AUDITORÍA ESPECIAL FONDO APROVECHAMIENTO ECONÓMICO FAE.pdf

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

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FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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INFORME FINAL

AUDITORÍA ESPECIAL FONDO APROVECHAMIENTO ECONÓMICO, VIGENCIAS 2012 - 2013

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

PEREIRA, AGOSTO DE 2014


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Contralor Municipal de Pereira

JOSE NELSON ESTRADA HENAO

Equipo Directivo

AMANDA LUCIA TELLEZ RUIZ LUZ MERY SANDOVAL ALDANA

ESPERANZA LONDOÑO OCAMPO JAQUELINE ROSERO REYES

Equipo Auditor

MARIA DEL PILAR VILLEGAS AGUDELO LUZ MARINA RESTREPO ESPINOSA DORA ANGELA TORRES QUICENO YESICA JULIETH GIRALDO PEREZ


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TABLA DE CONTENIDO

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1 CARTA DE CONCLUSIONES 4

2 RESULTADO DE AUDITORIA 9

3 RELACION DE HALLAZGOS 18

4 ANEXOS 36


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Pereira

Doctor

ENRIQUE VASQUEZ ZULETA. Alcalde Municipio de Pereira

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial al “Fondo de Aprovechamiento Económico – FAE”, en el Sector Central del Municipio de Pereira para las vigencias 2012 y 2013, a través de la evaluación de los principios de eficiencia y eficacia con que administró los recursos provenientes de la aplicación del Acuerdo 078 de 2008, en lo relacionado con el uso y aprovechamiento del espacio público referente a los antejardines que fueron utilizados por negocios comerciales en la ciudad de Pereira.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal. La responsabilidad de la Contraloría Municipal consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, las cuales se enuncian a continuación, con evidencias y documentos que soportan el funcionamiento del Fondo de Aprovechamiento Económico, incluyendo el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis del proceso


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auditado se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Pereira.

CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría Municipal de Pereira, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en los procesos de recaudo del ingreso, administración y ejecución del Fondo de Aprovechamiento del Espacio público no cumplió con los principios de eficiencia, eficacia y economía, este concepto de basa en las siguientes conclusiones de los factores evaluados y en los hechos enunciados en el cuerpo del informe

Legalidad

El Municipio de Pereira, no fue eficiente en cuanto al cumplimiento del articulado del Acuerdo 078 de 2008, Por medio del cual ce crea el Fondo de Aprovechamiento Económico del Espacio Público y se adopta el Reglamento de usos y aprovechamientos económicos de los elementos Constitutivos del Espacio Público del Municipio de Pereira, debido a que no se realizaron todos los contratos derivados del uso del espacio público como lo estipula el Art. 3 del mencionado Acuerdo. Los funcionarios responsables del Ente Administrador del Espacio público, no cumplieron con las funciones de coordinar, planear, verificar, controlar y realizar seguimiento establecidas en el Decreto 105 de febrero de 2009, en lo relacionado, con las ocupaciones de particulares del espacio público. Los mecanismos de sostenibilidad y financiación del espacio público están descritos en el reglamento adoptado mediante el Acuerdo 78 de 2008, sin embargo se observa que no existe trabajo conjunto entre las diferentes áreas que tienen la responsabilidad de administrar el FAE, al encontrar debilidades en diferentes funciones de cada una de las áreas que intervienen en el proceso de contratación, interventoría y registros de pagos como tesorería, presupuesto y contabilidad. Evidenciándose que no existe trazabilidad entre ellas.


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Gestión Contractual El Municipio de Pereira, no fue eficiente en la administración del espacio público debido a que en las vigencias auditadas no se suscribieron contratos a todos los particulares que utilizaron los antejardines como elemento de aprovechamiento económico, lo que incidió negativamente en el recaudo. No fue eficiente la función de supervisión de los contratos del ingreso debido a que se evidenció extemporaneidad en el pago por concepto de uso del espacio público y desorden administrativo al no evidenciar informes de supervisión de cada contrato. El municipio de Pereira, ejecutó recursos del Fondo de Aprovechamiento Económicos del espacio Público por valor de $196.754.815, los cuales fueron direccionados a contratos de prestación de servicio para cubrir gastos de personal que cumplieron funciones administrativas relacionadas con el Espacio público, más no con la destinación estipulada en el artículo 4 del Acuerdo número 078 de 2008, donde se expresa que los recursos de este fondo deben destinarse a la Planeación, Mantenimiento, Construcción, Dotación y Compra de Predios para espacios públicos en el Municipio. Control Fiscal Interno El control fiscal interno, presenta debilidades dado que no se identificaron en la etapa de planeación los riesgos inherentes a los procesos y procedimientos de manejo del Fondo de Aprovechamiento Económico, por ende no se han estructurado controles ni acciones para mitigarlos.

El Fondo de Aprovechamiento Económico no cuenta con procesos de control que garanticen la eficacia, la eficiencia y economía en todas sus operaciones que promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y objetivos promulgados en el Acuerdo de creación (No. 078 de 2008)

Gestión Presupuestal y Financiera La Administración Central, no fue eficiente en implementar procesos oportunos para la administración del Fondo de Aprovechamiento Económico, en lo referente a: Identificar nuevos usuarios, cobro y recaudo del dinero y planeación de la destinación de los recursos ejecutados


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Durante las vigencias auditadas el Fondo de Aprovechamiento Económico, reporta un bajo nivel ejecución del 37,0%, producto de percibir ingresos por valor de $531.739.158,0 y ejecutar gastos en cuantía de $196.754.815,0 lo anterior indica una gestión deficiente en la administración del fondo al no ejecutar los recursos con los que se cuenta para el cumplimiento del objetivo para el que fue creado; es de anotar que para las siguientes vigencias se cuenta con recursos del balance por valor de $370.816.282, los cuales deben destinarse exclusivamente a la planeación, mantenimiento, construcción, dotación y compra de predios para espacios públicos en el Municipio. Los ingresos del Municipio por concepto de Uso y aprovechamiento del espacio Público (Antejardines) se incrementarían notablemente si se contara con un inventario consolidado o registro de los antejardines que sean susceptibles de utilización o se encuentren usufructuando el espacio. La Entidad no registra en los estados financieros e informes de gestión de las vigencias auditadas los contratos suscritos por concepto de ingresos por el uso y aprovechamiento económico del espacio público.

Alcance de la auditoria

La presente auditoría se realizó a las vigencias 2012 y 2013.

