Avanzado Coi

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r ^ A z p e

Gua de cursoAvanzado

Centro 4e Capacitacin

Sistema de Contabilidad Integral

A spel-C O I V ers in 6 .0

Gua Curso A vanzado Usuario

Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.Cerrada de Suiza # 1 7 Col, San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C. P. 10400 Mxico, D. F.

Junio 2011/01.

Aspel es una marca registrada de Aspel de Mxico S. A. de C. V.Asimismo Aspel de Mxico S. A. de C. V. se reserva el derecho de revisar peridicamente este documento yhacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario.Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por susrespectivas compaas.

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NDICE

1. IN T R O D U C C I N ................................................................................................................................................................... 1

1.1 D efin icin ........................................................................................................................................................................... 11.2 O bjetivo del C u rs o ..........................................................................................................................................................2

2. G R FIC A S ................................................................................................................................................................................3

2.1 Generales............................................................................................................................................................................ 32.2 Barra de herramientas de grficas........................................................................................................................... 4

2.2.1 M e n ........................................................................................................................................................................... 42.2.2 M odificacin de datos de la grfica................................................................................................................72.2.3 Rotar a la izquierda............................................................................................................................................... 82.2.4 Rotar a la derecha..................................................................................................................................................82.2.5 Copiar al Portapapeles......................................................................................................................................... 82.2.6 Im p rim ir..................................................................................................................................................................... 92.2.7 Actualizar gr fica ...................................................................................................................................................92.2.8 Grabar grfica..........................................................................................................................................................9

2.3 Grficas del usuario ....................................................................................................................................................... 9Prctica 1: Diseo de una grfica...................................................................................................................................10

3. C E N TR O DE C O S T O S Y P R O Y E C TO S ....................................................................................................................... 15

3.1 Configuracin de Etiquetas.......................................................................................................................................153.2 Centro de Costos y P royectos.................................................................................................................................153.3 Trabajando con centro de costos y p ro ye cto s.................................................................................................163.4 Reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos...................................................................... 173.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos.............................................................................. 18

Prctica 2: Manejo de Centro de costos y p ro ye cto s............................................................................................18

4. M A N E JO DE P R ES U P U ESTO S....................................................................................................................................... 21

4.1 Creacin del presupuesto por m edio del sistem a...........................................................................................214.2 Cargar presupuesto desde hoja de c lcu lo ........................................................................................................254.3 M odificar Presupuesto A ctu a l..................................................................................................................................264.4 Consulta de Presupuesto...........................................................................................................................................274.5 Consulta de Presupuestos D epartam entales.................................................................................................... 274.6 Reporte de seguim iento de presupuestos.......................................................................................................... 28

Prctica 3: Carga de presupuesto...................................................................................................................................28

5. M A N E JO A V A N Z A D O DE C O N S U L T A S ....................................................................................................................29

5.1 Personalizacin de consultas...................................................................................................................................295.2 A u tofiltro en consultas.............................................................................................................................................. 295.3 Exportacin de consultas..........................................................................................................................................305.4 Bitcora del s is te m a ................................................................................................................................................... 31

Prctica 4: Personalizando consultas........................................................................................................................... 31

6. IN TER CA M B IO D IN M IC O DE D A T O S ......................................................................................................................33

6.1 Copiado especial.......................................................................................................................................................... 336.2 Frm ulas...........................................................................................................................................................................356.3 Asistente y barra de herramientas de A sp el-C O I en Excel.......................................................................41

6.3.1 Generales................................................................................................................................................................ 416.3.2 Listado de Funciones..........................................................................................................................................416.3.3 Perodo de trabajo en C O I ............................................................................................................................... 43Prctica 5: Elaborando un Balance general desde M icrosoft Excel................................................................. 446.3.4 Seleccin de Departam entos, Proyectos y Centros de Costos.......................................................... 45

6.4 Im portador de catlogos desde M icrosoft Excel............................................................................................. 456.4.1 Catlogo de Cuentas y Cuentas departam entales................................... 456.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros.................................................................................................................49

AspeljCwib'G

11. REPORTES...........................................................................................................................................................................101

11.1 Adm inistrador de Reportes....................................................................................................................................10111.2 Asistente de Reportes.............................................................................................................................................. 103

Prctica 13: Creacin de reporte desde el asistente...........................................................................................10411.3 Edicin de Reportes de tipo Q R 2 .........................................................................................................................10411.4 Edicin de Reportes de tipo F T O ......................................................................................................................... 105

11.4.1 Campos del e d ito r...........................................................................................................................................10611.4.2 Frmulas del e d ito r.........................................................................................................................................106Prctica 14: M odificando un form ato........................................................................................................................ 107

12. A C TU A L IZ A C I N EN L N E A ....................................................................................................................................... 109

12.1 Generalidades............................................................................................................................................................. 10912.2 Servicio de actualizacin por A s p e l-A L ............................................................................................................ 10912.3 Servicio de actualizacin por m edio de instalador......................................................................................111

Prctica 15: Actualizacin del sistem a......................................................................................................................112

13. M A N EJO EN M IC R O S O FT SQL-SERVER 2008 .................... 113

13.1 D efinicin......................................................................................................................................................................11313.2 Paso 1: Creando usuario y contenedor en M icrosoft SQ L Server ....................................................... 11313.3 Paso 2: Creando la conexin en A sp el-C O I 6 .0 .............................................................................................11513.4 Paso 3: Inicio de operaciones en el form ato M icrosoft SQ L Server ...................................................116

Sistemas Aspel.............................................................................................................................................................................. 119

Sim bologa:

1 o Tips de uso.

1 o Tipo de reporte.

& Ruta de Acceso.

i d Advertencia.

r s Prctica.

1 & Notas

Requisitos:

Para el participante.

0 Conocimientos del Sistema Operativo Microsoft Windows XP, Vista, 7, 2003 2008. 0 Haber asistido al curso previo.0 Conocimientos de bases de datos.0 Conocimientos de Microsoft Excel.

* sPara el instructor.

Software a utilizar:0 Aspel-COI 6.0.0 Microsoft Excel.0 IBExpert.

Bases de datos:0 Se utilizar la base de datos del curso previo (Intermedio).

j Datos del participante

Nombre:

Centro de Capacitacin:

; Fecha:

| Datos del Instructor

[ Nombre:

I Correo electrnico:

1. INTRODUCCIN

1.1 Definicin

Aspel-COI 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la informacin en catlogos, los cuales son bsicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, plizas, conceptos de plizas, tipos de plizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa.

El sistema ofrece varios catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes, no obstante, para disear el catlogo de cuentas que se adapte a las necesidades especficas de la empresa se permite su modificacin, teniendo la opcin de comenzar con un catlogo completamente diferente o importar el catlogo desde Excel.

Tambin permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la vanguardia tecnolgica, ya que es posible generar la Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (D IO T ) permitiendo la mxima explotacin de la informacin de forma m uy sencilla, tomando en consideracin las reformas fiscales vigentes.

En esta versin, se agrega un nuevo catlogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a las cuentas. En este catlogo se podrn dar de alta los presupuestos, aunque tambin es posible cargarlo desde una hoja de clculo. Adems, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, tambin se podr consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por ltimo, dichos Presupuestos podrn aplicarse a las cuentas departamentales.

Tambin se cuenta con dos mdulos para clasificar la informacin de una manera mejorada para la empresa: Centros de costos: Este catlogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrn asignar a

las cuentas para una mejor clasificacin de la informacin. Proyectos: Con esta opcin es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y as poder

asignarle a los movimientos de cuentas en plizas el proyecto al que pertenezcan.

Aspel-COI asegura que la informacin almacenada y generada en el sistema sea ntegra en cualquier momento, proporciona adems diversas utileras con las que se le puede dar mantenimiento peridicamente.

Los reportes financieros ms importantes como son: Balanza de comprobacin, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general, podrn ser generados fcilmente a partir de la informacin contable capturada.

A partir de la informacin de activos capturada se podrn generar los reportes de depreciacin, entre los que destacan: depreciacin contable, con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin y proyeccin de depreciacin.

Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la informacin que genera, incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinmica interfase que se tiene con Microsoft Excel0", en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier m om ento a la informacin de Aspel-COI, evitando as la doble captura y facilitando la elaboracin de declaraciones fiscales de la empresa.

Para una administracin integral y eficiente, Aspel-COI mantiene interfase con los dems sistemas de la lnea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, concentrando fcil y eficazmente toda la informacin contable de la empresa.

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado Aspel-COI 6.0 1

/C < 2? rp de, j&ip&vjtecin

1.2 O b je tivo del Curso

Al trmino de este curso el usuario tendr los conocimientos y herramientas que le permitirn administrar la informacin y obtener un mayor provecho de ella, como es el diseo de grficas, el intercambio dinmico de datos con las hojas fiscales y financieras predefinidas del sistema, todo esto para que el usuario cuente con los elementos necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Conocer el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de Presupuestos, Activos, depreciaciones y revaluaciones.

Tam bin podr modificar y personalizar los reportes del sistema, lo que permitir explotar al mximo la informacin contable y financiera suministrada de manera oportuna.

Se proporcionar una introduccin al manejo de base de datos en formato nativo (Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindar al administrador del sistema los elementos necesarios para conocer la estructura de la base de datos y realizar operaciones directamente en las tablas del sistema.

Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prcticas, para cuya realizacin se requiere:

1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio).2. Tener vaco el directorio 'Datos" o eliminar el directorio EmpresaOI".

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versin llamada demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas.


Gua Curso Avanzado Aspel-COl 6.0 2

2. GRFICAS2.1 Generales

Aspel-COI cuenta con un conjunto de grficas predefinidas que presentan de forma tabulada, los resultados estadsticos en una variedad de formas, permitiendo modificar la presentacin de las mismas para facilitar la interpretacin de la informacin.

Estas grficas obtienen la informacin de los Rangos de Cuentas, Catlogo de Cuentas, INPC, etc. Es importante mencionar que para poder generar las grficas gilmente, los archivos con extensin AGR se deben encontrar en el directorio de trabajo, ya que dichos archivo contienen la configuracin necesaria para poder obtener la informacin que conformar cada grfica.

