Trabajo de análisis

Pontificia Universidad Javeriana

Facultad de Comunicación y Lenguaje

Comunicación Social

Planeación para la Comunicación

Escritora independiente, que se ha dedicado a la docencia universitaria

en comunicación, educación y en gestión de la comunicación a las

organizaciones.

PROFESOR : JORGE AGUILERA

1) LA COMUNICACIÓN EN 1) LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESALA EMPRESA

EMPRESA Sistema de comunicación:

*a la sociedad*a la economía*al mercado financiero*con y entre las

personas

Aprender a aplicar y saber hacer comunicación aplicada.

“Proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado”. Pg. 11

Progresa en el espacio y en el tiempo = es irrepetible e irreversible

LA LA COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

EN LA EMPRESA

Herramienta estratégica para la gestión y dirección de la empresa, que pretende convencer, persuadir, influir e informar de los objetivos que se propone.

Objetivos de la comunicación en la empresa

Apoyar la estrategia de la empresa . Proporcionar coherencia e integración

entre los objetivos, los planes y las acciones de la dirección.

Difundir y gestionar la imagen y la información.

Clave de su éxito

=Gestionar la comunicación mediante un departamento o unidad de comunicación.

Se requiere un cambio en la comunicación …

Comunicación multidireccional Una más amplia participación Comunicación por objetivos Incorporación de elementos de innovación y

creatividad Sostenibilidad de los proyectos y de la

metodología de comunicación. Implementación de las nuevas tecnologías Gestión del conocimiento.

CARACTERÍSTICAS:

Procesos comunicativos

Para sistematizar la comunicación hay que identificar:

1. El emisor: quién habla2. El destinatario: a quién se dirige la

comunicación Destinatarios básicos de la empresa =

ámbitos de comunicación específicosámbitos de comunicación específicos: *Comunicación institucional

*Comunicación financiera *Comunicación social *Comunicación comercial

Son interdependientes

y producen conjuntamente su

imagen total

a. La comunicación institucionala. La comunicación institucional

Define y gestiona la marca. Misión Poner a disposición del colectivo institucional

los mensajes sobre la actuación de la empresa relativos al interés general y a las expectativas sociales. / Mantener y aumentar la imagen positiva frente a los competidores de la empresa.

Convencer, informar y otorgar credibilidad al mensajesConvencer, informar y otorgar credibilidad al mensajes. Clientes medios de comunicación, administraciones

públicas , instituciones, etc. Emisor Equipo directivo /departamento implicado en

el mensaje Técnicas de comunicación : *Relaciones públicas *Medios de comunicación social, *Difusión de la identidad visual (imagen corporativa).

“Vende empresa y utiliza datos procedentes de la gestión de la empresa para proyectar una visión en el ámbito financiero /accionistas, partes interesadas, financieros, etc.) sobre las perspectivas y la situación general de la empresa en términos de rentabilidad y resultados estrictamente financieros “. Pg. 18

Misión Construir una imagen positiva de la empresa ante el sector y establecer relaciones con la comunidad financiera.

Emisor Dirección general / departamentos financiero y de marketing

Técnicas de comunicación : *Informe anual *Comunicación directa con accionistas *Comunicación con inversores institucionales *Prensa general y especializada *Comunicaciones especializada

b. La comunicación financierab. La comunicación financiera

c. La comunicación social o c. La comunicación social o internainterna

Información sobre la calidad de la oferta social en términos de remuneración, planes de carrera, ventajas materiales, política social y de formación.

Misión Hacer que las personas se sientan implicadas y comprometidas con el proyecto de la empresa.

Receptores Personas que forman la empresa

Emisor Departamento de recursos humanos / departamento de comunicación

Gestiona la marca y el producto Misión Elaborar y emitir los mensajes

relativos a los productos y/o servicios que ofrece la empresa, para realizar su promoción y venta.

Emisor el negocio / público objetivo Público objetivo clientes reales o

potenciales Algunas técnicas de comunicación: *Publicidad *Marketing *Promoción

d. La comunicación comercial o d. La comunicación comercial o de marketingde marketing

TÉRMINOS DE USO HABITUAL EN TÉRMINOS DE USO HABITUAL EN COMUNICACIÓN PARA DESIGNAR A LOS COMUNICACIÓN PARA DESIGNAR A LOS

ACTORES DE LA COMUNICACIÓNACTORES DE LA COMUNICACIÓN

Mapa de públicos Conjunto de personas definidas por unas características e intereses comunes que revisten cierta homogeneidad y con las que la empresa quiere comunicarse.