Se realizaron dos (02) selectivos independientes para el ingreso y el gasto con un nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, a saber:

Ingresos: Se reportaron para las dos vigencias con un universo de 64 contratos por valor de $368.671.740,0 de los cuales se selecciona una muestra de 18 contratos, para el ejercicio de control, por valor indeterminado, debido a que solo fueron aportados el 50%, es decir 9 contratos por concepto de uso y aprovechamiento del espacio público, en cuantía de $50.515.721,0; para completar la muestra, se tomaron 6 contratos de la vigencia 2011, que tuvieron pagos en las vigencias auditadas y tres terceros que utilizaron el espacio y realizaron pagos, lo que corresponde a un 28.1% del universo auditado.


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Nota: de los 64 contratos reportados no todos eran de uso y aprovechamiento de antejardines, se observan una misma numeración para vallas, pantallas, mogadores y elementos de amoblamiento urbano. Adicionalmente se verifico los ingresos efectivos de las vigencias auditadas por valor de $531.739.158,0 y seguimiento al contrato No. 047 de 2011, por concepto de arrendamiento parqueadero “Ciudad Victoria”.

Gasto:

Para los contratos del gasto se tomó como base un universo de diecisiete (17) contratos de prestación de servicios cuyo valor en presupuesto es $196.754.815,0 obteniendo una muestra de diez (10) contratos con sus respectivas adiciones por valor de $174.234.798,0.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La Administración Municipal deberá estructurar el plan de mejoramiento resultado de esta auditoría, con sus respectivas acciones, metas e indicadores que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe, para ser aprobado por la Contraloria Municipal en los términos establecidos.

Atentamente,

________________________

JOSE NELSON ESTRADA HENAO

Contralor Municipal de Pereira


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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

Para dar cumplimiento al Plan General de Auditorías aprobado por medio de la Resolución No 025 del 27 de enero de 2014 para la presente vigencia por parte de la Contraloría Municipal de Pereira y mediante memorando de asignación número 13 de 2014, fue asignado este ejercicio de control con los siguientes resultados.

Alcance de la Auditoría

La presente auditoria se realizó a los recursos manejados por el Fondo de Aprovechamiento Económico (FAE) y reportados en el presupuesto de ingresos y gastos de las vigencias 2012 y 2013 así:

Cifras en pesos

Concepto 2012 2013

Ingresos 146.769.738,0 384.969.42,0

Gastos 95.349.798,0 101.405.017,0

La estrategia general que aplicó el equipo auditor para lograr los propósitos contenidos en el Plan de Trabajo, está definido en los componentes de Control de Gestión y Financiero y sus respectivos factores evaluando las actuaciones de los responsables de administrar el Fondo de Aprovechamiento Económico, realizadas durante las vigencias 2012 y 2013.

Factores Variables a Evaluadas

Legalidad Cumplimiento de normas externas e internas aplicables al manejo del FAE en los componentes evaluados.

Gestión Contractual

Evaluar el proceso contractual del ingreso y el gasto

Gestión Presupuestal

Programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución de los recursos concernientes al FAE

Gestión Financiera

Causación, registro y cartera

Control Fiscal Interno

Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados

Mediante el Acuerdo 078 de 2008 el Concejo Municipal creo el Fondo de Aprovechamiento Económico del Espacio Público, como una cuenta especial del


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presupuesto sin personería jurídica cuyo fin es el de administrar los recursos que se generan por el uso y aprovechamiento del espacio público, los cuales deberán destinarse a la planeación, mantenimiento, construcción, dotación y compra de predios para espacios públicos en el Municipio de Pereira y asi mismo se adoptó el reglamento de Usos y Aprovechamientos económicos de los elementos constitutivos del espacio público.

El Fondo es reglamentado por el Decreto número 24 del 5 de agosto de 2009 y el Decreto número 890 del 11 de noviembre de 2009.

Los ingresos del Fondo estarán constituidos por el producto de los contratos que el Municipio suscriba para autorizar el uso temporal, administración, manejo y aprovechamiento económico del espacio público; así como los demás recursos originados por el cobro de multas y sanciones derivadas del incumplimiento de tales contratos.

Rubro Presupuestal

Fondo de Aprovechamientos Económicos del Espacio Publico

Vigencia Presupuesto

Inicial Adiciones Reducciones Recaudos Nivel de

Ejec

2012 200.000.000 - - 146.769.738 73.4%

2013 100.000.000 - - 384.969.420 385.0%

TOTAL 300.000.000 531.739.158 177.2% Fuente: Secretaria de Hacienda

Durante los dos periodos evaluados la Administración Municipal percibió recursos con destino al Fondo de Aprovechamiento Económico del Espacio Público, en cuantía de $531.739.158,0; en los movimientos presupuestales suministrados no se evidenció la inclusión al fondo de los rendimientos financieros generados con estos recursos. Cifras en pesos corriente y valores porcentuales

Vigencia Rubro

Aprop. Inicial Crédito

Contra créditos Ppto. Final Comp.

Niv. Ejec.

2012

Espacio Público para la Convivencia 200.000.000 168.633.000 31.367.000 31.367.000 100.0%

2012 Gestión Pública para el Desarrollo Territorial

168.633,000 168.633.000 37.542.098 22.3%

2012 32.270,688 32.270.688 26.440.700 81.9%

2013 100.000.000 100.000.000 17,645,000 17.6%

2013 83.760,017 83.760.017 83.760.017 100.0%


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TOTALES 300.000.000 284.663.705 168.633.000 416.030.705 196.754.815 47.3%

Fuente: Secretaria de Hacienda y finanzas públicas Municipio de Pereira.