2.2 Barra de herram ientas de grficas

La barra de herramientas de las grficas permite modificar los datos, las caractersticas y la presentacin de la grfica de una forma sencilla y rpida con slo dar un clic en el icono correspondiente.

Los iconos que conforman la Barra de herramientas son:

Figura 2.2-1 Barra de herramientas de grficas

1. Men2. Modifica grfica3. Girar a la izquierda4. Girar a la derecha5. Copiar grfica al portapapeles6. Imprime grfica7. Actualizar grfica8. Grabar grfica

A continuacin se describe la funcin de cada uno de ellos.

2.2.1 Men

I & Ruta de acceso:

Barra de herramientas Grfica / icono A travs del men contextual.

Al dar clic en este cono las opciones que se pueden utilizar las muestra la siguiente figura:

Figura 2.2.1-1 Opciones del men

Diseador de Grfico: Esta opcin permite definir los aspectos que afectan la presentacin general de la grfica, los datos que se pueden modificar del diseador de grficos son: Grfico, ttulo, nota al pie, leyenda, grfica, ejes, series y rtulos, cada uno de ellos a su vez cuenta con distintas pestaas donde se pueden modificar los datos.


Diseador de grFicos

Editar datos del grfico

A yuda...

Abrir.,,

Guardar como..,

Imprimir.,.

Copiar

Pegar


Diseador de grficos " ............

Tipo i Teln de fondo 1 Imagen ji ' Titule

| - Nota al pie

i- Leye nda ; Grfica

j+j Eje d e c e te g c ra fH) l- Eje d v a lo r (Y ) j$j Eje d e v a le r ( Id a , V) f|j|- Eje d e ca te g o ra (Z) j+j Serie"+! R tu lo s d e series

Grfico

:..

Seleccionar un tipo de grfico: < " 2D

ov ; < *

Figura 2 .2 .1 -4 Asistente de tipo de grfica Figura 2.2 .1 -5 Asistente de estilo de grfica

/A', f W11 P P l f } : r e s s r r * D is e o ; ' '

Inlcoducir configuraciones de diseo deseadas:

GalCL Oi VHUfBilJ tu lo del grfico:

Grfica de Liquidez

Pie de pgina de grfico:

Leyenda de grfico:

| Derecha

Serie de dalos a lo largo do: O f i la s

Guardar com o: Esta opcin permite guardar la grfica como un archivo en cualquiera de los siguientes formatos: Archivo graficador (.vtc), Metearchivos W indows (.w m f), Bitmap (.bm p), Joint Photographic Experts Group ( . jp g )

Im prim ir: Esta opcin despliega las propiedades de la impresora que se va a utilizar pudiendo definir el nmero de copias a imprimir de la grfica.

I p p P -r g g

Impresora - ................................................................. ..............................................................................................

Nom bre: C a n o V k je t'M P 5 3 0 F < ...................................... j Prop ie da de s |

Eslado LisioTipo: Canon Inkjet MP530 FAX

Donde: LPT1:Comentario

Nmero de copias: ~3 Q l l l i Cancelar I Diseo... jFigura 2.2.1-9 Im prim ir grfica

Copiar: Con esta opcin se podr colocar la imagen de la grfica en el portapapeles de W indows(J y as utilizarla desde otra aplicacin.

Pegar: Esta opcin permite pegar una imagen colocada en el portapapeles hacia el fondo de la grfica.

$$ El graficador no cuenta con la posibilidad de deshacer las tareas realizadas, por lo que si no se est seguro de pegar la imagen, se recomienda no realizarlo.

2.2.2 Modificacin de datos de la grfica

l& R u ta de acceso: Grficas / Modificacin de datos

I l f Con el icono L -

Esta ventana permite modificar las etiquetas de los datos de una grfica activada, as como la frmula que regir la presentacin de cada una de sus series. Al seleccionar esta opcin el sistema despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:

M o d if ic a r g r fic a

Grfica i L i q u i d e z ...........................................................................

E je X M eses | Eje Y

Periodos

O Periodo actual

I o d o el ejercicio

O Rango de periodos fiesde Y S i H t '

Series T tu lo Frm ula

S e r ia l * * * ...................................................................... H A N [ R l . f J / (R A M [R 3.FJJ

Serie 2

Serio 3 ...........................................................................................

Serie 4

Serie 5 ........................

r c p si J j A B l ,c a r (F j ( A c u c ia ]

N o ta s de l asistente : Figura 2.2.2-1 Modificacin de datos de la grfica


Sus campos:

Opciones

Ttu lo de la grfica Nombre asignado como identificador de la grfica.EjeX.................................. Modifica el ttulo de los valores del eje X.Eje Y ........................................... Modifica el ttulo de los valores del eje Y.

Intervalo de periodos a considerar

@> Periodo actual Genera ia grfica tomando los datos del periodo en el que se este trabajando.

# Iodo el ejercicio Genera la grfica con la informacin de todo el ejercicio actual.

.&- Rango de periodos Permite seleccionar un rango de perodos a utilizar.

Colum na Ttu lo Modifica el ttulo de cada serie de valores.

Colum na Frm ula

Modifica la frmula que define la presentacin de los datos de cada serie, los valores en los rangos depender de la grfica seleccionada, si se adicionan frmulas para las siguientes series, los datos se visualizarn en la grfica.

2.2.3 Rotar a la izquierda

Ruta de acceso:

s i n Barra de herramientas / icono

Esta opcin permite girar la grfica a la izquierda, por cada clic en el icono la grfica dar un giro de 90 grados hacia la izquierda.

2.2.4 Rotar a la derecha

l & Ruta de acceso:

Barra de herramientas / cono

Esta opcin permite girar la grfica a la derecha, por cada clic en el icono la grfica dar un giro de 90 grados hacia la derecha.

2.2.5 Copiar al Portapapeles

17 Ruta de acceso:

Barra de herramientas / icono * *

Con esta opcin es posible realizar una copia de la grfica al portapapeles de Microsoft W indows para poder pegarla en alguna otra aplicacin.



2.2.6 Im prim ir

! & Ruta de acceso:

Barra de herramientas / icono

Esta opcin despliega un dilogo con las propiedades de la impresora que se va a utilizar permitiendo definir el nmero de copias a imprimir de la grfica seleccionada.

2.2.7 Actualizar grfica

I 7 Ruta de acceso:

ffl Barra de herramientas / icono ^

Esta opcin actualiza la grfica seleccionada con la finalidad de almacenar los cambios realizados para que cada vez que se acceda a esta opcin desde el men de Grficas, aparezca la grfica con los ltimos cambios realizados.

2.2.8 Grabar grfica

LD Ruta de acceso:

Barra de herramientas / icono&

Permite guardar una grfica con el mismo nombre o bien con otro nombre de archivo, para conservar la grfica predeterminada y as acceder a la grfica modificada a travs de la opcin Grficas del usuario.

2.3 Grficas del usuario

G ' Ruta de acceso:

Grficas / Grficas del usuario o con el icono i*-~v

A travs de esta opcin se puede editar cualquiera de las siguientes grficas:

Las de razones financieras incluidas en el sistema. Las grficas modificadas y renombradas. Las grficas complementarias Las grficas que elabores

Al crear una grfica se debe indicar el nombre y la extensin del archivo, es importante que se le asigne la extensin .AGR, para que Aspel-COI las pueda interpretar. Posteriormente, el sistema enva un mensaje de confirmacin para crear el archivo correspondiente a la grfica:

Confirmacin ggerchiv'c de c o n f ig u ra c i n de la g r fic a no existe. Deseas creerlo?

5! j Ne

N o ta s d e l asistente : Figura 2.3-1 Confirm ar creacin de la grfica


S Prctica 1: Diseo de una grfica

a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuracin al entrar al sistema, se debe realizar lo siguiente:

Eliminar el directorio bajo el nombre "Datos" {en el directorio D atosl se guardan los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).

Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I6.OO

b) Ejecutar el sistema Aspel-COI 6.0c) En el asistente de instalacin, indicar las opciones siguientes:

Crear una nueva Base de Datos. Periodo: Diciembre Ejercicio: 2009 Conexin: DATOSEMPRESA01

d) Agregar como moneda adicional "Dlar Americano".e) Indicar que se desea catlogos estndar de:

Departamentos. Rubros. Catlogo de cuentas Estndar general.

f) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo.g) Ingresar a Aspel-COI 6.0 y activar la opcin Utileras / Respaldo de archivos / Reinstalacin del

respaldo.h) Realizar la recuperacin del respaldo, indicando como origen el indicado por el instructor, el cual,

proporcionar tambin los archivos de dicho respaldo.i) Al terminar el proceso anterior, activar la opcin Configuracin / Parmetros del sistema, j) Revisar la configuracin de las siguientes opciones:

Seccin Opciones Configuracin

Datos de la Empresa

Direccin CERRADA SUIZA 17

Poblacin M. CONTRERAS

RFC AME860107KD9

Configuracin de BD

Conexin DatosCursoCI

Dgitos por Nivel Nivel 1 :4, Nivel 2: 3, Nivel 3: 3

Cuentas con guin 0

Cuentas Captura de Saldo Inicial

Manejo de Departamentos ElTraspaso Automtico entre ejercicios



1 Nmero secuencial 0Folio nico

sSin decimales

Plizas Contabilizar en Lnea EAlta de cuentas en plizas 3Guardar plizas no cuadradas i 1Cuenta de cuadre (Vaco desactivado)

Mes de ajuste despus de Diciembre

ActivosCuenta Banco 1120-001-000

Cuenta IVA 1200-002-001

j M ultim oneda Trabajar con monedas extranjeras 0Tasa de IVA default:- Para operaciones con terceros- Para ingresos IETU

Tasa de IVA general

Fiscal

Montos incluyen impuestos- En operaciones con terceros- En ingresos IETU

Ambos activados

Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura para:- Operaciones con terceros- Ingresos IETU

Cuentas definidas para D IO T e IETU respectivamente.

