Auditoria Operacional Para Exámen Final 2013

AUDITORA OPERACIONAL

Material preparado por:

Lic. Moiss Mardoqueo Sapn Uln

JULIO OCTUBRE 2013

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AD No. 1. NATURALEZA DE LA AUDITORA OPERACIONAL

UNID

Definicin Objetivos y alcance de la auditora operacional Participacin del contador pblico y auditor Aplicacin de la auditoria operacional Caractersticas de la auditoria operacional Limitaciones de la Auditoria Operacional Estndares para la prctica de Auditoria Operacional Metodologa de la Auditora Operacional La auditora operacional como trabajo de A/I La auditora operacional como parte de A/I 2

ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.

Fuente: Boletn No. 1 de Auditora operacional.

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Es el servicio que presta el Contador

Pblico y Auditor cuando examina

1.1 DEFINICIN DE AUDITORA OPERACIONAL

William AguilonResaltado


1.1 Otra definicin:

Por auditora operacional debe entenderse el examen crtico y sistemtico de las operaciones de una empresa, con el objeto de evaluar su grado de presentando observaciones,

eficiencia y eficacia, en un informe, las

y conclusiones recomendaciones para lograrlo.

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1.1 OTRA DEFINICIN

Es el examen crtico, completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, divisin o departamento, de sus mtodos de control, medio de operacin y empleo que d a sus recursos humanos, materiales y tcnicos, tendiente a determinar deficiencia o irregularidades en alguna de las partes examinadas de la empresa, a fin de ayudar a la gerencia a lograr una administracin eficaz.

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1.2 OB JETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL

Los objetivos de la Auditora operacional varan entre las organizaciones; pero su objetivo se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a

en las incrementar la eficiencia entidades a que se practica.

Fuente: Boletn No. 1

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL

Los objetivos de la Auditora Operacional se pueden sealar:

A corto plazo

A mediano y largo plazo

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OBJETIVOS A CORTO PLAZO:

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la

Economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Estos objetivo se logra al finalizar un trabajo de Auditora Operacional.

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OBJETIVOS A MEDIANO Y LARGO PLAZO.

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad.

a.En una entidad de carcter mercantil: en la mejora de beneficios econmicos (rentabilidad)

servicios.

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b. En un organismo pblico (sin nimo de

lucro) en la mejora de la prestacin de








Los objetivos especficos de una auditora operacional pueden consistir en:

Promover mejoras en las operaciones.

Determinar si la Admn. cumple con planes y objetivos del negocio.

Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y econmica.

Evaluar si las polticas de la Admn. responden y son congruentes con los planes generales y especficos establecidos en funcin de metas y objetivos de la empresa.

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Continuacin de A/O:

humanos, materiales y financieros.

Determinar exceso o deficiencia del personal utilizado.

Evaluar la cantidad y calidad de recursos administrados, (Excesivo o innecesario) de material, equipo y otros bienes.

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Examinar y evaluar los sistemas de C/I

gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad de la Admn. en el ejercicio

directo del control sobre los recursos





Continuacin de A/O:

Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios.

Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal.

Identificar duplicacin de esfuerzos y falta de coordinacin entre departamentos.

Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o de poca importancia cuya eliminacin signifique ahorro de recursos.

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Alcance:

El alcance de la A/O es ilimitado.Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea operacin financiera o no, y en cada hallazgo la A/O cubre todos los aspectos internos y externos que lo interrelacionan.

Debido a la naturaleza de A/O no es posible fijar ciertas reglas rgidas que establezcan cundo debe aplicarse.

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Continuacin:

Sin embargo, los profesionales coinciden en que los indicios ms comunes para llevarla a cabo son: Bajo rendimiento y desperdicios en Deptos.

Investigacin de ciertos problemas especficos conocidos.

Acumulacin de trabajo en Deptos y/o secciones.

Descenso en ventas.

Rotacin excesiva de personal.

Prdidas econmicas.

Para asegurarse peridicamente que la empresa funciona bien o prevenir situaciones de ineficiencia en su crecimiento.







