Bpm Pee Ses 3 y 4x

© ESAN. Todos los derechos reservados

Business Process Management

BPM

Eddie Morris

[email protected]

Anexo 2316


Sesión 3 y 4

mailto:[email protected]


Reingeniería de Procesos

PASO NO.1

Identificar los objetivos impulsados

por el cliente del proceso

PASO NO.2

Hacer el mapa del proceso

actual y medirlo

PASO No.3

Analizar y modificar

el proceso actual

PASO No.4

Benchmark para innovar

y proveer alternativas

PASO No.5

Diseño Social

Diseño Técnico

PASO No.6

Implantar el nuevo

proceso

PASO NO.0

Revisar la estrategia empresarial


Los procesos en la empresa

A

B G

C

D E F

P R O V E E D O R E S

C L I E N T E S


Selección de Procesos Cómo se decide en qué procesos hacer Reingeniería?

OBJETIVOS

PRIMARIOS Impacto

Estratégico

Valor Agregado


Priorizar procesos

Susceptibilidad al cambio

Desempeño

Impacto en la empresa

Impacto en el cliente

Calificar de 1 a 5

1: Tiene poco impacto

5: Gran impacto

De acuerdo a los siguientes criterios:


Ejemplo de Priorización

ATRIBUTOS / CRITERIO

PROCESO

Impacto en la Empresa

Impacto en la estrategia

Susceptibilidad al cambio

Impacto en Costos

Impacto

en

Clientes

TOTAL

20% 10% 10% 30% 30% 100%

Proceso de

Comercialización

5 5 4 5 5 4.9

Proceso de

Abastecimiento

3 3 3 4 3 3.4

Proceso de

Administración de

Equipos

3 2 3 4 3 3.2

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DONDE:

5= Gran Impacto

1= Tiene poco impacto


Preparación del proceso de reingeniería

¿Cuáles son los objetivos y expectativas de los

directivos?

¿Cuáles son las metas del proyecto?

¿Quienes deben estar en el equipo de trabajo?

¿Qué comunicar para lograr apoyo y confianza?


Organización del equipo

Patrocinador

Líder

Facilitador

asesor en reingeniería

Función 1 Función 2 Sistemas y

O&M Función 3


Comprender el procesos

Diagramas

Recepción de

documentos de

atención.

Solicitud de

expediente.

Armado de

expediente y

programación de

inspección.

Inspección

ocular.

Asignación

de expedientes.

Análisis de

inspección.

Elaboración de

informe

Revisión de informe

por Supervisor y

Coordinador.

Elaboración de

Informe final y firma

de la Sub-gerencia.

Envío de reporte.

PlanificaciónEjecuciónRevisión

SeguimientoReporte

Tiempos Promedios:

15 días

Tiempos Promedios:

15 a 20 días

Tiempos Promedios:

1 a 2 días

Tiempos Promedios:

1 día

Tiempo promedio total: 37 días.

Recepción de

documentos de

atención.

Solicitud de

expediente.

Armado de

expediente y

programación de

inspección.

Inspección

ocular.

Asignación

de expedientes.

Análisis de

inspección.

Elaboración de

informe


por Supervisor y

Coordinador.

Elaboración de


de la Sub-gerencia.

Envío de reporte.


SeguimientoReporte

Tiempos Promedios:

15 días

Tiempos Promedios:

15 a 20 días

Tiempos Promedios:

1 a 2 días

Tiempos Promedios:

1 día


Recepción de

documentos de

atención.

Solicitud de

expediente.

Armado de

expediente y

programación de

inspección.

Inspección

ocular.

Asignación

de expedientes.

Análisis de

inspección.

Elaboración de

informe


por Supervisor y

Coordinador.

Elaboración de


de la Sub-gerencia.

Envío de reporte.


