Auditoria OCPR DRD 2003-2004

INFORME DE AUDITORA DA-04-26

7 de mayo de 2004

Departamento de Recreacin y Deportes

(Unidad 1405)

Perodo auditado : 1 de enero de 1995 al 30 de junio de 2002

Informe de Auditoria DA-04-26

17 de mayo de 2004Unidad 1405

CONTENIDO

Pgina

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ... . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . 3

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA.. . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . ..5

ALCANCEYMETODOLOGA ... . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . ..5

OPINION... .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . 6

RECOMENDACIONES... . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . 6

AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIN YDEPORTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

CARTAS A LA GERENCIA ... . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . 9

COMENTARIOS DE LA GERENCIA . .. . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . 9

AGRADECIMIENTO . .. .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . 9

RELACINDETALLADADE HALLAZGOS ... .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . ..10

CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACINYDEPORTES .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

1 - Incumplimiento de las Condiciones Generales, desviacin de la reglamentacin

y de normas para la construccin de obras pblicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2 - Falta de estudio para el desarrollo de facilidades recreativas y otras deficiencias

relacionadas con la contratacin para la construccin del Monumento al

Gigante de Carolina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3 - Penalidades dejadas de cobrar por la entrega tarda de proyectos de

construccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

4 - Deficiencias relacionadas con la administracin de un contrato de servicios

profesionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30



5 - Deberes y funciones conflictivas de un miembro de la Junta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

ANEJO 1- FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUEACTUARON DEL 1 DE JULIO DE 1997AL 30 DE JUNIO DE 2002 .. . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . ..35



A la Gobernadora y a los presidentes del Senadoy de la Cmara de Representantes

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

San Juan, Puerto Rico

INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

7 de mayo de 2004

Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Departamento de Recreacin y

Deportes (DRD) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin

aplicables . Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del

Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley

Nm. 9

M24 de julio de 1952, segn enmendada.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditora . Este tercer informe cubre las

operaciones relacionadas con los proyectos de construccin por contrato para realizar trabajos de

diseo, mejoras y construccin. En el segundo informe, Informe de Auditora DA-04-07 del

15 de enero de 2004, presentamos el resultado de las operaciones relacionadas con la

construccin de obras por administracin y la propiedad mueble e inmueble . En el primer

informe, Informe de Auditora DA-03-11 del 11 de febrero de 2003, presentamos el resultado

del examen de las operaciones relacionadas con proyectos por contrato para realizar trabajos de

diseo y construccin de techos en 26 canchas de baloncesto.

El DRD fue creado por la Ley Nm. 126 de 13 de junio de 1980, segn enmendada. Su

funcin principal es formular e implantar la poltica pblica del Gobierno sobre recreacin y

deportes para promover la prctica del deporte y el recreo como instrumentos para lograr un



mejor disfrute de la vida y para enriquecer las experiencias del ciudadano en sus relaciones con

la naturaleza . Adems, para promover mediante su envolvimiento en la recreacin, los

mecanismos que permitan al ser humano desarrollar un balance emocional que le capacite para

hacer frente a los problemas que ha generado el desarrollo socioeconmico.

El DRD es administrado por un Secretario nombrado por el Gobernador de Puerto Rico,

con el consejo y consentimiento del Senado. Para realizar sus funciones el DRD est organizado

en las siguientes secretaras : Administracin, Infraestructura Fsica y Social, Recreacin y

Deportes y Planificacin y Capacitacin . Adems, cuenta con 8 oficinas administrativas a nivel

central, 10 oficinas administrativas regionales y 2 comisiones'. Tambin cuenta con una Junta

Asesora de Recreacin y Deportes que asesora al Secretario del DRD en torno a la formulacin e

implantacin de poltica pblica sobre recreacin y deportes . Dicha Junta responde al

Gobernador y a la Legislatura.

En los aos fiscales del 1997-98 al 2001-02 el DRD, segn informacin suministrada por

la agencia, cont con fondos estatales por $151,789,595, de los cuales se efectuaron desembolsos

y obligaciones por $150,935,556, segn se indica :

1 Comisiones de Gallo y Boxeo

AOFISCALFONDOS

ESTATALESDESEMBOLSOSYOBLIGACIONES BALANCE

1997-98 $ 32,180,169 $ 31,649,492 $530,677

1998-99 29,825,926 29,619,297 206,629

1999-00 30,054,229 29,947,089 107,140

2000-01 30,190,000 30,185,000 5,000

2001-02 29,539,271 29,534,678 4,593

TOTAL 151,789.595 150,935,556 854 039



RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA

Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la

gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de :

1 . Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos deadministracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos

2. Mantener una oficina de auditora interna competente

3 . Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras

4. Adoptar un plan estratgico para las operaciones

5 . Mantener el control presupuestario

6. Mantenerse al da con los avances tecnolgicos

7 . Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos

8 . Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor dePuerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos

9 . Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya laevaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo elpersonal

10 . Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar susdisposiciones a todo el personal

ALCANCEYMETODOLOGA

La auditora cubri del 1 de enero de 1995 al 30 de junio de 2002. El examen lo

efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que

concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que

consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias .

Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:

"

Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares

"

Inspecciones fisicas



"

Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada

"

Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas

"

Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno yde otros procesos

"

Confirmaciones de informacin pertinente

OPININ

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de

reglamentacin, as como de normas de sana administracin y de control interno relacionadas

con los proyectos de construccin por contrato, las subastas celebradas para seleccionar al

contratista y la prestacin de servicios profesionales y consultivos por un ingeniero . Por ello, en

nuestra opinin dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin

aplicables . Dichas pruebas tambin reflejaron que las operaciones relacionadas con el

nombramiento de miembros de la Junta de Subastas se realizaron sustancialmente de acuerdo

con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por lo comentado en el Hallazgo 5 .

En la parte de este informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS se

presentan dichos hallazgos .

RECOMENDACIONES

AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES

1 .

Asegurarse que para todo trabajo de construccin y reconstruccin :

a.

Se obtengan los permisos de construccin correspondientes de la Administracin de

Reglamentos y Permisos . [Hallazgo 1-a.1)]

b .

Los contratistas sometan evidencia de las fianzas de pago y de las plizas de seguro

contra riesgos y las plizas flotantes de instalaciones . [Hallazgo 1-a.3)]

c .

Se formalicen contratos por escrito. [Hallazgo 1-b.2)]



2.

Verque el Secretario Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social :

a.

Le requiera al contratista de obras de construccin la obtencin de los permisos de

uso de la Administracin de Reglamentos y Permisos . [Hallazgo 1-a.2)]

b.

Se asegure que los trabajos de construccin o de mejoras permanentes comiencen

despus que se formalicen los correspondientes contratos por escrito y se emita la

Orden de Proceder . [Hallazgo 1-a.4)]

c.

Se asegure que los das adicionales concedidos a los contratistas para terminar

los trabajos se aprueben por escrito por un funcionario autorizado del DRD.

[Hallazgo 1-a.5)]

d.

Mantenga evidencia escrita de todas las mejoras realizadas y que sta contenga

informacin sobre el funcionario que solicit las mismas, la fecha que se prestaron los

servicios y la fecha en que stos fueron aceptados . [Hallazgo 1-b.3)]

e.

Se asegure de que para el desarrollo de proyectos realice los estudios de viabilidad

correspondientes . [Hallazgo 2-a.]

f.

Se asegure que para todas las transacciones relacionadas con el ajuste a partidas de

propuestas recibidas, se deje evidencia escrita donde se establezcan las razones

que motivan cualquier ajuste a las mismas. Adems, se mantenga evidencia de

que la Junta autoriza al consultor a negociar con el contratista dichos ajustes.

[Hallazgo 2-b.2)]

g.

Se asegure que todas las rdenes de cambio estn autorizadas por la Junta de Subastas

o por la Oficina de Compras . [Hallazgo 2-b.3)]

h.

Mantenga evidencia escrita de los anlisis y criterios utilizados para realizar ajustes a

las rdenes de cambio. [Hallazgo 2-b.4)]



i .

