MEKANO NOMINA

Mekano Nómina es una solución diseñada para optimizar los procesos de las personas encargadas de registrar y controlar correctamente todos los aspectos de la nómina los empleados ó funcionarios de las empresas, permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores, considerando el marco legal vigente del país.

Nuestro software le permite contar con todos los registros de sus empleados, fechas de ingreso como de retiro, los pagos y toda la relación laboral que la empresa ha tenido con cada uno de sus empleados; características que apoyan la administración de la contabilidad.

Movimiento Nómina

Instructivo

VIDEOS EN: www.vimeo.com/apolosoft

ENCABEZADO DE NÓMINA

Para iniciar el proceso del cálculo de la nómina se debe definir el periodo que se va a calcular, es decir que quincena ó que mes de nómina se va a procesar. Es requisito antes de ingresar novedades o turnos de producción que se tenga parametrizada esta información con el fin de asociar todo lo digitado en una prenómina a la nómina que se va a calcular.

Para insertar el encabezado de la nómina se debe ingresar por el módulo de Nómina, la opción Nóminas, para ingresar los datos necesarios al crear una nómina debe tener en cuenta algunos de los siguientes aspectos:

Al seleccionar un campo Fecha, Desde y Hasta puede hacer uso del calendario que trae el sistema activando este mismo con la opción [F4] y ubicando la fecha correspondiente.

Al seleccionar un Escenario Niifs el sistema tiene como objetivo calcular valores previamente configurados para ser contabilizados bajo los estándares internacionales de contabilidad.

El campo Acumulado se debe activar cuando se va a calcular, primas, cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones y liquidaciones definitivas donde se necesita traer el valor devengado en cada mes por el tiempo asignado en el rango.

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Imagen 1.1 Calendario

Sección 1

Insertar el Encabezado de la Nómina

Las Liquidaciones de la nómina se pueden configurar de acuerdo a cada necesidad, quincenal que es una liquidación 01 ó mensual, también existen otras para el cálculo de la prima, cesantías, intereses a la cesantías y vacaciones, entre otras. Como están previamente creadas se puede realizar la búsqueda utilizando el porcentaje [%] y [Enter] para traer todas las liquidaciones configuradas.

Los campos que solicitan para crear el encabezado de una nómina son los siguientes:

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Nombre Descripción

Código Campo automático que identifica la nómina que se va a calcular.

Nombre Nombre o descripción clara de la nómina que se va a insertar.

Número Interno

Campo para otro código que identifica a la nómina

Fecha En este campo se selecciona la Fecha en que se calculará los valores y quedarán contabilizados.

Escenario NiiF

Seleccione el escenario de las Normas Internacionales.

Liquidación En este campo se asigna el tipo de liquidación que se va a calcular

Desde El inicio del periodo que se va a calcular. Utilice la tecla F4 para abrir el calendario y seleccionar.

Hasta El final del periodo que se va a calcular. Utilice la tecla F4 para abrir el calendario y seleccionar.

AcumuladosEste campo sólo se activa para aquellos cálculos donde es necesario traer el valor calculado de un concepto por varios periodos.

Procesado Se activa automáticamente al procesar la nómina

Contabilizado Se activa automáticamente al contabilizar la nómina

Imagen 1.2 Búsqueda Liquidaciones

PRE-NÓMINAS

Una vez insertado el encabezado de la nómina que se va a procesar se ingresa en el módulo de Nómina la opción Prenominas, mediante esta opción se puede insertar las diferentes novedades o turnos laborados en la organización con el fin de asociarlos a un cálculo de una nómina.

Ingrese a la opción Prenominas por el módulo de nomina para luego insertar los siguientes campos:

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Nombre Descripción

CódigoCampo auto-configurable donde se identifica el código de la pre nómina a configurar y el sistema lo adiciona automáticamente.

Descripción Nombre o descripción clara de la pre nómina que se va a insertar.

Nómina Campo para seleccionar la nómina previamente creada y sin procesar.

Turno Campo para seleccionar el Turno al que se le van a insertar las novedades de producción.

Imagen 1.4 Prenominas

Imagen 1.3 Información de la Prenomina

Sección 2

Insertar una Prenominas

Para seleccionar los campos de nómina y turno utilice la tecla [F4] para abrir el campo selector.

Recuerde que los esquemas de turnos están previamente creados por la opción Esquemas de Nómina.

Si al momento de seleccionar una Nómina el sistema no le muestra ninguna para seleccionar, es necesario que verifique que este creado el encabezado de la nómina y/ó que no este procesada.

