Avanzado Coi

rrr

rrrr

c

rrrr

r

rrrcrrrrr

rrr

rrrrrr

rr

r

r

rr

r ^ A z p e í

Guía de cursoAvanzado

Centro 4e Capacitación

Sistema de Contabilidad Integral

A spel-C O I V ers ión 6 .0

Guía Curso A vanzado Usuario

Elaborada por: Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V.Cerrada de Suiza # 1 7 Col, San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C. P. 10400 México, D. F.

Junio 2011/01.

Aspel es una marca registrada de Aspel de México S. A. de C. V.Asimismo Aspel de México S. A. de C. V. se reserva el derecho de revisar periódicamente este documento yhacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario.Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por susrespectivas compañías.

M U Y IM P O R TA N TE : Esta obra es propiedad de Aspel de México, por lo tanto, queda PROHIBIDA su reproducción parcial o total por cualquier medio electrónico o impreso.

Cualquier duda o comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a: [email protected]

mailto:[email protected]

ÍNDICE

1. IN T R O D U C C IÓ N ................................................................................................................................................................... 1

1.1 D efin ición ........................................................................................................................................................................... 11.2 O bjetivo del C u rs o ..........................................................................................................................................................2

2. G R Á FIC A S ................................................................................................................................................................................3

2.1 Generales............................................................................................................................................................................ 32.2 Barra de herramientas de gráficas........................................................................................................................... 4

2.2.1 M e n ú ........................................................................................................................................................................... 42.2.2 M odificación de datos de la gráfica................................................................................................................72.2.3 Rotar a la izquierda............................................................................................................................................... 82.2.4 Rotar a la derecha..................................................................................................................................................82.2.5 Copiar al Portapapeles......................................................................................................................................... 82.2.6 Im p rim ir..................................................................................................................................................................... 92.2.7 Actualizar grá fica ...................................................................................................................................................92.2.8 Grabar gráfica..........................................................................................................................................................9

2.3 Gráficas del usuario ....................................................................................................................................................... 9Práctica 1: Diseño de una gráfica...................................................................................................................................10

3. C E N TR O DE C O S T O S Y P R O Y E C TO S ....................................................................................................................... 15

3.1 Configuración de Etiquetas.......................................................................................................................................153.2 Centro de Costos y P royectos.................................................................................................................................153.3 Trabajando con centro de costos y p ro ye cto s.................................................................................................163.4 Reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos...................................................................... 173.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos.............................................................................. 18

Práctica 2: Manejo de Centro de costos y p ro ye cto s............................................................................................18

4. M A N E JO DE P R ES U P U ESTO S....................................................................................................................................... 21

4.1 Creación del presupuesto por m edio del sistem a...........................................................................................214.2 Cargar presupuesto desde hoja de c á lcu lo ........................................................................................................254.3 M odificar Presupuesto A ctu a l..................................................................................................................................264.4 Consulta de Presupuesto...........................................................................................................................................274.5 Consulta de Presupuestos D epartam entales.................................................................................................... 274.6 Reporte de seguim iento de presupuestos.......................................................................................................... 28

Práctica 3: Carga de presupuesto...................................................................................................................................28

5. M A N E JO A V A N Z A D O DE C O N S U L T A S ....................................................................................................................29

5.1 Personalización de consultas...................................................................................................................................295.2 A u tofiltro en consultas.............................................................................................................................................. 295.3 Exportación de consultas..........................................................................................................................................305.4 Bitácora del s is te m a ................................................................................................................................................... 31

Práctica 4: Personalizando consultas........................................................................................................................... 31

6. IN TER CA M B IO D IN Á M IC O DE D A T O S ......................................................................................................................33

6.1 Copiado especial.......................................................................................................................................................... 336.2 Fórm ulas...........................................................................................................................................................................356.3 Asistente y barra de herramientas de A sp el-C O I en Excel®.......................................................................41

6.3.1 Generales................................................................................................................................................................ 416.3.2 Listado de Funciones..........................................................................................................................................416.3.3 Período de trabajo en C O I ............................................................................................................................... 43Práctica 5: Elaborando un Balance general desde M icrosoft Excel®................................................................. 446.3.4 Selección de Departam entos, Proyectos y Centros de Costos.......................................................... 45

6.4 Im portador de catálogos desde M icrosoft Excel............................................................................................. 456.4.1 Catálogo de Cuentas y Cuentas departam entales................................... 456.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros.................................................................................................................49

AspeljCwib'G <fe (Capacitación

6.4.3 Im portación de pólizas..................................................................................................................................... 52Práctica 6: Im portando inform ación de M icrosoft Excel®................................................................................... 55

7. H O JA S FISCALES Y F IN A N C IE R A S .............................................................................................................................. 57

7.1 D e fin ic ió n ......................................................................................................................................................................... 577.2 Hojas de cálculo financieras................................................................................................................................587.3 Hojas de cálculo fiscales................................................................................................................................................... 58

Práctica 7: Diseño de un catálogo de cuentas a partir de M atrices............................................................. 58

8. R AZO N ES F IN A N C IE R A S................................................................................................................................................ 59

8.1 Interpretación de razones financieras................................................................................................................. 598.2 Análisis de tendencias................................................................................................................................................. 598.3 Tipos de Razones.......................................................................................................................................................... 60

Práctica 8: Emisión de Hoja de cálculo de Razones Financieras........................................................................63

9. EM ISIÓ N DE REPORTES D IO T / IE T U ...........................................................................................................................65

9.1 Reporte de operaciones con te rc e ro s ...................................................................................................................659.1.1 Barra de herram ientas en M icrosoft E xce l..............................................................................................67Práctica 9: Generación del reporte de operaciones con terceros.....................................................................67

9.2 Reportes Operaciones con IE T U .............................................................................................................................679.2.1 Ingresos IE T U ........................................................................................................................................................679.2.2 Deducciones IE T U .............................................................................................................................................. 699.2.3 IVA D e vu e lto ........................................................................................................................................................71

9.3 Desglose IV A ...................................................................................................................................................................729.3.1 IVA acreditable ................................................................................................................................................... 729.3.2 IV A tra sla d a d o .................................................................................................................................................... 73

9.4 Retenciones..................................................................................................................................................................... 759.4.1 Reporte de IV A e ISR retenido en D IO T ....................................................................................................759.4.2 Reporte de IV A e ISR retenido en IE T U .....................................................................................................76Práctica 10: Generación de reportes IE T U ..................................................................................................................77

10. M A N E JO DE A C T IV O S ........................................................................................................................................................ 79

10.1 Depreciación Contable y Fiscal de A c tiv o s ........................................................................................................7910.1.1 Póliza de depreciación......................................................................................................................................8010.1.2 Parámetros de depreciación.......................................................................................................................... 8110.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal............................................................................................ 8110.1.4 Detalle de depreciación contable y fis c a l...............................................................................................8210.1.5 Baja contable del a c tiv o ................................................................................................................................. 83Práctica 11: M anejo de Depreciación de A c tiv o s ....................................................................................................84

10.2 Reportes de depreciación co n ta b le ....................................................................................................................... 8510.2.1 Reporte de depreciación contable .............................................................................................................. 8510.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian....................................................................................................8610.2.3 Reporte proyección de depreciación.......................................................................................................... 8710.2.4 Reporte conciliación de activos...................................................................................................................88Práctica 12: Em itiendo reportes de depreciación c o n ta b le ................................................................................89

10.3 Reportes de depreciación fiscal.............................................................................................................................. 8910.3.1 Reporte con valores actualizados (factor a n ua l).................................................................................... 8910.3.2 Reporte con valores actualizados (A juste IS R )...................................................................................... 9110.3.3 Reporte deducción in m e dia ta ...................................................................................................................... 93

10.4 Revaluación de a c tivo s ...............................................................................................................................................9410.4.1 Proceso de revaluación................................................................................................................................... 9610.4.2 Parámetros de revaluación............................................................................................................................ 9710.4.3 Consulta de revaluación................................................................................................................................. 9810.4.4 Detalle de revaluación.....................................................................................................................................9910.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos....................................................................................................99

11. REPORTES...........................................................................................................................................................................101

11.1 Adm inistrador de Reportes....................................................................................................................................10111.2 Asistente de Reportes.............................................................................................................................................. 103

Práctica 13: Creación de reporte desde el asistente...........................................................................................10411.3 Edición de Reportes de tipo Q R 2 .........................................................................................................................10411.4 Edición de Reportes de tipo F T O ......................................................................................................................... 105

11.4.1 Campos del e d ito r...........................................................................................................................................10611.4.2 Fórmulas del e d ito r.........................................................................................................................................106Práctica 14: M odificando un form ato........................................................................................................................ 107

12. A C TU A L IZ A C IÓ N EN L ÍN E A ....................................................................................................................................... 109

12.1 Generalidades............................................................................................................................................................. 10912.2 Servicio de actualización por A s p e l-A L ............................................................................................................ 10912.3 Servicio de actualización por m edio de instalador......................................................................................111

Práctica 15: Actualización del sistem a......................................................................................................................112

13. M A N EJO EN M IC R O S O FT SQL-SERVER 2008® .................... 113

13.1 D efinición......................................................................................................................................................................11313.2 Paso 1: Creando usuario y contenedor en M icrosoft SQ L Server® ....................................................... 11313.3 Paso 2: Creando la conexión en A sp el-C O I 6 .0 .............................................................................................11513.4 Paso 3: Inicio de operaciones en el form ato M icrosoft SQ L Server® ...................................................116

Sistemas Aspel.............................................................................................................................................................................. 119

Sim bología:

1 o Tips de uso.

1 o Tipo de reporte.

í & Ruta de Acceso.

i d Advertencia.

r s Práctica.

1 & Notas

Requisitos:

• Para el participante.

0 Conocimientos del Sistema Operativo Microsoft Windows® XP, Vista, 7, 2003 ó 2008. 0 Haber asistido al curso previo.0 Conocimientos de bases de datos.0 Conocimientos de Microsoft Excel®.

* sPara el instructor.

Software a utilizar:0 Aspel-COI 6.0.0 Microsoft Excel®.0 IBExpert®.

Bases de datos:0 Se utilizará la base de datos del curso previo (Intermedio).

j Datos del participante

Nombre:

Centro de Capacitación:

; Fecha:

| Datos del Instructor

[ Nombre:

I Correo electrónico:

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición

Aspel-COI 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la información en catálogos, los cuales son básicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, pólizas, conceptos de pólizas, tipos de pólizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa.

El sistema ofrece varios catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes, no obstante, para diseñar el catálogo de cuentas que se adapte a las necesidades específicas de la empresa se permite su modificación, teniendo la opción de comenzar con un catálogo completamente diferente o importar el catálogo desde Excel.

También permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia tecnológica, ya que es posible generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (D IO T ) permitiendo la máxima explotación de la información de forma m uy sencilla, tomando en consideración las reformas fiscales vigentes.

En esta versión, se agrega un nuevo catálogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a las cuentas. En este catálogo se podrán dar de alta los presupuestos, aunque también es posible cargarlo desde una hoja de cálculo. Además, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, también se podrá consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por último, dichos Presupuestos podrán aplicarse a las cuentas departamentales.

También se cuenta con dos módulos para clasificar la información de una manera mejorada para la empresa:• Centros de costos: Este catálogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrán asignar a

las cuentas para una mejor clasificación de la información.• Proyectos: Con esta opción es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y así poder

asignarle a los movimientos de cuentas en pólizas el proyecto al que pertenezcan.

Aspel-COI asegura que la información almacenada y generada en el sistema sea íntegra en cualquier momento, proporciona además diversas utilerías con las que se le puede dar mantenimiento periódicamente.

Los reportes financieros más importantes como son: Balanza de comprobación, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general, podrán ser generados fácilmente a partir de la información contable capturada.

A partir de la información de activos capturada se podrán generar los reportes de depreciación, entre los que destacan: depreciación contable, con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deducción y proyección de depreciación.

Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la información que genera, incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinámica interfase que se tiene con Microsoft Excel0", en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier m om ento a la información de Aspel-COI, evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de declaraciones fiscales de la empresa.

Para una administración integral y eficiente, Aspel-COI mantiene interfase con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, concentrando fácil y eficazmente toda la información contable de la empresa.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-COI 6.0 1

/C < 2í?£ rp de, j&ip&vjteción

1.2 O b je tivo del Curso

Al término de este curso el usuario tendrá los conocimientos y herramientas que le permitirán administrar la información y obtener un mayor provecho de ella, como es el diseño de gráficas, el intercambio dinámico de datos con las hojas fiscales y financieras predefinidas del sistema, todo esto para que el usuario cuente con los elementos necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Conocerá el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de Presupuestos, Activos, depreciaciones y revaluaciones.

Tam bién podrá modificar y personalizar los reportes del sistema, lo que permitirá explotar al máximo la información contable y financiera suministrada de manera oportuna.

Se proporcionará una introducción al manejo de base de datos en formato nativo (Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindará al administrador del sistema los elementos necesarios para conocer la estructura de la base de datos y realizar operaciones directamente en las tablas del sistema.

Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prácticas, para cuya realización se requiere:

1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio).2. Tener vacío el directorio '‘Datos" o eliminar el directorio “EmpresaOI".

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versión llamada demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los movimientos que se registren tendrán que observar este rango de fechas.


Guía Curso Avanzado Aspel-COl 6.0 2

2. GRÁFICAS2.1 Generales

Aspel-COI cuenta con un conjunto de gráficas predefinidas que presentan de forma tabulada, los resultados estadísticos en una variedad de formas, permitiendo modificar la presentación de las mismas para facilitar la interpretación de la información.

Estas gráficas obtienen la información de los Rangos de Cuentas, Catálogo de Cuentas, INPC, etc. Es importante mencionar que para poder generar las gráficas ágilmente, los archivos con extensión AGR se deben encontrar en el directorio de trabajo, ya que dichos archivo contienen la configuración necesaria para poder obtener la información que conformará cada gráfica.

<?::i Los archivos AGR se pueden editar con bloc de notas para corroborar que contengan la configuración necesaria.

A continuación se describen las Razones Financieras que se utilizan como gráficas predeterminadas:

Icono Descripción

Liquidez

Muestra la capacidad de la empresa para cubrir los adeudos a corto plazo.

Apalancam iento

Muestra en términos de porcentajes la parte del capital que forma parte de las deudas de la empresa.

Prueba de ácido

Presenta el grado hasta el cual el efectivo y las cuentas por j cobrar, cubren los adeudos a corto plazo.

¿ p

Días de cartera

Muestra cada cuántos días se están cobrando las cuentas por cobrar (ventas a crédito).

Rotación de inventarios

Muestra la rapidez de rotación de los fondos a través del inventario y su movilidad.

Ventas

Muestra el importe de las ventas ya sea en el período de trabajo o en otros períodos.

Utilidad

Presenta la utilidad obtenida ya sea en el período de trabajo o en otros períodos.

í éGastos de operación

Muestra el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación, gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración.

Activo, Pasivo y CapitalMuestra el total del Activo, pasivo y capital.

Gráficas del usuario

Aspel-COI también permite modificar y crear gráficas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Asimismo permite utilizar otras gráficas denominadas complementarias las cuales son: Margen neto, Rentabilidad/Activos, Rentabilidad/Capital, Rentabilidad/Ventas, Rotación de activos fijos y Rotación de activos totales.



2.2 Barra de herram ientas de gráficas

La barra de herramientas de las gráficas permite modificar los datos, las características y la presentación de la gráfica de una forma sencilla y rápida con sólo dar un clic en el icono correspondiente.

Los iconos que conforman la Barra de herramientas son:

Figura 2.2-1 Barra de herramientas de gráficas

1. Menú2. Modifica gráfica3. Girar a la izquierda4. Girar a la derecha5. Copiar gráfica al portapapeles6. Imprime gráfica7. Actualizar gráfica8. Grabar gráfica

A continuación se describe la función de cada uno de ellos.

2.2.1 Menú

I & Ruta de acceso:

• Barra de herramientas Gráfica / icono• A través del menú contextual.

Al dar clic en este ¡cono las opciones que se pueden utilizar las muestra la siguiente figura:

Figura 2.2.1-1 Opciones del menú

• Diseñador de Gráfico: Esta opción permite definir los aspectos que afectan la presentación general de la gráfica, los datos que se pueden modificar del diseñador de gráficos son: Gráfico, título, nota al pie, leyenda, gráfica, ejes, series y rótulos, cada uno de ellos a su vez cuenta con distintas pestañas donde se pueden modificar los datos.


Diseñador de gráFicos

Editar datos del gráfico

A yuda...

Abrir.,,

Guardar como..,

Imprimir.,.

Copiar

Pegar


Diseñador de gráficos " ............

Tipo i Telón de fondo 1 Imagen ji á'••• Titule

| - Nota al pie

i- Leye nda ; Gráfica

j+j Eje d e c e te g c ría fH) á l- Eje d é v a lo r (Y ) j$j Eje d e v a le r ( Id a , V) f|j|- Eje d e ca te g o ría (Z) j+j Serie■"+!•• R ó tu lo s d e series

Gráfico <" 20 G !3D;

Restablecer

|L ín e a (cinta) ÍÁreó i Pasoi Combinación \ Baria horizontal i Barias agrupadas I Circular j Rosca iGarrtt

• D iseño de te x to ......& Paia impresión

C P ara firesen l

Datos en filas

A cep tar J medar

Figura 2.2 .1 -2 Diseñador de gráfico

Editar datos del Gráfico: Esta opción permite editar de una forma fácil y sencilla los datos de la gráfica, al seleccionar esta opción despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:

Editar ciatos del gráfico

| L iq u id e z

E n o f í 1 lF e b í l l -6 .3 1 7 5

M a r / 1 i -6 .3 1 7 5

A b r /1 1 -5 3 1 7 5

Tam años de c u a d rícu la .....................................................Filas: ¡4 Rótu los de filas: |1Columnas: \ \ Rótu los de columnas: f ¡

Figura 2.2.1-3 Editor de datos del gráfico

Desde esta ventana se pueden agregar filas, columnas, rótulos de filas y rótulos de columnas.

• Ayuda: Al seleccionar esta opción muestra la ventana Galería, la cual permite seleccionar el tipo de gráfica a diseñar. Cuenta con dos botones para un tipo de grafica 2D y 3D.



:..

Seleccionar un tipo de gráfico: < " 2D <• 3D

Siguiente :>

o♦v ; < *

Figura 2 .2 .1 -4 Asistente de tipo de gráfica Figura 2.2 .1 -5 Asistente de estilo de gráfica

■/A', f ñ W11 ■■ P P l f } : r e s s » r r * ¡D is e ñ o ; ' '

Inlcoducir configuraciones de diseño deseadas:

GalCL Oi VHUfBilJ ítu lo del gráfico:

«Gráfica de Liquidez

Pie de página de gráfico:

Leyenda de gráfico:

| Derecha

Serie de dalos a lo largo do: O f i la s <• Columnas

íigüientS j» ] f Cancelar

Figura 2.2 .1 -6 Asistente de diseño de gráfica

Introducir títulos del e[e deseados:

cisriatí* itysíán

íomímtM

Categoría (X)

jMeses

Valor |Y){Factor

Profundidad (Z)

i---------Secundario (V2J

< ¿ tiá s Flnatlxar i | Cancelar j

Figura 2 .2 .1 -7 Asistente de ejes de gráfica

Abrir: Esta opción se utiliza para abrir un archivo gráfico (.vtc), pudiendo editarlo con cualquiera de las opciones del graficador.

¿ b n r '

Buscare!;: j ¿i Datsil T i <}. (g £¡<- ]-rig jA C TP A S C P .ifTC ÉffiSPRUACIDO.ytc ® P.OTAINV.VTC

® A P A L A N C A .V T C í§ j RENTACT.'/TC ® U T 1 U D A D .V T C

Í$ C AR TE P .A .VTC © R E m C A P .'/ T C ^ V E N T A S ,V T C

® G A S O P E R A .vtc RENTVEN.VTC © L IQ U ID E Z .vtc ® R O T A A C F I.V T Cí§3 M ARGNETO.VTC $ R O TA A CTO .V TC

íiembre [áPáD J CAVTCaíc

TTpo: [A rch ivo d e g rá fico C -v lc ) C a nce la r ]

Figura 2.2 .1 -8 Abrir archivo de gráfica



• Guardar com o: Esta opción permite guardar la gráfica como un archivo en cualquiera de los siguientes formatos: Archivo graficador (.vtc), Metearchivos W indows (.w m f), Bitmap (.bm p), Joint Photographic Experts Group ( . jp g )

• Im prim ir: Esta opción despliega las propiedades de la impresora que se va a utilizar pudiendo definir el número de copias a imprimir de la gráfica.

I p p P — -r — — g g

Impresora - ................................................................. “ ..............................................................................................

Nom bre: ¡C a n o ñ V ñ k je t'M P 5 3 0 F ® < ...................................... ’ » j Prop ie da de s |

Eslado LisioTipo: Canon Inkjet MP530 FAX

Donde: LPT1:Comentario

Número de copias: ~3 Í Q l l l i Cancelar I Diseño... j

Figura 2.2.1-9 Im prim ir gráfica

• Copiar: Con esta opción se podrá colocar la imagen de la gráfica en el portapapeles de W indows(J y así utilizarla desde otra aplicación.

• Pegar: Esta opción permite pegar una imagen colocada en el portapapeles hacia el fondo de la gráfica.

$$ El graficador no cuenta con la posibilidad de deshacer las tareas realizadas, por lo que si no se está seguro de pegar la imagen, se recomienda no realizarlo.

2.2.2 Modificación de datos de la gráfica

l& R u ta de acceso:• Gráficas / Modificación de datos

I l f• Con el icono L -

Esta ventana permite modificar las etiquetas de los datos de una gráfica activada, así como la fórmula que regirá la presentación de cada una de sus series. Al seleccionar esta opción el sistema despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:

M o d if ic a r g rá fic a

Gráfica i L i q u i d e z ...........................................................................

E je X ¡M eses | Eje Y

Periodos

O Periodo actual

I o d o el ejercicio

O Rango de periodos fiesde ¡ Y S i H « t « ' ü

Series T ítu lo Fórm ula

S e r ia l * * * £ ...................................................................... H A N [ R l . f J / (R A M [R 3.FJJ

Serie 2

Serio 3 ...........................................................................................

Serie 4

Serie 5 ........................

r á c «p ü si J j A B l ,c a r (F Í j ( A c u c ia ]

N o ta s de l asistente : Figura 2.2.2-1 Modificación de datos de la gráfica


Sus campos:

Opciones

Títu lo de la gráfica Nombre asignado como identificador de la gráfica.EjeX.................................. Modifica el título de los valores del eje X.

Eje Y ........................................... Modifica el título de los valores del eje Y.

Intervalo de periodos a considerar

@> Periodo actual Genera ia gráfica tomando los datos del periodo en el que se este trabajando.

í# Iodo el ejercicio Genera la gráfica con la información de todo el ejercicio actual.

■.&- Rango de periodos Permite seleccionar un rango de períodos a utilizar.

Colum na Títu lo Modifica el título de cada serie de valores.

Colum na Fórm ula

Modifica la fórmula que define la presentación de los datos de cada serie, los valores en los rangos dependerá de la gráfica seleccionada, si se adicionan fórmulas para las siguientes series, los datos se visualizarán en la gráfica.

2.2.3 Rotar a la izquierda

Ruta de acceso:

s i n• Barra de herramientas / icono

Esta opción permite girar la gráfica a la izquierda, por cada clic en el icono la gráfica dará un giro de 90 grados hacia la izquierda.

2.2.4 Rotar a la derecha

l & Ruta de acceso:

• Barra de herramientas / ¡cono

Esta opción permite girar la gráfica a la derecha, por cada clic en el icono la gráfica dará un giro de 90 grados hacia la derecha.

2.2.5 Copiar al Portapapeles

£17 Ruta de acceso:

• Barra de herramientas / icono *— *

Con esta opción es posible realizar una copia de la gráfica al portapapeles de Microsoft W indows para poder pegarla en alguna otra aplicación.



2.2.6 Im prim ir

! & Ruta de acceso:

• Barra de herramientas / icono

Esta opción despliega un diálogo con las propiedades de la impresora que se va a utilizar permitiendo definir el número de copias a imprimir de la gráfica seleccionada.

2.2.7 Actualizar gráfica

Í I 7 Ruta de acceso:

Éáffl• Barra de herramientas / icono ^

Esta opción actualiza la gráfica seleccionada con la finalidad de almacenar los cambios realizados para que cada vez que se acceda a esta opción desde el menú de Gráficas, aparezca la gráfica con los últimos cambios realizados.

2.2.8 Grabar gráfica

ÍLD Ruta de acceso:

• Barra de herramientas / icono&

Permite guardar una gráfica con el mismo nombre o bien con otro nombre de archivo, para conservar la gráfica predeterminada y así acceder a la gráfica modificada a través de la opción Gráficas del usuario.

2.3 Gráficas del usuario

G ' Ruta de acceso:

• Gráficas / Gráficas del usuario o con el icono i*-~v

A través de esta opción se puede editar cualquiera de las siguientes gráficas:

• Las de razones financieras incluidas en el sistema.• Las gráficas modificadas y renombradas.• Las gráficas complementarias• Las gráficas que elabores

Al crear una gráfica se debe indicar el nombre y la extensión del archivo, es importante que se le asigne la extensión .AGR, para que Aspel-COI las pueda interpretar. Posteriormente, el sistema envía un mensaje de confirmación para crear el archivo correspondiente a la gráfica:

Confirmación ggerchiv'c de c o n f ig u ra c ió n de la g rá fic a no existe. ¿Deseas creerlo?

5! j Ne

N o ta s d e l asistente : Figura 2.3-1 Confirm ar creación de la gráfica


S Práctica 1: Diseño de una gráfica

a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuración al entrar al sistema, se debe realizar lo siguiente:

• Eliminar el directorio bajo el nombre "Datos" {en el directorio D atosl se guardan los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).

• Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I6.OO

b) Ejecutar el sistema Aspel-COI 6.0c) En el asistente de instalación, indicar las opciones siguientes:

• Crear una nueva Base de Datos.• Periodo: Diciembre• Ejercicio: 2009• Conexión: DATOSEMPRESA01

d) Agregar como moneda adicional "Dólar Americano".e) Indicar que se desea catálogos estándar de:

• Departamentos.• Rubros.• Catálogo de cuentas Estándar general.

f) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo.g) Ingresar a Aspel-COI 6.0 y activar la opción Utilerías / Respaldo de archivos / Reinstalación del

respaldo.h) Realizar la recuperación del respaldo, indicando como origen el indicado por el instructor, el cual,

proporcionará también los archivos de dicho respaldo.i) Al terminar el proceso anterior, activar la opción Configuración / Parámetros del sistema, j) Revisar la configuración de las siguientes opciones:

Sección Opciones Configuración

Datos de la Empresa

Dirección CERRADA SUIZA 17

Población M. CONTRERAS

RFC AME860107KD9

Configuración de BD

Conexión DatosCursoCI

Dígitos por Nivel Nivel 1 :4, Nivel 2: 3, Nivel 3: 3

Cuentas con guión 0

Cuentas Captura de Saldo Inicial □

Manejo de Departamentos ElTraspaso Automático entre ejercicios □



1 Número secuencial 0Folio único □

sSin decimales □

Pólizas Contabilizar en Línea EüAlta de cuentas en pólizas ¡3Guardar pólizas no cuadradas i 1Cuenta de cuadre (Vacío ó desactivado)

Mes de ajuste después de Diciembre

ActivosCuenta Banco 1120-001-000

Cuenta IVA 1200-002-001

j M ultim oneda Trabajar con monedas extranjeras 0Tasa de IVA default:- Para operaciones con terceros- Para ingresos IETU

Tasa de IVA general

Fiscal

Montos incluyen impuestos- En operaciones con terceros- En ingresos IETU

Ambos activados

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura para:- Operaciones con terceros- Ingresos IETU

Cuentas definidas para D IO T e IETU respectivamente.

Activos|

Cuenta Banco (Vacío)

Cuenta IVA (Vacío)

M ultim oneda Trabajar con monedas extranjeras ¡7}

Tasa de IVA default Tasa IVA general

Fiscal Montos incluyen impuestos Ambos activados

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura para:

Cuentas definidas para D IO T e IETU

k) Ingresar al mes de Enero 2010.I) Crear una gráfica de usuario con el nombre de ACTIVO .AGR . m ) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente:

Títulos Generales

Título de la gráfica i Total de activo I; Eje X ...... ... .....J Mes i¡ Intervalo de periodos a considerar j

■ 0 Período A ctua l \

Serie i T ítu lo Fórmula

1 Circulante i RAN[R1,F]

2 Fijo RAN [ R 2 , F ] .



n) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos:

T ítu lo

Telón de fondo

Rellenar: Gradiente: Ovalo Rellenar/ Desde color: Verde oscuro Rellenar/ Hasta color: Verde claro Marco: Exterior grueso: Azul

I Texto T O T A L DE A C TIV O

¡ N ota al pie

! Ubicación Ubicación: Visible: Inferior izquierda

i Texto Elaborado por: (Nom bre del asistente)

I Gráfica

! Telón de fondo Rellenar: Gradiente: Ovalo Trama/ Hasta color: Azul

¡ Serie (3 , 4 y 5)

¡ Opciones I1/HCÍ cuitar serid

Eje de va lo r ( Y y 2da. Y )

Etiquetas del Eje/ Formato

Número: 0.00

o) Crear una gráfica de usuario con el nombre de PASIVO.AGR.

p) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente:

Títu los Generales

Título de la gráfica j Total de pasivo ¡

Eje X......................... j Mes !

Intervalo de períodos a considerar j0 Período A c tu a l |

Serie......j T ítu lo |...Fórm ula......... j

1 ¡ Corto plazo ! RAN[R3,F]

2 : Largo Plazo j RAN [R4,Fj j

q) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos:

Títu lo

Telón de fondo

Rellenar: Gradiente: Ovalo Rellenar/ Desde color: Azul obscuro Rellenar/ Hasta color: Azul claro Marco: Exterior grueso: Azul

Texto T O T A L DE PASIVO I

N ota al píe 1

Ubicación Ubicación: Visible: inferior izquierda

Texto i Elaborado por: (Nom bre del asistente)



! Gráfica I

i Telón de fondoRellenar:Trama/ Hasta color:

Gradiente: Ovalo Amarillo

i Serie (3, 4 y 5) ]í . ¡ j Opciones pjlO cuitar series

i

Eje de valor ( Y y 2da. Y )

; Etiquetas del | Eje/ Formato

Número: 0.00 i

r) Ingresar al mes de Febrero 2010.s) Crear una gráfica de usuario con el nombre de A C TIV 0 2 .A G R . t) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente:

Títu los Generales

Título c e la gráfica i Total de activo

EjeX Mes

Intervalo de periodos a considerar

{*) Período A c tu a l ¡

Serie Títu lo ! Fórmula

1 Circulante i RAN[R1,F]

2 Fijo i RAN [R2,F]

u) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos:

Títu lo

Rellenar: Gradiente: Ovalo

Telón de fondoRellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco:

Naranjal obscuro Naranja claro Exterior grueso: Café ¡

i Texto TO T A L DE A C TIV O j.Nota al pie

i Ubicación Ubicación: Visible: Inferior izquierda

í Texto Elaborado por: (Nom bre del asistente)

Gráfica i

Telón de fondoRellenar:Trama/ Hasta color:


Serie (3, 4 y 5)

Opciones 151ÍO cuitar seriá

Eje de valor ( Y y 2da. Y ) !


Número: 0.00

v) Crear una gráfica de usuario con el nombre de P ASIV02.AG R .



f z rp v e jcJtsción

w ) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente:

Títu los Generales

Título de la gráfica \ Total de pasivo }

Eje X ............ i Mes

Intervalo de per iodos a considerar j

@ Período A c tu a l |

Serie j T ítu lo j Fórmula

1................ j .Corto plazo í RAN [R3,F] j

2 j Largo Plazo j RAN [R4,F] j

x) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos:

T ítu lo

Telón de fondo

Rellenar:Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco:

Gradiente: Ovalo Azul obscuro Azul claroExterior grueso: Azul

Texto T O T A L DE PASIVO

N ota al pie

Ubicación Ubicación: Visible: Inferior izquierda

Texto Elaborado por: (Nom bre del asistente)

Gráfica

Telón de fondoRellenar:Trama/ Hasta color:


Serie {3 , 4 y 5)

Opciones E¿jiÜ cuitar serie

Eje de valor ( Y y 2da. Y )


Número: 0.00



3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

Adicional al manejo de Departamentos, el sistema ofrece un eficiente análisis de la información financiera a través de dos maneras de agrupar la aplicación de movimientos: Centros de costos y Proyectos.

3.1 Configuración de Etiquetas

£ !> Ruta de acceso:• Menú Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas

El llamarlos Centro de costos o Proyectos es sólo un estándar ya que las 'Leyendas' de estos catálogos son configurables desde los parámetros del sistema, y de acuerdo a lo indicado, será la forma en cómo se visualicen los nombres de los catálogos dentro del sistema.

