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ASISTENTE LOGSTICO
CUADERNODE TRABAJO
GERENCIADEINFORMACINYEDUCACINELECTORAL
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CUADERNODETRABAJO 1
CONTENIDO
Presentacin 3
Siglas 5
Asistente logstico 7
mbito de trabajo del asistente logstico 8
Sistema de gestin de la calidad 9
I Logstica 24
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CUADERNODETRABAJO 5
SIGLAS
ACE rea de Capacitacin Electoral
ADRH Analista de Recursos Humanos
ADS Adjudicacin directa selectiva
AMC Adjudicacin de menor cuanta
CAODPE Coordinador Administrativo de la ODPE
CCP Coordinador de Centro PobladoCCPP Centro Poblado
CD Coordinador distrital
CO Coordinador de operaciones
CEP Comit Especial Permanente
CLV Coordinador de local de votacin
CN Cuadro de necesidades
COA Confrontacin de operaciones autodeclaradas
CPO Capacitacin del personal ODPE y ONPE
CV Currculum vitae
DJ Declaracin jurada
ECD Encargado de cmputo descentralizado
EPOM Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
GAD Gerencia de Administracin
GAJ Gerencia de Asesora Jurdica
GCPH Gerencia Corporativa de Potencial Humano
GCRC Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas
GGE Gerencia de Gestin Electoral
GIEE Gerencia de Informacin y Educacin Electoral
GITE Gerencia de Informtica y Tecnologa Electoral
GOECOR Gerencia de Organizacin Electoral y Coordinacin Regional
GPP Gerencia de Planeamiento y Presupuesto
IGV Impuesto general a las ventas
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OFICINANACIONALDEPROCESOSELECTORALES6
ISOInternational Standard Organization (OrganizacinInternacional de Normalizacin)
JEE Jurado Electoral Especial
JNE Jurado Nacional de Elecciones
JODPE Jefe de la ODPELCE Ley de Contrataciones del Estado
LOE Ley N 26859, Ley Orgnica de Elecciones
O/C Orden de compra
OD Otros documentos
ODPE Ocina Descentralizada de Procesos Electorales
ONPE Ocina Nacional de Procesos Electorales
O/S Orden de servicio
OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
PAC Plan anual de contrataciones
P/C Pedido de compra
P/S Pedido de servicio
REDAM Registro de Deudores Alimentarios Morosos
RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
ROP Registro de Organizacin Poltica
SAJE Sistema Automatizado de Jornada ElectoralSEA Sistema de Escrutinio Automatizado
SEACE Sistema Electrnico de las Contrataciones del Estado
SGCP Subgerencia de Comunicaciones y Prensa
SIAF Sistema integrado de administracin nanciera
SIRC Sistema integral de rendicin de cuentas
SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria
TdT Tcnico de transmisin
TR Trminos de referencia
UIT Unidad impositiva tributaria vigente
VE Voto electrnico
Importante
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CUADERNODETRABAJO 7
ASISTENTE LOGSTICO
En la estructura organizativa de la Ocina Descentralizada de Procesos Electorales(ODPE), el asistente logstico depende directamente del administrador, a quienapoya en la realizacin de los actos preparatorios (indagaciones, estudios demercado y consolidacin de expedientes), la ejecucin de los procesos de selecciny la atencin de requerimientos de bienes y servicios.
Asimismo, lo apoya en la elaboracin y revisin de proyectos de contratos, al igualque en la recepcin, el ingreso de informacin al SEACE, el ordenamiento y controldel almacn administrativo.
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OFICINANACIONALDEPROCESOSELECTORALES8
El asistente logstico tiene como mbito de trabajo la circunscripcin de una OcinaDescentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudadescapitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y secomunica de manera permanente con el administrador o coordinador administrativo.
A continuacin, se presenta el sistema de gestin de la calidad y los procesos que seejecutan en la ODPE en los cuales participa el asistente logstico. Es importante identicar
las caractersticas especcas del proceso electoral para aplicar adecuadamente losprocedimientos electorales establecidos y brindar as un servicio de calidad con el n delograr las metas previstas.