Durante las dos vigencias auditadas se evidencian ingresos por valor de $531.739.158,0 pesos y gastos por la suma de $196.754.815,0 pesos, mostrando un bajo nivel de ejecución de recursos, al alcanzar solo un 37,0%. Para la vigencia 2014 el fondo reporta un saldo por concepto de Recursos del Balance en cuantía de $370.816.282,0. CARTERA El Municipio de Pereira registró en sus informes financieros de las vigencias 2012 y 2013 recaudo de dineros por concepto de terceros que cancelan el aprovechamiento económico del espacio público; al realizar verificación de los pagos con respecto a los “Contratos de uso y manejo especial de antejardines en ejes comerciales”, documento único, ejecutable y jurídicamente exigible para el reconocimiento de una deuda, se observa que el registro en el área contable solo se realiza con la consignación de pago, observando un sistema de registro de caja y no de causación, lo anterior impide realizar un análisis técnico sobre el manejo y administración de la cartera. USO Y APROVECHAMIENTO DE ANTEJARDINES EN EJES COMERCIALES

El análisis del ingreso en la presente auditoria se realizó bajo los fundamentos técnicos del Acuerdo 78 de 2008, donde se estipula los usos y características de los elementos constitutivos del espacio público municipal y reglamenta los requisitos para el uso y manejo especial de los antejardines, siendo éstos, elementos constitutivos artificiales del espacio público susceptibles de aprovechamiento. El reglamento de “Usos y Aprovechamientos Económicos de los Elementos Constitutivos del Espacio Público del Municipio”, reporta entre los mecanismos de sostenibilidad y financiación del Espacio público, el contrato mediante el cual la persona natural o jurídica que pretenda el aprovechamiento del Espacio Público, además de obtener rentabilidad, ya sea social o económica, adquiere responsabilidades y compromisos de sostenibilidad del mismo espacio. Por tratarse de contratos estatales relacionados con la gestión sobre el Espacio Público, se rigen por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, la Ley 9 de


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1989, la Ley 388 de 1997, el Decreto Nacional 1504 de 1998 y demás normas vigentes que los modifiquen, adicionen o sustituyan. De acuerdo al numeral 3.2.5 del Acuerdo 078/2008 se fijan las condiciones de uso para espacios públicos que pretendan ser entregados como se expresa a continuación: “Este aprovechamiento se podrá desarrollar sobre ejes estructurantes, zona de actividad múltiple y zona comercial y de servicios, centralidades y el sub centro de cuba, siempre y cuando cuenten con antejardines que tengan una sección mínima de dos (2) metros y un andén con sección mínima de tres (3) metros o que el perfil donde se encuentre el antejardín esté acompañado de zona verde y/o zona de amoblamiento. Sólo se permite el aprovechamiento económico del antejardín del respectivo inmueble legalizado, con la actividad comercial debidamente legalizada y el uso permitido”. “De la actividad permitida en el local, sólo se pueden colocar en el antejardín mesas, sillas y elementos de ornamentación, las cuales deberán ser totalmente móviles y estar localizados exclusivamente al frente del local. Todas los demás enceres o labores que hacen parte de la actividad quedan prohibidas (tales como elementos de sonido y amplificación, elementos de cocción o preparación de alimentos, pantallas de video, parqueo, pistas de baile, escenarios, baterías sanitarias, campanas extractoras, entre otras)”.

Durante el transcurso de las vigencias 2012 y 2013 los siguientes terceros cancelaron recursos por concepto de “uso y manejo especial de antejardines en ejes comerciales”, estos recursos corresponden a pagos atrasados de vigencias anteriores debido a que en la vigencia 2012, no se renovaron ni se suscribieron nuevos contratos. Cifras dadas en pesos corrientes

Identificación. Nombre Valor Local

1 24279083 VILLEGAS GONZALEZ LIGIA 1,052,256 Monos

2 24790950 IDANIA LOPEZ 2,929,800 Yii Bar

3 71663685 JAIME ARCILA 494,016 Buñuelos Días

4 42089730 YOLANDA LOPEZ 4,795,088 Café al Paso

5 900212505 JOEG S.A.S. 1,178,723 Bling Bling

6 10099251 BENHUR AGUILAR 3,564,972 Parqueadero Galería

7 1088244481 BUITRAGO VASQUEZ JACKELINE 595,590

Parrilla café - Clínica Rosales

8 24790950 IDANIA LOPEZ 5,038,300 Bar AK

9 70323690 JORGE IGNACIO GALLEGO 288,000 Bar Escalona Fuente: Relación de ingresos tesorería


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Con base en lo anterior se puede evidenciar que posiblemente el Municipio de Pereira dejó de percibir recursos por este concepto, durante las vigencias en mención. Adicional a lo anterior se evidenciaron en los archivos del área de Planeación registros de terceros que tenían contrato en las vigencias 2010 y 2011 y que aproximadamente a 30 de julio de 2013, todavía tenían local comercial con utilización y uso de antejardines, sin que la Administración Municipal haya formalizado su situación en las vigencia 2012 y 2013, en los términos requeridos en el Acuerdo 078 de 2008.

Tercero Establecimiento

Comercial No.

Resol. Fecha No.

Contrato VALOR

JUAN PABLO DUQUE MONTOYA L.A. POLICE BAR 1243 05-Mar-10 009 237,648

CATALINA CRANE JUAN VALDEZ 1241 05-Mar-10 010

ALFONSO DIAZ SALAZAR BARCEBAR S.A.S. 1569 29MAE10 013 3,761,268

YOLANDA LOPEZ CAFÉ AL PASO 2481 31-May-10 020 7,192,632

IGNACIO GALLEGO ESCALONA 1469 15-Mar-11 004 1,159,920

CATALINA ANGEL GUTIERREZ SACRAMENTO BAR 1502 17-Mar-11 006 2,047,645

JHON EDISON CASTRO SUSHI TO GO 1657 31-Mar-11 009 897,650

CARLOS A. SOTO CALLE 12 2185 27-Apr-11 012 6,378,271

JHON JAIRO PACHECO ROZO ASADERO EL CARDAL 3663 11-Aug-11 025 1.082.592

CESAR P. ESCALANTE PLANET SHOTS 3722 16-Aug-11 027 1,654,330 Fuente: Archivo Planeación

Lo anterior indica que la Administración Municipal no percibió recursos de los periodos en los que no suscribieron contratos, por uso y aprovechamiento del espacio público. Del universo reportado se realizó selectivo el cual arrojo una muestra de 18 contratos a revisar, encontrando lo siguiente:

No se presentan seguimientos e informes de supervisión, situación que no

está acorde a lo estipulado en el capítulo V Mecanismos de sostenibilidad y

financiación del espacio público, 5.1 Administración del Espacio Público 5.1.1

Entidad Administradora del espacio Público - Responsabilidades del Acuerdo

078/2008, el Manual de Procesos y Procedimientos y la cláusula décimo sexta

de los contratos donde se estipula “Corresponde la supervisión en la

ejecución de los contratos al Director Operativo de Control Físico”. Lo que

se evidencia en los contratos números (1, 4,5, 6, 9, 10, 24,35).