Se asegure que los proyectos de construccin se terminen en la fecha establecida en el

contrato y, por el contrario, se deje evidencia escrita de las razones por las cuales no

se cobran las penalidades a los contratistas por la entrega tarda de los proyectos.

[Hallazgo 3-a.]

j. Se asegure de que los ingenieros contratados para la supervisin de las obras de

construccin supervisen semanalmente las mismas y rindan el informe mensual sobre

el proceso y evaluacin de la obra con sus recomendaciones. [Hallazgo 4-a.2)]

3.

Verque el Secretario Auxiliar de Administracin se asegure de que:

a.

La Directora de la Divisin de Compras realice una subasta informal o solicite

cotizaciones de precio para cada obra de construccin que as lo requiera.

[Hallazgo 1-b.1)]

b.

La Directora de la Divisin de Finanzas realice una preintervencin adecuada de

las facturas sometidas para pago y ver que no se repita lo comentado en el

Hallazgo 4-a.1)]

c.

La Directora de Finanzas recobre los $2,371 que se le pagaron indebidamente al

ingeniero por los trabajos de diseo del Parque de Pelota . [Hallazgo 4-a.1)]

4.

Ver que la Junta de Subastas exija al licitador agraciado un desglose por partida de los

distintos materiales que habra de utilizar, indicando la unidad, la cantidad, el precio

unitario y la mano de obra . [Hallazgo 2-b.1)]

5.

Abstenerse de nombrar a funcionarios que tienen funciones directa o indirectamente con la

gestin de adquisicin del DRD y que son conflictivas con la funcin de ser miembros de la

Junta de Subastas. [Hallazgo 5]

Informe de Auditora DA-04-26 7 de mayo de 2004 Unidad 1405

CARTAS A LA GERENCIA

Las situaciones comentadas en los hallazgos 1 al 5 de la parte de este informe titulada RELACIN DETALLA DE HALLAZGOS se informaron al Hon. Jorge L. Rosario Nonega, Secretario del DRD, mediante cartas de nuestros auditores del 2 de mayo y 7 de julio de 2003. En la referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas.

El borrador de este informe se someti para comentarios al Secretario del DRD y al Sr. Eric Labrador Rosa, ex Secretario, mediante cartas del 26 de marzo de 2004.

COMENTARIOS DE LA GERENCIA

En cartas del 20 de mayo y 15 de julio de 2003 el secretario del DRD contest las cartas a la gerencia. En la contestacin de la carta del 15 de julio el Secretario nos indic que no sometera comentarios de las situaciones que le informaron nuestros auditores mediante la carta del 7 de julio de 2003.

En carta del 13 de abril de 2004 el Secretario del DRD (carta del Secretario) contest el l borrador del informe. Sus comentarios fueron considerados en la redaccin final del informe. l En los hallazgos 1 y 2 se incluyen sus comentarios. 1

El ex Secretario del DRD no contest el borrador del informe.

AGRADECIMIENTO

A los funcionarios y empleados del DRD les agradecemos la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora.

Por:


1 07 de mayo de 2004Unidad 1405

RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS

CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados

por las pruebas realizadas . stos se clasifican como principales o secundarios . Los principales

incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un

efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo . Los secundarios son los

que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves .

Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las

normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor

comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes :

Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con

uno o ms criterios .

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin . Es principalmente una ley,

reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma

de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un

experto o juicio del auditor .

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio .

Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin .

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el

informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos

ilegales sealados .

En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario

principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos

Informe de Auditora DA-04-26


incluidos en el borrador del informe que les enva nuestra Oficina . Dichos comentarios se

consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente

en la seccin de HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES,

de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina . Cuando la gerencia no provee

evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade

al final del mismo la siguiente aseveracin : Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero

determinamos que el hallazgo prevalece .

HALLAZGOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECREACIN Y DEPORTES

Los hallazgos 1 al 4 de este informe se consideran principales y el Hallazgo 5 como secundario.

Hallazgo 1- Incumplimiento de las Condiciones Generales, desviacin de la reglamentaciny de normas para la construccin de obras pblicas

a .

En los aos fiscales del 1996-97 al 2001-02 el DRD celebr 72 subastas para realizar

trabajos relacionados con la construccin de varios proyectos a un costo estimado de

$10,845,115 . La Secretara Auxiliar de Infraestructura Fsica y Social del DRD (Secretara

Auxiliar de Infraestructura) era la responsable de asegurarse que los contratistas realizaran

los trabajos de construccin de los proyectos conforme a los contratos formalizados . sta

le responda al Secretario del DRD.

Seleccionamos para examen cuatro subastas por $813,620 (6 por ciento) para el desarrollo de

mejoras a reas recreativas . Las mismas corresponden a la Subasta Nm. DRD-96-126 del

19 de julio de 1996 por $172,000, la Nm. DRD-98-28 del 7 de abril de 1998 por $459,620,

la Nm. DRD-98-33 del 14 de mayo de 1998 por $42,000 y la Nm. DRD-99-02 del 1 de

diciembre de 1998 por $140,000 . Para cada uno de los trabajos subastados se formaliz un

contrato con la firma a quien se le adjudic la misma. La Oficina de Gerencia de Proyectos

de Mejoras Permanentes2 era responsable de asegurarse, entre otras cosas, que los proyectos

de construccin contratados contaran con los permisos requeridos por el Gobierno . La

Secretara Auxiliar de Infraestructura supervisaba las operaciones de dicha Oficina .

2 Esta Oficina fue eliminada el 30 de junio de 2000 y sus funciones y responsabilidades se le asignaron a laSecretara Auxiliar de Infraestructura .



El examen realizado revel lo siguiente :

1)

El Secretario del DRD formaliz los contratos para realizar las obras de construccin

a las reas recreativas correspondientes a las cuatro subastas mencionadas, el 23 de

diciembre de 1996 (DRD-96-126 por $172,000), el 3 de julio de 1998 (DRD-98-33

por $42,000), el 30 de julio de 1998 (DRD-98-28 por $459,620) y el 30 de marzo

de 1999 (DRD-99-02 por $140,000) . El Secretario otorg tres de los cuatro contratos

(75 por ciento) sin obtener los permisos de construccin correspondientes de la

Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE) .

En el Artculo 17 de la Ley Nm. 76 del 24 de junio de 1975, Ley Orgnica de la

Administracin de Reglamentos y Permisos (Ley Nm. 76), segn enmendada, se

establece que para llevar a cabo trabajos de construccin y reconstruccin se obtendr

un permiso de dicha agencia .

2)

El 5 de junio de 1998 el DRD adjudic la Subasta Nm. DRD-98-33 para la

realizacin de mejoras al Parque de Pelota del Embalse de San Jos en Hato Rey

(Parque de Pelota) al contratista que result ser el postor ms bajo . La propuesta de

ste para dicha Subasta fue por $42,000 . El contrato para la realizacin de dichas

mejoras se formaliz el 3 de julio de 1998 y se concedieron 60 das calendario para la

terminacin de las mismas . El 20 de diciembre de 1998 el DRD acept la obra como

terminada. Sin embargo, el contratista no obtuvo el permiso de uso de la ARPE.

Tampoco el Secretario Auxiliar de Infraestructura y el Director de la Oficina de

Gerencia de Proyectos se lo requirieron .

En el Artculo 16 de la Ley Nm. 76 se dispone que no podr usarse ningn terreno

o edificio ni ninguna parte de stos, a menos que el uso sea de conformidad con el

permiso que concede la ARPE.

En el Artculo 5.7.1 de las Condiciones Generales para la Construccin

de Obras Pblicas (Condiciones Generales), aprobadas por el Gobernador de

Informe de Auditora DA-04-267 de mayo de 2004Unidad 1405

13

Puerto Rico el 27 de octubre de 1976 mediante el Boletn Administrativo

Nm. 3280 del 28 de octubre de 1976, se establece que el contratista, entre otras

cosas, deber de asegurarse de obtener todos los permisos necesarios para la

ejecucin adecuada y la terminacin del contrato, lo cual es de aplicabilidad al

momento en que las licitaciones son recibidas .

