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DIPLOMADO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

AGOSTO 2012

OBJETIVO GENERAL DEL DIPLOMADOBrindar a los asistentes la información y el conocimiento teórico práctico para el manejo integral de la documentación que requieren las instituciones públicas, de cara a garantizar la salvaguarda de la información documental que se produce en cumplimiento de sus funciones y en cumplimiento de los parámetros normativos, en el marco de los nuevos sistemas de gestión

CONTENIDO GENERAL DEL DIPLOMADOMÓDULOS1. Aspectos Generales de la Gestión

Documental en Colombia2. Instrumentos y Aspectos técnicos propios de

la Gestión Documental 3. El uso de nuevas tecnologías y herramientas

informáticas en la Gestión Documental

Desarrollo Temático del Primer MóduloNo. TEMAS No. SUBTEMAS

1 Antecedentes Históricos2 Fundamentos de la Teoría Archivística3 Conceptualización básica

2Normatividad aplicable a la Gestión Documental en Colombia

1 Normatividad general en materia de GestiónDocumental

1 Importancia de los Archivos2 Ciclo vital de los Documentos3 El sistema de Gestión Documental

4 Articulación dentro del Sistema Integrado deGestión

5Procedimientos propios de la GestiónDocumental

1Antecedentes y conceptos básicos de la gestión documental

La Gestión Documental como sistema integral 3

Desarrollo Temático del Segundo MóduloNo. TEMAS No. SUBTEMAS

1 Acuerdo 060 de 2002

2Procedimiento de Manejo de Comunicaciones Oficiales

1 Elaboración de las Tablas de Retención Documental - TRD

2Aplicación de las Tablas de Retención Documental

1 Aplicación de procedimientos archivísticos sobre los expedientes

2 Identificación de unidades de almacenamiento y conservación

3 Preparación de Transferencias Documentales Primarias

4Organización y administración de los Archivos de Gestión

1 Funcionamiento y Administración del Archivo Central

2 Recepción de Transferencias Documentales

3 Disposición física y recuperación de la documentación

4 Disposición final de la Documentación

1

2

Archivos de Gestión

El Archivo Central

Sistema de Manejo de Comunicaciones Oficiales

Tablas de Retención Documental

3

4

Desarrollo Temático ……..No. TEMAS No. SUBTEMAS

1 Elaboración de las Tablas de Valoración Documental – TVD

2Aplicación de las Tablas de Valoración Documental

1 Conservación preventiva de documentos2 Restauración Documental

3 Condiciones técnicas de espacios locativos destinados para Archivos.

4 Especificaciones técnicas de las unidades de Almacenamiento y Conservación

5 Sistema Integrado de Conservación

1 Conceptualización básica y elementos de un Programa de Gestión Documental

2Implementación del Programa de Gestión Documental

Tablas de Valoración Documental y Fondos Documentales Acumulados

Conservación Documental

Programa de Gestión Documental

5

6

7

No. TEMAS No. SUBTEMAS

1 Ventajas y alcance de la firma digital sobre losdocumentos electrónicos

2 Certificación de las Firmas Digitales

1La digitalización de documentos como herramienta demejoramiento de la gestión

2Procedimiento para la digitalización de Documentos yexpedientes

1Funcionalidades y componentes de un Software parala Gestión Documental

2Alcances y elementos técnicos requeridos para sufuncionamiento

1La centralización de los archivos de gestión comoherramienta para el control y la administración de losexpedientes institucionales.

2 Proceso de Centralización de los Archivos de Gestión

Digitalización de Documentos y expedientes

Aplicativos informáticos como herramientas de apoyo para la Gestión Documental

Centralización de Archivos de Gestión

Firma Digital1

2

3

4

Desarrollo Temático del Tercer Módulo

PRIMER MÓDULO

ANTECEDENTES Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

1. Antecedentes Históricos 2. Fundamentos de la Teoría Archivística3. Conceptualización Básica

Antecedentes y Conceptos Básicos de la Gestión Documental

ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Revisión de los Archivos desde el punto de vista Histórico

¿Por qué es necesario ver los Archivos desde el punto de vistaHistórico?1. Porque nos permite evidenciar su evolución a partir de su utilidad

administrativa y su relación con el gobierno.2. Nos permite identificar los cambios en su finalidad ética

• Estar al servicio del poder absoluto• Estar al servicio de los súbditos• Estar al servicio de los Administradores• Estar al servicio de los Ciudadanos• Estar al servicio de la Nación

3. Siempre han sido un instrumento de constancia y de evoluciónadministrativa

Periodificación en la Historia de los Archivos

De acuerdo con las edades clásicas la existencia de los archivos se puede establecer de la siguiente manera:

• Edad Antigua: Archivos de Palacio (Lugar)• Edad Media: Tesoros de Cartas (Lugar y valor patrimonial)

• Edad Moderna: Arsenales de Autoridad (Finalidad)• Edad Contemporánea: Laboratorios de la Historia (Finalidad)

Edad AntiguaMesopotamia y Siria, Egipto, Grecia y Roma

descubrimiento de documentos de

actividades económicas, jurídicas y

políticas.

