primeras letras de una l ínea no corresponden a ningún comando conocido por el

sis tema o cuando al escribir el comando cometiste un error de s intaxis. Rectifica que el comando esté escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato.

DEFINE sinFENCABEZADOS.

Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sis tema hasta dónde termina éste. Recuerda

que cada instrucción DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.

El campo acapturar, nopuede ser mayora 255 caracteres.

Si especificas una variable alfanumérica a través del comando DATO y le defines una longitud superior

a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sis temas NOI y SAE la longitud

máxima es de 250 caracteres.

El campo nopuede serredondeado.

Si solicitas al sis tema que redondee campos alfanuméricos o campos de fecha. Por razones lógicas el

sistema sólo puede redondear campos numéricos. Rectifica que el campo sea numérico.

Esperaba ' , '. Aparece en los comandos que requieren más de un par ámetro para funcionar y uno de ellos no se ha

definido. Aparece también cuando has especificado dos o más par ámetros de un comando y entre cada

uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la línea que te indica el sistema y corrige la omis ión.

Esperaba comilla. Indica que dentro de la línea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia a un

texto.

Esperaba (E)spañol o (I)nglés

Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spañol o (I)nglés, para el idioma

a utilizar (E o I).

Esperaba númeroentero en el rangode 1 a 6.

Aparecer á si especificas un número que no sea entero o de más de un dígito al utilizar el comando

TIPO.

Esperaba uncarácter.

Al comando RAYA se le puede especificar únicamente un caracter de repetición; por lo tanto, estemensaje aparecer á si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI".

7/15/2019 Manual COI 5.7


Temas relacionados

Edita tus formatos de reportes


Lista de comandos y f órmulas para formatos Lista de campos para formatos

Comandos del Editor

Definición de ciclos

Esperaba unafecha

Aparece s i especificas una fecha inexistente a través del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la

especificación del directorio de datos., el mensaje aparecer á cuando se trate de definir una fecha

directamente, sin emplear un campo numérico.

Exceso de ciclosanidados.

Este mensaje aparece cuando especificas más de 8 ciclos anidados a lo largo del formato.

Exceso de SI'sanidados.

La aparición de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu máquina. Cuando se

presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la función especial @SI.

Expresión

inválida.

Este mensaje lo envía el sistema por varios motivos. El más común, es por un error en la sintaxis

dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la sintaxis y el usode comillas o < > sean correctos. Otra causa común es que abras más par éntesis de los que cierras.

Fecha inválida. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un car ácter y no una fecha.Recuerda que el formato de fecha es Día/Mes/Año con dos caracteres para cada rubro.

INICIA TERMINAincompletos.

Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente TERMINA

o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos par ámetros

Mascarillainválida.

Indica que especificaste en un comando MASCARA un car ácter diferente a #, comas o punto.

Memoriainsuficiente.

Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el proces o y

se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un programa residente; 2)

Que otro sistema haya dejado dañada la memoria, lo que impedir á al s istema trabajar correctamente.Lo más recomendable es reiniciar tu computadora.

Paréntesisdesbalanceados.

Sucede cuando en una línea del formato cierras un número mayor de par éntesis de los que hayas

abierto.

Se esperabanúmero sindecimales.

Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un número que no es entero:

SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificación con decimales en cualquiera

de los comandos que requieran el par ámetro de Número de columna.

Se esperaba '>'. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el número del campo o variable especificaste algo como:

ASIGNA <115 y debes cerrar el pico par éntesis as í: ASIGNA <115>.

Se esperaba '<'. El mensaje aparecer á cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el número de la variable

definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir ASIGNA <115>.

SI SIFINincompletos.

El mens aje se despliega cuando se definió un comando SI y no se es pecificó el final de la condicional

con un SIFIN. Aparece también cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI que le anteceda.

Sólo puededefinirse unencabezado.

El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir otro

comando DEFINE. No es posible añadir el comando DEFINE ya que éste se utiliza sólo para definir

encabezados.

Texto paracapturademasiadogrande.

Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer par ámetro (que corresponde al "Texto") es

superior a 45 caracteres.

Uso de

ENCABEZADOS nodefinidos.

El comando ENCABEZADOS sólo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del mismo a

través de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.

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Tipos de filtro por grupo de reportes

Acceso

l Menú Reportes, Reportes de usuario

Manejo

Como se mencionó en el tema de Administrador de reportes información general, el tipo de información solicitada en cada uno de

filtros para obtener información específica de cierto reporte, var ía dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creadoscontinuación se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador

reportes. Para obtener información específica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripción detallada.

Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o s e agrupan varios reportes de un m ismo tipo.

Hay dos tipos de reportes que se m anejan en el adminis trador, los que s on formatos QR2 y los FTO, en un mism o grupo se pued

manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, sólo deber ás tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo también var

dependiendo del formato. A continuación se en lis tan los diferentes grupos de reportes que se manejan por módulo.

Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2

Activos

l Reporte de Activos fijos

Cuentas

l Catálogo de cuentas

l Balance General en moneda extranjera

l Balance general

l Estado de resultados en moneda extranjera

l Reexpresión de saldos

l Auxiliares de cuentas

l Gastos por departamento

l Estado de resultados

l Presupuestos

l Libro mayor


l Reporte de cuentas departamentales

Depreciación

l Reporte de depreciación de activos

Mantenimiento

l Reporte de mantenimiento de activos

Pólizas

l Diario de pólizas

Rubros

l Reporte de Rubros

Seguros

l Reporte de activos asegurados

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Activos

Cuentas


Depreciación

Mantenimiento

Seguros

Tema relacionado


Independientemente en el grupo en el que estés, los reportes de formato .FTO desplegar án un mism o filtro (Emis ión de documentos

información solicitada en el filtro sólo varia dependiendo del catálogo del que s e trate:

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Selección de información: Reporte Activos

Acceso

l Menú Reportes, Opción Adminis trador de reportes , Grupo Activos

l Desde la barra de herramientas, con el botón (*)


Campos Generales

Temas relacionados

Emisión de documentos

Selección de información: Reporte Mantenimiento

Selección de información: Reporte Depreciación Selección de información: Reporte Seguros

Qué es

Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, informaci n aún más especifica mediante la definición de un f

el cual, podr ás seleccionar el tipo de información a concluir.Recuerda que dependiendo del grupo en el que es té creado el reporte, es el tipo de filtro que s e visualizar á en el filtro, es decir, se ar

con cierta información relacionada con el tipo de reporte.

Agrega un reporte

NotaSi no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrar á toda la información correspondiente.

Manejo Aspel

Si lo deseas podr ás modificar los reportes que por omisión instala el sis tema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidad

Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edici ón que deber ás utilizar. Para ma

información consulta Administrador de reportes .

Campo Descripción

Clave Desde, Hasta Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste.

Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegar á el catálogo de activos, de tal forma q

puedas seleccionarlo y registrarlo.

Adquirido en Desde/Hasta Selecciona el rango de fecha de donde se tomar án los activos que se dieron de alta.

Con la tecla F2 o el botón se desplegar á el calendario para elegir la fecha de adquisición.

Sólo activos del tipo Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestren

reporte.

Sólo activos del departamento Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algún departamento es especia

Sólo activos que se han dado debaja contablemente

Si activas esta opción se m ostrar án aquellos activos que han sido dados de baja contablemente

Sólo activos cuyo monto originalsea:

Esta opción permite mostrar la información de los activos los cuales su monto original puede indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que.

También puedes indicar en el campo monto con el botón o la tecla F2 el monto a consultar

medio de la calculadora que despliega.

Sólo activos que se localizan en: Puedes anotar el lugar f ísico donde s e encontrar á el activo fijo.

Ordenar por

Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la clave del activo, tipo de activo, Descripci

localización, Monto original, Monto Original en moneda extranjera, Fecha de adquis ición, Máximo deducible, Valor de mercado, Vida

Baja contable, Fecha de eliminación, Departamento, Número de serie y Tipo de cambio.

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Selección de información: Reporte Cuentas

Acceso

l Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Cuentas



Temas relacionados


Selección de información: Reporte Cuentas departamentales

Qué es

Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, informaci n aún más especifica mediante la definición de un fel cual, podr ás seleccionar el tipo de información a concluir.

Recuerda que dependiendo del grupo en el que es té creado el reporte, es el tipo de filtro que s e visualizar á en el filtro, es decir, se ar


Agrega un reporte


Manejo Aspel




Campo Descripción

Desde / Hasta Especifica el rango de cuentas a incluir en el reporte.

Con el botón o con la tecla F2, se desplegar á el catálogo de cuentas, de tal forma que pued

seleccionar la cuenta a consultar.

Sólo cuentas del rubro Puedes seleccionar cuentas de acuerdo a un rubro o rubros en particular o sin dis tinción alguna.

Cuentas con naturaleza Puedes seleccionar tu información de acuerdo a la naturaleza de la cuenta o sin dis tinción alguna.

Sólo cuentas con saldosy movimientos

Marca esta casilla si quieres que se imprima información con las cuentas que tengan saldo

movimientos.

Sólo ctas. que afecta alajuste cambiario

Marca esta casilla si quieres que se imprima información de las cuentas que afectan al aju

cambiario.

Sólo cuentas NODepartamentales

Si marcas esta casilla, en el reporte sólo se imprimir á información con las cuentas no departamental

Sólo cuentas con moneda Puedes seleccionar las cuentas que manejen una moneda en particular para que se muestren en

reporte.

Nota

La información que se mues tre en el reporte depender á de las restricciones que selecciones en el filtro del reporte.

Ordenar porPuedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción de la cuenta, Presupuesto mens

Presupuesto anual, Presupuesto acumulado, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de cargos, Total de cargos ME, Total de abonos, To

abonos ME, Saldo Final, Saldo Final ME.

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Acceso

l Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Cuentas departamentales



Temas relacionados



Qué es

Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, información aún más especifica mediante la definición de un f

el cual, podr ás seleccionar el tipo de información a concluir.



Agrega un reporte


Manejo Aspel




Campo Descripción

Desde / Hasta Especifica el rango de cuentas a incluir en el reporte.

Con el botón o con la tecla F2, se desplegar á el catálogo de cuentas departamentales, de forma tal q

puedas seleccionar la cuenta departamental.

Sólo cuentas deldepartamento

Puedes seleccionar cuentas departamentales de acuerdo a un departamento o departamentos en particuo sin dis tinción alguna.

Cuentas con naturaleza Puedes seleccionar tu información de acuerdo a la naturaleza de la cuenta departamental o sin distinc

alguna.

Sólo cuentas con saldosy movimientos

Marca esta casilla si quieres que se im prima información con las cuentas que tengan saldos y movimiento

Sólo ctas. que afecta alajuste cambiario

Marca esta casilla si quieres que se im prima información de las cuentas que afectan al ajus te cambiario.

Sólo cuentas conmoneda

Puedes seleccionar las cuentas que manejen una moneda en particular para que se mues tren en tu repo

NotaLa información que se mues tre en el reporte depender á de las restricciones que selecciones en el filtro del reporte.

Ordenar por

Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción de la cuenta, No. de DeDepartamento, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de cargos, Total de cargos ME, Total de abonos , Total abonos ME, Saldo Final, Sa

Final ME.

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Selección de información: Reporte Depreciación

Acceso

l Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Depreciación



Campos generales

Carpeta Depreciación

Qué es

Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, informaci n aún más especifica mediante la definición de un f




Agrega un reporte


Manejo AspelSi lo deseas podr ás modificar los reportes que por omisión instala el sis tema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidad

Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edici ón que deber ás utilizar. Para mainformación consulta Administrador de reportes .

Campo Descripción

Clave Desde/ Hasta Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste.


Sólo activos del tipo Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se m uestren el

reporte.

Sólo activos deldepartamento

Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algún departamento es

especial.

Sólo activos que se handado de bajacontablemente

Si activas esta opción se mostrar án aquellos activos que han sido dados de baja

contablemente.

Sólo activos cuyo montooriginal sea:

Esta opción permite mostrar la información de los activos los cuales su monto original puede

ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que.

Sólo activos que selocalizan en:

Puedes anotar el lugar f ísico donde s e encontrar á el activo fijo.

Campo Descripción

Perí odo de depreciaciónDesde / Hasta

Anota un rango de fecha de depreciación, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta

el último. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón .

Perí odo fiscalDesde/Hasta

Anota un rango de fecha de acuerdo al per íodo fiscal, desde el primero que quieres ver en la

consulta hasta el último. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón .

Sólo activos cuyadepreciación acumuladasea:

Elige que incluyan los activos cuya depreciación acumulada cumplan con las condiciones:Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que.

También puedes indicar en el campo monto con el botón o la tecla F2 el monto a consul tar por medio de la calculadora que despliega.

Sólo activos cuya tasa de Elige que incluyan los activos cuya tasa de depreciación cumpla con las condiciones: Indistinto,

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Temas relacionados



Selección de información: Reporte Mantenimiento Selección de información: Reporte Seguros

depreciación sea: Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que.

También puedes indicar en el campo monto con el botón o la tecla F2 el monto a consul tar

por medio de la calculadora que despliega.

Sólo activos cuyadeducción sea inmediata

Activa es ta casilla si quieres que tome en cuenta para el reporte las cuentas cuya deducción

sea inmediata.

Sólo activos cuyo montomáx. deducible sea:

Elige que incluyan los activos cuya depreciación acumulada cumplan con las condiciones:

Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que.

También puedes indicar en el campo monto con el botón o la tecla F2 el monto a consul tar


Ordenar por

Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la clave del activo, tipo de activo, Descripci

localización, Monto original, Monto Original en moneda extranjera, Fecha de adquisici ón, Máximo deducible, Valor de merca

Depreciación acumulada, Método de depreciación, Tasa de depreciación contable, Tasa de depreciación fiscal, Estado, Departame

Deducción inmediata, Inicia de depreciación contable, Inicio de depreciación fiscal, Depreciación acumulada fiscal.

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Acceso

l Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Mantenimiento



Campos generales

Carpeta Mantenimiento

Qué es





Agrega un reporte


Manejo Aspel

Si lo deseas podr ás modificar los reportes que por omisión instala el sis tema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidadRecuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edici ón que deber ás utilizar. Para ma


Campo Descripción



Sólo activos del tipo Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestrenreporte.







Campo Descripción

Activos con últimoMantenimiento realizado

Indica el rango de fechas del último mantenimiento de los activos que quieras que se muestren

el reporte.

También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón .

Sólo activos cuyo últimocosto de mantenimiento fue:

Elige que incluyan los activos cuyo último costo de mantenimiento cumpla con las condicion

Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que.

También puedes indicar en el campo m onto con el botón o la tecla F2 el monto a consultar

medio de la calculadora que despliega.

Sólo activos cuyos perí odos demantenimiento sean:

Selecciona la información cuyos activos cumplan con el rango indicado de acuerdo al per íodo

mantenimiento.

Sólo activos cuyo próximomantenimientos sea:

Selecciona la información cuyos activos cumplan con el rango de fechas en que se realicepr óximo mantenimiento.

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Temas relacionados


Selección de información: Reporte Activos Selección de información: Reporte Seguros



Ordenar por

Puedes ordenar la información de forma as cendente o descendente de acuerdo a la Descripción del activo, Fecha de adquis ición, V

de mercado, Estado, Núm. de serie, Pr óximo mantto.,Último mantto., Periodicidad mantto., Monto del mantenimiento.

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Selección de información: Reporte Seguros

Acceso

l Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Seguro



Campos generales

Carpeta Seguros

Qué es





Agrega un reporte


Manejo AspelSi lo deseas podr ás modificar los reportes que por omisión instala el sis tema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidad

Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edici ón que deber ás utilizar. Para mainformación consulta Administrador de reportes .

Campo Descripción



Sólo activos del tipo Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestren

reporte.







Campo Descripción

Número de póliza Escribe el número de póliza que quieres que tome la información el reporte.

Aseguradora Escribe la aseguradora del activo para que se tome en cuenta para la informaci n m ostrada enel reporte.

Agente de seguro Indica la información del agente de seguro en caso que se tome es te criterio para desplegar

la información del reporte.

Tipo de cobertura Indica el tipo de cobertura para desplegar la información que cumpla con este criterio.

Sólo activos cuyomonto asegurado sea:

Elige que incluyan los activos cuyo monto asegurado cumpla con las condiciones: Indistinto,

Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que.

También puedes indicar en el campo m onto con el botón o la tecla F2 el monto a consul tar


Sólo activos cuya prima Elige que incluyan los activos cuya prima total cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual

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Temas relacionados





total sea: que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que.

También puedes indicar en el campo m onto con el botón o la tecla F2 el monto a consul tar


Sólo activos cuya vigenciase encuentren en el rango

Selecciona la información cuyos activos cumplan con el rango de fechas de acuerdo a la

vigencia del seguro.


Ordenar por

Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción del activo, Monto original, Mooriginal ME, Fecha de adquisici n, Número de póliza, Aseguradora, Agente de seguro, Teléfono de siniestros, Cobertura, Moasegurado, Prima total, Deducible, Vigencia de póliza.

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Reporte del Catálogo de cuentas

Acceso

l Menú Reportes, Catálogo de cuentas, Catálogo de cuentas

Qué es

Detalle


Puedes generar los reportes de Saldo inicial, Saldo final, No imprime saldo, Saldo presupuesto, Comparativo, Desglose de aju

anual, datos de tu catálogo de cuentas, se encuentran dentro de es tos reportes, que s e generan con el catálogo de cuentas:

Encabezado



l Número de cuenta inicial y final que hayas solicitado.

l No. de cuenta

l Tipo de cuenta

l Descripción

l Saldo inicial

l Saldo final

l Saldo presupuesto (comparativo)

l Diferencia Saldo final y presupuesto

l Porcentaje


l Presupuesto anual

l Saldo acumulado

l Saldo final por mes, Saldo promedio anual.

l Totales de las columnas .

Campo Descripción

Nºde cuentaDesde / Hasta

Puedes especificar el rango de cuentas que saldr án en el reporte. Si no especificas las cuentas, saldr án

todas.

Moneda Este campo sólo estar á disponible cuando el sistema es tá trabajando con multimonedas.

Este campo permite obtener la emisión de las cuentas dadas de alta con alguna moneda en particular,

es decir, si deseas filtrar las cuentas en dólares Americanos, Franco francés, etc.

Departamentos Este campo te permite emitir las cuentas que pertenezcan a un departamento en particular. En estecampo se muestran los departamentos dados de alta en el catálogo de departamentos, si todavía no

tienes dado de alta ningún departamento, se mos trar á la leyenda "No hay departamentos capturados.

Incluye totales Al activar la cas illa ver ás los saldos de las cuentas al final de las mismas, además del total de losmontos.

Afecta ajustecambiario

Marca esta casilla si quieres que se muestren las cuentas que se vieron afectadas por el ajuste

cambiario.

Tipo dereporte

Saldo inicial: Presentar á el número de cuenta, tipo descripción y el saldo inicial de las cuentas.

Saldo final: Presentar á el número de cuenta, tipo, descripción y el saldo final de las cuentas.

Comparativo: Presentar á el número de cuenta, tipo, descripción, saldo presupuesto, saldo final, la

diferencia entre el saldo final y el presupuesto acumulado y el porcentaje que representa esta diferencia.

No imprime saldo: Sólo presentar á el catálogo de cuentas. Indicando para cada una de ellas el número

de cuenta, tipo y descripción. Este reporte es equivalente a no seleccionar ningún reporte.

Saldo presupuesto: Contiene el número de cuenta, tipo, descripción, monto a que asciende el

presupuesto anual, mensual y acumulado.

Desglose de ajuste anual: Este reporte presenta de cada una de las cuentas involucradas en el procesode ajuste anual su desglos e, mostrando el saldo final de las cuentas por cada mes .

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Si no se ha efectuado el Proceso de Ajuste anual, no se podr á emitir este reporte y el sis tema lo indicar á

con el siguiente mensaje:"No existe la información para el reporte de ajuste anual desglosado, se debe ejecutar primero elproceso de ajuste anual por inflación.¿Deseas ejecutar el proceso de ajuste anual por inflación?"Si tu respuesta es afirmativa, se cerrar á la ventana del reporte y se m ostrar á la ventana del asistente para

el ajuste anual por inflación.


Nota

Las cuentas aparecer án en orden secuencia l y jer árquico, con un renglón en blanco cuando cambie la cuenta de mayor. Las cuentasniveles inferiores estar án alineadas más a la derecha.

Botón opciones:Opciones de impresión


No existe la información para el reporte de ajuste anualdesglosado. Se debe ejecutar primero el proceso de ajusteanual por inflación. Deseas ejecutar ahora el proceso deajuste anual por inflación?

Seleccionaste un reporte de desglose de ajuste anual, sino h

ejecutado este proceso deber ás hacerlo antes de pedir este reporte

sistema te ofrece que lo ejecutes en el momento en que realizas

reporte si no tiene los datos necesarios.

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Acceso

l Menú Reportes, Catálogo de Cuentas, Saldo promedio diario mens ual

Qué es

Encabezado

l Datos generales del reporte


l Moneda (contable o extranjera)

Detalle

l Número de cuenta


l Departamento /Fecha/ Cargos (si seleccionaste en el filtro algún departamento)

l Fecha (sólo s i seleccionaste en el filtro la opción "Con desglose")

l Per íodo / Saldo inicial / Abonos

l Saldo final

l Saldo promedio diario

l Saldo final diario

l Totales


Este reporte muestra el saldo promedio diario por mes de una o varias cuentas, es decir, la diferencia entre el movimiento deud

acreedor (Debe /Haber) de una cuenta.También puedes mos trar el saldo histórico del per íodo de una cuenta.

La información que emite es la s iguiente:

Campos Descripción

CuentasDe / Hasta

Puedes especificar el rango de cuentas que saldr án listadas en el reporte. Si no especificas ningún

rango, el sistema asumir á que deseas que se listen todas las cuentas.

Perí odoDe / Hasta

En este campo se muestran los per íodos (mes es) de trabajo creados. Selecciona el primer y el último

mes (De/Hasta), del cual se tomar á la información para generar el reporte.

En caso que quieras consultar los movimientos del cargo y abono de cada d ía de una cuenta en

particular, indica en los campos la cuenta en particular a consultar con la caracter ística Desglose para

que mues tre por día los movimientos de cargo y abono de la cuenta.

Departamento Este campo muestra los departamentos dados de alta en el Catálogo de departamentos, selecciona el

departamento del cual deseas emitir su saldo promedio diario. Podr ás indicar que se emita la

información de Todos, de uno en particular, o bien, seleccionando la tecla Ctrl con ayuda del ratón indica

los departamentos a considerar en el reporte.

Si seleccionas la opción "Ninguno", el reporte emitir á el saldo promedio diario de todas las cuentas del

catálogo.

Nota: Si en el per íodo seleccionado no existen cuentas departamentales, el sis tema no podr á generar el

reporte.

Saldos Selecciona cómo deseas que se emitan los saldos de las cuentas, ya sea en moneda contable, monedaextranjera (si está manejando el sis tema multimoneda) y/o con desglose.

Nota: Si seleccionas la opción "Con desglose", obtendr ás los saldos de las cuentas por d ía, de lo

contrario sólo se emitir án los saldos por mes.

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Temas relacionados


Reporte de catálogo de cuentas

7/15/2019 Manual COI 5.7


Reporte de catálogo de activos

Acceso

l Menú Reportes, Activos fijos, Catálogo de activos

Qué es

Si emites el listado de Activos fijos, obtendr ás un reporte que contendr á:

Encabezado


l Fecha de per íodo de trabajo

l No. de activo inicial y final

Detalle

l Clave y Descripción del activo

l Tipo de activo

l Número y descripción del departamento

l Monto máximo deduciblel Porcentaje del valor útil remanente

l Valor original

l Porcentaje de depreciación

l Localización

l Valor de mercado





Campo Descripción

Clave del activoDesde / Hasta

Selecciona el rango de claves de activos que quieras que s e impriman en el reporte.

Fecha de adquisición /operación

Puedes indicar un rango de fechas, de tal manera que se enlis tar án sólo los activos cuya fecha de adquisic

esté dentro del per íodo señalado.

Tipo de activo Puedes solicitar que se m uestren aquellos activos cuyo tipo sea igual al que señales en este campo. Ayúdcon la tecla F2 para anotar el tipo de activo al cual pertenecen.

Localización Si escribes en este campo el lugar f ísico donde se encuentran los activos fijos, aparecer án únicameaquellos que cumplan con esta misma condición.

Ordenar por... Puedes utilizar esta opción para que los campos de tu reporte aparezcan ordenados en cualquiera de

siguientes variantes: por tipo y localización, por localización y tipo, por fecha de adquisición y clave, o

descripción.

Baja contable delactivo

Selecciona esta opción si quieres que se impriman aquéllos activos que se dieron de baja contablemente.

Por Departamento Se reportar án los activos por departamento.

Deber ás elegir s i quieres que el reporte presente únicamente los activos de un departamento específico.

Este campo estar á activo si tiene el Sistema manejo de departamentos, los departamentos que se muest

ser án los que se manejen dentro del Catálogo de departamento.

Tí tulo del reporte El sistema sugiere un título, pero podr ás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

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Botón opciones

Nota: Si no anotas los datos de los campos, el s istema realizar á el reporte con todos los activos registrados en el catálogo.

Puedes generar un formato de impres ión con un contenido sim ilar al de este listado, añadiéndole o restándole información. Para hace

debes referirte a la explicación y funcionamiento del Editor de formatos.

Problema/Solución

Tema relacionado

Editor de formatos


El sistema no te muestra ningún activo. No existe el activo con las especificaciones que quieres.

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Acceso

l Menú Reportes, Activos fijos, Revaluación de activos

Qué es

Este reporte te permite conocer el valor de tus activos impactado por los efectos de la inflación.

El reporte emite la siguiente información:


Encabezado



l Activo inicial y final

l Filtro de tipo de activo

l Tipo de Revaluación

l Nueva fecha de Revaluación

Detalle

l Clave y Descripción del activo

l Tipo de activo

l Valor de mercado

l Valor original

l Valor neto revaluado

l Localización

l Factor de actualización



l Porcentaje de vida útil remanente


l Total de activos

l Totales de valor de mercado, valor neto revaluado y valor original .

Campo Descripción

Clave Indica el rango de claves de activos que quieres que aparezcan en el reporte.

Fechas de adq /oper.

Puedes s eleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Tipo de activo Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas

vacío, se incluir án todos los tipos de activo.

Localización Anota la local ización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo

depender á de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos.

Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos departamentales.

Ordenar por... Te ofrece 3 criterios de ordenamiento:

1. - Por tipo y localización.

2. - Por localización y tipo.

3. - Por mes y año de adquisición.

Tipo deRevaluación

Puedes elegir entre 3 opciones:

l Calcula la revaluación multiplicando el valor de mercado por el factor de revaluación indicado.

¡ Calcula con el INPC desde la fecha de la última revaluación.

¡ Calcula con el INPC desde la fecha de adquisición.

Consulta la Revaluación de activos

Fecha deRevaluación

Anota la fecha en la cual el s istema efectuar á el cálculo de Revaluación.

Factor deRevaluación

En caso de que elijas el método de revaluación por Factor de mercado, podr ás anotar el valor queconsiderar á el sistema para realizar los cálculos de la revaluación. En caso de que elijas otro m étodo,

este campo permanecer á inactivo.

Actualizar % de Indica al sis tema la forma en la que se calcular á el porcentaje de vida útil, si no se marca la cas illa en el

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Botón opciones

Nota

La emisión de es te reporte no tiene afectación alguna en los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación

modifican con el proceso de Revaluación de activos que se encuentra en el Menú de Procesos .

vida útil reporte aparecer á el porcentaje que se encuentra en el Catálogo de activos. Si s e marca, el sistema lo

actualizar á a partir de los meses transcurridos en el ejercicio fiscal.

Tí tulo del reporte El sistema sugiere un título, pero podr ás m odificarlo de acuerdo a tus neces idades.

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Inventario de Activos fijos

Acceso

l Menú Reportes, Activos fijos, Inventario de activos fijos

Qué es

Este reporte te permite llevar un control de la ubicación de los activos fijos que se utilizan en tu empresa, conocer a qué persona s

tiene asignado ese activo, para registrar de una manera r ápida los cambios que pudieran presentarse.

El reporte presenta la siguiente información:

1. Nombre de la empresa, número de página, fecha y título.

2. Descripción y Clave de los activos.

3. Su ubicación y número de serie.

4. Una línea para su ubicación y número de serie nueva, por si fuera necesario actualizarlas.



Campo Descripción

Clave del activoDesde/Hasta

Indica el rango de activos que quieres que aparezcan.

Fechas deadquisición

Indica el rango de fechas de adquisición que se considerar á para que los activos se incluyan en el

reporte.

Tipo de activo Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que es pecifiques en es te campo. Si lo dejas

vacío, se incluir án los activos de todos los tipos.



Departamentos Selecciona el departamento cuyos activos deseas incluir en el reporte.


Dentro del reporte no temuestra ningún archivo.

Verifica los par ámetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningún activo cumpla

con las caracter ísticas solicitadas.

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Reporte de Depreciación Contable

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación contable, Depreciación Contable

El reporte contiene los siguientes regis tros:

l La clave del activo

l Tipo de activo

l Descripción del activo

l Localización

l Fecha de adquisición del activo


l Valor a depreciar

l % de depreciación


l Remanente a depreciar



l Fecha de inicio de depreciación

Qué es

Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación, mismos que se aplican para el título II y IV de la Ley de Impues to So

la Renta.

Básicamente presenta el valor del activo, la depreciación acumulada hasta el per íodo anterior de depreciación indicado, la depreciac

correspondiente al per íodo de depreciación, además del m onto total de estas depreciaciones.

A diferencia de los reportes de depreciación con valores actualizados (factor anual y ajustes ISR), este listado no considera el factoractualización y proporciona la depreciación para cualquier per íodo: un mes, un trimestre, cuatrimestre, etc.

Nota: Cabe mencionar que se consideran meses completos. La depreciación se comienza a calcular en el mes indicado en el cam

de fecha de inicio de depreciación de la pestaña de depreciación contable. El sistema calcula la depreciación considerando el me

año indicados en el per íodo de depreciación, de modo que s i por ejemplo solicitas la depreciación del 01/01/02 al 20/06/02, el siste

proporcionar á la depreciación de 6 meses ignorando el día indicado en el rango Hasta.

Manejo

El sistema identifica los activos que se encuentran dentro de las caracter ísticas solicitadas por los rangos de fechas, y multiplica

montos originales de la inversión a valores históricos por los porcentajes de depreciación correspondientes a cada activo

establecidos en el alta del activo.

Este resultado lo divide entre 12, para determinar la depreciación mensual. Los datos que aparecen en el reporte se calculan co

sigue:

l Depreciación acumulada. – Este dato se obtiene de la carpeta de depreciación contable del catálogo de activos más un calc

de depreciación; consiste en el total de la depreciaci n que ha sufrido un activo desde su fecha de inicio de depreciaci ón hast

mes anterior al indicado como mes de inicio de depreciación que se solicita, por ejemplo: tenemos que comenzó a deprecia

en mayo/02 y se pide la depreciación acumulada a Ago/02, ésta ser á igual a la depreciación de los tres meses transcurrid

desde m ayo hasta julio. Si se pide la depreciación acumulada a Jul/02, ésta se deber á calcular como la depreciación acumula

del catálogo de activos más la depreciación de los 6 meses transcurridos en 2002.

l Depreciación del perí odo.- Este importe nace de la multiplicación de la depreciación mensual por el número de meses q

comprenden el per íodo de depreciación s olicitado.

l

Depreciación total.- Éste es el importe de la depreciación desde la fecha en la cual se inició la depreciación del bien hastaúltima fecha del per íodo de depreciación solicitado. Este dato se puede obtener sumando el importe de la Depreciación

7/15/2019 Manual COI 5.7



Botón opciones

Tema relacionado


per íodo y el importe de la Depreciación acumulada, ya calculados.

l Remanente a depreciar.- Éste es el importe del valor original del activo a valores históricos menos la depreciación totalcalculada.

Los demás datos del reporte surgen del catálogo de activos.

Para mayor información sobre el cálculo de es te reporte, sobre el factor de actualización o la manera en que se calcula la Depreciac

dir ígete a la explicación general sobre el tema:

Depreciación de Activos fijos

Nota: También puedes elaborar un formato de reporte que contenga información similar a la de este reporte interno del siste

pudiendo añadir o excluir campos que no deseas que sean considerados. Para crear y modificar formato de reportes, dir ígete a

explicación del Editor de formatos.

Campo Descripción

Clave del activo Indica el rango de claves que quieres que aparezcan en el reporte. Estos valores se ordenan en el

reporte con respecto a las claves, alfabéticamente s i éstas son alfanuméricas.


Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Perí odoDepreciación

Indica el per íodo, cuya depreciación se calcular á en el reporte.

Tipo de activo Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en es te campo. Si lo dejas



depender á de la clasificación de activos que hiciste en tu Catálogo de activos.

Departamentos Selecciona el departamento del cual pertenezcan los activos fijos que deseas emitir.

Desglose por

mes

Al activar esta opción, para cada activo se desglosar á la depreciación mensual.

Sólo cuadroresumen

Al activar es ta opción sólo se muestra el resumen con los montos mens uales de depreciación de todos

los activos incluidos en el reporte.

Ordenar por... Te ofrece 3 criterios de ordenam iento:

1. - Por tipo y localización

2. - Por localización y tipo

3. - Por mes y año de adquisición

Tí tulo del reporte El sistema sugiere un título, pero podr ás m odificarlo según tus necesidades.

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Reporte de activos que ya no se deprecian

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación contable, Activos que ya no se deprecian

l Menú Reportes Depreciación Fiscal, Activos que ya no se deprecian


Los regis tros presentados en este reporte son:

l Clave del activo



l Valor a depreciar

l Total depreciado

l Tipo de activo

l Localización






Tema relacionado


Qué es

Esta función te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminando

catálogo. Este reporte puede presentarte información contable y fiscal dependiendo de la opción que se haya elegido para genera

reporte, ya que la información desplegada la tomar á la que se proporciona dentro del Alta del catálogo de los activos.

Puedes generar un formato de impresión con el contenido similar a este listado, añadiéndole campos o quitándole aquellos que

deseas reportar. Para saber c mo hacer esto, debes referirte a la explicación del Editor de formatos

Campo Descripción

Fin de depreciación Registra en este campo la fecha a la que deseas conocer qué activos se han depreciado completamente.

Tí tulo del reporte El sistema te sugiere un título, pero podr ás m odificarlo de acuerdo a tus necesidades .

Nota:Este reporte es tá disponible tanto para depreciación fiscal como la contable, la diferencia que existe entre estos reportes es qu

depreciación acumulada se calcula con base en la fecha de inicio y porcentaje de depreciación contable y fiscal respectivamente.


El reporte tiene todas las cantidades en ceros. No existe ningún activo que ya no se deprecia.

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Proyección de depreciación

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación contable, Proyección de depreciación

l Desde la Barra de herramientas, botón (*)

Qué es

Esta opción te permi te obtener un reporte sobre la proyección de la depreciaci n de los activos de la empresa.

El sis tema te ofrece los s iguientes tres tipos de reportes.

Tipo de reporte Información que contiene

Proyección de depreciación con valores históricosl Clave de activo

l Tipo de activo


l Localización



l Valor a depreciar



l Remanente a depreciar


l Fecha inicial de la depreciación


Proyección de depreciación con valores actualizados l Clave de activo

l Tipo de activo

l Fecha inicial de la depreciación





l Valor actualizado

l Valor a depreciar

l Depreciación acumuladal Depreciación acumulada actualizada


l Depreciación del per íodo actualizada



Proyección de depreciación con valores históricos y actualizadosl Clave de activo

l Tipo de activo

l Fecha inicial de depreciación



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Botón opciones





l Valor a depreciar

l Valor actualizado


l Depreciación acumulada actualizada


l Depreciación del per íodo actualizada



Puedes generar un formato de impresión con el contenido s imilar al de este listado, añadiéndole campos o quitándole aquéllos que

deseas reportar. Para saber cómo hacer esto, debes referirte a la explicación del Editor de formatos.

Es importante mencionar que en los reportes donde se incluyan valores actualizados, los cálculos se realizar án utilizando los dacapturados en la carpeta de depreciación fiscal, ( porcentaje y monto de depreciación acumulada) del catálogo de activos.

Campo Descripción

Clave de activo Escribe la clave correspondiente a los activos a incluir en el reporte.


Indica la fecha de adquisición del activo o activos que se incluir án en el reporte de proyección de

depreciación.

Perí odo fiscal Registra el per íodo fiscal que tomar á en cuenta el reporte para actualizar la depreciación.


Escribe el per íodo de depreciación del que deseas conocer la proyección. El sistema te sugiere un

per íodo semestral.

Tipo de activo Indica el tipo del activo que tendr án los registros a considerar en el reporte.

Localización Escribe en dónde están localizados los activos que deseas incluir en el listado.

Departamentos Con la casilla de verificación habilitas la opción de incluir en el reporte de Proyección aquellos activos

que pertenecen a un departamento en específico.

Desglose pormes

Al activar esta opción, el reporte desglos ar á para cada activo la depreciación mensual histórica.

Sólo cuadroresumen

Al activar es ta opción, sólo se emite el resumen con los montos mensuales de depreciación de todoslos activos incluidos en los criterios de selección.

Con acumuladohistórico

Al marcar esta opción se indica al sis tema la forma de calcular el monto de la Depreciación acumulada;

si la toma del catálogo de activos o la calcula aplicando el porcentaje de depreciación desde la fecha deadquisición.

Ordenado por Si deseas ordenar el reporte marca esta opción y selecciona de la lista desplegable el par ámetro de

orden.

Tipo Podr ás seleccionar para este reporte tres maneras de presentarlo:

l Proyección de depreciación con valores históricos

l Proyección de depreciación con valores actualizados

l Proyección de depreciación con valores históricos y actualizados


7/15/2019 Manual COI 5.7



Dentro del reporte no temuestra ningún activo.

Verifica los par ámetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningún activo cumpla

con las caracter ísticas que quieres.

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Conciliación de activos

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación contable, Conciliación de activos


Qué es

l Su finalidad es comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciación definidas

los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciacionacumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalías en el registro de los movimientos

depreciación.

l Este reporte te permite revisar que los activos dados de alta en tu catálogo de activos tengan su correspondiente registro encontabilidad de tu empresa.

l Al indicar es ta opción, de inmediato se dispara el reporte para su visualización en pantalla.

El reporte presenta la siguiente información:

1. Nombre de la empresa, número de página, fecha y título (conciliación de activos).

2. Tipo de activo con su descripción.

3. Cuenta del activo (es decir, la cuenta asignada al tipo de activo) y su valor o saldo.4. Cuenta de depreciación (cuenta contable asignada a la depreciación del tipo de activo), su valor o saldo.

5. Monto del Activo y Monto de la depreciación del activo.

6. Valor de los activos, que corresponde al monto original del catálogo de activos.

7. Depreciación acumulada del catálogo de activos más la depreciación de los per íodos comprendidos desde el inicio del ejerc

fiscal hasta el mes de emis ión del reporte.

8. Las diferencias entre los valores de las cuentas contables, contra los valores del catálogo de activos.

De dónde proviene la información

Los valores que presenta el sis tema los toma de los catálogos de cuentas y de activos fijos respectivamente.

Nota

Los valores que aparecen en el reporte dependen de que al dar de alta el activo se haya registrado la p óliza con los mismos datos

valor de activo y depreciación y que se hayan contabilizado con los datos correspondientes las pólizas de depreciación.

La manera de calcular el m onto acumulado de la depreciación del catálogo de activos es mediante la s uma de la depreciación de

meses transcurridos incluyendo el mes en que se s olicita el reporte, por lo que es necesario emitirlo después de generar la póliza

depreciación.


La cuenta del activo y la cuenta dedepreciación indican 0.

No se ha registrado aún una póliza que respalde la compra o el alta de dichos activos, por lo q

éstos no están valorados aún en tu contabilidad. Para hacer esto, hay que elaborar la póliza don

se registre la compra de tus activos, as í como las pólizas de depreciación.

Los montos que aparecen en lacuenta del activo y valor de losactivos no coinciden.

No registraste la póliza de alta del activo, anotaste cantidades diferentes dentro de la póliza

alta del activo, o no haz ejecutado el proceso de contabilización de la póliza de alta.

Puedes consultar los auxiliares de la cuenta para identificar los movimientos que s e han aplic

a las cuentas y verificar cuales son correctos y cuales no compar ándolos con los montos de

activos de cada tipo.

Los montos de la cuenta dedepreciación y depreciaciónacumulada no coinciden.

Puede ser por:

Al dar de alta los activos que ya ten ían un monto de depreciación acumulada ésta no se indicóla póliza de alta.

No se han contabilizado correctamente las pólizas de depreciación o hay un error en los montosEn ambos casos, la solución es comparar el auxiliar de las cuentas de depreciación contra

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Tema relacionado


datos de los activos de cada tipo.

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Depreciación con valores actualizados (factor anual)

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación fiscal, Con valores actualizados (factor anual )


Qué es

Presenta la depreciación sobre el valor actualizado de activos por la inflaci n. El factor de actualización se calcula considerand

ejercicio fiscal indicado en el diálogo de emisión del reporte.


l Para activos adquiridos o dados de baja durante el ejercicio.

Encabezado



l Tipo de clasificación


l Per íodo para determinar factor de actualización

Totales

l Totales de activos

l Valor a depreciar

l Valor actualizado

l Depreciación acumulada y actualizada

l Depreciación del per íodo y actualizada

l Depreciación total y actualizada

l Mes depreciación total por mes

l Total por mes actualizado

Detalle

l La clave del activo y su descripción.

l El tipo de activo y su descripción.

l Fecha de inicio de depreciación.

l Factor de actualización.

l Fecha de adquisición del bien.

l Porcentaje de depreciación fiscal.

l Valor actualizado y el valor a depreciar.

l Depreciación fiscal acumulada actualizada.

l Depreciación acumulada.

l Depreciación fiscal del per íodo actualizada.

l Depreciación fiscal del per íodo.

l Depreciación total actualizada.

l Depreciación total.

En el reporte aparecen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los l ímites en cuant

monto se refiere establecidos en la mis ma Ley, y que se deprecian en el per íodo de depreciación indicado.

A diferencia del reporte de depreciación con valores contables, este reporte as í como el de Depreciación con valores actualizad

(ajustes ISR) s í aplica el factor de actualización en su cálculo.

Manejo

El cálculo que ofrece este reporte es el que requiere el título II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El sistema identifica los activ

que se encuentran dentro de las caracter ísticas solicitadas por los rangos de fechas.

l Para activos que se com ienzan a depreciar en años anteriores:

Monto original de lainversión actualizado

Monto original de la inversión x Factor de actualización.

Factor de actualización INPC del último mes de la primera mitad del Ejercicio Fiscal / INPC del mes de adquis ición del

activo.

Depreciación mensualactualizada (Monto original actualizado x Porcentaje es tablecido) / 12

Monto original de lainversión actualizado

Monto Original de la inversión x Factor de actualización.

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Factor de actualización INPC del último mes de la primera mitad del per íodo que se utilizó el activo en e l ejercicio / INPC

del mes de adquisición del activo.

Depreciación mensualactualizada =

(Monto Original actualizado x Porcentaje establecido) / 12

Nota: Se identifica como per íodo de uso del activo el per íodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de iniciodepreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal.

En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido límites para su deducción, y el valor histórico exceda dichos límites

considerar á como m onto original de la inversión al importe del límite es tablecido.

Dentro del reporte aparecer án como s igue:

l Depreciación acumulada actualizada.- Este dato se obtendr á de multiplicar la depreciación mensual actualizada

mencionada, por el número de meses del per íodo comprendido entre la fecha en la cual se comenzó a depreciar el activo

fecha anterior a la fecha inicial del per íodo de depreciación s olicitado.

l Depreciación del perí odo actualizada.- Este importe nace de la multiplicación de la depreciación mensual actualizada po

número de meses que comprenden el per íodo de depreciación s olicitado.

l Depreciación total actualizada- Éste es el importe de la depreciación desde la fecha en la cual se inició la depreciación del b

hasta la última fecha del per íodo de depreciación solicitado. Este dato s e puede obtener sumando el importe de la depreciac

del per íodo actualizada y el importe de la depreciación acumulada actualizada, ya calculados.

Los demás datos del reporte se toman del catálogo de activos.

Campo Descripción

Clave del activo Indica el rango de claves, cuyos activos aparezcan en el reporte.

Fechas deadquisición


Perí odo fiscal Este campo no es capturable, ya que el reporte elabora un cálculo de actualización con base en elejercicio fiscal en el que se está trabajando.


Indica el per íodo de depreciación que deseas reportar. Por ejemplo, para conocer la depreciación del

primer trimestre de 2002, indica en el primer campo el 1 de enero (01/01/02) y, en el segundo campo,

el mes de marzo (31/03/02).

Tipo de activo Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo

dejas vacío, se incluir án todos los tipos de activos.



Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos.

Desglose por mes Al activar es ta opción, para cada activo se desglosar á la depreciación mensual.

Sólo cuadroresumen

Al activar esta opción, sólo muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos

los activos considerados en tus criterios de s elección.

