4ta Prctica Calificada MS525B: Aplicacin de la Gestin Integral de la Calidad UNI-FIM

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REA DE LOGSTICA: Personal: Un responsable de importaciones. El rea solo se encarga de tramitar solo las importaciones, no ve las compras locales necesarias para el taller de maestranza. Tampoco controla los stocks de almacn para hacerla importaciones, espera que el almacenero indique para tramitar una reposicin de stocks. No se comunica con el rea de Logstica de los clientes porque considera que esta labor la debe de efectuar ventas y el responsable del almacn. Indica que se sabe el nivel de consumo promedio de los clientes porque no tiene acceso al sistema de inventarios del almacn porque es un sistema separado, diferente al de la red con el que facturacin emite las guas de remisin y facturas, si tiene acceso a este sistema pero considera que la informacin de stocks no es confiable, seala que solo puede confiar en las cifras del sistema aislado que maneja el almacenero. Se queja que no recibe apoyo de almacn y del personal de maestranza cuando llega mercadera desde de las 6:15 pm, hora de salida del personal, seala que es personal no tiene colaboracin y no quiere quedarse para descargar la mercadera. Por su parte el responsable del almacn y el personal de maestranza precisan que en todas las ocasiones que se han quedado nunca el transporte ha llegado a la hora que seala el responsable de importaciones, siempre ha dicho que el camin llegara a las 6:30 pm y en todas las ocasiones ha llegado despus de las ocho de la noche. Adems no cuentan con equipos para facilitar la descarga todo lo tiene que hacer a mano y fuerza personal, la situacin se agrava cuando se trata de contenedores de 20 pies, sacar los pallets que estn al fondo del contenedor es muy difcil y demanda mucho esfuerzo, tenindose que quedar hasta las 11 o 12 de la noche sin percibir ningn beneficio. Se sabe que el 80% de los productos de ms venta y rotacin de demoran en llegar al almacn de la empresa 45 das desde que se hace el pedido, el proveedor embarca, el barco hace la travesa y se hacen los tramites de aduana para que el transporte se dirija al almacn de la empresa. Las estadsticas sealan que el lote llegado demora en consumirse otros 45 das, por lo tanto el rea de administracin sugiere que se deben establecer 3 o 4 embarque al ao y notificar a los proveedores las fechas probables de compra y un mes antes confirma cualquier variacin, Logstica se debe preocupar por establecer las variaciones (incrementos) que deben efectuarse a los pedidos por la mayor venta de equipos inkjet que incrementan el parque ya vendido y que requieren insumos (tintas y aditivos) adicionales a los que demandan los quipos ya existentes. El gerente de administracin considera que de fusionarse el rea de finanzas con administracin, Logstica tambin debera pasar a formar parte de esta nueva rea para una mejor coordinacin y programacin de las importaciones, esto tambin permitir una mejor programacin de las necesidades de efectivo ya que Logstica se queja que finanzas no hace los pagos a los proveedores cuando ellos lo solicitan ni tampoco hacen los abonos oportunos para pagar los derechos de aduana. Sobre esto ltimo el tesorero indica que nunca prev los pagos a proveedores con anticipacin siempre los solicita en ultimo da al igual que los pagos de aduanas.

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III. METODOLOGA A EMPLEAR

Mejora continua (Ciclo PDCA PHVA) Rueda de Deming. Ishikawa.

IV. RUEDA DE DEMING 4.1) FASE PLAN a) Identificacin de los posibles temas. Seleccin del tema. Definicin de objetivo Posibles temas:

Quejas que no recibe apoyo de almacn y del personal de maestranza.

No se comunica con el rea de Logstica de los clientes.

El 80% de los productos de ms venta y rotacin de demoran en llegar al almacn.

Fusionar el rea de finanzas con administracin para que Logstica tambin forme parte de estos.

