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Definición La inteligencia de negocios es “La transformación de los datos de la compañía en conocimiento, para obtener una ventaja Competitiva”1. La clave para surgir en un mercado competitivo es mantenerse delante de sus competidores. Se requiere más que intuición para tomar decisiones correctas basadas en información exacta y actualizada. Las herramientas de reporte, consulta y análisis de datos pueden ayudar a los usuarios de negocios a navegar a través de un mar de información para sintetizar la información valiosa que en él se encuentra - hoy en día esta categoría de herramientas se les llama "Inteligencia de Negocios".

Ventajas del BI

Permite disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio, para determinar qué tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas, así poder compartir esta información con todos los departamentos.

1 Gartner, Inc. Reporte de Gartner Group Septiembre. Stanford: Gartner Group.

Para entender mejor este concepto, vamos hacer referencia en cada uno de los procesos de

un negocio, llamado “Almacenes Éxito”, el cual pretende aprovechar toda su valiosa

información para obtener estrategias que dejen la marca en una excelente posición del

mercado competitivo.

Comentario [M1]: Para entender mejor este concepto, vamos hacer referencia en cada uno de los procesos de un negocio, llamado “Almacenes Exito ”, el cual pretende aprovechar toda su valiosa información para obtener estrategias que dejen la marca en una excelente posición del mercado competitivo

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Facilita información que permite priorizar actividades basadas en la

necesidad de cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Proporciona una única versión de la realidad del negocio.

Reduce la incertidumbre y la subjetividad en el proceso de toma de decisiones.

El usuario es capaz de construir sus propios reportes e índices de desempeño, sin necesidad de contar con apoyo por parte del área de TI.

Permite crear escenarios con respecto a una decisión y hacer pronósticos

de ventas y devoluciones.

Disminuye el tiempo de recolección de la información por lo que aumenta el tiempo disponible para el análisis.

Requiere poca capacitación para utilizar todas las bondades de la herramienta.

Se encuentras soluciones de código abierto que ofrecen los mismos beneficios, desde una reducción de costos, hasta opciones de de soporte e integración de datos más flexible.

Limitaciones del BI

Requiere una gran inversión, debido a que su correcta construcción no es tarea sencilla y consume muchos recursos, además, su misma implementación implica desde la adquisición de herramientas de consulta y análisis, hasta la capacitación de los usuarios.

Existe resistencia al cambio por parte de los usuarios.

Los beneficios del almacén de datos son apreciados en el mediano y largo

plazo.

Si se incluyen datos propios y confidenciales de clientes, proveedores, etc, el depósito de datos atentará contra la privacidad de los mismos, ya que cualquier ya que muchos usuarios de los diferentes departamentos extraerán información de allí

Subestimación de las capacidades que puede brindar la correcta utilización

del DWH y de las herramientas de BI en general

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Conceptos relacionados con BI

Conocimiento: El conocimiento tácito es propio de las personas y es fundamental en el proceso de una organización, ya que permite que ellas se desarrollen con base en el talento humano, pero no es suficiente con este conocimiento, es indispensable que las organizaciones desarrollen el conocimiento explícito, ya que éste es el que se genera dentro de la organización y corresponde a lo que sucede día a día en la operación de la empresa y es lo que conocemos como información.

Decisiones: BI orienta a los estrategas de las empresas a tomar las

mejores decisiones de acuerdo a un proceso racional y creativo a partir de su propia información, que conlleve a tomar alternativas de éxito para la organización.

Datos: es la representación numérica, alfabética o simbólica de la

información.

Información: es el conjunto de todos los datos y el conocimiento presente en los procesos de una organización para generar un valor agregado. La información se conoce como el mayor activo de una organización y se clasifica en:

Información técnico operativa: la que

maneja el personal operativo para realizar las operaciones que mantienen en funcionamiento el negocio.

Información tacita: es la información usada por coordinadores de área y directores operativos, para dirigir la ejecución de las operaciones por parte del personal operativo.

Información Estratégica: información utilizada por altos directivos para

direccionar el negocio hacia la consecución de los objetivos gerenciales.

Volviendo al ejemplo de almacenes Éxito, podemos definir como fuente de información los

tiquetes de venta.