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En las minutas de los contratos del ingreso no se evidencia que se pacte por

medio de una clausula la posibilidad de prorrogar los contratos mencionados

en los términos del literal 5.2.4 del Acuerdo 078 de 2008 referente “a los usos y

aprovechamiento de antejardines que hace mención a la posibilidad de

prorrogar el contrato que se suscribe a término fijo de un año, en el caso de

existir el interés de continuar el aprovechamiento del antejardín”.

Se evidencia falta de documentos en los expedientes de los contratos del ingreso por concepto de uso y aprovechamiento del espacio público, tales como: formato de revisión jurídica de las pólizas (Contrato No.35), actas de entrega de espacio público (Contratos No. 05, 09,10 y 35), certificado de ocupación temporal (Contrato No.09), copia del contrato de arrendamiento del local o copia de autorización para utilizar el antejardín (Contratos No.05 y 09), pago de impuesto predial (Contratos No.09 y 10), pasado judicial del representante legal (Contratos No.10 y 35), formato de revisión de pólizas sin firmar (Contrato No. 04).

La póliza de Responsabilidad Civil extracontractual que reposa en el

expediente del contrato No. 04 suscrito por el señor Jaime Alberto Arcila

Establecimiento Buñuelos Días, se encuentra vencida. A la fecha de la

auditoria la póliza civil extracontractual, tenía una vigencia del 30 de julio de

2013 al 30 de enero de 2014 y el plazo estipulado en el contrato es hasta el 8

de agosto de 2014, observándose que los meses de febrero a agosto de 2014

se encontraban sin garantía, además en el expediente no se pudo verificar el

documento soporte donde se observe la ampliación de la póliza.

Los expedientes de los contratos, no se encuentran archivados de acuerdo a la

Ley general de archivo, evidenciándose entre otras las siguientes debilidades:

el índice no contiene la numeración correspondiente, los documentos no están

archivados en forma cronológica y ordenada, las portadas de las carpetas no

están codificadas de acuerdo a las tablas de retención documental.

En lo referente al contrato de concesión No. 047 Parqueaderos Plaza Cívica,

Una vez analizados los registros de tesorería y presupuesto aportados por la

entidad, se observó que falta el reporte de algunos pagos vigencia 2012,

correspondientes al contrato de Concesión No. 047, suscrito con la señora

MARIA ALEYDA ACEVEDO OSORIO, sin embargo no es posible identificar


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claramente cuales periodos son los que faltan, dado que no se especifica que

mes y que vigencia es la que se está cancelando, únicamente registra 6 pagos

con fecha de 2012. Específicamente en los comprobantes Nos. 40422, 40970,

44442, 45249 y 46916.

No se evidencia aplicación de multas cuando se presenta atraso en los pagos de tres y cuatro meses, ni de intereses moratorios, como tampoco la caducidad del contrato.

Existen cinco (5) pagos realizados por el señor JHON JAIRO PACHECO en las vigencias 2012 y 2013, situación que no es clara para el equipo auditor, toda vez que no se evidenció la existencia de un contrato a su nombre.

Existe un pago realizado por la señora MARIA ALEYDA ACEVEDO OSORIO, el día 21 de febrero de 2012, referente al contrato No. 2 de enero de 2011, contrato del cual no se tiene conocimiento de su existencia; además no se especifica qué mes y que vigencia está pagando.

No se evidencia incremento del canon de arrendamiento, entre una vigencia y otra, siempre pagan el mismo valor.

En cuanto al Plan de Mejoramiento suscrito con el ente de control, derivado de la auditoría realizada a este contrato por la Contraloría Municipal de Pereira en la vigencia 2012, no se reporta informe de seguimiento, donde se evidencie el nivel de cumplimiento de las acciones correctivas, en tanto las condiciones del contrato siguen siendo las mismas, además no se encontró soporte de las acciones en aras de hacer efectivos los pagos dejados de percibir, como tampoco se observa informe de seguimiento realizado por la oficina de control interno, detectándose que las debilidades persisten.

Se observa debilidad en el sistema de control interno, al no presentar controles

y seguimientos en la ejecución del proceso.

UTILIZACIÓN DE LOS RECURAOS DEL FONDO DE APROVECHAMIENTO

Al realizar seguimiento a los 10 contratos con sus respectivas adiciones del gasto por valor de $ 174.234.798 se observó que:

Los recursos del FAE fueron utilizados en la contratación de prestación de


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servicios de apoyo en la planificación de los diferentes instrumentos de aprovechamiento económico del espacio público del Municipio de Pereira registrados en los Fondos números 615 y 920, denominados Fondo de aprovechamiento del espacio público y Gestión pública para el desarrollo territorial respectivamente, resaltando que estos recursos solo fueron utilizados para cubrir gastos de personal que cumplieron labores administrativas relacionadas con el Espacio público, más no con la destinación estipulada en el artículo 4 del Acuerdo número 078 de 2008, donde se expresa que los recursos de este fondo deben destinarse a la Planeación, Mantenimiento, Construcción, Dotación y Compra de Predios para espacios públicos en el Municipio.

En los expedientes de los contratos de prestación de servicios, se evidenció falta de documentos requeridos tales como: paz y salvo del archivo documental (Contrato No. 1860, 2425); no se evidencian los informes de interventoría completos (Contrato No. 1650 informes 1, 2,3 y 6), (Contrato No. 1860 informe 1 y 2), (Contrato No. 2535 informe 1); lista de chequeo diligenciada y debidamente firmada por el supervisor del contrato (Contratos No.1970, 1971, 2365, 2423) y certificado o constancia de publicación en él SECOP (Contratos No. 1650, 1860, 2535).