Dalos empresa

C o n fig u ra c ió n d e BD

.,UP ólizas

A c tiv o s

¡D íyítos por nivel1;í4 J 2:I3J

4 :¡C I j 5 : 1 0 j

7 : 0 i 8 : Í 0 i

3; 13

6 : ¡0

9 : [o

CuentasCaptura d« cúerrias

\ '.ó C u e n t a s c o n g u ió n

[~ ] C a p tu r a d e s a ld o in ic ia l

P J M a n e jo d e d e p a r ta m e n to s

Iv 'j T r a s p a s o a u to m á t ic o

e n t r e e je r c ic io s

\¡7\ C en tro d e -co s to s E tiq u e ta para c e n tro d e c o s to s

i C e n tro de . c o s to s

ProyectosI P 1 P ro y e c to s | E tig u e ta para \ p ro ye c to s

R u ta d e a ;c h iv o s d e traba jo

i C :\A rc h iv o s d e p ro g ra m a ^A rc h iv o s com u nesS A sp e lV S iste rnas A sp e la ¡ y

. E s ta b le z c a e s ta ru ta pa ra d e fin ir la lo c a liz a c ió n d e su s h o ja s d e c á lc u lo , g rá fic a s , c o n f ig u ra c ió n de re p o rte s , fo rm a to s , a rc h iv o s d e c o n f ig u ra c ió n , e tc .

Aceptai j| C a n ce la r Ayuda

Figura 3.1-1 Configuración de Etiquetas para centro de costos y proyectos

3.2 Centro de Costos y Proyectos

IC 7 Ruta de acceso:• Menú Archivo / Centro de costos o Proyectos

Una vez configuradas las leyendas para el manejo de los centros de costos y proyectos, se tendrá disponible desde el menú Archivo, dichas opciones. Al ingresar a cada una de ellas se podrá realizar el registro de hasta 999 Centros de costos y 999 Proyectos.

Al dar de alta un nuevo Centro de costos o Proyecto, el sistema de forma automática indica la clave secuencial y sólo se debe indicar la Descripción correspondiente.



N ú m e ro D e s c r ip c ió n1 \ G en tío de C ostos 12 C entro de c o s to s 2

1 1 C s r . t i o de ce s to s 3 C en tro d e c o s to s no . 4

---------------- |C e n tro d e c o s to s 4j

j; A c e p ta r j j C a n ce la r | j G ua rda r (F3) | | A ^u d a I

Figura 3.2-1 Catálogo y Alta de un centro de costos

t i P r o y e c t o s - F e b r e r o / 2 Q Q 8 „

i , i r r .

S ................¡ P ro ye c to 1 A g r e g a r P r o y e c t o s • M I S - 12; P ro ye c to 2

P ro ye c to s no. 4i 3 ; P ro ye c to 3 .

| P ro ye c to 4

| A c e p ta r ;j| C an c e la r | j G ua rda r (F3J || A yu d a

Figura 3.2-2 Catálogo y Alta de un Proyecto

Una vez registrados los Centros de costos y Proyectos, se podrá comenzar a utilizarlos, ya que N O es necesario asociarlo a alguna cuenta como en el caso de los Departamentos.

3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos

¡ O 1 Ruta de acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Agregar

Estando en la captura de pólizas, se presentará la columna correspondiente para asociar el m ovimiento a un Centro de costos, a un Proyecto y a un Departamento, en caso de manejar estos tres catálogos. Se puede manejar solo una agrupación, ya sea Centro de costos o Proyectos, N O es necesario utilizar ambas. El manejo de centros de costos y proyectos no tiene un orden jerárquico, su manejo es al mismo nivel para ambos casos.



¡Cpilíra fie •Cu# aciUn: ió a

i ív o l f « Enero 0 8 . i S h iim $r .?■*< .lipa ; Di Corvoopto ;l

m ,•'

Níimeso

jkFcd.£> 04/01/2003

N o .C u e n ta 0 e p to | C e n t ro d e c o s to s P ro j'e c t

mo-ooi-ooo OÍ 1 3C o n c e p to del m o vim ien to < F 2 >

10.00

E1Ü.Ú0Ü.U0

m ü i) 3 6 - u u o

Mol de pa

íJwnbia

10.UU0.UU ; 1U.UÜU.UU

Figura 3.3-1 Asignación de un centro de costos y proyectos al asiento contable dentro de una póliza

3.4 Reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos

ÉZ7 Ruta de acceso:• Menú Reportes / Movimientos por Proyectos y Centro de costos

Al emitir este reporte se podrán consultar los movimientos asociados con los centros de costos y proyectos. En la ventana de emisión se podrá filtrar para que sólo muestre los movimientos de un rango de cuentas o de periodos, por departamento, centro de costos y/o proyecto en específico.

Reporte de m ovim iento? por Proyectos y Centro de co

N úm ero ó ? c u e n ta P*ic-do

D e s d e iF e b / 0 8D esde! 1110-000-000

Hasta 19001 -000-000............................ ¡ g | Hasta Feb/08

W \ Por departamento 0 Por Centro de costos

: iE ¡ 0.- Todos los departamentos a : ¡ & j 0.- Todos los centro de costosO 1 .-V en tas ■■■£} i O 1 Centro de Costos 10 2 . - Pedidos í |L J 2 Centro de coslos 2□ 3 .- Mostrado* • :.\ i 3 .- Centro de costos 3

;|_| 4 .- M ercadotecnia • :i H r . w . :

Q Sólo con jnovimiéntos

Hombre de moneda

10 T odas

IZÍ!P.9í£í.9i!®c?.9.S í E l 0.- Todos los proyectos ; C J 1 •• Proyecto 1 d 2 .• Proyecto 2 :í""1 3 .- Proyecto 3

T ítu lo del reporte

| Movim ientos por Proyectos y Centro de costos 29/Febrero/l38

H ’3Exportar a Excel

Aceptar Cancelar A y u d a

Figura 3.4-1 Filtro para la emisión del reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos



* ¡ S Á s p é ll& & .

3.5 Estado de resultados por C entro de costos y Proyectos

C ? Ruta de acceso:

• Menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo / Estado de resultados para centro de costos y grupos

Adicional al reporte de Movimientos por Proyectos y Centro de costos, desde Hojas fiscales y financieras, se podrá obtener un Estado de resultados por centro de costos y proyectos.

A d m in is t ra d o r d e h o j « d e c a lc u lo

S i lT ip oFinancierasFinancierasFinancierasFiscales

FiscalesFiscales

N o m b re d e la h o ia

; Estado de resultados presupuestos dep

Estado de resultados comparativo i Estado de resultados comparativo dep i Pago provisional del IVA j Pago anual de l IVA

: A ic h iv o

EdofePresDep.xlsEdoreComp.xlsEdoreCompDep.xlsiv Á P to v iá x Is ......

IV A A N U A L .x ls: Estado de resultados para centros de costos y gmp EdoFinG rpC ts.x ls

-

Financieras I Estado ds resultados departamentalFinancieras i Estado de resultados actual vs período anteiiorFinancieras jE stado de resultados actual vs período anterior deFinancierasFinancieras

í Estado de resultados actual vs presupuesto | Estado de resultados actual vs presupuesto departa

EúweDep'xk' EdorePerAnt.xls EdorePeiAntDep.xls EdoreRea1Pres.xls- E dor eR ealPresD ep. xls

Figura 3.5-1 Estado de resultados por centro de costos y proyectos

H Práctica 2: M anejo de C entro de costos y proyectos

a) En el periodo de Enero 2010, ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas y habilitar las opciones de Centro de Costos y Proyectos.

b) Cambiar la etiqueta de "Centro de costos” por “Actividades" y grabar los cambios.c) Registrar los siguientes proyectos y actividades:

j Proyectos Actividades

[ Nueva línea SÁÑTALÉY i Anuncios

j Mejora tu hogar j Propaganda

í ! I Capacitación

d) Dar de alta la cuenta siguiente:

No. Cuenta j Tipo Descripción \ Moneda Rubros í Naturaleza i2110-006-000 ! Detalle J Proveedor: Publimex, S. A. ¡ Pesos------í -------------- - 3,17,23 j Acreedora

e) Asignar las siguientes cuentas al departamento correspondiente:

N o. Cuenta Descripción j Depto. ¡

1120-001-000 í Inbursa No. Cta. 4953258645 í 2 ,9 !

2110-006-000 i Publimex, S. A. ! 2 ,8 ,9 i

6000-005-001 i Publicidad .....................1..........8....... J6000-005-002 ! ARTICULOS PROMOCIONALES I 9 l6000-005-003 í Otros gastos de venta I 2 |



f) Registrar los movimientos siguientes:

| Tip o de póliza: Dr Concepto de Póliza: Gasto por anuncios | Fecha: 29/01/2010

N o. Cuenta ¡ Depto. Act. ¡ Proy. Descripción ¡ Debe ¡ Haber

| 6000-005-001 i 8 ! i i i ¡ Gasto por anuncios j 10,000.00

1200-001-001 i í.............r........... \ Gasto por anuncios ¡ 1,600.00 5

2110-006-000 I 8 í 1 ! 1 ¡ Gasto por anuncios 11,600.00

Tip o de póliza: Eg j Concepto de Póliza: Gasto por anuncios Fecha: 29/01/2010

N o. Cuenta Depto. i Act. ) Proy. ¡ Descripción Debe I Haber

2110-006-000 : 8 1 1 I Gasto por anuncios 11,600.00 \

j 1200-002-001 | í \ ¡ Gasto por anuncios 1,600.00 [

1120-001-000 ' 8 1 1 ' Gasto por anuncios f 11,600.00

! 1200-001-001 ¡ j ; Gasto por anuncios j 1,600.00

! Tip o de póliza: Dr i Concepto de Póliza: Gasto de ventas i Fech a:29/01/2010

N o. Cuenta | Depto. ! A ct. ] Proy. Descripción Debe j Haber

6000-005-003 j 2 f 3 1 2 j Gasto de ventas 5,000 .00 [

] 1200-001-001 | !.......... T * j Gasto de ventas | 800.00 ]

2110-006-000 2 i 3 í 2 i Gasto de ventas 5,800.00

j T ip o de póliza: Eg | Concepto de Póliza: Gasto de ventas I Fech a:29/01/2010

N o. Cuenta I Depto. i Act. | Proy. Descripción Debe Haber

2110-006-000 r 2 í 3 í 2 í Gasto de ventas 5,800.00 j

1200-002-001 s ! j Gasto de ventas 800.00 |

i 1120-001-000 ! 2 i 3 ! 2 I Gasto de ventas 7 ............................... i....... 5,800.00

1200-001-001 r t ¡ Gasto de ventas T ...................... . T 800.00

! Tip o de póliza: Dr i Concepto de Póliza: Gasto de ventas ! Fech a:29/01/2010

N o. Cuenta Depto. ¡A c t . Proy. Descripción Debe j Haber

6000-005-002 9 ! 2 1 | Gasto por anuncios 3,000.00 i

1200-001-001 i i Gasto por anuncios | 480.00 j

2110-006-000 9 1 2 1 ! Gasto por anuncios i 3,480.00

Notas det asistente:


^ AspelI— ,

I T ip o de póliza: Ég 1 Concepto de Póliza: Gasto de ventas ¡ Fecha:29/01/2010

No. Cuenta Depto. Act. { Proy. Descripción Debe Haber

i 2110-006-000 | 9 2 i 1 ¡ Gasto por anuncios 3,480.00 !

! 1200- 002-001 j \ | Gasto por anuncios 480.00 I

112 0 - 001-000 9 2 i 1 Gasto por anuncios 3,480.00

| 1206- 001-601 i 1í 1 | Gasto por anuncios i i 480.00

g) Generar un reporte de Movimientos por Proyectos y Actividades, activando la opción “Por Proyectos / Mejora tu hogar".

h) ¿A cuánto asciende el total de Cargos y Abonos? _________________________________



4. MANEJO DE PRESUPUESTOS

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Dado que diversas empresas llevan su contabilidad por departamentos y tienen la necesidad de llevar un control específico de la aplicación de recursos en cada uno de ellos, en esta versión se implementa un eficiente manejo de presupuestos.

En Aspel-COI 6.0, se tiene la posibilidad de poder manejar los presupuestos de las cuentas de acuerdo a diferentes criterios, así como modificarlos y consultarlos en cualquier momento. También se podrá llevar el manejo del presupuesto de las cuentas de forma departamental. Para ingresar información al catálogo de Presupuestos, se puede realizar de dos formas: Por medio del sistema y a través de un archivo de Microsoft Excel.

4.1 Creación del presupuesto por m edio del sistema

I & Ruta de acceso:• Menú Archivo / Presupuestos / Creación de presupuesto

Al ingresar a esta opción, Aspel-COI mostrará una ventana donde solicita la información necesaria para crear el presupuesto.

C r e a c ió n de p r e s u p u e s to ■ -

Ejercicio del presupuestob

SetecoiíMtóf por ($ ) Rubro

i 1.-Activo Circulante . ii 2 -Activo No Circulanti......j! 3.-Pasivo a Corto Plaz I: 4.-Pasivo a Largo Plaz • 5.-Capital6. •Ventas/' Ingresos v

O B ang o de cuentas

£)esde [

Hasta .

Departamento i¡¿j|j

N ivel de captura i 1. * M ayoi v ij

M é to d o d e p ie lle n a d o ! S a ld o s m ensuales d. v |

Presenta c o m o presupuesto sugerido los '%■ saldos m ensuales de las c u e n la s hasta u n \ /M determ inado m es y com pleta los dem ás m eses

T ornar saldos hasta

T ornar coas» saldo el iota! c

Q / Cargos - Abonos O Cargos O Abonos

Porcentaje de inciemento i o.qo%

Ace p ta r |¡ A y u d a

Saldos m ensuales del e Saldos mensuales del ejerc ic io actual Saldo final del ejercicio anterior 1 12 Copiai presupuesto otro ejercicio Captura djrec ta anual

Figura 4.1-1 Creación del presupuesto

j£f Se debe verificar que las cuentas que se van a utilizar tengan cargos, abonos o ambos, para que de estos montos se pueda generar el presupuesto.

A continuación, se deberán especificar las condiciones necesarias para la creación del presupuesto a través de las opciones del filtro.



Opciones

í Ejercicio del presupuesto

Indicar el ejercicio sobre el que se generará el presupuesto.

; Seleccionar por:Se podrá seleccionar un rubro o rango de cuentas en particular sobre el que se generará el presupuesto, tomando en cuenta que si no se especifica ninguno de estos filtros, el sistema presentará todas las cuentas del catálogo.

: Departam ento Se podrán crear presupuestos por departamento, en caso de no indicar ninguno, se trabajará sobre cuentas no departamentales.

i N ive l de i captura

Indicar el nivel en el cual se desea capturar el presupuesto, por ejemplo, si se selecciona Sub- cuenta, sólo se podrán indicar montos a cuentas de ese nivel.

M étodo de prellenado

En esta opción, se deberá indicar la forma en que se llenará la información del presupuesto, teniendo las opciones siguientes:

a) Captura directa mensual: Permite capturar los presupuestos de las cuentas por cada mes.

b) Saldos mensuales del ejercicio anterior: Por cada mes, sugiere los saldos mensuales de las cuentas del ejercicio anterior.

c) Saldos mensuales del ejercicio actual: Presenta como presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas hasta un determinado mes y completa los demás meses.

d) Saldo final del ejercicio anterior / 12: Presenta como presupuesto sugerido el saldo final de las cuentas en el ejercicio anterior dividido entre 12 meses.

e) Copiar presupuesto de otro ejercicio: Copia los presupuestos de un ejercicio determinado y los propone como presupuesto al ejercicio por capturar.

f) Captura directa anual: Permite capturar un m onto anual de cada cuenta.

EjercicioCuando se activa la opción "Copiar presupuesto de otro ejercicio", se habilita este parámetro, el cual permitirá seleccionar el ejercicio a copiar para el presupuesto.

T o m a r com o saldo to ta l de

De acuerdo al método de pre-llenado, se habilitarán estas opciones, permitiendo indicar si se desea tom ar el m onto de las cuentas de acuerdo a la suma de los cargos menos abonos, total de cargos o total de abonos.

Porcentaje de increm ento

Con el porcentaje que se indique en esta opción, el sistema realizará el incremento en relación al ejercicio anterior, por ejemplo, si una cuenta tenía un presupuesto de $100,000.00 en Enero de 2009 y se indica un incremento del 10% , para Enero del 2010, tendrá un presupuesto de $110 ,000.00.

De acuerdo a la opción de pre-llenado que se seleccione, se mostrará la siguiente ventana con la información correspondiente:

W M W km W m v m

W M M < j f p i P Í $

t e í í í » . " i ! L i l i !N o . c u e n t a N o m b r o E n e r o • F e b r e r o M a r z o A b r i l M a y o J u n i o J u l i a A g o s t o S c p t i c m l » v O c t u b r o : N o v Í c d ü m c D i c t a m i n e A n u . i l -■11 10O 0Ü O C O . F O N D O F U Q D E C A J A I S S O D O Ó j $50303 $ 5C Q O O $ 50000; ' i m i t é j s o o c o ; ’ j s o o í i o 1500 03. . . . . . $ 500.00 $50000 $ 503.00 $ S C 003 $ G .o n o o o

1120 •0300C0 { B A N C O S ¿ 710,751 ¡¿7: 1710.751.57 $ 718. 751. 57!| $ 710, 751. 5? ; $ 7i .o ;< '5i . 5? ; $ n o . 7s i . s ? i $ 710. 751.57 ; $ 710,751 57: $ 71.8, 75t . 57 $ 710.751. 57:! $ 710. ? 51. 5? : $ 71.0, 751. 5? $ 0. 625/ 110.1 •> 1

11 40-000000 i I N V E R S I O N E S E N V A L O R E S $ 214. 17: $ 214. 17; 12Í - V Í 7;1 $ 214.1? ; $ 2Í 4: 17| $ 214. 17! $ 214. 1? : $ 214. 17- $ 214.17 $ 214.17; $ 214. 17; $ 214.17 $ 2.57000

11E O - G O O Ó O O ; C U E H T E S ! $ 54. 5B 3. E S ! $ 54.668 88; j 54.e e e .88 $ * > * .66883;i $ 54* 68.68; $ 54.669 88: $ 5t . E 6S ,0e $ 54.668 83 $ 51.668 88 $ 54,66883 j $ 54, 663.83: $ 54.6G Q C 3 S S 56. 026. K

i i í S & G O O -C Ü O | É S T I M A C Í O N 0 C C Ü 2H T A 5 IN C $ o .o o ; j a o o 10 .00: $0 . 03: t a c o j $ 0.00 $ 9.03 $ a o o $ 0. 00: $003 $ 0.00: $000 $ a o o

1160000-000; D E U D O R E S D I V E R S O S $44133 33: $ 44.13333 $•14.133.33;í $ 44.133 33; $ 44. 133. 33! $ 44. 13333; $ 44.133.33 : $ 44.13333 $44,13333 $ 44.13333 ! $ 44.133 33; $ 44.13333 $529,600. Í X

1165000 000 ' F U N C I O N A R I O S Y E M P I £ A D 0<; $ 4jO S 333 «0 3 3 3 3 $4 .003. 33: $ 4B 83 33i $ 4j 03333 $4 083 33 $ 4.003.33 ; 1400133 $ 4.03333 $ 4.06333 ; $ 4.083 33 ; $ 4.03333 $ 49.00300

11T O O C O 000 D O C U M E N T O S F O R C O B f W n ' $000 $003 $ 000 ; t o c o $ ü o o ; $003 $0 00 $000 $ 0.00 J O O i $ 000 ; $003 $000

11U H H J U I X I B I M R J E S T U S A F A V O R $900 . . . . . . . . . . . . . $ O U J i . . . . . . . . . . . t Ú O U i Í U C U j $ 0.00- . . . . . . . . . . . . $0 C0 $0 C O j u b o ' . . . . . . . . . . . . i a o b J U U O - . . . . . . . . . . . . $ Ü 0U i $1103 . . . . . . . . . . $ 000 :

119M O O C O O A L M A C E N $ 76.071.03 $ 76.071.03 $ 76X 171 06 $ 7607100! $ 76. 071. 00] $ ? G j 0n 03 $ 76.071 00;; $ 76.071.08 $ 76.071.05 $ 76071. 08; $ 76.071 06 $ 76.071.03; $ 912.0S 30C

1<03 000 O O J : I V A A G R E D I T A B L E I 19.C 05 79 $ í 9.60579 $ 19j 6C679 Í 19.6Í I 579¡ i l ^ É O i 791 $19606 79. $ T 9.6C» ? 9 ; J 19. E 0Ü 73. $1 ¿ 605.79 $ 19.605 79! $ 19.6D 5Í ?9 $ 19.60573; « 35.2695C

12050300C Ü I V A P A G A D O $000 t a o o 10 G0 $ 000 | S 0 .03; J O 00; $ 000 : . . . . . . . . . . . $003 $ 0 C0 J 000 $ 000 ! t a c n $000

1210 a i O U C O ; P A G O S A W T I C I F W . - O S $000 j o r o ; $ o ó o $ 000 i $0 00: J O C O t o o u $003 J O C O $ 000 ; $303 t a c o $000

1310-Ú O D O G O ; T E R R E N O S $>3. o o - . . . . . . . . . . $ o iÓ á j $ a o o m . . . . . . . . . i o d o ; l a c o ; $ d o o . ’ f a w $0 00 $ o o o ; $300 $ a o o . . . . . . . . . . . . $000

1320« K > 000 ; E o r n a o s I $ i 2w m f l c ! $ i 2s ; ó b b . ó c i $ i 25. c o a o c t l 25^3Ü O D C ; $ 1250000c $ l 250 ) 0, 0c « 25.000a $ 1250D0 Ü C $ 125. 0000C J 125.C O C t t $ 125,000 5( $ 12503ü 0C ;$ 1. 5000001

¡ 3Í O C < » r a Ó Í E D Ü ’¡ P O D E T R A N S P O R T E ' $ 15,25000 $ 15.25000!I $ 15.25000 s i s ^ s a o D : $15250 D ú ; $ 15. 25000 : $ 15.255.00; $15250 03' $ 15250. 00. $ 15.25000 $ 15.250 00 $1525000 $ 183.000 0C

1350000 030 : ’e C U : F 0 D E O F IC I N A i $ 2¿ 55l O ¿ ' $ 2,35500! $ 2.35500 12¿ S . 03Í $ 2. 355. 00; $ 2. 355.00: $2 . 355,03; " $¿355 Ó0r « 353.00! $2.35503 $ 2.35300 $ 2.35500 123.26000y . :

Figura 4.1-2 Captura del presupuestoNotas del asistente:


En la ventana de Captura de presupuesto se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se podrán realizar las siguientes operaciones:

IconofZv¡>

í .

Grabar

Exportar a Excel

Im portar de Excel

Descripción

Almacena los cambios generados en el presupuesto.

Exporta la consulta a un archivo de Microsoft Excel".

Permite importar el presupuesto desde Microsoft Excel . Al activar esta opción, mostrará una ventana donde solicita la ruta del archivo y el departamento.

f;

Archivo C :\A na lilia\A$pel'CQI6Qsmodc!o$_éxcel\Presupuestos.xls

Si la hoja contiene (os presupuestos pata un departamento en particular, indica a cual corresponde.

Í1 ..................

Ventas

Ejc-rcicio á ú g re -iu p ue ste

| Aceptar 1| Cancelar Jí Aüuda

Figura 4.1-3 Importación de presupuesto

También se podrá tener acceso a esta ventana desde el menú Archivos / Presupuestos / Cargar presupuestos desde hoja de cálculo.

Dejar la ventana de captura de presupuestos en “ceros", teniendo las siguientes opciones:

Colocar en Ceros

( * ; jC u e n ta s se le c c io n a d a s , meses se le c c io n a d o s

O T oda s las cu e n ta s , todos los meses

O T o d a s las cu e n ta s , m eses se le c c io n a d o s

O C uen tas se lecc ionada s, todos los meses

A c e p ta r j C ance la r i A.j¿uda i

Figura 4 .1 -4 Aplicar ceros a los presupuestos



j - y yFactor de

Increm ento capturado

por el usuario

■ ■ 1 2i . :

Prorratea el presupuesto

anual

Al presupuesto que se tenga actualmente se podrá aplicar un incremento de acuerdo a un porcentaje especificado por el usuario, teniendo la posibilidad de aplicarlo, de acuerdo a las opciones que se indiquen en la ventana que aparece al activar el icono.

Ap lica r factor de incie ioentp

0 cuentas seleccionadas

X F a cto r de incie m e nto 13 .0 0 |g | jj

. A p lica? <3........................................................................................

1 <2> Cuentas seleccionadas, meses seleccionados i O Todas las cuentas, lodos los mesesi O Todas las cuentas, meses seleccionados : Q Cuentas seleccionadas, todos los meses

¡ Aceptar Cancelar A y u d a

Figura 4.1 -5 Aplicar factor de incremento

Divide el presupuesto capturado de forma anual a 12 meses. Éste icono estará disponible cuando el método de pre-llenado seleccionado sea "Captura directa anual”.

H j u ñ a t e a r e l p re s u p u e s to a n u a l

A p lic a r a

0 {Cuentas seleccionadas?

O T o d a s las cu e n ta s

A c e p ta r | C a n ce la r A y u d a

Figura 4 .1 -6 Prorratear el presupuesto anual

íxÉl i V i-'T' ' ' :!?N o . cuenta

1110000-000 1120000-000i í $ « síj® s t

Nom bre

: FONDO FUO DE CAJA

;8cfXos ÉHUariiaos

A n u a l E n c ía Febrero M arzo Abrfl M ayo

i i 2.oGo.ooi $1 .opaco; si.o».oo: $aoól $aoo! $aooi

1140-000000

HMrmoaoo

El presupuesto anual, se divide entre 12 y lo asigna a cada mes

¡INVERSIONES E N VALORES

' iCUENTES

Figura 4 .1 -7 Ejemplo de un presupuesto anual prorrateado



Realiza una copia del presupuesto de un mes a otro.

i -vm ! m i

Copiar datos i de un mes a

otro

Figura 4.1 -8 Copiar los presupuestos de un mes a otro

I

4.2 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo

l £ 7 Ruta de acceso: Menú Archivo / Presupuestos / Cargar presupuesto desde hoja de cálculo.

Al seleccionar esta opción, se podrá cargar a Aspel-COI el presupuesto que se tenga capturado previamente desde una hoja de cálculo.

Los datos que se deben indicar son: la ruta donde se encuentra el archivo XLS, si la captura va a ser para cuentas de algún departamento en especifico se debe indicar el departamento, además de especificar el ejercicio en el que se capturará el presupuesto.

Archivo i C: \D ocuments and SeU¡ngs\u$uai¡o\E scrito iio\E ¡emplos2\ |g ¡ j :

Si la hoja contiene los presupuestos para un departamento en particular, indica a cual corresponde. 1 aVentas

Ejercicio i}i<!Mj|Xfe5$teí2do¿ n

| Aceptar j | Cancelar j j Ayuda •

Figura 4.2-1 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo


0 cuentas seleccionadas Configuración Mes origen i Enero

Mes destino : Febreio

Apacai a

O Cuentas a le c c io n a d a s

odas las cuenta:;

^ Aceptar j | Cancelar ] [ " Aüuda

Guia Curso Avanzado Aspel-COI 6.0 25

Al aceptar la ventana comienza a leer la hoja de Excel para crear el presupuesto. Com o se observa en la siguiente figura, se tiene valores de la hoja de Excel dentro de la consulta de presupuestos.

'A *t ’ v 2-tí5.:?b ÍVodí-dv -:or-ipM'btkiñc;! •r J*)jc:o M enú O iíefto es o ig in s l>»tos B s í k v « ü a C o aa iem entc i # '

¡f- MS S»n¡ Sel» • 3 - — S ! » ¡M ¡ j ó t n t u l • : ; •» \ r . u n , T. , \ y

1 H i ' S , v » • É » 3 á 3 " f • % 500 - J * * * * » : - I r »/ H ' '» A - '£«?:-.«’• 'oS ..'K : femase • ■ „ S Mcat-y

!«!ec<:Or.ai'

,6 : No. cuenta

DEUDORES DIVERSOSl'.nss-caQ -o oo FUNCIOMAñlDS Y EMFI.EADOS

DQQJMENros POR COBRARVó Í1180-000 000:-1 ;1190-000-000 12 j 1200 000-000

u * > n ¡ . Rres

bita ; '•• •-

IMPUESTOS A FAVORALM ACENr/AAÍREDiTABLE'

|Ñ o . c u o n la N om bte lE n e io F c b ic io M a i*o A b .il

11110-000-000 FONDO FJJO DE CAJA 50000 500.00 500.00 500 0011120-000000 BANCOS 718.751.57 710.751.57 718.751.57 718.751.57¡1140000-000 INVERSIONES EN VALORES 214.17 214.17 214.17 214.17: 1150-000-000 CUENTES 54.668.88 54.668.00 54.e68.88 54.668.80; 1155-GOO-OOO ESTIMACION DE CUENTAS INCO B^F I j L v

N o . cu en ta No rabie Ene«o F c b io jo MálTO A b iil1110000000 FONDO FIJO DE CAJA $500 00 $50000 $500 00

I^OOO-ODO BANCOS $7í 8.751.5? $718,751.5? $718.751.57 $718.751.5?

1140-000000 INVERSIONES EN VALORES $214.17! $21417 $21417 $214.17:

1150-000-000 CUENTES $54.668 88 $54.668.88 $54.660.80 $54.668 68;

1155-003-000 ÉSTIMACÍON DE CUENTAS INCOBRABLES J0.0U; $000 $000 $000:

1160-000-000 DEUDORES DIVERSOS $44.133.33 $44,13333 $44.133.33 $44.13333

1165-000000 FUNCIONARIOS V EMPLEADOS 34.003 33 $4.08333 $4,C£333 $4.083 33:

1170-000-000 DOCUMENTOS POR COBRAR $0.00: 3000 $0.00 $0.00j

1180-0000X1 MPUES TOS A FAVO R «100! $000 $000 $0 00:

Figura 4.2 -2 Datos en la consulta de presupuestos y en la hoja de Excel

4.3 M odificar Presupuesto Actual

Ruta de acceso: Menú Archivo / Presupuestos / Modificar presupuesto actual

A l ingresar a esta opción se muestra una ventana en donde se debe especificar el filtro para la modificación del presupuesto previamente capturado.

t r n c a p tu r a d e p r e s u p u e s to s

Ejerdoio del presupuesto

Seleccionar por .....................................................

0 iR u b r di 1 .-A c tiv o C ircu lante i 2.-A c tiv o N o C írc u la n ti" i 3 .-P as ivo a C orto Plaz í 4 .-P asivo a L a rg o Plaz ■ 5 .-Capitali 6. Venias >

O R a n g o d e cuen tas

D esd e

H asta

D epa rtam en to

N iv e l de ca p tu ra i 1. - M a yo i

A c e p ta r ; l C ance la r A yu d a

Notas del asistente:Figura 4.3-1 Filtro para modificación del presupuesto


! & Ruta de acceso: Menú Archivo / Presupuestos / Presupuestos

Al ingresar a la consulta del presupuesto se muestra la siguiente ventana desde donde se podrá filtrar, imprimir y obtener consultas individuales por departamento.

4.4 Consulta de Presupuesto

¡ ¡ S i M i S 1 ..................1 i . 1 3 0 :

f f i f € 7 M • j A ( { '& , < | ■ f t ¡ í1 r * M

i C u o n la D e s c i ip c ió n .d u la C... E n e ro I 'e b ie io M aizo Á b i ¡ r ~ M ayo Ju n io J u l io A g o s t o S e p l i . . . Q c t u . . . N o v i. . . D ic ic . . . A n u a l í

: ............ ■ F O N D O F IJO D E CA JA SCO. 00 503. C0 5CO.OO 503 00 500.03 5CO.OO 5 0 0 0 0 500 00 500.00 500.00 500.00 500 0 0 6J300 00 V-1

í - 1 1 2 0 -000-000 B A N C O S 725,751 í 718,751 i 718.751.5 710.751.5 718.751 5 718.751.1 718,751.5 718,751 .E 713,751. E 718.751 í 718,751.5 718,751.!: 8,632,01 £ i

•íi'-1 1 2 0 0 0 1 -OCsü Bancos M oneda Nacional 4,500.00 0 00 0.00 0.00 0 00 0 00 0.00 0.00 0.00 0.00 O.CO 0.00 4 .500.00 !

¿ i 120 -0 0 20 0 0 8oncu¿ Moneda 2.500.00 0.00 0.03 0,00 0.0*3 0.00 0.00 0.0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 2,500.00 j

1 1 4 0 0 00-000 IN V E R S IO N E S EM V A L O R E S

70,214.15 214.17 214.17 214.17 214.17 214.1? 214.17 214.17 214.17 214.17 214.17 214.17 72.570.0C ;

>•■1150-000-000 C U EN TES 54,668.8 í 54,663. K 54,868.8Í 54,868 8G 54,868.88 54,868.8: 54.863.85 54,888,SE 54.688.8E 54.668.8Í 04,688.8¿ 54,663 SE 656,026.!:

3 - 1 1 5 0 0 01 .0 0 0 fc A Y O R E O 0.00 0.00 0:00 0.00 0.03 0.00 0 00 0.00 0 0 0 0.00 o t a q.oo 0 0 0 i

u¡ o ó o ó o Induciría! A zteca, S .A , de C V .

