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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................5

CAPITULO I- ASPECTOS GENERALES DE AUDITORÍA..............................................................................7

1.1.- CONCEPTO GENERAL DE AUDITORÍA..........................................................................................................7

1.2- CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA...............................................................................................................7

1.2.1- INTERNA Y EXTERNA:............................................................................................................................8

AUDITORIA INTERNA......................................................................................................................................8

AUDITORIA EXTERNA......................................................................................................................................8

1.2.2- FINALIDAD:...........................................................................................................................................8

AUDITORÍA FINANCIERA.................................................................................................................................8

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA........................................................................................................................8

AUDITORIA OPERACIONAL..............................................................................................................................8

AUDITORIA INTEGRAL.....................................................................................................................................8

AUDITORÍA FISCAL..........................................................................................................................................9

AUDITORIA GUBERNAMENTAL.......................................................................................................................9

AUDITORÍA AMBIENTAL.................................................................................................................................9

AUDITORIA DE CALIDAD.................................................................................................................................9

AUDITORÍA SOCIAL.........................................................................................................................................9

1.3- NORMAS DE AUDITORIA...........................................................................................................................10

1.3.1- PERSONALES.......................................................................................................................................10

1.3.2- EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA...........................................................................................12

1.3.3- DE INFORMACIÓN..............................................................................................................................21

1.4.-TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.........................................................................................22

1.5- CONTROL INTERNO...................................................................................................................................24

1.5.1- CLASIFICACIÓN...................................................................................................................................25

1.5.2- ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO...............................................................................................26

1.5.3- MÉTODOS DE EVALUACIÓN................................................................................................................29

1.6- AUDITORÍA ADMINISTRATIVA...................................................................................................................30

1.6.1- ANTECEDENTES..................................................................................................................................30

1.6.2- CONCEPTOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA...................................................................................32

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1.6.3- OBJETIVOS..........................................................................................................................................33

1.6.4- ALCANCE.............................................................................................................................................34

1.6.5- CAMPO DE APLICACIÓN.....................................................................................................................34

1.6.6- METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA......................................................................................................37

PLANEACIÓN.........................................................................................................................................38

INSTRUMENTACIÓN..............................................................................................................................44

EXAMEN................................................................................................................................................49

INFORME..............................................................................................................................................52

SEGUIMIENTO.......................................................................................................................................55

CAPITULO II- ESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD.............................................................................59

DATOS GENERALES...........................................................................................................................................59

2.1-ANTECEDENTES..........................................................................................................................................59

2.2- MARCO LEGAL...........................................................................................................................................60

2.3- MISIÓN Y VISIÓN.......................................................................................................................................61

2.4- OBJETIVOS Y POLÍTICAS.............................................................................................................................61

2.5- PRINCIPIOS Y VALORES..............................................................................................................................62

2.6- ESTRUCTURA ORGÁNICA...........................................................................................................................63

2.7- IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA AUDITAR........................................................................................................64

2.7.1 JUSTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN AUDITAR...........................................................................................64

2.7.2- SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN AUDITAR...................................................................................64

CAPITULO III- DESARROLLO DE LA AUDITORIA.................................................................................66

3.1- PLANEACIÓN..............................................................................................................................................66

3.1.1- OBJETIVOS..........................................................................................................................................66

3.1.2- FACTORES A REVISAR.........................................................................................................................66

3.1.3- PROPUESTA TÉCNICA..........................................................................................................................67

3.1.4- PROGRAMA DE TRABAJO...................................................................................................................68

3.1.5- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES........................................................................................................69

3.2- INSTRUMENTACIÓN..................................................................................................................................70

3.2.1- RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.................................................................................................70

3.2.2- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN...................................................................................................................70

3.3- EXAMEN....................................................................................................................................................72

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3.3.1- DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO.........................................................................................................76

3.3.2- ANÁLISIS FODA...................................................................................................................................77

3.3.3- MATRIZ FODA.....................................................................................................................................78

3.3.4- INFORME DE AUDITORIA....................................................................................................................79

CONCLUSION ...................................................................................................................................81

BIBLIOGRAFIA

ANEXOS

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INTRODUC

En la actualidad los problemas administrativos que se van dando con el devenir de los años y el avance tecnológico han hecho que el pensamiento administrativo tome nuevas alternativas con respecto a la entidad, no importando su magnitud y objetivos de la misma; ya que esta permite medir la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos.

Es así como la auditoría administrativa surge de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la entidad en un período de tiempo determinado. Permitiendo de una manera efectiva poner en orden los recursos de para lograr un mejor desempeño y productividad.

Así mismo el objetivo de la auditoria administrativa es determinar qué es y cómo se están realizando las funciones dentro de la entidad; por ello es necesario el conocimiento de sus normas, políticas, procedimientos, técnicas de evaluación, etc. Y de esta forma corregir y prevenir los errores encontrados.

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CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE

AUDITORÍA

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CAPITULO IASPECTOS GENERALES DE AUDITORÍA

1.1.- CONCEPTO GENERAL DE AUDITORÍA

“La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con los informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos”. (J.W.Cook y G.M. Winkle, 1987, pág. 5)

“La auditoría es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos y acontecimientos económicos a fin de evaluara las declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes establecidas”. (Philip L. Defliese, 1991, pág. 37)

“Representa los exámenes de los estados financieros de una entidad, con el objeto de que el contador público independiente emita una opinión profesional respecto a que si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y cambios en la situación financiera de una empresa”.(Alvin A. Arens James, 1996, pág. 1)

1.2- CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

La auditoria es una revisión minuciosa de los aspectos financieros, administrativos y operacionales relacionados con la entidad, con el propósito de que las evidencias anteriormente presentadas muestren la situación real de la entidad.

1.2- CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

1.2.1- INTERNA Y EXTERNA

1.2.2- FINALIDAD

Financiera, Administrativa, Operacional, Integral, Fiscal, Gubernamental, Ambiental, Calidad y

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1.2.1- INTERNA Y EXTERNA:

AUDITORIA INTERNA“Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública”.(http://www.mitecnologico.com/Main/AuditoriaInternaYExterna)

AUDITORIA EXTERNA“Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada”. (http://www.mitecnologico.com/Main/AuditoriaInternaYExterna)

1.2.2- FINALIDAD:

AUDITORÍA FINANCIERA“Diseñada para verificar la corrección de las declaraciones contables y que estén preparadas de conformidad con los principios generales de contabilidad”. (Thierauf R., 1996, pág. 28)

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA“Puede definirse como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”. (Leonard P. William, 1971, pág. 45).

AUDITORIA OPERACIONAL“Es una revisión sistemática de las actividades de una organización o con un determinado segmento, con relación a objetivos específicos”. (G. Kell Walter, 1987, pág. 24).

AUDITORIA INTEGRAL“Es el examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la información financiera, la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que

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le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma”. (http://members.tripod.com/guillermo_cuellar_m/integral.html)

AUDITORÍA FISCAL“Es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones y hechos relacionados con actos y acontecimientos de carácter tributario, a fin de evaluar tales declaraciones a la luz de los criterios establecidos; ello implica verificar la razonabilidad con que la entidad ha registrado la contabilización de las operaciones resultantes de sus relaciones con la hacienda pública”.(http://www.navactiva.com/es/descargas/pdf/acyf/auditoria_fiscal.pdf)

AUDITORIA GUBERNAMENTAL“Es el mejor medio para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia y transparencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La auditoría se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en el sector público. La confianza depositada en el auditor gubernamental ha aumentado la necesidad de contar con normas modernas que lo orienten y permitan otros se apoyen en su labor”. (http://www.monografias.com/trabajos71/auditoria-gubernamental/auditoria-gubernamental.shtml)

AUDITORÍA AMBIENTAL“Es una herramienta de planificación y gestión que le da una respuesta a las exigencias que requiere cualquier tipo de tratamiento del Medio Ambiente urbano”. (http//www.gestion y administacion.com/auditoria/auditoria-ambiental.html.)

AUDITORIA DE CALIDAD“Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuáles actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoría, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente”. (http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/audisiscal.htm)

AUDITORÍA SOCIAL“Dedicada no solo a informar de la participación de la organización en actividades socialmente orientadas, sino también a determinar si alcanzo sus objetivos para cada actividad”. (Thierauf Robert J., 1996, pág. 25.)

La clasificación de los tipos de auditoría son muy importantes al momento de llevar a cabo una auditoria porque nos permite tener un conocimiento general de cada una de ellas para al que momento de realizarla se identifique y se evalué adecuadamente y con sus respectivos procedimientos.

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1.3- NORMAS DE AUDITORIA

1.3.1- PERSONALES

Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener pre adquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.

Entrenamiento técnico y capacidad profesional

El entrenamiento técnico básico que se logra mediante el cumplimiento de los requisitos académicos que culminan con la obtención del título de contador público, debe complementarse con su aplicación práctica bajo la dirección de auditores experimentados durante un periodo razonable. El entrenamiento técnico básico se logra por el cumplimiento de los requisitos escolares establecidos en las instituciones de calidad reconocida que ofrecen los estudios conducentes a la carrera de contador público. La adquisición de los conocimientos académicos y la habilidad básica han sido reconocidas como uno de los requisitos fundamentales en todas las profesiones y suministra una base firme para estimar, por lo menos, el cumplimiento mínimo de los requisitos de preparación.

1.3- NORMAS DE AUDITORIA

1.3.1- PERSONALES

1.3.2- EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE

AUDITORIA

1.3.3- INFORMACIÓN

Entrenamiento técnico y capacidad profesional

Cuidado y diligencia profesional

Independencia mental

Planeación y supervisión Estudio y evaluación del

control interno Obtención de evidencias

suficiente y competente

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No basta la preparación académica conducente a la obtención del título de contador público. La auditoría y el ejercicio de las actividades propias de esta profesión, requieren un acopio de conocimientos, habilidades y madurez que es muy difícil transmitir por la mera preparación escolar. Debe pues, completarse la preparación escolar con una preparación adquirida en la práctica profesional. La vida de los negocios cambia continuamente y la investigación hace que los conocimientos técnicos avancen constantemente. Por lo tanto, es necesario, para que el auditor conserve el entrenamiento técnico que requiere, que se mantenga en una continua revisión de sus conocimientos para estar al corriente de los avances de las disciplinas que afectan su actividad. El contacto permanente y fructífero con la literatura de la profesión como son: libros y revistas técnicas, principalmente; la asistencia a seminarios técnicos y cursos de actualización de su profesión; el contacto activo y la participación en los esfuerzos y estudios de sus organizaciones profesionales, y el contacto con el desarrollo profesional de otros países.

La capacidad profesional implica alcanzar madurez de juicio, la que se logra fundamentalmente mediante el entrenamiento sistemático a los problemas inherentes a su actividad profesional y la elección de la solución adecuada a esos problemas. La capacidad profesional no se adquiere definitivamente, en una sola vez; requiere de una actividad posterior como es el enfrentamiento a problemas y su solución atinada, así como contacto con auditores de mayor experiencia.

Cuidado y Diligencia Profesional

El auditor, deberá desempeñar su trabajo, con meticulosidad, cuidado y esmero, poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesional, con buena fe e integridad. Para que el profesional cumpla su compromiso implícito con su clientela y con la sociedad, no basta que tenga la capacidad para el desarrollo de las actividades de su profesión. Es necesario, además, que en el desempeño de su trabajo ponga la atención, el cuidado y la diligencia que humanamente pueden esperarse de una persona con sentido de responsabilidad. El auditor, como todo profesional, no es infalible y por ello no es responsable por meros errores de juicio. La actividad profesional, como todas las actividades humanas, está sujeta a la condición general del error humano. Pero los márgenes de ese error deben ser reducidos, por el compromiso profesional adquirido, al mínimo posible, para lo cual se requiere que el auditor, al desempeñar su trabajo, lo haga con meticulosidad, con el cuidado y dedicación que son de esperarse de una persona que ha asumido actividades de carácter profesional.