Incluye vigentes Al activar es ta opción, mostrar á aquellos activos que están vigentes en el catálogo.

Incluye dados debaja

Al activar es ta opción, mostrar á aquellos activos que fueron dados de baja.






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Tema relacionado


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Depreciación con valores actualizados (ajustes ISR)

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación fiscal, Con valores actualizados (ajustes ISR)

1. Para activos que se comienzan a depreciar en años anteriores:

2. Para activos adquiridos o dados de baja durante el ejercicio, siempre y cuando no se hayan comprado o dado de

después del mes de junio del ejercicio:

Qué es

Este listado presenta por omisión las depreciaciones actualizadas por los primeros 6 meses del año, para la obtención de los valo

de ajuste del ISR con pagos adicionales, sin embargo podr ás solicitar la depreciación actualizada de cualquier per íodo.

A diferencia del reporte de depreciación con valores actualizados (factor anual), el per íodo fiscal de este reporte considera los do

meses del año. El per íodo de depreciación por omisión ser á del 01 de enero al 30 de junio de cada ejercicio, debido a que s ólo

realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el per íodo antes mencionado, sin embargo este per íodo puede

modificado.


1. La clave y descripción del activo.

2. El tipo y descripción del mismo.

3. Fecha de inicio de depreciación fiscal.

4. Factor de actualización

5. La fecha de adquisición del bien.

6. Porcentaje de depreciación fiscal.

7. El valor actualizado a depreciar.

8. La depreciación fiscal acumulada actualizada.

9. La depreciación fiscal acumulada.

10. La depreciación fiscal del per íodo actualizada,

11. La depreciación fiscal del per íodo y

12. La depreciación total actualizada de todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, y en

límites en cuanto a monto se refiere y por el per íodo de depreciación antes es tablecido.

Manejo

El cálculo que ofrece este reporte es el que requiere el título II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El sistema identifica los activ

deducibles y los que tienen un límite en cuanto a su monto para efectos fiscales.

Monto original de la inversiónactualizado =

Monto original de la inversión x Factor de actualización.

Factor de actualización = INPC del último mes de la primera mitad del per íodo fiscal / INPC del mes de adquis ición

del activo.

Depreciación mensualactualizada

(Monto original actualizado x Porcentaje es tablecido) / 12

Monto original de lainversión Actualizado =

Monto Original de la inversión x Factor de actualización.

Factor de actualización = INPC del último mes de la primera mitad del per íodo que se utilizo el activo en el per íodo

fiscal / INPC del mes de adquisición del activo.

Depreciación mensualactualizada

(Monto original actualizado x Porcentaje es tablecido) / 12

7/15/2019 Manual COI 5.7




Nota: Se identifica como per íodo de uso del activo el per íodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio

depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal.

En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido límites para su deducción, y el valor histórico exceda dichos límitesconsiderar á como monto original de la inversión para actualizar el importe del l ímite establecido, el cual se multiplicar á por

porcentajes máximos de depreciación establecidos en los artículos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 pa

obtener la depreciación mensual actualizada, y determinar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas, que aparecer án

los reportes como s igue:

l Depreciación acumulada actualizada.- Este dato se obtiene de multiplicar la depreciación mensual actualizada ya menciona

por el número de meses del per íodo comprendido entre la fecha en la cual se comenzó a depreciar el activo y el mes inmedi

anterior al ejercicio por el cual se determina el ajuste.

l Depreciación del perí odo actualizada.- Este importe se obtiene de la multiplicación de la depreciación m ensual actualizada

los seis meses correspondientes al per íodo del ajuste (6 meses o per íodo indicado).

l Depreciación total actualizada.- Éste es el importe de la depreciación desde la fecha en la cual se inicio la depreciación del b

hasta junio del ejercicio (o per íodo indicado). Este dato se puede obtener sumando el im porte de la depreciación del per íoactualizada y el importe de la depreciación acumulada actualizada, ya calculados .

Los demás datos del reporte surgen del catálogo de activos.

Nota: El cálculo de la depreciación se realiza a partir de la fecha de inicio de depreciaci ón indicada en la carpeta de depreciación fisdel catálogo de activos.

Campo Descripción

Claves del activo Indica el rango de claves cuyos activos quieres que aparezcan en el reporte.



Perí odo fiscal Elige el per íodo a cons iderar; para realizar el cálculo del factor de actualización.


Indica el per íodo de depreciación que deseas consultar. Por ejemplo, si deseas conocer la

depreciación del primer semes tre de 2002, indica de enero a junio de dicho año.

Tipo de activo Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo

dejas vacío, se incluir án todos los tipos de activo.



Departamento Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos.

Desglose por mes Al activar esta opción, el reporte desglosar á para cada activo la depreciación mensual histórica y la

actualizada.

Sólo cuadroresumen

Al activar esta opción, sólo emite el resumen con los m ontos mensuales de depreciación de todos losactivos incluidos en los criterios de selección.

Incluye vigentes Al activar esta opción, el reporte imprimir á los activos que es tán vigentes en el catálogo.

Incluye dados debaja

Al activar esta opción, el reporte imprimir á los activos que es tán dados de baja.

Ordenar por... Te ofrece 3 criterios de ordenam iento:




Tí tulo del reporte El sistema sugiere un título, pero podr ás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

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Tema relacionado


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Con deducción inmediata

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación fiscal, Deducción inmediata

Qué es

Este reporte te ayuda a realizar los cálculos para aquellos activos que se deprecian por el método de Deducción Inmediata.

Este reporte presenta los siguientes registros:


Encabezado



l Tipo de clasificación


l Per íodo para determinar factor de actualización

Detalle

l La clave y descripción del activo.

l El tipo de activo y la descripción del

mismo.

l Descripción del valor a depreciar.

l Fecha de adquisición.

l Tasa con deducción inmediata.

l Factor de actualización.l Valor a depreciar del activo.

l Localización del activo

l Importe de la deducción inmediata.

Manejo

Deducción inmediata

l Monto original de la inversión actualizado: Se ajusta multiplicándolo por el factor de actualización resultante de la división

INPC del último mes de la primera mitad del per íodo que transcurra desde que se efectuó la inversión hasta el cierre ejercicio, entre el INPC del mes en que s e adquirió el bien.

l El resultado se multiplica por el porcentaje de deducción inmediata que le corresponda al bien según el Artículo 220 de la Ley

ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pes taña de depreciación fiscal del al ta de activos.

l Esto da como resultado el importe de la deducción inmediata aplicable.

Nota: En el reporte aparecer án todos los activos en los que habilitaste la casilla de deducción inmediata. El sistema aplica la deduccen el ejercicio fiscal al que pertenece la fecha indicada como fecha de inicio de depreciación fiscal.

Consideraciones Generales

l La deducción inmediata sólo podr á aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en México.

l Esta deducción no podr á ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automóviles, autobuses, camiones

carga, tractocamiones, remolques o aviones.

l La opción a que se refiere este artículo, sólo podr á ejercerse tratándose de inversiones en bienes que se utilic

permanentemente en territorio nacional y fuera de las áreas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajar

Monterrey, salvo que en es tas áreas se trate de empresas que sean intensivas en mano de obra, que utilicen tecnologías limp

en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecut

Federal determinar á tanto las caracter ísticas de las em presas a que este párrafo se refiere, como las zonas de influencia de citadas áreas metropolitanas, exceptuándose autobuses , camiones de carga, tractocamiones y remolques.

l Esta deducción podr á efectuarse en el ejercicio en el que se efectúe la inversión, en el que se inicie su utilización o en

siguiente.

Campo Descripción

Clave del activo Anota o elige el rango de activos que deseas que aparezcan en el reporte.

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Tema relacionado





Con este dato se indica el per íodo en el que se va a aplicar la deducción inmediata. En consecuencia

sólo se incluir án en el reporte, aquellos activos que manejen deducción inmediata y cuya fecha de

inicio de depreciación fiscal se encuentre en el rango indicado.

Tipo de activo Indica el tipo cuyos activos s e incluir án en el reporte.

Localización Anota la local ización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campodepender á de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos.

Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos.

Desglose por mes Al activar es ta opción, el reporte desglosar á para cada activo la depreciación mensual histórica y la

actualizada.

Sólo cuadroresumen

Al activar esta opción, sólo emite el resumen con los montos mens uales de depreciación de todos los

activos incluidos en los criterios de selección.





Tí tulo del reporte El sistema sugiere un título, pero podr ás cambiarlo de acuerdo a tus necesidades .


El sistema no te muestraningún activo.

Verifica el catálogo de activos fijos, puede ser que no existan activos que manejen deducción

inmediata.

Control de Archivos

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Impuesto a los activos fijos (IMPAC)

Acceso

l Menú Reportes, Depreciación fiscal, Impuesto a los activos fijos (IMPAC)


Qué es

Si emites un listado del impuesto al activo, obtendr ás un reporte que contendr á los siguientes registros:

l La clave y descripción del activo.

l Tipo de activo.

l Localización.

l Descripción del activo fijo.

l Método y porcentaje de depreciación.

l Fecha de adquisición.

l Valor original.

l Saldo pendiente de deducir.

l Saldo pendiente de deducir actualizado.

l 50% de la deducción actualizada del per íodo.

l Saldo promedio del activo.

l 1.8% de IMPAC (Impuesto al activo).

Manejo

Para la determinación del promedio de activos fijos, para efectos del cálculo del impuesto al activo, se toma el siguiente procedimient

1. Activos fijos, gastos y cargos diferidos

Saldo pendiente de deducir actualizado: Este saldo surge de dism inuir al monto original de la inversión actualizado, el importe de

depreciación acumulada actualizada al inicio del ejercicio. El factor de actualización se calcula dividiendo el INPC del último mes deprimera mitad del ejercicio fiscal para el cual se es tá calculando el impuesto (junio) entre el INPC del mes de adquisición del activo.

Menos: El 50% de la deducción anual en los términos de la Ley del ISR: Este importe se refiere al 50% de la depreciación fis

(depreciación actualizada) correspondiente al ejercicio.

El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el n úmero de meses que se haya utilizado el activo en el ejercicio.

resultado es el Promedio correspondiente a dicho activo.

En el caso de bienes adquiridos en el ejercicio, se considera como saldo pendiente de deducir el monto original de la inversión. En

bienes adquiridos después del último mes de la primera mitad del ejercicio (junio) no se actualiza su monto original, aunque s íactualiza el 50% de la depreciación.

En el caso de bienes no deducibles para el ISR, se toma su monto original actualizado bajo los mismo términos antes mencionado

no se le aplica la deducci n del 50% de la depreciación, ni ningún tipo de depreciación.

En el caso de bienes que el ejercicio sea su primer o último año de utilizaci n, el resultado de la división entre 12 se m ultiplica po

número de meses que se haya utilizado el bien, aunque es tos meses no sean completos. Ejemplo: si compraste el bien el 25 de ju

se considerar án 6 meses .

En el caso de activos que tengan límites de deducibilidad se considera este l ímite para el cálculo del saldo pendiente de deducir y p

el 50% de la depreciación fiscal.

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Tema relacionado


Campo Descripción

Clave del activo Anota o elige el rango de activos que deseas que aparezcan en el reporte.



Perí odo fiscal Anota las fechas del per íodo fiscal para el que se realiza el cálculo, este per íodo es el que se considera

para actualizar el monto del activo.


Delimita el per íodo de depreciación que se considerar á para el cálculo del 50% de la depreciación

actualizada. Para más información, dir ígete a la explicación de par ámetros de depreciación.

Par ámetros de la depreciación

Tipo de activo Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas




Departamentos Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos.

Porcentajeaplicable

Anota el porcentaje vigente de acuerdo a la Ley del Impues to al activo





Tí tulo del reporte El sistema s ugiere un título, pero podr ás cambiarlo de acuerdo a tus necesidades .

Nota:

El factor que aparece en el reporte corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualizaci ón de la depreciación, no del sapendiente de deducir; éste último lo calcula internamente el s istema.


Dentro del reporte no te muestraningún activo.

Verifica los par ámetros que es tableciste para el reporte, puede s er que ningún activo cumpla

las caracter ísticas que quieres.

¿Qué sucede con la actualizaciónde ejercicios irregulares?

No hay problema, el sistema realiza los cálculos correspondientes, considerando las fech

indicadas a los filtros para determinar el factor de actualización y el 50% de la depreciac

actualizada.

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Insertar una hoja de cálculo

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, con el botón

Manejo

Para agregar un archivo de cálculo deber ás seleccionar el tipo y archivo con que se identificar á el documento.


Campo Descripción

Tipo Selecciona el tipo de hoja de cálculo, hay tres tipos: financieras, fiscales u otras.

Nombre Escribe el nombre con el que se identificar á la hoja de cálculo.

ArchivoEscribe la ruta donde se tomar á la hoja de cálculo, ayúdate de la tecla F2 o el botón para seleccionar la

ruta que corresponda.

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Modifica una hoja de cálculo

Acceso


Manejo

Podr ás modificar las propiedades de la hoja de cálculo de acuerdo a tus necesidades. Los campos son los mismos que se presenpara agregar una hoja de cálculo.

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Elimina una hoja de cálculo

Acceso


Manejo

Para eliminar una hoja de cálculo, posiciónate sobre la fila correspondiente a la hoja de cálculo, y con un clic al botón se elimina

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Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras

Archivos

Qué es

Este proceso permite adminis trar las hojas de cálculo financieras, fiscales u otras que des de alta.

El sistema cuenta con hojas predefinidas, que fueron creadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema,

lo que si tu empresa utiliza un catálogo diferente, deber ás adecuar las hojas al m ismo.

Con estas opciones del MenúReportes podr ás acceder desde el sistema a una hoja de cálculo de Excel© (o de la aplicación que ha

definido en tus Aplicaciones as ociadas) con los siguientes formatos que estar án vinculados automáticamente:

Tipo Nombre de la hoja Archivo

Fiscales Declaración anual del ISR e IVA Daisriva.xls

Cálculo del IVA Calcia.xls

Depreciación actualizada Depact.xls

Declaración múltiple Decmult.xls

Reexpresión de saldos B10.xls

Determinación del pago

provis ional del IETU

ietu PROVI.xls

Determinación del pago anual delIETU

ietu ANUAL.xls

Financieras Balance general Bgral.xls

Estado de resultados Edore.xls

Aplicación de recursos Oryapmes.xls

Razones financieras Razones.xls

Posición monetaria POSMON.xls

Edos. Fin. Moneda extranjera Edofinex.xls

Manejo

Para abrir una hoja de cálculo, basta con posicionarte sobre el nombre de la hoja o del archivo y con doble clic la hoja se abrir á en Ex

actualizando los datos del sis tema por medio de vínculos.

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Ventajas de este manejo

l Dentro de la aplicación con la que llamas a tu hoja de cálculo, podr ás realizar operaciones como:

1. Gr áficas

2. Comparación de datos.

3. Copiado de datos a otras hojas.

4. Elección de datos para cálculos que desees.

5. Podr ás trabajar simultáneamente con otras aplicaciones dentro de Windows, utilizando datos del sis tema.

l Estos formatos pueden estar vinculados con la información de tus catálogos, de manera que cada vez que abras la hoja

cálculo desde el sistema o desde Excel (por ejemplo), los datos se actualizar án automáticamente (esto es lo que se cono

como Intercambio Dinámico de Datos ó DDE).

l El DDE es una herramienta que permite acceder desde otras aplicaciones (como hojas cálculo) la información generada

Aspel-COI, y mantenerla actualizada, ya que una vez establecido el vínculo, aunque se registren cambios en tu información, ése actualizar á en forma automática.

l Puedes utilizar estos formatos guardándolos con otro nombre o sobrescribiendo el formato de tu elección con el nombre de

función que llamar á el menú automáticamente.

Nota: Las hojas de cálculo, están diseñadas para utilizar el catálogo de cuentas estándar, si utilizas otro tipo de catálogo pued

cambiar las f órmulas para que se adapten a éste, para mayor información consulta el manual de la hoja de cálculo que utilices.


Al momento de acceder a esta opción elsistema dice: No se encontró la extensin de su manejador de hojas de cálculo.

No existe ninguna hoja de cálculo en tu computadora o el sistema no puede localizar la h

de cálculo, tal vez no es té definida la ruta de acceso en Aplicaciones asociadas.

Aplicaciones Asociadas

Al momento de acceder a esta opción elsistema dice: Error de apertura en"nombre del archivo" o error al abrir elarchivo.

El archivo que necesita la hoja de cálculo no existe, el sistema empezar á a conside

archivos a partir de año 2002. Por ejemplo CATC0203.DB. Catálogo de cuentas de febrero

año 2003 de la empresa 1.

El sis tema dice: el archivo que se va autilizar está siendo modificado por otra

persona.

El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; s i eliges Sólo lectura

archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opc

te dar á un mens aje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se ab

la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

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Declaración anual del ISR e IVA

Acceso

l Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaración anual del ISR e IVA.

Qué es

l Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información para agilizar la elaboración dé tu declaración anual del Impuesto sobrRenta e Impuesto al Valor Agregado, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema.

Funcionamiento exclusivo Aspel

Dentro de la hoja de cálculo se encuentran incluidas las siguientes carpetas

Declaración Anual


Conciliación fiscal

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Cálculo del Impuesto al activo

Acceso

l Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Cálculo del IA.

Qué es


Temas relacionados


Reporte del Impuesto al activo

Hojas de cálculo del sis tema (información general)


l Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información de tu declaración del Impuesto al Activo, de acuerdo con los datos q

arroja tu sis tema.

Manejo

La hoja de cálculo llama la información y realiza los cálculos de las cuentas de los activo fijos y las depreciaciones actualizadas.

l Determina el saldo promedio de activos fijos (no toma en cuenta terrenos) para este cálculo, restando al saldo promedio deducir al inicio del ejercicio, el 50% de la depreciación fiscal, para efectos de ISR.

l El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el número de meses que s e ocupó el bien en el ejercicio, obtenien

con este resultado el promedio m encionado.

l Además, se s uman los promedios de activos financieros y se resta el promedio de las deudas a corto plazo (pero sin pr éstambancarios) para determinar la bas e de IMPAC.

l Se mul tiplica la base por la tasa es tablecida en la Ley del Impues to al Activo.

Nota: Dentro de la hoja ver ás que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtención de la cantidad a pagar. Algunos

estos datos son: Valor original del activo y Monto actualizado del activo. El sistema da un nombre para el archivo que genera es ta opc

"CALCIA.XLS", pero puede s er cambiado.

Repercusiones

Si realizas alguna modificación a la información dentro del sis tema, deber ás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo sis tema. Para mayor información dir ígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.


El sis tema manda el siguiente mensaje:No se puede localizar el archivoCALCIA.XLS (o con cualquier otraterminación).

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no teng

instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo desde donde

encuentre a este subdirectorio.

El sis tema dice: Este documentocontiene ví nculos automáticos. ¿Deseaactualizarlo ahora?

Este mensaje siempre aparecer á cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta

negativa, te mostrar á el último reporte de cálculo del impuesto al activo que hayas graba

en caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo q

estés trabajando.

El sis tema dice: el archivo que se va a

utilizar está siendo modificado por otrapersona.

El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura

archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opcte dar á un mens aje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se ab


Al salir el sistema te preguntará:¿Deseaguardar los cambios efectuados en"CALCIA.XLS"

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios que hay

realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a es ta opción, que podr án ser modificado

actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

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Depreciación Actualizada

Acceso

l Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Depreciación actualizada.


Temas relacionados



Qué es

Esta hoja te ayuda a obtener el cálculo de la depreciación actualizada de tus activos, tomando la información contenida en el sis tema

Manejo

La hoja de cálculo llama la información de los saldos finales del año de trabajo contenida en el catálogo de activos fijos.

Los datos que aparecen en la hoja de cálculo son un resumen de los movimientos de la depreciación a lo largo de un año. Contie

datos de la consulta de la depreciación, como los siguientes: los tipos de activo con su Valor original, Monto actualizado, Depreciac

del per íodo, Depreciación actualizada, Remanente a depreciar y el total de éstos.

Nota:

l Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR con la función @Deprecia, de acue

a tus necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado: Cómo utilizar tu in formación en otras aplicaciones

Windows

l El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "DEPACT.XLS", pero puede ser cambiado.

Ver:



Repercusiones

Si realizas alguna modificación a la información dentro del sis tema, deber ás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo

sis tema. Para mayor información dir ígete al manual de la hoja de cálculo que utilices


El sis tema manda el siguiente mensaje:No se puede localizar el archivoDEPACT.XLS (o con cualquier otraterminación).

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tenginstalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo desde donde


El sis tema dice: Este documentocontiene ví nculos automáticos. ¿Deseaactualizarlo ahora?


negativa, te mostrar á el último reporte de depreciación actualizada que hayas grabado,

caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo que es

trabajando.

El sis tema dice: el archivo que se va autilizar está siendo modificado por otrapersona.

El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lecturaarchivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opc

te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se ab


Al salir el sistema te preguntará:¿Desea guardar los cambiosefectuados en DEPACT.XLS


realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án ser modificado

actualizar el vínculo entre el s istema y la hoja de cálculo.

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Consulta de la depreciación

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Declaración múltiple

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaración múltiple


Qué es

l Esta hoja te ayuda a elaborar el importe de los pagos provisionales (aportaciones que se realizan en el transcurso de año, an

de realizar la declaración anual), con base en el coeficiente de utilidad del ejercicio anterior. Estos cálculos s e obtienen tomala información que arroja tu sistema.

Manejo

l Dentro de la hoja se presenta el resumen del pago provisional del mes o per íodo que se esté trabajando; dentro de ésta

pueden apreciar algunos datos como: Ventas netas del mes, Coeficiente de utilidad (este valor lo debes proporcionar), Utilidpara pago provisional de ISR, Porcentaje utilizado y otros.

l Te mostrar á el total a pagar de acuerdo a los conceptos que marca la LISR.

l Permite hacer los cálculos de los pagos provisionales del I.V.A y del I.A

Nota:

Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR, de acuerdo a tus necesidades: para mainformación consulta el siguiente apartado.

Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones Windows

El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "DECMULT.XLS", pero puede ser cambiado.

RepercusionesSi realizas alguna modificación a la información dentro del sis tema, deber ás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo

sis tema. Para mayor información dir ígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.


No se encontró el archivo:DECMULT.XLS ¿Desea hallarlousted mismo?.

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no

tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo desde

donde se encuentre a este subdirectorio.

Este documento contieneví nculos automáticos con otrolibro,¿Desea actualizar estelibro con los cambios realizadosen el otro libro?

Este mensaje siempre aparecer á cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respues ta es

negativa, te mostrar á el último reporte de Declaración múltiple que hayas grabado, en

caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo que

estés trabajando.

No se puede modificar parte deuna matriz.

Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de c álculo, no ser á posibleque realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo.

El archivo que se va a utilizarestá siendo modificado por otrapersona.

El archivo ya está abierto y/o es tá siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura,

el archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta

opción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges

Cancelar, se abrir á la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

Al salir el sistema te preguntará:¿Desea guardar los cambiosefectuados en "DECMULT.XLS"?

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios que hayas

realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án ser

modificados al actualizar el vínculo entre el s istema y la hoja de cálculo.

Dentro de la hoja de cálculo podr ás modificar las f órmulas para las cuentas que manejan moneda extranjera, de acuerdo a

principios que es tés utilizando.

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Temas relacionados



El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "EDOFINEX.XLS", pero puedes cambiarlo o guardarlo con otro nomb

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Pago anual del IETU

Acceso

l Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinación del pago anual IETU.

Qué es

Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información que deber ás reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa Ú(IETU). La hoja de este reporte se llama ietu anual.xls.

Manejo

Al abrir la hoja de Excel©, se presentar á un mensaje indicado que la hoja contiene información dinámica y si deseas actualizar el rep

con la información almacenada en el sistema.

Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel© podr ás modificar estás hojas utilizando las funcio

creadas para el intercambio dinámico de datos entre tu sis tema Aspel-COI y Excel.



Dentro de la hoja obtendr ás:

El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de es te año 16.50 (2008).

La deducción adicional para aplicarla al cálculo del IETU.

La deducción adicional por concepto de Cr édito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsión Social.

Información manejada en el reporte:

Para que este reporte salga correctamente, deber ás cons iderar lo siguiente:

l El sis tema debe tener actualizados los INPC hasta el año de trabajo.

l Deben de existir operaciones con desglose de IETU

l Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del c álculo de la deducción adicio

l Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el par ámetro "Usar periodo actual de COI" para que los cálculo

se realice automáticamente.

l Para el caso de las funciones para la obtención del cr édito por sueldos y s alarios y la cédula de inventarios, deber ás especific

en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para es te concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramien

Aspel, botón .

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Pago provisional del IETU

Acceso

l Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinación del pago provisional IETU.

Qué es

Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información que deber ás reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa Ú(IETU). La hoja de este reporte se llama ietu provi.xls.

Manejo

Al abrir la hoja de Excel©, se presentar á un mensaje indicado que la hoja contiene información dinámica y si deseas actualizar el rep

con la información almacenada en el sistema.

Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel© podr ás modificar estás hojas utilizando las funcio

creadas para el intercambio dinámico de datos entre tu sis tema Aspel-COI y Excel.



Dentro de la hoja obtendr ás:

El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de es te año 16.50 (2008).

La deducción adicional para aplicarla al cálculo del IETU.

La deducción adicional por concepto de Cr édito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsión Social.

Información manejada en el reporte:

Para que este reporte salga correctamente, deber ás cons iderar lo siguiente:

l El sis tema debe tener actualizados los INPC hasta el año de trabajo.

l Deben de existir operaciones con desglose de IETU

l Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del c álculo de la deducción adicio

l Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el par ámetro "Usar periodo actual de COI" para que los cálculo

se realice automáticamente.

l Para el caso de las funciones para la obtención del cr édito por sueldos y s alarios y la cédula de inventarios, deber ás especific

en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para es te concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramien

Aspel, botón .

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Balance general

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Balance general


Temas relacionados

Hojas de cálculo del sis tema (Información general)


Qué es

Con esta opción podr ás acceder desde el s istema un formato del Balance general o Estado de situación financiera en un formato

hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que tengas as ociada), que estar á vinculada automáticamente.

Funcionamiento de esta hoja de cálculo

Esta función toma la información de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan (dependiendo del núm

de niveles que hayas seleccionado):

Nota

l Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la función @cta, de acuerdo a necesidades, para mayor información consulta el s iguiente tema: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windo

l El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "BGRAL.XLS", pero puede ser cambiado.

l También puedes emitir una hoja del Balance general en moneda extranjera, mediante la hoja de cálculo Edofinex.xls, c

finalidad es que puedas realizar con esta las operaciones necesarias para realizar la reexpresión de saldos en moneextranjera, a partir de las disposiciones fiscales y financieras correspondientes.

Repercusiones




No se encontró el archivo: bgral.XLS¿Desea hallarlo usted mismo?.

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que

tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo des


Este documento contiene ví nculosautomáticos con otro libro, ¿Deseaactualizar este libro con los cambiosrealizados en el otro libro?


negativa, te mostrar á el último Balance general que hayas grabado, en caso de

positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo que es

trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el s istema hacia la hoja de cálculo, no s er á posible q

realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo.

El archivo que se va a utilizar está siendo

modificado por otra persona.

El archivo ya es tá abierto y/o es tá siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectu

el archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, eopción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si elig


¿Desea guardar los cambios efectuados en"BGRAL.XLS."?

Si contestas en forma afirmativa, el sis tema guardar á todos aquellos cambios que ha

realizado, y aparecer án cuando vuelvas a acceder a esta opción, que podr án


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Aplicación de recursos

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Aplicación de recursos

Qué es


Una Aplicación de los recursos es un estado que muestra la fuente y el destino de los recursos generados por la empresa, compara

los Estados de situación financiera. Por lo tanto, esta hoja de cálculo te sirve para comparar resultados financieros de per íoddistintos. Por ejemplo, te permite comparar la utilidad de 2002 y saber en dónde la ocupaste.

Con esta opción podr ás llamar a un formato dentro de Excel (o de la aplicación que tengas asociada) para la Aplicación de los recurs

mism o que estar á vinculado automáticamente con los datos del sis tema.

ManejoLa hoja de cálculo toma la información y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se menciona

Descripción Rubros que utiliza

Or ígenes 24,26,5 y 4

Capital de trabajo 11,12,13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21

Aplicaciones 2, 26,1,y,3.

Rubros de cuentas

Nota: Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la funci ón @cta, de acuerdo a necesidades; para mayor información consulta el siguiente apartado:

Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows

El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "ORYAPMES.XLS", pero puede ser cambiado.


RepercusionesSi realizas alguna modificación dentro del sis tema a la información que utiliza la hoja de cálculo, deber ás actualizar el vínculo que exentre ésta y el sistema. Para mayor información dir ígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.


No se encontró el archivo: oryapmes.XLS¿Desea hallarlo usted mismo?.


tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo des


Este documento contiene ví nculos

automáticos con otro libro,

¿Desea actualizareste libro con los cambios realizados en el

otro libro?

Este mensaje siempre aparecer á cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respues ta

negativa, te mostrar á la ultima información sobre la fuente y el destino de los recursgenerados por la empresa que se tenga de es ta, en caso de s er pos itiva, actualizar áinmediato los datos, de acuerdo con el per íodo que estés trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no ser á pos

que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo

El archivo que se va a utilizar está siendomodificado por otra persona.

El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges S

lectura, el archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si elig

Notificar, esta opción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo es té disponibl

si eliges Cancelar, se abrir á la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

Al salir el sistema te preguntará:¿Deseaguardar los cambios efectuados en"ORYAPMES.XLS"?

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios q

hayas realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án


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Razones Financieras

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Razones financieras

Qué es


l Con esta hoja de cálculo podr ás acceder desde el sistema las Razones financieras más comunes y su forma de calcular

dentro de la hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que tengas as ociada), que estar á vinculada automáticamente.l Una razón financiera consta de varias herramientas que te ayudan a interpretar la situación contable de tu empresa

continuación se describen las razones financieras que el s istema te ofrece.

Manejo

La hoja de cálculo toma la información y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se menciona

Descripción Rubros queutiliza

Razón Circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. 1 y 3

Prueba delácido: (Act.Circ.-Invent.)/Pas. Circ. 1,3 y 13

Apalancamiento: Pasivo Total/Capital 5 y 23

Rotación CXC:Ventas / Cuentas por Cobrar 6 y 12

Rotación Inventario:Costo Ventas mes / Inventario 7 y 13

Rotación Activos Totales: Ventas / Activos Totales 6 y 22

Rotación Activos Fijos:Ventas / Activos Fijos 2 y 6

Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta / Capital 5 y 24

Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta/Activos Totales 22 y 24

Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta / Ventas 6 y 24

Margen Neto 6 y 15

Rubros de cuentas

Nota: Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la funci ón @cta, de acuerdo a

necesidades; para mayor información consulta el siguiente apartado:

Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows

El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "RAZONES.XLS", pero puede s er cambiado.


Repercusiones




No se encontró el archivo: razones.XLS¿Desea hallarlo usted mismo?.


tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo dedonde se encuentre a este subdirectorio.

Este documento contiene ví nculos Este mensaje siempre aparecer á cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta

7/15/2019 Manual COI 5.7


automáticos con otro libro, ¿Deseaactualizar este libro con los cambiosrealizados en el otro libro?

negativa, te mostrar á la ultima información que se tenga de las razones financieras q

hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acue

con el per íodo que estés trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el s istema hacia la hoja de cálculo, no ser á posible q



El archivo ya es tá abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectu

el archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, e

opción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si elig


Al salir el sistema te preguntará:¿Deseaguardar los cambios efectuados en"razones.XLS"?

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios que ha

realizado, y aparecer án cuando vuelvas a acceder a esta opción, que podr án


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Posición monetaria

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Posición monetaria


Qué es

l Esta hoja te ayuda a conocer la posición monetaria, que es la diferencia de los activos monetarios (cuentas que represen

dinero en efectivo, como Bancos, deudores, clientes, cuentas por cobrar, etc, se excluyen los inventarios) y los pasivmonetarios (cuentas que representan las deudas a corto plazo) tomando la información que arroja tu sistema.

Notas

Dentro de la hoja ver ás que el sis tema toma todos los datos requeridos para la obtención del cálculo. Algunos de estos datos son: Va

original del activo, Monto actualizado, Depreciación del per íodo y otros. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opci

"POSMON.XLS", pero puede ser cambiado.

Puedes realizar modificaciones de acuerdo a tus necesidades; para mayor informaci ón dir ígete:

Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows Hojas de cálculo del sistema (explicación general)


RepercusionesSi realizas alguna modificación dentro del sis tema a la información que utiliza la hoja de cálculo, deber ás actualizar el vínculo que ex

entre ésta y el sistema. Para mayor información dir ígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.


No se encontró el archivo: POSMON.XLS¿Desea hallarlo usted mismo?.

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es quetengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo de


Este documento contiene ví nculosautomáticos con otro libro, ¿Deseaactualizar este libro con los cambiosrealizados en el otro libro?


negativa, te mostrar á la información de la posición monetaria que hayas grabado,caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo q

estés trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no ser á posque realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo.


El archivo ya está abierto y/o es tá siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectu

el archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, eopción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si elig


Al salir el sistema te preguntará:¿Deseaguardar los cambios efectuados en"POSMON.XLS"?

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios que ha

realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án modificados al actualizar el vínculo entre el s istema y la hoja de cálculo.

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Estados financieros moneda extranjera

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Edos. Fin. moneda extranjera.


Qué es

l Con esta hoja de cálculo podr ás conocer la variación momentánea (reexpresión) que podr ían tener las cuentas del Es tado

resultados con respecto al tipo de cambio de una moneda (la hoja propuesta por Aspel convierte el Estado de resultadosdólares).

Esta hoja contiene lo siguiente:

l Nombre de la empresa.

l Tipo de cambio Vigente y Promedio.

l Número de la cuenta.

l Descripción de la cuenta.

l Valor en pesos y dólares.

l Totales de las cuentas.

Nota

Deber ás de corregir la f órmula para todas las cuentas que tengan moneda extranjera, y poder as í expresar a tipo de cambio histór

Para mayor información referirse a: Los principios norteamericanos de contabilidad generalm ente aceptados USGAAP (FASB-52).El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción " EDOFINEX.XLS", pero puede ser cambiado.

Repercusiones




No se encontró el archivo:

EDOFINEX.XLS¿Deseahallarlo usted mismo?.

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas

instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo desde donde seencuentre a este subdirectorio.

Este documento contieneví nculos automáticos conotro libro, ¿Desea actualizareste libro con los cambiosrealizados en el otro libro?

Este mensaje siempre aparecer á cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es

negativa, te mostrar á el último estado financiero en moneda extranjera que hayas grabado,

en caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo que

estés trabajando.

No se puede modificar partede una matriz.

Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no ser á posible que


El archivo que se va a utilizarestá siendo modificado porotra persona.

El archivo ya es tá abierto y/o es tá siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el

archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta

opción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar,

se abrir á la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

Al salir el sistema tepreguntará:¿Desea guardarlos cambios efectuados en"EDOFINEX.XLS."?

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios que hayas

realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án ser m odificados

al actualizar el vínculo entre el s istema y la hoja de cálculo.

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Formato B10

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10

Qué es

Este módulo ofrece la información de los efectos de la inflación que han afectado a la empresa, de acuerdo a las normas relativas

Boletín B-10 "Reconocimiento de los Efectos de la inflación en la información financiera".

El boletín ofrece las reglas con respecto a la valuación y presentación de la información financiera de la inflación; es obligatoria p

aquellas empresas que preparan sus es tados financieros básicos:

l El estado de posición financiera que comprende los activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada.

l El estado de resultados, que muestra los ingresos, costos, gastos y el resultado del per íodo.

l El estado de variaciones en el capital contable, que mues tra los cambios en la inversión de los propietarios durante el per íodo

l El estado de cambios en la situación financiera, que muestra las modificaciones resultantes de los cambios en recursobligaciones de la empresa en el per íodo.

l Hay que tomar en cuenta que todos los estados financieros deben reexpresarse en la misma moneda, siendo ésta la

balance general.

ManejoPara poder utilizar la hoja de cálculo B10 es necesario habilitar las m acros, de lo contrario no ser á posible trabajar.

Para generar las reexpresiones de los es tados de resultados se utilizan dos métodos:

Método de ajuste por cambios en el nivel general de precios: Consis te en corregir la unidad de medida empleada por la contabilid

tradicional utilizando pes os constantes en vez de pesos nominales. El valor nominal es el que aparece inscrito en los documento

títulos valor, mientras que el valor real es el equivalente que tiene en dinero en el momento presente un ingreso o gasto que se realiz

en el futuro.

Método de actualización por costos especí ficos o valores de reposición: Se fundamentan en los valores en el presente en lugar

valores provocados por operaciones realizadas en el pasado. Los valores se conocen como Valores de reposici ón.

Este libro B10.xls m uestra las hojas de cálculo que se actualizar án en los documentos de primera reexpresión.

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Botones

Con el botón se crear á el archivo Subsecuente1.xls en donde se crean las hojas de cálculo de la primera Actualización: Prim

Actualización, Inventarios y costos de Ventas, Capital Contable, REPOMO, Activos fijos y Depreciación Acumulada.

Para efectos de la reexpresión en el sistema ASPEL-COI nos basaremos en el primer m étodo por ser que mejor se apega a

requerimientos actuales, no viola el principio del valor histórico original, mantiene la objetividad de la información y es congruente co

normatividad aceptada internacionalmente.

Para comenzar a trabajar con este proceso se deben configurar algunos datos que servir án para los cálculos de las demás hojas , es

datos se configuran en la hoja Inicio, los datos que se deben configurar son:

l Mes y año del per íodo que se analizar á.

l Tipos de activos del catálogo en el sis tema.

l El primer mes de la reexpresión

l INCP de per íodo indicado

l Y la primera subs ecuente

Los últimos tres puntos se actualizar án automáticamente, siempre y cuando tengas abierto ASPEL-COI. Para actualizar estos valo

has clic al botón Actualizar hoja de primera reexpresión.

Botón Descripción

Estas flechas sirven para ir a la siguiente o anterior hoja, adem ás estás flechas tienen un orden cíclico

que si te encuentras en la última hoja con el botón siguiente podr ás situarte en la primera hoja, lo mis

con el botón anterior si te encuentras en la primera hoja, éste te enviar á a la última hoja.

El botón recalcular sirve para actualizar aquellas f órmulas DDE que se necesiten cambiar.

El botón generar subs ecuentes tiene la función de crear un nuevo libro (Subsecuente1.xls) el cual genera reexpresiones y subsecuentes (Primera actualización, Inventarios y Costos de ventas, Capital conta

REPOMO, Activos fijos, Depreciación acumulada) tomando como per íodo inicial el proporcionado en la hInicio.

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Selecciona el mes que se tomar á para generar los valores al crear el nuevo libro con las reexpresion

subsecuentes.

Escribe el año para la fecha que actualizar á los valores de las hojas de cálculo.

Nota: Si quieres ver los cambios en la celda donde se encuentre el INPC del per íodo y los meses de

hojas de cálculo además de actualizar los demás valores para el cálculo de las reexpresiones, debe

actualizar la información mediante el botón Actualizar hoja de primera reexpresión de la hoja de cálc

Inicio.

Muestra el asis tente para ajustar la base de datos en la que estás trabajando.

Asis tente de ajuste de la base de datos en B10

Muestra el tema de ayuda de este proceso para facilitar el manejo de éste.

Sirve para seleccionar los tipos de activos.

Sirve para eliminar los tipos de activos que se tienen incluidos en la reexpresi ón.

Nota

En caso de cambiar de per íodo desde el sistema Aspel – COI 5.0, deber ás actualizar el per íodo de trabajo con el botón en la ba

de herramientas COI, debido a que si actualizas con el botón los valores de las hojas de cálculo del B10 no se actualizar án y

podr ás trabajar.

Para analizar los efectos de inflación de la empresa en los diferentes procesos que se llevan a cabo, ofrece las siguientes hojas

cálculo.

Reexpresión de inventarios Capital Social

Resultados de ejercicios anteriores

Reserva legal

Actualización de activos fijos

Actualización de depreciación acumulada

Reexpresión de balance general

Para consultar las hojas de cálculo que se generan para la primera actualizaci n, dir ígete al tema Subsecuentes.

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Reexpresión de inventarios

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Reexpresión

inventarios

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos , Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Inventarios

Qué es

Para la reexpresión de inventarios el monto de actualización ser á la diferencia entre el costo histórico a pesos monetarios y el va

actualizado.

El costo histórico de los inventarios se expresa en pesos de poder adquisitivo a la fecha de balance, mediante el uso de un fac

derivado del INPC.

El objetivo de esta hoja es realizar un cálculo de ajuste para que esté actualizado el inventario al cierre del per íodo que se indicó en

hoja inicio.

Manejo

Para que se pueda mostrar el monto de la reexpresión de inventario se deber á calcular el índice promedio en base a rotación

inventarios, es to de acuerdo al número de meses a calcular el cual se indicar á en la ventana para calcular el INPC promedio.

Para sacar el monto reexpresado deber ás s eguir estas f órmulas:

Monto Reexpresado = Inventario Reexpresado - Factor de actualización

Donde:

Factor de actualización =INPC del perí odo / INPC de rotación de inventariosInventario Reexpresado =Valor histórico de los inventarios * Factor de actualización

El Valor histórico de inventarios es el monto que se tiene en la cuenta de inventarios (para efecto del ejemplo la cuenta es ALMACEN

la base de datos ejemplo).

Para el valor del INPC del per íodo se toma el que tiene el sistema en ASPEL-COI de acuerdo al estándar. Para el valor del INPC

rotación de inventarios, has clic sobre el botón donde deber ás poner el número de m eses a partir de la fecha del per íodo.

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Temas relacionados

Capital Social


Reserva legal




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Capital Social

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Capital Social

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Capital Social

Qué es

En esta hoja se recopilan todas las aportaciones anteriores a la fecha inicial de reexpresión. Servir á para mostrar los montos del casocial el cual se ir á generando de acuerdo a las aportaciones que se hagan en el per íodo.

Campos

El Monto total actualizado surge de sum ar todos los montos actualizados.

EL Monto histórico surge de sum ar todas las aportaciones hechas.

Temas relacionados


Reserva legal




Campo Descripción

No. Número de aportación en la hoja.

Aportación Monto por el cual se har án las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e

histórico mientras s e vayan acumulando las aportaciones.

Fecha Selecciona o escribe la fecha del per íodo de la aportación.

INPC fechade aportación

La hoja tomar á el valor del INPC de acuerdo a la fecha de la aportación.

Factor deactualización

Es el factor que resultar á dividir el INPC del per íodo / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de

la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión.

Montoactualizado

Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización.

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Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cál

ResultEjerciciosAnteriores

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja ResultEjerciciosAnteriores

Qué es

En esta hoja s e recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresión.

Campos


EL Monto histórico surge de sum ar todas los montos del resultado de cada ejercicio.

Temas relacionados

Capital Social

Reserva legal



Campo Descripción


Resultado delejercicio

Monto por el cual se har án las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e

histórico mientras se vayan acumulando las aportaciones.


INPC fechadel ejercicio

La hoja tomar á el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio.


Es el factor que resultar á dividir el INPC del per íodo / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de lahoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión.

Montoactualizado


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Reserva legal

Campos


EL Monto histórico surge de sum ar todas los montos del resultado de cada ejercicio.

Temas relacionados

Capital Social



Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Reserva legal

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Reserva Legal

Qué es

La reserva legal es aquellas que por disposición de alguna ley, deben constituirse de manera obligatoria, existen reserva legaordinarias, que son comunes a todas las sociedades y las especiales, exclusivas para cierto tipo de sociedades (asegurador

afianzadoras, etc.) y con fines dis tintos a los de preservar el capital socia l.

En esta hoja se recopilan todos los m ontos del resultado a la fecha inicial de reexpresión.

Campo Descripción


Reserva Monto de la reserva para que se vea reflejado el Monto total actualizado e hist órico mientras se vayan

acumulando los m ontos de la reserva legal.


INPC fechadel ejercicio

La hoja tomar á el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio.


Es el factor que resultar á dividir el INPC del per íodo / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de lahoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión.

Montoactualizado


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Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Activos fijos

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Activos fijos

Qué es

Esta reexpresión nos mues tra la variación de los activos fijos en cuanto al cambio en el INPC. Se expresa el costo hist órico a pe

constantes de poder adquisitivo al cierre del ejercicio utilizando los factores del INPC.

La depreciación acumulada se aplica al activo actualizando el porcentaje de vida útil consum ida. A la depreciación acumulada.

Manejo

Para sacar los montos reexpresados:

Monto total de activos – Depreciación reexpresada = Efecto de reexpresión.

Está f órmula se aplicar á para cada tipo de activo.

Para conocer el efecto que hubo en los activos, deber ás restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciac

reexpresado en los activos.

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Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Depreciación acumula

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Depreciación acumulada

Qué es

El cálculo de la depreciación acumulada debe basarse en los valores actualizados de los activos y su vida probable determina

mediante estimaciones.