En el contrato formalizado con el contratista se establece, entre otras cosas, que los

pagos a ste estarn sujetos al cumplimiento de todos los requisitos, segn provistos

en las Condiciones Generales y dems documentos de los contratos . Conforme con

dichas disposiciones, y como norma de sana administracin, era responsabilidad de la

gerencia del DRD asegurarse que se obtuvieran todos los permisos necesarios para la

construccin y el uso de los proyectos de mejoras permanentes contratados.

Las situaciones sealadas le impidieron al DRD mantener un control sobre el proceso

de obtencin de permisos y de asegurarse que stos estuvieran de conformidad con

las especificaciones y a lo establecido en el contrato . Adems, le impidieron a la

ARPE ejercer su funcin fiscalizadora.

3)

El 24 de octubre de 1996 la Junta de Subastas3 (Junta) le adjudic la Subasta

Nm. DRD-96-126 al contratista (Contratista A) que result ser el postor ms bajo

por $172,000 . Esto para la restauracin y mejoras al edificio principal del Campo de

Balompi de Country Club (Campo de Balompi). El 23 de diciembre de 1996 el

Secretario del DRD formaliz el contrato con el Contratista A para realizar dichos

trabajos .

Por otro lado, el 1 de diciembre de 1998 el DRD adjudic la SubastaNm. DRD-99-02

al contratista (Contratista B) que result ser el postor ms bajo . El 30 de marzo

de 1999 el Secretario formaliz el correspondiente contrato para realizar el sistema

de alumbrado al Parque de Pelota del Barrio Candelaria en Arecibo a un costo

3 Los miembros de la Junta son designados por el Secretario del DRD. sta se compone de tres miembros enpropiedad y tres alternos .



de $140,000 . Para estos contratos el Secretario no le requiri a los contratistas que

sometieran evidencia de la pliza de Fianzas de Pago (Subasta Nm. DRD-96-126)

y de las plizas de Seguro contra Riesgos y la Pliza Flotante de Instalaciones

(Subasta Nm. DRD-99-02).

En el Apartado 7 de las Condiciones Especiales de la Invitacin a Subasta se

dispone, entre otras cosas, que para la formalizacin del contrato con el DRD el

licitador agraciado suministrar al DRD evidencia de las plizas que exigen las

Reglas de Contratacin de Obras Pblicas bajos los trminos que se establecen en

las Condiciones Generales .

En el Artculo 12 de las Condiciones Generales se establece, entre otras cosas, que

el contratista tiene que someter evidencia, entre otras, de las plizas de Fianzas de

Pago, de Seguro contra Riesgos y la Pliza Flotante de Instalaciones .

La situacin comentada deja al DRD desprovisto de unas garantas adicionales en

caso de incumplimiento por parte del contratista y pudiera ser perjudicial al DRD en

caso de reclamaciones por accidentes .

4) El contrato para la restauracin y mejoras al edificio principal del Campo de

Balompi de Country Club se formaliz el 23 de diciembre de 1996, segn se

menciona en el Apartado 3) . El 10 de enero de 1997 el Director de Gerencia de

Proyectos para Mejoras Permanentes del DRD (Director de Gerencia de Proyectos)

emiti la Orden de Proceder . Esto para que los trabajos comenzaran el 15 de

dicho mes. El 24 de enero de 1997 el Gerente del Proyecto del Contratista A solicit

una extensin de tiempo para la construccin del proyecto porque no pudo trabajar

los das 10, 11, 19 y 24 de diciembre de 1996 debido a la lluvia. Ello evidencia que

dicho Contratista comenz los trabajos o el trmite para ello sin que mediara

previamente un contrato por escrito entre las partes y sin haberse emitido la Orden de

Proceder .



En el Artculo 5.10.3 de las Condiciones Generales se establece, entre otras cosas,

que despus del otorgamiento del contrato se notificar formalmente al contratista la

Orden de Proceder con el trabajo o los servicios a ser prestados bajo el contrato .

Dicha Orden establecer la fecha en que se espera que el contratista comience la

construccin, y a partir de la cual se comenzar a contar el tiempo de construccin.

En el Artculo Sptimo del contrato se establece, entre otras cosas, que el trabajo a

ser ejecutado se iniciar dentro de los 5 das calendario a partir de la fecha de

notificacin para proceder y terminar 45 das despus de la referida fecha.

Adems, es norma de sana administracin y de control interno que los jefes de

organismos gubernamentales deben asegurarse que los trabajos a realizarse en los

diferentes proyectos de construccin o de mejoras comiencen despus que se

formalicen por escrito los correspondientes contratos y se emita la Orden de

Proceder .

La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre el

tiempo establecido para realizar la obra. Adems, expone al DRD a unos riesgos

innecesarios, lo cual pudiera ser perjudicial a los mejores intereses de ste en caso de

accidentes o controversias por la forma de realizar el trabajo .

5) En el contrato formalizado el 23 de diciembre de 1996 se le concedieron al

Contratista A 45 das para realizar los trabajos relacionados con el Campo de

Balompi . Esto a partir de la fecha de haberse emitido la Orden de Proceder . sta

se emiti el 15 de enero de 1997 . La fecha de terminacin de la obra se estableci

para el 1 de marzo de 1997 . Mediante memorando del 5 de junio de 1997 el

Arquitecto le concedi 117 das adicionales a los 45 que se haban establecido en

el contrato, por lo que el Contratista debi terminar los trabajos el 26 de junio

de 1997 . El 10 de septiembre de 1997 el Director de Gerencia de Proyectos del DRD

acept los trabajos como terminados . Esto representa 76 das despus de la fecha

establecida para finalizar la obra . Sin embargo, en los documentos examinados no se


1 6

localiz evidencia de que 102 das de los 1174 das adicionales concedidos para

terminar los trabajos fueran aprobados por escrito por un funcionario autorizado

del DRD.

En el Artculo 9(f) de la Ley Nm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de

Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico (Ley Nm. 230), segn enmendada, se

dispone que los jefes de las dependencias y entidades corporativas o sus

representantes autorizados son en primera instancia responsables de la legalidad,

exactitud, propiedad, necesidad y correccin de las operaciones fiscales del ente

gubernamental. Establece, adems, que los procedimientos para incurrir en gastos y

pagar los mismos tendrn los controles adecuados que impidan o dificulten la

comisin de irregularidades y que permitan, que de stas cometerse, se puedan

fijar responsabilidades, y que garantice, adems, la claridad y pureza de los

procedimientos fiscales . En consonancia con esta poltica pblica, y como norma de

sana administracin y de control interno, las entidades gubernamentales deben

asegurarse que cualquier extensin de tiempo para terminar los trabajos contemplados

en los contratos est aprobada por los funcionarios autorizados y se mantenga

constancia escrita.

La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre la

concesin de tiempo adicional para la terminacin de obras y le dificulta a ste

administrar adecuadamente la clusula de penalidad.

Las situaciones comentadas obedecen, principalmente, a que el Director de la Oficina de

Gerencia de Proyectos que se desempe durante el perodo auditado se apart del

cumplimiento con las mencionadas disposiciones reglamentarias y del contrato . Adems, a

que los funcionarios que se desempearon como Secretario Auxiliar de Infraestructura y

4 Los 117 das adicionales se desglosaron en : 18 das por inconvenientes, 54 das por instalacin de rejas, 30 daspara terminar el contrato y 30 das por la Orden de Cambio Nm. 1 . De estos ltimos 30 das, el DRD autoriz porescrito solamente 15 das .



Secretario del DRD durante el mencionado perodo no supervisaron adecuadamente dichas

operaciones.

b.

El DRD efectu mejoras a la cancha de baloncesto de Villa Palmeras en Santurce (cancha

de baloncesto) a un costo de $20,520. Las mejoras consistan en arreglos de la losa,

instalacin de focos, plomera y canastos de baloncesto . La Divisin de Compras estaba a

cargo de los trmites para llevar a cabo las subastas . sta estaba bajo la supervisin

del Secretario Auxiliar de Administracin. Dicho funcionario le responda al Secretario

del DRD.

