ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, y conforme a lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 subrogado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de selección de mínima cuantía.

1. DESCRIPCIÓN SUCINTA DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por doce (12) Regionales, en las que funcionan treinta y nueve (39) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios.

El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado colombiano, dentro del marco de la soberanía Nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional, para lo cual cuenta con la siguiente cobertura a nivel nacional:

La estructura organizacional de la entidad incluye: 12 Regionales que cumplen una doble función de administración y atención al ciudadano adicional a los 27 Centros Facilitadores de Servicios Migratorios - CFSM, áreas disponibles para la atención al ciudadano, donde las personas pueden acceder, de manera presencial, a los servicios que presta entidad o a realizar sus trámites migratorios y 39 Puntos de Control Migratorio como puestos de inspección y registro del proceso migratorio del país.

Es así, como la entidad cuenta con un total de 66 puntos de atención que apoyan la misión y funcionamiento administrativo y operativo de

Migración Colombia. Los cuales están distribuidos a nivel nacional de la siguiente manera:El servicio se presta en 66 puntos de atención al ciudadano corresponde a 23 propios, 1 conteiner, 36 en comodato y 6 en arriendo; distribuidos por uso de la siguiente manera:

SITUACIÓN ACTUAL:

La Entidad a nivel nacional cuenta en sus diferentes sedes Regionales, con espacios destinados para que los ciudadanos pueden acceder de manera presencial a los trámites y servicios que presta la entidad a través de los Centros Facilitadores de Servicios Migratorios, Áreas de Gestión Administrativa, Puestos de Control Migratorio y Salas Transitorias de Migración, las cuales acorde con la estructura organizacional de Migración Colombia y con base en las necesidades previamente identificadas a nivel nacional, requiere contar con mobiliario adecuado para satisfacer dichas necesidades, garantizando una correcta prestación de los servicios ofrecidos.

La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia tiene como misión Ejercer control como autoridad migratoria a ciudadanos nacionales y extranjeros en el territorio colombiano de manera técnica y especializada, brindando servicios de calidad, en el marco de la Constitución y la ley. Es así como, se requiere brindar al personal adscrito a la entidad las condiciones necesarias para que puedan cumplir a cabalidad con la misión y las tareas propias del servicio descrito anteriormente. Todo con el fin de garantizar mejores condiciones durante el desarrollo de tareas y labores cotidianas de este personal, frente a los lineamientos de la política de infraestructura al buen servicio, específicamente en relación con los trámites y servicios que son ofrecidos a los ciudadanos nacionales y extranjeros, así como el fortalecimiento de los aspectos relacionados con la conservación y mejoramiento la imagen institucional, funcionalidad, confort y seguridad de las edificaciones.

Teniendo en cuenta que para las tareas diarias y demás servicios prestados por la entidad se requieren que tanto los funcionarios como los ciudadanos en general, cuenten con espacios dotados con equipamiento de mobiliario apropiado, para este fin específico, es necesario dotar las áreas de atención y de oficina con mobiliario que satisfaga esta necesidad y que esté acorde con la reglamentación existente en cuanto uniformidad institucional, ergonomía, confort, calidad, etc.

Migración Colombia cuenta con dos puestos de control migratorio localizados uno en el corregimiento de Paraguachon municipio de Maicao - La Guajira y otro en a orillas del rio Amazonas en el municipio de Leticia – Amazonas los cuales cuentan con espacios destinados para que los ciudadanos pueden acceder de manera presencial a los trámites y servicios que presta la entidad en este tipo de sedes, las cuales acorde con la estructura organizacional de Migración Colombia y con base en las necesidades previamente identificadas, requiere contar con mobiliario adecuado para satisfacer dichas necesidades, garantizando una correcta prestación de los servicios ofrecidos.

De acuerdo con lo anterior se justifica el adelantar un proceso de contratación para la adquisición de mobiliario para la dotación de los puestos de control migratorio terrestre, las cuales acorde con la estructura organizacional de Migración Colombia y con base en las necesidades previamente identificadas a nivel nacional, requiere contar con mobiliario adecuado para satisfacer dichas necesidades, garantizando una correcta prestación de los servicios ofrecidos nivel institucional.

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VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN:

Expuesto lo anterior y acorde con la priorización de las necesidades de la entidad, se considera conveniente la adquisición de mobiliario necesario para satisfacer las necesidades de la entidad, la prestación de un buen servicio, el bienestar de los funcionarios que lo habitan y el fortalecimiento de la imagen institucional.

En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de funcionamiento a saber:

Plan Anual de Adquisiciones. No Plan de Adquisiciones. PAABS V15Consecutivo. 275

Tipo de presupuesto asignado. FuncionamientoNombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones.

MOBILIARIO Y ENSERES

Código BPIN No. N/A

Igualmente, con la contratación que se solicita MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber:Denominación. Plan de acción Gestión administrativaMeta. Apoyo administrativo y logístico para el cumplimiento de Políticas, objetivos estratégicos y estrategiasActividad principal. Fortalecimiento institucionalActividad desagregada. Consolidar institucionalmente a Migración Colombia para el cumplimiento de su misión y visión.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR IDENTIFICADO CON EL CUARTO NIVEL DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.

2.1. Objeto del Proceso de Contratación. Contratar la adquisición de mobiliario para dotación de las áreas administrativas de Paraguachón y Leticia.

2.2 Clasificación UNSPSC.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

La clasificación de los bienes y servicios objeto del proceso de contratación, son los siguientes:

Segmento Familia Clase ClaseCódigo Nombre Código Nombre Código Nombre Código Nombre

56Muebles

Mobiliario y decoración

10 Muebles de Alojamiento 17 Muebles

de oficina 08Archivad

ores móviles

56Muebles

Mobiliario y decoración

10 Muebles de Alojamiento 15 Muebles 04 Asiento

2.3. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del objeto contractual.