El sistema de depreciación debe ser congruente entre las cifras históricas y las cifras actualizadas (las tasas, procedimientos y v

probable deben ser iguales). La depreciación del costo original y su complemento deben concluir el mis mo año.

No deben afectarse los resultados de ejercicios anteriores por la actualización de la depreciación acumulada.

Manejo

Para sacar los montos reexpresados:

Monto total de activos – Depreciación reexpresada = Efecto de reexpresión.

Está f órmula se aplicar á para cada tipo de activo.

Para conocer el efecto que hubo en los activos, deber ás restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciac

reexpresado en los activos.

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Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Balance General

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Balance general

Qué es

l Se usa para comparar el balance general histórico con el reexpresado de forma que se haga una comparaci ón del mismo.

l Las partidas de los estados financieros que deben actualizarse en el balance s on todas las partidas no m onetarias, incluyen

como tales a las integrantes del capital contable.

Para mayor información de cómo s e forma el Balance General dir ígete al tema Balance General

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Subsecuentes

Acceso

l Dentro de la plantilla B10, con el botón

Qué es

La actividad subsecuentes s e puede hacer semanal, mensual o anual, es decir, de acuerdo a la periodicidad con que se presente

información.

El botón funciona igual en todas las hojas , y su función es la de crear un nuevo libro en el cual generar las reexpresionsubsecuentes tomando como per íodo inicial el proporcionado en la hoja de Inicio. Cuando se hace clic a este botón lo primero que

solicita al usuario es el nombre del nuevo libro, siempre se propone el nombre "Subsecuente1.xls" por defecto, es deber del usua

cambiar este nombre al de s u conveniencia.

Primera actualización

El efecto monetario favorable del per íodo se llevar á a los resultados has ta un importe igual al del costo financiero neto formado por

intereses y las fluctuaciones cambiarias y, en general, todos los conceptos que se agrupan dentro de la cuenta de gastos y produc

financieros. El excedente, en su caso, se llevar á al capital contable.

Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas , este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año qse indicó en la hoja inicio.

Actualización de inventarios y costos de ventas

Para calcular la reexpresión del inventario y costos de ventas se aplica el m ismo método de ajuste de precios.

Hay que tomar en cuenta que si se tiene una reexpresión anterior, el monto a comparar contra el nuevo valor ser á el actualizado anter

Tanto en inventarios como en costo de ventas se expresan en pesos de poder adquisitivo del mes en que se realizó la venta (costos

venta) mediante el uso de un factor de actualización derivado del INPC.Para el costo de ventas esto se logra ajustando el costo de ventas en forma periódica (mensualmente) mediante la aplicación de

factor de actualización antes mencionado a los inventarios iniciales y finales del per íodo, así como a las compras durante el mismo a

que reflejen los precios promedio a dicho per íodo.

Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas , este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año q

se indicó en la hoja inicio.

Actualización del capital contable

El capital contable es la cantidad necesaria para mantener la inversión de los accionistas en términos de poder adquisitivo de

moneda en las fechas en que se hicieron las aportaciones y en que las utilidades les fueron retenidas. Se determina mediante

aplicación de actualización derivado del INPC independientemente del método de reexpresión utilizado.

Para realizar el cálculo de la reexpresión subsecuente del capital contable, se deber á tener en cuenta las variaciones entre el cap

social, reserva legal y resultados de ejercicios anteriores.

Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas , este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año q

se indicó en la hoja inicio.

REPOMO

Es Resultado por posición monetaria nace del hecho que existen activos monetarios y pasivos monetarios que durante la ép

inflacionaria ven dism inuido su poder adquisitivo, al mis mo tiempo que s iguen manteniendo su valor nominal.

El REPOMO es la diferencia entre activos y pasivos monetarios. Se calcula de la s iguiente manera:

REPOMO= (Am-Pm)* inflación

Inflación= Factor de actualización – 1

Los activos monetarios (Am) generan una pérdida monetaria ya que cuando la empresa disponga de ellos tendr á una cantidad iguavalor nominal pero de un poder adquisitivo.

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Los pas ivos monetarios provocan una ganancia monetaria pues al vencer la deuda se pagar á menos en términos reales.

Si Am>Pm = pérdida

Si Pm>Am = ganancia

Nota

l Partidas monetarias son aquellas que mantienen su valor nominal en una época inflacionaria por lo que su poder adquisit

disminuye como son el efectivo, inversiones temporales, cuentas por cobrar y todas las cuentas del pasivo.

l Partidas no monetarias son aquellas cuyo valor nominal cambia a través del tiempo y es necesario reexpresarlas.

ACTIVOS FIJ OS Y DEPRECIACIÓN ACUMULADA

La depreciación del ejercicio deber á basarse tanto en el valor actualizado de los activos, como en la vida probable, determina

mediante estimaciones técnicas. Para permitir una comparación adecuada, el sistema de depreciación utilizado para valo

actualizados y para costos históricos debe ser congruente, esto es, las tasas, procedimientos y vidas probables ser án iguales

depreciación del costo y la de su complemento por actualización deben concluir el mism o año.

NotaNo se afectar án las utilidades de ejercicios anteriores por la actualización de la depreciación acumulada.

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Asistente de ajuste de la base de datos en B10

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10 , Botón

l Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10 , Bot n

Qué es

En la hoja de cálculo del B10, se tomó como base el formato estándar del sistema de niveles de cuentas, y al estar trabajando con ubase de datos con niveles de cuentas menores o m ayores a la es tándar, al momento de trabajar con la hoja de cálculo B10 es tá pue

mostrar valores err óneos.

Este as istente te ayuda a configurar la hoja de cálculo B10 con las cuentas, rubros y activos de tu base de datos.

Manejo

Antes que nada deber ás tener abierta la sesión del sis tema Aspel-COI 5.7 si abriste la hoja de cálculo desde Excel en caso contrario

medio de la ruta definida desde el programa de Aspel-COI 5.7.

Con el botón acceder ás al as istente donde deber ás configurar la base de datos que es tás trabajando, estos pasos:

l Define el número de cuenta a los rubros que se manejan en la hoja de Excel y servir án para actualizar los valores de las hojas

cálculo que afectar án.

l Define el número de rubro de cuenta para asociarlo al nombre del rubro para que tome los datos de éste y as í evitar errore

cálculos err óneos en la hoja de cálculo.

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l Define los tipos de activo que se tomar án en cuenta para el cálculo y actualización de valores en las hojas de cálculo en dose utilizan éstos.

Con el botón se despliega los tipos de activo que tienes dado de alta en el sis tema y selecciona los que deseas incluir en

cálculos; el botón eliminas los tipos de activo que no deseas tomar en cuenta en los cálculos.

NotaSi quieres seleccionar varios tipos de activos, ten apretado la tecla Ctrl mientras seleccionas los tipos de activo que desees.

l Para finalizar proporciona el per íodo y ejercicio con el que trabajar ás en las hojas de cálculo y que se tomar án en cuenta en

base de datos del s istema Aspel-COI 5.7.

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Tema relacionado

Formato B10

1. El asistente incorporar á las cuentas, tipos de activo y rubros a las f órmulas de la hoja B10 cuando hagas clic en el bo

Finalizar.

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GRÁFICAS

Este menú contiene las s iguientes gr áficas:

Gr áfica de Liquidez

Gr áfica de Apalancamiento

Gr áfica de Prueba de ácido

Gr áfica de Días de cartera

Gr áfica de Rotación de inventarios

Gr áfica de Ventas

Gr áfica de Utilidad

Gr áfica de Gastos de operación

Gr áfica de Activo, Pasivo y Capital

Gr áficas del Usuario

Para personalizar las gr áficas consulte: Personalización de gr áficas usando el graficador

Temas relacionados

Modifica los datos de la gr áfica

Grabar la configuración de la gr áfica

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Gráfica de Liquidez

Acceso

l Menú Gr áficas , Liquidez


Qué es

l Es una razón financiera que te mostrar á la capacidad de tu empresa para cubrir tus adeudos a corto plazo.

l Al entrar al proceso indicado, el s is tema mostrar á la gr áfica de barras (por omis ión) de todos los per íodos anteriores, hasta lle

al per íodo en que estés trabajando ( Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).


La información que necesita la toma el s istema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.

Cálculo


Nota:Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gr áfica, dir ígete a la opción de Modificación de datos de las gr áficas.

Ver: Modificación de los datos

Debes tomar en cuenta que el sis tema graficar á tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también depender á del mes de ci

Descripción Formula del sis tema

Activo circulante/ Pasivo circulante. RAN [R1,F] / ( RAN [R3,F])


El sistema no muestra la gráfica No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente" No existe ninguna f órmula.

La gráfica es incorrecta. La f órmula que usas te no es la adecuada.

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especificado.

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Gráfica de Apalancamiento

Acceso

l Menú Gr áficas , Apalancamiento


Qué es

l Es una razón financiera que te mostrar á en términos de porcentajes qué parte de tu capital forma parte de las deudas d

empresa.


al per íodo en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).



Cálculo


Nota:Sí quieres cambiar la apariencia, o datos de la gr áfica, dir ígete a la opción de Modificación de datos de las gr áficas.


Descripción Formula del sistema

Pasivo total/Capital. RAN[R23,F] / RAN[R5,F]


El sistema no muestra lagráfica.

No existen datos o no existen movimientos.

El sis tema manda elmensaje "Informacióninsuficiente".

No existe ninguna f órmula.

La gráfica es incorrecta. La f órmula que usas te, no es la adecuada.

7/15/2019 Manual COI 5.7



especificado.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Gráfica de Prueba del Ácido

Acceso

l Menú Gr áficas , Prueba de ácido


Qué es

l Es una razón financiera que te mostrar á el grado hasta el cual, el efectivo y las cuentas por cobrar, cubren tus adeudos a c

plazo.




La información que necesita la tomar á directamente del catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.

Cálculo


Nota

Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gr áfica, dir ígete a la opción de Modificación de datos de las gr áficas.




(Activo circulante - Inventarios) / Pasivo circulante. (RAN [R1,F]- RAN [R13,F]) / (RAN [R3,F])


El sistema no muestra la gráfica. No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna f órmula.


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especificado.

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Gráfica de Dí as de Cartera

Acceso

l Menú Gr áficas , Días de cartera

l Desde la barra de herramienta, con el botón (*)

Qué es

l Es una razón financiera, que te mostrar á cada cuántos días estás cobrando tus cuentas por cobrar, especialmente por las ven

a cr édito.




La información que necesita la tomar á directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos

Cálculo


Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gr áfica, dir ígete a la opción de Modificación de datos de las gr áficas.

Ver:Modificación de datos


Descripción Formula del sis tema

Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual). (30 * RAN[R6,E] ) / RAN[R12,F]



El sistema manda el mensaje "Informacióninsuficiente".



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especificado.

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Gráfica de Rotación de Inventarios

Acceso

l Menú Gr áficas, Rotación de inventarios


Qué es

l Es una razón financiera, que te mostrar á la rapidez de rotación de tus fondos a través del inventario y qué tan móvil es el mism o




La información que necesita la tomar á directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.

Cálculo


Nota:Sí quieres cambiar la apariencia, o datos de la gr áfica, dir ígete a la opción de Modificación de datos de las gr áficas.

Ver: Modificación de datos


especificado.


Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual) 30 * RAN[R7,E] ) / RAN[R13,F]





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Gráfica de Ventas

Acceso

l Menú Gr áficas, Ventas


Qué es

l Es una gr áfica que te mostrar á el importe de las ventas que hayas tenido, ya sea en el per íodo que estés trabajando o de per íoanteriores.


al per íodo en que estés trabajando ( Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).



Cálculo


Nota:Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gr áfica, dir ígete a la opción de Modificación de datos de la gr áfica.


especificado.


Se realiza tomando los s aldos finales de las cuentas de Ventas de cada mes . (RAN[R6,E])





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Gráfica de Utilidad

Acceso

l Menú Gr áficas, Utilidad


Qué es

l Es una gr áfica que te mostrar á las utilidades que hayas obtenido en el per íodo actual de trabajo o en per íodos anteriores s egúelección.





Cálculo






Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de utilidades. (RAN[R24,E])





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especificado.

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Gráfica de Gastos de Operación

Acceso

l Menú Gr áficas, Gastos de operación.


Qué es

l Es una gr áfica que te mostrar á el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gas tos de fabricación, gastos de ve

gastos de operación y gastos de adm inistración.





Cálculo





especificado.


Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de todos los gastos (Fabricación,Administración y Ventas)

RAN[R8,E]





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Gráfica de Activo, Pasivo y Capital

Acceso

l Menú Gr áficas, Activo, Pasivo y Capital


Qué es

l Es una gr áfica que te mostrar á el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gas tos de fabricación, gastos de ve

gastos de operación y gastos de adm inistración.





Cálculo

Se realiza considerando los totales del Activo, Pasivo y Capital:



Activo RAN[R1,F] + RAN

[R2,F]

Pasivo (RAN[R3,F] + RAN

[R4,F])

Capital RAN[R5,F]


El sistema no muestra la No existen datos o no existen movimientos.

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especificado.

gráfica.

El sistema manda el mensaje"Información insuficiente".



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Gráfica del Usuario

Acceso

l Menú Gr áficas, Gr áficas del us uario

l Desde la barra de herramientas, botón (*)

Qué es

A través de es ta opción puedes editar cualquiera de las siguientes gr áficas:

l Las de las razones financieras que trae el sistema.

l Las gr áficas que modifiques y renombres (Gr áficas del usuario).

l Las gr áficas complementarias.

Adicionalmente a las gr áficas que elabores (Gr áficas del usuario), en total tienes las siguientes opciones que puedes aprovechar:

Notas:


especificado.

Es importante que las gr áficas que generes les pongas la extensión .AGR, para que Aspel-COI las pueda interpretar. Las gr áficas

elabores pueden representar cualquier valor contenido en la base de datos de tu sistema; esto lo logras a través de la ventana

Modifica los datos de la gr áfica.

Tema relacionado

Graba la gr áfica

Nombre de la gráfica Archivo Tipo Nombre de la gráfica Archivo Tipo

Liquidez Liquidez.agr M Margen neto Margneto.agr C

Apalancamiento Apalanca.agr M Rentabilidad / Activos Rentact.agr C

Prueba de ácido Pruacido.agr M Rentabilidad / Capital Rentcap.agr C

Dí as de cartera Cartera.agr M Rentabilidad / Ventas Rentven.agr C

Rotación de inventarios Rotainv.agr M Rotación de activos fijos Rotaacfi.agr C

Ventas Ventas.agr M Rotación de activos totales Rotaacto.agr C

Utilidad Utilidad.agr M

Gastos de operación Gasopera.agr M

Activo, Pasivo, Capital Actpascp.agr M

(M) Gráficas incluidas en el menú (C) Gráficas complementarias

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Modificación de datos de la gráfica

Acceso

l Menú Gr áficas , Modificación de datos

l Desde la barra de herramientas de cada gr áfica con el botón

Qué es

Esta ventana te permite modificar las etiquetas de los datos de una gr áfica activada, as í como la f órmula que regir á la presentación

cada una de sus series. Puedes corregir la siguiente información:


Nota: Debes tomar en cuenta que el sis tema graficar á tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también depender á del mescierre especificado.

Temas relacionados

Grabar configuración

Modifica las f órmulas de tu gr áfica

Gr áficas del usuario

Personalización de gr áficas usando el graficador

Campo Descripción

Tí tulo de la gráfica Anota un título para tu gr áfica.

Eje X Cambia el título de los valores del eje x.

Eje Y Cambia el título de los valores del eje y.

Intervalo deperí odos aconsiderar

Puedes elegir que presenten los datos del per íodo actual o un rango de per íodos desde enero hasta

diciembre del año en que estás trabajando.

Series / Tí tulo El sis tema te permite anotar un título para cada serie de valores.

Series / Fórmula Puedes modificar la f órmula que rige la presentación de los datos de cada serie de tu gr áfica. Los

rangos que contengan cada una de las series variar án dependiendo la gr áfica.

Las f órmulas s e presentan en forma s imilar a la siguiente:

RAN [R25,F] / [RAN [R7,F]Si añades más f órmulas para las series 2, 3, 4, etc., estos valores aparecer án en tu gr áfica. Revisa

los apartados que se explican en la s iguiente página.

Grabarconfiguración

Si no oprimes este botón, los cambios a tu gr áfica no quedar án registrados. Puedes guardar la

configuración para que sustituya a la gr áfica predeterminada y puedas desplegarla desde el menú de

Gr áficas, o grabar el formato con otro nombre para su visual ización desde las gr áficas de usuario.

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Acceso

l Menú Procesos , Borrado de movimientos.



Qué es

Esta función te permite borrar los movimientos del per íodo en el que te encuentras, con dos modalidades:

1. Borra sólo los m ovimientos (borra las pólizas capturadas)

2. Borra los movimientos y también el saldo inicial (borra las pólizas y saldos iniciales que corresponde al s aldo final del per íoanterior).

Campo Descripción

Borra sólomovimientos

Si activas esta opción el sistema borrar á todas las pólizas registradas en el per íodo hasta el momento de

efectuar el proceso. Es to afectar á los saldos finales de las cuentas ya que sólo mostrar án los montos de

los saldos iniciales.

Borramovimientos ysaldo inicial

Si activas esta opción, además de eliminar las pólizas, el campo de saldo inicial de todas las cuentas y

cuentas departamentales se igualar á a cero. De esta manera, antes de repetir la captura de las pólizas

necesitar ás efectuar un traspaso de s aldos del per íodo anterior al per íodo actual de trabajo.

Repercusiones

Al efectuar el borrado de movimientos deber ás capturar todos los movimientos del per íodo o, en su cas o, realizar el Traspaso de sald

ya que la información es elim inada completamente.

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Contabilización

Acceso

l Menú Procesos, Contabilización




Qué es

Deber ás ejecutar este proceso cuando:

1. Capturaste alguna póliza y tenías desactivado el par ámetro de Contabilización en línea en tus Par ámetros del sistema.

2. Cuando en algún per íodo capturaste pólizas sin la Contabilización en línea, a fin de contabilizarlas posteriormente.

Campo Descripción

Sólo nocontabilizadas

Contabiliza aquellas pólizas que no han sido contabilizadas.

Todas Contabiliza todas las pólizas contabilizadas y no contabilizadas.

Sólo las nocontabilizadas detipo:

Contabiliza aquellas pólizas que hayas seleccionado, ya s ea de ingresos , de egresos, o de diario o

algún otro tipo de póliza que hayas definido en par ámetros del sistema.

Nota: Esta operación leer á el archivo de pólizas del per íodo y registrar á los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectúas es te proceso en un per íodo donde ya se habían afectado las cuen

los datos no se duplicar án.


Cuidado: perí odo sinactualización en lí nea

Desactivaste el par ámetro de Contabilización en línea en Par ámetros del sis tema, por lo que podr ás

hacer uso del proceso de contabilización.

"Alguna o variascuentas soninexistentes, hubo unerror al momento decontabilizar".

Seguramente diste de alta movimientos con un catálogo de cuentas y luego lo borraste para dar de

alta un catálogo estándar o vacío. Las pólizas que capturaste con el primer catálogo de cuentas no

encontraron sus cuentas correspondientes en el nuevo catálogo y, por lo tanto, no existen en el

mismo. Necesitas volver a dar de alta las cuentas que borraste, y capturar una póliza con saldo

inicial para cada cuenta con la cantidad que le corresponde a cada una de ellas.

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Consolidación de empresas

Acceso

l Menú Procesos , Consolidación.

l Desde la Barra de Herramientas con el botón (*)


Qué es

Esta función te permite manejar una de las empresas que tengas autorizada por tu licencia de uso como empresa consolidadora e

cual se reunir án todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas departamentales de las demás empresas del corporativo.

Para llevar a cabo este procedimiento, sigue estos pasos :

1. Da de alta una empresa en la opción de Datos de la empresa, y cuida que su nom bre no s e confunda con el de otras de

empresas (por ejemplo, se podr ía llamar "Empresa Consolidadora S.A. de C.V.).

2. Ingresa a esta empresa y configura los par ámetros que regir án su funcionamiento. Puedes indicar que manejas Departament

asignando en cada departamento el nombre de la empresa que originó dichos movimientos, a fin de conocer y poder util

resultados por separado.

3. Crea los archivos de trabajo desde la opción Control de archivos (Archivo de Cuentas, Pólizas, etc).

4. Si modificaste tus Rubros de cuenta, copia el archivo modificado de Rubros de cuentas (RANCee.DB - las últimas dos letequivalen al No. de empresa en la que estás trabajando) y renómbralo para que tome el lugar del archivo de la empr

consolidadora (por ejemplo, s i la empresa consolidadora es la No. 3 dentro de tu sistema, la terminación de este archivo deb

ser 03, p.e., RANC03.DB).

5. Haz lo mismo y renombra el archivo INPCee.DB.

6. En el catálogo de departamentos, da de alta los dis tintos departamentos que compondr án el corporativo, donde el departame1 corresponder ía a tu empres a 1, el 2 a la 2, etc.

7. Al terminar este proceso, desde la empresa consolidadora puedes cargar las p lizas para la obtención de reportes y gr áficas

los totales obtenidos.

Campo Descripción

Empresaconsolidadora

Es un campo informativo donde se despliega el número y nombre de la empresa que actuar á como

consolidadora.

Directorio para archivo de datos

Directorio fuente Señala la unidad de disco, directorio y/o subdirectorio donde deber án localizarse los datos de las

empresas a consolidar. Si los archivos de las distintas empresas no se encuentran en el mismo

directorio, el sis tema ir á solicitando la ruta para acceder a los datos de las empresas que no localice

en dicho directorio.

Directorio destino Indica el disco, directorio y/o subdirectorio donde deber án grabarse los archivos que contendr án los

datos de la consolidación de las empresas . Este directorio / subdirectorio debió haber sido creado

con anterioridad.

Nivel de cuenta Puedes elegir desde qué nivel de cuenta contar á el catálogo de la empresa consolidadora (desde

Mayor hasta Auxiliar). Si seleccionas el nivel de Mayor, el catálogo de cuentas de la empresa

consolidadora sólo estar á formado por cuentas de Mayor.

Manejar empresascomodepartamentos

Permite manejar cada em presa que intervino en la consolidación como un departamento (se debió

haber activado El Manejo de departamentos en los par ámetros del sistema de la empresa

consolidadora). Si no marcas esta casilla, los datos que se presentar án corresponder án al

corporativo en general.

Número deempresas aconsolidar

Marca las empresas que va a consolidar el sistema en la empresa consolidadora. Con las flechas

localiza el número de cada empresa que deseas marcar y hazlo con el indicador del ratón o con la

barra espaciadora.

7/15/2019 Manual COI 5.7



Temas relacionados

Datos de la empresa

Control de archivos

Notas:

No olvides tomar en cuenta lo siguiente:

l Es muy importante que todos tus movimientos se encuentren contabilizados, ya que la consolidaci ón únicamente considera

saldos existentes en el catálogo de cuentas y en el catálogo de cuentas departamentales.

l Al efectuar es te proceso se borran los archivos del catálogo de cuentas y departamentos del per íodo en que estés trabajan

por lo que es muy importante que ejecutes esta función estando en la empresa consolidadora y en el per íodo indicado.

l Te recomendamos que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas, para que

procedimiento arroje resultados efectivos.

l Es importante que el catálogo de cuentas de la empresa consolidadora s ea el más "general" de todos: debe estar definido de

manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estén "contenidos" en él.

l De preferencia ejecuta este proceso al final de cada mes, debido a que, si efectúas modificaciones en tus pólizas después

ejecutar este proceso, deber ás correrlo nuevamente para que el consolidado es té actualizado (puedes ejecutar la Consolidac

las veces que consideres necesario, ya que no duplica la información).

l Consulta el resultado de tu consolidado ingresando nuevamente a la empresa desde la ventana de selección de empre

(opción Abrir empresa del menú Archivos).

Repercusiones

El proceso s uma saldos iniciales y finales, sus m ovimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacenan en

archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que contienen la información de todas empresas consolidadas, pero sin contar con las pólizas de cada una de ellas. Al terminar el proceso, desde la empresa consolidado

se pueden cargar pólizas para hacer eliminaciones por operaciones inter-compañías y, finalmente, obtener los reportes y gr áficas q

desees.


Quieres consolidar más de 15empresas.

Debes realizar consolidaciones parciales (por grupos) y después juntar estas empres

consolidadoras intermedias, para efectuar una consolidación general. Las empresas consolidadointermedias podr án ser tantas como sean necesarias.

Quieres modificar la empresaque actuará comoconsolidadora.

Cierra la ventana de consolidación, cierra la empresa y abre la empresa que deseas que trabcomo consolidadora.

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Balanza anual

Acceso

l Menú Procesos, Balanza anual



Qué es

l Este proceso emite una Balanza de comprobación conteniendo la información de varios mes es, incluso hasta de un año.

l A diferencia de una balanza de comprobación normal , la Balanza anual no sólo se reporta, sino que s e archiva en disco, como

per íodo de trabajo más.

l Para accederla, debes indicar como per íodo de trabajo Año/06 (mes correspondiente).

l Ya ubicado en el per íodo anual, debes revisar el Catálogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobación o emitirla en for

de reporte.

Campo Descripción

Directorio para archivo de datos

Fuente Campo informativo. Indica la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde se deben buscar los datos.

Destino Campo informativo. Indica la ruta donde se guardar á la balanza anual.

Generales

Nivel de cuenta Selecciona el nivel de cuenta al que deseas detallar tu Balanza: De Mayor, Subcuentas o Auxiliares . La consulta a nDe mayor es más compacta que las otras dos consultas.

Pordepartamento

Indica si quieres desglosar por departamento el saldo inicial, cargos y abonos, y saldo final del per íodo que señala

en tu reporte. Puedes pedir que se muestren todos los departamentos o s ólo alguno de ellos.Este campo estar á disponible si en Par ámetros del sis tema se configur ó manejar departamentos.

Rango defechas

Indica el rango de fechas a reportar (que no deber á ser mayor de 12 meses).

Repercusiones

l El catálogo de cuentas departamentales sólo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento.

l El catálogo de cuentas debe s er consistente a lo largo del per íodo de balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que

dieron de baja y luego ese número se retomó para dar de alta otro concepto, se mezclaran en el mismo número de cuenta

montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo, no existir á ningún problema si exis

cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un per íodo a otro.


Rango de fechas inválido Anotaste la s egunda fecha anterior a la primera.

Se mezclaron en el Debe y el Haber losmontos correspondientes a dos perí odosdistintos.

Tu catálogo de cuentas no es consistente a lo largo del per íodo de balance selecciona

Diste de baja cuentas y luego utilizaste ese mismo número para dar de alta otras cuenpor lo que el saldo de éstas contiene el de las primeras.

No te deja activar el campo Pordepartamento en el diálogo de esteproceso.

No tienes activado el par ámetro de Manejo de departamentos.

Perí odo departamental sin registros No has capturado movimientos departamentales dentro del per íodo correspondiente

posiblemente se dañó este archivo.

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No encuentras dónde puedes consultar laBalanza anual que acabas de crear.

Cámbiate al per íodo Año ?? desde Archivos / Administrador de per íodos. Dentro de e

per íodo puedes revisar el Catálogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacióemitirla en forma de reporte.

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Revaluación de activos / Actualización

Acceso

l Menú Procesos, Revaluación de activos

Qué es

Esta opción actualizar á el valor de mercado de los activos fijos de la empresa, de acuerdo al m étodo de revaluación que selecciones.



Campo Descripción

Clave de activoInicial / Final

Escribe el rango de claves de los activos que deseas revaluar.

Fecha adquisiciónInicial / Final

Selecciona los activos que por su fecha de adquisición ser án revaluados.

Tipo de activo Puedes seleccionar que sólo se revalúen los activos que pertenecen a un tipo de activo en

especial.

Por departamento Puedes elegir efectuar la Revaluación de los activos que pertenezcan a un departamento en

particular; por medio de la lista desplegable.Este campo estar á disponible si en Par ámetros del sis tema se configur ó manejar departamentos.

Localización Selecciona los activos por su local ización.

Tipo de Revaluación Selecciona entre los tipos de revaluación, para realizar el cálculo del valor de mercado:

1. Con factor de mercado.

2. Con INPC desde la última revaluación.

3. Con INPC desde la fecha de adquisición.

Fecha de revaluación Indica la fecha para la que se desea la revaluación.

Factor de revaluación Debes anotar el Factor de revaluación, sólo si elegis te que el Tipo de revaluación fuera Con factorde mercado.

SugerenciaSe recomienda que efectúes el respaldo de los archivos que contienen la información de los activos, mediante el botón Respaldo

RepercusionesAl ejecutar es te proceso, el sis tema actualizar á el campo Valor de mercado, que se encuentra en la carpeta de Generales de cada ac

del catálogo.

PROBLEMA SOLUCIÓN

No te permite realizar elproceso.

Solicitaste como fecha de revaluación una fecha anterior al per íodo de trabajo, por lo que no es posrealizar el proceso.

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Ajuste anual por inflación

Acceso

l Menú Procesos, Ajuste anual por inflación.

Qué es

Al acceder a esta opción el sis tema te presentar á un asistente que te ayudar á en el Cálculo del ajuste anual por inflación para per íod

ya sean Regulares (per íodos de 12 meses) o Irregulares (per íodos de 6 o 3 meses) indicando el tipo de ejercicio que se vaycalcular.

Este proceso se basa en la Reforma Fiscal para el ejercicio fiscal a partir del 2003, en la cual se elim inó la obligación que tenían

contribuyentes de realizar el cálculo mensual de los componentes inflacionarios de los cr éditos y de las deudas, llamado compone

inflacionario, para sustituirlo con un solo ajuste anual por inflación.

Para más información revisa el tema "Cálculo del Ajuste Anual por Inflación".

Observaciones

Este ajus te anual, por ley sólo lo deben calcular las personas m orales y se realizar á únicamente al cierre de cada ejercicio fiscal.

Para ejecutar este proceso, no debe de haber ningún catálogo o proceso en ejecución, de otra manera la opción de mecorrespondiente se encontrar á deshabilitada.

Manejo

Para la realización de es te proceso deber ás s eguir los pasos del asis tente y proporcionar la información que se solicita en ellos.

1. Primero deber ás seleccionar el tipo de ejercicio a calcular:

A. Ejercicio Regular de 12 meses.- Al utilizar esta opción se deber á de verificar que el sistema tenga creados todos los mes

correspondientes al ejercicio que se desea calcular, es decir, si el ajuste anual lo realizar ás para el año 2004, el sistema deber á te

creado a partir de enero de 2004 hasta diciembre de 2005, ya que el sistema realizar á los cálculos con el ejercicio completo de un a

(12 meses).

B. Ejercicio Irregular de menos de 12 meses .- Selecciona esta opción si el ejercicio fiscal resultara de m enos de 12 m eses (irregul

ya sea por inicio de actividades , por liquidación, inclusive por fusión o por escisión.

Dependiendo el tipo de ejercicio a calcular, proporciona los siguientes datos:

a) Ruta.- Anota el directorio de trabajo de COI, donde se encuentra la información correspondiente al ejercicio del cual se des

7/15/2019 Manual COI 5.7


Problema/ Soluciones

determinar el ajuste anual por inflación. Con ayuda del botón o la tecla F2 podr ás seleccionar la ruta o directorio.

b) Ejercicio.- Para los ejercicios regulares: Por omisión se mostrar á él o los ejercicios completos que s e localicen dentro de la r

señalada en el campo anterior. Para los ejercicios irregulares: deber ás anotar el ejercicio del cual se desea calcular el ajuste anual

inflación.

c) Mes inicial del ejercicio y mes final del ejercicio. Esta opción sólo estar á disponible para los ejercicios irregulares. Seleccionames inicial y final del ejercicio del que se realizar á el ajuste anual por inflación.


"Es necesarioindicar una rutacon ejercicioscompletos".

Este mensaje lo envía el sistema cuando el cálculo lo estás realizando para un ejercicio regular y al

seleccionar una ruta, en ésta no se encuentra creado ningún per íodo completo (ejemplo de enero a

diciembre de 2004). Revisa que en la ruta indicada, estén creados todos los meses correspondientes a

un ejercicio de trabajo completo, de lo contrario el sistema no podr á continuar con el proceso.

"No existendatos de eseejercicio".

Este mensaje indica, que el ejercicio (año) especificado para el ejercicio irregular, no existen datos para

la realización del cálculo anual, selecciona otro ejercicio o año anotado.

"No es un valorde ejercicioválido".

Debes verificar que el campo "Ejercicio" no esté vacío o esté escrito correctamente, de lo contrario el

sistema lo tomar á como un ejercicio no válido.

2. y 3. Selección de cuentas de crédito y de deudas. En estos pasos se muestran todas las cuentas en el orden en que fue

dadas de alta desde el catálogo de cuentas, tanto las acumulativas como las de detalle. Selecciona las cuentas de cr édito o

de deudas según corresponda, para que el sistema obtenga el saldo de las mismas hasta el último día de cada mes

ejercicio seleccionado, el resultado ser á Aplicado según la f órmula.

Para seleccionar las cuentas, utiliza la opción Agregar cuentas con las teclas de acceso r ápido Ctrl +A, con ayuda del menú flota(botón derecho del ratón), o bien, selecciona la cuenta a incluir y arr ástrala con el ratón hacia el lado derecho.

Ejemplo:

Observaciones

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l Las cuentas que primero deber ás seleccionar son las de cr édito y luego en el paso 3 las cuentas de deudas .

l Para incluir varias cuentas, presiona la tecla "Ctrl" y selecciona las cuentas con ayuda el ratón, una vez seleccionadas, arr ástracon el ratón hacia la derecha o utiliza la opción "Agregar cuentas" ubicada en el m enú flotante (botón derecho del ratón).

l Para eliminar las cuentas ya incluidas, posiciónate sobre la cuenta a borrar, y selecciona la opción "Eliminar esta cuenta"Eliminar todas" ubicada en el Menú flotante (botón derecho del ratón).


"El catálogo de cuentas correspondiente alperí odo XXX no esta disponible. El problemapuede ser que el archivo no exista o que seencuentre dañado, te sugerimos entrar almódulo de control de archivos para haceruna verificación."

Verificar que la base de datos no este dañada desde el control de archivos

opción verificar o que la ruta del archivo sea la correcta.

Al contes tar que si , es te mensaje se desplegar á por cada cuenta que se

seleccionó de cada per íodo en donde no esté disponible la cuenta. Al

contestar que no, el asistente se cerrar á.

"Debes seleccionar al menos una cuenta". Para continuar con el asistente, deber ás incluir por lo menos una cuenta de

cr édito o de deuda según corresponda.

Para más información de cómo se llevó acabo el cálculo de este proceso, consulta el tema "Cálculo del ajuste anual por inflación"

4. Reporte. En el siguiente paso y el último se desplegar á el reporte del Ajuste anual por inflación, el cual podr ás imprimir si lo desea

Este reporte te mostrará la siguiente información:

l Fecha del ejercicio

l El número de cuentas de cr édito incluidas

l La descripción de las cuentas

l Saldo promedio anual

l Total del saldo promedio anual de cr éditos

l Los mismos conceptos pero para las cuentas de Deudas

l Total del saldo promedio anual para las cuentas de cr édito y deudas

l INPC del per íodol Factor de ajus te anual

l Ajuste anual por inflación deducible o acumulable

Notas:

l Si deseas un reporte donde se emita el desglose de ajuste anual, en el cual se muestren los saldos finales de cada una de

cuentas y de cada uno de los meses podr ás generarlo desde el reporte del Catálogo de cuentas / Desglose de ajuste an

siempre y cuando se haya realizado ya el proceso de Ajuste anual por inflación, de lo contrario al generar el reporte

Desglose de ajus te anual te enviar á un mens aje donde te informar á que es necesario que se realice dicho proceso.

l Para que el proceso de Ajuste anual calcule correctamente los saldos de las cuentas que m anejen monedas extranjeras, de

existir un tipo de cambio para el primer d ía de cada mes en el Histórico de tipos de cambio, ya que el proceso de ajuste reva

dichas cuentas, de no tenerse, el sistema presentar á los resultados en moneda extranjera incorrectos en los reporinvolucrados con el ajuste anual.

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Póliza de depreciación de activos

Acceso

l Menú Procesos , Póliza de depreciación.


Qué es

Esta función:

l Genera una póliza con los movimientos de depreciación del per íodo que hayas especificado en el diálogo del proceso, e

póliza se puede grabar como m odelo o contabilizarla en ese mom ento, si se tiene activo el par ámetro Contabilizar en línea

l Esta póliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada

activo, la cual es una cuenta del Balance General.

l Aplica al monto original de la inversión en valores históricos el porcentaje de depreciación establecido en el alta de cada uno

los activos; el resultado lo divide entre 12 y lo multiplica por el número de mes es que se indiquen en el diálogo de generación

la póliza; y en los cuales proceda la depreciación del activo. El monto calculado, es el importe del cargo y del abono de la póde depreciación.

l Antes de contabilizar la póliza se recomienda que la grabes como póliza modelo.

Nota: Antes de elaborar la póliza de depreciación es necesario que hayas registrado los números de cuenta para todos los Tipos

activos.

Los números de las cuentas de resultados y de balance se toman del catálogo de cuentas, que a su vez son definidas en el alta de

tipo de activo, las cuentas que se utilizan para la póliza de depreciación son: la cuenta de la depreciación y la cuenta de gastos para

depreciación.

Ejemplo:

l Cuando se da de alta un activo en un departamento, al mom ento de realizar la p liza de depreciación el sistema propondr á en

cuentas "Depreciación de activos y Gastos de depreciación" el mism o número de departamento en el que se dio de alta el actSi la cuenta de depreciación maneja sólo un departamento y la cuenta gastos es té asignada a varios departamentos, se dan d

soluciones:

1. Si el activo es registrado en el departamento 3 , pero la cuenta "Depreciación de activos", sólo maneje el departamento 1

generar la póliza de depreciación se debe definir en su cuenta de depreciación el departamento 1 y en su cuenta de gas

dejarle el mismo departamento que propone el sistema 3"

2. No registrar al activo algún departamento al m omento de darlo de alta, cuando se genere la póliza de depreciación del siste

no sugerir á ningún departamento en las cuentas de depreciación y gastos, pero si ésta última está definida como departame

se le podr á registrar el departamento des eado.

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Campo Descripción

Tipo de póliza Aparece como inform ativo ya que es la depreciación con valores his tóricos, que es la tradicional o contable.

Ejercicio fiscal Campo informativo que muestra la fecha del ejercicio, que es del 1 º de enero al 31 de diciembre del año

trabajo.


Anota las fechas del per íodo de depreciación que deseas que la póliza considere.

Nota

Una vez generada la póliza de cierre hay que tomar en cuenta que en el campo Fecha las pólizas que se hayan traducido tendr án fe

de 31/12/ Año y no 31/13/Años como s e presentaba en Aspel-COI 4.0.

Si son pólizas que se generan en el mes de ajuste, la fecha ser á la indicada en el equipo o del día de la captura que puede

cualquier día de año.


El sis tema no te permitegrabar la póliza

Anotas te un número de cuenta que no existe.

El sistema no está configuradopor departamentos o el

perí odo no es departamental.

El sistema no tiene dado de alta ningún departamento; si quieres activar esta opción

debes agregar departamentos.

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Acceso

l Menú Procesos , Póliza de ajuste cambiario


Qué es


Nota:La cuenta de ajuste cambiario debió haber sido registrada o dada de alta dentro del Catálogo de cuentas.


Temas relacionados

Catálogo de Cuentas / Carpeta de multimoneda

l El s istema solicita un rango de cuentas entre las cuales busca aquellas que manejan multimoneda y que afectan a la póliza

ajuste cambiario, caracter ísticas definidas en el Catálogo de cuentas.

l La póliza se genera para el último día del mes , con el tipo de cambio de ese día. En caso de que no esté capturado, se propo

el tipo de cambio más actualizado a partir de esa fecha, es decir, busca el inmediato anterior, si no encuentra alguno, tomar tipo de cambio registrado en el catálogo de monedas. Este proceso se repite por cada cuenta que se encuentra en el ru

señalado y que cumple con las caracter ísticas antes mencionadas.

l Por último, el sistema cuadra la póliza generando un movimiento en la cuenta de ajuste, la cual debes indicar al momento

ejecutar el proceso.

Nota

Esta póliza se debe realizar cuando necesites obtener el monto de ganancia o pérdida por fluctuaciones cambiarias. Debido a

variaciones que se registran en los tipos de cambio, es posible que la póliza generada presente un descuadre m ínimo, el cual debe ajustado manualmente.

Es muy importante que antes de generar la Póliza de ajuste cambiario, te cerciores que los tipos de cambio se encuentran actualizad

en el Histórico de tipos de cambio.

Campo Descripción

Números de

Cuentas

Cuenta Inicial Anota o elige la cuenta inicial del rubro que s e utilizar á en el proceso.

Cuenta Final Anota o elige la cuenta final del rubro que se utilizar á en el proceso.

Cuenta de ajuste Anota o elige la cuenta que se utilizar á para realizar el ajuste de las fluctuaciones

monetarias.


El sistema dice: es necesario

capturar cuenta de ajuste.

La cuenta que elegiste como de ajuste no existe y/o es acumulativa.

Los montos de ajuste sugeridos enla póliza de ajuste cambiario noson correctos.

1. Verifica que se haya asignado correctamente el Tipo de moneda a cada una de

las cuentas.

2. Actualiza en el Histórico de tipos de cambio, el tipo de cambio de las monedas

involucradas.

3. Verifica que los montos de los saldos en la moneda nacional y extranjera sean

los correctos.

El sis tema no te permite grabar lapóliza.

Anotaste un número de cuenta que no existe.

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Alta de cuentas

7/15/2019 Manual COI 5.7


Póliza de cierre anual

Acceso

l Menú Procesos , Póliza de cierre.


Qué es



l Esta opción te permite la elaboración automática de la póliza de cierre del año de trabajo, traspasando sus s aldos a las cuen

de resultados con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.

Campo Descripción

Cuenta inicial Anota o elige desde qué cuenta quieres que se realice la Póliza de cierre.

Cuenta final Anota o elige hasta qué cuenta debe abarcar la Póliza de cierre.

Cuenta decierre Anota o el ige la cuenta de cierre, la cual se utilizar á para saldar todas las cuentas de resultado, en la cualse aplicar á una cantidad sim ilar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la póliza.

Pordepartamento

Puedes solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un sólo departamento o que se consideren

las de todos ellos (opción casilla sin marcar). Si activas esta opción deber ás seleccionar el departamento

al que corresponde la p liza de cierre.

Este campo estar á disponible si en Par ámetros del sis tema se configur ó manejar departamentos.

Notas

l Es importante que antes de realizar la póliza de cierre, emitas un reporte del Estado de Resultados, ya que después

contabilizar la póliza de cierre, la utilidad neta var ía notablemente.

l Mediante la tecla F2 puedes ver la lista de las cuentas.

Tecla de ayuda F2

l La cuenta de cierre debe haber sido registrada o dada de alta dentro del Catálogo de cuentas, y en su caso necesario, en

Catálogo de cuentas departamentales.

Repercusiones

Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualar án a cero

diferencia de cargos y abonos ser á aplicada a la cuenta de cierre señalada.


El sis tema no te permite grabar lapóliza

Anotaste un número de cuenta que no existe.

El sistema no está configuradopor departamentos o el perí odono es departamental.

El sistema no tiene dado de alta ningún departamento; si quieres activar esta opción

debes agregar departamentos.

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Acceso

l Menú Procesos, Integración de pólizas


Qué es

Podr ás integrar las pólizas previamente auditadas o todas, de un per íodo de trabajo y de una empresa diferente a la que se e

trabajando.

La ventana es la siguiente:

Campo Descripción

Ruta Selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas a integrar.

Empresa, Mes, Ejercicio Selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomar án las pólizas a integrar en esta

empresa.

Tipo de Pólizas Selecciona el tipo de póliza que se requiere integrar.

Número de Pólizas Indica un rango de pólizas a integrar considerando el número de póliza, o si lo prefieres que se

integren todas las pólizas.

Fecha Indica la fecha que corresponde a las pólizas que quieres integrar.

Atributos Puedes filtrar con más detalle escogiendo a las pólizas ya sean contabilizadas, auditadas y/o

pendientes. Ejemplo: Si seleccionaste en el filtro que sólo deseas integrar las pólizas auditadas,

el sistema tomar á en cuenta las pólizas con los atributos auditadas, no contabilizadas y no

pendientes.La integración de las pólizas se real izar á si cumple con cada uno de los atributos seleccionados,

en caso contrario no se podr á llevar a cabo este proceso.

Crear tipo de póliza Si tienes seleccionada esta opción al concluir el proceso, el sistema verifica en par ámetros delsis tema si tienes dado de alta ese tipo de póliza y si no la tienes te la crear á. Sólo en el caso de

7/15/2019 Manual COI 5.7



Temas relacionados

Auditar póliza


no haber espacio no ser á creada y por lo tanto no las integrar á. COI te permite definir 12 tipos de

pólizas diferentes.

Crear bitácora deproceso

Si seleccionas esta opción, el sistema presentar á automáticamente un resumen y/o una lista de

posibles errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las p ólizas. Si deseas

consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrar ás en el directorio donde tengas tu base de datos.