El examen de dichas mejoras y los pagos correspondientes revel lo siguiente:

1)

Para realizar dichas mejoras el DRD no celebr una subasta informal ni tampoco

solicit cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores .

En el Artculo 12.1 del Reglamento de Adquisicin del Departamento de

Recreacin y Deportes (Reglamento de Adquisicin), aprobado el 22 de abril

de 1996 por el Secretario del DRD, se establece, entre otras cosas, que al adquirir

mediante compra se utilizar uno de los siguientes procedimientos dependiendo de las

circunstancias que den margen a la compra, subasta formal, subasta informal o

mercado abierto. En el Artculo 82.10 de dicho Reglamento se denomina la subasta

informal como cualquier adquisicin cuya cuanta flucte entre $10,000 hasta

$30,000.

La situacin comentada no permite la libre competencia entre los proveedores en

detrimento de los mejores intereses del DRD. Adems, propicia el ambiente para

favoritismos y que se cometan irregularidades y que no se detecten atiempo.

2)

El 24 de mayo de 1999 el proveedor que realiz la mejora a la cancha de baloncesto

someti al DRD una factura al cobro por $20,520. La Directora de la Regin



Metropolitana y el Secretario Auxiliar de Infraestructura certificaron que el proveedor

realiz las mejoras a la mencionada cancha . stos autorizaron el pago de dicha

factura el 15 de septiembre de 2000. Esto representa aproximadamente 16 meses

despus de haberse sometido la misma. El DRD no formaliz un contrato por escrito

para realizar dichas mejoras. Para el pago de dicha factura, el 9 de octubre de 2000,

la Subsecretaria del DRD emiti la Resolucin Nm. 2001-157, Nunc Pro Tunc, para

reconocer la deuda. A base de dicha Resolucin, el 20 de octubre de 2000 la

Divisin de Finanzas emiti el Comprobante de Pago Nm. 01002978 a nombre del

contratista por $20,520.

En el Artculo 9(a) de la Ley Nm. 230 se establece que las dependencias ordenarn

obligaciones y desembolsos de sus fondos pblicos nicamente para obligar o pagar

servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones u otros conceptos que

estuviera autorizados por ley. El Secretario contabilizar las obligaciones y efectuar

y contabilizar los desembolsos a travs de documentos que sometan las

dependencias, los cuales sern previamente aprobados para obligacin o pago por el

jefe de la dependencia correspondiente o por el funcionario o empleado que ste

designare como su representante autorizado . En consonancia con esta disposicin, y

como norma de sana administracin y de control interno, las entidades

gubernamentales deben formalizar contratos por escrito para la prestacin de

servicios . Adems, la prctica de realizar desembolsos mediante resoluciones nunc

pro tunc es contraria a la Ley Nm. 230.

La situacin comentada expone al DRD a riesgos innecesarios que deben evitarse .

De surgir una diferencia de criterio entre las partes podra propender a una litigacin

que consuma tiempo y recursos valiosos del Gobierno . Por otro lado, no permite al

DRD cumplir con la poltica de radicar los contratos que formalice a las agencias

concernidas para su anlisis o aprobacin.



3)

En los documentos suministrados para examen5 no se localiz evidencia relacionada

con el funcionario que solicit las mejoras a la cancha de baloncesto y la fecha en que

el proveedor realiz las mismas. Tampoco la fecha en que la Directora de la Regin

Metropolitana y el Secretario Auxiliar de Infraestructura aceptaron los trabajos como

terminados . Funcionarios de la Secretara Auxiliar de Infraestructura no nos pudieron

suministrar dicha informacin.

En el Artculo 9(f) de la Ley Nm. 230 se establece que los jefes de las

dependencias y entidades corporativas o sus representantes autorizados son en

primera instancia responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y

correccin de las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, adems,

que los procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrn los

controles adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que

permitan, que de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice,

adems, la claridad y pureza de los procedimientos fiscales . En consonancia con esta

poltica pblica, y como norma de sana administracin y de control interno, las

entidades gubernamentales deben asegurarse de mantener evidencia escrita de todas

las transacciones realizadas y que contengan informacin sobre el funcionario que

solicit los servicios, la fecha en que se prestaron los mismos y la fecha en que stos

fueron aceptados.

La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado de las

operaciones relacionadas con dichas mejoras. Ello propicia el ambiente para la

comisin de irregularidades y que stas no se detecten a tiempo para fijar

responsabilidades .

Las situaciones comentadas obedecen, principalmente, a que los funcionarios que se

desempearon como Secretario Auxiliar de Infraestructura y de Administracin durante el

5 Dichos documentos consistan en el Reconocimiento de Deuda, la Factura al Cobro del Suplidor, y elComprobante de Pago contra Obligacin .

Informe de Auditoria DA-04-267 de mayo de 2004Unidad 1405

20

perodo auditado se apartaron de lo dispuesto en la reglamentacin aplicable y no

protegieron los mejores intereses del DRD. Adems, a que el Secretario del DRD que se

desempe durante dicho perodo no supervis adecuadamente dichas operaciones .

En la carta del Secretario, ste nos inform, entre otras cosas, que:

En todo proyecto de construccin se requiere al contratista los permisos, una vez esfirmado el contrato y tramitada la orden de proceder. [Apartado a.1)]

En el actual proceso, se establece que una vez el proyecto es otorgado por la Juntade Subastas se le escribe a la compaa agraciada para que someta los segurosrequeridos y plan de trabajo. De la compaa no someter dichos documentos seprocede a cancelar la adjudicacin . [Apartado a.3)]

Actualmente, toda compaa que no tenga un contrato formalizado y la orden deproceder otorgada no puede comenzar a trabajar en el proyecto . La compaa querealice trabajos por su cuenta sin estos documentos asumir la responsabilidad sifinalmente no se le otorga el contrato . [Apartado a.4)]

Todo servicio ofrecido a la Agencia es tramitado mediante una orden de compra ocontrato . En comunicacin de 3 de marzo de 2003 dirigida a los SecretariosAuxiliares, Directores de Oficina y Directores Regionales se les inform que no seavalara ninguna solicitud de reconocimiento de deuda que no cumpliera con elproceso establecido . [Apartado b.2)]

Vanse las recomendaciones l.a . a la e., 2.a . a la d. y 3.a .

Hallazgo 2 - Falta de estudio para el desarrollo de facilidades recreativas y otrasdeficiencias relacionadas con la contratacin para la construccin del Monumento alGigante de Carolina

a .

La Legislatura asign $1,070,702 al DRD mediante seis resoluciones conjuntas emitidas

entre el 27 de octubre de 1994 y el 14 de julio de 1998 para el desarrollo del Proyecto

Monumento al Gigante de Carolina Felipe Birriel (Proyecto) . Dicho Proyecto inclua

un parque pasivo con facilidades recreativas para el disfrute de la ciudadana en general .

Para desarrollar dicho Proyecto el 5 de junio de 1997 el DRD compr 8.5017 cuerdas de

terreno (parcela) ubicadas en el Barrio Barrazas de Carolina a un costo de $131,800 .



Los funcionarios a cargo de la Oficina de Bienes Races del DRD no realizaron un estudio

de viabilidad para determinar, entre otros, el tipo de proyecto a realizar y la cantidad de

terreno necesario para el mismo. De las 8.5017 cuerdas que componan la parcela el DRD

slo utiliz aproximadamente 3 cuerdas. Adems, nuestros auditores visitaron el Proyecto

el 23 de agosto, 23 de octubre y 8 de noviembre de 2002 y observaron que el mismo

permaneca cerrado, estaba en completo abandono y el pblico no lo visitaba. ste no

contaba con el servicio de luz elctrica y el servicio de agua no estaba conectado a

las facilidades construidas. Adems, mediante otra visita al Proyecto el 24 de enero

de 2003 nuestros auditores observaron que el mismo se encontraba en igual estado . Esto

fue confirmado por los vecinos del lugar y por funcionarios del DRD mediante entrevistas

realizadas durante las visitas.