Público o población objetivo/ población diana Grupo de personas definidas por características diferentes a las que se dirigen los objetivos y las acciones de comunicación.

CARACTERÍSTICAS (perfil):*Sociodemográficas: sexo, edad, región, etc.*Socioculturales: estudios, preferencias

culturales, etc.*Socioeconómicas: ingresos, patrimonio, etc.*Sociopolíticas: partido político, participación

pública *Psicológicas: actitudes, personalidad, etc.

Marketing interno de la comunicación analiza la estructura del mercado de la comunicación, conoce la oferta por parte de la empresa y la demanda de las personas para poder llegar a un equilibrio.

Stakeholders Grupo de personas cuya opinión es determinante y puede influir o ser influido para llegar a conseguir un objetivo determinado.

NOTA Toda empresa tiene: Una imagen y una identidad propias Una cultura y sistemas de organización interna Necesidad de generar información.

La comunicación en la empresa se produce en función de la misión y de las políticas

Las personasLas personas son el centro de enriquecimiento y alimentación de los flujos comunicativos; son

el activo y el recurso más valioso de la empresa …

4 necesidades:*Conocer su empresa.*Intercambio y diálogo.*Conocer las perspectivas de futuro.*Reconocimiento y valoración

4 acciones de comunicación: *Intercambiar, explicar, valorar e informar

4objetivos comunes:*Asegurar información interna con el

departamento de recursos humanos y de comunicación*Desarrollar la imagen interna creadora de

identidad.*Impulsar acciones de encuentro de participación .

Proporcionar información sobre:

Situación financiera Políticas de dirección y de gestión y loas

objetivos y las prioridades del negocio Contenido y funciones del puesto de trabajo. Retribución Posibilidades de desarrollo profesional,

promoción y formación. La dirección tiene como responsabilidades básicas apoyar, motivar e integrar a las personas en la cultura empresarial.

2. LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Esta dirección, hace referencia a la gestión del comunicador en la empresa; a lo relacionado con las funciones, responsabilidades, posicionamiento del departamento, estructura y presupuesto del mismo.

La dirección de la comunicación Esta se refiere al conjunto de prácticas y métodos que se emplean

a la hora de abordar una situación, el diagnóstico y todo lo concerniente a los efectos de la comunicación en la empresa.

Sea cual sea su nivel o su ámbito de aplicación.

“El director de comunicación es el responsable de coordinar, definir y concretar las estrategias, planes y procesos de comunicación en sus diferentes ámbitos de aplicación” (pp 28)

La gestión en red y sus implicaciones para la comunicación

Esta comunicación debe ser congruente con los principios que implica una estructura en red:

*Comunicación multidireccional *Gestión integrada y descentralizada*Trabajo en equipo*Comunicar los proceso según objetivos*Implicación de las personas*Gestión del vínculo entre los públicos estratégicos

Esta comunicación debe introducir y poner en práctica estos principios de gestión

Dirección de comunicación y

estrategia

Componente fundamental del proceso directivo. Debe estar integrada al proceso de toma de decisiones, gestión de proyectos y fuentes de información.

El director debe:

Plantear ejes básicos de la estrategia de comunicación. Estar en contacto con la dirección ser portavoz interno y externo de la empresa.

Comunicación que:

* Impulse activos intangibles (reconocimiento y prestigio).

*Gestione todo lo relacionado a la información, imagen e identidad.

Se emplean técnicas de comunicación que permitan:

* Visualizar

* Identificar

* Diferenciar

* Difundir

* Crear una imagen

TENER CREDIBILIDAD

¿Dónde debe estar ubicado el director de comunicaciones?

Muy cerca de la dirección, con un rango de director y en equipo con recursos humanos y marketing.

Depende del equipo directivo y su área será la de la estrategia empresarial.

Dentro del departamento de comunicaciones siendo el responsable de toda la gestión comunicativa de la empresa. En colaboración con otras personas.

En las empresas medianas y pequeñas, es una única persona la encargada de los anterior.