PARTICIPACIN DEL CPA.

Existen tres niveles en que el CPA puede participar en apoyo a las entidades:

Emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico)

En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc. (interviniendo en su formacin).

En la implantacin de los cambios (implantacin de sistemas).

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APLICACIONES DE LA AUDITORA OPERACIONAL

Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo debe practicarse la auditora operacional, s se pueden mencionar aquellas que

de habitualmente los administradores entidades, los auditores internos y los consultores han determinado como ms frecuentes:

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APLICACIONES DE LA AUDITORA OPERACIONAL

1. Para aportar recomendaciones que resuelvan un problemas conocido.

2. Cuando se ineficiencia, razones; y

tienen indicadores de desconocen las pero se

sano crecimiento de la entidad.

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3. Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencia o para el

CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA OPERACIONAL

1. Acta en campos operativos, no financieros.

2. Es una actividad eminentemente de objetivos.

3. Es un instrumento de informacin administrativa.

4. Es un instrumento de comprobacin o informacin operacional y de sealamientos del problemas y soluciones a los mismos.

mtodos especiales. 18

5. El auditor adopta una actitud mental de

proteccin, antes que la utilizacin de






Cont. Caractersticas.

6. Persigue incrementar la eficiencia y eficacia de las operaciones.

7. Revisa controles, pero no financieros.

8. Su mtodo de investigacin es la observacin y el anlisis.

9. Por su naturaleza, es

fundamentalmente una actividad

continua.

10. Es un elemento de toma de decisiones. 19




LIMITACIONES

Tiempo

Conocimiento

Costo.

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LIMITACIONES. Tiempo.

Es una limitacin porque el Gerente precisa saber oportunamente el estado de sus cosas, para poder actuar con eficacia; por lo deben realizarse

tanto las auditoras regularmente, con

los frecuencia suficiente para atacar problemas antes de que crezcan.

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LIMITACIONES. Conocimiento

Ninguna persona es experta en todos los ramos de los negocios, ni tampoco puede permitirse la empresa contar con un especialista para cada aspecto del negocio. El auditor operacional es tan solo un detector de deficiencias graves y susceptibles de mejorar.

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LIMITACIONES. Costo.

Las restricciones de tiempo y de la tercera conocimiento producen

limitacin: El costo

El personal dedicado a esta auditora representa un costo, y si no se organiza adecuadamente, no da deseados.

los frutos

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2. ESTNDARES PARA LA PRCTICA DE AUDITORA OPERACIONAL.

BOLETNES DE AUDITORA OPERACIONAL.

Son las normas de calidad para la prctica de la auditora operacional:

A la fecha van emitidos 12 boletnes.

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3. METODOLOGA DE LA AUDITORA OPERACIONAL.

Familiarizacin

Investigacin y anlisis

Diagnstico

Informe

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3.1 FAMILIARIZACIN

Significa conocer la empresa en forma general, entender los problemas que tienen que ver con la rama de actividad a que se dedica, conocer la estructura organizacional con la que pretende lograr sus objetivos, los recursos con que cuenta, las capacidades de su personal clave, los antecedentes que

de la auditora y los motivan la ejecucin problemas que ha tenido.

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3.1 cont. FAMILIARIZACIN

Algunos lineamientos para esto:

Estudio ambiental

Repercusiones financieras

Indicadores (rotaciones, razones financieras)

Reglamentos, etc.

Estudio de la gestin administrativa.

Visita a las instalaciones

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3.2 Investigacin y anlisis

El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin examinada.

Entrevistas

Evaluacin de la gestin administrativa.

Examen de la documentacin.

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INVESTIGACIN Y ANLISIS.

En esta fase se debe incluir:

Planeacin y programacin.

Conocimiento del control interno determinar reas crticas.

Elaboracin de papeles de trabajo.

Determinacin de hallazgos.

para

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PLANEACIN DE LA AUDITORA

Consiste en:

Qu trabajo vamos a efectuar?

Cules son los objetivos a cumplir?

Naturaleza de las operaciones de la empresa.

Problemas ms importantes expuestos por la Gerencia.

