AUDITORIA (version 1)

PROGRAMA DE TRABAJO

CÍA.: PROAUTO C.A.

ÁREA: NÓMINA

RUC: 1790978303001

FECHA:

No. PROCEDIMIENTO REF. P/T HECHO POR FECHA

1

A-1 L. Cedeño 3/20/2009

2

A-2 L. Cedeño 3/20/2009

3

A-3 L. Cedeño 3/20/2009

4

A-4 L. Cedeño 3/20/2009

5

A-5 L. Cedeño 3/20/2009

6

A-6 L. Cedeño 3/20/2009

7

A-7 L. Cedeño 3/20/2009

8

A-8 L. Cedeño 3/20/2009

9

A-9 L. Cedeño 3/20/2009

10

A-10 L. Cedeño 3/20/2009

11A-11 L. Cedeño 3/20/2009

12

A-12 L. Cedeño 3/20/2009

13

A-13 L. Cedeño 3/20/2009

14

A-14 L. Cedeño 3/20/2009

15

A-15 L. Cedeño 3/20/2009

Seleccionar una muestra de 12 empleados de las oficinas administrativas y verificar que esto incluya: documentos personales, curriculum vitae, récord policial, contrato legalizado, aviso de entrada, permisos, vacaciones, certificados médicos, memos.

Seleccione una muestra de 8 empleados que indique el proceso de selección que incluya: anuncio publicitario, solicitud de empleo, solicitud del jefe departamental, pruebas de aptitud, entrevistas con el jefe departamental y memo de aprobación de contratación

Seleccione una muestra de 10 empleados y realice un análisis de los roles de pago de cada empleado en el cual se indique: sueldo nominal, comisiones, horas extras, IESS, y descuentos realizados de los 12 meses del año.

Seleccione una muestra de 13 empleados y realice un análisis de las solicitudes de préstamo de cada empleado en el cual contenga: solicitud de préstamo, pagarés y carta compromiso de pago.

Seleccione una muestra de 9 empleados y realice un análisis de las planillas del IESS revisando la información que arroja el sistema, el sistema del IESS (internet), y comprobante de pago debitado de los 12 meses del año.

Realice un análisis de los décimos que se cancela al personal administrativo; tanto el registro del sistema como el reporte que se envía al Ministerio de Trabajo.

Seleccione una muestra de 10 empleados y realice un análisis al registro de horas de llegada y salida de las horas extras y verificación en el sistema del pago de los mismos.

Realice un análisis del Manual de Procedimientos al cual se rigen para pagar los sueldos y salarios y verificar si éste se cumple.

Seleccione una muestra de 13 empleados y realice el análisis del pago de utilidades de cada uno de ellos con el depósito realizado en su cuenta a cada uno de ellos.

Seleccione una muestra de 10 empleados realizando un análisis del pago de fondos de reserva al personal administrativo, verificando la información que arroja el sistema, con el sistema del IESS y comprobantes de pago.

Realice un análisis a los programas de capacitación de los empleados administrativos.

Seleccionar una muestra de 12 personas y revisar los procedimientos que se han tomado para otorgar préstamos a los empleados administrativos.

Realizar un análisis a los reportes que envían las empresas con las cuales los empleados administrativos tienen créditos y verificar en una muestra de 8 empleados y verificar si los descuentos coinciden con el reporte.

Tomar una muestra de 9 empleados y realizar un análisis del registro de entradas y salidas del personal administrativo y verificarlo si se están aplicando algún sistema de multas o descuento al rol del empleado.

Tomar una muestra de 11 empleados y realizar un análisis del registro de permisos otorgados al personal administrativo y verificar si alguno de ellos se excede en permisos y verificar si éstos de alguna manera se están recuperando en horas de trabajo o se las realiza con cargo a vacaciones.

