UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA

UNAN-LEÓN

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN Y HUMANIDADES

DEPARTAMENTO DE LENGUA Y LITERATURA

APUNTES FUNDAMENTALES PARA UNA BUENA REDACCIÓN

(COMPILACIÓN)

León, octubre 2007

Elaboración: Dra. Beatriz Saavedra Betanco y Msc.María Elena

Sandino Saavedra

Levantado de texto: Edipcia Lara E.

Carátula y encuadernación: Roberto Lacayo.

CONTENIDOS

Presentación

La Comunicación

La Descripción

El Ensayo

La Carta

El Informe

El Comentario

ANEXOS DE LA II EDICIÓN

COMUNICACIONES INTERNAS:

MEMORANDOS, ACTAS, CURRICULUM VITAE.

PUNTUACIÓN VOCABULARIO

PRESENTACIÓN

Elementos Fundamentales de Redacción, constituye un manual de

consultas breves, operativas, una guía que dé respuestas a las necesidades

más sentidas por las y los estudiantes de las diferentes carreras.

Escribir bien, es un arte, una ciencia, y un signo de responsabilidad, buen

gusto, autoestima y respeto a los lectores y lectoras.

Por ello, y para comenzar, elaboramos este pequeño manual con apuntes

extraídos del libro La Comunicación Escrita de Gastón Fernández de La

Torriente, adecuándolo a las situaciones de vida y trabajo de todos ustedes,

para que puedan consultar de forma rápida y no cometer errores de

redacción.

LA COMUNICACIÓN: IMPORTANCIA Y CONCEPTO

La palabra “comunicación” es a tal punto esencial, que el éxito de nuestra

vida depende de la capacidad que poseemos para comunicar nuestras

ideas y nuestros sentimientos, para provocar determinadas reacciones en

los demás, y a la vez para acoger, apreciar y recibir las comunicaciones –

orales y escritas- de otros emisores.

Comunicar significa transmitir mensajes que deben ser comprendidos y

recordados. La comunicación tiene dos fases fundamentales e

inseparables: transmitir y recibir. Siempre que se transmite un mensaje ha

de hacerse para provocar una respuesta adecuada.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación es un acto social, mediante el cual se transmite o se

intercambia información. De ahí que podamos señalar como componentes

del proceso comunicativo los siguientes:

1. El emisor y el receptor o destinatario.

2. El mensaje que se transmite.

El mensaje a su vez está constituido por:

3. El canal, que es el soporte físico constituido por la voz humana, la

escritura y otros canales modernos son el teléfono, la radio y la

televisión.

4. El código, que es el sistema de señales previamente convenidas

para poderse entender. Está constituido por todos los signos

utilizados para la confección del mensaje. La acción que realiza el

emisor de escoger entre las unidades de su código las que son

adecuadas para formar el mensaje que desea transmitir, se llama

codificación.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

Aunque hay diversos sistemas de comunicación, que incluyen la no

lingüística (visual, auditiva, besos y caricias, el lenguaje matemático y el de

la lógica formal, etc.) nos interesan fundamentalmente: la comunicación

oral y la comunicación escrita. Las comunicaciones escritas son

aquellas que transmiten un mensaje que habrá de ser percibido por la vista

y se sirve de grafismos (letras, signos de puntuación).

REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

Para comunicar no basta contentarse con haber transmitido lo que

deseamos o lo que los demás nos han obligado a transmitir. La

comunicación real quedará establecida cuando el receptor o

destinatario nos haya entendido y logremos de él la respuesta

consecuente.

Esto significa que toda comunicación escrita debe reunir las cualidades o

requisitos siguientes:

Claridad. Ha de escribirse con sencillez y naturalidad para que

pueda entendérsenos con menores esfuerzos.

Brevedad. No quiere decir que se use el lenguaje lacónico, sino que

se expresen el máximo de ideas con el mínimo de

palabras.

Precisión. Debe escribirse sin rodeos ni circunloquios, sino

situándonos a la altura del receptor o destinatario de la

comunicación.

Corrección. Se refiere tanto a la presentación formal de lo escrito,

como a las reglas gramaticales, adecuación del tono,

buenos modales y respeto al receptor del mensaje.

Totalidad. Ha de preocuparse no dejar en el destinatario la

impresión de que se le transmite un mensaje incompleto.

Deben ser incluidas todas las ideas vinculadas al tema, a

través de frases debidamente articuladas.