Estimacin de tiempo, personal y honorarios.

Determinar pruebas de auditora aplicables.

Elaboracin del programa de auditora.

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CONOCIMIENTO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.

A travs de los mtodos de cuestionario, narrativas y/o flujogramacin. Es til tambin:

Revisar los informes gerenciales.

Lectura de los informes de auditora interna.

Inspeccin fsica de las actividades involucradas.

Entrevistas con funcionarios responsables de la operacin y con el personal vinculado.

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SELECCIN DE REAS CRTICAS

reas crticas o dbiles, se establecern las reas donde deben de enfocarse los esfuerzos de la auditora operacional.

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Con base en los resultados de la

evaluacin del C/I se establecen las


REAS CRTICAS:

Actividades para alcanzar el objetivo de estas reas:

Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que se relacionen con el rea crtica.

consultas, etc.

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Recopilacin de informacin adicional por

medio de entrevistas, inspecciones,





REAS CRTICAS cont.

la precisin, Determinacin de confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la Gerencia.

Seleccin de operaciones que se consideren ms importantes.

para mejorar su efectividad.

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Formulacin de conclusiones e identificacin de las recomendaciones


3.3 DIAGNSTICO

Se refiere a la sumatoria de los hallazgos y se definir la interpretacin que se hace de ellos, reportando los que presenten indicios de fallas de eficiencia.

Fase creativa

Reverificacin de hallazgos

Elaboracin del informe

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3.4 INFORME

Es el producto final del trabajo realizado y frecuentemente lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditora.

Debe ser gil y orientado hacia la accin. Siempre que sea posible debe cuantificarse.

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3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME

Alcance y limitaciones del trabajo.

Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional

Sugerencias para mejorar la eficiencia.

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ALCANCE Identificar los objetivos del trabajo

Operacin sujeta al examen

Criterio de prioridades establecido.

Limitaciones

Participacin de otros profesionales

Responsabilidades sobre la labor realizada

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3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME






cont. estructura del Informe

SITUACIONES QUE AFECTEN LA EFICIENCIA DESFAVORABLEMENTE

OPERACIONAL:

Un resumen jerarquizado en el que resalten destacar

los hallazgos su efecto.

significativos y Causas y

consecuencias.

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Sugerencias para mejorar la Eficiencia:

Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que

se sealen las situaciones desfavorables.

Deben estar enfocadas a mejorar la eficiencia cuantificando en lo posible sus resultados

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cont. estructura del Informe


Debe hacerse por escrito, pero una presentacin audiovisual no estar dems porque: Se centra la atencin.

Se obliga a leerlo

Se logra un cambio de impresiones automtico

El auditor se percata de las reacciones

Invita a la inmediata solucin de los problemas

Puede llevarse el borrador escrito que luego se puede modificar.

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3.4 PRESENTACIN DEL INFORME








Su responsabilidad consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas, queda fuera del alcance del trabajo de auditora operacional.

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3.4 RESPONSABILIDAD DEL INFORME DE A. OPERACIONAL



3.4 FACTORES ESPECFICOS A CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.

Duplicacin de esfuerzos.

Uso inapropiado o indebido de efectivo disponible.

Falta de aceptacin de responsabilidades

Controles ineficientes de los recursos disponibles.

Organigramas, procedimientos engorrosas e inadecuadas.

y actividades

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debilidades o deficiencias encontradas.

Utilizacin recursos.

Unidades

ineficaz o antieconmica de

de operacin o de servicios innecesarios o ineficaces con relacin a su costo de mantenimiento.

Demoras en los procesos de trabajo y formas de combatirlos.

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Falta de idoneidad del personal,

especialmente con referencias a las







la evaluacin de logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos y servicios y otros factores que requieran administrativas continuas.

evaluaciones

inapropiadas e incompatibles , por parte de varias unidades o personas, dentro de la organizacin.

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Carencia de normas y/o metas o mala

aplicacin de normas existentes que impiden

Falta de claridad en procedimientos escritos,

lo cual resulta en interpretaciones






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