El sistema dice: Archivode perí odo actual.

Seleccionaste el archivo del m ismo per íodo y empresa en que te encuentras.

El sis tema dice: No haypólizas para integrar.

Las pólizas a integrar no cumplen con los requisitos establecidos.

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Conversión de cuentas a activos

Acceso

l Menú Utiler ías, De cuentas a activos


Qué es

Esta opción está diseñada para aquellos usuarios que llenan en su Catálogo de cuentas información de sus activos como podr ía sevalor de los activos y la depreciación de los mismos. La opción traslada estas s ubcuentas a un activo. Con este proceso se trasla

estas cuentas a un catálogo de activos con información más completa. Las subcuentas desaparecen y el saldo queda integrado e

cuenta de mayor de tu catálogo y los nuevos activos forman parte de un catálogo del sis tema.

El proceso que deber ás llevar a cabo es el s iguiente:

l Captura la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas subcuentas s e trasladar án a activos.

l Indica el tipo de activo que se asignar á a los activos.

l Completa la información general de la ventana de captura, para cada subcuenta ya que éstos ser án los datos con los que

registre cada uno de los activos.

l Oprime el botón , para que la operación sea efectuada.

l Una vez terminado el traslado, puedes generar una póliza de depreciación de activos, s i as í lo deseas , para que quede registr

el m ovimiento.


Campo Descripción

Cuenta utilizadacomo tipo de activo

Anota la cuenta de Mayor (Acumulativa), cuyas subcuentas se trasladar án a activos. Puedes utilizar

la ayuda F2 para seleccionarla del catálogo.

Tecla de ayuda F2

Tipo de activo con

que se quiere asociar

Señala el tipo de activo a as ignar para cada una de las subcuentas.

Subcuentas (Activos) En este campo informativo se mues tran los activos (subcuentas de cada uno de ellos) que vas a

transportar a tu catálogo de activos.

Datos generales para convertir las cuentas a activos

Clave Anota un texto que clasifique a los nuevos activos.

Localización Indica la clasificación que tienes diseñada para ordenar tus activos de acuerdo a una localización en

tu empresa.

Descripción El sistema sugiere la misma descripción de la subcuenta para tu activo, pero puedes anotar la que

deseas.

Departamento Selecciona el departamento al que reportar á tu activo (si es que manejas departamentos en tu

empresa).

Fecha de adquisición Anota la fecha de com pra del bien.

Tasa de Depreciación Indica la tasa de depreciación que por ley aplica a los activos, sin que s ea mayor al 100%.

% Vida útil remanente Indica el porcentaje de vida útil que le queda a los activos.

Monto original Anota el valor original de los activos.

Depreciaciónacumulada

Señala el monto de la depreciación que presenta el activo hasta el momento actual.

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Nota

Los datos se deben asignar por cada subcuenta (para ello es necesario posicionarse en cada una de ellas y definir datos, movers

otra, definir datos y as í sucesivamente hasta terminar con todas ellas). Una vez terminado este proceso es necesario verificar que

saldos de las cuentas contables sean correctas.

Si en tu catálogo de cuentas tienes definida una cuenta para cada activo, con esta opción puedes convertirlas en activos. Al ejecuta

las cuentas desaparecen (el saldo queda integrado en la cuenta de mayor del catálogo) y los nuevos activos forman parte del catálo

de activos del sis tema.

Es necesario tener mucho cuidado al indicar los datos de las s ubcuentas pues s lo se trasladan a activos las cuentas, para las que

han definido todos los datos correctamente.


¡Existen subcuentas con movimientos,imposible trasladar!

Tienes que seleccionar una subcuenta que no tenga movimientos de lo contrario

podr ás trasladar.

"No se registraron algunos activos". No se han definido los datos de Monto original para todas las subcuentas o alguno de

datos indicados no son correctos.

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Importación de archivos

Acceso

l Menú Utiler ías, Importación de archivos


Qué es

Esta opción te permite traer (importar) mediante un asistente la información de los archivos ContPAQ® 2003, 2004 y 2005, que

encuentra en otra aplicación hacia el sistema.

Procedimiento para importar archivos:

Antes de comenzar deber ás verificar que en el sistema ContPAQ® tengas activado el par ámetro de "Cada segmento es un nivel" ya

no podr ás realizar el proceso de importación de archivos. El sis tema te manda el s iguiente mensaje " Es necesario que cada segme

sea un nivel para continuar" cuando no tienes el activado el par ámetro.

Indica la ruta en donde se encuentra los archivos ContPAQ®. Si no sabes la ruta donde se encuentra el directorio que quieres def

utiliza la tecla F2 o el botón para navegar en tu sis tema y localizar su posición.

1. Indica la ruta en donde se encuentra los archivos ContPAQ®. Si no sabes la ruta donde se encuentra el directorio que quie

definir, utiliza la tecla F2 o el botón para navegar en tu sistem a y localizar su posición.

Nota

El sis tema Aspel – COI buscar á la ruta donde se encuentra instalado ContPAQ® que por default es CompacW y a partir de e

carpeta se indicar á aquella donde se encuentra la información para importar. El sis tema busca el archivo CTW1000.DBF que

el que contiene los datos neces arios para que Aspel-COI reconozca y configure los archivos a im portar.

2. En el siguiente paso deber ás indicar la empresa a importar, el ejercicio y los per íodos donde se tomar á la información.

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3. Ya indicada la información a importar, indica la ruta destino a donde se dejar án los datos para el manejo en el sistema AspCOI 5.7.

4. Una vez recabada la información para la importación presiona el botón Finalizar para comenzar la importación.

5. Asocia las cuentas a los rubros disponibles en el catálogo de cuentas.

* Contpaq es Marca Registrada de Computación en Acción, S.A. de C.V., empresa no relacionada con Aspel.

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Si eres usuario Aspel-COI de otras versiones

Tema relacionadoAsis tente para la configuración de Aspel - COI 5.7

Compatibilidad entre versiones

Esta versión del sistema podr á traducir las bases de datos desde las versiones de Aspel-COI para versión 3.x y 4.0. Si eres usuario

Aspel-COI 5.0 en adelante, no necesi tar ás realizar la traducción de archivos.

Indica dónde tienes tu base de datos

Para utilizar la base de datos que generaste en otra versión, deber ás usar el Asis tente para la configuración de Aspel - COI 5.7, hay d

formas de acceder a ello:

l Menú Configuración / Agregar empresa

l Menú Archivos / Administrador de per íodos

También podr ás utilizar esas bases accediendo al Asis tente de Traducción de archivos que se encuentra en el Administrador per íodos o el menú utiler ías, Traducción de archivos.

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Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8, opción Diagnóstico de archivos

l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*), opción Diagnóstico de archivos

l Menú Utiler ías, Control de archivos, Botón

Qué es

Por medio de esta función podr ás conocer datos generales del archivo seleccionado, as í como la información de su estado.


Nota: Si la cifra en el registro de control y los registros calculados son iguales, tu archivo est á correcto; si no es as í, significar á qu

archivo está dañado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con él, en caso contrario ejecut

proceso de Recuperación.


Manejo

El botón , sólo se encontrar á activado cuando es tés diagnosticando un archivo de datos (con terminación .DB).

Tema relacionado

Verificación de registros

Campo Descripción

Nombre Este campo informativo te mostrar á el nombre del archivo que s eleccionaste.

Descripción Este campo informativo te mostrar á qué descripción tiene el archivo.

Estado Este campo informativo te mostrar á el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue

verificado.

Tamaño Este campo informativo te mostrar á el tamaño actual del archivo, este depender á de los m ovimientos

registrados en el mismo.

Hora Este campo informativo te mostrar á la hora en que se modificó el archivo por última vez.

Fecha Este campo informativo te mostrar á la fecha en que se modificó el archivo por última vez.

Cifra en registro decontrol

Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el número de registros

que s e han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados enel archivo.

Registroscalculados

Este campo informativo representa una cifra teórica; se refiere al número de registros que deber íanestar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamaño delarchivo (en bytes) entre el tamaño que ocupa un registro (también en bytes)

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Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8 , Botón Diagnóstico, botón

l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*),, Botón Diagnóstico, botón

l Menú Utiler ías, Control de archivos, botón Diagnóstico , Botón

Qué es

Esta opción verifica los archivos de datos (terminación.DB) para conocer el estado en que se encuentran.

Al iniciar es te proces o, el sis tema comprueba registro por regis tro que la información que contienen los campos sea del tipo especific(por ejemplo, que en un campo numérico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.)

Nota

Si el proceso de Verificación presenta algún daño, ser á necesario realizar el proceso de Recuperación.

Temas relacionados

Control de archivos




Regeneración de Índices


Avanzado

Conversión

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Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8 , Botón

l Menú Utiler ías, Control de archivos, con el botón

l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*) ,Botón

Qué es

Este proceso genera el nuevo archivo de datos de tu contabilidad que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos.

Nota: Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opci ón puedes crear carchivo de datos (.DB). Al crear los archivos de datos también se generar án los índices asociados.

Repercusiones

Al crear cualquier archivo si ya existe, perder ás toda tu información contenida en éste.

Manejo

l Si ejecutas este proceso, el sistema revisar á primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acc

(donde se almacenan los datos), se crea automáticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicitó, enviar ámensaje de que ya existe y te pedir á la confirmación para continuar.

l Al crear cualquier archivo de datos, el sistema mostrar á el Estado de creado.

l En el caso de la creación del archivo del Catálogo de monedas el sistema te proporciona una ventana; en donde podr ás obse

un listado de las monedas con el nombre de la moneda, en la cual podr ás reinicializar el archivo de monedas con las que des

trabajar.

Temas relacionados

Control de archivos





Avanzado

Conversión

Creación del catálogo de cuentas


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Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8, Botón


l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*), Botón

Qué es

Esta función te permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que s e encuentren dañados; una vez terminadproceso el sistema indicar á dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de regist

recuperados.

Esta opción estar á disponible únicamente para los archivos de datos (archivos con terminación DB)

Repercusiones

Si por algún error efectuaste el proceso de Recuperación sobre un archivo que no lo neces itaba, tu información no se ver á afectada.

Después de recuperar un archivo ser á necesario Regenerar el índice del mismo.

Nota:Si en el Diagnóstico de Archivos observaste un Estado de archivo como dañado, debes llevar a cabo la Recuperación de archivo

ejecutar el proceso no se asegura que se recupere la información del registro dañado, pero s í de los registros anteriores y de

posteriores, necesitando capturar sólo los registros dañados o los más recientes.

Manejo y Sugerencia

El sistema leer á el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar á en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daña

el sistema preguntar á si des eas continuar recuperando la información, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamentecontinuar á la recuperación hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar áterminando y el archivo quedar á compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del dañado.

En el caso de las Pólizas, el proceso también borra los cargos y abonos que aparecen en el Catálogo de cuentas y actualiza

afectaciones de las pólizas que no están dañadas, tanto en las cuentas de detalle como en las acumulativas. Si al encontrar un regi

dañado decides suspender la recuperación, necesitaras volver a capturar el movimiento dañado y los posteriores para que

contabilidad no se descuadre.

Se recomienda usar esta función sólo cuando los archivos que la Verificación marca como existentes son superiores al 60% de

información y cuenta con un respaldo reciente, debido a que tendr ás que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaro



Los datos no pueden serregistrados.

El archivo seleccionado esta dañado y es irrecuperable la información. Borra los

movimientos que hayas realizado en el per íodo y vuelve a capturar la información.

No existen registros en el Archivo. El archivo seleccionado no tiene ningún m ovimiento.

Cuenta "Número" inexistente, erroren la póliza "tipo No." ¿Deseacontinuar con el proceso?

Se usó una cuenta inexistente en el movimiento indicado por la póliza y/o m odificaste

los par ámetros del sis tema durante el per íodo de trabajo actual (niveles de cuentas).

Ver: Manejo de cuentas

Si tu respuesta es afirmativa el sistema continuar á con el proceso, sin recuperar el

dañado.

Si tu respuesta es negativa suspender á el proceso.

Error al recuperar. El sis tema encontr ó algún registro dañado y no fue recuperado porque suspendiste el

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Temas relacionados

Control de archivos





Avanzado Conversión

proceso de recuperación.

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Regeneración de í ndices

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8, Botón


l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*) , Botón

Qué es

Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas más comunessolucionan ejecutando esta utiler ía. Solamente podr á ser ejecutado sobre archivos de índice (archivos con extensión en form

PARADOX PX, XG0 o YG0) que s on los que se encargan de grabar en un cierto orden la in formación.

Esta utiler ía soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga eléctrica o cuando algu

apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna operación de guardado.

Utiliza esta opción cuando:

l Los datos que reporta el s istema s e generen fuera de orden, estén duplicados o no aparezcan.

l Los archivos de índice no existan.

l El Estado aparezca como Incorrecto.

l Existan problemas de operación.

Repercusiones

En caso de que algún registro esté dañado, la regeneración de índices no contribuir á a recuperarlo, por lo que deber ás utiliza

recuperación de archivos.

Si ejecutas la regeneración de un índice que no requer ía es te proceso, sus archivos no se ver án afectados.

Temas relacionados

Control de archivos





Avanzado

Conversión

7/15/2019 Manual COI 5.7


Instalación Automática

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8 , Botón


l Desde la Barra de herramientas, con el botón (*) ,Botón

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, botón , opción Nueva Contabilidad

Qué es

Esta opción permite crear de manera automática archivos necesarios para trabajar con el sistema f ácil y r ápidamente, únicame

suministrando algunos par ámetros básicos como: Si deseas que se instale el catálogo estándar de cuentas, si vas a manejar o

departamentos, las m onedas con las que trabajar á el sis tema, etc.

Esta forma de instalación te asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas

par ámetros de operación específicos dependiendo del manejo de tu empresa.

Manejo

La primera vez que accedas al sistema, por omisión se desplegar á el Administrador de per íodos para que selecciones una ruta

trabajo, por omisión el sistema te propone una ruta en la cual s ólo faltar á crear los archivos necesarios para iniciar una nu

contabilidad.

Nota:

Recuerda que antes de crear tu per íodo de trabajo, puedes aprender a usar el sis tema con la base de datos Ejemplos que el s istem

proporciona. Para esto, indica o selecciona en el campo "Directorio de trabajo" ubicado en el Administrador de per íodos, la rC:\Archivos de program a\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COI5.50\Ejemplos \.

Instalación automática desde el Administrador de perí odos

Podr ás crear en el Administrador de per íodos tu base de datos para que empieces a incorporar la información de tu empresa. P

facilitar su creación se ejecutar á el proceso de ins talación automática.

Instalación automática desde control de archivos

Para el caso en el que el control de archivos detecte que alg ún archivo no fue creado correctamente o por alguna razón se encue

dañado, desde este módulo también estar á disponible el proceso de ins talación automática.

La ins talación automática se encargar á de instalar y/o configurar el sistema para que puedas empezar a trabajar con él de inmedi

Este proceso te pedir á que confirmes o indiques el tipo de información con el que deseas generar ciertos catálogos, la información

se solicita es:

l Tipo de catálogo de cuentas a usar

Si deseas usar el catálogo estándar de rubros de cuentas

l Si deseas usar el Catálogo estándar de departamentos. (Esta información sólo te la solicitar á si en los par ámetros

configuración está activada la opción "Manejo de departamentos")

l Las diferentes m onedas con las que trabajar á el sistema

Con es te proceso, también se configurar án ciertos par ámetros que son indispensables para iniciar el procesamiento de información

tu sis tema. Para consultar los par ámetros que por omisión trae configurados el sistema por omisión, consulta el tema de "Par áme

del sistema".

Notas

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Si cuentas con una base de datos de otra versión, primero deber ás crear el directorio y la mis ma bas e, para posteriormente desd

proceso de traducción de archivos realices la traducción.

Si ejecutas este proceso en una bas e de datos que por alguna razón esté incompleta, sólo se solicitar án los elementos necesarios

decir, puede ser que en esa ruta ya este creado un catálogo de departamentos, pero no el de cuentas, por lo que para este caso, sólo

requerir á la creación del catálogo estándar del catálogo de cuentas.

Temas relacionados

Control de archivos Diagnóstico de archivos




Creación del catálogo de cuentas

Creación del catálogo de monedas

Avanzado

Conversión

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Avanzado

Acceso


Qué es

l Esta opción te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Paradox, Dbase, SQL serODBC.

l Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bas es de datos , se perm ite explotar toda la informac

adminis trativa de tu empresa desde otras aplicaciones.

l Una vez que manejes tu base de datos en formato Paradox, Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podr á lee

actualizarla sin problema, y convertirla nuevamente a formato ASPEL en cualquier momento, ya que la información no se crea s

se actualiza.

Al darle clic al botón aparecer á la s iguiente pantalla:

La ventana solicita los s iguientes datos:

Tipo o Driver. Indica el formato de Base de datos en la que deseas exportar tus archivos.

Ruta o Alias. Escribe la ruta o "alias" donde se encuentra la base. Apóyate con la tecla F2 para indicar la ruta o a lias.

a) Si en la ruta o "alias" indicado se encuentra el archivo, el sistema lo leer á y desde ese momento realizar á las afectacio

correspondientes en él.

b) Si el archivo existe pero en un tipo diferente al indicado, el sistema lo informar á y permitir á hacer la exportación del archivo al ti

"alias" seleccionado.

Esencial

Si las tablas o archivos fueron generados por Aspel-COI, puedes estar seguro que su estructura es la correcta, pero si fueron genera

desde otra aplicación deber ás as egurarte que su estructura pueda ser leída por Aspel - COI.

Tablas de descripción de archivos

Una vez que se ha definido la ruta y el tipo de los archivos, el s istema actualizar á la información de manera transparente para el usua

as í mismo, los datos podr án ser vistos desde otras aplicaciones, como el Des ktop de MSSQL Server ® o Paradox®, según sea el tipo

archivo. Si desde el manejador de la base de datos se agregan o eliminan registros es necesario actualizar manualmente el d

correspondiente a NUM-REGS del archivo de control asociado a la tabla de datos.

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Temas relacionados

Configuración del drivers ODBC

Configuración del drivers Nativos

7/15/2019 Manual COI 5.7


Conversión

Acceso


Qué es

Utiliza esta opción para exportar los archivos de la base de datos que actualmente está utilizando Aspel - COI (formato Paradox

Dbase®) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumeste último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.

Al oprimir el botón Conversión el sis tema mues tra una ventana donde se s olicitan los s iguientes datos:


Una vez realizada la conversión podemos consultar o modificar este archivo desde el propio manejador de base de datos (por ejemp

Desktop de Paradox) o desde cualquier otra aplicación que pueda leer archivos de este formato. Con esta opción únicamente se "expola información al formato indicado y no configura Aspel- COI.

Si deseas "convertir" y "usar" el archivo de datos utiliza la opción Avanzado.

Campo Descripción

Nombre Anota el nombre del archivo que contendr á la información del archivo seleccionado, el sis tema sugiere elnombre por omisión, por ejemplo CC_E

Tipo Indica el tipo de Base de datos al que quieres convertir el archivo.

Ruta o alias Escribe la ruta donde se dejar á el archivo de la base de datos.

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Asistente de configuración del directorio de archivos comunes

Acceso

l Menú Utiler ías, Directorio Común Aspel.

Qué es

Este Asistente te permitir á configurar la ruta de trabajo de tu Carpeta de Archivos Comunes Aspel de una manera r ápida y sencilla.

Para cualquier información, dir ígete al ayuda del Asistente de configuración del Directorio común Aspel.

Tema relacionado


7/15/2019 Manual COI 5.7


Generalidades

Qué es

l La versión 5.7 de Aspel - COI incluye una función para manejar y actualizar bases de datos de tipo diferente a la base de da

Paradox®.

l El formato de la base de datos manejada en Aspel - COI 4.0 corresponde al formato Aspel. Por omisión la base de datos

instala Aspel - COI 5.7 está estructurada en formato Paradox®.

l El manejar una base de datos abierta significa que el s istema tiene la capacidad de compartir información desde y hacia o

aplicaciones diferentes a Aspel - COI. Por ejemplo, una base de datos de cuentas en formato Paradox, puede estar estructur

de tal manera que pueda ser utilizada desde Aspel - COI para tener una relaci ón de los cuentas y sus saldo, y as í, esta base

datos puede ser utilizada por otra aplicación que utilice bases de datos Paradox y que sirva para generar una lista de las cuen

a los que se les puede mandar información sobre algo en particular de su contabilidad.

l Incluso, esta base puede ser modificada desde Paradox debidamente y Aspel - COI reconocer á dichos cambios.·

l ODBC (Open Database Connectivity ) es un estándar que Microsoft® propuso para el acceso a las bas es de datos. Por su p

Borland® propone el BDE (Borland Database Engine) y SQL Links, con los cuales se pueden obtener los m ismos resultados

el manejo de ODBC.

l Para realizar el acceso y manejo de bases de datos de cualquier tipo, se requieren adminis tradores de datos conocidos co

manejadores o drivers.

Nota: El sistema te permitir á respaldar los archivos de tu base de datos, si se encuentran en los formatos PARADOX® y Dbase®.

Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Paradox®:·

l Utilizar la información de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos diferente al de Para

(Dbase®, MSSQL Server ®, DB2® y Oracle®).

l Utilizar la información de las bases de datos creadas en una aplicación externa a Aspel - COI y acceder a ellas para su uso

Aspel - COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pu

leer).Los tipos de bases de datos que puede generar, manejar y actualizar Aspel - COI son: Paradox®, Dbase®, MSSQL Serv

DB2® y Oracle®.

Así como aquellas a las cuales se pueda acceder a través de un manejador estándar de ODBC. Es recomendable usar el driver na

cuando lo permita el BDE y no el ODBC.Para revisar la estructura de datos de las tablas de Aspel-COI a la que quieres migrar, consul

tema: Asi se forma tu base de datos

Temas relacionados

Instalación del BDE

Qué debes revisar

7/15/2019 Manual COI 5.7


Instalación del BDE

Cuáles son

l Aspel - COI a l ser ins talado, copia el BDE para permitir el us o de otro tipo de bases de datos y se ins tala en el directorio donde

instala el sistema.

l Si se detecta una instalación previa del BDE en tu computadora, la actualización se realizar á en el mismo directorio donde

encuentra la versión actual.

l Cuando se realiza la instalación del sis tema en cualquiera de sus modalidades, además de copiar los archivos necesarios p

el manejo de bases de datos diferente al de Aspel, realiza algunas modificaciones en los registros de configuración d

computadora. Esto es, en el regis tro de Windows : \\ HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine, modific

entrada DLLPATH, ya que después de la ins talación del BDE mos trar á la ruta donde se encuentran los archivos con extensión

correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar á la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el ccontiene la configuración de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este arc

puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe.

Las anteriores definiciones las hace el sis tema de manera automática; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia.

Si se detecta una instalación previa del BDE, sólo se actualizar án los drivers nativos para el buen funcionamiento del sis tema. El siste

mediante el Regedit (registro de configuración de la computadora) verifica si existe o no un BDE ins talado.

Nota:El programa de instalación de los s istemas Aspel verifica que los par ámetros de los Drivers Nativos se configuren para asegura

correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportación y manejo de la base de datos.

Temas relacionados

Paradox

Dbase

SQL Server

DB2

Oracle

MSSQL

7/15/2019 Manual COI 5.7


Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 versiones

Manejo

Aspel-BANCO soporta el manejo base de datos en formato SQL versiones 2000, 2005 Estándar y SQL Express (MSSQL).

Para el adecuado funcionamiento de Aspel-BANCO en MS-SQL 2005 Estándar o Express, considera

lo s iguiente:

l Si en la base de datos existen claves que sean m uy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una

escribe con letras mayúsculas y la otra es igual pero con letras minúsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base

SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas co

repetidas, ya que si en BANCO se realiza la exportación de una base con estas caracter ísticas y la base de SQL no t

configurado dicho atributo, los índices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no s e podr án regenerar y po

tanto no s e podr á trabajar con dicha base en formato SQL.

l Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se d

modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato.

l En las propiedades de la bas e de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalación "Latin1_General_Bin".

l Adicionalmente para que Aspel-BANCO pueda exportar a bas es de datos a SQL 2005 se debe:

1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL.2. En SQL 2005 Est Ã¡ndar, se debe tener activo el par ámetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de ses ión (opción "Funciones

servidor")

3. En SQL 2005 Express al m enos se debe tener activa la opción "public"

Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes s ea el mismo, por ejem

español-español, te recomendamos ampliamente una ins talación en idioma "español".

SQL 2005 Express

SQL 2005 Express es una bas e de datos que viene configurada por omisión para accesos locales, es decir, en la máquina donde

instale es la única que puede hacer uso del s ervidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras á¡quinas entonce

debe seguir el procedimiento descrito en:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277

Antes de exportar tu bas e de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de BANCO tomes en cue

las s iguientes configuraciones de

SQL:

Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-BANCO, deber ás configurar el sistema para que trabaje con dicha base desd

ventana de control de archivos/opción Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL".

Para su correcta configuración se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentengeneradas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado:

EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80';

El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000

Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentación de ayuda que brinda Microsoft para el manejo

estos tipos de base de datos.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Qué debes revisar

Revisa

l Los tipos de bases de datos que el sis tema permite manejar son las siguientes:

l Paradox

l Dbase

l SQL Server

l DB2

l Oracle

Así como aquellas a las cuales se pueda accesar a través de un m anejador estándar de ODBC.

Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a través de los drivers nativos de c

manejador y no a través de drivers ODBC.

Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase® y Paradox®. Si se trata de un manejado

tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitir án el acceso a las bases de datos; esto

realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edi ta ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual s e encuentra en e l directorio BDE. Y al también se puede accesar des de la ruta C:/Archivos de programa/ASPEL/Aspel – COI 5.7/Bde

Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Aspel:

1. Utilizar la información de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos de las antes m encionadas

2. Utilizar la información de las bases de datos creadas en una aplicación externa a Aspel - COI y accesarla para su uso en Asp

COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pueda leer).

Temas relacionados

Tips de configuración

Configuración de los drivers nativos Que debo configurar en el programa BDEADMIN

7/15/2019 Manual COI 5.7


Como acceder a la base de datos abierta

Avanzado

Conversión

7/15/2019 Manual COI 5.7


INFOWEB

Acceso

l Menú Archivos, Infoweb

Qué es

Es la herramienta de comunicación que perm ite publicar f ácil y r ápidamente los reportes, las consultas y estadísticas adm inistrativcomerciales de la empresa generadas desde los sis temas Aspel o cualquier otro tipo de información importante, para ser consultada

forma segura en un sitio hospedado dentro de la empresa o dentro de aspel.com, para mejorar la comunicación interna y aumenta

efectividad de los procesos de colaboración empresarial.

Manejo

Los sistemas de la línea Aspel (CAJA, COI, NOI, BANCO, SAE y PROD) podr án publicar en Internet la información que generen, graciaprograma INFOWEB 2.0.

Al ins talar cualquier sistema de la línea Aspel, se incluye una instalación de Aspel-INFOWEB. Este sistema es una aplicación de

común para los sis temas Aspel, de tal forma que la configuración de INFOWEB para un sis tema, también se aplica para los demás.

El servicio INFOWEB es utilizado e instalado por los productos Aspel a partir de la liberaci ón de NOI 4.0. Pero recuerda que sólonuevas versiones liberadas en el 2007 bajan la versión de INFOWEB 2.0, por lo que las dem ás versiones deber án actualizarse

versión 2.0. Esta actualización la podr ás bajar desde la página de Aspel sin costo, o bien, desde el CD de instalación del siste

INFOWEB 2.0 Servidor.

Los archivos de uso común entre los sistemas Aspel, como las interfases, entre otros, se encuentran o se instalan en una carp

denominada Aspel, está localizada dentro del DAC, la cual por omis ión se crea en C:\Archivos de programa \ Archivos comunes.

Importante

Para mayor información acerca del manejo de INFOWEB, consulta el archivo de ayuda que se encuentra en el sistema dentroINFOWEB o desde el sistema, MenúAyuda / Opción Infoweb.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Introducción

Estos son los temas que a manera de introducción son muy importante que conozcas, elige el que des eas consultar.

Caracter ísticas del sistema

Si eres usuario Aspel-COI de otras versiones

Lo nuevo de Aspel - COI 5,7

Interfase con otros s istemas de la línea Aspel

Interacción de catálogos y archivos

7/15/2019 Manual COI 5.7


Que debo configurar en el programa BDEADMIN

Revisa

Adicionalmente a la ins talación, es necesario configurar manualmente algunos datos de los drivers, los cuales, por cuestiones

seguridad, no pueden hacerse automáticamente desde otra aplicación ( como el instalable de Aspel - COI ). Por ejemplo el driver

PARADOX® contiene un par ámetro llamado NET DIR, el cual debe ser configurado con la ruta donde estar án tus archivos de datos, e

directorio es propio de cada usuario.

Si se trata de un manejador de tablas remotas como MSSQL Server ®, DB2® u Oracle® , se deben configurar los "alias" que permitir áacceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cua

encuentra en el di rectorio BDE. También puedes editarlo desde el grupo de program as ASPEL/Aspel COI 5.7\Bde

Es im portante que tomes en cuenta que si definiste en el par ámetro NET DIR una ruta para la apertura de los archivos de datos, al

eliminada dicha base, se deber á redefinir la nueva ruta en el par ámetro NET DIR, de lo contrario al abrir cualquier base de datos

sistema:

l En Windows 98, el sis tema se bloquea

l En Windows 2000 y Windows NT el sistema manda el mensaje de error "Error de apertura de archivos".

Al ejecutar el archivo, aparecer á la siguiente ventana:

a) En la pestaña de configuración en Drivers\Native, dependiendo del tipo de base de datos que se pretenda utilizar, deber ás verificasiguiente:

b) En la pestaña de "Database" deber ás definir un "alias" o nombre con el cual se pueda identificar al conjunto de archivos, los cuacontienen la información (es decir la base de datos); y la cual podr á ser invocada desde Aspel - COI.

Server y/oHost Name

Nombre del s ervidor en donde se está ejecutando la aplicación externa de Base de datos, incluyendo la ruta donde

encuentra la base, por ejemplo: NTSISMDA:/ INTRBASE/DATABASE/COI57.GDB.

User Name Usuario por defecto para la conexión; este usuario debe estar definido en el manejador de Base de Datos.

En la mayor ía de los casos basta con configurar estos par ámetros, pero si requieres configurar el resto de los par ámetros, deb

consultar el manual de referencia del propio manejador o bien, en la presente ayuda del tema del manejador en específico.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Los datos básicos que debes definir para el "alias" son: El tipo o driver del "alias", el server name y el user name. Te recomendam

consultar el ayuda electr ónica del sis tema, ya que es tos datos var ían dependiendo del m anejador utilizado. Si la base de datos a la

se quiere accesar o con la que se desea trabajar es de tipo cliente / servidor además del BDE se necesita tener instalado el softw

correspondiente al cliente del manejador.

En caso de que la configuración del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podr án ser leídas a través

"Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podr á realizar la lectura de las m ismas.

Es importante mencionar que en algunos manejadores de base de datos se tienen que hacer algunas definiciones referentes a caracter ísticas de las bases de datos.

Por ejemplo, para trabajar con una base de datos en Oracle®, deber ás agregar para la base de datos y en el archINITIdBaseDatos.ORA (Ej. INITORCL.ORA) la definición de open_cursors =100, este archivo se encuentra en

directorio_de_oracle\DATABASE\, y para que la configuración sea correcta deber ás reiniciar el servicio de Oracle®. Las definicio

recomendadas para cada manejador se encuentran en el presente manual y en el Ayuda electr ónica del sistema.

Notas

l Para ver la lista de "Alias" disponibles para trabajar con Aspel - COI, desde control de archivos selecciona el bot ón Avanza

consulta el campo Ruta o Alias.

l En caso de que la configuración del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podr án ser leída

través del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podr á realizar la lectura de las m ismas.

7/15/2019 Manual COI 5.7


COMANDOS

Descripción Ejemplo de Sintaxis

ABRE ABRE 1294

AJUSTA AJUSTA 50

ANCHO_CARACTER ANCHO_CARACTER 10

ASIGNA ASIGNA <100>, [100 001F] + <43> /12

BRINCA BRINCA

CARACTERES CARACTERES 80

CENTRA CENTRA 80, <27>

COMENTARIOS COMENTARIOS " ÉSTE ES NUESTRO BALANCE "

DATO DATO <10>, "CUENTA INICIAL >"

DEFINE DEFINE

DISCO DISCO "RESULT.REP"

ENCABEZADOS ENCABEZADOS

ESCRIBE ESCRIBE 5, "DESCRIPCIÓN", 15, <27>

FENCABEZADOS FENCABEZADOS

FIN FIN

FONT FONT "ARIAL", 12

IMPRESOR IMPRESOR 2

INICIA INICIA [100 00, 999 000]

INICIA CTA INICIA CTA

INICIA POL INICIA POL

INICIA AUX. INICIA AUX

INICIA PAR INICIA PAR

INICIA DP INICIA DP

INICIA ACT INICIA ACT

INICIA SRAN INICIA SRAN[1]

MASCARA MASCARA "###,###,###.##"PANTALLA PANTALLA

RAYA RAYA 4,5, "+"

REDONDEO REDONDEO <100>

SALTA SALTA 1

SI SI <34> = 0

SIFIN SIFIN

SINO SINO

TERMINA TERMINA

TIPO TIPO 1

TRADUCE TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS"

Ver: Fórmulas

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Reporte en blanco

Acceso

l Dentro del Administrador de reportes, con el botón , opción Nuevo qr2

l Posicionándote sobre un reporte, menú flotante (botón derecho del ratón), opción Nuevo qr2

Tema relacionado

Agregar un reporte

Qué es

El administrador te permite crear un reporte donde le ir ás agregando las caracter ísticas necesarias para crearlo, para ello cuentas

el Diseñador de reportes

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Propiedades de la impresora

Éste te permite definir los par ámetros propios del software de impresión, los cuales básicamente definen lo s iguiente:

l Tipo de papel

l Orientación del papel

l Fuente de alimentación de papel

l Calidad de impresión

l Puerto de conexión

Recomendación: Los siguientes tipos de letra son los recomendados para la impres ión de un reporte:

Encabezado: Arial Negrita 12 ptos.

Normal: Arial Normal 10 ptos.

Condensada: Arial Normal 7 ptos.

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Configurar página

Acceso

l Dentro de la ventana de imprimir, botón Configurar página.

l Dentro de la venta de vista prelim inar, con el botón

Qué es

Con es ta herramienta puedes configurar la página, los márgenes, Encabezado y pie de página y la escala del reporte.


Carpeta Página

Carpeta Márgenes

Carpeta Encabezado / Pie

Campo Descripción

Tipo de papel Selecciona el tipo de papel con que se imprimir á el reporte.

Dimensiones Hay tipos de papel los cuales deber ás configurar el tamaño del mismo, indica la medida del papel.

Orientación Indica la orientación de la hoja del reporte, ya sea horizontal o vertical.

Origen del papel Indica el origen de donde s e tomar á el papel.

Orden de impresión Indica el orden de im presión del reporte, ya sea de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo.

Matiz Con esta opción podr ás im primir el reporte en escala de gris por si el reporte tenia títulos o imágenes a color.

Campo Descripción

Márgenes Podr ás configurar la m edida de los márgenes del documento, de acuerdo al margen superior, inferior,

izquierdo, derecho. Podr ás modificar el encabezado y pie de página, o de lo contrario con el botón Valor

Original podr ás regresar a la configuración que por default el sis tema te propone.

Nota: En la parte de vista preliminar puedes ver como se ven los márgenes del reporte y podr ásmodificar éstos con el ratón posicionandote sobre el margen que quieres m odificar.

Centrar en lapágina

Puedes centrar el reporte ya sea horizontal o verticalmente a la hoja.

Campos Descripción

Encabezado / Pie de página

Fuente El sistema te propone por om isión un tipo de letra el cual puedes modificar al igual que el tamaño de la

letra.

Fondo Puedes as ignarle un fondo del color que prefieras.

Leyenda Dentro del encabezado y pie de página tienes tres secciones en donde podr ás agregar alguna leyenda,

ya sea que la escribas o le asignes alguna función predefinida.

Alineación vertical Muestra la alineación de la leyenda que le as ignaste en el título del reporte.

Funcionespredefinidas

Puedes asignar una función al reporte de manera que al imprimirse se muestra en el reporte, las

funciones son las siguientes:

Nombre del equipo, Nombre del usuario, hora impresa, fecha impresa, hora y fecha impresa, página #

de # páginas , total de páginas, número de página.

Invertir en páginas

pares

Se refiere a invertir el orden de los encabezados y pie de página derecho e izquierdo.

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Carpeta Escala

Campos Descripción

Ajustar a Se refiere a ajustar el tamaño de la vista del reporte del tamaño normal.

Acomodar Puedes configurar el reporte de m odo que se impriman varias páginas en una mism a.

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Selección de información: Reporte Seguros

Acceso

l Menú Reportes, Reportes del usuario, desde cualquier grupo de reportes, seleccionando un reporte con el formato QR2

Qué es

Si bien el s istema te permite imprimir un documento al momento de elaborarlo, tal vez en tu empresa pueda ser más útil y operaimprimir los documento posteriormente u obtener una copia de los mismos para entregarla a la persona correspondiente.

Por cada grupo de reporte se muestra una ventana para que selecciones la información que quieres que se muestre o imprima:

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Acceso

l Menú Configuración, Preferencias, Aplicaciones asociadas

l Desde la Barra de herramientas con el botón (*)


Qué es

l Aquí puedes definir las aplicaciones que se activar án automáticamente cuando elijas la opción Calculadora del Menú Utiler

Editor de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o solicites una Hoja de cálculo financiera o fiscal de las que te ofrece

sistema (en el menú Reportes/Hojas de cálculo).

l Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitir á efectuar operaciones en cualquier parte sistema. El editor de formatos te ayuda a revisar en una ventana los comandos que componen los formatos de reportes y cr

nuevos formatos.

l También puedes elegir las hojas de cálculo prediseñadas, que te ayudar án a obtener resultados financieros y fiscales

manera pr áctica y aprovechando la información que tienes capturada de tu empresa.

Campos Descripción

Ruta de lasaplicaciones:Calculadora, Editor detexto y Hoja de cálculo

Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de cálculo

desde el sistema COI, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de

cada una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, as í podr ás tener acceso a

ellas desde el sistema.

Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones asociadas:

Calculadora

Hoja de cálculo

Editor de textos: Este te s ervir á al mom ento de que desees modificar un formato de algún reporte.

Nota

En caso de no definir la ruta del ejecutable para la calculadora, al momento de solicitarla desde la barra de herramientas principal con

botón , la calculadora que se desplegar á ser á la que se mues tra en los campos de tipo monto.

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Editor de formatos

Acceso

l Menú Reportes, Administrador de reportes, botón

Qué es

l Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresi ón de

documentos y reportes para as í reportar la información de tu empresa satisfaciendo tus necesidades.

l Puedes imprimir es tos formatos de 2 maneras:

1. EN LÍNEA: Dentro de los módulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuaci ón se dispar

ventana de Emisión de documentos, dentro de la cual podr ás definir el número de copias, nombre del formato (ya se

sugerido por el sistema, o bien, el que tú mism o hayas diseñado o m odificado), y la ruta donde se encuentra el m is

También dentro de esta ventana de emisión de documentos tendr ás la opción de editar un formato.

2. DESDE EL MENÚ REPORTES: Al elegir la opción Emisión de documentos, se dispara una ventana, en la cual pod

elegir entre varias opciones de filtrado para la emisión, además del nombre del formato y la ruta.

l Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminación .FTO para poder s er utilizado.

Ventajas de la edición de formatos

l Con la ayuda de los campos podr ás manejar toda la información del sistema y ordenarla según tus necesidades; esto inc

tanto la información de totales y acumulados, como cálculos predefinido por el programa.

l Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesar án los datos, la impresión de campos o variab

calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc.

l Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre es

procesadores está el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden

extensión .FTO.

l Cada módulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos.

l Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie

tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o par ámetros. El argumento puede contecampos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores.

l El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo ser á repasado línea por línejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As í mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que

ejecute correctamente el formato y no existan problemas de s intaxis y tengas que cons ultar el anexo de Mensajes de error.

l Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensión .FTO o modificándolo con otro nombre, para que no pier

los formatos originales.

Campos "Selección de un formato a editar"

Esencial

Para poder acceder al Editor de formatos autom áticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicación asociada, es e

caso, algún editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Menú Configuración / Aplicaciones asociadas

Temas relacionados

Ventajas del editor de formatos


Consulta la lista de campos para formatos


Campo Descripción

Nombre del archivo /Ruta

Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde s e encuentra. Puedes elegir

cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio

de u s istema, en el subdirectorio o carpeta Datos.

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Comandos del editor


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Perí odo de trabajo en Aspel - COI

Acceso

l Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botón

Qué es

Esta herramienta sirve para que puedas obtener los datos de los per íodos de la empresa activa en ese m omento.

Por ejemplo:

Primer Caso

l En el sis tema se es tá trabajando con el per íodo enero de 2002, y se solicita la generación de la matriz de cuentas, por lo qu

al especificar los datos para la creación de la matriz no se indica el per íodo, el sistema tomar á los datos del per íodo activo

ese momento, para nuestro ejemplo se generar ía con la información del per íodo Enero de 2002.

l Si se requiere que se muestren los datos del per íodo febrero 2002, con el bot n , se puede elegir el per íod

automáticamente se actualizar án los datos.

Nota

Se necesi ta que Aspel - COI 5.7 esté ejecutándose para que Excel pueda tomar los datos que necesita.

Si se cierra la hoja de cálculo donde estás trabajando y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiera abri

hoja de cálculo en Excel los datos s e actualizar án conforme al per íodo en que s e encuentre.

Segundo Caso

Tengo una función de matriz de cuentas para el per íodo enero 2002, en los datos para su generación especifiqué el per íodo.

Quiero hacer una comparación de saldos en otros per íodos; se realiza una Función de m atriz de cuentas pero es ta vez sin es pecificaper íodo, ya que ésta me servir á para ir comparando varios per íodos.

Al generar la función tomar á los datos del per íodo activo en ese momento, pero con el botón se podr á cambiar a otros per íod

febrero 2002, marzo 2002, etc., las veces que sea necesario para realizar la comparación.

Nota

l La función en donde se especifique un per íodo no se ver á afectado por este botón, ya que se aplica sólo para las funciones

donde no se especificó per íodo alguno.

l Si se cierra la hoja de cálculo y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiere abrir el archivo en Ex

los datos se actualizar án conforme al per íodo en que s e encuentre.

l Cuando el resultado numérico que arroje la función seleccionada presente una cantidad como por ejemplo: "1.23457E+11",

por el manejo de los datos que define Excel® en sus celdas, por lo que sólo tendr á que modificar el tipo de dato para visualcompletas las cantidades.

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Impresión desde la presentación preliminar

Acceso

l Desde la presentación preliminar con el botón

Tema relacionado


Qué es

Antes de que el reporte s e imprima, el sistema te permitir á indicar, desde es ta opción, el rango de páginas que deseas, por defecto

tiene seleccionado imprimir Todas las páginas que se cuenten del listado del reporte. La opción de página Actual solo imprimir ápágina que se muestra del reporte y la última opción de páginas De/A te permite imprimir s olo algunas o es su caso todas las pági

del reporte.

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Selección del directorio de datos

Qué es

Selecciona la ruta del directorio de trabajo, con la que trabajaras en este proceso.

La selección del directorio de trabajo se e jecutar á para las siguientes tareas de Aspel - COI .



Traspaso de saldos




Balanza anual



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Selección de archivo

En esta ventana podr ás especificar el nombre del archivo que deseas abrir o referir, no olvides de indicar en primer lugar la ruta donde

encuentra es te archivo.

La selección de archivos se ejecutar á automáticamente para las siguientes tareas de Aspel - COI .

Editor de formatos

Pólizas modelo

Reportes de usuario

Gr áficas del usuario




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Declaración de ISR e IVA


Esta hoja proporciona un resum en de la s iguiente forma:

1. Presenta el resumen del cálculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LIS

también muestra el resultado final del impuesto a pagar en la declaración anual.

2. Presenta el resumen para el cálculo del IVA, que es comparar el IVA acreditable contra el IVA por pagar; el resultado ser áImpues to a favor o a cargo.

Nota: Dentro de las hojas se te pedir á que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el cálculo correcto de

declaración. Algunos de estos datos son: Amortización fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc.

Hojas de cálculo del sistema (información general)


La información de es ta hoja fiscal proviene directamente de los saldos de las cuentas involucradas.

Nota: Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la sintaxis con la función VALOR @cta, de acuerdo a

necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado.

Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows

El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "DAISRIVA.XLS", pero puede ser cambiado.

RepercusionesSi realizas alguna modificación a la información dentro del sis tema, deber ás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo



El sis tema manda el siguiente mensaje:No se puede localizar el archivoDAISRIVA.XLS (o con cualquier otraterminación).

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no teng

instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo desde donde


El sis tema dice: Este documento contieneví nculos automáticos. ¿Desea actualizarloahora?


negativa, te mos trar á el último reporte de declaración anual de ISR e IVA que hayas graba

en caso de ser positiva, actualizar á de inmediato los datos, de acuerdo con el per íodo q

estés trabajando.