MBITO DE TRABAJO
DEL ASISTENTE LOGSTICO
Jefede
ODPE/ORC
Asistente de nanzas
Asistente logstico
Asistente legal
Coordinador de prensa
Analista de recursoshumanos
Coordinador decapacitacin
Asistente decmputo
descentralizado
Asistente demicroforma
Digitalizador /Digitador
Capacitador electoral
Auxiliar de operaciones
Coordinador de local devotacin / Responsable de
local de votacin
Coordinador de mesa ocoordinador tcnico de mesa
Auxiliar tcnico diurno ynocturno distrital / CCPP
Coordinador de mesa T2
Tcnico detransmisin
Asistentetcnico de local
de votacin
Asistente de ocina
Coordinador distrital o
coordinador de centro poblado
Encargado de cmputodescentralizado
Auxiliar tcnico D/NAuxiliar administrativo
Coordinador de operaciones
Coordinador administrativo
Auxiliar de personal
Auxiliar decmputo
descentralizado
Fuente: Memorando N 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015
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CUADERNODETRABAJO 9
Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo biendocumentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las accionesde la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica ycoordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento depolticas y objetivos.
En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una
serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional ydocumentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al
cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejoraraquellos elementos que inuyen en la satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados.
La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin dela Calidad aplicado por los diferentes rganos
y controlado en todas las actividades queimpacten en el logro de la calidad y
por ende en la satisfaccin de losdiferentes actores electorales
durante su participacinen los procesos electoralesdentro del marco queestablece la ley.
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
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RecursosSe brindan el personal y el equipamiento necesarios para laprestacin del servicio, as como el ambiente de trabajo y elrecurso nanciero para realizar las actividades con calidad.
DocumentosLa ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,formatos y la documentacin necesaria para la operacin ecazy eciente de los procesos y, por ende, de la organizacin.
Procesos
Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio decalidad. Cada ODPE registra sus actividades y verica que cadaaccin se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.Incorpora tambin actividades de seguimiento y control para laoperacin ecaz de los procesos y mejora continua.
Estructuraorganizacional
Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC sesostienen sobre la base de una estructura de responsabilidadesdenida, con funciones claras y orientadas por la poltica decalidad.
Estrategias
La ONPE tiene lineamientos de poltica denidos, as comoobjetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfaccin desus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizacionespolticas y la ciudadana en general. Estas polticas y objetivosestn alineados a los resultados permanentemente vericados
que como organizacin desea obtener.
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CUADERNODETRABAJO 11
Principios del sistema de gestin de la calidad
Enfoqueal cliente
Participacin delpersonal
Enfoque desistema para la
gestin
Enfoque basadoen hechos para la
toma de decisiones
Liderazgo
Relaciones
mutuamente
benefciosas con el
proveedor
Enfoquede proceso
Mejora continua
alidad
La calidad se reere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un clienteo usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.
La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos paraimplementar un sistema de gestin de la calidad que logre que la organizacinacte de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que lasmejores organizaciones del mundo. NOTA
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Benefcios de un sistema de gestin de la calidad
Los benecios que aporta un sistema de gestin de la calidad podemos enfocarlos comolos benecios propios para la organizacin en s y tambin como los benecios para losclientes.
Establecimiento, alineacin y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad
Eliminacin de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionalesque reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos
Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas
Transparencia de las operaciones
Aumento del compromiso del personal y claricacin de sus responsabilidades,que fomenten el trabajo en equipo
Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de conanza enla ciudadana
Satisfaccin del cliente interno y externo
Reconocimiento nacional e internacional
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Ciclo PHVAEs una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,Hacer, Vericar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en lared de procesos, la probabilidad de xito es mayor.
Establecer los objetivos y procesosnecesarios para conseguir losresultados de acuerdo con losrequisitos del cliente y las polticasde la empresa.
PLANEAR
Tomar acciones para mejorarcontinuamente el desempeo.
Realizar el seguimiento de losprocesos respecto a polticas yobjetivos del producto e informalos resultados.
