TRABAJO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

DAISY BAYTHER CRDENAS DIANA LARA MESTRA JOS D. RAMOS LLAMAS CAROLINA ZABALETA MEZA

REYNALDO MENDOZA

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS IX SEMESTRE - NOCTURNO 2011

INTRODUCCIN Actualmente las organizaciones tanto pblicas como privadas se encuentran en un constate cambio, que exige modificaciones y actualizaciones constantes en la administracin y estrategias propias de la empresa. Aunque, es sabido, que las organizaciones al implementar cambios y modificar la administracin, surge la necesidad de realizar ciertos estudios donde se evidencien, la situacin de la empresa, su presencia en el mercado, las relaciones con sus clientes, proveedores y competencia; pero sobre todo, detectar en forma precisa el presente de la empresa, esto es, identificar cmo esta ella en su parte administrativa y como se proyecta y muestra hacia el exterior.

Uno de estos estudios necesarios y vitales para diagnosticar el estado de las organizaciones, son las Auditorias, que no son ms que, "el examen de las demostraciones y registros administrativos. Donde se hace necesaria la presencia de un auditor, quien observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."1

Identificando este estudio que se le realiza a las organizaciones, se reconoce la necesaria aplicacin una Auditoria Administrativa al rea de Recursos humanos y apoyo administrativo del Hotel Almirante Cartagena Estelar, con el fin de identificar las debilidades y a la vez evaluar la forma como se est llevando a cabo el proceso Administrativa dentro de la organizacin. Con el fin de arrojar juicios y recomendaciones para el mejoramiento de los procesos que se llevan a cabo dentro del rea.

TABLA DE CONTENIDO

1

Tomado de Pagina web: http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#AUADMI

FASE 1: ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA 1.1. ANTECEDENTES

1.2 MISIN Y VISION 1.3 VALORES 1.4 ORGANIGRAMA FASE 2: IDENTIFICACION Y SELECCIN DEL REA DE RECURSOS HUMANOS Y APOYO ADMINISTRATIVO DEL HOTEL ALMIRANTE CARTAGENA ESTELAR 2.1. Tiempo de Duracin 2.2. Identificacin de los problemas del rea de Recursos humanos y apoyo administrativo del Hotel Almirante Cartagena Estelar. FASE 3: COMPRENSION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA EN EL REA OBJETO DE ESTUDIO 3.1. Justificacin de la auditoria administrativa rea objeto de estudio. FASE 4: PLANEACIN DEL PROYECTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS Y APOYO ADMINISTRATIVO DEL HOTEL ALMIRANTE CARTAGENA ESTELAR. 4.1. Conclusiones rea y de recomendaciones recursos del y proceso apoyo administrativo 5. BIBLIOGRAFIA humanos

administrativo del hotel almirante Cartagena estelar.

FASE 1: ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA 1.1 ANTECEDENTES El Hotel Almirante Cartagena Estelar, hace parte de la lnea de Hoteles Estelar en Colombia. HOTELES ESTELAR

Fundada en 1968 y es filial de Corficolombiana, quien es la primera compaa financiera del pas. Hoy gracias a sus valores, al permanente desarrollo y evolucin y a la cultura de servicio estelar, son la primera cadena hotelera del pas. El Turismo en General y la industria Hotelera Colombiana, cuentan con grandes herramientas de apoyo, a travs de Organizaciones que nos permiten mostrar un excelente servicio al Turista Nacional e Internacional. Sector con exposicin al ciclo econmico a travs de la empresa ms importante en el segmento corporativo. Estelar es el operador hotelero lder a nivel nacional, obteniendo un 22% de los ingresos del segmento corporativo en 2009. Opera 1.900 habitaciones a travs de 17 hoteles en 9 ciudades principales de Colombia, y un hotel en Per. Como lder en el sector hotelero corporativo, ofrece a sus huspedes cuatro diferentes categoras adems de servicios complementarios como centros de convenciones, Durante la segunda mitad de

2009, Estelar cerr dos contratos de operacin en Medelln, uno en Manizales, y uno en Ibagu, El nivel total de activos al cierre de 2009 es de USD 133 millones.