Activos|

Cuenta Banco (Vaco)

Cuenta IVA (Vaco)

M ultim oneda Trabajar con monedas extranjeras 7}

Tasa de IVA default Tasa IVA general

Fiscal Montos incluyen impuestos Ambos activados

Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura para:

Cuentas definidas para D IO T e IETU

k) Ingresar al mes de Enero 2010.I) Crear una grfica de usuario con el nombre de ACTIVO .AGR . m ) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente:

Ttulos Generales

Ttulo de la grfica i Total de activo I; Eje X ...... ... .....J Mes i Intervalo de periodos a considerar j

0 Perodo A ctua l \

Serie i T tu lo Frmula1 Circulante i RAN[R1,F]

2 Fijo RAN [ R 2 , F ] .



n) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos:

T tu lo

Teln de fondo

Rellenar: Gradiente: Ovalo Rellenar/ Desde color: Verde oscuro Rellenar/ Hasta color: Verde claro Marco: Exterior grueso: Azul

I Texto T O T A L DE A C TIV O

N ota al pie

! Ubicacin Ubicacin: Visible: Inferior izquierda

i Texto Elaborado por: (Nom bre del asistente)

I Grfica

! Teln de fondo Rellenar: Gradiente: Ovalo Trama/ Hasta color: Azul

Serie (3 , 4 y 5)

Opciones I1/HC cuitar serid

Eje de va lo r ( Y y 2da. Y )

Etiquetas del Eje/ Formato

Nmero: 0.00

o) Crear una grfica de usuario con el nombre de PASIVO.AGR.

p) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente:

Ttu los Generales

Ttulo de la grfica j Total de pasivo

Eje X......................... j Mes !

Intervalo de perodos a considerar j0 Perodo A c tu a l |

Serie......j T tu lo |...Frm ula......... j

1 Corto plazo ! RAN[R3,F]

2 : Largo Plazo j RAN [R4,Fj j

q) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos:

Ttu lo

Teln de fondo

Rellenar: Gradiente: Ovalo Rellenar/ Desde color: Azul obscuro Rellenar/ Hasta color: Azul claro Marco: Exterior grueso: Azul

Texto T O T A L DE PASIVO I

N ota al pe 1

Ubicacin Ubicacin: Visible: inferior izquierda

Texto i Elaborado por: (Nom bre del asistente)



! Grfica I

i Teln de fondo Rellenar:Trama/ Hasta color:

Gradiente: Ovalo Amarillo

i Serie (3, 4 y 5) ] . j Opciones pjlO cuitar series

i

Eje de valor ( Y y 2da. Y )

; Etiquetas del | Eje/ Formato

Nmero: 0.00 i

r) Ingresar al mes de Febrero 2010.s) Crear una grfica de usuario con el nombre de A C TIV 0 2 .A G R . t) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente:

Ttu los Generales

Ttulo c e la grfica i Total de activoEjeX Mes

Intervalo de periodos a considerar

{*) Perodo A c tu a l

Serie Ttu lo ! Frmula

1 Circulante i RAN[R1,F]2 Fijo i RAN [R2,F]

u) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos:

Ttu lo

Rellenar: Gradiente: Ovalo

Teln de fondoRellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco:

Naranjal obscuro Naranja claro Exterior grueso: Caf

i Texto TO T A L DE A C TIV O j.Nota al pie

i Ubicacin Ubicacin: Visible: Inferior izquierda

Texto Elaborado por: (Nom bre del asistente)

Grfica i

Teln de fondoRellenar:Trama/ Hasta color:


Serie (3, 4 y 5)

Opciones 151O cuitar seri

Eje de valor ( Y y 2da. Y ) !


Nmero: 0.00

v) Crear una grfica de usuario con el nombre de P ASIV02.AG R .



f z rp v e jcJtscin

w ) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente:

Ttu los Generales

Ttulo de la grfica \ Total de pasivo }

Eje X ............ i Mes

Intervalo de per iodos a considerar j

@ Perodo A c tu a l |

Serie j T tu lo j Frmula

1................ j .Corto plazo RAN [R3,F] j

2 j Largo Plazo j RAN [R4,F] j

x) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos:

T tu lo

Teln de fondo

Rellenar:Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco:

Gradiente: Ovalo Azul obscuro Azul claroExterior grueso: Azul

Texto T O T A L DE PASIVO

N ota al pie

Ubicacin Ubicacin: Visible: Inferior izquierda

Texto Elaborado por: (Nom bre del asistente)

Grfica

Teln de fondoRellenar:Trama/ Hasta color:


Serie {3 , 4 y 5)

Opciones Eji cuitar serie

Eje de valor ( Y y 2da. Y )


Nmero: 0.00



3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

Adicional al manejo de Departamentos, el sistema ofrece un eficiente anlisis de la informacin financiera a travs de dos maneras de agrupar la aplicacin de movimientos: Centros de costos y Proyectos.

3.1 Configuracin de Etiquetas

!> Ruta de acceso: Men Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas

El llamarlos Centro de costos o Proyectos es slo un estndar ya que las 'Leyendas' de estos catlogos son configurables desde los parmetros del sistema, y de acuerdo a lo indicado, ser la forma en cmo se visualicen los nombres de los catlogos dentro del sistema.

Dalos empresa

C o n fig u ra c i n d e BD

.,UP lizas

A c tiv o s

D ytos por nivel1;4 J 2:I3J

4 :C I j 5 : 1 0 j

7 : 0 i 8 : 0 i

3; 13

6 : 0

9 : [o

CuentasCaptura d cerrias

\ '. C u e n t a s c o n g u i n

[~ ] C a p tu r a d e s a ld o in ic ia l

P J M a n e jo d e d e p a r ta m e n to s

Iv 'j T r a s p a s o a u to m t ic o

e n t r e e je r c ic io s

\7\ C en tro d e -co s to s E tiq u e ta para c e n tro d e c o s to s

i C e n tro de . c o s to s

ProyectosI P 1 P ro y e c to s | E tig u e ta para \ p ro ye c to s

R u ta d e a ;c h iv o s d e traba jo

i C :\A rc h iv o s d e p ro g ra m a ^A rc h iv o s com u nesS A sp e lV S iste rnas A sp e la y

. E s ta b le z c a e s ta ru ta pa ra d e fin ir la lo c a liz a c i n d e su s h o ja s d e c lc u lo , g r fic a s , c o n f ig u ra c i n de re p o rte s , fo rm a to s , a rc h iv o s d e c o n f ig u ra c i n , e tc .

Aceptai j| C a n ce la r Ayuda

Figura 3.1-1 Configuracin de Etiquetas para centro de costos y proyectos

3.2 Centro de Costos y Proyectos

IC 7 Ruta de acceso: Men Archivo / Centro de costos o Proyectos

Una vez configuradas las leyendas para el manejo de los centros de costos y proyectos, se tendr disponible desde el men Archivo, dichas opciones. Al ingresar a cada una de ellas se podr realizar el registro de hasta 999 Centros de costos y 999 Proyectos.

Al dar de alta un nuevo Centro de costos o Proyecto, el sistema de forma automtica indica la clave secuencial y slo se debe indicar la Descripcin correspondiente.



N m e ro D e s c r ip c i n1 \ G en to de C ostos 12 C entro de c o s to s 2

1 1 C s r . t i o de ce s to s 3 C en tro d e c o s to s no . 4

---------------- |C e n tro d e c o s to s 4j

j; A c e p ta r j j C a n ce la r | j G ua rda r (F3) | | A ^u d a I

Figura 3.2-1 Catlogo y Alta de un centro de costos

t i P r o y e c t o s - F e b r e r o / 2 Q Q 8

i , i r r .

S ................ P ro ye c to 1 A g r e g a r P r o y e c t o s M I S - 12; P ro ye c to 2

P ro ye c to s no. 4i 3 ; P ro ye c to 3 .

| P ro ye c to 4

| A c e p ta r ;j| C an c e la r | j G ua rda r (F3J || A yu d a

Figura 3.2-2 Catlogo y Alta de un Proyecto

Una vez registrados los Centros de costos y Proyectos, se podr comenzar a utilizarlos, ya que N O es necesario asociarlo a alguna cuenta como en el caso de los Departamentos.

3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos

O 1 Ruta de acceso: Men Archivo / Plizas / Agregar

Estando en la captura de plizas, se presentar la columna correspondiente para asociar el m ovimiento a un Centro de costos, a un Proyecto y a un Departamento, en caso de manejar estos tres catlogos. Se puede manejar solo una agrupacin, ya sea Centro de costos o Proyectos, N O es necesario utilizar ambas. El manejo de centros de costos y proyectos no tiene un orden jerrquico, su manejo es al mismo nivel para ambos casos.



Cpilra fie Cu# aciUn: i a

i v o l f Enero 0 8 . i S h iim $r .?*< .lipa ; Di Corvoopto ;l

m ,'

Nimeso

jkFcd.> 04/01/2003

N o .C u e n ta 0 e p to | C e n t ro d e c o s to s P ro j'e c t

mo-ooi-ooo O 1 3C o n c e p to del m o vim ien to < F 2 >

10.00

E1.0.U0

m i) 3 6 - u u o

Mol de pa

Jwnbia

10.UU0.UU ; 1U.UU.UU

Figura 3.3-1 Asignacin de un centro de costos y proyectos al asiento contable dentro de una pliza

3.4 Reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos

Z7 Ruta de acceso: Men Reportes / Movimientos por Proyectos y Centro de costos

Al emitir este reporte se podrn consultar los movimientos asociados con los centros de costos y proyectos. En la ventana de emisin se podr filtrar para que slo muestre los movimientos de un rango de cuentas o de periodos, por departamento, centro de costos y/o proyecto en especfico.

Reporte de m ovim iento? por Proyectos y Centro de co

N m ero ? c u e n ta P*ic-do

D e s d e iF e b / 0 8D esde! 1110-000-000

Hasta 19001 -000-000............................ g | Hasta Feb/08

W \ Por departamento 0 Por Centro de costos

: iE 0.- Todos los departamentos a : & j 0.- Todos los centro de costosO 1 .-V en tas } i O 1 Centro de Costos 10 2 . - Pedidos |L J 2 Centro de coslos 2 3 .- Mostrado* :.\ i 3 .- Centro de costos 3

;|_| 4 .- M ercadotecnia :i H r . w . :

Q Slo con jnovimintos

Hombre de moneda

10 T odas

IZ!P.9.9i!c?.9.S E l 0.- Todos los proyectos ; C J 1 Proyecto 1 d 2 . Proyecto 2 :""1 3 .- Proyecto 3

T tu lo del reporte

| Movim ientos por Proyectos y Centro de costos 29/Febrero/l38

H 3Exportar a Excel

Aceptar Cancelar A y u d a

Figura 3.4-1 Filtro para la emisin del reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos



* S s p ll& & .