Independencia Mental

El contador público no podrá actuar como auditor en aquellos casos en los que existan circunstancias que pueda esperarse que influyan sobre su juicio objetivo y que, por consiguiente, reduzcan su independencia mental, o en aquellos casos en los que las

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circunstancias puedan establecer en la mente pública una duda razonable sobre su independencia y objetividad. El Código de Ética Profesional define las circunstancias particulares en que se considera que no hay independencia ni imparcialidad para emitir una opinión profesional. La actividad profesional del auditor tiene, además de los requisitos comunes a otras profesiones, un requisito profesional derivado de su propia naturaleza. El auditor es llamado para dar su opinión con respecto a información financiera formulada por una empresa. En este sentido el auditor juzga el trabajo realizado por las personas que prepararon dicha información para que ésta pueda ser adecuadamente utilizada por los interesados.

Para que la opinión del auditor sea útil, es necesario, que, además de estar fundada en su capacidad profesional, sea emitida con independencia mental. Se entiende que existe independencia mental en una persona, cuando sus juicios se fundan en los elementos objetivos del caso. No existe independencia mental cuando la opinión o el juicio son influidos por consideraciones de orden subjetivo. La independencia mental es, evidentemente, una cuestión relativa al fuero interno. Hablando estrictamente, se puede mantener independencia mental en cualquier condición, porque la voluntad del hombre puede sobreponerse a las condiciones más desfavorables; sin embargo, no es lógico suponer normalmente, una actitud de voluntad extrema que, en circunstancias ordinarias, se sobreponga a las presiones de carácter personal, cuando éstas son suficientemente fuertes como para ejercer influencia decisiva en el juicio.

Por otra parte, la utilidad de los servicios del auditor depende no solamente del hecho de que él asuma una actitud de independencia mental, sino también, en grado muy importante, de que las personas que van a utilizar el resultado de su trabajo, crean que éste fue hecho con dicha independencia. La definición de las circunstancias particulares en que se considera que la independencia mental del auditor se vea amenazada o que la confianza pública en dicha independencia se vea comprometida, corresponde al Código de Ética Profesional.(www.chbyc.com/material%201.doc)

1.3.2- EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA

De acuerdo con el boletín 3040 (Planeación y Supervisión del Trabajo de Auditoria) de las normas de auditoría que emite el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Planeación y supervisión

Para planear adecuadamente el trabajo de auditoría el auditor debe conocer:a) Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar.

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b) Las características particulares de la empresa cuya información financiera se examina, incluyendo dentro de este concepto las características de operación, sus condiciones jurídicas y el sistema de control interno existente.

La planeación de la auditoria puede verse afectada dependiendo del fin específico del trabajo a realizar; por ejemplo, la adquisición de un negocio, la solicitud de un cerdito bancario, la realización de una emisión de obligaciones, etc. El conocimiento de las características jurídicas de operación se refiere tanto a las normales (productivas, comerciales y financieras) que constituyen el objeto propio de la empresa, así como a las marginales o extraordinarias. Las condiciones jurídicas de una empresa se refieren a: los documentos legales que conforman la personalidad, su posibilidad de realizar operaciones, su organización, su relación con el estado, el régimen de sus propiedades, las condiciones de orden contractual, etc. El sistema de control interno constituye el elemento más importante sobre el que descansa la planeación de la auditoria. La información necesaria para planear adecuadamente el trabajo de auditoría se obtiene de muy diversas maneras, de acuerdo con la naturaleza y las condiciones particulares de la empresa, dentro de las cuales destacan las siguientes:

a) Entrevistas con el cliente para determinar el objetivo, las condiciones y limitaciones del trabajo, el tiempo a emplear, los honorarios y los gastos, la coordinación del trabajo de auditoría con el personal del cliente y todos aquellos puntos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciación del trabajo.b) Visitas a las instalaciones y observación de las operaciones para conocer las características operativas de la empresa y el sistema de control interno.c) Entrevistas con funcionarios para obtener información sobre las políticas generales de la empresa, tanto las relativas a producción como al aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de contabilización.d) Lectura de algunos documentos que se relacionen con la situación jurídica de la empresa.e) Lectura de los estados financieros para obtener información básica sobre el volumen y la naturaleza de las operaciones de la empresa.f) Revisión de informes y papeles de trabajo de auditorías anteriores, para aprovechar la experiencia acumulada.g) Estudio y evaluación preliminar del sistema de control interno. El sistema de control interno de la empresa ha de ser estudiado y evaluado para poder efectuar una planeación correcta del trabajo de auditoría. Por las razones enunciadas en el párrafo II, se omite el presente boletín el estudio de esta fase concreta.h) Llevar a cabo las indagaciones y actividades necesarias para dar efecto a las consideraciones sobre fraude que deben hacerse en una auditoria de estados financieros y su posible efecto en el programa de auditoría a aplicar.

Una vez obtenida la información necesaria, el contador público podrá prever cuales procedimientos de auditoría van a emplearse, la extensión y la oportunidad en que van

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hacer utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo. El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria. El resultado de la planeación de la auditoria se refleja finalmente en un programa de trabajo. Puede suceder que la planeación de una fase concreta del trabajo no pueda realizarse detalladamente, si no hasta algún momento posterior, cuando esto no afecta sustancialmente a los planes para otras fases de trabajo, se puede diferir la planeación detallada de cualquier parte de la auditoria y comenzar en el trabajo sobre otra fase de la misma.

La planeación de la auditoria no puede tener un carácter rígido. El auditor debe estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo del mismo se encuentre en circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando los resultados mismos del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones o ampliaciones a los programas previamente establecidos. La planeación no debe entenderse únicamente como una etapa inicial anterior a la ejecución de trabajo, si no que esta debe continuar durante todo el desarrollo de la auditoria. De igual manera, la supervisión no debe entenderse como una etapa final, si no que se inicia desde la planeación misma en la medida en que esta se delegue en otras personas.

Pronunciamientos normativos relativos a la supervisión del trabajo de auditoría.La supervisión debe planearse en forma inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado. La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo de auditoría.Sin embargo, todo el trabajo ejecutado debe estar supervisado por una persona de m mayor experiencia y capacidad profesional de tal manera que el Contador Público asuma la responsabilidad total del trabajo como si lo hubiera hecho personalmente.

La supervisión en la etapa de planeación de la auditoria comprende:a) Análisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participaran en el trabajo, para asegurarse que son los adecuados.b) La revisión general del plan general del trabajo. Así como la definición de los objetivos que persiguen el examen, con las personas que van a ejecutarlo o supervisarlo, para asegurarse de que se darán los pasos necesarios tendientes a lograr un trabajo de máxima calidad profesional.c) Discusión del plan de trabajo preparado por el auditor encargado. En esta etapa se evalúan los alcances de los procedimientos que se van a aplicar a cada una de las áreas para ajustarlos de acuerdo con la eficiencia del control interno del cliente y con los objetivos de trabajo.d) Discusión y fijación del presupuesto de tiempo en que se va a utilizar el personal que participe en el trabajo.

Es indispensable dejar evidencia de la supervisión ejercida, puesto que es necesaria para la supervisión en el nivel inmediato superior, hasta llegar al Contador Público que dictamina.

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Además existe la posibilidad de que dicho contador tenga, en un momento dado, que probar que cumplió con las normas personales y de ejecución de trabajo correspondientes. La evidencia de la supervisión debe quedar incluida en los papeles de trabajo; sin embargo, parte de ella puede quedar en cartas al cliente o memorandos de carácter interno sobre problemas específicos¨.

Estudio y evaluación del Control Interno

NOTA: Este se abordara en el tema 1.5 Control Interno.De acuerdo con el boletín 3050 (Estudio y Evaluación del Control Interno) de las normas de auditoría que emite el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Obtención de evidencias suficientes y competentes.

De acuerdo con el boletín 3060 (Relevancia y confiabilidad de la evidencia de auditoría) de las normas de auditoría que emite el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Evidencia de auditoria

La evidencia de auditoría es toda la información que utiliza el auditor para llevar a las conclusiones sobre las que se basa la opinión de auditoría. La evidencia de auditoría es necesaria para soportar la opinión y el informe del auditor. Es acumulativa por naturaleza y se obtiene, principalmente, de los procedimientos de auditoría realizados durante el proceso de auditoría, por ejemplo, la información que se obtiene de las auditorias anteriores y de los procedimientos de control de calidad de la firma para la aceptación y retención de clientes. Los registros contables de la entidad son una fuente importante de la evidencia de auditoría, junto con otras fuentes dentro y fuera de la entidad. Para formarse la opinión de auditoría, la mayor parte del trabajo del auditor consiste en obtener y evaluar la evidencia de auditoría. Los procedimientos de auditoría para obtener evidencia de auditoría, pueden incluir:

Inspección Observación. Confirmación. Verificación de cálculos y otros controles. Procedimientos analíticos e investigación.

De acuerdo con las normas de auditoría, el auditor independiente obtiene una seguridad razonable cuando ha reducido el riesgo de auditoría a un nivel bajo y aceptable, lo cual sucede a obtener una apropiada y suficiente evidencia de auditoría. La suficiencia es la cantidad de evidencia de auditoría que se necesita y se afecta por los riesgos de errores que son superiores a la materialidad (a mayor riesgo, es probable que se requiera mayor evidencia de auditoría), y también por la calidad de dicha evidencia (a calidad más alta, puede requerirse menos evidencia).Definiciones

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Para los propósitos de este boletín, los siguientes conceptos tienen los significados que a continuación se mencionan:

a) Registros contables: se refiere a los registros de información financiera respecto de los asientos contables y de los documentos de soporte, tales como cheque, registros de transferencias electrónicas de fondos, facturas, contratos, el libro mayor, los registros auxiliares, los asientos del diario y otros ajustes a los estados financieros, registros electrónicos, base de datos, hojas de cálculo, cálculos, conciliaciones, revelaciones, etc.

b) Evidencia de auditoría: es toda la información que usa el auditor para llegar a las conclusiones sobre las cuales se basa la opinión de auditoría. La evidencia de auditoría incluye, tanto la información contenida en los registros contables que soportan los estado financieros como en otra información.

c) Suficiencia: representa la cantidad de la evidencia de auditoría, la cual es afecta por los riesgos de los errores importantes y también por la calidad de la evidencia de la auditoria.

d) Apropiado: representa la medida de la calidad de la evidencia de auditoría: es decir, la relevancia y confiabilidad al proporcionar soporta para los estados financieros o al detectar errores importantes en los mismos.

Pronunciamientos normativosInformación para ser utilizada como evidencia de auditoría.

Cuando la información que el auditor usara para propósitos de la auditoria fue producida por la entidad, el auditor evaluara si la información es suficientemente confiable para sus propósitos considerando las siguientes circunstancias.

a) Obtener evidencia de auditoría relativa a la exactitud y a la totalidad de la información.b) Evaluar si la información es suficientemente precisa o detallada para los propósitos del

auditor.

Seleccionar las partidas a examinar para obtener la evidencia de la auditoriaAl diseñar las pruebas de los controles y las pruebas sustantivas, el auditor determinara como seleccionar las partidas para cumplir con el propósito del procedimiento de auditoría. Es decir el auditor puede:

a) Seleccionar todas las partidas. (una revisión al 100%)b) Seleccionar algunas partida específicas.c) Realizar un muestreo de auditoríaInconsistencia en, o dudas sobre la confiabilidad de la evidencia de auditoria

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Cuando la evidencia de una auditoria obtenida de una fuente no es consistente con aquella obtenida de otra fuente, o si el auditor tiene dudas sobre la confiabilidad de la información que será utilizada como evidencia de auditoría, el auditor determinara las modificaciones o procedimientos supletorios de la auditoria, necesarios para resolver esta situación.