CONTROL INTERNO DEL FONDO DE APROVECHAMIENTO La evaluación del control fiscal interno tiene como objetivo medir la eficiencia de los controles establecidos y aplicados, en este caso sobre el manejo del fondo de Aprovechamiento Económico; una vez realizada esta actividad se observó que: De acuerdo con el resultado obtenido en la evaluación realizada, se establece que el proceso analizado presenta debilidad en el ejercicio del control fiscal interno, debido a: No cuenta con mapa de riesgos institucional debidamente oficializado para las vigencias 2012 y 2013, adicionalmente el mapa de riesgos aportado a la auditoria, no contiene riesgos identificados en los procedimientos de manejo del Fondo de Aprovechamiento Económico, por ende no se han estructurado controles ni acciones para mitigarlos. Se evidenció en los procedimientos únicamente un riesgo (demora en la autorización de la solicitud), sin identificar los riesgos más relevantes y de incidencia fiscal como por ejemplo liquidación errónea del valor a pagar por uso, vencimiento de periodo contractual, no tener estudio de viabilidad técnica, vencimiento de pólizas, entre otros; no se pudo determinar un responsable real del manejo general del fondo, el cual haga seguimiento y


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verificación a las actividades realizadas, situación que hace que la responsabilidad se diluya. Los mecanismos de sostenibilidad y financiación del espacio público están descritos en el reglamento adoptado mediante el Acuerdo 78 de 2008, sin embargo se observa que no existe trabajo conjunto entre las diferentes áreas que tienen la responsabilidad de administrar el FAE, al encontrar debilidades en diferentes funciones de cada una de las áreas que intervienen en el proceso de contratación, interventoría y registros de pagos como tesorería, presupuesto y contabilidad. Evidenciándose que no existe trazabilidad entre ellas. Corrobora lo anterior las debilidades existentes en los factores evaluados como: a) No se cuenta con un inventario consolidado o registro de los antejardines que

sean susceptibles de utilización o se encuentren usufructuando el espacio, generando incertidumbre en el cobro y recaudo por concepto del uso y aprovechamiento de los antejardines en ejes comerciales; situación que impidió al Ente de Control verificar la liquidación de las áreas de aprovechamiento económico que a la fecha están siendo utilizadas y que carecen de contrato.

b) En los contratos del ingreso se evidencia que no se dio aplicación a algunos de los conceptos enunciados en el Acuerdo 78 de 2008, como son la prorrogas a los contratos y por el clausulado de los contratos, el cobro de mora y multas.

c) El manejo financiero, está desligado del proceso técnico, jurídico y

administrativo, situación que genera debilidad en la calidad de la información financiera reportada.

d) Adicionalmente no fue aportada la totalidad de la información solicitada por el Ente de Control, en el periodo de ejecución de la Auditoría.

Los hechos enunciados impidieron que se pudiera contar con un universo real que permitieran cuantificar los cobros y sus respectivos ingresos por este concepto y así realizar un análisis sobre la gestión de la administración Central sobre el manejo del FAE.


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4. RELACION DE HALLAZGOS Se revisó el derecho de contradicción expuesto por el sujeto de control cuyo análisis se encuentra en formato anexo adicionalmente, se realizaron los siguientes ajustes:

Se aceptó la argumentación aportada por la entidad para la observación número once, la cual hacía referencia a que en las minutas de los contratos del ingreso no se evidenciaba que se pactara por medio de una clausula la posibilidad de prorrogar los contratos, aduciendo la Administración Municipal que el “Acuerdo permite su aplicación en el momento que se requiere y que el interesado se manifieste por escrito”. Por lo tanto se desestimó dicha observación.

La observación número doce referente a que existen formatos de revisión de pólizas sin firmar, situación que se puede evidenciar en el contrato No. 04 suscrito con el señor Jaime Alberto Arcila Establecimiento Buñuelos Días, fue unificado con el número siete, la cual se trata de falta de documentos en los expedientes de los contratos.

La observación número nueve referente a que la “Administración Municipal no suscribió contratos con algunos establecimientos ubicados en la zona de la Circunvalar por concepto del uso y aprovechamiento del espacio público en las vigencias 2012 y 2013”, la cual fue unificada con la observación número seis.

HALLAZGOS CON CONNOTACIÓN ADMINISTRATIVA: Al culminar la etapa de ejecución de la presente auditoria se dan a conocer al sujeto de control, dieciséis (16) hallazgos con connotación administrativa, que quedan en firme, para que sean incluidos en el plan de mejoramiento y una función de Advertencia, los cuales serán objeto de seguimiento, evaluación y control por parte de la Contraloría Municipal. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 1:

Condición: El municipio durante las vigencias 2012 y 2013 realizó contratos que generan recursos financieros de “Uso y manejo especial de antejardines en ejes


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comerciales”, sin embargo el área de contabilidad y presupuesto no los registra en su información financiera, este proceso solo realizan en el momento en que se realizan pagos o abono en cuenta, lo anterior indica que la Administración Municipal maneja los ingresos por éste concepto en un sistema de registro de caja, siendo este proceso contrario a los términos establecidos por la Contaduría General de la Republica Criterio: Resolución 354 de 2007, por medio de la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública; Marco Conceptual; Sección VII; Principios; párrafo 117 Devengo o Causación “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período” Causa: Falta de comunicación del área responsable del proceso administrativo y jurídico con las áreas financieras. Efecto: Distorsión de las cifras reveladas en los estados contables en las vigencias 2012 y 2013.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 2: Condición

La Administración Municipal no cuenta con un reporte consolidado que refleje la situación real de la cartera de los contratos suscritos en las vigencias 2011, 2012 y 2013 por concepto de Contratos de uso y manejo especial de antejardines en ejes comerciales.


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Criterio: Resolución 354 de 2007, por medio de la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública; Marco Conceptual; Sección VIII; Normas Técnicas; párrafo 152 al 157. Causa: Ausencia de procedimientos preestablecidos para el proceso auditado y debilidad de Control por parte de los responsables del proceso. Efecto: Disminución del recaudo por concepto de uso y manejo especial de antejardines en ejes comerciales. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 3:

Condición: En la vigencia 2012 y los primeros nueve meses del 2013, no se realizaron las acciones tendientes a legalizar los “Contratos de uso y manejo especial de antejardines en ejes comerciales” de los siguientes locales comerciales los cuales ya estaban identificados con anterioridad.

Identificación. Nombre Local

1 24279083 VILLEGAS GONZALEZ LIGIA Monos

2 24790950 IDANIA LOPEZ Yii Bar

3 71663685 JAIME ARCILA Buñuelos Días

4 42089730 YOLANDA LOPEZ Café al Paso

5 900212505 JOEG S.A.S. Bling Bling

6 10099251 BENHUR AGUILAR Parqueadero Galería

7 1088244481 BUITRAGO VASQUEZ JACKELINE Parrilla café

8 24790950 IDANIA LOPEZ Bar AK

9 70323690 JORGE IGNACIO GALLEGO Bar Escalona

Criterio: Acuerdo 078 de 2008 Artículo 3º. Autorizar al Señor Alcalde Municipal para celebrar los contratos relacionados con el uso, administración y aprovechamiento


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económico del espacio público descritos en el documento técnico que se adopta mediante este Acuerdo. Causa: Debilidad en los procedimientos de control y seguimiento. Efecto: Perdida de potenciales recursos financieros, al no contar con una herramienta administrativa que permita realizar procesos cíclicos en los operativos realizados a las zonas de uso y aprovechamiento del espacio público. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 4: Condición La Administración Municipal no cuenta con un inventario o registro de antejardines de los ejes comerciales que están usufructuando el espacio público, a pesar de que estos no tengan contrato suscrito con el Municipio.