Comentario [M2]: Volviendo al eje de almacenes Éxito, podemos definir como fuente de información los tiquetes de venta.

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Características de BI

Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos.

Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interesen.

Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.

Fuentes de Información

Para desarrollar un excelente proceso de inteligencia de negocios; es indispensable tener conocimiento de donde se encuentran almacenados los datos que se requieren, aquí describimos algunos tipos de almacenamiento más importantes y utilizados.

Fuentes de datos: Información generada por los sistemas transaccionales, información externa, información generada por los departamentos de la empresa que no corresponde a un sistema transaccional oficial.

Las fuentes de datos pueden ser de varios tipos, dependiendo del tamaño de la Organización y de los niveles de tecnología y sistemas de información que se utilicen en la empresa, entres las que encontramos:

Información generada por los sistemas transaccionales. Información externa. Información generada por los departamentos de la empresa que no

corresponden a un sistema transaccional oficial.

Sistemas transaccionales: son aplicaciones comerciales y administrativas que registran cotidianamente los eventos y las transacciones que suceden en la organización. Sus principales características son: Aplicaciones complejas;

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basadas en procesos y procedimientos; cambian con el tiempo periódicamente; buscan responder a las necesidades operativas de la organización. Bases de Datos: Son estructuras de datos que almacenan los registros y movimientos de los sistemas transaccionales. Las BD pueden ser manejadas por motores de Base de Datos como Oracle, SQLServer, DB2, Informix, Sybase, 4D, Posgresql, MySql, etc. Algunas veces en herramientas como Access y hasta en hojas electrónicas. 2

Etapas de BI El proceso de la información en la organización incluye varias etapas, por las cuales pasa debe pasar para obtener el conocimiento y dar como resultado una verdadera Inteligencia de Negocios, dichas etapas son mencionadas a continuación:

La Etapa de Extracción es aquella en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la captura, proceso y generación de la información oficial de la empresa, en donde se cumple con los requisitos legales de contabilidad, control y demás elementos que se utilizan para la operación diaria de las organizaciones. En esta etapa también se obtienen los datos externos que afectan la operación de la organización.

Convertir ‘datos' en ‘información'

Convertir Datos en Información útil se puede lograr usando un de herramientas tecnologías. Los Indicadores de Negocio son el resultado de la Consolidación de datos diversos (bases de datos, hojas de cálculo, logs, datos geopolíticos, heterogéneos) y permiten a los analistas gestionar el cambio y generar mayores beneficios. Es usar los datos de manera razonada para gestionar de manera eficaz el negocio. Provisión

2 DAVILA, Fernando. LA INTELIGENCIA DEL NEGOCIO, BUSINESS INTELLIGENCE. Bogotá

D.C.: Universidad Politécnico Grancolombiano. 2006. 14 p

Siguiendo con Almacenes éxito, la principal fuente de información son las cajas

registradoras, de allí obtenemos datos como, el día, la hora, el cod_cajero_ la descripción de

los artículos comprados, el precio y la forma de pago.

Comentario [M3]: Siguiendo con Almacenes éxito, la principal fuente de información son las cajas registradoras, de allí obt obtenemos datos como, el día, la hora, el cod_cajero_ la descripción de los artículos comprados, el precio y la forma de pago.

Comentario [M4]: A partir de los datos obtenidos en el tiquete de venta, podernos obtener otra información útil como, # de tiquetes atendidos por cajero que nos llevaran a conecer las mayores horas de venta, asi también la cantidad de ventas, lo que nos da un inventario real de las existencia y agotados en los productos, asi como también un indicador de la rotación y mayores articulos y marcas obtenidas por los clientes

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de datos, Filtrar y Organizar, Analizar y Determinar la situación, generando escenarios y analizando riesgos para tomar decisiones razonadas.

La segunda es la Etapa de Consolidación en ésta se efectúa la selección de la información generada por los sistemas transaccionales y las fuentes externas, para crear la bodega de datos con todos los datos necesarios para poder realizar los diferentes análisis requeridos por la dirección para la toma de decisiones que permitan la competitividad de la organización.

Eliminar información ‘redundante'.