PROAUTO C.A. A-1Elaborado poLiliana CedeñFecha: 20 de marzo del 2009Revisado porIng. Yessenia Fecha: 25 de marzo del 2009

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE NÓMINA

PROAUTO C.A. Elaborado por:

Revisado por:AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE NOMINA

AÑO: 2008 ÁREA EVALUADA: RECURSOS HUMANOS (NÓMINA)

NOMBRE

1 Mario Andrade √ √ X 1 √

2 Juan Calixto √ √ √ √ √

3 Esthela Román √ √ √ √ √

4 Patricio Sánchez √ √ √ √ √

5 Marcela Echeverría√ √ √ √ √

6 Sandra Montalvo X √ √ √ √

7 Alexandra Salvador √ √ √ √ √

8 Ana María Solórzano

√ X √ √ √

9 Andrés Bautista√ √ √ √ √

10 Sergio Santana √ √ √ 1 X

11 Beatriz Vinueza X √ √ √ √

12 Sara Morales √ √ √ √ √

1 El contrato ha sido archivado pero no legalizado

2 Registra permisos por enfermedad, pero no adjunta certificado médico

3 Registra memos pero no los que firma el empleado en su aceptación

ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DEL FILE DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

DOCUMENTOS PERSONALES

CURRICULUM VITAE

RÉCORD POLICIAL

CONTRATO LEGALIZADO

AVISO DE ENTRADA

A-1

Lilian Cedeño Fecha: 20 de marzo 2009

Yessenia Luna Fecha: 25 de marzo 2009AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE NOMINA

ÁREA EVALUADA: RECURSOS HUMANOS (NÓMINA)

MEMOS

OBSERVACIONES

2 √ 3

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

2 X √

√ √ √√ √ 3

√ √ √

√ √ √ El aviso aún no ha sido retirado del IESS

2 X 3

X √ √

PERMISOS Y VACACIONES

CERTIFICADO MEDICO

el récord policial fue extraviado y no se le ha solicitado al empleado saque uno nuevo.

No presenta copia de cédula actualizada, pues la que existe en los archivos está totalmente ilegible y pertenece a una de las antiguas especies.

El empleado no ha presentado su hoja de vida puesto que fue una persona contratada porque realizaba prácticas en la empresa.

El empleado no ha presentado su certificado de honorabilidad

La solicitud de vacaciones no tiene aprobación del jefe inmediato.

TAREA DEL GERENTE DESCONGELAMIENTO CAMBIO

Minimizar la resistencia al cambio Realizar interacción con los empleados

Incentivo a la creatividad y la innovación, a toma de riesgos, tolerancia a errores.

Invitar a los empleados a cursos de capacitación, seminarios, etc. Que permitan al empleado introducirse más en los asuntos de la empresa, tolerando sus errores para que se sientan más seguros del gran paso que están dando.

Realizar los cambios que se requieran o la implementación de algún nuevo proyecto

Buenas relaciones con las personas involucradas.

Apoyar al empleado para que el se sienta seguro de los cambios que se van a producir.

Al momento en que se realiza el cambio el gerente es quien debe tener mayor contacto con sus empleados y hacerlos sentir que el cambio que se realiza es para bien de todos

Ayuda a las personas de comportamiento poco eficaz.

Tener mayor contacto con aquellas personas que su comportamiento no es tan esperado

Apoyar al cambio y tener mayor contacto con aquellas personas que se quieren resistir al cambio

Indicar que el cambio es algo que toda empresa necesita y que este va acompañado del apoyo de todos los empleados

RECONGELAMIENTO

Incentivar a aquellos empleados que sean más creativos con sus ideas y a aquellos que se adapten más rápidamente al cambio.

Realizar reuniones de equipo para evaluar sus relaciones con cada uno de sus compañeros de trabajo

Crear dinámicas grupales cada semana sean diferentes y que sean los empleados con comportamiento poco eficaz quienes organicen estas reuniones.

Realizar seguimientos y retroalimentación constante.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Empresa: PROAUTO C.A.

Dpto. Pre-Entrega

No. Cuestionario Si No N/ A Observaciones

1

2

3 Existe algún procedimiento para la exhibición de los vehículos?

4 Usted realiza inventarios de los vehículos? Cada que tiempo?

5

6 Existe algún control para movilizar a las unidades fuera del patio?

78 Con qué frecuencia se realizan las Auditorías desde GMAC?

9

10

11

12

1314151617181920

Área a ser evaluada:

Dispone de algún procedimiento para la entrega de vehículos a los vendedores?

Realiza algún tipo de control para la entrega de vehículos a los vendedores?

Actualmente tiene conocimiento de cuántos vehículos entran cada día al patio desde la fábrica GM?

Ha tenido inconvenientes con las Auditorías que GMAC le realiza?

Dispone de algún archivo donde registren el movimiento de las unidades?

Se realizan los pre-chequeos debidos a las unidades antes de ser entregadas a los clientes?

Los vehículos son entregados a los vendedores por debajo del kilometraje permitido?

Ha tenido inconvenientes con los accesorios instalados en los vehículos?