No se acepta lo argumentado por la Administración en el Derecho de Contradicción, toda vez que los controles aplicados (operativos) por la Secretaría de gobierno, deben arrojar resultados en este caso permitir conocer e identificar los antejardines que están siendo utilizados. La administración debe tener claridad sobre quienes están utilizando espacio público sin autorización, para implementar medidas legales para lograr el pago de los recursos establecidos en el Acuerdo 078 de 2008.

Criterio

Los antejardines según el Acuerdo 078 de 2008 que expresa en su Numeral 2 Las Generalidades:

NUMERAL b. Los elementos arquitectónicos, espaciales y naturales de los inmuebles de propiedad privada que por su naturaleza, uso o afectación satisfacen necesidades de uso público.

Siendo los antejardines según el Acuerdo 078 de 2008 Elementos Constitutivos Artificiales del Espacio Público y según el numeral 3.4.10:


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Definición: Área libre de propiedad privada e interés público, localizada entre la línea de demarcación del predio y el paramento de la construcción, con frente sobre la vía.

Por lo tanto se puede concluir que los antejardines hacen parte del espacio público; con base en lo anterior, el Municipio de Pereira debería contar con un inventario de los espacios que son susceptibles de aprovechamiento acorde con el Decreto 105 de febrero de 2009, en lo referente a funciones relacionadas con el inventario de bienes inmuebles públicos.

Causa

Dilusión de la responsabilidad por los responsables del proceso, en la administración del Ente Administrador del Espacio Público

Efecto

Información inexacta tanto financiera como administrativa sobre el manejo del Fondo de Aprovechamiento Económico

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 5:

La Administración no tiene implementado un mecanismo de control que permita identificar los establecimientos públicos que no están cumpliendo con la obligación de pagar por el uso del espacio público según los términos del Acuerdo 078 de 2008, es de anotar que los controles no son solamente del área operativa, sino también del área administrativa y de control interno.

Criterio:

Artículo 2 de la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado - Objetivos del sistema de Control Interno, en especial los relacionados con:

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;

Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;


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Causa: Debilidad en la aplicación de puntos de control y auto control en el proceso. Efecto: Posible menoscabo de los ingresos potenciales al dejar de percibir unos recursos por concepto de uso y aprovechamiento del espacio público. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 6: Condición:

Se evidenciaron locales comerciales que utilizan los antejardines para expandir su negocio en las vigencias 2011, 2012 y 2013 sin embargo solo se les realizó contrato de uso a finales de la vigencia 2013, como se relaciona a continuación:

N°

contrato Fecha de contrato

Titular Empresa Valor

6 08/26/2013 JORGE IVAN GONZALEZ RAMIREZ

LICORERA DEL PIERO

2,755,181

9 20-Sep-13 JAIRO ENRIQUE ARISTIZABAL HOYOS

BEST ICARO BAR 2,755,181

19 19-Sep-13 ORLANDO SALAZAR ARROYAVE

VICTORIA CENTRO COMERCIAL

8,120,952

24 10-Oct-13 ALFONSO DIAZ BARCELONA BAR 13,643,199

31 23-Oct-13 WILIAM HOYOS ROMERO LA RUANA 3,603,924

32 23-Oct-13 JULIAN DARIO RENDON ARROYAVE

LA PATRONA 7,232,599

45 12/17/2013 JENNY CAROLINA HURTADO RODRIGUEZ

LA ROMA 5,759,933

46 12/23/2013 EJE CONSTRUCCIONES SAS C.C. ARBOLEDA 3,416,742

47 12/23/2013 CRISTIAN RICARDO REYES P. CREPES DE PARIS 8,318,033

48 12/27/2013 AREPUNTO 233,159

49 12/26/2013 JUAN GABRIEL HOYOS ROMERO

CALLE 12 BAR 139,216

Criterio: Acuerdo 078 de 2008 Artículo 3º. Autorizar al Señor Alcalde Municipal para celebrar los contratos relacionados con el uso, administración y aprovechamiento


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económico del espacio público descritos en el documento técnico que se adopta mediante este Acuerdo. Causa: Falta de comunicación entre los responsables del Ente Administrador del Espacio Público. Efecto: El Municipio no perciba ingresos por el usufructo de terceros por el uso de antejardines en actividades comerciales,


Condición:

Se evidencia falta de documentos en los expedientes de los contratos del ingreso por concepto de uso y aprovechamiento del espacio público, tales como: formato de revisión jurídica de las pólizas (Contrato No.35), actas de entrega de espacio público (Contratos No. 05, 09,10 y 35), certificado de ocupación temporal (Contrato No.09), copia del contrato de arrendamiento del local o copia de autorización para utilizar el antejardín (Contratos No.05 y 09), pago de impuesto predial (Contratos No.09 y 10), pasado judicial del representante legal (Contratos No.10 y 35), formato de revisión de póliza sin firmar por los funcionarios responsables (Contrato No. 04), formato de revisión de pólizas sin firmar, contrato (No. 04).

Criterio:

Acuerdo 78 de 2008, numeral 3.1 requisitos generales para la suscripción de contratos y 3.2.5 Condiciones de uso para espacios públicos que pretendan ser entregados para uso y manejo especial de antejardines.

Artículo 26º.- Del Principio de Responsabilidad de la Ley 80 de 1993 Estatuto de contratación. En virtud de este principio: “1. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.”


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Formato de “Lista de chequeo usos y aprovechamiento del espacio público”, utilizado por la Dirección Operativa de la Secretaria de Planeación.

Causa:

Situación ocasionada por la inobservancia de las normas técnicas y prácticas implementadas para administrar la información del contrato, además por falta de control y verificación de documentos en el proceso precontractual por parte de la dependencia responsable de dicho trámite. Efecto: Circunstancia que podría ocasionar inefectividad en el trabajo e incumplimiento de disposiciones generales sobre los requisitos mínimos para la suscripción de los contratos. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 8:

Condición: Los expedientes de los contratos, no se encuentran archivados de acuerdo a la Ley general de archivo, evidenciándose entre otras las siguientes debilidades: el índice no contiene la numeración correspondiente, los documentos no están archivados en forma cronológica y ordenada, las portadas de las carpetas no están codificadas de acuerdo a las tablas de retención documental.