3.5 Estado de resultados por C entro de costos y Proyectos

C ? Ruta de acceso:

Men Reportes / Administrador de hojas de clculo / Estado de resultados para centro de costos y grupos

Adicional al reporte de Movimientos por Proyectos y Centro de costos, desde Hojas fiscales y financieras, se podr obtener un Estado de resultados por centro de costos y proyectos.

A d m in is t ra d o r d e h o j d e c a lc u lo

S i lT ip oFinancierasFinancierasFinancierasFiscales

FiscalesFiscales

N o m b re d e la h o ia

; Estado de resultados presupuestos dep

Estado de resultados comparativo i Estado de resultados comparativo dep i Pago provisional del IVA j Pago anual de l IVA

: A ic h iv o

EdofePresDep.xlsEdoreComp.xlsEdoreCompDep.xlsiv P to v i x Is ......

IV A A N U A L .x ls: Estado de resultados para centros de costos y gmp EdoFinG rpC ts.x ls

-

Financieras I Estado ds resultados departamentalFinancieras i Estado de resultados actual vs perodo anteiiorFinancieras jE stado de resultados actual vs perodo anterior deFinancierasFinancieras

Estado de resultados actual vs presupuesto | Estado de resultados actual vs presupuesto departa

EweDep'xk' EdorePerAnt.xls EdorePeiAntDep.xls EdoreRea1Pres.xls- E dor eR ealPresD ep. xls

Figura 3.5-1 Estado de resultados por centro de costos y proyectos

H Prctica 2: M anejo de C entro de costos y proyectos

a) En el periodo de Enero 2010, ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas y habilitar las opciones de Centro de Costos y Proyectos.

b) Cambiar la etiqueta de "Centro de costos por Actividades" y grabar los cambios.c) Registrar los siguientes proyectos y actividades:

j Proyectos Actividades

[ Nueva lnea STALY i Anuncios

j Mejora tu hogar j Propaganda

! I Capacitacin

d) Dar de alta la cuenta siguiente:

No. Cuenta j Tipo Descripcin \ Moneda Rubros Naturaleza i2110-006-000 ! Detalle J Proveedor: Publimex, S. A. Pesos------ -------------- - 3,17,23 j Acreedora

e) Asignar las siguientes cuentas al departamento correspondiente:

N o. Cuenta Descripcin j Depto.

1120-001-000 Inbursa No. Cta. 4953258645 2 ,9 !

2110-006-000 i Publimex, S. A. ! 2 ,8 ,9 i

6000-005-001 i Publicidad .....................1..........8....... J6000-005-002 ! ARTICULOS PROMOCIONALES I 9 l6000-005-003 Otros gastos de venta I 2 |



f) Registrar los movimientos siguientes:

| Tip o de pliza: Dr Concepto de Pliza: Gasto por anuncios | Fecha: 29/01/2010

N o. Cuenta Depto. Act. Proy. Descripcin Debe Haber

| 6000-005-001 i 8 ! i i i Gasto por anuncios j 10,000.00

1200-001-001 i .............r........... \ Gasto por anuncios 1,600.00 52110-006-000 I 8 1 ! 1 Gasto por anuncios 11,600.00

Tip o de pliza: Eg j Concepto de Pliza: Gasto por anuncios Fecha: 29/01/2010

N o. Cuenta Depto. i Act. ) Proy. Descripcin Debe I Haber

2110-006-000 : 8 1 1 I Gasto por anuncios 11,600.00 \

j 1200-002-001 | \ Gasto por anuncios 1,600.00 [

1120-001-000 ' 8 1 1 ' Gasto por anuncios f 11,600.00

! 1200-001-001 j ; Gasto por anuncios j 1,600.00

! Tip o de pliza: Dr i Concepto de Pliza: Gasto de ventas i Fech a:29/01/2010

N o. Cuenta | Depto. ! A ct. ] Proy. Descripcin Debe j Haber

6000-005-003 j 2 f 3 1 2 j Gasto de ventas 5,000 .00 [

] 1200-001-001 | !.......... T * j Gasto de ventas | 800.00 ]

2110-006-000 2 i 3 2 i Gasto de ventas 5,800.00

j T ip o de pliza: Eg | Concepto de Pliza: Gasto de ventas I Fech a:29/01/2010

N o. Cuenta I Depto. i Act. | Proy. Descripcin Debe Haber

2110-006-000 r 2 3 2 Gasto de ventas 5,800.00 j

1200-002-001 s ! j Gasto de ventas 800.00 |

i 1120-001-000 ! 2 i 3 ! 2 I Gasto de ventas 7 ............................... i....... 5,800.00

1200-001-001 r t Gasto de ventas T ...................... . T 800.00

! Tip o de pliza: Dr i Concepto de Pliza: Gasto de ventas ! Fech a:29/01/2010

N o. Cuenta Depto. A c t . Proy. Descripcin Debe j Haber

6000-005-002 9 ! 2 1 | Gasto por anuncios 3,000.00 i

1200-001-001 i i Gasto por anuncios | 480.00 j

2110-006-000 9 1 2 1 ! Gasto por anuncios i 3,480.00

Notas det asistente:


^ AspelI ,

I T ip o de pliza: g 1 Concepto de Pliza: Gasto de ventas Fecha:29/01/2010No. Cuenta Depto. Act. { Proy. Descripcin Debe Haber

i 2110-006-000 | 9 2 i 1 Gasto por anuncios 3,480.00 !! 1200- 002-001 j \ | Gasto por anuncios 480.00 I

112 0 - 001-000 9 2 i 1 Gasto por anuncios 3,480.00| 1206- 001-601 i 1 1 | Gasto por anuncios i i 480.00

g) Generar un reporte de Movimientos por Proyectos y Actividades, activando la opcin Por Proyectos / Mejora tu hogar".

h) A cunto asciende el total de Cargos y Abonos? _________________________________



4. MANEJO DE PRESUPUESTOS

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Dado que diversas empresas llevan su contabilidad por departamentos y tienen la necesidad de llevar un control especfico de la aplicacin de recursos en cada uno de ellos, en esta versin se implementa un eficiente manejo de presupuestos.

En Aspel-COI 6.0, se tiene la posibilidad de poder manejar los presupuestos de las cuentas de acuerdo a diferentes criterios, as como modificarlos y consultarlos en cualquier momento. Tambin se podr llevar el manejo del presupuesto de las cuentas de forma departamental. Para ingresar informacin al catlogo de Presupuestos, se puede realizar de dos formas: Por medio del sistema y a travs de un archivo de Microsoft Excel.

4.1 Creacin del presupuesto por m edio del sistema

I & Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Creacin de presupuesto

Al ingresar a esta opcin, Aspel-COI mostrar una ventana donde solicita la informacin necesaria para crear el presupuesto.

C r e a c i n de p r e s u p u e s to -

Ejercicio del presupuestob

SetecoiMtf por ($ ) Rubro

i 1.-Activo Circulante . ii 2 -Activo No Circulanti......j! 3.-Pasivo a Corto Plaz I: 4.-Pasivo a Largo Plaz 5.-Capital6. Ventas/' Ingresos v

O B ang o de cuentas

)esde [

Hasta .

Departamento ij|j

N ivel de captura i 1. * M ayoi v ij

M to d o d e p ie lle n a d o ! S a ld o s m ensuales d. v |

Presenta c o m o presupuesto sugerido los '% saldos m ensuales de las c u e n la s hasta u n \ /M determ inado m es y com pleta los dem s m eses

T ornar saldos hasta

T ornar coas saldo el iota! c

Q / Cargos - Abonos O Cargos O Abonos

Porcentaje de inciemento i o.qo%

Ace p ta r | A y u d a

Saldos m ensuales del e Saldos mensuales del ejerc ic io actual Saldo final del ejercicio anterior 1 12 Copiai presupuesto otro ejercicio Captura djrec ta anual

Figura 4.1-1 Creacin del presupuesto

jf Se debe verificar que las cuentas que se van a utilizar tengan cargos, abonos o ambos, para que de estos montos se pueda generar el presupuesto.

A continuacin, se debern especificar las condiciones necesarias para la creacin del presupuesto a travs de las opciones del filtro.



Opciones

Ejercicio del presupuesto

Indicar el ejercicio sobre el que se generar el presupuesto.

; Seleccionar por:Se podr seleccionar un rubro o rango de cuentas en particular sobre el que se generar el presupuesto, tomando en cuenta que si no se especifica ninguno de estos filtros, el sistema presentar todas las cuentas del catlogo.

: Departam ento Se podrn crear presupuestos por departamento, en caso de no indicar ninguno, se trabajar sobre cuentas no departamentales.

i N ive l de i captura

Indicar el nivel en el cual se desea capturar el presupuesto, por ejemplo, si se selecciona Sub- cuenta, slo se podrn indicar montos a cuentas de ese nivel.

M todo de prellenado

En esta opcin, se deber indicar la forma en que se llenar la informacin del presupuesto, teniendo las opciones siguientes:

a) Captura directa mensual: Permite capturar los presupuestos de las cuentas por cada mes.

b) Saldos mensuales del ejercicio anterior: Por cada mes, sugiere los saldos mensuales de las cuentas del ejercicio anterior.

c) Saldos mensuales del ejercicio actual: Presenta como presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas hasta un determinado mes y completa los dems meses.

d) Saldo final del ejercicio anterior / 12: Presenta como presupuesto sugerido el saldo final de las cuentas en el ejercicio anterior dividido entre 12 meses.

e) Copiar presupuesto de otro ejercicio: Copia los presupuestos de un ejercicio determinado y los propone como presupuesto al ejercicio por capturar.

f) Captura directa anual: Permite capturar un m onto anual de cada cuenta.

EjercicioCuando se activa la opcin "Copiar presupuesto de otro ejercicio", se habilita este parmetro, el cual permitir seleccionar el ejercicio a copiar para el presupuesto.

T o m a r com o saldo to ta l de

De acuerdo al mtodo de pre-llenado, se habilitarn estas opciones, permitiendo indicar si se desea tom ar el m onto de las cuentas de acuerdo a la suma de los cargos menos abonos, total de cargos o total de abonos.