FILOSOFIA HOTELES ESTELAR

Mantener la excelencia en todos nuestros productos y una constante vocacin de servicio para lograr la realizacin de los sueos y la satisfaccin de los deseos de todos y cada uno de nuestros clientes. El desarrollo de productos, actividades y programas debe ser siempre, el resultado de un profundo conocimiento de las necesidades y anhelos de nuestros clientes. Hoteles Estelar cuenta con hoteles en las principales ciudades del pas: Estelar la Fontana Bogot Hotel Almirante Cartagena Estelar Paipa Hotel y Centro de Convenciones Hotel Suite jones Bogot Estelas las Colinas Manizales Hotel Estacin Buenaventura Estelar Apartamentos Bogot Estelar Poblado Plaza Medelln Hotel de la Feria Bogot Estelar Isla Tierra bomba Cartagena Hotel Centro Lido Caracas Estelar Oceana Cartagena Intercontinental Cali

Hotel Estelar es filial de CORFICOLOMBIANA (Corporacin Financiera Colombiana S.A.)

FUNDACION CORFICOLOMBIANA Los accionistas de Corficolombiana, conscientes del inmenso compromiso que tienen frente a la regin y el pas, crearon la Fundacin Corficolombiana. Una

fundacin que responde a su propsito y al deseo de contribuir al desarrollo de las comunidades urbanas y rurales del pas, especialmente del Valle del Cauca, haciendo un valioso aporte a su cultura, economa y conservacin del medio ambiente, a travs de programas que buscan la generacin de empleo, mejorar el ingreso de las familias y tambin brindar asistencia pblica o social a las comunidades. La educacin es un factor determinante para un pas como Colombia, el cual atraviesa por un momento definitivo de su historia. La Fundacin Corficolombiana cree firmemente en la necesidad de mejorar la calidad y cobertura de la educacin del pas. Aunque el pas ha realizado esfuerzos importantes en los ltimos quince aos para lograr una mayor cobertura en la educacin, an no se ha logrado que todos los nios, nias y jvenes, ingresen a la escuela oportunamente y permanezcan hasta culminar exitosamente la educacin bsica. Por ello, Corficolombiana S.A. en conjunto con la Fundacin Carvajal, implementa el Programa de Aceleracin del Aprendizaje, el cual est dirigido a nios, nias y jvenes entre los 9 y 15 aos con conocimientos bsicos de lectura y escritura que se encuentran en extra edad escolar. Este es un programa que se viene desarrollando desde el ao 2001, trascendiendo los modelos tradicionales de enseanza, permitindoles a los nios, nias y jvenes ms vulnerables y con menores oportunidades ganar confianza y respeto de s mismos, adems de nivelarse en la bsica primaria. La Fundacin Corficolombiana tambin ha contribuido con aportes a las siguientes entidades sin nimo de lucro: Benemerito Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Cali Centro Cultural Popular Melendez Centro de Capacitacin San Bosco Congregacin Hijas de la Caridad de San Vicente de Paul

Convento de San Joaqun de Cali Escuela No. 30 " La Inmaculada" de Terrn Colorado Fundacin para el alcohlico y el farmacodependiente: Crezcamos Fundacin Formemos Fundacin Sami Fundacin Coro de la Paz Fundar del Valle Fundacin Conciencia Ciudadana-Captulo Valle del Cauca Fundacin Solidaridad por Colombia Fundacin Vicentina Luisa de Marillac Hermanitas de los Pobre Mi Casa Hogar Santa Ana Hogar Bambi Siervas de Mara Monasterio Santa Clara Hermanas Clarisas Patrulla Area Colombiana Seccional del Pacfico Sala Ana Frank, Sanar Cali. Obra Social San Francisco de Paula Museo de Arte Moderno La Tertulia

MISIN CORFICOLOMBIANA Ser creativos y eficaces en la gestin de inversiones y en la generacin de oportunidades de inversin y soluciones financieras, fundamentados en las necesidades de las empresas y en nuestra experiencia y conocimiento, creando valor a nuestros accionistas y nuestra comunidad. VISIN CORFICOLOMBIANA Ser reconocidos como la entidad financiera lder en la creacin, desarrollo, administracin y distribucin de inversiones, comprometidos con el crecimiento econmico del pas.