Periodificación en la Historia de los Archivos

Edad Antigua….

Mesopotamia y Siria: • Economías absolutistas con control social de la producción a través de los archivos.

• Archivos de tablillas de barro, cocidas o secas, en cantidad ingente.

• Tablillas dispersas o en unidades orgánicas dentro de los Museos europeos y de Medio Oriente

Edad Antigua….

Egipto Escribió más que Mesopotamia. En un soporte, el papiro, más informático:• Los documentos, Armas de los burócratas al servicio del

Faraón.• La propiedad de cada egipcio estaba catalogada en la

Oficina de los documentos sellados.• Los tratados de Papirología, realizados en Universidades

europeas, son una fuente fundamental sobre los Archivos

Edad Antigua….

Grecia dio la palabra Archivo: • El mnemon u hombre de la memoria y la inscripción en

piedra, como elementos de memoria social.• Archivos conocidos sólo por la Literatura. • Aportan la palabra archivo (gobierno) y el diseño de edificios

en la Edad Moderna y Contemporánea.• Revestidos de Carácter sagrado: Las pronaos de los Templos

de Gea y Palas Atenea se convirtieron en archivos• Carácter gubernativo: Cada magistrado tenía su archeion en

las polis. Carácter “notarial” y público: Los archivos por sí mismos, sin necesidad de notario, aportaban fehaciencia

Edad Antigua….

Roma: Tabularium o Archivo de tablillas de madera o de cera: • Primero en el Templo de Saturno, dios de la medida, junto al

Erario o Tesoro.• Año 78 a.de C.: Edificio propio de Archivo entre dos templos,

en el Foro, junto a la colina del Capitolio.• Existieron Archivos imperiales, tabularios provinciales y

tabularios municipales(Importancia de la epigrafía para la Historia de los Archivos)

• En Pompeya, el Archivo del banquero Lucio Cecilio Jucundo

Antecedentes Hist……..Edad MediaAparecen sistemas de clasificación cronológico y sistemático con aporte de la iglesia.

Edad Media….

Corpus Iuris Civilis, Codigo de Derecho Civil de Justiniano (siglo VI): • Quien tiene autoridad, tiene archivo. • Consagración de conceptos de fe pública, perpetua memoria y

mejor evidencia a través de la escritura y los archivos. Conceptos útiles al Poder.

• Importancia de archivos de catedrales y monasterios: Iglesia y monopolio de la escritura

Edad Media….Los visigodos: • Archivo Real en Toledo, gestionado por el Comes

Thesaurorum. • Archivos judiciales, episcopales y scrinia domestica. • Pizarras de Diego Alvaro en Avila.Los árabes Españoles: • Al Katib: el que escribe• diwan: sector administrativo, registro• al‐quadi: justicia y notario. Llevaba los habuses o libros de

fundaciones de las mezquitas. Existen formularios notariales

Edad Media….• Archivos Reales en iglesias y monasterios y junto al Tesoro o

Cámara Real.• Archivo Secreto Vaticano en Roma Inocencio III: Registros de

cancillería: Información mundial• Las figuras de Jaime I y Alfonso X (Siglo XIII)promueven los:

Registros de Cancillería Real, los Notariales y los de Fechas municipales (Actas capitulares)

• Jaime II en 1318: Funda el Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona: La clásica conjunción de “Capilla‐tesoro‐Cámara‐Archivo”.

• Ordenanzas para el Archivo Real de Pedro IV el Ceremoniosos (1384).

Edad ModernaSurge el Archivo de Estado y tratados

archivísticos debido a la demanda

documental de las instituciones y de las

nuevas empresas.

Antecedentes Hist……..