Porcentaje de increm ento

Con el porcentaje que se indique en esta opcin, el sistema realizar el incremento en relacin al ejercicio anterior, por ejemplo, si una cuenta tena un presupuesto de $100,000.00 en Enero de 2009 y se indica un incremento del 10% , para Enero del 2010, tendr un presupuesto de $110 ,000.00.

De acuerdo a la opcin de pre-llenado que se seleccione, se mostrar la siguiente ventana con la informacin correspondiente:

W M W km W m v m

W M M < j f p i P $

t e . " i ! L i l i !N o . c u e n t a N o m b r o E n e r o F e b r e r o M a r z o A b r i l M a y o J u n i o J u l i a A g o s t o S c p t i c m l v O c t u b r o : N o v c d m c D i c t a m i n e A n u . i l -11 10O 0 O C O . F O N D O F U Q D E C A J A I S S O D O j $50303 $ 5C Q O O $ 50000; ' i m i t j s o o c o ; j s o o i o 1500 03. . . . . . $ 500.00 $50000 $ 503.00 $ S C 003 $ G .o n o o o

1120 0300C0 { B A N C O S 710,751 7: 1710.751.57 $ 718. 751. 57!| $ 710, 751. 5? ; $ 7i .o ;< '5i . 5? ; $ n o . 7s i . s ? i $ 710. 751.57 ; $ 710,751 57: $ 71.8, 75t . 57 $ 710.751. 57:! $ 710. ? 51. 5? : $ 71.0, 751. 5? $ 0. 625/ 110.1 > 1

11 40-000000 i I N V E R S I O N E S E N V A L O R E S $ 214. 17: $ 214. 17; 12 - V 7;1 $ 214.1? ; $ 2 4: 17| $ 214. 17! $ 214. 1? : $ 214. 17- $ 214.17 $ 214.17; $ 214. 17; $ 214.17 $ 2.57000

11E O - G O O O O ; C U E H T E S ! $ 54. 5B 3. E S ! $ 54.668 88; j 54.e e e .88 $ * > * .66883;i $ 54* 68.68; $ 54.669 88: $ 5t . E 6S ,0e $ 54.668 83 $ 51.668 88 $ 54,66883 j $ 54, 663.83: $ 54.6G Q C 3 S S 56. 026. K

i i S & G O O -C O | S T I M A C O N 0 C C 2H T A 5 IN C $ o .o o ; j a o o 10 .00: $0 . 03: t a c o j $ 0.00 $ 9.03 $ a o o $ 0. 00: $003 $ 0.00: $000 $ a o o

1160000-000; D E U D O R E S D I V E R S O S $44133 33: $ 44.13333 $14.133.33; $ 44.133 33; $ 44. 133. 33! $ 44. 13333; $ 44.133.33 : $ 44.13333 $44,13333 $ 44.13333 ! $ 44.133 33; $ 44.13333 $529,600. X

1165000 000 ' F U N C I O N A R I O S Y E M P I A D 0 000 ; E o r n a o s I $ i 2w m f l c ! $ i 2s ; b b . c i $ i 25. c o a o c t l 25^3 O D C ; $ 1250000c $ l 250 ) 0, 0c 25.000a $ 1250D0 C $ 125. 0000C J 125.C O C t t $ 125,000 5( $ 12503 0C ;$ 1. 5000001

3 O C < r a E D P O D E T R A N S P O R T E ' $ 15,25000 $ 15.25000!I $ 15.25000 s i s ^ s a o D : $15250 D ; $ 15. 25000 : $ 15.255.00; $15250 03' $ 15250. 00. $ 15.25000 $ 15.250 00 $1525000 $ 183.000 0C

1350000 030 : e C U : F 0 D E O F IC I N A i $ 2 55l O ' $ 2,35500! $ 2.35500 12 S . 03 $ 2. 355. 00; $ 2. 355.00: $2 . 355,03; " $355 0r 353.00! $2.35503 $ 2.35300 $ 2.35500 123.26000y . :

Figura 4.1-2 Captura del presupuestoNotas del asistente:


En la ventana de Captura de presupuesto se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se podrn realizar las siguientes operaciones:

IconofZv>

.

Grabar

Exportar a Excel

Im portar de Excel

Descripcin

Almacena los cambios generados en el presupuesto.

Exporta la consulta a un archivo de Microsoft Excel".

Permite importar el presupuesto desde Microsoft Excel . Al activar esta opcin, mostrar una ventana donde solicita la ruta del archivo y el departamento.

f;

Archivo C :\A na lilia\A$pel'CQI6Qsmodc!o$_xcel\Presupuestos.xls

Si la hoja contiene (os presupuestos pata un departamento en particular, indica a cual corresponde.

1 ..................

Ventas

Ejc-rcicio g re -iu p ue ste

| Aceptar 1| Cancelar J Auda

Figura 4.1-3 Importacin de presupuesto

Tambin se podr tener acceso a esta ventana desde el men Archivos / Presupuestos / Cargar presupuestos desde hoja de clculo.

Dejar la ventana de captura de presupuestos en ceros", teniendo las siguientes opciones:

Colocar en Ceros

( * ; jC u e n ta s se le c c io n a d a s , meses se le c c io n a d o s

O T oda s las cu e n ta s , todos los meses

O T o d a s las cu e n ta s , m eses se le c c io n a d o s

O C uen tas se lecc ionada s, todos los meses

A c e p ta r j C ance la r i A.juda i

Figura 4 .1 -4 Aplicar ceros a los presupuestos



j - y yFactor de

Increm ento capturado

por el usuario

1 2i . :

Prorratea el presupuesto

anual

Al presupuesto que se tenga actualmente se podr aplicar un incremento de acuerdo a un porcentaje especificado por el usuario, teniendo la posibilidad de aplicarlo, de acuerdo a las opciones que se indiquen en la ventana que aparece al activar el icono.

Ap lica r factor de incie ioentp

0 cuentas seleccionadas

X F a cto r de incie m e nto 13 .0 0 |g | jj

. A p lica?

Realiza una copia del presupuesto de un mes a otro.

i -vm ! m i

Copiar datos i de un mes a

otro

Figura 4.1 -8 Copiar los presupuestos de un mes a otro

I

4.2 Cargar presupuesto desde hoja de clculo

l 7 Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Cargar presupuesto desde hoja de clculo.

Al seleccionar esta opcin, se podr cargar a Aspel-COI el presupuesto que se tenga capturado previamente desde una hoja de clculo.

Los datos que se deben indicar son: la ruta donde se encuentra el archivo XLS, si la captura va a ser para cuentas de algn departamento en especifico se debe indicar el departamento, adems de especificar el ejercicio en el que se capturar el presupuesto.

Archivo i C: \D ocuments and SeUngs\u$uaio\E scrito iio\E emplos2\ |g j :

Si la hoja contiene los presupuestos para un departamento en particular, indica a cual corresponde. 1 aVentas

Ejercicio i}i| Aceptar j | Cancelar j j Ayuda

Figura 4.2-1 Cargar presupuesto desde hoja de clculo


0 cuentas seleccionadas Configuracin Mes origen i Enero

Mes destino : Febreio

Apacai a

O Cuentas a le c c io n a d a s

odas las cuenta:;

^ Aceptar j | Cancelar ] [ " Auda

Guia Curso Avanzado Aspel-COI 6.0 25

Al aceptar la ventana comienza a leer la hoja de Excel para crear el presupuesto. Com o se observa en la siguiente figura, se tiene valores de la hoja de Excel dentro de la consulta de presupuestos.

'A *t v 2-t5.:?b Vod-dv -:or-ipM'btkic;! r J*)jc:o M en O iefto es o ig in s l>tos B s k v a C o aa iem entc i # '

f- MS Sn Sel 3 - S ! M j t n t u l : ; \ r . u n , T. , \ y

1 H i ' S , v 3 3 " f % 500 - J * * * * : - I r / H ' ' A - '?:-. 'oS ..'K : femase S Mcat-y !!ec n . Rres

bita ; ' -

IMPUESTOS A FAVORALM ACENr/AAREDiTABLE'

| o . c u o n la N om bte lE n e io F c b ic io M a i*o A b .il

11110-000-000 FONDO FJJO DE CAJA 50000 500.00 500.00 500 0011120-000000 BANCOS 718.751.57 710.751.57 718.751.57 718.751.571140000-000 INVERSIONES EN VALORES 214.17 214.17 214.17 214.17: 1150-000-000 CUENTES 54.668.88 54.668.00 54.e68.88 54.668.80; 1155-GOO-OOO ESTIMACION DE CUENTAS INCO B^F I j L v

N o . cu en ta No rabie Eneo F c b io jo MlTO A b iil1110000000 FONDO FIJO DE CAJA $500 00 $50000 $500 00

I^OOO-ODO BANCOS $7 8.751.5? $718,751.5? $718.751.57 $718.751.5?

1140-000000 INVERSIONES EN VALORES $214.17! $21417 $21417 $214.17:

1150-000-000 CUENTES $54.668 88 $54.668.88 $54.660.80 $54.668 68;

1155-003-000 STIMACON DE CUENTAS INCOBRABLES J0.0U; $000 $000 $000:

1160-000-000 DEUDORES DIVERSOS $44.133.33 $44,13333 $44.133.33 $44.13333

1165-000000 FUNCIONARIOS V EMPLEADOS 34.003 33 $4.08333 $4,C333 $4.083 33:

1170-000-000 DOCUMENTOS POR COBRAR $0.00: 3000 $0.00 $0.00j

1180-0000X1 MPUES TOS A FAVO R 100! $000 $000 $0 00:

Figura 4.2 -2 Datos en la consulta de presupuestos y en la hoja de Excel

4.3 M odificar Presupuesto Actual

Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Modificar presupuesto actual

A l ingresar a esta opcin se muestra una ventana en donde se debe especificar el filtro para la modificacin del presupuesto previamente capturado.

t r n c a p tu r a d e p r e s u p u e s to s

Ejerdoio del presupuesto

Seleccionar por .....................................................