Factor de regulación y estabilidad en los cambios

Hace énfasis en la dirección de la comunicación y como debe ser esta:

*Prever las necesidades y las demandas

* Detectar las distintas oportunidades

* Posicionarse en toda la empresa

* Preceder, amplificar y clarificar la gestión

* Permitir adaptación y anticipación constante

* Ayudar a resolver acontecimientos inesperados

* Conocer y anticipar la reactividad a los cambios

* Responder tácticamente a nuevas realidades

* Poner en evidencia los problemas

Tendrá entonces que responder a crisis, tener una visión global que será la que regule y estabilice los procesos de la empresa.

Legitimidad

Debe poseer el director de comunicación, legitimidad profesional.

Debe legitimar la relación y dependencia de la dirección de comunicación con la estrategia operacional de la empresa.

“Cuando hablamos de liderazgo no hablamos sólo del equipo directivo, sino de todas las personas que desempeñan un papel gestor o decisorio en la empresa” (pp. 31)d

Estructura organizativa de la dirección de comunicación

Depende de cada empresa.

Cada forma va de acuerdo con los objetivos prioritarios y la estructura de la empresa.

Grandes empresas con grandes departamentos de comunicación

Pequeñas empresas con una sola persona a cargo.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL

COMUNICADOR La comunicación corporativa: comunicación financiera, social e

institucional

La comunicación comercial: productos que gestiona la marca

de la empresa

Dos niveles distintos

Nivel de dirección general, donde se

toman las decisiones y se evalúa

Nivel operacional, con las personas que están

en contacto con el mercado o una zona

determinada

Funciones

Ser un instrumento para comunicar estrategias y políticas de la empresa a los públicos.

Implicar a los directivos en la ejecución y la implantación de la comunicación.

Desarrollar sistemas de adaptación permanente a los cambios estratégicos.

Diseñar e implementar los planes de comunicación dentro de la empresa .

Realizar una definición precisa y cualitativa de los puestos, tareas y funciones.

Implementar nuevos instrumentos y nuevos métodos de trabajo.

Innovar y actualizar constantemente los sistemas de información, imagen e identidad.

Gestionar la comunicación de crisis

Dirección de la función de la comunicación: gestionar cada uno de los elementos dependientes de la comunicación dentro de la empresa, dándolos a conocer y haciendo un seguimiento de cada uno de estos

Gestión de la imagen de la empresa: todo lo concerniente a la imagen de la empresa, diseño, promoción y evaluación;

Coordinación y difusión de la información: dar a conocer cada parte de la empresa como portavoz hacia el exterior como al interior de la misma.

Proveer de servicios de comunicación para toda la empresa: Medios e instrumentos de comunicación

Esto se da gracias a 6 actividades concretas

1. Servicio de prensa:

Difusión de mensajes, prioridades e iniciativas o ya sea explicaciones, escucha, repuesta, seguimiento.

2. La información interna o agencia de información interna:

Recopilación, transmisión, producción de los soportes y gestión relacionadas.

3. La comunicación interna:

Ejes y evaluación, organización, coordinación

4. Elaboración de los productos de comunicación:

Creación de productos, asesoría, utilización de instrumentos, selección y seguimiento.

5. Gestión de la imagen:

Identidad visual, estrategia de marca, programas de imagen.

6: Información para el análisis estratégico

Evaluar acciones, procesos, presupuestos y costes.

La función normativa de la dirección de comunicación

La normatividad tiene como objetivo la coordinación y cohesión de todos los activos de comunicación de la empresa.

Se establecen normas comunes y reglas de cumplimiento eficaz en comunicación en la empresa aplicables para todos.

* La gestión de la identidad y de la marca

* Los procedimientos de información

* El código visual de la marca, su significado, los elementos formales y gráficos

* Los procedimientos de trabajo esenciales, normas, documentos, reglas comités.

* Análisis de las expectativas internas

Esquema – marco de la comunicación:

* El rol de la comunicación en el desarrollo de la empresa. * La articulación entre los sistemas de comunicación en la empresa.* La organización de las responsabilidades de comunicación en la empresa.* Los procedimientos internos de gestión de la comunicación. * La dirección de comunicación al servicio del grupo*La estrategia de la imagen de la marca.

FORMACIÓN:

“ El director de comunicación debe tener una formacion generaliste, polivalente y multidisciplinar, que implica poseer unos conocimientos sobre la empresa y la comunicación realmente profundos y rigurosos” (pp 37)

Debe:

* Diseñar*Dirigir*Definir*Efectuar*Promover

Con respecto a la formación académica: Es importante que se tenga posgrados y

master en distintas escuelas y universidades de negocios.