A1 La administración es responsable de la preparación de los estados financieros con base en los registros contables de la entidad. La evidencia de auditoría se obtiene al realizar procedimientos de auditoría para probar los registros contables, por ejemplo, mediante un análisis y una revisión de alguna transacción, al volver a desarrollar los procedimientos seguidos por la entidad en el proceso de información financiera.

A3 La información de las fuentes independientes de la entidad que el auditor puede usar como evidencia de auditoría, puede incluir confirmaciones de terceros, reportes de análisis y datos comparables relativos a los competidores o al sector en el que se desarrolla la entidad auditada.

Procedimientos para obtener evidencia de auditoría

A4 La evidencia de auditoría que resulte para llegar a las conclusiones razonables sobre las cuales se basa la opinión del auditor, se obtiene al realizar lo siguiente: a) Procedimientos de la evaluación de riesgos; yb) Procedimientos de auditoría, que consta de:- Pruebas de los controles.- Procedimientos sustantivos, que incluyen pruebas de detalle y procedimientos analíticos

sustantivos.

A5 Los procedimientos descritos en los párrafos A8 a A19 siguientes, pueden ser utilizados como procedimientos de evaluación de riesgos, pruebas de controles o procedimientos sustantivos, según el contexto en el cual son aplicados por el auditor.

A7 Cierta información electrónica puede no ser recuperable después de un plazo específico, por ejemplo, si se modifican los archivos y no existen respaldos. Por lo tanto, el auditor puede requerir la retención de alguna información para su revisión o para realizar procedimientos de auditoría.

Inspección

A8 la inspección consiste en examinar registros o documentos, ya sean internos o externos, en forma impresa, electrónica, en otros medios, o un examen físico de algún activo. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia de auditoría con grados variables de confiabilidad, dependiendo de su naturaleza y fuente, y en el caso de los registros y documentos internos, de la efectividad de los controles para su emisión.

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A10 La inspección de los activos tangibles puede proporcionar evidencia de auditoría confiable con respecto a su existencia, pero no necesariamente con respecto a los derechos y obligaciones, o a la valuación de los activos de la entidad.

Observación

A11 Esta consiste en observar el proceso o procedimiento que se desempeña por otros. Por ejemplo, la observación por parte del auditor del conteo de inventarios por el personal de la entidad, u observación del desempeño de las actividades de control. La observación proporciona evidencia de auditoría sobre el desempeño de algún proceso o procedimiento, pero se limita al tiempo en que se lleva a cabo la observación y, por el hecho de que el acto de ser observado, puede afectar la manera en la cual se desempeña el proceso o el procedimiento.

Investigación

A12 La investigación consiste en buscar información de personas con conocimientos, tanto en lo financiero como en lo no financiero, en la entidad o fuera de ella. La investigación es un procedimiento de auditoría que se usa de manera extensa en toda la auditoria y se complementa con otros procedimientos de auditoría. Evaluar las respuestas a las investigaciones es una parte integral del proceso de investigación.

A13- Las respuestas a las investigaciones pueden proporcionar al auditor información que no tenia o evidencia sobre las declaraciones obtenidas. De modo alternativo, las respuestas podrían dar información que difiera de manera importante de otra información que el auditor haya obtenido, por ejemplo, información respecto a la posibilidad de que la administración haya sobrepasado los controles.

Confirmación

A16 La confirmación es un tipo específico de investigación, que es el proceso de obtener una declaración de información o de una condición existente directamente de un tercero. Las confirmaciones se usan, frecuentemente, en relación con saldos de cuentas y sus componentes. Por ejemplo, el auditor puede buscar una confirmación directa de cuentas por cobrar por comunicación con los deudores. Las confirmaciones también se usan para obtener evidencia de auditoría sobre la ausencia de ciertas condiciones, por ejemplo, la ausencia de un “acuerdo lateral” que pueda influir en el reconocimiento de ingresos.

Verificación de cálculos

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A17 La verificación de cálculos consiste en corroborar la exactitud matemática de los documentos o registros. La verificación del cálculo puede realizarse manual o electrónicamente.

Verificación de controles

A18 La verificación de controles es la ejecución independiente por el auditor de procedimientos o controles que originalmente se desarrollaron como parte del control interno de la entidad.

Procedimientos analíticos

A19 Los procedimientos analíticos consisten en evaluaciones de información financiera entre datos financieros y no financieros. Los procedimientos analíticos también abarcan la investigación de fluctuaciones y relaciones identificadas que son inconsistentes con otra información relevante, o se desvían de manera importante de las cantidades esperadas (expectativas).

Información para ser utilizada como evidencia de auditoria

Relevancia y confiabilidad

A20 La calidad de toda la evidencia de auditoría se afecta por la relevancia y la confiabilidad de la información sobre la cual se basa.

Relevancia

A21 La relevancia trata de una lógica con el propósito del procedimiento de auditoría y, cuando es apropiado, la aseveración a ser considerada. Al considerar la relevancia de la información que será utilizada como evidencia, incluye la consideración del propósito de la prueba.

Confiabilidad

A23 La confiabilidad de la información que será utilizada como evidencia de auditoría es influenciada por: su fuente y naturaleza, las circunstancias bajo las cuales se obtiene, y los controles sobre su preparación y mantenimiento; por tanto, la confiabilidad de los distintos tipos de evidencia de auditoría está sujeta a excepciones significativas. Aun cuando existe información que es utilizada como evidencia de auditoría y que es obtenida de fuentes fuera de la entidad, pueden existir circunstancias que podrían afectar su confiabilidad. Por ejemplo, la información obtenida de una fuente externa independiente podría no ser tan confiable si la fuente no es conocida. Al reconocer que las excepciones pueden existir, con

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respecto a la confiabilidad de la evidencia de auditoría, las siguientes consideraciones son útiles:

La confiabilidad de la evidencia de auditoría se incrementa cuando esta es obtenida de fuentes independientes reconocidas fuera de la entidad.

La confiabilidad de la evidencia de auditoría que se genera internamente, aumenta cuando los controles relacionados, incluyendo los relativos a la preparación, mantenimiento, son efectivos.

La evidencia de auditoría obtenida directamente por el auditor (por ejemplo, la observación de la aplicación de algún control), es más confiable que la evidencia de auditoría obtenida indirectamente o por inferencia (por ejemplo, la investigación sobre la aplicación de algún control).

La evidencia de auditoría de forma documental, ya sea en papel, dispositivo electrónico u otro medio, es más confiable que la evidencia obtenida verbalmente (por ejemplo, el informe por escrito de una reunión es más confiable que una declaración verbal sobre los asuntos discutidos).

La evidencia de auditoría proporcionada por documentos originales es más confiable que la evidencia de auditoría proporcionada por fotocopias o facsímiles, documentos que han sido fotografiados, digitalizados o, de alguna manera, transformados a un formato electrónico. La confiabilidad de ellos podría depender de los controles sobre su preparación y mantenimiento.

Información producida por la entidad y utilizada para propósitos de la auditoria

A26 Para que el auditor obtenga una evidencia confiable, la información producida por la entidad que se utiliza para llevar a cabo los procedimientos de auditoría, debe ser suficientemente completa y precisa.

A29 La obtención de la evidencia de auditoría relativa a la exactitud y la totalidad de dicha información puede realizarse junto con los procedimientos de auditoría aplicados a la información, cuando la obtención de esta evidencia es una parte integral de los procedimientos de auditoría en sí. En otras situaciones, el auditor pudo haber obtenido la evidencia de auditoría de la exactitud y la totalidad de tal información, al probar los controles sobre la preparación y el mantenimiento de la información. Sin embargo, en algunas situaciones, el auditor puede determinar que se requiere aplicar procedimientos de auditoría adicionales.

A30 En algunos casos, el auditor podría pretender usar la información producida por la entidad para otros propósitos de auditoría. Por ejemplo, el auditor podría pretender hacer uso de los informes sobre la medidas de actuación de la entidad para propósitos de procedimientos de monitoreo, como los informes del auditor interno.

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1.3.3- DE INFORMACIÓN

El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante él, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a depositar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance. Esa importancia que el informe o el dictamen tienen para el propio auditor, para su cliente y para los interesados que van a descansar en él, hace necesario que también se establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mínimos del informe o dictamen correspondiente. A esas normas las clasificamos como normas de dictamen e información y son las que se exponen a continuación.

Aclaración de la relación con estados o información financiera y expresión de opinión En todos los casos en que el nombre de un contador público que de asociado con estados o información financiera, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, su opinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoría.

Bases de opinión sobre estados financieros El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que: a) Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad; b) dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes; c) la información presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación.

Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qué consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros. En boletines específicos se establecen los pronunciamientos relativos a las normas personales, de ejecución de trabajo y de información.

Los distintos ámbitos que engloba la auditoria están encaminados a vigilar que se cumplan las normas establecidas en cada una de estas áreas, ya sea en su modo de operación, sus estados financieros, la calidad con la que desarrollan sus procesos y no podríamos dejar fuera al medio ambiente y el entorno social ya que estos son partes sustancial de la entidad se ven obligadas de una u otra manera a cumplir los estándares establecidos.

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1.4.-TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión. Debido a que generalmente el contador no puede tener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva.

Extensión o alcance de los procedimientos de auditoría.Dado que las operaciones de la empresa son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esta razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas.

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. Las técnicas de auditoría son las siguientes:

Estudio general

Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros y los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias. Esta apreciación se hace aplicando el juicio final del contador público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener la experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

Análisis

Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que formen una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. El análisis se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer como se encuentran integrados y son los siguientes:

a) Análisis de datos. Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de los otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los

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abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, solo se pueden analizar aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta.

b) Análisis de movimientos. En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, si no por acumulación de ellas, por ejemplo, en una cuenta de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no está factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien por razones particulares no convenga hacerlo.

Inspección

Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.

Confirmación

Obtención de una comunicación escrita de una persona independientemente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida. Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide información, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:

a) Positiva. Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.

b) Negativa. Se envían datos y se piden contestación, solo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar activo.

c) Indirecta, ciega o en blanco. No se envían datos y se solicita información de saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoria. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito.

Investigación

Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta técnica el auditor puede tener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.

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Declaración

Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

Certificación

Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

Observación

Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones. Con esta técnica el auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma en cómo el personal de la empresa lo realiza.

1.5- CONTROL INTERNO

Concepto: La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.

Objetivos: El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales.  Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno.

Suficiencia y confiabilidad de la información financiera La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones. Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad  y verificabilidad. Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros que puedan amenazarlos. Ejemplos:

Técnicas y procedimientos de auditoría son lineamientos que se requieren al momento de realizar una auditoría, ya que esta debe de llevar una secuencia lógica y ordenada para su mejor aplicación y deben estar plasmadas en el programa de auditoría.

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Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a intervalos razonables.

Utilización de Máquinas Registradoras para ingresos Asegurar apropiadamente los activos de la empresa Consignar diariamente y en las mismas especies los ingresos

   Efectividad y eficiencia de las operaciones Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.  Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables “Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente.  Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.”(http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html)

1.5.1- CLASIFICACIÓN

Control Administrativo

Los controles administrativos  comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros.  Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia.  Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.  Ejemplo: 

Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores.  Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores

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independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.

Control contable

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.  Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables.  Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados. (http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html)

1.5.2- ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

De acuerdo con el boletín 3050 (Estudio y Evaluación del Control Interno) de las normas de auditoría que emite el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Estudio y Evaluación del Control Interno

Se efectúa con el objetivo de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que requiere que el auditor debe efectuar un estudio y evaluación del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoría.

Definición y elementos de la estructura del control interno: La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos:

a) El ambiente de control.

Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son:

Actitud de la Administración hacia los controles internos establecidos. El hecho de que la entidad tenga un ambiente de control satisfactorio depende fundamentalmente de la actitud y las medidas de acción que toma de la administración de cualquier otra cosa. Si el compromiso para ejercer un buen control interno es deficiente, seguramente el

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ambiente de control será deficiente. La efectividad del control interno depende en gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que diseña. Administra y vigila el control interno de la entidad.

La estructura de organización de la entidad. Si el tamaño de la estructura de la organización no es apropiado para las actividades de la entidad, o el conocimiento y la experiencia de los gerentes y el personal clave no es la adecuada, puede existir un mayor riesgo en el debilitamiento de los controles.

Funcionamiento del consejo de administración y sus comités. Las actividades del consejo de administración y otros comités pueden ser importantes para fortalecer los controles, siempre y cuando estos sean participativos y sean independientes de la Dirección.

Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. Es importante que la asignación de la autoridad y responsabilidad este acorde con los objetivos y metas organizacionales, y que éstos se hagan a un nivel adecuado, sobre todo las autorizaciones para cambios en políticas o prácticas.

Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento y cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoría interna.

El grado de supervisión continua sobre la operación que lleva a cabo la Administración, da una evidencia importante de si el sistema de control interno está funcionando adecuadamente y de si las medidas correctivas se realizan en forma oportuna.

Políticas y prácticas de personal.

La existencia de políticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y compensar a los empleados, así como la existencia de códigos de conducta u otros lineamientos de comportamiento, fortalecen el ambiente de control.

Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad.

La existencia de canales de comunicación con clientes, proveedores y otros entes externos que permitan informar o recibir información sobre las normas éticas de la entidad o sobre cualquier cambio en las necesidades de la misma, así como el seguimiento a dichas comunicaciones, fortalecen los controles de una entidad. La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la Administración de la entidad a los controles establecidos.

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b) Evaluación de riesgos

Es la identificación, análisis y administración de riesgos relevantes en la preparación de estados financieros que pudieran evitar que estos estén razonablemente presentados de acuerdo con las normas de Información Financiera o cualquier otra base de contabilidad aceptada. Los riesgos relevantes a la información financiera incluyen eventos o circunstancias externas e internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el registro, procesamiento, agrupación o reporte de información, consistente en las aseveraciones de la Administración de los estados financieros.

El auditor deberá obtener un entendimiento suficiente de los procesos de evaluación de riesgos de la entidad con el objeto de conocer como la Administración considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de los informes financieros y que acciones está tomando para minimizar esos riesgos. La administración puede iniciar planes o acciones para mitigar los riesgos específicos o puede decidir aceptar un riesgo por el costo que puede implicar el corregirlo u otras consideraciones.

c) Los sistemas de información y comunicación.

Consisten en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica. Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con los métodos y registros que:

a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la Administración.b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada clasificación.c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente.e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.Los sistemas de comunicación incluyan la forma en cómo se dan a conocer las funciones y la responsabilidades relativas al control interno de los informes financieros, por lo que el auditor debe tener un entendimiento de las formas en que la entidad utiliza para informar las funciones.

d) Los procedimientos de control

El hecho de que existan formalmente políticas o procedimientos de control, no significa que estos estén operando efectivamente. El auditor debe evaluar la manera en que la entidad ha aplicado las políticas y procedimientos. Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organización y el procesamiento de las

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transacciones. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo. Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.

e) Vigilancia

Es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de control en forma oportuna, así como para aplicar medidas correctivas cuando sean necesarios.Este proceso debe incluir el uso de información o comunicaciones pertenecientes a entidades externas como pueden ser cartas donde los clientes se quejan o un registro de comentarios, los cuales pueden indicar los problemas o subrayar áreas donde se necesita mejorar. También la Administración, podrá considerar comunicaciones de los auditores externos relativas al control interno dentro de las actividades de vigilancia.

1.5.3- MÉTODOS DE EVALUACIÓN

Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad.

Método descriptivo

Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables.  Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características:

Origen de cada documento y registro en el sistema. Cómo se efectúa el procesamiento. Disposición de cada documento y registro en el sistema. Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos

de control.

Método gráfico

Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operación. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por medio de flujo secuencial de los

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documentos de la entidad auditada.  El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe incluir las mismas cuatro características del método gráfico enunciadas anteriormente.

Método de cuestionarios

Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar.  Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la empresa.Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa, pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su objeto social.

1.6- AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1.6.1- ANTECEDENTES

En el recuento de hechos históricos más significativos para la administración se menciona que en 1,800, los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación, dicha propuesta incluía una reseña especifica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de operación.

Sin embargo en el transcurso de este periodo, como los de Charles Baggage en 1,832, Daniel c. McCallum en 1,856 y Henry Metcalfe en 1,886, realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al uso de los organigramas y al estudio de la administración respectivamente. Un común denominador entre estos teóricos, es que forman parte de la corriente denominada “Administración Sistemática”.

El control interno es el elemento más importante dentro de la entidad. Ya que cuando se tiene una buena estructura de éste proporciona seguridad al auditor al momento de llevarla a cabo para que de esta manera se puedan alcanzar los objetivos de la entidad.

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Esto da lugar al nacimiento de la escuela del proceso administrativo en 1,916, la auditoria adquiere una relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control de prueba de esto es la mención que en 1,933, Lyndall F. Urwick hacia la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas. (Lyndallf F. Urwick, 1933, pág. 3).

Dos años después en 1,935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamo “Auditoría Administrativa”; la cual consistía en una evaluación de una empresa en todos sus aspectos.

En 1,949, Billy E. Goetz declaraba que la auditoria administrativa “Es la más comprensiva y poderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración”.

En 1,953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una organización a través de una auditoría por lo que propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.(George R. Terry, 1953, pág. 4).

Apreciación de conjunto: análisis de la estructura para determinar si se cumple con las condiciones de eficacia requeridas.

Apreciación informal: efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento.

Apreciación por comparación: comparar la estructura orgánica de la empresa con la de otras similares o competidoras.

Enfoque ideal: imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisión. Anotando las mejoras que pueden hacerse.

Por lo que el punto 3 coincide con lo que ahora se conoce como benchmarking y Terry insiste pues señala que la “La confrontación periódica de la planeación, ejecución y control administrativos de una compañía es el prototipo de una operación de éxito, por lo que esto es el significado esencial de la auditoria administrativa”. Posteriormente, en 1,955, Harold

PASOS DE EVALUACIÓN

Apreciación de conjunto Apreciación informal Apreciación por

comparación Enfoque ideal

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Koontz y Ciryl O´Donnell proponen la autoauditoría: una técnica de control del desempeño total que estaría destinada a “evaluar la posición de la empresa para determinar donde se encuentra, hacia donde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisarlos para alcanzar estos objetivos”.

El interés por el tema de la auditoria administrativa se extiende en 1,960 al ámbito académico mexicano. En 1,994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra todas las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación especifica. (Jack Fleitman S., 1994, pág.).

Es así como los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que solo hemos consignado los más significativos y algunos de los más difundidos, para establecer un punto de partida, por lo cual, podemos esperar que la generación de obras en torno a la auditoría continuara acrecentándose día con día.

1.6.2- CONCEPTOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

“Apreciación de los cumplimientos de los objetivos organizativos por parte de la gerencia, de sus funciones de planeación, organización, dirección y control. Mediante la adecuación de las decisiones y las acciones de la gerencia en su avance hacia los objetivos establecidos”. (Thierauf Robert J., 1984, pág. 34)

“Consiste en realizar el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos, políticas establecidas, así como para comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional y poder evaluar las medidas de control que aseguren los resultados esperados”. (Rubio Víctor M. y Hernández Jorge, 1981. Pág. 33)

“Técnica diseñada para analizar, evaluar, examinar y ponderar el actuar de una empresa en relación con una serie de estándares prefijados y con su propia normatividad. Su objetivo por lo tanto es evaluar la eficiencia y efectividad de la entidad organizativa”. (Nolan John, 1983, pág. 33).

La auditoría administrativa es un estudio minucioso de las actividades y funciones que realiza la entidad con el fin de verificar, analizar y comprobar que tanto sus funciones como sus objetivos se estén realizando correctamente, y de esta forma poder evaluar las medidas de control que aseguren los resultados esperados.

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1.6.3- OBJETIVOS

Por sus características, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que se permita que se revele en qué áreas se requiere de un estudio más profundo. Que acciones se pueden tomar para subsanar suficiencias, como superar obstáculos, etc., sobre todo un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente de los hechos con las ideas.

Control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar el compromiso organizacional en relación con estándares preestablecidos.

Productividad: encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

Organización: Determinan que en el curso de auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de auditoría y el y trabajo en equipo.

Servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización

está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

Calidad: Dispone que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

Cambio: Transforman al auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

OBJETIVOS

Control Productividad Organización Servicio Calidad Cambio Aprendizaje Toma de

decisiones

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Aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

Toma de Decisiones: Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

1.6.4- ALCANCE

El área de influencia que abarca una auditoria administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta incluye los siguientes aspectos:

1.6.5- CAMPO DE APLICACIÓN

La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización productiva, ya sea pública, privada o social. Por su extensión y complejidad, es necesario entender como están ordenadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo de qué manera se articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisionomía, área de influencia y dimensión.

ASPECTOS

Naturaleza jurídica. Criterios de

funcionamiento. Estilos de administración. Proceso administrativo. Sector de actividad. Ámbito de operación. Número de empleados. Relaciones de coordinación. Desarrollo tecnológico. Sistemas de comunicación

e información. Nivel de desempeño. Trato de clientes (internos y

externos). Entorno. Productos y/o servicios. Sistemas de calidad.

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Sector Público: En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbitos de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base a estos criterios, las instituciones se clasifican de la siguiente manera.

Sector Privado: La figura se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial. Sobre las bases de las siguientes características.

En lo relativo al tamaño. Convencionalmente se las clasifica en: Microempresa Empresa pequeña Empresa mediana Empresa grande

ORGANIZACIÓN

Sector Público Sector Privado Sector Social

CLASIFICACIÓN

Demanda del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)

Entidad Paraestatal Organismos Autónomos Gobierno de los Estados (Entidades

Federativas) Comisiones Intersecretariales Mecanismos Especiales

CARACTERÍSTICAS

Tamaño de la empresa Sector de la actividad Naturaleza de sus

operaciones

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Lo correspondiente al sector de la actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en: Telecomunicaciones Transportes Energía Servicios Construcción Petroquímica Turismo

Cinematografía Agrícola Pesquera Informática Comercio Publicidad Banca

Automotriz Textil Alimentos y bebidas Siderurgia

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, la empresa puede agruparse en: Nacionales Internacionales Mixtas

Sector Social: La auditoría administrativa se aplica considerando dos factores:

Por su tipo de figura las organizaciones que se forman en el sector son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios

Por su función se les ubicara en las siguientes áreas:

Tipo de organización

Naturaleza de su

función

FACTORES

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Educación Cultura Salud y seguridad social Política Obrero Campesino Popular Empleo Alimentación Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitado

1.6.6- METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática. Unificando sus criterios y delimitando la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivos de los resultados.

Por lo tanto para utilizarla de manera lógica y accesible se ha divido por etapas, en cada una de las cuáles se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes de conformidad con lo anotado, por lo que las etapas que integran la metodología son:

METODOLOGÍA

Planeación

Instrumentación

Examen

Informe

Seguimiento

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PLANEACIÓN

Son los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoría y en diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

Objetivos. Determinar las acciones que se deberán realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Factores a revisar. Determinación de los factores fundamentales para el estudio de la organización, en función de 2 vertientes:

El proceso administrativo: se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un análisis lógico de la organización ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento: se incluye una relación de los elementos específicos que integran y complementan el proceso administrativo. Tales elementos se asocian con los atributos fundamentales que enmarcan su fin o función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.