Originalidad. No plagiar los mismos caminos que los otros hayan

transitado. Un mensaje que lleve el sello de su propia

personalidad, logrará una comunicación efectiva.

LA REDACCIÓN: CONCEPTO

La expresión escrita logra sus propósitos comunicativos mediante el arte de

redactar. Redactar, que etimológicamente significa poner en orden,

consiste en expresar por escrito los pensamientos previamente ordenados.

Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, enunciados,

cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera

que se produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser

debidamente comprendido.

Como en definitiva redactar bien un escrito es comunicar a quien lo ha de

leer lo que piensa y quiere el que lo escribe, es muy importante que se

tenga en cuenta lo siguiente:

La cuestión primera es saber qué mensaje se trata de comunicar.

Quién debe saber con certeza lo que él mismo piensa acerca de lo

que va a escribir.

El trabajo de pensar es un trabajo previo al de escribir.

PENSAR BIEN Y ORDENADAMENTE NO CONSTITUYE

UNA GARANTÍA PARA ESCRIBIR BIEN, PERO ES UN

REQUISITO INDISPENSABLE PARA CONSEGUIRLO

ALGUNOS TIPOS DE EXPRESIÓN ESCRITA

LA DESCRIPCIÓN

Al describir pretendemos provocar en la imaginación del lector una

impresión similar a la impresión sensible. Intentamos representar –por

medio de la palabra- una cosa, una persona, un ambiente, tal y como si el

lector lo tuviera delante y lo estuviera percibiendo con sus propios sentidos.

DESCRIBIR ES REPRESENTAR LINGÜÍSTICAMENTE LA

IMAGEN DE UN OBJETO (SEA ÉSTE UNA PERSONA, UNA

COSA, UN ANIMAL O UN AMBIENTE)

CUALIDADES DE LA DESCRIPCIÓN

La buena descripción ha de ser fiel, completa y concisa. Debe producir

impresiones y sentimientos –de afecto, repulsa, admiración, etc.- en quienes

lean lo descrito. Tiene que crear la ilusión de cosa vivida, ya que se

describe a través de las propias emociones y/o lo que la realidad nos

presenta, sin alterarla, cuando se trata de una descripción científica.

La claridad es también cualidad imprescindible en la descripción. Sólo se

alcanza mediante la sencillez y la precisión, es decir, empleando las

palabras justas. Para ello el mejor recurso es elegir entre los sinónimos la

voz apropiada a cada caso.

LA DESCRIPCIÓN EXIGE UN

SOPORTE NARRATIVO

EL PROCESO DESCRIPTIVO

La acción de describir es una operación compleja que comprende tres fases

interdependientes:

Observación de la realidad.

Selección y ordenación de los detalles observados.

Presentación de los mismos (la descripción propiamente dicha).

Observación de la realidad.

Debemos comenzar con la observación atenta de las cualidades y

circunstancias de aquello que vayamos a describir. La acción de observar

inluye:

El ejercicio pleno de los cinco sentidos corporales: la vista, el

olfato, el gusto, el oído y el tacto. Percibimos con exactitud el mundo

exterior a través de nuestros sentidos.

Un acto reflexivo de interrogación y conocimiento. No es

suficiente la observación sensorial del objeto; es necesario

interrogarlo, analizarlo, y valorarlo dentro del contexto en que los

hemos observado. Debemos explicar las partes que lo componen, la

función que desempeñan, y su relación de espacio y situación con los

demás objetos circundantes.

El contestar a las siguientes preguntas lo ayudará a tener un conocimiento

mejor del objeto:

¿Cómo es físicamente?

¿Dónde está situado?

¿A quién pertenece?

¿Cómo lo estiman las personas que lo usan?

¿Qué significa en la sociedad o ambiente en que se usa?

¿Qué valor sicológico, estético o simbólico le otorga quien lo contempla?

LA OBSERVACIÓN ES LA CONDICIÓN PREVIA

DE LA DESCRIPCIÓN

Selección y ordenación de los detalles.

Durante el tiempo empleado en la observación acumulamos la mayor

cantidad posible de datos. Los tenemos a nuestra disposición. Pero,

describir no es inventariar. El buen escritor –como el buen pintor- observa

atentamente el modelo y después escoge lo más característico y allí

acentúa el trazo de su lápiz o pincel.