El sis tema dice: el archivo que se va autilizar está siendo modificado por otrapersona.

El archivo ya está abierto y/o es tá siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura

archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, e

opción te dar á un mens aje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancese abrir á la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

Al salir el sistema te preguntará:¿Deseaguardar los cambios efectuados en"DAISRIVA.XLS"


realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án ser m odificadal actualizar el vínculo entre el s istema y la hoja de cálculo.

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Escoge los temas a consultar

Consulta la balanza de comprobación

Buscar en la balanza de comprobación

Filtrar en la balanza de comprobación

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MenúVer

Opciones

Al ingresar a cualquiera de los catálogos podr ás consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos procesos com

Filtrar

Aplicar / desaplicar filtro

Restaurar

Buscar

Siguiente

NOTA: Cuentas además con la posibilidad de obtener el Detalle del registro, con sólo hacer doble clic u oprimir Enter al estar sobr

mismo.

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INSTALACIÓN

Para lograr una instalación eficiente debes revisar los siguientes temas :



Respalda tus discos


Guía para la ins talación en red

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Abrir empresa dentro de la ses ión

Acceso


Temas relacionados

Da de alta a tu empresa en el s istema Acceso al s is tema

Administrador de per íodos

Cerrar empresa

Asis tente para la configuración de Aspel-COI



Perfiles de usuario

Manejo

Si te encuentras trabajando en el sis tema con una empresa y des eas cambiarte a otra, la cual tengas también registrada en tu sis te

esto se podr á realizar cerrando la actual empresa y abrir otra diferente sin necesidad de abandonar el programa mediante el botón

Importante

Si no has registrado tu empresa, el sis tema no m ostrar á el nombre de ésta en la ventana de la opción abrir, esto indicar á que neces

dar de alta a tu empresa en el sis tema cuanto antes y solo tendr ás la de "Empresa Invalida, S.A. de C.V." que es la que por omisión

instala el sistema.

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Base de datos Ejemplos

Aquí mismo puedes pedir que tu programa maneje la base de datos Ejemplos, que contiene datos de una empresa ficticia, los cuale

pueden servir para aprender a manejar tu sistema sin afectar la informaci ón contable de tu empresa. La información que modifique

que crees en este directorio podr ás borrarla u ocuparla para pruebas y ensayos posteriores.

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Acceso a los datos de identificación de la empresa

Temas relacionados



Qué es

Para cambiar los datos generales de una empresa, deber ás proporcionar la clave maestra correspondiente para la empresa que hay

seleccionado.

Esta clave restringe el acceso al sistema y sólo la persona encargada de la administración de la empresa debe saber esta clave; ést

permitir á dar de alta a los usuarios del sis tema y definir los perfiles que tendr án estos usuarios, as í como otras funciones más, propde la persona encargada de la adminis tración del sistema.

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Naturaleza de las cuentas

Qué es

Esta ventana servir á para asignar la naturaleza a un cuenta que ha sido traducida de una versión anterior de Aspel - COI 5.7.

La ventana que se presenta es la s iguiente:

Selecciona la cuenta de la columna Cuentas y presiona el botón Nat. Acreedora si la naturaleza de la cuenta ser á Acreedora o presio

Nat. Deudora si la naturaleza de la cuenta ser á Deudora.

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Solicita la clave de alta de tu empresa a Aspel

Temas relacionados

Solicitud de clave vía Internet


Qué es

La clave de alta de tu empresa es aquella con la que Aspel autoriza el manejo completo del sistema. Si no registras esta clave,

aparecer á el nombre de tu empresa en los reportes y documentos que emitas.

La Clave de alta te la proporcionar án al comunicarte al Departamento de Claves de Aspel, en cualquiera de los siguientes teléfonos:

México (55) 5325-23-23

Guadalajara (33) 3647-73-01Monterrey (81) 8352-56-61

La persona que te atender á, te solicitar á datos importantes, por lo que sugerimos que tengas a la mano la siguiente información:

l Clientes México l Centro y Sudamérica

l Nombre de la empresa/Razón Social/Persona f ísica

l Número de empleados

l RFC

l Nombre del responsable de la empresa

l Puesto

l País

l Estado

l Población y/o Delegación

l Calle / Dirección

l Colonia

l Código Postal

l Código de área / LADA

l

Teléfono(s)l Fax

l Correo electr ónico

l Giro

l Empresas a dar de alta

l Nombre de la empresa/Razón Social/Persona f ísica

l Número de empleados

l Regis tro tributario

l Nombre del responsable de la empresa

l Puesto

l País

l Estado

l Ciudad / Departamento

l Calle / Dirección

l Colonia/Barrio / Zona

l Zona Postal

l Código de área

l

Teléfono(s)l Fax


l Giro

l Empresas a dar de alta

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Solicita la clave de alta de tu empresa a Aspel Ví a Internet

Tema relacionado


También podr ás obtener tu clave desde nuestra página en Internet siguiendo estos pasos:

l Acceder a la página Web de Aspel en Internet, dirección: aspel.com.mx Elegir la liga Solicitud de Claves

l Llenar los datos de la pantalla de captura que se mues tra

l Seleccionar el botón Enviar

Para contactar de manera directa a la página de claves haz clic aquí: aspel.com.mx\claves.html Una vez que envíes los datos solicitados y hayan sido verificados por el Departamento de claves, recibir ás un correo electr ónico, den

de las s iguientes 24 horas, en donde estar á la clave de alta correspondiente.

Nota:L Clave de alta que te dar án, deber ás anotarla en el campo de Clave de Alta de la ventana de Datos de la empresa / Altas.


http://www.aspel.com.mx/claves.html

http://www.aspel.com.mx/claves.html


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Respalda tus discos

Te sugerimos que, antes de instalar tu sis tema, elabores un respaldo o copia de seguridad de tus discos de instalación desde MS-Do Windows®.

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Uso de la calculadora dentro de los campos numéricos

Acceso

l Desde los campos numéricos, con las teclas F2 o Shift F2.

La calculadora que se despliega es la siguiente:

La calculadora se podr á utilizar con algunas teclas de tu computadora:

Qué es

El sistema Aspel-COI te proporciona una calculadora en todos los campos de tipo num érico, que te servir á de apoyo para real

diversas operaciones aritméticas; el resultado podr á ser utilizado en el campo numérico con solo presionar el botón "Utilizar" o Enter.

Manejo

Tecla Descripción

+ Suma el número tecleado.

- Resta el número tecleado.

l Multiplica por e l número a teclear.

/ Divide entre el número a teclear.

% Porcentaje.

C o Supr Borra el número que está tecleado.

= Obtiene el total de la operación y lo acumula para la siguiente operación.

ENTER Envía el resultado al campo de captura y al segundo Enter cancela la

calculadora.

ESC Cancela la calculadora.

Flecha arriba Mueve el cursor un espacio hacia la parte superior de la pantalla de la

calculadora.

Flecha abajo Mueve el cursor un espacio hacia la parte inferior de la pantalla de lacalculadora.

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Botones de la calculadora

Tema relacionado

Calculadora

Flecha derecha Mueve el cursor un espacio hacia el lado derecho.

Flecha izquierda Mueve el cursor un espacio hacia el lado izquierdo.

Botón Descripción

Con este botón podr ás desplegar el Histórico de tipos de cambio para consultar y/o obtener el valor decualquier moneda extrajera almacenada en el histórico. Este botón te ser á de utilidad para los campos

que estén manejando multimoneda, con el fin de obtener su equivalente en moneda nacional. No se podr á desplegar la consulta de Histórico de tipos de cambio, si el sis tema no esta configurado para trabajar con

multimoneda.

Nota: Al des plegarse el his tórico se presentar á la primera moneda registrada en el catálogo de monedas, en el

primer día del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese día. Podr ás cambiarte de

moneda s in ninguna restricción y podr ás usar el valor registrado para cualquier moneda. Si no existe este

tipo de cambio se sugerir á el inmediato anterior.

Imprime las operaciones registradas en la calculadora, mostradas en el rollo.

La ventana que se despliega es la de Windows®.

Este botón te servir á para utilizar el resultado en el campo activo, o desde el cual se solicitó la calculadora.

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Preferencias

Escoge el tema a consultar:

En que consiste es ta opción

Modifica la barra de herramientas

Define tus aplicaciones asociadas

Calculadora

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En qué consisten las preferencias

Acceso

l Menú configuración, Preferencias

Qué es

Configura o definir las s iguientes opciones para el f ácil manejo de tu sis tema:

Barra de Herramientas


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Hoja de Cálculo

Tema relacionado


Qué es

Podr ás especificar la hoja de cálculo que llamar á el sistema (Lotus, Quatro Pro, Excel, entre otras). Sólo define la ruta donde

encuentra la hoja que más se adapta a tus necesidades y, al pedir las opciones de Hojas de cálculo del Menú Reportes, el siste

automáticamente activar á la aplicación que tienes seleccionada.

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Archivos comunes Aspel

Qué es

Durante el proceso de instalación se instala un directorio de archivos comunes que tiene la funci ón de compartir informacióaplicaciones entre los sis temas Aspel.

El directorio de archivos comunes contiene los sis temas:

l

Aspel-ALl Aspel en Internet.

Además de estos s istemas , el directorio contiene la s iguiente información contenida:

l Archivos de perfiles de usuario

l Archivo de información de los sistemas instalados.

l Archivos con recursos de imágenes Aspel.

l Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo.

Esencial

El directorio de archivos comunes se copiar á por omisión en el directorio C:\Archivos de programa ASPEL ya que el di rectorio ASPELel directorio por omis ión de los sis temas Aspel s iempre y cuando no haya modificado la ruta destino durante el proceso de instalació

Se presentan dos casos de ins talación:

l Si no existe un directorio de archivos comunes

El directorio se crear á si :

1. No existe el directorio de archivos comunes pero existen algunos s istemas que deber ían ir dentro de él, este es el caso

Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador se bajaba a un directorio es pecífico.

2. No existe el directorio de archivos comunes y no hay ningún producto Aspel instalado.

En ambos casos se crear á f ísicamente la estructura de directorios para crear un directorio de archivos comunes como hermano

sis tema Aspel que estás ins talando.

l Si ya existe un directorio de archivos comunes

El redireccionamiento se da cuando ya existe el directorio de archivos comunes, es decir si tienes ins talado un s istema que no es

default, por ejemplo:

Si Aspel-COI 5.7 lo instalo en C:\ASPEL\Aspel –COI 5.7 y ya se tiene un directorio de archivos com unes C:\ASPEL\Archivos comunes.

En este caso cuando se quiera instalar otro sis tema tomando la ruta de instalación por default C:\Archivos de programa\ASPEL\……sis tema realiza lo s iguiente:

1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes leyendo la entrada de registro de Windows

2. Redirecciona el nuevo directorio de archivos com unes C:\ASPEL\Archivos com unes ASPEL a la ruta encontrada c:\Archivos

programa\ASPEL\Archivos comunes ASPEL

3. Verifica que las versiones de los sis temas y archivos contenidos en el directorio destino sean mayores o igual, si no, proced

actualizarlas.

4. Crea o instala nuevos directorios en el caso que la es tructura para el directorio de archivos comunes contenida en el instala

sea diferente a la encontrada en la ruta destino

5. Se continúa con la instalación.

Con el proceso anterior se asegura que sólo exista un directorio de archivos comunes en vez de crear uno nuevo por producto As

instalado.

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Perí odos

Agrega un per íodo al adminis trador


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Estructura del directorio de archivos comunes

Temas relacionados

Directorio de Archivos Comunes(DAC)


Manejo

Carpeta Asistente.- Esta carpeta contiene el archivo AsistenteDAC.dll que tiene la función de configurar el directorio de archiv

comunes, en cuanto a su ruta o procesos. Además cuenta con archivos de bitácora de la configuración del directorio de archi

comunes.

Carpeta Aspel-AL.- Contiene archivos del programa Aspel AL, necesarios para actualizar el sistema a las últimas mejoras disponibpara la versión.

Carpeta Aspel-Internet (Infoweb).- Contiene archivos del servicio Infoweb necesarios para realizar los procesos de preparaciópublicación de información en Internet.

Carpeta Centro de asistencia.- Contiene los archivos necesarios para desplegar la página del Centro de as istencia Aspel. En As

COI puedes ejecutar esta opción en e l Menú Ayuda/Centro de as istencia Aspel.

Carpeta Comprobantes.- Esta carpeta contiene el Visor de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y el Administrador de CFD, es

comprobantes corresponden a los que ser án emitidos por los sistemas de la línea Aspel que m anejar án dichos formatos.

Carpeta Extensiones.- Contiene archivos con los recursos necesarios para m ostrar los iconos en el explorador (iconos.dll).

Carpeta Información de sistemas.- Contiene un archivo de aplicaciones aplicacionesaspel.inf, el cual contiene a su vez informaci ón

las aplicaciones Aspel, como por ejemplo las versiones ins taladas y, su interfase con otros s istemas .

Carpeta NetDir.- Contiene información de las bases de datos de los sistemas Aspel.

Carpeta Perfiles.- Contiene los archivos de configuración de Perfiles de usuario de los diferentes sis temas Aspel.

Sistemas Aspel.- Contiene las bases de datos de los sis temas Aspel instalados, por ejemplo las carpetas Datos y

Ejemplos que s on comunes a todos los sis temas. Antes estas carpetas se ins talaban en el directorio de instalación de los s istemas

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Manejo de instalación

Para lograr una instalación eficiente debes revisar los siguientes temas :



Respalda tus discos


Guía para la ins talación de Aspel-COI en red.

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FUNCIONES AVANZADAS DEL SISTEMA

En esta parte del sis tema se trata todo lo relacionado a las utiler ías.

Elige el tema que desea consultar:

Control de archivos


Conversión de cuentas a activos


Respaldo de archivos

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Procesar la solicitud de Activación del Sistema

Esta ventana se despliega únicamente si como forma de activación se eligió la opción "Procesar una solicitud de Activacprevia" (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella deber ás indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado

aspel.com.mx al enviar el archivo de petición para la activación del sis tema. Con el bot n "Examinar" ubica el archivo de respuesta.

Para continuar con la activación oprime el botón "Siguiente".

Al concluir es te proceso, el s iguiente paso en el as istente ser á: "Finalización del Asistente para la Activación del Sistema".


Temas relacionados



3.- Datos de Registro del Cliente del Cliente

4.- Petición de Activación del Sistema 5.- Nombre de archivo para la sol icitud de Activación del Sistema


7- Finalización del Asis tente para la Activación del Sistema




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¿Para qué sirve el Control de archivos?

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón o F8

l Menú Utiler ías, Control de archivos


Qué es

Esta opción te permite revisar el estado de tus archivos de datos. Util ízala cuando el sis tema señale alguna anomalía con tus datos

podr ás verificar que los archivos de datos no estén dañados y, si lo es tán, podr ás corregir el problema.

Esencial

Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genera un respaldo de tu información.

Manejo

La información que generas en tu sistema se almacena en "archivos" dentro de tu computadora en la unidad de disco que elijas.

crean varios tipos de archivos: de datos (terminación ".DB"), de Índice (terminación ".PX, XGO, YGO, XG1, YG1, XG2, YG2, X01, Y0Donde:

Si seleccionas un archivo de datos (.DB) podr ás ejecutar los procesos de Verificación, Recuperación, Creación, Instalación AutomáAvanzado y Conversión, y si seleccionas un archivo de índice (PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01) s ólo podr ás ejecuta

proceso de regeneración e Instalación automática.

Esencial

Si no generaste la base de datos al instalar el sistema, podr ás hacerlo con la Instalación Automática. Por otro lado, si ya tie

movimientos capturados, es te proceso sólo crea los archivos que no existan conservando la información en los archivos ya existentes

Las opciones con las que cuenta el control de archivos son:


DB Los archivos de datos contienen los registros tal y como lo capturaste.

PX Índice de datos primarios.

XGO/YGOXG1 / YG1

XG2 / YG2

X01 / Y01

Índices de control secundarios.

Nota: Los índices contienen información de la organización de tus registros en el archivo de datos

correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más r ápidamente la información capturada.

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Regeneración de índices



Avanzado

Conversión

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Asistente para la configuración de Aspel-COI

Acceso

l Menú Configuración, Agregar empresa

Qué es

El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar f ácilmente tu empresa, definiendo ciertos par ámetros que son indispensab

para empezar a trabajar con el sis tema Aspel -COI. Si eres usuario de COI de otras versiones (3.x, 4.0 y 5.x) el sis tema te permitraducir la información que tenías registrada en dicho sistema.

El asistente se presentar á cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, s ólo pod

acceder a él posteriormente desde el MenúConfiguración / Agregar empresa. El asis tente podr á ser cancelado en cualquier mome

sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya que podr ás realizarla posteriormente sin ningún problema.

Este proceso lo tendr ás que realizar por cada una de las empresas de la versión anterior que desees traducir, o bien, por cada empre

que quieras dar de alta.

En términos generales m ediante el asistente podr ás:

l Configurar los datos de tu empresa.

l Si eres usuario de otras versiones podr ás, importar y/o traducir los par ámetros de la empresa, datos de la misma y los perf

de usuarios.

l Definir los par ámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, as í como definir sus perfiles (opciones a las que tend

acceso).

l Crear tu base de datos.

Manejo

Al acceder a es te asistente, s e presentar á una ventana en la cual se pregunta si deseas dar de alta una empresa o actualizar u

empresa de versiones anteriores:

Observaciones

Todos los pasos del asis tente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el s istema trabaje de acuerdo a

requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algún punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del siste

podr ás definir la información que te haga falta; en cada sección del ayuda que habla del asis tente se te indicar á donde puedes consu

y modificar el campo en cuestión.

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El proceso del Asistente podr á ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene.

Paso 1.- ¿Qué deseas traducir?

Paso 2

Paso 3

Paso 4

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Estructura en formato ASCII de los archivos a importar

FORMATOS DE LOS REGISTROS PARA LA IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS

A continuación se describen los formatos de registros de cada uno de los archivos, que deben cumplir para que se adapten al sistema

CATÁLOGO DE CUENTAS

FORMATO PARA CABECERA DE PÓLIZA

FORMATO PARA LAS PARTIDAS DE LAS PÓLIZAS

CAMPO TIPO DE CAMPO TAMAÑ

O INICIO

Número de cuenta Cadena 21 1

Nivel de cuenta Cadena 1 21

Descripción Cadena 40 23

Presupuesto mensual Numérico 8 63

Presupuesto anual Numérico 8 82

Presupuesto acumulado Numérico 8 101

Saldo inicial Contable Numérico 8 120

Saldo inicial Extranjero Numérico 8 139

Debe moneda contable Numérico 8 158

Debe moneda extranjera Numérico 8 177

Haber moneda contable Numérico 8 196

Haber moneda extranjera Numérico 8 215

Multimoneda Cadena 1 234

CAMPO TIPO DE CAMPO TAMAÑO INICIO

Tipo de póliza Cadena 2 1

Número de póliza Cadena 5 3

Fecha de la póliza Fecha 9 8

Tipo de registro de póliza

Primer encabezado

Segundo encabezado

(3) Detalle/Partida

Cadena 1 17

Concepto de la póliza Cadena 60 18

Número de partidas Numérico 4 78


Tipo de póliza Cadena 2 1

Número de póliza Cadena 5 3

Fecha de la póliza Fecha 9 8

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CATÁLOGO DE ACTIVOS

Tipo de registro de póliza

Primer encabezado

Segundo encabezado

Cadena 1 17

(5) Detalle/Partida Cadena 20 18

Número de cuenta afectada Cadena 1 38

Nivel de la cuenta

Concepto Cadena 30 39

Tipo de movimiento

(D)ebe

(H)aber

Cadena 1 69

Monto del movimiento.

Departamento

Tipo de cambio

Numérico

Numérico

Numérico

19

3

18

70

89

92


Clave del activo Cadena 16 1

Tipo de activo Cadena 1 17

Descripción Cadena 30 18

Localización Cadena 9 48

Monto Original de la Inversión. Numérico 8 57

Fecha de adquisición Fecha 3 65

Máximo deducible Numérico 8 68

Valor del mercado Numérico 8 76

Depreciación Acumulada Numérico 8 84

Vida útil Numérico 8 92

Método de depreciación Caracter 1 100

Tasa de depreciación contable Numérico 8 101

Tasa de depreciación fiscal Numérico 8 109

Estado Caracter 1 117

Fecha de eliminación Fecha 3 118

Número de departamento Numérico 2 121

Fecha de última revaluación Fecha 9 123

Número de serie Caracter 24 126

Deducción Inmediata Caracter 1 150

Fecha inicio depreciación contable Fecha 3 151

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Fecha inicio depreciación fiscal Fecha 3 154

Observaciones Cadena 250 165

Tipo de cambio Numérico 8 415

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Importación de archivos ASCII

Es posible realizar la importación de Activos, Cuentas y Pólizas que se encuentren en Archivos ASCII Cuando se importan archivos

formato ASCII, el sistema borra y sus tituye los catálogos que se importen, NO anexa información.

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El respaldo de archivos s e divide en las siguientes fases


Reinstalación de un respaldo

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Archivo de datos y de í ndice

Qué es

Con tu sistema generas movimientos que se guardan en dos tipos de archivos (de datos y de Índice). Es importante que conozcas es

archivos, los cuales se guardan con las terminaciones ".DB" y".Xee", donde ee es el número de la empresa, por ejemplo "YG1" y "XGson para la empresa 1.

.DB Es un archivo de "Datos" y contiene los registros tal y como los capturas te.

.Xee Es un archivo de "Índice", es decir, contiene información sobre la organización de tus registros en el archivo dedatos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más r ápidamente la información

capturada.

Algunos archivos, com o es el caso de las tablas del INPC y del his tórico de tipos de cambio, se encuentran estructurados en form

PARADOX. Donde se crean dos tipos de archivos: de datos (terminación ".DB") y de índice (terminación "PX,XG0 y YG0"), donde:

DB Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste.

PX Índice de datos primarios.

XG0/ YG0 Índice de control de datos secundarios.

Los índices contienen información de la organización de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El s istema los ocupa p

acceder y presentar más r ápidamente la información capturada.

Así se forma tu base de datos

Éstos s on algunos de los archivos que genera tu sis tema y que conforman la base de datos de tu empresa:

Archivos de datos Contienen Índice(s) que le corresponde(n)

CCmmaacc.DB Catálogo de cuentas del per íodo correspondiente. CCmmaacc.PX ( X02, Y02)

CDmmaacc.DB Catálogo de cuentas departamentales CDmmaacc.PX (XG0, YG0)

Pommaacc.DB Pólizas Pommaacc.PX (XG0, YG0)

Índice de auxiliares Aumm aacc.PX

ACTIatcc.DB at = activo, Catálogo de activos ACTIatcc.PX, (X02, Y02)

TIPO01.DB Tipo de activos TIPO01.PX

HISTORcc.DB Catálogo de histórico de tipos de cambio HISTORcc.px (XG0, YG0)

CPOLZcc.DB Conceptos de pólizas CPOLZ.PX

DEPTOcc.DB Departamentos DEPTOCC.PX

INPCcc.DB Tabla del INPC INPCcc.PX

RANCcc.DB Rubros de cuentas RANCcc.PX

MONEDAcc.DB Monedas MONEDAcc.PX

HOJ AScc.DB Adminis trador de hojas de cálculo HOJAScc.PX

RFCTERcc.DB Archivo RFC RFCTERcc.PX

CTATERcc.DB Cuentas con operaciones con terceros CTATERcc.PX

OPETERcc.DB Archivo de la bi tácora de operaciones con terceros OPETERcc.PX

También existen algunos archivos m odificables y con los cuales puedes mejorar o crear los formatos de tus reportes a tus necesidad

y adaptarlos; Nos referimos a los archivos con la terminación ".FTO" (de "Formato"). Podr ás modificar es tos formatos a través del Ed

de formatos, el cual lo activa tu sistema con sólo oprimir un botón.

Ver: Editor de formatos

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Temas relacionados

Control de archivos / recuperación


Más s obre Control de Archivos

Cuando realices el respaldo de algún archivo debes considerar tanto los archivos de datos como los de índice, ya que de lo contra

estar ías respaldando incompleta la información.

Es importante que el lugar donde se archiven tus datos, siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo discdispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automáticamente algunos documentos por lo que, s i guardas información

diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no ser á posible.

Debes conocer la existencia de es tos archivos, porque si se dañan deber ás recuperarlos o reiniciar la captura de tu información de

el momento en que ésta se perdió.

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Exportación de la tabla del INPC

Selecciona la información de la tabla del INPC que deseas exportar. Selecciona los per íodos anuales que necesitas utilizar en o

aplicaciones de Windows.

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Exportación de rubros de cuentas

Elige de qué rubro a qué rubro de cuentas deseas exportar.

Ver: Rubros de cuentas

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Exportación de departamentos y cuentas departamentales

Puedes exportar la información de los Departamentos de tu empresa (los que tengas habilitados) y de las cuentas departamentales d

catálogo. Elige en la ventana la información utilizando los campos que s e te piden.

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Modifica las propiedades del Administrador

Acceso

l Menú Configuración, Perfiles del usuario, sobre el usuario administrador/ menú flotante, botón derecho del ratón, opción P

Administrador

Qué es

Con esta opción podr ás cambiar las propiedades del adminis trador; los campos que podr ás modificar son:

l Contraseña

l Puesto

l Departamento


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Publica tu información en Internet

Acceso

l Desde la Barra de herramientas de Infoweb, con el botón

Qué es

Esta función prepara el reporte para ser publicado en Internet.

Manejo

l Una vez realizado el reporte, haz clic en el botón , teclea el nombre con el que identificar ás la hoja de cálculo quetransmitir á, enseguida completa los datos de identificación de la hoja tales como: Ruta del archivo, Descripción del arch

Última fecha de actualización, Comentarios, Nombre del espacio de hospedaje y la carpeta donde se encontrar á el archivo.

Una vez realizado el proceso de llenado de datos, haz clic sobre el botón Aceptar. Inmediatamente si los datos fueron correctos te sal

el siguiente mensaje:

" La información se ha preparado con éxito para su publicación en Internet. S lo falta transm itirla."

Enseguida dir ígete al sistema Aspel-COI a la opción Configurar mis sitios en Menú Archivos/ Infoweb, y selecciona el Espacio

Internet en donde vas a publicar tu reporte.

Con el botón o con menú flotante, opción Archivos por publicar se mostrar án los archivos que están preparados para public

enseguida haz clic en el botón o la opción Publicar información del menú flotante para comenzar la transmisión.

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Rubros de cuenta

Acceso

l Desde la ventana de cuentas, menú flotante, botón derecho del ratón, opción Asociar cuentas

l Menú Archivos, Rubros

l Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botón Asociar cuenta


l Durante el proceso de importación de archivos

Qué es

El módulo de asociación de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catálogo.

Nota

Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podr ás obtener debidamente tu Balance general, as í como reportes que se forman con

información de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta.

Rubros de cuenta en el catálogo estándar:

El catálogo estándar que ofrece el s istema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubr

las cuentas que son utilizadas para la obtención de los reportes financieros.

Esencial

Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, éstas podr án asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros

cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitaci ón de rubros.

El sistema por omisión te sugiere ins talar el catálogo estándar de cuentas el cual contiene:

# Descripción Cuentas

1. Activo Circulante Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacén, Deudores diversos, funcionarios y

empleados , Documentos por cobrar, IVA por acreditar

2. Activo NoCirculante

Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cómputo, Equipo de oficina, Depreciación

de edificios, depreciación de mobiliario y equipo de oficina, Depreciación de equipo de

cómputo, Pagos anticipados, Depósitos en garantía, Gastos de organización, Gastos de

instalación, Amortización de gastos de organización e ins talación.

3. Pasivo a Cortoplazo

Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por

pagar, Anticipos de clientes.

4. Pasivo a LargoPlazo

Cr éditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP.

5. Capital Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversión, Superavit por actualización de Act. Fijo,

Resultado de ejercicios anteriores.

6. Ventas Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas.

7. Costo de ventas Costo de ventas y mano de obra

8. Gastos deoperación

Gastos de operación

9. Otros Ingresos ygastos

Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.

10. ISR y PTU ISR y PTU

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Manejo

En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripción de los rubros del catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrar ácuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:

Esencial

Tendr ás dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botón o arrastrando la cuenta hacia el rubro de

cuenta por medio del ratón.Puedes seleccionar más de una cuenta para asociarla a un rubro.

7/15/2019 Manual COI 5.7



Temas relacionados

Agregar un rubro Agregar cuentas

Del lado derecho se encuentran las cuentas que es tán disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso q

quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botón pase del lado de

cuentas disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuen

disponibles.

En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate en la cuenta que deseas desasociar y con el menú flotante, opción desasociar cuenta rubro realizar ás es te proceso.

Nota:Se tienen disponibles los formatos

Bgralwbt.ftoy

Bgralmowbt.ftopara las bases de datos traducidas que tienen la estructura de

rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)


No se puede asociar la cuenta: ‘No. cuenta’,porque su cuenta base ‘No. de cuenta’ ya seencuentra asociada a este rubro

Si ya asocias te una cuenta de mayor el sis tema automáticamente asocia también s

subcuentas. Si sólo quieres asociar una s ubcuenta, debes posicionarte sobre la cue

a asociar y mediante el botón o arrastr ándola hacia el rubro correspondiente.

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CUENTAS

En esta parte del sis tema se tratan todas las operaciones relacionadas al manejo de cuentas contables y su relación con el trabajo

departamentos.

Elige el tema que desees consultar:

Centros de costos (departamentalización)

Departamentos


Catálogo de Cuentas

Tipos de catálogos de cuentas

Cuentas acumulativas y de detalle

Niveles permitidos para una cuenta

Manejo de presupuestos

Rubros de cuentas

Consulta de Auxiliares, Saldos históricos y saldo promedio diario


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Preguntas generales de los s istemas Aspel

¿La traducción de datos a las nuevas versiones es transparente? Es decir Necesito comprar un programa traductor de datos para

nuevas versiones?

¿La actualización se realiza sólo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde están las actuales, y los programas detec

las versiones anteriores?

¿Qué recomendaciones debemos de seguir para migrar la información de versiones anteriores?


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Opciones para el catálogo de cuentas departamentales



Elimina cuentas departamentales

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Opciones para los activos

Selecciona el tema a consultar:

Agregar un activo

Modificar un activo

Eliminar un activo

Baja Contable de un Activo

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@CTA [Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] o @CTA [Cuenta1..Cuenta2,Sufijo]

En este ejemplo: @CTA [1100-000-001..1100-000-112,I], indicar ás al sistema que despliegue la suma de los saldos iniciales de

cuenta 1100-000-001 a la 1100-000-112.

Cuando trabajas cuentas departamentales, deber ás añadirle el número de departamento al que es tás haciendo referencia: @CTA [11

000-001..1100-000-112,F,1], donde desplegar á el saldo de las cuentas 1100-000-011 a 1100-000-112, correspondientes

departamento 1.

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<#campo1> <#campo2>@CTA [<#Campo1>..<#Campo2>,Sufijo]

Presenta la suma de los campos que indiques con el sufijo que decidas elegir. Por ejemplo : @CTA [<48>..<49>,I], indicar á al siste

que despliegue los Saldos iniciales de los campos 48 y 49, que corresponden a la primera y última cuentas de activo

respectivamente. Para conocer los campos que puedes incluir en tus f rmulas, revisa la ayuda de campos para formatos, del m

Archivos.

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Graba la gráfica

Esta opción permite guardar la configuración de la gr áfica

Rescribe la gr áfica que seleccionaste, para que cada vez que ingreses a esa opción desde el menú de

Gr áficas, aparezca la gr áfica tal y como la guardaste.

Guarda la gr áfica con otro nombre, de manera que conserves la gr áfica predefinida y puedas acceder a tu

gr áfica modificada a través de la opción de Gr áficas del usuario.

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@CTA[110-000-000-I ]

Pide que el sistema as igne el monto de una cuenta.

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Escoge el tema que desees consultar:



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Campos generales de los reportes de los catálogos

Temas relacionados



Botones de la presentación preliminar de los reportes

Campo Descripción

Tí tulo del reporte Este campo te permite anotar un título para tu reporte. El tipo de letra y tamaño de este título lo

podr ás m odificar al oprimir el botón de Opciones de impresión.

Desde /Inicial

Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ning ún número, el

sistema imprimir á desde el primer registro de tu catálogo.

Hasta / Final Anota el último registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningún número, el sistemadesplegar á hasta el último registro que tengas dentro del catálogo.

Ruta de los datos Al hacer clic en el signo podr ás modificar la ruta de acceso a la información que solicita el

reporte.

Número de copias Indica el número de copias a expedir de tu reporte.

Nombre del formato Especifica el nombre del formato de reportes que estás utilizando; este formato lo puedes

modificar de acuerdo a las neces idades de tu empresa.

Editor de formatos

Nota:

Estos campos no se mencionar án en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al

oprimir Aceptar puedes ver de manera preliminar tu reporte para revisarlo y añadirle la imagen de tu empresa antes de

imprimirlo.

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Creación del siguiente perí odo

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón

l Dentro del módulo de adminis tración de per íodos, botón o menú flotante, opción Crear siguiente per íodo o F3

Temas relacionados






Control de archivos




Traspaso de saldos

Qué es

Este proceso genera los archivos que se utilizar án en el nuevo per íodo y transporta el catálogo de cuentas íntegro, convirtiendo

saldos finales del presente mes a saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. As í garantizas la continuidad

catálogo de cuentas y de los saldos acumulados.

Repercusiones

Si el siguiente per íodo que se está creando es el primero de un nuevo Ejercicio fiscal (por ejemplo, que des de Diciembre de 2003

haga la creación de enero de 2004), el sistema actualizar á los montos de Depreciación acumulada, el valor de mercado y % de vida

remanente de cada uno de los activos registrados.

Nota:Al oprim ir Aceptar el sistema ejecutar á este proceso. Al finalizar podr ás cambiarte al per íodo recién creado. Si no te cambias en e

momento, después podr ás hacerlo con el módulo de Administración de per íodos.

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¿La traducción de datos de las nuevas versiones es transparente?

Volver a preguntas generales de los sis temas Aspel

Volver a la Guía Rápida de Aspel - COI

Es decir ¿Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones?

No es necesario comprar un programa traductor de datos, ya que todos los sis temas Aspel en Windows tienen integrado al program

la función de traducción de información, de tal manera que s i al ejecutar el programa y seleccionar la base de datos, el sis tema dete

que se trata de información generada con una versión anterior, el sistema pedir á autorización al usuario para traducirla en

momento.

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Depreciación

Elige el tema que desees consultar de los s iguientes:

Información básica

Consulta de depreciación


Detalle de la depreciación

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Traspaso de saldos

Acceso


l Desde la Barra de herramientas, con el botón ; menú flotante opción Traspasa saldos o F4.

Qué esEsta función perm ite realizar la actualización de los saldos en los casos en que se hayan modificado movimientos en per íodos anterio

al actual. Este proceso afectar á los s aldos de los per íodos que se especifiquen desde esta opción, es decir, desde el per íodo donde

realizaron los movimientos hasta el último per íodo creado actual.

Manejo

En la pantalla de Administrador de per íodos en el campo Traspaso, te indicar á si se necesita realizar esta tarea o no. Al indica

requiere, elige la opci n de Traspaso de saldos y aparecer á una ventana en la cual deber ás especificar de qué a qué meses quiere

traspaso de saldos. Por omis ión te sugiere el de un mes a otro.

Por ejemplo: si en la columna de Traspaso te indica que el mes de marzo requiere traspaso, al indicarle la opción de traspaso de sald

te mostrar á la ventana con los meses de marzo hasta abril para traspasar.

Nota

El traspaso de saldos podr á efectuarse desde cualquier per íodo y abarcar no s lo un mes sino varios, hasta llegar al último per

creado. Así mismo, el proceso podr á ejecutarse sin problemas, aún cuando los archivos de datos de los diferentes per íodos a los

traspasar ás el nuevo saldo, se encuentren grabados en distinto disco, directorio y/o subdirectorio.


El sis tema contempla varias formas para informarte que es necesario efectuar el traspaso de s aldos. Una forma es cuando el Par ám

del sistema, Traspaso automático se encuentra desactivado y después de modificar o agregar una póliza o al agregar una cuenta

sis tema enviar á el mensaje:

"Recuerda que es necesario hacer traspaso de saldos"

Otra forma de informarte es dentro de la consulta de Administración de per íodos en la columna de Traspasos , te indicar á si requiere oun traspaso.

Nota

Te recomendamos que luego de capturar varias pólizas por ejemplo, 30, en el catálogo de pólizas y si estás trabajando con el Par ámTraspaso automático activado, al momento de cerrar la ventana del catálogo se realizar á el Traspaso de saldos pero tardar á u

segundos en lo que traspasa los saldos de los movimiento que se realizaron en las p ólizas. Es recomendable captura pocas p liz

cerrar la ventana para que el proceso de Traspaso sea más ágil.

Repercusiones

Al efectuar el tras paso de saldos, el s istema vuelve a generar los catálogos de cuentas y/o de cuentas departamentales, actualizando

saldos iniciales y los saldos finales de las cuentas modificadas. Si se agregaron nuevas cuentas y se activó en los Par ámetros

sis tema la opción Alta en traspasos ", las nuevas cuentas ser án registradas automáticamente al correr este proceso.

Por otra parte, las cantidades anotadas en las partidas de las pólizas no ser án afectadas.

Par ámetros del sis tema / Cuentas

Campo Observaciones

Perí odo del mes... Deber ás anotar o elegir el per íodo del que quieres traspasar los saldos .

Perí odo al mes. Deber ás anotar o elegir el per íodo al que se van a traspasar los saldos.

Solo cuentas conmovimientos

Si seleccionas esta opción, solo las modificaciones hechas ser án procesadas disminuyendo as í el tiempo para la actualización de saldos.

7/15/2019 Manual COI 5.7



Temas relacionados







Control de archivos




Se dieron de alta nuevas cuentas, favorde verificar saldos iniciales

Verifica los saldos iniciales para rectificar que se haya realizado el traspaso de

saldos.

Este perí odo no requiere traspaso En este caso no hay archivos por traspasar

Error en el rango de fechas Anotas te la misma fecha en ambos campos o la segunda fecha es anterior a la

primera.

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Ejemplos para la captura de DIOT e Ingresos IETU

Te presentamos los siguientes casos para que puedas darle mayor agilidad a la captura de DIOT e ingresos IETU configura

adecuadamente los par ámetros fiscales:

Caso 1. Una empresa que se encuentra en una ciudad fronteriza muy probablemente tiene operaciones con proveedores al 16%

11%. Siguiendo los siguientes pasos se podr án agilizar la captura de Operaciones con Terceros:

1. Si decidiste llevar la Operación de Terceros a través de las cuentas de Proveedores, deber ás definir en Par ámetros Sistema que necesitas que te sugieran los últimos datos de impuestos utilizados en la captura de DIOT por RFC de terceros.

2. En la primer captura de DIOT el sistema realiza las operaciones y te sugiere los datos de acuerdo al par ámetro que tenga

Tasa IVA default y si los Montos incluyen IVA.

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3. Para la primer captura deber ás ajustar los valores para indicar que el IVA es al 16%.

4. Con esta primer captura, la siguiente operación que se tenga para el proveedor cuyo RFC es JRS671009HU9 los cálculo

no se realizar án con los par ámetros de Tasa de IVA default sino que el s istema los llevar á a cabo de manera automática con bde IVA 16%, lo mism o para las s ubsecuentes.

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Caso 2. Una empresa tiene proveedores de pago de honorarios por servicios profesionales.

1. En par ámetros del sis tema se define cómo el s istema realizar á los cálculos para la m ayor ía de sus operaciones.

2. Cuando la empresa pague un recibo de honorarios de Enrique Zavala Martínez deber á en la primer captura de DIOT indica

valor de los actos, as í como los porcentajes de retención de IVA y e ISR aplicables.

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3. Para la siguiente captura del pago de Enrique Zavala Martínez el sistema realizar á los cálculos de acuerdo a la captura ante

considerando que el m onto de la operación incluye impuestos, la tasa de IVA al 16%, la tasa de IVA Retenido al 10.67 y el Retenido al 10%.

Temas relacionados

Par ámetros Fiscal


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Este botón no se encuentra en la barra de herramientas que se muestra por omisión ya que el sis tema propone sólo algunos de

botones disponibles; para agregarlo a dicha barra tendr ás que personalizarla mediante el Menú Configuración / Preferencias / Barra

Herramientas.

Barra de herramientas

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Base de datos abierta

Esta sección cuenta con los siguientes puntos:

Generalidades

Cómo accesar a la base de datos abierta

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Guí a de procesos para base de datos

Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu información desde Aspel - COI sea adecuada

es indispensable que cumplas con este orden de manera explícita):

Proceso

1. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel2. Para que puedas utilizar algún formato de base de datos diferente al de Aspel es necesario que tu PC cuente con una Instalac

del BDE, el BDE se instala de manera automática cuando se realiza la Instalación completa del sistema o puede instala

desde la opción instalación definida por el usuario.

3. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuración, la configuración del BDE se encuentra divida

dos partes, primero se realiza la Configuración general y después la configuración correspondiente al driver o Manejador debase de datos que quieras utilizar.

4. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel - COI son: Paradox, DBASE, ORACLE, DB2 y MSS

cada uno de es tos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar .

5. Para acceder a tu base de datos desde Aspel - COI consulta la sección Avanzado. el apartado de adm inistrador de per íodos.

6. Para comprobar que Aspel - COI ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opción de Control de archivos que

proporciona tu sis tema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al s eleccionado.

7. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel - COI.

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Tecla de ayuda F2

Para qué sirve

En todos los diálogos donde se pueda indicar un dato, utiliza la tecla de ayuda F2 para desplegar una ventana de ayuda en la cual

mues tren todos los datos disponibles para la especificación del filtro.

Manejo Aspel

Debes considerar que la información que se mues tra es con la que dicho campo esté asociada, es decir, si es una cuenta mostrarcatálogo de cuentas, si es un activo mostrar á el catálogo de activos.

Ejemplo:

Anota los caracteres o letras para que el sistema los busque los regis tros tal como están en la tabla y no como se presentan en

sistema.

Ejemplo:

Si se captura el número 6000 con la intención de ver todas las cuentas que inicien con este número, no ser á as í porque lo que hacebúsqueda es seleccionar de las dos columnas (Cuenta y Descripción) los registros que tengan estas caracter ísticas, es decir,

mostrar án números de cuenta del tipo 1120-001-006 ( en este caso en la tabla el registro está como 11200010060000000000incluso un número de cuenta que no tiene el 6 pero en su descripción si hay un 6000.

NotaSi necesitas identificar un número de cuenta en especial, deber ás capturar el número s in guiones. Por ejemplo 6000003500, que e

sistema es 6000-035-000 o si desea ubicar el cursor sobre los registros al teclear el primer número el cursor se ubica en el prim

registro que encuentre con ese (s) caracter.

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Botón Función

Busca el registro que contenga las caracter ísticas de lo tecleado en el campo Buscar.

Permite restablecer el orden de la información después de a ver aplicado un filtro en laventana.

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Reporte de activos fijos


Revaluación de activos


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Resultado fiscal

Se realiza para obtener información fiscal y as í determinar la utilidad fiscal del ejercicio fiscal (enero - diciembre).

Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multipl icar por la tasa que marque la ley de Impue

Sobre la Renta.

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Manejo de activos

El sis tema ha sido des arrollado para proporcionar a la empresa una herramienta altamente flexible e integrada para el control de

principales factores relacionados con sus activos.

Esta versión te permite manejar tus activos de manera integral con tu contabilidad. Cuentas con varios procesos que son fundamenta

para tu empresa:

Temas relacionadosTipos de activos

Activos

Depreciación de activos


Tabla de INPC

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Depreciación histórica o contable

Temas relacionados


Reporte de depreciación contable




Qué es

Es la que comúnmente se lleva en libros de contabilidad (Diario y Mayor), de las cuales el sistema maneja tres tipos, que a continuac

se mencionan:

Lí nea recta

Se basa en aplicar un porcentaje fijo al monto de la inversión. Este método es requerido por la ley del Impuesto Sobre la Renta.

La f órmula básica es:

Depreciación =Valor del activo * Porcentaje de depreciación

Es decir, se deprecia el mism o porcentaje cada año, hasta agotar el valor del activo.

Ejemplo: con un porcentaje de 20% anual se depreciar á el activo a 5 años.

Suma de años dí gitos

Se deprecia el activo a un cierto número de años. El porcentaje de depreciaci n var ía año con año, calculándose dividiendo los añrestantes por depreciar entre la suma total de los números que correspondan a cada año.

A partir de la es timación de los años de vida útil, ya sea a través del porcentaje de depreciación o directamente del número de años

vida útil, se inicia el cálculo de los porcentajes de depreciación de cada año.

Por ejemplo: si tenemos un activo que se depreciar á al 20% anual (es decir, a 5 años), el s istema realizar á el siguiente cálculo: Sum

los números 5+4+3+2+1, que dan un total de 15.

