Documenta

ción

¿Qué es la documentación?

• La documentación es simplemente la ciencia que estudia los documentos y su tipo de procesamiento de la información.

• En este sentido está claro que la documentación es un concepto muy heterogéneo y que engloba desde un simple folleto de ayuda, hasta enormes manuales para los programas más complejos.

Importancia de la Documentación

• Su papel es fundamental dentro de la organización ya que en ella se recaba la información necesaria para desempeñar diversas funciones, además de ser una herramienta importante en el intercambio de información y de comunicación.

Redacción de Documentos

• La redacción administrativa hoy en día es muy importante ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas públicas o privadas.

• Al momento de redactar documentos es importante realizarlo de manera clara, precisa y moderna con el fin de cumplir con el objetivo de la organización.

Clasificación de la Documentación

• Para una buena clasificación se necesita previamente de una excelente nomenclatura, facilitando así la agrupación de los documentos de madera lógica y garantizando la agilidad de la búsqueda.

Clasificación de la Documentación

Simples

Textuales

Con base en los requerimie

ntos

Documentos SimplesSe basa en la documentación

de:Recibos

Se emplean para describirla entrega de una suma de dinero, valores u objetos de cualquier clase

ValeSe utiliza para movimientos internos de

una oficina u organización,

pero carece de valor mercantil.

FolletosSon un impreso

connumero reducido de

hojas, que sirve como

herramienta divulgativa o publicitaria.

CartasSe consideran la combinación de

experiencia personal, el conocimiento del idioma

y un plan cuidadoso

Documentación General

Se puede mencionar los comprobantes de gastos, el cual es útil

para controlar los gastos.

Documentos TextualesSe encuentra relacionado con la documentación

comercial que se maneja dentro de una empresa

MemorándumEs una comunicación escrita breve de uso interno y tiene como finalidad el informar,

comunicar una acción especifica

Instancia Tiene como finalidad formular

una petición, solicitud o reclamación a una persona

de rango superior

AcuerdoEs un documento generado por

los clientes o jefes de departamento para dar

instrucciones sobre asuntos de su competencia

CircularContiene disposiciones

reglamentarias o interpretativas dirigidas a

diversas entidades o personas

OficioEs de carácter Oficial y

sirve para informar, citar, adjuntar y acompañar a

otros documentos

NotificaciónSe le considera el Oficio

de respuesta de una instancia

Documentos con base en los requerimientos del

cliente• Se basa en realizar

investigaciones en cuanto las necesidad y deseos de los clientes, esta incluye sus expectativas y percepciones de cada uno de ellos, además de responder de manera inmediata a la solicitud que el cliente pide.

Entre los documentos que se encuentran para obtener una obtención a los clientes están

las:Solicitude

s

Se asemeja mucho a un pedido, la diferencia

radica en el objeto dela

solicitud

Instrucciones, reservaciones, información, referencias,

cooperación y quejas

Reportes

Se encuentran

las reclamacion

es, las cuales tiene

origen en tres

posibilidades

Un mal servicio, un

mal producto, un error de calculo o

ejecución

Conciliación

O atención al cliente creada por el comité la cual recibe

la reclamación

de estos

Se basa en estudiar las causas del problema y las posibles soluciones

Existe otras variedades de documentación como:

Cheques

Pedido

Contratos

Letra de

cambio

Recibos

Facturas

Albarán

…Continuación…

• Pedido.- Es un documento en el cual se detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en la que se efectuara la compra.

• Albarán.- Es un documento que detalla y justica la entrega de mercancía que se efectúa al cliente.

• Factura.- Documento que acredita legalmente la presentación del servicio o la compraventa de mercancías.

…continuación…

• Documentos de compraventaTodas las empresas necesitan realizar compras para ofrecer servicios o productos. Esto debe quedar reflejado documentalmente.

…continuación…

• Documentos de pago:

Cheque

Letra de cambio

Contratos

• Documento que da orden de pago a una entidad bancaria para que abone una determinada cantidad

• Es un documento mediante el cual una persona ordena pagar a otra en una fecha determinada, una cantidad de dinero• Es un acuerdo entre dos o mas personas mediante el cual, pactan dar, hacer o no hacer una cosa, o prestar un servicio.

Integrantes

• Eddi Aguilar• Juan Pablo Chan • Jonathan Mota• Cecilia Cua

• Antonio Morales• Rocelyn Marin• Manuel Salomon• Derik Ojeda• Mariana López