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PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación Organización Dirección Control

Liderazgo. Comunicación. Motivación. Grupos y

equipos de trabajo.

Manejo de estrés y conflicto.

Información y tecnología.

Toma de decisiones.

Creatividad e innovación.

Estructura organizacional.

División y distribución de funciones.

Cultura organizacional.

Recursos humanos. Cambio

organizacional. Estudios

administrativos. Instrumentos

técnicos de apoyo.

Naturaleza.

Sistemas.

Niveles.

Procesos.

Áreas de

aplicación.

Herramientas.

Calidad.

Visión.

Misión

Objetivos

Metas

Estrategias/tácticas.

Políticas.

Procedimientos.

Programas.

Enfoques.

Niveles.

Horizontes.

Definición del marco de actuación de la organización.

Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.

Tomar las decisiones pertinentes para la nueva gestión de la organización.

Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

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ELEMENTO ESPECÍFICOELEMENTO ESPECÍFICO

Procedimientos

Direccionan los esfuerzos de la organización.

Programas

Comunicación

Proveedores

Almacenes e inventarios

Producción

Servicios generales

Distribución del espacio

Adquisiciones

Importaciones

Recursos financieros y contabilidad

Coordinación

Sistemas

Proyectos

Investigación y desarrollo

Comercialización

Objetivos

Políticas

Recursos humanos

Calidad

Asesoría interna

Asesoría externa

Servicios a clientes

Norman y apoyan el funcionamiento general de la organización

Ordenan en el tiempo las acciones

Sistematizan lógicamente el trabajo.

Definen la distribución interrelacionada de los componentes

Promueven la unidad del propósito.

Determina la unidad de acción.

Posibilita el flujo de la información.

Suministran los insumos.

Determina la disposición de instalaciones.

Resguardan y canalizan los recursos.

Desarrollan condiciones de operación.

Promueven la calidad de vida en el trabajo.

Abastecen los recursos.

Proveen los insumos de origen extranjeros.

Manejan y registran los recursos económicos.

Proporciona soporte administrativo.

Ofrece conocimiento y sistema de respuestas.

Brinda seguridad y mejoría continua.

Favorece la creatividad e innovación.

Desplaza y ubica los productos y servicios.

Genera los productos y servicios.

Da soporte administrativo con otra visión.

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Fuentes de estudio. Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Investigación preliminarConlleva a la necesidad de revisar literatura técnica y legal e información del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionado con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempo de ejecución así mismo, perfilar alguno de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. La información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no proporcionar confusión en la interpretación de su contenido.

Fuentes de estudio

Internas

Externas

Órganos de gobiernoÓrganos de control internoSociosNiveles de organizaciónComisiones comités y grupos de trabajo.Sistemas de información

NormativasOrganizaciones análogas, o del mismo sector o ramoOrganizaciones lideres en el campo de trabajoOrganismo nacionales e internacionales que dictan lineamentos o normas regulatoriasRedes de informaciónProveedoresClientes o usuarios

Es conveniente tomaren cuenta los

siguientes criterios:

Determinación de las necesidades especificas

Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores

Especificación del perfil del auditor

Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

Definición de las estrategias de acción

Identificación de los factores que requieren de atención

Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

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Preparación del proyecto de auditoría. Recaba la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.

Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo

PROPUESTA TÉCNICA

Antecedentes: recuento de auditores anteriores

Objetivos: logros que se pretenden realizar

Alcance: Área(s) de aplicación

Costos: estimulación global y específica de recursos financieros necesarios

Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución

Resultados: benéficos que se esperan obtener

Naturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizar

Estrategia: ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos

Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla

Recursos: requerimientos humanos, materiales y técnicos

PROGRAMA DE TRABAJO

Clave: numero progresivo de las áreas, programas o proyectos

Identificación: nombre del estudio

Representación grafica: descripción de las acciones en cuadro e imágenes

Área(s): universo bajo estudio

Responsable (s): auditor a cargo de su implementación

Calendario: fechas asignadas para el inicio y término de cada fase

Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances

Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades

Actividades: pasos específicos para captar y examinar la información

Reportes de avances: seguimiento de las acciones

Formato: presentación y resguardo de avances

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Asignación de responsabilidad. Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara n al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria. La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en le encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de laguna de las áreas de la organización, partiendo de las base de que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios en la realización de auditorías administrativas. La organización puede optar también por la contratación de servicios externo especializado en la materia.

Capacitación. Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado, no solo a lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se empleara para recopilar la información, si no en todo el proceso para preparar la aplicación e instrumentación de la auditoria.

Actitud. La labor de la investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva. Lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del personal de la organización. Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de externar comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no pueden cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de la auditoría en forma objetiva.

Diagnostico preliminarEl diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que se va a orientar en el curso de acción de la auditoría. .El auditor está obligado a prever la realización de los siguientes pasos.

3. Definir los objetivos tentativos específico por área

10. Depurar los criterios para el manejo de los papeles de trabajo y evidencias.

1. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoría.

2. Afinar el objetivo general

4. Complementar la estrategia global

5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria

6. Determinar las acciones a seguir

7. Delimitar claramente el universo a examinar

8. Proponer técnicas para la captación y el análisis de la información

9. Plantear alternativas de medición

12. Contribuir en la elaboración del informe

11. Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen

13. Proponer mecanismos de seguimiento.

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INSTRUMENTACIÓN

Etapa en la cual se selecciona y aplican las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria , la medición que se empleara , el manejo de los papeles de trabajo y evidencia , así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de informaciónEsta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o en su caso, a suspenderla. Es conveniente aplicar un criterio de discriminación teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder a su revisión y evaluación.

Técnicas de recolecciónPara recabar la información se puede emplear alguna de las siguientes técnicas:

Investigación documental Observación directa Acceso a redes de información Entrevista Cuestionarios Cédulas

Investigación documentalConsiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoria. Las fuentes documentales básicas a las que se puede acudir son:

Acta constitutiva Ley que ordena la creación de la organización Reglamentación especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos Reglamento interno. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares

Administrativa Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de información. Sistemas de normalización y certificación.

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Cuadros de distribución del trabajo. Estadísticas de trabajo. Plantilla de personal. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el análisis lógico de problemas. Sociogramas. Unidades de medida del desempeño. Estudio de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.

Mercado Productos y servicios. Áreas

Población Ingresos Factores limitantes

Comportamiento de la demanda. Situación actual Características Situación futura (proyectada)

Comportamiento de la oferta. Situación actual Características Situación futura

Determinación de precios

Ubicación geografía Localización Ubicación espacial interna Características del terreno Distancias y costo del transporte Alternativas de conexión con unidades nuevas Justificación en relación con el tamaño y los procesos

Estudios financieros Recursos financieros para inversión Análisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluación financiera

Situación económica Sistema económico.

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Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía. Aspectos sociales. Variables demográficas Relaciones con el exterior.

Observación directaEs el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.

Acceso a redes de informaciónPermite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, vía intranet, internet o extranet.

EntrevistaConsiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Es posiblemente el medio más usado ya que brinda información completa y precisa, ya que el entrevistador tiene más contacto con la persona a entrevistar y puede percibir actitudes y recibir los comentarios del entrevistado. En una entrevista es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo de la entrevista Establecer anticipadamente la distribución del trabajo Concertar previamente la cita Clasificar la información que se obtenga.

CuestionariosSe emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica.Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que las preguntas sean claras y concisas con un orden lógico y redacción comprensible.

CédulasSe utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorporan casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.

MediciónEvaluación de los hechos en función de los indicadores de proceso administrativo y de los elementos que lo complementan, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen

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con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en las bolsas de trabajo.

Papeles de trabajoSon los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles el auditor los incorporara en su informe ya que estos le sirven como respaldo y además apoyan a la supervisión del trabajo. El auditor debe de preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoria.Su contenido debe incluir:

Identificación de la auditoria El proyecto de la auditoria Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoria Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre información relevante Ajustes realizados durante su ejecución Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación Reporte de posibles irregularidades.

EvidenciaLa evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formulan el auditor, se puede clasificar en los siguientes rubros:

FísicaSe obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

DocumentalSe obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.

TestimonialSe consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoria.

AnalíticaComprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes requisitos:

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Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.

Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.

Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente.

Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

Supervisión del trabajo Vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de la auditoría. Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posee experiencia, conocimiento y capacidad. La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende: 

Revisión del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores Aclaración oportuna de dudas. Control del tiempo invertido en función del estimado Revisión oportuna y minuciosa de los papales de trabajo. Revisión final de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y

cumplen con su propósito.

Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar los siguientes criterios:

Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores.

Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaración.

Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.

Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.

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EXAMEN

El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación}, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de estas con su contexto.

Propósito: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especificas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

Procedimiento: el examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer Describir Descomponerlo Revisarlo críticamente Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento

Técnicas de análisis administrativo

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para completar sus observaciones y le posibilitan:

Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos Examinar los resultados que está obteniendo la organización Verificar los niveles de efectividad Conocer el uso de los recursos Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.

Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

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Formulación del diagnostico administrativo

Los diagnósticos administrativos son la parte central de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es también una oportunidad para diseñar el marco global del análisis para sistematizar la información de la realidad de una organización.El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que se transforma las experiencia y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar

ORGANIZACIONALES

Administración por objetivos

Análisis de sistemas

Análisis costo-beneficio

Análisis de estructuras

Análisis factorial

Análisis FORD

Benchmarking

Diagrama causa-efecto

Diagrama de pareto

Empowerment

Reorganización

Técnica Delphi

CUANTITATIVA

Análisis de series de tiempo

Cadenas de eventos

Modelos de inventario

Números índices

Simulación

Teoría de los grafos

Teoría de las decisiones

Teoría de los juegos

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tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización. Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoría tiene que incorporar los siguientes aspectos.

ASPECTOS DEL DIAGNÓSTICO

Descripción de la organización de acuerdo con la situación actual y su trayectoria histórica.

Definición de un objetivo general y sus objetivos por área específica.

Racionalidad con la que utilizan los recursos Calidad de vida de la organización Índole de las relaciones con el entorno Identificación de tendencias internas y

externas Detección de oportunidades de mejora

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INFORME

Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria identificando claramente el área, sistema programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados. En virtud que en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles del trabajo del auditor.

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:

Lineamientos generales para su preparación.

1. No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y

recomendaciones finales.

2. Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas practicas y viables.

3. Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos,

y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.

4. Homogenizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia

entre los hallazgos y los criterios para su atención.

5. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.

Objetivad: Visión imparcial de los hechos.

Oportunidad: Disponibilidad en tiempo y lugar de la

información.

Claridad: Fácil comprensión del contenido

Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información. Calidad: Apego a las normas de la calidad y elementos del

sistema de calidad en materia de servicios.

Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades

establecidas.

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6. Ofrecer a los niveles de detección los elementos idóneos para una toma de decisiones

objetiva y consistente.

7. Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente.

8. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir, o

hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas.

9. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las

acciones.

10. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el

tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de resultados.

Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicación de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditoría y que la opinión a externar este justificada y debidamente por el trabajo realizado.

Tipos de informeAtendiendo a estos criterios, los informes más representativos son:

Informe general

Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Introducción. Breve descripción de por qué surgió la necesidad de aplicar la

auditoria, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo,

duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.

Antecedentes. Exposición histórica de la organización, es decir, los cambios, sucesos

y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que

influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoria.

Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de

resultados en función del objetivo.

Diagnostico. Definición de las causas y consecuencias del estudio mismas que

justifican los cambios o modificaciones posibles.

Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que

pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados.

Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos

relevantes

INFORMES

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Estrategia de implantación. Explicación de los pasos o etapas previstas para

obtener y aplicar los resultados.

Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación,

para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas

detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecución real de

las propuestas.

Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis

administrativo que se consideren elementos Auxiliares para la presentación y

fundamentación del estudio.

Informe ejecutivo

Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Periodo de revisión. Tiempo que comprendió el examen.