0 iR u b r di 1 .-A c tiv o C ircu lante i 2.-A c tiv o N o C rc u la n ti" i 3 .-P as ivo a C orto Plaz 4 .-P asivo a L a rg o Plaz 5 .-Capitali 6. Venias >

O R a n g o d e cuen tas

D esd e

H asta

D epa rtam en to

N iv e l de ca p tu ra i 1. - M a yo i

A c e p ta r ; l C ance la r A yu d a

Notas del asistente:Figura 4.3-1 Filtro para modificacin del presupuesto


! & Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Presupuestos

Al ingresar a la consulta del presupuesto se muestra la siguiente ventana desde donde se podr filtrar, imprimir y obtener consultas individuales por departamento.

4.4 Consulta de Presupuesto

S i M i S 1 ..................1 i . 1 3 0 :

f f i f 7 M j A ( { '& , < | f t 1 r * Mi C u o n la D e s c i ip c i n .d u la C... E n e ro I 'e b ie io M aizo b i r ~ M ayo Ju n io J u l io A g o s t o S e p l i . . . Q c t u . . . N o v i. . . D ic ic . . . A n u a l

: ............ F O N D O F IJO D E CA JA SCO. 00 503. C0 5CO.OO 503 00 500.03 5CO.OO 5 0 0 0 0 500 00 500.00 500.00 500.00 500 0 0 6J300 00 V-1

- 1 1 2 0 -000-000 B A N C O S 725,751 718,751 i 718.751.5 710.751.5 718.751 5 718.751.1 718,751.5 718,751 .E 713,751. E 718.751 718,751.5 718,751.!: 8,632,01 i

i'-1 1 2 0 0 0 1 -OCs Bancos M oneda Nacional 4,500.00 0 00 0.00 0.00 0 00 0 00 0.00 0.00 0.00 0.00 O.CO 0.00 4 .500.00 !

i 120 -0 0 20 0 0 8oncu Moneda 2.500.00 0.00 0.03 0,00 0.0*3 0.00 0.00 0.0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 2,500.00 j

1 1 4 0 0 00-000 IN V E R S IO N E S EM V A L O R E S

70,214.15 214.17 214.17 214.17 214.17 214.1? 214.17 214.17 214.17 214.17 214.17 214.17 72.570.0C ;

>1150-000-000 C U EN TES 54,668.8 54,663. K 54,868.8 54,868 8G 54,868.88 54,868.8: 54.863.85 54,888,SE 54.688.8E 54.668.8 04,688.8 54,663 SE 656,026.!:

3 - 1 1 5 0 0 01 .0 0 0 fc A Y O R E O 0.00 0.00 0:00 0.00 0.03 0.00 0 00 0.00 0 0 0 0.00 o t a q.oo 0 0 0 i

u o o o Inducira! A zteca, S .A , de C V .

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

i 1.1150-001-002 Comercial Bretn 5 A de C.V.

aoo 0 00 O.OCI 0.00 0 0 0 0 00 0.0I .Cttl a o o 0 0 0 O.OCI OCIO 0.00 j

3oooV) Ernpjfi-av Californio, 5 A .& C.V.

O.GO 0.00 o.co O.CO 0.00 O.GO 0.00 0 0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 o.oo ;

] 1 1 5 0 0 0 1 0 0 4i> |

Prot'cctr nduiliiol N*>>roo. S .A d e C.V

0.00 0.00 0 .1 0 0 0 0.00 0.00 0 .03 0.00 :o;oo 0.00 0.00 0.60 0.00 | 1150 0 01 -0 0 5 Delta S .A . de C.V. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 O.CO 0.00 0.00 aoo 0.00 0.00 0.00 !

; i 1 1 5 0 001-006 Eduardo Vflrw va 0.00 0 ,00 0.00 0.00 0.00 o.co 0.00 0.00 0.00 0 0 0 0.00 O.Q 0.00 i1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 1 1 0 .5 2 1 1 8 .5 2 /i Yo. 5 2 1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 .1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 .1 1 8 .5 2 4 2 2 .2 2 ; V

Figura 4.4-1 Consulta de Presupuesto

4.5 Consulta de Presupuestos Departam entales

' D Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Presupuestos Departamentales

Desde esta ventana se podr consultar por cada Departamento, el presupuesto asignado a cada uno de ellos, los cuales se podrn filtrar, desplegar y mostrar totales por departamento.

P

~7 ' ' f f I }%*. ......i- m . Q m .: Cuenta Dcscupci tncro Fobrcio M.i o Abiil Moyo Junio Julio Agosto Scplicmb Octubre Novicmb Dicicmbrc Anual f 4 1

I: H Dcpatancrio Rccwso; Hum.ro: o !oo $0.00 su.on : s o o o t u 00 S 0.00 $0.00 $0.00 $ 0.00 $ 0.01) i $0.00 i $ 0.00 $ 0.00 :

Depala-nenio Teioieia 1 =$ 0.0D j $ 0.00 i *0 .00 : $ 0.0(1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ 0.00 $0.00 j $0.00 i $ 0.00 $ 0 00

P [ep2it>iYi&nio. Ventas1120-001 -001 O^nomcx

741107-1 Sue 201

1.50000 003 ac ac O.GO: ac OCO O.GO OCO ocb 000 0.00 1 5CO.OO:

1120-031 00? Ocnccmcr : 129111-569

3,000 00 oco oco oco' 0.00 ac ac 0.00 oco 003 aoo 0 00 3.030 00

i 120 032 001 GlyBaiJ. 2,500 CO 000 oco o.co 0.00 oco ac o.oa oco oco ooa 0 00 2.500.00l i t o 001001 Benccfr.i 20,000 CO 0.03 oco 000. 0.00 o.co oco 0.00 o.co oco 003 000 30.030001140 002 001 CilyBar. 40.000 CQ ac ac o.oo: 0.00 0.00 oco 0.00 o.co oco 003 0 00 10X00.001150-001*601 Ir.du'Utal

^Azteca.!SA

^A sp e ll?^

4.6 Reporte de seguim iento de presupuestos

Z/ Ruta de acceso: Men Reportes / Catlogo de cuentas / Reporte de seguimiento de Presupuestos.

Este reporte emite la informacin para comparar los montos reales contra los presupuestos, de acuerdo a los movimientos generados por cada periodo, mostrando los saldos y presupuestos del mes, as como los saldos y presupuestos acumulados, adems de un porcentaje que ayuda a identificar que tanto se ha gastado del presupuesto, o verificar si ya se excedi el mismo.

Figura 4.6-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.

H Prctica 3: Carga de presupuesto

En Microsoft Excel, generar un archivo con la siguiente informacin:

I A B C D E F G H I J K L M N1 i N o . c u e n ta N o m b re E n e ro F e b re ro M a rz o A b ril M a y o J u n io J u lio A g o s to S e p tie m b re O c tu b re N o v ie m b re D ic ie m b re2 1350-000*000 EQUIPO DE OFICINA 8000 5000 50D0 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000

Guardar el archivo bajo el nombre de Presupuesto2010.xls en el directorio "Datos" que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I6.OO

En Aspel-COI, ubicarse en Enero 2010 y realizar la creacin de un presupuesto por medio de una hoja de clculo para el departamento 5 (Contabilidad).

Cul es el m onto del presupuesto anual? __________________________________ Guardar los cambios del presupuesto. Generar el reporte de seguimiento a presupuestos, indicando el mes de Enero y Departamento 5. De acuerdo al reporte obtenido, indicar la informacin siguiente:

o Saldo del M es:____________________

o Presupuesto del m es:____________________

o Porcentaje:____________________



5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

5.1 Personalizacin de consultas

Ruta de acceso: Consulta seleccionada / clic con el botn derecho del ratn.

En varias consultas (como los catlogos de cuentas, plizas, Activos, etc.), es posible agregar o quitar las columnas o campos. Esto se realiza dando clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre de la columna y el sistema mostrar un men contextual, desde el cual, bastar con activar el campo que se desea mostrar.

s * % - m e ..............Activo Circuanle f1J lA d ivo No Ciicclante (2)| Pasivo a Corto (3|; Pasivo a Largo Plazo 4)I Capital (5)Ventas / Ingiesos (6}Costo efe Ventas (7)

i G asios Geneiales 18): Oros Ingiesos y Ca itos |3J ISR yPTU (10)

: Caja. Bancos. In /e ido tes (111 ; Cuentas-potCctxai (12J : Inventarios (13)IVA AeiedtabJc l'l *1)Activos Fips (15|Ouos Activos Circularte* 1&]

:PioveJoie5l17|IVA poi Pagar (13J O lio : Impuestos p a Pagsi (19)Cuentas per Paga [201

,-,,v

Encio | Fabteto \ M a u o j

Figura 5.1-1 Personalizando la consulta de cuentas.

5.2 A u tofiltro en consultas

Ruta de acceso: Consulta seleccionada / icono Activar/Desactivar autofiltro

Se agrega un autofiltro en las consultas principales, el cual permite de forma fcilmente consultar registros especficos dentro de las consultas:

Catlogo de activos. Balanza de comprobacin con departamentos. Plizas. Monedas. Departamentos. Depreciacin. Reevaluacin. Cuentas departamentales. Presupuestos departamentales.

Al activar el autofiltro se habilita por cada columna de la consulta, un botn desde el cual se podr seleccionar el registro a consultar.


S U M C 0 2 COO Lri3om>oi

. ih q o o o g d o

Ayieo* l'lodf'Kot Elniinai

Asociar cuentas Desasodar r.o=nta del rubro Contraer cuentas Expandir cuanta;

A lt+ lr*Alt+Dl-SpAlt+Del

S a ldo f ina l TpD de cuenta

de fa cuenta

Es multimonoda afecta al aiusce carrear Contropartid McAuicfra

H Activos r [f^ fo/2010 * 331M i f E l: .......... : -2 fi-t - a

Figura 5.2-1 Consulta con autofiltro aplicado

5.3 Exportacin de consultas

Z7 Ruta de acceso: Consulta seleccionada / cono : '

Todas las consultas podrn ser exportadas a Microsoft Excel, Texto, H TM L y XML.

| Activo Circuanle (1) l'A civo No Circularla (2| Pasivo a C a lo Razo |3)

f. Pasivo a Largo Piara (4)

| Capital (5)

?! Venias > Ingiesos (8)| Costo deVentas (7) Gaslos Generales (81 ? Olios Ingresos y Gastos (9)| IS R y PTU (10)| Caja. Bancos, Inversiones (111 f Cuenlas poi Ccfcear (12)| Inventarios |13)

IVAActsdtable (J4)Aclivos Fips (15J Otros Activos Circulantes (16)

Proveedores (1?J

IVA por Pagai (18)

Otios Impuestos por Pagar (1SJ Cuentas por Pagai (20)

i = r

Descripcin de la cu en ta

Foirtto de exportacin ExcelTeato

HTMLBula XML nunosVA

Mombrede archivo . Cuentas

I j r i v i a por ccurao

1! 01 lE T IT ip o

i /

j o

p D Wj 19

! E

6,000.00 ; 6.QO.OO

9,236,219.90 7.217.774.53 5,937,534.26 1,230,24032 2/117,445.32 2J017,445.32

2590.00

copiar Ajiitda

28/01/201028/01/2010

F-9632Cobcnza F-12124 Pqd T efef ono, F-69910. CH-240

2,017.39

0.000.00

3.306.00

i * 110.017.39 t 3.306.00

Figura 5.3-1 Exportacin de consultas



5.4 Bitcora del sistema

P 7 Ruta de acceso: Men Utileras / Bitcora del sistema.