El personal que está a su mando, cumple a cabalidad con lo solicitado?

PROAUTO C.A.A - 1

AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.

AÑO: 2008 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA

CLIENTE FACTURA

1 Sara Morales √ √ √ √

2 Ana María Solórzano √ X X 3

3 Julio Correa √ √ √ √

4 Martha Morales √ √ √ √

5 Mauricio Mora√ √ 2 √

6 Angie Cedeño √ 1 √ 3

7 Maritza Morocho √ √ √ √

8 Pablo Serrano√ X X √

1 El pedido por vendedor no fue realizado en su debido tiempo

2 El acta de entrega está llena pero no con el recibí conforme del cliente

3 No fue autorizada la entrega del vehículo por parte del Gerente de Sucursal porque el cliente no ha cancelado la cuota inicial en su totalidad

Elaborado por: Lilian Cedeño

Revisado por: Yessenia Luna

ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS AL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE LAS UNIDADES

PEDIDO VENDEDOR

ACTA DE ENTREGA

AUTORIZACIÓN GERENTE SUCURSAL

A - 1

Fecha: 20 de marzo 2009

Fecha: 25 de marzo 2009AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.

OBSERVACIONES

No fue autorizada la entrega del vehículo por parte del Gerente de Sucursal porque el cliente no ha cancelado la cuota inicial en su totalidad

ANÁLISIS AL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE LAS UNIDADES

el vehículo fue facturado hace más de un mes y aún no ha sido entregado el vehículo.

El vendedor no ha realizado su pedido de alistamiento del vehículo y por ende no existe acta de entrega.

PROAUTO C.A.

A - 2



CLIENTE

1 Marco Morales √ √ √ √ 2 √

2 Andrés Sanchez √ √ X 1 √ √

3 Julia Santos √ √ √ √ √ √

4 María Quito √ √ √ 1 √ √

5 Fabricio Martínez

√ √ √ √ 2 √

6 Martha Moyano X √ √ 1 √ √

7 Francisca Pérez √ √ √ 1√ √

1 El pago de matrícula no fue realizado por el cliente y el vehículo ya ha sido entregado al cliente

2 El cliente no ha cancelado la cuota inicial en su totalidad



ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ENTREGA DEL VEHÍCULO

ORDEN DE FACTURACIÓN

COPIA FACTURA

COPIA DE CÉDULA

COPIA PAGO DE MATRÍCULA

COPIA RECIBO DE CAJA

ACTA DE ENTREGA

A - 2



OBSERVACIONES

no se adjunta copia de cédula del cliente

la orden de facturación no tiene firma de autorización del Gerente de Area

PROAUTO C.A.

A - 3



MOVILIZACIÓN MODELO CHASIS DESDE HASTA AUTORIZADO

1 Exhibición Hospital Militar Grand Vitara 5p 4x2 8LDCSV5586000023 2/25/2009 3/3/2009 1

2 Instalación de Carrocería FTR 32G JALFVR25F3536582 2/1/2009 3/2/2009 2

3 Exhibición Quicentro Spark GLS KL1MJ25659J253121 2/25/2009 3/25/2009 √

1 La movilización fue autorizada pero el vehículo no ha retornado al concesionario

2 El vehículo fue movilizado para instalación de carrocería y la autorización está vencida



ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS A LAS AUTORIZACIONES DE EXHIBICIONES O MOVILIZACIONES DE UNIDADES A GMAC

A - 3



OBSERVACIONES

ANÁLISIS A LAS AUTORIZACIONES DE EXHIBICIONES O MOVILIZACIONES DE UNIDADES A GMAC

PROAUTO C.A.

A - 4




MODELO VEHICULO COLOR CHASIS KILOMETR.

OBSERVACIONES

1 FVR 32M sin color 0589 28 √

2 Kodiak Tandem blanco mahler 1563 125 X

3 Spark A/C rojo ferrari 0569 75 X

4 Aveo Emotion 5p a/c verde málaga 0325 23 √

5 Aveo Activo 1.4 std azul océano 0478 24 √

6 Grand Vitara 5p 4x2 blanco mahler 5489 25 √

7 Tahoe gris granito 2354 20 √

8 Trailblazer 4x2 plata escuna 2587 23 √

9 Chevytaxi amarillo 3247 21 √

10 Optra 1.8 Limited verde málaga 2369 75 X

1 El vehículo no cumple

2 El vehículo fue movilizado para instalación de carrocería y la autorización está vencida



ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DEL KILOMETRAJE DE LAS UNIDADES

CUMPLE CON LA NORMA

el vehículo sobrepasa el límite de 30 km. de recorrido



PROAUTO C.A.