Seleccin del tema:

Quejas que no recibe apoyo de almacn y del personal de maestranza. Definicin del objetivo:

Recibir apoyo de almacn y del personal de maestranza b) Observacin y documentacin de la situacin actual Para ello se realizar lo siguiente:

Contactar con el responsable de importaciones para preguntarle por las tardanzas de los camiones

Revisin de posibilidad de compra de equipo para la descarga

Revisin del sistema de compensacin por horas extras.

c) Anlisis de la situacin actual Se llega a lo siguiente:

No hay apoyo del personal, debido a su hora de salida de las 6:15.

Cada vez que el personal se qued, los camiones llegaron a destiempo.

No se cuenta con equipo de descarga adecuado para los contenedores.

Se descarga se hace a mano y fuerza personal, siendo este muy difcil y demandante de mucho tiempo y esfuerzo.

El personal no recibe ningn tipo de bono extra por su trabajo.

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d) Determinacin de posibles causas Usando una tormenta de ideas se llega a:

El personal est disconforme por quedarse ms de sus horas planificadas.

Hay descontento de las continuas demoras de los camiones.

No hay dinero para invertir en equipos de descarga.

El personal est descontento con el hecho de quedarse horas extra sin percibir ningn monto a cambio.

Al no tener equipo, el tiempo de descarga de incrementa notablemente, lo cual molesta al personal.

e) Determinacin de las causas reales Verificando la influencia real de las causas probables a travs del anlisis del mayor nmero posible de casos/datos similares se tiene que:

Falta de experiencia en Gestin de Personal por parte del Gerente de Logstica.

Ineficiente Gestin de Recursos.

Falta de un plan de compensacin.

Falta de comunicacin del responsable de importaciones por llegada fuera de hora de los camiones.

f) Determinacin de medidas correctoras y acciones de modificacin

Capacitar continuamente al Gerente de Logstica y al personal.

Realizar un balance de recursos, para ver la posibilidad de compra de un equipo de descarga para facilitar el trabajo al personal.

Realizar un plan de compensacin por horas extras.

Hablar con el responsable de importaciones para solucionar el problema de llegada tarda de los camiones.

4.2) FASE DO

Realizar reuniones para acuerdos entre personal y gerencia de Logstica.

Compensar a los trabajadores por horas extras.

Compra de los equipos necesarios para la descarga de mercadera.

Facilitacin en la descarga de mercadera.

Llegada de los camiones ms temprana. 4.3) FASE CHECK Estar a cargo del Gerente General y en parte del Gerente de Logstica. Estos controlarn:

Revisin de la existencia y cumplimiento de un plan de compensacin por horas extra efectivo para el personal.

Control de llegada de los camiones.

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Corroboracin del aprendizaje obtenido por las capacitaciones.

Revisin de compra de equipos adecuados para el trabajo. 4.4) FASE ACT Se puso en prctica el plan con gran acierto, pues el personal trabaja/colabora ms frecuentemente por el bono percibido y por la facilidad del trabajo al realizar la descarga. Al realizar el control de llegada de los camiones, estos llegan a la hora establecida sin demoras. Y el equipo en general se encuentra capacitado para la resolucin de problemas similares. Por todo ello se puede decir que el mtodo aplicado y las medidas tomadas merecen una estandarizacin.

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VI. ISHIKAWA

ALTO BAJO

IMPACTO + -

Tiempo de experiencia en el rea asignada al Gerente

Balance General poco detallado

Ineficiente planificacin de la gerencia de Logstica

Causas externas de los camioneros encargados del

transporte

CONFLICTOS PRESENTES EN EL

AREA DE LOGSTICA Falta de comunicacin del

responsable de importaciones por llegada fuera de hora de los

camiones

Ineficiente Gestin de Recursos

Falta de un plan de compensacin

Falta de experiencia en Gestin de Personal por parte del Gerente de

Logstica

DIAGRAMA CAUSA EFECTO

+

- +

+

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VII. CONCLUSIONES

Por ley en una empresa debe de haber un plan de compensaciones por horas extras y feriados.

Siempre el gerente funcional debe de tener habilidades de manejo de personal.

Las comunicaciones siempre deben de ser activas en cada rea de una empresa.

El Balance General realizado siempre debe de ser minucioso para evitar problemas importantes.

Hay problemas que involucran a una o ms gerencia en una sola empresa.