Criterio:

Al no tener las carpetas ordenadas la entidad no dio cumplimiento a lo estipulado en los artículos 4, 24 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de archivo y correspondencia”.

Artículo 4º. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención


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documental.

Causa:

Circunstancia que se genera por la falta de aplicación de las normas técnicas y prácticas implementadas para administrar la información del contrato, además de la debilidad ocasionada por falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo de los procesos del Municipio que permitan evidenciar dichas falencias. Efecto: Se podría generar pérdida y deterioro de la información importante para la Entidad, además de incumplimiento a las disposiciones generales sobre la Ley general de archivo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 9:

Condición:

No se presentan seguimientos e informes de supervisión, situación que evidencia incumplimiento a lo estipulado en el capítulo V del Acuerdo 078/2008, el Manual de Procesos y Procedimientos y en el articulado de los contratos. Criterio:

Acuerdo 078 de 2008 en su ítem 5 Mecanismos de sostenibilidad y financiación del espacio público, numeral 5.1.1 Responsabilidades. La Secretaría de Gobierno a través de Control Físico llevará a cabo las labores de vigilancia y control del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento.

Cláusula décimo sexta de los contratos donde se estipula “Corresponde la supervisión en la ejecución de los contratos al Director Operativo de Control Físico”.

Incumplimiento al Artículo 26º del principio de responsabilidad de la Ley 80 de 1993. Estatuto de contratación. “En virtud de este principio: 1. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”.


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Articulo 16 Deberes Generales del Interventor y Articulo 17 Funciones Generales del Interventor del Decreto No.1461 de 2010, por medio del cual se adopta el manual de interventoría para el Municipio de Pereira Administración Central.

Causa:

Esta situación se presenta debido a la ausencia de mecanismos de seguimiento y monitoreo, falta de delegación por parte de los funcionarios responsables e incumplimiento de la normatividad legal vigente.

Efecto:

Situación que podría generar uso ineficiente de los recursos, pérdida de ingresos potenciales e inefectividad en el trabajo.


Condición:

La póliza de Responsabilidad Civil extracontractual que reposa en el expediente

del contrato No. 04 suscrito por el señor Jaime Alberto Arcila del establecimiento

“Buñuelos Días”, se encuentra vencida.

Criterio:

Incumplimiento de las disposiciones del Artículo 26. Del Principio de Responsabilidad de la Ley 80 de 1993. Estatuto de Contratación. Causa:

Situación ocasionada por debilidad en el establecimiento y aplicación de mecanismos de seguimiento y control por parte de los funcionarios responsables.

Efecto:

Circunstancia que podría generar pérdida de recursos, debido al alto riesgo al que se ve abocado el Municipio, toda vez que no se encuentra protegido sobre cualquier clase de riesgos que puedan derivarse de la celebración de los contratos suscritos.


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Condición:

En los contratos se estipulan multas por el no cumplimiento a las obligaciones alli

pactadas, sin embargo no se pudo evidenciar el cobro de estas por parte del

Municipio a los respectivos contratistas, a pesar de las demoras en los pagos por

el uso y aprovechamiento económico del espacio público.

Criterio: Incumplimiento a la cláusula denominada “Multas” la cual se estipula en cada uno de los contratos suscritos para el uso y aprovechamiento económico del espacio público. (Antejardines). Causa: Circunstancia que se genera por falta mecanismos de control, seguimiento y monitoreo por parte de los supervisores de los contratos suscritos con el fin de verificar las condiciones reales en las que se están desarrollando las estipulaciones contractuales. Efecto: Esta situación podría generar pérdida de ingresos potenciales a la entidad, al dejar de percibir ingresos por concepto de multas que no están siendo cobradas por la administración Central del Municipio, adicionalmente incumplimientos de lo pactado en las clausulas contractuales HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 12:

Condición:

Se evidencio que los recursos del Fondo fueron utilizados para cubrir gastos de

personal que cumplieron funciones administrativas relacionadas con el Espacio

público, más no con la destinación estipulada en el artículo 4 del Acuerdo número

078 de 2008, donde se expresa que los recursos de este fondo deben destinarse a

la Planeación, Mantenimiento, Construcción, Dotación y Compra de Predios para

espacios públicos en el Municipio.


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Criterio: No se da aplicabilidad a lo estipulado en el Articulo 4 del Acuerdo 078 de 2008. “Crease el Fondo de Aprovechamientos económicos del espacio Público como una cuenta especial del presupuesto sin personería jurídica, con el fin de administrar los recursos que se generen por el uso y aprovechamiento del Espacio Público, los cuales deberán destinarse a la planeación, mantenimiento, construcción, dotación y compra de predios para espacios públicos en el Municipio”. Causa: Deficiente planeación en la aplicación del Acuerdo 078 de 2008, puesto que el mismo señala de manera sistemática las acciones que debe de seguirse para la ejecución de los recursos recaudados, como también por falta de seguimiento y control tanto por parte de los funcionarios responsables del proceso como de la Asesoría de Control Interno del Municipio. Efecto: Dicha circunstancia podría generar uso ineficiente de los recursos recaudados en la cuenta con destinación especial al FAE y la inefectividad en el trabajo debido a que se están destinando recursos en la contratación única y exclusivamente de prestación de servicios, dejando a un lado los otros componentes enunciados en el artículo 4 del Acuerdo 078 de 2008. (Mantenimiento, construcción, dotación y compra de predios para espacios públicos en el Municipio). HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 13:

Condición:

En los expedientes de los contratos de prestación de servicios, se evidenció falta de documentos requeridos tales como: paz y salvo del archivo documental (Contrato No. 1860, 2425); no se evidencian los informes de interventoría completos (Contrato No. 1650 informes 1, 2,3 y 6), (Contrato No. 1860 informe 1 y 2), (Contrato No. 2535 informe 1); lista de chequeo diligenciada y debidamente firmada por el supervisor del contrato (Contratos No.1970, 1971, 2365, 2423) y certificado o constancia de publicación en él SECOP (Contratos No. 1650, 1860, 2535).