Objetivos. Profundidad que se pretende lograr con la auditoria.

Alcance. Profundidad con la que se examino la organización.

Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados con el fin de

captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.

Síntesis. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y

propuestas de actuación.

Informe de aspectos relevantes

Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización. Mediante este informe, se puede analizar y evaluar:

Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizo Si se presentaron observaciones relevantes Si la auditoria está en proceso, se programo o se replanteo Las horas-hombre realmente utilizadas La fundamentación de cada observación Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando plantean las siguientes características:

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Falta de concordancia entre misión, objetivos, metas, estrategias, políticas y

programas, en relación con las condiciones establecidas

Inobservancia del marco normativo aplicable

No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuarios

Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operación

Registros contables inoportunos, incorrectos u omitidos

Se requiere mejorar la cultura organizacional

Necesidad de revisar la estrategia general de acción

Adecuación y actualización de los sistemas

Ampliar los programas de capacitación y desarrollo

Depurar los procesos esenciales

Replantear el manejo de funciones

Reducción de los pasos y el tiempo necesarios para desahogar el trabajo

Mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos.

SEGUIMIENTO

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también evitar su recurrencia.

En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, sino aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible.

Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a

la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable

del área, función, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar

los resultados esperados.

Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones

Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las

recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado

y forma como estas se atendieron.

Objetivo generalEstablecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en operación.

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Lineamientos generales Definir las áreas en que se comprobara la implantación de los cambios propuestos por

el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o

comentarios del titular de la organización.

Considerar la participación de especialistas cuando se estime que la aplicación de las

recomendaciones así lo requiere

Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia

que fundamente la adopción de las sugerencias del auditor.

Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del

cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos

Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de

seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones

Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones

efectuadas de acuerdo con dichas propuestas

Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial

cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron

origen.

Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los

casos en que estas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente

El auditor comentara como responsable del área sujeta seguimiento de las

observaciones determinadas, con el objeto que se aporten pruebas o elementos de

juicio adicionales que en el desarrollo de la auditoria no fueron expuestos, permitido

con ello rectificar su opinión

Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones

derivadas de una auditoria en proceso, deberá adjuntarse al informe.

Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramación para implantar en su

totalidad las recomendaciones conforme a los términos previamente acordados con el

titular de la organización.

Acciones específicasPara examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectúan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas:1. Las recomendaciones se han implantado conforme a programa2. Tal implantación se ha realizado fuera de programa Recomendaciones programadas

1. Asignación de responsabilidades2. Factores considerados3. Áreas de aplicación

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4. Periodo de realización5. Porcentaje de avance6. Costo7. Apoyo y soporte utilizados8. Resultados obtenidos 9. Impacto logrado

Recomendaciones fuera de programa1. Desviaciones2. Causas3. Efectos 4. Alternativas de solución planteadas5. Alternativas de solución aplicadas6. Acciones correctivas realizadas7. Calendario de aplicación

Criterios para la ejecución de la auditoria de seguimiento

Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización referentes a

las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propósito de

atenderlas en la auditoria de seguimiento a realizar

Entrevistarse previamente a la ejecución de esta auditoría con los responsables de las

áreas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la

implantación de las recomendaciones

Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el

responsable de la supervisión y los auditores que participaran en la ejecución

Dar prioridad, en la auditoria de seguimiento, a la comprobación del cumplimiento en

los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo

preparadas, la definición de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo

para evitar la recurrencia de las observaciones señaladas por el auditor.

Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deberá

ampliar el alcance de los procedimientos de auditoría, con la finalidad de plantear al

responsable del área las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer

conjuntamente las fechas compromiso.

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CAPITULO IIESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD

CAPITULO II

ESTUDIO GENERAL DE

LA ENTIDAD

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DATOS GENERALES

Nombre Comercial: MILANORazón Social: Por distinción S.A. de C.V.R.F.C.: DIS880803JW8Villahermosa: Francisco I. Madero Nº 617, entre Méndez y Manuel Sánchez, Centro.C.P. 86000Teléfonos: 52 41 05 00 - 11 05 11 00

2.1-ANTECEDENTES

Milano, fue fundado en 1934 por la familia Oberfeld iniciando en la comercialización de ropa para caballero con una tienda en el centro de la Ciudad de México.En 1962, el Sr. Isaac Oberfeld Dantus toma la dirección de la empresa y en ese mismo año, se registra el nombre comercial de “Milano" iniciando el crecimiento mediante la apertura de tiendas en la Cd. de México. En la década de los 70´s contaba ya con 20 tiendas y se inaugura el primer centro de distribución. La nueva infraestructura permitió que para 1980 lograra una importante expansión, alcanzando las 45 tiendas, y para 1990 serían 65 tiendas.En el 2004 se incorporan a las tiendas, módulo de calzado dando así más variedad en nuestra gama de productos. En Mayo 2006, Grupo Advent decide invertir en Controladora Milano, S.A. de C.V. con la finalidad de hacer crecer a la empresa e implementar mejoras a sus procesos, a esta decisión se le suma la compra en Junio 2007 de el Grupo Melody .De esta forma controladora Milano al día de hoy cuenta con 437 tiendas (265 tiendas Milano y 172 tiendas Melody) convirtiéndose en el líder del mercado de venta de ropa. El suministro de mercancía en cada una de las tiendas es posible gracias a la capacidad de almacenaje y distribución de nuestro Centro de Distribución (CEDIS) inaugurado en el 2008 con un espacio de más de 28,000 m2.

2.2- MARCO LEGAL

La sociedad anónima es aquella sociedad mercantil cuyos titulares lo son en virtud de una participación en el capital social a través de títulos o acciones. Las acciones pueden diferenciarse entre sí por su distinto valor nominal o por los diferentes privilegios vinculados a éstas, como por ejemplo la percepción a un dividendo mínimo. Los accionistas no responden

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con su patrimonio personal, sino únicamente con el capital aportado. La sociedad anónima está regulada en México por la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), en los artículos 87 al 206.

Características

Al igual que en la mayoría de las legislaciones, en México se reconoce como principales características de las sociedades anónimas a las siguientes:

La limitación de responsabilidad de los socios frente a terceros; La división del capital social en acciones; La negociabilidad de las acciones; La estructura orgánica impersonal; La Existencia bajo una denominación particular.

Federal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) Código Fiscal Ley del IVA Leyes especiales (se aplican según la actividad que desempeñe el negocio) aplicables

a la actividad. Ley de protección al ambiente Ley Federal del Trabajo

Reglamento Interior de Trabajo Ley de Infonavit Ley de Salud Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) Ley General de Sociedades Mercantiles Ley General de Títulos de Operaciones a Crédito Leyes estatales y municipales como reglamentos.

2.3- MISIÓN Y VISIÓN

Misión: Vestir a todo México con calidad, precio y modelaje único, en tiendas confortables, con la mejor atención al cliente.

Visión: Llevar moda a todos los rincones del país, como líderes indiscutibles en el segmento, ofreciendo prendas de calidad, precio y modelaje único.

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2.4- OBJETIVOS Y POLÍTICAS

Nuestra empresa se caracteriza por dirigir nuestros esfuerzos con integridad y ética. Ciertos valores como la honestidad, respeto, confianza y lealtad están arraigados en nuestra cultura de trabajo por lo cual creamos este código de ética que se indica solo algunas formas mínimas de actuación de todos los empleados, entre las cuales están las que listamos a continuación:

No se deberá agredir a sus compañeros de trabajo de igual, menor o mayor nivel. No se permitan agresiones físicas o psicológicas. Se prohíbe el acoso ya sea sexual o de cualquier otra índole. No se permite la discriminación, ni por raza, color, sexo, orientación sexual, estado

civil, religión, opinión política, nacionalidad, origen étnico, etc. Los empleados no podrán realizar compras entre compañeros, solo podrán realizar

compras de productos en tienda. Los empleados que laboran en Grupo Milano-Melody, no deberán en ningún momento

comprometer o afectar a ningún otro empleado ya sea de nivel inferior o superior al de el mismo, sin con ello perjudica cualquier tipo de interés del grupo.

No está permitido que un empleado tenga trabajando bajo su supervisión a parientes o familiares, salvo en casos autorizados por escrito por parte del Director del área, de la Gerencia de Recursos Humanos y en caso de ser necesario, del Director General de la Compañía.

Ningún empleado puede beneficiarse de alguna oportunidad que se presente, ya sea descuentos adicionales, comisiones especiales, etc. Que obtenga por el puesto que desempeña o por las funciones que realiza en el grupo.

Grupo Milano-Melody no respaldara de ninguna forma ni directa o indirectamente a ningún grupo político.

Queda estrictamente prohibido ofrecer y aceptar favores, dividendos, condiciones de ventaja, salarios, ningún tipo de regalo, muestras, reembolsos, beneficios, prestamos, bonos, compensaciones, comisiones, descuentos, premios (cualquier tipo), viajes, etc. Por parte de proveedores, acreedores, clientes, contratistas, empresas o cualquier tercero que tenga relación de trabajo con nuestros grupo.

Nadie puede aceptar o pedir, ofrecer a dar ningún tipo de soborno, chantaje ni ningún otro beneficio ilegal o no ético a empleados u otros representantes del grupo o a terceros. Se debe informar al director respectivo y a la Gerencia de Recursos Humanos de estas ofertas o proposiciones de arreglo.

Como empleados tenemos la obligación de proteger los bienes u herramientas de trabajo que la empresa nos entregue para el desarrollo de nuestras actividades. Al momento de concluir nuestra relación laboral debe devolverse todos los equipos, incluyendo la documentación y cualquier tipo de medio que contenga información de

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propiedad privada de la empresa. El acceso, uso o divulgación no autorizado puede perjudicar a nuestra empresa o a un tercero y, por lo tanto, no le está permitido acceder, usar o divulgar la información salvo que haya sido debidamente autorizado o para ello.

No deberá aprobarse ningún pago a nombre de la empresa, ni el mismo que efectuara con la intención o el entendimiento de que cualquier parte de tal pago, se usará para cualquier otro propósito que no sea el descrito por los documentos que los amparan.

Así mismo es compromiso de todo empleado conducirse honestamente. Por lo que está prohibido:

Falsificar o alterar cualquier tipo de documentos. Omitir o no informar con oportunidad de irregularidades Incluir en faltantes de almacén, de tienda u efectivo sin justificación valida por la

operación. Omitir o evadir obligaciones que la empresa tiene con las diferentes autoridades.

2.5- PRINCIPIOS Y VALORES

Honestidad: Este valor es indispensable en nuestra empresa, porque gracias a ellos nos desenvolvemos en un ambiente de confianza y armonía.

Compromiso: Cumplimos con las obligaciones y responsabilidades que se nos recomiendan.

Pasión: Desbordamos el interés por nuestro trabajo.

Solidaridad: Ayudan a nuestros compañeros sin esperar algo a cambio.

Entrega: Realizamos todas nuestras actividades para satisfacer a nuestros clientes y alcanzar nuestras meta.

Entusiasmo: Tenemos la capacidad de creer en nosotros mismos y llenamos de emoción y entusiasmo nuestro trabajo.

2.6- ESTRUCTURA ORGÁNICA

Gerente

Administrador Edecán

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Funciones

Gerente: Organiza y dirige las funciones administrativas y operativas de la tienda para el logro de los objetivos de venta, así como salvaguardar los valores y activos encomendados.

Administrador: Comparte la responsabilidad junto con el gerente de tienda por lo que en ausencia de esté, el encargado administrativo deberá asumir las funciones del gerente de tienda.

Cajero: Es el responsable del cobro de la mercancía al cliente, es quien cierra la venta con el cliente.

Bodeguero: Se encarga de tener ordenada la bodega de la tienda para facilitar las operaciones de la misma.

Vigilante: Salvaguardar los bienes de la compañía, así como prevenir las mermas vigilando todas las áreas de la tienda.