SeguimientoReporte

Tiempos Promedios:

15 días

Tiempos Promedios:

15 a 20 días

Tiempos Promedios:

1 a 2 días

Tiempos Promedios:

1 día


Definición de los Macro Procesos

Definición de los Procesos

Definición de Flujo de Datos

Nombre Descripción Cliente

Nombre Descripción Cliente Puestos participantes Documentos

Nombre Descripción Formatos


Procedimiento

Crítico

Proceso

Crítico Definición de los Macro Procesos

Diagrama

de

Bloques

Comprender las caracteristicas del proceso


Diagrama de bloques

Ayuda a identificar las operaciones claves del proceso

Requiere investigación previa

Comprender la totalidad del proceso

Identificar los departamentos claves del proceso

Permite identificar los límites del proceso

Gestión

Comercial

Captación

de Cliente

Entrega

del Servicio


Diagrama de Bloques

Gestión

Comercial

Captación

de Cliente

Desarrollo

de Bases Prospección

Validación

o/c

Distribución

de Trabajo

Entrega

del Servicio Cierre

Entrega

del Servicio

Macroproceso

Procesos

Subprocesos


13

Supplier(s) Inputs Process Outputs Customer(s)

SIPOC Diagram

Proveedor

es del

proceso

(internos o

externos)

Insumos del

proceso:

materiales,

información,

documentos,

etc.

Diagrama

de bloques

del

Proceso

Resultados

del proceso:

materiales,

información,

documentos,

etc. (con

Valor

Agregado)

Clientes

del

proceso

(internos o

externos


14

DIAGRAMA SIPOCPROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES

(A)ASISTENTE DE VOLANTE

VERIFICA DOC. Y ENTREGA #

ATENCIÓN

(D)SUPERVISOR DE

OPERACIONES AUTORIZA

INGRESO DE TRANSPORTE Y

COORDINA MOVILIZACIÓN DE

CARGA

(E)OPERADOR DE GRÚA

MOVILIZA CARGA A CAMIÓN

(F)RETIRO DE MERCADERÍA

AGENCIAS DE

ADUANAS

ADUANAS (Sunat)

PERSONAL DE

VENTANILLA

IMPORTADORES

EMPRESAS

TRANSPORTISTAS

AGENCIAS DE

ADUANAS

Documentación de

retiro:

DUA

Conocimiento

de embarque

Volante de

despacho

Otros:

Tarifarios

Reportes de

ordenes de

servicios

Información de

Aduanet

PERSONAL DE

OPERACIONES

Orden de retiro

Factura

Ticket de

balanza

Mercaderías

entregadas

(B)ASISTENTE DE FACTURACIÓN

VERIFICA FORMALIDADES

ADUANERAS Y EMITE

FACTURA

(C)ASISTENTE DE FACTURACIÓN

EMITE ORDEN DE RETIRO


15

Ejemplo: Diagrama de Bloques - Pesquera


Diagrama de bloques

Proceso a actual de abastecimiento

AREA OPERATIVA

ELABORA SU

PEDIDO

EL PEDIDO ES

ENVIADO A LA

GERENCIA DEL

AREA

ESPERAGERENCIA DE AREA

REVISA EL PEDIDO

PEDIDO ES ENVIADO

A COMPRAS

ESPERA ORDEN DE SALIDA

ENVIADA AL JEFE

DE LOGISTICA

SE REGISTRA LA

REQUISICION A

ATENDER

ALMACEN

VERIFICA STOCK

PEDIDO ES ENVIADO

A ALMCEN COMPRAS

VERIFICA STOCK

JEFE DE LOGISTICA

APRUEBA EL

PEDIDO

EL PEDIDO SE

ENTREGA AL AREA

SOLICITANTE

EL PEDIDO SE

PREPARA PARA LA

ENTREGA

EL PEDIDO ES

ATENDIDO EN

ALMACEN

ARCHIVO DEL

PEDIDO Y LA ORDEN

SALIDA

FIN

INICIO

AX

0.5 HORAS

0.5 HORAS1 HORA1 HORA2 HORAS

O.25 HORAS

0.25 HORAS 8 HORAS

si existe

0.5

horas

No existe 8 horas

Si existe

No existe0.5 HORAS

0.25 HORAS0.25 HORAS2 HORAS1 HORA0.5 HORAS O.25 HORAS


DESCRIPCION

Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en

forma directa al proceso

Cualquier acción que desplaza información u objetos,

incluyendo personas

Retraso no programado de materiales, partes o productos.