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Criterio:

Artículo 24º.-. Del principio de Transparencia de la Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratación y el Artículo 209. Principios de la función administrativa de la Constitucion Política de Colombia

Causa:

La situación se genera debido a la falta de mecanismos de control y autocontrol que permitan monitorear oportunamente el proceso de la contratación, de igual manera esta situación es ocasionada por las debilidades en el cumplimiento de las responsabilidades por parte del supervisor. Efecto:

Circunstancia que podría ocasionar inefectividad en el trabajo y uso ineficiente de los recursos al no poderse detectar a tiempo las debilidades presentadas en el periodo de ejecución de cada contrato suscrito. HALLAZGO No ADMINSITRATIVO No. 14:

En lo referente al contrato de concesión No. 047 Parqueaderos Plaza Cívica, se

presentaron las siguientes observaciones:

Condición a): a. Se observó falta de claridad en el concepto de los pagos efectuados en la

vigencia 2012, correspondientes al contrato de Concesión No. 047, suscrito

con la señora MARIA ALEYDA ACEVEDO OSORIO, dado que no se

especifica que mes y que vigencia es la que se está cancelando, situación

que impide hacer un seguimiento efectivo e identificar claramente cuales

periodos faltan por cancelar.

Criterio:

Artículo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993:

Literales a) “Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que lo afecten.” y e) “Asegurar la oportunidad

y confiabilidad de la información y de sus registros.”


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Causa:

Debilidad que se presenta por falta de establecimiento y aplicación de puntos de

control en el proceso.

Efecto:

Situación que podría generar un alto grado de incertidumbre y poca confiabilidad

en la información generada por parte de la Administración del Sector Central del

Municipio de Pereira.

Condición b): b) No se evidencia aplicación de las cláusulas pactadas en el contrato, referente

a las multas, intereses moratorios, caducidad del contrato, como tampoco en el

incremento del canon de arrendamiento.

Criterio:

Clausula sexta, parágrafo primero y segundo y clausula séptima del Contrato

número 047 de Diciembre de 2011.

Causa:

Circunstancia generada por falta de seguimiento y verificación por parte del

funcionario responsable y de la Asesoría de Control Interno.

Efecto:

Posible pérdida de recursos potenciales a la Administración Central por concepto

de pago de multas, sanciones e incrementos en los cánones de arrendamiento de

los contratos.

Condición c):

c) Existen cinco (5) pagos realizados por el señor JHON JAIRO PACHECO en las

vigencias 2012 y 2013, situación que no es clara para el ente de control, toda vez

que no se evidenció la existencia de un contrato a su nombre.


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Criterio:

Artículo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993:

Literales a) “Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que lo afecten.” y e) “Asegurar la oportunidad

y confiabilidad de la información y de sus registros.”

Causa:

Situación presentada por debilidad en los mecanismos de seguimiento y

verificación por parte del supervisor responsable de las actividades propias de

cada contrato.

Efecto:

Podría ocasionar incertidumbre en la información generada además de informes o registros poco útiles e inexactos, de igual manera obstaculización del ejercicio de Control Fiscal al generar información poco confiable y verificable.

Condición d):

d) En cuanto al Plan de Mejoramiento suscrito con el ente de control, derivado de

la auditoría realizada a este contrato por la Contraloría Municipal de Pereira en

la vigencia 2012, no se reporta informe de seguimiento, donde se evidencie el

nivel de cumplimiento de las acciones correctivas, en tanto las condiciones del

contrato siguen siendo las mismas y no se halló soporte de acciones en aras

de hacer efectivos los pagos dejados de percibir, como tampoco se observa

informe de seguimiento realizado por la oficina de control interno, detectándose

que las debilidades persisten

Criterio:

Plan de Mejoramiento producto de la auditoria Especial realizada a la vigencia

2011 suscrito el 26 de junio de 2013.

Articulo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993 en

especial los de:


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Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;

Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;

Causa:

Circunstancia que se ocasiona debido a que no realizaron los debidos seguimientos a las acciones de mejora pactadas con el Ente de Control en el Plan de Mejoramiento suscrito en la Auditoría anterior, por parte de la Asesoría de Control Interno y los funcionarios responsables de cada proceso.

Efecto:

Circunstancias que podrían ocasionar multas y sanciones por incumplimiento del

plan de mejoramiento.

Se configura como un hallazgo de tipo administrativo por tratarse de ser este, el primer ejercicio de control sobre el tema del uso y aprovechamiento económico del espacio público y se advierte que de continuar la deficiencia se aplicarán las sanciones estipuladas en la Resoluciones números 182 del 30 de Septiembre de 2008, modificada por la Resolución número 070 de 2013 de la Contraloria Municipal de Pereira, por medio de las cuales se adopta el proceso Administrativo sancionatorio.


Condición: Se evidencio debilidad en el control interno de este proceso debido que no cuentan con riesgos debidamente identificados y valorados, por ende carecen de controles para mitigarlos, situación que los hace vulnerables ante situaciones adversas. Criterio:

Articulo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993:


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Cartilla DAFP 2009, numeral 2.1. Rol de las oficinas de control interno

Artículo 4o del Decreto 1537 de 2001 “Establece que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con una política de administración del riesgo tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. El MECI contempla como un componente del Subsistema de Control Estratégico, la administración del riesgo, contribuyendo a que la entidad garantice no solo la gestión institucional sino que fortalezca el ejercicio del autocontrol y del control interno en las entidades de la Administración Pública”

Causa:

Hecho ocasionado dado que la entidad no cuenta con una política de manejo de los riesgos y por ende carece de controles para mitigarlos. Efecto:

Circunstancia que podría ocasionar perdida potencial de recursos tanto por que la entidad no reciba la totalidad de los ingresos por concepto de uso y aprovechamiento del espacio público como también por el pago de multas y sanciones a las cuales podría verse avocada la administración al no haber previsto con anticipación algunos riesgos. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 16:

Condición:

No existe procedimiento específico para el manejo del FAE, que permita identificar la trazabilidad entre las áreas que intervienen en el proceso y que determinen claramente la responsabilidad de cada una de las áreas. Criterio:

Se observa inaplicabilidad del Acuerdo 078 de 2008 en su numeral 5.1.1.Responsabilidades.


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Causa: Deficiencias en la comunicación entre las dependencias responsables, dilusión de la responsabilidad por falta de delimitación de funciones y establecimientos de puntos de control. Efecto: Esta situación genera un proceso ineficiente, debido a que impide que cada una de las dependencias asuma su rol de manera independiente y la responsabilidad se diluya; además que no se logra la trazabilidad con las demás áreas que intervienen en el proceso.


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4. ANEXOS

4.1 Formato de análisis derecho de contradicción informes preliminar. 4.2 Plan de mejoramiento.

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