En el acto de selección interviene directamente nuestro personalísimo punto

de vista. Tomamos –de entre todos los detalles observados- sólo aquellos

que, a nuestro criterio, acentúan mejor la impresión que queremos

transmitir.

La selección debe ir siempre acompañada de una ordenación de los datos.

Si no determinamos la estructura de la descripción la misma resulta confusa

e incoherente.

El orden establece:

a) De lo general a lo particular, y a la inversa. Ejemplo: Empezamos

con una descripción general del paisaje y luego aproximamos la

cámara –nuestros ojos- hacia un primer plano con el fin de destacar

ciertas impresiones o rasgos más precisos.

b) De la forma al contenido, y a la inversa. Ejemplo: Describamos la

forma de una guitarra y luego detallamos las partes que la componen

y su funcionamiento.

c) De lo próximo a lo más alejado en el tiempo y en el espacio, y a la

inversa. Ejemplo: Podemos describir una persona o un ambiente tal

y como lo observamos ahora y tal y como lo percibimos años atrás.

También podemos describir un paisaje destacando los elementos

observados dentro de una secuencia espacial primero describimos

los más cercanos a nosotros y luego los más alejados, o viceversa.

EL ENSAYO

El ensayo es uno de los géneros más modernos y de mayor cultivo en la

actualidad. La popularidad que goza la debe en gran medida a su

naturaleza versátil y al elemento personal y subjetivo que el mismo contiene.

También al hecho de ser el género por excelencia utilizado en el periodismo

de fondo.

Se puede definir el ensayo como:

Un escrito en prosa, generalmente breve, que expone

sin rigor sistemático, pero con hondura, madurez y

sensibilidad, una interpretación personal sobre cualquier

tema, sea filosófico, científico, histórico, literario, etc.

Como dice Lapesa, “la misión suya es plantear cuestiones y señalar

caminos, más que asentar soluciones firmes; por eso toma aspecto de

amena divagación…”

A pesar de ser la palabra ensayo la más usada para distinguir el género, se

le conoce igualmente por estudios, meditaciones y divagaciones.

SUS CARACTERÍSTICAS

Las fronteras formales del ensayo son imprecisas. En la manera con que se

expone y enjuicia un tema colinda con el trabajo científico, con la didáctica y

la crítica. Se separa de los anteriores en que no sigue un orden riguroso y

sistemático de exposición, ni pretende agotar la materia, ni dar soluciones

firmes. Lo personal y subjetivo, el punto de vista que asume el autor al

tratar el tema, adquiere primacía en el ensayo.

La nota individual –los sentimientos del autor, sus amores, gustos y

aversiones- es lo que lo define y caracteriza, acercándolo a la poesía lírica.

Lo que los separa es el lenguaje; más conceptual y expositivo en el ensayo;

más intuitivo y lírico en la poesía.

El ensayo se caracteriza por:

Su estructura libre, de forma sintética y de extensión relativamente

breve.

Su variedad temática. Se pueden exponer ideas de todas clases:

filosóficas, científicas, morales, estéticas, literarias, etc.

Su estilo cuidadoso y elegante, sin llegar a la afectación.

Su tono variado, que responde a la manera particular con que el autor

ve e interpreta al mundo, la vida, la naturaleza, los seres humanos y a

sí mismo. El tono puede ser profundo, poético, didáctico, satírico,

irónico, etc.

La amenidad en la exposición, que sobresale sobre el rigor

sistemático de ésta.

SU CLASIFICACIÓN

Pueden distinguirse dos tipos generales de ensayos:

Uno, de carácter personal, casi confesional; es lo que los sajones

llaman familiar essay, o ensayo personal. En ellos, por lo común, el

escritor habla de sí mismo y de sus opiniones sobre hechos y cosas,

dentro de un estilo ligero, natural, casi conversacional.

Otro, más ambicioso, más extenso y de control formal y riguroso; es

lo que en inglés se le suele llamar formal essay, o ensayo formal. El

ensayo formal es el que se aproxima más al trabajo científico. Pero

es necesario advertir que aun dentro de este tipo lo que siempre

interesa es el punto de vista del autor y no tanto los materiales que

elabora o el fondo de erudición que maneja.

Entre estos dos tipos extremos encontramos una amplia gama de

modalidades intermedias, según se aproximan o se alejan del uno o del

otro. Y en cierto modo caben tantas clasificaciones como puntos de vista

adoptados por el género. Una de ellas puede ser:

El ensayo de exposición de ideas. Son aquellos cuyo fin primordial

es comunicar al lector unas ideas, sean éstas filosóficas, políticas,

sociológicas, etc.