Edad Moderna….En la Edad Moderna adquiere preponderancia el Correo. Según J. A. Maravall:• Mantiene la conexión cosmopolita y financiera del joven

capitalismo• Enlaza el centro de la Corte con las arterias por donde discurren

los Avisos de la información y la negociación diplomática• Transmite noticias y órdenes para moverse los ejércitos• Facilita la circulación de las medidas de gobierno y

administración• Sacia la sed de noticias recientes y de todo lugar, que se ha

apoderado del público europeo

Edad Moderna….Se forman los Archivos de los Consejos Reales • Por territorios (Castilla, Aragón, Italia, Flandes, Indias, Cámaras de Castilla y Aragón)

• Por funciones (Inquisición, Estado, Ordenes Militares, Hacienda, Guerra, Cruzadas...)

• Hoy se hallan en Simancas, en Madrid y en Sevilla

Edad Moderna….Verdadero fundador: Felipe II:Administración es igual a control de escritura

– Escritura era el único medio deRecibir informaciones, oirconsultas

– Emitir decretos y mandatos• Encargó a Juan de Herrera en 1578 habilitar el castillo

como Archivo, que quedó con apariencia de castillo• Dio el 24 de Agosto unas ordenanzas• Archivo es edificio y reglamento• En 1844 se abrió a la investigación histórica

Edad Moderna• El concepto de soberanía nacional (de archivos reales se pasa a archivos nacionales)

• El nacionalismo que busca su identidad en el pasado (se denominan por primera vez archivos “historicos”)

• El medievalismo romántico, que sobrevalora los documentos medievales que se convierten en fetiches.

• La consideración legal de bien cultural a los papeles actuales

• Aparecen las asociaciones de archiveros y las escuelas de archiveros

Latino AméricaDurante los siglos XIX y principios del XX, los países latinoamericanos crearon sus Archivos Nacionales:Argentina 1821, México 1823, Bolivia 1825, Brasil 1839, Cuba 1841, Colombia 1868, Paraguay 1871, Costa Rica 1881, República Dominicana 1884, Nicaragua 1896, Panamá 1912, Venezuela 1914, Perú 1919.


ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Creado 1989, remplazó al Archivo Nacional. Seencarga de las políticas Archivísticas del país ypreservar la memoria histórica de Colombiacontenida en cerca de 150 millones dedocumentos que datan desde 1543 hasta hoy


FUNDAMENTOS DE LA TEORÍA ARCHIVÍSTICA

ArchivísticaEstudio técnico, práctico y teórico de los procedimientos y dificultades en el almacenamiento de documentos, buscando que la documentación se conserve a través del tiempo para que pueda ser consultada y clasificada

Fundamentos de la Teoría Archivística

Archivística ……La archivística es reconocida como una ciencia en el año1898, en Holanda, esta ciencia estudia la naturaleza delos archivos, los principios de su conservación yorganización, los aspectos teóricos y prácticos de losarchivos y su función.

La archivística tiene un objeto, fin y método:

El Objeto de la Archivística:Son los archivos; entendidos como el conjunto dedocumentos, los que concentran prioritariamente laatención como expedientados y seriados.

La archivística tiene como fin:Dar un servicio a la sociedad; brindar la posibilidad deconsultar y conocer la información que los archivosresguardan, fomentar la consulta ordenada y organizada,para detectar testimonios documentales que confirmenlas acciones administrativas, políticas, legislativas queconstruyen las sociedades, instituciones, pueblos y elhombre en general. La finalidad tiene dos aspectos:El documento a consultar a través de un acervo, y laorganización para la consulta.

Archivística ……

El Método archivístico: Se encarga de recoger, conservar, servir y servirse dedocumentos, por medio de un conjunto de principiosbásicos, los que parten de la base de que el documentoforma parte de un todo estructurado y que aislado notiene sentido, ya que su interés reside con la relación delos documentos que lo anteceden o lo siguen, es decir, elcarácter seriado de esa documentación marca ladiferencia entre la Archivística y las otras ciencias de lainformación o comunicación

Archivística ……

Principios de la ArchivísticaLa actividad archivística cuenta con principios que son elpunto de partida para toda organización, los cuales nuncadebemos perder de vista:

Principio de ProcedenciaEste principio indica la permanencia de los documentos dentro del fondo que los genero, guardando la cordura entre uno y otro sin mezclarse

Principio de ProcedenciaEste principio otorga a los fondos, autonomía eindependencia del lugar de conservación de los documentos,por tal razón, sin importar si los fondos se encuentrandentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico yestructurado que permite la unidad de los documentos asícomo revelar su significado y lograr entenderlos.La aplicación del principio de procedencia se convierteentonces en un principio teórico y práctico que permitevislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y sumétodo

Principio de Orden OriginalEs un principio fundamental de la teoría archivística queestablece que la disposición física de los documentosdebe respetar la secuencia de los trámites que losprodujo. Es prioritario para la ordenación de fondos,series y unidades documentales

El principio de orden original menciona que losdocumentos se producen en un orden secuencial, lógico ynatural. Estos deben guardar la sensatez uno con el otro,pues al respetar el origen en consecuencia se mantiene elorden.

