UNIVERSIDAD POLITECNICA DE NICARAGUA ( UPOLI)

EDUCANDO PARA LA VIDA

POSTGRADO EN AUDITORIA

MODULO V: AUDITORIA OPERACIONAL

CATEDRATICO: MSC. SANDRA I. LÓPEZ FERNÁNDEZ

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES1. CICLOS DE TRANSACCIONES O DE OPERACIONES:

Para una mayor comprensión sobre el tema de Auditoria por Ciclos de transacciones u operaciones es necesario comprender cada uno de los conceptos que lo conforman.

• Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones.

• Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.

La Auditoria por Ciclos de Transacciones no es más que la división de los Estados Financieros en segmentos o componentes más pequeños los cuales permiten que el trabajo de auditoría sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevará acabo el trabajo de auditoría..

2. CICLOS COMO MÉTODOS DE SEGMENTACIÓN:

Una forma común de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el método de ciclos; por ejemplo;

• las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza.

3. DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA:

Se realizan las auditorias de acuerdo con el método de ciclo realizando pruebas de auditorías de las operaciones que constituyen los saldos finales y también realizando pruebas de auditoría de los saldos de las cuentas.

Se ha determinado, en general, que la forma más eficiente de realizar auditorías es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.

4. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO:

El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas.

4.1. ESQUEMA A OBSERVAR PARA ESTUDIO DE CADA CICLO:

Que las transacciones se

ejecuten adecuadamente

(eficiencia operativa)

Que las transacciones

estén debidamente registradas

(obtención de información financiera

razonable y oportuna)

Custodia de los activos

(protección a los activos)

4.2. PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES:

Tesorería

Egresos- Compras(adquisición)-Nomina(pago)

Conversión

Ingresos- Ventas- Ingresos de Efectivo

Información Financiera

4.2.1. ENLACES DE LOS CICLOS:

Flujo de los ciclos de transacciones

5.Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de

Información Financiera y ésta se resume en Estados

Financieros.

1. El Ciclo de Tesorería provee

efectivo a los ciclos de Egresos

2.Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y

propiedades y pagan la nómina que se utiliza

en el Ciclo de Conversión

3.El ciclo de Conversión origina productos y

servicios y controla los Inventarios de productos

terminados para venderlos

4.El Ciclo de Ingresos vende los

productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para

uso interno o inversiones externas

5. CLASES DE CICLOS DE TRANSACCIONES:1. CICLO DE TESORERÍA:

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. (Manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital).

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

1.1. FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE TESORERÍA:

Relaciones con sociedades

financieras y de crédito

Relaciones con accionistas

Administración del efectivo y

las inversiones

Acumulación, cobro y pago de intereses y

dividendos

Custodia fiscal del efectivo y

los valores

Administración de monedas

extranjeras incluyendo

riesgos cambiarios.

FUNCIÓN DE EJECUCIÓN:

Inversiones

 

•Compra de valores

 

•Recibir ingresos periódicos

 

•Venta de valores.

Financiamiento

 

Emisión de obligaciones y acciones del capital social

Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisición de acciones.

FUNCIÓN DE REGISTRO

Inversiones

 

Contabilizar las transacciones y pase al mayor

 

Actualizar el mayor auxiliar de inversiones

 

Financiamiento

 

Contabilizar las transacciones en diarios y mayor

 

Actualización de los mayores auxiliares

 

FUNCIÓN DE CUSTODIA

Inversiones

 

Protección de valores

Mantener correctos los saldos de las inversiones

 

Financiamiento

Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social

 

FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:

Certificados o títulos de acciones,

Documentos por pagar,

Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión,

Convenios para plan de beneficios,

Cheques de dividendos e intereses.

2 CICLO DE EGRESOS

1. Compras:

Llamado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto. También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

 

La adquisición de bienes, mercancías y servicios

El pago de las adquisiciones anterior

Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.