El ensayo poético. Son ensayos donde lo poético prevalece sobre lo

conceptual. Es un poema en prosa. Vemos las cosas, el mundo, el

paisaje y los hombres a través de la sensibilidad y visión poética del

autor.

Ejemplo: los ensayos de Azorín y, de cierta manera, Platero y yo, J. R.

Jiménez, caben dentro de esta clasificación.

El ensayo crítico. Son ensayos de mayor profundidad en los que se

analiza y enjuicia cualquier, obra o actividad humana. Su uso se

extiende al campo de la historia, la medicina, las ciencias exactas, etc.

los ensayos de Unamuno, Ortega y Gasset y Huxley, pertenecen en

general a esta clase.

CONSEJOS AL ESTUDIANTE

Seleccione un tema que conozca bien y que la haya causado una

profunda impresión; por lo general, podemos decir siempre algo

convincente y persuasivo de lo que conocemos y sentimos.

No se aparte totalmente de las normas y reglas que dimos al tratar de

la composición y del arte de la redacción. Una estructura libre no

significa en absoluto que la misma sea caótica e incoherente.

Escoja un lenguaje adecuado al tema que piensa desarrollar. El

mejor lenguaje es el natural, el suyo propio. Aléjese de toda retórica y

pedantería léxica.

Trate de ser persuasivo, sin caer en el servilismo; y, por favor no

pretenda ser gracioso y agudo en sus observaciones, a menos que

esas cualidades sean innatas de usted.

No trate de ser original a todo trance. El hecho de que lo

consustancial al ensayo sea la interpretación personal del autor, no

debe entenderse como completa originalidad. Estudie sus temas,

reflexione sobre él y documéntese con otras opiniones.

LA CARTA

La carta surge como una necesidad de suplir la comunicación oral mediante

una fórmula simple que permita mantener la relación con personas

físicamente alejadas del que escribe.

LA CARTA ES EL MEDIO MÁS IDÓNEO PARA

COMUNICAR UN MENSAJE A QUIEN NO PUEDE

ESCUCHAR NUESTRA VOZ.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA:

Es un medio económico y directo.

Es un mensaje eminentemente personal.

Es una respuesta concreta a una situación.

Es un sustituto del diálogo.

ESTILO Y TONO

El estilo de la carta es el coloquial, capaz de reproducir los efectos de una

conversación normal y en cierto modo de sustituirla. Cuando escribimos no

podemos ayudarnos con gestos, con la inflexión de la voz y con las diversas

expresiones del rostro y de la persona que dan más vigor a nuestras

palabras; por eso la carta debe ser clara, expresiva, resumida.

Es importante el tono que en cada caso conviene adoptar. En esto juega un

papel importante la imaginación del que escribe. Cuanto mejor se imagine

el conjunto de la situación, el tipo de relación que la carta establece o

mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y temores,

etc., mejor corresponderá el tono a la situación concreta con la que uno se

enfrenta. En último término, el tono está en función del destinatario, de la

circunstancia concreta en que dicho destinatario se encuentra y del car´cter

de la relación que hasta el momento se ha mantenido con él. No es lo

mismo escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual

nos vincula un simple lazo profesional.

ELEMENTOS FORMALES BÁSICOS

La práctica ha ido estableciendo varios elementos externos formales

básicos en el género epistolar, como los siguientes:

Lugar y fecha.

Nombre y dirección del destinatario.

Saludo.

Introducción.

Desarrollo del tema.

Despedida.

Firma.

Algunos consejos prácticos que deben seguirse son:

Empezar por lo más importante.

Dedicar un párrafo a cada cuestión.

El punto y aparte es de gran utilidad.

Terminar de un modo natural.

Invitar al destinatario a hacer algo.

Ajustar la despedida al tono de la carta.

Tratar que la despedida no sea larga.

SUS CLASES

Aunque cabría señalar tantas clases de cartas como situaciones las

requieran o la naturaleza de la comunicación que se pretenda lo exija,

podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales.

LA CARTA PERSONAL

Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el episwtolar

se convierte en el más libre de los géneros y resulta extraordinariamente

difícil señalar normas concretas de estilo. Sin embargo, si se pretende una

comunicación eficaz, es necesario redactar el texto de acuerdo con los

factores que se han enunciado anteriormente.