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

i 1.1150-001-002 Comercial Bretón 5 A de C.V.

aoo 0 00 O.OCI 0.00 0 0 0 0 00 0.0ÍI Ú.Cttl a o o 0 0 0 O.OCI OCIO 0.00 j

3oooóV) Ernpjífi-av Californio, 5 A .

& C.V.O.GO 0.00 o.co O.CO 0.00 O.GO 0.00 0 0 0 0.00 0.00 0.00 0.00 o.oo ;

í ] 1 1 5 0 0 0 1 0 0 4i> |

Pro’t'cctíór ¡nduiliiol NÍ*>>roo. S .A d e C.V

0.00 0.00 0 .1 » 0 0 0 0.00 0.00 0 .03 0.00 :o;oo 0.00 0.00 0.60 0.00 |• 1150 0 01 -0 0 5 Delta S .A . de C.V. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 O.CO 0.00 0.00 aoo 0.00 0.00 0.00 !

; i 1 1 5 0 001-006 Eduardo Vflárw éva 0.00 0 ,00 0.00 0.00 0.00 o.co 0.00 0.00 0.00 0 0 0 0.00 O.Qü 0.00 i1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 1 1 0 .5 2 1 1 8 .5 2 /i Yo. 5 2 1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 .1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 1 1 8 .5 2 .1 1 8 .5 2 4 2 2 .2 2

; V

Figura 4.4-1 Consulta de Presupuesto

4.5 Consulta de Presupuestos Departam entales

'¿ D Ruta de acceso: Menú Archivo / Presupuestos / Presupuestos Departamentales

Desde esta ventana se podrá consultar por cada Departamento, el presupuesto asignado a cada uno de ellos, los cuales se podrán filtrar, desplegar y mostrar totales por departamento.

P

í~7 ' ' f f I ■}%£*.......i- m ¿. Q m .

: Cuenta Dcscupci tncro Fobrcio M.i í ío Abiil Moyo Junio Julio Agosto Scplicmb Octubre Novicmbí Dicicmbrc Anual f 4 1I: H Dcpatancrio Rccwso; Hum.ro:

í o !oo $0.00 su.on : s o o o t u 00 S 0.00 $0.00 $0.00 $ 0.00 $ 0.01) i $0.00 i $ 0.00 $ 0.00 :Depala-nenio Teioieiía 1 =

$ 0.0D j $ 0.00 i *0 .00 : $ 0.0(1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ 0.00 $0.00 j $0.00 i $ 0.00 $ 0 00P [•ep2it>iYi&nio. Ventas

1120-001 -001 O^nomcx 741107-1 Sue 201

1.50000 003 acó acó O.GO: acó OCO O.GO OCO ocb 000 0.00 1 5CO.OO:

1120-031 00? Ocnccmcr : 129111-569

’ 3,000 00 oco oco oco' 0.00 acó acó 0.00 oco 003 aoo 0 00 3.030 00

i 120 032 001 GlyBaiJ. 2,500 CO 000 oco o.co 0.00 oco acó o.oa oco oco ooa 0 00 2.500.00l i t o 001001 Benccfr.ái 20,000 CO 0.03 oco 000. 0.00 o.co oco 0.00 o.co oco 003 000 30.030001140 002 001 CilyBarí. 40.000 CQ acó acó o.oo: 0.00 0.00 oco 0.00 o.co oco 003 0 00 ■10X00.001150-001*601 Ir.du'Utal

^Azteca.!SA<teCV

OCO acó acó o.go 0.00 0.00 oco 0.00 o.co. o.co ooa 0 02 o oo ;

1135401-002 Coiraicisl Rrtícn S A. d i C.V.

OCO: acó 0.00 0.00 000 000 aoo Q.OO 0.00 0.00 003 003 0 00' i

1150001-033 ¡Empresa?Calícirúa.S A d fC.V.

O.GO 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 acó acó 0.00; j

.....

Figura 4.5-1 Consulta de Presupuesto departamental



é ^A sp e ll?^

4.6 Reporte de seguim iento de presupuestos

ÉZ/’ Ruta de acceso: Menú Reportes / Catálogo de cuentas / Reporte de seguimiento de Presupuestos.

Este reporte emite la información para comparar los montos reales contra los presupuestos, de acuerdo a los movimientos generados por cada periodo, mostrando los saldos y presupuestos del mes, así como los saldos y presupuestos acumulados, además de un porcentaje que ayuda a identificar que tanto se ha gastado del presupuesto, o verificar si ya se excedió el mismo.

Figura 4.6-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.

H Práctica 3: Carga de presupuesto

• En Microsoft Excel, generar un archivo con la siguiente información:

I A B C D E F G H I J K L M N1 i N o . c u e n ta N o m b re E n e ro F e b re ro M a rz o A b ril M a y o J u n io J u lio A g o s to S e p tie m b re O c tu b re N o v ie m b re D ic ie m b re2 ¡1350-000*000 EQUIPO DE OFICINA 8000 5000 50D0 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000

• Guardar el archivo bajo el nombre de Presupuesto2010.xls en el directorio "Datos" que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I6.OO

• En Aspel-COI, ubicarse en Enero 2010 y realizar la creación de un presupuesto por medio de una hoja de cálculo para el departamento 5 (Contabilidad).

• ¿Cuál es el m onto del presupuesto anual? __________________________________• Guardar los cambios del presupuesto.• Generar el reporte de seguimiento a presupuestos, indicando el mes de Enero y Departamento 5.• De acuerdo al reporte obtenido, indicar la información siguiente:

o Saldo del M es:____________________

o Presupuesto del m es:____________________

o Porcentaje:____________________



5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

5.1 Personalización de consultas

Ruta de acceso: Consulta seleccionada / clic con el botón derecho del ratón.

En varias consultas (como los catálogos de cuentas, pólizas, Activos, etc.), es posible agregar o quitar las columnas o campos. Esto se realiza dando clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la columna y el sistema mostrará un menú contextual, desde el cual, bastará con activar el campo que se desea mostrar.

í s * % - m e ..............¡Activo Circuíanle f1J lA d ivo No Ciicclante (2)| Pasivo a Corto (3|; Pasivo a Largo Plazo ¡4)I Capital (5)¡Ventas / Ingiesos (6}Costo efe Ventas (7)

i G asios Geneiales 18): Oíros Ingiesos y Ca itos |3J ISR yPTU (10)

: Caja. Bancos. In /e ido tes (111 ; Cuentas-potCctxai (12J : Inventarios (13)IVA AeiedtabJc l'l *1)Activos Fips (15|Ouos Activos Circularte* Í1&]

:Piove«Joie5l17|IVA poi Pagar (13J O lio : Impuestos p a Pagsi (19)Cuentas per Paga» [201

,-,,v

Encio | Fabteto \ M a u o j

Figura 5.1-1 Personalizando la consulta de cuentas.

5.2 A u tofiltro en consultas

Ruta de acceso: Consulta seleccionada / icono Activar/Desactivar autofiltro

Se agrega un autofiltro en las consultas principales, el cual permite de forma fácilmente consultar registros específicos dentro de las consultas:

• Catálogo de activos.• Balanza de comprobación con departamentos.• Pólizas.• Monedas.• Departamentos.• Depreciación.• Reevaluación.• Cuentas departamentales.• Presupuestos departamentales.

Al activar el autofiltro se habilita por cada columna de la consulta, un botón desde el cual se podrá seleccionar el registro a consultar.


S U M C 0 2 COO Lri3om>úoi

. ih q o o o g d o

Ayieo* l'lodf'Kot Elniinai

Asociar cuentas Desasodar r.o=nta del rubro Contraer cuentas Expandir cuanta;

A lt+ lr*Alt+Dl-SpAlt+Del

S a ldo f ina l TpD de cuenta

de fa cuenta

Es multimonoda afecta al aiusce carrear» Contropartidó McAuicfóra

</ Sa'do final Saido final ME Sa’dí inicia/Sardo inK«ím e Toíal de cargos Total <te cargos KE Total Ce abonos

e.OflÚOf! 9.235,21990 7.217.774.58 5.!M?,53125 1,230.240 32 2.017.-145.32 2 .017-M I. 32

2.69003

im de nos P royec tas

P ) *9 9 2B/01/2Ú1Í) Venta de Contado F-9632

Total cíe abonos ME

0 !g 11 28^01/2010 Cobranza F-12124 2.017.39 0.00

O Eo 2 28/01/2010 Pago I eWono.F G9910. CH-248

0 00 3.3ÜG.00

% 118.017.39 ;$ 3.306.00

Cam pos disponibles para agregar y/o quitar


H Activos r [f fo/2010 * 331M i f E l: .......... ü : -2 fi-t - a

□

Figura 5.2-1 Consulta con autofiltro aplicado

5.3 Exportación de consultas

ÉZ7 Ruta de acceso: Consulta seleccionada / ¡cono : '

Todas las consultas podrán ser exportadas a Microsoft Excel®, Texto, H TM L y XML.

| Activo Circuíanle (1) l'A cíivo No Circularla (2|£ Pasivo a C a lo Razo |3)

f. Pasivo a Largo Piara (4)

| Capital (5)

?! Venias > Ingiesos (8)| Costo deVentas (7) í Gaslos Generales (81 ? Olios Ingresos y Gastos (9)| IS R y PTU (10)| Caja. Bancos, Inversiones (111 f Cuenlas poi Ccfcear (12)| Inventarios |13)

IVAActsdtable (J4)Aclivos Fips (15J Otros Activos Circulantes (16)

Proveedores (1?J

IVA por Pagai (18)

Otios Impuestos por Pagar (1SJ Cuentas por Pagai (20)

i = r

Descripción de la cu en ta

Foirtóto de exportación ExcelTeato

HTMLBula XML nunosVA

Mombrede archivo . Cuentas

I j É r i v i a por ccurao

1! 01 lE T IT ip o

i í /

j o “ ¿ •»

p D Wj 19

! □ □ E°

6,000.00 ; 6.ÜQO.OO

9,236,219.90 7.217.774.53 5,937,534.26 1,230,24032 2/117,445.32 2J017,445.32

2590.00

¿copiar Ajiitda

28/01/201028/01/2010

F-9632Cobcnza F-12124 Póqd T efef ono, F-69910. CH-240

2,017.39

0.000.00

3.306.00

i * 110.017.39 t 3.306.00

Figura 5.3-1 Exportación de consultas



5.4 Bitácora del sistema

P 7 Ruta de acceso: Menú Utilerías / Bitácora del sistema.

Se agrega una bitácora de usuarios la cual mostrará las actividades más relevantes realizadas en el sistema. Una característica importante, es que al arrastrar una columna a la barra superior, se podrá agrupar la información por ese campo como una tabla dinámica.

Fecha V- H o i.\-t.\ M enú:Activos

E qu ip o v U su ario Operación O b s e rvac io n e s

Agrupado por el cam po Menú

: 0 3 /0 6 /2 0 !) 14i21:2EiRIC1J Menú: Eor/igut ación: 03/0 6/2011 ¿14:21:26: 03/06/2011 l l4 : 2 1 : Í103/06/2011 ! 14:2Í :K

RlClR Í c f "RICI

U SADMÍNISTfíADOR

ADMINISTRADOR ‘ AÓMÍ N jSTRÁDÓB

ADMINISTRADOR

iDircctoiio de.Irabajo Cambisi de b o :e ds daio í

:P«U evdeu ;uc iib iPcíííes ds untaría ;P« ffes de usuaib

M cdtica i d pcitil de uri u -aia ío Mcd lica i d pciiil ce u i u w a tb M cd lca r el peiíil c> un usuaio

; Ernpiesa 1, R IC l:C M ic h ¡v o í de p iograrnaW clwo» comunas

■ Usuaio rnedficado. P-Jiáwelics modificados Usuario rnodíicaíto, Par ameno? m odlicacbí Usuario modficado, Parámelioj modficado:;

; 03/06/2011 ;14:21:5( RICI

03/06/3011 14-22.0f:R ICl

03/06/2011 14?¿0£:R ICI

M enú : P iesi-puéílos 03/06/2011 14:23 51ÍRIC1

M enú: Pólizas03/06/2011 W .2ÍX RICI

ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR

iP e iííe sd eu ru o ib IPeíftesdeumarb Pcíflcs de usuaib

Modíicai el pcifil de un inuatio M nd íba i el peifil ae un ur*jarb M odíba i el pciíil de un usuaiio

Uíuario modeicatfo. PaiámeUos m odificaos Usuario mcdlricado, Pai-ámeUes modificados Usuario rpoJ/icádo. Paiámei;e¿ rnczificacfctó

ADMINISTRADOR

ADÍ-íÍNIST RADOR

iPrcjupueito adual M odfbar

Cstáloco dé petaa: Alia

Empiésa I .E je rc c o : 2010. nivel: 1 - Mayor

Srnpiesa 1. Alta de póte-a 19, tipo: Dr, fecha- 03/02 /2010 , or

Húmeio de erttradax 10

Figura 5.4-1 Bitácora del sistema

Los datos que se mostrarán en la consulta de la bitácora son:

• Fecha: Fecha en que se realizó el movimiento• Hora: Hora en que se realizó el movimiento• IP: Nombre del equipo o IP en donde se generó el movimiento• Usuario: Usuario que realizó el movimiento• M ódulo: Módulo donde se realizó el movimiento• Operación: Movimiento realizado• Nivel: Nivel del movimiento realizado• Observaciones: Una breve descripción de la operación realizada.

Q Práctica 4: Personalizando consultas

a) Ingresar al catálogo de cuentas del mes de Enero 2010.

b) Agregar a la consulta las columnas de: Tipo de Cuenta, Departamental y Naturaleza.

c) Ingresar a la Bitácora del sistema y agrupar la información por Operación.

d) ¿Cuántas operaciones muestra? _______________________

e) Compara resultados con tus compañeros, ¿el número de operación es igual? _______

f) ¿Por qué? ____________________________________________________________________________



6. INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS

6.1 Copiado especial

ÍCD Ruta de acceso: Cualquier consulta del sistema / Edición / Copiado especial.

Con el copiado especial es posible exportar la información para manipularla y/o para generar reportes específicos en base a los datos contenidos en el catálogo de cuentas del sistema. Esta opción también permite la generación de hojas de cálculo. Desde Aspel-COI se puede copiar y pegar información de manera “estática" o "dinámica" a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows®.

• Copiado estático: Los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación para su posterior consulta. Si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-COI, estos cambios no se verán reflejados en la información copiada.

• Copiado dinám ico (o con vínculos): Permite generar un intercambio dinámico de datos DDE (Data Dynamic Exchange), es decir, los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación, si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-COI, al abrir la información copiada, automáticamente se podrá actualizar el contenido con los últimos cambios realizados en Aspel-COI.

La aplicación con la que se realiza el pegado especial es Microsoft Excel®, por lo que el sistema Aspel-COI instala en el directorio de Datos, archivos de hojas de cálculo predefinidas con extensión *.xls.

Es importante mencionar, que el copiado especial SÓLO SE PUEDE HACER DA LA IN FO R M ACIÓ N C O N TE N ID A EN EL C A TÁ L O G O DE CUENTAS, ya que en base a esta información, es posible generar los reportes necesarios. Sin importar el catálogo que se este consultando, al seleccionar la opción de Copiado especial, siempre sugerirá la ventana para el copiado del catálogo de cuentas.

Para realizar el copiado especial, se deben seguir estos pasos:

a) Acceder a cualquier consulta del sistema, por ejemplo, al catálogo de cuentas.b) Desde el menú Edición, seleccionar la opción Copiado especial, enviando una ventana desde donde se

puede especificar un filtro para el copiado de la información (Figura 6.1-1)

( - , ; ............. . •• ; l ..C o p ia d o especia l m

CuentasDesde ij mHasta ! iIncluye sólo cuentas de nivel .2 .-Auxiliar \ ^ \

í ( f i Sólo cuentas con movimientos

PeriodoDepartamento iMoneda w m >

j j Balanza de comprobación

IncluyejVS Número de cuenta ÍH Presupuesto anua]

P j T ipo de cuenta f ; j Presupuesto mensual

Descripción j f j Presupuesto acumjjlado

H j Saldo jnicial f ’j Debe

P ; Saldo final O Haber

□ Promedio simple Debe-Haber

í Aceptar Cancelar Ayuda.......----------------------- -— i '

. . . , Figura 6.1-1 Ventana del filtro para el copiado especialNotas del asistente: 5 K K


Sus campos:

Opciones

Cuenta inicial Primera cuenta que se considerará para incluirla en el copiado especial

Cuenta final Ultima cuenta que se considerará para realizar el copiado especial.

Periodo Período a copiar. El sistema sólo puede copiar la información de un período de trabajo.

Sólo cuentas con m ovim ientos

Al habilitarlo se indica al sistema que sólo se incluyan las cuentas que hayan tenido movimientos en el periodo seleccionado.

Incluye sólo cuentas de nivel

Indica que la información debe contener a todos los niveles de cuenta o únicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar).

Departam ento Sólo se copiarán las cuentas que pertenezcan al departamento que se aquí se indique.

Moneda Moneda que deberá manejar las cuentas que se incluyan en el copiado.

IncluyeSe pueden incluir los siguientes campos: Núm ero de cuenta, Descripción, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tipo de cuenta. Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe - Haber.

c) Una vez definido el filtro para el copiado especial, en Microsoft Excel® se abre un libro nuevo y se deberá ejecutar el comando Pegado especial que se encuentra en el menú Edición.

Ve *1 -tefe

C.lkíjc¿t. -- iyír

!r>ií¿o M : r u h ' <>' ' U c r » 4 í , 3, D íto í :

H v ' i : * c a l.b r , - 1 1 - i A í A - j ' j : “ “ Í S ? G í , ' e ,a l .

: : & S í S i § É ' ¡ ! i i %

P e g a r

|

S I

' %

: 2

¡ J 3

J...

7

3

y y C o m o iit32gsr¡ >

:: S i

j, / , ‘jí

,jssL_______¡•úTSPi)

:iMu-.xiiixxxxí.;

c o

Figura 6.1 -2 Pegado Especial en Microsoft Excel®

i jgí> t I E s tik

d) Posteriormente aparecerá un diálogo donde se debe indicar la forma en que se pegarán los datos en la hoja de cálculo, para el caso del copiado y pegado especial, de debe seleccionar la opción de “Pegar vínculos".

Si se elige la opción “Pegar", solamente se copiarán los datos en la hoja de cálculo de forma delimitada en columnas, pero si se elige la opción "Pegar vínculos” el sistema construye una fórmula y muestra los datos de Aspel-COI de forma vinculada, por lo tanto las modificaciones que se realicen en Aspel- C O I de los datos que se vincularon, se verán reflejados en la hoja de cálculo.



Resultador ~ u r~ h . In se rta el contenido de¡ Cortapapeles con form ato de T e x t o U nicode.B r m Pe g a r vínculo cre a u n vínculo con el a rch ivo de o rige n . C am bios e fe ctu a dos en el arch ivo de

o rigen a p a re c e rá n e n ei docum ento.

i Ace p ta r \ \ Ca n ce la r j

Figura 6.1-3 Pegado Especial con vínculos.

e) Una vez que se ha pegado la información, en la barra de fórmulas de Excel® se podrá visualizar la matriz de datos correspondiente, tal como se muestra a continuación.

;fv { = COIW IN(M atriz!cta [ 1110-000-000..9000-000-000, U, N. #3]{Q107n

Figura 6 .1 -4 Matriz de datos en la barra de fórmulas de Excel®

f) Una vez realizado el copiado especial en Excel®, se puede editar directamente la fórmula en dicho archivo, para ello se debe realizar lo siguiente:

• Oprim ir IÉ , para poder editar la fórmula.• Hacer los cambios requeridos en la fórmula.• Una vez que se ha editado la fórmula, para que la modificación de la matriz sea aceptada se deben

oprimir las teclas üüJ + -£ül + ¿id.

6.2 Fórmulas

Para entender más acerca de cómo cambiar la fórmula al realizar un copiado especial en el intercambio dinámico de datos, es necesario conocer el formato de la fórmula que define el vínculo con la otra aplicación.

Las fórmulas se definen con los siguientes parámetros:

a) Nombre de la aplicación de donde provienen los datos, en este caso es C O IW IN .b) Tema o tópico del que se desea obtener los datos por ejemplo, M ATR IZc) Datos o fórmulas a evaluar desde Aspel-CO!; @ C TA , @Deprecia, @Empresa, @ RAN, etc., las cuales se

analizan a continuación:

@ C TA : Proporciona el m onto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado.

Ejemplo:=CO IW IN |M atriz!'@ C TA[1110-000-000..1150-000-000, U, N, F, C, # 1 ]’,

Esta fórmula enviará el número de cuenta, descripción, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta 1110-000-000 a la cuenta 1150-000-000, sólo de las cuentas a nivel Mayor.



La estructura de la matriz es la siguiente:

=CO IW IN ¡M atriz!’{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M fA,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] { mmaa}'

Sus campos:

Opciones j

@ C T A Función

Ctaini Cuenta inicial del copiado especial.

Ctafin Cuenta final del copiado especial.

U Número de cuenta ¡

N Descripción de la cuenta

I Saldo inicial

F Saldo final

M Presupuesto mensual

A Presupuesto anual

c Presupuesto acumulado

D Total de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

!............... E.............. Diferencia entre D e be y Haber (E= D -H )

T Tipo de cuenta ( A = acumulativa, D= detalle)

P Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

O Incluye sólo cuentas con movimientos.

Nn Núm ero de departamento (de 1 hasta 999)

Xnn Núm ero de moneda

# NIncluye cuentas de nivel, por ejemplo, si el sistema maneja los niveles 4 -3 -3 , #1 representa las cuentas de mayor, # 2 las subcuentas y # 3 el auxiliar.

(m m a a )Período de donde se obtendrá la información, por ejemplo 0107 (Enero 2007).

@Deprecia: Presenta la depreciación de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., también envía la depreciación actualizada, el valor actualizado de un activo, el factor de actualización, el m onto original de un activo, así como la cantidad faltante por depreciar. Todo esto puede ser de un activo o de todos los activos.

Ejemplo:=CO IW IN!Valor!'@ D eprecia[T,0199, 0199,0]’

Esta fórmula obtendrá el m onto original de todos los tipos de activos.

La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente:

@Deprecia[Sufijo<Clave>,<FiniDepre>,FFinDepre>,<Que>,<FlniEjer>J<FFinEjer>] {Periodo}



Sus campos:

Opciones

@Deprecia j Función.

Sufijo____ )

Representa el tipo de información que se requiere: A si requiere información de un sólo activo T si necesita información de un tipo de a ^ v o .

<Clave>

Se indica la clave del activo o número del tipo de activo:<clave> si requiere información sólo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minúsculas, se debe escribir entre ; comillas, por ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deberá escribir como "Librero 17".<N um Tip o> En caso de necesitar información de un Tipo de activo, se debe indicar el j número correspondiente al tipo de activo.

<FiniDepre> j Indica el periodo inicial de la depreciación.

<FFinDepre> j Indica el periodo final de la depreciación.

< Q u e >

Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación pudiendo ser uno de los siguientes sufijos:F Factor de actualización (sólo para activos)0 Monto original del activoV Valor actualizado del m onto original del activo P Depreciación del período E Depreciación del periodo actualizada A Depreciación acumulada R Cantidad restante por depreciar M Monto máximo deducible (valor a depreciar)D Valor real (Monto original -Depreciación acumulada)L Valor real actualizadoC 5 0% de la depreciación del periodo actualizado1 Monto del activo para calcular el IMPAC

<FlniEjer> Representan la fecha inicial del ejercicio.

<FFinEjer Representan la fecha final del ejercicio.

{Periodo}

Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al periodo en el que se está trabajando en el sistema, por ejemplo: i si se esta trabajando en el periodo de Noviembre 2005, la fecha de último cierre debe ! ser 31/12/04, es decir, al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente j estará abierto el archivo de activos del 2005. El parámetro {Periodo} es opcional, pero si j se utiliza no se debe olvidar que la fecha del último cierre será calculada en base a este | período.

@DEPREC1AC: En base a las fechas de inicio de depreciación y porcentaje de depreciación contable, proporciona la depreciación de un período (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc.), también muestra el m onto original y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.


@DEPRECIAC [<Suf¡jo><Clave>,<FlniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,< Fln¡Ejer>, <FFinEjer>]{Periodo}

Com o se puede observar la sintaxis es m uy similar a la función @ Deprecía, sólo difieren en los sufijos que manejan en el campo < Q u e > los cuales son los siguientes:



Sus campos:

Opciones j

o i Para obtener el m onto original del activo.

x I Para obtener el m onto original del activo en su moneda extranjera, j

p Para obtener la depreciación del período.

A Para obtener La depreciación acumulada. j

..R............... .].. Para obtener la cantidad restante por depreciar.

@EMPRESA. Cuya fundón es mostrar la información general de la empresa.

Ejemplo:

@EMPRESA[R]

Esta fórmula devuelve el RFC de la empresa activa en Aspel-COI


@EMPRESA[Sufijo]

Sus campos:

Opciones

^EM PRESA Función

Sufijo

E Nom bre de la empresa

D Dirección

P Población

C Registro Estatal !

R RFC

@ R A N . Presenta la información de un rubro de cuentas.

Ejemplo:

@RAN[R15,F] o @ R AN [1160-000...1160-999, F

Esta fórmula envía el saldo final de todas las cuentas del rubro 15.


@RAN[Rango, Sufijo, <Departam ento>]<{M M AA}>



Sus campos:

Opciones

@ R AN Función

Rango Rango del que se requiere la información

«D e p a rta m e n toNúmero de departamento involucrado (opcional)

{M M A A } Periodo específico, mes y año (opcional)

Sufijo

N i Descripción de la cuenta

I ! Saldo inicial

F . J Saldo final

M j Presupuesto mensual

A ; Presupuesto anual

C I Presupuesto acumulado

D Total de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

E ( Diferencia entre Debe y Haber (E = D -H )

_ P __________ j. Promedio calculado(saldo inicial + saldo final / 2) j

@1NPC: Proporciona el índice Nacional de Precios al Consumidor

Ejemplo:@ IN P C [1 1,2007]

Esta fórmula envía el INPC de Noviembre de 2007


@ IN P C[M M ,AAAA,N ]

Sus campos:

I Opciones

@ IN PC ! Función

MM í Mes del que se desea obtener el INPC.

A A A A ! Año del que se desea obtener el INPC .

N ! Número de meses hacia atrás que se tomarán en cuenta para enviar la información.

Una variable de esta formula es la siguiente:

@ IN P C [+ / -N ]

Esta función devuelve el valor del índice Nacional de Precios al Consumidor relativo del periodo activo, de acuerdo al número de meses (N ).



c o En las hojas de cálculo se puede observar que en las fórmulas del copiado especial se hace referencia a los números de cuenta de manera explícita, de modo que la hoja de cálculo lee los datos vinculados hasta encontrar el mes de trabajo indicado, si dicho catálogo llegara a tener una estructura diferente, no se podrán visualizar los datos y el sistema presentará la información de la siguiente forma:

. < íTriW ;

- ’i '*: :": ■&7

A l

A,

¿ L■ 2

í 4| i : 6

?ss

: : Calibñ

' i N S 1

Híimnv iístt?í Pív.sn• r I S J/'!■'" 1'< ' ' f 9 t / *11 " -5a. v '¡

A' a' =? sí 3*='.; • $ ' % .500: ^ r \*?*

• - ............................ i;.. j.::-..-”..”.;/::.-..'::.» ; ¿&;j{sCOlW8NIMa:rÍ¿!'jQctdílli&-OGO-000..9COO-Oa3-OOC< U, N, C3]{CIC6}‘!

C ^ s e s - e j i i * * . A«:¡ :#J

¿Hnwía? - ; H .» '¿ t-'EíjWHÍár v ¡ .4^

| l_£¿Fcr«uV» *i H i

>P N /A

#M/A »N /A

Sfí/A

#N/ÁSN/A Sft/A

*?m/ a

#fc/A Sftf/A

aKN/A

SN/A# \‘/A

SN /A

#N/A»N/A

SW/Ar?N/A

#N/Af?N/A

#N/A

O3==gÍ

Figura 6.2-1 Representación de una m atriz inválida.

Excel® no actualizará el resultado, enviando la leyenda # N /A en cada una de las celdas involucradas.

Por otro lado sí ya se tiene abierto el libro y se realizan cambios en Aspel-COI, para que dichos cambios se reflejen en el libro actual no es necesario cerrar y volver a abrir la hoja de cálculo, sólo se deberá acceder al a la opción Modificar vínculos, mostrando un diálogo como el siguiente:

: Abrir origen > j

I í R p m p e r v iña d o .

|........................ | r^ r.Z .1 ^¡j * L , > i 1 «t*»*» IUbicación:Elemento: @ cts[ll10-0G G -G 00..9000-003-000, U, N , #3 ]{011C }Aciua 'teacán: •&; Automática 0 = Manual

Figura 6.2 -2 Actualización manual de vínculos en Excel®

En esta ventana se mostrarán las matrices y al dar clic en el b o tó n .. :uai2 . ::-?creí se actualizarán los datosde la hoja de cálculo de acuerdo a las modificaciones realizadas en Aspel-COI.

Si se realizó un copiado especial mediante vínculo, al cerrar el sistema Aspel-COI mandará un mensaje indicando que se finalizará la comunicación debido al enlace dinámico generado, ayudando de esta forma a liberar espacio en memoria.



inmrm écicm \ ' & \

.||jjjj|. La comunicación DDE establecida será finalizada.

li

Figura 6.2 -3 Finalización de comunicación DDE.

6.3 Asistente y barra de herramientas de A sp el-C O I en Excel®

6.3.1 Generales

El proceso de instalación de Aspel-COI, agrega una barra de herramientas directamente en Excel®, la cual permite generar fácilmente hojas de cálculo que utilicen directamente la información de Aspel-COI.La barra de herramientas se habilita en Excel®, en la versión 2003, se debe ingresar al menú Ver/ Barras de Herramientas / Herramientas Aspel-COI, mientras que en la versión 2007 ó 2010, deberá aparecer una sección denominada "Complementos”.

6.3.2 Listado de Funciones

jj Este icono de la barra de herramientas muestra un listado de funciones exclusivas de Aspel-COI, las

cuales permiten generar fácilmente reportes en Excel®, explotando así la información capturada en el sistema.

Las funciones que aparecen en el listado se encuentran agrupadas por categorías para su fácil identificación y son las siguientes:

• Datos de la empresa: Presenta todas aquellas funciones relacionadas con la información de los datos de la empresa.



• Cuentas: Devuelve una matriz que contiene los datos de un rango de cuentas donde se incluyen sus saldos, presupuestos, cargos, abonos, etc., de acuerdo al sufijo indicado.

Al seleccionar alguna de estas funciones, aparecerá una ventana en donde se podrán especificar los parámetros necesarios para aplicar la función. Los filtros de cada ventana varían de acuerdo a la función seleccionada.

M j t m d e d a io s

C uen tes j sa ng os |

Núm ero de cuenta: ; j

lnc fc ir hasta la ra e n ta : j

7JjlI

r Número d e la cuenta (U> P Presupuesto acum ulado <C)

r D ssc írpc ió íi o nom bre tie la cuerna r Tcta l de c a rc a s (Defce} <D>

r Saldo in ic ia l í f i í Total de abonos (H aber} (H )

V Saldo íinaí ( f » i Promedie C aiculaéo «S In ic ia l+ S F 'a ia l} /2 (P>

r P rc s u p to s ic m ensua l <M) r D ife renc ia entre D éos y H aber (E i

Y P resupoes-s anual (A ) f " A cum ulado de ca rgos (J)

2 Acum ulado c e a fcoros (K )

i " A cunw la tío da c a rg os - abonos (L )

C In.cíuir Jes tota les de las coto moas E specificac iones edicionaies | | | | j

A c e p iar C a nce a r

■ ‘ r ; CSICuenta ] 1 ........................................ L í i- E sp e cjficado r.es adicionales d e (3 cuenta o rango de c u e n ta s.

Departamento r~ -?jPeriodo {« ¡m a s ) rrWM , j EJ. 01C* Enera'2004

Moneda r jJA c e p ta r j Cancelar ]

Figura 6.3.2-1 Filtro de la función Catálogo de cuentas Figura 6 3 .2 -2 Filtro de la función Saldo Final

• INPC: Devuelve los datos de la tabla de INPC para que puedan ser utilizados en reexpresiones de valores de activos, así como de saldos de cuentas. Es importante que los datos de la tabla del INPC estén correctamente capturados en el sistema.

• Rangos de Cuentas. Devuelve datos específicos de un rubro seleccionado.

• Activos Fijos: Devuelve una matriz con uno o más datos de los activos.

• Depreciación Fiscal de un Activo: Contiene las funciones que ayudarán a presentar la información de los activos de la empresa así como todo lo relacionado con la depreciación fiscal de los mismos.

• Depreciación Fiscal de un T ip o de Activo: Devuelve toda la información relacionada con los Tipos deactivos y su Depreciación Fiscal.

• Depreciación contable: Contiene todas las funciones necesarias para poder obtener la información de la depreciación contable de un activo o tipos de activos, los sufijos que se pueden utilizar en esta matriz están contenidos en las dos clasificaciones anteriores.