En el Artculo 2(g) de la Ley Nm. 230 se establece, como parte de la poltica pblica del

Gobierno, que los gastos del Gobierno se hagan dentro de un marco de utilidad y

austeridad . En consonancia con dicha poltica pblica, y como norma de sana

administracin, los jefes de las entidades gubernamentales deben asegurarse de planificar el

desarrollo de los proyectos y realizar los estudios de viabilidad correspondientes.

La situacin comentada priva al DRD de una herramienta til al momento de tomar

decisiones en la asignacin de recursos . Adems, da lugar a que stos se inviertan en la

construccin de facilidades que luego no se utilicen adecuadamente y stas se expongan al

deterioro y al vandalismo .

La situacin comentada es indicativa de que los funcionarios que se desempearon como

secretarios auxiliares de la Secretara Auxiliar de Infraestructura del 1 de julio de 1994 al

26 de junio de 2000 se apartaron del cumplimiento con la mencionada disposicin de ley y

de normas de sana administracin . Adems, a que el Secretario del DRD que se desempe

durante dicho perodo no ejerci una supervisin adecuada sobre dichas operaciones.

b.

El 7 de abril de 1998 el DRD celebr la Subasta Nm. DRD-98-28 para la construccin

del Proyecto mencionado en el Apartado a. Para dicha Subasta se recibieron



dos cotizaciones, una por $899,000 y otra por $797,232 . Las especificaciones fueron

preparadas por una firma de ingenieros y arquitectos (Consultor) contratados por el DRD el

5 de marzo de 1998 . Adems, en esa misma fecha el DRD contrat al Consultor para que

asesorara a la Junta y supervisara la construccin del Proyecto .

Cada licitador someti un desglose del costo por cada una de las partidas incluidas en la

licitacin. El 8 de abril de 1998 la Secretaria de la Junta someti al Secretario Auxiliar de

Infraestructura el desglose de las partidas de los licitadores para anlisis y recomendacin y

ste, a su vez,6 lo someti al Consultor para su evaluacin . El 20 de mayo de 1998 el

Consultor, luego de evaluar el desglose de las partidas, recomend que se adjudicara la

subasta al postor que cotiz ms alto . Esto porque el licitador que cotiz el precio ms bajo

haba incumplido con otros contratos otorgados para realizar obras de construccin . Basada

en la referida recomendacin, el 15 de junio de 1998 la Junta le adjudic la subasta a

dicho postor (Contratista) por $459,620 y el 30 de julio de 1998 se formaliz el contrato .

Mediante cuatro rdenes de cambio emitidas el 23 y 30 de noviembre de 1998 y 19 y 30 de

marzo de 1999 el monto del contrato aument por $128,323, lo que representa un total de

$587,943 . En la adquisicin de la parcela y la construccin del Proyecto se invirtieron

$1,055,123. Dicho Proyecto fue realizado entre el 6 de agosto de 1998 y el 26 de junio

de 2000 . 8 La administracin del Proyecto estaba a cargo de la Secretara Auxiliar de

Infraestructura.


1)

La Junta no le exigi al Contratista que presentara, junto con la propuesta, un

desglose por partida de los distintos materiales que habra de utilizar, indicando la

unidad, la cantidad, el precio unitario y la mano de obra .

6 En los documentos examinados no se estableci la fecha en que el Secretario Auxiliar de la Secretara Auxiliar deInfraestructura someti los documentos de la subasta al Consultor.

7 Compra de terreno, $131,800 ; servicios profesionales y consultivos, $74,500 ; estatua de bronce y placa, $75,000 ;movimiento de terreno, $185,880 ; y construccin del parque, $587,943 .

8 Segn los documentos examinados, el Proyecto fue inaugurado el 19 de octubre de 2000.



En el Apartado 6 de las Condiciones Especiales de la Invitacin a Subasta

Formal, que forma parte del Pliego de Subasta (Condiciones Especiales de la

Invitacin a Subasta) se dispone, entre otras cosas, que el licitador favorecido, antes

de formalizar el contrato, presentar su propuesta haciendo un desglose por partidas

de los distintos materiales que habr de utilizar, indicando la unidad, la cantidad, el

precio unitario, mano de obra y precio total .

La situacin sealada no le permite a los funcionarios a cargo de aprobar, autorizar y

preintervenir los pagos llevar a cabo una revisin adecuada de las facturas sometidas

por el Contratista . Adems, no le permite mantener un control adecuado de los gastos

reclamados propiciando el ambiente para que se realicen pagos indebidos .

2)

Como parte de la evaluacin realizada por el Consultor, ste lleg a acuerdos con el

Contratista para realizar ajustes a su propuesta . stos consistieron en eliminar

ocho partidas por $598,900 de la oferta original de dicha Subasta . En su lugar, se

aadieron tres partidas por $80,500 y se negociaron precios en otras siete partidas

por $379,120 para un costo total por los trabajos a realizar de $459,620 . Los precios

negociados en 5 de las 7 partidas negociadas aumentaron entre un 12.50 y

256.2 por ciento los precios sometidos por el Contratista en su oferta original y

solamente en 2 partidas el precio se redujo . En una de las partidas se redujo en un

42.69 por ciento y en la otra partida hubo una reduccin a causa de la relacin directa

entre la reduccin en la oferta de la subasta y pago de seguros y arbitrios . En los

documentos examinados no se localiz evidencia que indicara las razones para

realizar dichos ajustes y qu motiv el aumento en las mencionadas cinco partidas .

Tampoco que la Junta autorizara al Consultor a negociar directamente con el

Contratista.

Mediante cartas del 25 de febrero y 8 de abril de 2003 nuestros auditores solicitaron

al Secretario del DRD los acuerdos tomados en la negociacin entre el Consultor y el

Contratista. En carta del 10 de abril de 2003 el Secretario del DRD nos indic que en

los expedientes de la subasta en la Secretara Auxiliar de Infraestructura no se



localiz dicha informacin. Indic, adems, que el 3 de marzo de 2003 le curs una

carta al Consultor solicitndole dicha informacin y no recibi contestacin de la

misma.

En el Artculo 9(f) de la Ley Nm. 230 se dispone que los jefes de las dependencias

y entidades corporativas o sus representantes autorizados son en primera instancia

responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de

las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, adems, que los

procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrn los controles

adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que permitan,

que de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, adems, la

claridad y pureza de los procedimientos fiscales . En consonancia con esta poltica

pblica, y como norma de sana administracin y de control interno, las entidades

gubernamentales deben asegurarse que todas las transacciones estn justificadas,

como en este caso, con la evidencia escrita que establezca las razones que motivaron

el aumento en las partidas negociadas y de la autorizacin de la Junta para que el

Consultor negociara directamente con el Contratista dichos acuerdos .

La situacin comentada no le permite al DRD mantener un control adecuado sobre el

proceso de evaluacin de propuestas recibidas y propicia el ambiente para que se

cometan irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo . Adems, el Consultor

se adjudic prerrogativas que no le correspondan.

3)

Durante el desarrollo del Proyecto el Contratista someti, para la consideracin y

recomendacin del Consultor, cuatro rdenes de cambio por $225,383 . stas

correspondan a la Orden de Cambio Nm. 1 del 23 de noviembre de 1998

por $9,313 para relocalizar un poste, eliminar y relocalizar unas lneas elctricas y

la disposicin de materiales; la Orden de Cambio Nm. 2 del 30 de marzo de 1999

por $151,330 para la construccin de cobertizos, accesorios y equipos de baos,

movimiento de tierra, remocin de rboles, verja de hormign y mogolla en la calle y

estacionamiento ; la Orden de Cambio Nm. 3 del 30 de noviembre de 1998



por $22,740 para movimiento de tierra adicional y la Orden de Cambio Nm. 4

del 19 de marzo de 1999 por $42,000 para realizar trabajos en el piso de las

plazas de entrada y en la del monumento . En la solicitud de las rdenes de cambio

Nms. 1 y 2 el Contratista le indic al Consultor que los trabajos requeridos en las

mismas ya estaban en proceso .