VALORES CORFICOLOMBIANA Nuestros valores son los siguientes: Integridad Creatividad Ensear con ejemplo Escuchar para entender Trabajar en Equipo. Desarrollar a otros.

UNIDADES DE NEGOCIO DE CORFICOLOMBIANA Negocio Financiero El negocio financiero incluye la Tesorera y la Banca Privada. El negocio Financiero se fondea principalmente de las captaciones y se busca que los ingresos de este negocio por intereses y comisiones cubran los gastos administrativos de la corporacin. Negocio de Inversiones El negocio de inversiones incluye las participaciones tanto en las filiales financieras como en las empresas del sector real, adicionalmente las comisiones de Banca de Inversin. El negocio de inversiones se fondea principalmente con el capital de los accionistas.

PRODUCTOS Y SERVICIOS CORFICOLOMBIANA

Necesidades propias de cada negocio: Conocimiento y anlisis Para las empresas y las personas es muy importante tener un adecuado conocimiento del mercado financiero y de la variacin de las diferentes variables macroeconmicas y contar con un detallado y autorizado concepto de la economa. Asesora Nuestra trayectoria de ms de 40 aos en el sistema financiero Colombiano y nuestra reconocida experiencia en Banca de Inversin, son los pilares que nos permiten ofrecer a su empresa toda la asesora necesaria para apoyarlo en el logro de sus objetivos. Respaldo Para las empresas que requieren del respaldo de una entidad solida y reconocida nacional e internacionalmente para realizar operaciones en Colombia y en el exterior, La Corporacin Financiera Colombiana S.A. ofrece un conjunto de alternativas que le permiten garantizar la realizacin de sus negocios en los mercados locales e internacionales. Inversin Si usted o su empresa cuenta con excedentes de liquidez o recursos que deba reservar para pagos a plazos superiores a 2 das, La Corporacin Financiera Colombiana S.A. cuenta con un amplio portafolio de productos de inversin que le permiten obtener excelentes rendimientos de acuerdo a plazo y montos. Efectividad Operacional Los buenos negocios estn soportados en la eficiencia en el manejo de los recursos y para ello la informacin oportuna y confiable es muy importante. Por esta razn en La Corporacin Financiera Colombiana S.A. hemos desarrollado un

portal transaccional que le permite hacer un monitoreo permanente de sus recursos que aseguran una adecuada operacin de su empresa. Manejo del riesgo Si su empresa necesita cubrir los riesgos asociados a las fluctuaciones de las diferentes monedas en la realizacin de sus operaciones internacionales, La Corporacin Financiera Colombiana S.A. le ofrece diferentes alternativas de coberturas seguras y confiables tanto para sus actividades de inversin como de financiacin.

HOTEL ALMIRANTE CARTAGENA ESTELAR

En Cartagena, un hotel diferente para disfrutar del Caribe en sus viajes de negocios o de placer. Un hotel moderno, con un estilo propio y lenguaje diferente para disfrutar el Caribe Colombiano que est dispuesto a brindar al visitante la oportunidad de disfrutar las comodidades de hoy con las atractivas actividades de playa y los encantos de una ciudad colonial. Ubicado en la zona de Bocagrande, principal rea turstica y comercial de Cartagena, bordeado por una hermosa playa, a tan slo 5 minutos de la ciudad amurallada y a 10 minutos del Aeropuerto Internacional Rafael Nez, el Hotel Almirante Cartagena Estelar tiene a su disposicin una de las infraestructuras ms completas de la ciudad; 250 habitaciones distribuidas en torres, salones para reuniones y eventos empresariales, gimnasio, piscina, restaurante, bar y todos los servicios para disfrutar verdaderamente la magia del Caribe colombiano. Es un Hotel de 5 estrellas Certificado en: Norma Tcnica Sectorial Colombiana NTSH 006. Clasificacin de establecimientos de alojamiento y hospedaje. Categorizacin por estrellas de hoteles, requisitos normativos, 2004. El Hotel se caracteriza por el paquete de servicios que brinda a sus clientes, integrado por: Acceso directo a la playa de Bocagrande, 7 Salones multifuncionales para eventos, Ayudas audiovisuales para sus eventos, Centro de negocios, Piscina Mirador 5to piso, 3 Restaurantes, Pizzera, heladera, panadera y pastelera, Discoteca Space Bar Disco Estelar, Sushi Sport Bar, Casino, Gimnasio, Saln de Juegos de Vdeo, Mesas de Juegos, 24 horas de servicio a la habitacin, TV Cable, Cajillas de seguridad, Lavandera, Guardera Infantil, deportes de playa, Recreacin dirigida, Actividades infantiles, Men infantil, Saln

