Bases de datos en access

Cristian Camilo Velásquez Hernández

Contenido1. TABLAS...................................................................................................................................2

1.1Campo....................................................................................................................................2

1.2Tipo de dato..........................................................................................................................2

1.3Propiedad...............................................................................................................................2

2.RELACIONES..............................................................................................................................3

3.Comenzamos abriendo Access, abrimos una base de datos en blanco:.............................4

3.1 Le damos clic y nombramos nuestra base de datos y le damos crear:.........................4

4. Vamos a crear y pasamos a tabla:...........................................................................................5

4.1 Luego vamos a ver y nombramos nuestra tabla:.............................................................5

5.Luego de eso empezamos a crear el número de campos que deseemos:.........................6

6. Luego pasamos a crear el tipo de dato:...................................................................................7

7.Pasamos a asignarle la propiedad o tamaño del campo:.......................................................7

8.Luego de terminar la tabla, pasamos a la esquina superior izquierda y le damos en ver y la guardamos:..................................................................................................................................8

9. Luego de tener todas nuestras tablas terminadas procedemos a relacionarlas................8

10. Luego de entrar, procedemos a relacionar todas nuestras tablas hasta obtener el resultado querido:............................................................................................................................9

11. Luego de llenar todos los datos de las tablas procedemos a hacer los Formularios....10

12. Consecutivamente nos debe aparecer una pantalla igual a esta:...................................11

13. Luego de esto la editamos a nuestro gusto hasta dar en el resultado esperado:.........11

14. Inmediatamente terminemos nuestro formulario, procedemos a crear nuestros botones...........................................................................................................................................12

14.1 Damos clic y se nos abre la siguiente ventana:...........................................................12

14.2 Para que este botón nos lleve a un formulario damos en:..........................................13

Operaciones con formularios...................................................................................................13

Abrir formulario..........................................................................................................................13

Damos en siguiente y escogemos el formulario al cual deseamos que nos lleve el botón......................................................................................................................................................13

Damos en siguiente hasta llegar a la siguiente ventana:.....................................................13

.....................................................................................................................................................13

14.3 Damos clic en MOSTRAR TODAS LAS IMÁGENES y seleccionamos la imagen que deseemos para el botón...................................................................................................13

Damos en finalizar y nos debe aparecer el botón.................................................................13

15. Procedemos a crear nuestro panel de control....................................................................14

15.1 Para esto vamos a archivo y damos clic en opciones.................................................15

15.2 Damos clic en PERZONALIZAR CINTA DE OPCIONES...........................................15

15.3 Vamos a COMANDOS DISPONIBLES EN: y damos en TODOS LOS COMANDOS..............................................................................................................................15

.....................................................................................................................................................15

15.4 Buscamos la opción ADMINISTRADOR DEL PANEL DE CONTROL....................15

15.5 Damos en nueva pestaña y damos en agregar y nos debe dar el siguiente resultado:....................................................................................................................................15

.....................................................................................................................................................15

15.6 Damos clic en el icono y nos va a salir la siguiente pantalla......................................16

.....................................................................................................................................................16

15.7 Damos clic en modificar, luego le damos clic en nueva y nos debe salir la siguiente pantalla.......................................................................................................................................16

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15.8 En donde dice IR AL PANEL desglosamos y seleccionamos la opción ABRIR EL FORMULARIO EN MODO EDICION, inmediatamente abajo donde dice PANEL DE CONTROL desglosamos y seleccionamos el formulario que deseemos (NUNCA SELECCIONAR EL QUE DICE PANEL DE CONTROL) copiamos el nombre del formulario y lo pegamos donde dice TEXTO:........................................................................16

.....................................................................................................................................................16

15.9 Damos en aceptar y hacemos lo mismo con todos los formularios...........................17

NOTA: NO HACERLO CON EL FORMULARIO QUE DICE PANEL DE CONTROL....17

16. Para crear un informe, lo primero que debemos hacer es seleccionar una tabla y vamos nuevamente a la opción CREAR y damos en la opción INFORME...........................17