Debe tener formación en management, gestión empresarial y gestión

económica.

Debe adquirir una visión rigurosa y una formación

exhaustiva sobre la función directiva y los roles y tareas

del directivo.

Debe conocer a su vez las técnicas y los medios de

comunicación

*La estrategia de marketing y publicitaria

*Relaciones Públicas e institucionales

* Protocolo y organización de eventos

*Esponzorización y mecenazgo

*Relación con los medios

*Imagen corporativa

* Publicaciones y audiovisuales

El director de comunicación debe tener ciertos conocimientos técnicos:

1. De comunicación: escrita, ora, oratoria, expresión oral.

2. Gerenciales: Función directiva, roles y tareas, liderazgo, estilos de mando, negociación y toma de decisiones, financiación y elaboración de presupuestos.

3. De las tecnologías y de la información: Debe conocer e implementar nuevas tecnologías, gestión del conocimiento, redes, equipos, estrategias y técnicas, proyectos, sistemas de información

ROL DEL DIRECTOR DE COMUNICACIÓN

El comunicador, puede desempeñar diversos roles:

Asesor: Proporcionar y obtener información, coach de los directivos, servicio consejo y asesoría.

Estrategia y directivo: definir estrategias, mediatizar, interpretar y transmitir información. Gestiona, función del portavoz.

Organizador: Crear sistemas de comunicación mejorar eficacia.

Pedagogo: promover la implicación y compartir valores y la imagen de la empresa. Explicar y presentar. Impulsar el aprendizaje

Animador y facilitador: del dialogo, de la toma de decisiones, interlocutor y proveedor del cliente interno.

LA INVERSIÓN EN COMUNICACIÓN

La dirección de comunicación debe tener recursos humanos,

técnicos y financieros.

Se deben presentar presupuestos y control del proceso por ser intangible: esto para que la empresa

pueda controlar y apreciar la calidad de la comunicación en

función de los objetivos previstos.

*Salarios

*Estructura

*Gastos

*Instrumentos de presentación

*Acciones de información

*Campañas a largo plazo

*Campañas Puntuales

*Campañas Previstas

*Gastos excepcionales

*Gastos de oportunidad

Se deben presentar sus resultados anuales, y los

procesos de evaluación. Se debe seguir analíticamente la

rentabilidad de las acciones de comunicación de la empresa.

La estrategia es un acto creativo, innovador, lógico, intencional y aplicable que genera objetivos, asigna recursos y condiciona decisiones tácticas, identifica una posición competitiva ventajosa en el entorno y persigue la eficacia de la empresa.

Un conjunto de objetivos y políticas que definen lo que es y hace la empresa

Un conjunto de acciones intencionales que siguen unas pautas para conseguir un objetivo.

Depende en su totalidad de las POLÍTICAS y objetivos de la empresa

Se formula a partir de la estrategia y estructura organizativa de la empresa y la evaluación de la comunicación.

Su aplicación se hace en torno a los continuos procesos de cambio, de las aportaciones objetivas del entorno y del conocimiento de la situación de la comunicación. Esto para gestionar la diferencia entre la formulación, imagen referencial y la imagen real.

Son las líneas de actuación y decisión que se eligen a partir de la formulación de la estrategia. Sirven de vínculo entre la formulación e implementación de la estrategia. Es decidida por la dirección de comunicación y el equipo directivo para cada periodo.

DEBE CONTAR CON LA IMPLICACIÓN PUBLICA DE LA DIRECCIÓN EN LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y SER EL RESULTADO DE UN PROCESO INTERNO LEGITIMADO POR LA DIRECCIÓN.

Se define a parir de la CULTURA EMPRESARIAL y los objetivos globales definidos, la visión.

Proceso por el cual se desarrolla el plan los programas, procesos y presupuestos de

comunicación.

Se debe realizar una EVALUACIÓN y CONTROL de la implementación de la estrategia para conocer la desviación entre formulación, implementación y resultados de la estrategia.

La estrategia se modificará o reajustará a partir de los resultados obtenidos en las auditorias y la evaluación del proceso de planificación de la comunicación.