Social: No aplica de conformidad al tipo de contratación.Económico: No aplica de conformidad al tipo de contratación.Ambiental: No aplica de conformidad al tipo de contratación.Salud: No aplica de conformidad al tipo de contratación.Técnico: Fichas técnicas de los bienes

2.4 Obligaciones del contratista.

2.4.1. Generales.

1. Cumplir el contrato a cabalidad, teniendo en cuenta lo señalado en los estudios previos, la propuesta y el contrato.

2. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia.

3. Reportar, al supervisor de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato.

4. Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACIÓN COLOMBIA y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.

5. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACIÓN COLOMBIA, a través del supervisor del contrato.

6. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato, el acta de inicio y actas que se requieran.7. Suministrar, al supervisor del contrato, toda la información que le sea solicitada para verificar el

correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993.

8. Acatar y aplicar, de manera diligente, las observaciones y recomendaciones, que se encuentren enmarcadas dentro del objeto del contrato, impartidas por el supervisor del contrato.

9. En el evento de que exista inconsistencia y/o diferencia entre los estudios previos frente a la propuesta del CONTRATISTA, prevalecerá lo establecido en los estudios previos.

10. Pagar a la UAEMC todas las sumas y costos que la misma deba asumir, por razón de la acción que contra ella inicien terceros que hayan sufrido daños por causa del contratista, durante la ejecución del contrato.

11. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y trabas.12. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato y las que por su naturaleza le

sean atribuibles conforme al objeto y alcance del2.4.2. Específicas.

1. Garantizar que los elementos requeridos cumplan con la totalidad de las especificaciones técnicas previstas en el presente documento.

2. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, suministrando el mobiliario y accesorios de acuerdo con las especificaciones técnicas, cantidades y precios, aprobados por la entidad.

3. Las superficies de las partes deben estar libres de defectos, tener aspecto limpio, uniforme, tanto en color como en su textura, libre de grumos, huecos, fisuras, ampollas, burbujas, elementos cortantes o cualquier tipo de elementos extraños.

4. Los muebles y accesorios a suministrar deberán ser nuevos, de primera calidad y estar libres de

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imperfecciones.5. Previo a la fabricación de los muebles el contratista deberá presentar al supervisor del contrato, para

su revisión y aprobación, los materiales, elementos y accesorios que vaya a emplear para la fabricación de los mismos.

6. Durante la entrega de los productos el almacenista o funcionario designado para recibir los materiales los revisará, inspeccionará y verificará que cumplan con las especificaciones técnicas y elaborara el acta de recibo a satisfacción y/o aceptación, de lo contrario se devolverán al contratista para que sean cambiados en un término no superior a dos (02) días hábiles.

7. El contratista en cumplimiento de la garantía en tiempo ofrecida para los bienes ofertados y efectivamente suministrados, se comprometerá a efectuar los cambios necesarios por defectos o daños de fábrica de los elementos. Dicha Garantía hará parte integral del Contrato a suscribir.

8. Garantizar la vigencia del costo unitario definido por el proponente seleccionado durante la vigencia del contrato.

9. Toda entrega de los bienes objeto del contrato deberá soportarse con la presentación de la respectiva factura o remisión, en cuyo contenido se debe discriminar la relación de los bienes suministrados con el respectivo valor, el cual será concordante con el precio ofrecido en la propuesta y contrato respectivo.

10. Se entiende que el contratista para la presentación de su oferta económica contempla la totalidad los costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de dicha oferta, suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, asociados al suministro de los bienes contratados, ya que los mismos se entiende que se asumen por cuenta del contratista.

11. GARANTÍA TÉCNICA: El contratista deberá otorgar garantía de fábrica, referente a la calidad de todos los bienes ofertados, como mínimo por DOCE (12) MESES contados a partir de la entrega de los mismos, obligándose a cambiar cualquier elemento que presente fallas en la calidad de sus materiales o fallas en la fabricación o instalación.

12. Las demás que se deriven del objeto contractual y que sean exigidas por el supervisor, so pena de hacerse acreedor a las sanciones previstas en la ley.

2.5 Obligaciones del Migración Colombia.

1. Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en forma directa o a través del supervisor del contrato.

2. Hacer cumplir la ejecución del contrato a cabalidad, teniendo en cuenta lo señalado en los estudios previos, la propuesta y el contrato.

3. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

4. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas.

5. Ejercer la supervisión del contrato para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista.6. Exigir al CONTRATISTA la información que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en

forma directa o a través del supervisor del contrato.7. Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor.8. Verificar a través del supervisor, que la ejecución del presente contrato se realice en forma eficaz y

oportuna.9. Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus

obligaciones.10. Las demás inherentes a este tipo de contrato.

2.6 Informes y/o productos.

EMPAQUE ENVIÓ Y ENTREGA:

Teniendo en cuenta que los bienes a recibir en la ciudad de Bogotá, serán enviados por Migración Colombia a diferentes partes del país, el contratista deberá entregarlos debidamente empacados y embalados, con el fin de protegerlos de golpes, rayones o abolladuras, adicionalmente cada paquete deberá estar debidamente rotulado en una de las caras laterales e indicar, el tipo de elementos que contiene, el nombre del fabricante o proveedor, y la cantidad de unidades, para el empaque deberá tener en cuenta como mínimo lo siguiente:

Si utiliza cajas, estas se deberán encontrar en óptimas condiciones, con un diseño y tamaño adecuado para proteger los productos, teniendo en cuenta el peso y volumen. Al empacar los artículos, deberá tener en cuenta no dejar espacios vacíos, ni utilizar cajas donde el producto entre forzado. Para cerrar y sellar las cajas utilice: pegado, cinta, grapado, zuncho, etc., no se aceptaran amarres con pitas, cuerdas, cabuyas, etc.Para realizar el empaque se deben utilizar materiales que se encuentren en buen estado y se ajusten a la naturaleza de la carga, éstos materiales pueden ser cajas de cartón corrugado, bolsas de polietileno burbuja, película strech, icopor (poliestireno expandido), zuncho, esquineros de cartón, guacales elaborados en madera y otros según se requiera.Si un paquete contiene dos o más elementos, estos para su protección al interior del paquete deberán contar con materiales de relleno que impidan el contacto entre ellos y las esquinas y laterales del contenedor y sirvan como amortiguadores en caso de eventuales golpes o caídas; dichos materiales pueden ser: polietileno burbuja, icopor (poliestireno expandido), cartón corrugado y divisiones en el mismo material, esquineros en cartón multicapas, película strech, poliuretano, papel picado o arrugado en abundancia.Con el fin de brindar protección a elementos o artículos que por su naturaleza requieren protección para evitar daños y averías además de facilitar su manipulación, el paquete se deberá cubrir completamente con 3 o 4 materiales de empaque determinados (Caja de Cartón o Cartón corrugado, Polietileno Burbuja, Película Strech, Cinta).En caso de la utilización de guacales se deberá tenga en cuenta; la resistencia al peso del paquete, el estado de la madera y que esta tenga clavos salientes o astillas.

Los costos de envío a las diferentes regionales, de los bienes recibidos en Bogotá están a cargo e Migración Colombia quien los remitirá a través del operador logístico de transporte. El operador logístico de transporte, recogerá los bienes en las instalaciones del contratista.

2.7 Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

N/A

3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS.

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MOBILIARIO PARAGUACHON Y LETICIA

ÍTEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD1 Silla operativa con brazos 112 Silla interlocutora sin brazos 43 Sillas cajero con brazos 74 Silla carcasa en polipropileno 65 Tándem de tres puestos. 66 Archivador 2X1 móvil 10

ÍTEM 1 DENOMINACIÓN DEL BIEN SILLA OPERATIVA CON BRAZOS

DESCRIPCIÓN GENERAL IMAGEN DE REFERENCIA Silla con mecanismo de reclinación sincrónica. Apoya brazos fijos en nylon. Asiento y espaldar ergonómicamente diseñados para máximo

confort. Elevación regulable mediante sistema neumático con rotación de

360º. Base cromada. Ruedas en poliamida con doble rueda de 50mm de diámetro en

cada apoyo. Asiento con espuma de alta densidad tapizado con tela color negro. Espaldar medio en malla color negro.

ÍTEM 2 DENOMINACIÓN DEL BIEN SILLA INTERLOCUTORA SIN BRAZOS

DESCRIPCIÓN GENERAL IMAGEN DE REFERENCIA

Silla interlocutora sin brazos apilable. Asiento y espaldar ergonómicamente diseñados para máximo confort. Marco de acero tubular con soldadura reforzada, sección redonda con diámetro 22 mm

conformado por 4 patas, acabado con pintura electrostática color gris, tapón de goma negro.

Asiento en fibra de vidrio de polipropileno reforzado, con espuma de relleno, grosor de 20 mm, densidad 40 kg/m3, tapizado en tela color gris.

Espaldar en fibra de vidrio de polipropileno reforzado, tapizado en malla negra.

ÍTEM 3 DENOMINACIÓN DEL BIEN SILLAS TIPO CAJERO CON BRAZOS

DESCRIPCIÓN GENERAL IMAGEN DE REFERENCIA

Silla con mecanismo reclinable con perilla para regulación de tensión. Asiento y espaldar ergonómicamente diseñados para máximo confort. Apoya brazos fijos en nylon. Elevación regulable mediante sistema neumático ente 63 - 83 cm aprox, con rotación

de 360º. Base de 5 puntas, elaborada en nylon reforzado. Niveladores en poliamida en cada apoyo. Descansapies con aro de nylon o acero cromado, ajustable en altura. Asiento con espuma de alta densidad tapizado con tela color negro. Espaldar medio en malla color negro.

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ÍTEM 4 DENOMINACIÓN DEL BIEN SILLA CARCASA EN POLIPROPILENO

DESCRIPCIÓN GENERAL IMAGEN DE REFERENCIA Silla carcasa en polipropileno apilable. Asiento y espaldar ergonómicamente diseñados para máximo confort. Base con estructura metálica en tubo redondo cromado de 20 mm de diámetro con cuatro

puntos de apoyo unidos con soldadura de tal forma que se comporte monolíticamente. Asiento y espaldar continúo fabricado en 100% polipropileno para exterior, colores a elegir

entre; naranja, blanco y/o negro. Sistema de fijación entre la base y el asiento que garantice un ajuste seguro y durable. Debe soportar como mínimo un peso de 200 lbs.

ÍTEM 5 DENOMINACIÓN DEL BIEN TÁNDEM DE TRES PUESTOS.

DESCRIPCIÓN GENERAL IMAGEN DE REFERENCIA

Estructura compuesta en la base por una estructura de acero oval de 2mm y un pilar de 2.5 mm de espesor.

Los extremos de las patas con protecciones anti golpes plásticos y niveladores de nylon regulables en altura.

Travesaño que soporta los asientos en acero rectangular de 40 x 80 x 1.5 mm, el cuan debe permite la fijación de los asientos en forma directa.

Toda la estructura deberá fosfatizada y pintada color negro. Asiento y espaldar continúo fabricado en 100% polipropileno para exterior,

ergonómicamente diseñados para máximo confort, color negro.

ÍTEM 6 DENOMINACIÓN DEL BIEN ARCHIVADOR MÓVIL PARA PUESTO DE TRABAJO

DESCRIPCIÓN GENERAL IMAGEN DE REFERENCIA

Se refiere a archivadores de escritorio para colocar bajo las superficies de trabajo.

Dimensiones; 50X40X60h cm. acorde a los archivos existentes. Debe ser contar con 1 gaveta superior y 1 inferior con capacidad de carpetas oficio. Pintura electrostática o horneable color blanco. Lámina de acero Cold Rolled mínimo calibre 20-22. Sistema de rodamientos en todas las gavetas con tope de salida. Seguridad con llave que asegure todas las gavetas. Rodachinas móviles

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.