A - 5



CLIENTE FACTURA MODELO ACCESORIOS

1 Carrocerías Ibimco sin color FVR 32M 1 √

2 Marco Andrade blanco mahler Kodiak Tandem 1 √

3 Jenny Andrade rojo ferrari Spark A/C 3 X

4 Maritza Bermeo verde málaga Aveo Activo 5p a/c 3 X

5 Martha Carrillo azul océano Aveo Activo 4p std 2 √

1 Instalación de radio

2 Instalación de aire acondicionado

3 Instalación de vidrios eléctricos



ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL

ENTREGADO SIN NOVEDAD

A - 5



OBSERVACIONES

no recibe el vehículo en conformidad

no recibe el vehículo en conformidad

ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL

AUDITORES & AUDITORES CIA. LTDA.Elaborado: Lilian Cedeño A-5 . 1Fecha: 20 de marzo del 2009Revisado: Yessenia LunaFecha: 25 de marzo del 2009



Indicador A-4

tamaño de la muestra 5

%de unidades de

índice # de índice cumplimiento cumplimiento

Cumple con el kilometraje exigido Índice 1 60.00 6.00

6.00

número de índices del indicador 1

suma de unidades de cumplimiento 6

total máximo suma de índices sobre 10 10

resultado obtenido por indicador sobre 10 6

ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL

5 1003 60 6.00

10 100

6 60.00

RESULTADOS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ENTREGA Y PERMANENCIA DE VEHÍCULOS PROAUTO C.A.

INDICADOR DETALLE MUESTRA MÁXIMO

A-1 RESÚMEN DEL ANÁLISIS AL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE LAS UNIDADES 8 10

A-2 RESÚMEN DEL ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ENTREGA DEL VEHÍCULO 7 10

A-33 10

A-4 RESÚMEN DEL ANÁLISIS DEL KILOMETRAJE DE LAS UNIDADES 10 10

A-5 RESÚMEN DEL ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL 510

SUMA TOTAL 50VALOR %

Escala de Valores0 - 3 Malo4 - 6 Regular7 - 8 Bueno

9 - 10 Muy Bueno

RESÚMEN DEL ANÁLISIS A LAS AUTORIZACIONES DE EXHIBICIONES O MOVILIZACIONES DE UNIDADES A GMAC

RESULTADOS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ENTREGA Y PERMANENCIA DE VEHÍCULOS PROAUTO C.A.

CALIFICACIÓN7.50

5.24

3.33

7.00

6.00

29.075.81 50 100

29.07 58.14

Cédula para la detección y registro de hallazgos y evidencias

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE PRE - ENTREGA DE VEHÍCULOS

AÑO: 2008

ÁREA EVALUADA: PRE - ENTREGAHallazgo Evidencias Aspectos Sólidos

1 A – 1

2 A – 1

3 A – 2

4 A – 2

5 A – 3

6 A – 4

7 A – 5

Elaborado: Lilian Cedeño

Revisado: Yessenia Luna

Nº Ref.

Los vehículos son facturados y no se realiza un seguimiento de entrega

Se comprobó que existen facturas emitidas hace más de un mes y no se ha entregado el vehículo

Se verificó la fecha de la factura

Existen vehículos que no han sido autorizada su entrega, pero que sin embargo si fueron entregados al cliente final

En la acta de entrega no existe firma de autorización del Gerente de Sucursal

Se verificaron las actas de entrega y se comprobó la no firma de autorización

Algunos vehículos fueron entregados a sus clientes sin solicitar a los mismos pago de matrícula vehicular antes de retirar su vehículo

Se comprobó en el sistema del SRI que el pago no fue realizado por el cliente.

En los archivos del cliente no consta el documento de pago.