EL CICLO DE COMPRAS CONTIENE LA ADQUISICIÓN Y PAGO DE:

Inventarios Activo fijo Servicios externos

Suministros o abastecimientos

:FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE COMPRAS 

Selección de proveedores

Preparación de solicitudes de compra

Función específica de compras

Recepción de mercancías y suministros

Control de calidad de mercancías y servicios

adquiridos

Registro y control de las cuentas por pagar

y los pasivos acumulados

Desembolso de efectivo

FUNCIONES DE EJECUCIÓN

Solicitud de compra

Solicitud de Cotización

Selección del mejor cotizante

 

Preparación de la solicitud de compra

 

Autorización para adquisición de bienes y/o servicios

 

Función específica de compra

 

Recepción de mercancías y suministros

 

Control de calidad de la adquisición

 

Verificación y aprobación de los pagos.

 

FUNCIONES DE REGISTRO: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados

 

Distribución de compras y cuentas apropiadas

 

Actualización de registros de inventario y costos

 

Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.

 

FUNCIÓN DE CUSTODIA

Custodia• Mantener registros

correctos de inventarios

Custodia • Protección del Inventario

FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:

Solicitud de compra,

órdenes de compra,

documentos de recepción,

facturas de proveedores,

notas de débito y crédito,

solicitudes de cheques,

cheques y autorizaciones para

desembolsos.

 ERRORES POTENCIALES:

Pagos no autorizados.

Contabilizados en período indebido

Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa,

b)Pagos

Factura contabilizada incorrectamente.

Recibidas pero no contabilizadas

bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados.

a)Compra:

3. CICLO DE INGRESOS:

Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo.

La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí. El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo

1. FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE INGRESOS:

Otorgamiento de crédito

Toma de pedidos

Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

Facturación

Contabilización de comisiones

Contabilización de garantías.

Cuentas por cobrar

Cobranza

Ingreso del efectivo

Ajuste a facturas y/o notas de crédito

Determinación del costo de ventas

:

FUNCIONES DE EJECUCIÓN

a) Ventas:

Toma de pedidos

 

Evaluación y aprobación de crédito

 

Despacho del pedido

 

Prestación del servicio:

 

a)Facturación.

 

b)Ingresos de Efectivo:

 

• Recibir remesas de efectivo por correo

•  • Recibir dinero de

ventas al mostrador •  • Sumar total de

entradas de efectivo•  • Depositar en el Banco•  • Determinación de

cuentas incobrables.

FUNCIONES DE REGISTRO:A)VENTAS:

Registro de

Ventas

• Contabilizar la factura• Contabilizar las comisiones

Registro de

ventas

• Contabilizar garantías otorgadas por ventas.• Emitir notas de crédito y ajustes de clientes

Registro de

Ventas

• Determinar el costo de ventas

FUNCIONES DEL REGISTROB) INGRESOS EN EFECTIVO

Registro del

Efectivo

• Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor

Registro de

efectivo

• Contabilizar transacciones de ajustes a ventas

Registro de

Efectivo

• Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

FUNCIONES DE CUSTODIA:

a)Ventas:

 

Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes

 

Mantener actualizados los saldos

b)Ingresos de Efectivo

 

Llevar el control correcto de los saldos de efectivo

 

Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

 

FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:

a) Ventas:

Pedidos,

Órdenes y Conocimientos de Embarque,

Facturas de Venta,

Recibos

b) Ingresos de Efectivo:

Avisos de remesas de fondos,

cheques,

cintas de máquinas registradoras,

depósitos bancarios

ERRORES POTENCIALES:

a)Ventas Facturada, NO despachada

Despachada, NO facturada

Facturada, NO contabilizada

Importe contabilizado

incorrectamenteb)Cobros

Cobrado, NO depositado

Cobrado, No contabilizado

Depositado, NO contabilizado

4. CICLO DE PRODUCCIÓN:

Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos.

El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo.

1. FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE PRODUCCIÓN:

Contabilidad de costos

Control de fabricación

Administración de inventarios

Contabilidad de

inmuebles,

maquinaria y

equipo.

OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO:

a)Eficiencia Operativa: Autorización,

Segregación de Funciones,

Procedimientos de Documentación.

b)Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades

para cada función.

c)Adecuada Custodia de Activos

MUCHAS GRACIAS, DIOS LES BENDIGA