Edecán: Supervisa que todo los empleados cumplan sus funciones y que la tienda este operando adecuadamente. Al igual que el resto de los empleados debe checar lista de asistencia. Todas deben estar bien identificadas con su credencial y portar su diadema.Empleado de piso: Brindar atención y servicio al cliente, así como cuidar la zona que tenga asignada… y siempre vender.

Encargado de probador: Tiene la responsabilidad de atender y brindar todo el apoyo a los clientes que se prueban nuestras prendas y deberá en todo momento hacer lo posible por cerrar la venta y adicionar productos.

Cajero Bodeguero

Vigilante

Empleado de piso

Encargado de probador

5

2.7- IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA AUDITAR

La auditoria administrativa se realizara en la función de ventas de la empresa Milano.

2.7.1 JUSTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN AUDITAR

Esta Auditoría nace debido al poco desempeño en las funciones de ventas, mala estructuración administrativa, presentada a través de las inconformidades de algunos clientes en los servicios y atención prestada.

2.7.2- SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN AUDITAR

En la función de ventas existen: 6 vendedores estos tienen relación directamente con la edecán, bodeguero y el encargado de probador los cuales influyen para llevar a cabo la venta por lo que se observa que el espacio establecido para esta área es muy pequeño y poco visible; lo que ocasiona que los clientes al pagar estén en un espacio reducido e incomodo. El personal de caja no tiene establecido por escrito sus funciones a desempeñar y por ende no ofrece un buen servicio al cliente.Así mismo la estructura orgánica de la empresa no está bien definida; existiendo confusión en las funciones de la entidad.En cuanto a la seguridad de los empleados es ineficiente debido a que el día de nuestra visita observamos que uno de los empleados estaba laborando con un collarín y nosotros consideramos que esto repercute en su desempeño para prestar un buen servicio al cliente y en la imagen de la entidad.

5

CAPITULO IIIDESARROLLO DE LA AUDITORIA

OBJETIVO GENERAL: Esta auditoría tiene como finalidad examinar la función de ventas de la entidad mediante la metodología existente para llevar a cabo este tipo de actividad

CAPITULO III

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

5

desarrollando cada una de las etapas de una manera adecuada para dar recomendaciones a las observaciones detectadas y así cumplir con los objetivos de manera congruente.

En este capítulo presentamos las acciones de la auditoria de manera práctica, así como las diferentes fases de ejecución con que se revisarán y aplicaran las técnicas de análisis para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados de la inspección realizada.

3.1- PLANEACIÓN

Establecer un programa de trabajo que nos permita desarrollar de manera ordenada cada una de las acciones que se deberán realizar para llevar a cabo la auditoria.

3.1.1- OBJETIVOS

Objetivos Generales Determinar la congruencia de objetivos de la entidad. Evaluación a la misión y visión de la empresa Examinar su estructura organizacional y sus niveles jerárquicos.

Objetivos Específicos Verificar los procedimientos de control en cuanto a los sistemas de información y

comunicación y su cumplimiento. Evaluación de las funciones de la gerencia y sus demás funciones.

3.1.2- FACTORES A REVISAR

PLANEACIÓN

MisiónVisiónObjetivosPolíticasEstrategias

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacionalInstrumentos técnicos de apoyoCultura organizacional.

DIRECCIÓN

LiderazgoComunicaciónMotivaciónToma de decisiones

5

CONTROLSistemasÁreas de aplicación

3.1.3- PROPUESTA TÉCNICA

NATURALEZA: Auditoria Administrativa, externa

ALCANCE: Función de ventas

ANTECEDENTES: La empresa MILANO ha realizado auditoria únicamente de forma interna.

OBJETIVO GENERAL: Obtener los conocimientos necesarios para llevar a cabo la auditoria administrativa; la cual se realizara en la tienda MILANO, esto mediante la implementación de cada una de las etapas que se necesitan para desarrollarla y así poder emitir el informe a la entidad y una propuesta que le sirva para mejorar la función auditada.

OBJETIVO ESPECÍFICO: Vigilar si se cumplen cada una de las actividades de una manera adecuada de acuerdo al perfil desarrollado, así mismo evaluar el servicio y la rapidez hacia los clientes.

ESTRATEGIAS: Realizar visitas periódicas a la empresa, para conocer su funcionamiento, a través de entrevistas, cuestionarios, investigación documental y observación a la empresa en general así como a la función a auditar.

JUSTIFICACIÓN: Evaluar y emitir un informe para la mejora continúa de la función de ventas.

ACCIONES: Aplicación de las técnicas, métodos y procedimientos de la Auditoria Administrativa.

RECURSOS: Requerimientos humanos, los auditores que realizamos esta actividad somos cinco; así mismo se cuenta con 3 computadoras e internet.

COSTOS: Los gastos se estiman en un monto $50,000.00 (generados por pasajes, impresiones, alimentos, papelería y honorarios).

5

RESULTADOS: Adquirir conocimientos prácticos que nos permitan tener una mayor capacidad en nuestro desarrollo profesional, además; de conocer el motivo por el cual existen algunas deficiencias en este caso en la función de ventas y de esta manera proporcionar a la entidad un informe y una propuesta que le sirva para el mejoramiento continuo en el área auditada, así mismo con el tiempo considerarlo para mejorar las demás funciones de la entidad.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: Libros, Internet, Entrevistas personales, Cuestionarios, etc.

3.1.4- PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACIÓN Auditoria Administrativa

RESPONSABLE (S)Manuel Fernando Reyes Concha, Elvira Jiménez Sánchez, Juan Manuel De La Cruz Pérez, Ingrid Nayeli Castillo Ricardez y Jazmín Méndez Inclán.

ÁREA Función de Ventas

CLAVE MEJIJ-7H-11

ACTIVIDADESRevisar actividades que corresponda a la función de ventas que se llevan a cabo en la entidad.

CALENDARIO8 de Febrero al 27 de Mayo (se anexa cronograma de actividades)

REPORTES DE AVANCE Semanal

3.1.5- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SEMANA FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

5

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 4

Recopilación de información para la elaboración del Capítulo 1

Estructuración y corrección de la información del Capitulo 1

Visita inicial a la empresa Milano

Entrevista con el Gerente de la empresa Milano

Recopilación de información para la elaboración del Capitulo 2

Visita a la empresa Milano para recabar los datos generales

Estructuración y corrección de la información del Capitulo 2

Planeación de cada una de las fases de la auditoria a realizar

Inspección de la función a auditar

Entrevista con el Gerente de la empresa Milano

Entrevista con los empleados que llevan a cabo la función de ventas

Encuestar a los clientes sobre el servicio y atención prestada

Aplicación de la diversas técnicas de análisis

Elaboración y entrega del informe de la auditoría realizada

Estructuración y corrección de la información del Capítulo 3

Presentación de la auditoria

3.2- INSTRUMENTACIÓN

Seleccionar cuales serán las técnicas más adecuadas que se utilizaran para recolectar la información indispensable para la auditoria.

5

3.2.1- RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La recopilación de la información se realizará con los métodos y procedimientos con que cuenta la auditoria administrativa. Algunos datos de la empresa como: antecedentes, misión, visión, políticas, valores han sido proporcionados por el gerente de la empresa MILANO.

3.2.2- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

Las técnicas de recolección que utilizamos para obtener la información general de la empresa y de la función auditada son:

Entrevista Observación directa Investigación documental Cuestionarios Cédula

Entrevista

Las entrevistas que se llevaron a cabo desde el inicio de la auditoría fueron con el gerente general de la empresa, quien nos proporcionó la información requerida para la elaboración de la auditoría y el análisis de las actividades que se desarrolla en la entidad. Las cuales fueron en forma personal y se llevaron a cabo en cuatro visitas realizadas a la empresa.

Mediante la cual se nos proporciono información acerca de la estructuración de la empresa, el número de empleados de cada función, las funciones de cada uno de los puestos, las políticas, etc. También se llevará a cabo entrevista al personal para conocer el funcionamiento de la función a auditar.

Observación directa

Mediante esta técnica se observara si la entidad tiene un buen conocimiento acerca de la misión y visión y si esta se encuentra visible, así mismo si tienen establecidos controles internos, así con las medidas de seguridad y de higiene con que cuenta.

Investigación documental

Con esta técnica nos informaremos acerca de la entidad y la estructuración, así como cada una de las tareas llevadas a cabo por cada función tales como los documentos que nos proporciono la empresa.

5

Cuestionarios

Esta técnica se aplicara en forma aleatoria a una muestra de 15 clientes, a los cuales se les realizaran 5 preguntas y en diferentes horarios.

Cédulas

Se elaboraran las cedulas qué nos servirán como papeles de trabajo en donde se registraran todos los datos recabados mediante las técnicas que se utilizaran.

3.3- EXAMEN

Aplicación de las técnicas elegidas y evaluación de toda la información recabada durante este proceso.

5

A continuación se presentan las cédulas:

MÉTODO ANÁLISIS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

DIRECTA

Se analizo si los empleados de la función de ventas, tienen conocimiento acerca de la entidad tales como: antecedentes, misión, visión, objetivos, políticas, estructura organizacional, slogan, principios, valores y si cuentan con medidas de seguridad.

La mayoría de los empleados no conocen suficientemente a la entidad, ya que recuerdan vagamente algunos términos.

No cuentan con las suficientes medidas de seguridad.

Llevar a cabo una mejor capacitación en la cual se brinde la información necesaria sobre la entidad.

Establecer controles de seguridad para salvaguardar la integridad tanto de la entidad, como de los empleados y clientes.

MÉTODO ANÁLISIS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

Descripción de puestos

No están muy definidas las funciones de cada puesto.Existe duplicidad de las funciones (algunos

Revisar y corregir cada una de las funciones para brindar por escrito que es lo que cada

CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES

ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS DE LA FUNCIÓN DE VENTAS DE LA EMPRESA MILANO

CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL DE LA FUNCIÓN DE VENTAS DE LA EMPRESA MILANO

5

DOCUMENTAL (MANUAL DE

ORGANIZACIÓN)

empleados realizan tareas distintas a la de su puesto).

puesto debe hacer.Eliminar la duplicidad de las funciones.

Estructuraorgánica

Existe un mal diseño de su estructura.Mal diseño de las funciones de la entidad.

Rediseñar la estructura para esclarecer y ampliar los niveles jerárquicos.Rediseñar bien cada una de las funciones.

Antecedentes

No es muy extenso y la mayoría del personal carece de conocimiento de los antecedentes.

Brindar un curso de inducción donde se destaquen los puntos más importantes que deben conocer los empleados.

Misión

Solo se encuentra plasmada en los documentos.La mayoría de los empleados no la conocen.

Plasmarla en un lugar visible.Establecer puntos de reunión para recordarla y motivar a los empleados.

Visión

Se encuentra plasmada en los documentos.La mayoría de los empleados la desconocen.

Plasmarla en un lugar visible.Establecer puntos de reunión para recordarla y motivar a los empleados.

Objetivos y políticas

La mayoría de los empleados no conocen cuales son los objetivos de cada función.Las políticas son muy extensas en cuanto a su contenido de cada una de ellas.

Establecer objetivos para cada una de las funciones.La redacción de las políticas sean revisadas y más entendibles.

Valores Se encuentran plasmados en los documentos.

Plasmar los valores en un lugar visibles tanto para el

5

La mayoría de los empleados desconocen cuáles son los valores.

personal como el cliente.Hacer que los empleados conozcan cuáles son esos valores.

Slogan

La mayoría de los empleados desconocen el slogan de la entidad.

Dar capacitación continua a los empleados.

Medidas de seguridad

No cuentan con suficientes medidas de seguridad. Carecen de rutas de evacuación.

Comprar equipos de seguridad y colocarlos en lugares visibles para su fácil uso.Establecer rutas de evacuación para cuando surja alguna emergencia.