• Financieras. Balance General. Se selecciona el rubro de las cuentas de Balance y devuelve el total del rubro seleccionado.

\'f El número del rubro puede variar, de acuerdo a si la base en la que se está trabajando es traducida o es una base creada en Aspel-COI 6.0, además de si el catálogo de rubros es el estándar o no.



• Financieras. Estado de Resultados. Se selecciona el rubro de las cuentas de Estado de Resultados y devuelve el total del rubro seleccionado.

• Financieras. Razones Financieras. Muestra las funciones que son capaces de ejecutar los cálculos para determinar el cálculo de las razones financieras más importantes.

Dado de que las razones financieras se basan en cálculos meramente estadísticos, para determinar cada una de las razones incluidas en las funciones, se hará uso de la función @RAN.

• Financieras. Posición m onetaria: Devuelve el total del saldo inicial ( I ) de las cuentas que integran el rubro al cual se está haciendo referencia.

• Financieras. B10: Devuelve los montos de los sufijos especificados de las cuentas, rubros o INPC indicados.

• Fiscales. Declaración ISR: Devuelve el total del saldo final (F) de las cuentas que integran el rubro al cual se está haciendo referencia.

• Fiscales. Declaración IVA: Devuelve el saldo final (F) de las cuentas de IVA, IVA al 15 % e IVA Acreditable

• Fiscales. Cálculo del IA: Devuelve el saldo promedio, el promedio calculado, el saldo inicial o final de una cuenta o de un rubro de cuentas y el valor del INPC.

• Fiscales, depreciación actualizada: Devuelve la información actualizada de los activos y tipos de activos.

• Fiscales. Declaración M últiple: Devuelve el total del saldo final (F) de las cuentas que integran el rubro al cual se está haciendo referencia y el valor de INPC.

• Fiscales. IETU : Devuelve el monto de las deducciones e ingresos acumulados IETU para el período especificado, así como el m onto de todas las inversiones adquiridas en un periodo de tiempo específico.

6.3.3 Período de trabajo en C O I

Este icono permite seleccionar otro período de trabajo para los datos de las funciones, al dar un clic sobre el ¡cono, despliega una ventana en la cual se visualizan todos los períodos existentes en Aspel-COI, al seleccionar uno de ellos, se actualiza la información en las hojas y dentro del sistema Aspel-COI.

Selecciono el nueve-peocdo actúa!

Marzo 2010 Wá Aceptar íFebtero 2010 va-™___

i i M W S P Cancetar ¡Ajuste 2009 Diciembre 2009 Noviembre 2009

Figura 6.3.3-1 Selección de un período de trabajo



H Práctica 5: Elaborando un Balance general desde M icrosoft Excel®

1. Acceder al periodo Ene-10 de Aspel-COI y posteriormente abrir Microsoft Excel® para crear un Balance General utilizando las funciones de la Barra de herramientas Aspel-COI.

2. En la celda A1 colocar la razón social de la empresa, en la celda A2 la dirección de la empresa, en la celda A3 el RFC y en la celda A4 el periodo de trabajo.

3. En la celda A6 escribir "Activo Circulante".4. Ubicarse en la celda A7 y definir las cuentas que forman parte del Activo Circulante con las

siguientes características:• Incluir la descripción de la cuenta, saldo final y el total de las columnas.• Que sólo sean cuentas de mayor.

5. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Activo Circulante y escribir "Activo Fijo”.6. Desplazarse una celda abajo después del texto anterior y la realizar la misma operación del inciso d)

pero con las cuentas que forman parte del Activo Fijo.7. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Activo Fijo y escribir “Activo Diferido”8. Desplazarse una celda abajo después del texto anterior y la realizar la misma operación del inciso d)

pero con las cuentas que forman parte del Activo Diferido.9. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Activo Fijo y escribir "Total del Activo".10. Colocarse una celda a la derecha del texto anterior y agregar el saldo Total (la suma del Activo

circulante, Fijo y Diferido).11. En la celda D6 incluir la descripción "Pasivo a Corto Plazo"12. En una celda abajo, definir las cuentas que forman parte del Pasivo a Corto Plazo incluyendo las

mismas características que en las cuentas del activo.13. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Pasivo a Corto Plazo y posteriormente incluir la

Descripción “Pasivo a Largo Plazo" y definir las cuentas que forman parte del Pasivo a Largo Plazo con las mismas características que en el caso anterior.

14. Dejar 2 renglones en blanco y escribir el texto “Total del Pasivo"15. Colocarse una celda a la derecha y agregar el saldo final del Pasivo {la suma del pasivo a corto y a

largo plazo).16. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Pasivo y colocar la descripción “Capital" y definir

las cuentas que forman parte del Capital a nivel mayor como en los casos anteriores.17. Dejar 1 renglón en blanco después de la última cuenta de Capital y escribir “Resultado del Ejercicio".18. Colocarse una celda a la derecha e incluir el saldo final del rango de Utilidad Neta19. Dejar una celda en blanco y escribir “Total de Capital".20. A la derecha del texto anterior, obtener el total de las columnas del Capital (la suma total del capital

y la utilidad neta).21. Dejar 2 renglones en blanco después del Total del Capital, capturar la descripción "Total de Pasivo y

Capital".22. En una celda a la derecha, realizar la suma de los totales de Pasivo y Capital.23. Dar un formato apropiado a los títulos y las cantidades.24. Guardar el archivo en el directorio donde se esté leyendo la base de datos utilizada bajo el nombre

de “Bal_General_Curso.xls".25. ¿Cuál es el m onto del Activo que muestra?____________________________________________________________

26. ¿Cuál es el m onto del Pasivo que muestra? ______________________________________

27. ¿Cuál es el m onto del Capital que muestra?__________________________________________________________

28. ¿Cuadra el Balance General? Si, No, ¿Por qué? Compara resultados con tus compañeros.



6.3.4 Selección de Departam entos, Proyectos y Centros de Costos.

¡m Estos iconos, permiten seleccionar otro Departamento, Proyecto y Centro de Costos respectivamente, para los datos de las funciones, al dar un clic sobre cualquiera de estos iconos, despliega una ventana en la cual se visualizan todas las opciones existentes en Aspel-COI, al seleccionar uno de ellos, se actualiza la información en las hojas y dentro del sistema Aspel-COI.

c io n d e d e p a r ta m e n t o ' m¡'Ám

1 V e n ta s2 P ed id os

Figura 6.3.4-1 Seleccionando un Departamento

6.4 Im portador de catálogos desde M icrosoft Excel

Aspel-COI 6.0 cuenta con un asistente para la importación de catálogos que se tengan previamente registrados en Excel.

Los catálogos que se podrán importar desde este asistente son:

• Catálogo de Cuentas• Catálogo de Cuentas departamentales• Catálogo de Activos fijos• Catálogo de Datos de terceros• Pólizas de forma unitaria o masiva

6.4.1 Catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales

ÍZ 7 Ruta de acceso: Utilerías / Importación de información / Desde Excel / Cuentas o Cuentas departamentales.

Este asistente permite importar la información del catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales que se tenga en un archivo de Excel, a la base de datos de Aspel-COI.

La estructura del archivo para importar la información debe ser la siguiente:• Columna A: Clave (20 caracteres sin incluir el separador).• Columna B: Descripción (40 caracteres).• Columna C: Departamental (1 carácter, valores S ó N ).• Columna D: Naturaleza. 1 carácter, valores A(Acreedora) ó D(Deudora). Si no se captura este valor

entonces la cuenta se dará de alta con naturaleza deudora.• Columna E: Contrapartida (20 caracteres).• Columna F: Moneda (valores 1,2,3,...,99).• Columna G: Afecta Póliza de Ajuste Cambiario (1 carácter, valores S ó N).



B M icrosoft Fxccl U U o 1 w m m|: Archivo Edición Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana ? - | g | X j

! □ s a y Jl : f e £ /» * i l Ü l ? l ” I Arial 1 M € j <8» r A . *

; 2 r Ü S

J23 * j =1

A B c D i E F h — 1

; 1 C lave D e scripc ión Departam enta l i M.ituialez.i C e n t iapa it ldan . . Afecta Pol. i M o n e d a ...

AH- Lam b.2 11200000000000000000 Mayor ¡N ... i A ooooooooooo ooooooooo 1 N

i 3 11200010000000000000 Auxiliar N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ] A 00000000000000000000 1 N: 4 11200010D10000000000 Sub-cuenla 1 Í Ñ ... A ooooooooooo ooooooooo 1 N

1 5 11200010020000000000 Sub-cuenta 2 N A . . . ooooooooooo ooooooooo 1 N1 5 11200010030000000000 Sub-cuenta 3 ;N A ooooooooooo ooooooooo 1 N¡ 7 11200010040000000000 Sub-cuenta4 ;N A ooooooooooo ooooooooo í N§ 0 11200010050000000000 Sub-cuenta 5 :N ]A ooooooooooo ooooooooo 1 N

. . . hí....................... s í ► ir¡L is to Máit¡é¡áu iWÜM i

Figura 6.4.1-1 Ejemplo de archivo para importación de Catálogo de cuentas

Para el catálogo de cuentas departamentales la información debe estar ordenada de la siguiente forma:• Columna A: Departamento (Numérico, valores 1,2,...,99)• Columna B: Cuenta (20 caracteres sin incluir el separador).

£3 M icrosoft Excel - C u e n ta s.d e p to jm p o rta c io n .x lsj l p l j f !

—

¡m Archivo Edición Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana ? - i a j x l

g □ (á> 0 d § ; i * f f l j * ' ■ f e £ f - * j m ® »! j M € i

r>. 5** i S

B60 - ¡ = 4100-001-000

Á B ) C D E F G ~: 1 Departamento Cuenta —

i 2 2 1120-001-001 mi 3 : 2 1120-001-002 . . . . .......... ; I

4 i 3 1150-001-001 .......................... ■ :5 3 1150-001-002 I6 3 1150-001-003 ■

i 7 3 1150-001-004 18 3 1150-001-005 |9 3 1150-001-D06

il< i 4 ► ►! \H o ja 1 / Hoja2 / Hoja3 / e l : m m í[ ü s » ^ [ NUM

Figura 6.4.1-2 Ejemplo de archivo para importación de Catálogo de cuentas

Al m omento de ejecutar la opción de importación desde el menú / Importación de información / Desde Excel / Cuentas o Cuentas departamentales, el sistema presentará un asistente con los pasos siguientes:



a) Archivo para im portación: Consiste en indicar la ruta donde se encuentra el archivo de Excel que contiene el catálogo de cuentas de la empresa, los dígitos por nivel y el separador de niveles.

E s te a s i s t e n te t e g u ia r á p a s o a p a s o e n e l p r o c e s o d e im p o r t a c ió n d e t u i n f o r m a c ió n d e s d e E x c e l

A rch ivo de Fxcel C :\Ana lliaVAspel-CO ISO \Cat_ctas.xls

Niveles de las cuentas ;4*3-3Ejemplo. 4-3*3

Segaiador del número de cuen la | *

Si tu a rch ivo de importación liene los nombres de a s co lum na*, ac tiva la s iguiente cas iía de v e s icac ión

¡ ✓ I La primeia f ía son encabezados

Siguiente ]| £anceter jj ¿yuda

Figura 6.4.1-3 Asistente para importación de cuentas-Ruta del archivo

b) Form ato de la inform ación: Se debe verificar que la hoja de Excel tenga la estructura requerida por Aspel-COI para poder importar la información.

F o r m a t o d e la i n f o r m a c ió n d e c u e n t a s

Verifica que tu hoja de E xcel tenga la siguiente estiuclura

• Columna A ‘ C lave (Húmero de cuenta máximo 20 caracteres sin con la i e l separador.ejemplo 100-000-001.100-000-MO-üfiOOOOOOOOO)

Col.irr.na B: D e;cripción (40 c a a c tc io s |Columna C: Departamental |1 carácter, valores S ÓN)CoJ.im tíaD: Nótufdlszó. 1 carácter, valore? A (Acrc=dora| 6 D |O e-jdo ia l Coíjrnna E ConUapailtda (20 caiacteie?)C cfjm na F. M oneda (valores 1 .2 . 3 „...S 9 |

: CcJurnna G: AJectaPe í A|t. Cemb. |1 caráotet. valores S ó N )

Figura 6.4.1-4 Asistente para importación de cuentas-Form ato de la información



c) Vista prelim inar: Muestra una vista previa del cómo quedará conformado el catálogo de cuentas de acuerdo a la estructura requerida por Aspel-COI y el contenido de la hoja de Excel.

V ista prelim inar de la im portación del catálogo de cuentas

i C u e n ta D e s c r ip c ió n O ep . ' N a tu C o n tra ; M a n e d ; A fe c ta p o l i

1120001 Oí; A u x i.» N i 112000101 Sub c u e n tf i l N i 11200010); S u b cu e n ta 2 j N l112Ó Ó 010ijSub-cuenta3 jN 112000101 Sub-cuenta 4 N

í 11200010 i: S ub cu cn la 5 : N

00QQQ00: 1 0000000-1 ooóoooo'i

'iOtoWQaj r 0000000 1

:oooadob|i

Afllejiar [| Siguiente j [ £ancetei j j ¿vyuda

Figura 6.4.1-5 Asistente para importación de cuentas-Vista preliminar

d) Realizando la im portación: En esta ventana se observa el avance en el proceso de importación del catálogo de Cuentas.

Figura 6.4 .1 -6 Asistente para importación de cuentas-Realizando Importación



ñ ^ t A s p é lÉ f is & -

e) Resultado del proceso: Por último, se muestra el resultado del proceso, indicando el número de registros agregados, en caso de encontrar errores lo indicará.

Pasa 5 de 5 i................................................................ .... ...................................

Figura 6.4 .1 -7 Asistente para importación de cuentas-Finalizando Importación

6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros

lZz> Ruta de acceso: Utilerías / Importación de información / Desde Excel / Activos fijos o Datos de Terceros.

Este asistente permite importar la información del catálogo de Activos fijos y Datos de Terceros que se tenga en un archivo de Excel, a la base de datos de Aspel-COI. Los pasos del asistente para ambos catálogos, activos fijos y datos de Terceros., son similares y se describen a continuación:

a) Bienvenida: En esta ventana se da una breve introducción a lo que es el proceso de importación de Activos, además de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso.

„ . - - ' •• , "

í f B ienvenido L:. ;¡- s-. '-’/ í * 1 í»í:í>.1tí:s: :.U" >; W v * íí v - j i i

A rch ivo de im po rtac ión Ccn este osisienle puedes.

A s o c ia c ió n d é la in fo rm ac ión . i^ p o ; ^ |a informa:»:*! de los catábgos de la base ds daío: del sistema.-Asociar Id m lw iiáciún en tu aich'rvo de importación ó to t cantíos en la base de dalos d d sistema.

V is la p re lim ina r • Cieai nuevos resistios o actualiza' los ya existentes

F in a liz a r Paia mayoi infamación aceica de la coníiguiaccn rfef a id w o de im portaren P»az clic en el betón de'•AiMda".

Anles de importe. ¿-.«guíale de lespaldat la bacc de daloo del sislema

Paia ccniinuar, haz clic en el bolón "Siguerile".

Poío 1 ds 5Consiita 1 de 1

Actwos

l ...................................... - | S*ÍJU*rtilc | | Cónoélái J| Aüudü |

Figura 6.4.2-1 Asistente para importación de Datos de terceros-Bienvenida



b) Archivo de im portación: En esta ventana se debe indicar:o El Tipo de archivo que se va a importar, que para caso es Libro de Excel, la ruta donde se encuentra

el archivo .xls para la importación, o Si se va a agregar o actualizar la información existente.o Indicar el tipo de asociación de los campos, la cual puede ser Automática, con la que se asociarán

los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden o Manual, donde la asociación de los campos con las columnas serán definidas por el usuario, ya que, a diferencia de la importación de Cuentas, en este proceso el LA Y O U T lo define el usuario,

o Si en el archivo de Excel, la primer fila corresponde a encabezados, se deberá habilitar la última opción.

:P 0 X tx íU i da T rnpo riA ptfn

f m

Bienvenido

Archivo de im portación

A soc iac ión de la inform ación

V is ta prelim inar

Finalizar

Paso 2 de 5 Consulla 1 de 1

ActivosS i 25*“ '

tí n&abiO y Ui k< álCSCÍíctCí- «,• ií-i ¡MpttiUlMi.

Tipc» de archivo { * ) Libro do ExcbI

Ingresa la lu la y nombre de tu archivo ds im po rlacm o haz clic en el bolón "? " para localizar e l archivo en tu disco duroArchivo i CrVAna lifa\Aspel-COlSO\CaLctes.xls

Para actualizar la ir/ormnción ©aíslenley crear nuevos registios. activa las dos casitas de verificación

E l Afliegai información LZj6cluaÜ2ar información

Selecciona el tipo de asociación Si eliges ascciancn automatice, se asociaiá los campos con las columnas recuperadas en e l mismo aden, es decir, la primeia columna ccn el primer compo, la segunda columna con el segundo campo y así sucesivamente.A ' . o c s c t e la jvo riíisc ion ...................................................................................................................................

: &>-Ayicínál¡ca O ManualSi la primera Urea de tu archivo de importación tiene los nombres de las columnas, activa la siguiente casila de veiilicadcaip | La piirnera fila sot nDrrfcrcs de campo

j í^sTguíente | j Cancelar Auda

Figura 6 A .2 -2 Asistente para importación de Datos de tereeros-Archivo de importación

c) Asociación de la inform ación: Si se selecciono "Asociación manual”, en este paso se deberá asociar cada valor contenido en el archivo de importación a un campo de la base de datos del sistema. Esto se hace arrastrando un valor del lado izquierdo de la ventana hacia el campo destino que le corresponde del lado derecho de la ventana. Si se seleccionó la “Asociación automática", los datos en esta ventana ya se mostrarán relacionados con los campos en el orden que se encuentren en el archivo .xls.



B ienven ido

A rch ivo de im po rtac ión

A s o c ia c ió n de la in fo rm ac ión

V is la p re lim ina r

F in a liz a r

Paso 3 de 5 Consulla 1 do 1

Activos

Selecciona un campo destino paia coda columna en lu archivo de importación. Paro hacer esto arraslia un valor cel archivo de importación y suéltala en el campo destho q je le corietponde.Si no quierg; rucó te ! una columna ha? ele detecto sóbic el campo asociado a disha columna y haz clic en b epetán "Dei-atociar"ColumnaACTIVOTIPO O í ACTIVO DESCRIPCION LOCALIZACION MONTO ORIGINAL

Vóbt del archivo CHRAM150-2006 EQUIPO DE ÍF iANSP.. CAMIONETA RAM 15... SUCURSAL NTE. 180000 m

: Campo i % Activo j Tipo de aclvo I % Descripción ! % Locafcacion| % Montooiiginal

Monto original me % Fecha de ddquis.

Máximo deducible Valor iin mercado Depreciación ac... Vida úlilMétodo de d ep i..

Valor asociado 'CHRAM1S0-2Ú0G EQUIPO DE 7RANSP0R.. CAMI0 N E T A RAM 15GVAÍ SUCURSAL NTE.I 8OOCO

15/01/2009

¡ Artie ib i Siguiente j | Cancelar ]j Ayuda

Figura 6.4 .2 -3 Asistente para importación de Activos con asociación automática

d) Vista prelim inar: En esta ventana se muestra una vista previa de cómo quedará la información una vez importada, en caso de identificar que un campo esta en una columna que no le corresponde, se podrá regresar a hacer la corrección.

Aquí también se observa el número de registros a actualizar, a agregar, registros con error y el número total de entradas que se realizaron.

■

•: ::;sih¿ bíhíB ienvenido

A rch ivo de in ip o ita c ió n


’# / V is la p re lim in a r

F in a liza r

.......i * ' . * y x ' i t r r i t t a :

Paso 4 de 5 Consulla 1 de 1

Activos

Si la vista pieíiíiinar muestia e ríiada ; con errores, ceri-a este asistente y ropao ol archivo de irrpoitación antes de proceder. Para obtenei may« delale de la ; entradas con eric« haz doble e le lob ie alguna entrada con eiroi

P a a urcoitar esta información a la base de da lo i del ststema. haz e tc en el to íó n "Siyuiente"

Vista picfimnar del archiva CAAna Ifia W pel-CO I60\ACT I VOS.^Is

T ip o <1 L o ca liza c ió n Monto;•.7.&y.vs/y.íííitS

■1/ Reátenos a actualizar 0

& Entrada: con error: I

|- f- Registros a agregar 0

Total de entrada:: 1

Repcrte

Anterioi [| SiQuef¿e |í Cancelar H¡ Ayuda j

Figura 6 .4 .2 -4 Vista preliminar de Activos



e) Finalizan Indica que el proceso de importación ha concluido, bastará con dar clic en el botón

,1 para salir del asistente.

T ' "• " ----T - ------------------ -------T-

ñ í í * M n t

■i ■, l m ■<?. ?. ?. : tiáé. í.-JJ, \ ¡fe i \; - : ' v- - '*

B ienven ido T í¡é i« ^3 C Ií« í *J ÍÉ CC-rí.p!-»: 3

A rc h iv o de im p o rta c ió n Has complelado el asistente de ¡mpatocióa


V is ta p re lim in a r

Revisa el archivo de tóácora más lecierte para obtener infamación aceica de cualquier eiror cíe imporlecKjn. El aichivo de bitácora de la importación eslá localizado en subcorpeta "importaciones" localizada en d d rc d o r» de instalación del sistema

f y F in a liz a r Para cerrar esle asistente, haz cSc en el botón "F in ifeíf'*.

Paso 5 do 5Consultó 1 de 1

Activos

A>v a s ¡ | Fricilzai | | « .h : A iuda |

Figura 6.4.2-5 Finalización del asistente

6.4.3 Im portación de pólizas

a) Im portación unitaria

l & Ruta de acceso: Desde el alta de una póliza / Carga póliza modelo (F IO ) o desde el icono

La importación unitaria de pólizas se realiza estando en el alta de una póliza / Agregar póliza modelo y en tipo de archivo, seleccionar *.xls. Este archivo debe cumplir con la estructura necesaria para poder ser leído por el sistema.



I -Éj ¿retuvo Ertciún yer { w tu r Earri’ to ^etrainfefias Znffi'i Verana J - . jS j X j

; D t á Ú ■& í Á ü k V !■¿ S & ® >•■ : | I A í l ¡kil (? ) ” :. » 10 * ¡ H : € 4 » - A . »»

■ a s ir'D28 7 ; = i

r r “T '"■.“ b' r ........""c '"i........... ¡»...........r "...e ......... ?.........;2'- :

3 |0 r SUELDOS Y SALARIOS '! J5;4 J 6OCG-OÜI-CÚI SUELDOS Y SALARIOS ; > 5379 1

' 5 ' ; 60CO-ODI-CO1 SUELDOS Y SALARIOS : I 6957'6 : 60C0 031 COI SUELDOS Y SALARIOS ' i 2500.5

i 7 j 60ÜOO3I-GOI SUELDOS Y SALARIOS : I 3580( 6 [ eOCO-ODl-fjOl SUELDOS Y SALARIOS t 3330 I• 9 i 60CO OÜI-CO1 SUELDOS Y SALARIOS I 2580i 10 GODKD5-COO ' SUELDOS Y SALARIOS : I 300i r . : éóoo-ó'Dd-ccó ' s u e l d o s y s a l a r io s i ' i ' -loo■ Í2 : 2150 0DI-CÓ3 SUELDOS Y ¿ALARIOS I ' 3753 95

Í3 ! 2150 032-005 SUELDOS Y SALARIOS . 1 125I .2B:14 ! 2150-032-C01 SUELDOS Y SALARIOS - I 2252.31

i 15 1 215D032-C02 SUELDOS Y SALARIOS I 5C0.51I 18 i 1220 035-OCO SUELDOS Y SALARIOS I 1267 ,W

17: 2131-031 ”000 ' SUELDOS Y SALARIOS 1 I6ÚC0.75- É ‘[ 1 3 ] ’ ’V :ÍM [ 4 : Í jM \H p i|a l^ H O I2 2 / m i / M ’ Z ' 'W ¡ & >.l!.....L/Stü I................. t jÜ M ........... f " "

Figura 6.4.3-2 Estructura de una póliza modelo en Excel

At seleccionar el archivo xls, se mostrará en la ventana de captura de póliza los asientos que conforman el registro contable.

1 3 1 1 3

; 5 1 m■ úícZü u J

r r - \ r r > N

I br-rsh i - > i ' \; ! . .p i v \ - : m

L.:::x i 1

- m

J-PO j Di ..........Ü f Nú-qeio : S Fecha 15/12/2003 ........MI Concepto ; SUELO OS Y SALARIOS

. . . 1 3No.Cucnln

6co o ü ü '.ro iD rp to

0C cn lín i P ropcc l C oncepto d e l m ovim iento <F2>

0 0: SUELDOS Y SALARIOSI.Cúr&bio

tV W -

Ueüe¿5.37S.10Í

H oüc t ^

■10 W

£005-031-Ü01 0 0 O; SUELDOS V SALARIOS {•!. CO: 16.897.00; JOCO: ;

KliO-lttl-LO I 0- ú 0 SU1LDÚS Y SALARIOS t i .C0; 32.50J.5&: 10 a i j

60WWUXJ1 0 i " ' ’ 0 0 ;SUELDOS Y SALARIOS 11.coi JiSfO.OO; JOCO

EÜOÜ-COl-fcOI 0 0- O iSUtlDO S Y SA1ABI05 1 1 .00 : *3.369.10- 1 0 0 0 .

COCO COI-COI 0 0 0; SUELDOS Y SALAR IOS i i 00; $2.S£003; 5000

E0C0C050C0 0 oí.. i . OiSUELDCS Y SALARIOS 3100: tJCOtMj 3000

6030 C0-10G0 0 , 0- OÍ SUELDOS V SALAfiipS . 11.00; m q o iw : SO 00 j9951-028-017 25 .025.70 25 .025 .70

l io de pailita : Ilc<r1jc •

W H T .

Mor>-<Ja 1

|Figura 6.4.3-3 Póliza capturada desde un archivo xls

b) Im portación masiva

f ~ l Ruta de acceso: Menú Procesos / Integración de pólizas.

La importación masiva de pólizas se realiza ingresando al menú Procesos / Integración de pólizas. En la ventana que despliega, se debe seleccionar la opción de 'Importar desde una hoja de Excel’ e indicar la ruta donde se encuentra el archivo xls que contiene las pólizas a integrar.

Notas del asistente;


Se debe seleccionar la opción de Im portar desde una hoia de Excel

f E m p re s a j í

0 Importar d e s d e u n a hoja d e E x c e l

Ejercicio

Final

I i'O ear lipo de' piSfei

íVjaadi*:!.,

jfffi i ■'! pi'.ií-i'rt0 Crear bitácota de proceso

integrar jj Cancelar [í A yuda""

Figura 6 A .3 -4 Importación de Pólizas-Masiva

Indicar la ruta del archivo .xls que contiene las pólizas a integrar con la estructura correspondiente

£2 M ¿ n ra ii

!¡a ] Archivo Edioco Ver insertar E«mato ürrram «-.tas D^os VeQtírta ? S4¿" r 'f'- -I D r. t i < & 0 - 1 0 - • M j € < 5 ^ a - v

- i ............. - ...........A ... ......... B r ................c D # ;..........6 .......................e

i 1í 2í 3 Or Gastos por comprobar 15

....................................

1 4 ' Gcoocesooo 0 Gastos ppr comprobar 1 20000t f ....... 1120001-001 2 Gastos por comprobar i : ...................... 2 0300 ........

6 FIN PARTIDAS .......................... .......... !1 7 «9 Vonta do Contado F-32É 22i 8 1120-001-001 2 V enta d& Conlado F-321 1 50112

9 4100-001-000 2 Venta ds Contado F-321 1¡ 4320010 217Ó-001-C04 2 Vonta de Conlado F-321 T 6912

i H FIN_PARTIDASí 12 lg Venia de Contado F-32J 18i 13 1120-031-001 2 Ve ni 0 do Conlado F-32 1 29328

y 4100 óoi-OCO 2 Venia de Cornado F-32 l 258CO15 2170Ó01-004 2 Venia de Conlsdo F-32 1 412816 R E P A R T ID A S

í Í? Dr Traspaso .....................218 .1190-002-000 0 Traspaso 1 72100:19 11 £0-001 -000 0 Traspaso 1 7210020 FIN_PARTIDAS21 19 V enta de Contado F-32{ 2222 1120 001-001 2 Venta de Contado F-32» 1 50112

Í2 3 4100-001-000 2 Venia de Conlado F-32i 1 43200i 24 2170-001-004 2 Venta de Contado F-32* 1 6912i 25 FIN PARTIDAS

1 2 6 Or Traspaso ............... J ___________________ 2 ; ...................27 1I90-CO2-GCO 0 Traspaso 3 u t í

= 28 1190 COI 000 : ............... P ;T t ts p « q . ................... ......... J j _ _ ..................i29 FIN PARTIDAS

1 14 <► n \ H o ja l / Hoja2 / Ho}a3 / m .....i? .

¡ Listo 1 i.........f " ~ " ■ " ...... 1

Figura 6.4.3-5 Estructura del archivo para integración de pólizas desde Excel



H Práctica 6: Im portando inform ación de M icrosoft Excel®

a) Abrir una hoja nueva en Microsoft Excer”b) Ingresar la siguiente información:

A I 8 C i D E i F i G ! H1 1 _____ I ’ r ; ' í

23

iEcj Pacjc de Nómina: 31

4 i 6000-001-001 2 Pago de Nómina 1 00 : 200005 1120-003-000 3 Pago de Nómina 1.00 ■ 20000

6 $000-001*002 0 Pago de Nómina r o o ; 500

7 11120-003 aoo 3 Pego de Nómina 1 00 5008 FIN P A R TID A S

Sí : ....................................... : ........................................ : *........ ...................| .......................... •.................................t ..................................

Figura 6.4 .3 -6 Información de la póliza modelo en la hoja de cálculo

c) Guardar el archivo bajo el nombre de: Póliza nómina.xlsd) Ingresar al catálogo de pólizas.e) Dar de alta una póliza, indicando como póliza modelo el archivo generado anteriormente.f) Verificar que la información se muestre como se capturó en la hoja de cálculo.g) Guardar la póliza.



^ jA s p é ll^ ^



7. H O JA S FISCALES Y FINANCIERAS

7.1 Definición

! & Ruta de acceso: Reportes / Administrador de hojas de cálculo

El sistema cuenta con hojas fiscales y financieras predefinidas las cuales fueron creadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema, por lo que si se utiliza un catálogo diferente, dichas hojas se deberán adecuar al catálogo de cuentas que maneje la empresa.

Las hojas de cálculo se dividen en dos grupos:

® Fiscales• Financieras

A d m in is tra d o r d s h c is s cíe c a lc u lo j- ' £ * • i f ü f a; r " ' < . ,

' %ii LiíJ \Á Q MT ip o N o m b re d e la h o ja A ic h iv o Á

^ ^ H a m ^ B d a n c e g e n e r a l ....... B c ra lx ’-iFinanciera:; ¡Estado de resultados Edore xlsFinancieras ¡Aplicación de recursos Cliyaprnet-xlsFinancieras i Razones financieras Razones xlsFinancieras ; Posición monetaria POSMON.xlsFinancieras jEdos. Fin rrwneda extranjera Ecolinex-idsFinancíelas í D epiec iec icn actualizada Depact.xlsFinanciera? ; Reexpresión de sa ldo ; blO.xISFiscatee . Determ inación del paoo c<ovi;io i*: ietu P ñÜ V I.tfsFiscales j Determ inación del pago anual lET j ietu A N U A L xls

• Fiscales iD e tem w a c ión del pago provw iow i ISR PROVI.xlc...........

Figura 7.1-1 Administrador de hojas de cálculo.

Con el icono 1 ^ se podrán dar de alta hojas fiscales o financieras adecuadas a las necesidades de la empresa, dicha hoja de cálculo podrá ser agregada dentro del Administrador de hojas de cálculo y así acceder fácilmente a ella. Al dar un clic en este icono, aparece la siguiente ventana:

A g r e g a r h o je s d e c á lc u lo

l i p o j O tras

Nombre ¡Reporte de Gastos

A rc h iv o i C: \U s e rs \R I DvD o c u m e n ts \c o t¡. «1$

i ¿ cep tó r 1| Cancelai || Ayuda

Figura 7.1-2 Alta/Modificación de una hoja de cálculo.

En esta ventana se deberá indicar el Tipo de la hoja de cálculo, el nombre y la ruta donde se localizará el archivo.



<ésAspe1l^

7.2 Hojas de cálculo financieras

Este tipo de hojas de cálculo presentan la información financiera de una empresa en forma de estados financieros, entendiendo como un estado financiero al documento contable que indica la situación de la empresa a una fecha o período determinado además de mostrar la forma en cómo las empresas han conjugado los factores de producción, naturaleza, capital, trabajo y organización. Esa es la razón donde estas hojas de cálculo se convierten en herramientas imprescindibles para la contabilidad de una empresa.

La emisión de los estados financieros es una de las actividades más importantes para la empresa, pues en base a ellos se lleva a cabo la revisión de estados financieros emitiendo dictámenes de la información, así como también el análisis e interpretación de los mismos. Todo esto es de gran utilidad para evaluar el futuro de (a empresa y tom ar decisiones en beneficio de la misma.