Es una herramienta de síntesis que traduce en términos de comunicación e imagen las políticas, las estrategias y el proyecto empresarial. Se realiza a largo plazo y se concreta en planes anuales y sus correspondientes programas.

1. Realizar un análisis de las necesidades de la empresa.2. Definir la estrategia global de comunicación.3. Estimar las ventajas y los beneficios del plan.4. Hacer balance de los resultados de la auditoria de

comunicación.5. Definir unos objetivos concretos y planificar las bases de

aplicación.6. Poner en marcha una dirección y gestión de la comunicación

eficaz.7. Adaptar la estrategia a los mensajes y a las técnicas para que

lleguen a las personas.8. Preparar una evaluación y seguimiento para cada programa

que permita ver los resultados obtenidos respecto al costo y eficacia alcanzada.

“El plan de comunicación es ante todo un documento práctico que sirve de referencia en todos los aspectos relacionados con la comunicación y constituye un documento de reflexión y el planteamiento de futuras estrategias”

Pasos:1.Formular la estrategia y el plan.2.Desarrollar el plan.3.Fijar los objetivos precisos y concretos.4.Planificar las fases de aplicación.5.Programar las acciones que se van a emprender.6.Gestionar el impacto de los procesos.7.Preparar el seguimiento del proyecto y de los programas para medir y revisar el progreso de la implementación y ajustarla.8.Comparar el coste y la eficacia de acuerdo con los objetivos.9.Establecer la gestión económico-financiera del proyecto y el análisis de viabilidad y de continuidad.

Los objetivos estratégicos del plan de comunicación se formulan en términos operativos, deben ser poco numerosos, delimitados, compatibles y realizables en un plazo razonable.

RESPONSABILIDAD Y LIDERAZGO

Corresponde a los directivos y mandos, la implicación de todas las personas, equipos y grupos son fundamentales e imprescindibles para implementar un plan de comunicación.

FASE DE ELABORACION DE

MENSAJES, CONTIDOS Y PÚBLICOS.

Qué, cómo y a quién.

•Definir mensajes principales y secundarios según el posicionamiento, la estrategia, el programa y los públicos.

•Trazar el mapa de públicos, identificar y definir el público objetivo.

FASE DE DETERMINACIÓN DE LOS MEDIOS.

Con qué

1. Instrumentos y soportes de comunicación: Medios de información, programas de identidad y de imagen, medios de organización y dirección, validación de la coherencia general.

2. Las técnicas de comunicación: relaciones publicas, marketing, relaciones con los medios de comunicación, entre otras.

FASE DE FORMALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN

1. Establecer la organización operativa del plan:a) Conocimiento del plan e

implicación y sensibilización de las personas.

b) Presentación del plan de todas las personas de la empresa.

2. Asignar el equipo de gestión del plan

de acción: Se asignará recursos humanos y técnicos con los que se desarrollara el programa.

3. Elaborar el presupuesto.

4. Calendario.

FASE DE FORMALIZACIÓN Y

PRESENTACIÓN

1. Criterios de evaluación de resultados: Grado de consecución de los objetivos. Fases del plan cubiertas. Efectividad de las herramientas de

comunicación implantadas. Adecuación y fluidez de la información.

2. Revisión: Incorporar los nuevos objetivos de la

comunicación. Revisar los instrumentos y soportes

permanentes. Actualizar la fluidez de los canales de

comunicación. Asegurar el presupuesto. Realizar la programación.

3. Proceso de optimización}

4. Actualización.

4.1 LOS COMPONENTES DE LA COMUNICACIÓN (política que responde a los fines que persigue la empresa. Funcionan en el plano institucional y productos concretos ,están interrelacionados , influencia mutua )LA INFORMACION --- primera misión en una dirección de comunicación objetivo : comunicar. Deber ser : ágil, fluida, continua , permanente , sincera , completa, comprensible, necesaria, oportuna.La información permite acceder al conocimiento completo de la realidad que es representada por la imagen .