Entonces, para el primer año de depreciación ser á de 5/15= .3333, esto es 33.33%.

Para el segundo año, 4/15= 26.66%;El tercero 3/15= 20%;

El cuarto 2/15= 13.33% y

El quinto 1/15= 6.66%.

Doble saldo declinante

Se deprecia al doble de la tasa normal de depreciación, y no sobre el costo original de la inversión, sino sobre el saldo pendiente

depreciar.

Por ejemplo, a una tasa de depreciación del 20% anual, se depreciar á en 5 años. El primer año se depreciar á al doble, es decir al 4

El siguiente año se depreciar á el mismo 40% pero sobre el saldo a depreciar de 60% (100-40%). Esto resulta en una tasa realdepreciación del segundo año del 24%.

El siguiente año se depreciar á el 14.4% (100-40-24%), etc. Con este método, al terminar el plazo de depreciación todavía quedar ásaldo por depreciar, este valor teórico de rescate permanece en libros.

Nota:Los datos que se utilizan para hacer los cálculos de depreciación contable son los capturados en la pes taña de depreciación conta

en el alta de activos.

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Temas relacionados

Par ámetros de la depreciación

Depreciación Contable




La depreciación fiscal tiene una serie de reglas especificas que deben observarse para su cálculo ya que ésta se basa en valo

actualizados.

Como bas e se requiere que tengas los índices de precios al consumidor, ya que con ellos se calcula el factor de actualización que

aplicar á a la depreciaci n por activo.

A continuación se da la forma de calcular esta depreciación:

a) Factor de ajuste =Factor de actualización =(INPCum / INPCma)

Donde:

INPCum = Índice nacional de precios al consumidor del último m es de la primera mitad del per íodo de utilización del bien en el ejerc

a depreciar.

INPCma = Índice nacional de precios al consum idor correspondiente al mes de adquisición del activo.

b) Valor actualizado del activo =Factor de ajuste * Valor original del activo.Depreciación para el per íodo = ((Valor actualizado del activo * Porcentaje es tablecido por la LISR / 12) * Meses en que s e utilizó el activ

Nota

Los datos que s e utilizan para hacer los cálculos de depreciación fiscal son los capturados en la pestaña de depreciación fiscal en

alta de activos.

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Monedas

Manejo de m ultimoneda


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Ubicar plantilla


Tema relacionado

Aspel Herramientas

Acceso

l Dentro de Excel, Barra de herramientas Infoweb, botón

Qué es

Podr ás guardar la plantilla en las carpetas que por default se propone. Adem ás la plantilla podr á ser publicada en tu carpeta persocomo en la carpeta de grupo compartida con otros usuarios.

Manejo

Debes es cribir el nombre de la plantilla y seleccionar la o las carpetas en donde deseas agregarla, se sugiere la Carpeta General

Excel, Aspel-SAE, Aspel-COI, Aspel-NOI y Aspel-CAJA.

También puede ser publicada tanto en la carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida, en cualquier caso debes escribi

ruta a donde se publicar á.

Campos Descripción

Escriba el nombre dela plantilla

Escribe el nombre que llevar á la plantilla en formato Excel.

Carpetas Selecciona la o las carpetas donde deseas guardar la plantilla.

Con los botones y agregas y quitas una o variasubicaciones para la plantilla.

Con los botones y agregas o quitas todas las ubicaciones

que se tienen disponibles para la plantilla.

Ubicación Selecciona la ruta donde quieres que se publique la plantilla o sea en la Carpeta Personal o en una

carpeta compartida.

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Búsqueda del directorio

En esta ventana podr ás localizar un directorio, recuerda que debes indicar la ruta de acceso correcta para su localización.

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En este catálogo podr ás ejecutar las s iguientes funciones:

Agregar cuentas

Modificar cuentas

Elimina cuentas


Filtrar cuentas

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Preguntas más frecuentes de un sistema en su modalidad de renta

¿Cuál de los métodos de adquisición es mejor, el Tradicional o el de Renta?Ninguno de los métodos de adquisición arriba descritos es mejor que el otro. La diferencia estriba en el tipo de necesidad particular

cada cliente.

Ya tengo un Sistema Aspel instalado¿Puedo "pasar" al esquema de renta sin problemas?Si, sólo tienes que instalar la versión del s istema en modo de renta, colocar tu información en esta nueva instalación y seguir trabajannormalmente sin problema alguno.

¿Cuántas Empresas se permiten por sistema en Renta?Por cada sistema en Renta se permite el registro de hasta 4 Empresas, por lo que si requieres de un mayor número deber ás insta

otro sis tema y contratar su renta respectiva.

¿Por qué es importante la Validación de Renta?Es importante porque te permite la continuidad en el uso del Sistema en Renta, si expira el lapso permitido de validaci ón y no la h

realizado, el s istema no te permitir á su uso.

El servicio de renta que pagué comprende más de un mes de renta,¿es necesaria la Validación de Renta?Si, es necesario que el Sistema se conecte cada mes a ejecomercial para validar la vigencia de la renta aun y cuando al contratar ha

pagado tres, seis m eses o incluso el año.

¿Por qu

ées importante la Actualizaci

ón?Es importante porque te permite estar a la vanguardia en el aprovechamiento y uso de los sistemas administrativos, incluyendo

actualizaciones legales derivadas de las adecuaciones a la ley emitidas en el pa ís al momento de ser aprobadas.

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Estos son los temas relacionados, escoge el tema que quieras consultar.

Información general


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Reportes

El sis tema cuenta con los s iguientes reportes, elige el que deseas consultar:

Manejo de reportes

Reporte de cuentas


Reporte de emis ión de pólizas


Reporte de diario general


Reporte de activos fijos

Reporte de depreciación contable

Reporte de Balance general

Reporte de estado de resultados

Reporte de libro mayor

Reporte de reexpresión de saldos

Reporte de presupuestos

Reporte del us uario

Formas Aspel continuas y laser

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POL (Pólizas)

Recorre el archivo de pólizas, ejecuta los procesos para la póliza en que se ubica y prosigue con la siguiente hasta terminar.

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Interés acumulable y deducible

Esta hoja perm ite calcular el total de inter és acumulable como resultado de intereses ganados en inversiones

(Productos financieros) y el total de inter és deducible como resultado de intereses pagados (Gastos financieros).

La información es organizada mensualmente y presenta los totales parciales de los dos primeros trimestres del año.

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Calendario de pólizas

l Presionando las flechas podr ás moverte de mes en mes .

l El calendario te da a seleccionar tres meses antes y después des mes de trabajo, esto haciendo clic sobre el mes de trabajo

calendario.

Nota

Debes tomar en cuenta que sólo podr ás s eleccionar una fecha dentro del mes de trabajo en las pólizas ya que si seleccionar otro m

el sis tema te indicar á que seleccionaste una fecha inválida.

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Opciones para el catálogo de cuentas

Selecciona el tema que quieres consultar:

Agregar cuentas

Modificar cuentas

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Manejo de pólizas

Escoge de los s iguientes temas el que quieras consultar:


Agregar una póliza

Modificar póliza

Elimina una póliza

Buscar una póliza

Copiado y pegado de pólizas

Emite una póliza


Auditar póliza

Filtra pólizas

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Buscar tipos de activos

La búsqueda de tipo de activos en el catálogo tiene dos formas:


Qué es

Para realizar una búsqueda para un tipo de activo deber ás colocarte sobre la columna de alguna de las columnas dependiendo

método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Clave, Descripción, Tasa Depreciación Contable, T

depreciación Fiscal, Máximo deducible, Método de depreciación y Depreciación proyectada.

Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Des cripción, el tipo de activo Equipo de transporte.

Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el s istema comenza

buscar el registro de acuerdo a la pos ición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nom

que estés buscando.


Acceso

l Menú Archivos, Tipos de activos/ Menú Ver, Buscar o F3


Qué es



Bus

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Opciones para monedas

Elige el tema a consultar:

Agregar una m oneda


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Botones de la ventana de captura de pólizas

Al dar de alta una póliza, el sis tema cuenta con las s iguientes posibilidades que te facilitar án tu trabajo:

Te permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura.

Te da la posibilidad de que puedas s alir de la póliza sin grabarla.

Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentar á el catálogo de cuentas s in salir de la póliza.

Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la línea donde la quieras insertar.

Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la partida que quieras borrar.

Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo.

Pólizas modelo

Envía las pólizas modelo por correo electr ónico.

Enviar póliza modelo por correo

Con este botón se puede desplegar en pantalla el contenido de la póliza que fue grabada como m odelo.

Permite copiar pólizas de otros per íodos para contabilizarlas en el per íodo actual de trabajo.


Aquí podr ás s eñalar que la póliza seleccionada en ese m omento ya está revisada por el auditor, y por lo tanto no

podr á tener ningún cambio posterior. Este botón estar á disponible cuando se acceda a modificar la póliza.

Emite o imprime la póliza que estás dando de alta.

Consulta el siguiente tema para el manejo de Emite la póliza.

Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite desplazarte a la siguiente póliza, sinnecesidad de salir de la ventana. Este botón no estar á disponible cuando estés dando de alta una póliza

Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite desplazarte una póliza anterior, sin

necesidad de salir de la ventana. Este botón no estar á disponible cuando estés dando de alta una póliza.

Muestra y/o te regresa a la primera póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo estar á habilitado

cuando estés en la ventana de cambios.

Muestra la última póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo estar á habilitado cuando estés en laventana de cambios.

Con este botón podr ás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar.

Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente cuando los saldos de las

columnas debe o haber no sean iguales, ya s ea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o

existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de

cuadre, ésta ser á grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar á en el catálogo de pólizas en color rojo, con

el propósito de identificarla f ácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura.

Para usar es ta opción, deber ás posicionarte sobre la última partida de la p liza y crear una partida en blanco con

ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre definida en par ámetros

del sistema, directamente en la columna "No. de cuenta", después s elecciona el botón "Cuadrar póliza".

Nota: Si deseas que la póliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con estatus de "Pendiente", deber áseditar la póliza y eliminar la partida o seleccionar otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo

contrario al grabarse nuevamente, no perder á el atributo de "Pendiente".

Par ámetros del sistema/ Pólizas/ Cuadrar pólizas automáticamente

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Este botón para el alta de m ovimientos es tar á deshabilitado.

Este botón para la modificación de la póliza, servir á para configurar una cuenta como una cuenta para llevar las

deducciones de operaciones con terceros.

Desde la consulta de pólizas, este botón permitir á dar de alta una operación con terceros a un movimiento en

particular.

Este botón para el alta de m ovimientos es tar á deshabilitado.

Este botón para la modificación de la póliza, servir á para configurar una cuenta como una cuenta para llevar los

ingresos de operaciones con IETU.

Desde la consulta de pólizas, este botón permitir á dar de alta una operación con IETU a un movimiento en

particular.

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Procesos para mantener la continuidad de la información

Qué es

Los s iguientes procesos son una ayuda indispensable para un mejor control de tu información contable:

Proceso En qué consiste

Diagnóstico parael traspaso

Cuando modificas pólizas de meses anteriores o agregas cuentas, debes asegurarte que los saldosfinales de un mes sean siempre los iniciales del siguiente. Esta opción te permite identificar cuáles

meses han sufrido modificaciones en cuentas o en pólizas y no se les ha aplicado el proceso de

Traspaso de saldos.

Traspaso desaldos

Permite actualizar los saldos iniciales de uno o varios meses cuando el saldo final del mes anterior

sufrió modificaciones. También genera el registro de una nueva cuenta en el mes que estás actualizando

(siempre que tengas permitida el Alta automática de nuevas cuentas en el traspaso).

Borrado demovimientos

Borra toda la información del per íodo en el que estás trabajando (por ejemplo, del mes de octubre de

1999).

Contabilización Permite contabilizar las pólizas s i en tus Par ámetros del sis tema, opción Contabilización en línea pediste

que el sis tema no lo hiciera automáticamente al m omento de que fueran registradas.

Póliza de cierreanual

El sis tema te permite trabajar la contabilidad anual con 13 meses , de manera que en es te último per íodopuedes generar una cuenta de resultados para consolidar el cierre anual del ejercicio. Esta póliza de

cierre (que es en s í una p liza m odelo), contendr á el saldo definitivo de todas tus cuentas durante el año,

pudiendo saldarlas para dejar tu contabilidad en ceros.

Consolidación deempresas

Puedes reunir y comparar los datos de las contabilidades de las empresas que forman un corporativo,

en un determinado per íodo de trabajo.

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¿Qué debo capturar y en qué orden?

QUÉDEBO CAPTURAR EN GENERAL

Al acceder al sistema debes capturar el Directorio de Trabajo de tu empresa, en la cual se encuentra la base de datos con la q

trabajar á Aspel-COI. También no dejes de configurar los Par ámetros del Sistema ya que de esto depende el buen funcionamiento

mismo.

QUE CAPTURAR POR MÓDULO.

Cuentas

El catálogo de cuentas registra y lleva un control de éstas, ordenadas por los niveles que indiques. De acuerdo a los niveles que va

determinando para las cuentas, éstas se ir án agrupando en rubros de cuentas.

Existen varios procesos para lograr un manejo ágil y eficiente de tus cuentas :

Manejo de centros de costos

Elección de un catálogo de cuentas

Cuentas acumulativas y de detalle Activos

Agrupa los tipos de activos, la tasa y método de depreciación para cada uno, as í como el monto máximo deducible que les correspon

Para crear tus activos tienes que darlos de alta, podr ás hacerlo mediante la función de Agregar activos, esta función te permite dar

alta los diferentes tipos de activo que agrupar án a su vez a los activos que se utilizar án en tu contabilidad.

El sistema te da por omisión los tipos de activos más comunes (equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de transporte y edific

etc.), pudiendo dar de alta todos los que tú quieras.

Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sis tema sugerir á al dar de alta los activos que sean de es e tipo.


Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus pólizas. Por omis ión el sistema te da los 3 tipos más usados: de diario (

de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).

Al clasificar tus pólizas por tipo, podr ás realizar consultas más r ápidas y delimitar el reporte de Diario general.

Reportes y GR ÁFICAS

Una vez que captures tus partidas con la información contable de tu empresa, puedes generar reportes y gr áficas que te ayudar áresponder a las necesidades más apremiantes.

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¿Qué recomendaciones debemos seguir para migrar la información de versiones anteriores?

Volver a preguntas generales de Windows


Les recomendamos realizar los siguientes pasos :

Pasos Previos a la Traducción de Datos

1. Instalar la nueva versión del sistema Aspel – COI.

2. Realizar pruebas de impresión de formatos, como son pólizas.

3. Realizar los cambios que sean necesarios a los formatos para que las caídas en formatos preimpresos como pólizas, quedbien.

En la versión "anterior":

a) Respaldar la información.

b) Dar mantenimiento a los archivos (recuperar y regenerar)

c) Respaldar nuevamente la información.

d) Verificar la integridad de datos.

Traducción de Información

1. Realizar la traducción de información (accediendo al sis tema).

2. Tener cuidado de realizar la traducción en directorios diferentes al original. SIEMPRE HAY QUE CONTAR CON RESPALDOS

INFORMACIÓN.

3. Revisar la integridad de la información, emitiendo reportes, comparando s aldos, movimientos de manera aleatoria, etc.

4. Respaldar información.

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Selección del directorio de datos

Qué es

Selecciona la ruta del directorio de trabajo, con la que trabajaras en este proceso.

La selección del directorio de trabajo se e jecutar á para las siguientes tareas de Aspel - COI .



Traspaso de saldos




Balanza anual



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Modifica las f órmulas de tu gráfica

Puedes utilizar operaciones aritméticas para manipular la presentación de los datos de tus gr áficas, o puedes utilizar alguna f órmula

Editor de formatos para que los valores que presente tu gr áfica sean diferentes a los de la gr áfica predefinida. En estas f órmulas pue

incluir números, variables de tu contabilidad, u operaciones lógicas entre estos elementos. Dentro de una f órmula puedes inc

indicadores tales como Saldos de cuentas, Rubros de cuentas y las operaciones que entre estos elementos s e realicen.

Temas relacionados

Añade valores a tu gr áfica Operadores aritméticos

Operadores lógicos a utilizar dentro de las f órmulas

Sufijos que puedes incluir en las f órmulas


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Añade más valores a tu gráfica

En esta versión del sistema, puedes añadir f órmulas en los campos de la Serie 1 a la Serie 5. Estos valores se ver án refleja

inmediatamente en la presentación de tu gr áfica.

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Operadores aritméticos

Los operadores que puedes modificar e incluir dentro de la f órmula de tus gr áficas son:

Nota: Una raíz puede expresarse como una potencia fraccionaria. Por ejemplo, la ra íz cuadrada de 25 se puede plantear como (2(1/2), ó (25) ^0.5

Simbolo Descripción

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Exponenciación

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Operadores lógicos a utilizar dentro de las f órmulas

Nota:Estos operadores deber án respetar la prioridad de los operadores matemáticos. Los de mayor prioridad son los par éntesis, lu

el exponencial, los s ignos de multiplicación y división (que tienen la mism a prioridad) y finalmente los signos de sum a y resta.

Simbolo Descripción

= Igual a

< Menor que

> Mayor que

<= Menor o igual

>= Mayor o igual

<> Diferente de

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Sufijos que puedes incluir en las f órmulas

Sufijo Representa

F Saldo final

I Saldo inicial

M Presupuesto mensual

A Presupuesto anual

C Presupuesto acumulado

D Total de cargos del per íodo (Debe)

H Total de abonos (Haber)

P Promedio calculado (Saldo Final + Saldo inicial / 2)

E Diferencia entre Debe y Haber

O Incluye cuentas de nivel, como A=auxiliar S= s ubcuenta o M= mayor

#N Incluye cuentas de nivel como: #1cuentas de mayor, #2 las s ubcuentas y #3 el auxiliar.

nn Número de departamento ( del 1 hasta 99)

Xnn Número de moneda

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Puedes efectuar cálculos con las variables o campos que maneja el sis tema, los cuales son idénticos a los que se utilizan en el Ed

de formatos del sis tema (las que puedes consultar en el menú Archivos / Editor de formatos / Lis ta de Campos del Editor y de comand

Puedes anteponerle la @ (arroba), aunque el sis tema reconoce la f órmula sin ella (sólo en esta función). He aquí unos ejemplos

funcionamiento de es tas f órmulas:

Podr ás consultar las siguientes f órmulas:

@SI [Condicional, Verdadero, Falso @SI[@RAN[R14,F] > @RAN [R8,F],R8,R14]

@CTA[1100-000-000,I]

@CTA[1100-000-000,F]

@CTA [Cuenta,Sufijo]

@CTA [Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] o @CTA [Cuenta1..Cuenta2,Sufijo]

@CTA [<#Campo1>..<#Campo2>,Sufijo]

@RAN [R#rango,Sufijo]

@INPC [Mes,Año]

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@SI [Condicional, Verdadero, Falso]

Sirve para efectuar cálculos condicionales, es decir, que realice una operación si cierta condición se cumple y otra si no se cumple.

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@SI[@RAN[R12,F] >@RAN [R8,F],R8,R12]

Le estar ás indicando al s istema que s i el s aldo final rubro 12 (correspondiente a las Cuentas por cobrar), es mayor que el Saldo fina

Rubro 6 (correspondiente a Ventas), el sis tema despliegue el monto de las ventas; en caso contrario (que las ventas sean mayores

las Cuentas por cobrar) el sistema deber á desplegar el monto final de las cuentas por cobrar.

Después de que se cierra el corchete de la condición, se presentan las operaciones a efectuar si no se cumple la mism a, separadas

comas.

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@CTA[1100-000-000,F]

Estas incluyendo en la gr áfica el saldo final de la cuenta correspondiente.

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@CTA [Cuenta,Sufijo]

Presenta el monto especificado por el sufijo para una sola cuenta. Por ejemplo: @CTA [1100-000-00,H], indicar á al sistema

despliegue el monto total de abonos (Haber) de la cuenta correspondiente.

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@RAN [R#rango,Sufijo]

Sirve para indicar que deseas conocer la suma del monto de un rango de cuentas. Si especificas: @RAN[R15,F], indicar ás al siste

que presente el saldo final de todas las cuentas pertenecientes al rubro 15, que corresponden al rubro de Inventario del catál

es tándar (revisa el apartado de Rubros de cuentas).

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@INPC [Mes,Año]

Sirve para utilizar y/o desplegar algún valor del Índice Nacional de Precios al Consumidor del mes y año que especifiques. Si especifi

@INPC[01,2002], indicar ás al sistema que presente el valor del mes de enero de 2002. Si especificas: @INPC[0], indicar ás al siste

que presente el valor del mes y año del per íodo de trabajo.

Temas relacionados

Rubros de cuentas

Editor de formatos

Nota: Ya que corregiste el contenido de tu gr áfica y la grabaste, puedes mejorar la presentación de la misma, con un graficador

completo que te permite manipular tu información en 2 y 3 dimensiones, en más de 10 diferentes tipos de gr áfica, con posibilidades

corregir aspectos tales como la iluminación, la forma de presentación de los valores, los fondos (de la gr áfica y el general), los tipos

letra de las etiquetas, y más.

Ver: Modifica la presentación de la gr áfica

7/15/2019 Manual COI 5.7


¿Qué es lo que tienes que revisar primero?

Selecciona el per íodo de trabajo; si no existen datos en el sistema, se ins talar án los catálogos correspondientes o, en su caso, pued

entrar a la instalación automática del m enú Utiler ías opción Control de archivos / Instalación automática.

1. Revisa los Par ámetros del sistema

2. Revisa que la tabla del INPC en el sistema esté actualizada para evitar problemas de cálculo.

3. Da de a lta tus departamentos y conceptos de pólizas

4. Da de alta las cuentas , cuentas departamentales y activos que vayas a manejar en el sistema, tienes 5 catálo

predeterminados de cuentas que puedes utilizar.

5. Revisa los rubros de cuentas donde se asocian las cuentas y subcuentas a los rubros.

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Opciones para las pólizas

Elige el tema a consultar:

Agregar una póliza

Modificar póliza



Enviar pólizas modelo por correo

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Procesos

En este módulo se encuentran explicados todos los procesos contables que se ejecutan en el sistema. Elige el tema que des

consultar:

Traspaso de saldos


Contabilización

Consolidación

Regenera una balanza anual

Póliza de cierre



Revaluación de activos / actualización



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Balance general

Acceso

l Menú Reportes, Balance general

Qué es



Esta opción te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posición financiera, el cual refleja la situac

financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catálogo en Activo (circulante y no circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capcontable.

Los registros que emite son los s iguientes:

l Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital).

l Totales de los rubros de activo, pasivo y capital.

l Fecha del reporte.

El reporte se generar á por la emisión de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades.

1. Bgralmow.fto el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo ésta proporcionada pousuario, as í como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionad

o

2. Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sis tema.

Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicación del Editor de formatos.

Nota:Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de

rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)

Campo Descripción

Ruta Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el s istema solicitar á que

especifique la ruta y el archivo correctos.

Nombre delformato

Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.

Editar formato Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas.

Fecha delreporte

Escribe la fecha del día en que se tomar án los movimientos para realizar el reporte.




No cuadran las cifras con respecto atus demás reportes

Revisa los rubros a los que asignas te tus cuentas, debido a que puedes haber asignado u

cuenta en un rubro que no deber ía.

Rubros de cuentas

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@MFC

DESCRIPCIÓN:

Esta función proporciona varios formatos para la presentación de fechas, dentro los cuales s e incluye un formato para imprimir el año

4 dígitos.

Donde:

SINTAXIS:

@MFC[CampoFecha, "Formato", "Idioma" ]

A continuación se presenta la lista de formatos que puedes aplicar a una fecha:

Nota: Si requieres que la fecha salga en Inglés debes añadir el tercer par ámetro ("I"), de lo contrario los formatos ejecutados saldr án

Español.

Ejemplo:

Campo Se puede indicar cualquier fecha válida dentro de los campos de formatos por ejemplo <025>, corresponde a la fecha

trabajo, <072>, corresponde a la fecha de la póliza, etc.

Formato Aquí debes especificar una cadena de los formatos válidos.

Idioma Idioma en el que se presentan los nombres y las abreviaciones de los d ías y los meses; utiliza "E" para Español o "I" p

Inglés. Este par ámetro es opcional, si se omite las descripciones aparecer án en Español.

COMANDO RESULTADO

@MFC^<072>, " dd/mm/aa"] 08/11/00

@MFC^<072>, " dd/mm/aaaa"] 08/11/2000

@MFC^<072>, " mm/aa"] 11/00

@MFC^<072>, " mes/aa", "E"] Nov/00

@MFC^<072>, " mes/aaaa", "E"] Mar/2000

@MFC[ <072>,"dd"] 03

@MFC[ <072>,"mm"] 11

@MFC[ <072>,"mes","E"] Nov

@MFC[ <072>,"aa"] 00

@MFC[ <072>,"aaaa"] 2000

@MFC[ <072>,"largad","E"] Miércoles, 03 de noviembre de

2000

@MFC[ <072>,"largod","E"] Miércoles, 03 de Nov. de 2000

@MFC[ <072>,"larga1","E"] 03 de noviembre, 2000

@MFC[ <072>,"largo1","E"] 03 de Nov., 2000

@MFC[ <072>,"larga2","E"] 03 de noviembre de 2000

@MFC[ <072>,"largo2","E"] 03 de Nov. de 2000

@MFC[ <072>,"largad","I"] Monday, November 08th, 2000

@MFC[ <072>,"largod","I"] Monday, Nov. 08th, 2000

@MFC[ <072>,"larga1","I"] November 08th, 2000

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EJ EMPLO:

A continuación se presenta una línea de código que imprime una fecha con y sin formato:

Una vez que se utiliza la función @MFC dentro de un comando Escribe, no es pos ible solicitar dentro de la mis ma línea de comand

impresión de otros datos, es necesario utilizar otro comando Escribe.

UBICACIÓN DEL COMANDO:

Reportes del sis tema

LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON:

Asigna y Escribe .

@MFC[ <072>,"largo1","I"] Nov 08th, 2000

@MFC[ <072>,"larga2","I"] November 08th, 2000

@MFC[ <072>,"largo2","I"] Nov. 08th, 2000

Sin formato de fechas Resultado

Escribe 1, "Fecha",10,<072> Fecha 31/DIC/00

Con formato de fechas Resultado

Escribe 1, "Fecha",10,@MFC[ <072>,"dd/mes /aaaa"] Fecha 31/DIC/2000

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Ajuste semestral del ISR

Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Ajuste semestral del ISR.

Qué es

l El ajuste semestral es la determinación de los ingresos y deducciones reales de cada año para determinar el impue

correspondiente del primer semestre y compararlo contra los pagos provisionales a la fecha, obteniendo una diferencia y eser á el ajuste a pagar.

l Esta hoja te ayuda a conocer el saldo a pagar por ajuste semes tral de algún per íodo de tu contabilidad, tomando la informac

que arroja tu sis tema.

NotaSi al entrar al ajuste s emes tral te aparece el siguiente mensaje "Error de apertura o error al abrir el archivo" significa que no tie

creado los meses para poder determinar el impuesto correspondiente, recuerda que esta hoja se hace semestralmente y necesita

primer semes tre para poder reflejar la información.

Manejo

Dentro de la hoja de cálculo se encuentran incluidas las s iguientes carpetas:

Ajuste ISR


Resultado fiscal

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Ventajas del Editor de formatos

Acceso

l Menú Archivos, Edi tor de formatos, Editor

Qué es

El Editor de formatos tiene las siguientes ventajas:

l Podr ás modificar todos los campos (la información específica) del sistema, tanto de totales y acumulados, as í como cálcu

predefinidos por el programa.

l Podr ás im primir campos simples y campos variables (como resultado de aplicar diferentes operaciones s obre el contenido de

mismos).

l Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesar án los datos, la impresión de campos o variabcalculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc.

l Se pueden editar los formatos (archivos con terminación: .FTO), en cualquier procesador, cuidando que el archivo se guarde co

ASCII (WS6, Word Microsoft, Word Perfect, Editor de MSDOS, etc.).

l Cada sistema, as í como sus módulos, tienen sus propios campos que debes conocer para poder modificarlos, aunque guaruna es tructura en común que puedes reconocer f ácilmente.

l Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que te indican al sis tema que ejecute una serie

tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o par ámetros. El argumento puede conte

campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores.

l El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo ser á repasado línea por línejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As í mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que

ejecute correctamente el formato; si se presentan errores puedes consultar el anexo de mensajes de error del editor.

l Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo o modificarlo con otro nombre, para que no pierdas los forma

originales.

Estructura de cada formato

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Conciliación contable fiscal

Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, espec íficamente, entre éstas se mencionan

depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables y deducibles contra los intereses ganados y pagados,

compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo, etc.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Ajuste ISR


Esta hoja proporciona un resumen de la siguiente forma: Presenta el resumen del cálculo del ISR, partiendo de todos los ingres

menos las deducciones permitidas por la LISR, al resultado lo multiplica por la tasa establecida en la Ley del ISR para obtener

impuesto a pagar en el primer semestre del año, a este resultado se le restar án los pagos provisionales hechos y el resultado ser áajuste semestral a cargo o a favor.

Nota: Dentro de las hojas se te pedir á que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el cálculo correcto dedeclaración. Algunos de es tos datos son: Amortización fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc.

Ver:Hojas de cálculo del sistema (información general)



La información de es ta hoja fiscal la toma la hoja de cálculo directamente de los saldos de las cuentas involucradas.

Nota:Dentro de la hoja de cálculo podr ás cambiar las celdas que contengan la s intaxis con la función VALOR @Cta y modificar o cambiar valores de las celdas, de acuerdo a tus necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado.

Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones Windows

El sis tema da un nombre para el archivo que genera es ta opción: "AJSEMIRS.XLS", pero puede ser cambiado.

Repercusiones


sis tema. Para mayor información dir ígete al manual de la hoja de cálculo que utilices


No se encontró el archivo: AJ SEMIRS.XLS¿Desea hallarlo usted mismo?.

El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es quetengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as í que debes moverlo de


Este documento contiene ví nculosautomáticos con otro libro, ¿Desea actualizareste libro con los cambios realizados en elotro libro?

Este mensaje siempre aparecer á cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respues ta

negativa, te mos trar á la ultima información que se tenga de la declaración anual del

e IVA que hayas grabado, en caso de ser pos itiva, actualizar á de inmediato los datos

acuerdo con el per íodo que estés trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no ser á pos

que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo.


El archivo ya es tá abierto y/o es tá siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectu

el archivo se abrir á, pero no podr ás realizar ninguna modificación; si eliges Notifi

esta opción te dar á un mensaje de alerta cuando el archivo es té disponible; y si eligCancelar, se abrir á la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

Al salir el sistema te preguntará:¿Deseaguardar los cambios efectuados en"AJ SEMIRS.XLS"?

Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar á todos aquellos cambios q

hayas realizado, y aparecer án cuando vuelvas acceder a esta opción, que podr án

modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

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Ganancia inflacionaria o interés deducible

Esta hoja permite obtener el cálculo del componente inflacionario, que es el efecto que causa la inflación sobre los saldos de

cuentas por pagar (proveedores, acreedores, cuentas por pagar, etc), y de los pr éstamos bancarios otorgados, para su comparac

contra los intereses pagados y así determinar la ganancia inflacionaria e inter és deducible.

Toma la información de los saldos de las cuentas del pas ivo circulante son utilizados para es te cálculo.

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Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, que se obtuvo todo el año de trabajo, entre es

se mencionan las depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables deducibles contra los intereses ganado

pagados , las compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo etc.

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Pérdida inflacionaria o interés acumulable

Esta hoja permite obtener el cálculo del componente inflacionario, que es el efecto que causa la inflación sobre los saldos de

cuentas por cobrar (clientes, deudores, etc.) y de las cuentas bancarias para su comparación contra los intereses cobrados y

determinar la pérdida inflacionaria e inter és acumulable.

Utilizar á la información de los saldos de las cuentas del activo circulante, para este cálculo.

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Acceso

l Menú Archivos, Editor de Formatos, Lis ta de campos del Editor.

Qué es

Los campos son la información detallada contenida en tus catálogos. Ejemplos de campos son: Tipo de cuenta (s i es acumulativa o

detalle), Debe y Haber de una cuenta, número de cuenta, tipo de póliza, sa ldo inicial de la cuenta, fecha de adquis ición del activo, etc.

l Estos campos los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos.

l El sis tema cuenta con una lis ta de campos, donde cada uno de ellos tiene un número entre pico par éntesis, como por ejempl

campo "Concepto 1 de la p liza", al que le corresponde e l número <73>.

l Éste y todos los campos tienen una longitud, la cual deber ás considerar para que el reporte no se salga de la hoja y pueincluir en el mism o la mayor cantidad posible de información.

Campos

Cada módulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos num éricos y alfanuméricos que puedes utilizatus reportes; todos los demás campos contienen datos específicos de catálogos y funciones. El sis tema tiene un espacio definido p

manejar 300 campos y la lista de campos esta dividida de acuerdo a los módulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consult

de manera dinámica.

Temas relacionados


Campos

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CONTROL

DESCRIPCIÓN:

La función básica de este comando es enviarle a la impresora ciertos códigos de control como pueden ser: avance hasta el s iguie

inicio de hoja, impresión en negritas , tipo de fuente, etc.

Generalmente los códigos de control que se utilizan, se refieren al tipo (Arial, Courier, etc.), estilo (negrita, cursiva, etc.) y tamaño de l

que se emplear á dentro del reporte. Los códigos de control para el cambio del tipo de letra, vienen definidos en el manual deimpresora.

SINTAXIS:

CONTROL Código ASCII


Par ámetros , Partidas y Totales.

EJ EMPLO:

Si tienes una impresora EPSON o IBM Compatible y el reporte se imprime a 16 caracteres por pulgada, pero deseas que una sola l

se imprima a 10 caracteres por pulgada, debes especificarlo as í:

CONTROL 027

CONTROL 018ESCRIBE 1, "Rango"

CONTROL 027

CONTROL 018

En el ejemplo anterior:

Se le envía a la impresora la secuencia de escape.

Se le indica el código de control para imprimir a 10 caracteres por pulgada.

Se le indica el texto que deseas imprimir.

Se le envía a la impresora nuevamente la secuencia de escape.

Se le envía el mismo código de control, que al funcionar como interruptor, restablece la impresión a 16 caracteres por pulgada.

*Ver Estructura del formato.


Caracteres, Ancho_caracteres, Tipo ,y Font

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<001> <019>Campos <001>al <019>

Esencial

Estos campos libres alfanuméricos los puedes utilizar para anotar cualquier texto o cadenas alfanuméricas que requieras que aparezdentro de tu reporte. Puedes revisar, dentro de la explicación general del Editor de formatos, los comandos CENTRA y ESCRIBE,

cuales te permiten darle formato a la impres ión de los textos.

CAMPO DESCRIPCIÓN LONGITUD

<001> al <019> Campos libres

alfanuméricos

Variable

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Acceso

l Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Estado de resultados

Qué es

Se realiza para obtener información y as í determinar la utilidad del ejercicio fiscal (enero - diciembre).

El Estado de resultados incluye las partidas fiscales como ingresos acumulables, depreciaciones, ganancias o perdidas inflacionar

inter és reducible o acumulable; no incluye partidas no deducibles.

Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado s e debe m ultipl icar por la tasa que marque la Ley de Impue

Sobre la Renta.

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Campos con datos de la empresa


<020> Nombre de la empresa 60

<021> Dirección de la empresa 30

<022> Población 30

<023> RFC de la empresa (incluye espacio p/2 guiones ) 15

<024> Cédula de Empadronamiento (Registro estatal) 15

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Campos con datos de la cuenta

Esencial

Los campos marcados con un asterisco (*) son numéricos , y var ían dependiendo del uso del comando Máscara.


<025> Fecha de Trabajo (MMAA) 6

<026> Número de cuenta Variable

<027> Descripción de la cuenta 40

<028> Tipo (Detalle=1, Acum.= 0) 1

<029> Nivel de la cuenta (del 1 al 9) 1

<030> Presupuesto mensual Según máscara (*)

<031> Presupuesto anual Según máscara (*)

<032> Presupuesto acumulado Según máscara (*)

<033> Saldo inicial Según máscara (*)

<034> Debe Según máscara (*)

<035> Haber Según máscara (*)

<036> Saldo Final Según máscara (*)

<037> ( Saldo inicial) Según máscara (*)

<038> ( Debe) Según máscara (*)

<039> ( Haber) Según máscara (*)

<040> ( Saldo Final) Según máscara (*)

<041> Dígitos Primer Nivel en COI V1.0 Variable

<042> Dígitos Segundo Nivel en COI V1.0 Variable

<043> Dígitos Tercer Nivel en COI V1.0 Variable

<044> Dígitos Cuarto Nivel en COI V1.0 Variable

<045> Dígitos Quinto Nivel en COI V1.0 Variable

<046> Naturaleza cuenta(0)deud(1)Acree 1

<047> al <069> No disponible Variable

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MANEJ O EDITOR DE FORMATOS

El Editor te ofrece los siguientes temas :

Ventajas del editor de formatos





Comandos del editor


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Campos con datos de las pólizas

Esencial

Los campos m arcados como según máscara son numéricos , y var ían dependiendo del uso del comando Máscara.


<070> Tipo de Póliza 2

<071> Número de póliza 5

<072> Fecha de la Póliza 9

<073> Concepto 1 de la Póliza 60

<074> Concepto 2 de la Póliza 60

<075> Número de Partidas de la Póliza 4

<076> Concepto del movimiento de la Partida 30

<077> Tipo de Saldo (O = Debe, 1 = Haber) 1

<078> Monto del Debe o Haber de la Partida Según máscara (*)

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Campos con datos del departamento


<079> Número de Departamento 2

<080> Descripción del Departamento 40

<081> Saldo Inicial Departamental Según máscara (*)

<082> Saldo Debe Departamental Según máscara (*)

<083> Saldo Haber Departamental Según máscara (*)

<084> Saldo Final Departamental Según máscara (*)

<085> ( Saldo Inicial) Departamental Según máscara (*)

<086> ( Saldo Debe) Departamental Según máscara (*)

<087> ( Saldo Haber) Departamental Según máscara (*)

<088> ( Saldo Final) Departamental Según máscara (*)

<089> Mes I.N.P.C actual Según máscara (*)

<090> Mes I.N.P.C anterior Según máscara (*)

<091> al <210> Campos libres numéricos Variable

<211> Dígitos Primer Nivel Variable

<212> Dígitos Segundo Nivel Variable

<213> Dígitos Tercer Nivel Variable

<214> Dígitos Cuarto Nivel Variable

<215> Dígitos Quinto Nivel Variable

<216> Dígitos Sexto Nivel Variable

<217> Dígitos Séptimo Nivel Variable

<218> Dígitos Octavo Nivel Variable

<219> Dígitos Noveno Nivel Variable

<220> Saldo Inicial Moneda Extranjera Según máscara (*)

<221> Debe en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<222> Haber en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<223> Saldo Final en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<224> ( Saldo Inicial) en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<225> ( Debe) en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<226> ( Haber) en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<227> ( Saldo Final) en Moneda Extranjera Según máscara (*)

<228> Multimoneda (S = si, N = No) 1

<229> Para Ajuste Cambiario (S = si, N = No) 1

<230> Saldo Ini. Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<231> Debe Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

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<232> Haber Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<233> Saldo Final Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<234> ( Saldo Inicial) Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<235> ( Debe) Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<236> ( Haber) Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<237> ( Saldo Final) Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

<238> Número de la Moneda 2

<239> Nombre de la Moneda 20

<240> Prefijo para el Símbolo de la Moneda 4

<241> Fecha del último Tipo de Cambio 9

<242> Tipo de cambio de la moneda extranjera Según Máscara (*)

<243> Desplazamiento Automático (S=Si, N=No) 1

<244> Monto del Desplazamiento Automático Según máscara (*)

<245> Tipo de Cambio de la Partida Según máscara (*)

<246> Número del Tipo de Activo 2

<247> Descripción del Tipo de Activo 20

<248> Número de Cuenta Contable del Activo Variable

<249> Número de Cuenta para Depreciación Variable

<250> Número de Cuenta para Gastos Variable

<251> Número de Cuenta para Baja o Venta Variable

<252> % de tasa de depreciación proyectada Según máscara (*)

<253> Clave del Activo 16

<254> Descripción del Activo 30

<255> Localización del Activo 9

<256> Fecha de Adquis ición del Activo 9

<257> INPC del mes de adquisición Según máscara (*)

<258> Porcentaje Tasa contable depreciación Según máscara (*)

<259> Porcentaje tasa fiscal Según máscara (*)

<260> Método de depreciación 1.

<261> Porcentaje de Vida útil Remanente Según máscara (*)

<262> Monto Original de la Inversión Según máscara

<263> Depreciación Acumulada Según máscara

<264> Monto Máximo Deducible Según máscara

<265> Valor de Mercado Según máscara

<266> Status del Activo 1

<267> Fecha de Eliminación 9

<268> Número de Departamento Según máscara (*)

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Esencial

Los campos m arcados como según máscara son numéricos , y var ían dependiendo del uso del comando Máscara.

<269> Fecha de la última Revaluación 9

<270> al <289> Campos reservados por el sis tema 1

<290> Bandera de póliza auditada si o no 2

<291> Valor del activo en moneda extranjera Según máscara (*)

<292> Fecha inicio de depreciación contable 9

<293> Fecha inicio de depreciación fiscal 9

<294> Bandera de deducción inmediata Sí o NO 2

<295> Número de serie del activo 24

<296> al <300> Campos reservados por el sis tema 1

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@Activo

SINTAXIS:

@ACTIVO[CLV_Desde..CLV_Hasta,Sufijo1,Sufijo2,SufijoN]{Ejercicio}

Los sufijo para identificar el activo

D Descripción del activo

M Monto original

E Depreciación acumulada

A Depreciación acumulada fiscal

P Depreciación del per íodo

T Depreciación total

R Remanente a depreciar

F Factor de actualización

C Depreciación actualizada

V Revaluación

Q Fecha de adquis ición

O Tasa de depreciación contable

I Tasa de depreciación fiscal

L Valor de mercado

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@CTA

DESCRIPCIÓN:

Proporciona el monto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado.

SINTAXIS:

@CTA [ Número de cuenta, (Sufijo) ]

@CTA [ <Campo de inicio de rango>, <Campo de fin de rango>, (Sufijo) ]

@CTA[ Número de cuenta 1..Número de cuenta 2, (Sufijo) ]

Si trabajas con Cuentas Departamento, agrega el número de departamento deseado as í:

@CTA [ Número de cuenta, (Sufijo), Número de departamento ]

Los s ufijos para identificar el tipo de monto que requiera que presente el sis tema son:

F Saldo final

I Saldo inicial

M Presupuesto mensual

A Presupuesto anual

C Presupuesto acumulado

DTotal de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

E Diferencia entre Debe y Haber

P Promedio calculado ((S. Final + S. Inicial) /2)


Partidas y Ciclos.

EJ EMPLO:

INICIA CTA

ASIGNA <188>, @CTA [ 113 11 100, F ]

ESCRIBE 10,<188>

TERMINA CTA

*Ver Estructura del formato


Escribe y Asigna.

7/15/2019 Manual COI 5.7


@DEPRECIA

DESCRIPCIÓN:

Proporciona la siguiente información:

1. La depreciación de un per íodo (puede ser m ensual, bimes tral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas).

2. La depreciación actualizada de un per íodo.

3. El valor actualizado del activo.

4. El factor de Actualización (sólo para activos).

5. El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.

6. La cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.

SINTAXIS:

@DEPRECIA [<SufijoClave>,<FIniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,<FIniEjer>,<FFinEjer>]{Per íodo}

donde:

<Sufijo>Representa el tipo de información que se requiere; está compuesto por un caracter. Se tienen las s iguientes dos opciones:

l A Si requieres la información sólo de un activo.

l T Si requieres la información de todo un Tipo de activos.

<Clave>Debes indicar la Clave del activo o Número del Tipo de activo del que necesitas información. Se tienen tres opciones:

l cve Si requieres información sólo de un activo, debes indicar su clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o le

minúsculas, lo debes escribir entre comillas. Por ejemplo, si la clave del activo es Mesa 32, debes escribir "Mesa 32").

l nn Si requieres información de todo un Tipo de activo, indica el número de tipo.

l Si requieres la información de TODOS los activos, no debes indicar nada, basta con el sufijo T.

<FIniDepre>Es la fecha inicial de depreciación.

<FFinDepre>Es la fecha final de depreciación.

<Que>Es el campo para indicar qué es lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación y puede ser uno de los siguien

sufijos:

<FIniEjer>y <FFinEjer>Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el per íodo en el queconsiderar á el INPC para calcular el factor de ajus te. Son opcionales y por omis ión son:

F Para obtener el Factor de Actualización (sólo para activos)

O Para obtener el monto original del activo

V Para obtener el valor actualizado del m onto original del activo.

P Para obtener la depreciación del per íodo.

E Para obtener la depreciación del per íodo, pero actualizada.

A Para obtener la depreciación acumulada.

R Para obtener la cantidad restante por depreciar.

M Para obtener el monto máximo deducible (valor a depreciar).

D Para obtener el valor real (Monto Original Depreciación acumulada)

L Para obtener el valor real, pero actualizado.