El 9 de diciembre de 1998 y el 8 de abril de 1999 el Consultor le recomend al

Secretario Auxiliar de Infraestructura la aprobacin de la Orden de Cambio Nm. 1

por $9,313 y la Orden de Cambio Nm. 2 por $75,690,9 respectivamente . La

Orden de Cambio Nm. 1 recibi la aprobacin del Secretario Auxiliar de

Infraestructura, y el 21 de enero de 1999 ste la someti ante la consideracin de la

Junta para su autorizacin. Mediante carta del 1 de febrero de 2000 el Consultor le

inform al Secretario Auxiliar de Infraestructura que las mencionadas rdenes de

cambio se haban recomendado durante el desarrollo del Proyecto . Adems, le

indic que los trabajos contemplados en las rdenes de cambio Nms. 1 y 2 se

incluyeron en una sola orden de cambio, la Orden de Cambio Nm.1 por $54,023 .

Los trabajos de las rdenes de cambio Nms. 2 y 3 se incluyeron en la Orden de

Cambio Nm. 2 por $74,300, para un total de $128,323 . Los trabajos contemplados

en las mencionadas rdenes de cambio se realizaron sin que fueran autorizadas por

escrito por la Junta de Subastas o por la Oficina de Compras.

En la Clusula 20 de las Condiciones Especiales de la Subasta Nm. DRD-98-28

se establece, entre otras cosas, que el Contratista no llevar a efecto ningn cambio en

los trabajos cubiertos por el contrato sin una autorizacin escrita de la Junta de

Subastas o de la Oficina de Compras .

4) Durante la evaluacin de las rdenes de cambio mencionadas en el Apartado

anterior se realizaron cambios relacionados al alcance de los trabajos a realizar y el

costo de los mismos . En las dos primeras rdenes de cambio el alcance de los

9 Importe recomendado por el Consultor para la Orden de Cambio Nm. 2 .



trabajos a realizar y el costo de los mismos era de $160,643 ($9,313 + $151,330) y

para las restantes dos rdenes de cambio de $64,740 ($22,740 + $42,000) . Los

trabajos relacionados con las primeras dos rdenes de cambio se realizaron mediante

la Orden de Cambio Nm. 1 M23 de noviembre de 1998 por $54,023 y los de las

dos rdenes restantes, mediante la Orden de Cambio Nm. 2 del 30 de marzo

de 1999 por $74,300 . Esto representa una diferencia de $106,620 y $9,560,

respectivamente . En los documentos examinados no se localiz evidencia del anlisis

realizado por el Secretario Auxiliar de Infraestructura y de los criterios utilizados para

efectuar los mencionados ajustes .

En el Artculo 9(f) de la Ley Nm. 230 se dispone que los jefes de las dependencias

y entidades corporativas o sus representantes autorizados son, en primera instancia,

responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de

las operaciones fiscales del ente gubernamental. Establece, adems, que los

procedimientos para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrn los controles

adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que permitan,

que de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice, adems, la

claridad y pureza de los procedimientos fiscales . En consonancia con esta poltica

pblica, y como norma de sana administracin y de control interno, las entidades

gubernamentales deben mantener evidencia escrita de los anlisis y criterios

utilizados para realizar ajustes a las rdenes de cambio sometidas por los contratistas

y recomendadas por los consultores .

Las situaciones comentadas en los apartados 3) y 4) no le permiten al DRD mantener un

control adecuado sobre el proceso de aprobacin de las rdenes de cambio y propicia el

ambiente para que se cometan irregularidades y que no se detecten a tiempo . Adems, lo

comentado en el Apartado 3) le impide a la Junta de Subastas pasar juicio previamente

sobre la correccin de las rdenes de cambio para tomar las determinaciones de lugar .

Las situaciones comentadas son indicativas de que los funcionarios que se desempearon

como secretarios auxiliares de la Secretara Auxiliar de Infraestructura durante el perodo


En la carta del Secretario, ste nos inform que :

27

auditado no velaron por el cumplimiento con las mencionadas disposiciones reglamentarias

y de normas de sana administracin y control interno . Adems, a que el Secretario que

actu durante dicho perodo no supervis adecuadamente dichas operaciones .

A raz de la implantacin de la Ley Nm. 8 del 8 de enero de 2004, ley sobre lareestructuracin del Departamento de Recreacin y Deportes, contaremos con unaestructura en la cual reclutaremos personal especializado, entre ellos, unplanificador . ste nos facilitar los estudios de viabilidad en los procesos decompra de terrenos para la construccin de las instalaciones recreativas cnsonascon las guas y criterios que tendr el Departamento para estos casos .[Apartado a.]

Actualmente para negociar con los contratistas es necesario la autorizacin de laJunta de Subastas . La Delegada Compradora es la persona que tiene la potestad porley para negociar los proyectos. [Apartado b.2)]

El Contratista somete las rdenes de cambio al Secretario Auxiliar deInfraestructura y a su vez se enva al Ingeniero Asesor para su evaluacin yrecomendacin . De las recomendaciones ser favorables, el Secretario Auxiliar lasenva a la Junta de Subastas para la evaluacin y determinacin de la misma.[Apartado b.3) y 4)]

Vanse las recomendaciones 2.e . a la h. y 4 .

Hallazgo 3 - Penalidades dejadas de cobrar por la entrega tarda de proyectos deconstruccin

a .

De las cuatro subastas examinadas para la construccin de los proyectos mencionados en el

Hallazgo 1, en tres de ellas (75 por ciento) no se localiz evidencia en los documentos

examinados de las razones por las cuales el DRD no cobr $55,300 por penalidades a los

contratistas por la entrega tarda de los mismos, segn se indica :

1)

En el contrato formalizado con el Contratista el 30 de julio de 1998 para la

construccin del Proyecto Monumento al Gigante de Carolina se estableci que el

mismo deba terminar el 19 de junio de 1999 .

Sin embargo, ste fue aceptado por


2)

3)

28

el DRD el 26 de junio de 2000 .

Esto representa 371 das despus de la fecha

establecida en el contrato para terminar el Proyecto . El DRD le pag al Contratista

por dichos trabajos $587,942, entre el 16 de diciembre de 1998 y el 22 de septiembre

de 2003 .

El 5 de junio de 1998 se adjudic la Subasta Nm. DRD-98-33 al Contratista a un

costo de $42,000 para la realizacin de mejoras al Parque de Pelota del Embalse de

San Jos en Hato Rey (Parque de Pelota) . El contrato para realizar dichas mejoras se

formaliz el 3 de julio de 1998 y se le concedi al Contratista 60 das calendario para

terminar las mismas. A base de ello, las mejoras deban estar terminadas el 26 de

septiembre de 1998 . El DRD acept la obra terminada en un 100 por ciento el 20 de

diciembre de 1998 . Esto representa 85 das despus de la fecha establecida en el

contrato para terminar las mejoras . El DRD le pag al Contratista $42,000 en

dos pagos efectuados el 12 de abril ($41,580) y el 18 de junio de 1999 ($420).

El contrato para realizar los trabajos relacionados con el Campo de Balompi se

formaliz el 22 de diciembre de 1996 . Para terminar los mismos se establecieron

45 das despus de la Orden de Proceder, la cual se emiti el 15 de enero de 1997 .

La fecha de terminacin de la obra se estableci para el 1 de marzo de 1997 .

Mediante memorando del 5 de junio de 1997 el Arquitecto le concedi 1171 das

adicionales a los 45 que se haban establecido en el contrato, por lo que el Contratista

debi terminar los trabajos el 26 de junio de 1997 . El 10 de septiembre de 1997 el

Director de Gerencia de Proyectos del DRD acept los trabajos como terminados .

Esto representa 76 das despus de la fecha establecida para terminar la obra . El

DRD le pag al Contratista por dichos trabajos $174,828 entre el 21 de mayo y 13 de

septiembre de 1999 .

10 Los 117 das adicionales se desglosaron en : 18 das por inconvenientes, 54 das por instalacin de rejas, 30 daspara terminar el contrato y 30 das por la Orden de Cambio Nm. 1 . De estos ltimos 30 das, el DRD autoriz porescrito solamente 15 das .