4 ámbitos de información : -económico : económico : estratégico , financiero, objetivos, mercados, entorno y coyuntura económica.-técnico-comercialtécnico-comercial : productos , contratos , resultados económicos , ventas, apertura y cierre de instalaciones , cambios en la propiedad o en la dirección-social-organizativo : -social-organizativo : gestión social, sindicatos, promoción , planes de carrera y formación-humano: -humano: personas , vida interna e informaciones prácticas. Quien debe coordinar y organizar la difusión de la información y articularla : director de comunicación

4 LOS COMPONENTES Y LAS TECNICAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN

LA IMAGEN LA IMAGEN ------ valor intangible , debe reflejar el estilo y la cultura de la empresa y definir sus características Objetivo : crear imagen que suscite una representación favorable a partir de elementos reales Estructura : identidad ( quien soy , empresa) , acción ( que hago) ,cómo lo hago( personalidad propia), cómo comunico lo anterior( relaciones interpersonales , internas)La imagen de marca constituye una síntesis material de la identidad corporativa y constituye un símbolo distintivo que acredita la empresa. Esta incide en la opinión pública a la que transmite mensajes de credibilidad , confianza y calidad estableciendo relación entre la empresa y sus usuarios/consumidores. A quien se dirige : proveedores, distribuidores , accionistas , empleados otras empresas del sector o grupos sociales. Importante : el control de los espacios de comunicación porque son los medios que dispone la empresa para incidir en la opinión pública, quienes promocionan sus productos y servicios.

LA IDENTIDAD (corporativa) LA IDENTIDAD (corporativa) –el conjunto de características o atributos que permiten identificar , distinguir y diferenciar una empresa de otras y encuadrarla en un tipo u otro de entidades . Dos ejes básicos : definición e interiorización de la misión y representación del proyecto de la empresa. Permite : visualizar , proyectar y comunicar la estrategia de la empresa3 vías de comunicación : la propia institución como fuente de conocimiento público, capacidad comunicativa de sus productos , marca como síntesis gráfica de la empresa.3 dimensiones esenciales : -Estructuras (elementos físicos de la empresa ; organización interna + útiles productivos)- Sistemas ( tipos de funcionamiento : gestión , producción y relaciones humanas)-Representaciones ( imágenes mentales asociadas a la empresa y la conciencia de sus miembros de pertenecer a ésta)

LAS TECNICAS DE COMUNICACIÓN

-Han de obedecer los objetivos estratégicos de la empresa Técnicas :Marketing, publicidad, relaciones públicas e institucionales, protocolo y organización de eventos, esponsorización y mecenazgo, relación con los medios , imagen corporativa. Con el fin de llegar a los públicos receptores , la empresas actuales tienen dos tendencias : 1.contratar agencias de comunicación para desarrollar actividades ( en este caso el director de comunicación coordina, supervisa y orienta las actividades , define los objetivos de imagen , escoge los medios con el menor coste posible y evalúa la eficacia)2. realización por parte del equipo de comunicación

Introducción

El proceso de comunicación debe ser supervisado y evaluado regularmente mediante una metodología de análisis continuados.

Esto será vital para comprobar la efectividad, y preparase con soluciones para el cambio.

5. METODOLOGIA DE ANALISIS Y EVALUACION DE LA COMUNICACIÓN

Metodología de Comunicación Viable y Sostenible

Será necesario:Priorizar la viabilidad del proyecto a

través de una red estratégica que pueda incorporar cambios e innovaciones.

Crear una metodología sostenible que permita no tener que empezar de nuevo en cada cambio, crisis o contexto diferenciado.

Objetivo

Asegurar que si se producen cambios no se perderán los proyectos, la metodología, las ténicas y las herramientas diseñadas.

Importancia de la Evaluación

Demuestra el valor de la función de comunicación.

Informa la política, programas e instrumentos de comunicación de la organización.

Asigna presupuestos adecuados a los planes y programas.

Alcanza mejor reconocimiento de la tarea de los profesionales de la comunicaión.

PROCESOS METODOLOGICOS

Balance anual de la comunicación.Estudio de la red y los

procedimientos de comunicación.Auditoría de comunicación.Examen de la opinión de las

personas.

BALANCE ANUAL

Consiste en realizar una vez al año una evaluación del estado de la comunicación usandos los siguientes estados indicativos de evaluación:

Estado de marca, de información interna, de las relaciones con los medios de comunicación, de la dirección de la función de comunicación, de la estrategia de comunicación y del presupuesto de comunicación.

RED Y PROCEDIMIENTOS

Una de las funciones de los DIRCOM es establecer unos dispositivos específicos, eficientes y documentados, rigurosos y planificadosque sistematicen la complejidad que presentan los procesos y acciones de comunicación que vinculan mensajes que emergen en todas direcciones y provienen de emisores distintos.