Cualquier tiempo de espera de las personas

Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y

autorizaciones

Retraso programado de materiales, partes o productos

Cualquier paso innecesario y repetido de operación

SIMBOLO

Operación

Transporte

Demora

(no programada)

Inspección

Almacenaje

(demora programada)

Retrabajo

PASO

R

Simbología para el análisis de

procesos


Análisis del proceso

PASO ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)

1 ELABORACION DEL PEDIDO X

2 ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA X 1.00

ESPERA X 1.00

3 REVISION DEL PEDIDO X 0.50

4 ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS X 0.50

5 VERIFICACION DE STOCK X 0.50

6 ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN X 8.00

7 VERIFICACION DE STOCK X 0.50

8 CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION X 8.00

9 ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. X 0.25

ESPERA X 0.25

10 APROBACION DEL PEDIDO X 0.50

11 REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA X 1.00

12 PREPARACION DEL PEDIDO X 0.25

13 ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE X 2.00

14 ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA X 2.00

TOTAL 5 4 4 2 1 2.00 20.25 26.50 4.25

SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN

ACTIVIDADES/PASOS TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO

EFECTIVO

(**) OTROS

(*) CONTROL VA


INGRESO DE DATOS

ENTREGA DE TARJETAS

ARCHIVO DE FICHAS

CONFECCION DE

REMESAS

RECOJO DE

PRODUCCION

ENTREGA DE REMESAS-

FICHAS

REVISION

CONSOLIDACION DE LA

INFORMACION

ENTREGA DE PLANILAD

A DM.VENTAS

FICHAS A EMPR.

DIGITADORA

DIGITACION DE

FICHAS

ACTUALIZACION DE

BASE DE DATOS

ENTREGA DE DISKETTE

A SISTEMAS

REPORTE DE

REMESAS

VERIFICACION

DE DISKETTE

INGRESO DE DATOS

Diagrama de flujo


Diagrama del proceso

Distribución

Consultora

Base de Datos

Facturación Picking, Packing

Gerente de Zona

Conferencia de Ventas Recepción Validación

Digitación

Consumidor

O/C

Pedido

Hasta 21 dias

Hasta 4 dias

Web

Call Center


Principales errores que se cometen en

los procesos de reingeniería

Las diez principales formas de fracasar en la reingeniería son:

1. No aplicar la reingeniería, pero decir que “se está haciendo”.

2. No centrarse en los procesos.

3. Dedicar una gran cantidad de tiempo al análisis de la situación actual.

4. No contar con un fuerte liderazgo que apoye la recreación de los procesos.

5. No ser lo suficientemente atrevido a la hora de rediseñar y reconfigurar los procesos.

6. Pasar directamente del diseño conceptual a la implantación.

7. Implantar lentamente la reingeniería.

8. Ignorar las preocupaciones del personal, no tomando debidamente en cuenta aspectos psicológicos, entre ellos la resistencia al cambio.

9. Adoptar un estilo de implantación convencional.

10.Centrarse sólo en los aspectos técnicos del cambio, dejando de lado los cambios en materia de participación, supervisión, liderazgo, trabajo en equipo, y capacitación.

Fuente: Lefcovich, Mauricio. Preguntas y respuestas sobre reingeniería de procesos. Argentina: El Cid Editor |

apuntes, 2009. p 33.


Trabajo

• Seleccionar una empresa

• Elabore una breve descripción de la empresa

• Identifique 3 procesos candidatos para rediseño

• Seleccionar un proceso justificando dicha selección

• Describa la Misión del proceso

• Elaborar la Ameba del proceso

• Identificar los clientes internos y externos

• Identificar las expectativas de cada cliente

• Identificar los problemas principales del proceso

• Elaborar los diagramas de bloques del procesos (hasta el 3er nivel)

• Elaborar diagrama de procedimientos

Caso: KODAK

Se seleccionarán los grupos que presentarán el trabajo y el

caso respectivamente.

Fecha de entrega: Siguiente Sesión

Fecha de entrega: Siguiente sesion

Bpm Pee Ses 3 y 4x

Documents

Transcript of Bpm Pee Ses 3 y 4x