Se agrega una bitcora de usuarios la cual mostrar las actividades ms relevantes realizadas en el sistema. Una caracterstica importante, es que al arrastrar una columna a la barra superior, se podr agrupar la informacin por ese campo como una tabla dinmica.

Fecha V- H o i.\-t.\ M en:Activos

E qu ip o v U su ario Operacin O b s e rvac io n e s

Agrupado por el cam po Men

: 0 3 /0 6 /2 0 !) 14i21:2EiRIC1J Men: Eor/igut acin: 03/0 6/2011 14:21:26: 03/06/2011 l l4 : 2 1 : 103/06/2011 ! 14:2 :K

RlClR c f "RICI

U SADMNISTfADOR

ADMINISTRADOR AM N jSTRDB

ADMINISTRADOR

iDircctoiio de.Irabajo Cambisi de b o :e ds daio

:PU evdeu ;uc iib iPces ds untara ;P ffes de usuaib

M cdtica i d pcitil de uri u -aia o Mcd lica i d pciiil ce u i u w a tb M cd lca r el peiil c> un usuaio

; Ernpiesa 1, R IC l:C M ic h v o de p iograrnaW clwo comunas

Usuaio rnedficado. P-Jiwelics modificados Usuario rnodicato, Par ameno? m odlicacb Usuario modficado, Parmelioj modficado:;

; 03/06/2011 ;14:21:5( RICI

03/06/3011 14-22.0f:R ICl

03/06/2011 14?0:R ICI

M en : P iesi-pulos 03/06/2011 14:23 51RIC1

M en: Plizas03/06/2011 W .2X RICI

ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR

iP e ie sd eu ru o ib IPeftesdeumarb Pcflcs de usuaib

Modicai el pcifil de un inuatio M nd ba i el peifil ae un ur*jarb M odba i el pciil de un usuaiio

Uuario modeicatfo. PaimeUos m odificaos Usuario mcdlricado, Pai-meUes modificados Usuario rpoJ/icdo. Paimei;e rnczificacfct

ADMINISTRADOR

AD-NIST RADOR

iPrcjupueito adual M odfbar

Cstloco d petaa: Alia

Empisa I .E je rc c o : 2010. nivel: 1 - Mayor

Srnpiesa 1. Alta de pte-a 19, tipo: Dr, fecha- 03/02 /2010 , or

Hmeio de erttradax 10

Figura 5.4-1 Bitcora del sistema

Los datos que se mostrarn en la consulta de la bitcora son:

Fecha: Fecha en que se realiz el movimiento Hora: Hora en que se realiz el movimiento IP: Nombre del equipo o IP en donde se gener el movimiento Usuario: Usuario que realiz el movimiento M dulo: Mdulo donde se realiz el movimiento Operacin: Movimiento realizado Nivel: Nivel del movimiento realizado Observaciones: Una breve descripcin de la operacin realizada.

Q Prctica 4: Personalizando consultas

a) Ingresar al catlogo de cuentas del mes de Enero 2010.

b) Agregar a la consulta las columnas de: Tipo de Cuenta, Departamental y Naturaleza.

c) Ingresar a la Bitcora del sistema y agrupar la informacin por Operacin.

d) Cuntas operaciones muestra? _______________________

e) Compara resultados con tus compaeros, el nmero de operacin es igual? _______

f) Por qu? ____________________________________________________________________________



6. INTERCAMBIO DINMICO DE DATOS

6.1 Copiado especial

CD Ruta de acceso: Cualquier consulta del sistema / Edicin / Copiado especial.

Con el copiado especial es posible exportar la informacin para manipularla y/o para generar reportes especficos en base a los datos contenidos en el catlogo de cuentas del sistema. Esta opcin tambin permite la generacin de hojas de clculo. Desde Aspel-COI se puede copiar y pegar informacin de manera esttica" o "dinmica" a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows.

Copiado esttico: Los datos del catlogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicacin para su posterior consulta. Si despus de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-COI, estos cambios no se vern reflejados en la informacin copiada.

Copiado dinm ico (o con vnculos): Permite generar un intercambio dinmico de datos DDE (Data Dynamic Exchange), es decir, los datos del catlogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicacin, si despus de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-COI, al abrir la informacin copiada, automticamente se podr actualizar el contenido con los ltimos cambios realizados en Aspel-COI.

La aplicacin con la que se realiza el pegado especial es Microsoft Excel, por lo que el sistema Aspel-COI instala en el directorio de Datos, archivos de hojas de clculo predefinidas con extensin *.xls.

Es importante mencionar, que el copiado especial SLO SE PUEDE HACER DA LA IN FO R M ACI N C O N TE N ID A EN EL C A T L O G O DE CUENTAS, ya que en base a esta informacin, es posible generar los reportes necesarios. Sin importar el catlogo que se este consultando, al seleccionar la opcin de Copiado especial, siempre sugerir la ventana para el copiado del catlogo de cuentas.

Para realizar el copiado especial, se deben seguir estos pasos:

a) Acceder a cualquier consulta del sistema, por ejemplo, al catlogo de cuentas.b) Desde el men Edicin, seleccionar la opcin Copiado especial, enviando una ventana desde donde se

puede especificar un filtro para el copiado de la informacin (Figura 6.1-1)

( - , ; ............. . ; l ..C o p ia d o especia l m

CuentasDesde ij mHasta ! iIncluye slo cuentas de nivel .2 .-Auxiliar \ ^ \

( f i Slo cuentas con movimientos

PeriodoDepartamento iMoneda w m >

j j Balanza de comprobacin

IncluyejVS Nmero de cuenta H Presupuesto anua]

P j T ipo de cuenta f ; j Presupuesto mensual

Descripcin j f j Presupuesto acumjjlado

H j Saldo jnicial f j Debe

P ; Saldo final O Haber

Promedio simple Debe-Haber

Aceptar Cancelar Ayuda.......----------------------- - i '

. . . , Figura 6.1-1 Ventana del filtro para el copiado especialNotas del asistente: 5 K K


Sus campos:

Opciones

Cuenta inicial Primera cuenta que se considerar para incluirla en el copiado especial

Cuenta final Ultima cuenta que se considerar para realizar el copiado especial.

Periodo Perodo a copiar. El sistema slo puede copiar la informacin de un perodo de trabajo.

Slo cuentas con m ovim ientos

Al habilitarlo se indica al sistema que slo se incluyan las cuentas que hayan tenido movimientos en el periodo seleccionado.

Incluye slo cuentas de nivel

Indica que la informacin debe contener a todos los niveles de cuenta o nicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar).

Departam ento Slo se copiarn las cuentas que pertenezcan al departamento que se aqu se indique.

Moneda Moneda que deber manejar las cuentas que se incluyan en el copiado.

IncluyeSe pueden incluir los siguientes campos: Nm ero de cuenta, Descripcin, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tipo de cuenta. Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe - Haber.

c) Una vez definido el filtro para el copiado especial, en Microsoft Excel se abre un libro nuevo y se deber ejecutar el comando Pegado especial que se encuentra en el men Edicin.

Ve *1 -tefe

C.lkjct. -- iyr

!r>io M : r u h ' ' ' U c r 4 , 3, D to :

H v ' i : * c a l.b r , - 1 1 - i A A - j ' j : S ? G , ' e ,a l .

: : & S S i ' ! i i %

P e g a r

|

S I

' %

: 2

J 3

J...

7

3

y y C o m o iit32gsr >

:: S i

j, / , j

,jssL_______TSPi)

:iMu-.xiiixxxx.;

c o

Figura 6.1 -2 Pegado Especial en Microsoft Excel

i jg> t I E s tik

d) Posteriormente aparecer un dilogo donde se debe indicar la forma en que se pegarn los datos en la hoja de clculo, para el caso del copiado y pegado especial, de debe seleccionar la opcin de Pegar vnculos".

Si se elige la opcin Pegar", solamente se copiarn los datos en la hoja de clculo de forma delimitada en columnas, pero si se elige la opcin "Pegar vnculos el sistema construye una frmula y muestra los datos de Aspel-COI de forma vinculada, por lo tanto las modificaciones que se realicen en Aspel- C O I de los datos que se vincularon, se vern reflejados en la hoja de clculo.



Resultador ~ u r~ h . In se rta el contenido de Cortapapeles con form ato de T e x t o U nicode.B r m Pe g a r vnculo cre a u n vnculo con el a rch ivo de o rige n . C am bios e fe ctu a dos en el arch ivo de

o rigen a p a re c e r n e n ei docum ento.

i Ace p ta r \ \ Ca n ce la r j

Figura 6.1-3 Pegado Especial con vnculos.

e) Una vez que se ha pegado la informacin, en la barra de frmulas de Excel se podr visualizar la matriz de datos correspondiente, tal como se muestra a continuacin.

;fv { = COIW IN(M atriz!cta [ 1110-000-000..9000-000-000, U, N. #3]{Q107n

Figura 6 .1 -4 Matriz de datos en la barra de frmulas de Excel

f) Una vez realizado el copiado especial en Excel, se puede editar directamente la frmula en dicho archivo, para ello se debe realizar lo siguiente:

Oprim ir I , para poder editar la frmula. Hacer los cambios requeridos en la frmula. Una vez que se ha editado la frmula, para que la modificacin de la matriz sea aceptada se deben

oprimir las teclas J + -l + id.