Características.

La carta personal es la que más se parece a la conversación y esto se

consigue con un lenguaje sencillo y natural.

El lenguaje debe ser además sincero y afectivo, conforme sea el

grado de amistad y de relación que exista con el destinatario.

Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en

un mismo período de diversas ideas.

Debe tratarse que cada idea pueda expresarse en una oración.

LA CARTA COMERCIAL

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente

contribuyen a la buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las

relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo

constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que

es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y

prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “su modo de

decir”. El carácter predominante de esa personalidad es el mismo que

caracteriza al comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su

estilo, no sólo para conseguir una perfecta comunicación, sino también para

obtener una impresión favorable de la persona a al que la carta va dirigida.

Clases de

cartas

Personales

Comerciales

FamiliaresAmistosas

- de solicitud- de remisión o envío- cobranza- reclamos- ofertas - felicitación- de relaciones - pésame

públicas - invitación - agradecimiento

CARACTERÍSTICAS ESENCIALES

Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el

destinatario para hacerlo reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la

escribió. Como el objetivo básico de una carta comercial es conseguir una

reacción positiva, en su redacción deben observarse las características siguientes:

Claridad.

Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es

decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del

destinatario.

Para lograr la claridad se recomienda:

- Expresarse mediante frases cortas.

- Elegir con cuidado el vocabulario.

- Estar pendiente, a medida que escribe, del comienzo de la frase para

continuarla con la correspondiente concordancia.

- Evitar vocablos ambiguos.

- No abusar del pronombre.

- Desterrar los gerundios.

- Evitar el uso de las abreviaturas.

- Eliminar las palabras rebuscadas.

- Evitar el exceso de adjetivos.

- Pensar despacio, para escribir de prisa.

Concisión.

Cada frase que se escriba debe contener ideas claras y precisas. Si

se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse

dos o tres palabras cuando éstas pueden ser reemplazadas por una.

La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser

concisa. Concisa no quiere decir que sea breve, sino que no esté

recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Concisión

es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y

con la mayor exactitud.

Si quiere lograr concisión.

Revise lo que escriba.

Elimine las expresiones inútiles.

Evite la repetición de ideas.

No anuncie lo que va a decir. Dígalo.

Coloque un concepto después de otro.

No se pierda en detalles.

Vaya directamente al asunto.

Busque la rapidez en la expresión.

En contra de la concisión están:

El lenguaje telegráfico.

El laconismo. Conciso no quiere decir incompleto.

La excesiva literatura.

La vaguedad.

Las aclaraciones inútiles.

LOS NEGOCIOS SE HACEN ENTRE HOMBRES Y

MUJERES Y LA CARTA ESTÁ SIEMPRE DIRIGIDA

A UN SER HUMANO. PROCURE QUE EL TONO

DE SU MENSAJE ESTÉ MARCADO POR LA

MÁXIMA AFABILIDAD.

Precisión.

Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto.

Para llegar a utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con

precisión, debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1. La exactitud de los términos que escojamos.

2. La claridad con que los apliquemos.

3. La cantidad de información que suministren.

Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz

diferente dentro de esa semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a

capricho. Elegir el término más apropiado a la expresión es ser precisos en

el lenguaje.

PARA LOGRAR PRECISIÓN SIGA ESTOS CONSEJOS

Ante una duda acuda a un diccionario de

sinónimos.

Evite el abuso de oraciones subordinadas.

No abuse tampoco de incisos que debilitan la idea

principal en vez de reforzarla.

Ofrezca explicaciones razonables y coherentes en

cada uno de los puntos de la carta.

Cuide la concordancia, en género y número, entre

el sujeto y el predicado.

Asegúrese de que la carta está completa.

Evite la inexactitud, que siempre da lugar a

rectificaciones, reclamaciones y retrasos.

Tono.

El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo al asunto

que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta

comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión

escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma

agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades.

Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo

estuviera mirando cara a cara.

Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del

destinatario hacia la persona que le escribe.

Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación

en el trato y prudencia en la expresión, porque así ofrecerá una grata

imagen de sinceridad.

Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no”, exprese

una decisión o una acción enfocando el lado positivo, no su aspecto

negativo.

