AUDITORIAS DE SEGURIDADComponente de un Sistema de Gestión de Seguridad

TNS PREVENCIÓN DE RIESGOSGESTIÓN EN PREVENCIÓN DE RIESGOS Y CONTROL DE PERDIDAS

SANTIAGO RIVAS HORMAZÁBAL

Técnica de Administración, aplicada en las etapas de Planificación y Dirección, desarrolladacon el propósito de:

• Permitir un mejoramiento continuo en las aplicaciones de procedimientos, normas, reglamentación y aplicación de la normativa nacional que esté sujeta a la empresa.– Analiza desviaciones e incumplimientos respecto a lo establecido.– Propone alternativas de mejoras.– Evaluar la eficacia del sistema de Seguridad.– Detectar las desviaciones que se producen en las fases de

Planificación v/s Ejecución de los Procesos.– Reconocer el desempeño por sobre el estándar fijado.

Herramienta que homologa las técnicas de Inspección y Observación se aplica en dos fases:

Administrativa, donde se estudia la planificación del los recursos que necesita el proceso de trabajo, tales como:

Cantidad de Personal, Equipos, Estándares, Turnos de trabajo, Capacitación, Supervisión.

Comprobación Operativa, Se realiza en la línea de trabajo, con el propósito de verificar el cumplimiento de la Planificación Operacional y las desviaciones o deficiencias que se detecten en la ejecución de los procesos de trabajo.

Cumplimiento y Validación: Establecer si las leyes, reglamentos, requisitos y estándares Gubernamentales y de la compañía se cumplen adecuadamente

en el desarrollo de sus procesos. (Documentado)

Verificación: Determinar si los métodos y Procesos de Trabajo en aplicación están en conformidad con las políticas y procedimientos definidas por Ley y la

Empresa. (Implementado)

Todas aquellas desviaciones de Planificación y Organización que se manifiestan negativamente en el proceso operativo, y que incide directamente en los resultados productivos o generan

riesgos de accidentes e incidentes y además permiten generar alternativas de Mejora a los procesos de trabajo

¿Que detectan las Auditorias?

SE APLICAN A LA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO Y SE VERIFICAN DE MANERA PRACTICA EN EL AREA PRODUCTIVA

Auditoría Integrada: Es realizada por un equipo multidisciplinario de

Auditores de distintas áreas, liderado por el Prevencionista, se aplica en

procesos complejos y a la organización en general.

Auditoría Específica: Es realizada por uno o más Auditores del Depto.

de Prevención, aplicada a objetivos específicos de seguridad.

•Un profesional que no tenga intereses de por medio, Neutralidad para emitir un buen juicioConducta ética

•Informe veraz y exacto.Fiabilidad

•Que su opinión este basada en las evidencias encontradas en una buen juicio.Celo profesional

•Base para la imparcialidad y objetividad de las conclusionesde la Auditoría.Independencia

•Base racional para alcanzar conclusiones confiables y reproducibles.Evidencia

De los Auditores

Del Proceso de Auditoria

Las evidencias deben ser recopiladas de acuerdo al programa de auditoria, y

además confrontadas con los procedimientos, normas y/o políticas definidas en el

Sistema de Seguridad, según corresponda para determinar su significado y

relevancia. Todas las evidencias deberán ser documentadas y ninguna será

dejada para discusión posterior.

HALLAZGOS

Resultado de la evaluación de la evidencia recogida y comparada al estándar

establecido en el criterio de la Auditoría.

EVIDENCIAS

Registros, declaraciones, fotografías, información relevante.

No-Conformidad Mayor: Falla en el cumplimiento de un requisito mandatorio regulatorio o legal.

No Conformidad Menor: Falla en el cumplimiento de un requisito especifico

Observación: Apreciación efectuada por el Auditor acerca del estado de eficiencia del proceso.

Destacable: El sistema o parte del sistema es evaluado consistentemente cumpliendo o excediendo todos los requisitos auditados.

PROGRAMA ANUAL

ASIGNACIÓN DE AUDITORES

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

RESPONSABILIDAD

Para cada Auditoría definida en el

programa anual, se debe designar un

Auditor Jefe (Prevencionista de Riesgos) y el equipo de auditores que ejecutarán

la Auditoría de acuerdo a las

habilidades y competencias requeridas.

El responsable de la Auditoría debe identificar y definir los requisitos y procedimientos que serán auditados en cada área.

NORMAS PROCEDIMIENTOSLISTA DE

VERIFICACIÓNMANUALES

DISPOSICIONES LEGALES

El responsable de la Auditoría debe:

Fijar Objetivos de la Auditoría.

Desarrollar Lista de Verificación.

Determinar tiempo de duración.