4.1 Valor del contrato.

El valor estimado del contrato será hasta por la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE. ($ 10.000.000) incluido los impuestos a que haya lugar.

Por la modalidad de selección a emplear, se determina la adjudicación total, siempre y cuando la oferta contemple la totalidad de los bienes definidos por la Entidad.

En ningún caso el valor del contrato que se suscriba podrá exceder la suma señalada como presupuesto oficial estimado.

Todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista

4.3 Justificación.El precio promedio unitario de los bienes requeridos por la entidad se tomó en base a los valores históricos realizados por la entidad ya que en años posteriores se han registrado la compra de bienes con especificaciones técnicas uniformes, conforme al de la presente contratación, igualmente al precio unitario del año 2015 se le adiciono el IPC del año 2016, y se multiplicó por el número de cantidades requeridas.

4.2 Variables utilizadas para calcular el valor del contrato. Para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el proceso, se procedió a realizar el estudio de mercado con

empresas que cuentan con los bienes objeto de esta contratación y que cuentan con la experiencia necesaria para poder desarrollar el presente proceso.

Se realizaron invitaciones a cotizar a varias empresas que usualmente se presentan en procesos de contratación para entidades estatales, sin embargo no se allegó ninguna cotización por parte de estas empresas por lo cual se decide tomar como base del estudio las cotizaciones entregadas en la vigencia 2015 las cuales se le indexará por el IPC vigencia 2016.

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

CUADRO DE CALCULO VALOR UNITARIO POR PRODUCTO:

ÍTEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR AÑO 2015

VALOR UNITARIO INCREMENTANDO EL

IPC 2016VALOR TOTAL

1 Silla operativa con brazos 11 $ 194,900 $ 210,492 $ 2,315,412

2 Silla interlocutora sin brazos 4 $ 142,342 $ 153,729 $ 614,917

3 Sillas cajero con brazos 7 $ 243,243 $ 262,702 $ 1,838,917

4 Silla carcasa en polipropileno 6 $ 101,233 $ 109,332 $ 655,990

5 Tándem de tres puestos. 6 $ 272,601 $ 294,409 $ 1,766,454

6 Archivador 2X1 móvil 10 $ 259,900 $ 280,692 $ 2,806,920

TOTAL $ 9,998,611

Con base en lo anterior, el presupuesto asignado a esta contratación se ajusta a la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 10.000.000)

El valor final del contrato corresponderá a los bienes (elementos) efectivamente y realmente recibidos por parte de la entidad.

Igualmente, el valor está basado en el análisis del sector que se presenta más adelante dentro de este estudio.

4.3 Análisis del Sector.

1. ANALISIS DEL MERCADO:

En el mercado existen varias empresas y personas naturales que están en condiciones de atender la necesidad de la Entidad, en virtud del presente proceso de selección, es así como se verificó en la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, sobre la existencia de posibles productores nacionales dedicados a la fabricación de los elementos objeto de la adquisición, encontrando que sí hay producción nacional para dicho elementos, por el cual resulta procedente adelantar un proceso de selección para la participación de los oferentes nacionales.

El sector de mercado que cumple con el objeto del presente proceso, corresponde al de la industria manufacturera, donde se encuentran empresas fabricantes y comerciantes de todo tipo de mobiliario.

La adquisición de mobiliario cuenta con una alta demanda en todo tipo de entidades del sector público y privado; razón por la cual, un amplio sector del mercado colombiano se ha especializado en la fabricación de muebles especiales y para oficina, razón por la cual, Migración Colombia ha venido satisfaciendo la necesidad relacionada con dotación de equipamiento para las diferentes áreas de trabajo, a través de la suscripción de contratos de compraventa y/o suministro con empresas reconocidas del sector, que cuentan con la capacidad necesaria para entregar a la entidad las bienes solicitadas en las condiciones de calidad requeridas

2. ANALISIS DE LA DEMANDA:

Migración Colombia requiere la contratación de: “Contratar la adquisición de mobiliario para dotación de las áreas administrativas de Paraguachon y Leticia.”. Se realizó un monitoreo de procesos en el SECOP con objeto similar o igual al requerido por Migración Colombia y se evidencia registrada la siguiente información:

Este análisis determino que en el mercado existen varias entidades públicas, privadas, personas naturales y jurídicas, que pueden atender la necesidad de adquirir el bien requerido en el presente proceso de selección.

AÑO. ENTIDAD CONTRATANTE. OBJETO.

No. DE CONTRATO O ACEPTACIÓN DE

OFERTA.VALOR.

2013 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

Contratar el suministro, instalación y puesta en funcionamiento del archivorodante y mobiliario adicional para el funcionamiento del nuevo archivocentral de la Gerencia Departamental Colegiada de Tolima de la ContraloríaGeneral de la República, ubicada en la calle 14 No. 3 A 34 de la ciudad deIbagué.

CGR 487-13 $37,534,700

2013 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

suministro e instalación de mobiliario para dotar las salas de audiencia en donde se realizan los procedimientos

CGR 425-13 $ 90.285.000

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

verbales de responsabilidad fiscal de la contraloría general de la república en la ciudad de Bogotá, D.C.

2015 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Contratación para la adquisición de mobiliario y enseres, herramientas y equipos especiales con destino al centro nacional de mantenimiento conjunto, del ministerio de defensa nacional

CTO-363-2011 MDN-UGG-DA

$ 114,004,753

2016 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Compra e instalación de mobiliarios para dotar las áreas administrativas y ambientes de formación conforme a las características y diseños del mobiliario actual para las sedes del Centro de Gestión Industrial.