MÉTODO ANÁLISIS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

CUESTIONARIO

Mediante esta técnica se analizo el servicio que se les brinda a los clientes, el tiempo en que es atendido así como la actitud que demuestra el

la mayoría de los clientes considera el servicio que se les brinda como regular ya que se les hace esperar más de 6 minutos para ser atendidos pero consideran

Reducir los tiempos de espera para brindar un mejor servicio.

CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES

ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA MILANO

5

empleado. que la actitud del empleado es buena.

EMPLEADO

Personal no calificado

Desmotivación

Falta de procesos de comunicación

Falta de comunicación

Desinterés del Gerente

No existe trabajo en equipo

AMBIENTE DE TRABAJO

MALA ATENCIÓN AL CLIENTE

CAPACITACIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Deficiencias en el curso de inducción

Falta de preparación de los instructores

Mala especificación de los puestos

Falta de áreas

Organigrama pequeño

Duplicidad de funciones

3.3.1- DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO

3.3.2- ANÁLISIS FODA

FORTALEZAS

Es conocida en el mercado.

Maneja sistema de apartados,

descuentos y ofertas.

Productos de buena calidad.

Aceptan tarjetas de crédito.

Extenso surtidos de artículos

Años de experiencia en el mercado.

OPORTUNIDADES

Trato directo con los distribuidores.

Precios competitivos.

Ventas de productos de acuerdo a la

temporada.

Amplia gama de fabricantes de ropa.

Gran afluencia de personas en la

zona que se ubica.

DEBILIDADES

No cuenta con una estructura

orgánica bien definida.

Alta competencia debido a la zona

en la que está ubicada.

Falta de atención al cliente

No cuenta con una función

específica de atención al cliente.

Espacios reducidos

Falta de comunicación del personal

para realizar sus actividades.

No tiene la supervisión adecuada de

los servicios de seguridad como:

extintores y rutas de evacuación.

AMENAZAS

Se encuentra en una zona con riesgo

a inundación.

Los constantes robos a la entidad

por la delincuencia organizada.

Inseguridad del estado.

3.3.3- MATRIZ FODA

5

3.3.4- INFORME DE AUDITORIA

DESPACHO ADMINISTRATIVO ¨MÉNDEZ Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.¨

C. LAMBERTO CASTELLANO 1502, CENTRO

VILLAHERMOSA, TABASCO

MÁX. OPORTUNIDADES-MÁX. FORTALEZAS

MÁX. OPORTUNIDADES-MIN. DEBILIDADES

Tiene alta demanda en el mercado debido al volumen de clientes frecuentes.

Maneja sistema de apartados para mantenerse en el mercado y conservar a sus clientes.

Mantener el alto índice de ventas de nuestros productos por la calidad.

Mantenerse a la vanguardia con la tecnología para dar una mejor atención.

Tener variedad de artículos para satisfacer los gustos de cada uno de los clientes.

Dar credibilidad por el reconocimiento de mantenerse en el mercado.

Ampliar la estructura orgánica especificando las funciones de cada uno de los empleados.

Ofrecer descuentos, promociones para atraer a los clientes de nuestra competencia.

Dar capacitación adecuada a los empleados dependiendo su función.

Rediseñar los departamentos para cada línea de productos.

Crear un clima laboral de confianza.

Realizar una supervisión adecuada de los sistemas de seguridad.

MIN. AMENAZAS- MÁX. FORTALEZAS

MIN. AMENAZAS- MIN. DEBILIDADES

Diseñar un plan preventivo contra riesgos de inundación.

Mejorar los controles de seguridad.

Brindar servicios de seguridad para evitar conflictos que pongan en riesgo al personal como a los clientes.

Capacitar al personal en general para el eficiente funcionamiento de la empresa.

Establecer mayores controles de vigilancia como: cámaras, detectores de la ropa contra robo.

5

¨MILANO S.A. DE C.V.¨

ROMÁN FERNÁNDEZ FRÍASGERENTE GENERAL

PERIODO: 8 DE FEBRERO - 27 DE MAYO 2010ASUNTO: INFORMERESPONSABLE: “MÉNDEZ Y ASOCIADOS”

La empresa Milano S.A. de C.V., presta servicios de venta de ropa al mayoreo y menudeo, pero como todo negocio presenta ciertas dificultades en sus actividades diarias principalmente en la función de ventas; por lo que solicitan los servicios del despacho administrativo ¨Méndez y Asociados S.A. de C.V.¨ El presente informe expresa los resultados obtenidos después de la revisión de la auditoría administrativa en la función de ventas de la Empresa “MILANO”.

MILANO presenta deficiencias en la función de ventas, debido al mal servicio que ofrecen los empleados, además la carencia de controles, la falta de capacitación que se les da por parte de la entidad a los empleados es ineficiente, por lo que la gerencia muestra con este resultado el poco interés para que ellos conozcan todo lo referente a la entidad (Antecedentes, misión, visión, políticas, valores, medidas de seguridad, objetivos, etc.).

Con el propósito de ayudar a mejorar esas ineficiencias por medio de la aplicación de técnicas y métodos fundamentados en las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados. Aplicados a la entidad con el fin de integrar la información, obtener resultados y emitir soluciones que ayuden a eliminar estos errores.

Los resultados obtenidos en la auditoría realizada a la función de ventas de la Empresa MILANO, Sucursal Villahermosa, con domicilio en Francisco I. Madero Nº 617, entre Méndez y Manuel Sánchez, Centro; son los que a continuación se mencionan:

Poco interés en el curso de inducción que se les brinda al personal debido a que la mayoría de los empleados no conocen los antecedentes, misión, visión, valores, etc.Estructuración del organigrama debido a que está muy pequeño y no describe muy bien las funciones reales de cada puesto. Duplicidad de las actividades.Carecen de capacitación para realizar sus funciones como la atención al cliente.El servicio que se ofrece es lento ya que el personal en muchas ocasiones no se encuentra en su área de trabajo y por ende no realiza las funciones que debería hacer.

5

Es por ello que general, la empresa carece de una buena estructuración de su organización, ya que ninguno de los puestos tienen sus funciones plasmadas, así mismo no todos las funciones tienen plasmada sus políticas, en cuanto a la oficina gerencial no tiene un área específica en donde te puedan atender lo que ocasiona que no haya una buena distribución, espacio reducido y carece de equipo de seguridad.Analizando la información anterior la firma de auditores ¨Méndez y Asociados S.A. de C.V.¨ propone las siguientes recomendaciones:

En lo particular

Capacitar periódicamente al personal tanto para realizar sus funciones como la atención hacia del cliente.Evaluar constantemente el servicio que ofrece la función de ventas.Conocer más acerca de la empresa, para la cual trabajan así como de su puesto de trabajo.Plasmar letreros visibles para que el cliente pueda identificar cada una de las funciones.Establecer cuáles son las políticas para esta función y que el empleado las pueda poner en práctica.

En lo general

Establecer objetivos y políticas para cada una de las funciones.Rediseñar la estructura orgánica para establecer bien los niveles jerárquicos.Establecer controles internos de seguridad para brindar un mejor servicio.Rediseñar cada una de las funciones y plasmar letreros visibles para que el cliente pueda identificar cada una de las funciones.

El grupo de Auditores ¨Méndez y Asociados S.A. de C.V.¨, da a conocer a la Gerencia y al edecán (supervisor) de Ventas de la entidad auditada, mediante un informe mostrando las necesidades y propuestas para su mejoramiento haciendo hincapié en los procedimientos mencionados para lograr y obtener una mayor eficacia y eficiencia en cada una de sus funciones.

ATENTAMENTE

LIC. MANUEL FERNANDO REYES CONCHAAUDITOR RESPONSABLE

CONCLUSIÓN

5

De acuerdo a lo estudiado en la materia de auditoría administrativa, logramos aplicar mediante un caso práctico cada una de las etapas de la auditoría que fueron parte primordial para poderla llevar a cabo, en la empresa “MILANO”. Ya que por medio de estas etapas logramos conocer la situación actual de la empresa y en particular la función de ventas.

Es así como este caso práctico nos ayudo a conocer que lo que se está llevando a cabo en la entidad no cumple con los lineamientos establecidos por la misma; así mismo los métodos y las técnicas de auditoría nos fueron útiles para la recolección de la información y elaboración de cada una de las cédulas de trabajo que nos sirvieron para analizar de manera profunda a la entidad y en especial la función de ventas.

Tanto la teoría como la información del caso práctico nos sirvió para ampliar mas nuestros conocimientos; ya que gracias a este caso realizado en la función de ventas, logramos llevar a cabo el informe y por ultimo realizar las recomendaciones necesarias a la empresa “MILANO”, que nosotros consideramos necesarias e indispensables para la entidad.

BIBLIOGRAFÍA

5

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PAGINAS DE INTERNET

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ANEXOS

5

ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS DE LA FUNCIÓN DE VENTAS DE LA EMPRESA “MILANO”

El objetivo de la presente encuesta es para obtener información relevante y confidencial que nos permita tener un panorama general de cómo se encuentra operando esta función de ventas y de esta forma poder dar soluciones a los hallazgos encontrados. Considerando que la investigación recabada será con fines académicos.

Nombre: __________________________________________________________________

Edad: ______ Sexo: ______ Nivel Escolar________ Puesto: ____________________

Antigüedad en el puesto: __________ Antigüedad en la empresa: __________________

1.- ¿Conoce los Antecedentes de la empresa para la cual trabaja?

2. ¿Conoce quienes forman la estructura de la empresa?

3.- ¿Sabe usted cual es la misión y visión de la empresa?

4.-Tiene conocimiento sobre si la empresa tiene un objetivo general y objetivos

específicos a cumplir.

5. ¿Conoce cuál es el eslogan de la empresa?

6.-Conoce cuáles son los principios y valores de la empresa.

7.-Conoce las políticas del área en la cual desempeña su trabajo.

5

8. ¿Conoce los objetivos de ventas?

9.- ¿Aproximadamente a cuánto hacienden las ventas realizadas en el día?

10.- ¿Cuentan con medidas de seguridad?

“GRACIAS POR SU COLABORACIÓN”

ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA “MILANO”

5

El objetivo de esta encuesta es para recabar información necesaria y corroborar de cómo se encuentra operando la entidad y de esta forma poder dar soluciones a los hallazgos encontrados. Considerando que la información será de tipo confidencial y con fines académicos.

1.- ¿Cómo considera el servicio de la función de ventas?

a) Excelenteb) Buenoc) Regulard) Malo

2.- ¿Cuánto tiempo tardo en ser atendido?

a) 3 minutosb) 5 minutosc) 8 minutosd) Más de ocho minutos

3.- ¿Como fue la actitud del empleado al momento de atenderle?

a) Excelenteb) Buenac) Regulard) Mala

4. ¿El empleado le proporciono información acerca de algún artículo que no haya encontrado?

a) Si b) No

5. ¿Qué recomendaciones podría sugerir para mejorar el servicio de esta función de ventas?

“GRACIAS POR SU COLABORACIÓN”GRÁFICAS DE LA ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA

“MILANO”

5

1.- ¿Cómo considera el servicio de la función de ventas?

7%

40%53%

ExcelenteBuenoRegularMalo

2.- ¿Cuánto tiempo tardo en ser atendido?

3 Minutos 5 Minutos 8 Minutos Mas 8 Min.

2 5 3 5

13%

33%

20%

33%

3 Min.5 Min.8 Min.Mas 8 Min.

3.- ¿Como fue la actitud del empleado al momento de atenderle?

Excelente Bueno Regular Malo

1 6 8 0

5

Excelente Bueno Regular Malo

0 10 5 0

67%

33%

ExcelenteBuenoRegularMalo

4. ¿El empleado le proporciono información acerca de algún artículo que no haya encontrado?

Si No

13 2

87%

13%

SiNo