Finalmente guarde la Prenomina con la tecla [F3].

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Imagen 1.5 Selector de Nominas y Turnos

NOVEDADES

Una novedad es considerada dentro de la nómina como un caso particular que se presenta para cierto empleado en un determinado centro de costos; como por ejemplo el caso de los días de incapacidad, las horas nocturnas laboradas, un pago extra realizado sólo en ese periodo, entre otras.

Ingrese en el módulo de nómina, luego prenomina seleccione aquella a la que se le insertará las novedades, diligenciando los siguientes campos:

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Imagen 1.6 Novedades

Nombre Descripción

Día Seleccione la fecha en que se presentó la novedad.

EmpleadoEl número de identificación o cédula respectiva del empleado al que se le presentó esta novedad

Nombre del Empleado Nombre del empleado seleccionado.

Centro Campo para seleccionar el código del Centro de Costos en el que se presentó la novedad

RubroEn este campo aparecerá aquellos rubros que son de tipo novedad para seleccionar la novedad que se presentó.

Descripción del Rubro Nombre del Rubro Seleccionado

Valor Es el valor que tomará la novedad digitada.

Nota Una nota aclaratoria de la novedad que se esta insertando.

Sección 3

Digitar Novedades

Para seleccionar el Día utilice la tecla [F4] para abrir el calendario.

Recuerde que puede buscar el Empleado, Centro de Costos y Código de Rubro se puede ingresar parte del nombre ó el porcentaje [%] seguido de la tecla [Enter] para abrir la ventana de búsqueda.

El rubro se puede buscar desde el campo “Rubro” o seleccionarlo desde el campo “Descripción del Rubro” utilizando la tecla [F4] para abrir el campo selector.

Recuerde que el Valor que se ingresa en las novedades es de acuerdo a la naturaleza del rubro por ejemplo si estamos hablando de Días de Incapacidad, Dias de vacaciones tomará el número de días, si lo que se ingresan son horas extras, recargos, entre otros tomará como valor las horas, si son préstamos, descuentos o libranzas tomará el valor monetario y así sucesivamente depende de la naturaleza de la novedad.

Finalmente guarde con la tecla [F3].

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Imagen 1.8 Búsqueda asociada

Imagen 1.9 Valores de Novedades

Imagen 1.10 Selector de GruposImagen 1.7 Calendario

Recuerde para insertar una nueva novedad oprima la tecla [Insert], el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación, al igual que con la flecha hacia abajo del teclado, el sistema guardará la información del registro anterior con el fin de minimizar o ahorrar el tiempo en digitación.

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Imagen 1.11 Novedades

TURNOS

Son los horarios laborales que trabajo cada empleado especificando el proyecto y proceso determinado que realizó, con el fin de calcular automáticamente las horas extras configuradas en los esquemas de turnos.

Para adicionar los horarios de producción ingrese por el módulo de nómina, opción prenomina luego la ventana de producción e inserte los siguientes campos:

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Nombre Descripción

Día Seleccione los días laborados por el empleado

Festivo Cheque este campo si labora en un día festivo.

Proyecto Elija el código del proyecto en el cual labora el empleado.

Proceso Seleccione el proceso que realizó el empleado.

Inicio Hora de inicio de las labores de ese día asociadas a dicho proyecto y/o proceso.

Fin Hora de finalización de las labores de ese día asociadas a dicho proyecto y/o proceso.

Empleado El número de identificación o cédula respectiva del empleado.

Nombre Empleado

Nombre del empleado al que se le insertó el horario.

Nota Una nota aclaratoria del horario de producción que se esta insertando.

Sección 4

Digitar Turnos

Tenga presente que para seleccionar el Día, puede utilizar la tecla [F4] para abrir el calendario.

La Hora que se utiliza en los campos inicio y fin debe ser escrita en horario militar.

Finalmente guarde con la tecla [F3]. Recuerde para insertar un nuevo turno oprima la tecla [Insert], el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación o con la flecha hacia abajo del teclado, el sistema guardará la información del registro anterior con el fin de minimizar o ahorrar el tiempo en digitación.

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Imagen 1.12 Calendario

Imagen 1.14 Hora Turnos

Imagen 1.13 Inserción de Turnos

Cumplido los capítulos anteriores, se tiene la información previa que necesita la nómina para ser calculada; pues se han insertado las diversas novedades que se presentaron en el periodo a calcular así como se insertó los diversos turnos laborados por los empleados cuando la empresa utiliza estas opciones.

PROCESAR NOMINA

Se puede iniciar el cálculo ingresando por el módulo de Nómina, opción Nóminas.