Con la inteligencia de negocios, se pueden contar con herramientas y metodologías que proveen el control de datos redundante y apoyan en el proceso de depuración de la misma, así como Integrar datos de fuentes estructuradas (bases de datos y archivos) y data no estructurada, lo cual facilitara el acceso a la información por parte del usuario final y un mejor control de la metadata por parte del departamento de tecnología de información.

Una vez se obtiene una bodega de datos consolidada y con la información relevante definida por los usuarios, se continua con la Etapa de Explotación, en la cual se aplican las herramientas existentes para dejar listos los datos de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de empezar a aprovechar y explotar la información ya depurada y filtrada que existe en la bodega de datos.

Finalmente, en la Etapa de Visualización se puede mejorar al aplicar

herramientas que permitan una mejor visualización de los resultados, y ayudar a conocer lo que está sucediendo de una manera gráfica y capaz de aprovechar los conceptos de colores y gráficas que facilitan la visualización de los resultados.3

3 DAVILA. Ibid

A partir de los datos obtenidos en el tiquete de venta, podernos obtener otra información útil como, # de tiquetes atendidos por cajero que nos llevaran a conocer las mayores horas de venta, así también la cantidad de ventas, lo que nos da un inventario real de las existencia y agotados en los productos, así como también un indicador de la rotación y mayores artículos y marcas obtenidas por los clientes.

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Fuente: DAVILA, Fernando. LA INTELIGENCIA DEL NEGOCIO, BUSINESS INTELLIGENCE. Bogotá D.C.: Universidad Politécnico Grancolombiano. 2006. 14 p [en línea] http://sigma.poligran.edu.co/politecnico/apoyo/cuadernos/intelligence.pdf

Procesos y herramientas ETL

Extract-Transform-Load que significan Extraer, Transformar y Cargar y es el proceso que ordena el flujo de los datos entre diferentes sistemas en una organización, aportando los métodos y herramientas necesarias para mover datos desde múltiples fuentes a un almacén de datos transformándolos y cargarlos en otra base de datos. La idea es que una aplicación ETL lea los datos primarios de unas bases de datos de sistemas principales, realice transformación, validación, el proceso cualitativo, filtración y al final escriba datos en el almacén y en este momento los datos son disponibles para analizar por los usuarios.

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Fuente: [en línea] http://www.dataprix.com/blogs/respinosamilla/herramientas-etl-que-son-para-que-valen-productos-mas-conocidos-etl-s-open-sour

Las herramientas de este tipo, deben proporcionar las siguientes funcionalidades:

Control de la extracción de los datos y su automatización, disminuyendo el tiempo empleado en el descubrimiento de procesos no documentados, minimizando el margen de error y permitiendo mayor flexibilidad.

Acceso a diferentes tecnologías, haciendo un uso efectivo del hardware, software, datos y recursos humanos existentes.

Proporcionar la gestión integrada del Data Warehouse y los Data Marts existentes, integrando la extracción, transformación y carga para la construcción del Data Warehouse corporativo y de los Data Marts.

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Uso de la arquitectura de metadatos, facilitando la definición de los objetos de negocio y las reglas de consolidación.

Acceso a una gran variedad de fuentes de datos diferentes.

Manejo de excepciones.

Interfaz independiente de hardware.

Soporte en la explotación del Data Warehouse.

Técnicas Utilizadas en el Proceso de Transformación

En el proceso de transformación de Datos a Conocimiento que se lleva acabo en la Inteligencia de Negocios, se encuentran inmersas distintas técnicas que permiten todo el manejo adecuado de la información para finalmente identificar los comportamientos del negocio.

El Data Warehouse es una recolección unificada de la información histórica, corporativa y transformada, proveniente de distintas fuentes, sistemas operacionales y de entornos externos, para atender requerimientos que apoyen tecnológicamente el proceso de toma de decisiones generales.4 Otras de las técnicas inmersas en el proceso de un Business Intelligence son los DataMarts – DM, Data Mining y On-Line Analytical Processing– OLAP. Los Datamarts son como los Data WareHouse pero en menor escala ya que son almacenes más pequeños con una estructura de datos orientada a cada

tipo de análisis que se va a realizar. Por su lado la técnica OLAP (Procesamiento Analítico en línea) permite el análisis multidimensional de grandes volúmenes de bases de datos para realizar un análisis especial de los mismos (que son el tema de consultas específicas). Gracias al OLAP, los usuarios pueden crear representaciones multidimensionales (llamadas hipercubos "cubos