de Belleza, Locales comerciales, Discado Directo Nacional e Internacional. Adems de Recreacin y Deporte en espacios como: Gimnasio, Sauna, Spinning, Aerbicos, Piscina, Playas, Solarium, Esqu, Motos acuticas, Voley playa, Ftbol playa, Clases de Rumba. El Hotel tambin entiende que el Mar Caribe y la magia de Cartagena son un gran escenario para los eventos de todo tipo, por lo que posee Salones para Reuniones, Congresos y Convenciones contamos con 7 salones multifuncionales, respaldo tecnolgico en ayudas audiovisuales y un equipo especializado, con una gran experiencia en logstica y organizacin para asegurar el xito de cualquier evento empresarial. Una excelente infraestructura, todos nuestros salones, el respaldo tecnolgico y los mejores planes a su disposicin para la realizacin de eventos altamente efectivos. Capacidad de los Salones: Salones San Sebastin Pastelillo La Puerta del Reloj Serrezuela Manzanillo del Mar Contemporneo Colonial Republicano rea 126 m2 88 m2 46 m2 416 m2 138 m2 68 m2 142 m2 Cctel 150 100 30 400 120 80 180 Auditorio 100 80 40 350 120 60 150 Tipo U 40 30 20 60 40 25 50

Y caracterizndose siempre por su buen servicio el hotel almirante dice a sus clientes: Olvdese de todo, nosotros organizamos horarios, comidas, breaks y alojamiento para todos sus invitados, de acuerdo al evento y presupuestos. Uno de los principales objetivos del Hotel Almirante Cartagena Estelar, es complacer a sus clientes, simplificndoles su estancia tanto como sea posible es por eso que presenta facilidades de alojamiento para grupos (mnimo 10

habitaciones) con servicios especiales como: Alojamiento en habitacin standard, Cctel de Bienvenida, Desayuno, Almuerzo y Cena Buffet o Men Especial, Buffet Gastronmico, Coffee Breaks diarios, Estacin de caf, galletas y agua permanente, Saln para la reunin Tarifas y servicios preferenciales. El Hotel Almirante Cartagena Estelar brinda tambin a sus clientes servicios de Menes: Sea para un gran evento o para una sencilla reunin de hombres de negocios, nuestro chef le brindar una gran variedad de comidas tpicas e internacionales, aperitivos, platos fuertes y postres, para garantizar el xito de su evento. Transporte: La ciudad de Cartagena tiene un moderno sistema de transporte que incluye taxis, vans, autobuses y los tradicionales carruajes de caballos. Para la movilizacin de grupos, tenemos una lista completa de compaas privadas dedicadas al transporte a travs de la ciudad. Y Restaurantes: Variados ambientes y diversas preparaciones gastronmicas que acompaan todos los momentos del da bajo el fascinante marco del mar y la ciudad vieja. Lo mejor de la cocina tpica colombiana y lo ms representativo de la gastronoma internacional se toma peridicamente los 3 restaurantes del Hotel Almirante, acompaado de muestras culturales y una programacin artstica especial de cada pas o regin. Restaurante Alcatraz Restaurante gourmet de especialidades como Raclette y Fondue. Es el sitio ideal para sus cenas romnticas. Cafetera Los Corales Todas las noches, un buffet de un pas diferente, con msica y decoracin especial. Durante el da el lugar ideal para disfrutar a la carta los mejores desayunos y la cocina internacional. Plaza Real Especial lugar que recuerda los patios coloniales de las casas cartageneras. Saln de T con pastelera francesa y snacks. Ambientacin musical en vivo, ideal para pasar una tarde en buena conversacin.