4820 $ 30,264,400

3. ANALISIS DE LA OFERTA

El análisis económico realizado para esta contratación se fundamentó en resultados obtenidos en estudios de mercado realizados en el año 2015 con empresas proveedoras de mobiliario en su mayoría para oficina, por lo cual para actualizar el valor que se ofertara se realizó una actualización del precio en base al IPC del año en curso que es del 8 %

Los aspectos técnicos básicos se estructuraron contemplando los requerimientos mínimos, con base en los cuales los proponentes formularán sus ofertas, de tal forma que las mismas se enmarquen dentro de todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en el estudio previo.

Cabe señalar que estas condiciones podrán ajustarse, con base en las condiciones que ofrezca el mercado dentro del curso del proceso, de acuerdo con las solicitudes y observaciones que formulen los proponentes. Las condiciones técnicas se establecieron teniendo en cuenta además de las necesidades de la Entidad, el análisis del resultado del estudio de mercado y las que se consideran adecuadas para la ejecución del contrato.

Posibles oferentes del bien a adquirir.

EMPRESA NITHOSPIOFFICE DOTACIONES HOSPITALARIAS Y DE OFICINA

900392426-1

PAEZ HUERTAS JAIME HORACIO 4286255-3CAMPOS BAQUERO EDGAR 79292551-6MUEBLES ROMERO SAS 860066674-8GONZALEZ ORDUZ CARLOS ANDRES 80124902-2K10 DESIGN SAS 900157564-1DUQUE DUQUE OSCAR HERNANDO 17329876-0VAN & MUELES GRUPO EMPRESARIAL 900109245-2HERSICOL LTDA 830107226-1DISTRIBUIDORA DE MUEBLES PARRA SAS 860077244-1COMERCIALIZADORA COLOMBIANA RUBIANO SAS

900713660-6

BASA DISEÑOS SAS 900300463-9INVERSIONES GUERFOR SA 860510142-6MUEBLES PARA OFICINA HECTOR MANUEL LEON

19258732-0

CAMPOS BAQUERO JHON 79514113-9BERTHA LIZCANO VERA 63307971DISTRIBUIDORA Y COMERCIALIZADORA E W EL TRIANGULO SAS

900251139-6

4. ¿CÓMO HA ADQUIRIDO LA ENTIDAD EN EL PASADO ESTE BIEN:

Migración Colombia ejecutó contratos en la vigencias 2013, 2014 y 2015 los cuales han tenido relación con el objeto del presente proceso, relacionados a continuación:

CONTRATANTE CONTRATISTA No. CONTRATO VALOR PLAZO

MIGRACION COLOMBIAVIGENCIA 2013

HORAMA MUEBLES

COMPRAVENTA N° 165

DE 2013$ 87.300.000 30 DÍAS

MIGRACION COLOMBIAVIGENCIA 2014 DOFFSM SAS. 106 DE 2014 $114.600.000 45 DÍAS

MIGRACION COLOMBIAVIGENCIA 2015

CAMPOS BAQUERO

EDGAR

ACEPTACIÓN DE

OFERTA 043

$6,727,960 30 días

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

CONTRATANTE CONTRATISTA No. CONTRATO VALOR PLAZO

“DECORACIONES DE

OFICINA”DE 2015

MIGRACIÓN COLOMBIAVIGENCIA 2015

CDG TECNOLOGÍA

SASAO - 073 DE

2015 9,125,000.00 30 días

4.4 Forma de pago.

MIGRACIÓN COLOMBIA pagará al CONTRATISTA el valor del contrato así:

Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos para su ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor pactado del contrato en un (1) desembolso, de acuerdo con los bienes recibidos a los precios ofrecidos, mediante la entrega total de los elementos objeto del contrato.

PARÁGRAFO 1: Para el pago correspondiente, el contratista presentará la factura o documento equivalente, acompañada de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, y la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según sea el caso, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, o del soporte del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales, presentando el certificado de pago o la planilla de pago del último mes (Persona Natural).

PARÁGRAFO 2: Si la factura no ha sido correctamente elaborada o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos.

PARÁGRAFO 3: Se entienden incluidos como parte del precio todos los derechos, gastos directos o indirectos, impuestos, tasas y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA.

PARÁGRAFO 4: El pago queda sujeto igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato.

.

4.5 Requisitos para el pago.

Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos:

a. Certificación de cumplimiento o de recibo a satisfacción de los elementos solicitados, suscrito por el supervisor del contrato.

b. Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder a lo legalmente exigido.

c. Factura o documento equivalented. Comprobante de Ingreso a Almacéne. Informe de supervisión expedido por el supervisor del contrato que autoriza

Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone el cumplimiento real y efectivo de la adquisición pactada y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas.

5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

5.1. Plazo. El plazo de ejecución del contrato será de TREINTA (30) días calendarios, contados a partir de la suscripción del acta de inicio correspondiente, previo el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal.

6. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN.

6.1 CDP.

La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal:

Número: 43416 del 21 de Julio de 2016

El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: A-2-0-4-2-2 Mobiliario y Enseres, Fuente: Propios; Recurso: 20 Situación: CSF, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC.

7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

7.1 Ofrecimiento más favorable.El precio es el factor de selección del proponente. Es decir, MIGRACION debe adjudicar el proceso de contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones exigidas por la Entidad en el estudio previo y en la invitación a participar, y que ofrezca el menor valor; por tal razón, no hay lugar a puntajes para evaluar las ofertas sobre las características del objeto a contratar, su calidad o condiciones.

7.2 Requisitos Habilitantes.7.2.1. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA:

a) Carta de presentación de la propuesta . Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministrará en la Invitación Pública, debidamente firmada por el Representante legal si es persona jurídica o por el propietario si es establecimiento de comercio, o por la persona que se encuentre debidamente autorizada para ello, o por el apoderado constituido para el efecto, según el caso, quien debe estar debidamente facultado, indicando el nombre, cargo y documento de identidad. En el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma asociativa permitida por la Ley Colombiana, deberá estar firmada por el representante designado.