4 ARANIBAR, Juan Carlos. Inteligencia de Negocios. Cali: Universidad del Valle. Unidad Académica Cochabamba.2010

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OLAP") de acuerdo con el criterio que definan para simular ciertas situaciones.5

Es posible usar 3 tipos de OLAP, cuya variación radica en la implementación del DW:

ROLAP. OLAP sobre DW’s implementados como tablas relacionales (filas y columnas).

MOLAP. OLAP. Sobre DW’s implementados sobre bases de datos multidimensionales.

HOLAP. Enfoque mixto de ROLAP y MOLAP.6

Finalmente la técnica de los data mining ayuda a identificar tendencias y comportamientos, no sólo para extraer información, si no, también para descubrir nuevas relaciones en las bases de datos que pueden identificar comportamientos del negocio.7

5 ARANIBAR. Ibid 6 ARANIBAR. Ibid 7 LA RED MARTINEZ, David Luis. Minería de datos. Licenciatura en Sistemas de la Información. Facultad de Ciencia Exactas, Naturales y Agrimensura. 2006. p. 1-38

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Niveles de Realización de BI

Todas las soluciones que se pueden obtener a partir de la aplicación de BI, se puede clasificar de acuerdo a la complejidad en su manejo así:

Consultas e informes simples (Querys y reports): Son todas aquellas herramientas que permiten realizar consultas o informes, a partir de los entornos transaccionales, o datawarehouse.

Las consultas e informes son cada vez más avanzados, debido a la multiplicidad de formatos en los que se pueden presentar, exportar y a la facilidad de manejo para todo tipo de usuarios.

Cubos OLAP (On-Line Analytic Processing): Son las herramientas que se basan en la capacidad de analizar y explorar por los datos.

Las herramientas OLAP nos proporcionan análisis interactivo por las diferentes dimensiones de los datos (por ejemplo, tiempo, producto, cliente, criterios geográficos, etc) y por los diferentes niveles de detalle (para la dimensión tiempo, habrá nivel de detalle año, trimestre, mes, día). se caracteriza por ser un análisis multidimensional de datos corporativos.

EIS (Sistemas de información ejecutiva): Soluciones que permiten visualizar, de una forma rápida y fácil, el estado de una determinada situación empresarial, presente o pasada, y que permite detectar anomalías o oportunidades, para ofrecer a sus directivos una eficaz toma de decisiones

Cuadro de mando integral estratégico: Representa la ejecución de la estrategia de una compañía desde el punto de vista de la Dirección General (lo que hace que ésta deba estar plenamente involucrada en todas sus fases, desde la definición a la implantación). Existen diferentes tipos de cuadros de mando integral, si bien los más utilizados son los que se basan en la metodología de Kaplan & Norton.

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Fuente: [en línea] http://www.dataprix.com/blogs/respinosamilla/eis-executive-information-system-cuadros-mando-integral-dss-decission-support-s

DSS: Aplicación informática que basándose en modelos matemáticos y mediante análisis de sensibilidad permite ayudar a la toma de decisiones.

o Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización. Las características de un DDS son:

o Informes dinámicos, flexibles e interactivos, o No requiere conocimientos técnicos. o Rapidez en el tiempo de respuesta o Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía. o Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil. o Disponibilidad de información histórica.

Data Mining o minería de datos: “El Data Mining es un proceso que, a

través del descubrimiento y cuantificación de relaciones predictivas en los datos, permite transformar la información disponible en conocimiento útil de negocio. Esto es debido a que no es suficiente “navegar” por los datos para resolver los problemas de negocio, sino que se hace necesario seguir una metodología ordenada que permita obtener rendimientos tangibles de este conjunto de herramientas y técnicas de las que dispone el usuario.”8 Pueden considerarse sistemas expertos que nos permiten “interrogar a los datos” para obtener información.

KMS: nuevas tecnologías para la gestión del conocimiento y su integración en una única plataforma.