1.2 MISIN

Hoteles estelar se caracteriza por una gerencia nter funcional, que garantiza los recursos a los dueos de los procesos, basada en un sistema de entrenamiento constante, que genera la pasin y compromiso en el servicio personalizado y cordial a sus huspedes y visitantes, para satisfacer a los clientes ms exigentes y lograr su fidelidad. 1.2 VISIN

Ser la primera cadena de Hoteles 5 Estrellas de Amrica Latina, reconocida por la atencin personalizada y profesional hacia nuestro personal y clientes, con estndares de calidad, tica e integridad y una infraestructura moderna y en constante innovacin, logrando el bienestar nuestro, de los inversionistas y de la comunidad. 1.3 VALORES

Servicio: Dedicacin esmerada a satisfacer y exceder constantemente las expectativas de nuestros clientes.

Respeto: Constituye la base de nuestras relaciones humanas e implica la tolerancia a la diversidad, as como la apertura para la comprensin mutua.

Integridad: Fortaleza del carcter para vencer obstculos demostrando rectitud, honestidad y alto sentido de compromiso.

Constancia: Da tras da demostramos pasin por nuestro trabajo y buscamos la excelencia a travs de cada una de nuestras acciones.

Crecimiento: Perseguimos el crecimiento sostenido tanto econmico como humano, garantizando la prosperidad de nuestros negocios.1.4.

ORGANIGRAMA

FASE 2:

IDENTIFICACION Y SELECCIN DEL REA DE RECURSOS HUMANOS Y APOYO ADMINISTRATIVO DEL HOTEL ALMIRANTE CARTAGENA ESTELAR

Por parte del grupo auditor cuenta la informacin obtenida fue escogida el rea de: Recursos Humanos y Apoyo Administrativo para efectuar la auditoria administrativa a la empresa: Hotel Almirante Cartagena Estelar. Esta rea tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por la organizacin. Adems, desarrollar habilidades y aptitudes de los empleados para ser ms satisfactorio a s mismo y a la colectividad en que se desenvuelve, la empresa. Debido a que el grupo tiene muy en cuenta que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolucin, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Considerado un tipo de labor empresarial, que contribuye a que los seres humanos que integran una institucin logren sus objetivos y as los de la empresa. Por eso se dice que Constituyen el recurso ms preciado de la empresa, razn principal por la que fue escogida. Con esta auditora se pretende identificar aquellas debilidades o falencias que se estn presentando, en el rea de recursos humanos y apoyo administrativo, para mejorar los procesos que se estn desarrollando en el rea. De igual forma con esta auditora se pretende verificar si los procesos de planeacin, organizacin, direccin y control se estn llevando de la mejor forma. El tiempo estipulado para llevar a cabo la auditoria al rea de Recursos Humanos y Apoyo Administrativo del Hotel Almirante Cartagena Estelar est entre 1 y 2 semanas en las cuales se desarrollar las actividades necesarias designadas para la oportuna elaboracin de este proceso. 2.2. Identificacin de los problemas del rea de Recursos humanos y apoyo administrativo del Hotel Almirante Cartagena Estelar.P. admintivo Factores Definicin Metas Deficiencias Impacto

2.1. Tiempo de Duracin

-Objetivos

-Desarrollar mtodos planes realizar procesos nomina,

los ms ms los de

-Actualizar travs sistema de

el la para

software divisin agilizar

a de y

-No se existe un cronograma de actividades para los la procesos realizacin de de nomina.

X

sofisticados y los apropiados para

actualizar la base de datos.

actualizacin de hojas de vida y procesos Planeacin administrativos.

-Metas

-Ingresar

los -Debido a que la seccin no -.Ingresar todas las cuenta con un software actual, proceso estudiar empleado. Los debe el novedades que van hacer aplicadas en la nomina hasta el da 24 de mes.

datos al sistema de una manera moderna las y consecuente con exigencias del siglo XXI en constante cambio, tener informacin oportuna. para una

x

estado de cada

-Los procesos de solicitud de los para recursos la necesarios elaboracin de

los -Estrategias

procesos

x

en la seccin son un poco demorado y poco veraces. Debido a que estos informacin permiten manejo -Establecer relaciones adecuadas las de hotel, aprobar nuevo calidad con del para un software estrategias -Gestionar con la divisin de sistema y el centro de informtica para que diseen un software adecuado a las necesidades de la seccin y lograr con esto una seleccin de personal mas trasparete. procesos el de de la demora en la