Con la firma de la carta de presentación de la propuesta se presumirá la aprobación, legalidad y conocimiento de

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

todos los documentos que acompañan el Pliego de Condiciones.

El oferente debe manifestar que no se encuentre incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de 2011 y demás normas sobre la materia.

En el evento en que sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad durante el desarrollo del proceso de selección, deberá informarlo expresamente y se entenderá que renuncia a la participación en dicho proceso y a los derechos surgidos del mismo. Si se trata de un integrante de un consorcio o de una unión temporal, cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita de la entidad contratante.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene al contratista durante la ejecución del contrato, éste cederá el mismo, previa autorización escrita de la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. En caso que el proponente o contratista según el caso, no informe que se encuentra en alguna de las causales antes descritas, incurrirá en las sanciones previstas en la ley.

b) Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Personas Jurídicas) . En caso de contar con Certificado de Existencia y Representación Legal, este deberá ser expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición inferior a treinta (30) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta,

Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para estos fines”. La misma condición aplica para los que integren el consorcio, la unión temporal o la promesa de sociedad futura.

Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente, con nota de presentación personal.

En el caso de consorcios, uniones temporales o promesa de sociedad futura, todos los miembros deben acreditar en su totalidad este requisito.

El objeto social de la firma proponente debe estar en concordancia con el objeto de la contratación. En caso de consorcios y/o uniones temporales todos los integrantes deberán estar en concordancia con el objeto a contratar.

AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE SOCIOS O ASAMBLEA GENERAL:

Si del certificado de Cámara de Comercio se desprende que las facultades del Representante Legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta o para firmar el respectivo contrato, debe anexar la correspondiente autorización de la Junta Directiva, de Socios o Asamblea General, que lo faculte específicamente para presentar la propuesta en este Proceso de Selección y celebrar el contrato respectivo. La fecha de expedición de tal documento de autorización deberá contar con una vigencia no mayor a 30 días calendario anteriores a la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

Para proponentes extranjeros, deberá adjuntarse el acta de la junta de socios, acta de Asamblea General de Accionistas o el documento que haga las veces en el país proponente, en la que se faculte al representante legal para presentar oferta, celebrar el contrato y comprometer a la sociedad en cuantía igual o superior al valor de la oferta, en el evento en que el representante esté limitado en este aspecto.

En igual sentido, debe aportar el acta de la junta de socios de la sociedad que en Colombia actúa como representante, autorizando la presentación de la oferta en caso de requerirse según los estatutos de la sociedad.

Nota 1: Para las personas naturales no será necesaria la presentación de este documento.

Nota 2: En el caso de que ejerzan profesiones liberales como la ingeniería civil o la arquitectura, bastará con aportar la tarjeta profesional.

c) Certificación Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social . Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas.

Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, si la sociedad cuenta con éste o, por el representante legal. Las personas naturales deberán acreditar el pago correspondiente.

Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar, según corresponda, la certificación o la declaración.

En caso de que el proponente no esté obligado a efectuar el pago, deberá indicar esta circunstancia.

Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, si la sociedad cuenta con éste o, por el representante legal. Las personas naturales deberán acreditar el pago correspondiente.

Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar, según corresponda, la certificación o la declaración.

La entidad se reserva el derecho de verificar con las respectivas EPS y demás entidades, la información suministrada. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la entidad, la propuesta será rechazada.

d) Constancia de afiliación del pago de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales (Personas Naturales) .

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

e) Certificación de Antecedentes Disciplinarios ( Persona Natural y/o Representante Legal) . Expedido por la Procuraduría General de la Nación. Con fecha de expedición inferior a quince (15) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

f) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales ( Persona Natural y/o Representante Legal). Expedido por la Contraloría General de la República. Con fecha de expedición inferior a quince (15) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

g) Certificación de Antecedentes Judiciales (Persona Natural y/o Representante Legal) . Expedido por la Policía Nacional. Con fecha de expedición inferior a quince (15) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

h) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Persona Natural y/o Representante Legal) .

i) Consorcios, Uniones Temporales o Promesas de Constitución de Sociedad Futura . Si se trata de Consorcios o Uniones Temporales, los proponentes deberán anexar documento de constitución del mismo, donde indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal, y señalarán los términos, condiciones y porcentajes de participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.

Así mismo, deben indicar la designación de la persona que para todos los efectos los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. También se establecerá la forma como se adoptarán las decisiones, en caso contrario, la Entidad se atendrá a lo decidido por el Representante Legal designado.

Cuando el Representante Legal de las personas jurídicas que integren el Consorcio o Unión Temporal, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar a la propuesta la correspondiente autorización del Órgano Directivo o Asamblea de Socios de las personas jurídicas u órgano directivo o a través de la cual lo autoriza para tales fines.

Si se trata de una Promesa de Sociedad Futura, los proponentes deberán anexar dicha Promesa indicando el tipo de sociedad, los términos, condiciones y porcentajes de su participación en la persona jurídica (Sociedad comercial) a constituir, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.

7.2.2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA:

a) Registro Único Tributario . Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

NOTA: Para el caso de los Consorcios, Uniones Temporales o Promesas de constitución de Sociedad Futura, cada uno de sus integrantes deberá aportar el mencionado documento (copia del R.U.T.) y, en caso de adjudicación, deberán solicitar y aportar el R.U.T. del Consorcio, Unión Temporal o de la Sociedad Futura dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación, previa firma del contrato.

b) Certificación Bancaria . El proponente deberá presentar certificación expedida por entidad bancaria con una vigencia no mayor a 3 meses de expedición a la fecha de presentación de las ofertas en la que conste: Número de cuenta del proponente - cuenta-habiente, su identificación, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el artículo de conformidad con el Decreto 4318 del 30 de Noviembre de 2006.

c) Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF . ((se adjuntará formato contenido en la Invitación Pública).

