Uso y aplicación de la herramienta VISIO en una

empresa

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

Faculta de Ciencias Administrativas y

Contables

Herramientas Informáticas

Cuarto Semestre

Diana Valeria Monge Haro

Quito, 2016

ANTECEDENTES

Para este trabajo se ha seleccionado a la empresa DESKARMED S.A, cuyo

número de RUC es 1307473528001, esta empresa se dedica a la producción,

distribución y venta de insumos médicos en el distrito metropolitano de Quito, y en

varias provincias de la costa como Guayaquil y Manabí. Se encuentra ubicada en

los cipreses y santa lucia N6148 y su Gerente general es la señora Gerlinde Haro

Con la información que nos facilite la empresa procederemos a analizar los puntos

en los que podremos aplicar las herramientas informáticas ya estudiadas para

ayudar a los procesos, o corregir errores.

Actualmente la empresa no posee ningún sistema establecido para la realización

de los procesos internos, el encargado de que se cumplan las políticas y procesos

establecidos verbalmente en la empresa es el gerente general, pero debido a la

cantidad de personal, resulta dificultoso explicar la manera en que se realizan los

procesos sobre todo en el departamento de ventas de manera individua.

Debido a estos inconvenientes la empresa presenta la mayoría de sus problemas

en lo que respecta al seguimiento de políticas de procesos, por lo que

procederemos a utilizar la herramienta Visio para proveer al departamento de

ventas de un esquema fijo para los procesos que deben seguir.

FUNDAMENTOS TEORICOS

Se ha seleccionado la herramienta informática “Visio” ya que por lo anteriormente

nombrado en antecedente, la empresa no cuenta con un proceso grafico

establecido y estandarizado, el cual todos los empleados puedan seguir. Por

medio de Visio se realizara y dejara establecido un proceso para el departamento

de ventas que minimice costos, mejore los tiempos, y la calidad de la atención al

cliente, en resumen un proceso efectivo para que se lo establezca en las políticas

del departamento de ventas.

Visio simplifica y comunica información compleja con diagramas de datos

vinculados creados con unos pocos clics. Visio

facilita la creación de diagramas y permite

trabajar de forma visual, tanto si quieres capturar

rápidamente un diagrama de flujo que surgió a

raíz de una lluvia de ideas en una pizarra, asignar

una red de TI, crear un organigrama, documentar

un proceso empresarial o dibujar un plano de

planta.

Pase de texto y tablas complicadas y difíciles de comprender a diagramas de Visio

que comunican información de un vistazo. En lugar de imágenes estáticas, cree

diagramas de Visio conectados a datos que muestran información, son fáciles de

actualizar y pueden aumentar espectacularmente la productividad. Al usar esta

herramienta se podrá comprender, procesar y compartir información sobre los

sistemas, recursos y procesos organizativos de su empresa.

APLICACIÓN DEL CASO

1. Abrimos el programa y procederemos a colocar el nombre del diagrama de

flujo que realizaremos, dando click en el boton Texto que se encuentra en la

barra superior

2. Comenzamos utilizando las formas que tenemos en la parte izquierda del

programa.

Se inicia

siempre con

la forma de

ovalo, Las

figuras

tienen los

nombres al

proceso que

corresponden.

3. Para colocar las figuras en el plano se debe arrastrar la figura hasta el lugar

donde queremos colocarla. Una vez

ahí buscamos el botón de texto y colocamos en nombre del proceso, en

este caso, Inicio.

4. De esta manera continuamos graficando los procesos que deben seguir los

vendedores

para realizar

una venta.

El primer

proceso en la

empresa

Deskarmed es

la realización

de la ruta de

visita a los

clientes por parte de los vendedores.

5. La siguiente actividad es la visita a los clientes, Se determina si el cliente es

nuevo o antiguo y según esta decisión se presenta la información de la

empresa y se llena la hoja de la matriz de riesgo, se debe poner un gráfico

que especifique la salida de documentos. Si el clientes es antiguo se

presenta directamente el catálogo de productos,

6. Para pasar de una hoja a otra sin cortar el diagrama se debe poner una

indicación como un código o una letra para que se identifique donde se

corta y donde comienza de nuevo el

proceso.

7. si se realiza la venta se procede a hacer una orden de pedido, y esta se la

entrega al bodeguero, y aquí acaba el proceso.

8. Se puede añadir color o estilos a las gráficas, solo se debe ir al botón

“Design” y escoger el que se prefiera.

9. También se puede agregar imágenes, o macros según lo que se necesite,

en este caso agregamos el logo de la empresa.

De esta manera concluimos y entregamos el diagrama de flujo del

departamento de ventas, para que los vendedores se basen

estrictamente en un proceso ya estandarizado de venta.