Una estructura red de conexión con nudos multidireccionalesque corresponden a unidades relacionadas por nexos.

RED Y PROCEDIMIENTOS

Se usa el término acción de la comunicación para designar los procedimientos que permiten comunicar los objetivos estratégicos de la empresa a través del plan de comunicación.

GESTION DE ACCIONES

Imprescindible para:Conocer qué se está haciendo o diciendo en

realidad.Concretar y especificar la práctica

comunicacional explícita y común.Representar un conocimiento estable y

tangibleTransmitir mensajes y hechos en

comunicacionesTransormarlos en unidades utilizables para

todos.

INVENTARIO

Es necesario realizar un inventario, documentación y recopilación de las acciones de comunicación reales.

Con esto se podrá trazar el verdadero mapa comunicacional que existe.

MAPA DE PROCEDIMIENTOSLos procedimientos más valorados y

utilizados, la red de comunicación real.Los objetivos de los hechos y de los

mensajes.La oferta de los emisores: ¿qué se dice?La demanda de los destinatarios: ¿de

qué quieren hablar?¿qué quieren saber?

Mensajes concretos: ¿cómo lo valoran?

CRITERIOS DE EFECTIVIDAD

Estable y repetible.Mantener la sostenibilidad del sistema.Ser de fácil aplicación y comprensión.Adaptable a los objetivos, necesidades y

cambios.Funcionar como captador permanente de

información.Integrar toda comunicación emergente e

inmediata y hacerla útil y eficaz.Poder ser consultado como documento de

información seguro y estable.

AUDITORIA DE COMUNICACIÓNConocer la situación de la

comunicación en la empresa es el punto clave para la credibilidad y eficacia de la comunicación.

Depende de:La validez en la obtención de datos.El valor explicativo de estos datos.La pertinencia de las acciones

AUDITORIA

La auditoría de comunicación constituye el primer paso para identificar el proceso de comunicación en la empresa y determinar una estrategia de gestión de la comunicación.

Objetivos estratégicos de la empresaSatisfacer al cliente mediante un trato

personalizado.Captar nuevos clientesObtener el máximo de beneficios para los

accionistas.Desarrollar continuamente nuevos productos y

servicios.Mejorar la imagen y la notoriedad.Motivar y estimular a los empleados.

OPINION DE LAS PERSONAS

Conocer la opinión de las personas de la empresa permite la adaptación rápida de los directivos a los cambios y problemas, y por lo tanto anticiparse y reaccionar con eficiencia ante estos.

OBJETIVO

Debe organizar una estructura centralizada de recogida y obtención de información y documentación para conocer y evaluar periódicamente la opinión, las expectativas y la información de las personas a través de una metodología estable, coordinada y regulada.

HERRAMIENTAS PARA CUMPLIR OBJETIVO

Análisis de inversiónObservaciónGrupos de trabajo para el seguimiento de

problemasAnálisis de circuitos y redes de informaciónInstrumentos para escucharEncuestasCuestionariosEntrevistas personalesPreguntas y respuestasBenchmarking

CONCLUSION

La evaluación continuada permite analizar, dar a conocer e identificar las buenas prácticas habituales en comunicación.

Con la aplicación de estos criterios base se cree que se puede mejorar el flujo de la información para poder gestionar la comunicación.

Proceso del cambio

Obtener información sobre el grado de adecuación de los flujos de la comunicación y de la información, sistemas y procedimientos de comunicación que se producen en la empresa.

Identificar el estado de la opinión pública, de la spersonas de la empresa, con el objetivo de elaborar y consolidar una nueva cultura empresarial.

EL CODIGO ETICO Y DEONTOLOGIA DEL DIRECTOR DE COMUNICACION

Enterprise Medias, Association des Directeurs de Communication diseñaron estos nueve principios éticos y deontológicos de la profesión.

ANEXO 2

PROFESIONALIDAD

El DIRCOM es un profesional. Domina por su formación y experiencia en técnicas de comunicación y mecanismos empresariales.

Coordina el conjunto de instrumentos que contribuyen a elaborar, valorar y proteger la imagen de la empresa.

APERTURA

El DIRCOM favorece la emergencia de valores.

Su disponibilidad, sentido de escucha y creatividad contribuyen al desarrollo de un clima de confianza entre la empresa y sus públicos.