VERIFICARACTUAR
HACER
Implementar los procesos.
P
VA
H
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Objetivos de la calidad
La poltica de la calidad dene los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:
Rearmar los valores
democrticos brindandoa la ciudadana, a las
organizaciones polticas yde la sociedad civil serviciosacorde a sus requerimientos,
garantizando en suprestacin el respeto a
los principios de igualdad,transparencia y estricto
apego legal.
Mejorar continuamentenuestros procesos internos
contando con personalcalicado y comprometido
con la mejora continua ascomo con la tecnologa quepermita asegurar la ecaciadel Sistema de Gestin de
Calidad.
Poltica de la calidad
Mejorar la satisfaccin del ciudadano, as como de las instituciones pblicasy privadas, organizaciones polticas y de la sociedad civil, mediante elcumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.
Mejorar la productividad mediante la reduccin sistemtica de los tiempos de
ciclo de los procesos internos.
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Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores deacuerdo con los lineamientos de la poltica de calidad. Son nuestras
prcticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con losvalores democrticos requeridos. NOTA
Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con lasbuenas prcticas y el mejoramiento continuo de la institucin.
Mejorar la plataforma tecnolgica como soporte a la mejora institucional.
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?Dnde encuentro los documentos del
Sistema de Gestin de Calidad?
El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documentaly normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos decalidad a travs de su correcta aplicacin.
Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranetingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga lasindicaciones mostradas a continuacin:
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Estructura de los documentos
El sistema de gestin de la calidad de la Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)est regulado por documentos externos e internos.
Documentos externos
Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestinde la ONPE.
Documentos internos
Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcadosdentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manualesde gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.
Polticas
Directivas
Manualesdegestin
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Otros documentos
SISTEMA DEGESTIN
Leyes, decretos, resoluciones,normas, reglamentos que
regulan la gestin de la ONPE.
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?Cmo participan las Oficinas Descentralizadas de
Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales
de Coordinacin (ORC) en el sistema de gestin de lacalidad de la ONPE?
En el sistema de gestin de la calidad de la ONPE, las Ocinas Descentralizadas deProcesos Electorales (ODPE) y las Ocinas Regionales de Coordinacin (ORC) participan dela siguiente manera:
Cumpliendo lo establecido por la
poltica y los objetivos de calidad dela ONPE.
Fortaleciendo las competencias y elcompromiso.
Realizando controles y seguimiento asus actividades.
Trabajando por procesos y en equipo.
Tomando acciones para la mejoracontinua del servicio.
ODPE/ORC
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Tomando acciones para la mejora continua del servicio
Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratacin depersonal idneo para el cargo y el trabajo por resultados.
Cumpliendo lo establecido por la poltica y los objetivos de calidadde la ONPE
El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.
Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando
garantas para el sufragio.Fortaleciendo las competencias y el compromiso
El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prcticas y vela porel cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de lainstitucin.
Realizando controles y seguimiento a sus actividades
Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o
del centro poblado.Trabajando por procesos y en equipo
Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identican al proveedory los insumos necesarios para la realizacin del producto o servicio electoral.
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La ONPE tiene como objetivo certicar todos los procesos electorales
dentro del marco del sistema de gestin de la calidad (SGC).
Procesos certificados
Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certicar bajolos estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:
Vericacin y control de la informacin nanciera de los partidos polticos
Sistema de cmputo electoral convencional
Gestin de las ocinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE
Capacitacin de personal ODPE y ONPE
Capacitacin de actores electorales
Conformacin de mesas de sufragio
Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva
Despliegue de material de sufragio
Jornada electoral
Repliegue de documentos y activos electorales
Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE
Asistencia tcnica
Educacin electoral
Vericacin de rmas
Archivo electoral
Contratacin de personal CAS
1
5
9
13
2
6
10
14
3
7
11
15
4
8
12
16
Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecidoen los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.
La consecucin de esta certicacin no hace sino raticar el compromiso de nuestropersonal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuira la consolidacin de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadana, que es elobjetivo estratgico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para losaos venideros.