C Para obtener el 50 % de la depreciación de per íodo actualizado.

I Para obtener el monto del activo para el cálculo del IMPAC.

7/15/2019 Manual COI 5.7


l FIniEjer= 01/01/ del año de <FIniDepre>

l FFinEjer= 31/12/ del año de <FFinDepre>

Esencial

Estas dos fechas s on opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo.

{Perí odo}Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al per íodo en el

es tás trabajando en el sis tema; si estás trabajando en el per íodo 10 02 (octubre de 02), la fecha de último cierre ser á 31/12/01, es dal 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estar á abierto el archivo de activos del 02, el par ámetro {Per íodoopcional, pero si lo utilizas no debes olvidar que la fecha del último cierre ser á calculada con base en este per íodo.


Contenido del documento, partidas y ciclos

EJ EMPLOS:

l Uso de T en el editor de formatos. En es te caso s e presenta la depreciación sólo del mes de marzo de 1999 de todos los act

del Catálogo.

Escribe 1, ""

Escribe 1, "Depreciación del per íodo"

Asigna <001>, @Deprecia [T, 0399, 0399,P,0399,0399]

Escribe 40, <001>

l Uso de Tnn en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación acumulada de todos los activos que e

incluidos en el Tipo de activo 2 hasta el mes de marzo de 1999.

Escribe 1, " "

Escribe 1, "Depreciación acumulada"

Asigna <001>, @Deprecia [T2,0399,0399,A,0399,0399]{0399}Escribe 40, <001>

l Uso de Acve en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación de un solo activo, de marzo de 2002.

Escribe 1, ""

Escribe 1, "Depreciación individual"

Asigna <001>, @Deprecia [Aauto 1, 0399, 0399,P,0399,0399]

Escribe 40, <001>

Donde auto 1 es la clave del activo (tal como es tá escrita en el catálogo de activos).

Esencial

Si la clave del activo tiene espacios, es necesario ponerla entre comillas.


Asigna y Escribe .

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@DEPRECIAC

DESCRIPCIÓN:

Proporciona la siguiente información con base en las fechas de inicio de depreciación y porcentaje de depreciación contable.

1. La depreciación de un per íodo (puede ser m ensual, bimes tral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas).

2. El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.

3. La cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.

SINTAXIS:

@DEPRECIAC [<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FFinDepre,Que, FlniEjer, FFinEjer]

Donde:

Sufijo Representa el tipo de información que se requiere, está compuesta por un car ácter. Se tienen las s iguientes opciones:

l A Si se requiere la información sólo de un activo.

l T Si se requiere la información de todo un tipo de activo.

Clave Se debe indicar la Clave del activo o Número de Tipo del que se necesita información.

l Cve. Si se requiere la información sólo de un activo, se debe indicar su clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco

letras minúsculas, se debe escribir entre comillas, (p.e. si la clave del activo es Mesa 32, se debe escribir "Mesa 32" ).l Nn. Si se requiere la información de todo un Tipo de Activo, indicar el número de Tipo.

l Si se requiere la información de TODOS los activos, no se debe indicar nada, basta con el sufijo T.

<FIniDepre>Es la fecha inicial de depreciación.

<FFinDepre>Es la fecha final de depreciación.

<Que>Es el campo para indicar qué es lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación y puede ser uno de los siguien

sufijos:

l O Para obtener el monto original del activo.

l X Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera.

l P Para obtener la depreciación del per íodo.

l A Para obtener la depreciación acumulada.

l R Para obtener la cantidad restante por depreciar.

<FIniEjer>y <FFinEjer> Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el per íodo en el que

considerar á el INPC para calcular el factor de ajus te. Son opcionales y por omis ión son:

FIniEjerc= 01/01/ del año de <FIniDepre>

FFinEjer= 31/12/ del año de <FFinDepre>

NOTA:Estas dos fechas s on opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo.

Esencial

Estas dos fechas s on opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo.

{Perí odo}Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al per íodo en el

es tás trabajando en el sis tema; si estás trabajando en el per íodo 10 02 (octubre de 02), la fecha de último cierre ser á 31/12/01, es d

al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estar á abierto el archivo de activos del 02, el par ámetro {Per íodo

opcional, pero si lo utilizas no debes olvidar que la fecha del último cierre ser á con base en este per íodo.

UBICACIÓ

N DEL COMANDO:Contenido del documento, partidas y ciclos

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EJ EMPLOS:

l Uso de T en el editor de formatos. En es te caso se presenta la depreciación s lo del mes de marzo de 2002 de todos los actdel Catálogo.

Escribe 1, "Depreciación del per íodo"

Asigna <001>, @DepreciaC [T, 0302, 0302,P]

Escribe 40, <001>

l Uso de Tnn en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación acumulada de todos los activos que e

incluidos en el Tipo de activo 2 hasta el mes de marzo de 2002.

Escribe 1, "Depreciación acumulada"

Asigna <001>, @DepreciaC [T2,03902,0302,A,]{0302}

Escribe 40, <001>

l Uso de Acve en el editor de formatos. En esta caso se presenta la depreciación de un solo activo, de marzo de 2002.

Escribe 1, ""Escribe 1, "Depreciación individual"

Asigna <001>, @DepreciaC [A"auto 12", 0302, 0302,P]

Escribe 40, <001>

Donde "auto 12" es la clave del activo. (tal como es tá escrita en el catálogo de activos).


Asigna y Escribe

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Servicios

Actualización en línea

Centro de asis tencia Aspel

http://c/Archivos%20de%20programa/Archivos%20comunes/Aspel/Centro%20de%20Asistencia/asistencia.htm



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@INPC

DESCRIPCIÓN:

Esta función proporciona el Índice Nacional de Precios al Consumidor del mes y año que se elija. Esta información es tomado de la ta

de INPC que se captura en el s istema.

SINTAXIS:

@INPC [ MM,AAAA ]

UBICACIÓN

Partidas y Ciclos.

EJ EMPLO:

ASIGNA <188>, @INPC [ 08,2002 ]

ESCRIBE 20, <188>

Ver: Estructura del formato .


Escribe y Asigna .

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@RAN

DESCRIPCIÓN:

Sirve para indicarle al sistema que deseas presentar la suma del monto de un rango de cuentas. El cat álogo de Rubros de cuen

divide la información en 4 columnas: Número de rubro, Descripción, Cuenta inicial y Cuenta final. Recuerda que un rubro puede inc

hasta cinco rubros de cuentas y que todas ser án consideradas para obtener el resultado que solicites.

SINTAXIS:

@RAN [R#rango,<Sufijo>] o@RAN[Cuenta1..Cuenta2,<Sufijo>]


Contenido del reporte.

*Ver Estructura del formato .

EJ EMPLO (Sintaxis 1):

Si es pecificas: @RAN[R15,F], estar ás indicándole al sistema que deseas conocer el saldo final de todas las cuentas del rubro 15,

corresponden a las cuentas de Inventarios. Para calcular es te saldo final se consideran todas las cuentas indicadas en los rubros

cuentas del rubro indicado.

EJ EMPLO (Sintaxis 2):

Si especificas: @RAN[2100 000..2199 999,F], estar ás indicándole al sistema que deseas conocer el saldo final de todas las cuentas

es tén incluidas entre la cuenta 2100 000 y la 2199 999.

Cuando trabajas con Cuentas departamentales, a la sintaxis presentada le deber ás agregar el número de departamento al que e

haciendo referencia, como s igue: @RAN [R#rango,<Sufijo>,#Depto].

Por ejemplo: @RAN[7,F,1], le indicar ás al sis tema que despliegue el Saldo final del rubro de cuentas 7, correspondiente al departame

1.

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@RED

DESCRIPCIÓN:

Permite redondear el valor de campos numéricos o variables Aspel

SINTAXIS:

@RED [<Campo>, (Precisión)]


Partidas y Ciclos.

EJ EMPLO:

INICIA CTA

ASIGNA <188>, @RED [ <034>, .01 ]

ESCRIBE 15, <188>

TERMINA CTA

*Ver Estructura del formato . Revisa también el s iguiente tema:

Redondeo


Escribe y Asigna .

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@SDIARIO

DESCRIPCIÓN:

"Saldo promedio diario"

Proporciona el Saldo Promedio Diario de la cuenta indicada en el per íodo de trabajo. Esta función sólo puede ser utilizada en cuentas

detalle.

Sólo para COI : En caso de que la cuenta maneje moneda extranjera, esta función calcula su saldo promedio diario utilizando los sal

de la divisa (puedes revisar estos saldos a través de la consulta de auxiliares de a cuenta, solicitándolos en la otra moneda). Si quieobtener el saldo promedio en moneda nacional, deber ás real izar la conversión respectiva.

SINTAXIS:

@SDIARIO [<No. Cta>]

donde:

<No. Cta> Es el número de la cuenta de la cual se quiere saber el Saldo promedio diario.

{Per íodo} Indica el per íodo de trabajo.


Contenido del documento, partidas y ciclos.

EJ EMPLO:

En este caso, s e quiere saber el Saldo promedio diario de la cuenta bancaria, del mes de enero de 1999, que en el catálogo tien

número de cuenta 1120 001 (trabaja con moneda nacional).

Pantalla

Escribe 1, "SALDO PROMEDIO BANCARIO"

Escribe 1, " "

Escribe 1, ""

Escribe 1, "Saldo promedio diario de la cuenta bancaria ''X''"

Asigna <100>, @SDIARIO [1120 001]{0199}

Escribe 60, <100>

Ver Estructura del formato .


Asigna y Escribe .

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@SI

DESCRIPCIÓN:

Permite que un comando "Sí", se utilice como parte de una operación y evita que se concentren demas iados comandos de este mis

tipo.

SINTAXIS:

@SI [Condicional, Verdadero, Falso]


Partidas y Ciclos.

Ver:

Comando SI

EJ EMPLO:

@SI [ SDI>10, SDI * .10, 0 ]

Ver:

Estructura del formato.


Escribe y Asigna.

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@SUBCADENA

DESCRIPCIÓN:

Permite extraer una subcadena de caracteres, ya sea de un cam po alfanumérico o de una cadena de caracteres.

SINTAXIS:

@SUBCADENA ["Cadena" o <Variable alfanumérica>, Posición inicial, # de caracteres]


Estructura Encabezado, contenido del reporte y totales.

EJ EMPLO:

Si deseas que s e despliegue los primeros 10 caracteres del nombre de la empresa, lo deber ás expresar de la s iguiente manera:

ESCRIBE 10, @SUBCADENA [<020>, 1, 10]

Además, puedes extraer subcadenas de una cadena o texto.

Si quieres extraer cuatro caracteres de un texto a partir del tercer caracter, se expresar ía de la s iguiente forma:

ESCRIBE 10, @SUBCADENA ["Mensaje", 3, 4] (La cadena debe ir entre comillas)

El sistema desplegar á lo s iguiente: saje


Escribe y Asigna .

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@EMPRESA

DESCRIPCIÓN:

Esta función, proporciona información general de la empresa.

SINTAXIS:

@EMPRESA (<CAR ÁCTER>)

Car ácter:

E:Nombre de la empresa

D: Dirección

P: Población

C:La cédula

R:El RFC

S: El regis tro patronal del IMSS

I:El registro de INFONAVIT


Partidas y Ciclos.

Ver controles de edición.

EJ EMPLO:

Asigna <19>, @EMPRESA(S)

Escribe 2, <19>


Escribe y Asigna

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ABRE

DESCRIPCIÓN:

Su función es indicarle al sistema el per íodo que se va a trabajar, de manera que abra los archivos correspondientes a dicha fecha

muy útil, ya que permite procesar datos de una fecha diferente a la que se está trabajando.

SINTAXIS:

ABRE MMAA (sin comillas) Aspel - COI

ABRE "DDMMAA" (con comillas) Aspel - NOI


Par ámetros.

EJ EMPLO:

ABRE 0599 (En Aspel - COI)

ABRE "150199" (En Aspel - NOI)



Escribe .

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AJ USTA

DESCRIPCIÓN:

A través de este comando, podr ás indicarle al sis tema que em piece a escribir las partidas o movimientos a partir de determinada l

que indiques. Es útil sobre todo cuando los encabezados difieren en longitud, en cuanto a líneas de impresión.

Sólo para Aspel – COI , Aspel – NOI 2.0, Aspel - BANCO y Aspel SAE 2.0: Este comando se indica al s istema la ubicación del texto que

va a imprimir en la hoja del reporte. La unidad de medida son centímetros que se miden a partir del inicio de la hoja. Por ejem

AJUSTA 10 indica que empezar á a imprimir a partir del centímetro 10 desde el borde del papel. Si la posición indicada con el AJUSTAanterior a la última línea impresa, el sistema ignorar á la instrucción, ya que NO retrocede durante la im presión.

SINTAXIS:

En Aspel - NOI y Aspel -SAE 2.0:

AJUSTA Xcm, Col, "texto" (Renglón de posición del cursor), (Número de colum na), "Texto"

En todos los demás s istemas:

AJUSTA Xcm (Renglón de posición del cursor)


Encabezado, partidas y totales.

EJ EMPLO:

E.j. 1. AJUSTA 10

Indica que empezar á a imprimir a partir del centímetro 10 desde el borde del papel.

Ej. 2. AJUSTA 15, 8, " : "

Indica que empezar á a imprimir a partir del centímetro 15 desde el borde del papel e Imprime el car ácter "dos puntos" en la columna 8


Escribe .


Esencial

Para conocer más a detalle el funcionamiento de este comando, favor de remitirte a la ayuda electr ónica de este sis tema.

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ANCHO_CARACTERES

DESCRIPCIÓN:

Este comando te permite delimitar el ancho que tendr á una cadena de caracteres, pero no trunca lo escrito, sino que continúa en la l

de abajo.

SINTAXIS:

ANCHO_CARACTERES Xcar (Número de caracteres).


Par ámetros , Encabezado, Partidas y Totales .

EJ EMPLO:

ANCHO_CARACTERES 7

ESCRIBE 1, "Nombre de la Empresa"

Delimita el ancho de la página a 7 caracteres

Escribe la cadena "Nombre de la Empresa" de la s iguiente forma:



Caracteres , Tipo, Font y Escribe .

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ASIGNA

DESCRIPCIÓN:

La finalidad de es te comando es la generación de variables por parte del usuario. A través de esta instrucción, el usuario podr á asign

a una nueva variable: valores, el resultado de una operación o cálculo, datos alim entados a través del comando DATO o el contenido

otra variable. El editor contiene campos libres numéricos y alfanuméricos.

SINTAXIS:

ASIGNA <Campo libre>, <Campo> o Dato o Cálculo o "Texto".


Partidas y Totales .

EJ EMPLO:

Ej. 1. ASIGNA <102>, <034> <035>

Le as igna el resultado de restar al campo <034> el campo <035> a la variable numérica <102> ( Debe – Haber)

Ej. 2 ASIGNA <100>, 100*0.05/15

ESCRIBE 1, <100>

Le as igna el resultado de multiplicar el monto de 100 por el porcentaje 0.05 y dividir entre 15, a la variable numérica, <100>.



Escribe , SI , Sino , Sifin .

Observación

Si se asigna texto a un campo libre numérico, el resultado es el número de caracteres de la cadena.

Si se asigna un número a un campo alfanumérico, al sumarle otro, concatena las cadenas involucradas, sin importar si el contenido

las variables son números, los toma como caracteres, no realiza la suma numérica.

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BRINCA

DESCRIPCIÓN:

Este comando le indica al s istema que brinque hasta el s iguiente inicio de página, para saltar las líneas que queden entre la última l

impresa y el inicio de la siguiente página.

Se define una sola vez, al final del formato, antes del comando FIN, para que la impres ión no se desfase entre uno y otro documento,

los encabezados quedan impresos correctamente.

SINTAXIS:BRINCA


Fin.

EJ EMPLO:

ESCRIBE 41, "TOTAL : $", 61, <066>

RAYA 41, 40, " "

\**Fin de la im presión de totales

BRINCA

FIN

En este ejemplo el sis tema continuar á las operaciones señaladas en el formato al inicio de la página s iguiente.



Encabezados.

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CARACTERES

DESCRIPCIÓN:

Este comando le indica al sistema la columna hasta la cual debe imprimir, dependiendo del tipo de letra que hayas definido. E

comando es idéntico al de Ancho_caracteres, con la diferencia de que corta la cadena de caracteres en seco.

SINTAXIS:

CARACTERES Xcar (Número de caracteres)



EJ EMPLO:

Supón que tienes el campo <001> cuya longitud es de 20 caracteres y deseas que el s istema escriba de la columna 1 a la 20; el cam

<002> de longitud 10, a imprimirse de la 22 a la 31 de longitud 10 y el campo <003> con 40 caracteres. Y que vayan de la columna 33

adelante, con una columna de separación entre una variable y otra.

Como podr ás observar, es necesario que el campo <103> se trunque en 20 caracteres. Las instrucciones dentro del formato para e

operación son las siguientes:

ESCRIBE 1, <001>

CARACTERES 41

ESCRIBE 22, <002>

CARACTERES 80

ESCRIBE 33, <003>

Con lo cual se le indica al sistema que:

Escriba a partir de la columna 1, los 20 caracteres que corresponden al campo <001>.

Limite la impresión hasta la columna 41.

Imprima los 10 caracteres permitidos para el campo <003>.

Restablezca la im presión hasta la columna 80.

Imprima el campo <002>.



Tipo, Escribe y Font .

7/15/2019 Manual COI 5.7


CENTRA

DESCRIPCIÓN:

La función de este comando es la de centrar un texto o contenido de una variable dentro de un documento.

SINTAXIS:

CENTRA (Total de caracteres en que se van a centrar), "Texto" o <Campo a imprimir>.


Encabezado, Partidas, Totales y Fin.

EJ EMPLO:

Si deseas centrar el texto "Empresa 1" dentro de un espacio de 40 columnas deber ás especificar:

CENTRA 40, "Empresa 1"

lo que te dar á como resultado la siguiente impresión:

Si especificas que este mis mo texto se centre en 30 columnas, deber ás indicarle al sis tema

CENTRA 30, "Empresa 1"

El texto ser á centrado en 30 columnas quedando:



Caracteres

7/15/2019 Manual COI 5.7


COMENTARIOS

DESCRIPCIÓN:

Es recomendable que cuando estés elaborando un formato, vayas documentándolo de acuerdo a tus unidades es tructurales; es d

describiendo para qué sirve cada parte. Si ingresas a un formato del s istema, notar ás que dentro de él se van indicando los pasos en

que se va dividiendo la impresión, por ejemplo: Definición de encabezados, Inicio de partidas, etc. Cuando documentas un formato

estar ás permitiendo a un futuro usuario entender más r ápidamente el funcionamiento y secuencia que seguir á el sistema p

ejecutarlo.

La función de este comando es hacer que el sistema ignore lo que se encuentre anotado a la derecha de éste.

SINTAXIS:

COMENTARIOS (Texto) ó \ (Texto)

"COMENTARIO" Sólo si rve al comienzo de un renglón.

La diagonal " \ " Puede ser utilizada en cualquier parte del renglón.



EJ EMPLO:

ESCRIBE 1, "Cuenta No." \ Escribir á el número de la cuenta

El sistema ignorar á lo que se encuentre a la derecha de la diagonal, puesto que es el comentario.



Escribe .

7/15/2019 Manual COI 5.7


DATO

DESCRIPCIÓN:

Este comando permite capturar datos al momento de emitir el reporte. Los datos as í capturados pueden usarse para imprimi

directamente o para utilizarlos dentro de cálculos y operaciones que realice el sistema de manera interna. Estos datos no que

registrados en el archivo, ni dentro del formato.

SINTAXIS:

DATO <Número de campo>, (Longitud del campo) , "Nombre del campo"

UBICACIÓN DE COMANDO:

Partidas.

EJ EMPLO:

Un ejemplo de es te comando, es el s iguiente:

PANTALLA

DATO <001>, 9, "Fecha del reporte: (DD MM AA)"

DATO <002>, 35, "Elaborado por: "

ESCRIBE 18, "Balance General al ", 56, <001>

SALTA 1

En el ejemplo anterior, el sistema realizar á los s iguientes pasos :

Configura la salida del reporte para enviar el resultado a pantalla.

Solicitar á la fecha de emis ión del reporte y la asigna a la variable <001>, contando con una longitud de 9 caracteres.

El sistema solicita el nombre de la persona que gener ó el reporte, siendo su longitud máxima de 35 caracteres y lo asigna a la varia

<002>.

Escribe a partir de la columna 18, el dato tecleado y almacenado en la variable <001>.

Salta al siguiente renglón.


LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON:

Asigna y Escribe .

7/15/2019 Manual COI 5.7


DEFINE

DESCRIPCIÓN:

Este comando le indica al sistema en dónde comienza la definición del encabezado del formato. Actúa directamente con Fencabezadcual indica la finalización de dicha definición. Se tienen tres formas de usarlo:

Solo (sin ningún par ámetro).

Con el par ámetro "Multiforma" (no disponible en SAE 2.0).

Con el par ámetro "Automático".

En COI es posible definir el encabezado para que se imprima en forma automática cada vez que haya un cambio de hoja, para es to

agregue el par ámetro "AUTOMATICO" (sin acentos), el sistema im primir á el encabezado cada vez que inicie una nueva hoja, ademáindicamos que imprima el máximo de líneas que alcance en cada hoja dependiendo del tipo y tamaño de letra seleccionado.

SINTAXIS:

DEFINE (pero bas ta con escribir DEF).


Encabezado.

EJ EMPLO 1:

DEFINE ENCABEZADOS

ESCRIBE 30, "Reporte Interno"

RAYA 30, 15

FENCABEZADOS

EJ EMPLO 2:

DEFINE ENCABEZADOS "AUTOMATICO"


RAYA 30, 15

FENCABEZADOS

NOTA:En el ejemplo del "Define Automático" no debes poner un salto de página (comando Brinca) mientras lo es tés ejecutando, por

provocar ás que se cicle el reporte, y tratar á de imprimir el encabezado saltando de hoja en hoja.


Tipo, Font , Fencabezados , Encabezados , Centra y Escribe .

7/15/2019 Manual COI 5.7


DISCO

DESCRIPCIÓN:

Con este comando el reporte que se genere ser á enviado a un archivo. Cuando ejecutes el reporte aparecer á una pantalla que solici

Nombre del archivo, donde deber ás es pecificar la unidad, subdirectorio y nombre del archivo para grabar el reporte.

SINTAXIS:

DISCO


Par ámetros.

EJ EMPLO:

Com * * * Ejemplo de utilización del comando Disco* * *

Com * * * Definición de par ámetros del reporte* * *

DISCO

TIPO 1

CARACTERES 225



Escribe , Impresor y Pantalla .

7/15/2019 Manual COI 5.7


ENCABEZADOS

DESCRIPCIÓN:

Sirve para imprimir el encabezado definido previamente, a través de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. Por lo general,

encabezados se mandan llamar fuera de los ciclos del reporte y después de definirlos a través de los comandos DEFIN

FENCABEZADOS.

SINTAXIS:

ENCABEZADOS


Encabezado.

EJ EMPLO:

Si defines un formato de la siguiente manera, los encabezados s e imprimir án después de cada cambio de página.

Com ************** Ejemplo de utilización de encabezados fuera de un ciclo *****************

Com ************** Definición de par ámetros del reporte ******************

MASCARA "###,###,###,###.##"

TIPO 2

Com ************ Definición de encabezado ***************

DEFINE ENCABEZADO

ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del mes"

RAYA 15, 50

FENCABEZADOS

Com **************** Definición de partidas *************

INICIA CICLO

ESCRIBE 10, "Cuenta", 35, <41>

TERMINA CICLO

Por el contrario, si deseas que al terminar un ciclo se imprima el encabezado; éste deber á estar definido dentro del ciclo comoejemplifica a continuación.

Com ************ Ejemplo de utilización de encabezados dentro de un ciclo ****************

Com *********** * Definición de par ámetros del reporte *************

MASCARA "###,###,###,###.##"

TIPO 2

Com ************ Definición de encabezado *******************

DEFINE

ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del año"

RAYA 15, 50

FENCABEZADOS

Com ******************* Definición de partidas ******************

INICIA CICLO

ENCABEZADOS

ESCRIBE 10, "Cuenta ", 35, <26>TERMINA CICLO

7/15/2019 Manual COI 5.7



LOS COMANDOS CON QUE SE RELACIONA SON:

Centra , Tipo , Caracteres, Define , Font y Fencabezados .

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ESCRIBE

DESCRIPCIÓN:

Sirve para imprimir un valor, variable, campo, texto o resul tado de cálculo a partir de determinada columna; permite que se definan de

de él, varias llamadas a impresión. Lo anterior es útil cuando deseas escribir más de un campo dentro de una mism a línea.

SINTAXIS:

ESCRIBE (Número de columna), <Variable o Campo> o Valor o "Texto"


Par ámetros , Encabezado, Partidas, Totales y Fin.

EJ EMPLO:

Si especificas:

ESCRIBE 10, <034>

El sistema escribir á el campo número 34 a partir de la columna 10.

Este comando permite que se definan dentro de él, varias llamadas a impresión. Lo anterior es útil cuando deseas escribir más de

campo dentro de una mism a línea. En lugar de especificar:

ESCRIBE 1, <041>

ESCRIBE 7, <042>

ESCRIBE 45, <045>

Podr ás escribir una sola vez el comando ESCRIBE, como se muestra a continuaci ón:

ESCRIBE 1, <041>, 7, <042>, 45, <045>



Define , Dato y Comentarios .

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FENCABEZADOS

DESCRIPCIÓN:

Este comando indica al sis tema el fin de las ins trucciones que componen el encabezado.

SINTAXIS:

FENCABEZADOS


Encabezado.

EJ EMPLO:

DEFINE


RAYA 30, 15

FENCABEZADOS

Ver Estructura del formato


Define y Encabezados .

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FIN

DESCRIPCIÓN:

Este comando da por terminada la definición del formato, por lo que se define como la última instrucción. Si existen otras instruccio

después, el sistema las ignorar á.

SINTAXIS:

FIN


Fin.

EJ EMPLO:

ANCHO CARACTERES 131

BRINCA

FIN


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FONT

DESCRIPCIÓN:

Funciona bajo el ambiente , para el manejo de distintos tipos y tamaños de letra. Permite al usuario tener una mejor visualizaciópresentación del reporte.

SINTAXIS:

FONT "Tipo de letra", Tamaño



EJ EMPLO:

DEFINE

FONT "Arial", 10

ESCRIBE 35 "REPORTE MENSUAL"

FENCABEZADOS



Tipo, Caracteres

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IMPRESOR

DESCRIPCIÓN:

Este comando hace que el reporte se envíe a la impresora. Si se está trabajando en ambiente, se puede utilizar de las siguientes form

l En Aspel - NOI se puede utilizar también de la s iguiente forma:

l En los s istemas DOS se puede utilizar de las siguientes formas:

SINTAXIS:

IMPRESOR (Número de impresor).


Par ámetros.

EJ EMPLO:

Com * * * Definición de los par ámetros de impresión * * *

IMPRESOR 1

MASCARA "###, ###, ###.##"

TIPO 1

* Ver Estructura del formato.


Disco y Pantalla .

Impresor Utiliza la impresora por omis ión.

Impresor # Busca el driver en la lista de impresoras de (si el número de impresor que puedes especificar corresponde

al orden en que aparecen los nombres de las impresoras en la ventana de Impresoras del Panel de controlde ).

Impresor "Star NX 1001" Bus car á el driver en la lista de impresoras de .

Impresor Utiliza la impresora que se haya configurado en el

sistema.

Impresor # Busca en la lista de impresoras definidas en elsistema.

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INICIA

DESCRIPCIÓN:

Sirve para que el s istema comience el ciclo de instrucciones que indiques. Además de leer un rango de cuentas para los rubros.

SINTAXIS:

INICIA Nombre completo del ciclo

INICIA [rango]


Partidas.

EJ EMPLO:

INICIA aux

ESCRIBE 1, <70>

ESCRIBE 6, <91>

ESCRIBE 15, <72>

ESCRIBE 115, <082>

SI <77> = 0

ESCRIBE 87, <78>

SINO

ESCRIBE 107, <78>

SIFIN

TERMINA

En el ejemplo, se pide que se abra la consulta de documentos, se realice un comparativo y, si la cantidad es diferente de 0, esc

ciertos campos en la pos ición señalada.



Termina , SI , Sino, Sifin y Escribe .

Esencial

Al usarlo, este comando debe i r acompañado del nombre del ciclo, según el sis tema que se utilice.

Este comando estar á disponible para cuentas, pólizas, auxiliares, partidas, departamentos, rubros.

Ver: Ciclos de COI

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INICIA RANGO

DESCRIPCIÓN:

Lee el rubro de cuentas indicado considerando todos sus rubros.

SINTAXIS:

Inicia SRAN [Número de rubro]


Ciclos.

EJ EMPLO:

Inicia SRAN [1]

Si <29> = 1

Escribe 5, <27> , 80, <36>

Asigna <92>, <92> + <36>

Sifin

Termina


Escribe y Asigna

Ver: Estructura del formato

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MÁSCARA

DESCRIPCIÓN:

Sirve para definir el formato con el cual se imprimir án los montos y cantidades que aparezcan después de esta instrucción: incluy

distribución de espacios, comas y puntos que ser án impresos.

SINTAXIS:

MASCARA "Formato" o Nada



EJ EMPLO:

Supongamos que: En algún formato deseas imprimir la cifra exacta 15.2083 con sus cuatro decimales. Si sólo defines:

ASIGNA <100>, 15.2083

ESCRIBE 3, <100>

El sistema imprimir á 15.21 en la columna 3, que difiere de 15.2083. Lo que deber ás es pecificar es lo s iguiente:

MASCARA "###,###,###.####"

ESCRIBE 3, <100>

MASCARA "###,###,###.##"

Con lo cual el s istema escribir á 15.2083 a partir de la columna 3. Como podr ás observar, la siguiente instrucción restablece la MASCA

anterior; de no hacerlo, el s istema im primir á el resto de las cifras del reporte con cuatro decimales, aunque se trate de m ontos, lo cua

tiene sentido.



Escribe , Asigna y Dato .

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¿Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones?

Temas relacionados

Formato de la f órmula que define el vínculo

Anotando directamente la f órmula a emplear

Acceso

l Abrir la aplicación de Windows donde se desea utilizar la información que generaste con el Copiado especial, y en el MeEdición de dicha aplicación, elige Pegado con vínculo o Pegado especial.

Qué es

Al efectuars e el pegado con vínculo, se copian los datos incluidos en la hoja generada y la f órmula que define el vínculo de los da

originales del sis tema con la aplicación utilizada.

Nota: Si aprendes a manejar esta f órmula (con las opciones que veremos a continuación), podr ás utilizarla para obtener resultad

contables y fiscales, de la mis ma manera que se obtienen en las hojas de cálculo que te ofrece el sis tema.

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PANTALLA

DESCRIPCIÓN:

El resultado del reporte se desplegar á en pantalla. Es recomendable utilizar este comando antes de enviar un reporte a impresión, lo

te permitir á verificar que la información que se emite es la que deseas.

SINTAXIS:

PANTALLA


Par ámetros.

EJ EMPLO:

Com * * * Definición de los par ámetros de impresión * * *

PANTALLA,

MASCARA "###, ###, ###.##"

TIPO 1

Al anotar Pantalla (en lugar de Impresor, por ejem plo), el reporte se mostrar á directamente en pantalla, lo cual permite su revisión an

de imprimirlo definitivamente.

Ver: Estructura del formato .


Impresor y Disco .

Esencial

Aún cuando tus reportes los emitas a pantalla, dentro de esta presentación existe una barra de herramientas, con la opción "Imprim

tal que, desde pantalla, también podr ás imprimir los reportes.

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RAYA

DESCRIPCIÓN:

Este comando imprime repetitivamente el caracter que hayas definido, a partir de la columna indicada y el número de veces

especifiques.

SINTAXIS:

RAYA (Número de columna), (# de veces que debe repetirse), "Caracter a imprimir"


Encabezado, Partidas y Totales.

EJ EMPLOS:

ESCRIBE 1, " "

RAYA 1, 10, " "

En el primer caso, el sistema imprimir á desde la columna 1 las rayas que s e incluyen entre comillas , mientras que en el segundo cas

resultado ser á idéntico, con la ventaja de que no es necesario escribir 10 veces el caracter a repetir, sino que con sólo indicarl

número de veces a escribirlo el sistema lo har á de manera automática.


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Modo alterno de captura

Acceso

l Menú Configuración, Modo al terno de captura

Qué es

Si está habilitada esta opción significa que la tecla ENTER dentro de los catálogos funciona para cambiarse de un campo a otro, com

se tratara de un tabulador. Cuando habilitas está opción saldr á un mensaje donde te explica cuál es s u función.

Nota: Si está activada esta opción, al momento de que llegues a algún botón de ACEPTAR la tecla Enter se convertir á en validacióterminación el proceso.

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REDONDEO

DESCRIPCIÓN:

Sirve para redondear las cifras de una variable numérica. Las variables sobre las que puede efectuarse el redondeo son los cam

predefinidos por el sis tema y las variables numéricas determinadas por el usuario a través del com ando ASIGNA. No podr ás redond

directamente una expresión o cálculo (Como 145/3), sino que tendr ás que asignarla a una variable.

SINTAXIS:

REDONDEO <Campo o Variable>, (Precisión)


Partidas.

EJ EMPLO:

ASIGNA <115>, 148/3

REDONDEO <115>, 1

ESCRIBE 15, <115>

Con las ins trucciones anteriores, el s istema:

Asignar á a la variable <115> el resultado de dividir 148/3.

Redondear á sin decimales la cantidad resultante 49.3333.

Escribir á a partir de la columna 15 el número 49.

Como podr ás observar, para indicarle al s istema que elimine los decimales de una cifra y que únicamente despliegue números ente

debes especificar dentro del par ámetro de precisión el número 1.

Si quieres obtener una precisión de hasta centésimas, el ejemplo anterior quedar ía de la s iguiente manera:

ASIGNA <115>, 148/3

REDONDEO <115>, 0.01

ESCRIBE 15, <115>

El sis tema entonces es cribir ía a partir de la columna 15 el número 49.33.



Mascara , Escribe , Asigna y Dato .

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SALTA

DESCRIPCIÓN:

Indica al sistema que avance un cierto número de líneas de impresión. El sistema avanza el número de líneas indicado, menos una

decir, si le especificas al sistema: "Salta 3", el sistema avanzar á 2 líneas. Ten cuidado al señalar el número de líneas a s altar, de man

que éste no exceda el largo total del reporte.

SINTAXIS:

SALTA (Número de líneas)


Encabezado, Partidas y Totales.

EJ EMPLO:

DEFINE

TIPO 1

ESCRIBE 56, No de póliza.:", 70, <071>

ESCRIBE 60 "fecha", 68, <072>

SALTA 4

FENCABEZADOS



Escribe

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SI

DESCRIPCIÓN:

Se emplea para indicar el inicio de una condicional dentro del formato. Es útil cuando necesites que una serie de acciones se ejec

para un cierto número de elementos que cumplan con el requisito definido.

SINTAXIS:

SI <campo a comparar> (operador lógico) <campo de comparación> o (valor a comparar) u operación


Partidas.

EJ EMPLO:

SI <77> = 0

ESCRIBE 1, "El movimiento es un cargo"

SIFIN

Otro ejemplo:



Sino , Sifin , Caracteres , Escribe y Asigna .

(<100> / 12) > <110> Compara si el campo <100> dividido entre 12, es mayor que el campo <110>.

(<100>*156) < <110> Compara si el campo <100> multiplicado por 156, es menor que el campo <110>.

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SIFIN

DESCRIPCIÓN:

Indica el final de las instrucciones que conforman la condicional y es necesario especificarla siempre, para que el sistema sepa q

termina la condicional.

SINTAXIS:

SIFIN


Partidas.

EJ EMPLO:

SI <121> >=54

ESCRIBE 10, <121>

SIFIN

En es te caso, al cumplirse la condicional (de que el campo 121 es mayor o igual a 54), el sis tema escribir á a partir de la columna 1

valor que representa el mismo.



Si y Sino .

Esencial

Cada comando SI, llevar á siempre un SIFIN

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SINO

DESCRIPCIÓN:

Se indica la serie de operaciones que debe llevar a cabo s i no se cumple la primera condicional.

SINTAXIS:

SINO


Partidas.

EJ EMPLO:

SI <073> = ""

ESCRIBE 2, "La póliza no tiene concepto."

SINO

ANCHO_CARACTERES 250

ESCRIBE 20, <073>

ANCHO_CARACTERES 132

SIFIN

En este ejemplo, el formato le indica al s istema lo s iguiente: Si la condicional Si es verdadera, es decir que el campo <76> sea igual aespacio en blanco, entonces que escriba a partir de la columna 2 el mensaje; si lo anterior no es cierto, se ejecuta la condicional SI

en la que se le indica al sistema que restablezca el número de caracteres a 250, luego delimite el ancho de la cadena de caracteres a

y escriba el contenido del campo <076> a partir de la columna 17; Finalmente, se le indica que restablezca el ancho de las cadenas

caracteres a 132; y se cierran las condicionales con el comando SIFIN.



Si y Sifin .

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TERMINA

DESCRIPCIÓN:

Sirve para que el s istema finalice el ciclo de instrucciones que indiques.

SINTAXIS:

TERMINA Nombre completo del ciclo


Partidas.

EJ EMPLO:

INICIA CTA

ESCRIBE 2, <050>, 20, <051>

ESCRIBE 30, <092>

TERMINA



Inicia .

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TIPO

DESCRIPCIÓN:

Se determina el tipo de letra que ser á utilizado en la impresión de la información. Podr ás m odificar los tipos de letra a lo largo del form

según lo requieras.

SINTAXIS:

TIPO (1 ó 2)



EJ EMPLO:

COM *********** El encabezado del reporte se imprimir á en letra para Encabezado ***************

TIPO 1

ESCRIBE 20, "Reporte General de Movimientos"

TIPO 2

ESCRIBE 1, <036>, 10, <040>

Con lo cual se le solicita al sistema:

Que inicialice la impres ión en letra para encabezado.

Escriba a partir de la columna 20 el título del reporte.

Active la impres ión en letra condensada.

Imprima a partir de la columna 1, el contenido del campo <036> y a partir de la columna 10, el contenido del campo <040>. Con lo

únicamente la impresión del encabezado quedar á en letra de encabezado.

Si requieres cambiar el estilo (negrita, cursiva, etc.) deber ás utilizar el comando CONTROL y con el comando FONT, puedes cambia

estilo de letra y también el tamaño.


Esencial

Este comando hay que reestablecerlo cada vez que se cambie.

Manejo

Toma en cuenta las siguientes consideraciones:

Para los s istemas basados en DOS se utiliza de la s iguiente forma:

Tipo 1 10 cpi

Tipo 2 16 cpi

Para los sis temas basados en se utiliza de la siguiente forma:

Tipo 1 Letra normal

Tipo 2 Letra condensada


Caracteres, Font y Control.

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TRADUCE

DESCRIPCIÓN:

Sirve para convertir el contenido de un campo numérico en letras. El s istema s lo funciona para inglés y español.

SINTAXIS:

TRADUCE (Número de columna), <Campo numérico>, "E"spañol o "I"nglés, "MONEDA/MONEDAS"

TRADUCE (Número de columna), <Campo numérico>


Partidas y Totales .

EJ EMPLO:

TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS"

TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS/M.N."

El sistema escribir á a partir de la columna 15, el monto del campo <101>, escribiendo el monto en Español y con la terminaciónPesos.

Si omites el par ámetro del tipo de moneda, el sis tema asumir á Pesos para "E"spañol y Dólares para "I"nglés.


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DEFINICIÓN DE CICLOS

Qué es

l Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operación, permitiendo que los registros se vayan leyend

utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder a los archivos de acuerdo al orden que sigue

clave, número de cuenta, etc., y ejecutar cierta operación para los registros que indiques.

l En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros de

tener cuidado con su definición. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el siste

empiece a imprimir la misma información una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistematiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusión de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo

datos.

l A diferencia de los comandos que sólo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sis tema sólo reconoce aciclos con el nombre completo.

l Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos.

l A continuación se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel: Ciclos de COI

Ver:

Ejemplo

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CICLOS DE COI

Los siguientes ciclos de lectura / operación se pueden utilizar conforme s e vayan requiriendo en el reporte:

AUX (Auxiliares)

CTA (Cuenta)

POL (Pólizas)

PAR (Partidas Pólizas)

DP (Departamento)

ACT (Activos)

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AUX (Auxiliares)

Este ciclo recorre el archivo de auxiliares, localiza la subcuenta que tenga movimientos y efectúa los procesos indicados y los imprim

final de la última subcuenta, o bien, debajo de cada una de éstas; esto depende de cómo se haya ordenado el ciclo Auxiliares dentro

formato. Este ciclo presenta únicamente los datos de las partidas, no de la póliza completa.

Es importante recordar que la sintaxis de este ciclo es:

Inicia [cta1..cta2]Inicia Aux

.

.

.

.

Termina

Termina

Los campos de este ciclo que puedo llamar y utilizar en mi formato son:

<70> Tipo de póliza

<71> Número de la póliza

<72> Fecha de la póliza

<76> Concepto del movimiento de la partida

<77> Tipo del saldo (0=Debe; 1=Haber)

<78> Monto del debe o haber de la partida

<79> Número de departamento *1

<245> Tipo de cambio de la partida *2

(*1) Este número sólo está disponible cuando utilizas per íodos departamentales; s i la cuenta no tiene departamentos aparecer á un 0

(*2) Si la cuenta no usa moneda extranjera, el tipo de cambio ser á siempre 1.0000.

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ACT (Activos)

Este ciclo te permite traer la información del Catálogo de Activos. Es posible crear reportes de Activos, ya que se puede disponer de e

datos a través del ciclo. El catálogo se recorre con base en la clave del activo.

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CTA (Cuenta)

Este ciclo va recorriendo el Catálogo de cuentas, se ubica en la primera cuenta del Catálogo, efectúa los procesos indicados y prosi

con la siguiente cuenta hasta que llega al final del archivo.

Dentro de COI se pueden definir ciclos de acuerdo al número de cuenta, respetando el siguiente formato:

INICIA [Número de cuenta inicial, Número de cuenta final]

INICIA [Número de cuenta inicial . . Número de cuenta final]

Indicándole al sis tema que ejecute una serie de acciones para el rango de cuentas especificado. También puedes definir un rango

cuentas, delimitando algunos campos alfanuméricos, ya sea que hayan s ido definidos por ti o los campos predefinidos por el s isteque corresponden al Rubro de cuentas y que van de los campos comprendidos entre el <046> y el <069>.

Para ejemplificar el uso de ciclos revisa el s iguiente ejemplo para COI :

Supón que deseas que el sis tema ejecute el siguiente proceso:

1. Tome una cuenta

2. Escriba en la columna 3 el número de cuenta y, a partir de la columna 17, su descripción.

3. Salte dos renglones.

4. Escriba en la columna 10 el texto "Saldo inicial" y a continuación el valor de la variable <033> (monto del saldo inicial).

5. Salte un renglón.

6. Escriba en la columna 10 el texto "Saldo final", seguido del contenido de la variable <036> (monto del saldo final).7. Salte tres renglones.

8. Una vez ejecutados los pasos anteriores, tome la siguiente cuenta y repita los procedimientos que van del 1 al 7 y los efe

hasta que termine con todo el archivo de cuentas. La manera como se escribir ía dentro del formato ser ía la s iguiente:

Com *** Este programa ejemplifica el uso de los comandos ***

Com *** INICIA CTA y TERMINA CTA ***

Inicia CTA

Escribe 3, <026>,17,<27>

Salta 3

Escribe 10,"Saldo inicial:",27,<033>Salta 3

Escribe 10,"Saldo final:",27,<036>

Salta 4

Termina CTA

La impresión del formato ser ía la s iguiente:

NOMBRE DE LA EMPRESA S.A. DE C.V.

1110 000 000 Caja

Saldo inicial: 90.00

Saldo final: 82.00

1110 001 000 Fondo fijo

Saldo inicial: 0.00

Saldo final: 0.00

1110 001 000 Caja chica

Saldo inicial: 90.00

Saldo final: 82.00

1110 001 000 Bancos

Saldo inicial: 15,700.00

Saldo final: 21,000.00

7/15/2019 Manual COI 5.7


Si defines que el sistema ejecute una operación, después de especificado el ciclo INICIA TERMINA CTA, ejecutar á el proceso par

última cuenta del catálogo. Los demás ciclos tienen un funcionamiento similar al indicado en este ejemplo.

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PAR (Partidas Pólizas)

Dentro de una póliza posiciónate en la primera partida que la compone, realiza los diferentes procesos que se te soliciten y contin úa

las s iguientes partidas hasta que llegues al final de la póliza.

7/15/2019 Manual COI 5.7


DP (Departamento)

DP (Departamento).

El sistema recorrer á el archivo de las cuentas a través de los departamentos, si en los Par ámetros de Configuración tienes activad

opción de uso de Departamentos.