Lo primero que se debe realizar es seleccionar el encabezado que se insertó; luego pase a calcular la Nómina oprimiendo la tecla [F8] ó con la opción “Calcular” del contra click en el mouse.

Al realizar este proceso automáticamente el campo procesado se activa.

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Imagen 1.15 Nominas

Imagen 1.16 Opciones Contra Clic Nominas

Imagen 1.17 Procesado

Sección 5

Realizar Cálculo de Nómina

VISUALIZAR CALCULOS

Para verificar el cálculo de Horas Extras con los diversos turnos de producción d ig i tados, se lecc ione la nómina procesada previamente de la pestaña Nóminas, luego realice clic en la opción E x t r a s e n c o n t r a r á l a s i g u i e n t e información:

La cédula o identificación del empleado en el campo Empleado, seguido del Nombre del Empleado, luego el código del Rubro calculado, bien sea una hora extra diurna, nocturna, dominical y/o fest iva, entre otros seguido de su Descripción d e l R u b r o fi n a l m e n t e encontrará el Día en que se presentó dicho concepto y el V a l o r c a l c u l a d o automáticamente para ese concepto. Para imprimir los cálculos de Extras con contra click en esta ventana, utilice la opción imprime extras.

Para verificar las novedades digitadas en las Prenominas seleccione la nómina ya calculada que desea verificar de la pestaña Nóminas, si ha esta nómina se le digitó Novedades h a c i e n d o c l i c k e n l a o p c i ó n Prenominas encontrará la siguiente información:

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Imagen 1.18 Extras

Imagen 1.19 Imprimir Extras

Imagen 1.20 Verificación Prenominas

Nombre Descripción

Esquema Código del esquema que tenía asociado el empleado cuando se calculó la nómina.

Centro de Costo

El centro de costo que se asoció a la novedad cuando se insertó.

Nombre del Empleado

Nombre completo del empleado al que se le presentó la novedad.

Descripción Rubro Nombre de la novedad asignada.

Tipo Muestra el tipo: “Novedad” que son los rubros asignados.

Valor El valor digitado y/o calculado para esa novedad insertada.

Es importante recordar que la información consultada en las pestañas de Extra, Prenomina y Planilla es informativa, no se puede ni modificar ni realizar inserciones en dicha ventana.

Para verificar todo los cálculos realizados dentro de una nómina se encuentra la opción de Planillas. Primero seleccione la nómina procesada desde la pestaña nóminas, luego haciendo clic en la opción Planil las encontrará la siguiente información:

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Imagen 1.22 Cálculos de la Pre Nómina

Imagen 1.21 Planilla

Nombre Descripción

Nómina Código de la nómina que está en la opción de nóminas.

Esquema Código del esquema que tenía asociado el empleado cuando se calculó la nómina.

Centro de Costo El centro de costo al que se calculó el valor.

Orden Número en el que se calculó el rubro, este orden se configuró en esquemas de nómina, rubros.

Empleado Cédula o identificación del empleado al que se le calculó la nómina.

Nombre del Empleado

Nombre completo del empleado al que se le calculó la nómina.

Rubro Código del Rubro calculado.

Descripción del Rubro Nombre del rubro calculado.

Tipo Muestra el tipo de los Rubros calculado, puede ser: Normal o Novedad.

Valor El valor digitado y/o calculado para rubros de tipo Novedad.

Adición y/o Deducción

En esta columnas se ubica el valor calculado para el rubro según se halla configurado si como una adición ó deducción, para saber la naturaleza de su valor (positivo o negativo).

Dentro de esta ventana, el usuario tiene la opción de visualizar ó agrupar a gusto los campos de la información que necesite consultar o verificar según la necesidad propia.

En la parte superior donde i n i c i a e l nombre de l as columnas esta el asterisco [*] que permite filtrar los campos que deseo visualizar activando

o desactivando los mismos, con el fin que muestre la información requerida.

Adicional a moldear las columnas que necesito visualizar en la ventana puedo realizar filtros por cada una de ellas, señalando en la parte superior el campo y utilizando la opción del filtro para

chequear directamente la información a mostrar ó crear un filtro personalizado según la necesidad.

Para imprimir ó visualizar la planilla con contra click en esta ventana, utilice la opción imprime planilla uno o dos, o las teclas [F7] ó [CTRL]+[F7]. El primer formato mostrará la planilla de la nómina para todos los empleados y el segundo el desprendible de nomina por cada empleado.