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SISTEMAD
EGESTIN
DELA
CALIDADBASADO
EN
PROCESOS
Mejoracontinua
Responsabilidad
deladireccin
SistemadeGestindelaCalidad
C L I E NT E
C L I E NT E
Gestinde
recursos
Medicin
anlisism
ejora
REQUISITOS
SATISFACCIN
ProductooServicio
Entorno-Normas-P
roveedores-Marcojurdico
Realizacin
d
elproductoo
servicio
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Procesos del sistema de gestin de la calidad en la ODPE
Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan
directamente con el cliente electoral.
Procesos de soporte:Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportndoleslos recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.
DE
LA
C A L I
D A
D
S
IS
TE
M A
D E G
ES
T
I
N
IMOImplementacin
de la ODPE
CIOCierre de laODPE
C
PO
Capacitacin
delpersonalde
laODPEyla
ONPE/ORC
CAECapacitacinde actoreselectorales
CMSConformacin
de mesas desufragio
JELJornada
electoral DMSDespliegue del
material desufragio
RME
Replieg
ue
dema
terial
electo
raly
docum
entos
electo
rales
SCESistema decmputoelectoral
DMMDesignacinde miembros
de mesa
RR.HH.
Recu
rsos
human
os
COM
Comunic
aciones
FINFinanzas
LOGLogstica
SPSeguridad
delproceso
La ONPE implementa y certica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA
La rueda de procesos es una representacin grca que reeja la estructura y relacin delos diferentes procesos del SGC, en el que se identica los siguientes tipos de procesos:
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LOGSTICA (LOG)
Las actividades que cumple el asistente logstico en el procesode implementacin de la ODPE se encuentran denidos en losprocedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso con ecacia. A continuacin se presenta unabreve descripcin de las tareas.
Apoya al administrador o coordinador administrativo para atender los requerimientosde bienes y servicios.
Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de seleccin y realiza valorizacionespara atencin de cotizaciones, tales como indagaciones de mercado.
Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la nalidad de obtener losmejores precios.
Elabora la solicitud del certicado de crdito presupuestal. Elabora el documento para la aprobacin de los expedientes de contratacin. Forma parte de los comits especiales que designe el jefe de la ODPE. Elabora proyectos de contratos. Realiza el ingreso de informacin al SEACE. Elabora las rdenes de servicio y/o compra para su remisin al contratista. Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO. Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones directas y
convenios marco.
TAREA S DEL ASIS TENT E LOGS TICO
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El proceso establece las actividades para la contratacin de bienes y serviciosen atencin a los requerimientos de manera oportuna.
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El proceso de logstica (LOG) est sustentado en procedimientos, instructivos,formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
Contratacin de bienes y servicios
INSTRUCTIVO
Contratacin de bienes, servicios de las ODPE con cargo a los presupuestosde los procesos electorales y consultas populares
FORMATOS
Pedido de compra/ Servicio-ODPE
Autorizacin de transferencia de partidas - ODPE
Solicitud de cotizacin
Cuadro comparativo de precios
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - ODPE
Declaracin jurada de cumplimiento de TR
Autorizacin de certicacin de crdito presupuestario - ODPE
Orden de compra ODPE
Orden de servicio ODPE
Aprobacin de expediente - ODPE
Acta de instalacin y elaboracin de bases- ODPE Aprobacin de bases - ODPE
Acta de evaluacin y otorgamiento de la buena pro
OTRO DOCUMENTO
Plan de accin para las ODPE
Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de procesoelectoral.
NOTA
DOCUMENTOS DE LOG
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El proceso de logstica comprende el conjunto de actividades de la ODPE para la contratacinde bienes y servicios en el marco de la ley orgnica de elecciones, la ley de contrataciones
del Estado y otras normas vinculadas a estos procesos.