RESPONSABILIDAD

El DIRCOM está al servicio de su empresa.

Asume la plena responsabilidad de los hechos y los argumentos que debe comunicar.

RIGOR

El DIRCOM tiene que observar un gran rigor en la elaboración, puesta en marcha, gestión y evaluación de la estrategia de comunicación.

Debe velar por el uso justo y óptimo de los recursos humanos y financieros que la empresa pone a su disposición.

CREDIBILIDAD

El DIRCOM debe garantizar la credibilidad de los mensajes de la empresa. Transmite y comenta los hechos una vez verificada su exactitud.

IMPARCIALIDAD

El DIRCOM no se presta a la utilización económica. No recurre a las inserciones publicitarias y rechaza influir en los medios interviniendo en su libertad de informar.

INTEGRIDAD

El DIRCOM respeta los principios de integridad en su relación con su empresa y con sus colaboradores.

No utiliza con fines personales su posición o las informaciones obtenidas por el cargo que ocupa.

No ejerce a titulo personal ninguna responsabilidad directa en una agencia de comunicación, publicidad o prensa.

INDEPENDENCIA

El DIRCOM escoge sus colaboradores y proveedores según criterios de profesionalidad.

SOLIDARIDAD

El DIRCOM representa permanentemente a la empresa, se implica estrechamente y es solidario con la estrategia y con sus directivos.

Evita hacer valer sus compromisos personales, políticos o confesionales en el marco de su actividad profesional.

Los instrumentos de Comunicación

Capitulo 6

Los instrumentos de comunicación

Los instrumentos de comunicación deben racionalizar, homogenizar, regular y facilitar la comunicación dentro de la empresa.

Objetivo

Potenciar los flujos de comunicación en los procesos de gestión.

Efectividad y uso

Cada empresa debe crear su sistema de comunicación de acuerdo a sus necesidades.

Los sistemas mas comunes

sonInstrumentos

digitalesInstrumentos

impresos

Instrumentos Directos y

presenciales

Sistemas de comunicación

Instrumentos directivos y presenciales.

Es donde el emisor y el destinatario comparten un mismo espacio (cara a cara y medios impresos y audiovisuales.

Contactos individuales Entrevistas individuales Reuniones con los compañeros Grupos de trabajo Presentaciones Desayunos de trabajo Conferencias.

Instrumentos impresos

Notas informativas Libro de acogida Boletines Carteles Carteleras Informes sobre actividades Folletos informativos Revista de empresa

Instrumentos digitales

Intranet Portal del empleado Correo electrónico

Los programas de comunicación mas eficaces combinan las nuevas tecnologías, la intranet y la comunicación cara a cara

La comunicación Digital en la empresa: La Intranet

La intranet es empresa, es comunicación y, por encima de cualquier otra cosa, es conocimiento compartido e intercambio de cultura en la empresa.

La intranet:Fomenta

espacios De debate y participación

Fomenta, promueve Y facilita la

comunicación

Documenta losprocedimientos de

La empresa

Ofrece información

Permanente sobre todos

Los temas

Equipo de gestión de intranet

1. Equipo de gestión y actualización de la intranet.

2. Responsabilidades y gestión: Recae habitualmente sobre el equipo directivo como punto de partida.

3. Equipo de gestión: equipo de comunicación, y representante de todas las áreas de la empresa.

Ejemplos de información según las áreas

º Recursos humanos Formularios encuestas internas

Actividades de formación y reciclaje

º Finanzas información financiera a disposición de todos

los empleados.º Servicio al cliente: Información permanentemente

actualizada sobre usuarios para dar solución a dudas y crear fidelidad de los clientes.

º Producción: Permite optimizar y agilizar procesos productivos.

Contenidos de la intranet

Noticias de empresa, del día y generales. Normas internas y circulares. Revista interna. Directorio de empleados. Manual de acogida. Manuales de procedimientos. Manual de crisis. Normas de calidad. Buzón de sugerencias. Resumen de prensa. Resultados de auditorias, encuestas y cuestionarios. Entre otras….

CONCLUSION.

Para que la intranet funcione es necesario mejorar contenidos, actualización, mantenimiento y utilidad.

La intranet es el medio mas valorado y utilizado por los equipos directivos y por empleados de empresas actuales.

La intranet crea compromiso entre las personas, gracias a la interacción de la misma.

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