EVITEMOS LA FRIALDAD DEL VIEJO ESTILO

COMERCIAL, AUNQUE LA CARTA HABLE

EXCLUSIVAMENTE DE NEGOCIOS.

He aquí algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono

que reúna las cualidades anteriormente expresadas:

Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva

familiaridad.

No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.

Elimine toda expresión convencional.

Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable,

propio de la carta dirigida a un ser humano y no a una entidad

anónima.

Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo

sobre el cual gira la carta.

No abuse de los pronombres yo y nosotros.

Tampoco abuse del usted y del su.

No redacte cartas cuando esté irritado.

No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesas y

adulaciones.

No trate de imponer, sino de convencer.

Corrección.

Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que

pueda producir una impresión desfavorable en la mente del

destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los

que se cometen en el contenido de la carta como a los que se refieren

a su apariencia externa.

La corrección necesaria se obtendrá cuando:

Piense lo que va a decir.

Estudie cómo va a decirlo y a quién.

Conserve “la distancia” debida.

Tenga extremo cuidado con la ortografía.

Cuide el aspecto externo de la carta.

Exprésese con actitud positiva y fraterna.

DISPOSICIÓN DE LA CARTA

El destinatario de una carta comercial resulta favorablemente impresionado

o influido por un mensaje cuando, además de su contenido efectivo, tiene

también una apariencia física atractiva. El objetivo básico de una carta

comercial es conseguir una reacción propicia. Si la primera impresión es

buena, el lector o destinatario se encontrará favorablemente predispuesto a

la recepción del contenido.

Las partes de que consta una carta de este tipo son las siguiente:

Encabezamiento.

Membrete.

Fecha.

Destinatario y dirección.

Texto o cuerpo.

Introducción a la idea básica.

Desarrollo de esta idea.

Despedida.

Firma (rúbrica a mano).

Nombre de la persona que

escribe.

Cargo o título que posee.

Iniciales de identificación.

Anexos.

Conclusión final. Posdata o post scriptum.

INFORME

CONCEPTO Y DEFINICIÓN

El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y

pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes, y

en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados.

Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con

frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y

recomendaciones en torno al problema que lo motiva.

Lo que distingue generalmente un informe de otro género de la

comunicación escrita, la novela por ejemplo, es que el primero comunica

hechos o actividades concretas a un determinado y concreto lector o

lectores. Un informe no es el producto de una inspiración momentánea que

nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o

una pregunta a otra persona en busca de información.

LA INTENCIÓN DEL INFORME ES LLEGAR A UN

CONOCIMIENTO PERFECTO DE LA REALIDAD DE

UNA EMPRESA, AGENCIA O INSTITUCIÓN, SIN

QUE SE INTERFIERAN VISIONES PERSONALES

DEFORMADORAS.

SUS VENTAJAS

La gerencia moderna ha impuesto el uso del informe escrito, que no tenía

tanta razón de ser cuando las empresas eran pequeñas y los procesos

industriales menos complejos que en la actualidad. También su uso está

extendido, y por las mismas razones, en las agencias públicas, centros de

investigación, organizaciones sindicales y cooperativas, instituciones

culturales, y en general donde quiera que hayan de emitirse comunicaciones

en las que se faciliten datos, situaciones, desarrollos y apreciaciones sobre

un determinado asunto. Entre las ventajas que pueden señalarse a los

informes, destacamos las siguientes:

Son muestras del trabajo que se ha efectuado.

Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo.

Pueden servir de base para tomar decisiones.

Proporcionan a quienes se han de aprovechar de los mismos para

tomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuando

más cómodo le resulte y en el momento que lo desee.

Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo.

Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que obren en los

archivos.

Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia.

NO DECIR NI MÁS NI MENOS QUE LO QUE SE

DEBA DECIR, Y DECIRLO CON EXACTITUD: Y

ESO ES ESTILO.

Pío Baroja

SUS CLASES

De acuerdo con su contenido y objetivos se distinguen tres clases de

informes: expositivo, interpretativo y demostrativo.

Informe expositivo.

Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su

elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo

alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe

de este tipo debe empezar resumiendo la situación previa, pues esa visión

de conjunto ayudará al lector o receptor a captar los pormenores ulteriores

con más comprensión y a seguirlos con más interés. Un ejemplo típico de

este informe será aquel en que se narra un proceso de fabricación, cuyo

valor descansará únicamente sobre los datos que se brinden, sin perjuicio

de que éstos puedan servir en un proceso posterior para que la gerencia de

una empresa o los ejecutivos de una agencia, sienten conclusiones o tomen

las decisiones que estimen pertinentes.