7.3 Hojas de cálculo fiscales

Aspel-COI brinda a los contribuyentes las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, ya que cuenta con hojas de cálculo denominadas fiscales, las cuales generan la información necesaria para poder em itir los reportes correspondientes.

H Práctica 7: Diseño de un catálogo de cuentas a partir de Matrices

a) En Excel abrir una hoja de cálculo nueva.b) En la celda A1 escribir el texto: Cuentas de Activo y Pasivo.c) Escribir en las celdas indicadas los textos que se describen:• A3: Cuenta.• B3: Descripción.• C3: Saldo.

d) Escribir en la celda A4 la fórmula siguiente:

= C O IW IN |M A TR IZ !,@ cta [1 0 0 0 ..2 2 9 9 ,U ,N lFl# 1 ]'

e) Seleccionar las celdas A4 a C39.f) Oprim ir la tecla de función F2, con lo que debe aparecer en modo de edición la celda que

contiene la fórmula.

g) Oprim ir simultáneamente las teclas l£üJ + i?Shllll + íEnle'l Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel-COI

h) Guardar el archivo en el directorio CursoC2 bajo el nombre de "Cuentas.xls".i) ¿Qué información muestra el archivo?. Compara los datos con tus compañeros..______________ _

v Recordar que mediante la opción Edición / Vínculos se actualizan los vínculos en la Hoja de cálculo para mantener actualizada la información.



8. R AZO N ES FINANCIERAS

8.1 Interpretación de razones financieras

Para la toma de decisiones de las empresas se necesita contar con ciertas herramientas analíticas que ayuden en el proceso, la más útil de ellas es la aplicación de las razones financieras.

El propósito de una empresa no es sólo el control interno, sino también un mejor análisis de lo que buscan los ofertantes de capital en las condiciones financieras y desenvolvimiento de la misma. Dicho análisis varía de acuerdo a los intereses específicos de la parte que se trate, por ejemplo, los acreedores comerciales están primordialmente concentrados en la liquidez de la empresa, sus derechos son a corto plazo y la capacidad de la empresa para pagar estos derechos se juzga mejor mediante un análisis profundo de su liquidez. Por otra parte, los derechos de los tenedores de los bonos son a largo plazo y, en consecuencia, les interesa más la capacidad del flujo de efectivo de la empresa para cubrir su deuda a largo plazo, la cual se puede evaluar analizando la estructura de capital de la empresa, las principales fuentes y usos de fondos, su rentabilidad en el transcurso del tiempo y las proyecciones de rentabilidad futura.

Por lo anterior, se deduce que para evaluar la condición financiera y el desempeño de una empresa, se necesitan ciertos patrones, como lo es una razón o índice que relaciona dos piezas de información financiera entre sí. El análisis e interpretación de dichas razones deben proporcionar una mejor comprensión de la situación financiera y el desempeño de la empresa.

8.2 Análisis de tendencias

El análisis de las razones financieras representa dos tipos de comparaciones.

La primera es la que permite comparar una razón actual con razones pasadas u otras que se esperan para el futuro de la empresa, en este caso la razón del circulante para fines del año actual se podría comparar con la razón de circulante a fines del año anterior.

Al presentar las razones financieras de un periodo de años en una hoja de trabajo, es posible determinar si ha habido una mejoría o un deterioro en la situación financiera y desempeño de la empresa con el transcurso del tiempo.

La segunda permite comparar las razones de una empresa con las razones de empresas similares o con los promedios de una industria en el mismo periodo de tiempo, proporcionando una visión interna de la situación financiera y del desempeño relativo de la empresa. Sólo al comparar las razones financieras de una empresa con las de otras empresas similares se puede hacer un juicio realista.

Las comparaciones con la industria tienen que hacerse con cautela, ya que la situación financiera y el desempeño de la totalidad de la industria pueden no ser satisfactorios y el que una empresa se encuentre por encima del promedio no sea suficiente.

Para algunas empresas, la información financiera puede ser m uy aproximada a la realidad económica, para otras es necesario ir mas allá de las cantidades declaradas con el fin de canalizar en forma apropiada su situación financiera y desempeño.



8.3 Tipos de Razones

Las razones financieras se pueden agrupar en algunos tipos:

• Razones de liquidez.• Razones de deuda.• Razones de cobertura.• Razones de rentabilidad.

Es importante mencionar que ninguna Razón proporciona información suficiente para poder juzgar la condición financiera y el desempeño de la empresa, sólo cuando se analizan grupos de razones se está en posibilidad de formular juicios razonables. Las tendencias fundamentales se deben evaluar sólo mediante la comparación de las cantidades brutas y las razones en el mismo m om ento del año, es decir, no debemos comparar un balance general al 31 de diciembre con uno al 31 de mayo, pero sí compararíamos un balance general del 31 de diciembre con otro del mismo mes.

Aunque el número de razones financieras que se podrían calcular aumenta en forma geométrica con la cantidad de información financiera, las razones necesarias para evaluar la situación financiera y el desarrollo de una empresa son relativamente pocas. Calcular razones no necesarias aumenta la complejidad y la confusión del problema.

A continuación se explicará de forma breve cada una de las razones financieras mencionadas anteriormente con la finalidad de tener una idea de su utilidad, sin embargo, no es el objeto de estudio de este curso.

a) Razones de liquidez: Las razones de liquidez se utilizan para juzgar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Se puede obtener de ellas información sobre la solvencia actual de la empresa y su capacidad de permanecer solvente en caso de que se presentaran adversidades.

Fundamentalmente sirven para comparar las obligaciones a corto plazo contra los recursos a corto plazo con los que se cuenta para cumplir estas obligaciones.

b) Razones de deudas: Las Razones de deudas señalan las proporciones relativas de la aportación alcapital que hacen los acreedores y los dueños

c) Razones de cobertura: Las razones de cobertura han sido diseñadas para relacionar los cargos financieros de una empresa con su capacidad para cumplir con ellos.

d) Razones de rentabilidad: Las razones de rentabilidad son de dos tipos: aquellas que muestran larentabilidad en relación a las ventas y aquellas que muestran la rentabilidad en relación con lainversión. En conjunto, señalan la eficiencia de operación de la empresa.

Para el manejo de las Razones Financieras en Aspel-COI, se cuenta con una hoja de cálculo denominada Razones.xls, la cual toma la información y realiza los cálculos de las cuentas estipuladas en los rubros.

Es importante mencionar que toma la información almacenada en el sistema y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan:



Descripción j Rubros que utiliza

} Razón Circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. 1 y 3| Prueba del ácido: (ActCirc.-lnvent.)/Pas. Circ. 1-3 y 13

j Apalancamiento: Pasivo Total/Capital 5 y 23

i Rotación CXC: Ventas / Cuentas p o r Cobrar 6 y 12

i Rotación Inventario: Costo Ventas mes / Inventarío 7 y 13

j Rotación Activos Totales: Ventas / Activos Totales 6 y 2 2

1 Rotación Activos Fijos: Ventas/ Activos Fijos 2 y 6

¡ Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta / Capital i 5 y 24

) Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta/Activos Totales 22 y 24

Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta / Ventas 6 y 24

; Margen Neto 6 y 15

Al momento de activar esta hoja de cálculo, el sistema solicitará permiso al usuario para actualizar los valores, a lo que se deberá responder afirmativamente:

M icrosoft Exce lilf!

flk

Este libro contiene vínculos a o tros or«genes de délos.

* Si sctuabía los vsníuios, Excel in ten ta rá recuperar los últimos datos.« Si n o los a c tu a b a , E xce) utilizará la inform ación a nterior.

~=nga en cuenta que los vínculos de datos pueden utilizarse par¿ obtener' qcczso a inform ación confidencia!, c o m p a rs a sin su petnviso y posiblemente reaazar o tras acciones m aünteK ionsdas. No actualice los vínculos si no confíe en el origen de este tómo.

Aciuaü?ar N o actu a liza r A y ^ ia

Figura 8.3-1 Advertencia de seguridad de Microsoft Excel® para actualizar vínculos

La información que proporciona la hoja de cálculo, es la siguiente:

( M ic roso ft Excel - 'Rázoñésa#?!

í'ZÚ -.-¿’ Chwo; £díción Veí Insertar '¡Fórm alo ¡Herramientas ' Éíatos Yergana’’ Adobe PDF

Arial - 13 ▼ i f ^ j . ¡

. / i - ■ •í; i: 'AÍíMUtMM'A 1i . * - t u a , 1” -...

s ao € ».• A ” Ifi i,;íiiA1 Jl;

g - 4 -

! 3

T l 5

l “ g..fcJL

ii¡ í 2 :a"j I

Razón Circulante

Prueba del ácido

Apalsnc-smienio íPas/Cap;

Rotación CXC

| M < ► m \ R A Z O N E S /

! Listo

RAZONES FINANCIERASA! 31 de En e ro de 2010

15 30 veces

15.76 veces

0.07 veces

0.43 y«ces

Acf/Vo Cr 7 /Pasivo pife.

(Act. Circ. -!?<ver<i )/Paa Circ.

Pas ivo Tolgr/Capiteí

Venías / C uentes p o r O ró /a r

"■}Í*JM

f—

Figura 8.3 -2 Ejemplo de Razones Financieras



Razón 1 T ¡P ° de i razónVeces /

Proporción Resultado

: Razón Circulante

i

Liquidez Veces

El valor índica que cuanto más alta sea la Razón, mayor será la capacidad de la empresa para pagar sus cuentas, sin embargo, la Razón tiene que ser considerada como una medida aproximada de liquidez, debido a que no toma en cuenta la liquidez de los componentes individuales de los activos circulantes. Una empresa que tenga activos circulantes compuestos principalmente de efectivo y cuentas por cobrar a corto plazo, generalmente tiene mayor liquidez que una empresa cuyos activos circulantes consisten principalmente en inventarios.

Prueba del ácido Liquidez Veces

Esta Razón es similar a la Razón de circulante, excepto que elimina los inventarios. La Razón se concentra en el efectivo, los valores negociables y las cuentas por cobrar en relación con los pasivos circulantes, de esta manera proporcionan una medida más penetrante de la liquidez.

Apalancamiento(Pas/Cap)

Deudas Veces

Las razones de apalancamiento ó solvencia se utilizan para analizar la estructura financiera de la empresa y su capacidad de cumplir con compromisos a largo plazo.

Rotación CXC Liquidez Veces

Para el análisis de las cuentas por cobrar se considera las ventas anuales a crédito entre las cuentas por cobrar. La razón del periodo promedio de cobranza o la razón de rotación de las cuentas por cobrar indican la lentitud de estas cuentas.

Rotación Inventario Liquidez veces

Esta Razón indica la rapidez con que ios inventarios se convierten en cuentas por cobrar mediante las ventas.El costo de la mercancía vendida utilizada en el numerador es para el período que se está analizando y el denominador es el promedio del inventario inicial y final del período.

Rotación Activos Totales

Rentabilidad veces

Se relacionan los activos totales con las ventas totales para obtener la razón de rotación. Esta razón indica la eficiencia relativa con la que la empresa utiliza sus recursos con el fin de obtener producción. Cuando la rotación de activos de la empresa se multiplica por el margen de utilidad neta, se obtiene la Razón del rendimiento sobre activos, o capacidad de utilidades sobre los activos totales.



Razónl

t ip o de razón

Veces / Proporción

Resultado

Rotación Activos Fijos

Rentabilidad Veces

Esta razón indica la eficiencia relativa con la cual la compañía utiliza sus recursos a fin de generar la producción. La razón de rotación es una función de la eficiencia con que se manejan los diversos componentes de los activos: las cuentas por cobrar según lo muestra el periodo promedio de cobranzas, inventarios como los señalan la razón de rotación de inventarios y los activos fijos como lo indica el flujo de la producción a través de la planta o la razón de ventas a activos fijos netos.

Rentabilidad / i Capital

jRentabilidad Proporción

Las razones de rendimiento ó rentabilidad i e utilizan para medir la capacidad de la i empresa para generar utilidades con base j en los recursos invertidos.

Rentabilidad / Activos

ji

Rentabilidad Proporción

Tasa de rendimiento sobre el capital en 1 acciones comunes: Indica la capacidad de í obtener utilidades sobre la inversión en ; libros de los accionistas y se utiliza con frecuencia al comparar dos o más empresas de una industria.

Rentabilidad / Ventas

Rentabilidad Proporción

Margen de utilidad neta: Indica la | eficiencia relativa de la empresa después ! de tom ar en cuenta todos los gastos y el 1 impuesto sobre la renta, pero no los i cargos extraordinarios.

Margen Neto Rentabilidad Proporción

Esta razón por sí sola no refleja la ; rentabilidad del negocio, sólo determina el j porcentaje que queda en cada venta ; después de deducir todos los gastos | incluyendo los impuestos.Cuanto más grande sea el margen neto de ¡ la empresa tanto mejor.

H Práctica 8: Emisión de Hoja de cálculo de Razones Financieras.

a) Ingresar al mes de Enero de 2010

b) Desde el menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo / Razones Financieras, genera la hoja de cálculo "Razones financieras".

El archivo Razones.xls se encuentra en la ruta C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ CQI6.00 \ Datosl



c) Indica los valores que muestra cada una de las razones financieras:

Razón circulante j veces

Prueba del ácido j veces

Apalancamiento ! veces

Rotación CxC í veces

Rotación Inventario j veces

Rotación Activos Totales 1 ! veces

Rotación Activos Fijos j veces

Rentabilidad / Capital ! proporción I

Rentabilidad / Activos ] proporción i

Rentabilidad / Ventas j proporción •

Margen Neto { proporción j



9. EMISIÓN DE REPORTES DIOT/IETU

9.1 Reporte de operaciones con terceros

ÍCD Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con terceros / Operaciones con terceros.

Una vez registradas las pólizas correspondientes a operaciones con terceros se puede generar este reporte, para ello, se debe ingresar al menú Fiscales / Reportes / Operaciones con terceros / Operaciones con terceros, enviando una ventana en la que se debe especificar la siguiente información:

sp o rt# rir 0|JCricioí t$ r o n t c r r c r o i

Por el rango de fechas de las operaciones.

Por el RFC de proveedores.

■s/wj/r/ss///w/s/A

¡ Indicar la tasa í de IVA

S V//é

i i í l f l l ü ¡ i H l s n n s K

Sus campos:

Facha « c w i ¡01/1^2807

> QeifoJipo de QiGVá&dzi

O CWPfoveedoi Nadena!;P «?s»r-ciii|!5íoCJ 1 cifobdl

Ji taT ip o de o p e ra c ió n

: i 1 ü d o x

í íi<; IVA

Cjenerdrd : V-

151GW \4fÁ W M k W M W M á-

í o c iá :

%'J) D zia&itáo

0'P«BMtoSAT

¡ Por el tipo de í operación que ¡ se realiza con el | Proveedor.KmMMM /y/y//////.//,//////////■'////. ///. Z./M/.V/AZ

Con esta opción se genera el ¡ archivo de texto con el form ato correcto para el envío al SAT.

///.'////////////y///////// //, -./ti-

| ¿ceftiat jl Cortejar j;

Figura 9.1-1 Reporte de Operaciones con terceros

Opciones

Fecha de causación. Indicar el rango de fechas de causación de IVA de las operaciones con terceros.

Proveedores Indicar, a través del RFC o ID fiscal, el rango de proveedores a incluir en el reporte.

Tip o de Proveedor Marcar las casillas de acuerdo al tipo de proveedor que se requiera incluir en el reporte.

Tip o de operación Marcar las casillas de acuerdo al tipo de operación que se desea incluir en el reporte.

Tasa de IVA Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16% , 15% ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 10% ó ambas.



Aspel‘¡ZiMíro da fCtyatiteción

Tip o de reporte

Seleccionar el tipo de reporte con el que quiere que se muestre la información requerida.Concentrado: El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegará una ventana con la información requerida y desde ahí se puede generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato solicitado por el SAT.Detallado: Mostrará la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros.Form ato SA T: Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia de que éste es el archivo txt que tiene el formato requerido para el envío a Internet al SAT. A l seleccionarlo se deberá indicar la ruta donde se guardará el archivo. Por omisión, el sistema sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt, donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al SAT y se generó el 1 de diciembre del 2004; pero se puede modificar el nombre

Al aceptar la ventana, se presenta la bitácora sugerida por el sistema (Figura 10.1-2) con (a información de los pagos en el orden solicitado para la Declaración.

mCon el icono ! se puede exportar la bitácora a un archivo de Excel® para su manipulación, también se

puede generar el archivo para la carga batch a través del icono1

V A L O R D E L O S A C T O S 0 A C T I V I D A D E S

P A S A D O S A P f i O V E E D O I l E S A T A S A D l

I V A G E N E R A !

C U H E E IM O 0 SHEN 1 )0 . PtlVIl 10

Exportación a Microsoft Excel y posibilidad de generación del archivo para la carga batch.

A V T 191104 1 6 .1 0 0 1«no0 3 = P re slació n d e sejvicios profesionales

8 5 = 0 lro s

8 5 = 0 Iros

E S H D 1 1 1 0 7 1 L Y 7

2 6.450H E B 1 7 0 3 9 9 Y 0 8

j^ T obooloo2 3 .0 0 0 ;2 3 .0 0 0 j

M 4 P 7 9 0 8 9 9 R Y 6

P A O 0<10 5 8 1 L01

Figura 9.1 -2 Bitácora de operaciones con terceros.



9.1.1 Barra de herramientas en M icrosoft Excel

Al instalar Aspel-COI 6.0, crea una barra de herramientas en Microsoft Excel®, llamada Herramientas Aspel- Operaciones con terceros, cuya función es generar a partir de la estructura de hoja de cálculo estándar de los sistemas Aspel un archivo de tipo texto, listo para enviarlo al SAT (carga batch).

Si después de generar la bitácora, el usuario tiene que manipular la información, puede hacerlo desde Excel ® y posteriormente con el icono de la barra de herramientas podrá generar el archivo de texto con la estructura adecuada (Figura 9.1.1-1).

Figura 9.1.1-1 Barra de herramientas en Microsoft Excel

H Práctica 9: Generación del reporte de operaciones con terceros

a) Emitir el Reporte de operaciones con terceros detallado, con fecha de causación del 01-E n e -10 al 31- Ene-10.

b) Exportar el reporte a Excel bajo el nombre de RepDIOTEnero.xls en el directorio Datos.

c) Generar el archivo para la carga batch con el nombre de R epD IO TEnero.txt en el directorio Datos.

d) ¿Qué información muestra el reporte?________________________________________________________________

e) ¿Cuántos proveedores aparecen?.

9.2 Reportes Operaciones con IETU

V— J Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU.

En el menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU, se cuenta con dos tipos de reportes, Ingresos IETU y Deducciones IETU.

9.2.1 Ingresos IETU

C 7 Rutas de Acceso:

• Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU / Ingresos IETU.

En este reporte el sistema incluye todas las operaciones en las que se indicaron ingresos IETU, se pueden elegir los movimientos a incluir por fecha de póliza y fecha de causación (figura 5.2.1-1).



£echa ¡nidal 101/02/2008i..-.........Fecha de c a u s a c ió n .............

Facha inicial 0 1 /0 2 /2 0 0 8 ¡ g j Fecha final ¡2 3 /0 2 /2 0 0 8 g g j .

Tasa cte IVA

Geneial: \ Todas iv jl Fionletgo: jTodas v i

Figura 9.2.1-1 Filtro del reporte de ingresos IETU

Sus campos:

i Opciones

Fecha de póliza Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica.

Fecha de causación

Indica la fecha de causación de las operaciones (Ingresos) que se desea incluir en el ¡ reporte.

Tasa de IV A Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar j 16% , 15 % ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 1 0% ó ambas.

La información que se presenta en la ventana del reporte de Ingresos IETU es: Tipo y número de póliza, fecha, tipo de actividad, ingreso gravable, IVA, otras retenciones, IVA retenido y el m onto de la operación registrada.

Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por actividad, esto para efectos de su clasificación y análisis.

Repqrfce de. Ingresos; IHTU

m n ít. • . . . . .

_______ _____

I B !(NüWr.tl Q

I DAD GRAVABJL IVA Rl I- POLIZA : lg 1

i PO LIZA : Ig 2

i lg 2 04/02/2008 01 =Enajenación de bienes 52.173.31 7,( Agrupar por actividad ! 0.00

: - PÓLIZA lg 3 Contraer reporte y 1*9®®*»»®™»*. Agrupación de los registros por pólizó o por actividad

lg 3 05/02/2008 01 =Ena¡enación de bienes i 16.500.00 2.475.00 0 00= 0.00

: - i PÓLIZA lg 4

lg 4 06/02/2008 01 =Enajenación de bienes : 2.608.70 391.31! •0.01 i 0.00

i - i PÓLIZA lg 5

! lg 5 08/02/2008 01 =Enaienación de bienes 86.521.74 12.378.26i 0.00! 0.00 39.500,00

- PÓLIZA lg 6

272.071.7li 40.810.76; 0.00 0.00 ' 312.CB2 50 0

Figura 9.2 .1 -2 Reporte de ingresos IETU



Desde el icono ¿ es posible exportar el reporte a Microsoft Excel® para su manipulación.

í*4 ; lívu>dí> bi-HCifívSl •• M i j f ó f ó o f t Kv5Ev I. ;

In ic ia ; M s n ú £ s i* ¿ ág toé rv ííH U ÍH i RéVsw»* v 'b tft C iiw p k w e í '. to i.

■fi MS Sans S cn i ■■¡3 * i ; j ! « ^ . ¡General v ■ UJi»; i¿4t>ÍOí&T.jW .v X ; *

: N X $ \ m m S í @ ¡ N ■5001 .4 5 O ^ r ío tm a to « j h w ts fc te v ¿Sfc. Z ia x á a x r - v:P agar

? j A •y l......: j j i í á ' i p í í ^ j ' i ; * o ov; 00 -> O: Estilos ík - a t é * - j F o ínvs to v ■ A "■MÍ í ; ......... >Í - i ’ t A i i w 21

A I ’

A ' 8 ” c ’’ ....... : ■ ‘ 0 ‘ E p ..................~ ............. Q ...................... ........ i •i...............I ...................

z,i ura(írátsiní y

tílU/7» ÍH'Hn íiü’o'ui ¡fñd&Wí6RAVÁ8I

iHi‘uraa.6.

~ •: .. dSwSTTTTTíS&v- ÑüSi'ri'ftÉ ía timiÁfífíN" h f u w i b o ¡ ' ' ' ~ ' . :

3

4

_ POLIZA :.lr» 1lg 1 0 3 /0 2 /2 00 8 OÍ “ E najenación de b e n e s i 3043.48 458 522; 0 0 3500;

' j POLIZA : l g 2

6lg 2 0 4 /0 2 /2 0 0 8 0 l=Ena jenac*ón de táe n es : 52173.91 7828.0865; 0. 0 60000;

7 : P O L IZ A : Ir, 3

(5lg 3 0 5 /0 2 /2 0 0 8 01 “ Enajenación de b ie n e s : i 6500 2 47 5 j 0 0 18975.

9 • P O L IZ A : lg 4

10lg <1 06/0272008 01 ® E najenación do bienes j 2 608.7 331.305; •0.01 0 3COO;

H 4 > >M b w < x o ¿ i n \ } w m *

S i

Figura 9.2.1-3 Exportación a Excel del reporte de Ingresos IETU

9.2.2 Deducciones IETU

iZzy Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU / Deducciones IETU.

Para obtener el reporte de Deducciones IETU, se deben indicar las fechas de las pólizas y el período de causación a reportar.

ffe fio rte d e íje d u p c io i es IL 1 U M M B K 1

v A ¿ ~ Í > € '

.- ■

. . . ------ MN #*: : :« í p lFiitor p«:-i

Fecha de la póliza

£echa inicial 101/02/2008 m Fecha final ! 29/02/2003 0 !

1 Péíiodc: de causación |

Fecha inicial; 01 /02/2009 B Fecha final j 29/02/2008 B l lI Taca de iV A |

General: ; T odas V : j FiontciÍ2o: [Todas y ]

| ácspiar j|| Cancelar 1 Anuda ¡

Figura 9.2.2-1 Filtro del reporte de Deducciones IETU



Sus campos:

Opciones

Fecha de j póliza

Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica.

Fecha de causación

Indica la fecha de causación de las operaciones (Deducciones) que se desea incluir en el reporte.

Tasa de IVA Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16% , ! 15% ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 10% ó ambas.

La información que envía el reporte es: póliza, cuenta asociada a la deducción, concepto, m onto deducible y no deducible, así como el total del gasto asociado.

Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por concepto, esto para efectos de su clasificación y análisis.

Reporte do deducciones IH U

P Ú L IZ A A ! C U E N T A C O N C E P T O

- PÓ LIZA: Eg 1 04/02/2008

E g " 1 04/02/2006i6000-033-000 GASTOS DE ': V IA J E

- PÚLIZA Eg 2 05/02/2008......................................

Eg 2 05/02/2008fGOOO-028-000 ¡HONORARIOS A í"! PROFESIONISTA;

MONTO DEDUCIBLE j

Í 4 ¿ b b .o o | f

M O N T O N O D E D U C IB L E

G A S T OA S O C IA D O

14,000.00!

10.000.0 0 ! A g ru p a r p o r c o n c e p to

C o n tra e r

3 P Ú L IZ A : Eg 3 08/02/2008

Eg 3 0G/02 /2008: ¡Üica-SKi ¡RÉÑTADE....j EQUIPO

’§"p0uá:Ég 407/02/2008Eg 4 07/02/2008 i 1160 001-CCO ALMACEN DE

i MATERIALES

4.500.00: 0 .00 :

20.700.00

7 7 .2 0 0 .0 0

0 .00 !i

0 . 0 0 i

1 0 ,0 0 0 .0 0 i

S =

20,70

7 7 .2 0 0 .0 0

Agrupación de los registros por póliza o por concepto

Figura 9.2.2-2 Reporte de Deducciones IETU

Desde el icono : ¿ es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.



d -*? ■ : * ó » ‘«íf¿íi«í"Ef?.úis. íMíÁte<.1* K!¡?íf?siíb!i;rfií!; ■ Mfóróitftpscd „ é x "í ' i itti#.* 1 tm&tx O&zhv ?$ pé<xim ' rón-iufc Datiw Ktñnf yuta tsííiplsmeníos

' & MS SartiSeni • Í3 - ss Stmnt - 4 §-».lB>ért#í •• >:w ar § a ' ¿' j g S 3¡ári3-;- > % úm: S* airaínsf - J • í j -í; ÍÜX” • /

.;-ííí¡ i{ ? . !1 Atestó*'.fanviñtQ - ¿ ' C¿V.Í3í i í.¡;íí.ü:::.;

r .....w , , , ,A

A i *■ ( ■ I p ó l i z a 1s c D E F g h ¡ g j

¿ ¥ ü U 2 A : E g 1 0 ^ 0 2 / 2 0 0 3

3 E g 1 0 4 /0 2 /2 0 0 3 6 0 0 0 0 3 3 -0 0 0 G A S T O S D E V IA JE

1

0 : 140 0 0

4 ■ P O L IZ A : E g 2 05/0 2 /2 0 0 3

á

E g 2 0 5 /0 2 /2 0 0 3 6 0 0 0 0 2 3 -0 0 0 i H O N O R A R IO S A ; P R O F E S IO N IS T A S

10000 0 loooo te|

6 ■ P O L IZ A E g 3 06/0 2 /2 0 0 8

7E g 3 0 6 /0 2 /2 0 0 8 6 0 0 0 0 5 0 0 0 0 R E N T A D E E Q U IP O 450 0 0 4 5 0 0 I

.8 ;

9P O IJ Z A ■ E g 4 07/0 2 /2 0 0 8

E g 4 0 7 /0 2 /2 0 0 8 1 1 6 0 -0 01 -0 0 0 A L M A C E N D E M A T E R IA L E S ....20700 .... Ó 20 7 0 0

14 1 > H J^uectonesffirw . ... . :. . .w m m ñ?{Hl

Figura 9.2.2-3 Exportación a Excel del reporte de Deducciones IETU

9.2.3 IVA Devuelto

t— / Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con Terceros y/o Operaciones con IETU / IVA Devuelto.

Este reporte está disponible tanto para Operaciones con terceros como para operaciones con IETU y muestra los valores de IVA pagado a los proveedores que puede ayudar en el llenado del formato 32 de Devolución de IVA.

Filtra |vm

F e c h a d-s la pófea

F e c h a inicial .0 1 / 0 2 /2 0 0 8 a F e c h a final j 29/0 2 /2 0 0 8 i mF e c h a inicial ; 0 1 /0 2 /2 0 0 8 m F e c h a final j 29/0 2 /2 0 0 8 m

¡¡ A c e p t a j j l C a n c e le ! íj A]¿uda j

Figura 9.2.3-1 Filtro para la emisión del Reporte de IVA devuelto



^ jA s p é ll^

Sus campos:

Opciones

Fecha de póliza


Periodo de causación Indica la fecha de causación de las operaciones que se desea incluir en el reporte.

9.3 Desglose IVAICD Rutas de Acceso:

• Menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado.

En el menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado, se cuenta con dos tipos de reportes, IVA acreditable e IVA Trasladado.

9.3.1 IV A acreditable

& Rutas de Acceso:

• Menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado / IVA Acreditable

Para emitir este reporte se puede filtrar (a información por fecha de póliza y periodo de causación.

: ¡18 ■RliléfpCíí ■■

F e c h a d e la póliza

Fecha inicial i 01 /02/2008

Período d e ca u sa c ió n ........................

F e c h a inicial i 0 1 /0 2 /2 0 0 6

T a se d e !V Á

F e c h a fina! i 2 9 /0 2 /2 0 0 8

F e c h a final j 2 9 /0 2 /2 0 0 8

G eneral: i T odas ¡ m ¡ Fronterizo: ¡T o d a s

| ¿ c e p ta r ~'j| [ C a n ce la r || Aj¿uda

Figura 9.3.1-1 Filtro del reporte de IVA Acreditable

Sus campos:

Opciones

Fecha de pólizaFiltra la consulta de acuerdo au n rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica.

Fecha de causación

Despliega en el reporte las pólizas que tengan un período de causación de acuerdo a lo especificado en el campo.

Tasa de IVASeleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16% , 15% ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 10% ó ambas.



La información que envía el reporte es: póliza, tipo de operación, valor de los actos o actividades, IVA acredítable por cada tasa de causación, IVA no acreditable e IVA retenido.

Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por operación, esto para efectos de su clasificación y análisis.

11 Reporte tíe íva acrediltmJe ,

V A L O R D E A C T O S I V A A C R E D I T A S ! .

P Ó L IZ A O P E R A C lÓ N

A C T O S

D E I V A

G E N E R A L

A C T O S

D E I V A F R O N T E

R I Z O

A C T O So z

A C T O SE X E N T O

T A S A D E T O T A L I V A

G E N E R A L

T A S A D E I V A

F R O N T E R

I Z O

T A S A O Z

O P E R A C IÚ N : Oíros

: 04/02/20COtros

E g 3 Oíros 4,50 0 .0 0 0.00 0.0 0 0 .0 0 4 . 5 0 0 . 0 0 Í I 1 I I M 0.00 0.00:06/02/20C s s ¡ f f P A g ru p a r p o r póliza

A g ru p a r por o peraciónE g 4 Oíros 13 ,0 0 0 .00 0.00 0.00 0.00 1 8 ,0 0 0 .00 i 2 ,70d

E g 6 Oíros í , 5 00.00 0.00 0.00 0.00 1,5 0 0 .0 0! 225 C o n tra e r

09/02/2011

1 5/02/20COíros 3 ,4 5 0 .0 0 afcjj 000.

\ iE g 8 1 6/02/20C

Oíros 3 ,5 0 0 .0 0 0.00 0.00 0.00 3,5 0 0 .0 0 ; 5 2 5 .0 0 0.00 <f1

O P E R A C IÓ N : Prestación d e seivicios proíesionafes

E g 2 P re sta c ió n d e 05/02/20C seivicios

p(c(esioii¿!es

10.000.00 000 0.0 0 0.0 0 10.00000 5 0 0 .0 0 0.001

'4 .5 00 .00 0 .0 0 o.óo 0 .0 0 74.5 00 .0 0 10 175 .00 0 .0 0 ..........

por póliza o por operación

Figura 9.3 .1 -2 Reporte de IVA Acreditable

■ mDesde el icono ' es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.

9.3.2 IVA trasladado

l & Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado / IVA trasladado

El hecho de llevar el control de los ingresos efectivamente cobrados, dio pauta además para llevar el registro del IVA trasladado efectivamente cobrado, de esta forma junto con el IVA acreditable, el usuario podrá calcular su IVA a pagar o a favor del periodo. Para emitir este reporte se puede filtrar la información por fecha de póliza y período de causación.



| ¿ c e p ta r Jj C a n ce la r j|~ A ijud a

F e c h a inicial 101/02/2(008.................| g j F g c h a final f29>02/2008'

F e c h a d e ta u s ü o ió it ...................................................i.....;...,..,..;....... .................................