No existen recibos de caja emitidos por el sistema correspondientes a la cuota inicial

Se comprobó que la Cajera emitió recibos provisionales por los ingresos de cuotas iniciales y no ha realizado el ingreso respectivo en el sistema

Se verificó con una copia del recibo provisional y se solicitó se emita un recibo del sistema

Las autorizaciones de GMAC se encuentran vencidas en su fecha de autorización

Se comprobó que las autorizaciones de exhibición o movilización están vencidas

Se verificó en el sistema de autorizaciones Smartlink y no se encuentran autorizadas

Los vehículos sobrepasan el límite permitido del kilometraje de las unidades

Existen vehículos que sobrepasan el límite de kilometraje para la entrega al cliente

Se revisaron las unidades y fueron verificadas el kilometraje sobrepasado

Los accesorios en los vehículos instalados presentan problemas para los clientes

Existen vehículos que no se han instalados los accesorios correctamente

Se revisó y se comprobó según documentos que las unidades presentan problemas de instalación de accesorios

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE PRE - ENTREGA DE VEHÍCULOS

AÑO: 2008

ÁREA EVALUADA: PRE - ENTREGAAspectos por mejorar



Sugerir que los vehículos sean facturados con la seguridad de que se van a entregar en un plazo máximo de 3 días luego de su facturaciónDebería existir mayor comunicación entre Dpto. de Pre - Entrega y Gerencias respectivas para notificar las actas que no cuentan con la autorización respectiva del Gerente Se debería tener control sobre los vendedores para solicitar a los clientes el pago de matrícula, requisito solicitado mediante oficio a todos los concesionarios por el SRI y en caso de incumplimiento se aplicarían multas al concesionario que incumpla esta norma

Sugerir que al momento de entregar el vehículo un requisito indispensable es que el cliente deba completar la cuota inicial en su totalidad; y si en algún caso dado no existe sistema, solicitar autorización al Gerente de Sucursal para la entrega del vehículo

Se sugiere que exista mejor control sobre las autorizaciones a exhibiciones, instalaciones de accesorios y sea una sola persona la encargada de realizar las mismas llevando un control minucioso para evitar el pago de unidades a GMAC y que aún no han sido vendidas.

Se sugiere que se debe contar con una niñera para la movilización de las unidades desde la planta GM hasta los patios de Proauto

Se sugiere cambiar de proveedor de aire acondicionado ya que presenta muchas falencias al momento de que éste es instalado en el vehículo y en cuanto al aire acondicionado, indicar al cliente los riesgos que se corre al instalar este tipo de accesorio en el vehículo

CÉDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS

AÑO: 2008

ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS RECIBIDOS

No existe una sola persona que lleve un control sobre el tema

KILOMETRAJES MÁXIMOS PERMITIDOS

INSTALACIÓN DE ACCESORIOS



ÁREA EVALUADA: DPTO. DE PRE - ENTREGA

PROCEDIMIENTOS TOMADOS PARA LA ENTREGA DE VEHÍCULOS

No existe un procedimiento establecido para la entrega de vehículos

La persona encargada del área indica que está en el puesto alrededor de 3 meses y ha realizado lo que ha podido y que está recién estableciendo sus procedimientos.

AUTORIZACIONES DE MOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS

No existen autorizaciones actualizadas y no están siendo controladas por alguna persona en especial

Los vehículos están sobrepasando los límites permitidos por GMAC

Los vehículos son movilizados por tierra y a cargo de conductores de la empresa quienes se acercan a la fábrica directamente a retirar los vehículos y movilizarlos hasta los patios de Pre - Entrega

Existen muchos inconvenientes con la instalación de los accesorios en los vehículos

La empresa que provee de los accesorios y realiza la instalación no es la adecuada; pues, por abaratar costos la calidad no es muy buena

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS

AÑO: 2008

COMENTARIOS RECIBIDOS

No existe una sola persona que lleve un control sobre el tema

Fecha: 20/03/09

Fecha: 01/05/09

La persona encargada del área indica que está en el puesto alrededor de 3 meses y ha realizado lo que ha podido y que está recién estableciendo sus procedimientos.

Los vehículos son movilizados por tierra y a cargo de conductores de la empresa quienes se acercan a la fábrica directamente a retirar los vehículos y movilizarlos hasta los patios de Pre - Entrega

La empresa que provee de los accesorios y realiza la instalación no es la adecuada; pues, por abaratar costos la calidad no es muy

SEGUIMIENTO



AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE UNIDADES

Para una futura auditoría se debe realizar el seguimiento del nivel de cumplimiento los estos aspectos.

AÑO: 2008

Las conclusiones y recomendaciones de la Auditoría Administrativa del proceso de entrega y permanencia de los vehículos de PROAUTO C.A., fueron discutidas con la Gerencia General y con el Jefe de Pre - Entrega, las recomendaciones fueron aceptadas y existe un compromiso de analizar y dar seguimiento a dichas recomendaciones.

AUDITORIA (version 1)

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