Informe interpretativo.

Será aquel que sirva para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y

conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto, que los

receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que

lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa

puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un

interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés. Cuando

se evalúa a un empleado, se está generalmente ante un informe de esta

naturaleza, toda vez que de los datos que ofrecen las hojas de asistencia,

los reportes de asiduidad y las estadísticas de sus rendimientos, se hace

por el escritor el examen pertinente y aún las conclusiones y

recomendaciones que se deriven de dicho análisis, para que en definitiva la

empresa o agencia adopte la decisión que proceda.

Informe demostrativo.

Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar

determinadas aseveraciones, es preciso que el lector o receptor conozca

con toda exactitud la tesis que pretende establecer el informante. En este

tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y su

comentario, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga

que estar averiguando si se trata de una aseveración en firme o de una

simple opinión. Es muy importante que se presenten con toda claridad

todos los pasos que hayan permitido al informante llegar a sus principales

proposiciones.

REDACCIÓN Y ESTILO.

La redacción de un informe suele ser impersonal, directa, y para que

éste sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de

atención, objetividad y probidad profesional. A continuación

ofrecemos algunos consejos prácticos que usted debe tener en cuenta

en la elaboración de un informe.

Sea sobrio. La sobriedad es un requisito tan importante en el informe

que como alguien ha escrito, su estilo consistirá casi en carecer de

estilo. La sobriedad que se recomienda no supone necesariamente

sequedad o laconismo.

Evite las frases largas (de más de dos o tres líneas a máquina) y de

gramática complicada.

Huya de la verborrea y la hojarasca. Nada de literatura en el sentido

peyorativo que a veces se da a esta palabra.

Ser objetivo. El informador debe ser fiel al “sentido de los hechos” por

medio de una documentación sólida y no cambiarlos dándoles un

matiz peyorativo o laudatorio, según las circunstancias.

Destierre todo signo de parcialidad. Nada de imaginaciones

desbordadas, nada de sentimiento, ni de indign ación, ni de lirismo

entusiasta.

Cancele el servilismo. En ocasiones se le pide al informador –es sin

duda una práctica deshonesta- que en la preparación del informe

beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El

informador no puede prestarse a ello y esto no excluye fidelidad a la

empresa o agencia que le encomendó el trabajo.

Defínase, eliminando la pasividad y tomando todas las precauciones

posibles para que su opinión esté fundamentada. Si no le fuere posib

le llegar a una certeza o conclusión sobre un punto determinado, no

vacile en señalar esta laguna.

Mencione el mayor número posible de datos. Los números, términos,

porcentajes o citas, son factores de la máxima importancia.

Subdivida el informe, si fuere muy extenso, en epígrafes. Con esto se

logra, en caso de tiempo limitado, reducir el contenido del informe

mismo con sólo leer dichos epígrafes o centrando la atención en aquel

que más inmediatamente interesa.

EN LA REDACCIÓN DEL INFORME

EVITE:

- Falsear o exagerar los hechos.

- Deformar los hechos, omitiendo algún pormenor.

- Equivocar ciertos datos, términos o citas.

- Hacer demostraciones matemáticas no convincentes.

- Confundir los hechos con las opiniones.

- Incurrir en contradicciones.

- Desarrollar en forma incompleta algún punto.

- Disponer secciones o párrafos en forma desordenada.

- Emplear períodos largos y complicados.

- Repetir innecesariamente la misma palabra o giro.

- Abusar de tecnicismos innecesarios.

PRESENTACIÓN

Aunque un informe puede ser sometido en forma de carta o memorando, en

este caso nos estamos refiriendo al que tiene una estructura más formal y

compleja, bien porque sea el resultado de una investigación acuciosa, bien

porque se refiera a problemas de gran extensión y contenido que

necesariamente requieran una redacción larga. No existe un guión-tipo que

sea válido para todos los casos, pero aun así, a título indicativo se sugiere el

siguiente esquema:

Cubierta o carátula.

Título del informe. Debe comprender una página relacionada con el

trabajo de que se trate y el nombre del autor.

Presentación del informe, en la que deben exponerse sucintamente

sus objetivos, método empleado, fuentes de información y los

aspectos más relevantes del mismo.

Índice o contenido.