En la contratacin de bienes y servicios pueden darse dos tipos de procesos:
1. Para la contratacin de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT.
2. Para la contratacin de bienes y servicios mayores a 3 UIT.
Contratacin de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT
En el primer caso, el proceso de contratacin de bienes y servicios implica el desarrollo delas siguientes actividades y fases:
Generacin del requerimiento compra o servicio
Anlisis y evaluacin del mercado
Requerimiento de habilitacin presupuestal
Formalizacin contractual
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Estudio de posibilidades que ofrece el mercado -EPOM
Este estudio se elabora nalizado el plazo para la recepcin de cotizaciones, sobre la basedel pedido, los trminos de referencia y las especicaciones tcnicas segn corresponde.Adems, este estudio debe sustentarse en dos fuentes como mnimo.
Una de las fuentes deben constituirla los proveedores potenciales a quienes se les envala solicitud de cotizacin. El plazo para la elaboracin del EPOM puede ser en este caso deuno, dos y tres das desde el envo de las solicitudes de cotizacin.
La segunda fuente pueden constituirla los precios histricos, el SEACE, la pgina web,catlogos, etc.
El estudio de posibilidades que ofrece el mercado es elaborado luego de culminado el plazopara la recepcin de cotizaciones, el valor referencial del proceso de seleccin es el menormonto obtenido de dos fuentes referenciales como mnimo. Solo en casos justicados, elvalor se determina a partir de una sola fuente.
Certifcado de crdito presupuestario
De acuerdo con el valor referencial determinado en el estudio de posibilidades que ofreceel mercado-EPOM, se solicita la certicacin del crdito presupuestario.
Aprobacin del expediente de contratacin
La aprobacin del expediente es realizado por el jefe de la ODPE y posteriormente revisadopor un comit designado para este n, denominado Comit Especial Permanente.
Elaboracin y aprobacin de bases
Esta actividad se inicia con la instalacin del Comit Especial Permanente y la elaboracindel acta correspondiente: Acta de Instalacin y elaboracin de bases. Seguidamente seelaboran las bases segn las bases estandarizadas de la OSCE y se solicita su aprobacinen el menor tiempo posible.
La aprobacin de las bases se realiza teniendo en cuenta la informacin tcnica y econmicacontenida en el expediente de contratacin.
Contando con el expediente aprobado y revisado y las bases aprobadas, se ejecuta el proceso
de seleccin de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y seelabora el expediente de contratacin una vez consentida la buena pro.
Formalizacin contractual
Para los casos de adjudicacin de menor cuanta, la formalizacin se realiza mediante laemisin de la orden de servicio u orden de compra segn corresponde. En casos de alquilerde local s se requiere la suscripcin de un contrato.
El proveedor seleccionado debe ser noticado en un plazo no mayor a cuatro das hbilessiguientes a la presentacin.
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Adquisicin de tiles de escritorio bajo la modalidad de convenio marco de serel caso
El caso de adquisicin de tiles se realiza mediante una vericacin en la plataforma deSEACE, las chas producto que conforman Convenio Marco de tiles de escritorio, del cualselecciona los bienes a adquirir.
Convenio Marco es la modalidad de seleccin mediante la cual elOrganismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) seleccionaa aquellos proveedores con que las entidades pblicas deben contratarde manera inmediata y sin mediar un proceso de seleccin.
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LOGSTICA
Bien o servicio adquirido Formalizacin contractual
Recibir el requerimiento debienes y servicios
Evaluacin del mercado
En consecuencia la logstica consiste en lo siguiente:
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Caso prctico
Escribe verdadero (V) o falso (F) segn la actividad que le corresponde al asistente logsticoen el marco del proceso logstico.
Atiendelos requerimientos de bienes y servicios. ( )Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de seleccin y realizavalorizaciones para atencin de cotizaciones, tales como indagacionesde mercado.
( )
Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la nalidadde obtener los mejores precios.
( )
Elaborala solicitud del certicado de crdito presupuestal. ( )
Elabora el documento para la aprobacin de los expedientes decontratacin.()
( )
Forma parte de los comits especiales que designe el jefe de la ODPE. ( )
Elabora proyectos de contratos. ( )
Realiza el ingreso de informacin al SEACE. ( )
Elabora las rdenes de servicio y/o compra para su remisin alcontratista.
( )
Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO. ( )
Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestacionesdirectas y convenios marco.
( )
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