Oficializar Equipo Auditor.

COMUNICACIÓN CON EL AUDITADOEs necesario notificar al responsable del área a Auditar.

Fecha de ejecución de la Auditoría.

Alcance de la Auditoría.

Requisitos a Auditar.

Objetivos.

Áreas involucradas.

Requerimientos de ingreso a las instalaciones,

equipos, personal, documentación, entre otros.

REUNIÓN CON EQUIPO AUDITOREl Auditor Jefe reunirse con el Equipo Auditor para:

Anunciar objetivos de la Auditoría.

Conocer a los miembros del equipo.

Estandarizar criterios entre los auditores.Establecer canales de comunicación.

Fijar reunión Post-Auditoría.

REUNIÓN INICIAL

ACCIÓN EN TERRENO

BRIEFING EQUIPO DE AUDITORES

REUNIÓN FINAL

El proceso de Auditoría comienza con una reunión inicial entre el Equipo Auditor y el responsable del área auditada con el fin de presentarse ambas partes, especificar las condiciones de la auditoría y realizar las coordinaciones necesarias para cumplir los objetivos y tiempos definidos.

• Se procede por departamentos y consiste en

entrevistas de los Auditores con los miembros del

departamento auditado con el fin de establecer su

desempeño detectando las no conformidades o

desviaciones respecto a los

procedimientos, instrucciones y normas

establecidas por la empresa.

• El éxito de una Auditoría puede depender de la forma en que el Auditor/es se comunica con el auditado y de cómo ellos reaccionan bajo las diferentes condiciones dadas durante el proceso de Auditoría.

Dejar Hablar, Haga sentir cómodo al auditado, demuestre su

interés, utilice lenguaje corporal, elimine cualquier distracción, evite el

uso de preguntas cerradas, incite al auditado al dialogo, escuche los

puntos de vista, no discuta con el auditado.

• Las evidencias o la información en la Auditoríaes recolectada entre el personal observando yverificando los procesos, sistemas y prácticas.

• Las observaciones deben incluir tanto lasinstalaciones como el comportamiento de losempleados.

• Asegurarse que toda la documentación se

encuentra en lugar previsto, ordenado y disponible.

• Comportarse durante la auditoría en forma que se

proporcionen respuestas abiertas y sinceras a las

preguntas del auditor.

• Acoger con buena disposición los puntos débiles

detectados por los auditores ya que conducen a

mejoras para el propio trabajo.

• El auditor debe ser capaz de aplicar e interpretarcorrectamente las normas y procedimientos en las quese basa el sistema Auditado.

• Crear una atmósfera que permita el buen intercambiode información entre él y el auditado.

• Interpretar y documentar los hallazgos detectados demanera amplia y objetiva.

• Describir con claridad el aspecto que requiere mejora.• Registrar las pruebas de la desviación encontrada.

• Las evidencias deben ser claras, sin dar lugar aambigüedades.

• Indicar la importancia de cada desviación.

• Al finalizar las entrevistas, el Auditor

jefe y los auditores se reúnen para

estandarizar criterios respecto a los

hallazgos encontrados, clasificarlos y

preparar el borrador del informe.

• En la reunión final, se discuten con los

representantes del área auditada los

hallazgos de la auditoría, presentando

el borrador del informe.

INFORME DISTRIBUCIÓN

• El Auditor jefe de acuerdo a la información

entregada por los Auditores redacta el

informe final el cual contendrá todas lasdesviaciones detectadas.

• Se remite a las Jefaturas superiores y a todas

las áreas involucradas en sus correcciones.

El informe de Auditoría debe documentar:

• Lugar y fecha de la Auditoría.• Equipo Auditor.• Representante del Departamento auditado.• Alcance y objetivo de la Auditoría.• Programa de Auditoría.• Resumen de hallazgos.• Conclusiones. • Plan de acciones correctivas y seguimiento.

• En el caso de evaluar que el resultado de la

Auditoría determine un alto o medio nivel de riesgo

asociado, se debe iniciar de inmediato el análisis

de las causas y la búsqueda de acciones

correctivas que puedan ser aplicadas en el menor

tiempo posible.

• Por cada Hallazgo u Observación

detectado, el Auditado debe

comprometerse con la acción de

solución y una fecha para concretarla.

• Estas acciones correctivas deben ser

Monitoreadas con el objetivo de

controlar su cumplimiento.

Corregir desviaciones de gestión de planificación v/s trabajo operacional.

Mejoramiento continúo.

Corregir las deficiencias que pueden generar incidentes, accidentes o

baja de producción.

Mantener un ambiente físico adecuado para un trabajo

seguro, productivo y de calidad.

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SANTIAGO RIVAS HORMAZÁBAL