Puedes usar la s iguiente instrucción para definir ciclos de acuerdo al número de cuenta:

INICIA [Número de cuenta inicial, Número de cuenta final]

INICIA [Número de cuenta inicial.. Número de cuenta final]

Indicándole al s istema que ejecute una s erie de acciones para el rango de cuentas es pecificado.

También puedes definir un rango de cuentas, delimitando algunos campos alfanum éricos. Los campos pueden ser definidos po

usuario; o bien, están predefinidos por el s istema, correspondiendo al Rubro de cuentas y que van de los campos comprendidos ent

<046> y el <069>.

Por Ejemplo: Supongamos que queremos ver el reporte de auxiliares para las cuentas de Activo Circulante; para esto usaremos el ra

de cuentas definido en el sistema, <046> y <047>,

En el formato se escribe:

Com reporte de auxiliares

INICIA [<046>, <047>]

SI <28> = 1 \\ Cuentas de detalle

Tipo 1

Escribe 1, <26>, 10, <27>

Tipo 2

INICIA AUXEscribe 1, <70>

Escribe 6, <71>

Escribe 15, <72>

mascara "##"

Escribe 26, <79>

Escribe 33, <76>

mascara "#,###,###.#####"

Escribe 64, <245>

mascara "#,###,###.##"

Si <77> = 0

Escribe 87, <78>

sino

Escribe 107, <78>

SiFin

TERMINA

salta 1

SIFIN

TERMINA

REPORTE DE AUXILIARES

1110 001 FONDO FIJO

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Dr

Dr

Dr

27/Ene/98

27/Ene/98

27/Ene/98

0

0

0

Partida 1

Otra póliza

Póliza Nº.3 de Disco para NEC

9.98

9.98

9.98

8,000.00

4,000.00

8,000.00

7/15/2019 Manual COI 5.7


Ejemplo

Supongamos que queremos ver el reporte de auxiliares para las cuentas de Activo Circulante; para esto usaremos el rango de cuen

definido en el sistema, <046> y <047>,

En el formato se escribe:

Com reporte de auxiliares

INICIA [<046>, <047>]

SI <28> = 1 \\ Cuentas de detalle

Tipo 1

Escribe 1, <26>, 10, <27>

Tipo 2

INICIA AUX

Escribe 1, <70>

Escribe 6, <71>

Escribe 15, <72>

Mascara "##"

Escribe 26, <79>

Escribe 33, <76>

Mascara "#,###,###.#####"

Escribe 64, <245>

Mascara "#,###,###.##"

Si <77> = 0

Escribe 87, <78>

sino

Escribe 107, <78>

SiFin

TERMINASalta 1

SIFIN

TERMINA

REPORTE DE AUXILIARES

Dr

Dr

Dr

27/Ene/98

27/Ene/98

27/Ene/98

0

0

0

Partida 1

Otra póliza

Póliza Nº.3 de Disco para NEC

8.25123

8.25123

8.25123

8,000.00

4,000.00

8,000.00

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Anotando directamente la f órmula a emplear:


Es posible anotar directamente en la otra aplicación la f órmula que definir á el vínculo dinámico. Puedes utilizar el tópico Matriz o Va

Para la evaluaci n de la f órmula deber ás emplear las funciones exclusivas que el sistema utiliza en la generación de formatos

reportes o en gr áficas, como las siguientes:

@CTA [Cuenta, Sufijo]

@CTA [<#Campo 1>..<Campo 2>, Sufijo]

@CTA [Cuenta 1.. Cuenta 2, Sufijo]@INPC [Mes, Año]

@RAN [R#rango, Sufijo]

Para obtener una explicación detallada de estos valores y funciones, consulta el Editor de Formatos, al final de este manual.

Ver: Editor de formatos


No te acepta el mismo formato de laf órmula en la aplicación Windows queestás utilizando.

Dir ígete al manual de explicación de dicha aplicación para que conozcas la

sintaxis indicada.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Formato de la f órmula que define el ví nculo

Donde se indica lo siguiente:

Esta f órmula se define mediante los s iguientes par ámetros:

1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos, en este caso COIWIN

2. Tema o Tópico del que se desea obtener los datos:

Valor:

Se utiliza cuando el resultado de la f órmula es un solo número, por ejemplo: el saldo final de la cuenta de Bancos, un valor del INPC

agosto de 2002, etc.

Matriz:

Se utiliza cuando el resultado no es un solo valor sino una tabla ó matriz con información, por ejemplo una Balanza de comprobac

con ( Nº de cuenta, descripción, saldo inicial, debe haber y saldo final).

3. Datos o f órmulas a evaluar desde COI

La función principal que utiliza el sistema es @CTA, la cual incluye en su s intaxis una letra que señala el concepto o campo del catálo

de cuentas que fue incluido en el copiado. Por ejemplo, en la siguiente f órmula:

=COIWIN¡Matriz!’{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa}’

Ctaini..Ctafin Rango de Cuentas para el copiado.

U= Número de cuenta

N= Descripción de la cuenta

T= Tipo de cuenta ( A= acumulativa, D= detalle)

I= Saldo inicial

F= Saldo final

M= Presupuesto mensual

A= Presupuesto anual

C= Presupuesto acumulado

D= Debe

H= Haber

P= Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

E= Diferencia entre Debe y Haber (E=D-H)

0= Incluye sólo cuentas con movimientos (sino solicitas este par ámetro, se presentar án todas las cuentas

con o s in movimientos del rubro definido)

nn= Número de departamento

Xnn= Número de moneda

#N= Incluye cuentas de nivel n ( por ejemplo: Si el sis tema maneja, los niveles 4-3-3 #1 representa las

cuentas de m ayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar.

{mmaa} Per íodo de donde se obtendr á la información, por ejemplo 0102 (enero/2002)

7/15/2019 Manual COI 5.7


Por ejemplo, si deseas generar una hoja donde se incluya de la cuenta 111-000-000 a la cuenta 1150-002-000 sólo de nivel de Ma

que contenga el número de cuenta, su descripción, su saldo final, y su presupuesto acumulado, al ins ertarla dentro de alguna aplicacde Windows, la f órmula deber á ser definida de la siguiente manera:

=COIWIN|Matriz!’@CTA[1110-000-000..1150-002-000, U, N, F, C, #1]’

Sirve para obtener el monto original de todos los tipos de activos:

=COIWIN!Valor!’@Deprecia[T,0199, 0199,0]’

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Captura de folio único de pólizas

Temas relacionados

Agregar una póliza

Modificar póliza

Eliminar una póliza

Al iniciar el nuevo per íodo, el sis tema mostrar á esta ventana si tienes activada la opción de folio único en par ámetros del sistema.

Nota

Recuerda que si tienes activada la opción de folio único, el número ser á consecutivo, por lo tanto no importa el tipo de póliza.

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Captura de folio inicial de pólizas

Temas relacionados

Agregar una póliza

Modificar póliza

Eliminar una póliza

Qué es

Al iniciar un nuevo per íodo, el sistema mostrar á esta ventana si tienes activada la opción número secuencial, en par ámetros

sistema:

Aquí tendr ás que anotar en cada tipo de póliza el número de folio con el que se empezar á a trabajar en el periodo.

Escribe los números de folio inicial para cada tipo de póliza con los que comenzar á a trabajar el sis tema en su campo correspondien

Nota

Si no seleccionaste la opción de número secuencial, el sistema te propondr á un número, pero lo podr ás cambiar según

necesidades.

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Interacción de catálogos y archivos

Temas relacionados

Registro en línea

Archivo de datos y de índice

Qué es

Los movimientos que captures de la información de tu empresa se registran de inmediato en los catálogos, modificand

complementando los datos de los archivos y catálogos interrelacionados.

Con tu sistema generas movimientos que se guardan en dos tipos de archivos (de datos y de Índice). Es importante que conozcas es

archivos, los cuales se guardan con las terminaciones ".Dee" y "Xee", donde ee es el número de la empresa, por ejem plo "D01" y "X

son para la empresa 1.

.Dee Es un archivo de "Datos" y contiene los registros tal y como los capturas te.

.Xee Es un archivo de "Índice", es decir, contiene información sobre la organización de tus registros en el archivo de da

correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más r ápidamente la información capturada.

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Agrega un perí odo al administrador

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, con el botón opción Agrega per íodo.

Temas relacionados


Creación del siguiente per íodo

Qué es

Este proceso te servir á para recuperar los datos en caso que hayas elim inado el per íodo dentro del Administrador de per íodos.Estos es , si por error eliminaste un per íodo, para recuperarlo deber ás incorporar el per íodo que habías elim inado e indicar la ruta don

se encuentra la base de datos de ese per íodo.

Manejo

Dentro del Administración de per íodos, al incorporar un per íodo en el administrador, se crear á vacío siempre y cuando no ha

indicado una ruta, es decir sin tablas de cuentas, activos, etc.

Si al eliminar un per íodo necesitas recuperarlo, deber ás incorporar un per íodo con el mes y año correspondiente al per íodo eliminadigual de la ruta donde se encuentran los datos, para que el sistema lo reconozca.

Nota

El Administrador de per íodos no elimina f ísicamente de la computadora los archivos de un per íodo de trabajo, sino que los mantiene

la ruta donde se generaron.

Si agregas un per íodo vacío, deber ás crear el catálogo de cuentas para poder realizar las operaciones correspondientes, por ejemplo

necesitas realizar un traspaso de saldos hacia es te per íodo deber ás crear el catálogo si no lo creas, se generar á un error.

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Agregar perí odo

Acceso

l Menú Archivos, Adminis trador de per íodos, botón opción Agregar per íodo

Qué es

Este proceso te servir á para recuperar los datos en caso que hayas elim inado el per íodo dentro del Administrador de per íodos.

Esto es, si por error eliminaste un periodo, para recuperarlo deber ás incorporar el per íodo que habías eliminado e indicar la ruta do

se encuentra la base de datos de es e per íodo.

Nota

En caso que este per íodo se haya creado y no haya sido recuperado, este per íodo se agrega vacío por lo que tendr ás que crear

catálogos correspondientes para poder trabajar con él, por ejemplo, si quieres realizar un traspaso hacia ese per íodo deber ás crea

catálogo de cuentas antes de realizar el traspaso.

El Administrador de per íodo no elimina f ísicamente de la computadora de la computadora los archivos de un per íodo de trabajo, sino

los m antiene en la ruta donde se generaron.


Agrega un per íodo al adminis trador

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La actualización no se realiza sólo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde están las actuales

Volver a preguntas generales de los sis temas Aspel


NO. El término de actualización se utiliza para fines comerciales, entendiendo que a un usuario se le vende con un precio preferencia

de actualización cuando dicho usuario posee el s istema, pero en versiones atrasadas . Es una forma de es timular a nuestros us uario

que se estén actualizando constantemente, pues no se les vende al precio de paquete "Nuevo".

Cuando un usuario compra una actualización, está pagando menos, pero se le está entregando un PAQUETE COMPLETO, con

nuevo número de serie, manual, etc. Por lo tanto, tienen que instalarlo como un paquete nuevo e independiente al que usabanteriormente. Esto implica que se tendr á que instalar en un directorio nuevo y que tendr án que configurarlo nuevamente, es de

definir en es ta nueva versión los par ámetros con los que deber á funcionar el sis tema.

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¿Qué reportes puedo generar en mi sistema?

El sis tema cuenta con los s iguientes reportes, elige el que deseas consultar:

l Manejo de reportes

l Cuentas:

Reporte del Catálogo de cuentas


l Reporte de emis ión de pólizas

l Reporte de balanza de comprobación

l Reporte de diario general

l Reporte de auxiliares

l Activos Fijos:

Reporte de catálogo de activos



l Depreciación Contable:

Reporte de Depreciación Contable


Proyección de depreciación

Conciliación de activos

l Depreciación Fiscal:

Depreciación con valores actualizados (factor anual)

Depreciación con valores actualizados (ajustes ISR)

Con deducción inmediata

Impues to a los activos fijos (IMPAC)


l Reporte de operaciones con terceros

l Reporte de balance general l Reporte de estado de resultados

l Reporte de libro mayor

l Reporte de reexpresión de saldos

l Reporte de presupuestos

l Reportes de usuario

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¿Qué funciones hacen más eficiente mi sistema?

l Aspel - COI cuenta con una gran flexibil idad para que la inform ación que manejes puedas utilizarla en forma simultanea en ot

aplicaciones, gracias a la opción Copiado especial

l Puedes Personalizar la información que mos trar á los catálogos o consultas.

l Puedes Exportar tu información a otros formatos de bases de datos o hojas de cálculos sin ningún problema de compatibilida

as í crear tus propios informes personalizados.

l Cuentas con el Editor de Formatos, que te permite elaborar f ácilmente tus propios formatos que se apeguen a las necesidadde tu empresa.

l Da de alta tus Usuarios para establecer a qué partes del sistema podr án ingresar y las operaciones que podr án llevar a ca

dentro de ellas .

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Consulta de auxiliares, saldos históricos

Escoge el tema que desees consultar:



Saldo promedio diario

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Cuentas deudoras, acreedoras y complementarias

Cuentas de saldos deudoras

Son aquellas que registran costos, gastos y pérdidas, por lo tanto, aumentar án cargando, disminuir án abonando y su saldo s

deudor.

Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos so

venta, los gastos de venta, los gastos de administración, los gastos financieros y los otros gastos.

Cuentas de saldos acreedoras

Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentar án abonando, diminuir án cargando y

saldo ser á acreedor.

Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra,

productos financieros y los otros productos.

Cuenta complementaria

l La cuenta complementaria ser á de naturaleza contraria a la de la cuenta que estés manejando, es decir, si la cuenta es

naturaleza acreedora, la cuenta complementaria deber á ser de naturaleza deudora y viceversa, de lo contrario el sistema

dejar á asignarla.l Podr ás realizar varias partidas que contengan las cuentas complementarias, en este caso deber ás verificar que tanto en el DE

y en el HABER tengan las mismas cantidades para poder cuadrarlas.

l Puedes utilizar cuentas con o sin cuentas complementarias teniendo en cuenta que deber ás cuadrar tu póliza.

l Podr ás cuadrar la póliza con la cuenta de cuadre que hayas indicado en los par ámetros de configuración.

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Selecciona el método a utilizar para activar el s istema

Temas relacionados

Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema

Datos de Regis tro del Cliente

Petición de Activación del Sistema

Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema

Resumen de la información

Procesar la solicitud de Activación del Sistema

Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

En este primer paso del asistente deber ás indicar la forma en la que deseas realizar la activaci ón del sistema, las formas disponib

son:

l Activación del sistema en lí nea (computadora con conexión a Internet) desde la computadora en la que se encuentre instalael sistema, el requisito para realizar este tipo de Activación es que la computadora tenga activo el servicio de Internet. Este e

tipo de activación sugerida por omisión al acceder al asis tente.

l Procesar una solicitud de activación previa. A través de un equipo de cómputo diferente (cuando la computadora donde

instaló el sistema no cuenta con conexión a Internet), en este caso se tendr á que generar previamente un " Archivo de petición

Activación" para enviarlo a Aspel de México a través de la página www.aspel.com.mx. Una vez recibida la respuesta, se deb

ejecutar nuevamente el Asistente de Activación para procesar el Archivo de respuesta de Activación conforme a las ins truccio

del mismo asistente.

Presiona el botón de "Siguiente" para continuar con el asis tente

Mensajes de error que se des pliegan en el proceso de activación




7/15/2019 Manual COI 5.7


Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema

Presiona el botón "Siguiente" para continuar con el Asistente.


Temas relacionados



3.-Petición de Activación del Sistema 4.-Nombre de archivo para la s olicitud de Activación del Sistema

5.-Resumen de la información

6.-Procesar la solicitud de Activación del Sistema

7.-Finalización del Asis tente para la Activación del Sistema

En esta parte del asistente deber ás proporcionar el Número de serie y el Código de activación que para los productos en su vers

tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg ó al mome

de su adquisición), en el caso de los productos en renta estos datos s e proporcionar án al realizar la contratación del servicio de renta

aspel.com.mx

En caso de que el Número de serie corresponda a una Actualización el sistema solicitar á además el Número de Serie y CódigoActivación correspondientes a la versión anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar).

Es importante considerar que tanto para la activación de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualización de tu vers

deber ás realizar primero el proceso de Actualización y Enlace de sis temas en la dirección aspel.com.mx/enlace


Al seleccionar la liga "Certificado de Autenticidad" se m ostrar á un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen los datos

número de s erie y código de activación.



http://www.aspel.com.mx/enlace.

http://www.aspel.com.mx/enlace.


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Datos de Registro del Cliente

Datos de Registro del cliente… Continuación


Temas relacionados

1. -Selecciona el método a utilizar para activar el s istema

2. -Petición de Activación del Sistema

3. -Nombre de archivo para la sol icitud de Activación del Sistema

4. -Resumen de la información

5. -Procesar la sol icitud de Activación del Sistema

6. -Finalización del Asis tente para la Activación del Sistema

La información que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Física o Moral

propietario de la Licencia de uso del s istema, por lo que la información que se indique debe ser adecuada ya que ser á enviada a As

en donde quedar á registrada para referencias futuras.

En este paso hay datos de car ácter obligatorio, por lo que s i no los proporcionas no podr ás avanzar a la siguiente ventana del as isten

continuar con la activación del sis tema, ya que en es te caso el botón "Siguiente" estar á deshabilitado.

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Petición de Activación del Sistema


Temas relacionados


2.- Datos de Registro del Cliente 3.- Nombre de archivo para la sol icitud de Activación del Sistema




El asis tente te permitir á realizar la petición de dos formas:

Activación en lí nea: Esta opción enviar á en línea (es decir, en tiempo real) la petición de activación del sis tema a Aspel. Para que e

operación se realice deber ás asegurarte que tu conexión a Internet esté activa y que la computadora donde estás realizando

activación sea el equipo donde utilizar ás el sistema.

Al activar el botón Siguiente, se presentar á una página con el resumen de la información proporcionada, para que en caso de

necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activaci ón del sistema.


Activar desde otro equipo: Esta opción permite generar y guardar f ísicamente el Archivo de petición de activación del sistema en

ubicación o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que si cuente con acceso a Internet se acceda a

página aspel.com.mx/activacion y se deposite este archivo. En esa misma página se obtendr á un archivo de respuesta de activac

Finalmente ser á necesario regresar al equipo donde se instaló el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activación y elegi

opción "Procesar una solicitud de activación previa" para concluir con la activación del sistema.

Al activar el botón Siguiente, el paso que se presenta en el asis tente es:

"Nombre de archivo para la solicitud de Activación el Sistema".

Nombre de archivo para la solicitud de Activación el Sistema




7/15/2019 Manual COI 5.7




Temas relacionados








En este paso se presenta un resumen de la información proporcionada la cual es indispensable para el registro y activación

sis tema. Estos datos s on empacados y enviados a Aspel para el registro del sistema, por lo que es importante que verifiques tus dat

para que en caso de que existan datos err óneos puedas regresar al pas o donde se solicitaron y los proporciones nuevamente.

Si la información es correcta, selecciona el botón "Activar".

Recuerda que esta ventana se presentar á independientemente del tipo de Activación elegida, es decir, para "Activación en lí nea" o p

"Procesar una solicitud de Activación previa".

Si el proceso que estás ejecutando es "Solicitar archivo de petición para enviarlo desde otro equipo", en lugar del botón "Activar" est

disponible el bot n "Guardar", selecciona este botón para que el archivo de petición sea grabado en la ruta que especificaste en el pa

anterior "Nombre de archivo para la solicitud de activación del sistema".

7/15/2019 Manual COI 5.7


Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema

Temas relacionados

1.-Selecciona el método a utilizar para activar el s istema 2.-Datos de Registro del Cliente

3.-Petición de Activación del Sistema

4.-Resumen de la información

5.-Procesar la solicitud de Activación del Sistema

6.-Finalización del Asis tente para la Activación del Sistema

Esta ventana se presenta cuando la petición de activación se realizar á desde otro equipo. Y su función consis te en guardar f ísicame

el archivo de petición de activación en una ruta; por omisión se sugiere la ruta C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ As

Sistemas Aspel\ COI5.70. El nombre sugerido para el archivo por omisión se arma con el número de serie del sis tema a activar ju

con la terminación Regasp, pero puedes modificarlo.

Este archivo deber á depositarse en la página aspel.com.mx ahí mismo obtendr ás el archivo de respuesta.




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Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Una vez concluido el proceso de activación y dependiendo de la forma de activación (en línea o mediante otro equipo con acces

Internet) se desplegar á una ventana informando del éxito del proceso, dependiendo de la forma de activación se desplegar á la siguie

información:

En lí nea. Si la activación fue satisfactoria se informar á de su éxito, en caso contrario se informar á la razón por la cual falló el proceso y

se realizó la activación del sistema.

Mediante otro equipo con acceso a Internet.Se informar á del éxito de la generación del archivo de petición y se presentar án los pa

que debes seguir para obtener el archivo de respues ta desde la página aspel.com.mx. Con el botón Imprimir, podr ás obtener un rep

con la descripción de dicho procedimiento.

Al terminar el asistente de activación se desplegar á la ventana de Abrir empresa que permite acceder al sis tema.


PROBLEMA SOLUCIÓN

El archivo de Respuesta deActivación: xxxx.Respasp ha

caducado. Deberá generar unnuevo Archivo de Respuesta

El archivo que se especificó no corresponde al que se gener ó mediante el asis tente o se

encuentra en otra ruta.



7/15/2019 Manual COI 5.7



Temas relacionados



3.- Datos de Registro del Cliente del Cliente





de Activación válido.

Ocurrió un Error al intentar leerel Archivo de Respuesta deActivación.Por favor, verifique que sea elarchivo correcto.

El archivo se encuentra dañado o no es el que se gener ó en la activación del sistema.

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Elige el tema que deseas consultar de los s iguientes:

Información general


Par ámetros para la revaluación


7/15/2019 Manual COI 5.7


ACTIVOS

Elige el tema que desees consultar:

Consulta de activos

Agregar un activo

Modificar un activo


Eliminar un activo

Busca un activo

Filtra un activo

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Cálculo del Ajuste anual por inflación

Qué es

Para las nuevas disposiciones de la ley del ISR se incorpor ó el Ajuste anual por inflación en lugar del Cálculo del componeinflacionario.

El ajuste anual por inflación desde un punto de vista fiscal, representa la dism inución del poder adquisitivo que sufre un cr édito o

deuda a través del tiempo por el efecto del cambio en los precios.

La disminución del poder adquisitivo de la moneda que arroja el ajuste inflacionario no es del todo exacto, ya que se basa en el IndNacional de Precios al Consumidor y como bien sabemos este lo determina el Banco de México basándose en algunos precios. Eno quiere decir que el aumento de todos los precios constituyen la inflación, pero para efectos fiscales debemos apegarnos a e

Ajuste Anual por Inflación. Este se deber á determinar al final de cada ejercicio y se determinar á si resulta acumulable o deducible.

Manejo

l Para calcular el ajuste anual por inflación para un ejercicio regular, el sistema proporciona un Asistente el cual pretende guia

en la realización de este proceso de manera r ápida. En el asistente se solicita información con relación al tipo de per ío(regular o irregular), las cuentas de cr édito y de deudas, de esta forma el s istema podr á determinar lo siguiente:

1. Se determina el saldo promedio anual de los cr éditos y de las deudas : Para obtener esto, el sis tema suma el saldo

las cuentas de cr édito al último día de cada uno de los meses del ejercicio seleccionado, el resultado se divide ponúmero de meses de dicho ejercicio. Para las cuentas de deudas se realiza lo mismo.

2. Se determina la diferencia entre saldo promedio anual de los cr éditos y el de las deudas.

Nota: Cuando el saldo promedio anual de los cr éditos resulte mayor al saldo promedio anual de las deudas, el aju

anual por inflación ser á "Deducible", por lo que se sumar á a los gastos.Cuando el saldo promedio anual de las deudas resulte mayor al saldo promedio anual de los cr éditos, el ajuste an

por inflación ser á "Acumulable", por lo que se sumar á a los ingresos.

7/15/2019 Manual COI 5.7


3. Ahora, con estos datos ya se puede determinar el "Ajuste anual por Inflación".

Conclusiones:

El ajuste anual por inflación resultó deducible, ya que el saldo promedio anual de los cr éditos (7,500) resultó mayor al de

deudas (5,750), de manera que este ajuste anual por inflación de ($99.75) se sum ar á a los gastos deducibles del ejercicio.

Esto significa que los cr éditos los absorbió la inflación, disminuyó su poder adquisitivo y como consecuencia, el valor del ac

disminuyó, por lo que se ve una clara perdida, por ese m otivo el ajus te anual por inflación es deducible.

l Si el ejercicio fiscal resultar á de menos de 12 meses (irregular), ya sea por inicio de actividades o por liquidación o inclusive

fusión o por escisión, entonces se divide el INPC del mes inmediato anterior al primer mes del mismo ejercicio anter

entonces:

1. Se determina el saldo promedio anual de los cr éditos y de las deudas: Para obtener esto, el sis tema sum a el saldo de

cuentas de cr édito al último día de cada uno de los meses del ejercicio seleccionado, para este caso irregular (en

hasta junio), el resultado se divide por el número de meses de dicho ejercicio. Para las cuentas de deudas se realiza

mismo.

2. Se determina la diferencia entre saldo promedio anual de los cr éditos y el de las deudas.

Nota: Cuando el saldo promedio anual de los cr éditos resulte mayor al saldo promedio anual de las deudas, el aju

anual por inflación ser á "Deducible", por lo que se sumar á a los gastos.

3. Cuando el saldo promedio anual de las deudas resulte mayor al saldo promedio anual de los cr éditos, el ajuste anual inflación ser á "Acumulable", por lo que se sumar á a los ingresos.

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Tema relacionado

Ajuste anual por inflación

4. Ahora, con estos datos ya se puede determinar el "Ajuste anual por Inflación".

Conclusiones:

El ajuste anual por inflación resultó deducible, ya que el saldo promedio anual de los cr éditos (7,333.33) resultó mayor al de

deudas (5,666.67), de manera que este ajuste anual por inflación de ($42,666) se sum ar á a los gastos deducibles del ejercicio.Esto significa que los cr éditos los absorbió la inflación, disminuyó su poder adquisitivo y como consecuencia, el valor del ac

disminuyó, por lo que se ve una clara perdida, por ese m otivo el ajus te anual por inflación es deducible.

Observaciones

Para valuar los cr éditos o las deudas en moneda extranjera se tomar á su valor monetario existente al primer día del mes del ejercicio

que se esté efectuando.

Si en el ejemplo fuera el caso contrario, donde mis deudas hubiesen dism inuido su poder adquisitivo, a una dism inución de pasiv

por lo tanto ser ía una ganancia. Para este caso el ajuste anual por inflación ser ía acumulable y se sumar ía a los ingresos.

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l Tipo de activo

l Descripción

l Localización

l Monto original MN

l Monto original ME


l

Máximo deducible

l Valor del mercado

l Vida útil

l Estado del activo

l Fecha de eliminación

l Departamento

l Número de serie

l

Tipo de cambio

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Captura ruta SAE

Acceso

l Menú Archivos, Operaciones con terceros, Datos fiscales de terceros, botón

Qué es

En esta ventana se indica la ruta para acceder al catálogo de proveedores del sistema Aspel-SAE y poder importar los proveedores

tienes dados de alta en el sistema.


Tema relacionado


Campo Descripción

Número de empresa SAE Escribe el número de empresa de SAE para importar los datos de los proveedores.

Ruta o Alias Escribe o selecciona la ruta donde se encuentra la base de datos del sis tema Aspel-

SAE.

Nota

Si la información que se trae de SAE no es tá completa, es decir, la Clave, Nombre y RFC del proveedor, éstos se ver án con un valor

omisión de para tipo de tercero ser á 4= Proveedor Nacional y el tipo de operación ser á 85= Otros.

7/15/2019 Manual COI 5.7


l Tipo de activo l Tasa de depreciación contable

l Descripción l Estado

l Monto Original l Deducción inmediata

l Monto Original ME l Inicio de depreciación contable

l Fecha de adquisición l Inicio de depreciación fiscal

l Máximo deducible l Depreciación acumulada fiscal

l Valor del mercado l Depreciación per íodo

l Depreciación acumulada l Depreciación total

l Método de depreciación l Remanente a depreciar

l Tasa de depreciación contable l Factor de actualización


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Opciones de Abrir empresa

Manejo

Podr ás abrir una empresa de las s iguientes dos m aneras:

Abrir empresa al iniciar la s esión

Abrir empresa dentro de una sesión

7/15/2019 Manual COI 5.7


l Activo l Valor de mercado

l Tipo de activo l Estado

l Descripción l Última revaluación

l Monto Original l Revaluación per íodo

l Monto Original ME

7/15/2019 Manual COI 5.7


l Activo l Número de serie

l Descripción l Pr óximo mantto.

l Fecha de adquisición l Último m antto.

l Valor de mercado l Periodicidad mantto.

l Estado l Costo mantto.

7/15/2019 Manual COI 5.7


l Activo l Teléfono de sinies tros

l Descripción l Cobertura

l Monto Original l Monto asegurado

l Monto Original ME l Prima total

l Número de póliza l Deducible

l Aseguradora l Vigencia de póliza

l Agente de seguros

7/15/2019 Manual COI 5.7


Preguntas y respuestas más comunes de Aspel-COI 5.7

¿Cómo doy de alta el Catálogo de cuentas?

¿Cómo se elabora una póliza de cierre?

¿Cómo puedo integrar mis pólizas?

¿De qué forma agrupo mis activos?

7/15/2019 Manual COI 5.7


Presentación preliminar de los reportes

Botones Función

Salir del reporte.

Imprime el reporte.

Se mueve a la página que le indiques. Después de capturar el número de página pulsa la tecla

Enter.

Zoom para modificar el porcentaje de visualización del reporte.

Avanza a la primera o a la última página del reporte.

Regresa a la página anterior o avanza a la s iguiente.

Permite colocar el archivo .BMP con el logotipo de tu empresa.

Nota:Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la em presa, la fecha de emisión del reporte

número de página.

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Guí a práctica de procesos


Qué es

Te sugerimos revisar los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administración confiable y efectiva (no

indispensable que cumplas con es te orden de manera explícita):

Proceso

1. ¿Ya leíste tu manual de referencia? ¿Ya sabes cómo opera tu sistema en términos generales?

2. Instala Aspel - COI para empezar a trabajar.

3. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad

4. Define los Par ámetros de tu Sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de Aspel - COI. Es importa

que conozcas la Interacción de los módulos, a fin de que lleves una administración ordenada.

5. Configura los Perfiles del Usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del programa.

6. Define tus Aplicaciones Asociadas, como la calculadora y la hoja de cálculo de Windows, que te ser án de gran utilidad en

operación.

7. Configura tu barra de herramientas, para activar con un botón las funciones más importantes.8. Activa el Modo alterno de Captura, para acelerar la captura de datos.

9. Conoce el Control de Archivos, que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir da ños en caso de una f

eléctrica en tu computadora.

10. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario.

7/15/2019 Manual COI 5.7


Opciones para departamentos



7/15/2019 Manual COI 5.7


Opciones para tipos de activos

Que tema quieres consultar:



7/15/2019 Manual COI 5.7


Opciones de los Conceptos de pólizas


Modificar conceptos de póliza


7/15/2019 Manual COI 5.7


MenúEdición

En el menú edición te encontrar ás las s iguientes opciones genéricas:

Agregar

Modificar

Eliminar

Pegar

7/15/2019 Manual COI 5.7


Ventana de Traducción de perfiles

Acceso

l Desde el asis tente de traducción, Traducción perfiles, botón Configurar

Que es

Esta ventana muestra los usuarios que se encuentran en la empresa que es tás traduciendo de una versión anterior.

ManejoEn la ventana se muestran los usuarios registrados en la versión a traducir y los usuarios Aspel a los que se les puede asignar o cr

como un nuevo usuario.

La información que se m uestra en la parte superior de la ventana es: el número de la em presa de la cual se van traducir los perfiles

versión al que corresponde, as í como el d irectorio fuente y destino.

Además muestra los usuarios que se traducir án o no de acuerdo a la configuración que se de por cada usuario de versión anterior y

relación que tendr á con los usuarios actuales de los sis temas Aspel que contienen el nuevo manejo de Perfiles de us uario.

Usuarios Aspel-COI Muestra los usuarios que están registrados en la empresa de una versión anterior de Aspel-COI 5.7, el nombre

los usuarios por default ser á USUARIOX, donde X es el número de usuario asignado en versiones anterior

pero se puede modificar.

Usuarios Aspel Muestra las funciones que s e pueden aplicar a los usuarios a traducir tales como Crear como usuario nuevo y

traducir, as í como los usuarios dados de alta en los sistemas Aspel que manejan el nuevo esquema de perfi

de usuario, tales como Aspel-NOI 4.0 y los liberados después de este sistema; para poder asociar usuarios

versión anterior con usuarios de versiones recientes.

Sugerencias

l En caso que relaciones un usuario de versión anterior con algún usuario Aspel actual que no pertenezca a Aspel-COI 5.7

sistema lo dar á de alta automáticamente y tomar á el nombre que tengas en el campo Usuarios Aspel COI.

l También tienes la opción de no traducir el usuario de versión anterior.

l Si seleccionaste la opción Crear como usuario nuevo, sólo se traducir án sus perfiles pero es necesario registrar el usua

nuevo antes de traducir para que se le asigne los perfiles.

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Consideraciones para trabajar con Windows Vista

-SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que seejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cuál solicita constantemente la autorización dusuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contraseña para llea cabo actividades que en versiones anteriores no requer ían autorización de un usuario Administrador. Pala adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel deber ás tomar en cuenta lo siguiente:Si tienes Aspel-AL versión 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrado

esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opción "ejecutar comoadministrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitambién que Aspel AL se actualice a la versión más reciente. Te dar ás cuenta que requieres llevar a caboeste proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre elmensaje:"No se halló el registro del producto, por favor proporcione la ubicación del archivo deversión".Al ejecutar Aspel-AL versión 2.00.6 o superior tendr á el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil deusuario Windows:Si eres Administrador, te aparecer á un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución de Aspel-ALAcéptala.

Si no eres Administrador, te aparecer á un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña deladministrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador dla red.Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modoadministrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengasinstalado y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dar ás cuenta qrequieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspelobtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio.Probablemente no tenga permisos de escritura".Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr á el siguiente comportamiento dependiendde tu perfil de usuario de Windows:Si eres Administrador, te aparecer á un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución del Servidor Licencias. Deber ás Aceptarla.Si no eres Administrador, te aparecer á un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña deladministrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador dla red.

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 versiones

Manejo

Aspel-BANCO soporta el manejo base de datos en formato SQL versiones 2000, 2005 Estándar y SQLExpress (MSSQL).

Para el adecuado funcionamiento de Aspel-BANCO en MS-SQL 2005 Estándar o Express, consideralo siguiente:

- Si en la base de datos existen claves que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radiquesolamente porque una se escribe con letras mayúsculas y la otra es igual pero con letras minúsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado elatributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya qsi en BANCO se realiza la exportación de una base con estas caracter ísticas y la base de SQL no tieneconfigurado dicho atributo, los índices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no sepodr án regenerar y por lo tanto no se podr á trabajar con dicha base en formato SQL.

- Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases

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de datos en este formato.- En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalación"Latin1_General_Bin".-Adicionalmente para que Aspel-BANCO pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 sedebe:

1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL.2. En SQL 2005 Estándar, se debe tener activo el par ámetro "dbcreator" en las propiedades de inicio desesión (opción "Funciones del servidor")

3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opción "public"

Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientessea el mismo, por ejemplo español-español, te recomendamos ampliamente una instalación en idioma"español".

SQL 2005 Express

SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisión para accesos locales, es decen la máquina donde se instale es la única que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si serequieren conexiones desde otras máquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277

Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuadofuncionamiento de BANCO tomes en cuenta las siguientes configuraciones deSQL:

· Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-BANCO, deber ás configurar el sistema para que trabacon dicha base desde la ventana de control de archivos/opción Avanzado, seleccionando el tipo de base ddatos "MSSQL".

· Para su correcta configuración se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para quesoporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguienteprocedimiento almacenado:EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80'; El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000

Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentación de ayuda que brindMicrosoft para el manejo de estos tipos de base de datos.

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La v entana de la consulta es la siguiente:

También podr ás Ordenar la informac ión por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor

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Botones disponibles desde la barra de herramientas:



Este botón te permite Modificar la cuenta en el sistema.

Permite Eliminar cuentas capturadas anteriormente.

Filtrar la inf ormación de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activ ado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del f iltrado.

Realiza una Búsqueda de inf ormación requerida en la consulta.


Con este botón podr ás v isualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de cuentas; podr ás modif icar la presentación del mismo de

acuerdo a las herramientas avanzadas que te of rece el sistema.

Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la inf ormación hacia otras aplicaciones.


Prepara la consulta para su env ío y /o publicación en Internet.

Env ía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archiv os de consulta preparados con anterioridad.

Exporta las consultas a f ormato Palm®

Te permite Editar la póliza que contiene movimientos sobre esta cuenta.

Podr ás Exportar los auxiliares de las cuentas que se encuentren en el catálogo.

Podr ás Imprimir el reporte de auxiliares del sistema.


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Información que podr ás añadir o eliminar es:

l Tipo de cuenta



l Presupuesto anual


l

Saldo Iniciall Saldo inicial ME

l l de cargos


l Total de abonos


l Contrapartida

l Saldo final

l Saldo final ME

l ME = moneda extranjera

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Intercambio dinámico de datos

Nombre de función :CEDULADEDADICIONALIETU

Sintaxis:el par ámetro es un s tring que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el peri

con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA).


CEDULACREDXINVERSIONSintaxis:el primer par ámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indica

periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo par ámetro es un double que indica el % IETU

que se va a aplicar y el tercer par ámetro nos indica si es un pago provisional(P) o anual (A).

Nombre de función :CEDULACREDXINVENTARIO

Sintaxis:@CEDULACREDXINVENTARIO[PERACT | MMAA, TASAIETU, P|A, N ] el primer par ámetro es un s tring que puede contener la palabra

PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato m

año (MMAA), el s egundo par ámetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar, el tercer par ámetro nos indica si es un pag

provis ional(P) o anual (A) y el cuarto par ámetro es un entero que se refiere al número de rango de cuentas (N) que el usuario quiereutilizar en es ta cédula.

Nombre de función:CEDULACREDXSUELDOS

Sintaxis:@CEDULACREDXSUELDOS[PERACT | MMAA, TASAIETU, N ]el primer par ámetro es un string que puede contener la palabra PERACT

que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes -año

(MMAA), el segundo par ámetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercero par ámetro es un entero que se refier

número de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cédula.

Funciones adicionales:

@INGRESOIETU[PERACT]

Nos devuelve el monto de los ingresos acumulados a un periodo.

@DEDUCCIONIETU[PERACT]

Nos devuelve el monto de las deducciones acumuladas a un periodo.

@ACTIVOEJERCICIOSANTERIORES[A]'

Nos devuelve una matriz de activos que nos sirve como base para los cálculos de la cédula de cr édito fiscal para inversiones del

1/sep/1998 al 31/agosto/2007

@DEDADISIONALIETU[M]

Nos devuelve el monto de las inversiones del 1/sep/2007 al 31/dic/2007, nos sirve como base para el cálculo de la deducción adiciona

Administ rador de hojas de cálculo Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos) Aspel Herramientas

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Acceso



Qué es

En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus caracter ísticas, por omisión el sistema muestra en ella el número de cuenta, la descripción y saldo f inal; sin

embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades.

Imagen de la consulta

Manejo


Como obtener información Esta consulta se v isualiza por per íodos de tiempo indicados en las pest añas localizadas en la parte inferior de la vent ana. Es posible que

tu consulta la realices filtrando la información por tipo de cuenta (acumulativ a y de detalle), para Activ os, Pasiv os, o Capital o

personalizando este f iltro con otras especif icaciones.

Cuentas auxiliares Dentro de este módulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catálogo de cuentas. Adicionalmente

podr ás hacer una exportación y /o copiado especial de la consulta.

Información que podrásañadir o eliminar es:

l Tipo de cuenta



l Presupuesto anual


l Saldo Inicial

lSaldo inicial ME

l l de cargos


l Total de abonos


l Contrapartida

l Saldo f inal

l Saldo f inal ME


Como visualizar lainformación

Podr ás v isualizar las cuentas de dos f ormas, para ver sólo cuentas de may or (acumulativas), debes indicarlo por medio de la opción

Contraer Cuenta; s i deseas que se v isualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opción Expandir cuentas.

Si deseas expandir o contraer de manera individual alguna cuenta en particular, indica la cuenta que deseas desplegar y utiliza entonces

los signos "+" para expandir y v er las subcuentas de la cuenta o "-" para contraer la cuenta.

Edición de pólizas Podr ás editar la póliza desde el módulo de auxiliares, así como consultar los Saldos Históricos, exportar la consulta a Excel e imprimir la


Campo Descripción

No. de cuenta Indica el número de la cuenta a dar de alta; si la c uenta es de detalle el sistema te sugiere la subcuenta de la cuenta de may or, sólo si te

colocas sobre la cuenta de may or haciendo clic en el botón . Con el botón o la tecla de f unción F2, se desplegar á el catálogo

de cuentas para que te guíes sobre la cuenta de detalle o de mayor que le corresponde.

Tecla de ay uda F2 Descripción Def ine el nombre que le pondr ás a la cuenta.

http://kadovtextpopup%28this%29/



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Carpeta Generales

Temas relacionadosAgregar cuentas

Exportación de consultas Modif icar cuentas


Eliminar cuentas

Buscar cuentas

Filtrar cuentas



Tipo de cuenta Selecciona el tipo de cuenta que vay as a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.

Campo Descripción

Es departamental Este campo es inf ormativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catálogo de cuentas departamentales deber ás

dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la inf ormación correspondiente a sus saldos iniciales y f inales.


Este campo se activ a si en los par ámetros de configuración está activ ado el campo "Manejo de departamentos" para reactiv ar en el

sistema este manejo.

Saldo inicial Def ine el saldo inicial de esta c uenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a través de una póliza (recuerda que la captura manual

del saldo inicial también debe aplicarse a las c uentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el saldo inicial de tus

cuentas a través de una póliza de inicio.

NotaSólo se podr án registrar saldos iniciales, si se t iene activo el par ámetro "Captura del saldo inicial" desde los Par ámetros del sistema /

Carpeta Cuentas.


Saldo final Este campo es informativ o, se actualiza automáticamente por los mov imientos registrados en el s istema, por lo que no está permitido el

acceso para la captura.

Presupuesto mensual Aspel - COI te permite as ignar un presupuesto m ensual, cuy o monto se podr á comparar con los saldos mensuales que va arrojando el

sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el per íodo de trabajo.

Presupuesto anual Anota la c antidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.


El sistema acumular á el presupuesto de cada per íodo en este campo, el cual se reinicia cuando se llega al mes de ajuste.

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Consulta del Catálogo de cuentas

Acceso



Qué es



_ Ventana de la consulta _ __ Botones _ _ Columnas _

Manejo





Cuentas auxiliares Dentro de este módulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catálogo de cuentas. Adicionalmentepodr ás hacer una exportación y /o copiado especial de la consulta.


l Tipo de cuenta



l Presupuesto anual


l Saldo Inicial

l Saldo inicial ME

l l de cargos


l Total de abonos


l Contrapartida

l Saldo f inal

l Saldo f inal ME



Podr ás v isualizar las cuentas de dos f ormas, para ver sólo cuentas de may or (acumulativas), debes indicarlo por medio de la opción

Contraer Cuenta; s i deseas que se v isualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opción Expandir cuentas.





Campo Descripción




Tecla de ay uda F2

Descripción Def ine el nombre que le pondr ás a la cuenta.








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Carpeta Generales

Temas relacionadosAgregar cuentas


Modif icar cuentas


Eliminar cuentas

Buscar cuentas

Filtrar cuentas



Campo Descripción









Nota

Sólo se podr án registrar saldos iniciales, si se t iene activo el par ámetro "Captura del saldo inicial" desde los Par ámetros del sistema /Carpeta Cuentas.









Temasrelacionados

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Acceso



Qué es



Imagen de la ventana


Botones de la Barra de herramientas

Columnas disponibles en la consulta







Manejo

Imagen de la consulta Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta

Imagen de la consulta Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta




Cuentas auxiliares Dentro de este módulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catálogo de cuentas. Adicionalmentepodr ás hacer una exportación y /o copiado especial de la consulta.


l Tipo de cuenta



l Presupuesto anual


l Saldo Inicial

l Saldo inicial ME

l l de cargos

l

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Carpeta Generales


l Total de abonos


l Contrapartida

l Saldo f inal

l Saldo f inal ME



Podr ás v isualizar las cuentas de dos f ormas, para ver sólo cuentas de may or (acumulativas), debes indicarlo por medio de la opciónContraer Cuenta; s i deseas que se v isualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opción Expandir cuentas.





Campo Descripción




Tecla de ay uda F2

Descripción Def ine el nombre que le pondr ás a la cuenta.


Campo Descripción









NotaSólo se podr án registrar saldos iniciales, si se t iene activo el par ámetro "Captura del saldo inicial" desde los Par ámetros del sistema /

Carpeta Cuentas.









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