Principios…..

Principio de Orden OriginalEl principio de orden original da facilidad en el uso de ladocumentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo alorden que se le dio desde el principio en su funciónadministrativa, mientras en el principio de procedenciarespetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en elorden original se tiene en cuenta la fecha de producción y elorden que se le dio mientras estuvo activo.

Principio de Orden Original

Ordenación

Principio de Orden OriginalLo importante de este principio de orden original es quepermite la secuencia y orden del documento producidopor ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación delas piezas dentro de las agrupaciones documentales.

El orden original manifiesta de alguna manera la gestiónde la cual los documentos formaron parte durante suetapa activa, semiactiva e inactiva al conservar el ordenasignado durante su función.

A través de la historia se han interrelacionado varias ciencias alrededor de la Archivística.*Biblioteconomía *Cronología*Diplomática *Documentación*Genealogía *Heráldica*Historia *Informática*Metrología *Paleografía

*Sigilografía

Interrelación con otras Ciencias

ESCRITURA, SIGNOS, ORÍGENES Y

MATERIALES DE DOCUMENTOS

ANTIGUOS

PALEOGRAFÍA

Interrelación con otras ….

SELLOSSU AUTENTICIDAD SU IMPORTANCIA HISTÓRICA

SIGILOGRAFÍA


HERALDICA

ESCUDOS DE ARMAS. LINAJE, CIUDAD O PERSONAS


HISTORIA

PASADO DE LA HUMANIDAD.

DESDE LA APARICIÓN DE LA ESCRITURA HASTA

LA ACTUALIDAD


GENEALOGÍA

ÁRBOL FAMILIAR DE CADA INDIVIDUO


CRONOLOGÍA

DETERMINAR EL ORDEN Y LA

FECHA DE LOS SUCESOS

HISTÓRICOS


INFORMÁTICA

SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MANERA DIGITAL


DIPLOMÁTICA

AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS


METROLOGÍA

SISTEMA DE MEDICIÓN EN LA CIENCIA


BIBLIOTECONOMÍA

CONOCIMIENTO DE LA INFORMACIÓN


DOCUMENTACIÓN

PROCESAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN


CONCEPTUALIZACIÓNBÁSICA

“Es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carácterauténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado encualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original,indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario,interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por elloscondicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, siendo producido,recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de unapersona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/oadministrativos, y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”.

RANCISCO FUSTER RUÍZ, 1999

“Toda expresión testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de lasinstituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material”.

CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS, 2005

¿Qué es un Documento?

Elementos de un Documento de ArchivoSoporte: hace referencia a la parte material o física

(papel, cinta, disco)Técnica: medio que fija y transmite el contenido:

escritura, códigos, signos.Estructura: hace referencia al formulario y a las

cláusulas. Por ejemplo en una carta, laestructura corresponde a: fecha, destinatario,vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.

Contenido o asunto: mensaje o información quetransmite el documento

Caracteres de los DocumentosExternos: Clase y Tipo (textual, gráfico, sonoro,

audiovisual.Formato (volúmenes, carpetas, cajas, tomos)Cantidad (No. de ejemplares)Forma (originales o copias)

Internos: Entidad ProductoraFecha y lugar de producciónContenido sustantivo (Asunto o Tema)Orígenes funcionales (Actividades, Trámites)

Los Documentos se Clasifican por• Por la tradición documental

o forma de transmisión • Por el tipo de función a la

que sirven los documentos o por su contenido

• Por el ámbito jurídico al que pertenecen

• Por su autor o fuente

Clases de DocumentosSUSTANTIVOS Se derivan de las funciones específicas de la entidad. Ejemplo: Historias Clínicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegación, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc.

FACILITATIVOS Son documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestión, Actas de reuniones de trabajo, órdenes de pago, nóminas, contratos, convenios, Etc

VITALES Son trascendentales para las instituciones y los individuos. Su pérdida conlleva consecuencias que afectan la estabilidad de la institución y hasta su existencia. Incluye fórmulas secretas, contratos, actas, pasaportes. Requiere protección especial. No deben destruirse mientras estén vigentes

Documento de ApoyoEs aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

Documento Facilitativo

Es aquel de carácter administrativo común a

cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.