16.1 Nos debe salir lo siguiente:.............................................................................................18

.....................................................................................................................................................18

16.2 Al igual que el formulario lo decoramos a nuestro gusto y después damos en la opción VER y lo guardamos.....................................................................................................18

17. Ahora vamos a crear las CONSULTAS..............................................................................19

17.1 Luego de seleccionarlo nos sale la siguiente pantalla y damos en la primera opción y damos aceptar........................................................................................................................20

.....................................................................................................................................................20

17.2 Pasamos todos los campos al otro lado y damos en siguiente..................................20

.....................................................................................................................................................20

17.3 Damos en siguiente y le damos finalizar.......................................................................21

17.4 Ahora en el lado izquierdo seleccionamos la ventana de consultas y le damos VISTA DISEÑO (YA SEA DANDO CLIC DERECHO EN EL FORMATO O EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA SELECCIONAMOS LA OPCION) y se nos debe abrir la siguiente pantalla:........................................................................................................21

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17.5 Donde dice CRITERIOS: vamos a poner lo siguiente.................................................22

[DIGITE SU CODIGO POR FAVOR] Y DAMOS EN EJECUTAR:....................................22

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17.6 Luego nos debe salir la siguiente tabla:........................................................................22

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17.7 Luego de ingresar el código nos debe abrir la tabla a la cual le hicimos la consulta......................................................................................................................................................22

IntroducciónEn este manual se dan algunas definiciones de las funciones de ACCESS y se da el paso a paso para crear una excelente base de datos.

Comenzando con las definiciones con sus imágenes respectivas, paso por paso para dar una clara respuesta a sus dudad personales.

Después encontraremos el paso a paso de cómo empezar a crear una base de datos sin ningún inconveniente, con sus imágenes indicando como se debe crear la base de datos.

OBJETIVO

Dar una buena guía del paso a paso para la creación de la base de datos.

BASES DE DATOS ACCESS

Las bases de datos son aquellos formatos que nos permiten tener un control u orden de nuestros datos personales, datos de nuestra empresa o clientes, empleados, productos o cualquier cosa que queramos.

También nos sirven para poder tener un orden y no tener problemas más adelante con actualizaciones o desacuerdos de nóminas.

1. TABLASLa tabla o tablas son aquella función que nos ofrece Access para empezar a crear nuestra base de datos.

Su función principal es darle un orden a nuestra base, ordenándola automáticamente en descendencia alfabética.

1.1Campo El campo es una función que nos ofrecen las tablas para darle un orden lógico a todas las tablas que creamos. Como, por ejemplo: nombre, apellido, cedula etc.…

1.2Tipo de datoEl tipo de texto es una función de las tablas que nos permite definir mejor lo que queremos poner en nuestra base. Por ejemplo: CAMPO: Nombre, Tipo de dato: texto corto.

1.3PropiedadLa propiedad es aquella función que nos permite especificar aún más nuestra tabla, dándole el número de caracteres que necesitamos escribir siempre dando un poco más para no tener problemas más adelante.

Por ejemplo: CAMPO: Nombre, Tipo de dato: texto corto, Propiedad: 40.

2.RELACIONESLas relaciones es la opción que nos da Access para poder relacionar datos de nuestra base, como campos de identificación o campos de nombre en diferentes tablas.

Por ejemplo:

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS3.Comenzamos abriendo Access, abrimos una base de datos en blanco:

3.1 Le damos clic y nombramos nuestra base de datos y le damos crear:

4. Vamos a crear y pasamos a tabla:

4.1 Luego vamos a ver y nombramos nuestra tabla:

5.Luego de eso empezamos a crear el número de campos que deseemos:

6. Luego pasamos a crear el tipo de dato:

7.Pasamos a asignarle la propiedad o tamaño del campo:

8.Luego de terminar la tabla, pasamos a la esquina superior izquierda y le damos en ver y la guardamos:

9. Luego de tener todas nuestras tablas terminadas procedemos a relacionarlas.Vamos a herramientas de bases de datos y damos en relaciones:

10. Luego de entrar, procedemos a relacionar todas nuestras tablas hasta obtener el resultado querido:

11. Luego de llenar todos los datos de las tablas procedemos a hacer los Formularios.Para crear un formulario debemos seleccionar una tabla, luego vamos a la opción crear y damos la opción formularios:

12. Consecutivamente nos debe aparecer una pantalla igual a esta:

13. Luego de esto la editamos a nuestro gusto hasta dar en el resultado esperado:

14. Inmediatamente terminemos nuestro formulario, procedemos a crear nuestros botones.Para esto vamos a inicio, vista de diseño y damos en el siguiente botón:

14.1 Damos clic y se nos abre la siguiente ventana:

14.2 Para que este botón nos lleve a un formulario damos en:Operaciones con formulariosAbrir formularioDamos en siguiente y escogemos el formulario al cual deseamos que nos lleve el botón.Damos en siguiente hasta llegar a la siguiente ventana:

14.3 Damos clic en MOSTRAR TODAS LAS IMÁGENES y seleccionamos la imagen que deseemos para el botónDamos en finalizar y nos debe aparecer el botón

15. Procedemos a crear nuestro panel de control

15.1 Para esto vamos a archivo y damos clic en opciones15.2 Damos clic en PERZONALIZAR CINTA DE OPCIONES15.3 Vamos a COMANDOS DISPONIBLES EN: y damos en TODOS LOS COMANDOS

15.4 Buscamos la opción ADMINISTRADOR DEL PANEL DE CONTROL.15.5 Damos en nueva pestaña y damos en agregar y nos debe dar el siguiente resultado:

15.6 Damos clic en el icono y nos va a salir la siguiente pantalla

15.7 Damos clic en modificar, luego le damos clic en nueva y nos debe salir la siguiente pantalla

15.8 En donde dice IR AL PANEL desglosamos y seleccionamos la opción ABRIR EL FORMULARIO EN MODO EDICION, inmediatamente abajo donde dice PANEL DE CONTROL desglosamos y seleccionamos el formulario que deseemos (NUNCA SELECCIONAR EL QUE DICE PANEL DE CONTROL) copiamos el nombre del formulario y lo pegamos donde dice TEXTO:

15.9 Damos en aceptar y hacemos lo mismo con todos los formularios NOTA: NO HACERLO CON EL FORMULARIO QUE DICE PANEL DE CONTROL.

16. Para crear un informe, lo primero que debemos hacer es seleccionar una tabla y vamos nuevamente a la opción CREAR y damos en la opción INFORME

16.1 Nos debe salir lo siguiente:

16.2 Al igual que el formulario lo decoramos a nuestro gusto y después damos en la opción VER y lo guardamos

17. Ahora vamos a crear las CONSULTAS.Nuevamente vamos a inicio, damos en CREAR y seleccionamos la opción ASISTENTE PARA CONSULTAS

17.1 Luego de seleccionarlo nos sale la siguiente pantalla y damos en la primera opción y damos aceptar

17.2 Pasamos todos los campos al otro lado y damos en siguiente

17.3 Damos en siguiente y le damos finalizar.

17.4 Ahora en el lado izquierdo seleccionamos la ventana de consultas y le damos VISTA DISEÑO (YA SEA DANDO CLIC DERECHO EN EL FORMATO O EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA SELECCIONAMOS LA OPCION) y se nos debe abrir la siguiente pantalla:

17.5 Donde dice CRITERIOS: vamos a poner lo siguiente

[DIGITE SU CODIGO POR FAVOR] Y DAMOS EN EJECUTAR:

17.6 Luego nos debe salir la siguiente tabla:

17.7 Luego de ingresar el código nos debe abrir la tabla a la cual le hicimos la consulta.NOTA: SE DEBE HACER LA CONSULTA A TODAS LA TABLAS QUE HAYAMOS CREADO ANTERIORMENTE.