6.2 Frmulas

Para entender ms acerca de cmo cambiar la frmula al realizar un copiado especial en el intercambio dinmico de datos, es necesario conocer el formato de la frmula que define el vnculo con la otra aplicacin.

Las frmulas se definen con los siguientes parmetros:

a) Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos, en este caso es C O IW IN .b) Tema o tpico del que se desea obtener los datos por ejemplo, M ATR IZc) Datos o frmulas a evaluar desde Aspel-CO!; @ C TA , @Deprecia, @Empresa, @ RAN, etc., las cuales se

analizan a continuacin:

@ C TA : Proporciona el m onto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado.

Ejemplo:=CO IW IN |M atriz!'@ C TA[1110-000-000..1150-000-000, U, N, F, C, # 1 ],

Esta frmula enviar el nmero de cuenta, descripcin, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta 1110-000-000 a la cuenta 1150-000-000, slo de las cuentas a nivel Mayor.



La estructura de la matriz es la siguiente:

=CO IW IN M atriz!{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M fA,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] { mmaa}'

Sus campos:

Opciones j

@ C T A Funcin

Ctaini Cuenta inicial del copiado especial.

Ctafin Cuenta final del copiado especial.

U Nmero de cuenta

N Descripcin de la cuenta

I Saldo inicial

F Saldo final

M Presupuesto mensual

A Presupuesto anual

c Presupuesto acumulado

D Total de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

!............... E.............. Diferencia entre D e be y Haber (E= D -H )T Tipo de cuenta ( A = acumulativa, D= detalle)

P Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

O Incluye slo cuentas con movimientos.

Nn Nm ero de departamento (de 1 hasta 999)

Xnn Nm ero de moneda

# NIncluye cuentas de nivel, por ejemplo, si el sistema maneja los niveles 4 -3 -3 , #1 representa las cuentas de mayor, # 2 las subcuentas y # 3 el auxiliar.

(m m a a )Perodo de donde se obtendr la informacin, por ejemplo 0107 (Enero 2007).

@Deprecia: Presenta la depreciacin de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., tambin enva la depreciacin actualizada, el valor actualizado de un activo, el factor de actualizacin, el m onto original de un activo, as como la cantidad faltante por depreciar. Todo esto puede ser de un activo o de todos los activos.

Ejemplo:=CO IW IN!Valor!'@ D eprecia[T,0199, 0199,0]

Esta frmula obtendr el m onto original de todos los tipos de activos.

La sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente:

@Deprecia[Sufijo,,FFinDepre>,,J] {Periodo}



Sus campos:

Opciones

@Deprecia j Funcin.

Sufijo____ )

Representa el tipo de informacin que se requiere: A si requiere informacin de un slo activo T si necesita informacin de un tipo de a ^ v o .

Se indica la clave del activo o nmero del tipo de activo: si requiere informacin slo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minsculas, se debe escribir entre ; comillas, por ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deber escribir como "Librero 17". En caso de necesitar informacin de un Tipo de activo, se debe indicar el j nmero correspondiente al tipo de activo.

j Indica el periodo inicial de la depreciacin. j Indica el periodo final de la depreciacin.

< Q u e >

Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la funcin de depreciacin pudiendo ser uno de los siguientes sufijos:F Factor de actualizacin (slo para activos)0 Monto original del activoV Valor actualizado del m onto original del activo P Depreciacin del perodo E Depreciacin del periodo actualizada A Depreciacin acumulada R Cantidad restante por depreciar M Monto mximo deducible (valor a depreciar)D Valor real (Monto original -Depreciacin acumulada)L Valor real actualizadoC 5 0% de la depreciacin del periodo actualizado1 Monto del activo para calcular el IMPAC

Representan la fecha inicial del ejercicio.

, ]{Periodo}

Com o se puede observar la sintaxis es m uy similar a la funcin @ Depreca, slo difieren en los sufijos que manejan en el campo < Q u e > los cuales son los siguientes:



Sus campos:

Opciones j

o i Para obtener el m onto original del activo.

x I Para obtener el m onto original del activo en su moneda extranjera, j

p Para obtener la depreciacin del perodo.

A Para obtener La depreciacin acumulada. j

..R............... .].. Para obtener la cantidad restante por depreciar.

@EMPRESA. Cuya fundn es mostrar la informacin general de la empresa.

Ejemplo:

@EMPRESA[R]

Esta frmula devuelve el RFC de la empresa activa en Aspel-COI


@EMPRESA[Sufijo]

Sus campos:

Opciones

^EM PRESA Funcin

Sufijo

E Nom bre de la empresa

D Direccin

P Poblacin

C Registro Estatal !

R RFC

@ R A N . Presenta la informacin de un rubro de cuentas.

Ejemplo:

@RAN[R15,F] o @ R AN [1160-000...1160-999, F

Esta frmula enva el saldo final de todas las cuentas del rubro 15.


@RAN[Rango, Sufijo, ]



Sus campos:

Opciones

@ R AN Funcin

Rango Rango del que se requiere la informacin

D e p a rta m e n toNmero de departamento involucrado (opcional)

{M M A A } Periodo especfico, mes y ao (opcional)

Sufijo

N i Descripcin de la cuentaI ! Saldo inicialF . J Saldo finalM j Presupuesto mensualA ; Presupuesto anualC I Presupuesto acumuladoD Total de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

E ( Diferencia entre Debe y Haber (E = D -H )_ P __________ j. Promedio calculado(saldo inicial + saldo final / 2) j

@1NPC: Proporciona el ndice Nacional de Precios al Consumidor

Ejemplo:@ IN P C [1 1,2007]

Esta frmula enva el INPC de Noviembre de 2007


@ IN P C[M M ,AAAA,N ]

Sus campos:

I Opciones

@ IN PC ! Funcin

MM Mes del que se desea obtener el INPC.

A A A A ! Ao del que se desea obtener el INPC .

N ! Nmero de meses hacia atrs que se tomarn en cuenta para enviar la informacin.

Una variable de esta formula es la siguiente:

@ IN P C [+ / -N ]

Esta funcin devuelve el valor del ndice Nacional de Precios al Consumidor relativo del periodo activo, de acuerdo al nmero de meses (N ).



c o En las hojas de clculo se puede observar que en las frmulas del copiado especial se hace referencia a los nmeros de cuenta de manera explcita, de modo que la hoja de clculo lee los datos vinculados hasta encontrar el mes de trabajo indicado, si dicho catlogo llegara a tener una estructura diferente, no se podrn visualizar los datos y el sistema presentar la informacin de la siguiente forma:

. < TriW ;- i '*: :": &7

A l

A,

L 2

4| i : 6

?ss

: : Calib

' i N S 1

Himnv istt? Pv.sn r I ^ S J/'!'" 1'< ' ' f 9 t / *11 " -5a. v '

A' a' =? s 3*='.;^ $ ' % .500: ^ r \*?*

- ............................ i;.. j.::-..-...;/::.-..'::. ; &;j{sCOlW8NIMa:r!'jQctdlli&-OGO-000..9COO-Oa3-OOC< U, N, C3]{CIC6}!

C ^ s e s - e j i i * * . A: :#J

Hnwa? - ; H . ' t-'^EjWHr v .4^

| l_FcruV *i H i

>P N /A

#M/A N /A

Sf/A

#N/SN/A Sft/A

*?m/ a

#fc/A Sftf/A

aKN/A

SN/A# \/A

SN /A

#N/AN/A

SW/Ar?N/A

#N/Af?N/A

#N/A

O3==g

Figura 6.2-1 Representacin de una m atriz invlida.

Excel no actualizar el resultado, enviando la leyenda # N /A en cada una de las celdas involucradas.

Por otro lado s ya se tiene abierto el libro y se realizan cambios en Aspel-COI, para que dichos cambios se reflejen en el libro actual no es necesario cerrar y volver a abrir la hoja de clculo, slo se deber acceder al a la opcin Modificar vnculos, mostrando un dilogo como el siguiente:

: Abrir origen > j

I R p m p e r v ia d o .

|........................ | r^ r.Z .1 ^j * L , > i 1 t** IUbicacin:Elemento: @ cts[ll10-0G G -G 00..9000-003-000, U, N , #3 ]{011C }Aciua 'teacn: &; Automtica 0 = Manual

Figura 6.2 -2 Actualizacin manual de vnculos en Excel

En esta ventana se mostrarn las matrices y al dar clic en el b o t n .. :uai2^ .^ ::-?cre se actualizarn los datosde la hoja de clculo de acuerdo a las modificaciones realizadas en Aspel-COI.

Si se realiz un copiado especial mediante vnculo, al cerrar el sistema Aspel-COI mandar un mensaje indicando que se finalizar la comunicacin debido al enlace dinmico generado, ayudando de esta forma a liberar espacio en memoria.



inmrm cicm \ ' & \.||jjjj|. La comunicacin DDE establecida ser finalizada.

li

Figura 6.2 -3 Finalizacin de comunicacin DDE.

6.3 Asistente y barra de herramientas de A sp el-C O I en Excel

6.3.1 Generales

El proceso de instalacin de Aspel-COI, agrega una barra de herramientas directamente en Excel, la cual permite generar fcilmente hojas de clculo que utilicen directamente la informacin de Aspel-COI.La barra de herramientas se habilita en Excel, en la versin 2003, se debe ingresar al men Ver/ Barras de Herramientas / Herramientas Aspel-COI, mientras que en la versin 2007 2010, deber aparecer una seccin denominada "Complementos.

6.3.2 Listado de Funciones

jj Este icono de la barra de herramientas muestra un listado de funciones exclusivas de Aspel-COI, las

cuales permiten generar fcilmente reportes en Excel, explotando as la informacin capturada en el sistema.

Las funciones que aparecen en el listado se encuentran agrupadas por categoras para su fcil identificacin y son las siguientes:

Datos de la empresa: Presenta todas aquellas funciones relacionadas con la informacin de los datos de la empresa.



Cuentas: Devuelve una matriz que contiene los datos de un rango de cuentas donde se incluyen sus saldos, presupuestos, cargos, abonos, etc., de acuerdo al sufijo indicado.

Al sele

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