8Data Mining o Mineria de Datos: [en línea] http://www.dataprix.com/blogs/respinosamilla/datamining-o-

mineria-datos

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Campos en los que aplica BI

Según Kobana Abukari y Vigía Job, "BI es una de las iniciativas administrativas más robustas que los administradores inteligentes pueden emplear para ayudar a sus organizaciones a crear más valor para los accionistas". BI ha tenido mucho éxito ya que le da una ventaja a las empresas sobre sus competidores al juntar a las personas y a la tecnología para resolver problemas. BI es utilizado para:

Ventas: análisis de ventas; detección de clientes importantes; análisis de productos, líneas, mercados; pronósticos y proyecciones.

Marketing: segmentación y análisis de clientes; seguimiento a nuevos productos.

Finanzas: análisis de gastos; rotación de cartera; razones financieras.

Manufactura: productividad en líneas; análisis de desperdicios; análisis de calidad; rotación de inventarios y partes críticas.

Logística: seguimiento de embarques; motivos por los cuales se pierden pedidos.

Valoración de la información de mi empresa

Para poder asignarle un valor a la información de una compañía primero se debe convertir en conocimiento y una vez que toda la organización haya captado este

proceso, es cuando realmente empieza a dar utilidad, es decir, se puede comenzar a tomar decisiones estratégicas basadas en la planeación y la predicción, para obtener una verdadera inteligencia de negocios.

Lo anterior debido a que la inteligencia de negocios…

Agiliza procesos y la interconexión de la empresa con clientes, proveedores y socios de negocios. Transforma los datos en información.

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Una vez analizada genera conocimiento. Es base en la toma de decisiones y para el desarrollo de estrategias que beneficiarán a los negocios.

¿Cuando se sabe que la información, ya empezó a adquirir valor?

Por ejemplo, ver el status de una orden y poder informarle al cliente cuando se le entregara su mercancía.

Estado de las carteras (x pagar y x cobrar) al momento.

Bancos (flujo de efectivo) para saber si se invierte y conocer la fecha y momento para hacerlo.

Inventarios: conocer si hay suficiente para surtir la demanda o demasiado capital de trabajo invertido.

Comportamiento del presupuesto, hacer comparativos en tiempo real y línea de lo presupuestado contra lo real.

Saber que están haciendo los operarios y usuarios.

Dashboards

Es una página desarrollada en base a tecnología web mediante la cual se despliega en tiempo real información de la empresa extraída de varias fuentes o bases de datos. Su característica de tiempo real otorga a los usuarios un conocimiento completo sobre la marcha de la empresa y permite hacer análisis instantáneos e inteligencia de negocios. Scorecard

El Balanced Scorecard o Tableros de Control, esta enfocado a proveer a una organización de mecanismos por los cuales establecer objetivos o metas y realizarles seguimiento a través de vistas informativas que muestran su estado y avance a través de la utilización de alertas, semáforos, KPIs u otras utilidades visuales con las que un usuario desee monitorear sus datos.

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Optimización del ROI (Retorno de la inversión) Es una medida de cuánto retorno recibe por cada dinero gastado en marketing. BI es una herramienta que al hacer un uso adecuado e integrándole de con la empresa, logra la optimización de los procesos generando beneficios en todos los niveles y áreas de la organización, desde los colaboradores encargados de ejecutar las tareas hasta los inversionistas que se preocupan por obtener el mayor retorno de Inversión. La inteligencia de negocios ha ayudado a las

organizaciones a mejorar el ROI en sus sistemas transaccionales al ser capaz de proporcionar un feedback sobre toda la información recogida. Esto permite entender qué sucede en el negocio, no necesariamente por qué o cómo. El cambio consiste en que hay una modificación en el enfoque, que permitirá a los responsables de negocio centrarse más en los resultados y sacar rendimiento de ellos, en vez se centrar todos sus esfuerzos en las operaciones y transacciones. Cuáles son los Indicadores claves de un negocio

Indicadores de efectividad.

Indicadores de eficiencia.

Indicadores de calidad.

Indicadores de productividad.

Indicadores de apalancamiento.

Indicadores de rentabilidad.

Indicadores de riesgo.

Indicadores de competitividad.