Informe propiamente dicho, que a su vez comprende:

1. Introducción.

2. Texto, subdividido en epígrafes, si fuere muy extenso.

3. Conclusiones.

4. Sugerencias o recomendaciones.

Anexos.

Bibliografía.

DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

Siendo todo informe una enumeración ordenada de hechos concretos que

en algunos casos se refieren a cuestiones controvertidas en las que entran

en juego intereses contrapuestos, es necesario, en muchas ocasiones, que

vaya acompañado de documentos que por una parte completan la

información del texto y por la otra le dan mayor valor.

Estos documentos –los anexos a que antes nos hemos referido- han de ir

adjuntos al informe y formando parte de él. He aquí los consejos que

ofrecemos para la inclusión de estos materiales complementarios.

Numere cada anexo, para que el que quiera

comprobar alguna información del informe, acuda al

anexo de que se trata, con poco esfuerzo.

Haga que en el texto del informe y entre paréntesis,

figure la numeración que coincida con el apéndice.

Numere también como anexos los gráficos, cuadros

estadísticos, mapas, etc., si prefiere que formen parte

esencial del informe. Si se trata por ejemplo de un

gráfico u otro documento que prefiere presentar dentro

del propio texto, hágalo al lado mismo de la página

donde se mencione dicho gráfico o documento. Para

no romper la numeración de las páginas, pueden

figurar en páginas repetidas, 2 bis, 17 bis, 28 bis, etc.

NOTAS Y CITAS

Las citas del informe son textos que no pertenecen al autor del mismo y suelen ser

el testimonio de alguna autoridad en la materia o la simple transcripción de una

opinión distinta de la del que escribe.

Tenga presentes estas reglas para el uso de las citas:

Entrecomíllelas para que se distinga fácilmente del texto

del autor.

Sígalas de un número, según una ordenación que

empiece con el 1 y vaya continuando sucesivamente.

Ponga el margen del texto y normalmente en la misma

página en la que se transcribe la cita, el título del libro o

publicación de donde lo ha tomado, nombre del autor,

editorial y la página.

Si transcribe parcial o íntegramente el texto cuya

autoridad se invoca, úsese un tipo de letra cursiva, si se

trata de texto impreso; si el texto fuese mecanografiado

transcríbase la cita con un espacio distinto y con un

margen mayor, para que se vea claramente que es un

texto ajeno del autor del trabajo.

EL COMENTARIO

El comentario, según Gonzalo Martín Vivaldi, (del tipo que sea) es

descomposición y resumen, “Se descomponen las cosas o los hechos, o las

ideas, para analizarlas, y luego componerlas nuevamente; como el pintor

frente al paisaje, lo mira, lo estudia, lo descompone y lo analiza, para

después volver a darlo a luz, compuesto ya según su visión personal, en el

cuadro y sobre el lienzo”.

Dicho en pocas palabras: las notas esenciales de todo auténtico comentario, son

el análisis científico y la síntesis artística. Pero todo buen comentario, siempre

sigue un método y una técnica.

El comentarista entonces, continúa diciendo Vivaldi, como el médico, debe

diagnosticar, pronosticar y prescribir. Esto quiere decir: valorar e interpretar lo

ocurrido o lo que dice el texto, prever lo que pueda pasar, y recomendar lo que

deba hacerse.

En el comentario, a diferencia de lo que sucede para la información, no hay reglas

taxativas. No se puede hablar de un orden específico en la redacción; el escritor

goza de más libertad. No obstante, para facilitar la tarea, podemos aceptar el

siguiente orden (tal como lo expone B. Mostaza en el trabajo antes citado):

1. Planteamiento del tema.

2. Manipularlo, desmontarlo en piezas.

3. Fallo o juicio crítico del problema.

4. Solución.

¿Puede alterarse este orden? Efectivamente. Se puede empezar por la solución

o por el juicio crítico. Todo depende de cómo se enfoque el asunto. En este

terreno, el modo de concebir de quien escribe es de principal importancia.

A pesar de esta libertad, en todo comentario son muy importantes el principio y el final; el

hecho y su última consecuencia. Empezar y terminar bien un comentario garantiza su

efectividad. El primer párrafo debe captar la atención del lector, arrastrarlo a la lectura. El

último párrafo, por su trascendencia, debe quedar grabado en quien lo lee. Se convence con

razonamientos, con hechos, con juicios lógicos.