En el Apartado 16 de las Condiciones Especiales de la Invitacin a Subasta, en virtud

de las cuales se otorgaron dichos contratos, se establece, entre otras cosas, que en caso de

que el Contratista falle en entregar las mejoras en el tiempo establecido en el contrato,

vendr obligado a pagar al DRD la cantidad de $100 por cada da calendario de retraso de

la obra .

En la Clusula Sptima de los contratos para los mencionados proyectos se estableci una

disposicin similar a lo establecido en el Apartado 16 de las Condiciones Especiales de la

Invitacin a Subasta.

En el Artculo 2(f) de la Ley Nm. 230 se establece que independientemente del control

previo general que se establezca para todas las operaciones cada rama del Gobierno, los

jefes de dependencias y entidades corporativas sean en primera instancia responsables de la

legalidad, correccin, exactitud, necesidad y propiedad de las operaciones fiscales que sean

necesarias para llevar a cabo sus respectivos programas. Como parte de ello, y como norma

de sana administracin, los funcionarios de los organismos gubernamentales deben velar

por el cumplimiento con las clusulas de los contratos o por el contrario, como en este caso,

deben dejar evidencia escrita de las razones por las cuales no se cobran las penalidades a los

contratistas por haber terminado la obra despus del tiempo concedido para ello .

Las situaciones comentadas no le permiten al DRD mantener un control adecuado sobre

la administracin de la clusula de penalidad y ste pudo haber dejado de cobrar $55,300

(371 x $100 = $37,100; 85 x $100 = $8,500 y 97 x $100 = $9,700) de penalidades a los

contratistas por terminar las obras de construccin tardamente. Adems, la prctica de no

imponer penalidades propicia el ambiente para que los contratistas no cumplan con las

fechas establecidas en los contratos para terminar las obras en perjuicio de los mejores

intereses del DRD.

La situacin comentada es indicativa de que el Secretario Auxiliar de Infraestructura que se

desempe durante el perodo auditado se apart de lo dispuesto en el contrato y no



protegi los mejores intereses del DRD. Adems, a que el Secretario del DRD que actu

durante dicho perodo no realiz una supervisn adecuada de dichas operaciones .

Vase la Recomendacin 2.i.

Hallazgo 4 - Deficiencias relacionadas con la administracin de un contrato de serviciosprofesionales

a .

El 22 de octubre de 1997 el Secretario otorg el Contrato Nm. 98-110 a un Ingeniero

para la prestacin de servicios profesionales y consultivos en arquitectura, diseo,

agrimensura, e ingeniera y supervisin en los proyectos de construccin en las

instalaciones recreativas y deportivas . Como parte del contrato se incluy un anejo con los

proyectos y ubicacin de los lugares donde el Ingeniero realizara los servicios y el costo

por cada proyecto con la fecha de terminacin de los mismos. El 7 de enero de 1998 se

enmend el contrato para incluir como parte de los proyectos las mejoras al Parque de

Pelota del Embalse San Jos en Hato Rey. En el anejo que form parte de la enmienda al

contrato se estableci que el Ingeniero cobrara por el diseo de las mejoras al Parque de

Pelota $1,500 y por la supervisin de dichas mejoras $489.

El 21 de mayo de 1999 se formaliz el segundo Contrato Nm. 98-315 con el Ingeniero

para la prestacin de servicios profesionales y consultivos a unos proyectos distintos a los

mencionados en el Contrato Nm. 98-110 . En este segundo contrato tambin se incluy el

diseo del Parque de Pelota por $2,371 y la supervisin de ste por $489 . La supervisin

de los trabajos de mejoras en el Parque de Pelota por parte del Ingeniero empez el 13 de

julio de 1998 y las mejoras efectuadas por el Contratista fueron aceptadas por la Directora

de la Regin Metropolitana del DRD el 21 de diciembre de dicho ao .

Por virtud de los dos contratos mencionados y su enmienda, el DRD le pag honorarios al

Ingeniero por $160,081 . De stos, $135,956 correspondan al Contrato Nm. 98-110 y

$24,125 al Nm. 98-315 . Los pagos se efectuaron entre el 20 de noviembre de 1997 y

el 16 de enero de 2001 . La Secretaria Auxiliar de Infraestructura era la responsable de

asegurarse de que el Ingeniero prestara los servicios indicados, de acuerdo con lo


31

establecido en los contratos . La Divisin de Finanzas estaba a cargo de la preintervencin

de las facturas sometidas para pago por el Ingeniero . Dicha Divisin estaba bajo la

supervisin del Secretario Auxiliar de Administracin . La Secretaria Auxiliar de

Infraestructura y el Secretario Auxiliar de Administracin le respondan al Secretario

del DRD.


1)

El 12 de mayo de 1998 el Ingeniero someti una factura por $1,500 al DRD por los

servicios de diseo del Parque de Pelota. Dicha factura fue pagada el 3 de agosto

de ese mismo ao . La misma se someti en virtud del Contrato Nm. 98-110 y la

enmienda del 7 de enero de 1998 . Posteriormente, el 24 de mayo de 1999 el

Ingeniero someti otra factura por $2,860 . sta inclua $2,371 correspondientes a los

servicios de diseo del Parque de Pelota y $489 por la supervisin de los trabajos de

mejoras. Esta factura se pag el 22 de octubre de 1999 . El DRD no realiz una

preintervencin adecuada de dichas facturas, por lo que pag $2,371 indebidamente

al Ingeniero por los servicios de diseo del Parque de Pelota. Esto porque

dichos servicios se haban pagado el 3 de agosto de 1998 en virtud del Contrato

Nm. 98-110 . A solicitud de nuestros auditores, el Ingeniero nos inform, mediante

carta del 16 de noviembre de 2002, que los trabajos de diseo se realizaron en virtud

de la enmienda del 7 de enero de 1998 al primer contrato (Contrato Nm. 98-110) y

los trabajos de supervisin mediante el segundo contrato (Contrato Nm. 99-315).

En el Artculo 2(e) de la Ley Nm. 230 se establece, como poltica pblica, que debe

existir un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma

efectiva en el desarrollo de proyectos y programas encomendados a cada dependencia

o entidad corporativa . Adems, en el Artculo 2(f) de dicha Ley se establece que

independientemente del control previo general que se establezca para todas las

operaciones de cada rama del Gobierno, los jefes de dependencias y entidades

corporativas sean en primera instancia responsables de la legalidad, exactitud,

propiedad, necesidad y correccin de los gastos que se sometan para pago . En



consonancia con esta poltica pblica, y como norma de sana administracin, las

entidades deben asegurarse de realizar una preintervencin adecuada de las facturas

sometidas para pago por los contratistas para evitar que se realicen pagos indebidos .

2)

Las mejoras al Parque de Pelota se desarrollaron del 13 de julio al 20 de diciembre

de 1998 . En los documentos examinados no se localiz evidencia de que el Ingeniero

supervisara semanalmente el proyecto y que rindiera un informe mensual sobre el

proceso y evaluacin de la obra con las recomendaciones pertinentes. Mediante

cartas del 27 de enero y 30 de abril de 1999 el Ingeniero le inform al Secretario

Auxiliar de Infraestructura que visit el proyecto del Parque de Pelota en esas mismas

fechas . Esto, luego de haberse aceptado como terminados los trabajos realizados en

el Parque de Pelota .

En la Quinta Clusula del Contrato Nm. 98-110 del 22 de octubre de 1997 se

establece, entre otras cosas, que durante la fase de construccin del proyecto

supervisar semanalmente el proyecto . Rendir al DRD un informe mensual sobre el

proceso y evaluacin de la construccin con las recomendaciones pertinentes, no ms

tarde del quinto da calendario del mes siguiente. Una disposicin similar se

estableci en la Segunda Clusula del Contrato Nm. 99-315 del 21 de mayo

de 1999 formalizado con el Ingeniero.

En el Artculo 3.2.4 de las Condiciones Generales se indica que el arquitecto"

realizar visitas peridicas a las reas para familiarizarse con el desarrollo y la calidad

de los trabajos, a fin de determinar si se estn realizando de acuerdo con lo

contratado . A base de estas visitas el Ingeniero le informara al DRD del progreso de

los trabajos y velarn por que los trabajos se realicen de acuerdo con los mejores

intereses de dicha entidad. En las Condiciones Generales se establece, adems, la

obligacin del arquitecto de producir ciertos documentos esenciales para la

administracin del proyecto .