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Imagen 1.23 Información Planilla

Imagen 1.24 Visor de Columna

Imagen 1.25 Filtros

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Planilla de Nómina

Galería 1.1 Formatos de Nómina

CONTABILIZAR NOMINA

Para contabilizar la nómina procesada se selecciona y con la opción de contra clic del mouse se procesa dando la opción Contabilidad, automáticamente quedará contabilizada.

Una vez realizado este proceso el campo contabilizado en nómina se marcará automáticamente, lo que quiere decir que la nómina ya se encuentra en su contabilidad y hace parte del balance general de su organización.

Para ver ificar desde la pestaña Nóminas, haciendo clic en la opción Contabilidad.

En la parte inferior se pueden identificar débitos y créditos calculados en una nómina para identificar claramente los totales del comprobante.

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Imagen 1.27 Contabilización Nómina Imagen 1.29

Contabilidad

Imagen 1.28 Confirmación contabilización de Nómina

Imagen 1.26 Contabilizada la Nómina

Imagen 1.30 Suma Contabilidad de Nómina

Si quiere filtrar por un empleado en específico en cada columna despliega los nombres de los empleados y seleccione el que necesite filtrar.

Para imprimir una contabilización con contra click en esta ventana, utilice la opción imprime comprobante.

En esta pestaña de Contabilidad encontrará la siguiente información:

Imagen 1.32 Selección del empleado

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Imagen 1.31 Cuadro de Contabilización de Nómina

Nombre Descripción

TipoEl código del documento donde se calcula la nomina, que esta creado específicamente en parámetros documentos y su código es “NOM”

Prefijo Prefijo del documento que por defecto es guión bajo: “_”

Número Código de la nómina que está en el campo número interno.

Centro de Costo El centro de costo al que se calculó el valor.

Cuenta Código de cuenta contable que se asoció al rubro.

Tercero

Código del Tercero, que se asoció como tipo aporte al empleado, para que el cálculo a contabilizar quede a nombre de un tercero diferente al empleado.

Detalle Nombre colocado en la nómina contabilizada.

Nombre Empleado

Nombre completo del empleado al que se le calculó la nómina.

Débito y/o Crédito

En esta columnas se ubica el valor calculado para el rubro dependiendo en que columna éste cuenta configurada la cuenta (débito o crédito)

DESBLOQUEAR NÓMINA

Para desbloquear una nómina con las teclas [Ctrl]+[F3], o con contra clic del mouse la opción de Desbloquear, se digita la clave de desbloqueo del usuario y se puede realizar el proceso corrección de prenominas y/o recálculo de la nómina.

RE-CALCULAR NÓMINAPara insertar un cambio en la nómina, en algún parámetro del personal o corregir una nueva novedad o turno de producción, se debe tener en cuenta: • Desbloquear la Nómina. • Realice los cambios. • Re-Calcular realizando el proceso con la tecla [F8] ó con la opción del contra clic del Mouse de Calcular. Y de igual forma con contra clic opción contabilizar para que para que asuma los cambios contablemente.

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Imagen 1.33 Clave desbloqueo Nómina

PASO A PASO

Verifique el siguiente paso a paso que resumen a grandes rasgos todas las secciones contempladas en el presente Instructivo con el objetivo de calcular una nómina.1. Ingresar por el módulo de Nominas la opción NÓMINAS se configura

el encabezado de la nómina. 2. Ingresar por PRENOMINAS e insertar una prenómina ligada a la

nómina que se esta calculando.3. Inserte las NOVEDADES presentadas y/o los turnos en

PRODUCCIÓN que se generaron para esa nómina.4. En la opción NÓMINAS para realizar el cálculo oprima [F8] ó con

contra clic la opción Calcular, para que el sistema calcule automáticamente la nómina y se active el campo procesado.

5. Para contabilizar la nómina ya calculada con la opción en contra clic del mouse CONTABILIZAR el sistema activa automáticamente el campo contabilizado de dicha nómina.

6. Verifique la información ingresada en prenomina, la cual se encuentra en las pestañas EXTRAS y PRENOMINAS.

7. Para verificar lo calculado en PLANILLA e imprimir la planilla con la tecla [F7] y los comprobantes con las teclas [Ctrl]+[F7] ó con contra clic del mouse imprimir Planilla Uno e imprime Planilla Dos.

8. Si necesita realizar ajustes ó modificaciones en la nómina se debe DESBLOQUEAR con [CTRL]+[F3] o contra clic del mouse la opción desbloquear, realice las modificaciones y realice nuevamente desde el paso cuatro.

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Sección 6

Paso a Paso

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