Documento de Esencial

(Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales

Documento Inactivo

Es aquel cuyo uso administrativo y legal es

ocasional

Documento Semiactivo

Unidad documental simpleoriginada en una actividadadministrativa, condiagramación, formato ycontenido distintivos que sirvencomo elementos paraclasificarla, describirla yasignarle categoría diplomática.

Tipo Documental

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Disposición Final de Documentos

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología

Eliminación de Documentos

Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto

Expediente Documental

“Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, enel transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a losciudadanos, o como fuentes de la historia”.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2006

“Es conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos(elaborados o recibidos) por una persona física o moral (pública o privada) en virtudde las necesidades de su existencia y en el ejercicio de sus actividades, conservadosinicialmente para servir como prueba y ser utilizados administrativamente yconservados posteriormente por su valor de información general”.

JEAN‐YVES ROUSSEAU Y CAROL COUTURE, 1998

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a la continua utilización y consulta administrativa.

Archivo de Gestión

Es la unidad administrativa quecoordina y controla elfuncionamiento de los archivos degestión de la Entidad y reúne losdocumentos transferidos por losmismos, una vez ha finalizado sutrámite y cuando su consulta esconstante.

Archivo Central

Es el archivo al cual se transfiere del archivocentral o del archivo de gestión, ladocumentación que por decisión delcorrespondiente Comité de Archivo, debeconservarse permanentemente, dado el valor queadquiere para la investigación, la ciencia y lacultura. Este tipo de archivo también puedeconservar documentos históricos que sonrecibidos por donación, depósito voluntario,adquisición o expropiación.

Archivo Histórico

Las Tablas de Retención Documental ‐TRD‐“son un listado de series y suscorrespondientes tipos documentales(producidos o recibidos por una unidadadministrativa en cumplimiento de susfunciones) a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital delos documentos”.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental ‐TRD‐son un instrumento archivístico, que tienecomo propósito fundamental lograr “lanormalización de la gestión documental, laracionalización de la producción documental yla institucionalización del ciclo vital de losdocumentos en los archivos de gestión, centrale histórico de las entidades”.


Tabla de Retención Documental

Tabla de Valoración DocumentalLas Tablas de Valoración Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final

Fondo DocumentalLos fondos acumulados son documentos reunidos por

una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un

criterio archivístico determinado de organización

y de conservación.

Ciclo Vital del Documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos

desde su producción o recepción en la oficina y su

conservación temporal, hasta su eliminación o integración

a un archivo permanente

Documento

A. Gestión

A. Central

A. Histórico

PeriodosProcedimientos

Reglamentación

TRAMITES ADMINISTRATIVOS

Disposición Final

Retención

Retención

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros Serie Documental

Programa de Gestión Documental“Es un conjunto de instrucciones en las que se detallanlas operaciones para el desarrollo de los procesos de lagestión documental al interior de cada entidad, talescomo Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Organización, Consulta, Conservación y DisposiciónFinal de los documentos”.


Archivo TotalConcepto que hace referencia al proceso integral de los documentosen su ciclo vital

Ley General de Archivos , 594 de 2000

Gestión Documental“Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida porlas entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar suutilización y conservación”.


“Es la parte del sistema de información de la empresa desarrollada con el propósitode almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñada para coordinar ycontrolar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a lacreación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos,salvaguardando sus características estructurales, y contextuales, y garantizando suautenticidad y veracidad”.

ELISA GARCÍA‐MORALES HUIDOBRO, 2001

Clasificación DocumentalLabor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico‐funcional de la entidad

Comité de Archivo

Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los

programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos

administrativos y técnicos de los archivos Grupo asesor de la alta

dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la

toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los

archivos

Comité Evaluador de Documentos

Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD

Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es análogo a la selección natural

Depuración de Documental

Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo

Selección Documental

Valoración Documental

Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo

Valor Primario

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al

iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto

Valor Secundario

Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente

GraciasDOCENTES ‐ CAPACITADORESJOSÉ GABRIEL DELGADILLO CASTRO ‐ [email protected] AUGUSTO MAYOR FORERO ‐ [email protected]

CONFERENCISTA INVITADO: LEONARDO GUZMÁN

COORDINADOR DEL EVENTOYANET MURCIA BERMUDEZ – [email protected]

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