11 En el caso del DRD es el Ingeniero.



La situacin comentada en el Apartado a.1) dio lugar a que se pagara indebidamente

$2,371 al Ingeniero y priv al DRD de recursos que pudo utilizar para atender otras reas

operacionales . Lo comentado en el Apartado a.2) le impidi al DRD asegurarse que los

trabajos de construccin se realizaron de acuerdo con los planos y a lo acordado con el

Contratista. Adems, da lugar a que se efecten pagos por servicios no prestados .

Las situaciones comentadas obedecen, principalmente, a que el Secretario Auxiliar de

Infraestructura no vel por que se cumplieran con las mencionadas disposiciones de sana

administracin y de las clusulas contractuales . Adems, a que el Secretario del DRD que

actu del 22 de octubre de 1997 al 31 de diciembre de 2000 no supervis adecuadamente

estas operaciones .

Vanse las recomendaciones 2.j . y 3.b . y e.

Hallazgo 5 - Deberes y funciones conflictivas de un miembro de la Junta

a .

El 9 de marzo de 1998 el Secretario nombr a un Ayudante Especial como miembro de la

Junta de Subastas . El 25 de enero de 1999 el Secretario autoriz a ste a firmar el

Documento de Origen de Contrato y Obligacin para Contratos (Modelo SC-717)

y el Comprobante de Pago de Suplidor por Contrato (Modelo SC-735), entre otros .

Estos documentos de naturaleza fiscal se utilizaban para autorizar la obligacin y el

desembolso, respectivamente, relacionados con las subastas . Las funciones de autorizar los

mencionados documentos son conflictivas con la funcin de ser miembro de la Junta.

En el Artculo 51.1A del Reglamento de Adquisicin se establece, entre otras cosas, que

ninguno de los miembros de la Junta podr llevar a cabo funciones relacionadas directa o

indirectamente con la gestin de adquisicin del Departamento .

En el Artculo 4(f) de la Ley Nm. 230 se establece, entre otras cosas, que la organizacin

fiscal que disee y apruebe el Secretario para las dependencias y entidades corporativas

deber proveer para que en el proceso fiscal exista una debida separacin de funciones y

responsabilidades que impida o dificulte la comisin de irregularidades, proveyendo, al



mismo tiempo, para una canalizacin ordenada y rpida de las transacciones financieras.

Como parte de ello, y como norma de sana administracin y de control interno la funcin

de aprobar la adquisicin de bienes y servicios y la aprobacin de los desembolsos no debe

recaer en un mismo funcionario.

La situacin sealada no permite mantener un control adecuado sobre dichas operaciones y

propicia el ambiente para que se cometan irregularidades y que no se puedan detectar a

tiempo .

La situacin comentada obedece, principalmente, a que el Secretario se apart del

cumplimiento con la mencionada disposicin reglamentaria y de normas de sana

administracin y de control interno.

Vase la Recomendacin 5.


DEPARTAMENTO DE RECREACIN YDEPORTES

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARONDEL 1 DE JULIO DE 1997 AL 30DE JUNIODE 2002

35

ANEJO 1

Asesoramiento Legal12

12 Desde agosto de 1998 se llama Oficina de Asesoramiento Legal y anterior a agosto de 1998 se llamaba Oficinade Servicios Legales.

PERODONOMBRE CARGO DESDE HASTA

Hon. Jorge L. Rosario Noriega Secretario 3 ene. 01 30 jun. 02

Sr . Eric R. Labrador Rosa 53 1 jul. 97 31 dic. 00

Srta. AnaC. Bentez Torres Subsecretaria 16 ene. 01 30 jun. 02

Sra. Lourdes Coln Morales 53 1 mayo 00 31 dic. 00

Sr . Jos Franqui Romn Subsecretario 1 jul. 97 30 abr. 00

CPA Gretchen I. Ferr Tirado Directora de Auditora Interna 1 feb. 01 30 jun. 02

Sr . EdimburgoMelndez Rivera Director de Auditora Interna 16 dic. 00 31 ene. 01Interino

" Director de Auditora Interna 16 abr. 98 15 dic. 00

Sra. Hilda Snchez Ros Directora de Auditora Interna 1 jul. 97 15 abr. 98Interina

Lic. Marisara Melndez Torres Directora de la Oficina de 16 ene. 01 30 jun. 02Asesoramiento Legal

Vacante Director de la Oficina de 19 abr. 00 15 ene. 01Asesoramiento Legal

Lic. Jos A. Ramos Aponte 53 2 ago. 99 18 abr. 00

Vacante 53 16 jul. 99 1 ago. 99

Lic. Luisa Arroyo Abada Directora de la Oficina de 1 jul. 97 15 jul. 99


13 Antes dejulio de 1999 se llamaba Secretario Auxiliar de Conservacin y Mantenimiento .

14 Este puesto se elimin el 30 dejunio de 2000 .

PERODO

36

CONTINUACIN DELANEJO 1

NOMBRE CARGO DESDE HASTA

Sr . Jos A. Riefkohl Marty Secretario Auxiliar de la Secretara 16 ene. 00 30 jun. 02Auxiliar de Infraestructura Fsica

13y Social

Vacante 53 1 sep. 00 15 ene. 01

Sr . Luis F. lvarez Torres 53 1 mayo 00 31 ago. 00

Sra. Lourdes Coln Morales Secretaria Auxiliar de la Secretara 1 jul. 99 30 abr. 00Auxiliar de Infraestructura Fsicay Social

Vacante Secretario Auxiliar de la Secretara 16 mayo 99 30 jun. 99Auxiliar de Infraestructura Fsicay Social

Sr . Jos R. Tormos Picn 53 1 jul. 97 15 mayo 99

Sr . Pedro Efran Martnez Peterson Director de la Oficina de Gerencia 1 ene. 97 30 jun. 00de Proyectos de MejorasPermanentes 14

Sr . Ramn A. Ortega Rodrguez Secretario Auxiliar de 19 ene. 01 30 jun. 02Administracin

Vacante 53 17 dic. 00 18 ene. 01

Sra. Carmen L. Cruz Matos Secretaria Auxiliar de 1 jul. 97 16 dic. 00Administracin

Sra. Mara Cristina Ortiz Navarro Directora de Finanzas 1 jul. 97 30 jun. 02

Sra. IrmaN. Rosario Ortiz Directora de Compras 16 ago. 98 30 jun. 02

Sr . Edwin Berros Lpez Director de Compras 1 jul. 97 15 ago. 98

Sr . Juan A. Acevedo Hernndez Presidente de la Junta de Subastas 21 feb. 01 30 jun. 02


37

CONTINUACIN DELANEJO 1

PERODO

NOMBRE CARGO DESDE HASTA

Vacante Presidente de la Junta de Subastas 16 ene. 01 20 feb. 01

Sr . William Beltrn Martnez 53 3 sep. 98 15 ene. 01

Lic. Luisa Arroyo Abada Presidenta de la Junta de Subastas 18 jul. 98 2 sep. 98

Sr . Juan A. Acevedo Hernndez Presidente de la Junta de Subastas 22 jun. 98 17 jul. 98Interino

Lic. Luisa Arroyo Abada Presidenta de la Junta de Subastas 8 ene. 98 21 jun. 98

Sr . William Beltrn Martnez Presidente de la Junta de Subastas 17 dic. 97 7 ene. 98Interino

Lic. Luisa Arroyo Abada Presidenta de la Junta de Subastas 1 ago. 97 16 dic. 97

Sr . William Beltrn Martnez Presidente de la Junta de Subastas 7 jul. 97 31 jul. 97Interino

Lic. Luisa Arroyo Abada Presidenta de la Junta de Subastas 1 jul. 97 6 jul. 97

Sra. Carmen B . Rivera Mangual Secretaria de la Junta de Subastas 1 jul. 97 30 jun. 02

Auditoria OCPR DRD 2003-2004

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