F e c h a ¿nicial í 01 /02/2GG8 j ¡ ¡ ¡ F e c ^ a final ¡29/02/2008''

T a $ a d e IV A

G eneral: j T o d a s y - \ Fronterizo: i T o d a s

Figura 9.3.2-1 Filtro del reporte de IVA trasladadoSus campos:

Opciones

Fecha de póliza


Fecha de causación


Tasa de IVA Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16% , 15% ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 10 % ó ambas.

La información que envía el reporte es: póliza, fecha, tipo de actividad, valor de los actos o actividades e IVA trasladado, ambos por cada tasa de causación..

Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por actividad, esto para efectos de su clasificación y análisis.

Reporte tí6 IVA trasladado

S!

i —

p ó u TAn M DE 1 A ?v a ° E i a s a v a l d r TA!iA DE« I I , FECHA TIPO l)F ACTIV IDAD TASA OÜ D E L O S ^ . V A ^

PÚI.I»V : lg 1

j lg 1 ;0 3 / 0 2 /2 ... 0 1 = E n a ¡e n a c ió n d e b ¡e n e s i 3 ,0 4 3 .4 8 ;

É P Ú L I Z A : Ig 2

■ssm í í í i b »0 P Ú L IZ A : Ig 3

! Ig :i 0 5 /0 2 /2 .. 01 =Enajenación de bienes 16,500 00'

S P Ú Ü ¿ A : í g 4 .................................................................................*!lg 4 i 0 6 /0 2 /2 ... 01=Enajenación de bienes i 2.60B.70!

T A S A O E

WáBmmmwíÉM -m m m %

0.00=

0 . 0 0 !

0.00!

0.00;

i r 7 i ií 0.00! ooo]

0.001 3 .0 4 3 .4 8! 4 5 6 .5 2 0 .0 0 ¡

0 .0 0 ! 16,500.; A g ru p a r p o r actividad

C o n tra e r re p o rte

0 .0 0 ! 2 , 6 0 8 . 7 0 = # 3 9 1 .3 1 .....................Ó.0Ó;

! lg 5 ¡0 8 /0 2 /2 ... i 01 = E n a je n a c ió n d e bie ne s! 8 6 ,5 2 1 .7 4 ; ...aiool... 0 .0 0 ! Ó.0ÓI 86.521.74= Í \ 9 7 8 . 2 f

- P Ó L IZ A : l g 6

! lg 6 ilQ / 0 2 / 2 ... 01 =Ena{enaciór> d e b ie n e s! 25,000.00= 0.00= 0.00! 0.0 0 ! 2 5 .0 0 0 .0 0 ; 3 .7 5 0 .0 ^

¡272.071’l j f 0 0 0 0 .0 0 0 .0 0 2 7 2 .0 7 1 .; 4 0 .8 1 0 .7 ^

Agrupación de los registros por póliza

actividad

Z H T ™ ™ -

Figura 9.3.2-2 Reporte de IVA trasladado

mDesde el ¡cono I--?.'" es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.



9.4 Retenciones

(CÜ7 Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Retenciones.

Se cuenta con dos reportes para obtener los montos de IVA e ISR retenido en los movimientos de D IO T, así como los montos de impuestos que nos han retenido en el registro de Ingresos IETU.

9.4.1 Reporte de IVA e ISR retenido en D IO T

\r ~l Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Retenciones / IVA e ISR retenido en D IO T.

Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con D IO T.

FSs'áí pQÍ. Fecha de la pólfea

F e c h a inicial 01/02/2008 g j F e c h a final 29/02/2008 | | | ¡

Periodo de causación

F e c h a jnicial =01/02/2008 | | | i F e c h a final 2 9 /0 2 /2 0 0 8 | | | |

T a sa d e IV A

G eneral: T o d a s ->r\ Fronterizo: ; T o d a s v j

| ¿ c e p la r ijj C ancelar ] [ Aj¿uda [

Figura 9.4.1-1 Filtro del reporte de IVA e ISR retenido para D IO T

Sus campos:

Opciones . :..-=v-:. ■ ■

Fecha de

Póliza


Fecha de causación


Tasa de IVA Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16%, 15% ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 10% ó ambas.



iM sp e l r Centro cki •C ap scm d ó»

R e p o r t e d e I V A e I S R r t t f e n ic t o m i D i O T ¡ a

r;s ffP O L I Z A O P E R A C I O N R F C

I V AR E T E N I D O

I S R

R E T E N I D O□ T R A S

R E T E N C I O N E S

p S 8 Í Í & ^ i | í | í l 8 5 = 0 líos i A V T 1 9 1 1 0 4 0 .0 0 ! 0 .0 0 : 0 .0 0 ;

E g 2 0 5 / 0 2 / 2 0 0 8 G 3 = P fe s ta ció n de servic ios profesionales

E S H D 1 1 1 0 7 1 L Y ? 1 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 1 0 0 .0 0 0 0 0

E g 3 0 6 / 0 2 / 2 0 0 8 8 5 = 0 Iros A U R 2 8 0 9 9 2 L U 2 0 .0 0 0 .0 0 ....... 0 . S

E g 4 0 7 / 0 2 / 2 0 0 8 8 5 = O tro s M A C 1 1 0 6 OOLOO | 0 .0 0 ; 0 .0 0 .......0 .0 0

E g 6 0 9 / 0 2 / 2 0 0 8 8 5 = 0 tros P A 0 0 4 0 5 8 1 L 0 1 j 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0

E g 7 1 5 / 0 2 / 2 0 0 8 8 5 = 0 líos H E B 1 7 0 3 9 9 T 0 8 i 0 .0 0 0 .0 0 i .......¿ 0 0 :

E g 8 1 6 / 0 2 / 2 0 0 8 8 5 = 0 lío s M A P 7 9 0 9 9 9 R Y 6 i 0 .0 0 0 .0 0 ; a o o

1 0 0 , 0 0 0 . 0 0 f 0 . 0 0 1 0 0 . 0 0 0 0 0

Figura 9.4.1-2 Reporte de IVA e ISR retenido para D IO T

Desde el icono es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.

9.4.2 Reporte de IV A e ISR retenido en IETU

l & Rutas de Acceso:• Menú Fiscales / Reportes / Retenciones / IVA e ISR retenido en IETU.

Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con IETU.

.Repone de IVA e lSR retenido en II.UJ'

• ' ' ' - :

Fillfd) por ..............................................F e c h a d e ia p ólize

F e c h a inicial i 01 / 0 2 / 2 0 0 8 F e c h a final ; 2 9 / 0 2 / 2 0 0 8

P if ia d o de causación

F e c h a inicial \ 01 /0 2 / 2 0 0 8 F e c h a final = 2 9 / 0 2 /2 0 0 8

T a s a iV A

G e ne ra l: ! Todas •. F ro n te ro : | Todas m;

¿ c e p ia r || C a n c e la r ] [ A g u d a

Figura 9.4.2-1 Filtro del reporte de IVA e ISR retenido para IETUSus campos:

Opciones

Fecha de póliza


Fecha de causación


Tasa de IV ASeleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16%, 15% ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 11% , 1 0% ó ambas.



^ ¡ B

r p n i .•1 i . 3 r

P O L I Z A O P E R A C I Ó N I V A R E T E N I D O I S R R E T E N I D O O T R A S R E T E N C I O N E S *

i l S ü i l l lJ p l f 01 = E n a ¡e n a c ió n d e bienes 0 .0 0 : O.OOÍ 0 .0 0

lg 2 0 4 / 0 2 /2 0 0 8 01 «E n a je n a c ió n d e bie n e s 0 .0 0 : 0 .0 0 ! 0 .0 0 |

lg 3 0 5 / 0 2 /2 0 0 8 01 = E n a je n a c ió n d e bienes 0 .0 0 : 0 .0 0 ; 0 .0 0

Ig 4 0 6 / 0 2 /2 0 0 8 01 = E n a je n a c ió n d e bienes 0 .0 0 ; 0 .0 0 ! -0 .0 1 :

lg 5 0 8 / 0 2 /2 0 0 8 01 = E na je n a ció n d e bienes 0 .0 0 0 .0 0 : 0 .0 0 . :

lg 6 1 0 / 0 2 / 2 0 0 8 01 = E n a ¡e n a c ió n d e bienes 0 .0 0 o.oo; 0 .0 0 :

lg 7 1 2 / 0 2 / 2 0 0 8 01 = E n a je n a ció n d e bienes 0 .0 0 o.oo; o.oo :lg 8 1 4 / 0 2 / 2 0 0 8 0 1 = E n a ¡e n a c ió ii d e bienes 0 .0 0 0 .0 0 : 0 .0 0

lg 9 1 8 / 0 2 / 2 0 0 8 01 = E n a je n a ció n d e bienes 0 .0 0 0 .0 0 ; 0 .0 0 i

lg 1 0 1 4 / 0 2 / 2 0 0 8 0 1 = E n a ¡e n a c ió n de bienes 0 .0 0 0 .0 0 : 0 .0 0

lg 11 2 4 / 0 2 / 2 0 0 8 01 = E n a je n a ció n de bienes 0 .0 0 0 .0 0 ; 0.0 1 |

O .Q O 0 . 0 0 i 0 . 0 0 , J

Figura 9.4.2-2 Reporte de IVA e ISR retenido para IETU

¡ mDesde el ¡cono t A es posible exportar el reporte a Excel® para su manipulación.

B Práctica 10: Generación de reportes IETU

Observar y validar las cantidades que se proponen.

a) Estando en el mes de Enero 2010, obtener el reporte de Ingresos IETU, que se encuentra en Reportes / Fiscales / Operaciones con IETU / Ingresos IETU con fecha de causación del 01-Ene-10 al 31-Ene-10. El resto de los filtros dejar los predeterminados por el sistema.

b) ¿A cuánto asciende el m onto total de los ingresos gravables y el IVA?

c) Ingresar al menú Fiscales / Operaciones con terceros-IETU /Cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU. Indica que tipo de movimiento tiene asociado la cuenta 2110-001-000 Office Depot:

d) Ingresar a Fiscales / Operaciones con terceros/IETU / Datos fiscales de terceros, ubicar al proveedor Office Depot. Indica el número de cuenta asociada de gastos deducibles IETU:



e) Realizar las siguientes pólizas, para el registro de deducciones IETU:

i T ip o de póliza: Dr Concepto de póliza:Compra a crédito F-10

| F e c h a :15/01/10

N o. Cuenta ¡ Depto Descripción Debe i Haber1160-001-000 j 3 i Compra a crédito F-10 j 1,000.00

1200-001-001 [ I Compra a crédito F-10 I 160.00

2110-001-000 i 7 I Compra a crédito F-10 j I 1,160.00

Tip o de póliza: Eg Concepto de póliza: Fecha: 16/01/10 Pago a proveedores F-10

No. Cuenta Depto Descripción \ Debe Haber

2110-001-000 7 j Pago a proveedores F-10 J 1,160.00 ¡

1200-002-001 i Pago a proveedores F-10 ( 160.00 1

1120-002-000 5 í Pago a proveedores F-10 j 1,160.00

1200-001-001 | Pago a proveedores F-10 j 160.00

f) Observar que en ambas pólizas se hace uso de la cuenta 2110-001-000. ¿Qué diferencia existe en la generación de dichas pólizas y por qué?

g) Dejar los montos tal y como se proponen en la ventana "Captura de operaciones con terceros/IETU” y grabar a póliza.

h) Obtener el reporte de Deducciones IETU, que se encuentra en Reportes / Fiscales / Operaciones con IETU. ¿Se incluye el registro de deducciones IETU realizados anteriormente?

i) ¿Por qué?



10. MANEJO DE ACTIVOS

10.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos

La depreciación es el reconocimiento cuantitativo de la pérdida en valor, o el desuso de los Activos de la empresa, ya sea por el uso normal del activo o por el transcurso del tiempo.

a) Depreciación histórica o contable. Es la depreciación que comúnmente se lleva en libros de contabilidad {Diario y M ayor). Aspel-COI maneja tres tipos de depreciación histórica, los cuales se describen a continuación:

• Línea recta. Se basa en aplicar un porcentaje fijo al m onto de la inversión. Este método es requerido por la ley del Impuesto Sobre la Renta. Este tipo de depreciación es requerido por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Utiliza la siguiente fórmula:

Depreciación = V alor del Activo * Porcentaje de la depreciación

• Suma de años dígitos. Se deprecia el activo a un cierto número de años. El porcentaje de depreciación varía año con año y se calcula dividiendo los años restantes por depreciar entre la suma total de los números que correspondan a cada año. Utiliza la siguiente fórmula:

Depreciación = Años a D e p re c ia r___________To ta l de la suma de años a depreciar

Por ejemplo: Se tiene un activo que se depreciará al 2 0 % anual (es decir, a 5 años), el sistema realiza el siguiente cálculo:

Suma los números 5+4+3+2+1, que dan un total de 15. Entonces, para el primer año de depreciación será de 5/15= .3333, esto es 33.33% .

Para el segundo año, 4/15= 26.66% ;El tercero 3 /1 5 = 2 0 % ;El cuarto 2/15= 13.33% y El quinto 1/15= 6.66% .

• Doble saldo declinante. Se deprecia al doble de la tasa normal de depreciación, y no sobre el costo original de la inversión, sino sobre el saldo pendiente de depreciar. Utiliza la siguiente fórmula.

Depreciación = M onto a Depreciar * Porcentaje de Depreciación.

Por ejemplo, a una tasa de depreciación del 2 0 % anual, se depreciará en 5 años. El primer año se depreciará al doble, es decir al 4 0 % . El siguiente año se depreciará el mismo 4 0 % pero sobre el saldo a depreciar de 6 0 % (1 0 0 -4 0 % ). Esto resulta en una tasa real de depreciación del segundo año del 2 4 % .

El siguiente año se depreciará el 14.4% (1 0 0 -4 0 -2 4 % ), etc. Con este método, al terminar el plazo de depreciación todavía quedará un saldo por depreciar, este valor teórico de rescate permanece en libros



b) Depreciación Fiscal. Este tipo de depreciación utiliza el método de Línea Recta y requiere tener capturados los índices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC), ya que en base a ellos se calcula el factor de actualización que se aplicará a la depreciación por activo. Utiliza la siguiente fórmula:

Donde:Factor de ajuste = Factor de actualización = (IN P Cum / IN PCm a)

IN PCum = índice nacional de precios al consumidor del último mes de la primera mitad del período de utilización del bien en el ejercicio a depreciar.INPCm a = índice nacional de precios al consumidor correspondiente al mes de adquisición del activo

V a lor actualizado del activo = Factor de ajuste * V a lor original del activo

Depreciación para el período = ((Valor actualizado del activo * Porcentaje establecido por la LISR /12)* Meses en que se utilizó el activo)

10.1.1 Póliza de depreciación

í z y Rutas de Acceso:• Menú Procesos / Póliza de Depreciación.

Él• O desde el icono .

Este proceso genera una póliza con los movimientos de depreciación del período indicado en el diálogo del proceso, esta póliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese m omento si se tiene activo el parámetro Contabilizar en línea. Esta póliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General.

P ó ti/ .d d e d e p r e d a c i ó

Tipo de póliza - Con valores históricosEjercicio fiscal

Desde :01/Ene/2v10

Periodo de depreciación

Fecha inicial ;¡íí§ I3 ¡lL 4 ít i

Hasta [317díc/20101

Fecha final ¡31/12/2010 I

í Aceptar i Cancelar A uda

Sus campos:

Figura 10.1.1-1 Póliza de depreciación

Opciones

T ip o de póliza Campo informativo ya que es la depreciación con valores históricos. ¡

Ejercicio FiscalCampo informativo que muestra la fecha del ejercicio, que es del 1° de enero al 31 de diciembre del año de trabajo.


Fechas del período de depreciación que se considerarán en el proceso.



Para calcular los montos de depreciación, el sistema aplica el m onto original de la inversión en valores históricos el porcentaje de depreciación establecido en cada tipo de activo, el cual se asigna al dar de alta los activos, el resultado lo divide entre 12 y lo multiplica por el número de meses que se indican al generar la póliza y en los cuales sea valida la depreciación del activo.

El monto calculado es el importe del cargo a la cuenta de Gastos de Depreciación y el abono a la cuenta de Depreciación, que dependerá de los tipos de activo.

Los datos para el cálculo de las depreciaciones, son los que se definen en la pestaña de cada una de las depreciaciones al momento de dar de alta el activo y que se relacionan con el tipo de activo.

10.1.2 Parámetros de depreciación

Rutas de Acceso:

• Menú Archivo / Depreciación / Edición / Parámetros / Depreciación.E>1

• Menú Archivo / Depreciación / con el ¡cono ! ^ .

Con esta opción se pueden definir nuevos parámetros para el periodo fiscal y de depreciación para que sean considerados en los cálculos de depreciación y valores actualizados, es m uy importante definirlos correctamente, ya que los cálculos de la consulta de depreciación y detalle de la depreciación se visualizan en base a estos parámetros.

I B Ü f e , | 1 1 1 .

Penodo de. depíseiacrón

Fecha inicial p í i l c á & M '3 [ilaiii Fecha final 31/12/2010 g ¡ |

Periodo riscal

Fecha inicial 01/01/2010 ¡ g § Fecha final 31/12/2010 í f j

|__Aceptai j| Cancelar j Ayuda

Figura 10.1.2-1 Parámetros de Depreciación

10.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal

(C J Ruta de Acceso:• Menú Archivo / Depreciación.

En esta consulta se muestran los datos del activo como son: clave, descripción, m onto original, depreciación acumulada, depreciación del período y depreciación actualizada de cada uno de los activos.



% . D e p r e c i a c i ó n <\v ¿ i c f iw s D i b 'c m b r c / 7 ü t O B B S

i f M íM

m m m ¿ A c t iv a T ip o de D e s c r ip c ió n ■ M o n to i V a lo r d> D e n r e c : T a s a d r D e n re c D e c re c í F a c lo r D e p re o A j915 52 jí EQUIPO DE OFICINA

; EQUIPO DE COMPUTO3 ÍC A M I0 N E T A P A M 1 5 0

; |V A Nlio.ooo ¡no.ooa; 107.708 : 2 5 0 2.291 67 110.000 0.01!

1!EQUIPO DE TRANSPORTE C0MDCÜ071 2ÍC ÓM P DELL CORE DUO 13.600 Oh 3 .600.0 12.920 0• 3 0 0 : 340.0 13.260.0 001 103.36 iEDIFICIOS HCÜM DCD072 2 C O M PDELL CORE DUO 13.600 0 ; 13 .6000 12.240 O; 30.01 3 4 0 0 12.580 0 0 01 i S 67 iMAQUINARIA : COMDP4001 2 ;C 0M P DELL PENTIUM IV 8 .5 0 00 0 : 8.500 00 8 .5000 30 0^ . ácr 8.500.0 0 01 ; 72 25 |

ÜCOWDP40Ó2 2 iC 0 M P b E L L re N T ¡Ü M IV 8.500 0 0 ] 8.500X10 8.500.0- 3¿ 0; ~ a f . ¿ 5 0 0 0 .. aóil 72 25i j ÍCOM DP4003 2 C O M PD ELL PENTIUM IV 9.500 00 3 ,500 Ü0 9 .5000 - 30 0 : ........¿o "9 .500 .0 ' 001 .. 77.3] i

:|CO M D P4004 2 CO M PDELL PENTIUM (V 9.500 0 0 ^ 5 0 0 0 0 ' 9.500 0: 3 0 0 ; 0 0 '9.500.0 .......¿ 0 1 ; 77 9; \ I ;|CO M D P4005 2 ;C 0M P DELL PENTIUM iV 9.500.00! 9 500 .00 9.500 0 3 0 0 Í 0 0 9,500.0 001 77 9| i EDZSAT 4 OFICINAS ZO N A NORTE 1.500.00.1 J500.00 233 750. • 5.0; 6.250.0 300.000. 0 0 1 ; 3.319 33. V : |

...Figura 10.1.3-1 Consulta de Depreciación Contable y Fiscal

La consulta de depreciación se puede personalizar a través del menú contextual / Configura Columnas, seleccionando los campos que se desean visualizar en la consulta actual de acuerdo a los campos disponibles.

v XycÁtífyzdfa ■j - Vxxtfr c

ítótf QBQMÍt&g tíX&ZVdXi Wfym&átí&x&te

v vsfat-é&mxMáif Düpatt&tiW-to oezrzci&o&i a tUéhodo ib s Tasada

íte fe&j?

á ' ¿ílaád !í&££á« /

4- fopt& W '✓ Fáí.S6? tíi WAX&'M&JX</ a&Kteróa

Vfc&r&J

fáskt <1© ílspatócisít & |S^^ ^ «í^e í#is3Cád I

Figura 10.1.3-2 Opciones del Menú Contextual de Depreciación

10.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal

l & Ruta de Acceso:• Menú Archivo / Depreciación / Edición / Detalles. / Depreciación

• Menú Archivo / Depreciación / con el icono l=¿áv

El sistema proporciona una ventana donde se observa un listado con información de los cambios resultantes en la depreciación del activo en el período, esta depreciación se aplica según lo indicado en el detalle del activo y de acuerdo al método de depreciación contable y fiscal del activo seleccionado.



Los datos que muestra la ventana se divide en tres secciones:

• General: Muestra el nombre y clave y tipo del activo, localización, número de serie, fecha de adquisición, fecha de baja, método de depreciación, m onto original, máximo deducible, porcentaje de vida útil remanente, periodo fiscal y periodo de depreciación.

• Depreciación Contable: Muestra la fecha de inicio depreciación, porcentaje de depreciación contable, depreciación acumulada, depreciación del periodo, total restante a depreciar y depreciación total del periodo.

• Depreciación Fiscal: Muestra la fecha de inicio de depreciación, porcentaje de depreciación fiscal, factor de ajuste, valor actualizado, depreciación acumulada, depreciación acumulada actualizada, depreciación total y depreciación total actualizada.

, , „ r . , , | § | | S | f § § P ^ § ^

i : -Máximo deducible 110,000.00 ✓* •:

P a ce n la je vida útil remáronte 25.00

i Periodo fiscal Del Ql/Er.e/10 al 31/Dic/10Periodo depreciación Del 01/Dic/IQ a !3 l/ D ic / IO

| Depreciación conlableFecha inicio ctepjeciación conlable 01/May/06Porcentaje depreciación conlable 25 00

Depieciación acumulada al 3 0 /N ov/l 0 107.708.33

Depieciación del periodo 2.291.67T otal resiente a depreciar 0 0 0Depieciación tolal al 31 /Dic/10 110.000. GG

i Depreciación liscalFecha inicio depreciación fiscal 01/May/06Porcentaje depreciación fiscal 25.00Faclor de ajuste 0 0 0 8 5 ■ jjValor actualizado 935.00Depreciación acumulada ¿! 30/N ov/10 107.700.33 I:

Depreciación acumulada actualizada 3 15.52Depreciación del peitodo 2.291.67 : ¡Depreciación del peicodo actualizada T9 48Depreciación total 110.000.00Depreciación totd actualizada 935.00 ..

| Cerra' jj Aguda ]

Figura 10.1.4-1 Datos del Detalle de la Depreciación.

10.1.5 Baja contable del activo

\~7 Ruta de Acceso:• Menú Archivo/ Activos / Edición / Baja Contable del Activo

• Menú Archivo / Activos / con el icono

En esta opción se indica al sistema que el Activo fue vendido, robado o perdido y debe ser eliminado contablemente. Al ejecutar la opción, Aspel-COI envía un mensaje como el siguiente:

L Deseas dar

i Sí ;

de baja a este activo?

fto ]

Figura 10.1.5-1 Baja Contable de Activos.



Al presionar el botón i— I — J, muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la póliza de baja correspondiente con la que se afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas.

Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciación el total del remanente por depreciar del activo a valor histórico.Los activos dados de baja siguen apareciendo en el catálogo de activos, pero con status de baja. Al crear el primer período de un nuevo Ejercicio Fiscal estos activos se eliminan del catálogo.

H Práctica 11: M anejo de Depreciación de Activos

a) Ingresar al período de Enero 2010.b) Acceder a la opción Archivo / Depreciación.c) ¿Qué montos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas?

A ctivoDepreciación

periodoDepreciación

totalDepreciaciónactualizada

| ESCCO N OI

.............................! COMPESCRH1

1 IMPLASAL01 ....................

d) ¿P orq ué ?_________

e) Ingresar al periodo de Febrero 2010.f) Acceder a la opción Archivo / Depreciación.g) ¿Qué montos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas?

A ctivoDepreciación

periodoDepreciación

totalDepreciaciónactualizada

| ESCCONOI

| COMPESCRH1 { ................. ........í IMPLASAL01 f ......

h) ¿P orq ué ?_____________________________________________________________________________________________

i) Generar la póliza de depreciación de activos, indicando como periodo de depreciación del 1-Feb-10 al 28-Feb-10, con fecha de póliza 28-Feb-10, pasar el cursor por todas las partidas y contabilizarla.

j ) Crear el periodo de Marzo 2010 e ingresar a él.k) ¿Qué montos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas?

..A ctivo

Depreciaciónperiodo

Depreciación j Depreciación to ta l I actualizada

i ESCCONOI l¡ COMPESCRH1 ...í .....................................| IMPLASAL01 | ...í......................................

I) ¿Por qué?



m ) Dar de baja los siguientes activos con fecha del 1 de Marzo de 2010, indicando el número inicial de todas las pólizas en 1.

Clave del Activo: j ESCSIS01.......................................................j

Descripción: i Escritorio Mod. Ejecutivo 1402

Indicar que sí se desea dar de alta la cuenta 1363-000-000 en el departamento 4 y la cuenta 1350-000-000 direccionarla a dicho

' departamento.

? Clave del Activo : > COMPESCTROI

i Descripción: ¡ Computadora Escritorio Dell GX

Indicar que sí se desea dar de alta la cuenta 1362-000-000 en el departamento 8 y la cuenta 1340-000-000 direccionarla a dicho i

; departamento.

n) Contabilizar las pólizas correspondientes de cada caso.

10.2 Reportes de depreciación contable

10.2.1 Reporte de depreciación contable

ÉZ7 Ruta de Acceso:

• Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Depreciación contable O Tipo: Interno

Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación: valor del activo, la depreciación acumulada hasta el período anterior de depreciación indicado, la depreciación del período y el m onto total de las depreciaciones.

j p Ü Ü P Ü S W W

C la v e í-3 activo

D e s d e jl: : : : : : : .....: a

F e c h a d * a d q u is ic ió n .........................

f e c h a inicia! i É l l F g c h a final jaai|;

P e í iodo d e d e p re c a c ió n

F e c h a inicial j 0 1 /1 2 /2 0 1 0 B F e c h a final 3 1 / 1 2 /2 0 1 0 | ¡ | ¡

l i p o de a ctivo 0 L,o<

Oe fiá f tóm enlos

í í ¿ ] N ingú n d epartam ento a

O T odos los departam entos ¿ i }

IL...11 V e n ta s

i l . J 2 Pedidos

jt_j 3 Mostrador:! i á M a

T ít¿¡!o del reporte

:alÍ2a c¡ón I

| H D e sglose por m es

f j Sólo c u a d io de resum en

[ j O rd e n a r por ¡

| 1 . -T ip o y lo c a k a c ió n

:D e p re cia c ió n contable

j A c e p ta r :|[ C a n c e la r ]j A y u d a |

............ ............. ............................................................

Figura 10.2.1-1 Reporte de Depreciación Contable



Sus Campos:

! Opciones

| Clave del activo Rango de claves de activos que se requieren en el reporte.

j Fecha de i adquisición

Se puede emitir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

í Periodo de : depreciación Indica el período cuya depreciación se calculará en el reporte.

i T ip o de activo Sólo se incluirán en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

Localización Localización de los activos a incluir en el reporte. EÍ uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

i Departam ento Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

I Desglose por mes Al activarla, se desglosará la depreciación mensual por cada activo.

i Sólo cuadro I resumen

Al activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

O rdenar por Se puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición.

I T itu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.

10.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian

l & Ruta de Acceso:

• Menú Reportes/ Activos Fijos/ Depreciación contable / Activos que ya no se deprecian

• O con el icono í'fe O Tipo: Interno

Se genera un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catálogo. Este reporte se puede em itir tanto en la depreciación contable como en la fiscal.

Sus Campos:

R e p o rte d e activos, q u e ya no se d e p re c ia n

t.ech$ de ?¡n de depreciación

T ítu to d e l reporte

i A c tiv o s q u e y a no se d ep rec ian

A c e p ta r C ancelar Aj¿uda

Figura 10.2.2-1 Activos que ya no se deprecian

Opciones

Fecha de depreciación

Fecha a la que se desea conocer qué activos se han depreciado completamente.

Títu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.



10.2.3 Reporte proyección de depreciación

\£D Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Proyección de Depreciación

• O con el icono 3'O Tipo: Interno

Este reporte permite obtener una proyección de la depreciación sobre los activos de la empresa.

Sus Campos:

CÉ-áV-j (te activo •

D e s d e iC H R A M 1 5 0 -2 0 D B Hasta :EOSÜ02

recfcá líe dquisidón

F e c h a inicial í 01 / 1 1 / 2 0 0 8 F e c h a final i 22/11 / 2 0 1 0

Pe riodo fó c a l

F e c h a inicial ¡ 01 '0 1 /2G 10 l ^ j l i F e c h a fjnal i 31 ^1 2 / 2 0 1 0

Período de

F e c h a inicial 10 1 / 0 1 /2 0 1 0 F e c h a final 3 0 / 0 6 /2 0 1 0

T ip o d a activo i|Í ¡í| | j : Lo calización

Departam entos

1 0 N in g ú n departamenN

•í j T o d o s los depártem e .

I j J 1 V e n ia s

i j _ j 2 Pe dido s

ls I 3 Mostrador

O A M e rcado te cnia

IR 5 A té n ció n a C liente;

.....f i I ufo d í ! reporto

i P ro y e c c ió n d e d e p reciació n

[ ” j D e s g lo s e por roes

Q S ó l o cu a dro d e ie s u m e n

□ C o n a c u m u la d o histórico

T ip o 1 1 .- Prcy. c/va lo re s históricos ¡

□ 0 tdenar por

i 1 .- T ip o y Jocalisación

A c e p ta r " j [ C a n c e la r |j A ü u d a j

Figura 10.2.3-1 Reporte Proyección de Depreciación

| Opciones

f Clave del activo í Rango de claves de activos que se requieren en el reporte.

Fecha de adquisición

: Indica la fecha de adquisición del activo o activos que se incluirán en el reporte de proyección de depreciación.

j Periodo Fiscal i Período fiscal que tomará en cuenta el reporte para actualizar la depreciación.


i Es el período de depreciación del que se desea conocer la proyección. El sistema sugiere i un período semestral.

Tip o de activo j Sólo se incluirán en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.



; Localización Localización de íos activos a incíuir en el reporte. El uso de este campo dependerá de ía clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

| D epartam ento Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

Desglose por mes

Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada activo la depreciación mensual histórica.

Sólo cuadro i resumen

Áí activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

j Con acum uladoi históricoi

Al marcar esta opción se indica aí sistema la forma de calcular eí m onto de ía depreciación acumulada; si la toma del catálogo de activos o la calcula aplicando el porcentaje de depreciación desde la fecha de adquisición.

i O rdenar por Se puede ordenar por: tipo y localización, Localización y tipo, por mes y año de adquisición.

TipoSe puede presentar el reporte de tres formas: Proyección de depreciación con valores históricos, Proyección de depreciación con valores actualizados, Proyección de depreciación con valores históricos y actualizados.

T itu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.

10.2.4 Reporte conciliación de activos

'\E j Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Conciliación de Activos

O Tipo: Interno

En este reporte se pueden comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalías en el registro de los movimientos de depreciación.

También permite revisar que los activos dados de alta en el catálogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de la empresa. Los valores que presenta el sistema los toma de los catálogos de cuentas y de activos fijos respectivamente.

La información que presenta el reporte es la siguiente:Nom bre de la empresa, número de página, fecha y título (conciliación de activos).

• Tipo de activo con su descripción.• Cuenta del activo (es decir, la cuenta asignada al tipo de activo) y su valor o saldo.• Cuenta de depreciación (cuenta contable asignada a la depreciación del tipo de activo), su valor o

saldo.• Monto del Activo y Monto de la depreciación del activo.• Valor de los activos, que corresponde al monto original del catálogo de activos.• Depreciación acumulada del catálogo de activos más la depreciación de los períodos comprendidos

desde el inicio del ejercicio fiscal hasta el mes de emisión del reporte.• Las diferencias entre los valores de las cuentas contables, contra los valores del catálogo de activos.