NOTA: Para el caso de los Consorcios, Uniones Temporales o promesas de Sociedad Futura, tanto la certificación bancaria como el formulario de creación de terceros en el SIIF sólo será necesario adjuntarlos una vez sea adjudicado el proceso y sea tramitado el RUT del Consorcio, Unión Temporal o de la Sociedad Futura.

d) Oferta Económica .

Los proponentes deberán presentar su oferta de conformidad con las cantidades mínimas requeridas por la Entidad, en pesos colombianos, indicando el valor de los bienes, sin centavos, antes de liquidar impuestos, discriminándolos por separado según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que apliquen.

El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista.

Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto.

La tarifa de impuestos y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa impuestos y efectuará la corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere como resultado del presente proceso.

Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, impuestos y costo total de la propuesta deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto.

De conformidad a lo dispuesto en la Ley 31 de 1992, la unidad monetaria y de cuenta del país es el peso colombiano, en tanto que las fracciones denominadas Centavos no volvieron a ser acuñadas por dicha autoridad y por lo mismo no hacen parte de la unidad monetaria ni de cuenta en Colombia. En este sentido se llama la atención a que no deben presentarse ofertas con centavos sino que deberá hacerse siempre aproximaciones de la siguiente manera:

CENTAVOS APROXIMACIONES

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

0.01 centavos a 0.49 centavos Al peso colombiano inmediatamente anterior0.50 centavos a 0.99 centavos Al peso colombiano inmediatamente siguiente

Si llegare a presentarse una oferta con los decimales expresados, la Unidad la asumirá como error aritmético y le aplicará los ajustes de acuerdo al criterio anterior.

e) Formato de presentación de Oferta:

A continuación se relaciona el formato de oferta económica el cual será publicado en Excel en el SECOP.

Formato de presentación de Oferta:

ÍTEM DESCRIPCIÓN CAN VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL

1 Silla operativa con brazos 11

2Silla interlocutora sin brazos

4

3 Sillas cajero con brazos 7

4 Silla carcasa en polipropileno 6

5 Tándem de tres puestos. 6

6 Archivador 2X1 móvil 10

SUBTOTAL

IVA

VALOR TOTAL

El Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.2.1.5.2, numeral 6 (Sic) señala que en caso de empate, la entidad aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo

Nota 1: El proponente deberá ofertar todos los Ítems solicitados por la Entidad en el formato anterior, de no hacerlo su oferta será RECHAZADA, por consiguiente no podrá continuar en el proceso de selección.

Nota 2: El Valor de la Oferta Económica, no podrán superar el Presupuesto Oficial estimado, de hacerlo su oferta será RECHAZADA, por consiguiente no podrá continuar en el proceso de selección.

Nota 3: Por la modalidad de selección a emplear se determina que la adjudicación es por todos los Ítems/bienes/servicios, no se aceptará ofertas parciales, y su oferta económica debe contemplar todas las Especificaciones y condiciones Técnicas del objeto del Proceso de Contratación.

El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista

7.2.3. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA:

a) Oferta Técnica

El proponente debe presentar su OFERTA TÉCNICA atendiendo la totalidad de las especificaciones técnicas y condiciones generales de los bienes (elementos), y demás requerimientos establecidos en el numeral 3 de los presentes estudios previos.

8. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el inciso 23º del artículo 2.2.1.1.1.3.1 y artículos 2.2.1.1.1.6.1., 2.2.1.1.1.6.3 y el numeral 2º del artículo 2.2.1.2.5.2. del Decreto 1082 de 2015, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación.

CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓ

N IMPACTO

General Interno Planeación Económicos Raro (Puede ocurrir 1 Insignificante 1

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓ

N IMPACTOexcepcionalmente)

Específico Externo Selección Sociales o Políticos

Improbable (Puede ocurrir

excepcionalmente)2 Menor 2

Contratación OperacionalesPosible (Puede ocurrir en cualquier momento

futuro)3 Moderado 3

Ejecución FinancierosProbable

(Probablemente va a ocurrir)

4 Mayor 4

RegulatoriosCasi Cierto (Ocurre

en la mayoría de circunstancias

5 Catastrófico 5

De la Naturaleza

Ambientales

Tecnológicos

Categoría ValoraciónInsignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) 1 2 3 4 5 6

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) 2 3 4 5 6 7

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) 3 4 5 6 7 8

Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 5 6 7 8 9

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias 5 6 7 8 9 10

Categoría ValoraciónInsignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) 1 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) 2 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) 3 Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo

Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias 5 Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo Riesgo Extremo

MECANISMOS DE COBERTURA:

De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta implica.

DEFINICIONES:

Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo:

Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia.

Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público.

Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.

Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos.

Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla:

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

No.

Clas

e

Fuen

te

Etap

a

Tipo

DESCRIPCIÓN(Qué puede pasar y cómo puede

ocurrir)Consecuencia de la ocurrencia de la

evento

Prob

abili

dad

Impa

cto

Calif

icac

ión

Tota

l

Prio

ridad

1

Gen

eral

Exte

rno

Cont

rata

ción

Tecn

ológ

ico Ocurre cuando se presentan fallas en la disponibilidad del Sistema de Contratación Pública – SECOP ( www.colombiacompra.gov.co )

Retraso o incumplimiento de los plazos legales para la publicación de los actos y/o documentos derivados de los procesos contractuales Po

sible

Insig

nific

ante

Bajo

Baja

2

Gen

eral

Inte

rno

Ejec

ució

n

Ope

racio

nal Ocurre cuando se presentan demoras

por parte de la Entidad en las aprobaciones previas de los productos y/o informes desarrollados por el contratista.

Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del Supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación de productos y/o informes, y genera retraso en el trámite de pago a favor del contratista.

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Med

io

Med

ia

3

Gen

eral

Inte

rno

Cont

rata

ción

Ope

racio

nal

Se presenta cuando no existe en el mercado disponibilidad de materia prima o insumos

Retrasos o incumplimiento en las fechas de las entregas

Impr

obab

le

Alto

Alto

Alto

4

Gen

eral

Exte

rna

Ejec

ució

n

Regu

lato

rio

Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato.

Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato. Im

prob

able

Men

or

Bajo

Baja

Forma de Mitigarlo:

No.

¿A q

uién

se

le

asig

na?

Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

¿Afe

cta

el

equi

librio

Pers

ona

resp

onsa

ble

por

impl

emen

tar e

l tra

tam

ient

o Monitoreo y revisión

Prob

abili

dad

Impa

cto

Calif

icac

ión

Tot

al

¿Cóm

o se

real

iza

el

mon

itore

o?

Perio

dici

dad

¿Cuá

ndo

?

1

MIG

RACI

ON

COLO

MBI

A

Comunicación permanente con la plataforma SECOP para solventar los problemas derivados de la caída del sistema

Raro

Insig

nific

ante

Baja No

Grupo de Contratación

Reportando oportunamente las fallas del sistemaDocumentando oportunamente las fallas del sistema

Cada vez que se requiera la publicación de un documento dentro del proceso contractual.

2

MIG

RACI

ON

COLO

MBI

A Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los productos e informes del contrato.

Raro

Insig

nific

ante

Baja No Supervisor del

contrato

Se establecen comités de seguimiento y supervisión, para

la revisión previa de los productos e informes.

Conforme a los plazos contractuales.

3

MIG

RACI

ON

COLO

MBI

A El contratista deberá prever esta situación al momento de realizar la oferta.

Raro

Men

or

Baja No CONTRATISTA

Verificación por parte del contratista de la existencia de

insumos en el mercado.

En el momento de elaborar la propuesta

4

MIG

RACI

ON

COLO

MBI

A C

ONT

RATI

S

Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad.

Raro

Insig

nific

ante

Baja NoCONTRATISTA

MIGRACIÓN COLOMBIA

Permanente consulta y actualización normativa. Permanente

9. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

9.1 Exigibilidad No ___X___

9.2 Justificación

Teniendo en cuenta que el valor del contrato es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía del Migración, así como la naturaleza, forma de pago, el plazo de ejecución, la previsión por parte de la Entidad de herramientas de seguimiento y control a la ejecución, se considera que no es necesario exigir garantías, de tal manera que se dará aplicación a lo dispuesto en el inciso 5º del artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015. Así mismo para minimizar los riesgos la entidad realizará los pagos contra recibido a satisfacción de los bienes recibidos.

10. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO.

10.1. Lugar de ejecución. Las actividades a realizar se entregaran en la ciudad de Bogotá Av. calle 100 # 11 b 27 Edificio Regional Andina Migración Colombia.

10.2. Seguimiento.La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de:

Cargo Arquitecto

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

Dependencia Sub dirección administrativa y financiera

Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad.

El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato.

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.

El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes:

1. Presentar los informes de ejecución y desarrollo de las actividades contractuales mensuales y finales o como haya quedado pactado cuantitativo y cualitativo.

2. Velar por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias.

3. Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA.

4. Verificar antes de expedir la certificación del recibo a satisfacción de las obligaciones recibidas por parte del CONTRATISTA, si el contrato cuenta con la constitución de las pólizas, y el acta de aprobación de la misma.

5. De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de aprobación, así como la existencia del registro presupuestal si a ello hubiere lugar.

6. Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado.

7. Aprobar o rechazar los elementos o materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso a fin de que se empleen los pactados en el contrato y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad adecuada.

8. Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago correspondiente.

9. Informar a la Secretaría General los aspectos relacionados con la ejecución del contrato, sin perjuicio de los que deban rendirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.

10. Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes (artículo 83 de la Ley 1474 de 2011).

11. Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA.

12. El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado.

13. Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato.14. Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior

firma del competente contractual.15. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente

documento.16. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los

términos de la Constitución y la Ley.17. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se

adopten las medidas legales pertinentes.18. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y

pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA.

19. Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato.

20. Avalar los documentos soporte para los pagos.21. Radicar oportunamente en el Sistema ORFEO los documentos del proceso.22. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas

de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato.

23. En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual.

24. Vigilar la correcta ejecución de las asignaciones presupuestales comprometidas. Para ello, se debe verificar que se expidan los respectivos Registros Presupuestales para las adiciones y modificaciones. Para los casos de contratos que se ejecutan en más de una vigencia, se debe verificar que el primer día hábil de cada vigencia se expida el respectivo Registro Presupuestal para garantizar que el contrato no se encuentre desamparado.

25. Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo.

NOTA: El supervisor que falte a su responsabilidad e incumpla las obligaciones de vigilancia y control permanente a la correcta ejecución contractual, responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en desarrollo de la supervisión que le fue asignada, según lo establecido en la Constitución, la Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción, Arts. 83 y 84 y demás normas concordantes vigentes, así como lo establecido en el Manual de Contratación de Migración Colombia y la Guía Correspondiente

10.3 Identificación del contrato. Aceptación de Oferta (COMPRAVENTA)

11. FIRMAS DEL DOCUMENTO.

COMITÉ ESTRUCTURADOR:

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ESTUDIO PREVIO –MINIMA CUANTIA

Parte técnica:

ÁREA: Subdirección Administrativa Y FinancieraFUNCIONARIO: Frank Daniel Ramos ChaparroCARGO: Arquitecto subdirección administrativa y financieraFIRMA: _____________________________________________

Parte Financiera:

AREA: Subdirección Administrativa y Financiera.FUNCIONARIO: Gustavo Alberto PadillaCARGO: Coordinador Grupo Financiero

FIRMA: _____________________________

Parte Jurídica:

AREA: Oficina Asesora JurídicaFUNCIONARIO: Jorge Armando Rodríguez AlarcónCARGO: Abogado

FIRMA: _____________________________

LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: _______________________________

AGCF.02 (v2)15 de 15