X i B i 3 ; í 3 í ¿ : - v s a - r - B í t ó t ? • >

ASPEL DE M EXICO {EM PRESAS)C o n c i l i a c ió n d e a c t i v o s

R « i í <h Io : D ic -1 0

T ip o <le . ic iiv o C u e n ta < lc l A c tivo M o n to <tel a c tiv o V a lo i <1<? lo s a c tiv o s D i f é ie r ic i . ^D e s c r ip c ió n C t í . cíe c tep ie c rac ión M o n to t le t te p r . P e p r. .H iin iu l.K lií1 1245-000-000 28,260.00 20,28000 0 0 0EQUIPO DE OFICINA 1252-000-000 5 7 6 5 0 9,649.83 -9,073.332 1240-000-000 72 ,70000 72,700.00 0 0 0EÚUIPO DE COMPUTO 1256-000-000 5,452.50 71,340.00 -6 5 ,807503 1230-000-000 183 ,00000 183,000.00 0.00EQIJPO DE TRANSPORTE 1254-OCO-OOO 11,437.50 183,000.00 -171,562.504 1220-000-000 1,503,000.00 1,500,000 00 0.00EDIFICIOS 1250-000-000 18 ,7 50 00 300.000.00 -281.250.005 1246-000-000 284,375.00 235JOOO.OO 29.375.00MAQUNARIA 1237-000.000 21,515.90 235.000.00 -213.464.02

TO T A LE S : 2 ,0 4 8 ,3 3 5 .0 0 2 .0 1 0 ,0 6 0 .0 0 2 9 ,3 7 5 .0 0

5 7 ,7 3 2 .4 8 7 9 8 ,9 8 9 .8 3 -7 4 1 .2 5 7 .3 5 y| < M ;>'•

¡ Página l d= 1

Figura 10.2.4-1 Reporte Conciliación de Activos

S Práctica 12: Em itiendo reportes de depreciación contable

a) Generar el reporte de depreciación contable en el periodo del 1 al 31-M ar-10.b) Indica el m onto de depreciación de los activos siguientes:

• E S C C O N O I:_________________________________

• COM PESCRH1:_______________________________

• IMPLASAL01: _________________________________

c) ¿Qué estatus tiene el activo con clave COM PESCRH1?_____________________________________

10.3 Reportes de depreciación fiscal

10.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)

ÍCD Ruta de Acceso:

• Menú Fiscales/ Reportes / Depreciación Fiscal / Con valores actualizados (factor anual)

• O con el icono ¡ ó Tipo: Interno

Este reporte presenta la depreciación sobre el valor actualizado de activos por la inflación, y se incluyen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los límites en cuanto a monto se refiere, establecidos en la ley y que se deprecian en el período de depreciación indicado.

A diferencia del reporte de depreciación con valores contables, este reporte sí aplica el factor de actualización en su cálculo.



Se identifica como período de uso del activo, el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal y el factor corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualización de la depreciación, no del saldo pendiente de deducir, este último lo calcula internamente Aspel-COI.

R e p o r t e d e d e p r c c m c i S r H -I.......................D OIOVC CH1VS..........................

r .. \¡ D esde ÍCO M D C D Q 7 2 " ' 1 1 Hasta ÍS E TP M L 0 7 ' m ú

.. . ............................................................................................................................... ..

Fecha d* ¿dquisidór!

fe c h a inicial. 130/10/2008 ¡ ¡ J i l-'schñ linal ; 30/11 /2010 m■ P^|ri(}¡] lí&Oól

Fecha inicial i 0170172010 S : j Fe cha (jn a l 131/12/2010 " " ' m \

■! ; , ■... ; !'i - 'y ■ •• ;;-j ■..g j1 Fe cha Ricial ;0170172010 i Ü I ; F e c h a M 131/12^2010 ~

T ipo de a c tivo |IH Localigacíon j

Dega item enlo ;N ingún departamento

. J Todos los departamentos O 1 Ventos

2 Pedidos ¡ O 3M os liado r O 4 Mercadotecnia : Q 5 Aterveión a Clientes

16 'Almacén 7 Tráfico

•fíybdísTreíiGi» .....

D Desglose p a mes

O S cío cuadro de resumen

1 3 1 ncluyevigentes

Q 'ln c lu jie d a d p s 'd é ^ a ia

Q J fird e n á i poi

|.1>* T ipoyToca lisadón

I D epreciación fiscal con vafcres actualizados (fa c ta anuaí)

A c e p ta r j Cancelar j í Ajruda

Figura 10.3.1-1 Reporte con Valores Actualizados (factor anual)

Sus Campos:

; Opciones

Clave del activo Rango de claves de activos que se requieren en el reporte.

Fecha de adquisiciónSe puede emitir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Período FiscalÉste campo no es capturable, ya que el reporte elabora un cálculo de actualización con base en el ejercicio fiscal en el que se está trabajando.

Periodo de depreciación Indica el período de depreciación que se desea reportar.

Tip o de activoSólo se incluirán en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

Localizacióni

Localización de los activos a incluir en el reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

D epartam ento Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.



Desglose por mes Al activarla, se desglosará la depreciación mensual por cada activo.

Sólo cuadro resumenAl activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

Incluye vigentesAl activar esta opción, mostrará aquellos activos que están vigentes en el catálogo.

Incluye dados de baja Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que fueron dados de baja.

O rdenar porSe puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición.

Titu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.

10.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)

í l l / Ruta de Acceso:• Menú Fiscales/ Reportes / Depreciación Fiscal / Con valores actualizados (Ajuste ISR)

¿ y Tipo: Interno

Este reporte presenta por omisión las depreciaciones actualizadas por los primeros seis meses del año, para la obtención de los valores de ajuste de ISR con pagos adicionales, pero se puede solicitar la depreciación actualizada de cualquier período.

A diferencia del reporte de depreciación con valores actualizados (factor anual), el período fiscal de este reporte considera los doce meses del año. El período de depreciación por omisión será del 1 de Enero al 30 de Junio de cada ejercicio, debido a que sólo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el período antes mencionado, aunque puede ser modificado.

i CUr/e «o í«íiyo

Desde ;CÜMDP4ÜD3 Ü l H .-*a jSETPMLO? S i

Fecha ¿a ¿dcn'toMWi

Eecha ¡recial j

Pttfúífc» | i-.r.-x

Fcchafhal j m

Fecha nc 'id g | j3V ÍM W > m

Focha it]ici:l j 01 /OI /2010 P Feché lina! 30/06/2010 i n

I ipo iáe activo • 0 U céfijación i

pefiailamertOS: S Ningún departamento * i ,:|_ j fúdosljsdepóila intT íos 'C :- " P ° r fl!esI G 1 Veri, as Q Sób cuadto de teiumén

instotodo, £‘ i? 'rel\\_J ¿ M ercafttecnid i i „ \ Incluye dados ce bajaÍQ 5 A te n cid na Clicrt0 3 i n Oidsnsi 1)01y BAUnftf : .. .............:D j7TrA1ico - l - T ipoy b ta fcacipn

T i t f i fts50i»iDepreciación liscal con vá'cres « tf iia k ó ík c («tirstw iSRJ

í Aceplar jj C a té te r j j Anuía I

Figura 10.3.2-1 Reporte con Valores Actualizados (Ajustes ISR).



Se identifica como período de uso del activo el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal.

En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido límites para su deducción y el valor histórico exceda dichos límites, se considerará como monto original de la inversión para actualizar el importe del límite establecido, el cual se multiplicará por los porcentajes máximos de depreciación establecidos en los artículos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciación mensual actualizada y determinar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas.

Sus Campos:

i Opciones

i Clave del activo Rango de claves de activos que se requieren en el reporte.

i Fecha de adquisición Se puede emitir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

i Periodo Fiscal Elige el período a considerar; para realizar el cálculo del factor de actualización.

i Periodo de depreciaciónIndica el período de depreciación que deseas consultar. Por ejemplo, si deseas conocer la depreciación del primer semestre de 2010, indica de Enero a Junio de dicho año.

| T ip o de activo Sólo se incluirán en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

i LocalizaciónLocalización de los activos a incluir en ei reporte. Él uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

I Departam ento Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

| Desglose por mes Al activarla, se desglosará la depreciación mensual por cada activo.

i Sólo cuadro resumenAl activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

Incluye vigentes!

Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que están vigentes en el catálogo.

i Incluye dados de baja Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que fueron dados de baja.

O rden a r porSe puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición.

j T itu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.



10.3.3 Reporte deducción inmediata

E D ' Ruta de Acceso:• Menú Fiscales/ Reportes / Depreciación Fiscal / Deducción Inmediata

¿ y Tipo: Interno

Este reporte muestra los cálculos para aquellos activos que se deprecian por el método de Deducción inmediata.

u pO ov* rife pí.V'O

Qesds jCHRAM150-2006 g g ! SETPML07 MFeché S i

Fecha incidí : Fecha final i

Fecha fina] 31/12/2010

Ip D de activo 0 Locofeación i

Degatcfnento:Ijjjp jÑ ingún depWurnenlo J ÍL j Todos los desflémenlos i [ i 1 Ventas p 2 P e d ¡ c b í

3Mosltadc*I1.J 4 Méfeadolecria I G 5 Mención a Cíenles

6 Ahtaeén I G 7 T lá fco & ,

Desglosa p :r mes Sólo cuado dé ifeiunen

In ck /y vigentes Incb '/'j dado: do baja

i [ ” j Qicfcrra por

i |1.- Tipoy localización

5 iV.ifj dfcl lá jX liá; Depreciación lircol con deducción inmediata

¡m

P ft» A { ! ft lU e g

F echa ¡ric ia l | 0 1 /0 1 /2 0 1 0 ........... 5$j! F c c h a M 3 1 /12 /2010 ........... • .

P s íí l li tó t !« ¿ ¿ p ttC & C & J

Fechó ‘r ic ia l ; 01 /O I /2 0 l 0

\ ¿ce|)tái j | Canceló! Aguda |

Figura 10.3.3-1 Reporte Deducción Inmediata.

Manejo de la deducción inmediata

Monto Original de la Inversión actualizado: Se ajusta multiplicándolo por el factor de actualización resultante de la división del INPC del último mes de la primera mitad del período que transcurra desde que se efectuó la inversión hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC del mes en que se adquirió el bien.

El resultado se multiplica por el porcentaje de Deducción Inmediata que le corresponda al bien según el Artículo 220 de la ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaña de depreciación fiscal del alta de activos, dando como resultado el importe de la deducción inmediata aplicable.



Consideraciones im portantes de la Ley de ISR

• La Deducción inmediata sólo podrá aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en México. Esta deducción no podrá ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automóviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones.

• La opción a que se refiere este artículo, sólo se puede ejercer tratándose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las áreas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas áreas se trate de empresas que sean intensivas en mano de obra, que utilicen tecnologías limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos.El Ejecutivo Federal determinará tanto las características de las empresas a que se refiere este párrafo, como las zonas de influencia de las citadas áreas metropolitanas, exceptuándose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques.

• Esta deducción podrá efectuarse en el ejercicio en el que se efectúe la inversión, en el que se inicie su utilización o en el siguiente.

Sus Campos:

Opciones

Clave del activo Indicar el rango de claves de activos que se requieren en el reporte.


Se puede emitir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

: Periodo de ; depreciación

Se indica el período en el que se va a aplicar ía deducción inmediata. En consecuencia sólo se incluirán en el reporte aquellos activos que manejen deducción inmediata y cuya fecha de inicio de depreciación fiscal se encuentre en el rango indicado.

Tip o de activoSólo se incluirán en eí reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

LocalizaciónLocalización de los activos a incluir en el reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

i Departam entos Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

Desglose por mes Al activarla, se desglosará la depreciación mensual por cada activo.

Sólo cuadro resumen

Al activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

i O rdenar porSe puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición.

f T itu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.

10.4 Revaluación de activos

La revaluación es el reconocimiento de los efectos de la inflación sobre el valor de los activos, por medio de la revaluación se calculan los valores actualizados de los activos.

La revaluación tiene tres opciones: la consulta, el reporte y la actualización por revaluación. La consulta y el reporte son preliminares que permiten analizar la revaluación que se va a llevar a cabo, mientras que la actualización es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados.

La revaluación permite calcular el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación se calcula de la siguiente manera:

V alor neto = (V a lo r de m ercado) * (Porcentaje de vida útil rem anente).



El porcentaje de vida útil remanente se toma del catálogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tenía a principios de año, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el periodo de revaluación solicitado. Por ello, en parámetros de revaluación y en el diálogo de emisión del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida útil, con el cual se le indica a Aspel-COI si considera el porcentaje tal y como está en el catálogo de activos o si lo actualiza.

El sistema cuenta con tres métodos para revaluar activos:

a) Factor para valor de mercado. Este método consiste en multiplicar un factor por el valor de mercado que se encuentra en el catálogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluación". Este factor puede partir de una estimación del usuario con respecto de la evolución del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuación de activos. Este método utiliza la siguiente fórmula:

M onto revaluado = V alor de mercado x factor de revaluación

A partir de lo anterior se puede verificar que es más exacto el m onto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida útil. Por otro lado, es importante mencionar que la actualización sobre el porcentaje de vida útil, sólo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo.

b) Con INPC desde la últim a revaluación: Este método consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la última revaluación (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluación entre el INPC de la fecha de la última revaluación.

Ejemplo: Para comprender más a fondo en qué consiste este método, tomemos como ejemplo un activo con un valor de adquisición de $120,000.00 con fecha de 2 de Noviembre de 2002 y fue revaluado en Diciembre de 2002, dando como resultado lo siguiente:

Valor de mercado: 170,000.00 Se requiere revaluar en Febrero de 2003Se tiene un porcentaje de vida útil remanente a Febrero de 2003 de 96.67INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la última revaluación = Factor de actualización

M onto revaluado = Factor de actualización x valor de mercado.

c) Con INPC desde la últim a fecha de adquisición: Consiste en multiplicar el valor original del activo por el índice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC de la fecha de adquisición del activo.

Ejemplo: Se tiene un mobiliario con valor de adquisición de $ 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2002. Se requiere revaluar en el mes de Enero de 2003 (periodo de trabajo). La fórmula que se utilizará será:

(IN P C del mes a revaluar / INPC del mes de adquisición ) x V a lor de adquisición = M onto revaluado

98.253 (INPC Enero 2003) / 93.765 (INPC Febrero 2002) = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo).

Al mes de Enero de 2003 tiene una vida útil remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciación es del 10 % anual.

5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado)



IC7 Ruta de Acceso:

• Menú Procesos / Revaluación de Activos

El proceso de revaluación de activos consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema, por lo que es recomendable realizar un respaldo de la información, antes de realizar este proceso.

Este proceso calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación, lo calcula como:

V alor N eto = (V a lor de M ercado)* (Porcentaje de vida útil rem anente).

10.4.1 Proceso de revaluación

E ste p ro ce so a fecte los a rch ivos d e a c tiv o s , si n o tienes respaldados e stos a rc h ivo s ¡N O C O N T I N U E S C O N E S T E P R O C E S O !

: C la v e d e a c tiv o ........................

f ie s d e | ÍC H R A M I5 0 -2 0 0 6 ............ | | ¡ H a s ta [S E T P M L O ? ..........................| J ¡

: t te a dq u is ic ió n ................................................................ ..................... ...........

: F e c h a inicial 1 0 1 /0 9/2 0 0 9 jp | j : F jgcha final i 0 1 / 1 2 /2 0 1 0 [ p j j i

................................ , T ¡po d e -e va lu a ció n

i l i p o d e a ctivo ; S .......................... g j ; i @ F a c to r p a ra v d o r a e re a d o

O C o n IN P C d e s d e última re va lu a c ió n

\ D £ o r departam ento j .; O C ° n IN P C d e s d e fe c h a adguisición

| ll.® !? .™ ...................... ;..........F e c h a d e reva lu a ción »3 1 / 1 2 / 2 0 1 0 W M f

................................................................... Fa cto r d e reva lu a ción {1 .0 0 0 0

i Lo ca liza c ió n I

| ^ t a í j j | £ ancetar |[ R e sp a ld o || A¿¡uda [

Figura 10.4.1-1 Proceso de Revaluación de Activos Fijos

Sus Campos:

! Opciones

i Clave del activo Rango de claves de activos que a revaluar.


Indica los activos que por su fecha de adquisición serán revaluados.

Tip o de activoSólo se revalúan los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

Departam ento Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

LocalizaciónLocalización de los activos a revaluar. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.



El sistema cuenta con tres tipos de Revaíuación:

Tip o de revaluación

J Consiste en multiplicar un factor por el Monto Original que se captura al dar de alta el activo, este factor se debe anotar en el campo de “Factor de revaluación" y puede definirse a partir de una estación del usuario con respecto de la evolución del precio de los activos o por una agencia de valuación de Activos.

) Con INPC desde última revaíuación Consiste en calcular el valor actualizado del activo considerando el valor del Mercado de la última revaluación (el sistema almacena esa fecha y valor) y se multiplica por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC del mes de la última revaluación.

Fecha de revaluación

0 con inpc desde fecha adauisidor. | c ons¡st e en multiplicar el Monto original del activo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC de la fecha de adquisición del activo.

Fecha para la que se desea la revaluación

Factor de ! Sólo si se eligió el Tipo de revaluación “Con factor de mercado” se debe anotar el Factorrevaluación I de revaluación.

10.4.2 Parámetros de revaluación

ÉZ7 Ruta de Acceso:• Menú Archivo / Revaluación / Edición / Parámetros / Revaluación

Se define la forma en la que se revaluarán los Activos dados de alta en el catálogo. Los parámetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular.

P<irdi)ii:iros cié reyaíi

T ip o d e [e va lu a c ió n

(y iF a c t o r p a ra va lo r m e ic a d d

O C o n IN P C d e s d e últim a [e v a lu a c ió n

O C o n IN P C d e s d é fe c h a d e ad qu is ic ión

F e c h a d e .¡e v a lu a c ió n i 01 1 2 /2 0 1 0

Facto r d e re v a íu a c ió n j 1

[2 ] A c tu a lizar X d e v id a útil

A c e p ta r j C a n c e la r A jiu d a

Figura 10.4.2-1 Parámetros de Revaíuación de activos fijos



^ j A s p é l l ^

Sus Campos:

| Opciones

Tip o de revaluacíón

Se debe elegir una de las siguientes opciones:• Factor para valor del mercado• Con INPC desde última revaluación• Con INPC desde la fecha de adquisición

; Fecha de revaluación Fecha a la que se desea la revaluación de los activos

Factor de revaluación

Sólo si se eligió el Tipo de revaluación “Con factor de mercado" se debe anotar el Factor de revaluación.

jActualizar el %

\ de vida útil

Se puedes elegir si se requiere que se actualice el porcentaje de vida útil del activo fijo de forma automática cada vez que se realice La revaluación, con lo que se determina el cálculo del Valor neto.

10.4.3 Consulta de revaluación

Ruta de Acceso:• Menú Archivo / Revaluación

En la consulta de Revaluación se muestran los datos del Activo como son: clave, descripción, m onto original, valor de mercado, revaluación del periodo, así como los montos que calcula el sistema para la revaluación.

La consulta de revaluación se puede personalizar a través del menú contextual / Configura Columnas, seleccionando los campos que se desean visualizar en la consulta actual de acuerdo a los campos disponibles.

Opciones delmenúcontextual

Se puede volver a la consulta original a través del menú contextual / Restaurar configuración original.


W B O B aaamECttj 'lDKúmNA SQWPQ&ECaWftJTíl

Eftifjqasvcmmn cafe:Sí#«a »* icb i¿ > í:c0 ....:DÜOkw&mii m i w í i m

•vZGMümcQÜpüiú. m tm ■M..........

i#oeú nnrm \

**c m m m m m . w ‘

«OBTEsitiicówbRí f^ i sísele

m m ;S¿LUC0ftfdR? Sií i STSCtC

EflSfite :kÚC0fáFÍ>ftJ FM i

•fáj» 3<: Jifero v1 B&%t%xástíV fACWoCfijíTKlí

fSw'-áíSíí jmí .

?BESA?

resaca"

i s4tfk¡íxic<to(i&< torttfte ....... ......... Í i

r/jfb r j t ; i%g...............

: :

&m\ i sa>tt\J i

mío. m m 30/2 5&2G28

mw\ s a o jé a i s & t á... •

Figura 10.4.3-1 Consulta de Revaluación


10.4.4 Detalle de revaluación

Ruta de Acceso:• Menú Archivo / Revaíuación / Edición / Detalles / Revaluación

[FJyi-• Menú Archivo / Revaluación / con el ¡cono l«B

El sistema envía una ventana donde se observa un listado con información de los cambios resultantes en la revaluación del activo en el período. Los datos que muestra la ventana se divide en dos secciones:

• General: Muestra el nombre y clave y tipo del activo, método de depreciación, localización, número de serie, fecha de adquisición, fecha de inicio de depreciación contable, fecha de baja, porcentaje de depreciación fiscal, porcentaje de depredación contable, porcentaje vida útil remanente contable y porcentaje vida útil remanente fiscal.

• Revaluación: Muestra el método de revaluación, factor de actualización, valor original, fecha de última devaluación, fecha revaluación, valor de mercado, valor de mercado actualizado, valor neto y valor neto actualizado.

W S S ^m m S m ■General

T í dMétodo d i dtrpicciaciin Local ración Nú-neto de ie«¡e Fecha de adquisición Fecha inicio dcjxociocwn conl Fecha de bajaPccccnloic dcpccciación liscal Porcentaje depredación ccrtablc Pcrccnlejc vida C*il remanente c enlabie Porcentaje vida wtñ lenranente fiscal

RevoluciónMétodo de revotase ón Factor de ¿ctualzadón Valoi original Fecha últirna levaluacto Fccha rcvaluacico VeJoi de meicocb Valoi de meicads actualizado Valoi neloValoi neto adualcadD

0 3 E Q U I P O D E T R A N S P O R T E L i n e o R c c i oe s t a j :CH2416-3254KI-2I220/Abr/06Ol/May/OG

2&002 5 0 025l0025.00

FocIoí paro voloi macado 1.GGOO110.000. Ü0 30/D ÍC /23 O I / D i c / I O110 .000.00 110.000.00 0.ÚÜ000

Figura 10.4.4-1 Datos del Detalle de la Revaluación

Esta consulta permite verificar el m onto de la Revaluación, los datos que considera Aspel-COI para el cálculo son definidos en los parámetros de revaluación.

10.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos

i & Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Activos Fijos / Activos Fijos/ Revaluación de activos fijos

e Tipo: Interno

Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflación, la emisión de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación se modifican con el proceso de Revaluación de activos.



Aspe!¡ C e n t r e & jCkipüí'.fi&dún

R e p o r t e d e r c y a lu a c iS n d e o c t fv o s

' Datos del ictivoLlavef ie s d e IC H R AM 150-2006 m Hasla SETPML07 .a:Fecha ¿e edc|iiiíic«ónFecha inicia l 0 1 /11 /2010 m Fecha final j 3 0 /11 /2010 ......... ü

Tipo do activo i '3 Localización:

Dej>s>flanwn&í.N ingún departamento a ’ i

I D Todos Io í departamentos \ \l í ~ l 1 .-V enias ; 0 2.- PeddosO 3 -M o jíra d o i v*i

Tipo de i e vocac ión

0 Factor para valo» ra te a d o

O X o n INPC desda ú&irna re v e la c ió n Q Con INPC desde fecha adquisición

□ O r d e n a r po, Fd

Ú ... ....i.. i(¿ jA d u a fe a i % de v ida útil

T í t i /o del «aporto !RevaJüación de aclivos

531 /12 /2010 mi 1.00 m

» Acepta; ]| Cancelar Ai¿uda

Figura 10.4.5-1 Reporte de revaluacíón de activos

Sus Campos:

Opciones

Clave del activo Rango de claves de activos que a revaluar.

Fecha de adqu./oper. Indica los activos que por su fecha de adquisición serán revaluados.

T ip o de activo Sólo se revaíúan los activos deí tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

; Localización Localización de los activos a revaluar. Él uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

j Departam ento Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

¡ O rdenar por

En esta opción se puede elegir entre 3 criterios de ordenamiento:• Por tipo y localización.• Por localización y tipo.• Por mes y año de adquisición.

5

i Tip o de revaluación

Se debe elegir una de las siguientes opciones:• Factor para valor del mercado.• Con INPC desde última revaluación.• Con INPC desde la fecha de adquisición.

Fecha de i revaluación

Fecha para la que se desea la revaluación.

Factor de 1 revaluación

Sólo si se eligió el Tipo de revaluación “Con factor de mercado" se debe anotar el Factor de revaluación.

: Actualizar el % de ¡ vida útil

Indica al sistema la forma en la que se calculará el porcentaje de vida útil, si no se marca la casilla en el reporte aparecerá el porcentaje que se encuentra en el Catálogo de activos. Si se marca, el sistema lo actualizará a partir de los meses transcurridos en el ejercicio fiscal.

¡ T itu lo del reporte El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.



11. REPORTES

11.1 Adm inistrador de Reportes

I S ' Ruta de Acceso:• Reportes / Administrador de reportes

El Administrador de Reportes, es un módulo que permite organizar por medio de grupos los reportes personalizados, los cuales, dependen de un archivo para su emisión. Estos archivos, se copian de forma predeterminada en el directorio de Datos, que se crea al instalar Aspel-COI 6.0 y se distinguen por tener las extensiones FTO y QR2.

• Formatos de tipo F TO : Este tipo de reportes utiliza un conjunto de comandos, campos y operadores definidos internamente en Aspel-COI. También es posible definir fórmulas y expresiones dentro de dicho formato. Se recomienda tener conocimientos de programación para el manejo de este tipo de formatos.

• De tip o Q uick Report (Q R 2 ): Este tipo de reportes, tienen una gran flexibilidad y mayores alcances en la edición y personalización de los datos. Una de las características principales es la generación de consultas en lenguaje SQL que permiten la obtención de información de las diferentes tablas que componen la base de datos, por lo que se recomienda el conocimiento de este tipo de sentencias.

Panel de grupos de reportes

A d m íni'sfa sde r tf e reportes:-

Ruta donde se encuentra almacenado el archivo

íie ifs

i \ét •> :,/ .jas-

; ■ ; ;ir.:

‘ ¿ Y: 'T ítu lo

BALANCE GENERAL 5 l e n t a s d epartam ento BAÍAN C E G ñ A L EN MO NE DA EXT RAHJ ERA W. Pólizas

S Rybio?i iI I E S T A D O d e r e s u l t a d o s E N m o n e d a

E S Ü A D D D E R E S U L T A D O S P O R l ix T U R A L E Z ^ D F C U E N

Ü & R d M A Y d R ..................................................

T o rm a to A r c h iv o S o lo le c t iM ' f l f l f f í f M m E M m m m m .

FTO B G R A L VFTO 9 G R A IM O V /FTO E D O R E WFTO ED O R EM O WFTO E D O R E W .N A TFTO M AYO R W

R ula dei a id iivo aclual. C :\ P R 0 G R A M B L E S S C O M M O N F lLES \A SP ELS S¡sl«nasAcíiw l\C O l6.00\D alos1 V

Figura 11.1-1 Vista del Administrador de Reportes

Para ver la presentación preliminar del reporte, se debe dar doble clic sobre el nombre del reporte, en ese m omento se desplegará el filtro correspondiente para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el reporte.

Esta ventana incluye una barra de herramientas, la cual contiene opciones y comandos que permitirán realizar los cambios necesarios en los reportes, dichos iconos se mencionan a continuación.

Icono Función

Al dar activar este botón, se mostrarán 2 opciones:• N uevo reporte Q R2: Esta opción permite al usuario crear un reporte

i -Reporte

desde cero o vacío de tipo QR2.• N uevo reporte F T O : Permite crear un reporte nuevo de tipo FTO.

Nuevo i 1) Es importante tom ar en cuenta que no se podrá agregar un reporte que haya ¡ sido creado desde otro grupo ya que éste se relaciona m uy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado.



Permite agregar un reporte sencillo por medio del asistente.

Asistente de Reportes

Agregar

Permite agregar un archivo de reporte al listado previamente generado.

i rr.íñ!__ .'.I

Editar reporte

Para realizar cambios, se debe seleccionar el reporte y activar este comando para abrir el editor y poder modificar dicho reporte.

Elim inar

Esta opción se utiliza para eliminar de forma permanente el reporte, tanto el registro de la lista como el archivo del directorio.

Se utiliza para mostrar una vista previa del reporte seleccionado.

Presentación Prelim inar

Envía el reporte directamente a la impresora predeterminada.

Im prim ir

Preparar Inform ación para Internet

Publicar inform ación en Internet

Prepara el reporte para su envío y/o publicación en Aspel-INFOW EB, dicho reporte podrá ser enviado en formato PDF o HTML.

Publica el reporte previamente preparado en Aspel-INFOW EB.

Lista de com andos y fórm ulas

Permite consultar la lista de Comandos y fórmulas del editor para reportes de tipo FTO.

:j\ 7j-I '" " - - .

Enviar reporte por e - m ail

Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por correo electrónico. Al seleccionar este botón, primero se desplegará un Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, posteriormente se generará el archivo en formato PDF con la información del reporte y por último, dicho reporte se adjunta como un archivo en la aplicación de correo predeterminado de la PC..

En este tema sólo se menciona de forma general la forma de modificar reportes, para un manejo mas profundo de los mismos, se recomienda tom ar el curso "Editores".



11.2 Asistente de Reportes

ÉZ7 Ruta de Acceso:

• Reportes / Administrador de reportes y el ¡cono 1 - /

Se cuenta con un asistente para la elaboración de nuevos reportes QR2, el cual ayudará a que el usuario genere sus propios reportes de forma rápida y sencilla. El asistente consta de 3 pasos los cuales se describen a continuación:

a) Opciones Generales del reporte: En este primer paso se debe definir a que Grupo pertenecerá el reporte, los cuales pueden ser: Cuentas, Cuentas departamentales, Activos, Rubros o Pólizas. De acuerdo al Grupo seleccionado, será el Tipo de reporte que se genere.

Figura 11.2-1 Pasol. Opciones generales del reporte

b) Selección de partes del reporte a ser creadas: Aquí se especifica el diseño general del reporte, los datos que lo conformarán, la orientación de la hoja (vertical u horizontal), así como si se requieren líneas de división en los datos.

P o r f a v o i , s e l e c c i o n a lo s p a it e s d e ! í e p o i t e a s e » o te a d a s

' ] V e rtica l

!✓ Horizontales

i v Verticales

P ’ BordesT T U L O

C o w : « p f c i r s s> C c n c e t íf ó •??>'>■ ÜÁ W C ó n c i-K ít n S 3

[Cf] E n ca b e z a d o de página

[ 3 I d u l o

Datos

0

(“ l

B S HTITULO

L . . J

H

>• C o m : í . í « i\Xi. "iS >• ;?f»

0 S j ¡ m « EJ>• ir s U:<" i . A5» « (■ ! f . *.'* <Mx « ( »> '/ W i i 'q i t ó >•<> „*./«> C « ’.l-t X I.. s »

l ? l P ie d e páginay

' .i M w w v / H K t »•» j*íi V» A j;:> *:<■> ‘i*

p j jC o n salto de pá a ins m m m m

Siguiente Aüuda

Figura 11.2-2 Paso2. Selección de las partes que conformarán el reporteNotas del asistente:


c) Finalizar: En esta ventana se cuenta con el botón V is ta p re lim ina rJ con el cual se puede visualizar. — w « i w l w i i -----------------------------------------------------------w i i t L l u q i p u c u c v n u a u i a i

cómo quedará el reporte diseñado. En caso de requerir hacer algún cambio, se de podrá dar clic en el

botón — — enor— J para hacer las modificaciones necesarias. Al dar clic en el botón I 5deberá indicar el nombre con el que se guardará el reporte, terminando así con el asistente.

Finaliza rse

Figura 11.2-3 Paso3. Vista previa y Finalizar el asistente

H Práctica 13: Creación de reporte desde el asistente

• Ingresar al asistente de reportes• Crear un reporte en el grupo de Cuentas• Modifica los datos del encabezado colocando el nombre del asistente• En los datos, seleccionar todos los campos y que los muestre de forma Centrada.• Realizar las sumas de los campos numéricos disponibles• Que muestre bordes en el reporte• Guardar el reporte con el nombre de "Mi Reporte.qr2"• Emitir el reporte y observar el resultado

11.3 Edición de Reportes de tipo QR2

Ruta de Acceso:

• Desde el Administrador de reportes, seleccionar el archivo y dar clic en el icono : ■ .

Al editar un reporte de tipo QR2, se abrirá una ventana en la cual se mostrará el diseño del reporte y se podrán realizar los cambios necesarios como agregar etiquetas, alinear información, realizar operaciones y Query's entre otros.



Herramientas de edición

Ü CÁMtOOKAM FUES-COMMOH H LK V iS M ÍtíS ^ tfm a !A -.p s fiC O íS íO -.B i'o s iiR .pd .Ie C u t.- .U s .q .J ; " S 3 ¡ ' S M S IArchivo Edición Ver Reporte Ayuda

* r¡ Herramientas I de form ato

a i ía ja >4„ üs

J P O n / -a o El W//.WM///J/AV.V. S/J/S/S/SM

CWIO■■p:

A

¡üj*r'

»%~ítf

...4$í.

A S P E L

:í.,C A T A L O G O D E C U E N T A S

bewJe cuen ta 7 £uen!«a_De$d^ M on e d a f ^ lo n e d a f ja tu ro le z a { ^ e p o r tL a b e f ft ju s le l A ju s te

'C »enta_H asra ; fe e p o n L a t k u b io ? Jíu íh o p e p a rta m e n to ^ jp e jito ja ld o s tSoldos

^Cuenta¡descripción 'Total cargos MM ”* Yotal abonos MU

......................... •**...............:¿>escíipci¿fi <** ¡3 caería Tvíñl cíe ca.-jcs [ Tciaideñtsr

| ls u á r ía Usuario que lo genera | Fecho y hora? £echa en quedara e r que se genera

r a S t e r a '•Ti DATOS DEL REPORTE

:■ Ú-waiio q -k k) gener ! : Fecha en que s e g e r j : : H «a en que se ger* ~

é-CATÁLOGO DE CUENT,• Cuerna

; • Descapoto de la c u " " i- Tipo do cuenta

Trtalttecj s . rc f al de obdbo;

Lista de tabtas y campos disponibles

Figura 11.3-1 Edición y elementos del reporte

11.4 Edición de Reportes de tipo F TO

l & Ruta de Acceso:

• Desde el Administrador de reportes, seleccionar el archivo y dar clic en el icono ^ .

Al editar un reporte de tipo FTO , se abre el Bloc de Notas y mostrará los comandos e instrucciones necesarias para la impresión del reporte.

Archivo Edicon Feimato Ver Ayuda¡lOlll------------------------------------------------------------- VC o n - - - A S P E LC O l l l --------C o íii — F o r m a t o p a r a l a I m p r e s i ó n d e l a B a l a n z a G e n e r a l ¡Cotii — —j C o m 6 G R A L W .F T O M a r z o 1 9 9 9 —I c o r n ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

iConi S o l i c i t a f e c h a p a r a r e p o r t e . . . » >D a t o < 1 > , 9 , " F e c h a d e l r e p o r t e : (D D Wmni A A ) "

jCom P a r a e n v i a r d i r e c t a m e n t e e l r e p o r t e a l a I m p r e s o r a P a n t a l l a

Co ra < < < . . . D e f i n i c i ó n d e E n c a b e z a d o s . . . > > >D e f i n e E n c a b e z a d o s

M a s c a r a " # # # "S a l t a 2F o n " A r i a l " , 1 1E s c r i b e 1 , " D i r e c c i ó n : " , 1 0 , < 2 1 > \ \ E s c r i b e D i r e c c i ó n d e l a enifE s c r i b e 5 3 , " P .e g . f e d . : " , 6 1 , < 2 B > \ \ P o b l a c i ó n d e l a e m p r e s aE s c r i b e 1 , " P o b l a c i ó n : " , 1 0 , < 2 2 > \ \ P . . F . C . d e l a e m p r e s aE s c r i b e 5 3 , " C é d u l a : " , 6 1 , < 2 4 > \ \ C é d u l a d e e m p a d r o n a m i e n t oS a l t a 2A s i g n a < 9 1 > , < 9 1 > + 1 \ \ c o n t a d o r d e l n u m e r o d e p a g i n aE s c r i b e 6 9 , " P á g i n a " , 7 6 , < 9 1 > \ \ E s c r i b e e l n u m e r o d e p a g i n a v

< ■■■ ■■■< ■ ; > \

Figura 11.4-1 Ejemplo del contenido de un form ato de tipo F TO

A continuación se mencionan los elementos que conforman a este tipo de reportes.



11.4.1 Cam pos del editor

Ruta de acceso:• Archivos /Editor de formatos / Lista de campos del editor

Cada uno de los campos disponibles en el editor hacen referencia a un dato específico del sistema, por ejemplo: tipo de cuenta (si es acumulativa o de detalle), m onto del Debe y Haber de una cuenta, número de cuenta, tipo de póliza, saldo inicial de la cuenta, fecha de adquisición del activo, etc. Estos campos se pueden incluir en cualquiera de los reportes fto según se requiera. Cada campo se identifica con un número escrito entre signos de o , como se observa en la siguiente figura:

" l is ta d e « i in p t is d e le d jto r irB iíjriI M i s ¿ M & b É t í ; :: & !? «1 £

<001 > al <019> Campos libres alfanuméricos Variable M.[ <020> Nom bre de la em presa 60

<021 > Dirección de la em presa 30<022> Población 30<023> R.F.C. de la empresa 15<024> Cédula de Empadronamiento 15<025> Fecha de Trabajo (MMAA) 6<026> Número de cuenta Variable ?<027> Descripción de la cuenta 40<028> Tipo (Detalle = 1, Acum. = 0) t<029> Nivel (del 1 al 9) 1<030> Presupuesto mensual Según mascara<031 > Presupuesto anual Según mascara<032> Presupuesto acumulado Según mascara<033> Saldo inicial Según mascara<034> Debe Según mascara<035> Haber Según mascara<036> Saldo Final Según mascara<037> (- Saldo Inicial) Según mascara<038> (- Debe) Según mascara

I <039> (- Haber) Seaún mascara

Figura 11.4 1 -1 Lista de campos del editor

Cada campo que se encuentra en la lista tiene una longitud específica (cantidad de caracteres que puede incluir), la cual se debe considerar para que en el reporte el valor de cada campo no se imprima fuera del margen de la hoja y se incluya la mayor cantidad posible de información.

Cada módulo del programa cuenta con su propia lista de campos, dentro de los cuales existe un rango de campos libres de tipo numéricos y alfanuméricos.

11.4.2 Fórmulas del editor

& Ruta de acceso:• Archivos / Editor de Formatos / Lista de comandos del editor

En este apartado se podrán consultar todas las fórmulas o comandos que se utilizan en el sistema, así como la descripción de cada uno de ellos:



AJUSTA ANCHO.CARACTER ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS CONTROL DATO DEFINE DISCOENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZAOOS FIN________________

AJUSTA 50 AN C H O ..CARACTER 10 ASIGNA <100>, f100-001 F| + <43> /12 BRINCACARACTERES 60 CENTRA 80. <27>COMENTARIOS - ESTE ES NUESTRO BALANCE - CONTROL "014“DATO <10>, "CUENTA INICIAL DEFINED IS C O "R E S U L T .R E P "ENCABEZADOSESCRIBE 5, "DESCRIPCION*, 15, «27> FENCABEZADOSFIN__________________________________

Figura 11.4.2-1 Lista de comandos del editor

Hay que considerar to siguiente dentro del uso de los comandos:• Un campo o una variable específica deberá ir entre signos de < y >, por ejemplo: <049>.• Los textos que es necesario que se impriman deberán de ir entre comillas, por ejemplo: "Reporte Final".• El número de columna o longitud de un comando se indica únicamente con un número.• Los comandos de impresión se escribirán indistintamente con mayúsculas o minúsculas.

B Práctica 14: Modificando un form ato.

Se requiere obtener el Balance General de forma detallada, es decir, que incluya cuentas tanto del segundo como tercer nivel, para ello, se iniciará con el siguiente procedimiento:

a) Ingresar a Aspel-COI al periodo de Enero 2010.

b) Activar el menú Reportes / Balance General / Moneda Contable y dar clic en el botón "Editar”.

c) Localizar las líneas asignadas para imprimir el Activo Circulante como se muestra a continuación.

Wlnicia [<46>, < 4 7>] \\ Inicia ciclo de cuentas Inicia SR AN[1]

Si <29> = 1 \\ Si la cuenta es de prim er nivel Si <96> = 0

Asigna <96>, 1Escribe 5, "A C TIV O C IR C U LA N TE Salta 2

SifinEscribe 5, < 2 7>, 80, <36> \\ Escribe la descripción Asigna <92>, <92> + <36> \\ Acum ula los totales

SifinTerm ina

d) Agregar las siguientes instrucciones entre los comandos SIFIN y TERMINA.



Í M s p e l, Cmtm ík iCapjutedón

Inicia SR AN [1]Si < 2 9> = 1 \\ Si la cuenta es de prim er nivel

Si < 9 6> = OAsigna <96>, 1Escribe 5, "A C T IV O C IR C U LA N TE Salta 2

SIFINEscribe 5, <27>, 80, <36> \\ Escribe la descripción de la cuenta y su saldo final Asigna <92>, <92> + <36> \\ Acum ula los totales para el activo circulante

SIFIN

SI <029> = 2 \\ Si la cuenta es de segundo nivel Escribe 8, <27>, 80, < 3 6> \\ Escribe...

Asigna <92>, <92> + < 3 6> \\ Acum ula...SIFINSI < 0 29> = 3 \\ Si la cuenta es de tercer nivel

Escribe 10, <27>, 80, <36> \\ Escribe...Asigna <92>, < 9 2> + <36> \\ Acum ula..

SIFIN JTerm ina

e) Guardar el reporte con el nombre de Bgralwl.fto en la carpeta CursoC2COI y mostrar la vista preliminar del reporte.

B A L A N C E G E N E R A L A L 31/01/10.

A C T I V O

ACTIS/IO C IR C U LA N TE :

C A JA 4.380.70Caja Chica 2.000.00Caja Chica M .E . 2 .380.70

| BANCOS 8.438.056.76M íneda Nacional 3 .942.370.79

Banamex 741107-1 Suc 201 2.946.301.58Banoom er 1257919069 998,069.23

Moneda Extranjera 2.495.685.97C ity Bank 1,580,298.34Banco M jnd ia l 915,387.03

CLIENTES 387,560.37Mayoreo 382,774.87

M ateriales Industria les S .A d e C.V. 197,819.29G njas y Maniobras Madrid S .A 3,074.23R efacc ionaria de Oriente S .A de C .V 18.923.75M sga Constructoras S .A 0.00Maderería Española S .A de C.V. 48.269.98M che lle Machuca López 3.325.84lib e r to Gringas Castro 0.00A rqu itectos A sociados S.C . 0.00Materiales W a S .A de C .V . 58,416.97D iego Cuevas R ive ra 4,938.75fofecánica Profesiona l S A de C .V 2,704.68Transportes P ac ifico -S u r S .A de C.V. 25.301.40S istem as Bnpnesaria les Omega S .A 0.00Papelera Escolar PaperSoft S .A 0.00

Menudeo 24.785.50M 0S TR Aspel-SAE 24.785.50

Figura 11.4.2-2 Ejemplo del resultado de la vista preliminar del reporte

f) Realizar las modificaciones para que el resto de los rubros se muestren de la misma forma.

g) ¿Qué modificaciones realizaste para que se cumpliera el punto anterior?___________________



12. ACTUALIZACIÓN EN LÍNEA

En Aspel, el término Actualización contiene dos vertientes:

• Actualización a una versión superior, por ejemplo, de Aspel-COI 5.7 a Aspel-COI 6.0. Dicha actualización implica un costo de acuerdo a las políticas comerciales vigentes.

• Actualización en Línea (Aspel-AL), cuya finalidad es mantener a los sistemas Aspel de versiones vigentes en condiciones adecuadas de trabajo, permitiendo descargar de Internet de una forma segura y automática, una serie de archivos que permiten al sistema trabajar de forma óptima.

12.1 Generalidades

12.2 Servicio de actualización por Aspel-AL

É 3 ' Ruta de acceso:• Ayuda / Servicio de actualización en línea.

El servicio de actualización en línea (Aspel-AL) es una herramienta que asegurará estar trabajando con las últimas mejoras de cada versión de los sistemas Aspel. Esta modalidad de actualización está disponible únicamente para las versiones vigentes de los sistemas de la línea.

A s p e i - A c tú a íis 'ó c íó rV e n Ú h W - m

-'-r &siéír | m %i S is t e m a :

f - ' Sistema d» iConta bilí é ü .á ¡V e r s ió n : htf&grzl

A sp e J-C O I 6 .0 0 Sistem a d e Contabilidad Integral

V e istón Original

V ie rn e s . 1 0 d e Diciem bre d e 2 0 1 0

I U b i c a c i ó n : C:\Prograrf» File sVAsp e lS Asp é lCO I 6 .0 \

w w w .a c o e l.c o m mx/coi %

0

s te in a : A s p e l-F T E I.O O A s p e l-F a c tu re ^

Versión Original ¿

' V e r s i ó n : Miércoles, 02 d e M a rzo d e 2011

U b i c a c i ó n : C:\U sers\R IC\A sp e l-Fctciu re 1.0\

w w w . aspel. com . mx/lac(*.»e

S is t e m a :

í l l f t o i f n i ' M X r t l t ozumo* m-ipi m*i ¡«*

A sp e l-sa e 4 .6 0 Sistem a Adm inistrativo Empresarial

Reinstalable N o . 4

M a rte s , 2 2 d e Febrero d e 2011

U b i c a c i ó n : CrSProgrern FilesSAspelSAspel - S A E 4 .6 \

w w w .a so e i.co m m s/sae

V e r s i ó n :

aspeLcorn

Figura 12.2-1 Actualización en Línea Aspel.

La figura 12.2-1 muestra el panel que permite descargar las actualizaciones para el sistema que se haya elegido, cuya forma de uso se explica a continuación.

j" "

Para realizar el proceso de actualización se debe elegir el producto y oprimir el botón (buscar

actualizaciones) o pulsar íüJ o dando doble clic sobre el producto seleccionado.



http://www.acoel.com

http://www.asoei.com

En ese m om ento Aspel-Al comenzará a buscar en el servidor de descarga de Aspel las actualizaciones disponibles para el sistema indicado., en caso de encontrar alguna actualización disponible el sistema lo notificará mandando el siguiente mensaje:

*spef Actualización en Linea ; ' ' U

Hay une actualización disponible para CAJA ¿Desea actualizarse en este momento?

'JfMütAlwjtrtr/.rfirureMfutjy s .... ....1 ■ . I Sj -ÜO jym\vxKrMy.vmv.Wí.'MÍM>tÍI t:.':.':.:.':.'..'..'..

Figura 12.2-2 Información sobre una actualización d ispon ible .

<j i Es importante mencionar que Aspel-Al está preparado para actualizarse a sí mismo, esto es, si existe una mejora para esta aplicación, se realizará su actualización, asegurando así una operación óptima.

Si durante el proceso de actualización se elige la opción Cancelar, al ejecutar nuevamente Aspel-Al enviará un mensaje, el cual indicará que se tiene una actualización pendiente por concluir, como lo muestra el siguiente mensaje:

. . . S e encontraron archivos que indican que unaí“" ’fj actualización lúe suspendida o interrumpida.

¿ D e s e a le a n u d a r la a c t u a l i z a c ió n ?

Si No

B Conservar los archivos para leanudai la próxima vez

Figura 12.2-3 Reanudación de una actualización interrumpida.

Al seleccionar , se inicia continua y concluye con el proceso de actualización.

Una vez que el proceso de actualización ha concluido se puede verificar la actualización del sistema consultando los datos del "Reinstalable No." y "Fecha de versión" que aparecen en la ventana de Aspel-Al (figura 12.2-1), ya que después de la sustitución y actualización de archivos estos datos se actualizan.

Dado que una de las funcionalidades de Aspel-Al es estar monitoreando la existencia de actualizaciones para los sistemas, si en el equipo donde se instaló Aspel-COI se cuenta con una conexión activa a Internet, de forma automática al acceder al sistema, mediante una pantalla emergente se enviará el aviso de que se encuentra una actualización disponible, como lo muestra la siguiente figura:

Hay una nueva actualización

para s u sistem a A spe l-¿Q u é d e se a hace r?

@ 1 Actualizar ahora

.¿i; Recordar mañana

"<Q Programar la tarea de actualización

É j i No volver a mostrar este mensaje

Figura 12.2-4 Mensaje emergente indicador de que existe una actualización para el sistema.



Este mensaje, permite actualizar el sistema de acuerdo a las opciones siguientes.

Opción

! @ Actualizar ahoraAl dar clic en este botón, el sistema abre la ventana de Actualización en línea e iniciará con la descarga y actualización del sistema.

]} r. Recordar mañana Con esta opción, se volverá a mostrar el aviso hasta el día siguiente.

Í Q Programar la tarea de actualizaciónSe podrá programar la actualización para que esta se ejecute por un tiempo predeterminado a través de un asistente.

^ No volver a mostrar este mensajeSi no se desea que el mensaje se muestre, al activar esta opción se oculta de manera definitiva el mensaje.

Bajo esta forma de actualización Aspel de México S. A. de C. V. mantendrá a los usuarios informados de las últimas actualizaciones o mejoras disponibles para los sistemas.

12.3 Servicio de actualización por medio de instalador

En algunas ocasiones la configuración de la red o las políticas de seguridad de la misma impiden que se puedan descargar los archivos de actualización ya que Aspel-Al se conecta a un sitio FTP para realizar la descarga, por ello se pone a disposición de los usuarios un centro de descarga, en donde se podrán encontrar los reinstalables más recientes de todos los sistemas. Para poder obtener el instalador de la versión más actual se debe acceder a la dirección www.aspel.com/descarga. seleccionar el sistema y el reinstalable requerido.

Centro de DescargaOe'scary.i {¡¿ira e l S iste m a de C u ntobifcijd to te a ra ! A s j ís í •!.'££

j Opción para } j descargar el I I instalador I

Figura 12.3-1 Centro de descarga en aspel.com.

Al finalizar la descarga se debe ejecutar el instalador, mostrando una ventana con las opciones de "Reparar” o “Eliminar”, debiendo seleccionar la opción de Reparar.


Fecha de publicación, sistema y reinstalable

i - Í T -n -*>.•■> tí> >%f iv .i : : w m m mFecha

i0-D ¿-20i0

Concepto

Instalación de Aspsí-CGI 6 .0 poi 20 días

Tie m p o Estim ado

IQQ - í2 0 n v ’s . -*

D e sca rga r

é

Fecha

iO-Dc-rsoio

Concepto

Aspei-COl 6.0 e r- Aentc

Tie m p o Estim ado

IDO - 120 íWW.’4

D e sca rga r

é

Fecha Concepto Tie m p o Estim ado Descargar

i0-0íC-2010

C<5-feb-2D10

Aspel-COI c.Q - (rS . ? M8>

Aspeí-COI 5.7Re¡ratelahS¡r 2 - ;S2.3 MB)

- 120 ífms. 4

100 - 12ú ír-ins.*

©


http://www.aspel.com/descarga

M a n te n im ie n to d e l p io g ia m a

R e pgrar o eliminar e! programB.

R epa ra r e n e re s e n ú s istem a. E sta o p d c n restau ra a rch ivos dañados o que fe ite o . accesos d irectos y l i r a d a s dej re g ls t'o ,

■ 0 E lim in a r

sá2-Cí¥.. -y -a. A t a s . J | l S igu ie n t e > -j | ¡ C a n t e r ; J

Figura 12.3-2 Actualizando el sistema con la opción Reparar.

■9 Si el sistema se encuentra instalado en una red, T O D O S LOS EQUIPOS DEBERÁN TENER LA MÍSMA VERSIÓN DE REINSTALABLE, ya que de lo contrario se presentarán anomalías en el funcionamiento del sistema.

H Práctica 15: Actualización del sistema

Si se cuenta con conexión a Internet, verificar que Aspel-COI 6.0 se encuentre actualizado al último reinstalare disponible.



13. MANEJO EN MICROSOFT SQL-SERVER 2008®

13.1 Definición

Microsoft SQL Server es un SMDB el cual brinda características que permiten crear y administrar las bases de datos de diversas aplicaciones entre las cuales encontramos los sistemas Aspel, además brinda la posibilidad de interactuar con el administrador corporativo de SQL. Esto permitirá establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos, instrucciones Transact-SQL multilingüe y otras características que permitirán explotar la información de los sistemas al máximo.

Antes de realizar la exportación de la base de datos a MS-SQL® se debe contar con los siguientes requisitos:• Contar con licencias suficientes de Microsoft SQL Server 2005 ó 2008.• Tener instalado SQL-Server en alguna plataforma de Microsoft Windows® que soporte los Servicios.• Definir en Windows® y MS-SQL® los perfiles de usuarios necesarios, los cuales accederán a la base de

datos desde las terminales.

13.2 Paso 1: Creando usuario y contenedor en M icrosoft SQ L Server®

a) En el servidor ingresar a SQL Management Studio.b) Al iniciar el programa, se mostrará una ventana donde solicita el nombre del servidor, el usuario y la

contraseña, los cuales se indican de acuerdo a lo que se tenga definido.c) Se deberá definir primero el Usuario para acceder a la base de Datos, esto es dentro de la carpeta

Seguridad / Inicio de sesión / Clic derecho / Nuevo inicio de sesión.

u f a 1 iArch ivo Editar Ver Herram ientas Ventana C o m u nid a d Ayuda

S *»«» «>«**» . % , i w ., ASeilbjaoi . ' . V x :

C o n - n j r - £ , i , ¿

¿ ÍÜWÜÍÍAÍrcSQLs«<VM ÜÁGUH* * , .

: $tifCl fllfltffiiMllií :"d Bases de datos & Be-es de datos del s istema

:J¿ Instantánea:; de baset de dalos Ui ReportSer.e?■i’. ReportScrv ctTempDB

Seguridad

¡ i i Puncic-nes del se;!?.: Credenciales:T.- C ji Proveedores d e i <£ C j Aud itcna»& íjj Especificaciones

; O b je te :-de servidor;

1 1 1 i

N u t/ o inicio de cesión,.,

filtro

In ic iar P oweiShell

inform es

Actualizar

. . 5 Sí ■ I iyy:yy.:.'-yyyyg B i

m fé § ® r ■ 4 ' J

í Wf 11 i Í 1 f

* { ■; "yyyyt --y".4 t i 1 ?f

--y^m yyTJ í P Í ! f e j

M^yy:-:.:'-■-y ••

W ÉÍM :¿ M cM ü'yy:Figura 13.2-1 Agregando un nuevo inicio de sesión

d) En la ventana que se muestra a continuación, se deberá definir lo siguiente:I. En la sección "General":

• Nombre del Usuario.• Autenticación de SQL Server y definir contraseña.• Desactivar la opción "El usuario debe cambiar la contraseña".

II. En la sección "Funciones del Servidor”, activar:• dbcreator.• public.

III. Aceptar los cambios.



Sñi&'sziííjisr jxígtna^ ‘Genera!; . í f Funciones d d swvssgí

i- " 4 A sgraaorj de usuanos ■J& Elamertos q jc pueden p r ie s a jíír* Esíaíc

N’<xnb;c ce ¡riojo de aescn

O ¿i&tr&Gsoóc, cte Windows

. & A jte r tio a q d rjd e SQj. Serv±r

C&iügsesÍB.

C-d innar ccn ifaseía:

U S¡ i& g r& s iir - «

: ..........

I Servidor.Rtem/fí

\ZÍ;£<¿£&!& 'ú&W W¡. E ó g ii c irs - r lrv a s d í r c o n l fs s c r ic .

W.\ E^gtr expiradcií de co^ruseía

E l E úsúáno d»be cambiar !a eopüssans en el ¡&uleírtftJrfcfó do sesión . Asignado a te d ije a d o

• ¿signado a clave asíi«í<v:a

0 Astcnar a cre<>sr«sd

Credenciales asertadas

i Ccwíov RAG U I L / . R t í sueno

•.$/ V s rg -^g a ftif^ & d ftca»sxfefo

B s íe ite ds£cs ttfcceíofnunaia

.Idíowa pradasfiréricdo:

r _ - ' ; . . . . 11 -(■

j •

i ; |

i mesier •, • : . -r j

j ^pi,Bdet«pTOTadq^. : . . - , ■ . - ■ T ,|

:! : Aceptar 0 j: ? C ^ c e ¡ar. J*í.tA9>#/MwwiVwAí

Figura 13.2-2 Agregando un usuario para acceder a la BD

e) El siguiente paso es crear la Base de Datos, para ello hay que seleccionar del panel izquierdo de la ventana la opción Base de Datos / Clic derecho / Nueva base de datos.

;M w osqft SQL: S e r í t r M a n á g ^ s n $ í i } H

A rc h iv e Editar Ver Herram ientas Ventana C om un idad A yuda

•.UlWa consulta £j ¡£ i l S 0¿ £í >3 .i Í ¡SÍ *

C onecta r '- I ' $ / ^ i r T ¿ J j $ £

i.-J Í Ü RÁGU1LAR (SQL Se.'veríO¿A6¿D - R A ó U IL '•

SwüB:Y? Bases de dp . N ueró;Jpse.dé dates,..(.{■ i¿ í in s ta u ta ne*

8! t Sí R«póitServs

ít; y j ReportSeiVj

B ÍÜ2 Seguridad

=rJ L¿j Inicios de ?

>£! Q¿j F iincicnes ?j[? ü j£ C re d a n o d >Jt: CLá P icveedcrj í;V; A ud ito rias I.[■ti :'2 í Especificaciones de a ud itoria de se

f t l tíiái O b je o s de servidor

!? « J

A d ju n ta r .. .

Restaurar base de d3to=v.

Restaurar arch ivos y g rupos d e archives,-,

fn icíar P o-//«5he ll

In fo rm es

Actualizar

Iwifiís

mxeizxxsr/eacKxmFigura 13.2-3 Creando una nueva base de datos

f) A continuación, se debe indicar el nombre de la base de datos (por ejemplo ASPEL_COI). Para poder

asignarle un propietario a la base se debe dar clic en el botón D.



i & tp xcit.vtxs!:weii pcsgcnn

...: \í¿íüA¡m&& OjenesGtupos de «chivos

Generar sssia ■»' l i j ^ v ó a

Ncmb-s de !a base de ¡datos- AS P=L_COl

prcpl=l2K5’. ij£ j3!i&

A rc h iv o s -2e !& b a s e efe e s íe s .

Jfcmbre ¡íjs cc 7¡oc de archivo Gpjoó de a x w c s TcniaSe- ir jc ia l (H8> Crecimiento auto.-KASPSL.COí C'aio*do:¿as P?.¡f»1AfiY [ 1 ~ “ ] en 1ASPEL_COí.. Resistí;- R&gpfcaJfe 1 Enun ID ^.cxaort.

C0!V=x>i-r:;RÁGUiLAñ^suado

1 / Vr«í.úfiPÍó5^«_d<L

Vm&ivim.Uito

¿5'¿^cr

Aceptar

.iWtiXM*; -T

Figura 13.2-4 Propiedades de la base de datos

g) En el panel izquierdo seleccionar “Opciones" y definir lo siguiente:• Intercalación: Latin1_General_BIN.• Modelo de Recuperación: Completa.• Aceptar los cambios.

13.3 Paso 2: Creando la conexión en Aspel-C O I 6.0

a) En Aspel-COI 6.0, ingresar a Configuración / Parámetros del sistema / Configuración de DB / botón: “Configuración avanzada de base de datos".

b) Activar el ¡cono Nuevo e indicar como nombre del Driver "DevartSQLServer" y el nombre del Alias (el usuario lo define).

N om b re de l driver

! DevartSÜLServer

N o m b re d e l a lia s

S Q L

¡¡mY.nwr.v.vMtMH/mv^” ....................... - -•>¿------------------------- <I á c e p ta r jj| C a n c e la i J . A ü u d a j

Figura 13.3-1 Creando un nuevo Alias



íCmto&iteiCapaoizáón

c) A continuación, se deben indicar los valores de HostName, DataBase, User Ñame y Password.

: J...Í « Íi:• N o m b re del.drjvar

! T o d o s .

N o m b re del ates

A T 0 S E M P R E S A Ü 1 A T 0 S P R A C T IC A _ C 1 am pios

U E B A

' C o nfig ura ció n b á s ic a : . Co nfigura ció n a v a n z a d a j:

i Prop ie da d Valor

Ig lo t iS g a ., . , . . , . . ........................ •

H o s tN a m e i raguilar

D a ta B a s e A S P E L C O I

U s e r_ N a m e : usuario

p a s s w o r d 1 2 3 4 5 6 ¿i

D r iv e iN a m e : D e v a rtS Q L S e r v e ;

Lo n g S trin g s í T íu ó

E n a b te 8 C D I T i u e

FetchA H ’ T rü e

1 j

: £ c e p f o , : j | ... C e r ra i .. J; G u a rd a r j j . O p c io n e s predeterm inadas. i ) . A ü u d a , j

Figura 13.3-2 Definiendo las propiedades el Alias.

gtofd) Se guarda la conexión utilizando el icono y se debe probar con el icono , obteniendo la

siguiente respuesta:

Aspet-coJ 6.0

¡Conexión exitosa!

¡ | : A c e p ta r 1

Figura 13.3-3 Respuesta de la conexión

jsS En caso de trabajar con estaciones de trabajo, bastará con tener instalado Microsoft SQL Server en el Servidor.

13.4 Paso 3: Inicio de operaciones en el form ato M icrosoft SQL Server®

Para realizar la migración de la Base de datos, se puede realizar de 2 formas:

a) Por m edio de una Nueva Contabilidad: Se utiliza cuando se van a crear los catálogos por primera vez, para ello se debe ingresar al Administrador de Periodos y activar el icono "Crear nuevos periodos"

y seleccionar la opción “Nueva contabilidad". Posteriormente se selecciona el nombre de la conexión creada en la configuración de Aspel-COI 6.0.



Administrador d* periodos ;

D irec to rio de trabeCrear nuevos-peno<...

E it je la o p c i ó n a d e c u a d a|í) EJERCÍGO : 2f - E J E R C IC IO 2(

C r e a r s i g u ie n t e p e r io d o . U n b a s e a lo s s a ld o s f in a le s d e

u n p e r io d o a n t e iio r . A s í s e m a n t ie n e c o n t i n u i d a d d e s a l d o s p e r i o d o a p e r io d o .

N u e v o c o n t a b i l i d a d . E s a d e c u a d o s i n o t i e n e s p e r io d o s a n t e r io r e s c r e a d o s y q u i e t e s c r e a r u n o p o r p i im e r a v e z , c o n s a ld o s e n c e r o s .

Iniciar nueva contab&tíad;

:í '?'.’ít Periodo

Ejercicio

C o n e xión S Q L

Directorio d e da lo s

Driver D e v a ilS Q L S e rv e i

A c e p ta r ¡ j C a n c e la j

Figura 13.4-1 Creando una nueva contabilidad utilizando Microsoft SQL Server

Finalmente, el sistema solicitará la información sobre la creación de los catálogos (estándar o en blanco) y creará tas tablas necesarias para trabajar.

b) Por m edio de la exportación de datos: Con este proceso, se podrá realizar la migración de la base de datos utilizada actualmente al formato de Microsoft SQL Server®, para ello se deberá ingresar al sistema y activar la opción Utilerías / Control de archivos. Posteriormente se deben seleccionar todas

las tablas y activar la el ¡cono "Exportar todas las tablas" s: . Finalmente, se debe indicar el nombre de la conexión que se va a utilizar para la exportación y realizar el proceso.

T a b lo s d is p o n ib le s

tes la b ia s ,}

Conexión de d a to : destino:

íi</\ Sobreesciibir labias existentes

■ ■

i N o m b re d e tab ia : C U É N TA S lO O liÑ o . de re g ii lrc á : 239 C A P ro g re m F ile s \C c m m c u F ile i'iíX &pe lN S iite rriB ; A ipe1\OGtó;0<

Control de archivos:

i v ' j S eleccionar todas las tablas

Figura 13.1-2 Exportando la base de datos actual a Microsoft SQL Server



Sistemas Aspel

Aspel de México es una empresa 100% mexicana y líder en el mercado de software administrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan la administración de las micro, pequeñas y medianas empresas favoreciendo la correcta toma de decisiones, simplificando sus actividades administrativas e integrándolas fácilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con más de 450,000 empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Figura 1 Interface de los sistemas Aspel

Aspel-SAE Adm inistración Empresarial• Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan

los esfuerzos de las áreas administrativas y comerciales.• Integra automáticamente a la administración los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a

través de Aspel-SAE Comercio Electrónico.• Facilita la creación, envío y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrónica).

A sp el-C O I Contabilidad Integral• Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa.• Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización

y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales.• Interactúa con hojas de cálculo enviando a Microsoft Excel® la información contable manteniéndola

actualizada automáticamente.

A s p e l-N O I N óm ina Integral• Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial: percepciones y• deducciones de los trabajadores, así como las declaraciones y aportaciones de la empresa.• Incluye las últimas disposiciones fiscales y laborales vigentes.• Envío de movimientos afilíatenos al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones

intermedias.

A s p e l-B A N C O C ontro l Bancario• Manejo de ingresos y egresos.• Conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.• Interfase en línea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectación simultánea de la administración y

contabilidad de la empresa.



Aspel-PR O D C o n tro l de Producción• Planea y controla los procesos de producción optimizando el consumo de materiales.• Integración total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en línea de existencias,• movimientos, números de serie, lotes, entre otros.• Consultas de implosión y explosión de materiales para la correcta toma de decisiones.

A sp el-C A JA Punto de Venta y Adm inistración de Com ercios• Controla y administra las ventas de mostrador e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo

a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crédito e impresoras de tickets, entre otros.

A sp e l-IN FO W E B Inform ación Empresarial• Con solo un clic, publica las consultas, estadísticas y reportes seleccionados de los sistemas Aspel en

un sitio seguro en Internet.

• La información se organiza por sitios, sistemas Aspel, carpetas y fechas, logrando clasificaciones tan sencillas o sofisticadas como se requiera.

• Proporciona control y seguridad en la información publicada, el acceso al sitio está restringido mediante claves y perfiles de usuario.

Contacta a nuestros distribuidores certificados en: aspel.com /distribuidores

Encuentra información útil y oportuna en aspel.com/base

Para asesoría técnica, foro de usuarios, preguntas frecuentes y soporte en línea visita nuestro sitio de soporte técnico: aspel.com .m x/soporte

Asistencia telefónica:México: (55) 5325-2350 Guadalajara: (33) 3123-1653 Monterrey: (81) 8352-5661

aspel.com

Aspel de México S. A. de C. V. agradece su participación en este curso...



Avanzado Coi

Documents

Transcript of Avanzado Coi